PENGENDALIAN PERSEDIAAN PRODUK DENGAN SIKLUS HIDUP PENDEK (Studi Kasus Produk Portable Computer)

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi V Program Studi MMT-ITS, Surabaya 3 Pebruari 2007

PENGENDALIAN PERSEDIAAN PRODUK DENGAN SIKLUS HIDUP PENDEK (Studi Kasus Produk Portable Computer) Diana Safitri Yulianti, I Nyoman Pudjawan Program Studi Magister Manajemen Teknologi ITS Jl. Cokroaminoto 12A Surabaya

ABSTRAK PT. XYZ merupakan perusahaan distribusi yang kegiatan usahanya adalah di bidang penjualan komputer jenis portable computer. Selama ini pemesanan portable computer dilakukan tanpa terlebih dahulu menganalisis persediaannya, tetapi hanya berdasarkan data persediaan yang ada di gudang serta kebijakan persediaan penyangga yang telah ditetapkan perusahaan. Tetapi kebijakan tersebut sudah berumur cukup lama dan belum pernah ditinjau ulang untuk kondisi terkini dari perusahaan. Oleh karena itu teknik-teknik pengendalian persediaan untuk mendapatkan profit yang optimal dan biaya persediaan yang minimal perlu diimplementasikan oleh perusahaan mengingat bahwa produk portable computer ini mempunyai sifat yang unik yaitu mempunyai lifecycle atau siklus hidup yang sangat terbatas. Dalam pengendalian persediaan ini, langkah-langkah yang dilakukan adalah melakukan pemetaan pola siklus hidup produk portable computer merk FUJITSU yang dipasarkan oleh PT. XYZ menggunakan data penjualan periode September 2003 sampai dengan Desember 2006. Selanjutnya menentukan kebijakan persedian yang terdiri dari jumlah pesanan optimal (Q), penentuan titik pesanan kembali atau Reorder Point (ROP), dan penentuan persediaan penyangga atau Safety stock (SS) menggunakan kombinasi model persediaan Newsboy Inventory Model dan model persediaan untuk permintaan bersifat stasioner, dengan pertimbangan selain lifecycle produk portable computer yang terbatas, juga pertimbangan adanya ketidakpastian permintaan dan lead time. Dari hasil simulasi menggunakan keputusan pemesanan barang dengan periode yang berbeda diperoleh bahwa untuk kelompok P ekspetasi profit yang diperoleh untuk skenario (1) sebesar 476,38 c dengan standar deviasi 60,68 dan lost of sales 67 unit, skenario (2) sebesar 488,19 c dengan standar deviasi 53,39 dan lost of sales 83 unit. Sedangkan untuk kelompok T, ekspetasi profit yang diperoleh menggunakan skenario (1) 54,45 c dengan standar deviasi 8,42 dan lost of sales 30 unit, dan untuk skenario (2) diperoleh profit 56,314 c dengan standar deviasi 6,00 dan lost of sales 62 unit. Kata Kunci : Persediaan, siklus hidup terbatas, Newsboy Inventory Model, Jumlah pesanan optimal (Q), Reorder point (ROP), Safety stock (SS).

PENDAHULUAN Dari waktu ke waktu dalam beberapa industri, produk-produk yang mempunyai siklus hidup yang pendek sekitar 1 atau 2 tahun semakin meningkat. Sebagaimana yang disampaikan oleh Kurawarwala dan Matsuo (1996), siklus hidup yang pendek ini disebabkan antara lain karena berubahnya pilihan maupun kebutuhan konsumen dalam waktu yang cepat, laju inovasi yang cepat, khususnya dalam bidang teknologi tinggi, produk elektronik dan industri personal computer.


Persaingan global, siklus produk yang lebih pendek, mass customization, dan outsourcing dibutuhkan untuk mengatur persediaan / inventory secara efektif dalam lingkungan bisnis yang semakin kompleks. Lifecycle yang pendek dari produk portable computer sebagai salah satu penyebab dalam sulitnya meramalkan permintaan yang pada akhirnya berpengaruh juga dalam kebijakan mengenai inventory yang harus diambil oleh perusahaan. Perusahaan harus mengantisipasi tidak hanya ketika pemintaan meningkat, tetapi juga ketika permintaan menurun. Tidak memiliki persediaan / inventory yang efektif dalam suatu siklus produk dapat menyebabkan biaya yang tinggi maupun kehilangan kesempatan penjualan produk tersebut. Produk-produk yang berada di akhir siklus hidupnya akan kehilangan nilai secara cepat dan dapat mengakibatkan resiko yang besar sehingga perusahaan akan berusaha menghapus inventory. Harga dari komponen-komponen utama penyusun personal maupun portable computer yang senantiasa turun dalam tempo yang cepat (rata-rata harga akan turun sampai 30% dalam waktu kurang dari 6 bulan) juga menjadi pertimbangan dalam penentuan kebijakan inventory. Selain itu, biaya keusangan barang yang sangat tinggi yang harus ditanggung oleh perusahaan apabila produk tersebut tidak dapat terjual sampai mendekati akhir siklus hidupnya serta permintaan akan produk tersebut yang sangat bersifat seasonal juga mempengaruhi kebijakan inventory (Kurawarwala dan Matsuo, 1996). Untuk dapat tetap berkompetisi maka PT. XYZ yang merupakan perusahaan distribusi dengan kegiatan usahanya yang bergerak dalam usaha penjualan barang-barang elektronik, khususnya komputer jenis portable computer dengan merk FUJITSU harus memiliki keunggulan daya saing terhadap perusahaan lain dengan menerapkan strategi-strategi bersaing yang sesuai. Selain citra produk yang telah diakui dan dikenal oleh banyak pelanggan, maka harga yang kompetitif adalah merupakan suatu kewajiban yang harus dipertahankan untuk dapat terus bersaing serta harus terus meningkatkan pelayanannya kepada para konsumennya berkenaan dengan ketersediaan produk-produknya di pasaran. Menilik yang terjadi di PT. XYZ, hal ini terkait dengan perbaikan sistem inventory. Untuk itulah harus diberlakukan suatu sistem inventory yang paling optimal dengan mempertimbangkan kecepatan waktu, biaya dan keamanan namun tetap dapat memenuhi sasaran sehingga kebutuhan akan permintaan barang dapat tetap terpenuhi. Salah satu masalah yang sering muncul adalah terjadinya persediaan barang yang berlebihan untuk satu jenis portable computer di suatu tempat penyimpanan, sedangkan jenis lainnya kekurangan. Hal ini mengakibatkan antara lain terjadinya cash flow yang kurang lancar, biaya modal / cost of capital yang tinggi, ruang penyimpanan menjadi tidak cukup dan service level yang rendah. Mengingat bahwa perkembangan di bidang teknologi informasi khususnya mengenai hardware yang sangat cepat sekali perubahannya, maka barang-barang elektronik jenis komputer ini akan cepat sekali mengalami perubahan harga dalam suatu jangka waktu tertentu. Untuk itu diperlukan suatu perencanaan persediaan portable computer yang baik agar dapat memenuhi semua kebutuhan permintaan dari konsumen. Berdasarkan uraian yang disebutkan di atas maka penelitian ini adalah upaya untuk menentukan inventory portable computer yang optimal untuk memenuhi kebutuhan pasar Indonesia dan memenuhi suatu tingkat layanan tertentu namun tidak berakibat pada biaya-biaya yang terlalu tinggi, mengingat produk-produk portable computer memiliki siklus hidup yang terbatas. Model yang digunakan adalah kombinasi dari Newsboy inventory control dan model ROP. Kombinasi ini diperlukan karena produk yang diamati memiliki siklus hidup terbatas, namun tidak layak bagi perusahaan

ISBN : 979-99735-2-X A-8-2


untuk melakukan satu kali pemesanan selama satu siklus hidup produk. METODE Pemetaan dan Pengelompokkan Produk Berdasarkan Siklus Hidup Dari data penjualan, data persediaan, data lead time dan kapan dilakukan pemesanan barang untuk produk tipe P dan T series yang dikumpulkan dari bagian logistik dan penjualan di PT. XYZ, mulai periode September 2003 sampai dengan Desember 2006 untuk permintaan seluruh wilayah Indonesia dan tidak terpengaruh oleh lokasi penyimpanan barang, selanjutnya dilakukan pemetaan pola siklus hidup produkproduk portable computer merk FUJITSU yang didistribusikan oleh PT. XYZ. Adapun untuk kelompok P, data permintaan yang digunakan adalah data permintaan untuk tipe P 5020 dan P 7010. Sedangkan pada kelompok T, data permintaan yang digunakan adalah data permintaan untuk tipe T 3010, T 4010 dan T 4020. Berdasarkan data yang dimiliki berupa data permintaan pelanggan dalam suatu periode tertentu, maka dibuat suatu pola siklus hidup untuk masing-masing produk tipe P, dan T. Pola siklus hidup ini diperoleh dengan cara membuat grafik garis (line chart) dari data jumlah penjualan dengan waktu penjualan masing-masing tipe di masa lalu, dimulai dari waktu produk tersebut di launching untuk dipasarkan pertama kali sampai dengan masa phase out. Kemudian, dari grafik pola siklus hidup yang telah diperoleh, dilakukan pembagian periode dengan rentang waktu 3 bulan untuk masing-masing periode. Selanjutnya dilakukan pengelompokkan untuk masing-masing tipe dalam produk untuk jenis tertentu yang memiliki pola siklus hidup yang sama atau hampir sama. Pengembangan Model Persediaan Tahap selanjutnya adalah melakukan pengembangan model persediaan. Adapun model yang digunakan merupakan kombinasi antara Newsboy Inventory Model dengan model inventory yang digunakan untuk permintaan yang bersifat stasioner, yaitu model EOQ dan ROP, yang selanjutnya pada tesis ini disebut sebagai model stasioner. Pengembangan model diikuti selanjutnya dengan perhitungan parameterparameter yang akan dipakai sebagai penentu kebijakan persediaan. Parameterparameter tersebut berupa service level yang optimal (SL*), jumlah pesanan optimal (Q), penentuan titik pesanan kembali atau Reorder Point (ROP), dan penentuan persediaan penyangga atau Safety stock (SS) dengan mempertimbangkan ketidakpastian lead time dan permintaan. Adapun persamaan-persamaan yang digunakan adalah sebagai berikut : SL* = Cu / (Cu + Co ) ................................................... (2.1) * Q = d + Z(SL ) x sd ………………………….. .......... (2.2) SS = Z x sdl ……………………………………............. (2.3) sdl ROP

2

= d 2 x sl  l x sd ........................................... (2.4) = d x l + safety stock ………………………………… (2.5) 2

Parameter-parameter kebijakan persediaan dihitung untuk masing-masing kelompok produk dengan dua skenario pemesanan yang berbeda, yaitu skenario (1) pemesanan untuk memenuhi kebutuhan selama 3 bulan dan skenario (2) pemesanan tiap 1 bulan.

ISBN : 979-99735-2-X A-8-3


Simulasi Model Persediaan Setelah mendapatkan hasil perhitungan untuk kebijakan persediaan berdasarkan data histori permintaan, tahap selanjutnya adalah melakukan simulasi model persediaan yang telah diperoleh dimana simulasi dilakukan dengan menggunakan keputusan frekuensi pemesanan barang yang berbeda-beda. Dari keputusan frekuensi pemesanan barang yang berbeda tersebut selanjutnya dilakukan perbandingan untuk profit yang dapat diperoleh, level inventory pada akhir periode serta jumlah lost of sales yang muncul untuk masing-masing model simulasi pada masing-masing kelompok produk. HASIL DAN DISKUSI Adapun model yang digunakan dalam penelitian ini merupakan kombinasi antara Newsboy Inventory Model dengan model inventory yang digunakan untuk permintaan yang bersifat stasioner, yaitu model EOQ dan ROP, yang selanjutnya pada tesis ini disebut sebagai model stasioner. Pada Newsboy Inventory Model yang digunakan untuk produk dengan siklus hidup terbatas terdapat asumsi-asumsi bahwa dilakukan pemesanan barang satu kali untuk dapat memenuhi permintaan selama musim jual dan asumsi menyeimbangkan antara biaya kekurangan dan kelebihan (Pujawan, 2005). Sedangkan pada model inventory stasioner dimana permintaan bersifat stabil dan siklus hidup produk tidak terbatas terdapat asumsi-asumsi bahwasannya selain permintaan bersifat stabil, dilakukan pemesanan berkali-kali sejumlah Q ketika persediaan telah menyentuh level ROP (Siagian, 2005). Dalam penelitian ini dilakukan kombinasi antara Newsboy Inventory Model dengan Model persediaan stasioner dengan beberapa alasan pertimbangan karena : 1. Siklus hidup produk obyek penelitian (portable computer) yang pendek dan sifat permintaan yang tidak stabil menjadi alasan bahwa tidak mungkin dilakukan pemesanan barang satu kali saja untuk memenuhi seluruh permintaan selama siklus hidupnya, karena akan sangat beresiko apabila terjadi kelebihan stock yang sangat tinggi jika barang tersebut sampai tidak habis terjual mendekati akhir siklus hidupnya. Sebagaimana diketahui bahwa harga komponen-komponen penyusun produk portable maupun personal computer computer yang senantiasa turun dalam waktu yang cepat dengan rata-rata penurunan sampai 30 % dalam waktu kurang dari 6 bulan. Demikian pula jika sampai terjadi kekurangan stock ketika produk portable computer ini masih berada di tahap-tahap awal siklus hidupnya, tentunya akan sangat merugikan perusahaan akibat terjadinya kehilangan kesempatan penjualan serta terjadinya kemungkinan kehilangan pelanggan akan berpindah ke pihak competitor. Resiko untuk produk-produk yang permintaannya bersifat musiman termasuk portable computer ini antara lain harus didiskon sampai di bawah harga pabrik atau harga beli pada akhir musim jualnya. 2. Nilai Cu dan Co yang senantiasa berubah secara dinamis mengikuti siklus hidup produk, sehingga nilai Q dan ROP juga akan berubah. Berdasarkan data penerimaan pesanan masa lalu diketahui bahwa rata-rata lead time diperoleh sebesar 5,1 minggu, sehingga untuk kelompok tipe yang terdiri dari P 5020 dan P 7010, diperoleh hasil perhitungan untuk jumlah pesanan optimal (Q), penentuan titik pesanan kembali atau Reorder Point (ROP), dan penentuan persediaan penyangga atau Safety stock (SS) adalah seperti terlihat pada Tabel 1 yang menggunakan skenario (1) dan Tabel 2 untuk skenario (2). Untuk kelompok T yang

ISBN : 979-99735-2-X A-8-4


terdiri dati T 3010, T 4010 dan T 4020 ditunjukkan oleh Tabel 3 untuk skenario (1) dan Tabel 4 untuk skenario (2). Tabel 1. Hasil perhitungan kebijakan persediaan portable computer FUJITSU untuk kelompok P menggunakan skenario (1)

Parameter Kebijakan Persediaan Biaya kekurangan (Cu) Biaya kelebihan (Co) Service Level optimal (SL*) Jumlah pesanan optimal (Q, unit) Safety Stock (SS, unit) Reorder Point (ROP, unit)

1 0,45 c 0,2 c

2 0,45 c 0,2 c

Periode 3 4 5 0,45 c 0,45 c 0,35 c 0,5 c 0,5 c 0,5 c

69 %

69 %

47 %

47 %

41 %

41 %

25 %

163

191

250

324

72

105

2

62 112

43 11

46 151

37 125

19 61

0 58

0 16

6 0,35 c 0,5 c

7 0,25 c 0,75 c

Tabel 2. Hasil perhitungan kebijakan persediaan portable computer FUJITSU untuk kelompok P menggunakan skenario (2)

Periode

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Parameter Kebijakan persediaan Jumlah Biaya Biaya Service Level pesanan Safety stock kekurangan kelebihan Optimal optimal (SS, unit) (Cu) (Co) (SL*) (Q, unit) 0.45 c 0.20 c 69 % 36 26 0.45 c 0.20 c 69 % 62 41 0.45 c 0.20 c 69 % 66 45 0.45 c 0.20 c 69 % 73 22 0.45 c 0.20 c 69 % 77 40 0.45 c 0.20 c 69 % 46 40 0.45 c 0.50 c 47 % 71 29 0.45 c 0.50 c 47 % 66 29 0.45 c 0.50 c 47 % 103 77 0.45 c 0.50 c 47 % 102 31 0.45 c 0.50 c 47 % 100 36 0.45 c 0.50 c 47 % 120 66 0.35 c 0.50 c 41 % 31 11 0.35 c 0.50 c 41 % 18 10 0.35 c 0.50 c 41 % 23 13 0.35 c 0.50 c 41 % 45 0 0.35 c 0.50 c 41 % 18 0 0.35 c 0.50 c 41 % 42 0 0.25 c 0.75 c 25 % 1 0 0.25 c 0.75 c 25 % 1 0 0.25 c 0.75 c 25 % 0 0 0.25 c 0.75 c 25 % 0 0

ISBN : 979-99735-2-X A-8-5

Rorder Point (ROP, unit) 58 59 105 112 119 78 121 115 213 161 165 223 61 43 56 66 31 78 15 32 0 1

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi V Program Studi MMT-ITS, Surabaya 3 Pebruari 2007 Tabel 3. Hasil perhitungan kebijakan persediaan portable computer FUJITSU untuk kelompok T menggunakan skenario (1)

Parameter Kebijakan Persediaan Biaya kekurangan (Cu) Biaya kelebihan (Co) Service Level Optimal (SL*) Jumlah pesanan optimal (Q, unit) Safety Stock (SS, unit) Reorder Point (ROP, unit)

1 0,35 c 0,35 c

2 0,35 c 0,5 c

Periode 3 0,35 c 0,6 c

50 %

41 %

37 %

25 %

17 %

41

48

52

11

-1

9 26

26 50

20 38

0 5

0 0

4 0,25 c 0,75 c

5 0,15 c 0,75 c

Tabel 4. Hasil perhitungan kebijakan persediaan portable computer FUJITSU untuk kelompok T menggunakan skenario (1)

Paremeter Kebijakan Persediaan Service Biaya Biaya Pesanan Periode Level Safety stock kekurangan kelebihan optimal Optimal (SS, unit) (Cu) (Co) (Q, unit) (SL*) 0,35 c 0,35 c 0.50 11 1 19 0,35 c 0,35 c 0.50 4 2 5 0,35 c 0,35 c 0.50 10 3 16 0,35 c 0,5 c 0.41 16 4 21 0,35 c 0,5 c 0.41 11 5 11 0,35 c 0,5 c 0.41 22 6 16 0,35 c 0,6 c 0.37 20 7 11 0,35 c 0,6 c 0.37 12 8 11 0,35 c 0,6 c 0.37 5 9 10 0,25 c 0,75 c 0.25 0 10 4 0,25 c 0,75 c 0.25 0 11 2 0,25 c 0,75 c 0.25 0 12 0 0,15 c 0,75 c 0.17 0 13 -1 0,15 0,75 c 0.17 0 14 0

Reorder Point (ROP, unit) 35 11 31 47 28 48 40 30 20 9 4 2 1 0

Tahap selanjutnya setelah mengetahui nilai-nilai kebijakan persediaan yang harus diambil, maka dilakukan simulasi untuk masing-masing kelompok produk sehingga akan diketahui profit yang bisa diperoleh apabila parameter-parameter tersebut digunakan sebagai penentu kebijakan persediaan. Dari model simulasi persediaan ini maka akan diperoleh hasil data yang dapat menunjukkan performance produk porable computer yang bersifat musiman. Data akhir berupa level inventory di akhir periode, inventory total, lost of sales serta profit yang diperoleh. Simulasi dilakukan dengan menggunakan pembagian periode dilakukannya pemesanan barang optimal yang berbeda-beda, dan melakukan generate permintaan / demand dengan mengasumsikan bahwa perminntaan berdistribusi normal dengan rata-rata permintaan dan standar deviasi permintaan yang diketahui untuk masing-masing periode. Proses generate

ISBN : 979-99735-2-X A-8-6


permintaan dan perhitungan profit dilakukan dengan menggunakan program EXCEL, sedangkan proses running / replikasi dilakukan sebanyak 50 kali proses untuk masingmasing kelompok produk. Dari kedua hasil simulasi dengan periode pemesanan barang yang berbeda tersebut di atas, nampak bahwa ekspetasi profit perusahaan akan lebih tinggi jika pemesanan dilakukan dalam periode bulanan dan dengan standar deviasi yang lebih kecil, untuk kelompok P ekspetasi profit yang diperoleh untuk skenario (1) sebesar 476,38 c dengan standar deviasi 60,68 dan lost of sales 67 unit, skenario (2) sebesar 488,19 c dengan standar deviasi 53,39 dan lost of sales 83 unit. Sedangkan untuk kelompok T, ekspetasi profit yang diperoleh menggunakan skenario (1) 54,45 c dengan standar deviasi 8,42 dan lost of sales 30 unit, dan untuk skenario (2) diperoleh ekspetasi profit 56,314 c dengan standar deviasi 6,00 dan lost of sales 62 unit. KESIMPULAN Dari kedua hasil simulasi dengan periode pemesanan barang untuk skenatio (1) dan (2), nampak bahwa ekspetasi profit perusahaan akan lebih tinggi jika pemesanan dilakukan dalam periode bulanan dan dengan standar deviasi yang lebih kecil, untuk kelompok P ekspetasi profit yang diperoleh untuk skenario (1) sebesar 476,38 c dengan standar deviasi 60,68 dan lost of sales 67 unit, skenario (2) sebesar 488,19 c dengan standar deviasi 53,39 dan lost of sales 83 unit. Sedangkan untuk kelompok T, ekspetasi profit yang diperoleh menggunakan skenario (1) 54,45 c dengan standar deviasi 8,42 dan lost of sales 30 unit, dan untuk skenario (2) diperoleh ekspetasi profit 56,314 c dengan standar deviasi 6,00 dan lost of sales 62 unit. Sehingga secara keselurahan pemesanan barang yang dilakukan untuk produk portable computer FUJITSU untuk tipe P dan T dengan frekuensi yang lebih sering akan mendapatkan ekspetasi profit yang lebih besar, namun juga mempunyai lost of sales yang lebih besar pula jika dibandingkan dengan frekuensi pemesanan yang lebih sedikit. DAFTAR PUSTAKA Chase, Richard B., Jacobs, F.Robert., Aquilano, Nicholas J., (2004), “ Operations Management for Competitive Advantage”, Tenth edition, Mc Graw Hill. Chopra, S., Meindl, P., (2001), “ Supply Chain Management : Srategy, Planning, and Operations “., Second Edition, Prentice Hall. Kapuscinski, Roman., Zhang, Rachel Q., Carbonneau, Paul., Moore, Robert., Reeves, Bill., (2004) ‘ Inventory Decisions in Dell’s Supply Chain ‘, Interfaces, Vol. 34, No. 3, page 191 – 205. Kochel, P., Nielander, U. (2005) ‘ Simulation-based optimization of multi-echelon inventory system ’, Int. J. Production Economics, Vol. 93-94, page 505 – 513. Kurawarwala, Abbas A., Matsuo, Hirofumi, (1996), ‘ Forecasting and Inventory Management of Short Life-Cycle Product ‘, Operation Research, Vol. 44, No. 1, page 131 – 150. Nahmias, Steven, (1993), “ Production & Operation Analysis “, Second Edition, Richard D. Irwin Inc.

ISBN : 979-99735-2-X A-8-7


Pujawan, I Nyoman, (2005), “ Supply Chain Management “, Edisi Pertama, Guna Widya. Siagian, Yolanda M., (2005), “ Aplikasi Supply Chaim Management Dalam Dunia Bisnis “, PT. Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta. Tersine, Richard J., (1994), “ Priciples of Inventory and Materials Management “, Fourth edition, Prenctice Hall International Inc.

ISBN : 979-99735-2-X A-8-8

PENGENDALIAN PERSEDIAAN PRODUK DENGAN SIKLUS HIDUP PENDEK (Studi Kasus Produk Portable Computer)

Recommend Documents