PENGENALAN & SISTIM KERJA MYOB

PENGENALAN & SISTIM KERJA MYOB

Hal.

1

KEGIATAN BELAJAR 1

Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari kegiatan belajar 1, siswa diharapkan : § Dapat menjelaskan perkembangan MYOB sejak awal dikeluarkan sampai dengan versi terbaru. § Dapat menjelaskan kegunaan MYOB dalam kegiatan administrasi perusahaan. § Dapat menjelaskan peranan MYOB dalam siklus akuntansi perusahaan jasa. § Dapat menjelaskan fungsi dan fasilitas yang dimiliki MYOB § Dapat membuka dan menutup program MYOB. § Dapat membuka data baru dan data lama perusahaan. § Dapat membuat backup data dan melakukan restore data kembali.

Uraian Materi 1. Perkembangan MYOB MYOB merupakan program komputer akuntansi ( Accounting Software ) yang pertama kali dibuat di Australia dan kini tersebar ke seluruh dunia. MYOB Accounting versi 15.0 dan Premier versi 9.0 merupakan rilis terbaru yang dikeluarkan pada pertengahan tahun 2005. Kedua produk secara prinsip adalah sama, tetapi berbeda sedikit fasilitas karena disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Contoh: • MYOB Accounting versi 15.0 digunakan untuk kegiatan administrasi perusahaan yang memiliki transaksi satu mata uang saja (single currency), misalnya rupiah, dan kegiatan administrasi menggunakan satu komputer saja. • MYOB Premier 9.0 digunakan untuk kegiatan administrasi perusahaan yang memiliki transaksi berbagai mata uang (multi currency), misalnya rupiah dan dolar amerika, dan kegiatan administrasinya menggunakan banyak komputer yang berhubungan satu dengan lainnya (integrated networking). Perbedaan MYOB Accounting v.15 dan Premier 9.0 MODUL KERJA MYOB ACCOUNTING VERSI 15.0 1. 2. 3. 4. 5. 6.

ACCOUNT BANKING SALES PURCHASE INVENTORY CARD FILE

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

MYOB PREMIER VERSI 9.0 ACCOUNT BANKING SALES PURCHASE INVENTORY CARD FILE TIME BILLING

KOMPUTER AKUNTANSI PERUSAHAAN JASA

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Hal.

2

KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK

PERBEDAAAN LAIN SINGLE USER SINGLE CURRENCY DST

MULTI USER MULTI CURRENCY DST PEMAKAI

PERUSAHAAN JASA & DAGANG

PERUSAHAAN JASA & DAGANG

2. Kegunaan MYOB

Apapun jenis software accounting, hanya merupakan alat bantu dalam menyelesaikan pekerjaan akuntansi. Secara prinsip, semua jenis software accounting bekerja sesuai dengan pengetahuan akuntansi yang berlaku. Demikian juga dengan program MYOB. Hal lain yang penting dipahami sebelum belajar MYOB bahwa MYOB dibuat untuk memenuhi kebutuhan akuntansi perusahaan, dan bukan sekedar membuat laporan keuangan saja, seperti yang diajarkan dalam Akuntansi Dasar.

3. Siklus Akuntansi Perusahaan Jasa

SIKLUS AKUNTANSI MANUAL JURNAL UMUM

BUKTI TRANSAKSI

NERACA SALDO

BUKU PEMBANTU

Neraca Saldo Awal Periode

J.PEMBALIK

BUKU BESAR

J.PENYESUAIAN

J.PENUTUP

ISTILAH AKUNTANSI: Jurnal Umum: General Journal Buku Besar: General Ledger Buku Pembantu: Subledger Neraca Saldo: Trial Balance Penyesuaian: Adjustment

LAP.KEUANGAN

NERACA LAJUR

Neraca Lajur: Worksheet Laporan Keuangan: Financial Statement, terdiri dari: Neraca (Balance Sheet), Laporan Laba Rugi (Profit/Loss), Arus Kas (Cash Flow) J.Penutup: Closing Journal

IRSAN LUBIS, SE.AK.


Hal.


3

Sistim kerja MYOB dalam menyelesaikan pekerjaan akuntansi sesuai dengan siklus akuntansi di atas dapat digambarkan pada berikut ini.

SIKLUS AKUNTANSI M.Y.O.B DATA BARU:

INPUT DATA

- INFORMASI PERUSAHAAN - PERIODE AKUNTANSI - DAFTAR AKUN - ENTRI SALDO AWAL NERACA

C E TA K

INPUT DATA JURNAL

BUKU BESAR,

PENYESUAIAN

NERACA

JURNAL UMUM

SALDO,

TRANSAKSI

LAPORAN KEUANGAN, Dll

- Dll

Dilakukan hanya sekali saja, yaitu saat perpindahan data manual ke program MYOB

BACK UP DATA

Merupakan analisis Merupakan kegiatan bukti transaksi & pencatatan jurnal penyesuaian pencatatan jurnal transaksi

Otomatis

4. Fungsi dan Fasilitas MYOB Perbedaan antara Akuntansi Manual dan Akuntansi MYOB. AKUNTANSI MANUAL

AKUNTANSI MYOB

A. JURNAL TRANSAKSI 1. JURNAL UMUM (GENERAL JOURNAL) B. JURNAL PENYESUAIAN JURNAL UMUM (GENERAL JOURNAL) C. Membuat General Ledger, Buku Pembantu Piutang /Hutang (Subledger), Neraca Saldo (Trial Balance) Laporan Keuangan (Financial Statement), Dsb

FUNGSI DALAM PERUSAHAAN NAMA BAGIAN BAG.ACCOUNTING

BAG. KEUANGAN/KASIR

BAG. ACCOUNTING

TUGAS POKOK SET DATA BARU MENERIMA UANG MENGELUARKAN UANG REKONSILIASI KAS KECIL MEMBUAT JURNAL UMUM MEMBUAT PENYESUAIAN MENCETAK LAPORAN

A. JURNAL TRANSAKSI MODUL ACCOUNT-TRANS.JOURNAL ENTRY B. JURNAL PENYESUAIAN MODUL ACCOUNT-TRANS. JOURNAL ENTRY C. TINGGAL LIHAT & CETAK

WEWENANG USER DALAM M.Y.O.B MODUL YG DIGUNAKAN SEMUA MODUL

MODUL BANKING

MODUL ACCOUNT

FASILITAS ACCOUNT & BANKING RECEIVE MONEY SPEND MONEY RECONCILE REC.JOURNAL ENTRY REC. JOURNAL ENTRY REC. JOURNAL ENTRY REPORT



Hal.

4


5. Membuka Program MYOB Ketika berada di layar windows, anda melihat ikon MYOB dan klik dobel ikon tersebut.

Selanjutnya nampak tampilan seperti dibawah ini. Membuka Data Lama Membuat Data Baru Melihat Data Contoh 6. Membuka Data Lama Perusahaan Klik dobel “OPEN” untuk membuka data perusahaan lama yang sudah dibuat sebelumnya. Klik tanda panah “Look in” untuk mencari data dalam komputer anda. Pastikan anda ingat nama tempat (directori) penyimpanan data tersebut.

7. Membuat Data Baru Perusahaan Klik dobel “CREATE” untuk membuat data perusahaan baru, selanjutnya nampak seperti dibawah ini. Klik “Next” dan ikuti langkah demi langkah cara membuat data baru.

IRSAN LUBIS, SE.AK.



Hal.

5

8. Melihat Data Perusahaan Contoh Klik dobel “Explore” untuk melihat-lihat data perusahaan contoh yang memang sudah disediakan MYOB. Untuk memulai anda diminta password, abaikan saja dengan cara klik OK. Selanjutnya ikuti saja proses sampai bertemu data perusahaan contoh. Sebaiknya bagi pemula, lebih baik jalan-jalan dulu melalui menu ini untuk melihat gambaran fungsi dan fasilitas yang dimiliki MYOB.

9. Menutup Program MYOB Klik dobel “EXIT” untuk keluar dari program MYOB.

10. Melakukan Back up Data Back up adalah kegiatan menyimpan file data dalam bentuk ZIP ( *.ZIP ) dan disimpan di folder BACKUP. Setelah melakukan kegiatan transaksi satu hari atau selesai dan akan meninggalkan program MYOB, sebaiknya data perusahaan dilakukan proses backup untuk cadangan file sewaktu-waktu terjadi kerusakan/hilang data dalam MYOB, sehingga tidak perlu mengentri / memasukkan kembali data dari awal § Klik Menu FILE dan Pilih BACKUP.



Hal.

6


Setelah klik CONTINUE, biarkan proses berjalan sampai muncul tampilan direktori penyimpanan data (Save in), lihat tampilan dibawah ini. Selanjutnya pilih MEDIA PENYIMPANAN yang akan digunakan, seperti computer My Document atau Disket atau CD. Dan jangan lupa ketik NAMA FILE DATA.

Proses BACKUP membuat file data ZIP. Dan apabila data mau dibuka kembali, harus menggunakan fasilitas RESTORE (UNZIP). 11. Memanggil kembali data back up (Restore) Restore adalah kegiatan memanggil kembali data yang tersimpan dalam bentuk ZIP yang merupakan hasil back up. Apabila terjadi kerusakan data perusahaan atau hilang, maka kita dapat memanggil kembali data yang pernah disimpan sebelumnya melalui restore.

IRSAN LUBIS, SE.AK.


Hal.


7

12. Cara Membuat Akun dalam MYOB Dalam pengelompokan Akun, MYOB sedikit berbeda dengan Teori Akuntansi. Hal ini karena tujuan efisiensi dan kemudahan saja dalam penggunaan. a) Jumlah Digit Akun Akun (Accounts) dalam MYOB terdiri dari 5 digit ( X.XXXX ). b) MenentukanTipe Akun ( Account Type ) MYOB membagi 8 kelompok Akun (akun), yaitu: 1. ASSETS Kelompok Aktiva 2. LIABILITY Kelompok Kewajiban 3. EQUITY Kelompok Ekuitas 4. INCOME Kelompok Penghasilan/Penjualan 5. COST OF SALES Kelompok Harga Pokok Penjualan 6. EXPENSE Kelompok Beban 8. OTHER INCOME Kelompok Penghasilan Lain-Lain 9. OTHER EXPENSE Kelompok Beban Lain-Lain Catatan: MYOB tidak menggunakan angka 7 dalam pengelompokkan Akun.

PENGATURAN AKUN DALAM MYOB AKUN NERACA ACCOUNT TYPE dalam MYOB

Kode & Nama Kelompok 1.0000 AKTIVA

Header (Induk) ASSETS

KELOMPOK AKUN

Detail ( Anak ) BANK

Semua Akun kelompok KAS & BANK

ACCOUNTS RECEIVABLE

Semua Akun kelompok PIUTANG USAHA

OTHER CURRENT ASSET

Semua Akun Aktiva Lancar selain kel.

FIXED ASSET

Semua Akun kelompok Aktiva Tetap

OTHER ASSET

Semua Akun Aktiva Selain Kel. Aktiva

CREDIT CARD

Semua Akun kelompok Kartu Kredit

ACCOUNTS PAYABLE

Semua Akun kelompok Hutang Usaha

OTHER CURRENT LIABILITY

Semua Akun Kewajiban Lancar selain

LONG TERM LIABILITY

Semua Akun kelompok Hutang Jk Panjang

OTHER LIABILITY

Semua Akun Kewajiban selain kelompok

Kas & Bank serta Piutang Usaha

Lancar & Aktiva Tetap 2.0000 KEWAJIBAN

LIABILITY

kelompok Credit Card & Account Payable

Hutang Usaha & Hutang Jk Panjang 3.0000 EKUITAS

EQUITY

EQUITY

AKUN LABA RUGI

Semua Akun kelompok Ekuitas / Modal

KELOMPOK AKUN



Hal.

8


Kode & Nama Kelompok 4.0000 PENDAPATAN

ACCOUNT TYPE dalam MYOB Header (Induk)

Detail ( Anak )

INCOME

INCOME

Semua Akun kelompok Pendapatan atau

5.0000 HARGA POKOK

COST OF SALES

COST OF SALES

Semua Akun kelompok Harga Pokok Penj.

6.0000 BEBAN

EXPENSE

EXPENSE

Semua Akun kelompok Beban Usaha

8.0000 PENDAPATAN

OTHER INCOME

OTHER INCOME

Semua Akun kelompok Pendapatan Lain2

OTHER EXPENSE

OTHER EXPENSE

Semua Akun kelompok Beban Lain2

/ PENJUALAN

Penjualan

LAIN-LAIN 9.0000 BEBAN LAIN-LAIN

c. Menentukan tipe HEADER & DETAIL Pada saat membuat Akun baru, anda dihadapkan pada 2 pilihan jenis Akun, yaitu Header atau Detail. HEADER digunakan untuk setiap akun yang masih memiliki akun anak, biasanya untuk jenis akun kelompok. DETAIL digunakan untuk setiap akun yang tidak memiliki akun anak lagi, biasanya untuk akun sub kelompok.

d. Menentukan Level Akun.

Mengatur Level Akun Klik Up untuk geser kiri. Klik Down untuk geser kanan.

Level 1

Level 2

Level 3

Level 4

Harus Header

Bisa Header /Detail

Bisa Header /Detail

Harus Detail

Contoh Membuat Nomor Akun. Misalkan anda hendak membuat nama akun di bawah ini ke dalam MYOB. Kas di tangan Kas di bank Piutang usaha Persediaan Biaya dibayar dimuka Bangunan

IRSAN LUBIS, SE.AK.


Hal.


9

Akumulasi penyusutan bangunan Hutang usaha Hutang biaya Hutang bank Modal Laba ditahan Saldo Penyeimbang (akun ini merupakan akun temporer dalam MYOB) Penjualan Retur penjualan Harga pokok penjualan Beban gaji Beban sewa Pendapatan bunga Beban bunga

Langkah pertama anda membuat nomor akun, yaitu menentukan kode angka awal (lihat angka 12.b di atas) untuk jenis kelompok terhadap akun-akun tersebut, sebagai berikut: þ Akun kas di tangan, kas di bank, piutang usaha, persediaan, biaya dibayar dimuka, bangunan, akumulasi penyusutan bangunan adalah kelompok Asset yang nomor awalnya diberi kode angka 1. þ Akun hutang usaha, hutang biaya, hutang bank adalah kelompok Liability yang nomor awalnya diberi kode angka 2. þ Akun modal, laba ditahan, saldo penyeimbang adalah kelompok Equity yang nomor awalnya diberi kode angka 3. þ Akun penjualan, retur penjualan adalah kelompok Income yang nomor awalnya diberi kode angka 4. þ Akun harga pokok penjualan adalah kelompok cost of sales yang nomor awalnya diberi kode angka 5. þ Akun beban gaji, beban sewa adalah kelompok expense yang nomor awalnya diberi kode angka 6. þ Akun pendapatan bunga adalah kelompok other income yang nomor awalnya diberi kode angka 8. (Perhatikan, MYOB tidak menggunakan angka 7 untuk kode angka). þ Akun beban bunga adalah kelompok other expense yang nomor awalnya diberi kode angka 9. Langkah kedua adalah menentukan tipe akun/account type (lihat angka 12.b.Pengaturan akun dalam MYOB di atas) dalam masing-masing kelompok. Kelompok Asset (kode angka 1). Untuk kelompok ini hanya ada 5 tipe akun, yaitu Bank, Accounts Receivable, Other Current Asset, Fixed Asset, dan Other Asset. Cara menentukan tipe akun harus berdasarkan pada 5 tipe di atas, sebagai berikut: Kas di tangan : Bank (diberi kode angka 1) Kas di bank : Bank (diberi kode angka 1) Piutang usaha : Accounts Receivable (diberi kode angka 2) Persediaan : Other Current Asset (diberi kode angka 3) Biaya dibayar dimuka : Other Current Asset (diberi kode angka 3) Bangunan : Fixed Asset (diberi kode angka 4) Akumulasi penyusutan bangunan : Fixed Asset (diberi kode angka 4) Karena ketentuan jumlah digit dalam MYOB harus 5 angka (XXXXX), maka anda dapat menyusun nomor akun kelompok asset sebagai berikut: Account Name Asset Bank Kas di tangan Kas di bank Accounts Receivable Piutang usaha Other Current Asset

Header Header Detail Detail Header Detail Header

Account Number 10000 11000 11100 11200 12000 12100 13000

Account Type Asset Asset Bank Bank Asset Accounts Receivable Asset



Hal.

10

KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK Persediaan Biaya dibayar dimuka Fixed Asset Bangunan Akum peny bangunan

Detail Detail Header Detail Detail

1 1 140 1 1

3 3 0 4 4

1 2 0 1 2

00 00 00 00

Other Current Asset Other Current Asset Asset Fixed Asset Fixed Asset

Kelompok Liability (kode angka 2). Untuk kelompok ini hanya ada 5 tipe akun, yaitu Credit Card, Accounts Payable, Other Current Liability, Long Term Liability, dan Other Liability. Cara menentukan tipe akun harus berdasarkan pada 5 tipe di atas, sebagai berikut:

Hutang usaha Hutang biaya Hutang bank

: Accounts Payable (diberi kode angka 1) : Other Current Liability (diberi kode angka 2) : Long Term Liability (diberi kode angka 2)

Karena ketentuan jumlah digit dalam MYOB harus 5 angka (XXXXX), maka anda dapat menyusun nomor akun kelompok liability sebagai berikut:

Account Name Liability Accounts Payable Hutang usaha Other Current Liability Hutang biaya Long Term Liability Hutang bank

Header Header Detail Header Detail Header Detail

Account Number 20000 21000 21100 22000 22100 23000 23100

Account Type Liability Liability Accounts Payable Liability Other Current Liability Liability Long Term Liability

Kelompok Equity (kode angka 3). Untuk kelompok ini hanya ada 1 tipe akun saja, yaitu Equity. Karena hanya 1 tipe akun saja, maka penyusunan nomor dan tipe akun menjadi mudah, yaitu dengan memberi kode angka secara urut untuk semua akun dalam kelompok equity. Karena ketentuan jumlah digit dalam MYOB harus 5 angka (XXXXX), maka anda dapat menyusun nomor akun kelompok liability sebagai berikut:

Account Name Equity Modal Laba ditahan Saldo penyeimbang

Header Detail Detail Detail

Account Number 30000 31000 32000 33000

Account Type Equity Equity Equity Equity

Kelompok Income (kode angka 4). Untuk kelompok ini hanya ada 1 tipe akun saja, yaitu Income. Karena hanya 1 tipe akun saja, maka penyusunan nomor dan tipe akun menjadi mudah, yaitu dengan memberi kode angka secara urut untuk semua akun dalam kelompok income. Karena ketentuan jumlah digit dalam MYOB harus 5 angka (XXXXX), maka anda dapat menyusun nomor akun kelompok liability sebagai berikut:

Account Name Income Penjualan Retur penjualan

Header Detail Detail

Account Number 40000 41000 42000

Account Type Income Income Income

Kelompok Cost of Sales (kode angka 5). Untuk kelompok ini hanya ada 1 tipe akun saja, yaitu Cost of Sales. Karena hanya 1 tipe akun saja, maka penyusunan nomor dan tipe akun menjadi mudah, yaitu dengan memberi kode angka secara urut untuk semua akun dalam kelompok cost of sales.

IRSAN LUBIS, SE.AK.


Hal.


11

Karena ketentuan jumlah digit dalam MYOB harus 5 angka (XXXXX), maka anda dapat menyusun nomor akun kelompok liability sebagai berikut:

Account Name Cost of Sales Harga pokok penjualan

Header Detail

Account Number 50000 51000

Account Type Cost of Sales Cost of Sales

Kelompok Expense (kode angka 6). Untuk kelompok ini hanya ada 1 tipe akun saja, yaitu Expense. Karena hanya 1 tipe akun saja, maka penyusunan nomor dan tipe akun menjadi mudah, yaitu dengan memberi kode angka secara urut untuk semua akun dalam kelompok expense. Karena ketentuan jumlah digit dalam MYOB harus 5 angka (XXXXX), maka anda dapat menyusun nomor akun kelompok liability sebagai berikut:

Account Name Expense Beban gaji Beban sewa

Header Detail Detail

Account Number 60000 61000 62000

Account Type Expense Expense Expense

Kelompok Other Income (kode angka 8). Untuk kelompok ini hanya ada 1 tipe akun saja, yaitu Other Income. Karena hanya 1 tipe akun saja, maka penyusunan nomor dan tipe akun menjadi mudah, yaitu dengan memberi kode angka secara urut untuk semua akun dalam kelompok other income. Karena ketentuan jumlah digit dalam MYOB harus 5 angka (XXXXX), maka anda dapat menyusun nomor akun kelompok liability sebagai berikut:

Account Name Other Income Pendapatan bunga

Header Detail


Account Type Other Income Other Income

Kelompok Other Expense (kode angka 9). Untuk kelompok ini hanya ada 1 tipe akun saja, yaitu Other Expense. Karena hanya 1 tipe akun saja, maka penyusunan nomor dan tipe akun menjadi mudah, yaitu dengan memberi kode angka secara urut untuk semua akun dalam kelompok other expense. Karena ketentuan jumlah digit dalam MYOB harus 5 angka (XXXXX), maka anda dapat menyusun nomor akun kelompok liability sebagai berikut: Account Name Other Expense Beban bunga

Header Detail


Account Type Other Expense Other Expense

Hasil Akhir Penyusunan Nomor Akun. Account Name Asset Bank Kas di tangan Kas di bank Accounts Receivable Piutang usaha Other Current Asset Persediaan Biaya dibayar dimuka Fixed Asset

ACCOUNTS LIST Header Header Detail Detail Header Detail Header Detail Detail Header

Account Number 10000 11000 11100 11200 12000 12100 13000 13100 13200 14000

Account Type Asset Asset Bank Bank Asset Accounts Receivable Asset Other Current Asset Other Current Asset Asset



Hal.

12


Bangunan Detail Akum peny bangunan Detail Liability Header Accounts Payable Header Hutang usaha Detail Other Current Liability Header Hutang biaya Detail Long Term Liability Header Hutang bank Detail Equity Header Modal Detail Laba ditahan Detail Saldo penyeimbang Detail

300 3 3 3

Account Name

Account Number

Account Type

400 4 4 500 5 600 6 6 800 8 900 9

Income Income Income Cost of Sales Cost of Sales Expense Expense Expense Other Income Other Income Other Expense Other Expense

Income Penjualan Retur penjualan Cost of Sales Harga pokok penjualan Expense Beban gaji Beban sewa Other Income Pendapatan bunga Other Expense Beban bunga

Header Detail Detail Header Detail Header Detail Detail Header Detail Header Detail

2000 21 22 23 0 1 2 3

0 1 2 0 1 0 1 2 0 1 0 1

1 1 0 0 2 0 2 0 2 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

4100 4200 0 1 0 2 0 3

0 100 0 100 0 100

00 00 00

00 00 00 00 00 00 00

Fixed Asset Fixed Asset Liability Liability Accounts Payable Liability Other Current Liability Liability Long Term Liability Equity Equity Equity Equity

Cara membuat Accounts List dalam Program Excel. Untuk keperluan impor bagan akun, maka terlebih dahulu anda membuat account list tersebut dengan menggunakan program excel, dengan keharusan mengikuti format tabel sebagai berikut:

Keterangan: sel A1=Account number; sel B1=Account name; sel C1=Header; sel D1=Balance; sel E1=Account type. Pengetikan akun nampak seperti dibawah ini.

Penulisan Account number tidak boleh ada titik atau koma.

IRSAN LUBIS, SE.AK.



Hal.

13

Setelah bagan akun selesai dibuat, maka hasil tersebut disimpan dalam 2 versi, yaitu versi excel dan versi text. 1. Penyimpanan hasil dalam versi excel (disebut Naskah Asli atau Master Akun)



Hal.

14


2. Penyimpanan hasil dalam versi text (file ini yang akan dilakukan Impor dari MYOB). Lihat halaman berikut.

IRSAN LUBIS, SE.AK.



Hal.

15

Setelah selesai, segera tutup program Excel dan buka program MYOB untuk melakukan kegiatan impor akun dengan menggunakan file versi text di atas.



PENGENALAN & SISTIM KERJA MYOB

Recommend Documents