GARIS PANDUAN MENGENAI PENGURUSAN KENDERAAN SUHAKAM (PEKELILING SETIAUSAHA BIL 2 TAHUN 2012)
SURUHANJAYA HAK ASASI MANUSIA MALAYSIA SUHAKAM
KANDUNGAN Bil. Surat
Tajuk
Muka
1.
PENGURUSAN DAN TEMPAHAN KENDERAAN SUHAKAM
5
2.
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PEMANDU
6
3.
PEMANDU GANTI KENDERAAN SUHAKAM
8
4.
PENYELENGGARAAN BUKU LOG KENDERAAN
8
5.
PENGGUNAAN KAD INDEN MINYAK
9
6.
PENGGUNAAN KAD ELEKTRONIK BAGI PEMBAYARAN TOL (KAD TOUCH N GO)
10
7.
PENJAGAAN KUNCI KENDERAAN SUHAKAM
11
8.
KEROSAKAN
13
9.
KEMALANGAN
13
10.
KECURIAN
15
11.
SAMAN
16
12.
TINDAKAN TATATERTIB
16
2
GARIS PANDUAN MENGENAI PENGURUSAN KENDERAAN SUHAKAM
PELAKSANAAN PERATURAN
A. PENGURUSAN DAN TEMPAHAN KENDERAAN SUHAKAM
1.
SUHAKAM telah menentukan beberapa kriteria bagi pengurusan dan tempahan
kenderaan bagi memastikan keberkesanan penggunaan kenderaan rasmi SUHAKAM yang meliputi pegawai (termasuk Pesuruhjaya SUHAKAM) dan kakitangan SUHAKAM:
1.1
Tempahan hanya untuk kegunaan rasmi sahaja;
1.2
Keutamaan tempahan akan diberi pertimbangan dari segi permohonan terawal, pelaksanaan program rasmi, kepentingan penggunaan dan tempat yang dituju sukar untuk mendapatkan tempat letak kereta;
1.3
Tempahan hendaklah menggunakan Borang PR.04/05 seperti dilampiran 1. Tempahan tanpa menggunakan borang tersebut hanya akan dipertimbangkan sekiranya ada kekosongan kenderaan. Ini termasuklah tempahan saat-saat akhir melalui lisan;
1.4
Tempahan perlu dikemukakan sebelum jam 4 petang, 1 hari sebelum digunakan kecuali dalam kes kecemasan; Pegawai Penyelia kenderaan perlu menentukan waktu bertolak yang sesuai dan memaklumkan masa bertolak kepada pegawai yang memohon kenderaan bagi mengelakkan Pemandu terpaksa memandu secara tergesa-gesa akibat kelewatan;
1.5
Bagi perjalanan lebih dari sehari, pemohon mestilah dibuat 3 hari sebelum tarikh perjalanan;
1.6
Perkongsian kenderaan akan dilaksanakan jika didapati destinasi tempat yang dituju dalam laluan yang hampir sama; 3
1.7
Pertukaran penggunaan kenderaan dan destinasi perlu mendapat kebenaran dari Pegawai Kenderaan terlebih dahulu;
1.8
Pembatalan penggunaan hendaklah dimaklumkan secepat mungkin kepada Pegawai Kenderaan untuk membolehkan penggunaan diagihkan kepada pemohon lain;
1.9
Pembatalan penggunaan yang dibuat oleh Pegawai Kenderaan akan dimaklumkan kepada pemohon lebih awal untuk membolehkan pemohon bersedia awal sama ada untuk menggunakan kenderaan sendiri;
1.10
Unit Pentadbiran akan menentukan Pemandu dan kenderaan yang akan digunakan mengikut kesesuaian permohonan. Pegawai atau kakitangan yang membuat tempahan adalah dilarang untuk menetapkan Pemandu dan jenis kenderaan yang akan diguna;
1.11
Urus setia yang menganjurkan mana-mana kursus/bengkel di luar daerah hendaklah menyediakan tempat penginapan kepada Pemandu jika jarak (tempoh perjalanan 4 jam atau melebihi 350km sehala) tempat kursus/bengkel berkenaan memerlukan Pemandu bermalam;
1.12
Pemandu terakhir yang membawa kenderaan atau Pemandu pertama yang menyedari (jika Pemandu terakhir tidak melaporkan) adalah bertanggungjawab untuk memaklumkan Pegawai Kenderaan sebarang kerosakan badan atau enjin kenderaan yang dipandunya dengan segera.
B. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PEMANDU
2.
Tugas dan tanggungjawab adalah seperti berikut:
2.1
Pemandu
lantikan
SUHAKAM
bertanggungjawab
untuk
menjaga
kenderaan rasmi SUHAKAM yang diberikan kepadanya agar sentiasa dalam keadaan bersih, selamat untuk dipandu, dan mengemas kini Buku 4
Log Kenderaan; 2.2
Sebelum keluar bertugas setiap hari, Pemandu hendaklah: (a)
Pastikan paras minyak petrol, minyak pelincir, air dan air bateri mencukupi;
(b)
Pastikan tekanan angin tayar termasuk tayar ganti mencukupi;
(c)
Memeriksa lampu-lampu, cermin dan hon berfungsi;
(d)
Pastikan sistem brek dalam keadaan baik;
(e)
Penghawa dingin berfungsi dengan baik;
(f)
Pastikan muatan tidak berlebihan dan membahayakan; dan
(g)
Dapatkan jadual tugas dan tempat tujuan perjalanan dari Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa.
2.3
Semasa perjalanan, Pemandu hendaklah : (a)
Memandu kenderaan mengikut undang-undang dan peraturan jalan raya;
(b)
Memandu dengan cermat serta berhemah.
(c)
Jika perjalanan jauh, pastikan tidak memandu dalam keadaan mengantuk atau terlalu letih. Berhenti rehat jika perlu.
(d)
Jika membawa penumpang:
Tidak
berbual
kecuali
jika
ditanya
atau
dipelawa
bercakap/berbual;
Memasang
alat
penghawa
dingin
pada
tahap
yang
bersesuaian;
Memasang sistem audio jika hanya diminta dan pada tahap bunyi yang bersesuaian; dan
2.4
Tidak menggunakan telefon bimbit semasa memandu.
Selepas tamat perjalanan akhir pada sesuatu hari, Pemandu hendaklah: (a)
Membersihkan kenderaan rasmi;
(b)
Melaporkan apa-apa kerosakan dan kecacatan kepada Pegawai Kenderaan;
5
(c)
Mendapatkan butiran bagi perjalanan esok hari; dan
(d)
Memastikan kedudukan tempat dan jalan yang akan diikuti esok sekiranya tidak biasa dengan sesuatu tempat.
C. PEMANDU GANTI KENDERAAN SUHAKAM
3.
Pihak Pengurusan SUHAKAM boleh melantik Pemandu Ganti yang terdiri dari
kalangan kakitangan dan pegawai SUHAKAM yang mana Pemandu Ganti yang dilantik tersebut adalah tertakluk kepada peraturan-peraturan berikut:
3.1
Penolong Pegawai Tadbir bertanggungjawab dalam menentukan sama ada kenderaan rasmi pejabat boleh digunakan untuk dibawa oleh Pemandu Ganti atau tidak;
3.2
Kepentingan tugas tersebut perlu dilakukan segera dan tidak boleh ditangguh;
3.3
Ketua unit/bahagian hendaklah bersetuju dan memberi kebenaran kepada mana-mana pegawai/kakitangannya melalui emel atau bertulis bagi memandu kenderaan SUHAKAM. Seterusnya, Memo Arahan yang ditandatangani oleh Setiausaha SUHAKAM akan diberikan kepada Pemandu Ganti;
3.4
Semasa memandu kenderaan SUHAKAM, Pemandu Ganti hendaklah sentiasa bertanggungjawab ke atas keselamatan diri, kereta dan penumpang serta semua undang-undang dan peraturan lalu lintas terpakai; dan
3.5
Pemandu Ganti adalah tertakluk dan perlu mematuhi semua peraturan berkenaan yang ditetapkan di dalam Garis Panduan ini ke atas Pemandu.
6
D. PENYELENGGARAAN BUKU LOG KENDERAAN
4.
Semua kenderaan rasmi hendaklah disediakan dengan Buku Log kenderaan dan
berada di dalam kenderaan yang berkenaan yang mana peraturan berikut perlu dipatuhi dalam mengendalikan Buku Log Kenderaan tersebut:
4.1
Catatan dalam Buku Log Kenderaan hendaklah dimulakan dengan muka helaian yang baru bagi sesuatu bulan;
4.2
Bagi pegawai yang disediakan Pemandu, Buku Log Kenderaan hendaklah direkodkan oleh Pemandu berkenaan manakala Pemandu Ganti pula akan merekodkannya ketika bertugas memandu kenderaan SUHAKAM;
4.3
Buku
Log
kenderaan
hendaklah
sentiasa
dikemaskini
dengan
mencatatkan maksud perjalanan, jumlah jarak perjalanan, penggunaan bahan api, minyak pelincir, butir-butir mengenai kenderaan dan alat-alat kelengkapan; 4.4
Pegawai yang menggunakan kenderaan hendaklah mencatat dan menandatangani
ruang
nama
dan
tandatangan
Pegawai
yang
menggunakan selepas digunakan; 4.5
Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa hendaklah memeriksa dan menandatangani Buku Log kenderaan pada hari akhir setiap satu minggu;
4.6
Pemandu SUHAKAM dikehendaki menyerahkan Buku Log kenderaan setiap akhir bekerja sekiranya tidak bertugas luar; dan
4.7
Keratan salinan asal Buku Log kenderaan yang telah dicatatkan hendaklah disimpan di pejabat dan diperiksa pada bila-bila masa oleh Setiausaha atau pegawai yang dilantik bagi memastikan catatan yang dibuat oleh Pemandu adalah betul.
7
E. PENGGUNAAN KAD INDEN MINYAK
5.
Kelayakan penggunaan minyak petrol bagi Pegawai JUSA C dan ke atas adalah
berasaskan kelayakan bulanan seperti yang diperuntukkan, syarat-syarat peruntukan dan pemakaian kenderaan rasmi SUHAKAM dan Kad Inden Minyak adalah seperti berikut:-
5.1
Kad Inden Minyak bagi lain-lain Pemandu (gunasama) akan disimpan oleh Pegawai Kenderaan. Pegawai Kenderaan perlu menyediakan buku rekod Pergerakan Kad Inden Minyak dan buku rekod ini hendaklah dikemaskini setiap hari;
5.2
Kad Inden Minyak akan dibekalkan kepada Pemandu apabila diperlukan untuk mengisi minyak kenderaan dengan menandatangani buku rekod pergerakan Kad Inden Minyak yang telah disediakan. Selepas digunakan Kad Inden Minyak berkenaan hendaklah dikembalikan semula kepada Pegawai Kenderaan;
5.3
Pemegang Kad Inden Minyak perlu mendapatkan resit bagi tujuan rekod apabila
membeli
minyak. Semua
butiran pembelian
hendaklah
direkodkan dalam Buku Log Kenderaan oleh pemandu kenderaan; dan 5.4
Kehilangan kad Inden Minyak hendaklah dilaporkan segera kepada Pegawai Kenderaan disusuli dengan membuat laporan polis di balai polis berdekatan dalam masa 24 jam.
F. PENGGUNAAN KAD ELEKTRONIK BAGI PEMBAYARAN TOL (KAD TOUCH N GO)
6.
SUHAKAM membenarkan penggunaan kad elektronik bagi mempercepatkan
urusan Pemanduan tertakluk kepada peraturan berikut:
6.1
Kad elektronik `Touch N Go` (kad) yang dibeli oleh Suruhanjaya adalah 8
terhad untuk digunakan oleh Pemandu-Pemandu kereta gunasama SUHAKAM sahaja; 6.2
Kad ini juga boleh digunakan untuk tujuan membayar bayaran parkir di tempat-tempat yang dikhaskan;
6.3
Bagi memudahkan dan melancarkan perjalanan, kenderaan guna sama akan dibekalkan dengan mesin `smartag’. Mesin ini perlu didaftarkan atas nama SUHAKAM dan diuruskan mengikut tatacara yang sedang berkuatkuasa;
6.4
Kad hendaklah disimpan oleh Pegawai Kenderaan dan direkod sebagai dokumen SUHAKAM. Satu buku daftar penggunaan kad hendaklah disenggara dan disimpan dengan selamat oleh Pegawai Kenderaan;
6.5
Kad hanya akan diberi kepada Pemandu apabila ia diarah menjalankan sesuatu tugas yang melibatkan laluan jalan yang memerlukan bayaran tol;
6.6
Setiap Pemandu mesti merekodkan butir-butir penggunaan kad berkenaan di dalam buku rekod dan menyerahkan buku rekod itu kepada Pegawai Kenderaan untuk ditandatangani selepas selesai menjalankan tugas;
6.7
Setiap Pemandu juga dikehendaki mencatatkan butir-butir penggunaan kad dalam buku log kenderaan;
6.8
Kad berkenaan perlu dijaga dengan baik untuk mengelakkan berlaku kehilangan atau rosak. Setiap kehilangan adalah menjadi tanggungjawab pengguna atau pemegang terakhir kad tersebut. Kehilangan kad ini hendaklah dilaporkan sebagai kehilangan wang awam mengikut peraturan yang bekuatkuasa yang mana tindakan tatatertib boleh dikenakan sekiranya didapati cuai dengan tidak megikuti peraturan; dan
6.9
Kad elektronik hanya boleh digunakan sepertimana diperuntukkan di para 6.1 serta 6.2 dan sekiranya didapati ianya telah disalahguna untuk tujuan lain, tindakan tatatertib boleh dikenakan.
9
G. PENJAGAAN KUNCI KENDERAAN SUHAKAM
7.
Kunci kenderaan merupakan salah satu komponen aset SUHAKAM yang perlu
diberikan kawalan seperti mana aset-aset kerajaan yang lain. Berikut adalah langkahlangkah yang perlu dilaksanakan:
7.1
Semua kunci kenderaan hendaklah disimpan oleh Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa;
7.2
Pegawai Kenderaan dikehendaki menyediakan buku daftar bagi merekod pengambilan dan penyerahan kunci kenderaan SUHAKAM;
7.3
Kunci akan diberikan kepada Pemandu apabila kenderaan hendak digunakan. Pemandu berkenaan dikehendaki menandatangani buku rekod kunci apabila mengambil kunci dari Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa;
7.4
Kunci hendaklah dikembalikan semula kepada Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa selepas bertugas setiap hari;
7.5
Pemandu adalah tidak dibenarkan menyimpan atau/dan membawa pulang kunci kenderaan SUHAKAM kecuali sekiranya beliau diarah bertugas selepas waktu pejabat atau bertugas luar kawasan atau diarah bertugas sebelum waktu pejabat pada keesokan harinya;
7.6
Kenderaan SUHAKAM hendaklah sentiasa berada di kawasan pejabat iaitu ditempat parkir yang ditetapkan pada setiap masa sekiranya tidak digunakan untuk kegunaan rasmi. Pemandu adalah dilarang memandu kenderaan bukan bagi tujuan rasmi atau membawa balik kenderaan tanpa kebenaran;
7.7
Kunci kenderaan ini hendaklah disimpan di tempat yang diutukkan oleh Pengurusan SUHAKAM;
7.8
Kehilangan kunci kenderaan hendaklah dimaklumkan serta merta kepada Pegawai Kenderaan dan perlu dilaporkan kepada balai polis berdekatan 10
berlaku kehilangan dalam tempoh 24 jam; dan 7.9
Kunci pendua dilarang dibuat tanpa mendapat kebenaran dari SUHAKAM.
H. KEROSAKAN
8.
Jika berlaku kerosakan kepada kenderaan SUHAKAM:
8.1
Pemandu hendaklah dengan segera memaklumkan kepada Pegawai Kenderaan dan menunggu sehingga bantuan tiba;
8.2
Pegawai
Kenderaan
dikehendaki
menghubungi
mana-mana
syarikat tunda untuk ditunda ke bengkel berkaitan yang dibenarkan, pulang ke pejabat atau jika berkaitan ke Balai Polis berdekatan; dan 8.3
Sebuah kereta ganti hendaklah disediakan bagi mengambil penumpang (jika ada) sama ada untuk menghantar balik semula ke pejabat atau ke destinasi asal penumpang.
I. KEMALANGAN
9.
Apabila berlaku kemalangan kepada kenderaan SUHAKAM:
9.1
Pegawai/Pemandu perlu melaporkan kemalangan ke Pegawai Kenderaan secepat mungkin dengan mengemukakan butir-butir berikut:
9.2
(a)
Nama;
(b)
Nombor daftar kenderaan;
(c)
Nombor telefon untuk dihubungi;
(d)
Lokasi kenderaan; dan
(e)
Kerosakan kenderaan.
Pegawai/Pemandu dinasihatkan: (a)
Mengambil maklumat dengan pihak terlibat - nama, alamat, butir 11
kenderaan dan nama syarikat insurans; (b)
Mencatat nama dan alamat saksi/anggota polis dan balai polis;
(c)
Mencatat waktu, tarikh, lokasi, keadaan cuaca dan jalan raya;
(d)
Jangan membuat pengakuan liabiliti;
(e)
Jangan membuat kenyataan kepada pihak ketiga melainkan kepada polis;
(f) (g) (h) 9.3
Jangan menandatangani sebarang dokumen selain laporan polis; Jangan membenarkan kereta ditunda oleh syarikat yang tidak diiktiraf/dibenarkan oleh SUHAKAM; dan Jangan membaiki kereta tersebut secara persendirian.
Pegawai/Pemandu dikehendaki menunggu bantuan daripada SUHAKAM. Kakitangan atau wakil pusat servis akan dihantar untuk membawa kereta yang terlibat ke bengkel berkaitan. Jika penundaan diperlukan, kereta akan ditunda ke bengkel, ke pejabat atau balai polis terdekat;
9.4
Laporan mengenai kemalangan kepada polis perlu dibuat dalam tempoh 24 jam. Butir-butir dalam laporan polis hendaklah selaras dengan hal kerosakan kenderaan dan dokumen-dokumen berikut hendaklah dikemukakan kepada Pegawai Kenderaan:
9.5
i.
Satu salinan laporan polis yang disahkan betul;
ii.
Salinan kad pengenalan penggunaan/Pemandu;
iii.
Salinan lesen memandu pengguna/Pemandu.
Jika keadaan kereta teruk/tidak boleh dibaiki (constructive total loss) setelah mendapat pengesahan daripada pihak insurans SUHAKAM, Pegawai Kenderaan perlu memaklumkan kepada Setiausaha SUHAKAM dan Ketua Bahagian Pengurusan dan Kewangan;
9.6
Peraturan melupuskan dan hapuskira kenderaan seperti yang digariskan dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (SUHAKAM) hendaklah diikuti bagi kereta teruk/tidak boleh dibaiki;
9.7
Jika kenderaan masih boleh dibaiki, proses perolehan yang sedang berkuatkuasa hendaklah diikuti sewajarnya; 12
9.8
Pegawai/Pemandu adalah dinasihatkan untuk membuat laporan kepada Pegawai Kenderaan dan polis mengenai sebarang kemalangan yang berlaku dan sekiranya didapati tiada laporan dibuat Pegawai/Pemandu akan dipertanggungjawabkan ke atas keseluruhan kos yang berkaitan akibat kemalangan tersebut.
J. KECURIAN
10.
Dalam kes kecurian kereta SUHAKAM:
10.1
10.2
Pegawai/Pemandu hendaklah: (a)
Menghubungi Pegawai Kenderaan dengan kadar segera; dan
(b)
Membuat laporan kepada polis dalam masa 24 jam.
Mengemukakan dokumen-dokumen berikut ke Pegawai Kenderaan dengan kadar segera: (a)
Borang Notis Tuntutan Kemalangan/Kecurian. (Diuruskan oleh Pegawai Kenderaan);
(b)
Satu salinan laporan polis yang disahkan betul;
(c)
Borang
Laporan
Kemalangan
Kenderaan
Bermotor
yang
dikeluarkan oleh syarikat insurans (diuruskan oleh Pegawai Kenderaan);
10.3
(d)
Salinan kad pengenalan Pegawai/Pemandu; dan
(e)
Salinan lesen memandu Pegawai/Pemandu.
Pegawai Kenderaan akan memaklumkan kepada SUHAKAM dengan kadar segera mengenai kehilangan kenderaan; dan
10.4
Bagi kehilangan sebarang alat aksesori kenderaan rasmi, Pegawai Kenderaan hanya akan menguruskan penggantian mengikut peraturan perolehan yang sedia ada sekiranya telah menerima laporan polis dan dokumen-dokumen
yang
diperlukan
serta
mendapat
Setiausaha SUHAKAM bagi pembelian alat aksoseri gentian. 13
kelulusan
K. SAMAN
11.
Penggunaan kereta rasmi adalah di bawah tanggungjawab Pegawai/Pemandu yang dibenarkan seperti berikut:
11.1
Pegawai/Pemandu hendaklah sentiasa mematuhi undang-undang dan peraturan jalan raya sediada dan aspek keselamatan jalanraya; dan
11.2
Pegawai/Pemandu
adalah
bertanggungjawab
atas
semua
saman/kompaun yang akan dikenakan oleh pihak berkuasa. Sebarang saman/kompaun hendaklah diselesaikan oleh Pegawai/Pemandu dengan kadar
segera.
SUHAKAM
tidak
bertanggungjawab
ke
atas
saman/kompaun berkenaan.
L. TINDAKAN TATATERTIB
12.
Sekiranya didapati Pegawai/Pemandu cuai atau tidak mematuhi Pekeliling ini
sehingga menyebabkan berlakunya kehilangan alat aksoseri atau kerosakan atau kemalangan pada kenderaan rasmi SUHAKAM, Pegawai/Pemandu tersebut boleh dikenakan tindakan tatatertib termasuk bertanggungjawab untuk menanggung keseluruhan kos pembaikkan kenderaan atau gentian alat aksoseri kenderaan SUHAKAM.
Unit Pentadbiran Bahagian Pengurusan dan Kewangan 19 November 2012 14
