Pengadaan Sumber Daya Manusia

60

Manajemen Sumber Daya Manusia – BAB IV

Bab IV

Pengadaan Sumber Daya Manusia A. PENGERTIAN B. ANALISIS JABATAN C. URAIAN JABATAN (JOB DESCRIPTION) D. SPESIFIKASI JABATAN (JOB SPECIFICATION) E. EVALUSI PEKERJAAN (JOB EVALUATION) F. PEREKRUTAN/PENARIKAN G. PENYELEKSIAN H. PENEMPATAN I. LATIHAN/PERTANYAAN

Tujuan Belajar Setelah mempelajari Bab IV, Anda akan mendapat : Mendefinisikan Pengertian Pemahaman Tentang Pengadaan Sumber Daya Manusia Menjelaskan Fungsi Pengadaan SDM sebagai Fungsi Operasional MSDM Mendiskusikan Bagaimana Mahasiswa Memahami Arti Penting Pengadaan SDM dalam Organisasi. Deden Mastaka Ekapraja, Drs., SE., MM STIE Gema Widya Bangsa

61


BAB IV PENGADAAN SUMBER DAYA MANUSIA

A. PENGERTIAN Pengadaan

(procurement)

Sumber

Daya

Manusia

merupakan lingkup pertama dari fungsi operasional Manajemen Sumber Daya Manusia dalam suatu organisasi. Fungsi ini memiliki sasaran agar proses pengadaan sumber daya manusia dapat diperoleh sejumlah tenaga kerja tertentu sebagai sumber daya yang memiliki kualifikasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan dari jabatan atau pekerjaan tersebut.

Dengan demikian pengadaan

memfokuskan perhatiannya pada program-program pengadaan sumber daya manusia

yang mampu memecahkan masalah-

masalah kemampuan kerja (ability to work) dari tenaga kerja yang ditempatkan dalam organisasi. Proses pengadaan sumber daya manusia merupakan masalah penting, sulit, dan komplek karena proses ini akan menyangkut

pada

keberhasilan

dalam

menemukan

dan

menempatkan tenaga kerja yang memiliki kompetensi yang tepat

Deden Mastaka Ekapraja, Drs., SE., MM STIE Gema Widya Bangsa

62


dan efektif.

Tenaga kerja atau karyawan adalah asset utama

organisasi yang memiliki kedudukan sebagai perencana dan pelaku

aktif

dari

setiap

kegiatan

organisasi.

Dengan

dilatarbelakangi oleh tujuan setiap individu yang masuk ke dalam organisasi, tenaga kerja/karyawan mempunyai keinginan, pikiran, perasaan, status, pendidikan, usia, jenis kelamin yang heterogen yang dibawa ke organisasi. Perlakuan terhadap karyawan akan berbeda dengan sumber daya lainnya seperti mesin, material, dan money yang memiliki karakteristik pasif yang mampu dikuasai sepenuhnya untuk diarahkan pada pencapaian tujuan. Tenaga kerja/karyawan yang mempunyai keterampilan, kecakapan, dan kemampuan lainnya tidak dapat memberikan jaminan mampu mencapai produktivitas yang optimal, apabila tingkat moral dan kedisiplinannya rendah.

Produktivitas akan

optimal apabila memiliki keinginan untuk berprestasi tinggi sehingga mampu memberikan manfaat serta mampu mendukung bagi terwujudnya tujuan organisasi. Karyawan yang kurang mampu, kurang

cakap,

dan

produktivitas rendah

tidak

terampil

akan

mengakibatkan

sehingga menggangu pencapaian tujuan

organisasi. Oleh karena itu kuantitas dan kualitas karyawan/tenaga kerja harus sesuai dengan kebutuhan organisasi, sehingga efektif dan efisien dalam mendukung pencapaian tujuan organisasi. Penentuan kualitas tenaga kerja/karyawan didasarkan pada dua hal yaitu job design (rancangan jabatan) dan studi tentang tugas dan kewajiban jabatan (job analysis). Jadi pengadaan merupakan pula langkah pertama dan langkah yang mampu memberikan cerminan bagi berhasil atau tidaknya suatu organisasi dalam mencapai tujuan. Jika karyawan kompeten

maka

usaha

mewujudkan

tujuan

relatif

mudah


63


dibanding dengan karyawan yang kurang kompeten. Pengadaan tenaga kerja/karyawan ini harus pula mendapat perhatian yang serius dan didasarkan pada keberadaan analisis jabatan (job analysis), uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job

specification),

persyaratan

pekerjaan

(job

requirement),

evaluasi pekerjaan (job evaluation), pengayaan pekerjaan (job enrichment),

perluasan

pekerjaan

(job

enlargement),

dan

peyederhanaan pekerjaan (work simplification). Untuk mencapai proses pengadaan (procurement) yang tepat

harus

dilimpahkan

kepada

ahlinya

yaitu

dengan

menempatkan fungsinya pada bagian atau departemen tertentu. Fungsi ini biasa dijalankan oleh bagian personalia atau departemen Sumber

Daya

Manusia,

tergantung

pada

besar-kecil

suatu

organisasi. Bahkan pada organisasi kecil dan sederhana maka fungsi ini kerap dipegang oleh pimpinan organisasi sendiri sebab ruang lingkup organisasinya yang masih relatif kecil. Dalam mencapai pengadaan yang tepat perlu pula ditetapkan standard personalia yang jelas dan tepat. Penentuan

tenaga

kerja/karyawan

tidak

hanya

menyangkut bagian personalia/sumber daya manusia saja tetapi juga melibatkan seluruh departemen yang ada dalam organisasi, sebaga tenaga kerja/karyawan baru akan ditempatkan pada departemen-departemen yang membutuhkannya. Oleh karena itu bukan merupakan hal asing ada keterlibatan unsur pimpinan departemen

yang

membutuhkan

tenaga

kerja

tersebut.

Keterlibatan unsur pimpinan departemen tersebut bisa dilihat pada proses seleksi seperti pada tahap wawancara. Dari bahwa

pembahasan

pengadaan

tersebut diatas,

(procurement)

dapat disimpulkan

sumber

daya

manusia


64


merupakan usaha yang diarahkan untuk mendapatkan tenaga kerja/karyawan yang memiliki kualitas dan kuantitas yang

diperlukan

untuk

mencapai

tujuan

yang tepat

organisasi.

Untuk

mendapatkan hasil maksimal dari proses pengadaan perlu dibahas terlebih dahulu bagaimana menganalisis jabatan.

B. ANALISIS JABATAN Jabatan

(Job) merupakan sekumpulan tugas-tugas yang

dilakukan oleh seseorang tenaga kerja/karyawan untuk dapat menghasilkan suatu produk atau jasa. Setiap jabatan mempunyai tuntutan tertentu yang mengarahkan seorang pemegang jabatan (job

horlder)

pekerjaannya.

dapat

melakasanakan

atau

menyelesaikan

Studi tentang job requirement merupakan studi

tentang kemampuan yang dimiliki oleh seorang pegawai dan motivasi kerja dari pegawai yang bersangkutan. Untuk mengetahui tuntutan-tuntutan dari jabatan, perlu dilakukan Job Analysis (analisis jabatan). Analisis jabatan ini diperlukan agar dapat mendesain organisasi serta menetapkan kebutuhan

pekerjaan,

spesifikasi

pekerjaan,

dan

evaluasi

pekerjaan. Jadi analisis pekerjaan/jabatan adalah suatu proses analisis dan desain dari pekerjaan/jabatan yang akan dijadikan dasar bagi langkah-langkah menyelesaikan pekerjaan/jabatan tersebut. Analisis jabatan dapat dilakukan dengan cara : -

mengidentifikasi tugas-tugas yang diperlukan. Analisis jabatan menggunakan pendekatan yang berorientasi pada tugas-tugas (task-oriented approach). Misalnya analisis jabatan sekretaris, dengan cara bagaimana karyawan melakukan pengetikan, pengarsipan, dll.


65


-

melakukan spesifikasi pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan

yang

diperlukan

untuk

melaksanakan

pekerjaan (tugas-tugas yang terkandung dalam jabatan tersebut). Analisis jabatan menggunakan pendekatan yang berorientasi pada orang-orang yang memegang jabatan (person-oriented approach). Fokus analisisnya pada kualifikasi pemegang jabatan yaitu pengetahuan dan keterampilan yang harus dimiliki atau dikuasai. Misalnya

pada

pengetahuan

jabatan

sekretaris,

model-model

harus

surat,

memiliki mampu

menggunakan komputer, dll. Menurut pendapat Davis yang mendefinisikan analisis jabatan sebagai : ”Systematically collects, evaluates and organizes information

about

jobs.”

Sedangkan

menurut

Dale

Yoder

mengemukakan bahwa : Job analysis is the procedur by which the fact with respect to each job are systematically discover and noted. It is sometimes called job study, suggesting the care with which tasks, processes, responsibilities, and personnel requirement are investigated, Job analysis, which focuses attention on the characteristics of employees, using physical examinations tests, interviews, and other procedures for this purpose. Dari

pengertian

diatas,

diambil

kesimpulan

dari

terjemahannya bahwa analisis jabatan adalah prosedur melalui fakta-fakta yang akan berhubungan dengan jabatan yang diperoleh dan dicatat secara sistematis. Dengan demikian dapat penulis disimpulkan bahwa analisis jabatan adalah proses yang dilakukan untuk mendapatkan informasi penting dan lengkap mengenai data dan fakta yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang menjadi bagian dari jabatannya.


66


Istilah lain (tetapi tidak serupa) dari job analyisis adalah motion study. Motion study adalah suatu proses analisis terhadap pekerjaan untuk menemukan metode yang tepat, mudah, dan efektif, serta ekonomis untuk melakukannya. Ada perbedaan antara Job Analysis dengan Motion Study, seperti : TABEL 4.1. PERBEDAAN JOB ANALYSIS DENGAN MOTION STUDY Perbedaan

Job Analysis

1. Tujuan

2. Ruang Lingkup

3. Tingkat Ketelitian 4. Organisasi

5. Teknik yang digunakan 6. Kegunaan

Memberikan gambaran suatu pekerjaan Menyeluruh, mencakup tugastugas, kewajiban, pengawasan, dsb. Kurang teliti Dilakukan oleh departemen personalia Observasi, wawancara, kuesioner, dsb. Digunakan untuk penarikan tenaga kerja baru, training, menentukan kompensasi.

Motion Study Merubah dan memperbaiki pekerjaan. Merubah dan memperbaiki pekerjaan Sangat teliti Dilakukan oleh industrial engineer. Observasi, fotografi, stopwatch, dsb. Digunakan untuk mempebaiki metode dan standarisasi.

Dalam melaksanakan analisis jabatan, dikenal beberapa tahap

dasar

analisis

jabatan.

Menurut

Andrew

J.

Dubrin

menyebutkan tahap-tahap dasar analisis jabatan adalah : 1. Tahap I ; Pengumpulan latar belakang informasi. Tahap ini dikumpulkan semua informasi dan diadakan pengujian terhadap informasi yang ada, dibuatkan


67


2.

3.

4.

5.

deskripsi jabatan, bagan organisasi informasi tentang upah dan gaji. Tahap II ; Penmilihan kedudukan yang refresentatif. Tahap ini merupakan penentuan kedudukan yang sesuai dengan kemampuan pegawai dan persyaratan yang telah ditentukan. Tahap III ; Pengumpulan data analisis jabatan. Tahap pengumpulan data yang relevan dengan kemampuan dan skill pegawai. Tahap IV ; Pengembangan deskripsi jabatan. Tahap pengembangan deskripsi jabatan yang berhubungan dengan keperluan perusahaan. Tahap V ; Pengembangan spesifikasi jabatan. Tahap penuraian kebutuhan jabatan, seperti kemampuan, sifat-sifat, bakat, skill, dan pengalaman pegawai.

Menurut Dale Yoder terdapat beberapa tujuan dari analisis jabatan, yaitu : 1. Determining qualifications, required of job holders (menentukan kualifikasi yang diperlukan pemegang jabatan). 2. Providing guidance in recruitment and selection (melengkapi bimbingan dalam seleksi dan penarikan pegawai). 3. Evaluating current employees for transfer or promotion (mengevaluasi kebutuhan pegawai untuk pemindahan atau promosi jabatan). 4. Establishing requirement for training program (menetapkan kebutuhan untuk program latihan). 5. Setting wage and salary levels and maintaining fairness in wage and salary administration (menentukan tingkat upah, gaji, dan pemeliharaan administrasi upah dan gaji). 6. Judging the merits of grievances that question assignments and compensation (mempertimbangkan keadilan dari jasa yang kurang puas terhadap pernyataan yang diberikan). 7. Establishing responsibility, accountability, and authority (menentapkan tanggung jawab, pertanggungjawaban, dan wewenang).


68


8. Providing essential guides in the establishment of production standard (menetapkan tuntutan yang esensi dalam penetapan standard produksi). 9. Providing clues for work simplification and methods improvement (melengkapkan petunjuk untuk peningkatan metode dan penyederhanaan kerja). Dari tahapan dan tujuan analisis jabatan dapat diperoleh beberapa manfaat sebagai berikut : 1. Dapat digunakan untuk menyususn uraian jabatan (job description). 2. Sumber data untuk menyusun spesifikasi jabatan (job specification). 3. Sebagai bahan menetapkan standard pencapaian hasil kerja (job performance standard). 4. Dapat menetapkan materi latihan, baik untuk pegawai baru maupun lama. 5. Menetapkan pegawai dalam suatu jabatan sesuai kemampuannya. 6. Sebagai bahan penciptaan pengembangan pegawai. 7. Untuk menentukan kompensasi. Menurut Dessler, informasi yang dihasilkan oleh analisis jabatan merupakan dasar yang dapat dijadikan kegiatan untuk manajemen SDM seperti rekrutmen dan seleksi, kompensasi, penilaian

prestasi/untuk

kerja,

pelatihan,

dan

penjaminan

penugasan tugas-tugas secara lengkap. Sedangkan menurut Hasibuan manfaat dari job analisis ini yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Perekrutan dan seleksi (recruitment and selection), Kompensasi (compensation), Evaluasi jabatan, Penilaian Prestasi Kerja (performance appraisal), Latihan (training), Promosi dan pemindahan,


69


7. Organisasi, 8. Pemerkayaan Pekerjaan (job enrichment), 9. Penyederhanaan pekerjaan (work simplification), 10. Penempatan (plecemant), 11. Peramalan dan perekrutan, 12. Orientasi dan induksi. Dalam melakukan analisis jabatan, meskipun organisasi menggunakan

teknik

interview/wawancara,

kuesioner,

dan

observasi dalam mengumpulkan data seringkali tidak dapat memberikan hasil yang maksimal. Oleh karena itu diupayakan untuk mendapatkan data itu secara sempurna melalui metode kuantitatif. Terdapat tiga metode popular yang digunakan yaitu : 1. Position

Analysis

Quesionnaire

(PAQ).

Merupakan

metode yang berisi kuesioner analisis jabatan yang amat terstruktur. Hasilnya diharapkan memberikan nilai yang didasarkan atas lima sikap dasar, yaitu : a. Memilki

kemampuan

mengambil

keputusan/

berkomunikasi/tanggung jawab sosial. b. Melakukan

kegiatan

yang

menunjukkan

keterampilan c. Aktif secara fisik d. Mengoperasikan kendaraan/peralatan e. Memproses informasi 2. Departement of Labor (DOL) Procedure. Bertujuan menyediakan metode standard dimana pekerjaan yang berbeda

dapat

dibandingkan

dirangking,

diklasifikasi,

dan

secara kuantitatif berdasarkan

data,

orang, dan benda.


70


3. Fuctional Job Analysis. Didasarkan pada metode DOL ditambah penyediaan informasi tambahan mengenai tugas, tujuan, dan latihan yang dibutuhkan. Untuk

menjalankan

analisis

jabatan,

menurut

Mangkunegara (2007 : 19) terdapat dua jenis analisis jabatan yaitu : 1. Analisis Jabatan Tradisional (Traditional Job Analysis), yang hanya mencari tiga aspek informasi yaitu : tanggung jawab (responsibilities), kewajiban-kewajiban (duties), dan kualifikasi (qualification). 2. Analisis Jabatan yang Berorientasi Hasil (result oriented job decription/RODs). Berasumsi bahwa pekerjaan akan menjadi lebih bermanfaat jika memberikan harapan yang jelas dari organisasi pkepada karyawan, dan keterkaitan

antara

tugas-tugas,

kecakapan-kecakapan,

dan

standar-standar, kualifikasi-kualifikasi

minimal. Menurut Ghiselli dan Brown mengemukakan aspek-aspek penting yang perlu diperhatikan dalam analisis jabatan, yaitu : I.

Mengenai Jabatan A. Nama Jabatan B. Metode dan prosedur kerja masa kini 1. Kewajiban-kewajiban dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh pegawai 2. Bahan-bahan perlengkapan dan lain-lainnya yang dipakai oleh pegawai 3. Alat-alat mesin dan peralatan yang digunakan pegawai 4. Metode,

prosedur

yang

digunakan

dalam

melaksanakan pekerjaan


71


5. Tanggung jawab 6. Besarnya pengawasan yang diterima 7. Ukuran standar hasil kerja. C. Kondisi fisik dalam lingkungan akerja 1. Tempat kerja didalam maupun diluar 2. Kondisi penerangan atau cahaya 3. Kondisi ventilasi 4. Kondisi kegaduhan suara 5. Kondisi yang tidak sehat D. Hubungan antara pekerjaan yang satu dengan pekerjaan lainnya. 1. Pekerja dan asisten 2. Koordinasi tugas-tugas dan jabatan E. Kondisi-kondisi penerimaan pegawai. 1. Metode seleksi pegawai 2. Lamanya jam kerja 3. Metode penggajian 4. Pekerja tetap dan temporer 5. Kesempatan promosi jabatan II. Mengenai Pegawai A. Ciri-ciri jasmaniah pegawai 1. Kesehatan 2. Kekuatan dan daya tahan tubuh 3. Ukuran tubuh 4. Keterampilam 5. Kekurangan jasmaniah yang dapat diterima B. Ciri-ciri rohaniah pegawai 1. Fungsi alat indera 2. Kecakapan dan kemampuan


72


3. Sifat kepribadian dan tabiat, seperti kejujuran, dan dtabilitas emosi. C. Latar Belakang Pegawai 1. Pendidikan umum 2. Pengalaman kerja sebelumnya 3. Inservices training.

Contoh DAFTAR ANALISIS JABATAN Untuk pemegang jabatan struktural 1. Nama Jabatan (Tulis nama jabatan saudara yang sekarang sesuai dengan nama yang tersebut dalam surat keputusan) ……………………………………………………………………………... 2. Nama Pegawai : ………………………………………………………. 3. Unit Kerja (Tulis unit kerja tempat saudara kerja) Eselon 1a Eselon 1b Eselon 2a Eselon 2b …………… …………… …………… …………… …………… …………… …………… ……………

Eselon 3 …………… ……………

4. Nama Jabatan yang Berada di Bawah ini (Sebutkan nama jabatan bawahan langsung saudara dan jumlah pemangku jabatan) No. Nama Jabatan Jumlah Pemangku Jabatan …… …………………………… ……………………………………. …… …………………………… ……………………………………. 5. Hasil Kerja (Tulisan hasil kerja saudara dalam memperoleh tugas baik bersifat manajerial maupun non-manajerial) Macam Hasil Kerja …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… 6. Bahan Kerja


73


(Tuliskan bahan-bahan yang saudara gunakan atau objek yang saudara olah dalam melaksanakan tugas) Macam Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas …………………………… …………………………………………. …………………………… …………………………………………. 7. Peralatan Kerja (Tulisan peralatan kerja yang saudara gunakan dalam melaksanakan tugas) Nama Peralatan Kerja Digunakan untuk Tugas …………………………… …………………………………………. …………………………… …………………………………………. 8. Jam Kerja Ada jenis pekerjaan yang dilakukan dalam melaksanakan tugas : Hari Senin – Kamis : jam 08.00 – 15.00 Hari Jum’at : jam 08.00 – 11.30 Hari Sabtu : jam 08.00 – 14.00 Tugas lain dengan waktu yang dilaksanakan 24 jam. 9. Tanggung Jawab (Tulis apa tanggung jawab saudara atas bahan yang diolah, alat kerja yang digunakan, hasil kerja yang diperoleh, lingkungan kerja, tanggung jawab pada orang lain). …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… 10. Wewenang (Wewenang ialah hak pemegang jabatan untuk memilih atau mengambil sikap atau tindakan tertentu. Sebutkan wewenang yang dimiliki sehubungan dengan tugas yang dibebankan). …………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. 11. Korelasi Jabatan (Jabatan apa, atau unit kerja atau instansi mana berhubungan, baik timbal balik maupun searah, baik vertical, horizontal maupun diagonal dan sebutkan untuk tugas apa). No. Jabatan Unit Kerja/Instansi Hubungan Tugas ….. ……………….. ………………………. …………………….. ….. ……………….. ………………………. ……………………..


74


12. Keadaan Tempat Kerja (Dalam melaksanakan kerja, berapa % ada dalam ruangan dan diluar ruangan). Di dalam berapa : ………………% Di Luar berapa : …………………% Sebutkan hal-hal yang membuat tidak nyaman : No. Hal-hal yang tidak nyaman Penyebab …… ……………………………………………. …………………… …… ……………………………………………. …………………… 13. Risiko Bahaya (Sebutkan penyakit atau kecelakaan fisik yang dapat timbul akibat melaksanakan tugas). 14. Pangkat/Golongan Pangkat apa dan golongan berapa yang minimal dapat diduduki jabatan ini? Pangkat Golongan …………………………………… …………………………………… ………………………………….... …………………………………… 15. Pendidikan Menurut saudara, untuk menduduki jabatan ini minimal harus mempunyai latar belakang pendidikan apa? Jenis Pendidikan Jabatan …………………………………… …………………………………… ………………………………….... …………………………………… 16. Kursus/Latihan (Kursus/pelatihan apa yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan ini, atau kursus/pelatihan apa yang dapat menduduki jabatan ini). Jenis Kursus/Latihan …………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………… 17. Pengalaman Kerja (Menurut saudara, untuk dapat menduduki jabatan ini harus berpengalaman dalam jabatan atau bidang apa dan berapa lama?)


75


PengalamDalam Jabatan/Bidang Lama …………………………………………………. ……………………… …………………………………...................... ……………………… 18. Upaya Jasmani dan Kondisi Fisik (Sebutkan upaya jasmani yang banyak saudara gunakan dalam melaksanakan tugas?) …………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. Menurut saudara, jenis kelamin apa yang dapat menduduki jabatan ini ? Jenis Kelamin : ………………………………………………………. Menurut saudara untuk dapat menduduki jabatan ini minimal dan atau maksimal berumur berapa? a. Umur Minimal : …………………………………………… tahun b. Umur maksimal : ………………………………………… tahun 19. Syarat Kondisi Jasmani Sebutkan syarat kondisi jasmani lain yang disyaratkan untuk dapat menduduki jabatan ini. Misalnya tidak cacat kaki, paru-paru baik, suara merdu, tinggi badan, berat badan, dll. …………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………….

C. URAIAN JABATAN (JOB DESCRIPTION) Uraian jabatan (Job Description) menurut beberapa pakar, diantaranya menurut Werther & Davis menyebutkan Job Descrition adalah “A job description is a written statement that explaints the duties, working conditions and other aspects of a specified job.” Sedangkan menurut Flippo mendefiniskannya : A job description is an organized, factual statement of the duties and responsibilities of a specific job. In brief it should tell : what is to be done and way. It is a standard of function, in that it defines the appropriate and authorized content of a job.


76


Uraian jabatan lebih pada penggunaan untuk tenaga kerja yang berada pada posisi manajerial, sedangkan uraian pekerjaan lebih pada tenaga kerja yang bersifat operasional, oleh Karena itu uraian pekerjaan atau uraian jabatan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan supaya pemegang jabatan memahami tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan menjadikan standard bagi tugas yang harus dicapai oleh pemegang jabatan. Uraian pekerjaan menjadi dasar bagi penetapan spesifikasi jabatan/pekerjaan dan evaluasi jabatan/pekerjaan. menentukan kesalahan

Kesalahan

atau

ketidakjelasan

dalam

uraian jabatan/pekerjaan akan mengakibatkan operasionalisasinya

bahkan

akan

mengganggu

pencapaian tujuan. Jadi uraian jabatan/pekerjaan merupakan uaian informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek dari suatu jabatab/pekerjaan khusus. Unsur-unsur yang tertera dalam uraian jabatan/pekerjaan tersebut didalamnya terdapat : a. Identifikasi jabatan/pekerjaan, misalnya sales manager, financial manager, dekan, rektor, dll. b. Tanggal disusun uaraian jabatan tersebut. c. Kode Jabatan d. Penyusun uraian pekerjaan e. Lokasi jabatan disepartemen mana. f. Tingkat jabatan dalam struktur gaji, jabatan tersebut pada tingkat mana. g. Kepada

siapa

tugas-tugas

dalam

jabatan

harus

dilaporkan.


77


h. Job summary ; pekerjaan-pekerjaan utama dan umum yang harus dilakukan dalam jabatan yang bersangkutan. i.

Job duties ; kewajiban-kewajiban spesifik yang harus dilakukan.

j.

Kondisi kerja, menguraikan lingkungan fisik, jam kerja, resiko kerja, dsb.

k. Pengesahan.

Contoh JOB DESCRIPTION, Nama Jabatan : ......................................... Kode Jabatan : ................... Iktisar Jabaan/Pekerjaan (Job Summary) : ....................................................................................................................... ....................................................................................................................... Perincian Tugas Jabatan (Jon Content) : (Urut-urutan, cara setiap tugas, mesin/bahan yang dipakai : a. Setiap Hari …………………………………… …………………………………… ………………………………….... …………………………………… ……………………………………. …………………………………… b. IIInsidentil …………………………………… …………………………………… ………………………………….... …………………………………… ……………………………………. …………………………………… Hubungan Kerja : a. Diawasi oleh : ............................................................................................................ b. Mengawasi Siapa : ............................................................................................................ c. Hubungan di dalam perusahaan : ............................................................................................................ d. Hubungan di luar perusahaan : ............................................................................................................ Persyaratan Tugas Jabatan :


78


a. Pendidikan/Pengetahuan ............................................................................................................ b. Pengalaman/Latihan ............................................................................................................ c. Keterampilan/Kemampuan : 1. Macam pekerjaan ....................................................................................................... 2. Penggunaan mesin/alat ....................................................................................................... 3. Kecekatan/kecepatan ....................................................................................................... 4. Kecermatan ....................................................................................................... 5. Kepemimpinan/Hubungan personal ....................................................................................................... 6. Inisiatif ....................................................................................................... 7. Daya analisa ....................................................................................................... 8. Pengambilan Keputusan ....................................................................................................... 9. Menghadapi keadaan darurat ....................................................................................................... 10. Tingkat Kesabaran ....................................................................................................... 11. Sikap/pembawaan ....................................................................................................... Tanggung jawab : a. Atas orang-orang : ................................................................................................................. b. Atas Mesin/alat : ................................................................................................................. c. Atas uang : ................................................................................................................. d. Atas hubungan luar : ................................................................................................................. e. Atas penentuan kebijakan : .................................................................................................................

Usaha : a. Mental


79


1. Pikiran/perhatian : ....................................................................................................... 2. Panca indera : ....................................................................................................... b. Fisik 1. Macam aktivitas fisik - ........% duduk - ........% berdiri - ........% berjalan - ........% bepergian - ........% Terlentang - ........% berdiri - ........% mengangkat - ........% memanjat - ........% membungkuk - ........% Melengkung - ........% berjongkok 2. Ciri fisik - Tinggi badan ......................................................................... - Berat Badan .......................................................................... - Bentuk kaki ............................................................................. - Bentuk Muka .......................................................................... - Dll 3. Macam kerja ....................................................................................................... Kondisi Kerja (Working Condition) a. Bahaya/kemungkinan celaka : ............................................................................................................ b. Lingkungan Kerja ............................................................................................................ 1. Kondisi Kerja (lembab, panas, bising, gelap, dll) 2. Tempat Kerja (di dala, di luar, di meja, di mesin, di mobil, dll) 3. Jangka Kerja - pagi jam ............................ s.d. ............................ - sore jam .............................. s.d. …………………… - Shift 1 jam ………………….. s.d. …………………… - Shift 2 jam ………………….. s.d. …………………… dll

Keterangan lain yang diperlukan : .......................................................................................................................


80


....................................................................................................................... ....................................................................................................................... Disahkan oleh ,

Pembuat,

_____________________

______________________

D. SPESIFIKASI JABATAN (JOB SPECIFICATION) Menurut

Werther

&

Davis

didefinisikan

Specification (Spesifikasi Jabatan) adalah :

bahwa

Job

“Job specification

describes what the job demands of employee who do it and the human skills that are required” (spesifikasi jabatan menguraikan permintaan-permintaan dari suatu jabatan kepada pegawai yang mengerjakan

jabatan

tersebut

dan

keterampilan-

keterampilannya). Jadi

spesifikasi

jabatan/pekerjaan

jabatan dengan

disusun

berdasarkan

menjawab

cirri,

uraian

karakteristik,

pendidikan, pengalaman, dan lain-lain dari orang yang yang melaksanakan

atau

memegang

jabatan.

Dengan

demikian

spesifikasi jabatan menguraikan persyaratan orang yang akan direkrut dan sebagai dasar bagipelaksanaan seleksi. Pada umunya spesifikasi jabatan ini akan memuat : 1. Tingkat pendidikan 2. Jenis Kelamin 3. Keadaan fisik pekerja 4. Pengetahuan dan kecakapan 5. Batasan umur pekerja 6. Status perkawinan


81


7. Minat pekerja 8. Tingkat emosional 9. Pengalaman Kerja Spesifikasi pekerjaan bagi setiap organisasi/perusahaan tidak akan sama walaupun jenis jabatan/pekerjaan menunjukkan sama, hal ini disebabkan adanya perbedaan uraian jabatan/pekerjaan dari masing-masing organisasi/perusahaan.

Contoh JOB SPECIFICATION PT. GLOBAL INTI KARYA Spesifikasi Jabatan/Pekerjaan Nama Jabatan/Pekerjaan

: Asisten Manajer Pemasaran

Kode Jabatan/Pekerjaan

: MM-234

Tanggal

: 02 Januari 2008

Penyusun

: Riwayat, SE., MM

Departemen

: Divisi Pemasaran

Lokasi

: Jl. Cimekar Raya 234 Bandung

Persyaratan Pekerjaan : Pendidikan

Pengalaman

Persyaratan Fisik Persyaratan Mental

Supervisi

: Sarjana Manajemen, menguasai komputer, menguasai bahasa Inggris dan bahasa asing lainnya diperioritaskan. : - Minimal menjadi asisten manajer marketing selama 3 tahun. - Memiliki relasi yang luas/banyak. : Kesehatan baik, mampu tugas-tugas berat. : Jujur, inovatif, kreatif, mampu mengambil keputusan cepat, mampu menganalisis perkembangan, mampu berkomunikasi dengan baik. : Mampu memimpin karyawan 5-10 orang dengan pendidikan Sarjana Muda.


82


KondisiKerja

: Baik, 50% bekerja di luar kantor, 50% di dalam ruangan yang nyaman, tenang, ber-AC

E. EVALUSI PEKERJAAN (JOB EVALUATION) Evalusai

jabatan/pekerjaan

merupakan

langkah

yang

diambil untuk menilai tingkat kemudahan atau kesulitan, tingkat beban kerja berat atau ringan, tingkat resiko besar atau kecil, serta untuk memberikan informasi penentuan nama, peringkatan, dan gaji suatu jabatan. Besar kecil, berat ringanya suatu jabatan akan menjadi dasar bagi

pengambilan

keputusan

perhatian

pimpinan

atasnya,

sehingga akan dengan cepat menentukan langkah-langkah tepat apabila

mengalami

kendala.

Selain

itu

tingkatan

ini

akan

menetukan bagaimana pimpinan dapat menetukan besarnya gaji serta melakukan kompensasi lainnya. Dengan adanya peringkatan, ini akan memberikan gambaran rangking suatu jabatan dibanding dengan lainnya. Pemberian nama jabatan yang tepat akan memberikan kebanggaan dan status bagi pemegang jabatan, sehingga mampu mendorong motivasi positif pemegang jabatan dalam menjalankan pemenuhan

tugasnya. harapan

Hal

ini

juga

peningkatan

mampu

status

memberikan

seseorang

dalam

kehidupan.

F. PEREKRUTAN/PENARIKAN Perekrutan/penarikan

merupakan

proses

awal

dari

pengadaan tenaga kerja, sehingga kegiatan ini sangat penting.


83


Beberapa

ahli

mengemukakan

menyebutkan

pentingnya

pendapat-pendapatnya,

proses

ini

dengan

seperti

Sikula

mengemukakan : Recruitment is the act process of an organization attempting to obtain additional manpower for operational purpose. Recruiting involves acquiring further human resources to serve as institutional input. (Penarikan pegawai adalah tindakan atau proses dari suatu usaha organisasi untuk mendapatkan tambahan pegawai untuk tujuan operational. Penarikan pegawai melibatkan sumber daya manusia yang mampu berfungsi sebagai inpit lembaga) Arun Monappa dan Mirza S. Saiyadain menyebutkan : Recruitment is generating of applications or applicant for specific positions. (Penarikan pegawai adalah memproses lamaran atau memproses calon-calon pegawai untuk posisi pekerjaan tertentu) Edwin B. Flippo menyebutkan : Recruitment is the process of searching for prospective employees and stimulating them to apply for jobs in the organization (Penarikan adalah proses pencarian dan pemikatan calon pegawai yang mampu bekerja di dalam organisasi). Wayne F. Cascio menyebutkan : Recruitment is often viewed as oneway process in which organization reach out for people. Sedangkan Dale Yoder menyebutkan : Recruitment, including the identification and evaluation of source, is a major step in the total staffing process. The process begins with the determination of man power needs for the organization. It continues with inventories of cap abilities recruitment, selection, placement, and orientation. (Penarikan pegawai mencakup identifikasi dan evaluasi sumber-sumbernya, tahapan dalam proses keseluruhan menjadi untuk organisasi,kemudian dilanjutkan dengan


84


mendaftarkan kemampuan penarikan, seleksi, penempatan, dan orientasi). Berdasarkan

pendapat-pendapat

diatas

dapat

penulis

simpulkan bahwa penarikan/perekrutan adalah suatu proses atau tindakan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam upaya mendapatkan pemenuhan tenaga kerja melalui proses identifikasi (mencari dan memikat pelamar dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan)

dan evaluasi terhadap sumber-

sumber penarikan pegawai, guna mendapatkan kuantitas dan kualitas pegawai sesuai dengan kebutuhan. Penarikan dpat dipandang dari dua sudut pendekatan yang berbeda, yaitu : a. Prospecting Theory of Recruitment, pendekatan yang digunakan

didasarkan

hanya pada

sudut pandang

sebuah organisasi dalam usaha memenuhi kebutuhan tenaga kerjanya. b. Mating Theory of Recruitment, tidak hanya organisasi yang mencari pekerja, tetapi juga pekerja mencari pekerjaan, sehingga penarikan pekerja merupakan usaha untuk mempertemukan kebutuhan dari kedua belah pihak. Pendekatan ini lebih realistis karena memadukan dua kepentingan yang berbeda untuk mencapai

tujuan

bersama. Terdapat beberapa hal penting yang harus mendapat perhatian dalam proses rekrutmen yaitu : a. Perencanaan rekrutmen ; surat permintaan karyawan baru, rasio hasil, deskripsi pekerjaan/uraian pekerjaan, dan spesifikasi jabatan.


85


b. Strategi rekrutmen ; dimana, bagaimana, dan kapan memikat calon pelamar. c. Sumber-sumber

rekrutmen

;

internal,

eksternal,

dan

pengaruh pasar tenaga kerja. d. Penyaringan ; menyisihkan yang tidak sesuai. e. Kumpulan

pelamar

;

pemrosesan

informasi,

pemberitahuan kepada pelamar.

1. Sumber-sumber Tenaga Kerja Terdapat dua sumber untuk melakukan penerikan tenaga kerja, yaitu sumber dari dalam organisasi (internal source) dan dari luar organisasi (external source). Pemilihan keduannya didasarkan pada pertimbangan kepentingannya dan tingkat kelemahan dan kelebihannya. -

Internal Source, Sumber dari dalam organisasi dapat berupa memutasikan

pegawai berdasarkan pertimbangan hasil evaluasi penilaian prestasi kerja. Pemutasian ini meliputi tiga cara yaitu promosi jabatan, rotasi jabatan, dan demosi jabatan, rencana suksesi, Penawaran terbuka suatu jabatan (job posting), Bantuan tenaga kerja, persediaan keahlian (Skill Inventory), Konsultan Manajemen & Eksekutif Search Firms (untuk level BOD). Tujuan dari penggunaan tenaga kerja dari dalam ini diarahkan pada : f. Meningkatkan morale (semangat) tenaga kerja yang sudah dimiliki. g. Menjaga kesetiaan pekerja h. Memberikan motivasi kerja i. Memberikan penghargaan atas prestasi kerja.


86


Keuntungan sistem ini adalah : a. Lowongan yang tersedia dapat cepat terisi. b. Tingkat penyesuaian diri pekerja yang cepat. c. Meningkatkan semangat atau memebri motivasi yang lebih besar untuk kinerja lebih baik. d. Memberikan kesempatan promosi yang lebih besar bagi karyawan. e. Meningkatkan moral kerja dan loyalitas. Adapun kelemahannya adalah : a. Menghambat

masuknya

gagasan

baru

karena

menciptakan pola pikir dan gagasan yang sempit. b. Penempatan yang salah berakibat patal/komplik bagi organisasi atau menimbulkan perselisihan politis dan tekanan untuk bersaing. c. Karakter tidak baik seseorang akan terbawa dan tetap bertahan dalam organisasi. d. Membutuhkan

program

pengembangan

manajemen

yang lebih baik.

- External Source, Sumber dari luar organisasi ini dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara yaitu : a. Iklan/Advertensi, perusahaan dapat memanfaatkan media masa untuk menyampaikan penawaran pormasi kerja pada masyarakat. b. Biro

Tenaga

tenaga

kerja

Kerja,

mendapatkan

melalui

biro

informasi

tenaga

kerja,

pasar untuk

mencarikan tenaga kerja yang sesuai kebutuhan.


87


c. Rekomendasi dari Tenaga Kerja Lama, tenaga kerja yang sudah ada dan dipandang berhasil dapat diminta rekomendasi untuk mencarikan tenaga kerja sesuai kebutuhan. d. Lembaga

pendidikan

perusahaan

dapat

(schools

and

colleges),

memanfaatkan

lembaga

pendidikan sebagai sumber penarikan tenaga kerja, dengan cara meminta rekomendasi atau referensi pimpinan lembaga mengenai calon tenaga kerja. e. Pelamar secara insidentil (casual applicants), masuknya surat lamaran kerja secara langsung tanpa didasrkan pada pengumuman atau iklan. f. Depnaker, perusahaan dapat memanfaatkan lembaga pemerintah

ini

sebagai

pusat

informasi

bagi

didasarkan

atas

ketersediaan tenaga kerja. g. Nepotisme,

penarikan

pekerja

kedekatan dengan calon pekerja. Rekrutman yang bersumber dari eksternal ini memiliki keuntungan sebagai berikut : a. Memberikan ide dan pandangan baru yang lebih konstruktif. b. Pada

umunya

mampu

menghindari

kesalahan-

kesalahan pengisian jabatan. c. Mendapatkan

kualifikasi

tenaga

kerja yang lebih

terjamin. d. Memungkinkan karyawan untuk melakukan perubahaperubahan tanpa berkepentingan. e. Tidak banyak merubah hirarki organisasional yang ada.


88


Sedangkan kelemahan rekrutmen yang bersumber dari eksternal adalah : a. Adanya

waktu

yang

hilang

karena

adanya

penyesuaian-penyesuaian. b. Prosesnya panjang dan emamakan waktu, sehingga lowongan jabatan tidak segera terisi. c. Menimbulkan biaya yang besar. d. Menghancurkan insentif karyawan yang ada untuk berjuang meraik promosi. e. Tidak tersedia informasi kemampuan individu untuk menyesuiakan dalam organisasi baru. Apabila dalam sumber rekrutmen dari internal dan eksternal belum berjalan, maka untuk menjalan organisasi/ perusahaan seperti biasanya dapat dilakukan kegiatan lembur, penggunaan

pekerja

sementara

(temporer),

sub-kontrak

pekerjaan, dan menyewa pekerja.

2. Kriteria Penarikan Tenaga Kerja Beberapa

kriteria

yang

perlu

diperhatikan

dalam

pelaksanaan penarikan, yaitu : a. Memperhatikan

petunjuk/ketentuan

sesuai

dengan

kebijakan pemerintah. b. Kualifikasi

dari

pelamar

(applicant

qualification),

didasarkan pada kebutuhan tenaga sesuai kualifikasi tertentu. c. Sesuai dengan permintaan (petunjuk pimpinan) d. Nepotisme, apabila dikehendaki dan sesuai dengan kriteria.


89


e. Tanggung

jawab

sosial,

dengan

memperhatikan

lingkungan masyarakat sekitar sebagai bagian dari respek atau perhatian pada lingkungannya.

3. Evaluasi Terhadap Penarikan tenaga Kerja Sebagai langkah akhir dari penarikan harus dilakukan evaluasi terhadap keberhasilan dari proses penarikan tersebut. Keberhasilan ini dapat dilihat menggunakan beberapa indikator yang dapat mengukur efektivitas dari metode yang digunakan, yaitu : a. Jumlah pelamar, b. Jumlah penawaran, c. Jumlah Tenaga Kerja yang Diterima, d. Jumlah Penempatan Tenaga Kerja yang tepat. Jadi proses rekrutmen itu sendiri dimulai sejak mencari pelamar-pelamar dan diakhiri dengan diterimanya surat-surat lamaran. Hasil dari proses rekrutmen adalah sekelompok pelamar yang kelak akan dipilih melalui proses seleksi menjadi pegawai baru. Agar proses rekrutmen atau penarikan berjalan dengan baik dan mendapatkan hasil yang maksimal, harus dihindari kendalakendala yang timbul dalam proses rekrutmen seperti : a. Kebijakan-kebijakan organisasi. Kebijakan yang dapat mempengaruhi

misalnya

kebijakan

kompensasi

dan

kesejahteraan, promosi, status karyawan, dan sumber tenaga kerja. b. Persyaratan

jabatan. Kelengkapan

persyaratan

akan

menentukan banyak tidaknya pelamar.


90


c. Metode

pelaksanaan

penarikan.

Metode

ini

dapat

dilakukan secara tertutup maupun terbuka. d. Kondisi pasar tenaga kerja. Semakin banyak penawaran semakin terbuka pelamar. e. Solidaritas

perusahaan.

Merupakan

kepercayaan

masyarakat pada perusahaan/organisasi. f. Kondisi-kondisi lingkungan eksternal. Jika perekonomian tumbuh cepat dan saingan banyak maka pelamar akan sedikit, jika sebalinya akan banyak.

G. PENYELEKSIAN/SELEKSI Penseleksian merupakan proses tindaklanjut dari kegiatan perekrutan, karena pada tahap ini telah terkumpul sejumlah calon tenaga kerja yang memenuhi syarat umum yang dibutuhkan, maka proses selanjutnya melakukan pemilihan dari calon pelamar terseleksi. Pemilihan ini dikenal dengan seleksi, dilakukan untuk mendapat tenaga kerja sesuai dengan perencanaan Sumber Daya Manusia. Pengertian seleksi lebih jelas seperti dikemukan oleh Wayne F. Cascio yang menyatakan bahwa : ” To select is to choose one or more

individuals

in

preference

to

other.”

Kemudian

Sikula

menyebutkan : Selecting is choosing. Any selection in a collection of thing chosen. The selection process involves picking out by preference some objects or thing from among others. In reference to staffing and employment, selection refers specifically to decision no hire a limited number of wokers from a group of potential employees. (Penyeleksian adalah pemilihan. Menyeleksi merupakan suatu pengumpulan dari suatu pilihan. Proses seleksi melibatkan pilihan dari berbagai objek dengan mengutamakan beberapa objek saja yang


91


dipilih. Dalam kepegawaian, seleksi lebih secara khusus mengambil keputusan dengan membatasi jumlah pegawai yang dapat dikontrakkerjakan daripilihan sekelompok calon pegawai yang potensial. Menurut Dale Yoder menyebutkan : Selectian is the process by with candidates for employment are divided into two those who be affered employed and who will not. (Seleksi adalah suatu proses ketika calon karyawan dibagi dua bagian yaitu yang diterima dan yang ditolak). Sedangkan menurut Stoner disebutkan : The selection process involved evaluating and closing among job candidate. Application form resumes, interview, snd reference checks are commonly uses selection decrees. (Proses seleksi meliputi penilaian dan penetapan diantara calon-calon pengisi jabatan. Aplikasi dari penilaian, wawancara, dan pengecekan referensi adalah yang biasa digunakan dalam penetapan keputusan seleksi). Dari simpulkan

beberapa bahwa

pendapat diatas

seleksi

adalah

suatu

maka

dapat penulis

rangkaian

kegiatan

pengambilan keputusan untuk menentukan kelayakan/ketepatan atau ketidaklayakan

seorang tenaga kerja untuk diterima atau

ditolak menjadi pegawai. Dasar seleksi penerimaan pegawai baru harus didasarkan pada kebijakan yang telah digariskan baik secara internal maupun eksternal organisasi, supaya pelaksanaan dan hasil seleksi dapat dipertangungjawabkan. Dasar seleksi ini adalah : a. Kebijakan perburuan pemerintah. b. Job Specification atau jabatan c. Ekonomis rasional d. Etika sosial.


92


Melalui dasar tersebut diharapkan seleksi akan mencapai tujuan

sebagaimana

diharapkan.

Tujuan

seleksi

penerimaan

pegawai ini diantaranya : a. Karyawan yang qualified dan potensial b. Karyawan jujur dan disiplin c. Cakap dengan penempatan yang tepat d. Terampil dan bersemangat dalam bekerja e. Memenuhi persyaratan kebijakan perburuhan f. Dapat bekerja sama dengan baik g. Dinamis dan kreatif h. Inovatif dan bertanggung jawab i.

Loyal dan berdedikasi tinggi

j.

Rendah turnover

k. Mudah dikembangkan l.

Memiliki kemandirian

m. Memiliki perilaku yang baik.

1. Metode Seleksi Dengan adanya tujuan seleksi, diperlukan proses penetapan cara, sistem, dan tahapan-tahapan seleksi yang akan dilakukan. Dengan

tujuan

dapat

menentukan

jumlah

pegawai

yang

dibutuhkan. Oleh karena itu penetapan kebutuhan pegawai perlu dipertimbangkan secara cermat dengan cara menggunakan Metode Non-Ilmiah dan Metode Ilmiah. -

Metode Non-ilmiah,

Dengan metode ini jumlah kebutuhan pegawai didasarkan pada

perkiraan-perkiraan saja, bukan pada perhitungan yang

cermat atas dasar volume maupun standar prestasi pekerjaan. -

Metode Ilmiah,


93


Jumlah karyawan yang dibutuhan disesuaikan dengan perhitungan dan analisis beban kerja (work load analysis) serta standar prestasi pekerja. Melalui metode ilmiah ini dapat dilakukan perhitungan-perhitungan : -

Analisis beban kerja yaitu penentuan jumlah pekerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

Analsisi beban Kerja =

Volume Pekerjaan Standar Prestasi

x

satu orang

Contoh : CV. Mandiri memproduksi 800 unit roda setiap hari, standar prestasi seorang pekerja peehari selama 7 jam sebanyak 10 unit. Berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan? Jawab : 800 x satu orang 10 Jadi karyawan yang dibutuhkan 80 orang. Apabila kerja

Analsisi beban Kerja

=

dilakukan secara efektif maka akan didapat hasil sesuai target baik jumlah maupun waktunya.

-

Analisis rata-rata ketidakhadiran/kehadiran pegawai. Absen

=

Jumlah hari kerja absen per bulan jumlah hari kerja per bulan

x

100%

Contoh : Jumlah Karyawan CV. Mandiri 10 orang, jumlah ketidakhadiran karyawan 20 hari perbulan, jumlah hari kerja per bulan 25 hari, berapa ketidakhadiran karyawan pada bulan tersebut? Jawab : Absen

=

20

x

100%


94


10 x 25 Tingkat ketidakhadiran : 8% Jadi dapat diketahui tingkat ketidakhadiran 8% x 10 = 0,8 orang atau 1 orang.

-

Perputaran karyawan (turnover), yaitu perbandingan antara masuk

dan

berhentinya

karyawan

dari

sebuah

organisasi/perusahaan.

Turnover

=

Σ (yang diterima – yang keluar) ½ Σ (Kary. Awal – Kary. Akhir)

x

100%

Contoh : Karyawan CV. Mandiri pada tanggal 1 Januari 2007 100 orang sedangkan tanggal 31 Desember 2007 berjumlah 96 orang. Karyawan yang berhenti

10 orang yang diterima 6 orang.

Berapa Turnover-nya? Jawab : Turnover

10 - 6 ½ (100 - 96)

=

x

100%

rupa

untuk

Turnover-nya sebesar : 4%

2. Syarat-syarat Seleksi Seleksi

yang

diupayakan

sedemikian

mendapatkan hasil yang sesuai, harus dilakukan secara baik dan objektif. Sehingga keputusannya mampu memberikan dampak positif pada kepentingan semua pihak. Agar seleksi mencapai hasil yang sesuai harus didasari oleh syarat-syarat sebagai berikut : a. Seleksi harus selalu dihubungkan dengan Job Analysis. Untuk memperoleh pegawai paling memenuhi syarat harus sesuai


95


dengan terurai dalam uraian jabatan, spesifikasi jabatan, dan standar jabatan. b. Realibilitas. Untuk melakukan seleksi harus didasarkan pada alat tes/seleksi yang tepat atau reliabel artinya memiliki derajat konsistensi yang realatif tinggi. c. Validitas. Alat tes-pun harus valid artinya setiap alat tes harus dirancang sesuai dengan tujuan tertentu. Valisiditas berarti pula hasil tes secara signifikan dihubungkan dengan performance jabatan atau kriteria lain yang relevan. Ada dua pendekatan umum dalam validitas yaitu : 1. Pendekatan empiris, yaitu menghubungkan hasil tes dengan kriteria yang berhubungan dengan jabatan (performance). Meliputi pendekatan : a) Validitas Prediktif, pegawai dites kemudian ditempatkan dengan jabatan, dan performance-nya diukur. b) Validitas Konkuren, mengukur hasil tes pegawai yang dihubungkan dengan pengukuran langsung terhadap performance-nya. 2. Pendekatan Rasional, digunakan apabila subjek rendah untuk dijadikan sample yang dapat diterima untuk tes. Terdiri dari dua bagian yaitu : a) Content

Validity,

keterampilan

yang

sejumlah

sample

dibutuhkan

yang

untuk

mewakili

menampilkan

performance dengan baik. Contoh tes mengetik untuk juru ketik. b) Construct

validity,

performance

menetapkan

dengan

hubungan

karakteristik

penting

antara untuk

menampilkan performance.


96


3. Prosedur/Langkah-Langkah Seleksi Prosedur atau langkah-langkah seleksi banyak dikemukakan oleh para ahli, diantaranya menurut Flippo sebagai berikut : Tahap 1 : Initial or Preliminary Interview Seleksi yang tidak memerlukan waktu lama. Wawancara secara singkat, sesuai informasi yang dibutuhkan seperti penampilan, kemampuan berkomunikasi, serta pemberian informasi tentang organisasi/perusahaan yang dilamar. Tahap 2 : Application Blank Informasi factual dapat dilihat dari formulir, sehingga dapat diketahui

informasi

seperti

pendidikan,

keahlian,

pengalaman, dll. Tahap 3 : Check of References Seleksi melalui referensi ditujuan untuk mengetahui latar belakang pelamar dimasa lalu. Referensi dapat berasal dari lembaga/organisasi

dan

personal

yang

berhubungan

dengannya. Tahap 4 : Psychological Test Merupakan tahap seleksi untuk memperoleh tentang aspek mental,

emosional,

imajinasi,

intelensi,bakat,

dan

kemampuan kerja sama pelamar. Test ini meliputi Aptitude test, Interest test, Intelegence test, dan Personality Test, serta Achievement Test. Tahap 5 : Employment Interview Wawancara merupakan metode yang banyak dipakai untuk menseleksi

calon

pegawai.

Wawancara

meliputi

wawancara terpimpin dan wawancara bebas. Tahap6 : Approval by the Supervisor


97


Pengesahan oleh atas langsung. Pelamar dihadapkan pada atasan langsungnya yang melakukan seleksi yang isinya tentang pekerjaan/jabatan yang sesungguhnya diberikan pada pelamar. Tahap 7 : Physical Examination Pelamar dapat diperiksa oleh tim kesehatan khusus yang ditunjuk oleh organisasi/perusahaan. Aspek yang diperiksa sesuai dengan spesifikasi jabatan. Tahap 8 : Induction Orientation Pengenalan

dan

orientasi

merupakan

hal

yang

berhubungan dengan masalah memperkenalkan pegawai baru dalam organisasi. Masa ini disebut sebagai masa percobaan. Dalam

proses

seleksi

lazim

dilakukan

pendekatan-

pendekatan yang sesuai dengan tujuan dan biaya yang tersedia. Pendekatan ini meliputi : 1. Successive Hurdles Selection Approach Pelamar

mengikuti

seleksi

secara

bertahap.

Untuk

mengikuti tahap selanjutnya tergantung kelulusan pada tahap-tahap sebelumnya. 2. Compensatory Selection Approach Pelamar melakukan semua tahapan seleksi dari awal sampai akhir, penilaiannya didasarkan pada nilai terbesar secara keseluruhan tahapan.

H. PENEMPATAN Penempatan

adalah

suatu

langkah

lanjutan

dalam

penseleksian yang merupakan proses pengaturan awal atau


98


pengaturan kembali dari pegawai pada suatu jabatan tertentu baik baru maupun jabatan yang berlainan. Bagi pegawai baru merupakan pengaturan awal suatu jabatan bagi pegawai yang baru bekerja sebagai tindak lanjut dari hasil seleksi. Demosi, promosi, mutasi maupun rotasi termasuk konsep penempatan bagi pegawai yang sudah ada/lama. Promosi dimaksudkan sebagai proses perpindahan dari suatu jabatan ke jabatan lain, dimana jabatan barunya memiliki tingkat organisasional lebih tinggi, tanggung jawab yang lebih luas, dan kompensasi yang lebih tinggi. Promosi ini dibedakan menjadi : -

Merit based promotion ; promosi yang didasarkan atas jasa/prestasi yang diberikan, atau didasarkan atas performance appraisal.

-

Seniority based promotion ; promosi didasarkan pada lamanya bekerja pada organisasi atau jabatan tertentu.

Mutasi dan rotasi merupakan bagian dari proses transfer yaitu suatu proses perpindahan pegawai dari satu jabatan ke jabatan lain yang memiliki tingkat organisasional, tanggung jawab, serta kompensasi yang relatif sama. Sedangkan demosi adalah proses perpindahan seseorang pegawai dari jabatan satu ke jabatan lainnya yang memiliki tingkat organisasional, tanggung jawab serta kompensasi yang lebih rendah. Demosi terjadi umumnya sebagai upaya

pembinaan

kesalahan,

atau

karena

bahkan

yang sebagai

bersangkutan upaya

melakukan

perlahan

dalam

melakukan pemecatan. Setelah pegawai menempati jabatan ataun pekerjaan tertentu maka dilakukan proses orientasi atau sosialisasi terhadap tugas dan tanggung jawabnya serta pengenalan terhadap lingkungan kerjanya. Proses ini sangat penting bagi kedua belah


99


pihak baik individu maupun organisasi. Bagi pegawai langkah ini sebagai penyesuaian dan bagi organisasi untuk mengetahui ketepatan penempatan.

I. LATIHAN/PERTANYAAN


100



Pengadaan Sumber Daya Manusia

Recommend Documents