67 BAB 3 ANALIS IS S IS TEM BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1
Latar Belakang Perusahaan PT. Insan Sarana Telematika merupakan sebuah perusahaan yang melayani
penjualan jasa internet atau yang sering dikenal dengan Internet Service Provider (ISP). PT. Insan Sarana Telematika ini didirikan oleh salah satu pemegang saham yaitu Fredy Candra dan pemegang saham lainnya, pada tanggal 25 M aret 2005. PT. Insan Sarana Telematika ini awalnya beralamat di Jalan U No.84A, Kemanggisan. Dimana awal dari perusahaan ada, perusahaan ini merupakan reseller dari perusahaan internet yang cukup bersar saat itu. Tetapi seiring berjalannya waktu dan perkembangan perusahaan yang cukup pesat dapat membuat perusahaan ini menjadi perusahaan yang mandiri yang mampu melayani layanan yang pelanggannya butuhkan. PT. Insan Sarana Telematika saat ini beralamat di Jalan Daan M ogot I No.34, Jakarta Barat. Dengan nomor telepon 021 - 5643233 dan nomor fax 021 – 56971172. Saat ini perusahaan dikelola oleh Bapak Fredy Candra sebagai Direktur yang juga merupakan pendiri PT. Insan Sarana Telematika. Layanan yang dapat dilayani oleh PT. Insan Sarana Telematika yang masih berhubungan dengan internet adalah layanan Intenet sendiri, ada penyewaan Link. Pelanggan perusahaan ini cukup banyak, biasanya pelanggan ini dari perusahaan – perusahaan, instansi – instansi seperti universitas, ada perusahaan provider lainnya yang sama – sama bergerak di bidang internet dan perusahaan telekomunikasi.
68 Pelanggan ini tidak hanya berada di wilayah Jakarta saja tetepi tersebar di Pulau Jawa, Kalimantan sampai ke Papua. Untuk melayani semua pelayanan yang pelanggan inginkan PT. Insan Sarana Telematika banyak melakukan kerja sama dengan perusahaan – perusahaan yang bergerak dalam bidang yang sama yang memiliki jaringan yang lebih luas baik dari dalam negeri maupun dari dalam negeri. Perusahaan tersebut menjadi pemasok bagi PT. Insan Sarana Telematika yang dapat membantu mendukung layanan yang akan diberikan kepada pelanggan. Dengan layanan yang dapat dipenuhi oleh PT. Insan Sarana Telematika membuat pelanggan dapat menikmati berbagai layanan yang memang diperlukan. Hal ini menjadi keunggulan dari PT. Insan Sarana Telematika yang memiliki banyak relasi dengan para pemasoknya sehingga dapat memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggannya.
3.1.2
Visi dan Misi Perusahaan Visi dari PT. Insan Sarana Telematika adalah ” M enjadi perusahaan yang
bergerak di bidang telekomunikasi yang mampu menembus pasar internasional” M isi dari PT. Insan Sarana Telematika ini terdiri dari : •
Selalu berusaha membangun citra perusahaan yang baik dengan memberikan pelayan yang baik dari segi waktu dan ketepatan.
•
M embangun relasi sebaik mungkin, baik dengan pelanggan maupun dengan pemasok sehingga mampu mengembangkan sayap ke pasar internsional.
69 3.1.3
S truktur Organisasi Struktur oraganisasi di PT. Insan Sarana Telematika dapat dilihat pada
gambar di bawah ini :
Gambar 3.1 Struktur Oraganisasi PT. Insan Sarana Telematika
3.1.4
Pembagian Tugas dan Wewenang Adapun pembagian tugas dan wewenang dari masing – masing bagian
dalam struktur organisasi PT. Insan Sarana Telematika dapat dijabarkan sebagai berikut : 1.
Direktur Tugas •
M engontrol dan memastikan kelangsungan hidup perusahaan dan operasional perusahaan berjalan dengan baik
•
M erancang strategy – strategy yang lebih inovatif untuk meningkatkan laba perusahaan
70 Wewenang •
M emilih, mengangkat dan memberhentikan manajer yang membantu mengontrol kinerja perusahaan
2.
M anajer FAO ( Finance, Administration, and Operation) Tugas •
M engontrol dan memonitor fungsi keuangan, administrasi dan akuntansi agar dapat berjalan dengan lancar
•
M emantau penggunaan uang termasuk petty cash
•
M ampu mengambil keputusan yang berhubungan dengan pembelian aktiva tetap.
•
M elakukan laporan kepada direktur akan kinerja dalam lingkup FAO
Wewenang •
M egotorisasi kegiatan yang berhubungan dengan keuangan, akuntansi dan administrasi
•
3.
M eninjau dan menilai kinerja karyawan – karyawan FAO
M anajer Penjualan Tugas •
M emonitor kinerja sales agar dapat bekerja dengan baik
•
M emastikan kegiatan penjualan berjalan dengan lancar
•
M emastikan taget yang harus dicapai dapat terpenuhi
71 Wewenang •
M engambil keputusan yang berhubungan dengan prosedur / kegiatan penjualan agar tidak sampai merugikan perusahaan
•
4.
M eninjau serta menilai kinerja dari masing – masing karyawan
M anajer Teknisi Tugas •
M engawasi serta mengontrol faktor – faktor teknis dan kinerja teknisi – teknisi dalam hal melakukan tindakan teknis.
•
M emastikan kegiatan dari segi teknis dapat berjalan dengan baik
•
Bertanggung jawab terhadap kelancaran kinerja lapangan dan kinerja dalam melayani pelanggan
Wewenang •
M emerintahkan kepada bagian NOC dan bagian lapangan dalam menangani pelanggan.
•
M engotorisasi setiap pekerjaan yang berhubungan dengan masalah teknis.
5.
Bagian Administrasi Tugas •
M enyiapakan dokumen yang berhubungan dengan kontrak pelanggan dan perjanjian dengan pemasok
72 •
M engarsip setiap dokumen yang berhubungan dengan pelanggan dan pemasok.
•
M engecek kelengkapan dokumen yang harus dipenuhi oleh pelanggan dan memantau sejauh mana pelayanan terhadap pelanggan telah dilakukan.
Wewenang •
M engotorisasi pelanggan mana yang sudah dapat dilayani sehubungan dengan dokumen yang telah dipenuhi.
6.
Bagian Keuangan/Accounting Tugas •
M embuat tagihan terhadap pelanggan dan melakukan update terhadap kartu piutang pelanggan
•
M elakukan pencatatan atas transaksi yang terjadi pada perusahaan
•
M elakukan pencatatan atas transaksi penjualan terjadi dan melakukan konfirmasi pembayaran oleh pelanggan yang diterima oleh perusahaan.
Wewenang •
M engelolah penggunaan petty cash
73 7.
Sales Tugas •
M elakukan proses penjualan dari membuat SO atas permintaan pelanggan sampai pada memproses pesanan tersebut, restitusi terhadap pelayanan yang diberikan kepada pelanggan
Wewenang •
M engambil keputusan dalam proses penjualan agar dapat meningkatkan penjualan, meningkatkan laba, dan memberikan kepuasan kepada pelanggan
8.
Bagian NOC (Network Operation Center) Tugas •
M anangani setiap masalah yang dihadapi oleh pelanggan berhubungan dengan masalah teknis pelayanan yang pelanggan keluhkan.
•
M engontrol jaringan agar tetap berada dalam kondisi yang baik.
•
M emberi pelayanan kepada pelanggan selama 24 jam 1 hari, 7 hari 1 minggu non stop.
Wewenang •
M engambil keputusan dalam mencari solusi terbaik bagi masalah yang sedang di hadapi.
74 9.
Bagian Lapangan Tugas •
M elakukan proses teknis yang barada di lapangan baik dari survei sampai ke pelayanan pelanggan dengan memasang perangakat yang mendukung pelayanan di lapangan, menangani setiap masalah yang ada di lapangan
•
M elakukan support teknis di lapangan
Wewenang •
M engambil
keputusan yang terbaik
dalam penanganan
yang
berhubungan dengan lapangan
3.2
Sistem Yang Berjalan 3.2.1 •
Fungsi Yang Terkait
Fungsi Penjualan Dalam fungsi ini ada beberapa bagian dalam perusahaan yang terlibat, diantaranya adalah Bagian Penjualan, Bagian Administrasi dan Bagian Teknisi. Bagian Penjualan merupakan bagian yang pertama mendata permintaan Layanan yang dibutuhkan oleh Pelanggan. Untuk Bagian Administrasi merupakan bagian yang berfungsi dalam memerintahkan kepada Bagian Teknisi untuk mengeksekusi permintaan
Pelanggan.
Sedangkan untuk Bagian Teknisi itu sendiri berfungsi dalam mengeksekusi permintaan Pelanggan dan membuat Berita Acara Aktivasi.
75 •
Fungsi Penagihan Dalam
Fungsi
Penagihan
biasanya
perusahaan
melibatkan
Bagian
Keuangan/Akuntansi. Dimana Bagian Keuangan/Akuntansi berfungsi dalam membuat Faktur Penjualan dan mencatat Jurnal Penjualan. •
Fungsi Penerimaan Kas Dalam Fungsi Penerimaan Kas biasanya perusahaan melibatkan Bagian Keuangan/Akuntansi. Dimana Bagian Keuangan/Akuntansi berfungsi dalam menerima pembayaran dari Pelanggan dan mencatat Jurnal Penerimaan Kas atas transaksi tersebut.
•
Fungsi Restitusi Tagihan. Dalam Fungsi Restitusi Tagihan biasanya perusahaan melibatkan Bagian Keuangan/Akuntansi. Dimana Bagian Keuangan/Akuntansi berfungsi dalam menghitung jumlah restitusi yang harus diberikan kepada pelanggan dan melakukan penyesuaian terhadap Faktur Penjualan untuk bulan berikutnya.
•
Fungsi Perubahan Layanan Pelanggan Dalam fungsi ini ada beberapa bagian dalam perusahaan yang terlibat, diantaranya adalah Bagian Penjualan, Bagian Administrasi dan Bagian Teknisi. Dimana masing – masing bagian yang terlibat melakukan tugas seperti waktu menjalankan fungsi penjualan.
76 3.2.2 •
Dokumen Yang Digunakan
Sales Order Dokumen ini digunakan oleh Bagian Penjualan ketika menerima pesanan dari Pelanggan. Sales Order
ini menjadi dasar dalam memberikan layanan
kepada Pelanggan, karena dalam Sales Order ini termuat spesifikasi dari permintaan Pelanggan. •
Berita Acara Aktivasi Berita Acara Aktivasi ini dibuat ketika layanan Pelanggan sudah benar – benar aktif. Berita Acara Aktivasi ini dibuat oleh Bagian Teknisi yang secara langsung melakukan eksekusi terhadap permintaan Pelanggan. Dokumen ini menjadi dasar dalam pembuatan Faktur Penjualan.
•
Faktur Penjualan Faktur Penjualan ini merupakan tagihan kepada Pelanggan atas layanan yang mereka terima. Faktur ini dibuat oleh Bagian Keuangan setelah menerima kabar dari Bagian Teknisi bahwa layanan atas Pelanggan sudah aktif. Faktur ini biasanya dibuat pada akhir bulan untuk tagihan bulan berikutnya.
•
Faktur Pajak Faktur Pajak ini merupakan faktur yang dibuat untuk kepentingan perpajakan yang berhubungan dengan Pajak Pertambahan Nilai. Faktur Pajak ini dapat berguna bagi perusahaan dalam menghitung Pajak Keluaran atas setiap transaksi.
77 •
Kartu Piutang M erupakan kartu yang mengambarkan piutang masing – masing Pelanggan. Dimana dalam Kartu Piutang ini dapat dilihat berapa piutang yang dimiliki Pelanggan saat ini dan juga dapat melihat historis pembayaran dam historis transaksi yang dilakukan oleh Pelanggan pada perusahaan.
•
Jurnal Penjualan M erupakan pencatatan akuntansi yang dibuat atas transaksi penjualan. Dalam hal ini setiap ada pembuatan Faktur Penjualan maka ada pencatatan Jurnal penjualan atas transaksi tersebut.
•
Jurnal Penerimaan Kas M erupakan pencatatan akuntansi yang dibuat atas transaksi penerimaan kas. Dalam hal ini setiap ada pembuatan Bukti Penerimaan Kas maka ada pencatatan Jurnal Penerimaan Kas atas transaksi tersebut.
3.2.3
Prosedur Penjualan
Penjualan ini dimulai dengan pelanggan mengirimkan PO (purchase order) kepada Bagian Penjualan untuk diproses apakah permintaan dari Pelanggan dapat dilayani atau tidak baik dari segi teknis maupun dari besarnya bandwith yang diminta serta jenis layanan yang pelanggan inginkan. Bagian Penjualan dalam hal ini meminta Bagian Teknisi Lapangan untuk melakukan survey terhadap pelanggan tersebut. Setelah permintaan pelanggan berdasarkan PO bisa perusahaan layani maka Bagian Penjualan akan membuat SO (sales order) 2 rangkap. • SO lembar ke-1 akan diarsip oleh Bagian Penjualan
78 • SO lembar ke-2 dikirimkan ke Bagian Administrasi Setelah Bagian Administrasi menerima SO dari Bagian Penjualan maka Bagian Administrasi ini akan mengirimkan email perintah kerja kepada Bagian NOC untuk melakukan instalasi terhadap permintaan dari Pelanggan sesuai dengan SO yang telah diberikan oleh Bagian Penjualan. Bagian NOC akan memberikan report atas pekerjaan mereka dengan mereply email perintah kerja dari Bagian Administrasi. Dengan adanya email balasan dari Bagian NOC maka Bagian Administrasi akan membuat BAA (Berita Acara Aktivasi) sebanyak 2 rangkap. Bagian Administrasi juga harus menanyakan apakah pelanggan ini melakukan trial atau tidak kepada Bagian Penjualan. Setelah BAA terisi dengan benar maka BAA ini akan dibawa oleh Bagian Penjualan kepada Pelanggan untuk ditanda tangani. Sehingga BAA ini menjadi bukti bagi Pelanggan bahwa perusahaan telah melakukan pelayanan yang mereka inginkan dan mereka telah menerima pelayanan yang perusahaan berikan. BAA lembar ke-1 diberikan kepada Pelanggan BAA lembar ke-2 diarsip Bagian Administasi. Selain BAA Bagian Penjualan akan memberikan kontrak yang harus ditanda tangani oleh pelanggan. Kontrak ini dibuat 2 buah yaitu untuk perusahaan dan pelanggan. Kontrak ini akan di arsip oleh Bagian Administrasi. Biasanya kontrak ini dipergunakan bagi perusahaan – perusahaan besar yang akan menjadi Pelanggan dan tender – tender lainnya. Untuk Pelanggan yang biasa saja jarang sekali menggunakan kontrak. Hal ini dapat di gambakan pada gambar 3.2 dibawah ini :
79
Gambar 3.2 Flowchart Prosedur Penjualan
80 3.2.4
Prosedur Upgrade / Downgrade Layanan Setelah berjalannya pelayanan yang diberikan, terkadang Pelanggan ingin
melakukan penambahan bandwidth yang dikarenakan merasa puas dengan layanan yang kita berikan atau bahkan terjadi pengurangan bandwidth yang dikarenakan banyak sebab. M aka dari itu biasanya Pelanggan hanya memberikan informasi melalui email kepada Bagian Administrasi mengenai perubahan layanan yang diingikan oleh Pelanggan . Berdasarkan email tersebut maka Bagian Administrasi akan menghubungi Bagian NOC untuk mengupdate permintaan dari pelanggan tersebut. Berdasarkan konfirmasi dari Bagian NOC maka Bagian Administrasi akan meneruskan ke Bagian Keuangan/Accounting untuk melakukan penagihan sesuai dengan permintaan Pelanggan. Prosedur permintaan upgrade / downgrade ini dapat digambarkan pada gambar 3.3 di bawah ini:
81
Gambar 3.3 Flowchart Prosedur Upgrade / Downgrade Layanan
82 3.2.5
Prosedur Penagihan
Setelah menerima Berita Acara Aktivasi (BAA) yang telah ditanda tangani oleh Pelanggan maka Bagian Administrasi akan memberikan informasi kepada Bagian Keuangan/Accounting melalui email. Informasi ini dipergunakan oleh Bagian Keuangan/Accounting untuk membuat Faktur Penjualan. Bagian Keuangan/Accounting akan membuat Faktur Penjualan dan Faktur Pajak sebanyak 2 rangkap. Faktur Penjualan dan Faktur Pajak rangkap ke-1 untuk pelanggan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak rangkap ke-2 dikirimkan pada Bagian Keuangan/ Accounting Selain membuat Faktur Penjualan, Bagian Keuangan/Accounting juga akan mencatat transaksi tersebut ke Jurnal Penjualan dan mengupdate Kartu Piutang pelanggan. Dalam hal ini Kartu Piutang terupdate
karena biasanya pelanggan
melakukan pembayaran setelah memakai pelayanan secara penuh. Sehingga perusahaan biasanya memberikan waktu kepada pelanggan untuk mempergunakan terlebih dahulu layanannya. Pada akhir bulan Bagian Administrasi memberikan informasi kepada pelanggan melalui telepon akan tagihan yang masih belum dibayar. Proses penagihan pada PT. Insan Sarana Telematika ini dapat digambarkan pada gambar 3.4 seperti dibawah ini
83
Gambar 3.4 Flowchart Prosedur Penagihan
84 3.2.6
Prosedur Penerimaan Kas
Pelanggan biasanya akan melakukan pembayaran dengan transfer ke rekening perusahaan dan pelanggan melakukan konfirmasi dengan mengirimkan bukti transfer baik melalui fax maupun email. Apabila Bagian Administrasi menerima konfirmasi pembayaran maka akan langsung mencatatnya pada Jurnal dan mengupdate Kartu Piutang sebesar pembayaran yang pelanggan lakukan. Bagian Keuangan/ Accounting akan memeriksa pencatatan Jurnal dan update terhadap Kartu Piutang hasil dari pencatatan atas pemabayaran yang Pelanggan lakukan oleh Bagian Administrasi. Selain Bagian Administasi yang mendapatkan konfirmasi dari pelanggan Bagian Keuangan/Accounting dapat mengupdate Kartu Piutang dan mencatat pembayaran ke dalam Jurnal atas pembayaran pelanggan dengan mendownload mutasi rekening koran setiap harinya. Apabila
pembayaran
pelanggan
menggunakan
cek/giro
maka
Bagian
Keuangan/Accounting akan memproses pencairan atas cek/giro ke bank. Berdasarkan bukti
setoran
uang
ke
bank
sebesar
cek/giro
yang
dicairkan
Bagian
Keuangan/Accounting dapat mencatat pembayaran pelanggan ke dalam Jurnal dan mengupdate Kartu Piutang pelanggan tersebut. Prosedur penerimaa kas pada PT.Insan Sarana Telematika ini dapat digambarkan pada gambar 3.5 seperti di bawah ini:
85
Gambar 3.5 Flowchart Prosedur Penerimaan Kas
86 3.2.7
Prosedur Restitusi/Pengurangan Pembayaran
Dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan tidak selalu berjalan dengan lancar, karena
masih ada hambatan yang kadang terjadi, seperti matinya layanan
internet yang diakibatkan oleh beberapa hal teknis. Hal ini tentunya membuat pelanggan merasa rugi karena layanannya tidak sesuai dengan jumlah bandwith yang pelanggan beli, maka pelanggan akan meminta kepada Bagian Keuangan/Accounting untuk melakukan restitusi terhadap tagihan bulan berikutnya.
Dengan adanya pemintaan
restitusi dari pelanggan yang dikirimkan melalui email atau penyampaian informasi melalui telepon, Bagian Keuangan/Accounting akan meminta informasi akan pemakaian bandwith kepada Bagian NOC. Setelah mendapatkan informasi dari Bagian NOC berupa M RTG (Multi Router Traffic Grapher) pemakaian bandwith pelanggan maka Bagian Keuangan/Accounting akan membandingkan antara data yang diberikan oleh pelanggan akan layanan yang mereka terima dengan M RTG dari NOC tersebut. Apabila data tersebut memang benar maka Bagian Keuangaan/Accounting akan melakukan penyesuaian tagihan ke pelanggan pada bulan berikutnya. Prosedur penerimaa kas pada PT.Insan Sarana Telematika ini dapat digambarkan pada flowchart seperti di bawah ini:
87
Gambar 3.6 Flowchart Prosedur Restitusi/Pengurangan Pembayaran
88
3.3
Rich Picture Sistem yang berjalan Berikut ini dapat diliat rich picture pada sistem yang berjalan, yang disajikan pada
gambar 3.7 :
89
Gambar 3.7 Rich Picture Sistem yang berjalan
90 3.3.1
Detail dari Rich Picture Untuk lebih jelas pada masing – masing prosedur dapat dilihat pada rich
picture dibawah ini sebagai berikut : 3.3.1.1
Prosedur Penjualan
Gambar 3.8 Rich Picture Prosedur Penjualan
91 3.3.1.2
Prosedur Penagihan
Gambar 3.9 Rich Picture Prosedur Penagihan
92
3.3.1.3
Prosedur Upgrade/Downgrade
Gambar 3.10 Rich Picture Prosedur Upgrade/Downgrade
93
3.3.1.4
Prosedur Restitusi
Gambar 3.11 Rich Picture Prosedur Restitusi
94
3.3.1.5
Prosedur Penerimaan Kas
Gambar 3.12 Rich Picture Prosedur Penerimaan Kas
3.4
Analisis Temuan Hasil Survey Dalam melakukan survey ke perusahaan ditemui beberapa masalah yang
pelaksanaan prosedur penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas di PT. Insan Sarana Telematika. Selain itu diberikan beberapa rekomendasi terhadap masalah yang dihadapi. Berikut penjabarannya:
95 1. Tidak terintegrasinya data dari Bagian NOC dan Bagian Keuangan/Accounting Pada perusahaan belum memiliki data pemakaian pelanggan aktual yang dapat menjadi dasar dalam melakukan penagihan terhadap pelanggan. Data aktual ini terdapat pada Bagian NOC yang secara teknis memantau penggunaan pelanggan dengan mengunakan M RTG (Multi Router Traffic Grapher). Sedangkan untuk melakukan penagihan Bagian Keuangan/Accounting melakukan penagihan sesuai dengan perjanjian pelanggan tanpa memperhatikan data aktual kecuali ada keluhan dari pelanggan terhadap pelayanan yang tidak sesuai dengan perjanjian. Seperti yang dikatakan oleh Wilkinson pada bab 2 diatas, yaitu pada aktivitas pengendalian intern lebih tepatnya pada hal Application Control menekankan bahwa perlu adanya cross-checks dalam melakukan pemprosesan data sehingga tidak terjadi kesalahan dalam melakukan setiap aktivitas. Sehingga orang yang melakukan fungsinya dapat mempertanggung jawabkan hasil dari aktivitasnya berdasarkan data – data yang memang benar – benar ada dan akurat. Apabila terjadi keluhan dari pelanggan akan layanan yang tidak sesuai dengan perjanjian, biasanya pelanggan meminta restitusi terhadap tagihan bulan berikutnya. Dalam memproses restitusi Bagian Keuangan/Accounting tidak dapat langsung mengetahui kebenaran akan keluhan pelanggan tersebut karena data aktual tersebut hanya terdapat pada Bagian NOC. Sehingga Bagian Keuangan/Accounting merasa kesulitan dalam memperoleh data aktual. Dengan adanya kesulitan akan data ini,sering terjadi penundaan restitusi yang cukup lama, yaitu restitusi yang bisa terlaksana 3 sampai 4 bulan kedepan. Hal ini dapat membuat pelanggan merasa dirugikan, dan timbul keinginan pelanggan untuk menunda pembayaran tagihan. Penundaan pembayaran tagihan ini dikarenakan
96 belum dilakukannya restitusi tagihan. Pada akhirnya penundaan pembayaran dapat mengganggu cash flow perusahaan, dan terjadinya penumpukan piutang. Hal ini tentunya membuat perusahaan pun dirugikan. Dari permasalahan ini maka diperlukan sistem yang dapat menghubungkan antara data aktual yang terdapat di Bagian NOC dengan data pelanggan yang terdapat di Bagian Keuangan/Accounting. Sehingga data aktual yang terintegrasi dengan baik, dapat mendukung Bagian Keuangan/Accounting untuk memudahkan dalam memproses restitusi tagihan.
2. Tidak ada pendokumentasian yang baku Pada perusahaan ini masih menggunakan email dalam melakukan pekerjaannya, seperti melakukan perintah kerja kepada bagian lain, adanya permintaan perubahan layanan pelanggan. Sehingga sering terjadi sulitnya pencarian dokumen dan sulitnya mengelola data untuk menjadi informasi penting yang dapat membantu manajemen dan pihak lainnya dalam melakukan aktivitas yang berhubungan dengan informasi – informasi yang hanya disampaikan oleh email tersebut. Pada bab 2 telah dikatakan oleh Wilkinson pada aktivitas pengendalian intern dalam general control pendekomentasian yang ada pada oraganisasi harus lengkap dan up-todate.
Dokumentasi
ini
mampu
menggambarkan
prosedur
pada
setiap
operasi/aktivitasnya. Dokumentasi ini penting dalam struktur internal control; dapat membantu karyawan untuk mengerti dan menginterpretasika aturan dan prosedur yang ada pada oraganisasi tersebut. Karena dengan menggunakan email yang hanya di forward atau di reply, yang membuat tidak ada pengendalian internal dalam pengotorisasian, pendokumentasian
97 yang tanpa nomor urut tercetak dan tidak adanya pengarsipan yang baik dari email – email tersebut. Penggunaan email oleh perusahaan ini dikarenakan, perusahaan menganggap, email dapat mempercepat aktivitas perusahaan dalam hal memberikan data, tanpa mengingat pentingnya pendokumentasian. Hal ini tentunya sangat menyulitkan bagi perusahaan dalam membuat laporan yang dibutuhkan sehubungan dengan data yang ada pada email tersebut. Kesulitan ini dapat dirasakan pada pencarian dan pengumpulan data yang ada pada email sehingga dalam pembuatan laporan atau penyampaian informasi memakan waktu yang cukup lama. Hal ini membuat mamanjemen tidak dapat mengambil keputusan penting dengan cepat, sehingga ada resiko terhambatnya kinerja perusahaan. Pada masalah ini perusahaan memerlukan dokumentasi yang baku sehingga setiap data penting dapat terarsip dengan baik dan dapat berguna bagi manajemen dalam mengambil keputusan. Pada perusahaan ini perlu adanya perancangan form dan pendokumentasian yang baik. Dokumentasi dan rancangan form yang diperlukan diantaranya adalah Surat Perintah Kerja, Formulir Perubahan Layanan Pelanggan, Formulir Retitusi, Surat Penagihan.
3. Belum adanya pengendalian terhadap piutang yang jatuh tempo Pada PT. Insan Sarana Telematika belum memiliki sistem penagihan yang baik, dimana pada perusahaan ini tidak memiliki control yang baik terhadap piutang pelanggannya. Sehingga pelanggan sering melakukan penundaan pembayaran selama beberapa bulan. Dan sering terjadi juga apabila Bagian Administrasi melakukan penagihan
melalui telepon,
pelanggan
tersebut
ingin
membicarakan
masalah
98 pemabayarannya dengan direktur perusahaannya. Sedangkan posisi direktur sendiri yang sibuk membuat penundaan pembayaran semakin lama. Dalam suatu siklus pendapatan, kegiatan penagihan terhadap piutang sangat penting. Oleh karena itu, perusahaan diharapkan dapat mengontrol piutang – piutang pelanggannya agar dapat dibayar tepat pada waktunya atau sebelum jatuh tempo. Upaya pengontrolan piutang bisa dilakukan seperti menyantumkan tanggal jatuh tempo, memberikan surat penagihan yang dapat mengingatkan pelanggan untuk segera melunasi piutang mereka terhadap perusahaan. Hal ini dikarenakan tidak adanya penetapan tanggal jatuh tempo pada setiap tagihan kepada pelanggan. M asih terjadinya hubungan istimewa pelanggan terhadap direktur perusahaan, yang segala sesuatunya ingin kebijakan dari direktur perusahaan terutama dalam hal waktu pembayaran piutang. Selain itu juga masih kurang control yang baik dan belum ada tindakan yang tegas terhadap pelanggan yang memiliki piutang yang menumpuk. Hal ini tentunya sangat merugikan perusahaan, karena piutang yang terlalu lama tidak dibayar sangat berpotensi menjadi piutang tak tertagih yang pada akhirnya sangat mengacaukan cash flow perusahaan dan merugikan perusahaan. Dengan kurangnya prosedur penagihan yang baik maka akan membuat pelanggan merasa nyaman karena piutang yang seharusnya sudah ditagih untuk segera dibayar tidak ada tindakan tegas dari perusahaan. Hal ini juga membuat perusahaan dirugikan karena perusahaan harus tetap memberikan layanan sedangkan uang masuk dari pelanggan tidak ada. Dari masalah tersebut maka perlu adanya penetapan tanggal jatuh tempo dan prosedur penagihan yang baik. Sehingga pelanggan dapat ditagih sesuai prosedur yang layak dan dapat mengurangi potensi piutang tak tertagih. Dimana dalam prosedur
99 penagihan yang baik ini adanya sistem yang dapat memberikan warning kepada Bagian Administrasi agar mampu menagih pelangganya yang memang harus melakukan pembayaran terhadap perusahaan yang dapat dilakukan dengan memberikan surat tagihan terhadap pelanggan dan memberitahukan apabila dalam jangka waktu tertentu tidak melakukan pembayaran maka pelayanan perusahaan terhadap pelanggan akan dihentikan. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam melakukan penagihan guna mengurangi penumpukan piutang yang diakibatkan sulitnya pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan.
4. Tidak adanya kebijakan yang tegas atas pemberian upgrade/downgrade pelanggan Dalam pemberian upgrade/downgrade perusahaan ini belum mempertimbangkan kondisi piutang pelanggan. Karena masih ada pelanggan yang masih tetap diberikan pelayanan walaupun sudah memiliki piutang yang cukup banyak. Dalam hal ini pelanggan lama yang mau melakukan upgrade terhadap pelayan yang dulu telah diberikan. Kebijakan suatu perusahaan diperlukan dalam mengambil tindakan yang penting dalam menjaga perusahaan. Kebijakan ini menyangkut pada keputusan penting bagi perusahaan yang dapat membantu manajer
dalam mengambil tindakan bagi
perkembangan perusahaan. Kebijakan ini biasanya dibuat oleh direktur ataupun para petinggi di perusahaan yang mampu melihat suatu celah yang memang memerlukan suatu kebijakan. Seperti halnya dalam memberikan piutang kepada pelanggan yang sudah memiliki historis piutang yang buruk tetapi pelanggan ingin melakukan permintaan layanan lagi kepada perusahaan.
100 M asalah ini disebabkan adanya ketakutan perusahaan dalam hal kehilangan pelanggannya. Selain dari itu masih adanya sebagian pelanggan yang memiliki hubungan istimewa, sehingga walaupun masih ada piutang yang cukup banyak tetap diberikan layanan upgrade. Akibatnya piutang menjadi semakin tidak terkontrol dengan baik, dimana kondisi piutang pelanggan yang sudah banyak semakin lama semakin menumpuk dan resiko piutang tak tertagih semakin besar. Selain itu juga berpengaruh kepada cash flow perusahaan yang akan semakin memburu. Dalam masalah yang satu ini maka diperlukannya kebijakan terhadap pemberian upgrade/downgrade terutama masalah upgrade sehingga dapat membantu perusahaan dalam mengontrol piutang pelanggan dengan layanan yang diberikan. Untuk memudahkan manajemen tingkat puncak dalam memberikan kebijakan tersebut maka diperlukan suatu sistem yang membantu dalam memberikan informasi piutang pelanggan yang meminta upgrade/downgrade. Dengan demikan manajemen tingkat puncak
tidak
salah
dalam
memberikan
persetujuan
terhadap
pemintaan
upgrade/downgrade kepada pelanggan yang memiliki historis pembayaran piutang yang buruk.
5. Terjadi perangkapan tugas di Bagian Akuntansi dan Bagian Keuangan serta Bagian Administrasi Pada perusahaan ini masih banyak tugas – tugas yang seharusnya dikerjakan oleh orang yang berbeda dikerjakan oleh satu orang saja. Perangkapan tugas ini terjadi pada bagian keuangan dan bagian accounting dimana bagian keuangan yang membuat faktur, juga melakukan pencatatan terhadap transaksi tersebut, begitu juga apabila bagian
101 keuangan atau bagian administrasi menerima konfirmasi pembayaran dari pelanggan maka bagian keuangan atau bagian administrasi juga yang melakukan pencatatan. Begitu juga dengan petty cash yang dikeluarkan oleh bagian keuangan dan dicatat oleh Bagian Keuangan. Seperti halnya pada bab 2 telah dijabarkan pada buku Jones dan Rama (2006,p.105), COSO report yang mengidentifikasikan lima komponen pengendalian intern yang berpengaruh terhadap kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan
pengendalian
intern, dan salah satunya adalah Control Activities. Control Activities merupakan kebijakan dan prosedur yang dikembangkan organisasi untuk menangani resiko. Dalam Control Activities ada salah satu faktor yaitu Segregation of duties yang terdiri dari penetapan tanggung jawab untuk mengotorisasi transaksi , melakukan transaksi, mencatat transaksi, menjaga asset yang dilakukan oleh karyawan yang berbeda. Hal ini terjadi dikarenakan masih bayaknya tugas dan tanggung jawab yang hanya dipegang oleh satu orang saja, maksudnya perangkapan tugas. Perusahaan masih menganut sistem kepercayaan sepenuhnya kepada karyawannya. Dan perusahaan masih berusaha menghemat SDM untuk mengurangin pengeluaran perusahaan dalam hal gaji pegawai. Karena perusahaan berfikir dengan SDM yang sedikit maka kerja akan lebih tercontrol. Padahal cross-check terhadap setiap tugas masih sangat sedikit dirasakkan. Perangkapan tugas ini membuat tidak bisanya cross check pekerjaan sehingga kurang sekali control terhadap setiap tugas yang diberikan kepada karyawan yang dipercaya terhadap tugas dan tanggung jawab tertentu. Hal ini juga sangat mengkhawatirkan apabila terjadi kecurangan – kecurangan yang dilakukan oleh karyawan yang merangkap beberapa tugas yang masih saling berhubungan. Kecurangan itu seperti penggunaan sementara uang kas oleh bagian keuangan, mencatat tidak sesuai
102 dengan pengeluaran yang sesungguhnya, pembuatan nota – nota sendiri untuk menarik uang kas yang sebenarnya bukan pengeluaran perusahaan. Walaupun pada kenyataannya Bagian Akuntansi tetap melakukan pengecekan ulang terhadap setiap pencatatan yang dilakukan oleh bagian keuangan atau bagian administrasi. Dalam masalah yang lebih condong terhadap control dari tugas tanggung jawab ini perlu diperhatikan karena dengan mangandalkan kepercayaan dan kekeluargaan maka akan sulit melacaknya apabila terjadinya penyelewengan – penyelewengan tugas dan tanggung jawab seseorang. M aka dari itu diperlukan pemisahaan tugas dan tanggung jawab yang jelas untuk masing – masing bagian yang terkait dalam perusahaan tersebut. Karena dengan adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas maka akan mudah bagi manajemen dalam mengendalikan atau mengontrol setiap tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepada karyawannya dibagian tertentu. Sehingga sangatlah jelas apa dan siapa yang bertanggung jawab terhadap tugas dan tanggung jawab yang telah diberikan.
6. M asih kurangnya laporan – laporan yang dapat membantu manajer puncak dalam membuat keputusan penting bagi perusahaan Pada PT.Insan Sarana Telematika masih belum adanya laporan – laporan yang rinci pada penjualan, piutang dan penerimaan kas. Sehingga manajemen merasa kesulitan dalam mengambil keputusan yang disebabkan oleh terlalu umumnya laporan – laporan yang disajikan. Laporan yang umum ini seperti laporan penjualan secara keseluruhan, laporan piutang secara umum dan laporan penerimaan kas yang tidak begitu detail. Dalam bab 2 telah dikatakan oleh Wilkinson dalam aktivitas pengendalian itu ada yang namanya application control. Dimana dalam application control ada 3 hal yang
103 disoroti yaitu input control, processing control dan output control. Untuk laporan – laporan yang dibutuhkan manajemen lebih disorotin pada output control, dimana perusahaan mampu menghasilkan laporan – laporan baik untuk manajemen puncak maupun kepada pihak external yang berkepentingan terhadap perusahaan. Tidak adanya laporan rinci ini dikarenakan manajemen puncak merasa cukup dengan memberikan pertanyaan kepada manajer yang bertanggung jawab terhadap penjualan, piutang dan penerimaan kas. Dimana dengan bertanya manajemen puncak merasa informasi yang dia butuh tercukupi. Selain itu juga kurang perhatiannya bagian yang bertanggung jawab terhadap penjualan,piutang dan penerimaan kas dalam memberikan informasi tanpa perlu manajemen puncak menanyakan terlebih dahulu laporan yang sebenarnya dibutuhkan. Hal ini mengakibatkan banyak informasi yang penting dengan tidak sajikan secara tertulis dan mengandalkan dari bertanya kepada manajer di tiap – tiap bagian membuat manjemen puncak maupun direktur merasa kesulitan dalam mengambil keputusan. Laporan yang tidak tersaji ini mengakibatkan informasi kepada direktur maupun manajemen menjadi suatu informasi yang kurang lengkap untuk mengambil keputusan yang terbaik bagi perusahaan. Untuk rekomendasi terhadap masalah ini, diperlukan adanya suatu sistem yang mampu menghasilkan laporan – laporan yang dapat membantu manajemen puncak ataupun direktur dalam memperoleh informasi untuk kepentingan pengambilan keputusan yang terbaik bagi perusahaan sehubungan dengan penjualan, piutang dan penerimaan kas. Adapun laporan – laporan yang diperlukan oleh menejemen puncak ataupun direktur sabagai berikut : •
Laporan Penjualan
104 o Laporan Penjualan per Layanan o Laporan penjualan per Sales o Laporan Penjualan per Pelanggan •
Laporan Penjualan Yang Belum Lunas
•
Laporan Analisis Umur Piutang
•
Laporan Upgrade/downgrade o Laporan Upgrade LayanaanPelanggan o Laporan Downgrade Layanan Pelanggan
•
Laporan Restitusi Tagihan o Laporan Restitusi Tagihan per Pelanggan
•
Laporan Penerimaan Kas
•
Laporan Histori Pembayaran per pelanggan
•
Laporan Jurnal Penjualan
•
Lapoarn Jurnal Penerimaan Kas
•
Laporan Selisih Kurs
•
Laporan Summary Pesanan berdasarkan Survey
•
Laporan Aktivasi Layanan o Laporan Aktivasi Layanan per Pelanggan o Laporan Aktivasi Layanan per Layanan
