PENGURUSAN DAN PENYELENGGARAAN KENDERAAN. PK.UniMAP.(P).08

Prosedur Kualiti PENGURUSAN DAN PENYELENGGARAAN KENDERAAN No Rujukan PK.UniMAP.(P).08 Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009 No Keluaran : 01 No Pindaan : 00 1/14 Mukasurat

UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS

PROSEDUR

PENGURUSAN DAN PENYELENGGARAAN KENDERAAN PK.UniMAP.(P).08

Disediakan oleh :

Disemak oleh :

PENOLONG PENDAFTAR

WAKIL PENGURUSAN

Diluluskan oleh :

____________________________________________________ (Prof. Madya Mazelan Abdul Hamid) Pengarah Jabatan Pembangunan

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan


1.0


OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengurusan penyelenggaraan kenderaan UniMAP dilaksanakan dengan sempurna supaya proses penggunaan kemudahan pengangkutan dan pembelajaran pelajar berjalan lancar.

2.0

SKOP Proses ini hendaklah digunapakai untuk menyelenggara kenderaan di Universiti Malaysia Perlis.




3.0

4.0

SINGKATAN Pgh (Pbgn)

:

Pengarah Pembangunan

PP Pbgn

:

Penolong Pendaftar Jabatan Pembangunan

J (Pbgn)

:

Jurutera Jabatan Pembangunan

PTk

:

Pembantu Teknik

Jt

:

Juruteknik

Tk

:

Tukang

UPg

:

Unit Pengangkutan

DEFINISI Pemandu

:

Pemandu Jabatan Pembangunan UniMAP

Kakitangan

:

Pegawai atau Staf UniMAP

Kad KEW. PA 2

:

Rekod Daftar Harta Modal yang mengandungi butiran peralatan dan maklumat penambahan, pengantian serta naiktaraf peralatan.

Kad KEW. PA 14

:

Rekod Daftar Penyelenggaraan Harta Modal.




5.0

Servis Kenderaan

:

Proses membaikpulih kenderaan secara berkala

Membaikpulih Kerosakan

:

Proses membaikpulih jika berlaku kerosakan

Membaikpulh jika berlaku kemalangan

:

Proses membaikpulih jika berlaku kemalangan

DOKUMEN RUJUKAN Bil.

Nama Dokumen

Lokasi

No. Rujukan

5.1

Manual Kualiti - Infrastruktur Seksyen 6.3

Bilik Dokumen

MK-UniMAP-01

5.2

Arahan Perbendaharaan

Jabatan Pembangunan

DS.PK.UniMAP.08-01

5.3

Akta Prosedur Kewangan1957

Jabatan Pembangunan

DS.PK.UniMAP.08-02




6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab

Tindakan A. PENYELENGGARAAN PENCEGAHAN

Pgh ( Pbgn)

1. Memastikan perlaksanaan penyelenggaraan di peringkat dilaksanakan oleh pegawai atau jurutera yang berkelayakan.

jabatan

Pegawai UPg

2. Kenalpasti kenderaan yang perlu diselenggara secara berjadual dan mengisi borang laporan kerosakan kenderaan.

J (Pbgn), PTk

3. Melengkapkan serta menghantar maklumat kenderaan di dalam jadual Penyelenggaraan kepada Unit Mekanikal /bengkel. 4. Menyelaras perlaksanaan penyelenggaraan berpandukan jadual penyelenggaraan.

mengikut

keutamaan

5. Tentukan samada penyelenggaraan boleh dilakukan sendiri atau menggunakan khidmat kontraktor luar. Sekiranya menggunakan khidmat kontraktor luar, jalankan proses perolehan perkhidmatan luar.

Jt, Tk

6. Laksanakan kerja-kerja penyelenggaraan dan maklum kepada J(Pbgn),PTk sebaik sahaja selesai.



PTk , Jt


7. Merekodkan penyelenggaraan yang telah dilakukan di dalam jadual penyelenggaraan.

B. PENYELENGGARAAN PEMBAIKAN Pemandu

1. Membuat serta menghantar laporan kerosakan kenderaan dengan menggunakan Borang Laporan Kerosakan Kenderaan.

Jt, Tk

2. Menerima dan memeriksa kerosakan seperti yang dilaporkan serta memaklumkan kepada J (Pbgn), PTk mekanikal untuk tindakan selanjutnya. 3. Melaksanakan proses pembaikkan yang boleh dilakukan sendiri. 4. Jika memerlukan alatganti, laporkan kepada J (Pbgn), PTk mekanikal untuk menjalankan proses perolehan.

J (Pbgn), PTk

5. Membuat perolehan alatganti. 6. Menerima alatganti dan menyerahkan kepada Jt , Tk untuk membaiki kerosakan dengan kadar segera.

Jt, Tk

7. Sekiranya kerosakan tidak dapat diperbaiki sendiri, maklumkan kepada J (Pbgn), PTk bagi menentukan jenis kerosakan serta mendapatkan perkhidmatan pembaikkan daripada pihak luar.



J, PTk, Jt


8. Memantau kerja-kerja pembaikkan yang dibuat oleh pihak Kontraktor luar. 9. Rekodkan tindakan yang telah diambil didalam borang laporan kerosakan serta memaklumkan kepada pelapor sebaik sahaja pembaikkan selesai. 10. Merekodkan kerja pembaikan yang telah dilakukan di dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal KEW.PA 14. C. KEMALANGAN YANG MELIBATKAN KENDERAAN JABATAN :- Rujukan PP Bil.7 Tahun 1985

Pemandu

1. Melaporkan ke balai polis yang berhampiran dalam tempoh 24 jam dari waktu kemalangan berlaku. 2. Memberi laporan secara lisan kepada Pgh. 3. Mengisi Borang Laporan Kemalangan ( RK.UniMAP.(P).08-01 ) dan diserah kepada Pgh melalui unit pengangkutan dalam tempoh 48 jam dari kemalangan berlaku.

UPg

4. Melaporkan kemalangan kepada Pgh, Unit mekanikal dan Bendahari Universiti dengan kadar segera. 5. Memastikan kenderaan yang rosak akibat dari kemalangan diperiksa oleh J (Pbgn), PTk bagi menilai kerosakan

J

6. Laporan pemeriksaan dan penilaian oleh unit mekanikal hendaklah disediakan dan dikemukakan kepada Pgh.



UPg


7. Mendapatkan laporan kecederaan yang dialami oleh mangsa kemalangan dan mendapatkan laporan polis. 8. Menyampaikan laporan-laporan lengkap dalam tempoh tiga puluh hari dari tarikh berlakunya kemalangan kepada Pgh dan Bendahari Universiti.

J

7.0

9. Melaksanakan kerja –kerja pembaikan dan penyelenggaraan setelah mendapat kelulusan Pgh. ( Rujuk kepada prosedur pembaikan ).

REKOD KUALITI

No. Rujukan

Lokasi

Tempoh Penyimpanan

Bil.

Nama Rekod

7.1

Jadual Penyelenggaraan Pencegahan Peralatan

FRK.UniMAP.(P).0802

Jabatan 5 tahun Pembangunan

7.2

Fail Borang Laporan Kerosakan

FRK.UniMAP.(P).0801

Jabatan 5 tahun Pembangunan




8.0 LAMPIRAN No. Lampiran Lampiran 1 –

Tajuk Carta Alir : a. Proses Penyelenggaraan Pencegahan b. Proses Penyelenggaraan Pembaikan c. Kemalangan Yang Melibatkan...... Kenderaan Jabatan



Prosedur Kualiti PENGURUSAN DAN PENYELENGGARAAN KENDERAAN No Rujukan PK.UniMAP.(P).08 Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009 No Keluaran : 01 No Pindaan : 00 10/14 Mukasurat Lampiran 1

CARTA ALIR PROSEDUR PENGURUSAN & PENYELENGGARAAN KENDERAAN A.

Penyelenggaraan Pencegahan

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses – Proses

Rekod

Mula Pgh ( Pbgn)

1. Pastikan perlaksanaan penyelenggaraan kenderaan dilaksanakan oleh pegawai atau jurutera yang berkelayakan .

Pegawai UPg

2. Kenalpasti kenderaan yang perlu diselenggara secara berjadual dan isi borang laporan kerosakan kenderaan.

J ( Pbgn),PTK

3. Lengkapkan & hantar maklumat kenderaan dalam Jadual Penyelenggaraan kepada Unit Mekanikal / bengkel. 4. Selaras perlaksanaan penyelenggaraan mengikut keutamaan berpandukan jadual penyelenggaraan. 5. Tentukan samada penyelenggaraan boleh dilakukan sendiri atau menggunakan khidmat kontraktor luar.Sekiranya menggunakan khidmat kontraktor luar,jalankan proses perolehan perkhidmatan luar

Jt,Tk

6. Laksanakan kerja penyelenggaraan.

-

kerja



Jt, PTk

Prosedur Kualiti PENGURUSAN DAN PENYELENGGARAAN KENDERAAN No Rujukan PK.UniMAP.(P).08 Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009 No Keluaran : 01 No Pindaan : 00 11/14 Mukasurat 7. Rekod penyelenggaraan yang telah dilakukan

Tamat

B. Penyelengaraan Pembaikan Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses – Proses

Rekod

Mula Pemandu

J (Pbgn)/ Jt

1. Membuat dan menghantar Borang Laporan Kerosakan Kenderaan.

RK.UniMAP.(P).08-01

2. Menerima & memeriksa kerosakan seperti yang dilaporkan serta maklumkan tindakan selanjutnya. 3. Laksanakan proses pembaikan. 4. Laporkan kepada Jurutera Mekanikal / Juruteknik jika memerlukan alatganti.

J (Pbgn)/ PTk

5. Buat perolehan alatganti. 6. Terima alatganti dan serahkan kepada juruteknik.




J (Pbgn)/ Jt

7. Sekiranya kerosakan tidak boleh dibaiki sendiri, maklumkan kepada Jurutera / Pembantu Teknik bagi menentukan jenis kerosakan serta mendapatkan perkhidmatan pembaikan dari pihak luar.

J (Pbgn)/ PTk

8. Memantau kerja-kerja pembaikan yang dibuat oleh pihak kontraktor luar. 9. Rekod tindakan yang telah diambil 10. Rekod kerja-kerja pembaikan yang telah dilakukan.

Tamat




C. Kemalangan Melibatkan Kenderaan Jabatan Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses – Proses

Rekod

Mula Pemandu

1.

Lapor ke balai polis berhampiran.

2.

Beri laporan secara lisan kepada Ketua Jabatan.

3.

Isi Borang Laporan Kemalangan.

4.

Lapor kemalangan kepada Ketua Jabatan, Unit Mekanikal, dan Jabatan Bendahari dengan segera.

5.

Pastikan kenderaan yang rosak akibat kemalangan diperiksa oleh Jurutera Mekanikal.

J (Pbgn)

6.

Laporan pemeriksaan & penilaian oleh unit mekanikal hendaklah disediakan.

UPg

7.

Dapatkan laporan kecederaan mangsa kemalangan dan dapatkan laporan polis.

8.

Sampaikan laporan-laporan yang lengkap kepada Ketua Jabatan dan Jabatan Bendahari.

UPg

RK.UniMAP.(P).08-01



J (Pbgn)

Prosedur Kualiti PENGURUSAN DAN PENYELENGGARAAN KENDERAAN No Rujukan PK.UniMAP.(P).08 Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009 No Keluaran : 01 No Pindaan : 00 14/14 Mukasurat 9.

Lakukan kerja-kerja penyelenggaran pembaikan setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan.

Tamat


PENGURUSAN DAN PENYELENGGARAAN KENDERAAN. PK.UniMAP.(P).08

Recommend Documents