BAB. I PENDAHULUAN Perangkat lunak akuntansi adalah program perangkat lunak (software) yang dibuat untuk memudahkan pencatatan akuntansi. Ada banyak perangkat lunak akuntansi baik buatan lokal maupun luar negeri dengan fitur-fitur seperti: Multi User Multi Company Berbagai Bahasa Database Multi Cabang dll. Pada prinsipnya program akuntansi (keuangan) ditujukan untuk menghasilkan laporan akuntansi keuangan, yaitu Neraca (Balance Sheet) , Rugi laba (Profit Lost Statement),Laporan Perubahan Posisi Keuangan (Cash Flow). Untuk dapat menghasilkan laporan tersebut, langkah mendasar adalah menyusun perkiraan atau account atau ledger atau Buku Besar. Dimana setiap ledger memiliki kode dan nama (yang lazim digunakan) serta memiliki pos-pos yang jelas dalam posisi laporan keuangan, sepert ledger untuk Neraca, Ledger untuk rugi Laba, Ledger untuk Biaya Pabrikasi dan Ledger untuk Manufaktur (pabrik). Perangkat lunak-perangkat lunak akuntansi tersebut sebagian besar tidak gratis. Harganya berkisar puluhan ribu sampai ratusan juta rupiah. Contoh perangkat lunak akuntasi berbayar yang terkenal adalah MYOB. Ada pula perangkat lunak akuntansi yang bisa diunduh (download) gratis dengan fitur yang tidak kalah dengan program akuntansi berbayar, misalnya TurboCash yang dirilis secara gratis sejak 2003 ( GNU) Pada Bab Pembahasan akan dijelaskan beberapa macam software yang dapat digunakan dalam akuntansi. 2
BAB.II PEMBAHASAN
2.1.MYOB
Pengertian MYOB Accounting Merupakan Program aplikasi akuntansi yang digunakan untuk mengotomatisasikan pembukuan secara lengkap, cepat dan akurat. Myob Limited mengeluarkan MYOB Accounting versi 12 hadir dengan sejumlah fasilitas namun tetap memiliki karakteristik yang sama, yaitu pemasukkan daftar akun, pengaturan (setup), mengelola bank,pelanggan, pemasok, produk sampai pada laporan keuangan seperti neraca,laba rugi dan sebagainya. 2.2. DacEasy Accounting (DEA) & Payroll 95 DacEasy Accounting & Payroll 95 adalah suatu software yang digunakan untuk mengelola data akuntansi yang terdapat pada suatu entitas serta menampilkan laporan keuangan berdasarkan data akuntansi. 2.1 Memulai DEA Untuk mulai menggunakan DEA kliklah tombol pada taksbar, lalu pilih programs, kemudian klik ikon DEA. Setelah itu akan tampil logo dari DEA, tunggu sebentar kemudian menu utama DEA akan tampil. 2.2 Bagian Layar DEA Berikut ini adalah penjelasan singkat masing-masing ikon yang terdapat pada toolbar menu utama DEA. Customer Modul ini digunakan untuk mengelola data pelanggan 3
Vendor Modul ini digunakan untuk mengelola data pemasok Products Modul ini digunakan untuk mengelola data produk yang dihasilkan perusahaan General Ledger Modul ini merupakan ini dari DEA, digunakan untuk mengelola rekening dan transaksi Bank Digunakan untuk mengelola data yang menyangkut bank Purchase Orders Digunakan untuk mengelola data pemesanan barang Invoicing Digunakan untuk nebgelola data faktur penjualan dan retur penjualan Fixed Assets Untuk mengelola data aktiva tetap Financiall Untuk menampilkan laporan keuangan perusahaan Report Generator Untuk mengatur format laporan sesuai dengan format yang diinginkan Payroll Untuk mengelola data pembayaran gaji Assistant Digunakan untuk mengelola list kegiatan yang dilakuakn Layout Designer Untuk memodifikasi layout, formulir, label dan surat sesuai dengan format yang dikehendaki. 2.3. ACCURATE ACCURATE merupakan software akunting yang kaya dengan fitur yang dirancang khusus untuk perusahaan kecil hingga menengah. Apa yang lebih menyenangkan anda dibandingkan dengan memiliki informasi yang akurat dan handal tentang kondisi bisnis anda yang sedang berjalan kapan pun yang anda inginkan? Tentunya dengan alat bantu yang tepat, anda bisa mempunyai 4
waktu lebih untuk memikirkan bisnis anda, dibandingkan memikirkan rutinitas sehari-hari. Bila anda sedang mencari software akuntansi yang handal dengan biaya yang terjangkau untuk mengatasi masalah yang disebutkan di atas, maka anda sudah tidak perlu mencari lagi. Accurate merupakan kombinasi dari software yang handal, dengan fitur yang lengkap dan dijual dengan harga yang terjangkau. Sampai dengan saat ini, telah ada ratusan perusahaan yang tersebar di seluruh Indonesia yang telah memakai Accurate. Bahkan ada beberapa pengusaha Indonesia yang membawa Accurate untuk dipergunakan di perusahaannya yang berada di luar Indonesia. Laporan yang dapat dihasilkan Accurate: Saldo piutang/hutang per tanggal yang diinginkan Laporan untuk keperluan Auditing, seperti Layout untuk Top Schedule/Working Trial Balance (kertas kerja auditor), Audit Trails (jejak audit), Daftar Rasio Keuangan, dan Projected Cash Flow Untuk Aktiva Tetap, Accurate menyediakan laporan Daftar Penyusutan dan Perhitungan Beda Sementara, laporan ini disediakan untuk menunjang SPT Pajak. Laporan Keuangan, yaitu Neraca, Laporan Rugi Laba, Laporan Arus Kas, dan juga Laporan Buku Besar. Untuk Persediaan, ada Kartu Persediaan, Laporan Inventory Valuation, dan Projected Inventory Laporan Pembelian, a.l: Laporan Pembelian Barang per Vendor, Purchase Order per Vendor, Laporan Pembelian dibandingkan dengan 4 hari sebelumnya, 4 bulan sebelumnya, dan juga 4 tahun sebelumnya, dan Laporan Retur Pembelian. Laporan Penjualan, a.l: Laporan Komisi Salesman, Sales Order per Item, termasuk juga Laporan retur Penjualan Analisa laporan keuangan, baik Analisa Neraca, maupun Rugi Laba Laporan Dupont System dan Z-Score 5
Dan juga Laporan Pendukung SPT seperti: Daftar Penyusutan Aktiva Tetap, Daftar PPN Masukan, Daftar PPN Keluaran, Rekonsiliasi PPN lebih/kurang Bayar, Daftar Kurs Dirjen Pajak. Accurate terdiri dari 4 Module Utama: Modul Penjualan dan Piutang Dagang Modul General Ledger Terdiri dari lembar Sales Order, Dleivery Order (Surat Jalan), Sales Invoice (Faktur Penjualan), Cash Receipt, dan Credit Memo (Retur Penjualan), semuanya dapat di print-out Print-out Faktur Penjualan: Faktur Pajak Standard, Faktur Pajak Sederhana, Surat Jalan,, dan Faktur Penjualan yg dapat disesuaikan dengan layout Faktur Penjualan user Bisa menghitung komisi Slaesman dari Harga Jual maupun Gross Profit Bertransaksi dengan customer yang sama, bisa menggunakan beberapa akun Piutang Laporan Umum Piutang per tanggal yang diinginkan Laporan Pembayaran Piutang, baik sekali bayar atau menyicil Terdiri dari lembar Journal Voucher, Direct Payment, dan Fixed Asset Jejak Audit, mencatat setiap perubahan yang terjadi pada saldo Anggaran untuk setiap akun Account History, untuk mengetahui jurnal-jurnal yang telah dibuat Aktiva Tetap, metode penyusutan Garis Lurus, Saldo Menurun, Jumlah Angka Tahun, atau aktiva tidak disusutkan (non depreciable) Umur ekonomis aktiva bisa dalam bulan Penggolongan aktiva yang fleksibel Membedakan antara fiskal asset dan non fiskal asset Menghitung beda sementara untuk keperluan pajak Jurnal otomatis untuk Penghentian Aktiva, Pertukaran Aktiva, penggantian metode penyusutan, umur ekonomis, dan nilai residu. Modul Pembelian dan Hutang Dagang Modul Inventory dan Job Costing 6
Terdiri dari lembar Purchase Order, Receive Inventory, Purchase Invoice (Faktur Pembelian), semuanya dapat di print out Laporan Umur Hutang per tanggal yang diinginkan Laporan Pembelian Barang per Vendor Metode penilaian persediaan FIFO dan Average Laporan Harga Pokok Penjualan Formulir Transfer Antar Gudang Laporan Saldo Barang per Gudang dan Saldo Gudang per Barang Formulir Job Costing untuk manufaktur sederhana Formulir Inventory Adjustment untuk menyesuaikan saldo barang. Kelebihan dari ACCURATE: 1. MULTI COMPANY Accurate dapat membuka lebih dari satu data perusahaan. Jadi bila anda memiliki lebih dari satu perusahaan namun anda mengerjakan pembukuannya di satu tempat, maka anda tidak perlu membeli untuk masing-masing perusahaan satu lisensi. Lisensi Accurate dihitung berdasarkan jumlah komputer yang ter-install program Accurate, bukan dari berapa jumlah perusahaan yang dapat dibuka oleh Accurate merupakan praktek yang lazim di Indonesia di satu lokasi perkantoran terdapat lebih dari 1 perusahaan yang beroperasi. Dengan adanya fitur Multi Company, maka anda akan dengan mudah berpindah dari satu perusahaan ke perusahaan yang lain tanpa perlu keluar dari Program Accurate. Anda tinggal keluar dari data perusahaan yang satu, lalu masuk ke data perusahaan yang lain. Banyak pengguna Accurate yang melakukan hal seperti itu. Empat sampai sepuluh perusahaan di satu tempat merupakan hal yang lumrah. Bila anda adalah seorang penjual jasa akuntansi (Accounting Services) yang menangani pembukuan lebih dari 1 perusahaan, maka fitur ini sangatlah bermanfaat bagi anda. Anda bisa membuat perusahaan sebanyak yang mampu ditampung oleh harddisk anda. 7
Hal yang melanggar lisensi Accurate bila anda hanya membeli 1 license, lalu karena anda memiliki 2 perusahaan di tempat yang berbeda dan anda memasang Accurate di masing-masing perusahaan tanpa membeli lisensi tambahan. Dengan anda mengikuti aturan lisensi ini, anda secara tidak langsung mendukung diri anda sendiri untuk mendapatkan support dari CPSSoft. Tanpa dukungan anda, CPSSoft tidak akan mampu memberikan support tersebut. 2. MULTI CURRENCY Fitur multi currency artinya Accurate mampu mencatat transaksi yang dilakukan dalam lebih dari 1 mata uang, namun penyajian laporannya tetap dalam 1 mata uang. Accurate tidak membatasi berapa banyak mata uang yang ingin anda pakai, tapi minimal anda harus mempunyai 1 mata uang default. Bila anda berada di Indonesia, maka mata uang default anda adalah Rp, atau IDR. Pada lingkungan Multi Currency dikenal adanya 2 istilah, yaitu: nilai Base Currency dan Prime Currency. Nilai Base Currency adalah nilai sebuah transaksi relatif terhadap mata uang default, sedangkan nilai Prime currency adalah nilai transaksi asli mata uang tersebut. Contoh: Piutang sebesar $100 (kurs=8,000) mempunyai nilai Prime currency-nya adalah 100 dan base currency-nya sebesar 800,000 (100 x 8,000). Pada Accurate, kedua nilai tersebut disimpan, termasuk dengan kurs yang dipakai pada transaksi tersebut. Apa saja yang dapat dilakukan oleh fitur Multi Currency: Melakukan transaksi antar bank dengan mata uang yang berbeda. Misalkan anda mempunyai bank IDR dan bank USD. Bila anda ingin melakukan pembelian USD sebanyak $100 dengan kurs 9,000. Maka anda tinggal memasukkan transaksi tersebut ke Journal Voucher sebagai berikut: Bank USD 900,000 ( prime=100 DR ) Bank IDR 900,000 ( prime=900,000 CR ) 8
Saldo bank USD bila dilihat di neraca akan naik sebanyak 900,000, sedangkan bila dilihat di bank book maka saldonya hanya naik 100. Melakukan pembelian / penjualan dengan mata uang asing dan melakukan pembayaran hutang / penerimaan piutang dengan mata uang default. Anda dapat melakukan pembelian dengan mata uang USD, lalu saat pembayaran dengan mata uang USD, atau dengan IDR (pembayaran harus dengan mata uang itu sendiri atau mata uang default). Accurate akan secara otomatis mencatat kurs saat melakukan pembelian dan saat pembayaran, serta menghitung selisih diantaranya yang akan dialokasikan ke akun Laba rugi pada selisih kurs yang ter-realisasi (Realized Gain or loss on foreign exchange). Hal yang sama juga berlaku untuk modul penjualan. Apabila pada akhir periode masih ada outstanding hutang / piutang, maka selisih kurs akan dihitung sampai dengan akhir periode yang bersangkutan (yang harus dilakukan melalui proses Period End) dan nilai selisih tersebut akan dialokasikan ke akun Unrealized gain or loss on foreign exchange. Khusus di Indonesia (saya tidak tahu apakah di negara lain ada yang memakai sistem pencatatan seperti ini), kurs untuk pelaporan pajak (fiscal rate) berbeda dengan kurs pasar (commercial rate). Kondisi seperti ini akan menjadi masalah bila sebuah Perusahaan Kena Pajak (PKP) harus menjual produk / jasanya dalam mata uang asing. Pencatatan hutan PPN atas produk / jasa yang dijual harus menggunakan kurs pajak, dan piutang kepada customer akan tetap dicatat dalam mata uang default (IDR). Untuk hal ini, Accurate sudah bisa mengantisipasinya dengan cara memisahkan pencatatan kurs pajak dan kurs komersial. Contoh: Penjualan USD 100 + PPN 10% dengan kurs komersial 9,000, dan kurs pajak 8,000. Jurnal yang akan dilakukan oleh Accurate saat disimpan adalah sebagai berikut: AR USD 900,000 Sales 900,000 9
AR IDR 80,000 ($10 x 8,000) PPN keluaran 80,000 Saat penerimaan uang, piutang PPN akan tetap dalam mata uang rupiah, namun anda tetap dapat menerima pembayaran dengan mata uang IDR atau dengan mata uang lainnya (dengan perhitungan kurs saat itu). Bila anda melihat penjelasan di atas, mungkin anda bertanya-tanya. Bagaimana Accurate bisa tahu harus menjurnal ke akun gain or loss yang mana? Accurate bisa mengetahuinya dari setting awal yang harus dilakukan setiap kali membuat sebuah mata uang baru. Setiap mata uang harus memiliki default setting akun sebagai berikut: 1. Account Payable 2. Purchase Discount account 3. Account Receivable 4. Sales Discount account 5. Realized Gain or loss on foreign exchange. 6. Unrealized gain or loss on foreign exchange. Setiap mata uang yang dibuat minimal harus mempunyai 1 buah akun AR dan AP (bisa lebih dari satu, tapi tetap harus ada default-nya). Perlu diketahui, dari semua jenis akun yang ada di Accurate, hanya akun yang bertipe Bank, Account Receivable, dan Account Payable yang mempunyai pilihan mata uang. Akun yang lain tidak mempunyai pilihan mata uang, yang berarti akan selalu dijurnal sebagai base currency. 3. MULTI LEVEL DISCOUNT Apa yang dimaksud dengan multi level discount? Maksudnya adalah discount yang bertingkat. Contohnya: Discount 20% + 10%, tidak sama dengan discount 30%, karena 20% + 5% artinya suatu nilai di-discount sebesar 20%, lalu hasilnya dikurangi lagi dengan 10%. Jadi untuk nilai invoice satu juta bila dikurangi discount 20%+10% akan bernilai= 720,000 (Tujuh ratus dua puluh ribu), bukan 700,000. 10
Darimana datangnya 720,000? Mari saya jelaskan. Pertama: Invoice senilai 1,000,000 dikurangi 20% = 800,000. Kemudian 800,000 dikurangi lagi dengan discount 10% menjadi 720,000. Tidak semua bidang usaha memerlukan Fitur Multi level discount. Umumnya hanya perusahaan yang bergerak dibidang distribusi atau yang volume penjualannya tinggi dan target oriented yang memerlukan hal ini. Accurate mempunyai pendekatan yang sangat unik untuk menangani masalah multi level discount. Semua field yang ada discount-nya (discount item maupun discount invoice) bisa diisi dengan format multi level discount dengan maksimum 20 karakter per field discount, dengan atau tanpa tanda '%' (persen). Contoh format multi level discount yang valid: 20%+10%+5% hasilnya akan sama bila diisi dengan: 20+10+5 Bila discount-nya ada angka desimal, maka anda harus isi: 7,5%+3%. Tanda "," (koma) bisa juga diganti dengan titik, tergantung regional setting di windows anda, apakah memakai tanda koma atau titik sebagai decimal point-nya. 4. INVENTORY COSTING METHOD Accurate sanggup menghitung nilai persediaannya dengan 2 cara, yaitu dengan metode Average dan FIFO. Pemilihan metode perhitungan ini harus dilakukan pertama kali sebelum ada transaksi apapun yang berhubungan dengan inventory. Bila sudah ada transaksi, maka metode perhitungan ini sudah tidak dapat diganti lagi. Satu-satunya cara untuk mengganti metodenya bila kondisi ini terjadi adalah dengan menghapus semua transaksi yang berhubungan dengan inventory. Apa yang membuat perhitungan costing di Accurate menarik? Bukankah perhitungan costing inventory merupakan hal yang mudah? Mudah bila apa yang sudah anda isi tidak dapat di-edit atau dihapus lagi. Saya akan memberi ilustrasi seberapa sulit menghitung cost inventory untuk sistem seperti Accurate:Misalkan metode costing yang dipilih adalah Average. Tanggal 12 Januari anda membeli Item A sebanyak 2 buah dengan harga 1,000. Lalu anda mengisi penjualan tanggal 14 11
Januari sebanyak 2 buah. Maka harga pokok penjualan (HPP) di tanggal 14 adalah 2 x 1,000 = 2,000 bukan? Tapi ternyata ada sedikit kesalahan (kesalahan adalah hal yang manusiawi kan?). Ternyata pada tanggal 13 Januari masih ada faktur pembelian Item A yang belum diisi, yaitu 2 buah seharga 2,000. Nah, pada saat faktur kedua ini diisi, maka HPP penjualan pada tanggal 14 sudah tidak betul lagi. Seharusnya HPP-nya adalah: 2 x 1,500 = 3,000. Kondisi di atas baru merupakan salah satu dari banyak kombinasi keadaan yang sebenarnya yang terjadi di lapangan dan akan membuat perhitungan costing sebuah inventory menjadi sangat rumit. Namun anda tidak perlu khawatir. Tim pengembang Accurate telah menemukan sebuah algoritma yang dapat menghitung kondisi yang rumit seperti itu, sehingga seberapa rumitnya keadaan di lapangan, anda tinggal ikuti saja. Accurate akan menghitung costing setiap item secara real time: saat itu juga semua cost akan disesuaikan dengan keadaan terakhir. Yang membuat perhitungan costing ini lebih rumit adalah kenyataan bahwa praktek bisnis di Indonesia banyak sekali yang memperbolehkan melakukan penjualan dengan jumlah barang yang negatif, mungkin karena belum dimasukkan atau jual dulu baru beli dari suplier, yang tentu saja akan membuat perhitungan costing-nya menjadi salah. Untuk masalah yang satu ini, selagi kuantitas barang masih negatif, Accurate tidak dapat menghitung dengan benar, namun keunggulannya, sampai saatnya kuantitas barangnya kembali menjadi positif (pada tanggal sebelum atau setelah quantity-nya negatif), maka perhitungan costing-nya akan tepat kembali. 5. MULTI SALES TAX Accurate menyediakan maksimum 2 buah pajak yang dapat ditambahkan ke dalam sebuah faktur penjualan. Dengan pendekatan yang unik dalam perhitungan pajak, dimungkinkan untuk memberikan lebih dari 1 tax kepada sebuah faktur secara otomatis. Cara Accurate menghitung pajak penjualan secara otomatis adalah sebagai berikut: Setiap barang yang akan dijual harus diberikan nomor kode pajak. Setiap barang maksimum dapat dikenakan 3 buah kode pajak sekaligus. Selain barang, 12
customer juga harus ditentukan apakah akan dikenakan pajak atau tidak. Maksimum anda dapat kenakan 2 buah kode pajak kepada 1 orang customer. Nanti, pada saat pembuatan Invoice, Accurate akan mencari irisan kode pajak antara barang yang dijual dengan customer yang membeli. Bila ditemukan adanya kesamaan kode pajak, maka pajak tersebut akan dibebankan ke faktur tersebut. Dengan cara yang disebutkan seperti di atas, maka anda dapat memecahkan masalah, antara lain: Ada beberapa barang yang tidak perlu dikenakan pajak. Ada beberapa customer yang tidak dikenakan pajak. Faktur anda dikenakan lebih dari 1 macam pajak, misalkan: PPN (Pajak Pertambahan Nilai) dan PPNBM (Pajak Pertambahan Nilai atas Barang Mewah) Kesemua kondisi di atas bisa diantisipasi dengan baik oleh Accurate. 6. MULTI WAREHOUSE Accurate mempunyai fitur multi warehouse (multi gudang). Berarti anda dapat mempunyai lebih dari satu lokasi tempat penyimpanan persediaan anda, dan Accurate dapat melacak hal tersebut. Jumlah gudang yang dapat ditampung oleh Accurate tidak dibatasi. Artinya anda dapat mempunyai gudang sebanyak yang anda butuhkan, namun untuk melakukan pencetakan kuantitas barang per gudang, ada keterbatasan jumlah gudang setiap kali cetak. Jadi bila anda memiliki banyak gudang, anda perlu mencetak laporan per gudang bergantian. Multi gudang ini juga dapat dipakai sebagai sistem penjualan konsinyasi. Sifat konsinyasi adalah barang anda sudah berpindah tempat ke outlet penjualan, namun dalam pencatatan akuntansinya belum diakui sebagai penjualan. Dengan adanya multi gudang, anda dapat menganggap setiap outlet yang anda titipkan barang sebagai gudang anda. Setiap kali ada penitipan barang ke outlet, anda tinggal lakukan Item Transfer dari gudang anda ke 'gudang' outlet. Bila di outlet terjadi penjualan, maka 13
anda tinggal membuat faktur penjualan dengan gudangnya dipilih dari gudang outlet tersebut. 7. MULTI UNIT Fitur multi unit umumnya diperlukan oleh perusahaan yang bidang usahanya banyak menyimpan inventory dalam beberapa unit yang berbeda untuk satu jenis barang yang sama. Misalkan untuk satu jenis barang memerlukan satuan Piece, Dozen ( 1 Dozen = 12 Pieces), dan Box (1 Box = 10 Dozen = 120 Pieces). Cara Accurate memperlakukan multi unit adalah sebagai berikut: Setiap jenis barang hanya bisa memiliki maksimum 3 tingkat unit. Masing-masing satuan, Accurate hanya dapat mencatat sebanyak 3 karakter saja. Misalkan: Pieces harus disingkat menjadi Pcs. Harus ditentukan satuan dasarnya. Satuan dasar ini akan dijadikan acuan dalam perhitungan jumlah kuantitas dan cost barang tersebut. Misalkan Item A memiliki satuan : Pcs dan Box ( 1 Box=10 Pcs). Bila Box dijadikan sebagai satuan dasar (Unit 1), maka bila kita memasukan ke sebuah transaksi 11 Pcs, maka saldo Item A yang akan dihitung oleh Accurate adalah 1.1 Box (11 dibagi 10). Hal yang sama juga terjadi dengan cost-nya. Cost Item A akan dihitung berdasarkan satuan dasar, dalam hal ini adalah dalam satuan Box. Satuan yang lain (Unit 2 dan Unit 3) dapat diisi dengan harus menyebutkan berapa ratio perbandingan jumlah relatif terhadap satuan dasar. Jadi misalkan seperti contoh di paragraph pertama: maka satuan Box harus diisi pembandingnya adalah 120 Pieces, tidak bisa 10 Dozen. Bagaimana cara menentukan unit yang mana yang akan dijadikan sebagai unit dasar? Yang paling mudah adalah dengan melihat unit yang mana yang paling sering dipakai. Bila anda sering menggunakan satuan Box, maka anda tidak disarankan memakai satuan Pcs sebagai satuan dasar. Fitur ini biasanya banyak digunakan oleh perusahaan yang bergerak dibidang distribusi atau retail, di mana dia membeli secara grosir, lalu dijual secara eceran. Namun fitur ini tidak cocok untuk perusahaan yang sifat inventory-nya mempunyai 2 14
satuan yang berbeda yang harus selalu dilacak, namun diantara kedua satuan itu tidak ada korelasi yang selalu sama. Contoh: Minyak yang dijual per liter, namun disimpan dalam drum. Umumnya pemilik minyak tersebut ingin mengetahui berapa liter yang dimiliki (untuk kepentingan pembukuan) dan disimpan di dalam berapa drum (untuk kepentingan gudang). Sistem seperti ini yang belum bisa dicatat oleh Accurate. Jalan keluarnya adalah kita harus memilih salah satu satuan, yaitu satuan yang dipergunakan untuk perhitungan akuntansinya. Dalam contoh ini, kami sarankan satuan yang dipakai adalah satuan liter. Semua transaksi di Accurate dapat memanfaatkan fitur multi unit ini kecuali beberapa fungsi, yaitu: Inventory Adjustment dan Item transfer. Kedua fitur tersebut harus mengisi kuantitas dalam satuan dasar. 8. NILAI TRANSAKSI YG SANGAT BESAR Accurate memiliki keunikan fitur, yaitu sanggup menyimpan nilai transaksi yang sangat besar. Nilai maksimum yang dapat disimpan oleh Accurate adalah sebesar 920 triliyun (15 digit), ditambah 4 angka dibelakang koma. Dengan nilai transaksi yang begitu besar, Accurate akan sangat cocok sekali dipergunakan di negara yang nilai mata uangnya relatif kecil seperti di Indonesia 9. MULTI LEVEL USER Accurate memiliki 3 tingkatan login yang dapat masuk ke dalam data Accurate, yaitu: 1. Administrator, ini merupakan tingkatan tertinggi. Login dengan hak administrator dapat mengakses semua fungsi yang ada di Accurate. 2. Supervisor. Tingkatan ini sedikit di bawah administrator. Dia dapat diberikan akses yang hampir sama dengan administrator, kecuali: Membuat user baru, membuat data Accurate yang baru, dan masuk ke Quick setup. 3. User. Ini adalah level terendah. Masing-masing user dapat diberikan hak tertentu untuk hanya dapat masuk ke menu-menu yang ditugaskan kepada 15
yang bersangkutan. Level ini tidak dapat masuk ke menu yang berfungsi untuk mengubah setting Accurate. Masing-masing login akan mempunyai password yang ter-enkripsi. Hanya user itu sendiri (dan administrator tentunya) yang dapat mengubah password login. . AUDIT TRAIL Accurate dapat mencatat semua transaksi yang diisi, diubah, atau dihapus oleh seseorang. Fasilitas ini dinamakan Audit Trail. Fasilitas ini dapat diaktifkan atau di non-aktifkan melalui menu preferences. Saat fasilitas Audit Trail diaktifkan, maka setiap transaksi yang dimasukan ke Accurate, jurnalnya akan dicatat di dalam sebuah tabel, termasuk oleh siapa, dan kapan. Apabila ada sebuah transaksi yang di-edit, maka jurnal lamanya akan disimpan, begitu pula dengan jurnal barunya. Jadi, apa pun yang dilakukan oleh user di Accurate dapat anda pantau dari laporan Audit Trail. Laporan ini dapat berupa summary (aktivitas apa saja yang dilakukan), atau detail (semua perubahan jurnal akan ditampilkan). 10. AMAN Data yang disimpan oleh aplikasi Accurate sangat aman karena dilindungi dengan berlapis pengamanan, asalkan anda mengikuti saran yang kami berikan. Hal ini akan mencegah bocornya informasi keuangan perusahaan anda ke tangan-tangan yang tidak diharapkan. Hal-hal yang membuat data Accurate aman adalah sebagai berikut: Data Accurate memakai database Interbase/Firebird yang setiap database terlindungi dengan password. Password ini acak (encrypt ) sehingga tidak mudah dibongkar oleh orang lain. Bila anda menggunakan komputer server, maka directory tempat diletakkannya data tersebut tidak perlu di-share, sehingga file database tidak bisa di-copy oleh orang lain. 16
Program Accurate mengharuskan setiap user yang akan masuk untuk mengisi user name dan password terlebih dahulu. Hal ini untuk memastikan orang yang masuk adalah orang yang telah diberikan password dan hak tertentu untuk menjalankan Accurate. User yang telah masuk ke dalam sebuah data Accurate, semua aktivitasnya akan tercatat di dalam Audit Trail (bila fitur ini diaktifkan) Kemudahan Accurate: 1. MULTI USER Dalam 1 kotak Accurate versi standard sudah terdapat 2 buah lisensi yang dapat anda gunakan untuk dua komputer yang berbeda mengisi transaksi ke satu data perusahaan yang sama. Lisensi Accurate ini berupa sepasang nomor seri (Serial Number - SN) dan nomor otentikasi (Authentication Number - AN) yang akan anda dapatkan saat anda melakukan registrasi produk anda ke CPSSoft. Jadi, pada saat yang bersamaan, hanya boleh ada satu SN yang bisa masuk ke satu data Accurate. Sistem lisensi ini akan mempermudah pemakai Accurate untuk melakukan mengantisipasi perkembangan perusahaan anda. Bila satu saat perusahaan anda telah berkembang, dan diperlukan orang yang lebih banyak untuk mengisi data transaksi ke Accurate, anda tinggal membeli lisensi tambahan (Extra license) dan user tambahan tersebut akan langsung bisa bergabung dengan user Accurate yang sudah ada. Hal ini berarti Accurate akan bertumbuh seiring dengan pertumbuhan perusahaan anda. Pertanyaan yang sering ditanyakan mengenai multi user adalah apabila lisensinya tidak sebanyak jumlah komputer yang di-install Accurate apakah bisa? Jawabannya adalah bisa, namun hal itu berarti untuk dua komputer yang memiliki nomor seri yang sama, hanya komputer pertama saja yang bisa masuk. Komputer ke dua tidak bisa masuk sebelum komputer pertama itu keluar. Jadi tetap jumlah maksimum yang bisa masuk ke satu data adalah sebanyak lisensi yang anda miliki. Berapa jumlah maksimum user yang dapat ditangani oleh Accurate secara bersamaan? Secara teori, database Accurate sanggup menangani lebih dari 200 concurrent user. Namun pada prakteknya, 10 sampai 20 concurrent user sudah 17
terhitung jumlah yang banyak bagi perusahaan pemakai Accurate. Untuk jumlah user seperti itu, terbukti kinerja Accurate tidak turun secara drastis. Ada satu masalah yang perlu dimengerti oleh pengguna Accurate, yaitu mengenai nomor urut sebuah Invoice. Misalkan anda mempunyai 2 orang user yang secara bersamaan mengisi faktur penjualan. Pada saat user 1 membuka form faktur, nomor yang muncul dilayar komputer adalah: C003. Sebelum user 1 menyelesaikan pengisian faktur ini, user 2 juga membuka form faktur dan akan mendapatkan nomor urut yang sama, C003, karena user 1 belum menyimpan nomor itu. Lalu pertanyaannya, siapa yang akan mendapatkan nomor tersebut? Adalah user yang pertama menyimpan faktur yang diisinya. Misalkan user 2 yang terlebih dahulu menyimpan, maka faktur yang diisi oleh user 2 yang akan memiliki nomor C003, sedangkan user 1 saat menyimpan faktur, nomornya akan otomatis dinaikan 1 oleh Accurate menjadi C004. Proses penambahan 1 angka di nomor urut yang sudah ada ini hanya akan dilakukan oleh Accurate bila nomor faktur yang muncul tidak pernah diganti secara manual oleh user. Apabila anda membeli lisensi dalam jumlah yang banyak ( >15 user), silahkan hubungi kami untuk mendapatkan discount khusus. 2. MULTI LANGUAGE Accurate dapat ditampilkan dalam 2 bahasa, Bahasa Inggris (default) dan Bahasa Indonesia. Perubahan bahasa ini tergantung dari regional setting dari Windows anda. Bila Windows anda di-set menggunakan bahasa Indonesia, maka saat dijalankan Accurate akan ditampilkan dengan bahasa Indonesia, kecuali reportreport-nya. Selain regional setting ke Bahasa Indonesia, Accurate akan ditampilkan dalam bahasa Inggris. Cara mengganti regional setting dari / ke Bahasa Indonesia adalah: Dari Start Menu windows pilih Setting, lalu pilih Control Panel. Di dalam windows Control Panel, pilih Regional Setting, lalu ganti bahasanya ke Bahasa Indonesia, atau ke bahasa yang lain yang anda inginkan. Setelah selesai, Accurate perlu di-restart untuk mendapatkan perubahan terakhir. 18
3. CUSTOMISABLE TEMPLATE Accurate mempunyai fitur yang unik. Setiap form entry mempunyai pilihan template yang dapat diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Dengan adanya multiple template yang dapat diubah-ubah untuk setiap form entry, maka anda bebas membuat cetakan form anda sendiri. Anda dapat menggunakan kertas putih polos, ataupun dengan kertas pre-printed form. Kegunaan customisable template ini akan lebih terasa bila anda mempunyai lebih dari 1 jenis form yang dapat dicetak untuk 1 jenis transaksi yang sama. Misalkan anda mempunyai 2 jenis faktur penjualan. Anda dapat melakukannya dengan mudah di Accurate. Setiap kali ingin mencetak faktur penjualan, anda tinggal memilih terlebih dahulu format faktur mana yang ingin dipakai. Fungsi yang lain dari Customisable Template adalah untuk memanfaatkan field-field yang tidak dipakai untuk dijadikan field yang belum disediakan. Misalkan: di Sales Invoice terdapat field Ship Via. Anda tidak membutuhkan field ini, namun anda membutuhkan field yang lain yang tidak disediakan. Anda tinggal meng-edit template untuk Sales Invoice tersebut, lalu mengganti judul field Ship Via menjadi judul yang anda butuhkan di editor template. Dengan adanya fasilitas seperti ini, maka variasi yang bisa dihasilkan hanya terbatas pada imajinasi yang bisa anda pikirkan 4. REPORTS Accurate memiliki lebih dari 100 macam laporan, tepatnya ada 162 macam laporan. Masing-masing laporan tersebut masih bisa disesuaikan lagi, yaitu: Customize: Anda dapat memilih kolom-kolom apa saja yang ingin ditampilkan di laporan anda. Filter: Hampir semua kolom yang anda munculkan di dalam laporan dapat disaring (filter) untuk mempermudah anda menganalisa atau mencari informasi yang ingin anda dapatkan. Filter ini akan otomatis mengetahui jenis kolom yang akan di-filter dan mengeluarkan pilihan yang sesuai dengan jenis kolom tersebut. Anda dapat mengubah format laporan anda, antara lain: mengubah letak tanda negatif dan memerahkannya angka yang negatif, membagi semua angka dengan angka 1000, 19
serta mengubah tataletak report.Selain itu, semua report juga dapat disimpan ke dalam bentuk file (extention: frp, htm, csv, txt, dan rtf), dan dimunculkan kembali (hanya dari format frp saja). Semua report juga dapat di desain ulang, diubah, bahkan membuat sebuah report yang baru lagi melalui tools Report Desainer yang telah di sediakan di dalam program Accurate. Dengan adanya tools ini, maka anda akan bebas untuk mendapatkan semua format laporan yang anda inginkan. Yang dibutuhkan hanyalah sedikit pengetahuan tentang bahasa SQL dan banyak kreatifitas untuk mendapatkan laporan yang anda inginkan. 5. PREVIEWABLE REPORT IN EXCEL Hampir semua report yang dapat di-preview oleh Accurate dapat di-export ke format Excel dengan 1 kali klik. Anda tidak perlu mengekspor report tersebut ke file yang berformat Excel lalu memanggil program Microsoft secara manual untuk membuka file tersebut. Apabila anda dapat melihat tombol yang bergambar logo Excel di form preview anda, berarti report tersebut dapat di-export ke Excel. 6. INTEGRATED & REAL TIME TRANSACTION Accurate terdiri dari beberapa modul utama, seperti Account Receivable, Account Payable, Inventory, dan General Ledger. Walaupun terbagi menjadi beberapa modul, namun antar modul terdapat integrasi yang erat. Contoh integrasi yang dilakukan oleh Accurate adalah: Saat membuat sebuah transaksi penjualan, maka saat anda menyimpan transaksi tersebut, selain menyimpan data penjualan tersebut, Accurate juga menambah saldo piutang customer yang membeli (modul A/R), mengurangi kuantitas barang yang dijual (modul Inventory), dan melakukan jurnal ke GL (modul GL). Kesemua hal tersebut dilakukan segera setelah penjualan tersebut disimpan. Fitur ini disebut dengan Integrated dan Real time Transaction. Keuntungan yang didapatkan dengan adanya fitur ini adalah: 20
Tidak perlu adanya proses posting setiap akhir hari. Semua transaksi yang sudah diisi langsung akan diposting oleh Accurate saat itu juga secara otomatis.Informasi yang terlihat di semua laporan Accurate merupakan informasi yang terkini. Tidak ada lagi kekhawatiran laporan yang dihasilkan belum yang terakhir, kecuali masih ada data transaksi yang belumdiisi.Mungkin ada yang bertanya, bagaimana kalau ada transaksi yang salah isi dan perlu dikoreksi? Sepanjang user yang akan melakukan peng-edit-an tersebut ada haknya, maka dengan mudah transaksi yang salah itu dapat dikoreksi dan nanti akan kembali di- posting oleh Accurate secara real time. Accurate akan mencari apa yang berubah dan melakukan koreksi sesuai dengan perubahan tersebut. Semua perubahan tersebut akan dicatat di dalam Audit Trail (bila anda mengaktifkan fitur tersebut), sehingga tidak perlu khawatir mengenai perubahan yang tidak diketahui kapan dan oleh siapa. 7. MULTI SALES COMMISSION Accurate dapat menghitung komisi penjualan untuk masing-masing penjualan yang dibuat oleh salesman. Komisi penjualan dapat dibuat secara berjenjang, artinya untuk penjualan dari X sampai Y akan mendapatkan komisi sekian persen. Perhitungan komisinya juga dapat berupa persentase, atau berupa angka yang tetap. Komisi juga dapat dipilih dihitung dari omset penjualan total, atau dari laba kotor penjualan. Untuk satu orang salesman dapat dikenakan lebih dari 1 macam tingkat perhitungan, namun Accurate tidak akan menjurnal komisi ini secara otomatis. Yang akan diberikan oleh Accurate hanyalah laporan hasil perhitungan komisi masing-masing salesman. Pemberian komisi harus dicatat secara manual di dalam modul Journal Voucher. Setiap customer dapat ditentukan terlebih dahulu siapa salesmannya. Saat akan dibuatkan invoice untuk customer yang bersangkutan, default salesman-nya akan diisi sama dengan yang di set di data customer. Default ini masih dapat diubah bila anda mempunyai hak untuk mengubahnya. Salesman yang terpilih di Sales invoice-lah yang akan dipakai untuk perhitungan komisi penjualannya. 21
Anda dapat membuat perhitungan komisi penjualan yang berbeda dari apa yang sudah diberikan oleh Accurate, namun anda perlu sedikit melakukan modifikasi di report perhitungan komisi ini. Sedikit pengetahuan tentang reporting dan banyak kreatifitas dapat membantu anda untuk mendapatkan cara perhitungan komisi yang anda butuhkan 8. MULTI LEVEL ACCOUNT & ITEM Accurate dapat menyusun Account dan Item anda secara bertingkat. Hal ini akan mempermudah anda mengatur Account dan Item anda. Contoh yang dapat anda lakukan di Account adalah anda dapat membuat account dengan tingkatan sebagai berikut: 10000 ASSET 11000 Kas & Bank 11001 Kas Kecil 11002 Bank IDR 11003 Bank USD 12000 Piutang Dagang 12001 Piutang Dagang IDR 12002 Piutang Dagang USD dan seterusnya..... Hal yang sama juga dapat anda lakukan pada Item, misalnya: Alat tulis kantor Pena 22 Pena merek XX Pena merek XX Tipe AA Pena merek XX Tipe BB Pena merek YY Pena merek YY Tipe CC Pena merek YY Tipe DD Pensil dan seterusnya.... Dengan adanya kemampuan penyusunan item dan account secara bertingkat, maka akan dapat mempermudah anda untuk mengatur kedua hal tersebut 2.4 LedgerPlus Software akuntansi General Ledger (GL). Dilengkapi dengan built-in fungsi AR dan AP aging schedule. FEATURE UTAMA ° Transaksi dalam mata uang lokal dan asing (multi currency). ° Dua pilihan kurs: Pajak dan Tengah BI. ° Otomatis perhitungan Saldo Awal, Saldo Akhir dan Revaluasi. ° Cost/Profit Center untuk cabang, divisi, proyek, dll.
