PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERHITUNGAN BIAYA PRODUKSI DENGAN METODE JOB ORDER COSTING PADA PT. NUTECH PUNDI ARTA Maulida Mahasiswa Jurusan Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara
Nataniel Rantetampang Mahasiswa Jurusan Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara
Agustina Purwaningsih Mahasiswa Jurusan Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara
Margaretha Endang P., Dra, MM Dosen Universitas Bina Nusantara
ABSTRAK THE RESEARCH GOAL is to analyze, find weaknesses in the sales and calculation of production costs information systems running on PT. NUTECH PUNDI ARTA, and propose a new computerized and integrated sales and calculation of production cost information system. THE RESEARCH METHODS used is the method of data collection through literature review, surveys, observations, and interviews; analysis methods, and design methods using Object-Oriented Analysis and Design (OOAD) that are notated in the form of UML (Unified Modeling Language). THE RESULTS ACHIEVED is analysis of the running system, the proposed improvement, and a computerized and integrated sales and calculation of production cost information system using job order costing method which can be used by PT. NUTECH PUNDI ARTA to support the business processes. CONCLUSION that can be drawn from the research is the sales and calculation of production cost information system that can help PT. NUTECH PUNDI ARTA to calculate the cost of production based on order accurately and provides convenience in data processing, in order to produce reports required by the management quickly and precisely. Keywords: information system, sales, production cost, job order costing
PENDAHULUAN Seiring dengan perkembangan zaman, penggunaan teknologi informasi menjadi semakin penting agar perusahaan mampu bersaing dan bertahan di iklim kompetisi yang semakin ketat. Penggunaan teknologi informasi dapat membantu perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan agar mencapai hasil maksimal, sehingga perusahaan mampu bersaing dengan para kompetitor lainnya.
1
2
“One of organization objective is reaching competitive superiority in global market within the way of how the organization able to integrate all the data they owned which can be help making benefit information that can be used to help organization management is doing the business process.”. (Wijaya, Manongga, 2012). Berdasarkan kutipan jurnal tersebut, dapat disimpulkan bahwa suatu organisasi harus mampu mengintegrasikan data yang dimiliki, sehingga menjadi suatu informasi yang bermanfaat untuk membantu manajemen dalam menjalankan proses bisnisnya. Penggunaan teknologi informasi yang baik, menunjukkan bahwa suatu perusahaan harus memiliki sistem informasi yang terkomputerisasi, dimana sistem informasi tersebut harus dirancang dengan baik, sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sistem informasi yang baik dapat membantu perusahaan dalam mengelola data dari proses bisnisnya menjadi informasi yang bernilai yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan, termasuk diantaranya adalah informasi biaya. “Cost information quality expresses its perceived usefulness by the users in terms of relevance, accuracy, timeliness, usability, compatibility with their needs, up-to-dateness, reliability and thoroughness for decision-making purposes”, (Cohen dan Kaimenaki, 2011). Berdasarkan kutipan jurnal tersebut, dapat disimpulkan bahwa informasi biaya yang berkualitas merupakan informasi yang berguna bagi pengguna, dalam hal relevan, akurat, tepat waktu, sesuai dengan kebutuhan, terbaru, handal, serta berguna untuk pengambilan keputusan. Produksi merupakan salah satu fungsi pokok setiap perusahaan manufaktur yang mencakup aktivitas – aktivitas untuk merancang, merencanakan, memproduksi dan mendistribusikan produk serta menciptakan nilai tambah produk setiap organisasi manufaktur. Adanya kebutuhan untuk meningkatkan kegiatan produksi baik dari segi kualitas maupun kuantitas produk, kebutuhan produksi untuk dapat beroperasi dengan biaya yang lebih rendah, serta menciptakan produk – produk baru baru guna memuaskan pelanggan, telah mendorong perusahaan untuk mengimplementasikan sistem informasi yang akan mendorong pemrosesan data dalam proses produksi menjadi lebih cepat dan akurat. Pada perusahaan yang memproduksi berbagai produk berdasarkan pada spesifikasi pesanan pelanggan seperti pada PT. NUTECH PUNDI ARTA, perhitungan biaya produk yang tepat adalah menggunakan metode job order costing, dimana suatu perusahaan dapat menghitung biaya produksi pada setiap pesanan dimana biaya produksi pada setiap produk dapat dipisahkan secara jelas. PT. NUTECH PUNDI ARTA merupakan perusahaan yang bergerak di bidang manufacturing mandrel. Dalam menjalankan proses bisnis serta melakukan perhitungan biaya produksi, PT. NUTECH PUNDI ARTA sudah menggunakan komputer, tetapi masih menggunakan program Microsoft Excel yang dilakukan hanya pada beberapa fungsi dalam proses bisnisnya. Agar dapat semakin mendukung proses bisnis yang telah berjalan pada PT. NUTECH PUNDI ARTA maka diperlukan sistem informasi yang terintegrasi. Sistem informasi yang terkomputerisasi dan terintegrasi diharapkan dapat membantu PT. NUTECH PUNDI ARTA dalam melakukan pengelompokkan dan pengaturan data, pembuatan formulirformulir dan laporan-laporan. Sistem informasi yang dibangun juga diharapkan dapat memudahkan serta meningkatkan ketepatan perusahaan dalam menghitung biaya produksi berdasarkan pesanan pelanggan. Berdasarkan pada latar belakang tersebut, maka kelompok kami tertarik untuk mengangkat judul skripsi, ”PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERHITUNGAN BIAYA PRODUKSI DENGAN METODE JOB ORDER COSTING PADA PT. NUTECH PUNDI ARTA”. Tujuan penelitian ini adalah: 1) Menganalisis sistem yang berjalan pada PT. NUTECH PUNDI ARTA, terkait dengan penjualan, proses produksi dan perhitungan biaya produksi. 2) Mengidentifikasi masalah dan kebutuhan informasi pada sistem berjalan, terkait dengan penjualan, proses produksi dan perhitungan biaya produksi. 3) Merancang dan membuat sistem informasi penjualan dan perhitungan biaya produksi yang terkomputerisasi dan terintegrasi, yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 4) Meningkatkan pengendalian internal perusahaan dalam kegiatan produksi mulai dari penerimaan pesanan sampai pelaksanaan produksi dan pembuatan laporan. Manfaat penelitian ini adalah: 1) Menganalisis sistem yang berjalan pada PT. NUTECH PUNDI ARTA, terkait dengan penjualan, proses produksi dan perhitungan biaya produksi. 2) Mengidentifikasi masalah dan kebutuhan informasi pada sistem berjalan, terkait dengan penjualan, proses produksi dan perhitungan biaya produksi. 3) Merancang dan membuat sistem informasi penjualan dan perhitungan biaya produksi yang terkomputerisasi dan terintegrasi, yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 4) Meningkatkan pengendalian internal perusahaan dalam kegiatan produksi mulai dari penerimaan pesanan sampai pelaksanaan produksi dan pembuatan laporan.
3
METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini, antara lain: 1) Studi kepustakaan 2) Studi lapangan, dengan melakukan wawancara dan observasi 3) Metode analisis yaitu analisis terhadap sistem berjalan dan analisis kebutuhan informasi 4) Metode perancangan dengan metode Object Oriented Analysis and Design, dengan notasi UML.
Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran tentang pembahasan skripsi ini secara lebih mudah dan jelas maka penulisan skripsi ini dibagi dalam lima bab dengan sistematika penulisan yang disusun secara teratur. Isi dari bab-bab tersebut secara sistematika diuraikan sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab pendahuluan, diuraikan secara umum dan singkat mengenai sistem yang akan dikembangkan. Bab ini menguraikan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi, serta sistematika penulisan skripsi. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini menguraikan pengertian dasar dari teori-teori umum seperti Sistem Informasi Akuntansi dan Analisa dan Perancangan Sistem dengan menggunakan Object Oriented Analysis and Design serta teoriteori khusus yang berhubungan dengan topik penelitian penulis, yaitu penjualan dan sistem informasi biaya produksi. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini membahas tentang gambaran umum perusahaan yaitu sejarah singkat perusahaan, bidang usaha perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas dan wewenang, sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan baik dari narasi, overview activity diagram, workflow table, analisis proses bisnis beserta sistem informasi penjualan dan perhitungan biaya produksi yang berjalan pada perusahaan, analisis temuan hasil survei, identifikasi kebutuhan informasi, serta usulan pemecahan masalahnya. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN Bab ini menjelaskan tentang rancangan dari sistem yang penulis usulkan untuk kemajuan sistem informasi penjualan dan perhitungan biaya produksi perusahaan, yang digambarkan dengan narasi usulan, event table, Overview Activity Diagram, Workflow Table, Detail Activity Diagram, UML Class Diagram, Use Case Diagram, Rancangan Database, Rancangan Formulir, Rancangan Laporan, Rancangan Layar, Navigation Diagram, serta Matriks Rencana Implementasi Sistem. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab penutup yang berisi simpulan secara keseluruhan berdasarkan pada hasil analisis dan perancangan sistem informasi penjualan dan perhitungan biaya produksi dari bab-bab sebelumnya dan saran-saran yang diajukan, yang berguna untuk kemajuan dan perbaikan sistem produksi pada PT. NUTECH PUNDI ARTA di masa mendatang.
LANDASAN TEORI Sistem Informasi Akuntansi adalah sekumpulan sumber daya seperti manusia, peralatan, dan modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung-jawab untuk menyiapkan informasi akuntansi dan informasi keuangan, yang didapat dari pengumpulan dan pemrosesan rutin transaksi akuntansi. Beberapa fungsi penting sistem informasi akuntansi: mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas dan transaksi-transaksi; memproses data menjadi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan, dan menyediakan pengendalian yang memadai untuk melindungi aset bisnis. Analisis sistem merupakan proses mengidentifikasikan dan menganalisis sistem yang ada dan mengevaluasi permasalahan, peluang, tujuan, dan hambatan yang terjadi, guna menghasilkan usulan perbaikan yang diperlukan dan merancang sistem baru yang dapat menjawab kebutuhan. Rancangan sistem adalah proses penentuan kebutuhan (proses dan data) yang memberikan solusi rancangan sistem baru berbasiskan komputer serta spesifikasi hardware yang perlu digunakan pada user. Rich picture merupakan suatu ilustrasi gambar yang menjelaskan mengenai proses bisnis perusahaan secara berurutan, untuk memudahkan user dalam memahami situasi yang terjadi. Unified Modeling Language adalah teknik yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan model dalam sistem informasi berbasis object oriented. Event adalah kegiatan signifikan yang terjadi pada waktu tertentu di dalam suatu proses bisnis, yang melibatkan aktor atau pelaku di dalamnya.
4
Event table adalah tabel yang berisi kejadian-kejadian yang terjadi dalam suatu rangkaian sistem yang berjalan dalam perusahaan. Workflow table merupakan tabel yang memuat informasi mengenai aktor dan aktivitas-aktivitas pada event-event yang terjadi secara berurut pada proses bisnis. Overview diagram (OAD) merupakan diagram yang menggambarkan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian tersebut dan aliran informasi antar kejadian dari suatu proses bisnis. Detailed activity diagram adalah penggambaran kelanjutan dari OAD, dengan lebih merincikan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian pada overview overview diagram. Class adalah kumpulan dari objek yang memilikibehavior dan atribut yang sama. Attribute adalah karakteristik penting dari sebuah objek. Behavior adalah fungsi yang dapat dilakukan oleh object dalam sebuah class. UML class diagram adalah diagram yang terdiri dari class-class yang saling berhubungan yang digunakan untuk menunjukkan hubungan antara class yang satu dengan yang lain. Kardinalitas hubungan menunjukkan berapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas (kejadian, sumber daya, atau pelaku) dihubungkan dengan jenis entitas lainnya. Use case diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan interaksi antara actor dan sistem untuk menunjukkan keberagaman peran user dalam menggunakan sistem. Database merupakan suatu struktur data yang menjadi suatu tempat untuk melakukan penyimpanan data, sedangkan database management system (DBMS) merupakan software yang menyediakan layanan untuk menyimpan, memodifikasi, dan memperoleh data dalam database. Rancangan database adalah proses pembuatan rancangan kumpulan data yang berkaitan untuk memenuhi kebutuhan informasi. SQL (Structure Query Language) adalah suatu bahasa standar yang digunakan untuk mengakses data relasional guna mengubah input menjadi output yang diinginkan. Formulir adalah suatu dokumen terpola yang dapat diisi data oleh pengguna untuk merekam terjadinya transaksi. Interface adalah tampilan yang menghubungkan antara user dengan sistem. Rancangan layar adalah rancangan input dan output yang terlibat ketika sistem berkomunikasi dengan sistem terkait lainnya yang sedang beroperasi dan user yang sedang berinteraksi dengan komputer untuk melaksanakan tugas. C# merupakan suatu bahasa pemrograman yang sederhana, modern, berorientasi objek, dan aman. C# bersumber dalam keluarga bahasa C dan akan segera dikenal oleh programmer C, C++, dan Java. Laporan adalah penyajian data yang terpola dan tersusun dengan baik sehingga bermanfaat bagi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Crystal Report merupakan sebuah tool berbasiskan windows, yang dapat digunakan untuk memilih, meringkas, dan menyajikan data sehingga menjadi laporan yang berkualitas. Navigation diagram adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan urutan dan alur perpindahan dari satu window ke window lainnya yang terjadi dalam suatu sistem informasi. Penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun tunai. Dalam transaksi kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Sedangkan dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Produksi adalah kumpulan orang, peralatan, prosedur, dan kegiatan yang dilakukan untuk menambah nilai suatu produk ataupun menghasilkan produk atau jasa. Proses produksi adalah suatu metode dan teknik untuk menciptakan atau menambah kegunaan baru suatu produk atau jasa dengan memanfaatkan faktor-faktor produksi. Biaya adalah sejumlah sumber daya yang dikorbankan untuk menghasilkan atau memperoleh barang atau jasa untuk mencapai tujuan tertentu. Bahan baku langsung (BBL) adalah semua bahan baku yang membentuk bagian integral dari produk jadi dan dimasukkan secara eksplisit dalam perhitungan biaya produk. Tenaga kerja langsung (TKL) adalah tenaga kerja yang melakukan konversi bahan baku langsung menjadi produk jadi dan dapat dibebankan secara layak ke produk tertentu. Overhead pabrik terdiri atas semua biaya manufaktur yang tidak ditelusuri secara langsung ke output tertentu. Overhead pabrik biasanya memasukkan semua biaya manufaktur kecuali BBL dan TKL. Bahan tidak langsung adalah bahan baku yang diperlukan untuk penyelesaian suatu produk tetapi tidak diklasifikasikan sebagai bahan baku langsung karena tidak menjadi bagian dari produk. Tenaga kerja tidak langsung adalah tenaga kerja yang tidak secara langsung ditelusuri ke komposisi produk jadi.
5
Beban Komersial terdiri atas dua klasifikasi umum: Beban pemasaran dimulai dari titik di mana biaya manufaktur berakhir dan produk ada dalam kondisi siap dijual. Contohnya: Beban iklan, komisi penjualan, gaji bagian penjualan, dan telepon. Beban administratif termasuk beban yang terjadi dalam mengarahkan dan mengendalikan organisasi. Contoh: sewa kantor, gaji administrasi kantor, penyusutan kantor, dan alat tulis kantor. Akuntansi biaya adalah suatu kegiatan pengukuran, penggolongan, dan penyajian informasi keuangan dan non keuangan terkait dengan perolehan atau penggunaan sumber daya dalam organisasi dengan tujuan untuk perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan. Sistem job-costing merupakan sistem biaya dimana objek biaya adalah satu unit atau banyak unit dari produk atau jasa yang berbeda, yang disebut sebagai suatu pekerjaan. Dalam sistem perhitungan biaya berdasarkan pesanan, biaya produksi diakumulasikan untuk setiap pesanan yang terpisah. Kartu pesanan adalah suatu daftar, dalam bentuk kertas maupun elektronik, dari rincian mengenai biaya produksi dari suatu pesanan tertentu. Harga pokok produksi merupakan total biaya yang dihabiskan dalam pembuatan suatu produk selama periode akuntansi tertentu. Biaya produksi adalah total biaya yang digunakan untuk mengolah bahan baku menjadi produk yang siap dijual, yang terdiri dari biaya bahan baku langsung, tenaga kerja langsung, dan overhead pabrik. Varians adalah perbedaan antara hasil aktual dan kinerja yang diharapkan. Manufaktur dapat didefinisikan sebagai aplikasi pengolahan fisik dan kimia untuk mengubah bentuk, properti, dan/atau penampilan dari bahan baku awal untuk membuat bagian-bagian atau produk-produk; manufaktur juga meliputi penggabungan bagian-bagian untuk membuat produk rakitan. Mandrel adalah alat bantu yang dimasukkan ke dalam pipa. Mandrel ini diharapkan dapat mengurangi terjadinya perubahan bentuk penampang pipa selama proses bending berlangsung.
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Proses produksi pada PT. NUTECH PUNDI ARTA dimulai saat Customer mengirimkan memo beserta desain produk ke Bagian Marketing melalui email, untuk dibuatkan sampel dan permintaan penawaran harga dan diakhiri dengan penghitungan biaya produksi terhadap order dari Customer berdasarkan pada Purchase Order (PO) yang diberikan Customer, setelah Customer menerima sampel produk dan menyetujui penawaran harga yang diberikan, seperti terlihat pada rich picture berikut:
6
Pada sistem yang berjalan, diantaranya terdapat beberapa permasalahan seperti Beberapa form masih dibuat secara manual (Order Sample, Sales Order, Surat Perintah Kerja), belum adanya nomor urut cetak pada setiap form, lambatnya proses perhitungan biaya produksi pada setiap pesanan yang diterima dikarenakan belum tersedianya database yang dapat menyimpan dan mengintegrasikan data yang berhubungan dengan perhitungan biaya produksi, kurangnya beberapa dokumen yang dibutuhkan untuk merekam transaksi seperti tidak adanya Formulir Perencanaan Biaya Sampel, Formulir Estimasi Biaya Produksi, Materials Requisition, Formulir Pengeluaran Bahan Baku, Formulir Produk Jadi, Formulir Biaya Bahan Tak Langsung, Formulir Biaya Tenaga Tak Langsung, Formulir Biaya Overhead Pabrik Lain-Lain, Formulir Biaya Overhead Pabrik Aktual, Cost Sheet, dan Formulir Varians. Di samping itu, juga belum adanya Laporan Analisis Customer, Laporan Penjualan Produk, Laporan Estimasi Biaya Produksi, Laporan Penawaran Harga, Laporan Permintaan Bahan Baku, Laporan Permintaan Bahan Tak Langsung, Laporan Pengeluaran Bahan Baku, Laporan Pengeluaran Bahan Tak Langsung, Laporan Perintah Kerja, Laporan Produk Jadi, Laporan Pengiriman, Laporan Biaya Bahan Tak Langsung, Laporan Biaya Tenaga Tak Langsung, Laporan Biaya Overhead Pabrik Lain-Lain, Laporan Biaya Overhead Pabrik Aktual, Laporan Cost Sheet, Laporan Varians. Rekomendasi yang kami usulkan adalah membuat sistem informasi yang terkomputerisasi dan terintegrasi, beserta dengan form-form yang dapat mendukung proses produksi dengan menggunakan nomor urut tercetak pada setiap dokumen yang digunakan, sehingga diharapkan dapat mengatasi kelemahan yang terjadi dan mengintegrasikan setiap divisi perusahaan. Sistem informasi yang kami usulkan juga menyediakan laporan-laporan yang dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan.
RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Proses produksi pada PT. NUTECH PUNDI ARTA dimulai saat Customer mengirimkan memo beserta desain produk ke Bagian Marketing untuk dibuatkan sampel dan penawaran harga. Setelah membuat perencanaan biaya sampel dan surat penawaran harga beserta pelaksanaan produksi, maka perusahaan akan mengirimkan sampel produk ke Customer. Setelah Customer menyetujui sampel produk beserta penawaran harga yang diberikan oleh PT. NUTECH PUNDI ARTA, maka Customer akan memberikan Purchase Order (PO). Kemudian, perusahaan akan membuat estimasi biaya produksi serta melaksanakan produksi berdasarkan pada pesanan Customer tersebut. Setelah produksi dilakukan, maka perusahaan akan menghitung biaya produksi aktual yang dihabiskan untuk memenuhi pesanan Customer tersebut. Proses penjualan dan perhitungan biaya produksi berdasarkan pada pesanan Customer pada PT. NUTECH PUNDI ARTA tampak seperti tabel berikut: Internal No. Event Agent Starts When Activities Assuming Responsibility 1. Membuat Bagian Ketika Customer Mengecek data Customer; Jika belum Order Sample Marketing mengirimkan tersimpan, menginput data Customer ke memo beserta database Ms_Customer, menginput data desain produk ke pesanan sampel ke Tr_OS, mencetak OS 3 Bagian Marketing rangkap, memberikan OS rangkap ke-1 dan melalui email ke-2, mengarsip OS rangkap ke-3 2. Membuat Manajer Setelah menerima menganalisis desain produk, menginput data Formulir Produksi OS rangkap ke-1 kebutuhan biaya produksi untuk sampel ke Perencanaan beserta desain Tr_PBS, mencetak FPBS dan FPBS PP Biaya Sampel produk dari sebanyak 2 rangkap, Memberikan FPBS dan Bagian Marketing FPBS PP rangkap ke-1, mengarsip FPBS dan FPBS PP rangkap ke-2 3.
Membuat Surat Penawaran Harga
Bagian Marketing
Setelah menerima FPBS rangkap ke1 dan FPBS PP rangkap ke-1 dari Manajer Produksi
Menginput penawaran harga ke Tr_SPH, mencetak SPH dan SPH PP sebanyak 2 rangkap, Memberikan SPH dan SPH PP rangkap ke-1, Mengarsip SPH dan SPH PP rangkap ke-2
7
4.
Membuat Surat Perintah Kerja Sampel
Bagian PPIC
Setelah menerima OS rangkap ke-2 dari Bagian Marketing
5.
Membuat Materials Requisition for Sample Membuat Formulir Permintaan Bahan Tak Langsung Sampel Membuat Formulir Pengeluaran Bahan Baku Sampel
Manajer Produksi
Setelah menerima SPKS rangkap ke2 dari Bagian PPIC Setelah membuat MRS
6.
7.
Manajer Produksi
Bagian Gudang
Setelah menerima MRS rangkap ke1 dari Manajer Produksi
8.
Membuat Formulir Pengeluaran Bahan Tak Langsung Sampel
Bagian Gudang
Setelah menerima FMBTS rangkap ke-1 dari Manajer Produksi
9.
Melakukan Produksi Sampel
Bagian Produksi
10.
Membuat Formulir Produk Jadi Sampel Membuat Surat Jalan Sampel
Bagian Produksi
Setelah menerima bahan baku dan bahan tak langsung untuk sampel, FPBBS, FKBTS dari Bagian Gudang serta SPKS dari Bagian PPIC Setelah selesai melakukan produksi sampel
Bagian PPIC
Setelah menerima FPJS rangkap ke1 dari Bagian Produksi
12.
Mengirim Produk Sampel
Bagian Delivery
Setelah menerima SJS sebanyak 6 rangkap dari Bagian PPIC
13.
Membuat Sales Order
Bagian PPIC
Setelah Customer memberikan PO
11.
Menginput data perintah kerja untuk sampel ke Database Tr_SPKS, mencetak SPKS sebanyak 3 rangkap, Memberikan SPKS rangkap ke-1 dan ke-2, Mengarsip SPKS rangkap ke-3 Menginput data permintaan bahan baku sampel ke Tr_MRS, Mencetak MRS 2 rangkap, Memberikan MRS rangkap ke-1, mengarsip MRS rangkap ke-2. Menginput data permintaan bahan tak langsung sampel ke dalam database Tr_MBTS, Mencetak FMBTS sebanyak 2 rangkap, Memberikan FMBTS rangkap ke1, Mengarsip FMBTS rangkap ke-2 Menyiapkan bahan baku untuk sampel sesuai MRS rangkap ke-1, menginput data pengeluaran bahan baku untuk sampel ke Tr_PBBS, mencetak FPBBS sebanyak 2 rangkap, Memberikan FPBBS rangkap ke-1 serta bahan baku untuk sampel, Mengarsip FPBBS rangkap ke-2 Menyiapkan bahan tak langsung untuk sampel sesuai FMBTS rangkap ke-1, menginput data pengeluaran BTL untuk sampel ke Tr_KBTS, mencetak FKBTS 2 rangkap, Memberikan FKBTS rangkap ke-1 dan bahan tak langsung untuk sampel, Mengarsip FKBTS rangkap ke-2. Menerima SPKS rangkap ke-1 dari Bagian PPIC serta bahan baku dan bahan tak langsung untuk sampel, FPBBS dan FKBTS rangkap ke-1 dari Bagian Gudang, Melakukan produksi untuk sampel berdasarkan SPKS yang diterima.
Menginput data penyelesaian produksi sampel ke Tr_FPJS, Mencetak FPJS 2 rangkap, Memberikan FPJS rangkap ke-1, Mengarsip FPJS rangkap ke-2. Menginput data pengiriman ke dalam Database Tr_SJS, Mencetak SJS sebanyak 6 rangkap, Memberikan SJS sebanyak 6 rangkap ke Bagian Delivery. Meminta sampel sesuai SJS ke Bagian Produksi, mengirimkan produk sampel dan SJS sebanyak 6 rangkap ke Customer, meminta Customer menanda-tangani SJS, Memberikan SJS TTD. Menerima PO dari Customer, Menginput data order pelanggan ke Tr_SO, Mencetak SO sebanyak 5 rangkap, Memberikan SO rangkap ke-1, ke-2, ke-3, dan ke-4, Mengarsip SO rangkap ke-5.
8
14.
Membuat Formulir Estimasi Biaya Produksi
Manajer Produksi
Setelah menerima SO rangkap ke-3 dari Bagian PPIC
15.
Membuat Surat Perintah Kerja Membuat Materials Requisiton
Bagian PPIC
Setelah Sales Order diestimasi
Manajer Produksi
Setelah menerima SPK rangkap ke-2 dari Bagian PPIC
Membuat Formulir Permintaan Bahan Tak Langsung Membuat Formulir Pengeluaran Bahan Baku
Manajer Produksi
Setelah membuat MR
Bagian Gudang
Setelah menerima MR rangkap ke-1 dari Manajer Produksi
16.
17.
18.
19.
Membuat Formulir Pengeluaran Bahan Tak Langsung
Bagian Gudang
Setelah menerima FMBTL rangkap ke-1 dari Manajer Produksi
20.
Melakukan Produksi
Bagian Produksi
21.
Membuat Formulir Produk Jadi
Bagian Produksi
Setelah menerima SPK dari Bagian PPIC serta bahan baku, bahan tak langsung, FPBB, dan FKBTL rangkap ke-1 dari Bagian Gudang Setelah selesai melakukan produksi
22.
Membuat Surat Jalan
Bagian PPIC
23.
Mengirim Produk
Bagian Delivery
24.
Membuat Formulir Biaya Bahan Tak Langsung
Manajer Produksi
Setelah menerima FPJ rangkap ke-2 dari Bagian Produksi Setelah menerima SJ sebanyak 6 rangkap dari Bagian PPIC Setelah menerima FPJ rangkap ke-1 dari Bagian Produksi
Menerima SO rangkap ke-3, Menginput data biaya produksi ke Tr_EBP, Mencetak FEBP dan FEBP PP sebanyak 2 rangkap, Memberikan FEBP dan FEBP PP rangkap ke-1, Mengarsip FEBP rangkap ke-2 dan FEBP PP rangkap ke-2 Menginput data perintah kerja ke Tr_SPK sebanyak 3 rangkap, Memberikan SPK rangkap ke-1 dan ke-2, Mengarsip SPK rangkap ke-3 Menginput data permintaan bahan baku ke dalam Database Tr_MR, mencetak MR sebanyak 2 rangkap, Memberikan MR rangkap ke-1, Mengarsip MR rangkap ke-2 Menginput data permintaan bahan tak langsung ke Tr_MBTL, mencetak FMBTL 2 rangkap, Memberikan FMBTL rangkap ke1, Mengarsip FMBTL rangkap ke-2. Menyiapkan bahan baku sesuai MR, menginput data pengeluaran bahan baku ke dalam Database Tr_PBB, mencetak FPBB sebanyak 2 rangkap, Memberikan FPBB rangkap ke-1 beserta dengan bahan baku, Mengarsip FPBB rangkap ke-2 Menyiapkan bahan tak langsung sesuai FMBTL rangkap ke-1, Menginput data pengeluaran bahan tak langsung ke Tr_KBTL, mencetak FKBTL sebanyak 2 rangkap, Memberikan FKBTL rangkap ke-1, Mengarsip FKBTL rangkap ke-2 Menerima SPK rangkap ke-1 dari Bagian PPIC serta bahan baku, bahan tak langsung, FPBB rangkap ke-1, dan FKBTL rangkap ke-1 dari Bagian Gudang, Melakukan produksi berdasarkan pada SPK yang diterima.
Menginput data penyelesaian produksi ke Tr_FPJ, mencetak FPJ sebanyak 3 rangkap, Memberikan FPJ rangkap ke-1 dan ke-2, Mengarsip FPJ rangkap ke-3 Menginput data pengiriman ke Tr_SJ, Mencetak SJ sebanyak 6 rangkap, Memberikan SJ sebanyak 6 rangkap ke Bagian Delivery. Meminta produk sesuai dengan SJ ke Bagian Produksi, mengirimkan produk beserta SJ sebanyak 6 rangkap ke Customer, meminta Customer menanda-tangani SJ, Memberikan SJ TTD. Menginput transaksi biaya bahan tak langsung ke dalam Tr_TBTL, mencetak FBBTL, Memberikan FBBTL rangkap ke-1, Mengarsip FBBTL rangkap ke-2
9
25.
Membuat Formulir Biaya Tenaga Kerja Tak Langsung Membuat Formulir Biaya Overhead Pabrik LainLain Membuat Formulir Biaya Overhead Pabrik Aktual
Manajer Produksi
Setelah membuat FBBTL
Menginput transaksi biaya tenaga kerja tak langsung ke Tr_TKTL, Mencetak FBTTL, Memberikan FBTTL rangkap ke-1, Mengarsip FBTTL rangkap ke-2
Manajer Produksi
Setelah membuat FBTTL
Menginput transaksi biaya Overhead pabrik lain-lain ke dalam Database Tr_TOHL, mencetak FBOHL, memberikan FBOHL rangkap ke-1, mengarsip FBOHL rangkap ke-2.
Bagian Accounting
28.
Membuat Cost Sheet
Bagian Accounting
Setelah menerima SO rangkap ke-1 dari Bagian PPIC dan, FEBP, FEBP PP, FBBTL, FBTTL, dan FBOHL rangkap ke-1 dari Manajer Produksi Setelah membuat FBOPA
29.
Membuat Formulir Varians
Bagian Accounting
Setelah membuat CS dan CS PP
30.
Membuat Laporan Analisis Customer
Bagian PPIC
Akhir bulan
Setelah menerima SO rangkap ke-1 dari Bagian PPIC serta FEBP dan FEBP PP rangkap ke-1, FBBTL, FBTTL, dan FBOHL rangkap ke-1 dari Manajer Produksi, Menginput data biaya Overhead pabrik aktual ke Tr_BOP_Aktual, Mencetak FBOPA 2 rangkap, Memberikan FBOPA rangkap ke-1, Mengarsip FBOPA rangkap ke-2. Menginput data Cost Sheet ke Tr_CS; mencetak CS dan CS PP 2 rangkap, Memberikan CS dan CS PP rangkap ke-1 ke Manajer Produksi, Mengarsip CS rangkap ke-2 dan CS PP rangkap ke-2. Menginput data varians Tr_Varians, mencetak FV sebanyak 2 rangkap, memberikan FV rangkap ke-1 ke Manajer Produksi, mengarsip FV rangkap ke-2. Memilih tanggal LAC, mencetak LAC sebanyak 2 rangkap, memberikan LAC rangkap ke-1 ke Manajer PPIC dan Gudang, mengarsip LAC rangkap ke-2
31.
Membuat Laporan Penjualan Produk
Bagian PPIC
Akhir bulan
Memilih tanggal LPP, mencetak LPP sebanyak 2 rangkap, memberikan LPP rangkap ke-1 ke Manajer PPIC dan Gudang, mengarsip LPP rangkap ke-2
32.
Membuat Laporan Estimasi Biaya Produksi Membuat Laporan Penawaran Harga Membuat Laporan Permintaan Bahan Baku
Manajer Produksi
Akhir bulan
Memilih tanggal LEBP, mencetak LEBP sebanyak 2 rangkap, memberikan LEBP rangkap ke-1 ke Direktur, mengarsip LEBP rangkap ke-2
Bagian Marketing
Akhir bulan
Manajer Produksi
Akhir bulan
Membuat Laporan Permintaan Bahan Tak Langsung
Manajer Produksi
Akhir bulan
Memilih tanggal LPH, mencetak LPH sebanyak 2 rangkap, memberikan LPH rangkap ke-1 ke Manajer Marketing, mengarsip LPH rangkap ke-2 Memilih tanggal LMRS, mencetak LMRS 2 rangkap, Memilih tanggal LMR, mencetak LMR 2 rangkap, memberikan LMRS dan LMR rangkap ke-1, mengarsip LMRS dan LMR rangkap ke-2 Memilih tanggal LMBTS, mencetak LMBTS 2 rangkap, Memilih tanggal LMBTL, mencetak LMBTL 2 rangkap, memberikan LMBTS dan LMBTL rangkap ke-1 ke Direktur, mengarsip LMBTS dan LMBTL rangkap ke-2
26.
27.
33.
34.
35.
10
36.
Membuat Laporan Pengeluaran Bahan Baku
Bagian Gudang
Akhir bulan
37.
Membuat Laporan Pengeluaran Bahan Tak Langsung
Bagian Gudang
Akhir bulan
38.
Membuat Laporan Perintah Kerja
Bagian PPIC
Akhir bulan
39.
Membuat Laporan Produk Jadi
Bagian Produksi
Akhir bulan
40.
Membuat Laporan Pengiriman
Bagian PPIC
Akhir bulan
41.
Membuat Laporan Biaya Tak Langsung
Manajer Produksi
Akhir bulan
42.
Membuat Laporan Biaya Overhead Pabrik Aktual Membuat Laporan Cost Sheet
Bagian Accounting
Akhir bulan
Bagian Accounting
Akhir bulan
Membuat Laporan Varians
Bagian Accounting
Akhir bulan
43.
44.
Memilih tanggal LPBBS, mencetak LPBBS 2 rangkap, Memilih tanggal LPBB, mencetak LPBB 2 rangkap, memberikan LPBBS dan LPBB rangkap ke-1 ke Manajer PPIC dan Gudang, mengarsip LPBBS dan LPBB rangkap ke-2 Memilih tanggal LKBTS, mencetak LKBTS 2 rangkap, Memilih tanggal LKBTL, mencetak LKBTL 2 rangkap, memberikan LKBTS dan LKBTL rangkap ke-1 ke Manajer PPIC dan Gudang, mengarsip LKBTS dan LKBTL rangkap ke-2 Memilih tanggal LPKS, mencetak LPKS sebanyak 2 rangkap, Memilih tanggal LPK, mencetak LPK sebanyak 2 rangkap, memberikan LPKS dan LPK rangkap ke-1 ke Manajer PPIC dan Gudang, mengarsip LPKS dan LPK rangkap ke-2 Memilih tanggal pada LPJS, mencetak LPJS sebanyak 2 rangkap, Memilih tanggal pada LPJ, mencetak LPJ sebanyak 2 rangkap, memberikan LPJS rangkap ke-1 dan LPJ rangkap ke-1 ke Manajer Produksi, mengarsip LPJS rangkap ke-2 dan LPJ rangkap ke-2 Memilih tanggal LPS, mencetak LPS 2 rangkap, Memilih tanggal LP, mencetak LP 2 rangkap, memberikan LPS dan LP rangkap ke-1 ke Manajer PPIC dan Gudang, mengarsip LPS dan LP rangkap ke-2 Memilih tanggal LBBTL, mencetak LBBTL 2 rangkap, Memilih tanggal LBTTL, mencetak LBTTL 2 rangkap, Memilih tanggal LBOHL, mencetak LBOHL 2 rangkap, memberikan LBBTL, LBTTL, dan LBOHL rangkap ke-1; mengarsip LBBTL, LBTTL, dan LBOHL rangkap ke-2 Memilih tanggal pada LBOPA, mencetak LBOPA sebanyak 2 rangkap, memberikan LBOPA rangkap ke-1 ke Manajer Akuntansi, mengarsip LBOPA rangkap ke-2 Memilih tanggal pada LCS, mencetak LCS sebanyak 2 rangkap, memberikan LCS rangkap ke-1 ke Manajer Akuntansi, mengarsip LCS rangkap ke-2 Memilih tanggal pada LV, mencetak LV sebanyak 2 rangkap, memberikan LV rangkap ke-1 ke Manajer Akuntansi, mengarsip LV rangkap ke-2
Perancangan sistem yang kami usulkan terdiri dari: 1. 8 Master class: Master Produk, Master Bahan Baku, Master Tenaga Kerja Langsung, Master Customer, Master Karyawan, Master Bahan Tak Langsung, Master Tenaga Kerja Tak Langsung, dan Master Overhead Pabrik Lain-Lain. 2. 52 transaction class
11
SIMPULAN DAN SARAN 1.
Simpulan PT. NUTECH PUNDI ARTA merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang usaha pembuatan mandrel, dimana produksinya dilakukan berdasarkan pada pesanan Customer. Sistem yang berjalan saat ini sudah menggunakan Microsoft Excel pada beberapa kegiatan pencatatan transaksi dalam proses bisnisnya, namun masih belum terintegrasi, sehingga masih ditemukan berbagai permasalahan yang dapat memperlambat proses produksi pada PT. NUTECH PUNDI ARTA. Pada sistem yang berjalan sekarang, terdapat permasalahan diantaranya kurangnya penggunaan formulir yang diperlukan untuk mencatat transaksi serta kurangnya laporan yang dibutuhkan untuk membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan. Proses pencatatan masih belum terintegrasi, sehingga sangat rentan terjadi kesalahan. Oleh karena itu, kelompok kami merancang sebuah sistem informasi perhitungan biaya produksi yang terkomputerisasi dan terintegrasi beserta dengan form-form yang dapat mendukung proses produksi. Sistem yang dirancang menggunakan database untuk penyimpanan data, dan terdapat pembatasan akses dengan adanya penggunaan password untuk setiap user yang berhubungan dengan sistem, sehingga hanya orang-orang yang memiliki hak akses saja, yang dapat mengakses sistem. Dengan demikian, kerahasiaan dapat dapat tetap terjaga. Sistem baru yang dirancang, diharapkan dapat memperbaiki sistem lama, sehingga dapat mempermudah dalam melakukan pencatatan, penyimpanan, pengolahan, dan penyajian data dengan lebih akurat dan dapat menghasilkan laporan-laporan yang memadai, yang dapat membantu PT. NUTECH PUNDI ARTA dalam mengambil keputusan strategis pada proses bisnis yang berjalan. 2.
Saran Adapun saran yang kami usulkan guna membantu PT. NUTECH PUNDI ARTA dalam menjalankan proses bisnisnya terutama pada fungsi penjualan dan melakukan perhitungan biaya produksi: 1. Perusahaan disarankan untuk mengimplementasikan sistem informasi penjualan dan perhitungan biaya produksi yang terkomputerisasi dan terintegrasi, sehingga dapat membantu perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya dan mengurangi kesalahan-kesalahan yang diakibatkan penggunaan sistem yang belum terintegrasi, serta dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi perusahaan. 2. Diperlukan pengarahan dan pelatihan penggunaan sistem kepada karyawan yang berhubungan langsung dengan sistem informasi penjualan dan perhitungan biaya produksi. 3. Diperlukan kerjasama dari bagian-bagian terkait dalam penerapan sistem baru yang dirancang, serta diperlukan dukungan dari pihak manajemen dalam pengalihan sistem lama ke sistem baru. 4. Diperlukan evaluasi sistem secara berkesinambungan untuk memantau perkembangan sistem ketika sistem baru ini berjalan. 5. Diperlukan pemeliharaan dan pengembangan sistem secara periodik, sesuai dengan perkembangan teknologi informasi sehingga dapat mencapai hasil yang optimal pada saat ini maupun masa yang akan datang.
DAFTAR PUSTAKA Bishop, Timothy, & Eydon, Northants. (2007). Controllable Fluids In Pipe Bending. London. Bodnar, George H., & Hopwood, William S. (2010). Accounting Information Systems. (10th edition). Boston: Pearson Education. Carter. (2006). Cost Accounting. (14th edition). New York: Thomson Learning. Connolly, Thomas M., & Begg, Carolyn E. (2010). Database Systems: a Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (5th edition). Boston: Pearson Education. Groover, Mikell P. (2008). Automation, Production Systems, and Computer-Integrated Manufacturing. (3rd edition). New Jersey: Pearson Prentice Hall. Hejlsberg, Anders; Torgersen, Mads; Wiltamuth, Scott; & Golde, Peter. (2010). The C# Programming Language (Covering C# 4.0). (4th edition). United States of America: Pearson Education, Inc. Horngren, Charles T., Datar, Srikant M., & Rajan, Madhav V. (2012). Cost Accounting: A Managerial Emphasis. New York: Pearson Education. Mathiassen, Lars; Madsen, Andreas M.; Nielsen, Peter A.; & Stage Jan. (2000). Object Oriented Analysis and Design. Denmark: Marko Publishing Aps. McLeod, Raymond; & Schell, George P. (2007). Management Information Systems. (10th edition). New Jersey: Pearson Prentice Hall.
12
Microsoft. (2007). Crystal Reports 10.0, diakses 5 Januari 2013 dari http://search.microsoft.com Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Nasution, Arman Hakim & Prasetyawan, Yudha. (2008). Perencanaan & Pengendalian Produksi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Pranjoto, Rudy. (1998). Perencanaan Mesin Tekuk Pipa Hidrolis. Skripsi S1. Universitas Kristen Petra, Surabaya Rama, Dasaratha V.; & Jones, Frederick L. (2006). Accounting Information Systems. Canada: South – Western College Publishing. Romney, Marshall B.; & Steinbart, Paul John. (2009). Accounting Information Systems. New Jersey: Pearson Prentice Hall. Satzinger, John W.; Jackson, Robert B.; & Burd, Stephen D. (2009). Systems Analysis and Design in a Changing World. New York: Course Technology. Whitten, Jeffrey L.; & Bentley, Lonnie D. (2007). Systems Analysis and Design for the Global Enterprise. New York: McGrawHill. DAFTAR PUSTAKA JURNAL Al-Awawdeh, Waleed Mjalli; & Al-Sharairi, Jamal Adel. (2012). The Relationship between Target Costing and Competitive Advantage of Jordanian Private Universities. International Journal of Business and Management, Vol. 7, No. 8, 123-142, diakses 5 Januari 2013 dari http://search.proquest.com. Avella, Lucia; & Bustelo, Daniel Vazquez. (2010). The Multidimensional Nature of Production Competence and Additional Evidence of Its Impact on Business Performance. International Journal of Operations & Production Management, Vol. 30, No. 6, 548-583, diakses 5 Januari 2013 dari http://search.proquest.com. Cohen, Sandra; & Kaimenaki, Efrosini. (2011). Cost Accounting Systems Structure and Information Quality Properties: An Empirical Analysis. Journal of Applied Accounting Research, Vol. 12, No. 1, diakses 5 Januari 2013 dari http://www.emeraldinsight.com. Doll, William J; Hong, Paul; & Nahm, Abraham. (2010). Antecedents and outcomes of manufacturability in integrated product development. International Journal of Operations & Production Management, Vol. 30, No. 8, 821-852, diakses 5 Januari 2013 dari http://search.proquest.com. Prajogo, Daniel I., McDermott, Peggy; & Goh, Mark. (2008). Impact of value chain activities on quality and innovation. International Journal of Operations & Production Management, Vol. 28, No. 7, pp. 615-35, diakses 5 Januari 2013 dari http://search.proquest.com. Purwaningsih, Mardiana. (2009). Peran Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Perubahan Proses Bisnis Perusahaan. Digital Potpourri Journal of Computing and Information System, Vol. 8, No. 1. Salehi, Mahdi; Rostami, Vahab; & Mogadam, Abdolkarim. (2010). Usefulness of Accounting Information System in Emerging Economy: Empirical Evidence of Iran. International Journal of Economics and Finance, Vol. 2, No. 2, 186-195, diakses 5 Januari 2013 dari http://search.proquest.com. Setiawan, Hendra; Manurung, Tarida Marlin S.; & Yunita. (2010). Evaluasi Penerapan Metode Job Order Costing Dalam Penentuan Harga Pokok Produksi (Studi Kasus Pada PT Organ Jaya). Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 10, No. 2, 140-149, diakses 5 Januari 2013 dari http://jurnal.stiekesatuan.ac.id. Wijaya, Agustinus Fritz; & Manongga, Danny. (2012). Information Systems Strategic Planning to Increase Competitive Advantage of Higher Education using be Vissta Planning Methodology (Case Study: SWCU Salatiga). International Journal of Organizational Innovation, Vol. 5, No. 2, 68-82, diakses 5 Januari 2013 dari http://search.proquest.com.
