JB.SPB.G.2/2015
PEJABAT BENDAHARI UNIVERSITI SAINS MALAYSIA SURAT PEKELILING BENDAHARI BIL. 2 TAHUN 2015
Semua Ketua Pusat Tanggungjawab,
PENUTUPAN AKAUN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA (USM) TAHUN 2015 TUJUAN Surat Pekeliling Bendahari (SPB) ini bertujuan memberi penjelasan mengenai aktiviti penutupan akaun tahunan Universiti Sains Malaysia bagi tahun 2015.
LATAR BELAKANG 2. Selaras dengan Surat Pekeliling Am Bil. 6 Tahun 2004 dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2007, Universiti Sains Malaysia (USM) dikehendaki mengemukakan laporan seperti berikut: a. Laporan Ringkasan Kedudukan Kewangan dan Prestasi Tahunan kepada Jemaah Menteri selewat-lewatnya pada 8 Januari 2016 (Jumaat); b. Penyata Kewangan USM Tahun 2015 dapat disediakan oleh Jabatan Bendahari mengikut tarikh sasaran dan diserahkan kepada Jabatan Audit Negara untuk diaudit dan disahkan selewat-lewatnya pada 26 Februari 2016 (Jumaat); dan c. Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan yang telah diaudit dikemukakan kepada Jemaah Menteri selewat-lewatnya pada 30 Jun 2016 (Khamis). 3. Sehubungan dengan perkara ini, adalah amat penting supaya semua tarikh sasaran yang dinyatakan dalam SPB ini dipatuhi dengan sepenuhnya oleh Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ). Selain dari tarikh sasaran, masa juga memainkan peranan Surat Pekeliling Bendahari Bil. 2 Tahun 2015
1
penting. Oleh yang demikian, adalah ditetapkan bahawa penerimaan dokumen kewangan di Kaunter-kaunter Jabatan Bendahari adalah dalam waktu kerja pejabat biasa sahaja. 4. Sekiranya PTJ tidak mematuhi aktiviti penutupan akaun tahunan akan memberi impak berikut kepada USM: a. Laporan Ringkasan Kedudukan Kewangan dan Prestasi Tahunan kepada Jemaah Menteri pada 8 Januari 2016 tidak dapat disediakan secara tepat; b. Penyata kewangan tidak menunjukkan kedudukan kewangan sebenar USM; c. Prestasi perbelanjaan tahun 2015 akan terkurang diambilkira; d. Berdasarkan prestasi perbelanjaan tahun 2015 akan menjejaskan penerimaan geran kerajaan kepada USM pada tahun 2016; e. Penyata Kewangan USM Tahun 2015 tidak dapat disediakan oleh Jabatan Bendahari mengikut tarikh sasaran dan diserahkan kepada Jabatan Audit Negara untuk diaudit dan disahkan pada 26 Februari 2016 (Jumaat); dan f. Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan yang telah diaudit tidak dapat dikemukakan kepada Jemaah Menteri pada 30 Jun 2016 (Khamis).
PERANAN KETUA PTJ 5. Semua Ketua PTJ diharap dapat mengambil inisiatif agar tidak menghantar dokumen kewangan pada hari terakhir penerimaan di Jabatan Bendahari. Kerjasama juga dipohon supaya Ketua PTJ atau pegawai yang diberi kuasa menandatangani dokumen kewangan merancang percutian dengan mengambilkira tarikh akhir penutupan akaun tahunan iaitu 4 Januari 2016. 6. Ketua PTJ hendaklah memastikan peraturan yang ditetapkan di dalam SPB ini dipatuhi dalam memastikan penutupan akaun USM tahun 2015 berjalan dengan lancar. PERUNTUKAN TAHUN 2015 7. Menurut Akta Bekalan 2015, peruntukan mengurus tahunan akan luput pada akhir tahun dan tidak boleh dibawa ke hadapan walaupun komitmen telah dibuat melalui Borang Pesanan dalam tahun berkenaan. 8. Semua Ketua PTJ hendaklah memastikan peruntukan PTJ bagi tahun 2015 adalah mencukupi untuk membayar semua perbelanjaan yang telah dibuat. 9. Sekiranya peruntukan tidak mencukupi, maka bayaran bagi perbelanjaan yang berkenaan akan dikenakan kepada peruntukan tahun 2016. Perkara ini akan menjejaskan peruntukan tahun 2016. 10. Ketua PTJ diminta mengemukakan viremen tahun 2015 kepada Seksyen Belanjawan Jabatan Bendahari sebelum 13 November 2015 (Jumaat). Surat Pekeliling Bendahari Bil. 2 Tahun 2015
2
PEROLEHAN TAHUN 2015 11. Semua pengeluaran borang pesanan dan borang pesanan dalaman hendaklah dikeluarkan selewat-lewatnya pada 30 November 2015 (Isnin) bagi memastikan bekalan dan perkhidmatan diterima/ disempurnakan serta penjanaan Nota Penerimaan Barangan (GRN) selewat-lewatnya pada 21 Disember 2015 (Isnin). 12. Jika terdapat keperluan diluar jangka, permohonan pengeluaran borang pesanan dan borang pesanan dalaman hendaklah dikemukakan kepada Jabatan Bendahari. 13. Semua dokumen kewangan yang telah lengkap hendaklah dikemukakan kepada Seksyen Pengurusan Bayaran Jabatan Bendahari untuk tindakan pembayaran selewat-lewatnya pada 21 Disember 2015 (Isnin). 14. PTJ yang mengendalikan bil kontrak perkhidmatan tahunan / perubatan / telefon / air dan elektrik hendaklah mengemukakan anggaran bil bagi bulan Disember 2015 kepada Seksyen Pengurusan Bayaran Jabatan Bendahari untuk dikemaskini dalam akaun Universiti selewat-lewatnya pada 21 Disember 2015 (Isnin).
PEMBAYARAN BEKALAN / PERKHIDMATAN DAN KERJA TAHUN 2015 15. Adalah menjadi tanggungjawab semua PTJ untuk memastikan semua bil dan tuntutan yang diterima daripada pembekal dan kontraktor dibayar dalam tahun kewangan yang sama. 16. Pembayaran perolehan bekalan / perkhidmatan dan kerja yang telah dikeluarkan borang pesanan tetapi belum diterima / disempurnakan dalam tahun semasa akan dikenakan kepada peruntukan tahun 2016. 17. Pembayaran perolehan bekalan / perkhidmatan dan kerja yang telah diterima/ disempurnakan dalam tahun semasa tetapi invois dan dokumen sokongan tidak dikemukakan kepada Seksyen Pengurusan Bayaran Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 21 Disember 2015 untuk tindakan pembayaran akan dikenakan kepada peruntukan tahun 2016.
PEMBAYARAN TUNTUTAN STAF / BUKAN STAF / KERJA SAMBILAN / LEBIH MASA TAHUN 2015 18. Semua tuntutan kerja sambilan / lebih masa / tuntutan staf / bukan staf sehingga bulan November 2015 perlu dikemukakan kepada Seksyen Kewangan Staf Dan Pinjaman Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 3 Disember 2015 (Khamis). 19. Tuntutan staf / bukan staf / kerja sambilan / lebih masa bulan Disember 2015 hendaklah dikemukakan kepada Seksyen Kewangan Staf Dan Pinjaman Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 4 Januari 2016 (Isnin). Surat Pekeliling Bendahari Bil. 2 Tahun 2015
3
20. Tuntutan staf tahun 2015 yang diterima oleh Seksyen Kewangan Staf Dan Pinjaman Jabatan Bendahari selepas 4 Januari 2016 (Isnin) akan dikenakan penalti sebanyak 25% daripada jumlah tuntutan dan akan ditolak daripada amaun tuntutan sepertimana yang telah digariskan dalam Surat Edaran Bendahari 1/2006. 21. Tuntutan bukan staf / kerja sambilan tahun 2015 yang diterima oleh Seksyen Kewangan Staf Dan Pinjaman Jabatan Bendahari selepas 4 Januari 2016 (Isnin) akan dikenakan ke peruntukan tahun 2016. 22. Tuntutan lebih masa tahun 2015 yang diterima oleh Seksyen Kewangan Staf Dan Pinjaman Jabatan Bendahari selepas 4 Januari 2016 (Isnin) tidak akan diproses pembayaran.
KAD KORPORAT 23. Semua transaksi kad korporat sehingga bulan November 2015 perlu dikemukakan kepada Seksyen Kewangan Staf Dan Pinjaman Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 3 Disember 2015 (Khamis). 24. Transaksi kad korporat bulan Disember 2015 hendaklah dikemukakan kepada Seksyen Kewangan Staf Dan Pinjaman Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 4 Januari 2016 (Isnin).
PENDAHULUAN DIRI DAN PELBAGAI 25. Penyata pendahuluan diri dan pelbagai sehingga bulan November 2015 perlu dikemukakan kepada Seksyen Kewangan Staf Dan Pinjaman Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 3 Disember 2015 (Khamis). 26. Permohonan pendahuluan diri dan pelbagai hendaklah dikemukakan untuk kelulusan selewat-lewatnya pada 14 Disember 2015 (Isnin). Tiada pendahuluan akan diluluskan selepas tarikh tersebut. 27. Penyata pendahuluan diri dan pelbagai bulan Disember 2015 hendaklah dikemukakan kepada Seksyen Kewangan Staf Dan Pinjaman Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 4 Januari 2016 (Isnin). 28. Permohonan pendahuluan diri dan pelbagai tahun 2016 tidak akan dipertimbangkan untuk kelulusan sehingga pendahuluan diri dan pelbagai tahun 2015 diselesaikan.
Surat Pekeliling Bendahari Bil. 2 Tahun 2015
4
PEMBAYARAN KERJA-KERJA PROGRESS) TAHUN 2015
BINAAN
DALAM
KEMAJUAN
(WORK
IN
29. Ketua PTJ yang mengawal kerja-kerja binaan hendaklah menyediakan / mendapatkan penilaian kerja untuk semua kerja-kerja binaan dan mengemukakan kepada Seksyen Pengurusan Bayaran Jabatan Bendahari untuk dikemaskini dalam akaun Universiti selewat-lewatnya pada 21 Disember 2015 (Isnin).
PENGESAHAN PANJAR WANG RUNCIT DAN MESIN FRANKI TAHUN 2015 30. Semua buku panjar wang runcit yang belum dibuat imbuhan atau telah dibuat imbuhan perlu ditutup dengan membuat perakuan menggunakan borang JB/2/BR/5003 dan mengemukakan kepada Seksyen Pengurusan Bayaran Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 21 Disember 2015 (Isnin). 31. Semua mesin frangki yang belum dibuat imbuhan atau telah dibuat imbuhan perlu ditutup dengan membuat pengesahan menggunakan borang JB/2/BR/5004 dan mengemukakan kepada Seksyen Pengurusan Bayaran Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 21 Disember 2015 (Isnin).
PENERIMAAN / KUTIPAN TAHUN 2015 32. Ketua PTJ yang telah diturunkan kuasa untuk menjalankan urusan kutipan tunai/cek hendaklah menyerahkan semua kutipan tunai/cek yang diterima kepada Kaunter Kutipan Tunai Jabatan Bendahari sebelum jam 12.00 tengahari pada 31 Disember 2015 (Khamis). 33. Kaunter Kutipan Jabatan Bendahari akan ditutup pada jam 12.00 tengahari pada 31 Disember 2015 (Khamis).
STOR PUSAT BAHAN KIMIA, STOR BEKALAN UBAT DAN KAD PINTAR TAHUN 2015 34. Ketua PTJ yang mengendalikan stor pusat bahan kimia (UKKP) / stor bekalan ubat (Hospital USM, IPPT dan Pusat Sejahtera) / stok kad pintar (PPKT) hendaklah mengemukakan sijil dan laporan verifikasi kepada Seksyen Pengurusan Bayaran Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 4 Januari 2016 (Isnin).
RINGKASAN JADUAL PENUTUPAN AKAUN USM TAHUN 2015 35. Ringkasan Jadual Penutupan Akaun USM Tahun 2015 adalah seperti di Lampiran I.
Surat Pekeliling Bendahari Bil. 2 Tahun 2015
5
KUATKUASA 36.
SPB ini adalah berkuatkuasa pada tarikh ia dikeluarkan.
37. Dengan berkuatkuasanya SPB ini, maka Surat Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2014 adalah dibatalkan.
PENUTUP 38. Semua Ketua PTJ diharap dapat mengambil inisiatif agar tidak menghantar dokumen kewangan pada hari terakhir penerimaan ke Jabatan Bendahari. Kerjasama juga dipohon supaya Ketua PTJ atau pegawai yang diberi kuasa menandatangani dokumen kewangan merancang percutian dengan mengambilkira tarikh akhir penutupan akaun tahunan iaitu 4 Januari 2016. 39. Sehubungan dengan perkara ini, adalah amat penting supaya semua tarikh sasaran yang dinyatakan dalam SPB ini dipatuhi dengan sepenuhnya oleh Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ). Selain dari tarikh sasaran, masa juga memainkan peranan penting. Oleh yang demikian, adalah ditetapkan bahawa penerimaan dokumen kewangan di Kaunter-kaunter Jabatan Bendahari adalah dalam waktu kerja pejabat biasa sahaja. 40. Kegagalan Pusat Tanggungjawab (PTJ) untuk mematuhi aktiviti penutupan akaun tahunan akan memberi impak berikut kepada USM seperti berikut: a. Laporan Ringkasan Kedudukan Kewangan dan Prestasi Tahunan kepada Jemaah Menteri pada 8 Januari 2016 tidak dapat disediakan secara tepat; b. Penyata kewangan tidak menunjukkan kedudukan kewangan sebenar USM; c. Prestasi perbelanjaan tahun 2015 akan terkurang diambilkira; d. Berdasarkan prestasi perbelanjaan tahun 2015 akan menjejaskan penerimaan geran kerajaan kepada USM pada tahun 2016; e. Penyata Kewangan USM Tahun 2015 tidak dapat disediakan oleh Jabatan Bendahari mengikut tarikh sasaran dan diserahkan kepada Jabatan Audit Negara untuk diaudit dan disahkan pada 26 Februari 2016 (Jumaat); dan f. Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan yang telah diaudit tidak dapat dikemukakan kepada Jemaah Menteri pada 30 Jun 2016 (Khamis). 41. Sebarang pertanyaan berkenaan SPB ini boleh dikemukakan kepada Seksyen Pengurusan Akaun Dan Aset, Jabatan Bendahari.
Surat Pekeliling Bendahari Bil. 2 Tahun 2015
6
Lampiran I
RINGKASAN JADUAL PENUTUPAN AKAUN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA BERAKHIR PADA 31 DISEMBER 2015
PERANAN KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) Semua Ketua PTJ diharap dapat mengambil inisiatif agar tidak mengumpul dokumen kewangan dan menghantarnya pada hari terakhir penerimaan di Jabatan Bendahari. Kerjasama juga dipohon supaya Ketua PTJ atau pegawai yang diberi kuasa menandatangani dokumen kewangan merancang percutian dengan mengambilkira tarikh akhir penutupan akaun tahunan iaitu 4 Januari 2016. Ketua PTJ hendaklah memastikan peraturan yang ditetapkan di dalam SPB ini dipatuhi dalam memastikan penutupan akaun USM tahun 2015 berjalan dengan lancar. Sekian, terima kasih. Dr. Rohayati Mohd Isa Pemangku Bendahari
Surat Pekeliling Bendahari Bil. 2 Tahun 2015
8
BIL.
PERKARA
TARIKH AKHIR
A
AKTIVITI BAJET
1
Kemukakan permohonan akhir viremen tahun 2015 ke Jabatan Bendahari.
B
AKTIVITI PEROLEHAN
2
Pengeluaran borang pesanan dan borang pesanan dalaman (PD)
30.11.2015 (Isnin)
3
Penerimaan barangan atau perkhidmatan disempurnakan di PTJ.
21.12.2015 (Isnin)
4
Proses penjanaan Nota Penerimaan Barangan (GRN).
21.12.2015 (Isnin)
13.11.2015 (Jumaat)
Dokumen lengkap yang lewat dikemukakan ke Jabatan Bendahari akan dikenakan ke peruntukan tahun 2016. C
AKTIVITI BAYARAN
Sila kemukakan dokumen lengkap ke Jabatan Bendahari: 5
Pesanan Belian, ‘Delivery Order’, ‘Completion Order’ dan Invois termasuk permohonan bayaran ke Luar Negara.
21.12.2015 (Isnin)
Pesanan Belian, “Delivery Order”, “Completion Order” dan Invois tahun 2015 yang diterima lewat akan dikenakan ke peruntukan tahun 2016. 6
Bil Kontrak Perkhidmatan Tahunan / Perubatan / Telefon / Telefaks / Air dan Elektrik Memo anggaran bulan Disember 2015
7
Bil sebenar sehingga Disember 2015
21.12.2015 (Isnin) 04.01.2016 (Isnin)
Tuntutan Staf / Bukan Staf / Kerja Sambilan / Lebih Masa; Penyata penggunaan kad korporat; dan Penyata pendahuluan diri dan pelbagai
Transaksi sehingga November 2015
03.12.2015 (Khamis)
Transaksi Disember 2015
04.01.2016 (Isnin)
Penerimaan melepasi tarikh ditetapkan: Tuntutan staf tahun 2015 - dikenakan penalti sebanyak 25% daripada amaun tuntutan dan akan ditolak daripada amaun tuntutan (Rujuk Edaran Bendahari 1/2006) Tuntutan bukan staf/kerja-kerja sambilan tahun 2015 dikenakan ke peruntukan tahun 2016 Tuntutan lebih masa - tidak akan diproses untuk bayaran
Surat Pekeliling Bendahari Bil. 2 Tahun 2015
9
BIL.
PERKARA
TARIKH AKHIR
D
AKTIVITI HASIL DAN KUTIPAN
8
Sila kemukakan kutipan/terimaan tunai/cek dan maklumat terimaan kepada Jabatan Bendahari di Bangunan H23 Kompleks Cahaya: Semua kutipan / terimaan sehingga Disember 2015
E
LAIN-LAIN AKTIVITI
9
Penutupan buku panjar wang runcit tahun 2015 oleh PTJ dan mengemukakan buku panjar wang runcit serta Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit ke Jabatan Bendahari.
21.12.2015 (Isnin)
10
Penutupan mesin frangki tahun 2015 oleh PTJ dan mengemukakan surat permintaan imbuhan serta Sijil Perakuan Mesin Frangki ke Jabatan Bendahari.
21.12.2015 (Isnin)
11
Menjalankan kerja-kerja penilaian untuk kerja-kerja binaan oleh PTJ.
21.12.2015 (Isnin)
12
Kemukakan sijil penilaian kerja binaan ke Jabatan Bendahari.
21.12.2015 (Isnin)
13
Kemukakan sijil dan laporan verifikasi stok ke Jabatan Bendahari. Stor Pusat Kimia (Unit Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Universiti) Stor Bekalan Ubat (Hospital USM, IPPT & Pusat Sejahtera sahaja) Stor Kad Pintar (PPKT)
Surat Pekeliling Bendahari Bil. 2 Tahun 2015
12.00 tengahari 31.12.2015 (Khamis)
04.01.2016 (Selasa)
10
JB/2/BR/5003
SIJIL PERAKUAN PANJAR WANG RUNCIT PADA :
Adalah diperakui bahawa baki wang runcit yang ada di tangan bagi …………………………………………… (nama PTJ/Kod Akaun) selepas tutup urusan pada hari kerja terakhir pada ………………………… (tarikh) berkenaan panjar wang runcit (PWR) yang diberi kepada saya ialah RM ………………………(Ringgit Malaysia : …………………………………………………………………) dan telah diperakukan dengan betul seperti berikut :
BIL
BUTIRAN
a.
RM
RM
Amaun yang diperuntukkan (nilai PWR diluluskan) : TOLAK
b.
i) Rekupan yang diminta tetapi belum dijelaskan oleh jabatan. Bendahari : ii) Baucar di tangan yang sudah dibayar namun belum dikemukakan untuk rekupan :
c.
Baki Buku Wang Runcit [(a)-(b)] DISOKONG OLEH
d.
Jumlah Wang tunai di tangan [ Nota : Jumlah (c) hendaklah sama dengan jumlah (d) ]
Dokumen sokongan bagi perakuan ini telah disemak dan disahkan oleh pegawai yang bertanggungjawab : BUTIRAN
PEGAWAI PEMBAYAR
PEGAWAI MELULUS
Nama Jawatan Tandatangan Tarikh
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------DISAHKAN OLEH PEMEGANG PANJAR (KETUA PROJEK/KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB, KAMPUS)
Tandatangan
:
Cop Rasmi Nama dan Jawatan : Tarikh
:
JABATAN BENDAHARI |
2012
JB/2/BR/5004
SIJIL PERAKUAN MESIN FRANGKI PADA :
Adalah diperakui bahawa baki mesin frangki yang ada di tangan bagi ……………………………………….. (nama PTJ/Kod Akaun) selepas tutup urusan pada hari kerja terakhir pada …………………….. (tarikh) berkenaan mesin frangki (MF) yang diberi kepada saya ialah RM …………………………… (Ringgit Malaysia : ……………………………………………………………..) dan telah diperakukan dengan betul seperti berikut :
BIL
BUTIRAN
a.
RM
Amaun yang diperuntukkan (nilai MF diluluskan) : TOLAK
b.
Pembelian Terkini
c.
Baki Wang Seperti dalam Mesin Frangki [(a)-(b)] DISOKONG OLEH
d.
Jumlah Wang Runcit di tangan
[ Nota : Jumlah (c) hendaklah sama dengan jumlah (d) ]
Dokumen sokongan bagi perakuan ini telah disemak dan disahkan oleh pegawai yang bertanggungjawab : BUTIRAN
PEGAWAI PEMBAYAR
PEGAWAI MELULUS
Nama Jawatan Tandatangan Tarikh
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------DISAHKAN OLEH PEMEGANG MESIN FRANGKI (KETUA PROJEK/KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB, KAMPUS)
Tandatangan
:
Cop Rasmi Nama dan Jawatan : Tarikh
:
JABATAN BENDAHARI |
2012
