SISTEM DISTRIBUSI BERKAS REKAM MEDIS UNTUK KEPERLUAN RAWAT JALAN DI RS HERMINA PANDANARAN SEMARANG TAHUN 2015 Reno Rizky Andhika*), Retno Astuti Setijaningsih, SS, MM**) *) Alumni Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang **) Pengajar Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Jl. Nakula I No 5 – 11 Semarang Email :
[email protected] ABSTRACT Based on preliminary survey it obtained thatbrm service in hermina hospital pandanaran semarang for the purpose of outpatient is prepared by the record medical officersby referring theappointment dataand patients who have no appoitmen / agreement or come directly to the hospital.The number of Brm that comes out for outpatient service is unknown.There is nobrm book expedition for the outpatient, instead the officers uses the tracer . If the patient who have appointmentdid not come for t medical treatment, then brm is not written in the book of doctor’s assistance. At the time of returning brm to the polyclinic, the record medical officers only need to compare theexisting brm with the assistant book. It causes the number of brm for the purpose of outpatient is unknowso that the number of incoming BRM is unequal to outgoing brm. Analyzing the distribution system of medical record file in the filing for the purpose of outpatient. This research is descriptive and uses observation and interviews method. The variable of the research is the function offiling officers as tracer of thebrm existence,brm distribution policy, spo of brm distribution, brm distribution facilities, brm distribution for the purpose of outpatient. The subject is officers filing and head record medical the object is ungsi officers filing as tracer the existence of brm, distribution brm policy, spo distribution brm, distribution brm facilities, distribution brm for the purpose of outpatient. The instrument of the research are observation guidelines and interview guidelines. The analysis of the data is descriptive and next it will be compared to the theory. Based on the results of the research in the hermina pandanaran hospital in semarang , this hospital has not the filing officers.The distribution of duty in medical record unit isdone concurrently.There has been a policy governing of the brm distribution and the officers are already based on procedure.The instrument used for the distribution of incoming brm is incomplete. There has been no books and the tracer expedition. There are spo which regulates brm distribution, and fit for the brm distribution.The officers have carried out the work well. The suggestion for hermina pandanaran hospital in semarang are to recruit filing officers, so that it will not disturbother officer service performance in health services , making expedition book and makes the new tracer which is thicker and clear. Keywords : Outpatient, Medical record document, Distribustion system Bibliography : 16 (1990 - 2015)
PENDAHULUAN Di
jalan disiapkan oleh petugas rekam
bagian
filing
dalam
medis dengan melihat data appoitmen
mengeluarkan Berkas Rekam Medis
dan
(BRM)
pasien
baik
untuk
keperluan
pengambilan yang
untuk
tidak
melakukan
perjanjian
(langsung
pengobatan rawat jalan, peminjaman
appoitmen
dan
harus
datang). BRM yang keluar untuk
menggunakan tracer dan ditulis di
pelayanan rawat jalan tidak diketahui
buku peminjaman agar BRM yang
berapa jumlahnya, karena tidak ada
keluar dari bagian filing bisa diketahui
buku ekspedisi BRM untuk keperluan
keberadaanyaa. BRM yang keluar
rawat
dari filing untuk keperluan apapun
menggunakan tracer saja. Jika pasien
harus
untuk
yang sudah appoitmen tidak jadi
keperluan rawat jalan / pasien kontrol
datang/berobat, BRM tidak ditulis di
di
buku
perawatan
ada
RS
pasien
penggontrolnya
Hermina
Pandanaran
/
langsung
jalan
asiten
petugas
dokter.
hanya
Pada
saat
Semarang tidak ditulis di buku, hanya
pengembalian BRM dari poliklinik
memakai tracer saja pada saat BRM
petugas
pulang kembali ke RM petugas hanya
mencocokkan BRM yang ada dengan
mencocokkan BRM dengan data yang
buku asisten dokter, sehingga BRM
ada di buku asisten dokter di instalasi
yang keluar untuk keperluan rawat
RM bagian filing tidak ada buku
jalan tidak diketahui jumlahnya, bisa
ekspedisi untuk BRM yang keluar
jadi BRM yang kembali tidak sama
untuk keperluan rawat jalan / kontrol
dengan BRM yang keluar. Maka atas
ulang sehingga instalasi RM tidak
data tersebut peneliti tertarik untuk
bisa
membahas
mengetahui
atau
mengecek
rekam
medis
mengenai
hanya
sistem
jumlah BRM yang keluar untuk rawat
pendistribusian berkas rekam medis
jalan atau kontrol.
untuk keperluan rawat jalan di RS
Di
RS
Semarang
Hermina
Pandanaran
prosedur
tentang
Hermina
Pandanaran
Semarang
Tahun 2015.
peminjaman diatur dalam standar prosedur
operasional
peminjaman
BRM dan sistem distribusi BRM rawat jalan diatur dalam Standar Prosedur Oprasional
(SPO)
pendistribusian
TUJUAN PENELITIAN 1. Tujuan Umum Menganalisis pendistribusian dibagian
sistem berkas
BRM rawat jalan. Berdasarkan survei
medis
awal diketahui pelayanan BRM di
keperluan rawat jalan.
Rumah Sakit Hermina Pandanaran Semarang
untuk
keperluan
rawat
2. Tujuan Khusus
filing
rekam untuk
a.
Mendeskripsikan
tentang
pelacak keberadaan BRM, kebijakan
yang
distribusi BRM , SPO distribusi BRM,
fungsi petugas filing menjalankan bagian
b.
c.
d.
pelayanan
filing
RS
di
Hermina
sarana distribusi BRM, distribusi BRM untuk
keperluan
jalan.
Pandanaran Semarang.
Pengumpulan
Mendeskripsikan
kebijakan
wawancara dan observasi kemudian
distribusi BRM di RS Hermina
dianalisis dan dibandingkan dengan
Pandanaran Semarang.
teori.
data
dengan
Mendeskripsikan SPO tentang distribusi rawat jalan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Mendeskripsikan sarana yang
1.
digunakan untuk pelayanan di
Fungsi petugas filing sebagai pelacak keberadaan BRM
bagian filing. e.
rawat
Berdasarkan
Mendeskripsikan
distribusi
observasi
dan
BRM untuk keperluan rawat
Rumah
jalan.
Pandanaran
wawancara
sakit
mempunyai METODE PENELITIAN
hasil di
Hermina
Semarang petugas
tidak
tetap
di
bagian filing karena pembagian
Penelitian ini termasuk penelitian
tugas di instalasi rekam medis
deskriptif, yaitu menggambarkan data
masih saling merangkap. Tugas
sesuai dengan objek yang diteliti.
pokok di bagain filing adalah
Metode
adalah
sebagai berikut : mengambil BRM
observasi, yakni suatu usaha untuk
yang dibutuhkan untuk keperluan
mengumpulkan data yang dilakukan
rawat jalan atau rawat inap,
secara sistematis, dengan prosedur
menyediakan BRM yang dipinjam
standar. Dengan pendekatan cross
instalasi lain atau petugas lain
sectional adalah penelitian dilakukan
sepengetahuan atau persetujuan
pada satu waktu terhadap beberapa
dari
kelompok.
mencatat
yang
digunakan
Waktu
pelaksanaan
kepala
rekam
semua
medis,
BRM
yang
penelitian pada bulan oktober 2015 di
keluar dari filing dibuku ekspedisi
Rumah Sakit Hermina Pandanaran
peminjaman
Semarang.
BRM
Populasi
pelaksanaan
yang
BRM,
memonitor
dipinjam
untuk
distribusi BRM tahun 2015 di Rumah
keperluan rawat jalan 1x24 jam
Sakit Hermina Pandanaran Semarang
harus
dengan subjek petugas filing dan
melaksanakan
Kepala Instalasi Rekam Medis dan
indeksing, dan mengembalikan
objek fungsi petugas filing sebagai
BRM ke filing rawat jalan. Dari
sudah
kembali., koding
dan
2.
uraian diatas di Rumah Sakit
saranan yang digunakan dalam
Herminan Pandanaran Semarang
kegiatan distribusi BRM di RS
belum mempunyai petugas tetap.
Hermina Pandanaran Semarang
Kebijakan distribusi BRM Berdasarkan
sesuai
karena
alat
dengan yang
teori,
digunakan
hasil
belum memadai, hanya ada buku
dan
wawancara
ekspedisi, buku peminjam BRM,
Sakit
Herminan
buku register rawat jalan, bukti
observasi Rumah
belum
Pandanaran
Semarang
sudah
transaksi sebagai tracer.
mempunyai kebijakan distribusi BRm yang berisi, berkas rekam medis
rawat
jalan
yang
5.
Ditribusi BRM untuk keperluan rawat jalan
dikeluarkan harus sesuai dengan
Berdasarkan
hasil
nomor rekam medis dan nama
wawancara
dan
pasien yang tertera pada daftar
pelaksanaan
distribusi
pasien perjanjian perdokter dan
untuk
pada bukti transaksi. Petugas
dilakukan dengan cara berikut :
sudah
pasien mengisi formulir untuk
mengerjakan
kebijakan
sesuai dengan prosedur.
keperluan
mendapatkan
observasi
rawat
nomor
BRM jalan
rekam
medis, pasien dibuatkan berkas 3.
SPO distribusi BRM
rekam medis, identitas pasien
Berdasarkan observasi
dan
Rumah
sakit
Pandanaran mempunyai
hasil wawancara Hermina
Semarang SPO
dicatat
didalam
berkas
rekammedis dan didalam buku register,
petugas
pendaftaran
sudah
pasien melakukan perintah cek
tentang
bukti layanan keprinter, berkas
distribusi
BRM
yang
berisi
rekam
petugas
rekam
medis
yang
layanan dan label bercode rawat
mendistribusikan berkas rekam
jalan didistribusikan oleh petugas
medis
rekam medis ke NS / poliklinik.
rawat
jalan
ke
nurse
medis
beserta
bukti
station (NS) / poliklinik sesuai dengan
nama
dokter
dan
SIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
poliklinik yang dituju.
1. Di RS Hermina Pandanaran 4.
Sarana distribus BRM Berdasrakan
hasil
observasi dan wawancara Untuk
Semarang belum mempunyai
petugas tetap di bagian filing.
2.
buku
ekspedisi
Pembagian tugas di instalasi
dan membuat tracer baru yang
rekam medis masih
lebih tebal dengan ukuran 200
saling
merangkap. 2.
Pembuatan
gram dan jelas.
Sudah ada kebijakan yang mengatur BRM
tentang
dan
distribusi
petugas
3.
Memperbarui SPO distribusi BRM.
sudah
sesuai prosedur. DAFTAR PUSTAKA 3.
Sarana yang digunakan dalam pelaksanaan distribusi BRM masuk belum lengkap, belum
1. Pedoman Rekam
Penyelenggaraan Medis,
RS
Hermina
Pandanaran, Semarang – 2015. 2. Departemen Kesehatan Republik
ada buku ekspedisi dan tracer. 4.
Sudah
ada
mengatur
SPO
tentang
yang
distribusi
Indonesia, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta. 1997. 3. Departemen Kesehatan Republik
BRM 5.
Indonesia
Pelaksanaan distribusi BRM sudah sesuai dan petugas
Direktorat
Jendral
Pelayanan Medik, Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis, Jakarta. 1993.
sudah melaksanakan dengan baik.
4. Departemen Kesehatan Republik Indonesia Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik, Jakarta. 2006. 5. Pedoman
B. Saran 1.
Rekam
Menyarankan adanya petugas filing yang tetap supaya tidak
Penyelenggaraan Medis,
RS
Hermina
Pandanaran, Semarang – 2014. 6. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Pedoman Pengelolaan
menganggu kinerja petugas
Rekam Medis Rumah Sakit di
yag
Indonesia. Jakarta. 2002.
lain
kesehatan.
saat
pelayanan
7. Dessler,
Gary,
Manajemen
Sumber Daya Manusia, 7e, Jilid 1. 8. Suharsini Penelitian
Arikunto, Suatu
Prosedur Pendekatan
Praktik,
Bina
Aksara,
Jakarta,
1989. 9. GR Terry & LW Rue, Dasar-Dasar Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta. 2010. 10. Peraturan
Menteri
Republik
Kesehatan
Indonesia.
377/Menteri
Nomor
kesehatan/Surat
Keputusan/III/2007.Jakarta. 11. Kebijakan Rumah Sakit Hermina Pandanaran Semarang. 12. Standar Rekam
Operasional Medis
Prosedur
Rumah
Sakit
Hermina Pandanaran Semarang. 13. Martono, Boedi. Sistem Kearsipan Praktis, Pustaka Sinar Harapan, Jakarta 1990 14. Azwar.
Azrul.
Pengantar
Administrasi Kesehatan. Binarupa Aksara. Jakarta 1996. 15. Notoadmodjo,
S.
Penelitian
Metode Kesehatan.
Jakarta:Rineka Cipta, 2007. 16. Basir, Kearsipan
Borhos, Untuk
Manajemen Lembaga
Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, Bumi Aksara, Jakarta 2007.
