PENGEMBANGAN SISTEM PERWALIAN AKADEMIK BERBASIS WEB (STUDI KASUS PADA JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG)

PENGEMBANGAN SISTEM PERWALIAN AKADEMIK BERBASIS WEB ( STUDI KASUS PADA JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG)

PENGEMBANGAN SISTEM PERWALIAN AKADEMIK BERBASIS WEB (STUDI KASUS PADA JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG) Sunarna Hendra Handaka1, Eko Kuntadi 2 12

Program Studi Teknik Informatika STMIK Provisi Semarang 1 [email protected], [email protected]

Abstract Sistem Informasi Akademik Terpadu(sikadu) development aims faster and accurate services to students, provide information and curriculum grades recapitulation with minimal resources and ease academic services. Benefits that can be derived from the development of this system is the increasing quality of academic services, provide accurate information for student in the case of course information and increase student satisfaction. Sikadu developed using waterfall method. The analysis phase was done by observation, feasibility studies and needs analysis. Results of the analysis are used to determine the design of the system to be developed include inputs design, outputs and interfaces. Implementation and testing performed to see if design that has been made is consistent with sikadu development needs. Student need grades recapitulation that integrated in sikadu and accessible at all times, must be taken course information, academic positions and faculty trustee consultation. Special course like PKL, KKN and thesis notification added to sikadu to provide information quickly and accurately. Result from Sistem Informasi Akademik Terpadu development is added some feature that reduce students services time, resource saving and decision support facilities that is expected to improve services to students. Keywords: development system, SDLC, sikadu

1. Pendahuluan Sistem informasi akademik terpadu (SIKADU) Universitas Negeri Semarang (Unnes) merupakan sebuah sistem informasi akademik yang digunakan oleh universitas, sistem informasi akademik ini digunakan untuk memberikan informasi kepada mahasiswa berupa biodata mahasiswa, biodata dosen, kartu rencana studi (KRS), kartu hasil studi (KHS), indeks prestasi (IP). SIKADU masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya informasi tentang rekap nilai keseluruhan dari mata kuliah yang telah diambil mahasiswa belum ditampilkan disini. Mahasiswa kesulitan mengetahui kapan saatnya mengambil mata kuliah Praktek Kerja Lapangan (PKL), Kuliah Kerja Nyata (KKN), Kuliah Kerja Lapangan (KKL) dan Skripsi karena belum ada peringatan di SIKADU. Informasi yang belum memadai dari SIKADU mengakibatkan mahasiswa tidak dapat menentukan sikap dan mengambil

keputusan dalam menempuh studi dan cenderung mengikuti teman, sehingga sering terjadi kesalahan dalam mengisi KRS. Mengacu pada masalah tersebut maka diperlukan penambahan fitur didalam SIKADU yang dapat mengakomodasi kepentingan tersebut. Informasi mengenai jumlah SKS yang harus diambil (kurikulum) tidak tertera di SIKADU, mahasiswa hanya mengetahui mata kuliah yang dapat dipesan pada semester selanjutnya tanpa mengetahui keseluruhan mata kuliah yang harus diambil untuk menyelesaikan studinya. 2.

Landasan Teori Metodologi adalah suatu cara atau metode yang disarankan untuk melakukan sesuatu hal. Pendekatan sistem merupakan metodologi dasar untuk memecahkan masalah. Metode pengembangan sistem informasi berarti suatu metode yang digunakan untuk melakukan pengembangan sistem informasi berbasis komputer. Metode yang paling umum digunakan 25

Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 6 Nomor 1 Maret 2015

adalah dengan metode siklus hidup pengembangan sistem (SDLC-System Development Life Cycle) (Supriyanto, 2005). Model SDLC memungkinkan pemecahan misi pengembangan yang rumit menjadi beberapa langkah logis (desain, kode, pengujian dan seterusnya) dengan beberapa langkah yang pada akhirnya akan menjadi produk akhir yang siap pakai. Untuk memastikan bahwa sistem bisa dijalankan, setiap langkah akan membutuhkan validasi, masukan dan kriteria yang ada.

Kebutuhan Sistem Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Desain Perangkat Lunak Implementasi Perangkat Lunak Uji Mesin Formal Integrasi Perangkat Operasi dan Perawatan

Gambar 1. Penyajian sederhana dari model pengembangan air terjun 2.1. Sistem Informasi Akademik Jogiyanto (2005:2)berpendapat bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu, sedangkan menurut Sutabri (2007:9), sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lainya dimana memiliki fungsi bersama – sama untuk mencapai tujuan tertentu. Kristanto (2008:1), mendefinisikan bahwa sistem merupakan jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen modern, selain itu informasi juga sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut (Kadir ,2003: 26).

26

Informasi sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi, apabila informasi tidak ada maka suatu sistem tidak akan berjalan dengan baik, bahkan sistem tersebut akan berakhir. Jogiyanto (2005: 8) berpendapat, informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan (Sutabri, 2007: 36). Kadir (2003:10) mendefinisikan sistem informasi merupakan sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan. Susanto (2000: 59) menjelaskan, sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna. Wahyu (2004:23) sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling bekerjasama, yang digunakan untuk mencatat data, mengolah data dan menyajikan informasi untuk para pembuat keputusan agar dapat membuat keputusan dengan baik. Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan merupakan kumpulan sumberdaya atau komponen yang saling berhubungan secara fisik maupun non fisik bekerja sama secara harmonis untuk mencapai tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna didalam sebuah organisasi sehingga mendukung pencapaian tujuan organisasi tersebut. Sistem informasi di bidang pendidikan memiliki salah satu bentuk aplikasi yaitu sistem informasi akademik. Wahyu (2004:34), sistem infomasi akademik merupakan kumpulan dari beberapa komponen pendukung yang saling berinteraksi, mencatat, mengolah dan menyajikan data akademik untuk digunakan oleh dosen dan mahasiswa untuk mengambil keputusan. Sistem informasi akademik dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan Mysql. Menurut Converse (2004:3) PHP dan Mysql adalah:


Syntax yang digunakan berdasar bahasa C, Java dan Pearl dan mudah digunakan. Tujuan pokok dari bahasa ini adalah untuk memperbolehkan pengembang web untuk menulis secara dinamis halaman web yang dihasilkan secara cepat, tapi kita dapat melakukan lebih banyak lagi dengan PHP. MySQL adalah sistem manajemen database Open Source SQL yang populer, dikembangkan, didistribusikan dan didukung oleh MySQLAB. MySQLAB adalah perusahaan komersial, didirikan oleh pengembang MySQL . MySQL adalah perusahaan Open Source generasi kedua yang menyatukan nilai dan metodologi Open Source dengan model bisinis yang sukses. 2.2. Penelitian Terdahulu Sistem informasi akademik yang sudah ada memberikan informasi mengenai informasi KHS semester sebelumnya, KRS semester berjalan, biodata mahasiswa yang didapat dari proses registrasi, informasi jadwal kuliah tetapi belum memberikan informasi tentang rekap nilai dan notifikasi proses studi sehingga didalam pengembangan sistem tersebut akan ditambahkan informasi yang belum ada tersebut. Konsultasi antara mahasiswa dengan dosen wali juga merupakan sasaran dari pengembangan sistem tersebut sehingga proses studi mahasiswa lebih terarah dan terdokumentasi dengan baik untuk digunakan bahan monitoring pejabat yang berwenang. Penelitian tentang informasi akademik pada Jurusan Teknik Industri Universitas Widyatama yang dilakukan oleh Andi (2004:62) menyebutkan bahwa informasi yang diberikan dalam sistem informasi akademik juga terdiri dari silabus, katalog buku dan data alumni, point tersebut tidak terdapat dalam sistem informasi akademik Unnes karena ketiga point tersebut berdiri sendiri sebagai sistem yang lain. Andi membangun sistem dari awal yaitu merupakan transformasi dari sistem manual ke sistem otomatis menggunakan borland delphi. Renas (2010) meneliti perancangan sistem informasi akademik mulai dari Kartu Rencana Studi (KRS) sampai Kartu Hasil Studi (KHS) online pada Universitas Bung Karno Jakarta dimana penggunaan komputer masih terbatas pada pembuatan laporan saja sedangkan pengolahan data mahasiswa masih menggunakan media buku dan kertas.

Sistem informasi akademik Unnes yang berjalan sudah memanfaatkan penggunaan komputer dalam mengelola data mahasiswa dan sudah online, pengembangan yang dilakukan yaitu pengelolaan informasi yang dibutuhkan mahasiswa dalam menyelesaikan studinya seperti rekap nilai, SKS yang belum diambil, informasi perkembangan studi dan fitur konsultasi dengan dosen wali. 3.

Metode Penelitian Objek utama penelitian ini adalah Sistem Informasi Akademik Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang. Data yang diperoleh dianalisis untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan pada Fakultas Ekonomi Unnes dan untuk merancang sistem tambahan. Metode yang digunakan untuk mendapatkan data ini adalah metode wawancara, observasi dan studi dokumentasi. 3.1. Wawancara Metode ini dilakukan dengan melakukan wawancara terhadap mahasiswa , dosen dan karyawan fakultas tentang bagaimana dan apa yang mereka lakukan terhadap sistem yang sudah berjalan. Wawancara bertujuan untuk mengumpulkan data tentang apa yang sudah didapatkan dari sistem informasi akademik berjalan dan saran serta kekurangan yang dibutuhkan. 3.2. Observasi Observasi dilakukan langsung terhadap situs akademik.unnes.ac.id dan juga terhadap mahasiswa dan dosen Fakultas Ekonomi. Data yang diperoleh merupakan data sekunder diantaranya data mahasiswa, dosen dan nilai mahasiswa yang didapat dari bagian akademik tanpa harus meminta kepada dosen dan mahasiswa secara langsung. Observasi dilakukan untuk mengetahui bagaimana sistem memberikan pelayanan terhadap mahasiswa maupun dosen, output dari sistem tersebut dan bagaimana sistem tersebut memproses input yang ada. 3.3. Studi Dokumentasi Sistem informasi akademik yang akan dikembangkan sudah berjalan sejak tahun 2006 dan sistem tersebut memiliki beberapa hal yang secara 27


umum juga dimiliki oleh beberapa perguruan tinggi yang lain, beberapa hal seperti sistem penilaian, registrasi akademik maupun administratif sudah terdokumentasi didalam buku informasi akademik. Studi dokumentasi dilakukan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi akademik menjalankan proses bisnis yang dibutuhkan sehingga ketika melakukan pengembangan tidak mengganggu bahkan merusak sistem yang sudah berjalan. 4.

software, menyiapkan database dan melakukan simulasi / pengetesan sistem secara nyata. 5.

Hasil dan Pembahasan

Pengembangan sistem menghasilkan layout tampilan fitur tambahan. Pembahasan mencakup kebutuhan implementasi sistem, hasil implementasi sistem, simulasi sistem, pengujian sistem, dan pembahasan.

Metode Pengembangan Sistem 5.1. Hasil Pengembangan Sistem Perwalian

4.1. Analisis Kebutuhan Sistem Sistem yang dikembangkan membutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak, perangkat keras yang dibutuhkan sudah ada didalam sistem berjalan. Pengembangan yang dilakukan hanya pengembangan terhadap fitur yang ada dan tidak diperlukan penambahan perangkat lunak tambahan. Fitur yang ditambahkan berupa informasi rekap nilai, notifikasi pengambilan mata kuliah dan konsultasi mahasiswa dengan dosen wali. 4.2. Desain Sistem Desain sistem dimaksudkan untuk memberikan kenyamanan kepada pengguna perangkat lunak, design user interface yang familiar akan mempermudah dalam pengoperasian dan mempercepat sosialisasi ketika perangkat lunak tersebut digunakan atau diaplikasikan. Sistem informasi akademik menggunakan web sebagai user interfacenya sehingga tampilan diatur sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan.

Pengembangan yang dihasilkan berupa penambahan fitur perwalian mahasiswa seperti dijelaskan dalam gambar dibawah ini.

Gambar 2. Menu Perwalian. Mahasiswa dapat melakukan konsultasi secara langsung dengan dosen wali melalui sikadu. Fitur tambahan ini memudahkan mahasiswa berkomunikasi dengan dosen wali. Pengembangan lain yang dilakukan adalah ditampilkannya rekap nilai didalam sikadu.

4.3. Implementasi dan Pengujian Sistem Sistem yang sudah selesai dibuat diuji dan diimplementasikan sehingga dapat diketahui apakah semua hal yang sudah direncanakan sesuai dengan apa yang sudah dibuat, jika terjadi perbedaan maka perbedaan tersebut dilihat apakah mempengaruhi tujuan dari pembuatan sistem. Implementasi dan pengujian sistem juga melakukan analisa terhadap bagaimana perlakuan sistem terhadap input yang diberikan dan output yang dihasilkan serta bagaimana sistem berinteraksi dengan pengguna. Implementasi dan pengujian sistem melakukan beberapa tahap yaitu menyiapkan hardware dan 28

Gambar 3. Informasi rekap nilai di sikadu. Menu melihat rekap nilai belum ditampilkan pada sistem berjalan, rekap nilai dibutuhkan untuk mengetahui seluruh nilai yang sudah didapat sehingga dapat membantu mempermudah mahasiswa menganalisa proses studinya.


Rekap nilai mempermudah mahasiswa karena semua mata kuliah yang sudah diambil ditampilkan disini, rekap nilai berfungsi seperti transkrip nilai tetapi lebih mudah didapatkan dan tidak memerlukan tanda tangan pejabat berwenang sebagai bukti sahnya. Halaman utama mahasiswa dikembangkan sehingga membantu mahasiswa menyelesaikan studinya. Tampilan yang berisi informasi penting dan notifikasi ditonjolkan dihalaman utama.

Sistem informasi akademik Universitas Negeri Semarang diakses sekitar 24000 mahasiswa secara bergantian dan 8000 – 15000 pada saat bersamaan ketika pendaftaran mahasiswa baru dan pengisian KRS perdana sehingga membutuhkan server yang handal dan koneksi dengan bandwidth yang besar. Fakultas Ekonomi memiliki 998 mahasiswa baru pada tahun 2011 yang mengakses sistem berjalan pada satu waktu yang sama , dengan asumsi setiap fakultas memiliki rata-rata 700 mahasiswa maka dapat dikatakan bahwa pada saat pengisian KRS tahun 2011 terdapat 5600 mahasiswa menggunakan sistem pada saat yang sama. Server yang digunakan memiliki spesifikasi minimal seperti yang ditunjukan pada tabel 1. Tabel 1. Spesifikasi minimum server. No

Gambar 4. Halaman utama mahasiswa. 5.2. Pembahasan Sistem informasi akademik yang dihasilkan merupakan pengembangan dari sistem yang sudah ada sehingga merupakan penambahan dalam fiturnya yaitu informasi yang lebih akurat serta memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang kegiatan akademik yang sedang berlangsung yang secara otomatis mendukung pengambilan keputusan dalam menempuh studi bagi mahasiswa Fakultas Ekonomi Unnes. Pengguna sistem informasi akademik adalah mahasiswa yang memanfaatkan informasi yang dihasilkan, dosen yang memberikan nilai kepada mahasiswa sekaligus memberikan pembimbingan, pejabat berfungsi memberikan kontrol terhadap kegiatan dosen dan mahasiswa sehingga dapat mengambil kebijakan sesuai kebutuhan perkembangan fakultas, operator berfungsi memberikan data-data yang dibutuhkan maupun memvalidasi data. Sistem informasi akademik yang dikembangkan membutuhkan beberapa hal yang harus disediakan untuk mendukung operasional sistem berupa kebutuhan server sistem dan kebutuhan pengguna.

Spesifikasi

Kebutuhan Minimum

1

Prosesor

1 GHz

2

RAM

1 GB

3

VGA

24 MB

4

Hardisk

3 GB

5

Monitor

Resolusi 800 x 600

6

Keyboard

Konektor PS2

7

Mouse

Konektor PS2

Spesifikasi server yang disebukan diatas didukung oleh ruangan server dengan suhu 20 – 25 derajat celsius dan dengan sirkulasi udara yang memungkinkan tercapainya suhu ideal. Keamanan ruangan server merupakan salah satu perhatian pihak universitas karena sistem informasi akademik berisi data-data rahasia yang harus valid sehingga ruangan server dijaga 24 jam setiap hari dari gangguan fisik maupun non fisik. Perangkat lunak yang digunakan oleh server sistem informasi akademik Unnes terdiri dari beberapa software yang bekerjasama menyediakan kebutuhan sistem seperti ditunjukan pada tabel 2.

Tabel 2. Perangkat lunak kebutuhan sistem. No

Spesikasi

Keterangan

1

Sistem Operasi

Debian 5.0.9

2

Web Server

Apache/2.2.17

3

PHP

PHP 5

29


4

MySQL

MySQL 5.0.51a

5

Web browser

Mozilla Firefox

Sistem operasi yang digunakan adalah salah satu distro Linux yaitu Debian digunakan untuk mengantisipasi terjangkitnya virus, malware dan meningkatkan ketahanan terhadap gangguan dari luar sekaligus mendukung semangat IGOS (Indonesia Goes Open Source). Server unnes.ac.id juga memiliki Apache / 2.2.17 sebagai webserver, PHP 5 sebagai PHP engine dikombinasikan dengan MySQL 5.0.51a. Pengguna sistem informasi akademik merupakan individu yang memiliki user account didalam sistem tersebut, dalam hal ini mahasiswa, dosen dan karyawan. Sistem informasi akademik diakses melalui antar muka yang merupakan web browser dapat berupa mozilla, internet explorer, safari maupun web browser lainnya tetapi developer sikadu merekomendasikan mozilla firefox untuk mengakses sistem ini. Koneksi ke jaringan internet mutlak diperlukan untuk mengakses sikadu karena berbasis web dan online, tetapi dalam kondisi tertentu seperti input nilai jaringan diluar jaringan lokal Unnes tidak diperkenankan karena untuk mengurangi kesempatan penyalahgunaan hak akses. 6.

Kesimpulan dan Saran

Berdasarkan hasil dan pembahasan pengembangan sistem informasi akademik Unnes online berbasis web, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: Sistem informasi akademik Unnes membantu mahasiswa mengambil keputusan dalam menempuh proses studi; mempermudah proses dokumentasi oleh mahasiswa baik itu proses studi maupun proses perwalian; membantu pejabat berwenang mengetahui permasalahan yang dihadapi mahasiswa dan dosen wali dengan lebih cepat. Pengembangan sistem informasi akademik diperlukan untuk meningkatkan kulitas pelayanan akademik dan kepuasan mahasiswa serta memberikan informasi yang akurat dalam hal informasi matakuliah. Pengembangan sistem infromasi akademik yang sudah dilakukan dapat dimaksimalkan dengan: Memberikan sosialisasi berupa tutorial maupun pelatihan penggunaan fitur tambahan tersebut; Meningkatkan sarana untuk akses kedalam sistem berupa penambahan bandwidth, ketersediaan akses 30

wifi hotspot dan komputer layanan umum bagi mahasiswa yang tidak menggunakan laptop sendiri dan menambah bandwidth server sistem supaya dapat diakses lebih banyak mahasiswa dalam waktu bersamaan.

Daftar Pustaka: Converse, Tim, Joyce Park, Clark Morgan ., 2004, PHP5 and MySQL Bible, Canada, Wiley Publishing, Inc. Jogiyanto, HM., 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Yogyakarta: Penerbit Andi. Kadir, Abdul., 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta, Penerbit Andi. Kristanto, Andri., 2008, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakarta, Gava Media Supriyanto, Aji., 2005, Pengantar Teknologi Informasi, Jakarta, Salemba Infotek. Susanto, Azhar., 2000, Manajemen Konsep dan Bandung, Linggajaya.

Sistem Informasi Pengembangannya,

Sutabri, Tata., 2007, Analisa Sistem Informasi, Yogyakarta, Penerbit Andi. Winarno, Wing Wahyu Winarno., 2004, Sistem Informasi Manajemen, Cetakan 1, Yogyakarta, UPP AMP YKPN.

PENGEMBANGAN SISTEM PERWALIAN AKADEMIK BERBASIS WEB (STUDI KASUS PADA JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG)

Recommend Documents