PENGEMBANGAN SUMBERDAYA MANUSIA DI BIDANG KEARSIPAN DALAM MENUNJANG KINERJA PEGAWAI DI SEKRETARIAT DAERAH KOTA PONTIANAK

Publika, Jurnal S-1 Ilmu Administrasi Negara Volume 4 Nomor 3 Edisi September 2015 http://jurmafis.untan.ac.id

PENGEMBANGAN SUMBERDAYA MANUSIA DI BIDANG KEARSIPAN DALAM MENUNJANG KINERJA PEGAWAI DI SEKRETARIAT DAERAH KOTA PONTIANAK Oleh: MARTARIDLA NIM. E21109014 Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Tanjungpura Pontianak. Tahun 2015 Abstrak Permasalahan penelitian ini adalah masih rendahnya kinerja pegawai di bidang kearsipan, salah satunya dilihat dari rendahnya kemampuan pegawai dalam pengorganisasian informasi di bidang kearsipan dan tidak adanya petugas yang khusus menangani arsip atau tenaga arsiparis untuk mengelola arsip. Untuk melakukan analisa terhadap permasalahan tersebut peneliti mengacu pada pendapat Syaidam (2006:502), bahwa pengembangan sumber daya manusia meliputi: pengembangan sumber daya manusia melalui pelatihan, sumber daya manusia melalui Built In Training (BIT), sumber daya manusia melalui penugasan, sumber daya manusia melalui mutasi dan promosi, sumber daya manusia melalui pengembangan karier dan sumber daya manusia melalui gugus kendali mutu (GKM) Hasil penelitian ini menunjukan bahwa pengembangan sumber daya manusia melalui pelatihan, ditinjau berdasarkan frekuensi keikutsertaan pegawai dalam pelatihan kearsipan dirasakan kurang memadai. Rendahnya frekuensi penugasan pegawai untuk mengikuti pelatihan kearsipan disebabkan adanya keterbatasan alokasi dana pada Sekretariat Daerah Kota Pontianak. Penawaran jabatan fungsional arsiparis melalui pemberian promosi dan mutasi belum dapat menarik minat pegawai untuk alih fungsi dari tenaga struktural menjadi tenaga fungsional arsiparis, karena penawaran tersebut tidak disertai dengan penjelasan mengenai jenjang karir dan kondisi jabatan fungsional. Tidak adanya ruangan khusus dan sarana penyimpanan arsip yang tidak memadai menyebabkan pengelolaan dan penataan sistem kearsipan tidak dapat dijalankan secara baik dan benar. Kata-kata kunci : kemampuan pegawai, keterampilan, mengelola arsip

HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT IN THE FIELD OF ARCHIVES SUPPORT THE PERFORMANCE OF EMPLOYEES IN THE SECRETARIAT THE REGIONAL PONTIANAK CITY Abstract The problem of the research is still in the low performance of employees in the field of archives, one seen from the low ability of employees in organizing informatioan in field of archives and the absence of the officer who handled the special archives. To do an analysis of the isues, researchers referring to the opinion of Syaidam (2006:502), that the development of human resources include: training, built in training (BIT), assignment, mutation and promotion, development an career cluster quality control (GKM). The results of research was indicate, that the development of human resources through training is revewed based on the frequency of participation of employees in training section felt in adequate. The low frequency assignment of employees to follow archives training day due to limitations of allocation of funds at secretariat the regional Pontianak City. Offer a functional offce archivist through the granting of promotion and the mutations have not been able to attract employees to over the function of structural employees became employees of archivist, for the term of the offer was not accompanied by an explanation of succession and functional office conditions. The absence of a special room and archive strorage means inadequate lead management and archival system setup can’t be correctly implemented. Keywords: ability employees, skills employees, human resources, archivist

1 MARTARIDLA, NIM. E21109014 Program Studi Ilmu Administrasi Negara FISIP UNTAN


daya manusia meliputi: pelatihan, Built In

A. PENDAHULUAN

Training (BIT), penugasan, mutasi dan Bidang kegiatan

kearsipan

yang

merupakan

dibutuhkan

promosi, pengembangan karier dan gugus

dalam

kendali mutu (GKM). Dengan mengacu

karena arsip

pada pendapat Syaidam (2006:502), dalam

merupakan pusat ingatan bagi setiap

melakukan analisis terhadap persoalan

kegiatan dalam suatu kantor. Akan tetapi

tersebut

kenyataannya

peningkatkan karir pegawai di bidang

pelaksanaan administrasi

bahwa,

dilapangan

kinerja

pegawai

ditemukan di

diharapkan

tercapainya

bidang

kearsipan di Sekretariat Kota Pontianak.

kearsipan masih rendah, salah satunya

Berdasarkan fakta empiris yang telah

dilihat dari kemampuan pegawai dalam

diuraikan pada latar belakang penelitian,

pengorganisasian

maka

informasi

di

bidang

dapat

rumusan

masalah yang

kearsipan. Masih rendahnya kemampuan

dijadikan

sebagai

pegawai dalam pengorganisasian informasi

penelitian

ini adalah : “Bagaimana

di

Kantor

pengembangan sumber daya manusia di

Sekretariat Kota Pontianak, dikarenakan

bidang kearsipan pada Kantor Sekretariat

tidak

Daerah

bidang

adanya

kearsipan

pada

petugas

yang

khusus

Kota

landasan

Pontianak?.

Sedangkan

menangani arsip atau tenaga arsiparis

tujuan

untuk mengelola arsip. Disamping itu

mendiskripsikan

penyimpanan arsip tidak sistematis, tidak

pengembangan

pernah dilakukan penyusutan arsip, arsip

melalui pelatihan, Built In Trainning

dibiarkan berdesakan di lemari arsip

(BIT), penugasan, mutasi dan promosi

bahkan bertumpuk di atas meja. Selain itu

pegawai, pengembangan karir dan gugus

pegawai yang diberi tanggungjawab untuk

kedali mutu (GKM).

mengelola

arsip

belum

penelitian

dalam

ini dan

adalah: mengetahui

sumber

daya

manusia

pernah

diikutsertakan dalam pelatihan maupun kursus di bidang kearsipan dan pegawai

. B. KAJIAN PUSTAKA

yang bertugas mengelola arsip dalam kurun waktu 5 (lima) tahun secara terus

Pengembangan

Sumber

Daya

menerus tidak pernah dilakukan mutasi

Manusia biasanya dikaitkan dengan cara

maupun

bagaimana

promosi.

Untuk

melakukan

analisa terhadap permasalahan tersebut

dalam

penulis mengacu pada pendapat Syaidam

sehingga

(2006:502), bahwa pengembangan sumber

diharapkan

mencari

jalan

meningkatkan produktivitas dapat

pemecahan

kualitas

kerja

kerja

yang

tercapai.

Menurut 1

MARTARIDLA, NIM. E21109014 Program Studi Ilmu Administrasi Negara FISIP UNTAN


Hasibuan

(2005:269)

bahwa:

2. Built in Training (BIT) atau pelatihan

“Pengembangan adalah suatu usaha untuk

melekat merupakan pelatihan yang

meningkatkan kemampuan teknis, teoritis,

berkesinambungan dan melekat dengan

konseptual dan moral karyawan sesuai

tugas

dengan kebutuhan pekerjaan atau jabatan

meningkatkan

melalui pendidikan dan latihan”. Dalam

dalam melaksanakan tugasnya sesuai

rangka

dengan standar uraian pekerjaan yang

pengembangan

pegawai,

pendidikan dan latihan kerja merupakan

setiap

atasan,

yaitu

kemampuan

untuk pegawai

sudah ditetapkan sebelumnya.

salah satu aspek yang perlu ditangai secara

3. Pengembangan sumberdaya manusia

terencana dan berkelanjutan. Pendidikan

melalui penugasan juga dimaksudkan

dan latihan yang dimaksud adalah pada

untuk pemberdayaan inisiatif pegawai,

sistem pendidikan yang bertujuan untuk

khususnya pegawai yang sudah pernah

meningkatkan mutu, keahlian, kemampuan

mengikuti

dan keterampilan pegawai sesuai dengan

lainnya, agar materi yang sudah pernah

kebutuhan kerja.

diterima pegawai selama mengikuti

Sebagai acuan dalam melakukan analisis

terhadap

permasalahan

masih

pelatihan,

bimtek

dan

pelatihan dapat diaplikasikan. 4. Pengembangan sumber daya manusia

rendahnya kinerja pegawai di bidang

melalui

kearsipan di Sekretariat Daerah Kota

pegawai dalam suatu organisasi dapat

Pontianak, penulis mengacu pada pendapat

bekerja secara maksimal, dan agar

Syaidam

tidak menimbulkan kejenuhan dalam

(2006:502),

pengembangan

sumber

bahwa

daya

manusia

meliputi:

promosi

melaksanakan diperlukan

1. Pelatihan

merupakan

usaha

untuk

menghilangkan terjadinya kesenjangan atau gap antara unsur-unsur yang

dan

mutasiAgar

pekerjaannya,

adanya

maka

pengembangan

karier yang meliputi: promosi dan mutasi. 5. Pengembangan sumber daya manusia

dimiliki oleh seorang pegawai dengan

melalu

unsur-unsur

dikehendaki

Pengembangan karir lebih menekankan

organisasi. Melalui kegiatan ini, ada

pada peningkatan-peningkatan prestasi

tiga pokok yang ingin diperoleh dari

pribadi

seorang

adanya

dilakukan

seorang

peningkatan keterampilan, peningkatan

mencapai

suatu

pengetahuan,

Pengembangan karir bukan sekedar

yang

pegawai

yaitu

adanya

perubahan

perilaku/ sikap.

pengembangan

karier

yang pegawai untuk rencana

karir.

promosi ke jabatan yang lebih tinggi, 2



tetapi sukses karir seorang pegawai

sebagai informan menggunakan teknik

adalah

bekerja,

purposive, Sedangkan untuk melakukan

serta peningkatan ketrampilan pegawai

cross check terhadap data primer yang

dalam

diperoleh

kemajuan

dalam

melaksanakan

tugas

yang

menjadi tanggungjawabnya.

melalui

wawancara

kepada

pegawai, penulis melakukan wawancara

6. Pengembangan sumber daya manusia

kepada informan kunci, yaitu: Kepala

melalui gugus kendali mutu (GKM)

Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota

Gugus kendali mutu atau disebut juga

Pontianak, dan Kepala Sub Bagian Umum

quality control circle (QCC) adalah

Sekretariat

sekelompok pegawai yang mempunyai

penelitian ini adalah sistem Kearsipan

pekerjaan


sejenis,

membentuk

secara

kelompok

sukarela untuk

Pontianak.

Kota

Objek

Pontianak.

ini

Objek

dipilih

karena

membahas dan memecahkan masalah-

permasalahan yang penulis angkat pada

masalah pekerjaan mereka dengan

Kantor Sekretariat Daerah Kota Pontianak

tujuan meningkatkan mutu pekerjaan.

dimana penataan arsip yang penulis lihat

Dengan

mengacu

pada

pendapat

Syaidam (2006:502), dalam melakukan

masih buruk dan belum efektifnya tenaga arsiparis yang ada.

analisis terhadap persoalan tersebut

Adapun teknik pengumpulan data

diharapkan tercapainya peningkatkan

yang

karir pegawai di bidang kearsipan di

partisipan,

Sekretariat Kota Pontianak.

dokumentasi. Instrumen yang digunakan dalam

digunakan

adalah:

wawancara,

pengumpulan

observasi

dan

data

teknik

melalui

pendekatan kualitatif, dalam penelitian ini adalah peneliti sendiri, dengan didukung

C. METODE PENELITIAN

oleh alat bantu, seperti alat tulis dan alat Sesuai

dengan

belakang

lainnya. Untuk membantu memperoleh

penelitian, maka

data yang diperlukan dalam penelitian ini

penelitian ini tergolong jenis penelitian

peneliti menggunakan alat. Analisis data

deskriptif. Penelitian ini dilakukan di

dalam

Sekretariat

pendekatan

masalah dan tujuan

Kota

latar

Pontianak.

Subjek

penelitian

ini

kualitatif.

menggunakan Adapun

teknik

penelitian adalah 3 orang Pegawai yang

analisis data yang digunakan mengacu

menangani naskah dinas khususnya di

pada model analisis data interaktif dari


Miles and Huberman (dalam Sugiono

Pontianak. Penentuan subjek penelitian

2011: 246-253), meliputi: reduksi data, 3



display

data,

dan

verifikasi

data.

ditingkatkan

frekuensinya,

Sedangkan validitas atau pemeriksaan

jabatan

keabsahan

pemberian promosi dan mutasi hendaknya

data,

menggunakan

teknik

triangulasi dengan sumber data.

fungsional

penawaran

disertai

dengan

jenjang

karir

arsiparis

melalui

penjelasan dan

mengenai

kondisi

jabatan

fungsional. Selain itu lembaga diharapkan untuk menyediakan ruangan khusus dan

D. HASIL PENELITIAN DAN

menambah sarana penyimpanan arsip agar

PEMBAHASAN

pengelolaan dan penataan sistem kearsipan Hasil bahwa

penelitian

berkenaan

menunjukkan

dengan

dapat dijalankan secara baik dan benar.

Frekuensi

keikutsertaan pegawai dalam pelatihan kearsipan

dirasakan

kurang

sehingga

pengelolaan

memadai,

arsip

E. KESIMPULAN DAN SARAN

belum

dilakukan penataan secara baik dan benar.

Hasil

penelitian

Rendahnya frekuensi penugasan pegawai

bahwa

untuk

kearsipan

pengelolaan barang-barang milik daerah

disebabkan adanya keterbatasan alokasi

terutama dalam menyampaikan laporan

dana

Pontianak.

berkala, laporan serah terima barang dan

Penawaran jabatan fungsional arsiparis

laporan dalam bentuk buku inventaris

melalui pemberian promosi dan mutasi

setiap tahun masih kurang tertib. Proses

belum dapat menarik minat pegawai untuk

penyimpanan dan penyaluran barang masih

alih fungsi dari tenaga struktural menjadi

kurang memperhatikan aspek administrasi,

tenaga

terutama pencatatan barang yang masuk

mengikuti

pada

Setda

fungsional

pelatihan

Kota

arsiparis,

karena

kinerja

menyimpulkan

yang

aktual

disalurkan

pengawasan

penawaran tersebut tidak disertai dengan

dan

penjelasan mengenai jenjang karir dan

unit/bagian di Biro Umum Sekretariat

kondisi jabatan fungsional. Tidak adanya

Daerah Provinsi Kalimantan Barat. Kinerja

ruangan khusus dan sarana penyimpanan

aktual

arsip yang tidak memadai menyebabkan

pengelolaan barang-barang milik daerah

pengelolaan dan penataan sistem kearsipan

adalah kurang memperhatikan standar

tidak dapat dijalankan secara baik dan

yang

benar. Sebagai solusinya dikemukakan

terjadinya pengadaan

saran-saran sebagai berikut: keikutsertaan

berulang-ulang,

pegawai dalam bidang kearsipan perlu

perencanaan barang yang tidak sesuai

dibandingkan

berlaku,

pada

dengan

sehingga

dan

setiap

standar

menyebabkan barang secara

masih

ditemukan 4



dengan

standarisasi

perencanaan

F. REFERENSI

kebutuhan barang baik dilihat dari standar harga, tipe/merk. Pengambilan tindakan

1.

manajerial

Amsyah , Zulkifli. 1991. manajemen kearsipan modern dan otomasi kearsipan. Jakarta: Karya Utama.

dengan

penyimpanan

atau

memadai

terhadap

barang/inventaris

mengoreksi

standaryang

tidak

pengelolaan

milik

daerah

belum

dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku,

yaitu

Buku-Buku

belum

dilaksanakan

tindakan manajerial berupa monitoring secara berkala setiap 6 (enam) bulan sekali serta tidak dibuatkan kartu kendali. Masih adanya ketidakpahaman pegawai yang

Banthos, Bair. 1991. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara Bungin, Burhan.2008. Penelitian Kualitatif (Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik dan Ilmu Sosial lainnya). Jakarta: Kencana Prenada Media Group. Mangkunegara, Prabu Anwar. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan. Bandung: Remaja Rosdakarya

ditunjuk sebagai penyimpan dan pengurus barang milik daerah mengenai aplikasi SIMBADA. Adapun

rekomendasi

yang

diajukan dalam penelitian ini adalah setiap unit

kerja/bagian

di

Biro

Umum

Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Barat diharapkan mendata ulang secara

Martono, Boedi. 1994. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Sinar Harapan ………………., 1987. Sistem Kearsipan Praktis. Yogyakarta: Pustaka Sinar Harapan Moleong, Lexy. 2004. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya

lengkap barang-barang milik daerah, tertib administrasi

dalam

penyaluran

barang,

kursus/pelatihan

penyimpanan adanya kepada

dan

kegiatan pegawai

Moekijat. 1982. Tata Laksana Kantor. Banung: Mandor Melayu Pusat Pendidikan dan Pelatihan ANRI. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Kertas. Jakarta.

penyimpan dan pengurus barang, serta dilaksanakannya

monitoring

terhadap

Rumanti, Rika. 2002. Manajemen Kearsipan Modern. Bandung: Alphabeta

pengelolaan barang/inventaris milik daerah secara berkala setiap 6 (enam) bulan sekali.

Rosidah, ATS., 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia, Konsep, Teori dan Pengembangan dalam Konteks Organiasai Publik. Jakarta: Graha Ilmu. Soedarmayanti. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia Reformasi Birokrasi dan Manajemen Pegawai Negeri Sipil. Bandung: PT. Refika Aditama. 5



2.

Dokumen Resmi:

Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2003 Tentang Kearsipan

6 MARTARIDLA, NIM. E21109014 Program Studi Ilmu Administrasi Negara FISIP UNTAN

PENGEMBANGAN SUMBERDAYA MANUSIA DI BIDANG KEARSIPAN DALAM MENUNJANG KINERJA PEGAWAI DI SEKRETARIAT DAERAH KOTA PONTIANAK

Recommend Documents