Pengantar Akuntansi 2 PENGENDALIAN INTERNAL DAN AKUNTANSI KAS
Tahap/Proses Akuntansi: Transaksi
Jurnal
Buku Besar Neraca Saldo
* Jurnal Penyesuaian N. Saldo Penutup N. Saldo Stlh Disesuaikan Jurnal Penutup
Lap. L/R dan Neraca Lap. Perubahan Modal Laporan Keuangan
Neraca Lajur
Laporan Keuangan • Berisi informasi keuangan yang sangat dibutuhkan oleh: a. Pihak manajemen (yg bertanggung jawab atas kebenaran informasi tersebut) b. Pihak di luar perusahaan (yang menggunakan informasi keuangan untuk pengambilam keputusan) ex: kreditur, investor, pemerintah, dsb.
Pencatatan akuntansi selalu didasarkan pada bukti transaksi. Artinya bagian akuntansi tidak akan melakukan pencatatan tanpa adanya bukti transaksi. Bukti transaksi dapat muncul dari masingmasing bagian atau divisi dalam perusahaan. Untuk itu perlu adanya suatu sistem yang dapat mencegah atau mendeteksi kesalahan, baik kesalahan yang tidak disengaja (error) maupun yang disengaja oleh pembuat laporan, sehingga informasi dalam laporan keuangan diharuskan dapat diandalkan artinya harus bebas dari kesalahan.
Sistem yang umumnya diterapkan dalam perusahaan untuk meningkatkan keandalan catatan akuntansi dan laporan keuangan perusahaan disebut dengan sistem pengendalian interen.
Definisi Pengendalian Internal: Pengendalian internal adalah sistem yang dibuat oleh perusahaan yang meliputi prosedur-prosedur, serta penerapan metode-metode yang saling berkaitan yang diterapkan dalam suatu organisasi untuk menjaga harta milik perusahaan, meningkatkan keandalan catatan akuntansi, meningkatkan efisiensi operasi, dan menjamin kesesuaian dengan ketentuan hukum dan peraturan yg berlaku.
Pengendalian Internal Dibagi Menjadi Dua: 1. Pengendalian Internal Administrasi: Pengendalian internal administrasi mempunyai tujuan meningkatkan efisiensi operasi (pelaksanaan) dan meyakinkan bahwa kebijakan manajemen diaati karyawan. 2. Pengendalian Internal Akuntansi: Pengendalian internal akuntansi mempunyai tujuan agar harta milik perusahaan dapat terjaga dari kecurangan dan agar catatancatatan akuntansi dapat dipercaya.
6 Prinsip Aktivitas Pengendalian: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Penetapan Tanggung Jawab Pemisahan Tugas Prosedur Dokumentasi Pengawasan Fisik Verifikasi internal secara independen Pengendalian SDM
Karakteristik Pengendalian Internal Yang Baik: 1. Karyawan yang kompeten dan penuh integritas. 2. Pemisahan fungsi yang meniadakan kecurangan. 3. Otorisasi transaksi yang memadai. 4. Pencatatan yang memadai. 5. Penanganan kekayaan yang memadai. 6. Pembandingan kekayaan dan catatannya secara periodik.
Manfaat Pengendalian Internal bagi Perusahaan: 1. Menjamin semua transaksi dicatat secara lengkap dan akurat. 2. Memastikan transaksi yang dapat dilaksanakan. 3. Menjamin semua transaksi didukung dengan dokumen yang memadai 4. Menjamin bahwa asset dan kewajiban perusahaan telah ditetapkan dengan benar yang dapat berguna sbg informasi untuk pengambilan keputusan dalam menjalankan perusahaan. 5. Meminimalkan risiko kecurangan dan penyalahgunaan asset perusahaan.
AKUNTANSI KAS
DEFINISI TENTANG KAS Kas dapat didefinisikan sebagai jenis aktiva lancar yang merupakan alat pertukaran dan dipakai sebagai alat pengukur dalam akuntansi Kas merupakan alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas adalah uang kertas, koin dan elemen-elemen lain yang bisa ditunaikan pada nilai nominal, tanpa batasan setiap waktu.
Elemen Kas: Uang kertas, uang logam, dan elemen lain yang dapat ditunaikan setiap saat, seperti cek dari langganan, simpanan dalam bentuk giro, cek perjalanan (traveller
check) dan sejenisnya.
Elemen-elemen lain yang tidak memenuhi syarat untuk dapat ditunaikan pada nilai nominalnya setiap saat bukan merupakan elemen kas, seperti cek mundur, deposito, benda-benda meterai, Cek Kurang Dana (Cek Kosong) dan sebagainya.
TERMASUK GOLONGAN KAS 1.Uang kertas (bill = currency) 2.Uang logam (coin), cek yang tidak disetorkan ke bank (personal check), cek yang belum disetorkan ke bank (check maturity = due date) 3.Surat perintah membayar atau pos wesel (money order), dana kas kecil (petty cash fund) 4.Bank drafts, cek kas kasir yang segera dapat diuangkan (cashier check) 5.Cek untuk perjalanan (traveller’s check) 6.Uang kas yang disimpan di Bank dalam bentuk rekening giro atau bilyet (demand deposit) 7.Simpanan uang di bank-bank luar negeri yang tidak dikenakan pembatasan penarikannya, nilainya dilaporkan sebesar nilai kursnya.
TIDAK TERMASUK GOLONGAN KAS 1.Cek mundur (post dated check), cek mundur tidak diakui sebagai kas hingga dapat diuangkan akan tetapi tetap dicatat sebagai piutang. 2.Cek kosong atau cek tidak cukup dana (not sufficient fund), cek kosong merupakan cek yang diuangkan ke bank akan tetapi oleh pihak bank ditolak dengan alasan dana yang tidak mencukupi sehingga hal nilai tersebut diakui sebagai piutang. 3.Perangko dan materai (postage), perangko dan materai tidak diakui sebagai kas karena sewaktuwaktu tidak dapat ditukarkan sesuai dengan nilai uang serta tidak berlaku disetiap tempat terutama di daerah.
TIDAK TERMASUK GOLONGAN KAS 4.Rekening bank khusus untuk membayar pajak 5.Rekening kas khusus untuk tujuan pembangunan gedung baru 6.Simpanan kas yang dibentuk untuk menjamin pembelian aktiva tetap 7.Deposito berjangka yang belum jatuh tempo 8.Kuitansi untuk biaya dibayar dimuka kepada para pembeli 9.Piutang dagang dan piutang wesel 10.Surat-surat berharga, dst
Manajemen Kas Elemen-elemen pengendalian kas yang ideal adalah: 1. Bagian yang menangani fisik kas harus terpisah dari bagian yang melakukan pencatatan atas kas. 2. Jumlah karyawan yang menangani kas harus terbatas. 3. Bagian yang menerima kas harus terpisah dengan bagian yang mengeluarkan kas. 4. Pencatatan kas harus segera dibuat begitu kas diterima atau dikeluarkan. 5. Seluruh kas yang diterima harus segera disetor ke bank.
Lanjutan Manajemen Kas 6. Pengeluaran kas untuk keperluan rutin dan berjumlah kecil, dibentuk dana kas kecil dengan sistem imprest 7. Kecuali pengeluaran kas dengan kas kecil harus digunakan cek. 8. Otorisasi pengeluaran cek adalah bukan penanda tangan cek 9. Tidak diperkenankan menanda tangani cek dalam keadaan belum diisi. 10. Semua faktur yang telah dibayar harus diberi cap lunas. 11. Cek yang keliru ditulis harus segera dicap tidak berlaku.
KECURANGAN TERHADAP KAS 1.Check Kitting kecurangan yang dilakukan dengan
cara manipulasi transfer antar bank agar saldo kas tampak lebih besar. 2.Lapping merupakan kecurangan yang dilakukan dengan menunda pencatatan penerimaan kas dari satu piutang sampai munculnya piutang berikutnya untuk dicatat dan dilaporkan. 3.Manipulasi Hasil Penagihan yaitu hasil penagihan kas tidak dibukukan dan nilai uang tersebut di gunakan untuk keperluan pribadi. 4.Manipulasi Terhadap Perkiraan piutang yaitu perkiraan piutang yang dikredit, tidak dicatat dengan penerimaan kas akan tetapi di debet ke potongan penjualan
KECURANGAN TERHADAP KAS 5.Penggunaan check atau uang untuk kepentingan pribadi dibebankan ke pengeluaran perusahaan. Seperti misal biaya untuk kepentingan pribadi dibebankan ke biaya pelatihan atau biaya proses produksi, sehingga dalam laporan keuangan pengeluaran pribadi tersebut menjadi sulit untuk di identifikasi. 6.Saldo kas dilaporkan lebih kecil dari yang seharusnya dengan cara memanipulasi kas masuk dan kas keluar. Kasus tersebut dapat dilakukan dengan mengecilkan perolehan pendapatan atau meninggikan biaya.
SISTEM PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN KAS Penggunaan
voucher untuk menjamin bahwa pengeluaran kas benar-benar dalam rangka pemenuhan kebutuhan perusahaan dan telah mendapatkan otorisasi dari pihak yang berwenang untuk mengeluarkan kas Dilakukan cash opname, yang dilakukan secara mendadak dengan tidak menentukan waktu pengecekan. Memisahkan tanggung jawab pengelolaan kas antara bagian yang menerima, mencatat serta menyimpan uang kas Kas yang diterima perhari oleh perusahaan dapat sesegera mungkin untuk disimpan dibank Dilakukan rekonsiliasi bank secara periodik
FAKTUR Faktur adalah surat yang berisi pernyataan bahwa barang-barang yang tertulis didalamnya telah dijual. Dokumen ini biasanya dibuat oleh pihak penjual. Faktur penjualan adalah dokumen yang dibuat oleh si penjual (pembuat faktur). Faktur pembelian adalah dokumen yang diterima oleh pembeli yang dikirimkan dari penjual.
Penggunaan Voucher Setelah faktur dicek dan disetujui, dibuat voucher. Voucher adalah dokumen yang berisi: 1. Keterangan ringkas transaksi 2. Tanda telah diperiksa 3. Persetujuan untuk dicatat dan dibayar Bentuk faktur berbeda antara perusahaan yang satu dan lainnya. Contoh di hal. 27 Haryono Jusup.
Pencatatan Voucher Atas dasar voucher yang telah disetujui, petugas bagian akuntansi akan membuat jurnal dalam register voucher. Contoh: Pembelian barang dagangan secara kredit (sistem perpetual) Jurnalnya: Okt 1 Persediaan Brg Dagangan x Utang Voucher x
Pembayaran Voucher
Pada saat pembayaran tiba vouher diserahkan kepada kasir untuk dibayar. Pembayaran dilakukan dengan check. Pejabat yang berwenang membuat check hanya akan menandatangani check apabila ia telah menerima voucher yang dilampiri dokumen pendukung yang lengkap. Setelah check diterbitkan dan dikirimkan kepada kreditor, voucher diberi cap Lunas. Voucher yang telah dilunasi, oleh bagian akuntansi dicatat dalam jurnal yang disebut register check. Okt 6 Utang Voucher x Kas x
DANA KAS KECIL Perusahaan dalam melakukanpembayaran setiap saat dan dalam jumlah relatif kecil tidak dapat menggunakan cek akan tetapi dengan menggunakan uang tunai. Kebutuhan perusahaan atas kas kecil ini untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan yang nilainya kecil seperti pembelian perangko, materai, kertas, biaya transportasi dan seterusnya.
KAS KECIL (PETTY CASH) Dana Kas Kecil adalah dana yang dibentuk untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya kecil dan sifatnya rutin. Pada dasarnya pengelolaan kas kecil dapat menggunakan dua macam sistem sebagai berikut: 1. Sistem Imprest (Sistem Dana Tetap) 2.Sistem Fluktuasi (Sistem Dana Berubah- Ubah)
Untuk tujuan pengendalian internal yang baik, kas kecil harus didasarkan pada sistem imprest, artinya sistem dengan saldo rekening kas kecil berjumlah tetap. Dalam sistem imprest, bagian kas kecil akan menangani pengeluaran rutin berjumlah kecil dengan membentuk dana kas kecil.
METODE PENYELENGGARAAN KAS KECIL 1. Metode Dana Tetap (Imprest System) Pada metode dana tetap, nilai saldo kas kecil selalu tetap sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh manajemen. Pembentukannya dilakukan dengan menyisihkan sebagian kas perusahaan. Pencatatan atas transaksi kas kecil tidak dilakukan pada saat terjadinya pengeluaran. Bukti-bukti pengeluaran disimpan bersama sisa uang kas kecil. Pencatatan baru dilakukan pada saat pengisian kembali dana kas kecil yakni pada saat nilai dana kas kecil melewati batas minimum dalam jumlah tertentu.
2. Metode Dana Tidak Tetap (Fluctuating System) Dalam sistem dana tidak tetap besarnya dana kas kecil berubah-ubah sesuai dengan transaksi yang menyangkut kas kecil. Pembentukannya dilakukan dengan cara menyisihkan uang kas perusahaan dan pengeluaran dicatat pada saat terjadinya transaksi pengeluaran.
PENGENDALIAN KAS MELALUI REKENING GIRO Penyimpanan kas dalam rekening giro bank merupakan bagian
dari pelaksanaan pengendalian intern, karena bank biasanya menerapkan praktek-praktek tertentu yang dapat mengamankan kas.
Bank secara periodik memberi laporan kepada pemegang giro
mengenai transaksi-transaksi yang telah terjadi secara rinci.
Agar perusahaan dapat memperoleh manfaat yang sebesar-
besarnya dari cara pengawasan ini, maka sebaiknya perusahaan membuat ketentuan bahwa semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan menggunakan cek (kecuali untuk pengeluaran melalui kas kecil).
PENGAWASAN MELALUI REKENING GIRO BANK DENGAN MENGGUNAKAN DOKUMEN BERUPA: Kartu Tanda-tangan Bank mensyaratkan bahwa setiap orang yang diberi kewenangan menadatangani cek (disebut: pemegang giro) untuk mencatumkan tanda tangannya pada kartu tanda tangannya. Hal ini dimaksudkan untuk melindungi bank dan pemegang giro dari kemungkinan adanya cek palsu atau cek yang tidak dibuat oleh pihak yang berhak.
Bukti setoran Bank biasanya telah menyediakan formulir yang digunakan pada saat seseorang akan menyetor ke rekening giro tertentu, yang disebut formulir atau bukti setoran.
PENGAWASAN MELALUI REKENING GIRO BANK DENGAN MENGGUNAKAN DOKUMEN BERUPA:
Cek Untuk mengambil uang dari suatu rekening giro, pemegang giro harus menarik cek, yaitu perintah kepada bank untuk membayar kepada orang atau perusahaan, sejumlah uang sebagaimaan tertulis dalam cek tersebut Laporan bank Pada akhir bulan, bank biasanya mengirimkan laporan bank bulanan kepada para pemegang giro. Laporan tersebut berisi saldo awal, saldo akhir bulan dan daftar transaksi yang terjadi selama bulan yang bersangkutan Rekonsiliasi bank Untuk menentukan saldo yang seharusnya perlu adanya penyesuaian perhitungan atau rekonsiliasi antara laporan bank dengan catatan kas menurut perusahaan.
FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB TIMBULNYA PERBEDAAN SALDO BANK DAN PERUSAHAAN Adanya pos-pos penerimaan yang telah dicatat oleh perusahaan tetapi belum dicatat oleh bank. Misalnya: setoran dalam perjalanan. Adanya pos-pos penerimaan yang telah dicatat oleh bank tetapi belum dicatat oleh perusahaan. Misalnya: bunga yang diberikan oleh bank atas jasa giro perusahaan. Adanya pos-pos pengeluaran yang telah dicatat perusahan belum dicatat oleh bank. Misalnya: cek dalam peredaran (out standing check).
FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB TIMBULNYA PERBEDAAN SALDO BANK DAN PERUSAHAAN
Adanya pos-pos pengeluaran yang telah dicatat oleh bank tetapi belum dicatat perusahaan. Misalnya; cek kosong yang ditolak pembayarannya oleh bank. Adanya kesalahan pencatatan baik yang dilakukan oleh bank maupun perusahaan.
TAHAP-TAHAP PENYUSUNAN REKONSILIASI BANK 1. Dimulai dengan saldo yang tercantum dalam laporan bank dan saldo yang tercantum dalam rekening Kas. 2. Tambahkan atau kurangkan pada saldo perbank, yaitu hal-hal yang tercantum dalam pembukuan perusahaan tetapi tidak tercantum dalam laporan bank. 3. Tambahkan atau kurangkan pada saldo per buku perusahaan, yaitu hal-hal yang tercantum dalam laporan bank tetapi tidak tercatat dalam pembukuan perusahaan.
TAHAP-TAHAP PENYUSUNAN REKONSILIASI BANK 4. Hitung saldo per bank yang telah disesuaikan dan saldo per buku yang telah disesuaikan. 5. Buatlah jurnal untuk setiap hal yang terdapat pada butir 3 di atas, yaitu hal-hal yang tercantum pada sisi per buku (perusahaan) dalam rekonsiliasi bank. 6. Perbaiki semua kesalahan yang terdapat dalam pembukuan perusahaan dan sampaikan pemberitahuan ke bank jika bank telah melakukan kesalahan
PT X LAPORAN REKONSILIASI BANK 31 DESEMBER 200X Saldo kas menurut bank Ditambah: -setoran dalam perjalanan -koreksi kesalahan Dikurangi: -cek yang masih beredar -koreksi kesalahan Saldo yang disesuaikan Saldo kas menurut perusahaan Ditambah: -penerimaan oleh bank -koreksi kesalahan Dikurangi: -pengeluaran belum dicatat prshan -koreksi kesalahan Saldo yang disesuaikan
xxx xxx xxx (xxx) (xxx) xxx xxx xxx xxx (xxx) (xxx) xxx
PT X LAPORAN REKONSILIASI BANK 31 DESEMBER 200x Saldo per Bank xxx Ditambah: Setoran dlm perjalanan xxx Koreksi kesalahan xxx Dikurangi: Cek masih beredar (xxx) Koreksi kesalahan (xxx) Saldo stlh disesuaikan xxx
Saldo Per Buku xxx Ditambah: Penerimaan oleh bank xxx Jasa Giro xxx Koreksi kesalahan xxx Dikurangi: Biaya Bunga (xxx) Cek Kosong (xxx) Koreksi kesalahan (xxx) Saldo stlh disesuaikan xxx
LAPORAN BANK Bank biasanya menggunakan catatan untuk setiap transaksi dari rekening yang ada. Ringkasan dari transaksi-transaksi tersebut biasanya disebut rekening koran
(statement of account). Rekening koran ini dikirim ke penabung biasanya sekali sebulan.
REKENING BANK SEBAGAI PENGAWASAN TERHADAP KAS Rekening bank merupakan alat utama untuk mengawasi kas perusahaan. Misalnya jenis-jenis usaha tertentu sering meminta semua penerimaan kas disimpan dalam rekening bank dan semua pembayaran kas sering dilakukan melalui bank. Bila sistem ini digunakan, ada catatan rangkap tentang transaksi kas-satu dari perusahaan tersebut dan lainnya dari bank.
PENYAJIAN KAS DI DALAM NERACA Jika belum dibatasi penggunaanya dimasukkan dalam rekening kas. Jika sudah dibatasi penggunaannya misalnya untuk keperluan khusus, seperti untuk membayar dividen yang telah diumumkan, untuk membayar utang yang telah dijanjikan pembayarannya, maka tidak boleh masuk elemen aktiva lancar.
