PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI HRIS (HUMAN RESOURCES INFORMATION SYSTEM) PADA PT. KEMASINDO CEPAT NUSANTARA Gilbert Sunday, Andy Clinton, Shan Febrian, Alfonsus Bram Radityo Nugroho Universitas Bina Nusantara, Jl. Syahdan No. 9 Jakarta 11480, 0215345830
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected]
ABSTRAK Tujuan penulisan ini adalah membuat sistem manajemen karyawan yang terkomputerisasi untuk memperkecil kesalahan dan membantu HRD dalam menyimpan data karyawan dan aktifitas yang dilakukan karyawan pada perusahaan.Metode penulisan ini menggunakan metode waterfall.Metode waterfall meliputi teknik requirement analysis, system design, implementation, testing dan operation.Requirement analysis dilakukan dengan metode wawancara, system design dilakukan dengan merancang sistem yang akan dibuat berdasarkan kebutuhan perusahaan yang didapat dari wawancara.Implementation dilakukan dengan pembuatan software dipecah menjadi beberapa modul yang nantinya akan digabung dalam tahap berikutnya, testing dilakukan dengan menggabungkan modul-modul yang telah di buat pada tahap sebelumnya, operation dilakukan dengan menjalankan software yang telah selesai dibuat dan dilakukan pemeliharaan secara berkala.Hasil yang dicapai adalah sistem manajemen karyawan berbasis openERP yang akan digunakan oleh departemen HRD. Kesimpulan yang di dapat dari sisi pengguna adalah sistem manajemen karyawan ini membantu pengguna dalam mencatat dan menyimpan semua data karyawan beserta kegiatan yang dilakukan oleh setiap karyawan pada perusahaan tersebut. Kata Kunci : Sistem, OpenERP, HRD.
ABSTRACT The purpose of this paper is to create a computerized management system employees and helps to minimize errors in the data store employee HR and employee activities conducted in this study, using company. This writing method using the waterfall method.. Waterfall method includes engineering requirements analysis, system design, implementation, testing and operation.Requirement analysis conducted by interview, system design is done by designing a system that will be made based on the needs of companies that obtained from interview. Implementation done by making the software is broken down into several modules will be merged into the next stage, testing is done by combining the modules that have been made in the previous stage, operation performed by running software that has been created and performed maintenance on a regular basis. The results achieved are OpenERP-based
employee management system that will be used by HRD department. Conclusions obtained from the user side is this employee management system helps users to record and store all the data employees and activities performed by each employee in the company. Keywords: System, OpenERP, HRD.
PENDAHULUAN
Semakin meningkatnya teknologi dan kecepatan arus informasi membuat organisasi atau perusahaan membutuhkan sumber daya manusia yang berkompeten sehingga memacu organisasi atau perusahaan untuk memiliki pengelolaan sumber daya manusia yang baik. Dewasa ini banyak perusahaan-perusahaan baik besar maupun kecil yang belum memiliki HRIS (Human Resources Information System) yang baik dalam mengelola SDM yang dimiliki oleh perusahaan-perusahaan tersebut, sehingga sering kali terjadi masalah dalam pelaksanaan pengelolaan SDM. Seperti masalah mengenai desain dan implementasi sistem perencanaan, termasuk perekrutan, penempatan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kerja karyawan, dan kebutuhan-kebutuhan lainnya. Oleh karena itu aspek pengembangan sumber daya manusia semakin mendapat perhatian khusus dari para pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan memperhatikan aspek sumber daya manusia dalam menentukan pola penentuan strategi dan kebijakan secara terpadu. Pengelolaan faktor sumber daya manusia sangat penting karena memegang peran utama dalam pelaksanaan kegiatan fungsifungsi yang lain dalam perusahaan. Pada era teknologi modern saat ini, penggunaan sistem Enterprise resource planning(ERP) sangat dibutuhkan oleh perusahaan namun pada kenyataannya tidak semua perusahaan telah menggunakan sistem ERP khususnya di Indonesia. Dikarenakan biaya dan kompleksitas dari sistem ERP masih membuat perusahaan kecil-menengah belum memutuskan untuk menggunakan sistem ERP. Odoo merupakan sistem ERP yang bersifat open source mengutamakan aksesbilitas, fleksibilitas, dan kesederhanaan dalam mengembangkan sistem ERP. Hal ini memberikan kesempatan bagi perusahaan kecil-menengah untuk bisa menggunakan sistem ERP dalam mengembangkan sistem manejemen karyawan yang biasa disingkat sebagai HRIS( Human Resources Information System). PT. Kemasindo Cepat Nusantara sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang logistik dengan mengimplementasikan sistem ERP berbasis modul Human Resources yang akan digunakan untuk perekrutan karyawan, kontrak kerja karyawan,
perpindahan karyawan, aktivitas kerja karyawan, divisi dimana karyawan tersebut bekerja dan alasan pengunduran diri karyawan.
METODE PENELITIAN
Metodologi yang digunakan dalam pembuatan sistem ini, yaitu metode waterfall. Tahap – tahap yang dilalui dari metode ini adalah sebagai berikut: 1.
Requirement Analysis Seluruh kebutuhan software harus bisa didapatkan dalam fase ini,
termasuk didalamnya kegunaan software yang diharapkan pengguna dan batasan software. Informasi ini biasanya dapat diperoleh melalui wawancara dan survey. Informasi tersebut dianalisis untuk mendapatkan dokumentasi kebutuhan pengguna untuk digunakan pada tahap selanjutnya. 2.
System Design Tahap ini bertujuan untuk memberikan gambaran apa yang
seharusnya dikerjakan dan bagaimana tampilan sistem nantinya. Tahap ini membantu dalam menspesifikasikan kebutuhan hardware dan sistem serta mendefinisikan arsitektur sistem secara keseluruhan. 3.
Implementation Dalam tahap ini pembuatan software dipecah menjadi beberapa modul
yang nantinya akan digabungkan dalam tahap berikutnya. Selain itu dalam tahap ini juga dilakukan pemeriksaan terhadap modul yang dibuat, apakah sudah memenuhi fungsi yang diinginkan atau belum. 4.
Integration and Testing Dalam tahap ini dilakukan penggabungan modul-modul yang sudah
dibuat untuk dilakukan pengujian. Pengujian ini dilakukan untuk mengetahui
apakah software yang dibuat telah sesuai dengan desainnya dan masih terdapat kesalahan atau tidak. 5.
Operation and Maintenance Ini merupakan tahap terakhir dalam model waterfall. Software yang
sudah jadi dijalankan serta dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan termasuk dalam
memperbaiki
kesalahan
yang
tidak
ditemukan
pada
langkah
sebelumnnya. Perbaikan implementasi unit sistem dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan baru.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Berikut rincian spesifikasi yang diperlukan untuk menjalankan HRIS odoo: Spesifikasi Hardware Hardware
Server
Client
Proccessor
Intel Core i3 – 3110M,
Intel Core i3 – 3110M,
2,40G Hz
2,40G Hz
Memory RAM
Minimum 2 GB
Minimum 2 GB
Hardisk
Minimum 60 GB
Minimum 40 GB
Monitor
Required
Required
Keyboard
Required
Required
Mouse
Required
Required
Spesifikasi Perangkat Lunak Beberapa perangkat lunak yang digunakan ialah: Operating System : Microsoft Windows 7 Browser
: Google Chrome , Mozilla Firefox.
Anti-Virus
: Ada
Server
: Odoo Server
Perancangan sistem diawali dengan melakukan survey dengan teknik wawancara kepada beberapa staff yang bekerja pada perusahaan. Setelah dilakukan survey dan ditemukan permasalahan pada perusahaan, maka solusi yang diberikan adalah menerapkan sistem manajemen karyawan baru dengan menggunakan openERP Odoo. Hasil yang didapat dari perancangan dan implementasi sistem ini adalah sistem mempermudah penyimpanan data karyawan dan proses bisnis yang berkaitan dengan karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut
Evaluasi Pada evaluasi User Interface dilakukan dengan cara menggunakan Lima faktor manusia terukur merupakan ukuran yang dapat digunakan dalam mengevaluasi tampilan aplikasi yang digunakan oleh user. Berikut adalah faktorfaktor yang dievaluasi: waktu belajar, kecepatan kinerja, tingkat kesalahan, daya ingat, kepuasan subjektif, Pada evaluasi Software Testing dilakukan dengan cara menggunakan metode wawancara terhadap Admin HR dan IT Support yang telah menggunakan aplikasi HRIS ini. Berikut adalah laporan hasil wawancara yang telah dilakukan setelah Admin HR menggunakan aplikasi HRIS sebagai sistem pengelolaan sumber daya manusia yang baru: 1. Admin HR merasa lebih mudah dan menarik dalam melakukan penginputan data karyawan.
2. Penggunaan bahasa asing sempat membuat beberapa kesalahan dalam penafsiran data yang harus dimasukkan. 3. Pencarian data karyawan menjadi lebih mudah karena hanya dengan memilih karyawan yang sudah terdaftar pada Employee, data karyawan tersebut sudah tersedia didalamnya. 4.
Dalam proses penyimpanan data pelamar baru juga lebih efektif karena disertai fitur penjadwalan interview dan penyimpanan data pelamar sehingga mengurangi adanya kemungkinan kehilangan data pelamar seperti sebelumnya karena hanya menyimpan formulir dan CV pelamar.
5.
Pemeliharaan yang dilakukan oleh IT support cukup mudah karena Odoo mengutamakan aksesbilitas, fleksibilitas, dan kesederhanaan.
Simpulan Berdasarkan skripsi yang sudah dibuat perihal “Perancangan dan Implementasi HRIS ( Human Resources Information System) pada PT. Kemasindo Cepat Nusantara“ maka dapat diambil kesimpulan: 1. Dengan adanya HRIS pada PT. Kemasindo Cepat Nusantara , pengubahan dan penyimpanan data karyawan menjadi lebih mudah.
2. Dengan adanya HRIS, perusahaan menjadi lebih cepat dan mudah mencari data karyawan
yang diinginkan. Berbeda sewaktu perusahaan belum
memiliki HRIS. 3. HRIS dapat membantu dalam perekrutan karyawan baru seperti dalam penyimpanan data pelamar, pengingat dan pembuatan jadwal meeting antar manager dan pelamar.
4. HRIS membantu membuat dokumentasi atau penyimpanan data jika adanya permohonan cuti , libur dan pengunduran diri karyawan pada perusahaan.
5. Dengan menggunakan jaringan localhost, perusahaan tidak memerlukan adanya jaringan internet yang harus terhubung setiap saat.
Daftar Pustaka A. Maciaszek, Leszek , Bruce Lee Liong. (2005). Practiocal Software Engineering, A Case Study Approach. USA: Addison- Wesley.
Chakravaty, E. A. (2002). Corporate HRD What Every Manager Should Know About, New Delhi: Crest Publishing House.
Dr. Shikha N.Khera, Ms. Karishma Gulati. (2012). “Human Resources Information System and its impact on Human Resource Planning: A perceptual analysis of information technology companies”. India
Edelhauser, E.A.(2012).Human Resources Information System in Romanian Organizations.Revista de Management Comparat International 13.5, 756-767.
Handayani, P. W., Hidayanto, A.N., & Budi, I. (2013). Business Process Requirement for Indonesian Small Medium Enterprises (SMEs) in Implementing Enterprises Resources Planning (ERP). International Journal of Innovation, Management and Technology, 93-97.
Hardiyana, Bella. 2014. KEHANDALAN PERANGKAT LUNAK OPENERP SERTA PERBANDINGAN DENGAN ERP LAINNYA. Jurnal Teknologi dan Informasi UNIKOM Vol 1. No 4. http://jati.is.unikom.ac.id/ Diakses 07 Juli 2014
Indrajani,. 2011. Perancangan Basis Data dalam All in 1. Elex Media Komputindo. Jakarta.
Kurose, James F & Ross, Keith W. (2010). Computer Networking”Fifth Edition”. New York: Pearson Education.
Laudon, Kenneth C & Laudon, J.P. (2007). Management Information System : Managing the Digital firm”Eight Edition”. New Jersey: Pearson Prentice Hall.
Laudon, Kenneth C. & Laudon, Jane P. (2010). The Kimball Group Reader Relentlessly Practical Tools for Data Warehousing and Business Intelligence. New York:Wiley.
McLeod, R. J., & Schell, G. (2004). Management Information System 9th Edition. New Jersey: Pearson Education.
O’Brien, James A.,George M. Marakas. (2010). Introduction to Information System 15th Edition. New York: The McGraw-Hill Companies, Inc.
Purnawanto, Budy. (2010). Manajemen SDM Berbasis Proses. Jakarta: Grasindo.
Rainer, R.K., & Cegielski, C. G. (2010). Introduction to Information System : Enabling and Transforming Business. Indiana: Wiley Publishing.
Roger S. Pressman. (2010). Software Engineering, a Practitioner’s Approach 7th Edition, New York: The McGraw-Hill Companies, Inc.
Satzinger, John W., Robert B. Jackson dan Stephen D. Burd. (2010). ObjectOriented Analysis & Design with the Unified Process. USA: Course Technology.
Sebesta, Robert W. (2011). Programming the World Wide Web”Sixth Edition”. USA:Pearson Education.
Sofana, Iwan. (2011). Teori dan Modul Praktikum Jaringan Komputer. Bandung: Modula.
Sommerville, Ian. (2010). Software Engineering Ninth Edition. USA: AddisonWesley Publishing.
Stair, R. M., G.W.Reynolds. (2010). Principles of Information System, a Managerial Approach 9th Edition. USA: Course Technology.
Sugiyono. (Metode Penelitian Bisnis). 2012. Bandung:Alfabeta.
Tanenbaum, Andrew S & Wetherall, David J. (2011). Computer Networks”Fifth Edition”. USA: Pearson Education.
Tarigan, Zeplin JH. Pengaruh Implementasi ERP Terhadap Product Diffrentiation Dan Cost Leadership Dalam Meningkatkan Kinerja Perusahaan (Studi Kasus Manufaktur Jawa Timur). Jurnal manajemen pemasaran, vol. 4, no. 1, april 2009: 1115. 2009.
Turban, E., Rainer, R.K., & Potter, R. E. (2007). Introduction to Information Technology. Wiley Publishing.
Williams & Sawyer . (2011) . Using Information Technology. New York : McGrawHill.
Yasin, Verdi. Pentingnya Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) Dalam Rangka Untuk Membangun Sumber Daya Pada Suatu Perusahaan. Jurnal : Manajemen Informatika. Edisi: No.4 Tahun VI. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Jayakarta. ISSN: 2086-1052. 2013
(n. d.) Retrieved from https://www.odoo.com
Riwayat Penulis Gilbert Sunday, lahir di Jakarta pada tanggal 21 Maret 1993. Saat ini penulis sedang menempuh program kuliah Strata 1 di Universitas Bina Nusantara pada program studi Teknik Informatika.
Andy Clinton, lahir di Jakarta pada tanggal 17 Januari 1994. Saat ini penulis sedang menempuh program kuliah Strata 1 di Universitas Bina Nusantara pada program studi Teknik Informatika.
Shan Febrian, lahir di Jakarta pada tanggal 25 Februari 1993. Saat ini penulis sedang menempuh program kuliah Strata 1 di Universitas Bina Nusantara pada program studi Teknik Informatika.
