MYOB Accounting Versi 15

Myob Accounting Versi 15

MYOB Accounting Versi 15 Oleh :

Harto Subekti, SE

Page | i


MYOB Accounting Versi 15 ©Harto Subekti, SE

Penyunting: Tim LP3I Disain Sampul: AanKhan.com

Penerbit: LENTERA ILMU CENDEKIA Gedung Sentra Kramat Blok A-15 Jl. Kramat Raya Senen No. 7-9 Jakarta, Indonesia Telp.: 021-3156126 Email: [email protected] Dicetak oleh: LENTERA PRINTING Jakarta

Page | ii


Kata Pengantar Alhamdulillah segala puji bagi Allah SWT karena hanya berkat pertolongan-Nya buku ini dapat diselesaikan tepat waktu. Buku ini diharapkan dapat dimanfaatkan oleh mahasiswa, pelajar, praktisi maupun kalangan umum yang sedang mempelajari komputer akuntansi dengan menggunakan program aplikasi akuntansi Myob Accounting Versi 15. Myob Accounting Versi 15 merupakan program aplikasi akuntansi yang relatif banyak digunakan oleh dunia usaha di Indonesia. Bagi mahasiswa akuntansi dan praktisi di bidang akuntansi menguasi Myob Accounting Versi 15 tentu saja akan meningkatkan nilai tambah dan memperbesar peluang untuk memperoleh pekerjaan yang diinginkan. Program aplikasi ini relatif mudah untuk dipelajari. Dengan mengikuti pembahasan dan latihan kasus yang diuraikan dalam buku ini diharapkan pembaca akan dapat mengoperasikan dengan baik program aplikasi Myob Accounting Versi 15. Banyak pihak yang sangat membantu dalam proses penulisan buku ini. Secara khusus penulis ingin menyampaikan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada LP3i yang telah mendukung penerbitan dan penggunaan buku ini sebagai buku pegangan bagi mahasiswa dan mahasiswi LP3i . Demikian juga kepada semua pihak di Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi MH Thamrin Kampus B yang telah memberikan bantuan dan menyediakan sarana yang diperlukan dalam penyelesaian buku ini. Tentu saja buku ini masih jauh dari sempurna. Penulis mengharapkan kritik dan saran untuk perbaikan buku ini di Page | iii


masa yang akan datang. Semoga buku ini memberi manfaat kepada penulis dan pembacanya. Jakarta, Agustus 2008 Penulis

Page | iv


DAFTARISI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI

iii v

BAB I PENDAHULUAN A. Tentang MYOB B. Apa Yang Bisa Dilakukan Oleh MYOB C. Memulai Program MYOB

1 1 1 2

BAB II MENYIAPKAN FILE BARU A. Membuat File Baru B. Menyiapkan Daftar Akun (Account List) C. Isi Saldo Awal Akun D. Linked Accounts E. Tax Codes F. Menyiapkan Kartu Piutang (Customer Card) G. Menyiapkan Kartu Hutang (Supplier Card) H. Menyiapkan Kartu Persediaan (Item List) I. Jobs J. Categories K. Anggaran

5 5 10 23 24 29 32 39 46 54 58 62

BAB III JURNAL UMUM A. Mencatat Transaksi Dengan Menggunakan Jurnal Umum (General Journal) B. Edit Jurnal Umum C. Menghapus Jurnal Umum D. Jurnal Berulang

67

BAB IV PEMBELIAN

77

67 71 72 73

Page | v


A. B. C. D. E. F. G. H. I.

Tahapan Pembelian Layout Form Pembelian Mencatat Transaksi Pembelian Mengubah Quote Menjadi Order Atau Bill Mengubah Order Menjadi Bill Edit Transaksi Pembelian Menghapus Transaksi Pembelian Mencatat Transaksi Pelunasan Hutang Usaha Retur Pembelian

77 78 80 85 87 88 89 89

BAB V TRANSAKSI PENJUALAN A. Tahapan Penjualan B. Layout Form Penjualan C. Mencatat Penjualan D. Mengubah Quote Menjadi Order Atau Invoice E. Mengubah Order Menjadi Invoice F. Edit Transaksi Penjualan G. Menghapus Transaksi Penjualan H. Mencatat Transaksi Pelunasan Piutang Usaha I. Retur Penjualan

95 95 96 97 99 101 101 102 103 106

BAB VI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS A. Penerimaan Kas B. Pengeluaran Kas C. Rekonsiliasi Bank

111 111 115 117

BAB VII PERSEDIAAN A. Inventory Adjustment B. Perakitan Persediaan (Build Inventory) C. Penghitungan Fisik Persediaan (Stock Opname)

123 123 124 129

Page | vi


BAB VIII LAPORAN DAN FORMULIR A. Laporan B. Formulir

133 133 154

BAB IX TUTUP BUKU DAN BACK UP DATA A. Tutup Buku B. Back Up Data

161 161 165

BAB X PENGATURAN A. Password B. Format Mata Uang C. Menampilkan Simbol Mata Uang

169 169 174 178

KASUS UNTUK LATIHAN RIWAYAT HIDUP PENULIS

181 195

Page | vii


BAB - I PENDAHULUAN A. Tentang MYOB MYOB Accounting Versi 15 merupakan program aplikasi yang dibuat khusus untuk membantu akuntan dalam melakukan pengolahan data akuntansi. Diproduksi oleh perusahaan pengembang perangkat lunak MYOB Technology PTY LTD Australia. MYOB sendiri merupakan singkatan dari "Mind Your Own Business". Untuk selanjutnya dalam buku ini penulis akan menyingkat MYOB Accounting Versi 15 dengan menyebut "MYOB" saja. B. Apa Yang Bisa Dilakukan Oleh MYOB Seperti terlihat pada gambar lbl kegiatan akuntansi secara manual dari suatu entitas dimulai dari pencatatan transaksi pada bukti transaksi. Informasi yang tercatat pada bukti transaksi kemudian dicatat pada jurnal dan seterusnya sampai akhirnya dihasilkan laporan keuangan.

1


MYOB mengotomatisasi sebagian besar dari kegiatan akuntansi tersebut. Pada hampir semua jenis transaksi kita cukup mencatat data transaksi tersebut ke dalam formulir bukti transaksi yang telah disediakan oleh MYOB, seperti formulir pembelian, formulir penjualan dsb. Jurnal, buku besar dan seterusnya sampai laporan keuangan otomatis telah tersedia. Tentu saja ini akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan pengolahan data akuntansi. Informasi yang dihasilkan juga lebih akurat, waktu dan tenaga yang dibutuhkan jauh lebih sedikit jika dibandingkan dengan kegiatan pengolahan data akuntansi secara manual. C. Memulai Program MYOB Untuk memulai program MYOB lakukan langkah-langkah berikut: 1.

2

Klik icon MYOB Accounting vl5 yang ada di desktop atau melalui start > All Program > MYOB Accounting vl5 seperti terlihat pada gambar lcl.


2.

Setelah langkah di atas akan muncul tampilan seperti pada gambar lc2. Seperti terlihat dalam gambar kita diberi lima pilihan yaitu: • Open Klik icon ini untuk membuka file Myob yang sudah ada •

Create Klik icon ini untuk membuat file baru

•

Explore Klik icon ini untuk melihat file database perusahaan contoh

•

What's New Klik icon ini untuk melihat hal-hal baru yang disediakan oleh Myob.

•

Exit Klik icon ini untuk keluar dari program Myob.

3


3.

4

Jika kita telah memliki file MYOB dan kita buka dengan memilih Open maka akan muncul jendela Command Centre dengan tampilan seperti pada gambar lc3.


BAB - II MENYIAPKAN FILE BARU Data-data mengenai suatu entitas/perusahaan dan transaksinya oleh Myob disimpan dalam suatu file database dengan ekstensi "myo".Pada bab ini akan diuraikan mengenai hal-hal yang harus dilakukan untuk mempersiapkan file database baru untuk suatu entitas. Langkah-langkah yang diperlukan untuk mempersiapkan file database baru adalah sbb: • Membuat file • Mengha'pus tax codes yang tidak dipakai • Membuat daftar akun • Edit Linked Account • Menyiapkan kartu piutang • Menyiapkan kartu hutang • Menyiapkan kartu persediaan • Membuat Jobs List • Membuat Categories List • Mengisi saldo awal • Mengisi Anggaran 1. Membuat File Baru Untuk membuat file baru lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada jendela dengan tampjlan seperti terlihat pada gambar 2al klik Open.

5


2. Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2a2. Klik Next

3. Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2a3. Isi nama perusahaan, alamat dan informasi lainnya kemudian klik Next. Nama perusahaan secara deafault akan menjadi nama file dengan tambahan extension "myo".

6


4. Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2a4. Isi kotak "Current Financial Year" dengan tahun buku sekarang. Kotak "Last Month of Financial Year" diisi bulan terakhir dari tahun buku. Kotak "Conversion Month" diisi bulan pertama dari tahun buku. Kotak "Number of Accounting Period" diisi jumlah bulan dalam tahun buku. Klik Next.

7


5. Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2a5, berisi konfirmasi terkait data-data yang diisi pada jendela sebelumnya. Klik Next

6. Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2a6, berisi tiga pilihan cara untuk membuat account list (daftar akun), terdiri dari: • Menggunakan account list yang disediakan MYOB • Import account list • Membuat account list sendiri Pilih salah satu dari tiga pilihan di atas kemudian klik Next

8


7. Akan muncul jendela terakhir sebelum file dibuat dengan tampilan seperti pada gambar 2a7. Kita bisa mengubah lokasi folder dengan melakukan klik pada "Cange". Klik Next jika folder sudah sesuai keinginan.

8.

Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2a8 yang menyatakan bahwa proses pembuatan file telah selesai.

9


2. Menyiapkan Daftar Akun (Account List) Dalam MYOB akun dibedakan menjadi dua jenis yaitu: • Header Akun header tidak dapat digunakan dalam pencatatan jurnal. Saldo dari akun tipe ini merupakan penjumlahan dari akun-akun yang termasuk dalam kelompoknya. Misalnya Akun Aktiva Lancar merupakan akun header yang saldonya merupakan penjumlahan dari semua saldo akun-akun yang termasuk dalam kelompok aktiva lancar. • Detail Akun jenis ini dapat digunakan dalam pencatatan jurnal. Akun detail kelompok asset dibedakan lagi menjadi lima tipe yaitu:  Bank  Account Receivable  Other Current Asset  Fixed Asset  Other Asset Sedangkan akun detail kelompok liability dibedakan menjadi lima tipe yaitu:  Credit Card  Account Payable  Other Current Liability  Long Term Liability / Other Liability Untuk kepentingan penyusunan Statement of Cash Flows semua akun detail neraca selain tipe banking harus ditentukan klasifikasinya dengan memilih salah satu dari tiga klasifikasi berikut:  Operating  Investing  Financing 10


Nomor akun dalam MYOB terdiri dari lima digit. Digit pertama dari nomor akun menunjukan golongan akun tersebut. MYOB menggolongkan akun menjadi delapan golongan yaitu:  Assets (aktiva), dengan digit pertama 1  Liabilities(hutang), dengan digit pertama 2  Equity(ekuitas), dengan digit pertama 3  Income(pendapatan), dengan digit pertama 4  Cost Of Sales(harga pokok penjualan), dengan digit pertama 5  Expenses(beban operasional), dengan digit pertama 6  Other Income(pendapatan non operasional), dengan digit pertama 8  Other Expense(beban non operasional), dengan digit pertama 9

Seperti telah dijelaskan pada bagian A di atas, kita diberi tiga pilihan cara untuk membuat daftar akun. Berikut diuraikan masing-masing ketiga cara tersebut. 1. Menggunakan Daftar Akun Yang Telah Disediakan Oleh MYOB 11


Untuk membuat daftar akun dengan menggunakan daftar akun yang telah disediakan oleh MYOB lakukan langkah-langkah berikut: 1.1 Dalam proses pembuatan file baru pada saat samapai pada jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2bll, pilih "I would Like to start with one of the list provided by MYOB Accounting". Klik Next.

1.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2bl2.

12


1.3 Pilih klasifikasi industri dengan meng-klik drop down menu pada kotak "Industry Calssification" seperti terlihat pada gambar 2bl3. 1.4 Pilih tipe bisnis dengan meng-klik drop down menu pada kotak 'Type of Business" seperti terlihat pada gambar 2bl4.

1.5 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2bl5. Klik Next. Daftar akun telah selesai dibuat.

13


2.

Melakukan Impor Dari Daftar Akun Yang Sudah Ada Untuk membuat daftar akun dengan melakukan impor dari daftar akun yang sudah ada lakukan langkah-langkah berikut: 2.1 Dalam proses pembuatan file baru pada saat sampai pada jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2b21, pilih "I would Like to import a list of accounts provided by my accountant after I'm done creating my company file". KlikNext.

2.2 Masuk ke jendela Command Centre seperti pada gambar 2b22. Pada menu bar klik File > Import Data > Accounts

14


2.3 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2b23. Klik Continue.

2.4 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2b24. Pilih file berisi daftar akun yang akan diimpor kemudian klik Open.

15


2.5 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2b25. Berisi pilihan field-field yang akan diimpor. Klik field yang akan diimpor pada cell dalam kolom "Import Field" kemudian pilih field padanannya pada cell dalam kolom "Matching Import Field". Setelah semua field yang akan diimpor sudah kita pilih kemudian klik Import.

2.6 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2b26. Berisi informasi bahwa proses impor telah dilakukan. Klik OK.

16


3.

Membuat Sendiri Daftar Akun Untuk membuat sendiri daftar lakukan langkah-langkah berikut: 3.1 Dalam proses pembuatan file baru pada saat sampai pada jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2b31, pilih "I would Like to build my own accounts list once I begin using MYOB". Klik Next.

3.2 Masuk ke jendela Command Centre seperti pada gambar 2b32. Klik Account > Accounts List

17


3.3 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2b33. Akun ditampilkan menurut golongannya. Kita bisa memilih golongan akun dengan meng-klik tab yang mewakili golongan akun tersebut. Jika misalnya kita akan membuat akun asset maka kita pilih tab Asset sehingga akan muncul tampilan seperti pada gambar 2b33. Klik New

3.4 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2b34. Tekan Enter.

18


3.5 Akan muncu] jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2b35. Pilih tipe akun kemudian isi data-data lainnya.

3.6 Klik tab Details sehingga muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2b36. Pilih klasifikasi akun kemudian isi data-data lainnya. Tekan OK

19


4.

Edit Akun Untuk menyunting akun lakukan langkah-langkah berikut: 4.1 Masuk ke jendela Accounts List. Sorot akun yang akan di edit seperti terlihat pada gambar 2b41. Klik Edit

4.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2b42. Lakukan perubahan yang diperlukan, misalnya nama akun diubah menjadi Laba Ditahan dan nomor akun diganti menjadi 3.8000. Klik OK.

20


4.3 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2b43. Nama akun sekarang telah berubah menjadi Laba Ditahan dengan nomor akun telah berubah menjadi 3.8000.

5.

Hapus Akun Agar suatu akun dapat dihapus maka tiga syarat berikut harus terpenuhi:  Harus bersaldo nol  Bukan merupakan "linked account"  Tidak digunakan oSeh "tax codes" Untuk menghapus akun lakukan langkah-langkah berikut: 5.1 Masuk ke jendela Accounts List. Sorot akun yang akan di delete seperti terlihat pada gambar 2b51, Klik Edit

21


5.2 Akan muncul jendela Edit Account dengan tampilan seperti pada pada gambar 2b52.

5.3 Pada menu bar klik Edit > Delete Account seperti terlihat pada gambar 2b53. Sekarang akun telah terhapus. 22


3. Isi Saido Awal Akun Untuk mengisi saldo awal akun lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada menu bar klik Setup > Balance > Account Opening Balance seperti terlihat pada gambar 2c 1.

2.

Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada pada gambar 2c2. Isi saldo awa! masing-masing akun. Klik OK.

23


4. Linked Accounts Seperti dijelaskan pada bagian awal buku ini bahwa cukup dengan mengetikan data pada bukti transaksi seperti invoice dan bill secara otomatis jurnal atas transaksi tersebut akan tersedia. Untuk itu MYOB meminta kita untuk mengaitkan akun-akun tertentu dengan suatu transaksi. MYOB menyebutnya sebagai Linked Accounts. Linked accounts dikelompokan ke dalam empat kelompok yaitu: • Accounts & Banking Accounts • Sales Accounts • Purchases Accounts • Payroll Accounts Untuk masuk ke jendela link accounts pada menu bar klik Setup > Linked Accounts > kelompok Linked Accounts yang akan dibuka seperti terlihat pada gambar 2d01.

24


Jika misalnya kita klik Accounts & Banking Linked Accounts seperti pada gambar 2d01 maka akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2d02.

Untuk menentukan linked accounts klik tanda panah pada list box sehingga muncul nama-nama akun seperti terlihat pada gambar 2d03. Sorot akun yang akan kita pilih kemudian klik Use Account.

25


Klik OK setelah semua linked accounts ditentukan. Berikut diuraikan penjelasan dari masing-masing kelompok linked accaunt. 1. Accounts & Banking Accounts Seperti terlihat pada gambar 2dl linked accounts yang termasuk dalam kelompok Accounts & Banking Accounts terdiri dari: • Equity Account for Current Earnings, akun untuk menampung laba periode berjalan. • Equity Account for Retained Earnings akun untuk menampung akumulasi laba sampai dengan periode sebelum periode berjalan. • Equity Account for Historical Balancing akun untuk menampung selisih saldo awal yang belum seimbang. • Cheque Account for Electronic Payments akun untuk menampung cek-cek yang dikeluarkan perusahaan tetapi belum dicairkan oleh pemasok.

26


•

Cheque Account for Undeposited Funds akun untuk menampung cek-cek dari pelanggan yang belum dicairkan.

2. Sales Accounts Seperti terlihat pada gambar 2d2 linked accounts yang termasuk dalam kelompok Sales Accounts terdiri dari: • Asset Account for Tracking Receivable, akun untuk menampung piutang yang timbul dari transaksi penjualan. • Cheque Account for for Customer Receipt, akun untuk menampung pembayaran dari pelanggan. • Income Account for Freight, akun untuk menampung ongkos angkut yang diterima dari pelanggan • Liability Account for Customer Deposits, akun untuk menampung uang muka yang diterima dari pelanggan. • Expense or Cost of Sales Account for Discounts, akun untuk menampung potongan harga yang diberikan kepada pelanggan. • Income Account for Late Charges, akun untuk menampung denda keterlambatan pelunasan piutang yang diterima dari pelanggan.

27


3. Purchases Accounts Seperti terlihat pada gambar 2d3 linked accounts yang termasuk dalam kelompok Purchases Accounts terdiri dari: • Liability Account for Tracking Payable, akun untuk menampung hutang yang timbul dari transaksi pembelian. • Cheque Account for for Paying Bills, akun untuk menampung pelunasan hutang kepada pemasok.

28


•

Expense or Cost of Sales Account for Freight, akun untuk menampung ongkos angkut yang yang dibayarkan kepada pemasok. • Assets Account for Supplier Deposits, akun untuk menampung pembayaran uang muka ke pemasok. • Expense (or Contra) Account for Discounts, akun untuk menampung potongan harga yang diperoleh dari pemasok. • Expense Account for Late Charges, akun untuk menampung denda keterlambatan pembayaran hutang kepada pemasok. 5. Tax Codes Myob menyediakan tax codes sebanyak jenis pajak yang berlaku di negara Australia. Kita bisa menghapus tax codes yang tidak diperlukan dan mengganti nama tax codes sesuai keinginan kita. 1. Hapus Tax Codes Yang Tidak Dipakai Untuk menghapus Tax Codes lakukan langkahlangkah berikut: 1.1 Pada menu bar klik List > Tax Codes seperti terlihat pada gambar 2el.

1.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2e2.

29


1.3 Pada menu bar klik Edit > Delete Tax Codes seperti terlihat pada gambar 2e3.

2.

30

gambar 2e3 Edit Tax Codes Untuk menyunting Tax Code lakukan langkahlangkah berikut: 2.1. Pada menu bar klik List > Tax Codes sehingga muncul jendela dengan tampilan seperti terlihat pada gambar 2e21. Sorot tax code yang akan diedit kemudian klik edit.


2.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2e22

2.3 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2e23. Isi data-data yang diperlukan. Klik OK.

31


2.4Gambar 2e24 adalah contoh data-data yang diisikan untuk tipe pajak PPN (Goods & Services Tax).

6. Menyiapkan Kartu Piutang (Customer Card) 32


1.

Membuat Kartu Piutang Baru Untuk membuat kartu piutang baru lakukan langkahlangkah berikut: 1.1 Pada menu bar klik List > Card, seperti terlihat pada gambar 2fl 1.

1.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2fl2. Klik tab Customer.

1.3 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2fl3. Klik New.

33


1.4 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2fl4. Tekan Enter.

1.5 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2fl5. Isi data-data pelanggan kemudian klik OK. 34


2.

Edit Kartu Piutang Untuk menyunting kartu piutang lakukan langkahlangkah berikut: 2.1 Masuk ke jendela Card List kemudian klik tab Customer sehingga muncul jendela dengan tampilan seperti terlihat pada gambar 2f21. Sorot nama pelanggan yang akan kita edit. Klik Edit.

35


2.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2f22. Lakukan perubahan yang diinginkan. Klik OK.

3.

36

Menghapus Kartu Piutang Untuk menhapus kartu piutang lakukan langkahlangkah berikut: 1.1 Masuk ke jendela Card List kemudian klik tab Customer sehingga muncul jendela dengan tampilan seperti terlihat pada gambar 2f23. Sorot nama pelanggan yang akan kita hapus. Klik Edit.


1.2 Pada menu bar klik Edit> Delete Card, seperti terlihat pada gambar 2f23.

2. Mencatat Saldo Awal Kartu Piutang 2.1 Pada menu bar klik Setup> Balance > Customer Balance, seperti terlihat pada gambar2f41.

2.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2f42. Klik Add Sale.

37


2.3 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2f43. Tekan Enter.

2.4 Klik tanda panah pada list box Customer Name seperti pada gambar 2f44. Pilih nama pelanggan kemudian klik Use Customer. 38


2.5 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2f45. Isi data-data piutang pelanggan. Pengisian dilakukan per faktur. Tekan Record.

7. Menyiapkan Kartu Hutang (Supplier Card) 1. Membuat Kartu Hutang Baru 39


Untuk membuat kartu hutang Jakukan langkah-langkah berikut: 1.1 Masuk ke jendela Card List kemudian klik tab Supplier sehingga muncul jendela dengan tampilan seperti terlihat pada gambar 2gl 1. Klik New.

1.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2gl2. Tekan Enter.

40


1.3 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2gl3. Isi data-data pemasok.

1.4 Setelah data-data pemasok diisi tampilan jendela akan menjadi seperti pada gambar 2gl4. Klik OK.

41


Edit Kartu Hutang Untuk menyunting kartu Hutang lakukan langkah-langkah berikut: 2.1 Masuk ke jendela Card List kemudian klik tab Supplier sehingga muncul jendela dengan tampilan seperti terlihat pada gambar 2g21. Sorot nama pemasok yang akan diedit. Klik Edit. 2

1.3 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2g22. Lakukan perubahan data yang diperlukan. Klik OK.

42


Menghapus Kartu Hutang Untuk menghapus kartu langkah berikut: 3.1 Masuk ke jendela Card List sehingga muncul jendela terlihat pada gambar 2g31. akan dihapus. 3.

Hutang lakukan langkahkemudian klik tab Supplier dengan tampilan seperti Sorot nama pemasok yang

3.2 Pada menu bar klik Edit > Delete Card, seperti terlihat pada gambar 2g32.

4.

Mencatat Saldo Awal Kartu Hutang Untuk mencatat saldo kartu hutang lakukan langkahlangkah berikut:

43


4.1 Pada menu bar klik Setup> Balance > Supplier Balance, seperti terlihat pada gambar 2g41.

4.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2g42.

4.3 Klik tanda panah pada list box Supplier Name seperti pada gambar 2g43. Pilih nama pemasok kemudian klik Use Supplier.

44


4.4 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2g44. Klik Add Purchase.

4.5 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2g45. Tekan Enter.

45


4.6 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2g46. Tekan Record.

8. Menyiapkan Kartu Persediaan (Item List) 1. Mencatat Persediaan Baru Untuk mencatat saldo kartu hutang lakukan langkahlangkah berikut: 1.1 Pada menu bar klik Setup> List > Items, seperti terlihat pada gambar 2hl 1. 46


1.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2hl2. Klik New.

1.3 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2hl3. Isi nomor persediaan pada kotak Item Number. Klik OK.

47


1.4 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2hl4.

1.5 Lengkapi data-data yang diperlukan sehingga tampilan menjadi seperti pada gambar 2hl5. Klik tab Buying Detail.

48


1.6 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2hl6. Lengkapi data-data yang diperlukan. Klik tab Selling Detail.

1.7 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2hl7. Lengkapi data-data yang diperlukan. Klik OK. 49


2.

Edit Persediaan Untuk menyunting data persediaan lakukan langkahlangkah berikut: 1.1 Masuk ke jendela Items List seperti terlihat pada gambar 2h21. Klik Edit.

2.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gamhar 2H12. Lakukan pembahan yang diperlukan. Klik OK. 50


3.

Hapus Persediaan Untuk menyunting data persediaan lakukan langkahlangkah berikut: 3.1 Masuk ke jendela Items List seperti terlihat pada gambar 2h31. Klik Edit.

3.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2h32. 51


3.3 Pada menu bar klik Edit > Delete Inventory Item seperti terlihat pada gambar 2h33.

4.

52

Isi Saldo Awal Persediaan Untuk mengisi saldo awal persediaan lakukan langkahlangkah berikut:


4.1 Masuk ke jendela Command Centre seperti terlihat pada gambar 2h41. Klik Inventory > Adjust Inventory.

4.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2h42.

4.3 Isi nomor dan nama persediaan yang ada beserta jumlah satuan dan harga beli per unitnya sehingga 53


tampilan jendela menjadi seperti pada gambar 2h43. Kolom Account diisi dengan nomor akun persediaan tersebut. Klik OK.

9. Jobs Jika perusahaan mengerjakan suatu proyek dan menginginkan informasi mengenai laba rugi dari proyek tersebut maka bisa digunakan fasilitas Jobs. Pertama proyek tersebut harus dicatat dulu pada job lists kemudian tiap kali dilakukan pencatatan atas transaksi yang terkait dengan proyek tersebut kita harus mencantumkan nama proyek pada kotak jobs, yang tersedia pada form tersebut. 1. Mencatat Jobs Untuk mencatat Jobs lakukan langkah-langkah berikut: 1.1 Pada menu bar klik Li st > Jobs seperti terlihat pada gambar 2i 11.

54


1.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2il2. Klik New.

1.3 Akan muncul jendela New Jobs dengan tampilan seperti pada gambar 2il3. Isi nomor jobs pada kotak jobs number. Klik Enter.

55


1.4 Tampilan akan menjadi seperti pada gambar 2il4. Isi data-data yang diperlukan pada kotak yang disediakan seperti nama job, tanggal mulai dan data-data lainnya.

1.5 Tampilan akan menjadi seperti pada gambar 2il5. Klik Ok.

56


1.6 Seperti terlihat pada gambar 2il6 pada jendela jobs list sekarang sudah tercatat jobs dengan nomor JB01.

2.

Edit Jobs Untuk melakukan penyuntingan Jobs lakukan langkah-langkah berikut: 2.1 Pada menu bar klik List > Jobs sehingga tampilan menjadi seperti pada gambar2il6.

57


2.2 Sorot Jobs yang akan disunting kemudian klik edit sehingga tampilan menjadi seperti pada gambar 2il5. Lakukan perubahan yang diperlukan kemudian klik Ok. 3. Hapus Jobs Untuk menghapus Jobs lakukan langkah-langkah berikut: 3.1 Pada menu bar klik List > Jobs sehingga tampilan menjadi seperti pada gambar 2il6. 3.2 Sorot Jobs yang akan dihapus kemudian klik edit sehingga tampilan menjadi seperti pada gambar 2il5. 3.3 Pada menu bar klik edit > delete job seperti terlihat pada gambar 2i3. Sekarang jobs telah terhapus.

A. Categories Jika perusahaan memiliki beberapa divisi/bagian dan menginginkan informasi laba rugi dan neraca dari masingmasing divisi maka bisa digunakan fasilitas Categories. Seperti halnya pada fasilitas jobs pertama divisi yang ada harus dicatat dulu pada categories list kemudian tiap kali 58


dilakukan pencatatan atas transaksi yang terkait dengan suatu divisi kita harus mencantumkan nama divisi pada kotak categories yang tersedia pada form tersebut. 1. Mencatat Categories Untuk mencatat Categories lakukan langkahlangkah berikut: 1.1 Pada menu bar klik List > Categories seperti terlihat pada gambar 2j 11.

1.2

Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 2jl2. Klik New.

1.3

Akan muncul jendela Edit Categories dengan tampilan seperti pada gambar 2jl3. Isi nomor 59


categories pada kotak categories ID. Klik Enter.

60

1.4

Tampilan akan menjadi seperti pada gambar 2jl4. Isi nama categories dan keterangan jika diperlukan.

1.5

Tampilan akan menjadi seperti pada gambar 2jl5. Klik Ok.


1.6

2.

Seperti terlihat pada gambar 2jl6 pada jendela categories list sekarang sudah tercatat categories dengan nomor DV01.

Edit Categories Untuk melakukan penyuntingan Categories lakukan langkah-langkah berikut: 2.1 Pada menu bar klik List > Categories sehingga tampilan menjadi seperti pada gambar2jl6. 61


2.1

Sorot Categories yang akan disunting kemudian klik edit sehingga tampilan menjadi seperti pada gambar 2jl5. Lakukan perubahan yang diperlukan kemudian klik Ok.

3. Menghapus Categories Untuk menghapus Categories lakukan langkah-langkah berikut: 3.1 Pada menu bar klik List > Categories sehingga tampilan menjadi seperti pada gambar 2j 16. 3.2 Sorot Categories yang akan dihapus kemudian pada menu bar klik edit > delete category seperti terlihat pada gambar 2j3. Sekarang categories telah terhapus.

B. Anggaran Anggaran diperlukan oleh manajemen terutama untuk keperluan pengendalian. Dalam Myob anggaran untuk masing-masing akun dibuat secara bulanan. 1. Anggaran dengan angka perubahan bulanan yang tidak terstruktur 62


Jika perubahan jumlah anggaran dari bulan ke bulan tidak mempunyai pola tertentu atau berubah secara acak maka pengisian anggaran dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut: 1.1 Pada command center klik Accounts > Accounts List seperti terlihat pada gambar2kll.

1.2

Akan muncul jendela Accounts List dengan tampilan seperti pada gambar 2kl2. Klik Edit

63


64

1.3

Akan muncul jendela Edit Accounts dengan tampilan seperti pada gambar 2kl3. Klik tab Budget.

1.4

Tampilan akan menjadi seperti pada gambar 2kl4. Isi jumlah anggaran untuk masing-masing bulan pada kolom budget.


1.5

Setelah terisi semua tampilan akan menjadi seperti pada gambar 2kl5. Klik Ok.

1.6

Ulangi langkah-langkah di atas untuk akun-akun lainnya.

2. Anggaran dengan angka perubahan bulanan yang terstruktur Jika perubahan jumlah anggaran dari bulan ke bulan mengikuti pola tertentu yaitu berubah dengan angka absolut tertentu atau dengan prosentase tertentu maka pengisian anggaran dilakukan dengan mengikuti langkahlangkah berikut: 2.1 Lakukan langkah 1.1 sampai dengan langkah 1.4 di atas sehingga tampilan menjadi seperti terlihat pada gambar 2kl4. Klik Shortcuts sehingga muncul jendela Budget Shortcuts seperti terlihat pada gambar 2k21.

65


2.2 Isi data-data yang diperlukan. Perubahan jumlah anggaran bisa dengan angka absolut atau dalam angka prosentase. Setelah semua data terisi klik Ok sehingga tampilan menjadi seperti terlihat pada gambar 2k22. Pada kolom Budget terisi anggaran dengan jumlah anggaran yang meningkat 10% tiap bulannya.

2.3 Ulangi langkah-langkah di atas untuk akun-akun lainnya. 66


BAB - III JURNAL UMUM

MYOB telah menyediakan ayat jurnal secara otomatis pada sebagian besar transaksi. Pada transaksi penjualan misalnya kita hanya perlu mengisikan data-data penjualan pada form invoice. Setiap kali invoice dicatat otomatis akan tersedia jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas atas penjualan tersebut. Hal yang sama juga terjadi pada transaksi penjualan, pelunasan hutang, pelunasan piutang dsb. Transaksi-transaksi tertentu seperti penyesuaian perlengkapan, beban penyusutan dsb perlu kita buatkan jurnalnya dengan mengetikan ayat jurnal tersebut pada MYOB. A. Mencatat Transaksi Dengan Menggunakan Jurnal Umum (General Journal) Untuk mencatat transaksi dengan menggunakan jurnal umum lakukan langkah-langkah berikut: 1 Masuk ke jendela Command Centre seperti terlihat pada gambar 3al. Klik Account > Record Journal Entry. 67


68

2

Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 3a2.

3

Isi nomor jurnal, tanggal, memo, nomor dan nama akun serta jumlah yang di debet dan jumlah yang dikredit. Isi juga data lainnya jika diperlukan. Untuk mengisi nomor dan nama akun klik cell pada kolom Acct# kemudian klik pada tanda tanah yang muncul


sehingga tampilan jendela menjadi seperti pada gambar 3a3. Sorot akun yang akan dipakai kemudian klik Use Account.

4

Setelah data-data diisi tampilan jendela akan menjadi seperti pada gambar 3a4. Klik Record.

69


70

5

Setelah proses pencatatan jurnal selesai akan kembali muncul jendela Record Journal Entry yang siap diisi seperti pada gambar 3a5.

6

Kita bisa melihat hasil dari proses pencatatan jurnal tersebut dengan meng-klik Journal yang berada di bagian kiri bawah pada saat tampilan jendela seperti pada gambar 3a5. Akan ditampilkan ayat jurnal dengan tampilan seperti pada gambar 3a6.


B. Edit Jurnal Umum 1 Masuk ke jendela Command Centre seperti terlihat pada gambar 3bl. Klik Account > Transaction Journal.

2

Akan muncul jendela Transaction Journal seperti pada gambar 3b2. Klik pada tanda panah disebelah kiri jurnal yang akan kita edit.

71


3

Akan muncul jendela Record Journal Entry seperti pada gambar 3b3. Lakukan perubahan yang diiginkan. Klik Record.

C. Menghapus Jurnal Umum Untuk menghapus jurnal lakukan langkah-langkah berikut: 1. Tampilkan jurnal yang akan dihapus seperti terlhat pada gambar 3b3. 2. Pada menu bar klik Edit > Delete General Journal Transaction seperti terlihat pada gambar 3c 1.

72


D. Jurnal Berulang Untuk menghemat tenaga dan waktu jurnal tertentu yang sering terjadi bisa kita simpan template-nya sehingga bisa kita pakai pada saat dibutuhkan.

1. Menyimpan Jurnal Berulang Untuk menyimpan jurnal berulang lakukan langkah-langkah berikut: l.lTampilkan jurnal yang 73


akan kita simpan template-nya seperti terlihat pada gambar 3dll. Klik Save Recurring. 1.2 Akan muncul jendela Save Recurring Template seperti pada gambar 3dl2. Isi nama jurnal dan data lainnya. Klik Save Template.

2. Menggunakan Jurnal Berulang Untuk menggunakan jurnal berulang lakukan langkah-langkah berikut: 2.1 Tampilkan jendela Record Journal Entry seperti terlihat pada gambar 3d21. Klik Use Recurring.

74


2.2

Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 3d22. Sorot nama jurnal yang akan kita pakai. Klik OK.

2.2

Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 3d23. Ubah data-data yang diperlukan, misalnya tanggal, angka debit dan angka kredit. Klik Record. 75


76


BAB - IV TRANSAKSI PEMBELIAN

Untuk mencatat transaksi yang terkait dengan kegiatan pembelian masuk ke jendela Command Centre kemudian klik Purchases seperti terlihat pada gambar 41.

A. Tahapan Pembelian Kegiatan pembelian oleh MYOB dibagi menjadi tiga tahap pembelian,yaitu: • Quote (permintaan pembelian), merupakan tahap awal kegiatan pembelian. • Order (pesanan pembelian), merupakan tahap kedua dari kegiatan pembelian. 77


•

Bill (tagihan pembelian), merupakan tahap akhir dari kegiatan pembelian. Pada tahap ini pertukaran barang telah terjadi. Kita tidak harus melewati tiga tahap pembelian tersebut. Kita bisa langsung ke tahap Order atau tanpa melalui Quote atau langsung ke tahap Bill tanpa melalui Quote dan Order. Pemilihan tahapan pembelian dapat dilakukan dengan meng-klik List Box di sebelah kiri atas dari jendela Purchase seperti terlihat pada gambar 4al.

B. Layout Form Pembelian MYOB menyediakan empat jenis layout form pembelian yang terdiri dari: • Service, untuk mencatat transaksi pembelian jasa. Form pembelian dengan layout Service dapat dilihat pada gambar 4bl.

78


•

Item, untuk mencatat transaksi pembelian barang dan jasa yang terdaftar dalam Item List. Form pembelian dengan layout Item dapat dilihat pada gambar 4b2.

•

Professional, untuk mencatat transaksi pembelian jasa profesional seperti akuntan, pengacara, konsultan pajak dll. Dengan menggunakan layout ini kita dapat mencatat beberapa transaksi jasa sekaligus dengan 79


tanggal yang berbeda-beda. Form pembelian dengan layout Professional dapat dilihat pada gambar 4b3.

•

Miscelaneous, untuk mencatat transaksi pembelian lainnya. Form pembelian dengan layout Miscelaneous dapat dilihat pada gambar 4b4.

C. Mencatat Transaksi Pembelian

80


Proses pencatatan transaksi pembelian untuk tahap Quote, Order dan Bill adalah sama saja. Pencatatan transaksi pembelian dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut: 1. Pada jendela Command Centre klik Purchases > Enter Purchases.

2. 3.

Akan muncul jendela Purchases sepeni terlihat pada gambar 4c 1. Klik Layout. Akan muncul jendela Select Layout seperti terlihat pada gambar 4c2. Pilih jenis layout. Klik OK.

81


4.

5.

82

Akan muncul jendela form pembelian dengan layout sesuai pilihan kita. Jika dalam harga belum termasuk PPN maka klik pada kotak Tax Inclusive di bagian kanan atas form untuk menghilangkan tanda centang. Jika dalam harga sudah termasuk PPN biarkan kotak Tax Inclusive dengan tanda centang. Pilih tahapan pembelian quote, order atau bill dengan mengklik tanda panah di sebelah kanan kotak isian. Klik tanda panah pada list box Supplier untuk memilih nama pemasok seperti terlihat pada gambar 4c3. Pilih jenis nama pemasok. Klik Use Supplier.


6.

Akan muncul jendela Select From List seperti terlihat pada gambar 4c4. Jendela ini memberikan pilihan apakah akan menggunakan transaksi pembelian yang sudah ada atau transaksi baru. Klik New.

7.

Akan kembali muncul jendela Purchase. Klik tanda panah pada list box Term sehingga muncul jendela dengan tampilan seperti terlihat pada gambar 4c5. 83


84

8.

Akan kembali muncul jendela Purchase. Letakan kursor pada cell Item Number seperti terlihat pada gambar 4c6. Tekan Enter.

9.

Akan muncul jendela Select From List seperti terlihat pada gambar 4c7. Sorot item (jenis barang) yang kita pilih. Klik Use Item.


10. Akan kembali muncul jendela Purchase seperti terlihat pada gambar 4c8. Isi data-data lainnya seperti tanggal, jumlah item harga per unit, ongkos angkut. Jika semua data telah diisikan maka tampilan jendela akan menjadi seperti terlihat pada gambar 4c8. Klik Record.

D. Mengubah Quote Menjadi Order Atau Bill Untuk mengubah Quote menjadi Order atau Bill lakukan langkah-langkah berikut:

85


86

1.

Tampilkan jendela Command Centre klik Purchases kemudian klik Purchases Register seperti terlihat pada gambar 4dl.

2.

Akan muncul jendela Purchase Register klik tab Quote seperti terlihat pada gambar 4d2. Sorot quote yang akan diubah menjadi order atau Bill. Klik Change to Order kalau kita mau mengubahnya menjadi order atau Klik Change to Bill kalau kita mau mengubahnya menjadi Bill.


3.

Jika kita memilih Change to Order maka akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 4d3. Lakukan perubahan data yang diperlukan seperti tanggal jumlah barang dsb. Klik Record.

E. Mengubah Order Menjadi Bill

87


Langkah untuk mengubah order menjadi bill sama dengan langkah untuk mengubah quote menjadi order seperti yang telah dijelaskan di atas. F. Edit Transaksi Pembelian Untuk menyunting transaksi pembelian lakukan langkahlangkah berikut: 1. Tampilkan jendela Purchases Register seperti terlihat pada gambar 4fl. Klik tanda panah di sebelah kiri transaksi pembelian yang akan kita edit.

2.

88

Akan muncul jendela Purchases-Edit Item seperti terlihat pada gambar 4f2. Lakukan perubahan yang diperlukan. Klik OK.


G. Menghapus Transaksi Pembelian Untuk menghapus transaksi pembelian lakukan langkahlangkah berikut: 1. Tampilkan jendela transaksi pembelian yang akan dihapus. 2. Pada menu bar klik Edit > Delete Purchase seperti terlihat pada gambar 4gl.

H. Mencatat Transaksi Pelunasan Hutang Usaha Untuk mencatat transaksi pelunasan hutang lakukan langkah-langkah berikut: 89


90

1.

Tampilkan jendela Command Centre. Klik Purchase > Pay Bills seperti terlihat pada gambar 4h 1.

2.

Akan muncul jendela Pay Bills dengan tampilan seperti terlihat pada gambar 4h2.


3.

Pilih sumber dana dengan meng-klik list box Pay from Account seperti terlihat ada gambar 4h3. Sorot sumber dana yang akan kita pilih. Klik Use Account.

4.

Pilih nama pemasok dengan meng-klik list box Supplier sehingga tampilan jendela menjadi seperti terlihat pada gambar 4h4. Klik Use Supplier.

91


92

5.

Jendela Pay Bills akan menjadi seperti terlihat pada garabar 4h5. Isi jumlah uang yang dibayarkan pada kotak Amount, alokasikan jumlah tersebut pada masing-masing transaksi pada kolom Amount Aplied, isi jumlah diskon jika ada pada kolom Discount. Jika kita dikenakan denda keterlambatan isi jumlahnya pada kotak Finance Charge. Isi juga data-data lainnya yang diperlukan.

6.

Setelah semua data yang diperlukan telah diisi maka jendela Pay Bills akan menjadi seperti terlihat pada gambar 4h6. Klik Record.


I. Retur Pembelian Untuk mencatat transaksi retur pembelian lakukan langkahlangkah berikut: 1. Lakukan langkah-langkah yang sama dengan pencatatan pembelian. Kolom jumlah item pada kolom Received diisi dengan angka negatif sebesar jumlah barang yang dikembalikan seperti terlihat pada gambar 4i 1.

93


94

2.

Tampilkan jendela Purchase Register kemudian klik tab Returns & Debits seperti terlihat pada gambar 4i2. Klik Receive Return jika barang yang dikembalikan berasal dari pembelian tunai.

3.

Akan muncul jendela Settle Returns & Debits seperti terlihat pada gambar 4i3. Isi data-data yang diperlukan. Klik Record.

4.

Jika barang yang dikembalikan berasal dari pembelian kredit maka pada saat tampilan jendela seperti pada gambar 4i2. Klik Apply to Purchase.


BAB - V TRANSAKSI PENJUALAN Untuk mencatat transaksi yang terkait dengan kegiatan penjualan masuk ke jendela Command Centre kemudian klik Sales seperti terlihat pada gambar 51.

A. Tahapan Penjualan Kegiatan penjualan oleh MYOB dibagi menjadi tiga tahap penjualan,yaitu: • Quote (permintaan penjualan), merupakan tahap awal kegiatan penjualan. • Order (pesanan penjualan), merupakan tahap kedua dari kegiatan penjualan.

95


•

Invoice (tagihan penjualan), merupakan tahap akhir dari kegiatan penjualan. Pada tahap ini pertukaran barang telah terjadi. Kita tidak harus melewati tiga tahap penjualan tersebut. Kita bisa langsung ke tahap Order atau tanpa melalui Quote atau langsung ke tahap Invoice tanpa melalui Quote dan Order. Pemilihan tahapan penjualan dapat dilakukan dengan meng-klik List Box di sebelah kiri atas dari jendela Purchase seperti terlihat pada gambar 5al.

B. Layout Form Penjualan Sama dengan layout form pembelian layout form penjualan juga terdiri dari empat macam yaitu: • Service • Item • Professional • Miscelaneous

96


Fungsi dari masing-masing jenis layout dan cara pemilihannya sama dengan yang telah dijelaskan pada bagian pembelian di atas. C. Mencatat Penjualan Proses pencatatan transaksi penjualan untuk tahap Quote, Order dan Invoice adalah sama saja. Pencatatan transaksi penjualan dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut: 1. Pada jendela Command Centre klik Sales > Enter Sales. 2. Akan muncul jendela Sales. Pilih jenis layout dengan cara yang sama dengan pemilihan layout pada form pembelian.

3. Akan muncul jendela form penjualan dengan layout sesuai pilihan kita. Jika dalam harga belum termasuk PPN maka klik pada kotak Tax Inclusive di bagian kanan atas form untuk menghilangkan tanda centang. Jika dalam harga sudah termasuk PPN biarkan kotak Tax Inclusive dengan tanda centang. Pilih tahapan penjualan 97


quote, order atau invoice dengan mengklik tanda panah di sebelah kanan kotak isian.

4. Klik tanda panah pada list box Customer untuk memilih nama pelanggan seperti terlihat pada gambar 5c2. Pilih nama pelanggan. Klik Use Customer.

5. Akan muncul jendela Select From List seperti terlihat pada gambar 5c3. Jendela ini memberikan pilihan 98


apakah akan menggunakan transaksi penjualan yang sudah ada atau transaksi baru. Klik New.

6. Akan kembali muncul jendela Sales. Isi data-data yang diperlukan dengan cara yang sama dengan pengisian form pembelian. Setelah semua data diisi tampilan jendela akan menjadi seperti terlihat pada gambar 5c4. Klik Record. D. Mengubah Quote Menjadi Order Atau Invoice Untuk mengubah Quote menjadi Order atau Invoice lakukan langkah-langkah berikut: 1. Tampilkan jendela Command Centre klik Sales kemudian klik Sales Register seperti terlihat pada gambar 5dl.

99


2. Akan muncul jendela Sales Register klik tab Quote seperti terlihat pada gambar 5d2. Sorot quote yang akan diubah menjadi order atau Invoice. Klik Change to Order kalau kita mau mengubahnya menjadi order atau Klik Change to Invoice kalau kita mau mengubahnya menjadi Invoice.

3. Jika kita memilih Change to Invoice maka akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 5d3. 100


Lakukan perubahan data yang diperlukan seperti tanggal jumlah barang dsb. Klik Record.

E. Mengubah Order Menjadi Invoice Langkah untuk mengubah order menjadi invoice sama dengan langkah untuk mengubah quote menjadi order seperti yang telah dijelaskan di atas. F. Edit Transaksi Penjualan Untuk menyunting transaksi penjualan lakukan langkahlangkah berikut: 1. Tampilkan jendela Sales Register seperti terlihat pada gambar 5fl. Klik tanda panah di sebelah kiri transaksi penjualan yang akan kita edit.

101


2.

Akan muncul jendela Sales-Edit Item seperti terlihat pada gambar 5f2. Lakukan perubahan yang diperlukan. Klik OK.

G. Menghapus Transaksi Penjualan Untuk menghapus transaksi penjualan lakukan langkahlangkah berikut: 102


1. Tampilkan jendela transaksi penjualan yang akan dihapus. 2. Pada menu bar klik Edit > Delete Order (transaksi yang akan dihapus adalah order penjualan) seperti terlihat pada gambar 5gl.

H. Mencatat Transaksi Pelunasan Piutang Usaha Untuk mencatat transaksi pelunasan piutang usaha lakukan langkah-langkah berikut: 1. Tampilkan jendela Command Centre. Klik Sales > Receive Payments seperti terlihat pada gambar 5hl.

103


2. Akan muncul jendela Receive Payments dengan tampilan seperti terlihat pada gambar5h2.

3. Pilih sumber dana dengan meng-klik list box Pay from Account seperti terlihat ada gambar 5h2. Sorot sumber dana yang akan kita pilih, Klik Use Account.

104


4. Pilih nama pelanggan dengan meng-klik list box Customer sehingga tampilan jendela menjadi seperti terlihat pada gambar 5h3. Klik Use Customer. 5. Akan muncul kembali jendela Receive payments. Isi jumlah uang yang diterima pada kotak Amount, alokasikan jumlah tersebut pada masing-masing transaksi pada kolom Amount Aplied, isi jumlah diskon jika ada pada kolom Discount. Jika kita kenakan denda keterlambatan isi jumlahnya pada kotak Finance Charge. Isi juga data-data lainnya yang diperlukan. 6. Setelah semua data yang diperlukan telah diisimaka jendela Reqeive Payments akan menjadi seperti terlihat pada gambar 5h4. Klifc Record.

105


I. Retur Penjualan Untuk mencatat transaksi retur penjualan lakukan langkahlangkah berikut: 1. Lakukan langkah-langkah yang sama dengan pencatatan penjualan. Kolom jumlah item pada kolom Ship diisi dengan angka negatif sebesar jumlah barang yang dikembalikan seperti terlihat pada gambar 5il.

106


2. Tampilkan jendela Sales Register kemudian klik tab Returns & Credits seperti terlihat pada gambar 5i2. Klik Pay Refund jika barang yang dikembalikan berasal dari penjualan tunai.

107


3. Akan muncul jendela Settle Returns & Credits seperti terlihat pada gambar 5i3. Isi data-data yang diperlukan. Klik Record.

4. Jika barang yang dikembalikan berasal dari penjualan kredit maka pada saat tampilan jendela seperti pada gambar 5i2. Klik Apply to Sale. 5. Akan muncul tampilan jendela seperti pada gambar 5i4. Alokasikan nilai barang yang dikembalikan pada transaksi terkait pada kolom Amount Applied.

108


6. Setelah proses pencatatan retur selesai maka tampilan jendela akan menjadi seperti pada gambar 5i5. Transaksi retur hilang dari register.

109


110


BAB - VI TRANSAKSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas yang tidak terkait dengan pelunasan hutang piutang yang timbul dari kegiatan penjualan dan pembelian barang dagangan dicatat melalui Banking seperti terlihat pada gambar 61.

A. Penerimaan Kas Untuk mencatat penerimaan kas lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada jendela Command Centre klik Banking > Receive Money seperti terlihat pada gambar6al.

111


2.

112

Akan muncul jendela Receive Money seperti terlihat pada gambar 6a2. Klik tanda panah pada list box Deposit to Account untuk memilih akun yang akan digunakan untuk menampung penerimaan uang.


3.

Akan muncul jendela Select from List seperti terlihat pada gambar 6a3. Sorot akun yang akan kita pilih. Klik Use Account.

4.

Akan kembali muncul jendela Receive Money. Klik tanda panah pada list box Payor untuk memilih nama pembayar. Sorot nama pembayar. Klik Use Payor.

113


5.

6.

114

Akan kembali muncul jendela Receive Money. Klik cell pada kolom Acct#. Akan muncul jendela Select from List seperti terlihat pada gambar 6a4. Pilih akun yang akan dikredit atas penerimaan uang ini. Sorot akun yang akan kita pilih. Klik Use Account. Isi data-data lainnya seperti tanggal, jumlah uang yang diterima . Setelah terisi lengkap tampilan akan menjadi seperti pada gambar6a5. Klik Record.


B. Pengeluaran Kas Untuk mencatat pengeluaran kas lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada jendela Command Centre klik Banking > Spend Money seperti terlihat pada gambar 6b 1. 2. Akan muncul jendela Spend Money seperti terlihat pada gambar 6b2. 3. Pilih pada list box Pay from Account untuk memilih akun yang akan digunakan untuk menampung pengeluaran uang. Caranya sama dengan yang telah dijelaskan pada bagian penerimaan uang di atas. 4. Pilih pada list Card untuk memilih nama penerima pembayaran. Caranya sama dengan yang telah dijelaskan pada bagian penerimaan uang di atas.

115


5.

116

Pilih akun yang akan didebet atas pengeluaran uang ini. Caranya sama dengan yang telah dijelaskan pada bagian penerimaan uang di atas.


6.

Isi data-data lainnya seperti tanggal, jumlah uang yang diterima . Setelah terisi lengkap tampilan akan menjadi seperti pada gambar 6a3. Klik Record.

C. Rekonsiliasi Bank Myob menyediakan fasilitas untuk melakukan rekonsiliasi antara buku besar bank perusahaan dengan rekening koran bank. Rekonsiliasi dilakukan dari saldo perusahaan menuju saldo bank dengan cara menandai mutasi-mutasi di buku besar perusahaan yang telah muncul di rekening koran. Untuk melakukan Rekonsiliasi Bank lakukan langkahlangkah berikut: 1. Pada jendela Command Centre klik Banking > Reconcile Accounts seperti terlihat padagambar6cl.

117


118

2.

Akan muncul jendela Reconcile Accounts seperti terlihat pada gambar 6c2. Pilih nama akun yang mewakili rekening koran yang akan direkonsiliasi pada kotak Account. Isi saldo akhir menurut rekening koran pada kotak New Statement Balance. Isi tanggal rekening koran .

3.

Bandingkan mutasi yang ada di rekening koran dengan mutasi pada tampilan tersebut. Jika ada mutasi di


rekening koran yang belum ada pada tampilan maka transaksi yang terkait dengan mutasi tersebut harus di input dulu kecuali untuk mutasi yang terkait dengan pendapatan bunga dan biaya administrasi bank.

4. 5.

Tandai angka-angka mutasi yang telah muncul pada rekening koran pada cell di bawah kolom Check Mark. Untuk mencatat beban administrasi dan pendapatan jasa giro yang muncul di rekening koran. Klik Bank Entry.

119


120

6.

Akan muncul jendela Record Service Charges dan Interest Earned seperti pada gambar6c3.

7.

Isi data-data yang diperlukan. Untuk Expense Account isi akun beban yang digunakan untuk menampung beban administrasi bank. Sedangkan Income Account diisi dengan akun pendapatan yang digunakan untuk menampung pendapatan bunga. Setelah semua datadata diisi lengkap klik Record.


8.

Tampilan akan kembali ke jendela Reconcile Accounts seperti terlihat pada gambar 6c4. Out of Balance sekarang bernilai nol menandakan mutasi bank telah dicocokan dengan mutasi menurut catatan perusahaan. Klik Reconcile. 9. Akan muncul jendela peringatan dan pilihan untuk meneruskan atau membatalkan proses rekonsiliasi seperti terlihat pada gambar 6c5. Klik Reconcile. 10. Tampilan akan kembali ke jendela Reconcile Accounts seperti terlihat pada gambar 6c6. Sekarang hanya tersisa dua transaksi yang pada proses rekonsiliasi belum ditandai karena belum muncul di rekening koran.

121


122


BAB - VII PERSEDIAAN A. Inventory Adjustment Inventory Adjustment digunakan untuk mencatat penyesuaian persediaan misalnya pemakaian persediaan untuk keperluan sendiri, Pencatatan persediaan awal persediaan juga melalui Inventory Adjusment ini. Untuk melakukan Inventory Adjustment lakukan langkahlangkah berikut: 1. Pada jendela Command Centre Klik Inventory > Adjust Inventory seperti terlihat padagambar7al.

2.

Akan muncul jendela Adjust Inventory seperti terlihat pada gambar 7a2.

123


3.

Isi nomor dan nama persediaan yang ada beserta jumlah satuan dan harga beli per unitnya sehingga tampilan jendela menjadi seperti pada gambar 7a3. Kolom Account diisi dengan nomor akun lawan dari penyesuaian persediaan tersebut. Klik OK.

B. Perakitan Persediaan (Build Inventory) 1. Menentukan Komponen Yang Diperlukan Sebelum mencatat transaksi perakitan persediaan harus ditentukan dahulu komponen yang diperlukan untuk merakit suatu persediaan. Untuk menentukan 124


komponen dari suatu barang rakitan lakukan langkahlangkah berikut. 1.1 Pada jendela Command Centre Klik Inventori > Items List seperti terlihat pada gambar7bll.

1.2 Akan muncul jendela Items List seperti terlihat pada gambar 7bl2. Sorot persediaah rakitan yang akan ditentukan komponennya. Klik Edit.

125


1.3 Akan muncul jendela Item Information seperti terlihat pada gambar 7bl3. Klik tab Auto-Build. Klik Edit List.

1.4 Akan muncul jendela Auto-Build Information seperti terlihat pada gambar 7bl4. Isi komponen yang diperlukan untuk merakit beserta jumlahnya.

126


1.5 Setelah semua komponen yang diperlukan diisi maka tampilan akan menjadi seperti pada gambar 7bl5. Klik OK.

1.6 Tampilan akan kembali ke jendela Item Information yang telah berubah menjadi seperti pada gambar 7bl5.

127


2. Mencatat Pelaksanaan Perakitan Persediaan Untuk mencatat pelaksanaan perakitan suatu persediaan lakukan langkah-langkah berikut: 2.1 Pada jendela Command Centre Klik Inventori > AutoBuild Inventory seperti terlihat pada gambar 7b21.

2.2 Akan muncul jendela Auto-Build Inventory seperti terlihat pada gambar 7b22. Pada contoh ini terdapat dua jenis barang rakitan yaitu A07 dan A08. Jika akan dirakit barang A07 sebanyak satu buah maka isikan angka 1 pada kolom Qty to Build. Klik Build Items.

128


2.3 Akan muncul jendela Transfer Inventory seperti terlihat pada gambar 7b23. Isi nomor jurnal dan tanggal. Klik Record.

C. Penghitungan Fisik Persediaan (Stock Opname) Perusahaan biasanya secara periodik melaksanakan penghitungan fisik persediaan dan mencocokan hasil perhitungan tersebut dengan catatan perusahaan. 129


Untuk mencatat hasil dari penghitungan fisik persediaan tersebut lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada jendela Command Centre Klik Inventory > Count Inventory seperti terlihat pada gambar 7c 1.

2. Akan muncul jendela Count Inventory seperti terlihat pada gambar 7c2. Isi jumlah persediaan sesuai hasil penghitungan fisik pada kolom Counted . Klik Adjust Inventory.

130


3. Akan muncul jendela Adjustment Information seperti terlihat pada gambar 7c3. Pilih akun yang akan digunakan untuk menampung laba/rugi akibat dari selisih antara jumlah fisik persediaan dengan catatan nperusahaan. Klik Continue.

4. Akan muncul jendela Adjust Inventory seperti terlihat pada gambar 7c4. Jika perlu isi/ubah data-data yang ada pada jendela tersebut. Klik Record.

131


132


BAB - VIII LAPORAN DAN FORMULIR A. Laporan MYOB menyediakan puluhan laporan yang dikelompokan menjadi 8 kelompok seperti terlihat pada gambar 9al. Untuk menampilkan laporan yang kita inginkan terlebih dahulu kita klik tab yang mewakili kelompok dari laporan tersebut.

Jendela Index to Report pada gambar 9a 1 di atas ditampilkan dengan meng-klik Report pada menu bar kemudian klik Index to Report seperti terlihat pada gambar 92.

133


Berikut diuarikan beberapa laporan penting yang disediakan oleh MYOB. 1. Laporan Laba Rugi Untuk menampilkan Laporan Laba Rugi lakukan langkahlangkah berikut: 1.1 Masuk ke jendela Index to Report klik tab Accounts > sorot Profit & Loss seperti terlihat pada gambar 9all. Klik Display.

134


1.2 Akan muncul jendela Report Customisation-Profit & Loss seperti terlihat pada gambar 9al2. Pilih periode laporan yang akan ditampflkan. Report Level digunakan untuk menentukan seberapa rinci laporan akan ditampilkan angka 4 menghasilkan laporan yang paling rinci.Klik Display.

1.3 Akan muncul laporan Laba Rugi seperti terlihat pada gambar 9al3.

135


2. Neraca Untuk menampilkan Laporan Neraca lakukan langkahlangkah berikut: 2.1 Masuk ke jendela Index to Report klik tab Accounts > sorot Standard Balance Sheet seperti terlihat pada gambar 9a21. Klik Display.

136


2.2 Akan muncul jendela Report CustomisationStandard Balance Sheet seperti terlihat pada gambar 9a22. Pilih periode laporan yang akan ditampilkan. Report Level digunakan untuk menentukan seberapa rinci laporan akan ditampilkan angka 4 menghasilkan laporan yang paling rinci. Klik Display.

137


2.3 Akan muncul laporan Neraca seperti terlihat pada gambar 9a23.

3. Laporan Arus Kas Untuk menamjpilkan Laporan Arus Kas lakukan langkahlangkah berikut: 3.1 Masuk ke jendela Index to Report klik tab Accounts > sorot Profit & Loss seperti terlihat pada gambar 9a31. Klik Display.

138


3.2 Akan muncul jendela Report CustomisationStatement of Cash Flows seperti terlihat pada gambar 9a32. Pilih periode laporan yang akan ditampilkan. Klik Display.

3.3 Akan muncul laporan Arus Kas seperti terlihat pada gambar 9a33. 139


4. Jurnal Umum Untuk menampilkan Jurnal Umum lakukan langkahlangkah berikut: 4.1 Masuk ke jendela Index to Report klik tab Accounts > sorot General Journal seperli terlihat pada gambar 9a41. Klik Display. 4.2 Akan muncul jendela Report Customisation General Journal seperti terlihat pada gambar 9a42. Pilih periode laporan yang akan ditampilkan. 4.3 Pada jendela Report Customisation General Journal kita juga diberi banyak pilihan lainnya seperti Source Journal untuk menampilkan jurnal 140


kelompok tertentu saja, Categories untuk menampilkan jurnal yang terkait dengan category tertentu saja dsb. Klik Display.

141


4.4 Akan muncul jurnal umum seperti terlihat pada gambar 9a44.

142


5. Buku Besar Untuk menampilkan Buku Besar lakukan langkahlangkah berikut: 5.1 Masuk ke jendela Index to Report klik tab Accounts > sorot General Ledger Detailseperti terlihat pada gambar 9a51. Klik Display. 143


5.2 Akan muncul jendela Report CustomisationGeneral Ledger Detail seperti terlihat pada gambar 9a52. Pilih periode laporan yang akan ditampilkan. Kita bisa memilih untuk menampilkan buku besar akun tertentu saja dengan mengklik panah pada kotak Accounts dan menandai akun yang akan kita tampilkan. Klik Display. 5.3 Akan muncul Buku Besar seperti terlihat pada gambar 9a53.

144


6. Neraca Percobaan (Trial Balance) Untuk menampilkan Neraca Percobaan lakukan langkahlangkah berikut: 6.1 Masuk ke jendela Index to Report klik tab Accounts > sorot Trial Balance seperti terlihat pada gambar 9a61. Klik Display.

145


6.2 Akan muncui jendela Report Customisation-Trial Balance seperti terlihat pada gambar 9a62. Pilih periode laporan yang akan ditampilkan. Klik Display.

146


6.3 Akan muncul Neraca Percobaan seperti terlihat pada gambar 9a63.

7. Kartu Hutang dan Kartu Piutang Untuk menampilkan Kartu Hutang dan Kartu Piutang lakukan langkah-langkah berikut: 7.1 Masuk ke jendela Index to Report klik tab Card File > sorot Card Transaction seperti terlihat pada gambar 9a71. Klik Display. 147


7.2 Akan muncul jendela Report CustomisationCard Transactions seperti terlihat pada gambar 9a72. Pilih periode laporan yang akan ditampilkan.

148


7.3 Pada jendela Report Customisation Card Transactions kita juga diberi banyak pilihan lainnya seperti Cards untuk memilih kartu hutang/piutang yang akan ditampilkan, Source Journal untuk menampilkan transaksi yang berasal dari jumal kelompok tertentu saja, Categories untuk menampilkan transaksi yang terkait dengan category tertentu saja dsb. Klik Display. 7.4 Akan muncul Kartu Hutang/Piutang seperti terlihat pada gambar 9a73.

149


8. Daftar Umur Piutang Untuk menampilkan Daftar Umur Piutang lakukan langkah-langkah berikut: 8.1 Masuk ke jendela Index to Report klik tab Sales > sorot Ageing Detail Sheet seperti terlihat pada gambar 9a81. Klik Display.

8.2 Akan muncul jendela Report Customisation-Ageing Detail seperti terlihat pada gambar 9a82. Isi kotak Ageing Date dengan tanggal posisi saldo piutang yang akan dilaporkan. Ageing Method digunakan untuk memilih dasar perhitungan umur piutang apakah dari tanggal invoice atau dari tanggl jatuh tempo. Klik Display.

150


8.3 Akan muncul laporan Daftar Piutang seperti terlihat pada gambar 9a83.

151


9. Kartu Persediaan Untuk menampilkan Kartu Persediaan lakukan langkahlangkah berikut: 9.1 Masuk ke jendela Index to Report (tab Inventory) kemudian sorot Item Register Detail seperti terlihat pada gambar 9a91. Klik Display.

9.2 Akan muncul jendela Report Customisation- Item Register Detail seperti terlihat pada gambar 9a92. Pilih periode laporan yang akan ditampilkan pada kotak Dated From dan persediaan yang akan ditampilkan pada kotak Items.

152


9.3 Akan muncul kartu persediaan seperti terlihat pada gambar 9a93.

153


B. Formulir Dari pembahasan pada bab-bab sebelumnya dapat diketahui bahwa pencatatan transaksi seperti transaksi pembelian, penjualan dan transaksi lainnya selalu dilakukan dengan menggunakan formulir. Formulir-formulir tersebut bisa kita cetak. Kita juga bisa melakukan perubahan bentuk dari formulir tersebut agar hasil cetakan sesuai dengan keinginan kita. 1. Mencetak Formulir Langkah untuk mencetak berbagai macam formulir pada dasarnya sama saja. Berikut dijelaskan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencetak salah satu bentuk formulir yaitu invoice yang terdapat pada menu Sales. 1.1 Pada Command Centre Klik Sales > Print/Email Invoices seperti terlihat pada gambar9bll.

1.2

154

Akan muncul jendela dengan tampilan seperti terlihat pada gambar 9bl2. Klik tab to Be Printed kemudian isi/pilih data-data pada kotak yang tersedia. Pilih layout dari invoice yang akan


dicetak pada kotak Sales Type, isi jumlah lembar yang akan dicetak pada kotak Print dan tandai invoice yang akan dicetak pada kolom checkmark. Klik Print.

1.3

Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 9bl3. Pilih printer kemudian klik Print.

155


1.4

Invoices yang telah dipilih akan segera tercetak di printer. 2. Mengubah Bentuk Formulir (Customise) Untuk mengubah bentuk formulir lakukan langkahlangkah berikut: 2.1 Lakukan langkah 1.1 dan 1.2 di atas sehingga muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 9i2. Klik Advanced Filters. 2.2 Akan muncul jendela Advanced Filters dengan tampilan seperti pada gambar 9b21. Klik Customise.

2.3

156

Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 9b22. Lakukan perubahan yang diperlukan. Klik Save Form As.


Catalan: Jendela dengan tampilan seperti pada gambar 9b22 di atas juga dapat diakses dari menu bar klik Setup > Customise Forms > Invoice > Customise. 2.4 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 9b23. Tulis nama form dan penjelasan pada kotak yang disediakan. Klik Ok.

157


2.5

2.6

2.7

158

Formulir invoice yang kita buat dapat digunakan dengan cara mengikuti langkah pencetakan formulir pada bagian satu di atas. Pada saat sampai pada tampilan seperti pada gambar 9b 12. Klik Advanced Filters. Akan muneul jendela dengan tampilan seperti pada gambar 9b24. Pilih nama formulir invoice yang kita buat tadi pada kotak Selected Form for Sale. Klik Ok. Langkah selanjutnya sama dengan langkah pencetakan formulir seperti dijelaskan pada bagian satu di atas.

Berikut penjelasan tambahan terkait dengan pengubahan bentuk formulir. Pada bagian kiri atas jendela Customise (lihat gambar 9b22) terdapat tools bar. Berikut


penjelasan mengenai fungsi dari masing-masing tool tersebut.

Menghapus suatu field/kotak dapat dilakukan dengan mengklik/mengaktifkan field yang akan dihapus kemudian tekan Delete.

159


160


BAB – IX TUTUP BUKU DAN BACK UP DATA A. Tutup Buku Prosedur tutup buku diperlukan pada akhir periode akuntansi untuk meriutup buku tahun yang telah selesai dan membuka buku baru untuk periode berikutnya. Untuk melakukan tutup buku lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada menu bar klik File > Start a New Year seperti terlihat pada gambar lOal.

2.

Akan muncul jendela peringatan seperti terlihat pada gambar 10a2. Klik Continue.

161


162

3.

Akan muncul jendela pemberitahuan tentang apa yang akan terjadi jika proses tutup buku dilanjutkan spserti terlihat pada gambar 10a3. Klik Continue..

4.

Akan muncul jendela seperti terlihat pada gambar 10a4 yang memberikan tawaran untuk mengubah jumlah bulan dalam periode akuntansi yang akan


dimulai, bulan yang akan menjadi awal periode dan bulan akhir periode. Klik Continue,

5.

Akan muncul jendela seperti terlihat pada gambar 10a5 yang terkait dengan data-data fasilitas penerimaan uang secara elektronik Audit Trail Entries. Klik Continue.

163


164

6.

Akan muncul jendela seperti terlihat pada gambar 10a6 yang terkait dengan data-data pembayaran dan penerimaan uang dari rekening yang belum direkonsiliasi. Klik Continue.

7.

Akan muncul jendela seperti terlihat pada gambar . Berisi peringatan untuk membuat back up data. Klik Start a New Financial Year.


8.

Buka trial balance seperti terlihat pada gambar 10a8. Kolom Debit dan kolom Credit semuanya berisi angka nol menandakan proses tutup buku telah berhasil dilakukan.

B. Back Up Data Untuk melakukan Back Up Data lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada menu bar klik File > Back Up seperti terlihat pada gambar lObl.

165


2. Akan muncul jendela dengan tampilan seperti terlihat pada gambar 10b2. Berisi pilihan jenis back up dan tawaran untuk melakukan pemeriksaan kemungkinan adanya kerusakan data.

3. Akan muncul jendela dengan tampilan seperti terlihat pada gambar 10b3. Isi nama file data hasil back up dan folder tempat file tersebut akan disimpan. Klik Save.

166


167


168


BAB - X PENGATURAN A. Password Untuk melindungi file database perusahaan dari pegawai atau orang yang tidak bertanggungjawab maka Myob menyediakan fasilitas password. Disediakan dua jenis password yaitu master password dan sub password. Master password memiliki akses yang tidak terbatas sedangkan sub password bisa dibatasi aksesnya oleh pemegang master password. Sub password bisa dibuat lebih dari satu. 1. Membuat Master Password Untuk membuat master password lakukan langkahlangkah berikut: 1.1 Buka file yang akan dibuat passwordnya. Pada saat muncul tampilan seperti terlihat pada gambar 1 lal 1. Klik Change Password.

169


1.2 Akan muncul jendela dengan tampilan seperti terlihat pada gambar llal2. Isi password pada kotak New Password dan kotak Confirm Password. Biarkan kotak Existing Password kosong jika sebelumnya tidak pernah dibuat password. Klik Record.

1.3 Akan muncul jendela seperti terlihat pada gambar llal3. Menandakan password telah berhasil dibuat. Klik Ok.

170


2. Membuat Sub Password Sub password hanya bisa dibuat oleh pemegang master password. Untuk membuat sub password lakukan langkah-langkah berikut: 2.1 Pada menu bar klik Setup > Preference > Security sehingga muncul tampilan seperti pada gambar 1 la21. Klik Password..

2.2 Akan muncul jendela User Access seperti terlihat pada gambar lla22. Klik New. 2.3 Akan muncul jendela New User Details seperti terlihat pada gambar lla23. Isi user ID dan password. Klik Ok.

171


2.4 Tampilan akan kembali ke jendela User Acces seperti terlihat pada gambar lla24. Pada kolom User ID telah bertambah satu user yaitu def menandakan 172


proses pembuatan sub password telah berhasil. Pembatasan terhadap pengguna dengan subpassword ini dilakukan dengan memberi tanda pada kolom Not Allowed di sebelah kiri fungsi yang tidak dapat di gunakan oleh pengguna tersebut.

2.5 Gambar lla25 memperlihatkan contoh pembatasan terhadap user def. Pada contoh ini pengguna def tidak dapat menjalankan fungsi Spend Money dan Receive Money. Klik Ok.

173


3. Delete Password Untuk menghapus password lakukan langkah-langkah berikut: 3.1 Pada menu bar klik Setup > Preference > Security > Password sehingga muncul jendela dengan tampilan seperti terlihat pada gambar 1 la25. 3.2 Sorot password yang akan dihapus. Klik Delete.

B. Format Mata Uang MYOB mengikuti format yang sedang digunakan oleh Windows. Oleh karena itu pengubahan format mata uang dilakukan melalui Windows. Untuk mengubah format mata uang lakukan langkahlangkah berikut: 1 Pada jendela Windows klik Start > Control Panel seperti terlihat pada gambar llbl.

174


2

Akan muncul jendela Control Panel seperti terlihat pada gambar llb2. Klik dua kali pada Regional and Language Options.

3

Akan muncul jendela Regional and Language Options seperti terlihat pada gambar llb3. Klik pada list box untuk memilih format mata uang yang kita inginkan. 175


4

176

Tampilan jendela Regional and Language Options menjadi seperti terlihat pada gambar llb4. Klik pada format yang kita inginkan.


5

Tampilan jendela Regional and Language Options menjadi seperti terlihat pada gambar llb5. Format mata uang telah berubah.

177


C. Menampilkan Simbol Mata Uang Untuk menampilkan simbol mata uang lakukan langkahlangkah berikut: 1. Pada menu bar klik Setup > Preferences seperti terlihat pada gambar 1 lcl.

178


2.

Akan muncul jendela Preferences seperti terlihat pada gambar llc2. Klik tab Windows. Beri tanda centang pada kotak di sebelah kiri Show Currency Symbols in Windows. Klik tab Reports & Forms.

3.

Akan muncul jendela Preferences seperti terlihat pada gambar llc3. Beri tanda centang pada kotak di sebelah kiri Include Currency Symbols in Reports dan kotak di 179


sebelah kiri Include Currency Symbols in Forms. Klik OK.

180


Kasus untuk Latihan : PT Suara Sakti Elektronik PT Suara Sakti Elektronik merupakan perusahaan yang bergerak di bidang usaha perdagangan barang elekronik audio dan televisi. Perusahaan menggunakan tahun buku sesuai tahun takwim yaitu Januari sampai dengan Desember. Mulai tahun buku 2008 manajemen perusahaan memutuskan untuk mencatat transaksi keuangannya dengan menggunakan Myob. Selama ini proses pencatatan dilakukan secara manual. Berdasarkan data-data yang disediakan di bawah ini anda diminta untuk membantu perusahaan melakukan pencatatan transaksi keuangan perusahaan dengan menggunakan Myob. Pihak manajemen menginginkan informasi tambahan mengenai laba bruto dari masing-masing kelompok produk yaitu kelompok audio dan kelompok televisi. A.

Daftar Akun: Berikut daftar akun yang disajikan per kelompok akun.

181


182


B.

Link Account

183


184


C.

Saldo Awal

D.

Persediaan

Car Audio System merupakan barang rakitan, untuk merakit 1 set Car Audio System diperlukan item sbb:

185


Account terkait: • Persediaan Elektronik-Audio • HPP Elektronik-Audio • Penjualan Elektronik-Audio 2. Persediaan Elektronik-TV:

Account terkait: • Persediaan Elektronik-TV • HPP Elektronik-TV • Penjualan Elektronik-TV C. Supplier  SOI  S02  S03  S99

PT Arta Kabel PTSuaralndah PT Nada Merdu Supplier lain

Saldo awal hutang usaha terdiri dari: 186


D. Customer  C01 CV Pelangi Elektronik  C02 CV Teratai Elektronik  C03 CV Bintang Elektronik  C99 Customer lain Saldo awal piutang usaha terdiri dari:

E. Categories Untuk memenuhi keinginan pihak manajemen berupa informasi mengenai laba bruto dari masing-masing kelompok produk maka dibuat dua category yaitu: • Divisi audio • Divisi televisi F. Transaksi Syarat penjualan 2/10, n/30 berlaku untuk semua transaksi baik transaksi penjualan maupun transaksi pembelian. Selama bulan Januari terjadi transaksi-transaksi sbb:

187


1. Membuat quote dengan nomor PQ01 untuk melakukan pembelian pada PT Arta Kabel, barang yang akan dibeli terdiri dari;

Harga barang belum termasuk PPN (tax exclusive) 2. Menjadikan order dengan nomor order PO01 quote nomor PQ01 tanggal 2 januari. 3. Membuat order dengan nomor PO02 untuk pembelian pada PT Suara Indah, barang yang akan dibeli terdiri dari;

Harga barang sudah termasuk PPN (tax inclusive) Untuk pembelian ini dibayar uang muka secara tunai sebesar Rp.6.000.000,-. 4. Diterima barang yang berasal dari order nomor PO01 tanggal 3 januari (PT Arta Kabel), untuk CD Player dan Amplifier hanya diterima masingmasing sebanyak 7 buah. Atas pembelian ini suplier menerbitkan faktur nomor AK10. Nomor pembelian PB01. 5. Diterima barang yang berasal dari order nomor PO02 tanggal 4 januari (PT Suara Indah), untuk Bass Speaker dan Twiter hanya diterima masing188


masing sebanyak 20 buah. Atas pembelian ini suplier menerbitkan faktur nomor SU120. Nomor pembelian PB02. 6. Membeli barang langsung tanpa melalui order pada PT Arta Kabel dengan nomor PB03, barang yang akan dibeli terdiri dari;

Harga barang sudah termasuk PPN (tax inclusive). Atas pembelian ini suplier menerbitkan faktur nomor AK15 7. Membuat order dengan nomor PO03 untuk pembelian pada PT Nada Merdu, barang yang akan dibeli terdiri dari;

Harga barang belum termasuk PPN (tax exclusive) Ongkos angkut Rp.l00.000,-(NT). Untuk pembelian ini dibayar uang muka dengan transfer dari rekening perusahaan di bank Danamon sebesar Rp.3.000.000,8. Dikembalikan (retur pembelian nomor PR01) bass speaker sebanyak 5 buah yang dibeli dari PT Arta Kabel. Atas pengembalian barang ini diperhitungkan dengan hutang perusahaan pada PT Arta Kabel. Barang yang dikembalikan merupakan barang yang berasal dari faktur 189


nomor AK10. Suplier menerbitkan nota kredit dengan nomor AK10R 9. Membuat quote dengan nomor SQ01 untuk melakukan penjualan pada PT Pelangi Elektronik, barang yang akan dijual terdiri dari;

Harga barang belum termasuk PPN (tax exclusive) 10. Diterima barang yang berasa] dari order tanggal 9 januari (PT Nada Merdu). Suplier menerbitkan faktur dengan nomor NM150. Nomor pembelian PB03. 11. Dibeli perlengkapan tunai senilai Rp. 1.000.000,-, tax exclusive (Bill/Mischelaneous). Suplier menerbitkan faktur dengan nomor ZZ44. Nomor pembelian PB04. 12. Menjadikan order dari quote nomor SQ01 tanggal 10 januari. Nomor order SO01 13. Membuat order dengan nomor SO02 untuk penjualan pada PT Teratai Elektronik, barang yang akan dijual terdiri dari;

Harga barang sudah termasuk PPN (tax inclusive) Untuk penjualan ini diterima uang muka secara tunai sebesar Rp.2.000.000,190


14. Dikirim barang yang berasal dari order tanggal 12 januari (FT Pelangi Elektronik). Atas penjualan ini diterbitkan faktur nomor SI01. 15. Dikirim barang yang berasal dari order tanggal 14 januari (CV Teratai Elektronik). Equalizer dan Audio Cable hanya diserahkan masing-masing 8 buah. Ongkos angkut Rp.90.000 (NT). Atas barang yang belum diserahkan dilakukan reorder. Atas penjualan ini diterbitkan faktur nomor SI02. 16. Membayar hutang secara tunai pada PT Arta Kabel sebesar Rp.6.000.000,-ditambah denda sebesar Rp. 100.000,17. Menerima pelunasan piutang dari CV Teratai Elektronik Rp.40.000.000,- tunai. 18. Membayar hutang pada PT Suara Indah sebesar Rp.5.000.000,- ditambah denda sebesar Rp.80.000,-. Pembayaran dilakukan dengan transfer dari rekening perusahaan di bank Danamon. 19. 18 Membuat order dengan nomor SO03 untuk penjualan pada CV Bintang Elektronik, barang yang akan dijual terdiri dari;

Harga barang belum termasuk PPN (tax exclusive) Untuk penjualan ini diterima uang muka dengan transfer langsung ke rekening perusahaan di 191


bank Danamon sebesar Rp. 10.000.000,-. Ongkos angkut Rp. 100.000,-(NT). 20. Diterima pengembalian barang (retur penjualan nomor SR01) berupa tweater sebanyak 10 buah dari CV Teratai Elektronik. Atas pengembalian barang ini diperhitungkan dengan piutang perusahaan pada PT Teratai Elektronik. Barang yang dikembalikan berasal dari faktur penjualan nomor SI02 tanggal 17 Januari. 21. Menjual barang langsung tanpa melalui order pada CV Teratai Elektronik, barang yang dijual terdiri dari;

Harga barang belum termasuk PPN (tax exclusive). Atas penjualan ini perusahaan menerbitkan faktur nomor SI04. 22. Dibeli perlengkapan senilai Rp. 1.500.000,- (tax exclusive) pembayaran dengan transfer dari rekening perusahaan di bank Danamon. 23. Membayar hutang kepada PT Arta Kabel sebesar Rp.5.000.000,- pembayaran dilakukan dengan transfer dari rekening perusahaan di bank Danamon. 24. Dikirim barang yang berasal dari order tanggal 18 januari (CV Bintang Elektronik). Atas penjualan ini perusahaan menerbitkan faktur nomor SI03. 25. Dilakukan perakitan 5 unit Car Audio System 192


26. Melakukan penyetoran uang tunai sebesar Rp. 15.000.000,- ke rekening perusahaan di Bank Danamon. 27. Menerima pelunasan secara tunai piutang dari CV Pelangi Elektronik sebesar Rp.4.000.000,ditambah denda sebesar Rp.80.000,28. Satu buah TV Sharp 17" digunakan sendiri untuk inventaris toko (Adjust Inventory). 29. Bayar biaya jasa konsultan pajak sebesar Rp.5.000.000,- transfer dari rekening perusahaan di bank danamon. 30. Menerima pelunasan piutang dari CV Bintang Elektronik sebesar Rp.5.000.000,- ditambah denda sebesar Rp.40.000,-. Untuk pelunasan ini customer melakukan transfer langsung ke Bank Danamon. 31. Menerima pelunasan piutang dari CV Pelangi Elektronik sebesar Rp.2.000.000,- dengan dua buah cek masing-masing senilai Rp. 1.000.000,(Undeposited Fund). 32. Menerima transfer secara elektronik atas salah satu cek yang diterima dari CV Pelangi Elektronik tanggal 24 Januari yang lalu, hasilnya dimasukan ke rekening perusahaan di bank Danamon. 33. Bayar uang kebersihan dan keamanan sebesar Rp.250.000, per kas. 34. Perlengkapan yang tersisa sebanyak Rp. 500.000 F.

Penghitungan Fisik Persediaan (Stock Opname) Perusahaan telah melakukan penghitungan fisik persediaan per 31 Januari 2008 untuk dicocokan dengan 193


catatan perusahaan. Berikut hasil perhitungan fisik persediaan tersebut:

Selisih antara jumlah fisik persediaan dengan catatan perusahaan ditampung dalam akun "Selisih Fisik Persediaan". G.

Rekonsiliasi Bank Berikut rekening koran perusahaan periode bulan Januari 2008 yang diterima dari bank Danamon:

194


RIWAYAT HIDUP PENULIS Harto Subekti, SE., lahir di Tegal tanggal 2 Nopember 1969. Menyelesaikan pendidikan Diploma III jurusan Akuntansi di Sekolah Tinggi Akuntansi Negara (STAN) tahun 1991, dan Strata 1 Fakultas Ekonomi jurusan Manajemen Keuangan Universitas Indonesia tahun 1999. Pendidikan dasar dan menengah diselesaikan di daerah kelahirannya yaitu di SD Negeri 1 Jejeg (1982), SMP Negeri Tuwel (1985) dan SMA Negeri 1 Slawi (1988). Di samping pendidikan formal penulis juga mengikuti berbagai pendidikan dan pelatihan yang diselenggarakan oleh Pusdiklat Pengawasan BPKP. Bekerja sebagai auditor di Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Kantor Pusat di Jakarta sejak tahun 1991 sampai dengan tahun 2006. Ditempatkan di Deputi Investigasi dan Deputi Perekonomian dengan lingkup pekerjaan meliputi berbagai macam penugasan audit pada Instansi Pemerintah, BUMN dan Perusahaan Swasta. Tahun 1997 sampai saat ini bekerja sebagai dosen di STIE MH. Thamrin, LP3I dan beberapa lembaga pendidikan lainnya di Jakarta.

195


196

MYOB Accounting Versi 15

Recommend Documents