PENGELOLAAN RISIKO PADA SUPPLY CHAIN PT GRAHA MAKMUR CIPTA PRATAMA
NAMA NRP
: YOGI ADHI SATRIA : 2507100074
PEMBIMBING 1 : PUTU DANA KARNINGSIH PEMBIMBING 2 : NINIET INDAH ARVITRIDA
Latar Belakang
Pengepul
risiko
Pentingnya manajemen risiko agar aliran proses supply chain tidak terganggu
Mencapai tujuan supply chain
why
Aliran Pengadaan Udang Segar Petambak Kecil
Petambak Besar
Pengepul
Supplier Partner (H. Rois Huda)
Perusahaan (PT GMCP) Arus Jual Beli Arus Informasi Kebutuhan (Quantity & Size), Harga dan Pembayaran
Aliran Produksi
Receiving
Penyimpanan pada cold storage
Pemotongan Kepala
Packing
Sortir
Penimbangan
Pengupasan Kulit
Soaking
Glazing
Individual Quick Frozen (IQF)
Aliran Distribusi ke Customer
Local Broker
Perusahaan
Quality Control
Shiping
Government Quality Control & Administration
Buyer Quality Control Inspection
Customer
Perumusan Masalah Identifikasi, penilaian dan analisis risiko pada supply chain PT Graha Makmur Cipta Pratama serta identifikasi mitigasi yang paling sesuai dalam pengelolaan risiko tersebut agar perusahaan dapat meminimasi kerugian serta mencapai tujuannya.
Tujuan Melakukan Identifikasi risiko yang berpotensi timbul pada Suply Chain PT Graha Makmur Cipta Pratama Melakukan analisa dan evaluasi risiko untuk menentukan bobot-bobot dari risiko yang ditemukan Memetakan keterkaitan supply chain risk untuk PT Graha Makmur Cipta Pratama sehingga dapat diketahui hubungan antara suatu kejadian dan faktor risiko dengan kejadian dan faktor risiko lainnya Mendapatkan desain mitigasi terhadap risiko kritis yang terjadi pada supply chain PT Graha Makmur Cipta Pratama
Ruang Lingkup
Batasan Mitigasi hanya sampai pada rekomendasi, tidak sampai tahapan implementasi
Produk yang diamati hanya jenis udang vannamei Risiko yang diidentifikasi berdasarkan pada tujuan Perusahaan Peneliatan dikhususkan pada penjualan kepada customer di luar Indonesia
Asumsi Tidak terjadi perubahan biayabiaya pada proses selama penelitian dilakukan
Manfaat Berdasarkan identifikasi risiko, dapat memberikan gambaran jenis-jenis risiko serta tingkat risiko pada supply chain PT Graha Makmur Cipta Pratama Dengan tindakan mitigasi yang diperuntukan pada PT. Graha Makmur Cipta Pratama, diharapkan perusahaan dapat mengurangi kerugian yang diakibatkan risiko pada supply chain. Memberikan usulan dan bahan pertimbangan kepada pembuat kebijakan dalam menangani risiko dan mengambil keputusan pada kegiatan supply chain selanjutnya Memberikan wacana atau pengetahuan tentang Supply Chain Risk Management (SCRM) untuk supply chain yang memiliki karakteristik yang hampir sama dengan studi kasus yang diangkat dalam penelitian ini
Metodologi
Tahap Identifikasi Masalah
IDENTIFIKASI PERMASALAHAN
PERUMUSAN MASALAH
Studi Literatur • Konsep Supply Chain Management • Konsep Risk Management • Konsep SCRM •Konsep pengembangan SCOR • Konsep AS/ NZS 4360 : 2004 • Strategi mitigasi pada supply chain
Studi Lapangan • Kondisi Perusahaan • Flow supply chain process • Data historis perusahaan
A
Tahap Pengumpulan dan Pengolahan Data
A
PEMETAAN AKTIVITAS SUPPLY CHAIN
PENGIDENTIFIKASIAN RISIKO (PENGEMBANGAN SCOR)
PENILAIAN RISIKO (AS/ NZS 4360 : 2004)
RISK MAPPING
B
Tahap Analisis dan Kesimpulan
B
ANALISIS •PEMETAAN KETERKAITAN •FORMULASI ALTERNATIF STRATEGI MITIGASI
KESIMPULAN DAN SARAN
Pemetaan Aktivitas
Supply Chain
Menyediakan produk bermutu untuk kepuasan pelanggan dengan : 1. Memenuhi syarat-syarat pelanggan 2. Prima dalam mutu, aman dan legal 3. Penyerahan produk tepat waktu
Identifikasi Risiko Pada Aktivitas Plan
Identifikasi Risiko Pada Aktivitas Source
Identifikasi Risiko Pada Aktivitas Make
Identifikasi Risiko Pada Aktivitas Deliver
Identifikasi Risiko Pada Aktivitas Return
Jumlah Risiko
Total = 48 Potensi Risiko
Rata-rata Geometrik
Penilaian Risiko Pada Aktivitas Plan
Penilaian Risiko Pada Aktivitas Source
Penilaian Risiko Pada Aktivitas Make
Penilaian Risiko Pada Aktivitas Deliver
Penilaian Risiko Pada Aktivitas Return
Pemetaan Pada Aktivitas
Plan
6 low risks
Perencanaan3Customer Management 2 moderate high risks Relationship 0 extreme risks yang tidak tepat risks Kesalahan pada perencanaan manajemen pemasok Ketidakpastian order dari customer
Pemetaan Pada Aktivitas
Source
4 low risks
2 moderate 2 high risks 0 extreme Kesulitan dalam mendapatkan udang segar dari risks risks pemasok sesuai dengan kebutuhan perusahaan Ketidaktersediaan udang segar secara kuantitas maupun kualitas yang dibutuhkan perusahaan dari pemasok
Pemetaan Pada Aktivitas
Make
6 low risks
1 moderate 2 high risks 0 extreme risksRespon terhadap permintaan customer risksyang tidak memadai ketidakmampuan pemasok dalam memenuhi perubahan yang mendadak dalam spesifikasi dan jumlah permintaan perusahaan
Pemetaan Pada Aktivitas
Deliver
3 low risks
6 moderate 1 high risks 0 extreme risks risks Rusaknya Finish Product disebabkan proses pengiriman ( rusaknya mesin pendingin pada kontainer logistic provider)
Pemetaan Pada Aktivitas
Return
8 High Risk 9 low risks
1 moderate risks
0 high risks
0 extreme risks
Faktor Risiko Pemasok Organisasi Perusahaan Logistik Provider Market & Customer
1. Kesalahan eveluasi perencanaan Kuranganya skill dan pengalaman dari dalam pencarian dan pemilihan pemasok pegawai marketing 2. Alur informasi permintaan customer ke pemasok yang kurang tepat 1. Strategi marketing yang kurang tepat Kapasitas produksi yang kurang memadai 3.Kurang Kurangnya informasi mengenai 2. adanya prioritas CRM dalam pemasok yang memiliki potensi perusahaan 4.Tidak Kapasitas tambak dalam pemenuhan 3. adanya customer tetap 1.udang Kurang kapabilitasnya mesin yang dimiliki segar yangdari dibutuhkan 4. Ketidakpastian kondisi customer logistic provider perusahaan tidak lokasi memadai berkaitan dengan / perekonomian 2.5.Kesalahan dalam memilih logisticdalam provider Persaingan dengan kompetitor Negara mendapatkan segardemand dan 5. Tidak adanyaudang informasi 6. Terjadinya bencana alam pada lokasi forecasting demand maupun supply pemasok
Mitigasi Pemasok Faktor Risiko
Mitigasi
Kesalahan evaluasi perencanaan dalam pencarian dan pemilihan pemasok
• Membuat database pemasok • Mengembangkan kriteria pemilihan pemasok
Alur informasi mengenai permintaan customer ke pemasok yang kurang tepat
• Information sharing tentang potensi demand kepada pemasok • Membuat database pemasok • Menyediakan mekanisme kerja sama dengan customer
Kapasitas tambak dalam pemenuhan udang segar yang dibutuhkan perusahaan tidak memadai
Information sharing tentang potensi demand kepada pemasok
Persaingan dengan kompetitor dalam mendapatkan udang segar
• Mempererat kerjasama dan kolaborasi • Membeli udang segar dengan harga sedikit lebih mahal • Pembayaran kepada pemasok secara tepat waktu
Lanjutan Mitigasi Pemasok Faktor Risiko
Mitigasi
Kurangnya informasi mengenai pemasok yang memiliki potensi
• Mempererat kolaborasi dan information sharing dengan pemasok • Membuat database pemasok tentang pemasok lain yang berpotensi
Terjadinya bencana alam pada lokasi pemasok
Sharing informasi mengenai perkiraan hasil pasokan
Mitigasi Internal Organisasi Perusahaan Faktor Risiko
Mitigasi
Kuranganya skill dan pengalaman dari pegawai marketing
• Melakukan penilaian kinerja dan memberikan reward and punishment • Melakukan pelatihan terhadap pekerja • Memberi target yang jelas bagi setiap pegawai dengan waktu deadline tertentu
Kapasitas produksi yang kurang memadai
Memperbesar kapasitas produksi (Dengan melihat keadaan finansial perusahaan)
Mitigasi Logistic Provider Faktor Risiko
Mitigasi
Kurang kapabilitasnya mesin yang dimiliki logistic provider
• Membuat penilaian terhadap setiap logistic provider dan membuat database untuk data penilainnya • Membuat kontrak yang lebih tegas dan lebih menguntungkan perusahaan terhadap logistic provider yang dipilih
Kesalahan dalam memilih logistic provider
•Membuat database untuk logistic provider untuk data historinya
Mitigasi Market/Customer Faktor Risiko
Mitigasi
Strategi marketing yang kurang tepat
• Riset pasar • Membuat database mengenai customer • Melakukan forecasting demand dan supply dari pemasok • Memperbaiki strategi CRM dengan melakukan komunikasi secara rutin terhadap customer lama • Mengikuti International Certification • Memberikan pelatihan pada pegawai perusahaan terutama untuk Top Management mengenai pentingnya Customer Relationship Management (CRM) • Mempertahankan dan meningkatkan mutu produk serta meningkatkan pelayanan pada customer • Menyediakan mekanisme kerja sama dengan customer
Mitigasi Market/Customer Kurang adanya prioritas CRM dalam perusahaan
Mengadakan pelatihan untuk top manajemen
Tidak adanya customer tetap
• Memperbaiki strategi CRM dengan melakukan komunikasi secara rutin terhadap customer lama • Mempertahankan dan meningkatkan mutu produk serta meningkatkan pelayanan pada customer • Menyediakan mekanisme kerja sama dengan customer
Ketidakpastian dari kondisi customer • Memperbaiki strategi CRM dengan berkaitan dengan lokasi / melakukan komunikasi secara rutin perekonomian Negara terhadap customer lama • Membuat database mengenai pelanggan • Riset pasar Tidak adanya informasi demand dan forecasting demand maupun supply
Merekap data demand dan melakukan forecasting demand dan supply dari pemasok
Data Demand dan Supply
Gap Antara Demand dan Supply Eksisting
Bulan Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober Nopember Desember
Supply (Kg) Demand (Kg) 111863 85406 159115 145076 144184 111723 128423 151213 83725 133794 120700 152526
218050 223475 394817.9 280992.9 311607.1 281253.6 396925 333982.1 274800 273210.7 324203.6 331442.9
Selisih Demand dan Supply 106187 138069 235702.9 135916.9 167423.1 169530.6 268502 182769.1 191075 139416.7 203503.6 178916.9
Forecasting Demand dan Supply Double Exponential Smoothing Plot for Demand
600000
225000
500000
A ccuracy Measures MA PE 12 MA D 38172 MSD 2186530612
400000
Variable A ctual Fits Forecasts 95.0% PI
200000
Smoothing C onstants A lpha (lev el) 0.2 Gamma (trend) 0.2
Smoothing Constants A lpha (lev el) 0.2 Gamma (trend) 0.2
175000
Supply
Demand
Double Exponential S moothing P lot for S upply Variable A ctual Fits Forecasts 95.0% PI
700000
A ccuracy Measures MA PE 19 MA D 22275 MSD 736387444
150000 125000
300000 100000
200000 Jan
Jul
Jan
Jul
Jan Month
Jul
Jan
Jul
Jan
Jan
Jul
Jan
Jul
Jan Jul Month
Jan
Jul
Jan
Menyelaraskan Supply dan Demand Waktu
Februari 2011 Maret 2011 April 2011 Mei 2011 Juni 2011 ~ September 2014 Oktober 2014 Nopember 2014 Desember 2014 Januari 2015
Forecasting Supply 120061 120802 121544 122285 123027 ~ 151950 152692 153433 154175 154917
Forecasting Demand 299063 302009 304955 307901 310847 ~ 425741 428687 431633 434579 437525
Selisih Hasil Forecasting 179002 181207 183411 185616 187820 273791 275995 278200 280404 282608
Integrasi CRM - SRM
Supplier Relationship Management
Perusahaan dapat melakukan benchmarking dengan perusahaan besar seperti ajinomoto Membuat gudang sebagai tempat penyimpanan raw material.
Customer Relationship Management
Membuat Media Komunikasi Berbasis Web Mempertahankan dan meningkatkan mutu produk serta meningkatkan pelayanan pada customer baik sebelum terjadi transaksi pembelian maupun setelah terjadi pembelian
Menyediakan mekanisme kerja sama dengan customer
Manfaat Pendekatan CRM - SRM Adanya customer tetap sehingga dapat mengurangi tingginya fluktuasi demand pada perusahaan Dari data demand yang lebih stabil, hasil dari forecasting demand pun akan menjadi lebih stabil sehingga memudahkan perusahaan dalam memprediksi kebutuhan udang segar lebih awal Dari data demand yang lebih stabil dapat memberikan opsi pada perusahaan untuk mengembangkan kapasitas produksi Perusahaan akan mendapatkan informasi mengenai kondisi keuangan dan potensi order dari customer lebih awal Prediksi kebutuhan udang segar dari awal akan memudahkan perusahaan dalam memaksimalkan potensi pemasok agar bisa memasok sesuai dengan kebutuhan perusahaan
Kesimpulan 1.Dari hasil identifikasi risiko diperoleh 48 risiko pada supply chain perusahaan yang ditelusuri menggunakan pengembangan Supply Chain Operations Reference (SCOR) • a. 14 risiko pada aktivitas plan • b. 7 risiko pada aktivitas source • c. 9 risiko pada aktivitas make • d. 10 risiko pada aktivitas deliver • e. 9 risiko pada aktivitas return 2. Dari hasil analisa risko yang dilakukan diperoleh nilai likelihood dan consequences berdasarkan Australian Standard/ New Zealand Standard (AS/NZS) 4360 : 2004 diperoleh 28 low risk, 12 moderate risk, dan 8 high risk.
Lanjutan Kesimpulan
3.Dari pemetaan keterkaitan supply chain risk untuk high risk pada PT Graha Makmur Cipta Pratama, terdapat 15 faktor risiko yang menyebabkan risiko-risiko tersebut 4.Didapatkan 7 strategi mitigasi kelompok pemasok, 3 strategi mitigasi kelompok organisasi perusahaan, 2 strategi mitigasi kelompok logistic provider, 8 strategi mitigasi kelompok customer. Selain strategi mitigasi untuk tiap kelompok, direkomendasikan juga perancangan strategi mitigasi yang terintegrasi dengan pendekatan integrasi Supplier Relationship Management (SRM) dan Customer Relationship Management (CRM).
Saran
• Pengidentifikasian dan penilaian risiko dapat dilakukan secara berkala dan berkelanjutan agar dapat meminimasi kerugian jika terjadinya risiko yang berakibat negatif pada perusahaan. • Pada penelitian selanjutnya, dapat diperhitungkan peningkatan kapasitas produksi dengan mempertimbangkan forecasting demand maupun supply apabila demand dan supply sudah lebih stabil.
Daftar Pustaka • 2004. Tutorial: Risk Management Standard, AS/NZS 4360: 2004, Broadleaf Capital International Pty Ltd. • 31000:2009, A. N. I. 2009. Risk Management-Principles and Guidelines, University of Technology Sydney. • Alijoyo, A. 2006. Enterprise Risk Management, Jakarta, PT. Ray Indonesia. • Choy, K. L., Lee, W. B., & Lo, V. 2003. Design of an intelligent supplier relationship management system: a hybrid case based neural network approach. Pergamon. • Christopher, Martin & Peck, H. 2003. Building the Resilient Supply Chain. Cranfield School of Management. • Decs Accredited Purchasing Unit Managing Risk In Contracting. 2001 • Frosdick, S. 1997. The Technique of Risk Analysis are Insufficient in Themselves, Disaster Prevention and Management. vol: 6:3, 165-177. • Herrmann, J. W., & Hodgson, B (2001). SRM: Leveraging the supply base for competitive advantage. Proceedings of the SMTA International Conference, Chicago, Illinois, 1 october, 2001
Lanjutan Daftar Pustaka • Hilson, D. 2001. Extending the Risk Process to Manage Opportunitie, Proceeding of the Fourth European Project Management Conference, London. • Indrajit, R. E. & DJOKUPRANOTO, R. 2002. Konsep Manajemen Supply Chain, Jakarta, PT Grasindo. • Karningsih, P. D. 2011. Development of a Knowledge Based Supply Chain Risk Identification System. Doctor Philosophy, University of New South Wales. • Muhdi, S. 2005. Program Pengembangan Pemasaran Hasil Perikanan Indonesia. Direktorat Pemasaran Hasil Laut dan Ikan • Pujawan, I. N. & ER, M. 2010. Supply Chain Management, Surabaya, Guna Widya. • Shaw, R. (1999). CRM definitions defining customer relationship marketing and management. In SCN Education BV (Ed.), Customer Relationship Management: The Ultimate Guide to the Efficient Use of CRM. HOTT Guide, 2001 • Simchi-Levi, D., Kaminsky, P. & E, S. L. 2000. Designing and Managing the Supply Chain, Boston, McGraw Hill.
Lanjutan Daftar Pustaka • Tang, C. S. 2005. Perspectives in Supply Chain Risk Management: A Review, Los Angeles. • Tang, C. S. 2006. Robust strategies for mitigating supply chain disruptions. International Journal of logistics: Research and Applications, Vol. 9, 33-45. • Waters, D. 2007. Supply Chain Risk Management, London and Philadelphia, Kogan Page Limited.
By Yogi Adhi S, 2011
