PERANAN ADMINISTRASI SEBAGAI SALAH SATU FAKTOR DALAM MENUNJANG KELANCARAN PROSES KREDIT MIKRO (STUDI KASUS PT VERENA OTO FINANCE DIVISI.SI.JITU CABANG CILEUNGSI BOGOR) Vera Agustina Yanti ASM BSI Mena ra Salemba Jl Raya Salemba , Jakarta Pusat Email :
[email protected]
Abstract The Role of administrtration the smooth credit granting process often experience barriers above problems can occur due to various reason which originate from internal partiessuch as the incompleteness of data debtors. From The result of the analysis conclusions,.such as mis information provided marketing or prospective borrowers, who has not understood about the requirement of credit, making it difficult for administrators in considering the process of credit and hamper in hibit the process of credit expecially micro-credit. For the writing intended to the extent to which administrative role in helping the process. Smoothenessof micro credit In Pt Verena OTo Finance Branch Cileungsi see from the number debtors who are no realized in the year 2010. The process of credits made on PT verena is checking the legality and completeness credit applications for the credit approval, document administration, and supervision of credit . PT Verena has provided educational trainers bibs to the administrations that handless credit, to more thoroughly caufull and occurrate and processing the loan,there by reducing the occurrence of failures and obstacles in the business of lending and therefore the role administrators in the field of banking credit is very important. Keywords : Loan Administration , Credit Smoothness.
I. P ENDAHULUAN Dalam kehidupan sehari hari manusia tak lepas dari kebutuhan yang bermacam macam .Untuk memenuhi kebutuhan tersebut manusia berusaha dengan cara bekerja. Bekerja dapat dilakukan sendiri tanpa harus bekerja pada orang lain, misalnya dengan berwiraswasta, untuk berwiraswasta harus dibutuhkan modal kerja untuk mendapatkan modal kerja ada berbagai cara. Disamping itu kebijakan pemerintah terhadap arah pembangunan saat ini adalah untuk mempercepat arah negara untuk mewujudkan kemakmuran masyarakat dan kesejahteraan dalam rangka menghadapi era competitive global. Dalam meningkatkan pendapatan perkapita masyarakat Indonesia. Dan dalam rangka penanggulangan kemiskinan. Maka dalam rangka tersebut kebijakan pemerintah mulai mendukung gerakan usaha kecil menengah mikro. Oleh karena hal tersebut maka berbagai lembaga dan institusi keuangan dan perbankan berlomba lomba memberikan
dana tersebut pada masyarakat kecil dan menengah dan menggalakkan wirausaha pada masyarakat. Dan hal tersebut mendukung apa yang sudah diinginkan masyarakat untuk berwirausah. Disamping itu pula menurut Sutrisno dalam jurnal noer sutrino 2001 paragrap 1 bahwa 97% usaha kecil diindonesia memiliki omzet dibawah 50 juta perbulan meskipun batas atas omset usaha kecil adalah sampai 1 miliar pada dasarnya adalah Indonesia ingin menjangkau usaha kecil terutama usaha kecil mikro secara khusus mengarahkan perhatiannya pada kelompok ini. Dalam setiap usaha pemberdayaan usaha kecil setelah ada tiga aspek penting yang perlu dikembangkan adalah lingkungan kondusif dan sistem administrasi yang mendukung kedua dukungan non financial jasa perkreditan, dan ketiga dukungan financial yang khusus ditujukan bagi usaha kecil. Maka dengan adanya hal tersebut diatas maka dituntut peran administrasi
dalam institusi pemerintah, swasta maupun dalam mendukung dan memfasilitasi kelancaran proses pemberian kredit tersebut. Agar tepat sasaran yang dituju sangat penting, saling terkait di berbagai bidang, baik hukum, social ekonomi dan lain–lain. Pengelolaan administrasi di sebuah perusahaan merupakan suatu kebutuhan yang tidak terelakkan lagi terhadap kelancaran bisnis sebuah II. Tinjauan Pustaka Menurut Sukoco (2007:3) secara etimologis , administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve melayani. Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer, kata administer diartikan juga sebagai to manage mengelola atau to direct menggerakkan. Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda menurut Handayaningrat dalam Simbolon yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat pembukuan ringan ketik mengetik agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan . Sugiono (2004;15) administrasi sebagai ilmu pengetahuan baru berkembang sejak akhir abad lalu ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai ilmu dan pengetahuan dan sebagai seni. Administrasi adalah prinsip–prinsip, rumus-rumus, dalil dalil diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai kehidupan masyarakat bangsa dan negara. Sedangkan administrasi sebagai seni merupakan karya seni yang dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tentu sebelumnya mempelajari teori–teori administrasi . Ia berhasil dan sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Sementara The Liang Gie dalam Simbolon menyatakan bahwa administrasi adalah ditentukan segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bekerja sama mencapai tujuan tertentu . Siagian dalam Fadli (2002:21) dalam ilmu administrasi adalah ilmu yang mempelajari proses kerjasama manusia untuk mencapai tujuan yang ditentukan . Kegiatan kerjasama itu sendiri merupakan gejala yang sifatnya universal, sejak zaman
lembaga sangat penting kegiatan administrasi di sebuah perusahaan mempunyai peranan yang perusahaan. Oleh hal tersebut penulis meneliti hal tersebut mengenai kredit mikro prosedur yang diambil yaitu yang terkait dengan kelancaran bisnis dan operasional PT Verena Oto Finance divisi Kredit Mikro Si Jitu.
manusia masih primitif sampai zaman modern ini. Supaya terjadi kerjasama untuk mencapai tujuan , diperlukan proses penggerakkan. Proses pengerakkan dalam administrasi disebut management . Dengan demikian administrasi mencapai tujuan melalui management . Kemudian agar kegiatan kerjasama tersebut berhasil dengan baik dan mencapai tujuan maka dibutuhkan sebuah wadah , kerangka struktur dimana kerjasama dilakukan disebut organisasi . A.
1. 2. 3. 4. 5.
B.
Ciri - ciri administrasi menurut Simbolon (2004: 280) setelah mengetahui definisi maupun pengertian administrasi sebagian berikut Adanya kelompok manusia , kelompok yang terdiri atas dua orang atau lebih Adanya kerjasama dari kelompok tersebut Adanya kegiatan proses/ usaha Adanya kepemimpinan bimbingan dan pengarahan dan pengawasan Adanya tujuan yang hendak dicapai yang ditentukan sebelumnya .
Dasar atau prinsip administrasi : Handayaningrat dalam Simbolon (2004:21) pengertian dasar semua dengan asas yang berarti suatu kebenaran yang menjadi pokok dasar atau tumpuan berpikir atau pendapat administrasi akan berhasil baik bila memiliki dasar dasar yang tepat. Dasar diartikan sebagai suatu kebenaran fundamental yang menjadi landasan dan pedoman bertindak dalam kehidupan bermasyarakat . Berikut ini merupakan dasar yang perlu diperhatikan agar administrator dapat mencapai kesuksesan dalam tugasnya . Beberapa prinsip dalam administrasi antara lain : a. Prinsip efisien Seorang administrasi akan berhasil dalam tugasnya jika dapat menggunakan semua sumber
daya manusia dana dan fasilitas yang ada secara efisien . b Prinsip pengelolaan Administrator akan memperoleh hasil yang paling efektif dan efsien dengan c. Prinsip pengutamaan tugas dan pengelolaan Bila diharuskan untuk memilih pekerjaan management dan pekerjaan operatif dalam waktu yang sama, seorang administrator cenderung memprioritaskan pekerjaan operatif. Namun sebaiknya tidak memfokuskan perhatiannya pada pekerjaan operatif saja yang harus dilakukan oleh administrator . d. Prinsip kepemimpinan yang efektif : Seorang administrator yang berhasil dalam tugasnya apabila menggunakan gaya kepemimpinan yang efektif yakni yang memperhatikan dimensi–dimensi hubungan antar manusia, dimensi pelaksanaan tugas dan dimensi situasi dan kondisi yang ada. Administrator akan berhasil dalam melaksanakan tugasnya apabila pimpinan dapat memelihara hubungan yang baik dengan bawahannya, disamping itu pemimpin juga harus memelihara hubungan yang baik dengan bawahannya. Disamping itu pemimpin juga harus memperhatikan pembagian penyelesaian tugas bagi setiap organisasi yang sesuai dengan jenis pekerjaanya. Dengan demikian gaya kepemipinan yang tepat adalah memperhitungkan taraf kematangan anggota organisasi dengan situasi yang ada, bila terbina hubungan yang baik . e . Prinsip kerjasama Administrator dikatakan berhasil dalam melakukan tugasnya apabila mampu mengembangkan kerjasama antara seluruh anggota organisasi baik secara horizontal maupun vertikal . C. Fungsi Administrasi Menurut Quibble (2001: 3) ada lima jenis fungsi pendukung Administrasi dalam perkantoran sbb : 1. Fungsi Rutin Yaitu fungsi administrasi perkantoran yang menimbulkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. Biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administarsi sehari hari . 2. Fungsi Teknis
cara melakukan pekerjaan management yaitu merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan melakukan pemeriksaan. Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai, seperti biasa menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staff administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi . 3. Fungsi Analis Yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanaya dilakukan oleh seorang manager yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasannya . 4. Fungsi Interpersonal Yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta mengkoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staff administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik menjadi manager pada suatu organisasi . 5. Fungsi Managerial Yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian seperti pembuatan anggaran pengevaluasian karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staff setingkat manager yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi . D. Tujuan administrasi Tujuan adminstrasi adalah menurut Fadli (2002: 32) adalah Melaksanakan usaha– usaha tertentu agar dapat terlaksana suatu usaha dengan tujuan tersebut.. Administrasi sebagai suatu pengumpulan data penyelesaian masalah operasional yang dihadapi sehari–hari meliputi komponen –komponen sebagai berikut ; 1. Program pengajaran 2. Kepegawaian 3. Perlengkapan atau barang 4. Keuangan .
E. Pengertian kredit Adalah Rivai (2006: 3) istilah kredit berasal dari perkataan lain credo yang berarti I believe , I trust saya percaya atau say menaruh kepercayaan. Rivai (2006:5-6) Kredit diberikan adalah pemberian kepercayaan. Berdasarkan hal tersebut diatas. Unsur- unsur dalam kredit tersebut adalah sebagai berikut : 1. Adanya dua pihak yaitu pemberian kredit dan penerima kredit, hubungan pemberi kredit dan penerima kredit merupakan hubungan kerjasama yang saling menguntungkan. 2. Adanya kepercayaan pemberi kredit kepada penerima kredit yang didasarkan atas kredit rating penerima kredit . 3. Adanya persetujuan berupa kesepakatan pihak bank dengan pihak lainnya yang berjanji membayar dari penerima kredit kepada pemberi kredit. Janji pembayarannya tersebut dapat berupa janji lisan, tertulis atau berupa instrument. 4. Adanya penyerahan barang , jasa, atau uang dari pemberi kredit kepada penerima kredit . 5. Adanya unsur waktu merupakan unsur waktu unsur esensial. Kredit dapat ada karena unsur waktu, baik dilihat dari pemberi kredit maupun dilihat dari penerima kredit. 6. Adanya unsur risiko baik dari pihak pemberi maupun penerima kredit. Resiko pemberi kredit adalah resiko gagal bayar. Resiko dipihak nasabah adalah kecurangan dari pihak kreditor. 7. Adanya unsur bunga sebagai kompensasi kepada pemberi kredit . F. Jenis Kredit Menurut Rivai (2006: 11-15) dalam menjelaskan jenis-jenis kredit dapat dilihat dari tujuannya, jangka waktunya, penerimaan kredit, sektor ekonomi, sifat, bentuk, sumber dana akad jaminannya orangnya yang menerima dan memberi kredit dan tempat kediamannya. Jika dilihat dari jenis kredit menurut tujuannya dibedakan antara lain : a. Kredit Modal kerja (KMK ) Adalah kredit untuk modal kerja perusahaan dalam rangka pembiayaan aktiva lancar perusahaan
seperti pembelian bahan baku dan lain lain. b. Kredit investasi adalah kredit yang berjangka menengah atau panjang yang diberikan oleh usaha–usaha guna modernisasi, perluasan maupun pendirian proyek baru misal untuk pembelian mesin mesin, bangunan maupun tanah untuk pabrik . c. Kredit konsumsi adalah kredit yang diberikan bank kepada pihak ketiga atau perorangan termasuk karyawan bank sendiri untuk keperluan konsumsi berupa barang dan jasa dengan cara membeli, menyewa atau dengan cara lain. Kredit yang termasuk dalam kredit konsumsi adalah kredit kendaraan pribadi, kredit perumahan, kredit untuk pembayaran sewa kontrak rumah dan pembelian alat alat rumah tangga . G. Prosedur Pemberian Kredit Secara Umum Menurut Rivai (2006: 201). Prosedur kegiatan yang umumnya terjadi dilingkungan perbankan pada saat bank meneriman permohonan kredit dari nasabah yaitu sebagai berikut: 1. Bank menerima permohonan secara tertulis dari nasabah 2. Surat permohonan diteruskan ke pimpinan cabang 3. Account officer meneliti surat permohonan lalu segera ditentukan apakah permohonan sering dapat dipertimbangkan atau ditolak apabila: a. Untuk kredit yang yang diminta ada larangan pemerintah / bank Indonesia b. Pengusaha /perusahaan yang bersangkutan termasuk dalam daftar kredit macet c. Berdasarkanpenelitian terdahulu dapat disimpulkan bahwa kredit dapat ditolak 4. Permohonan yang dapat dipertimbangkan segera diteliti kelengkapan datanya untuk kemudian dibuatkan catatan singkat mengenai bahan dan keterangan apa saja yang masih dibutuhkan oleh bank, yang masih harus dilengkapi oleh nasabah pada surat permohonannya . 5. Nasabah sering diminta datang untuk diberitahukan secara tertulis mengenai :
a. Memperoleh penjelasan lebih lanjut mengenai hal-hal yang berhubungan dengan kredit yang diminta, misalnya antara lain jumlah kredit, tujuan penggunaan kredit dan rencana kerjanya b. Melengkapi data yang harus dipenuhi oleh nasabah (jika perlu dibuatkan daftar data tersebut ) H. Lembaga Keuangan Non Bank Menurut Rivai ( 2006:25 ) bahwa Pengertian Lembaga Keuangan Non Bank adalah semua badan yang melakukan kegiatan di bidang keuangan, yang secara langsung atau tidak langsung menghimpun dana terutama dengan jalan mengeluarkan kertas berharga dan menyalurkan dalam masyarakat terutama guna membiayai investasi perusahaan. Lembaga keuangan non bank berkembang sejak tahun 1972, dengan tujuan untuk mendorong perkembangan pasar modal serta membantu permodalan perusahaan perusahann ekonomi lemah . Jenis –jenis lembaga keuangan meliputi : 1. Lembaga pembiayaan pembangunan contoh PT UPINDO 2. Lembaga Perantara penerbit dan perdagangan surat –surat berharga contoh PT Danareksa 3. Lembagan keuangan lainnya seperti :
III.
Metode penelitian Metode yang diambil dalam penelitian ini adalah metode penelitian studi pustaka penelitian dengan mengumpulkan buku– buku literature, peraturan perundang undangan, majalah, hasil seminar dan sumber lain yang terkait dengan masalah lain yang di teliti. Metode Riset yaitu data sekunder dikumpulkan selain dengan cara melakukan studi pustaka pengumpulan data berdasarkan buku literature tetapi penulis juga mengambil data berupa data base debitur tahun 2009 dan 2010 ke lokasi tempat riset. Adapun dengan melihat
IV Hasil pembahasan 4.1 Study kasus
c. Bila kelengkapan data dan sistematik penyajian kurang memenuhi syarata yang diperlukan, nasabah diminta mengisi formulir surat permohonan kredit beserta lampiran–lampiran yang disediakan oleh bank
a.
b.
c.
d.
PT Asuransi Perusahaan pertanggungan dalam Undang –Undang Perniagaan No. 246 PT PEGADAIAN, Perusahaan milik pemerintah yang ditugasi membantu rakyat, meminjami uang secara perorangan dengan menjaminkan barang bergerak ataupun tidak bergerak . PT Verena Oto Finanace adalah perusahaan pembiayaan kendaraan bermotor. Koperasi kredit adalah sejenis koperasi yang kegiatan usahanya adalah kegiatan usahanya mengumpulkan dana anggota dan menyalurkan kepada anggotayang membutuhkan dana dengan cara pemberian kredit .
studi document, dan hasil penelitian terdahulu serta melihat langsung ke tempat obyek penelitian. Tujuan penelitian ini adalah untuk melihat sejauh mana peran pentingnya administrasi dalam menunjang mempercepat proses persetujuan kredit mikro pada perusahaan. Data yang diperoleh akan dianalisis secara kualitatif yaitu analisis dilakukan dengan memahami dan merangkai data yang telah dikumpulkan dan disusun secara sistematis, kemudian ditarik simpulan.
Berdiri tahun 2003 PT Verena Oto Finance adalah lembaga keuangan yang merupakan perusahaan pembiayaan otomotif dengan cabang
yang tersebar di kota Jakarta , yang 4 tahun kemudian mengembangkan usahanya ke kota besar lainnya . Hingga 13 cabang yang pada tahun 2008, Verena menjadi perusahaan publik maupun bekas, dan pada mulanya bernama PT Maxima Finance kemudian pada tahun 2008 sesuai akte pendirian notaris, berubah menjadi PT Verena Oto Finance. Dan pada pertengahan 2008 untuk memenuhi perkembangan pasar saat ini Verena mulai merintis bidang usaha pembiayaan barang modal usaha (capital goods) yang diberi nama Si Jitu (solusi teruji kebutuhan anda ) pembiayaan barang modal usaha dalam bentuk financial lease dan consumer finanace untuk menunjang dan mengembangkan usaha. Divisi Si Jitu Pro dan Plus, untuk Si Jitu Pro berupa pinjaman antar 5-50 jt , Sedangkan Si Jitu Plus pembiayaan 50 juta s/d 200 juta. Dalam penulisan ini kami membahas pada ruang lingkup pada divisi Si Jitu Pro. Untuk kalangan para wirausaha, para pedagang kecil dengan pinjaman 5-50 jt. Kredit Mikro yaitu memberikan pinjaman pada para pedagang, pelaku usaha toko, pasar, yang jaminan berupa kendaraan bermotor dan barang elektronik yang masih berfungsi baik yaitu kulkas, mesin cuci dan tv, computer dan radio/tape. Pada segmen sektor usaha kecil memiliki nasabah sejumlah 1500 nasabah yang tersebar di seluruh cabang Jabodetabek . Segmen perkembangan komersial menitikberatkan pada pembiayaan
4.2. Administrasi Proses Pemberian Kredit Mikro A. Tugas Administrasi Bagian Kredit Pada PT Verena Oto Finance bagian administrasi sangat berpengaruh terhadap kelancaran proses pemberian kredit yang ada dalam divisi tersebut, adapun tugas bagian kredit pada PT Verena Oto Finance sebagai berikut : 1. Menyiapkan dokumen calon debitur yaitu menghubungi instansi terkait dalam rangka melengkapi dokumen jaminan, mengawasi dan memelihara dan pengamanan dokumen–
dengan nama PT Verena Oto Finance Tbk yang usahanya memfokuskan kegiatan usahanya pada pembiayaan kendaraan bermotor baik baru
segmen kredit usaha mikro khusus wilayah Jabodetabek. PT Verena oto Finance sangat concern dalam meningkatkan efektifitas fungsi management melalui upaya penerapan Divisi Si jitu Pro dan Plus yang merupakan suatu pengelolaan yang ditujukan terhadap kesejahteraan usaha kecil mikro menengah . Strategi PT Verena dalam menjalankan dan mengembangkan usahanya adalah : a. Meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan b. Meningkatkan dan mengembangkan teknologi informasi c. Meningkatkan kualitas dan mengembangkan sumber daya manusia. PT Verena berupaya mengembangkan jaringan usaha untuk membuka kantor cabang maupun reprentative office, Verena juga meningkatkan kredibilitas, integritas, dan komitmen yang tinggi dalam penyaluran kredit. PT Verena juga menjalin kerjasama dengan bank pemerintah, baik swasta maupun bank asing, swasta dalam bentuk chanelling, joint financing dan direct loan.
2.
3.
dokumen yang berkaitan dengan fasilitas kredit Pelaksanaan dokumentasi kredit sesuai dengan ketentuan perkreditan yang berlaku di PT Verena yaitu menerima dan meneliti kebenaran materi secara kelengkapan dokumen– dokumenkredit, pengikatan jaminan dan dokumen lainnya, dan melakukan konsultasi dengan unit terkait mengenai masalah legal dokumen kredit Pelaksanaan aktivitas administrasi kredit yaitu : membuat perjanjian kredit (PK) dan melakukan pengikatan barang jaminan, menyusun database informasi kredit yang
4.
5.
7.
8.
bersumber dari pihak terkait, mengelola dan memelihara penyimpanan file document kredit debitur beserta jaminannnya, memproses daftar debitur macet , memeriksa kebenaran laporan perkreditan (pinjaman, jaminan bank dan sejenisnya) Mengelola pelaksanaan proses pemberian kredit , untuk laporan SID (Sistem Informasi Debitur), mengelola realisasi pencairan kredit serta pembebanan biaya administrasi kredit Melaksanakan Pemantauan kredit yaitu memantau realisasi pembayaran bunga dan hutang pokok, menginformasikan kondisi proses pelaksanaan pemberian kredit kepada Independen atau konsultan lain yang terkait dengan kebutuhan proses kredit menengah serta perusahaan asuransi dan lainlain . Mengelola penerbitan jaminan lembaga pembiayaan yaitu meneliti pemenuhan persyaratan dan mempersiapkan surat jaminan lembaga pembiayaan,
6.
pimpinan cabang-cabang pembantu, membuat memo pemberitahuan mengenai status rekening pinjaman yang telah jatuh tempo . Pelaksanaan kerjasama dengan notaris, kantor akuntan publik, appraisers independen atau konsultan lain yang terkait dengan kebutuhan proses kredit yaitu melakukan melakukan identifikasi terhadap data / permasalahan nasabah terutama yang menyangkut jaminan, melakukan konsultasi dengan pihak intern maupun ekstern sehubungan dengan masalah legal dan kelengkapan dokumen jaminan, membina hubungan baik dan mengadakan hubungan kerjasama dengan kantor akuntan publik, apparaisers memproses penerbitan dan pemantauan jatuh temponya .
Pada PT Verena Oto Finance terdapat dua administrator yang bertindak sebagai administrator data entri dan administrator yang menangani kegiatan keuangan termasuk pembayaran hutang pokok dan bunga para debitur sampai dengan pelunasan.
Tabel 4.1 Proses pemberian kredit CALON DEBITUR
PROSES PENGECEKAN KELENGKAPAN DATA & KLARIFIKASI DATACALON DEBITUR PUNYA PINJAMAN DI BANK LAIN /TIDAK PROSES INPUT DATA CALON DEBITUR
PROSES PERSETUJUAN KREDIT KA.CAB DAN DIREKTUR TDK(DITOLAK )/REJECT YA PROSES INPUT DATA (assign surveyor )
PROSES ANALISIS DATA DARI CREDIT ANALYSIS PROSES KLARIFIKASI DATA CUSTOMER CREDIT ANALISI S DAN KA.CAB
PROSES PENANDATANGANAN PERJANJIAN KREDIT KREDITOR DAN DEBITUR PENCAIRAN KREDIT KE KONSUMEN
Sumber : Data Standard Operasional PT Verena tahun 2009 Berdasarkan gambar diatas prosedur pemberian kredit pada PT Verena Mulai calon debitur mengajukan dokumen untuk memenuhi persyaratan yang telah ditentukan , setelah itu bagian administrasi melakukan bebera pa langkah –langkah, sebagai berikut: a. Tahap pertama adalah administrasi menyiapkan dokumen berupa form data calon debitur yang akan dibawa bagian pemasaran, kemudian bag.pemasaran setelah mendapatkan calon debitur dilapangan. Bagian administrasi melakukan pengecekan legalitas dan kelengkapan dokumen permohonan kredit penginputan data calon customer, dan meneliti keabsahan dan kelengkapan dokumen dari calon debitur. b. Tahap kedua Analisa terhadap permohonan kredit yaitu Pelaksanaan dokumentasi kredit sesuai dengan ketentuan perkreditan yang berlaku di PT Verena Oto Finance, menerima dan meneliti kebenaran materi secara kelengkapan dokumen dokumen kredit, pengikatan jaminan dan dokumen lainnya, dan berkas calon consumen diserahkan ke bagian analisis kredit survey, untuk disurvey keabsahan document dan persyaratan dan usaha yang jelas dari calon konsumen. Faktor yang penting adalah menganalisa karakter/watak dan kemampuan nasabah , guna mengurangi resiko adalah keyakinan atau kemampuan dan kesanggupan debitur untuk melunasi hutang pokok dan kewajiban –kewajiban lainnya. c. Tahap ketiga adalah persetujuan kredit ,setelah dilakukan survey berkas dokumen, dilakukan proses perhitungan apakah layak atau tidak konsumen tersebut dan di setujui kepala cabang setelah itu dikirim ke pusat. Kredit yang telah disetujui
d.
e.
f.
g.
yang berisikan persyaratan yang sudah ditetapkan untuk keperluan monitoring dan antisipasi resiko diwaktu yang akan datang. Kredit yang ditolak harus segera diberitahukan secara resmi kepada pemohon dengan disertai alasan penolakan . Setelah dikirim dan setujui dari kantor pusat disetujui oleh Head Marketing dan direktur pelaksana, berkas di fax kembali ke cabang . Dilakukan pengajuan pencairan dana kepusat melalui email setelah itu dana ditransfer via bank BCA lalu dilakukan pencairan dana melalui cek oleh konsumen sebelumnya . Calon konsumen dihubungi untuk menandatangi perjanjian kredit, yang terdiri dari 7 lembar perjanjian kredit :yang terdiri dari lembar tanda tangan surat penjamin jaminan barang barang yang dijadikan jaminan , Perjanjian kredit , dan tanda tangan jika ada proses tarikan pada saat konsumen tidak mampu membayar angsuran selama 5 bulan berturut turut . Administrasi dan dokumentasi kredit Materi yang diadministrasikan dan didokumentasikan adalah setiap korespondensi dan semua pencatatan yang berkaitan dengan kredit sejak permohonan sampai dengan pelunasan . Pengawasan kredit : Pengawasan kredit adalah merupakan kegiatan pemantauan terhadap debitur , selain untuk mengikuti sejauh mana perkembangan usaha debitur setelah memperoleh kredit juga sebagai bahan evaluasi (feed back) untuk menigkatkan kinerja lembaga keuangan berkaitan dengan kewajaran proses kredit sejak diberikan sampai dengan dilunasi .
Setelah memiliki tahapan proses pemberian kredit dengan jelas Pada PT Verena Oto, maka beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh para calon debitur PT Verena adalah syarat–syarat administrasi pengajuan kredit. Permohonan Kredit Mikro untuk para pengusaha kecil, rakyat, pedagang hanya dapat memenuhi setelah melakukan perjanjian kerjasama serta memenuhi persyaratan dan jaminan sebagai berikut : 1. Formulir data calon debitur 2. Fotocopy KTPsuami istri 3. Fotocopy Kartu keluarga 4. Fotocopy Buku nikah 5. Surat ijin Keterangan Usaha 6. Fotocopy Surat Ijin mendirikan bangunan 7. Fotocopy Rek ening Listrik 8. Fotocopy AJB (ayat jual beli) 9. Fotocopy Buku Tabungan 10. Fotocopy Slip Gaji jika Suami /istri yang bekerja 1 bulan terakhir Dengan beberapa persyaratan diatas maka yang perlu diketahui adalah faktor-faktor pendukung Proses Pemberian Kredit . Didalam pemberian kredit ada beberapa Beberapa kendala dan hambatan : 1. Adanya persyaratan document yang tidak lengkap misalnya KTP yang sudah kadaluwarsa, belum mengurus surat keterangan usaha dari kecamatan 2. Tempat tinggal bukan milik sendiri, tempat usaha yang sewa kontrak dalam arti tempat tinggal yang masih sewa atau tempat usaha juga masih sewa, maka hal tersebut tidak mendapatkan persetujuan, maka harus sudah menjadi sertifikat hak milik antara tempat tinggal sendiri atau tempat usaha sendiri . 3. Masih punya pinjaman ditempat lain, dimana calon debitur masih mempunyai pinjaman di bank atau lembaga pembiayaan lain, sehingga aplikasinya tidak disetujui . 4. Karakter dari calon konsumen , yaitu karakter konsumen yang Berikut Data –Data Pada Bulan January 2009 - Desember 2010
faktor pendukung yang kelancaran proses yaitu :
membantu
a. Keterbukaan (Transparancy). Keterbukaan dalam mengemukakan informasi yang material dan relevan serta keterbukaan dalam proses pengambilan keputusan b. Akuntabilitas . Kejelasan fungsi dan pelaksanaan pertanggungjawaban organ bank sehingga pengelolaannya berjalan efektif. c. Pertanggungjawaban . Kesesuaian pengelolaan bank dengan peraturan bank perundang–undangan yang berlaku dan prinsip–prinsip pengelolaan bank yang sehat . d. Independensi Pengelolaan bank secara profesional tanpa pengaruh /tekanan dari pihak manapun . e. Kewajaran (fairness) Keadilan dan kesetaraan dalam memenuhi ha –hak stake holder yang timbul berdasarkan perjanjian dan peraturan perundang –undangan yang berlaku. kurang baik, tidak menunjukkan itikad yang baik dan tidak memberikan informasi dan komunikasi yang baik terhadap kreditor. 5. BPKB kendaraan bermotor yang masih dijaminkan di tempat lain, adanya BPKB palsu atau masih menjadi agunan ditempat lain , maka hal tersebut tidak disetujui . 6. Kendaraan yang belum habis masa pelunasannya, calon debitur masih belum melunasi pembayaran kendaraan yang akan dijaminkan, sehingga BPKB nya tidak dapat dijadikan jaminan . 7. Jaminan yang tidak mencukupi . Artinya barang –barang elektronik yang yang dijaminkan tidak mencukupi jumlah yang akan dipinjam oleh calon debitur
Dokument yang realisasi , blm terealisasi , document yang ditolak .
Untuk Melihat kelancaran pemberian kredit mikro pada PT Verena Oto Finance Cabang Cileungsi Bogor dapat dilihat
jumlah aplikasi yang terealisasi disetujui dan yang tidak terealisasi yaitu :
Tabel 4.2 Jumlah debitur kredit mikro si jitu pro pada PT Verena Oto Finance per January s/d December 2010 No
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Bulan
January February Maret April Mei Juni Juli Agustus September October November Desember Total Sumber : data dari 2010
Jumlah debitur Yang Yang Yang tidak Persentase Ket mengajukan terealisasi terealisasi pemberian kredit kredit (%) 60 50 10 83 80 75 15 93 120 100 20 83 110 105 5 95 130 125 5 96 160 138 22 86 175 140 35 80 184 150 34 81 200 180 20 90 225 165 60 73 230 140 90 60 320 170 50 53 1994 1538 366 77 data nasabah PT Verena Oto Finance cab cileungsi bogor thn
Di bawah ini adalah jumlah calon debitur kredit mikro pada PT Verena Oto finance pertahun 2010 Tabel 4.3 Jumlah pemberian kredit mikro keseluruhan pertahun 2010 Keterangan Jumlah debitur yang terealisasi Jml debitur yang tidak terealisasi
4.3 Analisis Dari data tentang peranan administrasi terhadap kelancaran proses pemberian kredit diatas dapat diketahui bahwa bagian administrasi sangat mempunyai peranan dalam menangani proses pemberian kredit, selain menangani proses pemberian kredit para calon debitur bagian administrasi juga bertugas mengelola dokumentasi setiap korespondensi semua pencatatan yang berkaitan dengan kredit sejak permohonan sampai dengan pelunasan, pengelolaan dokumentasi kredit harus dilakukan dengan tertib dan selau uptodate sebagai bahan untuk melakukan
Jumlah 1538 ( 77%) 366 (18.3%) 1994
kaji ulang dan penilaian perkembangan kualitas kredit. Serta mengawasi dan menangani angsuran kredit mikro dari para debitur sampai dengan pelunasan . Kelancaran Proses pemberian kredit mikro ini dapat dilihat jumlah dan prosentase debitur yang terealisasi dan debitur yang tidak terealisasi dalam satu tahun pada PT Verena Oto, Jumlah debitur yang terealisasi lebih banyak 1994 (77%) debitur petahun, sedangkan jumlah debitur yang tidak terealisasi sebanyak 366 (18,3%) debitur per tahun. Ada kenaikan dari tahun sebelumnya,
namun ada penurunan pada jumlah prosentase. Karena ada kebijakan dari perusahaan berkaitan mulai banyak debitur yang kurang lancar dalam pembayaran angsuran. Sehingga dilakukan pengetatan dalam persyaratan, calon debitur untuk meminimalisir kredit macet. Sedangkan jika jumlah debitur yang terealisasi lebih banyak dibandingkan dengan jumlah debitur yang tidak terealisasi maka proses pemberian kredit mikro mengalami kelancaran, namun jika sebaliknya jumlah debitur yang tidak terealisasi lebih banyak dari debitur yang terealisasi maka proses pemberian kredit mikro mengalami hambatan atau tidak lancar. Jumlah debitur yang tidak terealisasi, disebabkan oleh beberapa hal misalnya : persyaratan administrasi kurang lengkap, KTP sudah tidak berlaku atau palsu, tidak memiliki usaha atau pekerjaan 4.4
. Faktor- faktor pendukung kelancaran pemberian kredit : Pengajuan kredit yang tidak disetujui adalah documentdocument yang belum terealisasi adalah agar dapat meningkatkan kelancaran persetujuan kredit tersebut. Ada beberapa hal yang harus dilakukan yaitu : 1. Dengan melakukan sosialisasi, kepada konsumen bagaimana cara mengajukan persyaratan apa saja yang harus dipenuhi oleh calon konsumen, karena ada beberapa konsumen yang masih belum memahami persyaratan yang diberikan oleh perusahaan dengan memberikan pengarahan berkala dari pihak bagian pemasaran 2. Melakukan promosi yang tepat dan jelas, pada calon debitur baik bagi calon konsumen maupun perusa haan 4 Memberikan pengumuman dan informasi terbaru pada calon debitur, pihak marketing selalu melakukan follow up langsung pada calon konsumen 5 Membantu calon konsumen untuk melengkapi dokument yang kurang, karena banyak calon konsumen yang
tetap, surat jaminan palsu, dan gaji tidak mencukupi, serta memiliki tunggakan kredit dibank bank lain . Prosedur pemberian kredit merupakan salah satu faktor penunjang kelancaran kegiatan pemberian kredit, Oleh karena itu setiap bank memiliki kebijakan masing–masing untuk membantu kelancaran kegiatan usahanya dalam memajukan bisnis perbankan, perkreditan dalam dunia perbankan merupakan bisnis dengan porsi terbesar dari aset bank maupun lembaga keuangan. Oleh karena itu baik bank maupun lembaga keuangan di bidang pembiayaan harus memiliki dan analisis kredit yang matang yang mampu bertanggung jawab mengelola proses pemberian kredit untuk menghindari kegagalan atau terhambatnya proses pemberian kredit .
oleh pihak marketing atau pemasaran agar para calon debitur tidak memiliki persepsi yang salah terhadap produk yang sedang ditawarkan 3 Para staff administrasi mengadakan training dan pertemuan rutin dengan marketing untuk sosialisasi kebijakan kebijakan baru yang diterapkan oleh para pihak management. Yaitu secara rutin memberikan kajian–kajian, dan brainstroming saling bertukar pendapat dan ide untuk mendapat kesepakatan bersama sehingga dapat mewujudkan kebijakan-kebijakan yang lebih
berpendidikan rendah, kurang memahami berbagai persyaratan 6 Memberikan kemudahan– kemudahan persyaratan. 7 Memotivasi pada bagian pemasaran dan memfollow up bagian pemasaran untuk segera mengumpulkan berkas yang belum lengkap.
8 Menjalin dan membina dan memelihara hubungan komunikasi yang baik antara marketing dan administrasi kredit . 9 Melakukan follow up dengan pihak kantor pusat untuk mempercepat persetujuan kredit
dari kantor pusat , serta konsultasi dengan unit terkait mengenai masalah legal atau keabsahan dokumen calon debitur kredit agar tidak terjadi kesalahan yang dapat merugikan perusahaan .
Tabel 4.4 Berikut proses Pembayaran kredit dari konsumen KONSUMEN MEMBAYAR ANGSURAN KE GERAI
ADMIN .KEUANGAN/COLLECTION
SETORDANA KONSUMEN KE BANK YANG BEKERJASAMA DENGAN PRSHAAN
PROSES INPUT DATA ANGSURAN DAN MONITORING ANGSURAN FILLING /ARSIP DATA PEMBAYARAN KONSUMEN
Sumber: Data Standard Operasional PTVerena Oto Finance Cab Cileungsi V. Penutup 5.1 Simpulan Setelah dilakukan analisis maka dapat ditarik kesimpulan : 1. Bagian administrasi pada PT Verena Oto Finance peranannya sangat penting terhadap kelancaran proses pemberian Kredit mikro, karena bagian inilah awal dimulainya proses pemberian kredit. 2. Bagian administrasi pada PT Verena Oto Finance tidak hanya memproses pemberian kredit para calon debitur saja, tetapi bagian administrasi juga bertugas mengelola dokumentasi setiap korespondensi semua pencatatan yang berkaitan dengan kredit sejak permohonan sampai dengan pelun asan . 3. Kelancaran proses pemberian kredit Di PT Verena Oto Finance sangat berkaitan dengan kelengkapan data persyaratan kredit yang diajukan para calon debitur, karena kelengkapan data dan keabsahan persyaratan
pengajuan kredit merupakan permasalahan pokok yang dapat menghambat kelancaran proses pemberian Credit Mikro pada PT Verena Oto Finance 4. Kelancaran Proces Pemberian Credit Mikro dapat dilihat dari jumlah dan prosentase debitur yang terealisasi pertahun dan jumlah debitur yang tidak terealisasi pertahun. 5.2 Saran Adapun saran –saran yang dapat penulis berikan adalah sebagai berikut : 1. Dalam menangani proses pemberian kredit pada PT Verena Oto Finance khususnya pada bagian administrasi harus lebih teliti dalam memeriksa kelengkapan data dan keabsahan persyaratan pengajuan kredit calon debitur, sehingga tidak terjadi kesalahan diwaktu yang akan datang yang dapat merugikan perusahaan . 2. Harus ada kerjasama yang baik antara administrasi dengan analis
kredit sehingga dapat membantu kelancaran proses pemberian kredit mikro pada PT Verena Oto Finance cabang Cileungsi Bogor. 3. Sangat diperlukan tenaga administrasi yang menguasai dibidang perkreditan dalam memproses pemberian kredit mikro pada PT Verena Oto Finance. 4. Diperlukan adanya training pelatihan khusus bagi administrasi yang menangani kredit 5. Sarana pendukung administrasi, komputerisasi yang mengkoordinir dan menunjang kegiatan proses pemberian kredit .
www.pdf-earcher .com/Analisi –Kredit –Pada-bpr-bkk Lasem Rivai,Veithzal. 2006. Credit Management Handbook. Raja Grafindo Perkasa: Jakarta Simbolon ,Maringan Masry. 2004. Dasar– Dasar Administrasi dan Management. Ghalia Indonesia : Jakarta Sugiyono. 2004. Metode Penelitian Administrasi. Alfabeta : Bandung Sukoco ,Badri. 2007. Administrasi dan Management Perkantoran Modern. Erlangga : Jakarta The
DAFTAR PUSTAKA Fadli ,Ahmad.HS. 2002. Organisasi dan Administrasi. Manluhun Nayiin Press: Jakarta Hidayah,Nur. 2007. Analis Kredit Pada PD BPR-BKK Lasem. Diambil dari
Ling Gie. Perkantoran Yogyakarta
2002. Modern.
Administrasi Liberty :
Widjaja,A.W . 2000 . Administarsi Kepegawaian . Rajawali Pers : Jakarta Tim Operational Dept. 2009. PT Verena Oto Finance Divisi Kredit Mikro: Bogor
