PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS ELEKTRONIK RAWAT JALAN DI UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSKESMAS KECAMATAN CILEUNGSI KABUPATEN BOGOR TAHUN 2014

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS ELEKTRONIK RAWAT JALAN DI UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSKESMAS KECAMATAN CILEUNGSI KABUPATEN BOGOR TAHUN 2014 Hery Novriansyah, Tris Eryando Program Studi Kesehatan Masyarakat Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia [email protected]

Abstrak Rekam medis merupakan sumber informasi kesehatan yang memerlukan manajemen data yang baik, informasi merupakan hal yang penting dalam penentuan kebijakan atau pengambilan keputusan. Pengelolaan rekam medis rawat jalan di UPT Puskesmas Kecamatan Cileungsi masih manual yang mengakibatkan banyak keterbatasan dan permasalahan. Permasalahan ini mengakibatkan ketidakmampuan mengolah data menjadi informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat. Tujuan penelitian adalah membuat rancangan sistem informasi rekam medis elektronik rawat jalan yang dapat memudahkan pengolahan data untuk dibuat menjadi informasi yang dibutuhkan. Pengembangan sistem informasi menggunakan metode Incremental dan Iterative, pengumpulan data dengan cara observasi, telaah dokumen dan wawancara. Penelitian ini menghasilkan desain logis sistem informasi rekam medis elektronik rawat jalan sesuai kebutuhan pengguna yang dapat menghasilkan informasi secara cepat dan akurat. Kecepatan arus informasi di puskesmas sangat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan dan menjalankan fungsi perencanaan, monitoring dan evaluasi. Sistem informasi ini dapat di implementasikan dengan beberapa kondisi yang dapat menunjang terselenggaranya sistem dengan baik, yaitu tersedianya perangkat keras dan perangkat lunak sesuai dengan kebutuhan sistem informasi yang dikembangkan secara bertahap, pelatihan petugas serta dukungan manajemen berupa dana, kebijakan dan prosedur. Kata kunci: Elektronik; Informasi; Puskesmas; Rekam Medis; Sistem

Abstract Medical record is a source of health information management that requires good data, information is crucial in the determination of policy or decision making. Outpatient medical record management in UPT Puskesmas Kecamatan Cileungsi manuals still lead to many limitations and problems. This problem resulted in the inability of the processing of data into information you need quickly and accurately. The purpose of the research is to make the design of electronic medical record information system outpatient which can facilitate the processing of data to be made into the needed information. Information systems development using Iterative, Incremental method and data collection by means of observation, review of documents and interviews. This research resulted in the logical design of the information system of the electronic medical record outpatient, according the needs of users who are able to generate information quickly and accurately. Speed of information flow in primary health care help management in decision making and running the functions of planning, monitoring and evaluation. This information system can be implemented with some conditions that can support this system properly, namely the availability of hardware and software according to the needs of information systems developed gradually, officer training and management support in the form of funds, policies and procedures. Keywords: Electronic; Information; Medical Record; Primary Health Care; Systems.

Pengembangan sistem..., Hery Novriansyah, FKM UI, 2014

Pendahuluan Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia (Depkes RI) merupakan institusi dimana fungsi utamaya adalah memberikan pelayanan kepada pasien secara promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif. Puskesmas sebagai salah satu institusi pelayanan umum, dapat dipastikan membutuhkan keberadaan sistem informasi yang akurat dan handal, serta cukup memadai untuk meningkatkan pelayanan puskesmas kepada para pengguna (pasien) dan lingkungan terkait (Depkes RI, 2002a). Salah satu unit yang menyediakan informasi yang penting untuk pimpinan dalam membuat suatu keputusan dalam meningkatkan pelayanan terhadap pasien adalah unit rawat jalan. Unit rawat jalan setiap harinya melakukan aktifitas pelayanan terhadap pasien yang mendapatkan pelayanan pengobatan dan diberikan diagnosa oleh dokter. Semua kegiatan pelayanan yang diberikan kepada pasien dicatat dan disimpan didalam berkas rekam medis (Depkes, 2003). Salah satu sumber data penting yang nantinya akan diolah menjadi informasi di puskesmas adalah rekam medis. Sistem rekam medis merupakan aplikasi dari sistem informasi kesehatan, dan aplikasi dari sistem manajemen yang mempunyai dasar planning, organizing, actuating, dan controlling dengan memperhatikan unsur-unsur rekam medis, seperti : input, proses, output, dan outcome (Depkes, 1997). Sisten rekam medis rawat jalan yang selama ini dilaksanakan di UPT puskesmas kecamatan Cileungsi masih manual yang memiliki banyak keterbatasan yaitu pencarian rekam medis pasien memerlukan waktu lebih lama, duplikasi rekam medis, adanya riwayat pemeriksaan dan penyakit pasien yang tidak tercatat pada rekam medis, pengkodean penyakit tidak selalu dilakukan, sistem pencatatan dan rekapitulasi laporan rawat jalan secara manual juga memerlukan waktu lebih lama dan kemungkinan kesalahan perhitungan. Hal ini mengakibatkan ketidakmampuan mengolah data menjadi informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat. Tidak tersedianya informasi yang cepat dan akurat akan menghambat puskesmas dalam menjalankan fungsi manajemen dan perencanaan. Untuk menangani permasalahan tersebut perlu adanya pengembangan sistem informasi rekam medis rawat jalan di UPT Puskesmas Kecamatan Cileungsi. Tujuan penelitian ini adalah membuat rancangan sistem informasi rekam medis elektronik rawat jalan yang menghasilkan desain logis sistem informasi rekam medis elektronik rawat jalan . Hasil analisa dan desain logis sistem rekam medis elektronik rawat jalan ini dapat dipergunakan oleh puskesmas untuk pengembangan sistem informasi rekam medis rawat jalan yang dapat memudahkan dalam pengolahan data


untuk menjadi informasi , desain logis yang dibuat dapat menghasilkan basis data pasien, laporan bulanan kunjungan rawat jalan, laporan bulanan penyakit (LB1) dan laporan bulanan 10 jenis penyakit terbanyak.

Tinjauan Teoritis a. Rekam Medis Menurut Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Dokumen rekam medis harus dibuat secara tertulis, lengkap dan jelas atau secara elektronik. Isi rekam medis untuk pasien rawat jalan menurut Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 pasal 3, sekurang-kurangnya memuat : identitas pasien, tanggal dan waktu, hasil anamnesis (mencakup sekurangkurangnya keluhan dan riwayat penyakit), hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis, diagnosis, rencana dan penatalaksanaan, pengobatan dan/atau tindakan, pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien, untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik, dan persetujuan tindakan bila diperlukan. b. Rekam medis elektronik adalah sistem rekam medis berbasis komputer yang menyimpan informasi mengenai status kesehatan dan layanan kesehatan yang diperoleh pasien sepanjang hidupnya. Isi rekam medis elektronik sama dengan catatan berbasis kertas tetapi dalam format elektronik, menciptakan data yang dapat digunakan dalam studi hasil medis, meningkatkan

efisiensi perawatan, membuat

komunikasi yang lebih efisien antara

penyedia pelayanan dan mempermudah manajemen perencanaan kesehatan (Marcus, 2009). c. Pengembangan Sistem Informasi Terdapat enam komponen dalam sistem informasi yang saling berkaitan dan membentuk suatu kesatuan (Jogiyanto,2003) yaitu: masukan, model, keluaran, teknologi, basis data, dan pengendalian. Data yang dimasukkan dikumpulkan dalam basis data kemudian diolah menghasilkan informasi. Informasi yang tersedia dilaporkan kepada pihak berkepentingan untuk dijadikan sebagai bahan dalam menetapkan keputusan, kemudian keputusan tersebut menghasilkan data kembali.


d. Model Incremental dan Iterative Menurut Deek, dkk. (2005) model Incremental dan Iterative juga disebut model pengembangan bertahap, dimana mempunyai tujuan yang sama dalam menurunkan waktu siklus pengembangan sistem. Model incremental menetapkan model berurutan linear dengan cara bergantian seperti proses kalender waktu. Setiap urutan linear menghasilkan sebuah tahap incremental dari sebuah software. Ketika sebuah software incremental digunakan, tahap increment yang pertama biasanya merupakan inti sebuah produk, yaitu berupa kebutuhan dasar, sedangkan untuk fitur-fitur tambahan masih belum dihasilkan untuk tahap ini. Inti sebuah produk itu kemudian digunakan oleh pengguna untuk dicoba dan dievaluasi. Dari hasil ujicoba dan evaluasi tersebut kemudian dibuat sebuah rencana untuk tahap increment berikutnya. Perencanaan ditujukan pada modifikasi inti produk, sehingga dapat lebih memenuhi kebutuhan pengguna dan menghasilkan fitur dan fungsi tambahan. Proses ini diulang mengikuti hasil tahap increment, sampai dihasilkan produk lengkap. e. Desain Logis Hasil dari tahapan ini adalah deskripsi fungsional mengenai data dan proses yang ada dalam sistem baru dan deskripsi yang detail dari spesifikasi sistem, meliputi: input (data apa yang menjadi input), output (informasi apa saja yang menjadi output), proses (prosedur apa saja yang harus di eksekusi untuk mengubah input menjadi output). Tahapan desain logis biasanya menghasilkan beberapa dokumen, diantaranya dokumen model data, dokumen model proses, rancangan tabel, hierarki antar modul, sampai desain antar muka dari sistem yang akan dibuat (Al Fatta, 2007).

Metode Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode pengembangan sistem model Incremental dan Iterative. Pengumpulan data primer melalui observasi langsung, wawancara mendalam menggunakan pedoman wawancara, dan telaah dokumen terkait dengan gambaran sistem rekam medis rawat jalan di UPT Puskesmas Kecamatan Cileungsi Kabupaten Bogor, jumlah informan pengumpulan data ditentukan secara purposive dan disesuaikan dengan kaidah kesesuaian dan kecukupan , informan tersebut sebagai berikut : kepala tata usaha, koordinator pencatatan pelaporan puskesmas (koordinator SP3), petugas pendaftaran dan petugas rekam medis. Pengolahan data dilakukan dengan metode content analysis, yaitu dengan mengelompokkan data dan informasi yang memiliki karakteristik yang sama. Tujuan


metode ini adalah untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang ada pada sistem rekam medis rawat jalan. Penelitian dilakukan pada bulan April sampai dengan Juni 2014 di UPT Puskesmas Kecamatan Cileungsi Kabupaten Bogor. Pada tahap pengembangan sistem peneliti melakukan analisis sistem rekam medis rawat jalan di UPT puskesmas kecamatan Cileungsi yang berjalan saat ini, peneliti juga mengidentifikasi tujuan, ruang lingkup, dan saran dari sistem yang akan dikembangkan. Tahap selanjutnya adalah membuat desain logis yang menghasilkan algoritma sistem, diagram konteks, entity relationship diagram (ERD), table relationship diagram (TRD), kamus data, data flow diagram (DFD), dan desain antar muka dari sistem yang akan dibuat.

Hasil Penelitian Analisis Sistem

a.

Tabel 1. Identifikasi Masalah Sistem No 1

2

3

Komponen Permasalahan Sistem Input a. Data kunjungan terpisah antara pasien umum dengan pasien jaminan, pada masingmasing buku register pendaftaran b. Kurangnya SDM sehingga belum ada petugas yang khusus bertanggung jawab dalam pengelolaan rekam medis, petugas yang tersedia masing-masing 1 orang dan merangkap sebagai petugas rekam medis, petugas pendaftaran dan kasir. c. Belum tersedia basis data pasien dan kunjungan rawat jalan, komputer belum dipergunakan untuk pengolahan data. d. Belum terdapat proses pengolahan, analisis dan penyajian informasi dari status rekam medis pasien Proses a. Pencarian rekam medis pasien belum bisa dilakukan dengan cepat, terutama pasien yang tidak membawa atau kartu berobatnya hilang b. Data di atas kertas rentan hilang dan tidak terdokumentasi c. Pengolahan data dan pelaporan masih dilakukan secara manua Output a. Pembuatan laporan akhir harus menunggu laporan dari poli, UGD dan bagian pendaftaran, dan harus merekap serta memasukkannya kembali dalam format yang sudah ditentukan b. Penyajian informasi tidak bisa cepat dan akurat, untuk penelusuran data kembali susah dilakukan

Tabel 2. Peluang Pengembangan Sistem No

Unsur

1

Sarana

2

Dana

Sistem yang ada

Sistem yang Baru

Peluang Pengembangan

Sudah tersedia komputer dan server di ruang pendaftaran pasien umum, namun pada ruang pendaftaran pasien jaminan, poli dan UGD belum tersedia Dana digunakan untuk pengadaan alat ATK seperti kertas,buku/status rekam medis, dan lain-lain

Perlu pengadaan komputer, software yang sesuai, dan jaringan yang menghubungkan komputer masing-masing ruangan Dana digunakan untuk pengadaan sarana, operasional dan pemeliharaan sistem baru

Melakukan usulan kepada dinkes untuk pengadaan sarana untuk menunjang sistem baru

Pengajuan dana untuk pengembangan sistem ke dinkes


3

SDM

4

Teknologi

5

Manajemen

a. Beban kerja yang cukup tinggi, jumlah petugas masing-masing 1 orang, merangkap sebagai petugas rekam medis, pendaftaran dan kasir b. Data kunjungan terpisah antara pasien umum dengan pasien jaminan di masing-masing buku register pendaftaran c. Pembuatan laporan kunjungan dilakukan oleh petugas pendaftaran dan laporan penyakit rawat jalan oleh perawat pada poli dan UGD secara manual d. Laporan akhir di buat oleh koordinator SP3, setelah laporan masing-masing poli, UGD dan bagian pendaftaran terkumpul Komputer yang tersedia belum di pergunakan untuk pengolahan data rekam medis rawat jalan Adanya kesadaran pengelolaan rekam rawat jalan yang baik

untuk medis

a. Sistem yang a. Mengurangi beban kerja, terkomputerisasi loket pendaftaran menjadi memper-mudah 1 tempat saja, petugas pengelolaan rekam medis yang tersedia bisa bekerja rawat jalan sama, sehingga tidak perlu penambahan petugas b. Data kunjungan menjadi satu dalam database b. Sistem yang baru mempermudah c. Sistem yang pengelolaan rekam medis terkomputerisasi rawat jalan dan proses memper-mudah semua pengo-lahan, analisis, petugas dalam proses penyajian, pela-poran pengo-lahan, analisis, menjadi lebih cepat dan penyajian, dan pelaporan akurat d. Diperlukan pelatihan kepada petugas dalam penggu-naan sistem yang baru

Komputer membutuhkan software basis data yang sesuai

Membutuhkan kesadaran,keinginan, komitmen dan kebijakan untuk pengelolaan rekam medis rawat jalan yang lebih baik

Membuat aplikasi yang dapat mempermudah pengelolaan sistem informasi rekam medis rawat jalan a. Manajemen sangat mendukung adanya pengembangan sistem informasi rekam medis rawat jalan b. Adanya rencana pengembangan sistem rekam medis secara elektronik oleh dinkes

b. Desain Logis 1)

Algoritma Sistem

Algoritma desain logik sistem informasi rekam medis elektronik rawat jalan melibatkan 3 bagian yaitu bagian pendaftaran, poli pelayanan (Umum, MTBS , Gigi, UGD) dan administrasi (Koordinator SP3). Algoritma sistem ini dijelaskan menurut kegiatan pencatatan harian kunjungan pasien yang dilakukan oleh petugas pendaftaran, pencatatan pelayanan dan diagnosa penyakit oleh dokter di poli/UGD. Data yang di input secara otomatis terintegrasi dengan data yang lainnya. Penelusuran data dan pelaporan dapat dilakukan dengan cepat, penyajian laporan dalam bentuk tabel dan grafik.


Algoritma Desain Logik Sistem Informasi Rekam Medis Elektronik Rawat Jalan PENDAFTARAN

POLI

ADMINISTRASI

Mulai

Status pasien

Pilih data

Lama

Input hasil periksa

Tidak

Kartu berobat

Lihat Rekam medis

Pilih data kunjung

ada

Baru

Input data pasien

Data base pasien

Cari data

Input diagnosa

INPUT

Pilih data

Input kunjungan

Input Beri obat

Data Rekam Medis

Data kunjungan

Pengolahan Data

PROSES

Selesai Tidak

Cetak Grafik

Tidak

Cetak Laporan ya

ya

OUTPUT

Grafik

Laporan

Kepala Puskesmas

Gambar 1. Algoritma Sistem Informasi Rekam Medis Elektronik Rawat Jalan

2)

Diagram Konteks

Petugas Pendaftaran

Dokter

Data kunjungan pasien dan diagnosa Kriteria laporan

Data pasien dan kunjungan

Data pelayanan

Sistem Informasi Rekam Medis Elektronik Rawat Jalan

Laporan LB1 Laporan kunjungan Laporan 10 Penyakit Terbanyak

Koordinator SP3

Kepala Puskesmas

Gambar 2. Diagram Konteks Sistem Informasi Rekam Medis Elektronik Rawat Jalan

Diagram konteks sistem informasi rekam medis elektronik rawat jalan menjelaskan bahwa data berasal dari petugas pendaftaran berupa data pasien dan data kunjungan, data yang berasal dari dokter berupa data hasil pelayanan. Data-data ini kemudian diolah menjadi laporan yang disiapkan oleh petugas SP3 puskesmas untuk diberikan kepada kepala puskesmas sebagai informasi dan untuk kepentingan laporan serta perencanaan, monitoring dan evaluasi program atau pelayanan di puskesmas.


3)

Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD yang terjadi pada sistem informasi rekam medis elektronik rawat jalan yaitu entitas pasien dengan petugas pendaftaran menghasilkan entitas baru yaitu entitas kunjungan pasien. Entitas dokter dengan pasien menjelaskan bahwa dokter pasti memiliki pasien, dari hubungan tersebut tersebut menghasilkan entitas rekam medis. Entitas koordinator SP3 dengan entitas rekam medis, dari relasi tersebut menghasilkan laporan kunjungan pasien rawat jalan, laporan 10 jenis penyakit terbanyak dan laporan bulanan penyakit (LB1). kemudian entitas koordinator SP3 dengan kepala puskesmas menjelaskan bahwa laporan yang tersedia akan disajikan dan dilaporkan kepada kepala puskesmas. 1 Id_petugas

2 Nm petugas 1 Tgl kunjung

1.2 Petugas Pendaftaran

5 Alamat

4 Tgl lahir

1 No_MR

5 Alamat

2 Nama

6 Poliklinik

3 Tgl lahir

6 Id_jaminan

3 Jns kel

7 Status bayar

4 Jns kel

1.1 Pasien

1 Kode puskes

6 Jns Penyakit

2 Nama puskes

7 Jns Kasus

2 Nm pasien

3 Alamat

8 Jlh Kasus

4 Kel. umur

9 Ka.puskes 10 Koordinator sp3

5 Kode ICD

1.3 Data Kunjungan

1 Pendaftaran

4.2 Lap LB1

3 NIP

1 Id_dokter

2 Nama

2 Nm dokter

2.1 Dokter

2 Nm poli

2 Pemeriksaan

1 Id_petugas

2 Nama 4 Penyajian data

4.1 Koordinator SP3

4.3 Kepala Puskesmas

1 No_MR

1 Id_Kapus 3 NIP

2 Nama 3 Tgl lahir 4 Jns kel 5 Alamat

2.2 Data Rekam Medis

4.4 Laporan Kunjung

3 Pengolahan Data

6 Id_jaminan 7 Nama poli

1 Bulan

4 Jlh Kunjungan

2 Tahun

5 Jns jaminan

3 Nama poli

8 Tgl kunjung

6 Jlh uang

9 Hasil periksa 10 Diagnosa 11 Nama dokter

Gambar 3. ERD Sistem Informasi Rekam Medis Elektronik Rawat Jalan

4)

Table Relationship Diagram (TRD) dan Kardinalitas Tabel pasien

M

M

No_MR Nama_Pasien Sex Tgl_Lahir Id_alamat RT RW Pekerjaan KK Id_jaminan

1

Tabel periksa

Tabel jaminan 1

1 M

Id_jaminan Nama_jaminan

Tabel alamat 1

1 Id_alamat Nama_desa

Tabel kunjungan

Tabel poli

M

M M

Id_poli Nama_poli

M

M

1

M

Tabel user

1

1

Id_kunjung No_antrian No_MR Tgl_kunjunga Id_poli

Id_user Password Nama_poli Tabel diagnosa No_urut Kode_ICD Nama_penyakit Tabel status kasus

Id_periksa Id_kunjung TD BB TB Anamnesa Diagnosa Tindakan Status_kasus Status_gizi Anemia Vit_A Status_imun Id_dokter

1 M

Tabel beri obat Id_beri Id_periksa Nama_obat Jumlah_obat

M

1

Id_status Status_kasus

Tabel obat Id_obat Nama_obat

Tabel dokter

1

M

1

Id_dokter Nama_dokter Nama_poli

Gambar 4. TRD dan Kardinalitas Sistem Informasi Rekam Medis Elektronik Rawat Jalan


5)

Data Flow Diagram (DFD) Sistem a) DFD Level 0 Tabel 3. Keterangan DFD Level 0 No 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Keterangan Data identitas pasien User name petugas pendaftaran Data kondisi pasien Data kunjungan pasien User name dokter Data rekam medis pasien Data kunjungan pasien dan data diagnosa penyakit Data kunjungan pasien dan data diagnosa penyakit Laporan kunjungan pasien rawat jalan, laporan 10 penyakit terbanyak dan LB1

D1 Database Pasien

Pasien

1

3

D2 Data Kunjungan

1 Melakukan Pendaftaran

2

Petugas Pendaftaran

4 a

D3 Data Rekam Medis

2 Pemeriksaan

5 Dokter

6

3 Pengolahan Data

7 Koordinator SP3

8

4 Penyajian Data

9

Kepala Puskesmas

Gambar 5. DFD Level 0 Sistem Informasi Rekam Medis Elektronik Rawat Jalan

DFD level 0 merupakan penggambaran proses dari diagram konteks. Data identitas dan data kunjungan pasien terdapat pada bagian pendaftaran yang diisi oleh petugas pendaftaran, sedangkan data pelayanan yaitu data hasil pemeriksaan fisik, anamnesa, penunjang, diagnosa dan obat diisi oleh dokter pada masing-masing poli. Data-data tersebut akan terintegrasi dengan bagian administrasi yaitu koordinator SP3 sebagai penanggung jawab pembuatan laporan. Data-data tersebut disimpan dan diolah oleh sistem sehingga menghasilkan database dan laporan seperti rekam medis pasien, database pasien, laporan kunjungan rawat jalan, laporan 10 jenis penyakit terbanyak dan LB1. Laporan-laporan tersebut kemudian diberikan kepada Kepala Puskesmas.


b) DFD Level 1 DFD level 1 ini merupakan turunan dari DFD level 0, yang menggambarkan proses yang lebih rinci dari sistem informasi rekam medis elektronik rawat jalan.  DFD Level 1 Proses Pendaftaran D2 Data Kunjungan Pasien

D1 Database Pasien

1a

1.1 Input Identitas Pasien

10

1.2 Input Kunjungan Pasien

4

1b

Gambar 6. DFD Level 1 Proses Pendaftaran

Gambar 6 proses pendaftaran menjelaskan bahwa pasien yang melakukan pendaftaran terbagi menjadi pasien baru (1a) dan pasien lama (1b). Proses pendaftaran pada DFD level 1 dibagi menjadi 2 proses, yaitu pengisian data pasien (proses 1.1) yang menghasilkan database pasien, kemudian mengalirkan data identitas pasien (10) pada proses pendaftaran kunjungan (proses 1.2) yang menghasilkan data kunjungan pasien masing-masing poli pelayanan (4).  DFD Level 1 Proses Pemeriksaan D3 Data Rekam Medis

2.1 Input Hasil 11a Pemeriksaan Poli umum

3a 4a

2.2 Input diagnosa

6a

D3 Data Rekam Medis

2.1 Input Hasil 11b Pemeriksaan Poli Gigi

3b 4b

2.2 Input diagnosa

6b

6

D3 Data Rekam Medis

3c 4c

2.1 Input Hasil Pemeriksaan Poli MTBS

11c

2.2 Input diagnosa

6c

D3 Data Rekam Medis

3d 4d

2.1 Input Hasil Pemeriksaan UGD

11d

2.2 Input diagnosa

6d

Gambar 7. DFD Level 1 Proses Pemeriksaan


DFD Level 1 Proses Pemeriksaan pada gambar 7, menjelaskan bahwa data kondisi pasien (3a-3d) dan data kunjungan pasien perpoli (4a-4d) digunakan untuk proses selanjutnya, yaitu pemeriksaan pasien di poli/UGD (Proses 2). Pemeriksaan pasien di poli dilakukan oleh dokter, menghasilkan data hasil pemeriksaan (Proses 2.1), data hasil pemeriksaan (11a-11d) mengalir pada proses selanjutnya yaitu penentuan diagnosa penyakit (Proses 2.2) yang menghasilkan data diagnosa penyakit pasien perpoli/UGD (6a-6d). Proses tersebut menghasil data rekam medis pasien (6).  DFD Level 1 Proses Pengolahan Data DFD level 1 proses pengolahan data pada gambar 8, menjelaskan bahwa data rekam medis (6) kemudian dilakukan proses pengolahan data (Proses 3) yang terdiri dari pengolahan data kunjungan pasien rawat jalan (Proses 3.1) yang menghasilkan rekap data kunjungan pasien (7a) , pengolahan data diagnosa penyakit (Proses 3.2) yang menghasilkan rekap data diagnosa penyakit (7b). Proses tersebut menghasilkan rekap data kunjungan dan data diagnosa penyakit (7). 3.1 7a Pengolahan Data Kunjungan pasien

6

7 3.2 Pengolahan data diagnosa penyakit

7b

Gambar 8. DFD Level 1 Proses Pengolahan Data

 DFD Level 1 Proses Penyajian Data 9a 4.1 Penyajian Data kunjungan

8

4.2 Penyajian Data 10 penyakit terbanyak

4.3 Penyajian Data LB1

9b

9

9c

Gambar 9. DFD Level 1 Proses Penyajian Data


Setelah proses pengolahan data, maka dilakukan proses penyajian data (Proses 4) yang terdiri dari proses penyajian data kunjungan rawat jalan (9a), proses penyajian data 10 penyakit terbanyak (9b) dan proses penyajian data LB1 (9c). Laporan-laporan tersebut kemudian di serahkan kepada kepala puskesmas (9). c) DFD Level 2

3.1.1 Pengolahan Data Kunjungan poli umum

3.1.2 Pengolahan Data Kunjungan poli gigi

7a1

3.1.3 Pengolahan Data Kunjungan poli MTBS

7a 3.1.4 Pengolahan Data Kunjungan UGD

3.1.5 Pengolahan Data Kunjungan jaminan umum

7a2 6

3.1.6 Pengolahan Data Kunjungan jaminan BPJS

7

3.2.1 Pengolahan data jenis penyakit

7b1 3.2.2 Pengolahan data status kasus

7b 3.2.3 Pengolahan data kelompok umur

7b2 3.2.4 Pengolahan data jenis kelamin

Gambar 10. DFD Level 2 Proses Pengolahan Data

 Pengolahan data kunjungan poli umum (Proses 3.1.1), pengolahan data kunjungan poli gigi (Proses 3.1.2), pengolahan data kunjungan poli MTBS (Proses 3.1.3), pengolahan data kunjungan UGD (3.1.4), pengolahan data kunjungan jaminan umum (Proses 3.1.5) dan pengolahan data kunjungan jaminan BPJS (Proses 3.1.6), yang menghasilkan rekap data kunjungan pasien perpoli (7a1) dan rekap data kunjungan pasien perjaminan (7a2).


 Pengolahan data jenis penyakit (Proses 3.2.1), pengolahan data status kasus penyakit (Proses 3.2.2), pengolahan data kelompok umur (Proses 3.2.3) dan pengolahan data jenis kelamin (Proses 3.2.4), yang menghasilkan rekap data jenis dan status kasus penyakit (7b1) dan rekap data kelompok umur dan jenis kelamin pasien (7b2). 6)

Desain Antar Muka a)

Menu Log-In

Tujuan menu ini adalah untuk mencegah orang yang tidak memiliki otoritas masuk ke dalam sistem, cara ini adalah untuk melindungi data-data di dalam sistem. Apabila pengguna benar memasukkan username dan password, maka akan muncul pemberitahuan “LOGIN SUKSES” seperti pada gambar 11, sebaliknya apabila salah memasukkan username dan password atau tidak memiliki hak akses maka akan muncul pemberitahuan “LOGIN GAGAL” sehingga tidak akan bisa membuka menu selanjutnya, seperti pada gambar 12.

Gambar 11. Desain Antar Muka Menu Log-In

Gambar 12. Desain Antar Muka Log-In Gagal

Pengguna atau user dari sistem ini terdiri dari petugas pendaftaran, dokter dan koordinator SP3 puskesmas. Pengguna hanya dapat membuka menu sesuai dengan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Petugas pendaftaran hanya bisa membuka form “PENDAFTARAN”, dokter hanya bisa membuka form “POLI PELAYANAN”, sedangkan koordinator SP3 puskesmas hanya bisa membuka form “LAPORAN”.


Petugas dari sistem ini harus terlebih dulu terdaftar sebagai pengguna, dengan cara memasukkan data id_user dan password pada form “DAFTAR”. Desain antar muka form menu “DAFTAR” dapat dilihat pada gambar 13.

Gambar 13. Desain Antar Muka Menu Daftar Pengguna

b)

Form Pendaftaran Form “PENDAFTARAN” terdiri dari 3 (tiga) menu yaitu “PASIEN BARU”, “PASIEN LAMA”, dan “CARI PASIEN”.

Gambar 14. Desain Antar Muka Form Pendaftaran dengan Menu Pasien Baru

Gambar 15. Desain Kartu Berobat Pasien

Gambar 16. Desain Antar Muka Form Pendaftaran dengan Menu Pasien Lama


Gambar 17. Desain Antar Muka Form Pendaftaran dengan Menu Cari Pasien

c)

Form Poli Pelayanan Form “POLI PELAYANAN” ini hanya dapat diakses oleh dokter yang terdaftar sebagai pengguna sistem, terdiri dari “POLI UMUM”, “POLI GIGI”, “POLI MTBS” dan “UGD”, dilengkapi dengan menu “ISI REKAM MEDIS” dan “RIWAYAT REKAM MEDIS”.

Keluar

Gambar 18. Desain Antar Muka Poli Pelayanan

Keluar

Gambar 19. Desain Antar Muka Poli dengan Menu Isi Rekam Medis

Gambar 20. Desain Antar Muka Poli dengan Menu Riwayat Rekam Medis


d)

Form Laporan Form “LAPORAN” hanya dapat diakses oleh koordinator SP3 yang terdaftar sebagai pengguna sistem. Desain antar muka ini merupakan laporan dalam bentuk tabel dan grafik, berisikan data hasil rekapitulasi kunjungan pasien rawat jalan dan data rekam medis pasien yang terdiri dari laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan, laporan bulanan penyakit (LB1) dan laporan 10 jenis penyakit terbanyak.

Gambar 21. Desain Antar Muka Form Laporan

c. Output Pengembangan Sistem Informasi Rekam Medis Elektronik Rawat Jalan Output yang dihasilkan sistem informasi rekam medis elektronik rawat jalan adalah basis data pasien dan laporan dalam bentuk tabel maupun grafik. 1)

Basis Data Pasien

Gambar 22. Desain Output Basis Data Pasien

2)

Laporan

Gambar 23. Desain Output Laporan Bulanan Kunjungan Pasien Rawat Jalan


Gambar 24. Desain Output Laporan Bulanan Penyakit (LB1)


Gambar 25. Desain Output Laporan Bulanan 10 Penyakit Terbanyak

Gambar 26. Desain Output Grafik 10 Jenis Penyakit Terbanyak

Pembahasan Sistem yang sedang berjalan saat ini belum dapat menghasilkan informasi dengan cepat, akurat dan belum menggunakan sistem basis data dalam kegiatan pengolahan dan pelaporan. Masalah yang ada sangat mempengaruhi hasil informasi yang dihasilkan, tidak tersedianya informasi yang cepat dan akurat akan menghambat manajemen dalam menjalankan fungsi perencanaan, monitoring dan evaluasi. Desain logis Sistem Informasi Rekam Medis Elektronik Rawat Jalan di UPT Puskesmas Kecamatan Cileungsi dibuat sesuai dengan kebutuhan data dan informasi pengguna. Sistem informasi ini dirancang dengan cara mengautomatisasi proses pengolahan data sehingga dapat mempermudah petugas untuk menyediakan data dan informasi dalam pengelolaan rekam medis. Pengembangan Sistem Informasi Rekam Medis Elektronik Rawat Jalan dapat dibuat dengan aplikasi basis data menggunakan Microsoft Acces, dan Local Area Network (LAN) antara bagian pendaftaran, unit rekam medis, poli pelayanan (poli umum, poli gigi, poli MTBS, UGD) dan bagian administrasi (Koordinator SP3) sehingga data dan informasi yang dihasilkan dapat ditampilkan pada saat dibutuhkan oleh pihak manajemen. Kecepatan arus informasi sangat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan dan menjalankan fungsi perencanaan, monitoring dan evaluasi. Informasi yang dihasilkan dapat dipergunakan oleh manajemen untuk melihat tingkat pemanfaatan puskesmas, mengetahui


dengan cepat masalah kesehatan pada masyarakat dan kecenderungan peningkatan suatu penyakit pada waktu tertentu di wilayah kerja puskesmas, sehingga dapat membantu manajemen untuk mengevaluasi frekwensi kunjungan rawat jalan, evaluasi program, misalnya program pemberantasan penyakit serta program peningkatan derajat kesehatan masyarakat, kesehatan lingkungan, perilaku kesehatan dan program kesehatan lainnya. Dalam fungsi perencanaan dapat digunakan untuk perencanaan program pengobatan termasuk juga program pelayanan penunjang pengobatan lainnya yang ada dalam gedung puskesmas sehingga dapat meningkatan kualitas pelayanan puskesmas.

Kesimpulan Kebutuhan terhadap pengembangan sistem informasi rekam medis elektronik rawat jalan di UPT Puskesmas Kecamatan Cileungsi terutama ditujukan untuk menghasilkan data dan informasi yang lebih cepat dan akurat. Pada bagian pendaftaran pasien kebutuhan terhadap pengembangan informasi ditujukan untuk pencarian data pasien, rekam medis, dan otomatisasi dalam menghasilkan laporan dalam rangka meringankan beban kerja. Kebutuhan pada bagian poli dan UGD terhadap pengembangan sistem informasi dapat menghasilkan data pasien yang lengkap, baik data demografi pasien maupun riwayat kesehatan pasien. Sistem informasi rekam medis elektronik rawat jalan di UPT Puskesmas Kecamatan Cileungsi terdiri dari beberapa unit/bagian yang terintegrasi, yaitu unit pendaftaran, poli (umum, gigi, MTBS, UGD) dan administrasi (koordinator SP3). Sistem informasi ini menghasilkan output berupa basis data pasien, laporan kunjungan rawat jalan, laporan bulanan penyakit (LB1) dan laporan 10 jenis penyakit terbanyak. Output yang dihasilkan sistem informasi rekam medis elektronik rawat jalan ini dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat sehingga membantu manajemen puskesmas dalam menjalankan fungsi perencanaan, pemantauan dan evaluasi, sehingga dapat meningkatkan mutu dan profesionalisme pelayanan.

Saran Desain logik sistem informasi rekam medis elektronik rawat jalan yang dibuat peneliti sebagai salah satu alternatif untuk pengembangan sistem informasi rekam medis elektronik rawat jalan di UPT Puskesmas Kecamatan Cileungsi. Minimal input untuk implementasi Sistem Informasi dengan aplikasi basis data menggunakan Microsoft Acces 2003 adalah tersedianya perangkat lunak dengan OS (Operation System) minimal windows XP, sedangkan perangkat


keras adalah PC (Personal Computer) untuk server digunakan CPU Inter Pentium IV atau lebih, RAM dengan kapasitas 1 Gb dan hard disk 40 GB, untuk client CPU yang digunakan adalah Intel Pentium IV atau lebih dan RAM dengan kapasitas 512 MB. Dalam implementasi sistem untuk menjamin keamanan penyimpanan data diperlukan sistem backup yang mampu menghindari hilangnya data. Penggunaan sistem ini memerlukan sumber daya manusia yang berkualitas, untuk itu perlu adanya pelatihan khusus bagi petugas. Dukungan dari pihak manajemen berupa dana, teknis dan kebijakan sangat diperlukan untuk pengembangan Sistem Informasi Rekam Medis Elektronik Rawat Jalan di UPT Puskesmas Kecamatan Cileungsi.

Daftar Referensi Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset (Penerbit ANDI) Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 1997. Pedoman Sistem Informasi Puskesmas. Jakarta : Dirjen Binkesmas. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2002a. Pedoman Manajemen Puskesmas. Jakarta : Depkes RI. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2003. Pedoman Sistem Informasi Rumah Sakit (Sistem Pelaporan Rumah Sakit Revisi V) di Indonesia. Jakarta : Direktorat Jendral Pelayanan Medik. Deek, Padi P., James A.M. McHugh, Osama M. Eljabiri. Strategic Software Engineering An Interdisciplinary Approach. New York: Auerbach Publications. 2005. Jogiyanto H. M, 2003. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Marcus, David D, John Lobrano, Jennifer Murray, 2009. Electronic Medical Record; The Link to a Better Future: 2nd Edition. The Physicians Foundation: USA. Permenkes RI Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.


PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS ELEKTRONIK RAWAT JALAN DI UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSKESMAS KECAMATAN CILEUNGSI KABUPATEN BOGOR TAHUN 2014

Recommend Documents