PENGELOLAAN PROYEK NURHAYATI. Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara

PENGELOLAAN PROYEK NURHAYATI Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara BAB I PENDAHULUAN Secara umum dapat diartikan bahwa pengelolaan proyek adalah serangkaian kegiatan yang berkenaan dengan perencanaan, pengorganisasian, penempatan orang (staffing), pengendalian dan pengarahan sumber daya dalam suatu waktu tertentu dan mencapai hasil akhir tertentu pula. Sumber daya yang dimaksud adalah personalia, Imaterial, dan semua fasilitas yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek. Yang diartikan dengan suatu proyek ialah suatu tugas yang perlu didefenisikan dan terarah ke suatu sasaran yang dituturkan secara konkret serta yang harus diselesaikan dalam kurun waktu tertentu dengan menggunakan tenaga manusia terbatas dan dengan alat-alat terbatas pula, dan sedemikian rumit atau baru, sehingga diperlukan suatu jenis pimpinan dan bentuk kerjasama yang berlainan daripada yang biasa digunakan. Sebelum bisa dikatakan suatu proyek, harus dipenuhi dahulu beberapa syarat dasar berikut : ¾ pemberian kekuasaan dari yang berwenang untuk mendefenisikan atau membuat batasan proyek ¾ mengajukan perencanaan untuk menggunakan waktu, uang dan faktorfaktor produksi ¾ persetujuan dari yang berkepentingan ¾ memperoleh kesediaan kerjasama ¾ keterlibatan orang-orang yang berwenang pada pelaksanaan ¾ pemberian informasi kepada pihak-pihak lain dan selebihnya kepada yang secara langsung berkaitan dengan proyek ¾ pemimpin proyek disertai tugas-tugasnya yang dibatasi dengan wewenang yang sah ¾ pandangan/spendapat antar departemen dan kemungkinan-kemungkinan untuk memperkerjakan pegawai baru ¾ alat-alat pengawasan ¾ ruangan ¾ rekan kerja proyek yang memberikan sahamnya pada pedefenisian dan perencanaan proyek ¾ kesepakatan dalam regu proyek dan diluarnya Sesuatu proyek tidak dari awalnya bergerak dalam suatu struktur. Lingkungan suatu proyek bisa tiap kali berbeda-beda. Oleh karenanya maka proyek itu bisa bersifat intern atau ekstern terhadap organisasi sendiri dan bersifat pusat atau tidak berpusat dalam organisasi. Proyek-proyek bisa berjalan dalam suatu organisasi dan merupakan suatu kegiatan dalam organisasi normal yang diarahkan ke tercapainya suatu maksud terbatas / yang telah dididefenisikan. Hal ini dapat dilihat seperti pada lembaga-lembaga kebudayaan dan pendidikan, pemerintahan dan lembaga-lembaga multi-nasional. Untuk suatu pengertian yang lebih baik mengenai apa saja yang bisa menjadi proyek, maka dibawah ini dipaparkan beberapa contoh : menulis sebuah buku

© 2004 Digitized by USU digital library

1

pembuatan dan pelaksanaan rencana-rencana perluasan dan peyehatan perkembangan satelit-sateit dan sarana perjalanan di angkasa luar perkembangan dan memperkenalkan produk-produk baru kombinasi - kombinasi untuk membuka pasaran ekspor program-progfam untuk perbaikan produk, usaha membuat keuntungan lebih besar atau membuat biaya-biaya menjadi rendah menyusun program-program politik, disertai rencana pelaksanaannya Yang khas pada suatu proyek adalah bahwa orang tidak bisa mengandalkan peraturan-aturan dan prosedur-prosedur yang telah ada. Baik bagi pemimpin proyek maupun yang menjadi anggota proyek, situasinya baru dan khas dan pertalian kerjasama yang dikejar sifatnya sementara. Bekerja dengan proyek-proyek berarti, bahwa dalam suatu organisasi orang menerima tanggung jawab untuk menangani tiga buah tugas yang satu sama lain tali-menali menjadi satu.

BAB II TIM PROYEK Semua personel yang tergabung dalam organisasi pengelola proyek baik personel fungsional dari organsiasi induk maupun personel inti dari tim merupakan tim proyek. Dengan kata lain, team proyek meliputi personel yang dapat tugas khusus sebagai bagian dari proyek Tim inti hanya bertangungjawab ke manajer proyek sedangkan personel fungsional melapor ke dua atasan yaitu manajer fungsional dan manajer proyek. Ada dua tempat kedudukan tim inti proyek. Yang pertama tim inti bertempat di kantor pusat, yang akan menangani pekerjaan-pekerjaan perencanaan : menyusun jadwal dan anggaran, desain dan rekayasa, kegiatan-kegiatan pembelian material dan perlengkapan pendukung proyek. Yang bertempat dikantor pusat adalah manajer proyek serta para staf ahli untuk bidang-bidang yang tercakup dalam perencanaan, desain dan rekayasa serta pengadaan. Sedangkan untuk tim anggota proyek yang lain bertempat dilokasi proyek dengan dipimpin oleh seorang manajer lapangan. Tugas utama tim ini adalah melaksanakan pekerjaan konstruksi /pembangunan dan pekerjaan-pekerjaan lain yang berhubungan dengan konstruksi ini. Manajer proyek dan manajer fungsional da.1am suatu proyek memiliki peranan dan tanggung jawab. Untuk itu perlu diuraikan peranan dan tanggung jawab kedua manajer itu sebagai berikut: Peranan Manajer Proyek Peranan manajer proyek adalah sangat renting dalam tercapainya tujuan proyek, serta tanggung jawabnya adalah agar produk , jasa maupun tujuan lain dihasilkan dan diserahkan sesuai dengan syarat-syarat teknis yang telah disepakati, tepat waktu sesuai jadwal yang disetujui, serta menggunakan anggaran dan sumber daya lainnya dalam batas-batas rencana yang telah dibuat. Manajer proyek berperan untuk mengintegrasikan beberapa kegiatan yang berbeda untuk mencapai tujuan tertentu. Sebagai orang utama dalam manajemen proyek, ia mengintegrasikan apa saja dan siapa saja untuk performansi yang targetkan. Manajer proyek juga seorang komunikator. Dengan ini berarti ia menjadi tempat terakhir menujunya laporan-laporan. memo, permintaan dan keluhan. Ia juga mengambil input dari banyak sumber, mengolah dan menyampaikan informasi ke beberapa pihak. Ia harus menyaring, mengolah meringkas dan menyampaikan informasi untuk memastikan bahwa semua orang yang punya peran dalam proyek


2

mengetahui informasi mengenai kebijaksanaan, tujuan, anggaran, jadwal kebutuhan, dan peubahan yang ada dalam proyek sesuai peran yang dimiliki. Sebagai pusat komunikasi. Manajer proyek juga punya peran untuk mengambil keputusan.Keputusan yang menjadi wewenangnya antara lain mengenai realokasi sumberdaya, mengubah lingkup proyek,menyeimbangkan kriteria biaya, jadwal dan performansi. Bahkan pada saat dia tidak mempunyai otoritas untuk membuat keputusan-keputusan tingkat tinggi yang menjadi wewenang top management dia masih bisa mempengaruhi keputusan dan tindakan yang harus diambil. Manajer Proyek adalah juga seorang enterpreuneur yang harus berusaha untuk melakukan pengadaan dana, fasilitas dan orang agar proyek bisa berjalan. Dia harus mendapatkan orang yang terbaik dari unit fungsional dengan melakukan negosiasi dengan para manajer fungsional. Manajer Proyek juga seorang agen peubah yang mempelopori pemakaian ide yang baru dan inovatif dan berusaha keras mengatasi halangan untuk melakukan perubahan. Tanggung jawab Manajer Proyek Tanggung jawab manajer proyek didelegasikan oleh pihak manajemen yang diatasnya. Seorang manajer proyek memiliki tanggung jawab utama yaitu menyerahkan hasil akhir proyek dalam kriteria waktu, biaya dan informasi yang telah ditetapkan, termasuk profit yang ditargetkan. Secara garis besar tanggung jawab manajer proyek adalah : Merencanakan kegiatan-kegiatan dalam proyek, tugas-tugas dan hasil akhir, termasuk pemecahan pekerjaan, penjadwalan dan penganggaran. Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan orang-orang dalam tim proyek. Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumber daya. Memonitor status proyek. Mengidentifikaskan masalah-masalah teknis. Titik temu dari para konstituen : subkontraktor, user, konsultan, top mangement. Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek. Merekomendasikan penghentian proyek atau pengerahan kembali sumberdaya Tanggung jawab Manajer Fungsional Secara garis besar dapat diuraikan tanggungjawab manajer fungsional sebagai berikut: Pelaksanaan tugas-tugas proyek yang diserahkan kepada divisinya / bagiannya, tepat waktu dan dalam batas-batas anggaran yang disediakan Pembimbingan dan pengarahan khusus kepada tenaga-tenaga ahli yang dibutuhkan dalam proyek Penyediaan cukup staf terampil untuk melaksanakan tugas yang diserahkan kepada divisi / bagian dari organisasi. Menjaga keunggulan teknologi dalam pelaksanaan proyek Mengadakan koordinasi yang baik dengan Manajer proyek dalam kegiatankegiatan yang berhubungan dengan tugas-tugas yang diserahkan kepada divisi / bagian yang dipimpinnya. Pemimpin Satuan Tugas, yang biasanya melapor kepada manajer Fungsional, sebagai atasannya, bertanggung jawab atas : Persiapan rencana-rencana tugas yang harus dilaksanakan Penentuan teknologi yang akan dipergunakan dalam proyek dan terlaksananya dan pengawasan pekerjaan proyek Penyusunan jadwal dan anggaran tugas proyek secara terinci Pengawasan dan pelaporan kegiatan tugas-tugas proyek


3

Anggota Tim proyek Dalam memulai sebuah proyek,salah satu komponen basic yang perlu disusun adalah anggota tim proyek atau anggota tim yang akan terlibat di dalam proyek. Berikut ini adalah anggota tim proyek. ¾ Contractor Administrator Contractor administrator terlibat dalam penyiapan proposal, negosiasi kontrak, mengintegrasikan keperluan dalam kontrak dengan rencana proyek, mengidentifikasikan dan mendefenisikan perubahan-perubahan terhadap lingkup proyek, mengkomunikasikan penyelesaian tahap-tahap penting, dokumentasi masalah hukum, modifikasi kontrak. ¾ Project Accountant Membantu pekerjaan akutansi dan finansial kepada manajer proyek. Membantu mengidentifikasikan tugas yang perlu dikendalikan, menyiapkan estimasi biaya untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu, menginvestasikan masalah finansial. ¾ Customer Liason Merupakan perwakilan teknis klien atau user dalam tim proyek. la berperan serta dalam pembahasan teknis dan meriview apa yang sedang berjalan dan membantu dalam pengubahan kontrak, bertanggung jawab menjaga hubugan baik kontraktor customer. ¾ Production Coordinator Merencanakan, memonitor, dan mengkoordinasikan aspek-spek produksi. Tanggung jawabnya melipui review semua dokumentasi engineering yang dikeluarkan untuk manufakturing, memonitor pengadaan dan perakitan komponen, memonitor ongkos produksi, membuat jadwal untuk aktivitas yang berhubungan dengan produksi. ¾ Manajer Lapangan Mengawasi pemasangan, pengujian, pemeliharaan dan menyerahkan hasil akhir proyek kepada pelanggan. Tanggungjawabnya meliputi penjadwalan operasi -operasi di lapangan, memonitor biaya pekerjaan di lapangan , mengawasi personel di lapangan dan berhubungan dengan manajer proyek. ¾ Quality Assurance Supervisor Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan pemenuhan kualitas sesuai kebutuhan. Dia harus membangkitkan kepedulian terhadap kualitas, perbaikan metoda kerja dan zero defect. Adakalanya dalam suatu waktu perusahaan mempunyai banyak proyek yang harus ditangani. Masing-masing proyek dipimpin oleh seorang Manajer Proyek. Perusahaan perlu juga menempatkan orang untuk mengkoordinasikan para manajer proyek ini. Peran ini bisa dinamakan Manjer Program atau Direktur Proyek. Orang yang duduk dalam jabatan ini akan mengawasi seluruh proyek.

BAB III BERBAGAI BENTUK ORGANISASI DALAM PROYEK Tugas-tugas khusus yang akan direalisasikan, terutama bila tugas-tugas ini melebihi dari satu bagjan, bisa diambil dari paket kerja bagian-bagian. Seseorang atau beberapa orang diminta untuk kencurahkan perhatiannya kepada atau diminta untuk membebaskan diri sama sekali bagi suatu tugas khusus. Dengan demikian, maka diperoleh kemapuan untuk melibatkan keahlian yang diperlukan untuk memecahkan dengan baik masalahnya. Dengan semakin jelas bahwa tugas yang harus direalisasikan itu berkaitan dengan sekian banyak bagian, maka makin besarlah kemungkinan untuk membuat pertalian kerjasama sementara di luar


4

hierarki organisasi biasa. Membuat suatu organisasi yang diarahkan ke suatu proyek, berarti bahwa perhatian ditujukan kepada kesatuan-kesatuan organisasi, yang diberikan tugas melaksanakan suatu atau beberapa tugas lain yang jelas yang berbeda batasannya dengan fungsi operasional biasa. Sukses atau gagalnya proyek sering kali berkaitan dengan pilihan bentuk organisasi yang tepat dan tempat kedudukan proyeknya dalam organisasi. Ada 3 ( tiga ) bentuk umum organisasi untuk mengelola proyek yaitu : 1. Organisasi Fungsional Proyek bisa dimasukkan sebagai bagian dari divisi fungsional dari suatu perusahaan : ¾ Jika suatu proyek mempunyai proyek pengembangan yang melibatkan penerapan teknologi baru, maka adalah sangat cocok untuk mengelolanya dibawah divisi engineering. ¾ Jika suatu proyek berupa peluncuran produk baru ke pasar maka dikelola oleh divisi pemasaran. Personal yang berperan dalam proyek bisa berasal dari unit fungsional dimana proyek itu berada dan dari unit fungsional yang lain. Kelebihan bentuk organisasi ini : • Fleksibikitas penggunaan staf / karyawan tinggi • Staf / karyawan : mengerjakan pekerjaan proyek dan jika proyek selesai, kembali kepekerjaan normal / semula. • Orang-orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan di proyek -proyek yang berbeda . • Orang dengan keahlian berbeda dapat dikelompokan dalam suatu group. ( berbagi pengetahuan dan pengalaman dalam pemecahan masalah ) • Proyek bisa sebagai sarana peningkat karir di organisasi induknya . Kekurangan bentuk organisasi ini : • Fokus bukan pada klien tetapi kepada unit fungsional organisasi induk • Divisi fungsional ini jarang berorientasi pada masalah khusus proyek ( cendrung berorientasi pada aktivitas organisasi induk yaitu yang sesuai dengan fungsinya ) • Tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh terhadap proyek • Motivasi terhadap proyek cendrung lemah karena bukan tugas utama mereka • Totalitas dalam pengerjaan proyek cendrung kurang Tim proyek terdiri dari 1 unit fungsional dipimpin oleh proyect expeditor (kedudukannya dibawah pimpinan unit fungsional yang bersangkutan ). Masalah terjadi jika personel dari unit fungsional harus dilibatkan : • Manajer organisasi induk harus berhubungan dengan manajer lain • Harus dibuat koordinat proyek 2. Organisasi Proyek Murni Proyek yang terpisah dari organisasi induk disebut organisasi proyek murni. Ciri khusus jenis organisasi ini adalah sumber daya bisa dari luar ( subkontraktor, surlier ), staf sendiri, administrasi proyek terpisah. Kelebihan bentuk organisasi ini : • Manajer proyek berwewenang penuh mengelola proyek tetapi tetap melapor ke organisasi induk ( eksekutif senior ). • Seluruh anggota tim langsung bertanggung jawab ke manajer proyek ( tak ada campur tangan kepala divisi fungsional ). • Rantai komunikasi pendek yaitu manajer proyek dengan eksekutif langsung sehingga misinformation berkurang dan kornunikasi dapat lebih cepat.


5

•

Jika terdapat proyek sejenis berturut-turut maka dapat dilakukan pemanfaatan para ahli yang sama. • Pembuat keputusan lebih cepat • Adanya kesatuan komando karena tanggungjawab pada satu atasan saja. • Bentuknya simple & didukung secara menyeluruh. Kekurangan bentuk organisasi ini : • Duplikasi usaha dan fasilitas sehingga bila proyek banyak setiap proyek memiliki sumber daya sendiri. • Biayanya cukup mahal karena stafnya berdiri sendiri • Bila proyek selesai maka akan timbul suatu masalah yaitu mengenai pekerja apakah diberhentikan atau tetap digaji hingga ada proyek baru. • Prosedur tidak konsisten, sesuai permintaan dengan klien. Organisasi Matriks Ada beberapa ciri khas bentuk organisasi ini sehingga berbeda dari bentuk I organsasi yang telah disebutkan terdahulu yaitu : • merupakan perbaikan dari 2 organisasi tcrdahulu ( kombinasi ) • organsiasi ini adalah organisasi proyek murni yang rnelekat pacta divisi fungsional pada organisasi induk • jika terdapat banyak proyek : buat modifikasi pada struktur yaitu manajer program sama dengan koordinator /penghubung manajer proyek dengan eksekutif senior diorganisasi induk. Kelebihan bentuk organisasi ini : • Perhatian kepada proyek cukup karena ada manajer proyek. • Duplikasi sumber daya berkurang karena melekat pada organisasi induk • Masalah yang berkaitan dengan nasib pekerja proyek tidak ada. • Respon terhadap permintaan klien dan organsasi induk cepat. • Konsistensi prosedur bisa dijaga • Jika terdapat beberapa proyek yang bersamaan, distribusi sumber daya dapat lebih seimbang sehingga tidak ada proyek yang dikorbankan. Kekurangan bentuk organisasi ini : • Sentral pengambil keputusan ada pada dua pihak yaitu manajer proyek dan divisi fungsional ( berimbang ). Dan bila terjadi keraguan siapa yang kena beban, pekerjaan proyek bisa terbengkalai. • Akibat perpindahan sumber daya dari satu proyek ke proyek lain, sehingga masing-masing manajer proyek merasa bersaing. Dalam hal ini, manajer proyek cendrung ingin mensukseskan proyeknya dan bukan target organisasi secara keseluruhan. • Terdapat masalah loyalitas karena ada 2 komando / atasan yaitu manajer fungsional dan manajer proyek. ( siapa yang lebih diutamakan ? ). Pemilihan Bentuk Organisasi Proyek Karena masing-masing proyek memiliki kelebihan dan kekurangan maka perlu dipertimbangkan pemilihan bentuk organisasi yang tepat. Berikut ini dapat dibuat sebagai bahan pertimbangan dalam memilih bentuk organisasi yang sesuai. • frekuensi adanya proyek baru • lama proyek • ukuran proyek : tingkat pemakaian tenaga kerja, modal dan sumber daya lain • kompleksitas hubungan jumlah fungsional yang terlibat dan ketergantungannya


6

BAB IV NETWORK PLANNING Metoda manajemen banyak bermanfaat terutama dalam hal perencanaan,penjadwalan, dan pengawasan pembangunan proyek , bermanfaat dalam pengambilan keputusan ( " decision making " ) serta kegiatan-kegiatan operasional lainnya. Penerapan metode manajemen disegala bidang kegiatan pada kenyataannya prosedurnya tidaklah begitu kompleks, hal mana dapat dianalisa secara sistematis dan sederhana dengan menggunakan analisa jaringan kerja. Analisa jaringan kerja merupakan suatu istilah umum yang digunakan untuk semua aspek jaringan kerja dalam perencanaan dan pengawasan proyek. Defenisi Analisa jaringan kerja ialah suatu sistem kontrol proyek dengan cara menguraikan pekerjaan menjadi komponen-komponen yang dinamakan kegiatan(activity). Selanjutnya kegiatan ini disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga memungkinkan proyek dapat dilaksanakan dan diselesaikan dengan ekonomis, dalam waktu yang sesingkat mungkin dengan jumlah tenaga kerja yang minimum. Rencana jaringan kerja merupakan suatu pernyataan secara gratis dari kegiatan-kegiatan yang diperlukan dalam mencapai suatu tujuan akhir. Tujuan teknik analisa jaringan kerja secara umum dapat diterangkan sebagai berikut : Untuk mengkoordinir semua unsur (element) proyek kedalam suatu rencana utama (master plan) dengan menciptakan suatu model kerja untuk melengkapai proyek sehingga diperoleh data sebagai berikut : 1. Waktu terbaik untuk pelaksanaan kegiatan. 2. Pengurangan/penekanan ongkos/biaya 3. Pengurangan resiko. Mempelajari alternatif-alternatif yang terdapat didalam dan diluar proyek. Untuk mendapatkan atau mengembangkan skedul yang optimum. Penggunaan sumber-sumber secara efektif dan efisien. Alat komunikasi antar pimpinan. Pengawasan pembangunan proyek. Memudahkan revisi atau perbaikan terhadap penyimpangan yang terjadi. Beberapa teknik jaringan proyek (network planning) yang dikenal untuk perencanaan dan pengendalian proyek adalah: 1. C.P.M (critical path method). Teknik C.P.M penyusunan jaringan kerja di identifikasikan kearah kegiatan serta menggunakan "'single time estimate" sebagai waktu pelaksanaan. 2. P.E.R.T (Program Evaluation & Review Technigue). Teknik ini adalah suatu metode yang bertujuan untuk semaksimal mungkin mengurangi adanya penundaan kegiatan (proyek, produksi, dan teknik) maupun rintangan dan perbedaan-perbedaan ; mengkoordinasikan dan menyelaraskan berbagai bagian sebagai suatu keseluruhan pekerjaan dan mempercepat seleksinya proyek-proyek. 3. A.B.M (Activity Box Method). Metode ini merupakan gabungan antara beberapa ketentuan yang digunakan dalam sistem PERT dan CPM. Jaringannya merupakan hubungan antara waktu dan kegiatan. Analisis jaringan kerja (Network Analysis). 4. Analisis jaringan kerja merupakan suatu istilah umum untuk semua aspek dari penggunaan jaringan kerja didalam perencanaan dan pengawasan kegiatan proyek.


7

Manfaat Analisa Jaringan Kerja adalah : Untuk melengkapi rancangan, untuk memperbaiki metode perencanaan dan pengawasan, memperbaiki komunikasi dan pengambilan keputusan dan secara umum untuk mempertinggi effektivitas manajemen dalam menyelesaikan proyek. Untuk penghematan biaya, waktu dan mempertinggi daya guna (effisiensi) kerja, baik manusia maupun peralatan serta menjamin ketepatan selesainya suatu proyek. Pengganbaran Diagram Jaringan Kerja (Network Diagram) Simbol untuk diagram ada 2 macam, yaitu : 1. Diagram panah. 2. Diagram pendahulu. Diagram panah. Simbol arti/uraian Anak panah menyatakn kegiatan nyata. --------------

Misal : menggali saluran,mengecor fondasi dll Menyatakan kegiatan/kejadian/peristiwa/event

Setiap kegiatan harus dimulai pada suatu kejadjan (event) dan selesai pada kejadian lain. Contoh :

1

2

Kegiatan A dimulai pada kejadian 1 dan selesai pada kejadian

1

2

3

Kegiatan A dimulai pacta event 1 dan selesai pada event 2 yang diikuti kegiatan B yang dimulai pacta event 2 dan selesai pada event 3.

3

1

2 4


8

BABV SIKLUS TINGKAT PROYEK Pengetahuan mengenai seturuh siklus tingkat proyek penting sekali bagi mereka yang terlibat dalam pembuatan dan pelaksanaan proyek, terutama kepala proyek. Tiap tingkatan dalam siklus harus mengkait satu dengan lainnya. Tahap-Tahap Proyek Dalam siklus proyek terdapat tiga tahap yaitu perencanaan, penlaksanaan, dan kegiatan lanjutan dimasing-masing tahap terdapat tingkat-tingkat kegiatan proyek. Pada tahap perencanaan proyek terdapat tingkat-tingkat kegiatan : Pra-pengenalan proyek. Pengenalan proyek. Persiapan proyek, dan Persetujuan akhir dan pembagian dana pembangunan. Pada lahap pelaksanaan proyek terdapat tingkat kegiatan : a. Permulaan awal, b. Permintaan tender, pengadaan lelang. c. Pembuatan usunan (design) akhir kegiatan d. Kegiatan konstruksi dan pekerjaan lapang. e. Kegiatan operasional percobaan (triat operation) Pada lahap kegiatan lanjutan terdapat masa peralihan dari tahap pelaksanaan ketahap Kegiatan lanjutan apabita kegiatan operasional percobaan tetah berproduksi pada tingkat tertentu. Setelah berlangsung beberapa waktu, diadakan penilaian atau evaluasi untuk menentukan apakah proyek telah memberi hasil dan keuntungan sebagaimana telah direncanakan. Dibawah ini akan diuraikan lebih rinci dalam tiap tahap tingkat-tingkat kegiatan siklus proyek. Tahap Perencanaan Proyek Pada tahap perencanaan proyek siklus bermulai dengan tingkat prapengenalan, yang mencakup kegiatan pengumpulan gagasan dari sektor, daerah, kelompok kepentingan dari lain sebaganya. Gagasan-gagasan ini disaring dan kemudian dirundingkan dengan penyediaan dana dari lembaga keuangan dalam negeri maupun dari luar/negara donor di luar negeri. Pada tingkat silus proyek ini kemudian dibuat juga suatu penelusuran prakelayakan mengenai gagasan yang akan dituangkan dalam proyek-proyek,serta yang kemudian akan dicarikan dana yang mendukungnya. Maka sampailah siklus proyek ketingkat pemilihan proyek. Setelah proyek dipilih dan dana pembiayaan disetujui, sampailah kegiatan siklus ini ke tingkat persiapan proyek. Pada tingkat persiapan proyek segala aspek– aspek teknis, ekonomis; keuangan/pembiayaan, sosial dan manajemen diteliti, untuk kemudian dibuat laporan proyek untuk kemudian diajukan kepada lembaga-lembaga keuangan yang menyediakan dana pembiayaan proyek-proyek. Pada saat demikian ini maka mulailah tingkat persetujuan proyek. Pada tingkat persetujuan proyek staf penyelia sana pembiayaan dan staf penyususnan laporan proyek menilai secara rinci dan cermat seluruh aspek–aspek proyek (teknis, ekonomis, financial,institusional). Untuk dibuat suatu laporan penelitian. Dalam penilaian teknis dilaporkan samapi berapa jauh desain (design), engineering, serta segi–segi ekonomi, lingkungan dan sebagainya telah memenuhi norma- norma atau syarat yang telah dibakukan. Disampingitu disebut juga bentuk– bentuk alternatif, apabila ada kelemahan dan kekurangan. Lebih rinci lagi dijawab dalam laporan ini masalah–masalah skala fisiknya “lay – out”dan lokasi sarana, alat–


9

alat dan proses dipergunakan , cara pendekatan dalam pengunaan sarana yang diperlukan; sampai berapa jauh kemungkinan keberhasilan perncanaan proyek tersebut dengan jadwal yang telah ditetapkan. Pada penilaian ekonomis dibuat analisa biaya dan manfaat (cost benefit analysis) mengenai bernacam-macam desain proyek secara altematif, untuk kemudian dipilih proyek yang paling bermanfaat dalam rangka tujuan yang hendak dicapai. Penilaian ekonomis mencakup juga penelusuran mengenai program investasi dalam sektor-sektor , kemampuan dan kelemahan lembaga-lembaga sektorial dan kebijaksanaa pemerintah dalam sektor-sektor tersebut. Tahap Pelaksanaan proyek Tahap pelaksanaan proyek mencakup berbagai ragam kegiatan seperti : 1. Penggerakan (activation). 2. Pengorganisasian. 3. Pengawasan (supervision) monitoring. Dalam kegiatan pengorganisasian dibuata struktur organisasi pelaksanaan,dengan peraturan kewenangan, pembagian kerja dan uraian tugas dan staffing. Pengawasan mulai dengan penentuan norma-norma atau standard yang telah dibuat dalam tujuan dan sasaran rencana proyek, pengumpulan data dan keterangan hasil melalui monitoring, perbandingan basil dengan rencana, serta mengadakan perbaikan atau korksi. Monitoring dapat dilakukan beberapa kali selama proyek berlajan : 1) apabila ditemui kesulitan atau masalah, 2) apabila suatu investasi besar sedang berjalan, dan 3) apabila proyek sudah benar-benar terlaksana dan berjalan secara teratur. Disamping kegiatan-kegiatan diatas, Coralir buyant & Louise White menyebutkan kegiatan-kegiatan : pengorganisasian tugas-tugas untuk mencapai tujuan proyek dan pemberian motivasi (donatur) untuk pelaksanaan tugas-tugas secara efektif. Secara rinci kedua kegiatan mencakup : 9 Penyusunan proses pengisian lowongan dan proses latihan (training) ; pencarian dukungan dari lingkungan proyek dan pencarian informasi. 9 Penugasan staf dan mencari hubungannya hubungan dengan pendukung dari luar organisasi, dan penentuan prosedur penyelesaian perselisihan. 9 Proses permulaan kegiatan proyek penentuan proses komunikasi, dan caracara penyelesaian hambatan-hambatan. Siklus, Perencanaan dan menejemn Proyek Terpadu Suatu cara pendekatan lain untuk menguraikan peranan dan penggunaan proyek dalam pelaksaan pembangunan adalah melalui analisi siklus proyek rencanaan dan manajemen terpadu. Siklus Proyek Perencanaan dan manajemen terpadu adalah suatu konsep untuk mengamati dan mengadakan analisis seluruh proses kegiatan proyek pembangunan sejak dimulai dengan tahap perencanaan sampai dengan pelaksanaan dan pasca penilaian. Konsep peralatan analisis ini dibagi atas empat tahap, yaitu : 1. Tahap Perencanaan, Penilaian dan Pembuatan pola (design). 2. Pemilihan, persetujuan dan kegiatan tindakan; 3. Pelaksanaan, Pengawasan dan penyerahan 4. Evaluasi dan Penyempurnaan. 9

Tahap Perencanaan, Penelitian dan Pembuatan Pola Pada tahap ini terdapat tiga tugas : a. Identifikasi dan formulasi Proyek.


10

b. c.

Analisis kelayakan dan penilaian proyek. Pembuatan pola proyek.

9

Tahap Pemilihan, Persetujuan dan Kegiatan Tindakan Pada tahap ini terdapat dua bagian tugas : a. Pemilihan/seleksi dan persetujuan dan b. Kegiatan/tindakan.

9

Tahap Pelaksanaan, pengawasan dan Penyerahan Proyek Pada tahap ini terdapat tiga tugas : a. Pelaksanaan. b. Pegawasan dan pengendalian, dan c. Pemutahiran dan penyeahan.

9 Tahap evaluasi dan Penyempurnaan. Tugas pertama dalam tahap evaluasi dan penyempurnaan ini adalah evaluasi dan tindak lanjut dan kemudian diikuti dengan tugas penyempurnaan kebijaksanaan dan perencanaan. Tugas evaluasi dan tindak lanjut dapat di bedakan tiga kegiatan, yaitu : 1. Evaluasi terus-menerus. 2. Evaluasi pra-proyek. 3. Evaluasi puma-proyek Pada Evaluasi terus menerus ini merupakan bagian dari monitoring (pengamatan), yaitu kegiatan pengumpulan data pelaksanaan, serta membandingkannya dengan suatu standard/norma, untuk kemudian ditentukan perlu tidaknya tindakan-tindakan koreksi apabila diperlukan sehubungan dengan penyimpangan. Pada Evaluasi Proyek ini sebelum proyek disetujui oleh pihak yang berwenang dinamakan evaluasi pra-proyek, yang mencakup : a. Evaluasi ekonomis. b. Evaluasi keuangan. c. Evaluasi pemasaran. d. Evaluasi organisasi. e. Evaluasi manajemen. f. Evaluasi teknis. a. Evaluasi Ekonomis Dalam evaluasi ekonomis diadakan analisis manfaat & biaya (benefit-cost analysis), yaitu apakah proyek menyumbang pencapaian sesuatu program pembangunan keseluruhan atau sektoral ; apakah barang dan jasa yang dihasilkan proyek dapat dipasarkan dan apakah proyek itu pada umumnya mempunyai manfaat ekonomis. Dalam evaluasi ekonomis ditekankan hasil keseluruhan atau produktivitas atau manfaat yang diperoleh dan sumber daya yang dipakai dalam proyek untuk rakyat masyarakat dan perekonornian, tanpa melihat siapa dalam rnasyarakat yang menerimanya ini isebut "social returns". Manfaat proyek dapat dibagi atas : a. Manfaat langsung. b. Manfaat tidak langsung, dan c. Manfaat yang tidak nyata. Pada manfaat langsung berupa kenaikan dalam nilai produk yang dihasilkan, yang disebabkan oleh pertam, naiknya produksi 9 yang disebabkan oleh kenaikan permintaan terhadap produk tersebut, sehingga penerimaan keseluruhannya naik;


11

kedua, perbaikan pada mutu produk, sehingga harga rata-rata naik dan pada gilirannya jumlah penerimaan juga naik ketiga, oleh perubahan pada lokasi dan waktu pemasaran produk, sehingga terjadi perbaikan dalam pemasaran produk keempat, oleh perubahan dalam bentuk produk, melalui pemilihan dan pengolahan, sehingga nilai produk naik serta pengangkutan dan penyimpanan produk dipermudah. Pada manfaat tidak langsung mencakup; manfaat karena besarnya usaha, manfaat dan peningkatan pendidikan dan kesehatan kepada produktivitas tenaga kerja dan sebagainya. Manfaat tidak nyata suatu proyek mencakup: manfaat dari perbaikan lingkungan hidup, manfaat dari perbaikan pemandangan, manfaat dari perbaikan pemerataan pendapatan dan lain sebagainya. b. Evaluasi Keuangan Dalam evaluasi keuangan dilakukan hal-hal sebagai berikut: 1. Pembuatan perhitungan usaha, yang meliputi penyusunan biaya operasional, perkiraan pendapatan, dan keuntungan. 2. Penyusunan jadwal modal kerja, yang berisi informasi mengenai kebutuhan modal kerja perusahaan. 3. Biaya investasi, jadwal penyusutan dan nilai "salvage" . 4. Pembayaran bunga dan jadwal pembayaran kembali hutang-hutang. 5. Perhtungan rugi-laba dengan mempergunakan informasi dari perhitungan usaha, investasi dan pembayaran bunga dan jadwal pembayaran kernbali hutang-hutang. c. Evaluasi Pemasaran Dalam evaluasi pemasaran dilakukan peenelaahan pasar yang meliputi berbagi kegiatan : 1. Penelaahan lingkungan besar. 2. Penelaahan lingkungan usaha. 3. Penelaahan strategi/siasat pemasaran 4. Penelaahan pengorganisasian pemasaran. 5. Penelaahan sistem pemasaran. 6. Penelaahan unsur-unsur campuran pemasaran atau funsi-fungsi pemasaran. d. Evaluasi organisasi Dalam evaluasi organisasi diadakan penelitian mengenai apakah organisasi proyek sudah yang paling tepat untuk melaksanakannya secara efektif dan efisien serta pula apakah telah terjalin hubungan jauh dengan proyek-proyek lain yang berkaitan, serta unsur-unsur lingkungan proyek lainnya. e. Evaluasi manajemen Dalam evaluasi manajemen diadakan penelaahan meliputi cukup tersedianya tenaga ahli dalam dan luar neegeri perlunya diadakan pendidikan dan training di dalam dan di luar negeri disamping itu diadakan penelitian mengenai telah terpenuhinya syaratsyarat dalam pemilihan/penunjukan seorang manajer proyek serta tugas-tugasnya; f.Evaluasi Teknis Dalam evaluasi teknis perlu ditelaah apakah proyek itu layak secara teknis dan engineering, yang mungkin harus dibuktikan dengan suatu studi kelayakan sebelumnya; barangkali perlu diteliti apakah dipergunakan teknik yang telah kadaluarsa, atau pemilihan teknologi yang terlalu canggih, yang tidak sesuai dengan


12

tujuan untuk meningkatkan kesempatan kerja. Dalam mengambil keputusan mengenai segiteknis dari proyek perlu memperhatikan segi-segi : 1. Kapasitas fisik dan pola/desain proyek. 2. Lokasi fisik proyek. 3. Penjadwalan Proyek. Dalam evaluasi purna-proyek penelitian dapat dikelompokan dalam 2 kelompok : a. Pengukuran hasil pelaksanaan proyek, dan b. Penentuan pelaksana proyek CASE STUDY Rencana Pembangunan Proyek Pabrik Pupuk (fertilizer Plant Proyek) Hasil penelitian di suatu negara di Amerika Latin, menunjukan adanya kebutuhan yang meningkat terhadap pupuk untuk pertanian. Hal ini disebabkan karena adanya produksi pertanian yang meningkat sampai 15%, sejak tahun 1975. Data-data hasil penelitian menunjukan bahwa produksi pupuk dalam negeri yang telah ada saat itu, tidak dapat memenuhi permintaan yang meningkat untuk 10 tahun mendatang. Permintaan pupuk saat itu berjumlah 60.000 sak dan ada kemungkinan akan meningkat sampai 100.000 sak dalam 10 tahun mendatang. Hasil penelitian menunjukan bahwa 50% dari kebutuhan tersebut akan dapat dipenuhi dari suply yang ada di dalam negeri. Sehubungan dengan akan adanya kekurangan akan pupuk dalam 10 tahun mendatang, pemerintah negera tersebut merencanakan akan memebangun pabrik pupuk. Berdasarkan informasi gathering yang telah dilakukan, disarankan agar rencana pabrik pupuk yang akan dibangun, hendaknya dapat berproduksi dengan kapasitas 75.000 sak/tahun untuk 10 tahun mendatang. Harga satu sak pupuk ( isi 50 kg/sak) adalah 150 pesos. Menurut tenaga-tenaga ahli dibidang pupuk bahwa bahan baku yang diperlukan untuk produksi pupuk tersebut sudah dapat diperoleh di dalam negeri. Data-data teknis menunjukan : a. Perkiraan biaya yang diperlukan untuk ( dalam ribuan pesos) 1. Konstruksi bangunan pabrik dan 2.500 Dana pergudangan 2. Pembelian mesin-mesin,conveyor 8.000 Dan auxilliaries lainnya 3. Pembangunan perkantoran 1.000 4. Pembangunan perumahan untuk karyawan 2.500 *) 5. Planning, Organizational and traing cost 800 Keterangan : *) Rumah-rumah tersebut kemudian akan dijual kepada karyawan pabrik dengan angsuran 10 tahun dan bunga 10%/tahun. b. Rencana produksi Kapasitas produksi adalah 75.000sak/tahun dengan rencana 70% pada tahun pertama beroperasi, 90% pada tahunn ke-2 dan mulai tahun ke-3 dan seterusnya adalah 100%. Diperlukan dua tahun persiapan sebelum pabrik mulai ini aktual operation.


13

c. Biaya-biaya Untuk mendirikan suatu pabrik diperlukan biaya-biaya sebagai berikut : 1. Operational cost, meliputi biaya-biaya untuk bahan baku, gaji dan upah, peralatan kantor dan lain sebagainya. 2. Maintenance cost, terdiri dari perbaikan-perbaikan dan penggantian sparepart. Rencana biaya tersebut (operational dan maintence cost) adalah sebagai berikut : Tahun

estimated operasional and Maintance cost : (000 pesos)

1-2 3-6 7-8 9-10 11-13 14-20

8.000 7.500 7.800 8.200 8.500 8.700

Dalam tahun ke-14 akan diadakan overhaul dan biaya overhaul ini ditaksir 1.000.000 pesos masing-masing. Salvage value dariapa mesin-mesin, bangunan pabrik, perkantoran dan gudang ditaksir 10% dari biaya/harga sebenarnya d. Sumber dana Pembiayaan Dalam pembiayaan untuk peralatan/mesin-mesin coveyor clan auxilliaries serta pemasangannya akan diperoleh adri kredit bank dunia, dengan syarat pembayaran kembali adalah dalam jangka waktu 20 tahun, termasuk masa tenggang waktu 5 tahun, dengan bunga 8% per tahun, selama tenggang waktu bunga tidak dibayar. 60% dari biaya proyek diluar kredit Bank dunia, akan dibiaya dari kredit bank pembangunan Daerah, dengan bunga 10% pertahun dan sisanya , yaitu 40% akan dibiayai dari dana pemerintah daerah. Pabrik tersebut akan dioperasikan oleh perusahaan daerah dan average return terhadap investasi pabrik ini, diharapkan 15%. e. Pelaksanaan Studi Tujuan daripada rencana investasi ini adalah untuk membangun pabrik abru yaitu pabrik pupuk. Information gathering menunjukan adanya kenaikan kebutuhan akan pupuk dalam 10 tahun mendatang, sedang supply dalam negeri yang ada saat ini, belum dapat rnemenuhinya. Report study of fertilizer plant project, disusun berdasarkan sistematika sebagai berikut; 1. Latar Belakang Sebagai akibat adanya peningkatan produksi pertanian sejak tahun 1975 dengan rata-rata 15 % per tahun, mengakibatan adanya kenaikan kebutuhan terhadap pupuk. Kebutuhan akan pupuk saat itu rata-rata setiap tahun adalah 60.000 sak 9 satu sak 50 kg ). Diperlukan dalam 10 tahun mendatang, kebutuhan akan pupuk akan meningkat dengan 100.000 sak setiap tahun. Dengan asumsi , 50% dari kebutuhan didalam negeri akan dapat dipenuhi dari suplier pupuk yang telah ada. Hal ini berarti kenaikan akan kebutuhan terhadap pupuk dalam 10 tahun mendatang tidak akan dapat dipenuhi dari persediaan di dalam negeri.


14

2. Aspek Pemasaran Berdasarkan data-data yang diperoleh, maka tujuan dari pada studi ini adalah mendirikan pabrik pupuk baru dengan kapasitas produksi 75.000 sak/tahun dan dengan harga jual 150 pesos/sak. Mengingat adanya kenaikan kebutuhan akan pupuk dalam 10 tahun mendatang, sedangkan persediaan dalam negeri yang ada pada saat itu tidak dapat memenuhi kebutuhan tersebut, maka pemasaran hasil produksi pupuk tidaklah akan mengalami kesulitan. 3. Aspek Teknis Analisa teknis yang telah dilakukan berdasarkan plant design, memberikan hasil perhitungaan sebagai berikut ; a. lnvestasi tetap meliputi : Investasi tetap 1. 2. 3. 4. 5.

Dalam ribuan pesos

Biaya konstruksi Pembelian mesin – mesin Biaya pembangunan gudang Biaya pembangunan rumah Biaya pendidikan

2.500 8.000 1.000 2.500 800

b. Aspek Teknis Biaya operasi dan pemeliharaan Tahun 1-2 3-6 7*)-8 9-10 11-13 14**) – 20 *) Biaya overhaul tahun ke –7 **)biaya overhaul tahun ke 14 jumlah

Dlam ribuan pesos 8.000 7.500 7.800 8.200 8.500 8.700 1.000 1.000 51.400

c. Kapasitas dan rencana produksi Kapasitas produksi 75.000 sak/tahun Rencana produksi 9 Tahun pertama : 70% x 75.000 = 52.500 sak 9 Tahun Kedua : 90% x 75.000 = 67.500 sak 9 Tahun ketiga dst :100% x 75.00 = 75.000 sak d. Jangka waktu proyek 9 Waktu persiapan adalah 2 tahun 9 Umur ekonomis proyek adalah 20 ,tahun e. Sumber bahan mentah Sebagian besar bahan mentah yang diperlukan dapat diperoleh dari dalam


15

legeri kecuali peralatan/mesin-mesin pabrik harus diimport dari luar berdasarkan spesifikasi mesin-mesin yang telah ditetapkan oleh para teknisi.

negeri

f. Legal Isues Masalah disini yang perlu diutarakan antara lain menyangkut : 9 Masalah pembebasan tanah, 9 Masalah pendirian pabrik. 9 Bentuk perusahaan. 9 Prosedur pinjaman kredit,kontrak dengan kontraktor,suplloer dsb. 4. Aspek Ekonomi a. Rencana pendapatan Rencana pendapatan suatu pabrik meliputi : Hasil penjualan produksi. Tahun

(dalam ribuan pesos)

1 2 3

7.875 10.125 11.250

2. Hasil penjualan rumah Harga rumah 2.500.00,-, angsuran 10 tahun dengan bunga 10 % / tahun tahun 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Harga rumah 2.500 2.250 2.000 1.750 1.500 1.250 1.000 750 500 250 -

angsuran 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250

Bunga 10 % 250 225 200 175 150 125 100 75 50 25

3. Salvage value 10 % dari nilai : Bangunan pabrik dan gudang Bangunan perkantoran 10% X 3.500

b. Rencana pengeluaran/biaya (cost) 1. model tetap 2. biaya operasi dan pemeliharaan


Angsuran + bunga 500 475 450 425 400 375 350 325 300 275

(dalam ribuan pesos) 2.500 1.000 = 350

(dalam ribuan pesos) 14.800 51.400

16

c. Sumber dana/sumber pembiayaan ; Project coost............................................. Terdiri atas : 1. Initial investment (ko)......... 6.800 - 60% kredit bank = 4.080 - 40% dpd = 2720

14.800

3. Kredit bank dunia 8.000 d. Rencana pembayaran kembali kredit Rencana Pembayaran kembali kredit, meliputi : 1. Kredit Bank pembangunan daerah. 2. Kredit bank dunia. e. Manfaat Priyek 1. Para petani langsung akan memperoleh manfaatnya, karena dengan bertambahnya supply pupuk akan dapat mencegah kenaikan harga pupuk. 2. Dapat meningkatkan produksi pertanian. 3. Menambah lapangan kerja baru. 4. Terbuka kemungkinan timbulnya industri-industri/kegiatan usaha penunjang kebutuhan pabrik tersebut. 5. Sebagian besar bahan baku untuk keperluan produksi akan dipergunakan dari sumber bahan di dalam negeri. Hal ini berartiakan adanya kegiatan usaha di sektor penghasil bahan baku.Dengan adanya rencana pebrik tersebut untuk menjual perumahan yang dibangun kepada karyawan dengan cara mengangsur, berati akan dapat menaikkan taraf hidup para karyawan pabrik tersebut. f. Saran-saran. Berdasarkan analisa-analisa serta evaluasi yang telah dilakukan yang dititik beratkan pada analisa ekonomi menunjukan bahwa proyek ini adalah feasible (NPV = + dan B/C > 1). Sehubungan dengan hal tersebut disarankan agar proyek ini dilaksanakan. DAFTARPUSTAKA Cliford-Erik, Project Management ( The Managerial Approach) Dipohusodo, Istimawan, Manajemen Proyek & Konstruksi Jilid 2 Santoso, Budi, Manajemen Proyek Edisi I


17

PENGELOLAAN PROYEK NURHAYATI. Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara

Recommend Documents