ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI HUMAN RESOURCES MANAGEMENT PADA PT FORMCASE INDUSTRIES Stefanus Tanuwijaya and Vini Mariani, S.Kom., MM. and Heri Sukendar W, Drs., Ak., MM., BKP. Information System and Accounting, BINUS University
Abstrak PT Formcase Industries adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur. Perusahaan ini merancang, memproduksi dan mendistribusikan produk – produk furniture kantor yang elegan. Berdasarkan analisis yang telah dilakukan oleh penulis, perusahaan mengalami banyak masalah dalam aktivitas human resources. Oleh sebab itu perusahaan memerlukan sistem yang dapat membantu proses human resources agar masalah-masalah tersebut dapat teratasi. Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk menganalisis kelemahan sistem informasi human resources management yang berjalan pada PT. Formcase Industries serta memberikan usulan perbaikan berupa rancangan sistem yang dapat mengatasi masalah yang ada, menghasilkan data, informasi dan laporan dengan cepat dan tepat, serta dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Metode penelitian yang digunakan adalah studi lapangan berupa pengamatan, wawancara langsung ke perusahaan, dokumentasi dan studi kepustakaan melalui pembelajaran teori-teori, literatur dan sumber-sumber informasi lainnya. Berdasarkan hasil penemuan beberapa masalah pada sistem informasi human resources management PT. Formcase Industries, Maka penulis melakukan analisis dan perancangan Sistem Informasi Human Resources Management yang baru sebagai bentuk rekomendasi untuk mengatasi masalah-masalah yang terjadi di perusahaan. Keyword : Analisis, Perancangan, Sistem, Informasi, Sistem Informasi, Human Resources Management
1. Introduction Latar Belakang Sumber Daya Manusia atau Karyawan merupakan salah satu sumber daya yang sangat penting di dalam suatu perusahaan karena Karyawan inilah yang menggunakan dan mengelola sumber daya lainnya untuk menjalankan perusahaan. Perusahaan harus dapat menjamin kesejahteraan para karyawan, memberikan kebanggaan atas kinerja mereka serta meningkatkan motivasi mereka dengan cara memberikan imbalan berupa gaji, tunjangan, bonus dan penghargaan atas prestasi yang telah mereka capai. Hal ini digunakan
untuk
karyawannya
agar
menunjukan karyawan
loyalitas tetap
dan
bekerja
keperdulian dengan
baik
perusahaan dan
terhadap
meningkatkan
produktifitasnya dalam bekerja. Untuk mempermudah proses tersebut maka Perusahaan memerlukan Sistem Informasi Human Resources Management yang handal agar dapat mengendalikan kinerja karyawan pada sebuah Perusahaan. PT Formcase Industries adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur. Perusahaan ini merancang, memproduksi dan mendistribusikan produk – produk furniture kantor yang elegan. PT Formcase Industries ini terletak di tangerang dengan jumlah karyawan sebanyak 400 orang. Hasil dari pabrik ini selain dijual di dalam negeri, juga dijual ke luar negeri. Hasil dari survei dan pengamatan, penulis menemukan beberapa kendala yang terkait dengan Absensi yang berdampak pada proses Penggajian dan Performance Appraisal. Kendala tersebut meliputi sistem absensi yang menggunakan mesin fingerprint yang terhubung langsung dengan database dan tidak dapat menghitung atau mengupdate jumlah ijin dan cuti karyawan. Sehingga perusahaan ini mengalami kesulitan dalam
penghitungan absensi karyawan. Dari masalah absensi tersebut telah mengakibatkan kesulitan pada penghitungan gaji untuk karyawan yang telah melakukan ijin atau cuti. Karena karyawan yang ijin atau menggunakan hak cuti mereka, proses absensinya tidak menggunakan sistem tetapi di dengan pencacatan manual oleh HRD pada daftar absensi sehingga penggajiannya pun di hitung manual oleh bagian penggajian. Karyawan yang tidak melakukan ijin atau cuti, tidak mengalami kesulitan dalam penggajian karena langsung menggunakan sistem. Sedangkan system Performance Appraisal bekerja hanya melihat dari penilaian discipline dan attendance serta rewards dan punishments sehingga karyawan yang nilai performance nya baik belum tentu berkerja dengan baik juga. Contohnya Karyawan yang datang dan pulang tepat waktu, tidak melakukan pelanggaran dan sesuai dengan peraturan akan mendapatkan penilaian yang baik. Namun jika karyawan itu bermalasmalasan, proses kerjanya banyak kesalahan dan tidak sesuai target maka kinerja kerja karyawan tersebut tidak baik dan tidak sesuai dengan penilaian dari sistem performance appraisal yang memberikan penilaian baik. Sehingga sistem Performance appraisal yang telah digunakan pada perusahaan ini akan sia-sia dan membawa dampak yang negatif pada performance karyawan. Karena karyawan berusaha untuk mendapatkan penilaian yang baik dari sistem bukan dari pengaruh kinerjanya untuk perusahaan. Dari berbagai macam kendala yang dihadapi, PT Formcase Industries memerlukan sistem yang dapat membantu proses Human Resources tersebut agar masalah-masalahnya dapat teratasi. Dengan adanya Sistem Informasi Human Resources Management ini, seluruh proses aktivitas Human Resources Management mulai dari perekrutan sampai pemecatan menjadi lebih cepat, tepat dan akurat. Oleh sebab itu penulis tertarik untuk melakukan
penelitian dan penulisan skripsi dengan topik Human resources dengan judul “ANALISIS DAN
PERANCANGAN
SISTEM
INFORMASI
HUMAN
RESOURCES
MANAGEMENT PADA PT FORMCASE INDUSTRIES” Ruang Lingkup Agar pembahasan permasalahan tidak menyimpang, maka Penulis membatasi ruang lingkup yang hanya berhubungan dengan permasalahan yang ada. Adapun ruang lingkup permasalahannya adalah: •
Pencatatan waktu hadir (absensi) karyawan, Cuti dan Ijin.
•
Penghitungan gaji, tunjangan, bonus, uang makan dan pemotongan ketidak hadiran karyawan.
•
Pemotongan Pajak Penghasilan untuk Tenaga Kerja (PPh pasal 21).
•
Pemotongan Jamsostek sesuai dengan kebijakan perusahaan.
•
Pembahasan penilaian prestasi dan performance karyawan dengan sistem penilaian yang baru serta usulan kenaikan gaji dan jabatan karyawan.
•
Pembahasan Perekrutan karyawan sampai pemecatan karyawan.
•
Pembahasan Evaluasi Pelatihan karyawan.
•
Tidak membahas tentang Outsorcing, Pinjaman, Lembur, SSP dan SPT Masa Pajak Penghasilan pasal 21.
Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah: •
Mengevaluasi Sistem SDM secara keseluruhan.
•
Menemukan beberapa kelemahan dari sistem yang sedang berjalan pada PT. Formcase Industries.
•
Memberikan usulan sistem absensi yang terhubung dengan akses manual dalam mengatasi masalah absensi dan penggajian.
•
Memberikan usulan sistem penilaian yang baru untuk mengukur kinerja karyawan.
•
Merancang sistem informasi Human Resources untuk mengatasi masalah yang ada.
2. General Guidelines Meotodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 2.1 Metode Pengumpulan Data: 1. Field research (studi lapangan) Dengan melakukan survei langsung ke perusahaan untuk memperoleh data primer perusahaan seperti struktur organisasi, gambaran sistem yang sedang berjalan yakni sistem absensi dan sistem performance appraisal dan unsur-unsur yang kerkait dalam perusahaan. Dapat dilakukan dengan cara: •
Observastion (pengamatan) dilakukan dengan cara mengamati langsung sistem, prosedur dan kegiatan sistem yang sedang berjalan.
•
Interview (wawancara) dilakukan dengan wawancara langsung terhadap karyawan perusahaan yang terlibat dalam sistem Human Resources.
•
Documentation (dokumentasi) dilakukan dengan menelusuri bukti-bukti tertulis yang terkait dengan kegiatan Human Resource perusahaan
2. Literature study (studi kepustakaan) Dilakukan dengan mencari, mengumpulkan dan mempelajari teori-teori dan informasi dari bebagai buku literature, artikel, internet maupun media informasi lainnya. Studi kepustakaan ini juga dilakukan untuk menjadi dasar dalam perancangan sistem yang diusulkan. 2.2 Metode Analisis dan Perancangan 1. Menganalisis masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan. 2. Metode perancangan yang digunakan adalah metode Object Oriented Analysis and Design dari Lars Mathiassen et al, terdiri dari: a. Tahapan Analisis 1. Membuat FACTOR 2. Merancangan Rich Picture 3. Menentukan Event Candidate 4. Menentukan Class Candidate 5. Membuat Event Table 6. Merancang Class Diagram 7. Membuat State Chart 8. Membuat Membuat Use Case Diagram 9. Membuat Actor Table 10. Membuat Use Case Spesification 11. Membuat Function List
12. Merancang Interface 13. Merancang Navigation Diagram 14. Membuat Sequence b. Tahapan Perancangan 1. Membuat Table Criteria 2. Membuat Component Diagram 3. Membuat Deployment Diagram 4. Membuat Event Table Revise 5. Merancang Model Component 6. Menyusun Operation Spesification 7. Membuat Sequence Function
3. Result & Discussions 3.1 Analisis Dokumen System Definition System definition dari Sistem Informasi Human Resources Management pada PT. Formcase Industries adalah sebagai berikut: 1. Functionality Sistem ini berfungsi untuk mendukung dan mempermudah kegiatan Human Resources Management, seperti Perekrutan, Pencatatan Absensi, Pelatihan, Ijin Meninggalkan Pekerjaan, Penilaian, Reward dan Punishment, Penghitungan Jamsostek, Penghitungan Pajak, Penghitungan Gaji, dan PHK.
2. Application Domain Pengguna dari Sistem Informasi Human Resources Management ini adalah Karyawan, Bagian HRD, Bagian TQM, Bagian Accounting, Bagian Finance dan Atasan. 3. Conditions Sistem Informasi Human Resources Management ini digunakan untuk mengatasi permasalahan yang ditemukan dalam kegiatan Human Resources Management pada PT. Formcase Industries. Sistem ini akan dijalankan ketika karyawan ingin melakukan absensi waktu hadir dan waktu pulang serta melakukan login untuk menjalankan sistem. Sistem ini juga harus terintegrasi dengan semua bagian yang terkait dan hak akses mereka dibatasi sesuai dengan keperluan mereka masing-masing. 4. Technology Teknologi yang digunakan untuk menjalankan dan mengembangkan sistem ini adalah perangkat komputer dengan spesifikasi standar, printer dan jaringan LAN untuk menghubungkan beberapa komputer dalam perusahaan. 5. Objects Objek yang terlibat dalam Sistem Informasi Human Resources Management ini adalah Form Permintaan Penambahan Karyawan, Calon Karyawan, Form Tes Wawancara, Hasil Tes Calon Karyawan, Surat Perjanjian Kerja, Karyawan, Absensi, Form Ijin Meninggalkan Pekerjaan, Form Pembinaan atau Teguran, Surat Peringatan, Form Review Punishment, Form Permintaan Pelatihan,
Pelatihan, Penilaian, PPH21, Form Gaji, Bukti Kas Keluar, dan Pemutusan Hubungan Kerja. 6. Responsibility Sistem Informasi Human Resources Management ini memiliki tanggung jawab untuk mendukung dan mempermudah seluruh kegiatan Human Resources Management dan menghasilkan laporan-laporan yang berkaitan dengan Human Resources Management tersebut. Problem Domain Gambar 4.1 , 4.2 , 4.3 , 4.4 , 4.5 dan 4.6 berikut akan menjelaskan proses dari Sistem Informasi Human Resources Management yang diusulkan.
Gambar 4.1 Rich Picture Prosedur Perekrutan
Gambar 4.2 Rich Picture Prosedur Absensi, Ijin Meninggalkan Pekerjaan dan Pelatihan
Gambar 4.3 Rich Picture Prosedur Penilaian
Gambar 4.4 Rich Picture Prosedur PHK
Gambar 4.5 Rich Picture Prosedur Penghitungan Gaji, Pembayaran Pajak, Pembayaran Gaji dan Pembayaran Jamsostek
3.2 Problem Domain Structure Class Diagram dari Sistem Informasi Human Resources Management pada PT. Formcase Industries yang diusulkan adalah seperti yang terlihat pada gambar 4.6 berikut.
Gambar 4.6 Class Diagram Sistem Informasi Human Resources Management yang diusulkan
Event Table Tabel 4.1 berikut adalah Event Table untuk Sistem Informasi Human Resources Management yang diusulkan.
Tabel 4.1 Event Table Sistem Informasi Human Resources Management yang diusulkan
3.3 Application Domain Actors Tabel 4.2 berikut adalah Actor Table untuk menggambarkan interaksi Actor dengan Sistem Informasi Human Resources Management yang diusulkan.
Tabel 4.2 Actor Table Sistem Informasi Human Resources Management yang diusulkan
Use Case Gambar 4.7 berikut adalah use-case diagram yang menggambarkan interaksi actor dengan Sistem Informasi Human Resources Management yang diusulkan.
Gambar 4.7 Use-case Diagram Sistem Informasi Human Resources Management yang diusulkan
Interfaces Berikut ini adalah contoh Interfaces dari aplikasi:
Gambar 4.8 Form Ijin Meninggalkan Pekerjaan
Gambar 4.9 Form Penilaian
Gambar 4.10 User-Interface Print Preview Report Pengeluaran Kas
Gambar 4.11 User-Interface Print Preview Report Jurnal Pengeluaran Kas
4. Conclusion Berdasarkan analisis dan perancangan Sistem Informasi Human Resources Management pada PT. Formcase Industries, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Pencatatan waktu absensi karyawan menjadi lebih handal karena setiap karyawan yang melakukan ijin atau cuti karena langsung dapat terupdate pada sistem absensi dengan mengisi form ijin meninggalkan pekerjaan. Form tersebut langsung terhubung dengan sistem absensi. Setelah form ijin meninggalkan pekerjaan dibuat dan disetujui maka sistem absensi langsung terupdate secara otomatis sehingga permasalahan absensi pada karyawan yang melakukan ijin atau cuti dapat segera teratasi. 2. Sistem usulan Pendataan calon karyawan berguna bagi perusahaan untuk melakukan interaksi kepada calon karyawan yang pernah ditolak, baik untuk merekrutnya atau menolaknya kembali. 3. Sistem Performance Appraisal karyawan dilakukan dengan mengukur kinerja karyawan secara keseluruhan yang dilakukan oleh atasan. Sistem ini juga dapat langsung mempengaruhi kenaikan gaji dan pemindahan tugas kepada karyawan yang bersangkutan. 4. Proses pelatihan karyawan yang menghasilkan evaluasi pelatihan karyawan ini digunakan untuk mengetahui prospek dan perkembangan karyawan dari efek pelatihan tersebut. 5. Sistem Informasi Human Resources Management ini dapat menghasilkan data yang realible dan real time karena sistem telah mengintegrasikan seluruh data yang
berkaitan dengan aktivitas human resources management sehingga aktivitas tersebut menjadi lebut cepat dan handal. 6. Sistem Informasi Human Resources Management ini juga dapat menghasilkan berbagai laporan seperti laporan absensi, laporan penilaian, laporan evaluasi hasil pelatihan, laporan daftar gaji, slip gaji, laporan pengeluaran kas dan jurnal pengeluaran kas. 7. Sistem Informasi Human Resources Management memiliki pembatasan hak akses setiap user dengan tujuan untuk meningkatkan internal control perusahaan dan mencegah pihak-pihak yang tidak berwenang mengakses data tersebut.
References [1]
Djati, Pantja dan Khusaini. (2003). Kajian Terhadap Kepuasan Kompensasi, Komitmen Organisasi , dan Prestasi Kerja, Jurnal Manajemen dan Kewirausahaan, Vol.5, No.1, Maret 2003:25-41.
[2]
Bennet, Simon. (2004). Object-Oriented Systems Analysis and Design Using UML. India : McGraw-Hill.
[3]
Gelinas, Ulric J., Richard B. (2009). Accounting Information System, 8e. Canada : SouthWestern.
[4]
George, Bohlander, Scott Snell (2009). Managing Human Resources, 15E. Canada : SouthWestern.
[5]
Hall, James A. (2008). Accounting Information System, 6e. USA : South-Western.
[6]
Hasibuan, Malayu. (2007). Manajemen sumber daya manusia. Bumi Aksara. Jakarta
[7]
Kirkpatrick, Donald. (2006). Improving Employee Performance through Appraisal and Coaching. USA : Amacom.
[8]
Kreitner dan Kinicki. (2008). Organization Behaviour 8th Edition. McGraw Hill International Edition.
[9]
Malthis,Robert L. and Jackson,John H.2006. Human Resource Management.Salemba Empat. Jakarta.
[10] Mathiassen, Lars, Madsen, Andreas Munk, & Nielsen, Peter Axel. (2000). Object Oriented Analysis & Design. Aalborg, Denmark: Marko Publishing Aps. [11] O’brien, James A (2005) Pengantar Sistem Informasi, Salemba Empat, Jakarta. [12] Panggabean, Mutiara S. (2002). Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan Pertama. Ghalia Indonesia, Jakarta. [13] Rama, Dasaratha V, Jones, Frederick L. (2006). Accounting Information Systems : SouthWestern [14] Rivai, Veithzal dan Ella Jauvani Sagala. (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan Dari Teori ke Praktik. PT Raja Grafindo Persada, Jakarta. th
[15] Romney, Marshall B. & Steinbart, P.J. (2006). Accounting information system, (10 Ed.). Prentice Hall, New Jersey. [16] Sofyandi, Herman. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia. Graha Ilmu, Yogyakarta.
[17] Steingold, Fred S. (2009). The Employer’s Legal Handbook. 9th Edition. USA : Delta Printing Solution Inc. [18] Umar, Hussein. (2008). Desain Penelitian MSDM dan Perilaku Karyawan. PT.Raja Grafindo 105 Persada, Jakarta. [19] Warren, C.S., Reeve, J.M., Fess, P.E. (2008). Accounting, 23th ed. Canada : SouthWestern. [20] Winarni, F., & Sugiyarso, G. (2006). Administrasi Gaji dan Upah. Yogyakarta: Penerbit Pustaka Widyatama. [21] Yuniarsih, Tjutju dan Dr.Suwatno. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia: Teori, Aplikasi dan Isu Penelitian. Alfabeta, Bandung.
