PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP SIM Dosen : M. Noor Fuadi,S.Sos,M.AP
Mengapa Harus SI ?
• Perkembangan SIM telah menyebabkan terjadinya : 1) perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. • 2) perubahan2 peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan.
• 3) Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi untuk menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis . • 4) Para manajer di berbagai organisasi juga diharapkan dapat dengan lebih mudah untuk menganalisis kinerjanya secara konstan dan konsisten dengan pemanfaatan teknologi informasi yang tersedia.
Ruang Lingkup SIM Sistem Informasi Manajemen (SIM) tertuang pada tiga kata pembentuknya, yaitu :
Sistem • Lucas, 1987 ; suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yg terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. • Yg dimaksud unsur atau komponen pembentuk organisasi di sini bukan hanya bagian-bagian yang tampak scr fisik, tetapi juga hal-hal yg mungkin bersifat abstrak atau konseptual.
• Contoh : – Permainan sepak bola • unsur : tim, stadion, peralatan, wasit, dan aturan-aturan tertentu • Tujuan : menentukan juara
– Sistem Komputer • Unsur : manusia (brainware), perangka keras (hardware), perangkat lunak (software), data, dan prosedur-prosedur kerja. • Tujuan : Pengolahan Data untuk informasi
– Sistem Syaraf • Unsur : otak, syaraf tulang belakang, sel neurit dan dendrit, serta ganglia. • Tujuan : Kelangsungan hidup
Karakteristik Sistem •
terdiri dari : Komponen (component) : sesuatu yang menjadi bagian sistem (benda, aturan, orang) Batas (boundary) : sesuatu yang membedakan dengan sistem lainnya Lingkungan (environment) : sesuatu yang berada di luar sistem (mempengaruhi sistem) Penghubung (interface) : menjembatani fungsi antar komponen Masukan (input) : sesuatu yang digunakan sebagai bahan untuk diolah lebih lanjut Pengolahan (processing) : Kegiatan memproses bahan masukan menjadi hasil keluaran Keluaran (output) : berbagai macam bentuk yang dihasilkan melalui pengolahan
Sasaran (objevtive) : sesuatu yang ingin dicapai dalam jangka pendek dan atau panjang Tujuan (goal) : pencapaian akhir yang hendak dicapai dalam waktu yang panjang Kendali (control) : menjaga sistem agar tetap berjalan sesuai rencana dan tujuannya Umpan Balik (feed back) :mengukur operasional proses sistem (mengembalikan kondisi menyimpang menjadi standar)
Sub sistem
Lingkungan
sistem
penghubung
Sub sistem
Batasan
Sub sistem
sasaran
control
Output Proses
Input
Umpan balik
Tujuan akhir
Klasifikasi Sistem • Sistem Abstrak dan Sistem Fisik – Abstract system : tidak tampak nyata (OS, program komputer) – Physical System : Tampak nyata bisa dijamah (komputer, manusia)
• Sistem Alamiah dan Sistem Buatan – Natural system : terjadi dengan sendirinya (sistem tata surya) – Human made system : hasil karya manusia (komputer, mobil)
• Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu – Deterministic system : diprediksi dan dideteksi dengan pasti – Probablilistic system : prediksi tidak pasti, ada probabilitas
• Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka – Closed system : tidak dipengaruhi lingkungan diluar sistem, menerima masukan tertentu menghasilkan keluaran tertentu – Open system : dipengaruhi lingkungan luar, menerima masukan dari subsitem lain dan memberikan keluaran untuk subsistem lain
Data dan Informasi • Data – Merujuk kepada fakta-fakta baik berupa angkaangka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara yang mewakili desksipsi verbal atau kode tertentu atau semacamnya. – Murdick et al (1984), data adalah fakta yg tdk sedang digunakan pd proses keputusan, biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud utk segera diambil kembali utk pengambilan keputusan.
• Informasi – Data yg telah disaring dan diolah melalui suatu sistem pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang. – Murdick et al (1984), informasi terdiri dari data yg telah diambil kembali, diolah atau digunakan utk memberi dukungan keterangan bagi pengambilan kesimpulan, argumentasi, atau sebagai dasar utk peramalan atau pengambilan keputusan
• Informasi – Data yg telah disusun sedemikian rupa sehingga bermakna dan bermanfaat karena dapat dikomunikasikan kpd seseorang yg akan menggunakannya untuk membuat keputusan.
Syarat suatu informasi yang baik Relevansi
Relevan dengan kebutuhan, yaitu untuk apa informasi itu akan digunakan
Kelengkapan dan keluasan
Tersaji secara lengkap dalam cakupan yang luas. Tidak sepotongsepotong dan tidak tersusun sistematis
Kebenaran
Benar-benar berasal dari fakta, bukan dari opini atau ilusi
Terukur
Jika dilacak kembali kepada datanya, data tersebut dapat diukur sesuai dengan faktanya
Keakuratan
Kecermatan dalam dalam mengukur dan mencatat fakta akan menentukan keakuratan data dan nilai dari informasi yang dihasilkan
Kejelasan
Pemakai mudah untuk memahaminya
Keluwesan
Mudah diubah-ubah bentuk penyajiannya sesuai dengan kebutuhan dan situasi yang dihadapi
Ketepatan Waktu
Disajikan tepat pada saat dibutuhkan
Manajemen • Koontz (1976); manajemen adl proses mengupayakan sesuatu dapat diselesaikan melalui kerja sama orang-orang dlm kelompok yg terorganisasi. • Kegiatan manajemen dari segi proses; 1. Perencanaan (Planning), 2. Pengorganisasian (Organizing), 3. Penggerakan (Actuating) dan 4. Pengendalian (Controling).
• Perencanaan (Planning) membuat prakiraan serta menetapkan tujuan/sasaran, standar, aturan/ prosedur, jadwal, dan alokasi sumber daya dalam rangka mencapai tujuan/sasaran tersebut.
• Pengorganisasian (Organizing) menyusun struktur, merumuskan fungsi-fungsi/ tugas-tugas, menempatkan/membagi orangorang dan sumber daya lainnya
• Penggerakkan (Actuating) mendorong dan mengarahkan orang-orang dan sumber daya lain melalui motivasi, pengaturan, pemeliharaan semangat kerja, dll, agar pekerjaan/tugas-tugas dpt diselesaikan.
• Pengedalian (Controling) melakukan pengawasan (supervisi), pemantauan, evaluasi, dan tindakantindakan koreksi terhadap kinerja orang-orang dan sumber daya lain
• Davis (1994); menyebutkan adanya tiga tingkatan manajemen yg penting diperhatikan dlm kaitannya dg sistem informasi, yaitu ; 1. pengendalian operasional (operational control), 2. Pengendalian manajerial (managerial control), 3. Perencanaan Strategis (strategic planning).
Apakah SIM ?
Pengertian SIM Rangkaian terorganisasi dari sejumlah bagian/ komponen yg secara bersama-sama berfungsi atau bergerak menghasilkan informasi untuk digunakan dalam manajemen organisasi
Lucas (1994), seperangkat prosedur yg tersusun dg baik yg pd saat dijalankan, menghasilkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian dalam organisasi SIM utamanya diarahkan untuk mendukung pengambilan keputusan, serta perencanaan dan pengendalian
LINGKUNGAN EKSTERNAL : PELANGGAN, PEMASOK, PEMEGANG SAHAM
MASUKAN
PROSES
KELUARAN
DATA
PENGUMPULAN, PENYIMPANAN & PENGOLAHAN DATA
INFORMASI
PEMANFAATAN INFORMASI
Lingkungan Internal : PROSES BISNIS (MANAJEMEN), SUMBER DAYA, TEKNOLOGI, DLL. DARI PERUSAHAAN
PROSES BISNIS (MANAJEMEN)
LINGKUNGAN EKSTERNAL : PEMERINTAH, WAKIL RAKYAT, PESAING, DLL
MODEL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Dimensi_Dimensi SIM • Kenneth C .Laudon & Jane P. Laudon (2007) menyebutkan ada 4 dimensi dari SIM, yaitu : 1. Dimensi Keahlian 2. Dimensi Organisasi 3. Dimensi Manajemen 4. Dimensi Teknologi
1. Dimensi Keahlian • Davis (1994), untuk menyelenggarakan SIM dibutuhkan dua bidang keahlian, yaitu (1) keahlian sistem informasi, dan (2) keahlian teknologi (komputer) • (1) keahlian SI dibutuhkan karena utk menyelenggarakan SIM diperlukan orang2 yg mampu mengidentifikasi kebutuhan informasi, mendesain SI, menyusun rencana induk dan tindak lanjut yg diperlukan, mengelola dan memimpin SI, serta memantau dan mengevaluasi kinerja SI. • (2) keahlian teknologi komputer yang terhubungan dengan jaringan komunikasi dan informasi diperlukan, karena tanpa keahlian untuk mengoperasikannya manajemen tidak akan berjalan secara optimal
2. Dimensi Organisasi • Lippeveld, Saurborn, dan Bodart (2000); suatu SI tidak dapat beroperasi sendiri, malinkan harus menjadi bagian tak terpisahkan dari sistem dimana ia berada. • Keberadaan & kehidupan sebuah SIM sangat dipengaruhi oleh unsur2 kunci dr organisasi (kebijakan, sdm, struktur oragnisasi, proses kerja/bisnis, serta politik dan budaya organisasi). • Sebaliknya SIM juga dapat mempengaruhi unsur2 kunci organisasi
3. Dimensi Manajemen • Lippeveld, Saurborn, dan Bodart (2000); SIM dikatakan efektif jika ia dapat menyediakan informasi bg pengambilan keputusan di semua jenjang organisasi. • SI yg baik adalah yg dapat menjadikan dirinya sebagai perangkat manajemen yg efektif. • Manajemen yg buruk jg akan menyebabkan SIM yg ada menjadi tdk berarti • Hubungan SIM dengan Manamejen ibarat saraf dan jaringan tubuh “rangkaian saraf yg baik tdk akan ada artinya jika jaringan tubuh yg dialirinya mati
4. Dimensi Teknologi • Berkisar pada uraian tentang teknologi manajemen data dan teknologi telekomunikasi dan jaringan. • Teknologi manajemen data mencakup; pengorganisasian data ke dalam berkas (file), dan pangkalan data (data base), perancangan pengelolaan pangkalan data, serta penyajian data dan informasi • Teknologi komunikasi dan jaringan mencakup; perngkat untuk berbagi data dan informasi (data and information sharing)
