UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA
STANDARD OPERATING PROCEDURE
PENGADAAN KULIAH TAMU NOMOR DOKUMEN: UNTAG-SBY.03.06.01.01
Nama Jabatan
Status Dokumen
: INDUK
Status Revisi
: 01
Tanggal Terbit
:
SALINAN
Dibuat oleh :
Diperiksa oleh :
Disetujui oleh :
TTD
TTD
TTD
Dra. Siti Mujanah, MBA Kepala KUK
Nama Jabatan
Dr. Nanis Susanti, MM. Kepala Badan Penjaminan Mutu
Nama Jabatan
Prof. Dr. drg. Hj. Ida Aju Brahmasari,Dipl.DHE., MPA.
Rektor
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA STANDARD OPERATING PROCEDURE
PENGADAAN KULIAH TAMU
Nomor Dokumen UNTAG-SBY.03.06.01.01
1.
Status Revisi 01
Halaman 2 dari 3
Tanggal Terbit .......................
TUJUAN Standard Operating Procedure (SOP) ini dibuat untuk menjamin proses pengadaan kuliah tamu sesuai dengan standar pelayanan yang telah ditetapkan dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
2.
RUANG LINGKUP SOP ini mencakup kegiatan mulai dari pembentukan tim, rapat persiapan, persiapan, pelaksanaan kuliah tamu sampai dengan membuat laporan pelaksanaan kuliah tamu dan laporan SPJ.
3.
REFERENSI/DOKUMEN TERKAIT 3. 1
4.
ISTILAH DAN DEFINISI 4.1.
5.
-
-
KUALIFIKASI PERSONIL JABATAN/FUNGSI Rektor
Wakil Rektor
Kabag Hubungan Internasional
Petugas Administrasi
KOMPETENSI -
Kemampuan perencanaan yang baik Kepemimpinan yang baik Kemampuan analisis yang baik Kemampuan pengambilan keputusan yang baik Kemampuan perencanaan yang baik Kepemimpinan yang baik Kemampuan analisis yang baik Kemampuan pengambilan keputusan yang baik Kepemimpinan yang baik Kemampuan analisis yang baik Kemampuan pengambilan keputusan yang baik Kemampuan komunikasi yang baik Kemampuan bekerjasama yang baik Kemampuan administrasi yang baik Ketelitian yang baik
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA STANDARD OPERATING PROCEDURE
PENGADAAN KULIAH TAMU
Nomor Dokumen UNTAG-SBY.03.06.01.01
Status Revisi 01
Halaman 3 dari 3
JABATAN/FUNGSI
6.
7.
KOMPETENSI -
Tim
Tanggal Terbit .......................
Cekatan Kemampuan Kemampuan Kemampuan Kemampuan
komunikasi yang baik perencanaan yang baik komunikasi yang baik bekerjasama yang baik
PERALATAN/PERLENGKAPAN YANG DIGUNAKAN 6.1.
Alat Tulis Kantor
6.2.
Perangkat Komputer
6.3.
LCD Proyektor
KETENTUAN UMUM 7.1.
Kegiatan kuliah tamu dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan masing-masing Fakultas
8.
URAIAN PROSEDUR Lihat bagan alir (flowchart) terlampir
9.
PENCATATAN / ARSIP TERKAIT 9.1.
Lembar Disposisi
9.2.
SK Tim
9.3.
Undangan Rapat
9.4.
Sertifikat
9.5.
Laporan Pelaksanaan Kuliah Tamu
9.6.
Laporan SPJ
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA STANDARD OPERATING PROCEDURE
PENGADAAN KULIAH TAMU No Dokumen
Status Revisi
Halaman
Tanggal Terbit
UNTAG-SBY.03.06.01.01
1
Lampiran
.......................
Pelaksana No.
Petugas Administrasi
Kegiatan
Kepala Bagian
Tim
Mutu Baku WR I/ WR II
Rektor
Kelengkapan
Waktu
Output
1
Memerintahkan Petugas Administrasi untuk melakukan persiapan kuliah tamu
Rencana Kerja Maks 1 bulan Lembar sebelum Disposisi pelaksanaan kegiatan
2
Berkordinasi dengan masing-masing Fakultas
Lembar Disposisi
Maks 1 hari kerja dari proses no. 1
3
Membentuk Tim
Lembar Disposisi
Maks 1 hari Draft Tim kerja dari proses no. 2
4
Menyetujui Tim
Draft Tim
Maks 1 hari Draft Tim kerja dari yang disetujui proses no. 3 WR
Draft Tim yang disetujui WR
Maks 1 hari SK Tim yang kerja dari disahkan proses no. 4 Rektor
SK Tim yang disahkan Rektor
Maks 1 hari Draft kerja dari Undangan proses no. 5 Rapat
Draft Undangan Rapat
Maks 1 hari Draft kerja dari Undangan proses no. 6 Rapat yang telah disetujui Kabag
Maks 1 hari kerja dari proses no. 7
Kete-rangan
tidak
ya
5
Mengesahkan Tim
6
Membuat undangan rapat
7
Menyetujui undangan rapat
tidak
ya
tidak
ya
8
Menggandakan dan mendistribusikan undangan rapat
Draft Undangan Rapat yang telah disetujui Kabag
9
Pelaksanaan rapat persiapan kuliah tamu
Draft sesuai jadwal Notulen Rapat SOP Undangan undangan Pengelolaan Rapat yang rapat Rapat telah disetujui Kabag
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA STANDARD OPERATING PROCEDURE
PENGADAAN KULIAH TAMU No Dokumen
Status Revisi
Halaman
Tanggal Terbit
UNTAG-SBY.03.06.01.01
1
Lampiran
.......................
10
Persiapan kuliah tamu
Notulen Rapat
Maks 1 hari Checklist kerja dari Persiapan, proses no. 9 Brosur, Spanduk
11
Pelaksanaan kuliah tamu
Checklist Persiapan, Brosur, Spanduk
Maks 1 hari Dokumentasi kerja dari pelaksanaan proses no. 10 kuliah tamu, Daftar Hadir
12
Membuat Sertifikat kuliah tamu
Dokumentasi pelaksanaan kuliah tamu, Daftar Hadir
Maks 1 hari Sertifikat kerja dari Kuliah Tamu proses no. 11
13
Membuat draft laporan pelaksanaan kuliah tamu dan laporan SPJ
Dokumentasi pelaksanaan kuliah tamu, Daftar Hadir
Maks 1 hari Laporan kerja dari Pelaksanaan proses no. 12 Kuliah Tamu dan Laporan SPJ
14
Memeriksa dan memberi paraf draft laporan pelaksanaan kuliah tamu dan laporan SPJ
Laporan Pelaksanaan Kuliah Tamu dan Laporan SPJ
Maks 1 hari Laporan kerja dari Pelaksanaan proses no. 13 Kuliah Tamu dan Laporan SPJ yang disetujui WR
Laporan Pelaksanaan Kuliah Tamu dan Laporan SPJ yang disetujui WR
Maks 1 hari Laporan kerja dari Pelaksanaan proses no. 14 Kuliah Tamu dan Laporan SPJ yang disetujui Rektor
tidak
ya
15
Menyetujui dan menandatangani Draft Laporan Pelaksanaan Kuliah Tamu dan laporan SPJ
tidak
ya
16
Menggandakan dan mendistribusikan Laporan Pelaksanaan Kuliah Tamu dan Laporan SPJ
Laporan Pelaksanaan Kuliah Tamu dan Laporan SPJ yang disetujui Rektor
Maks 1 hari kerja dari proses no. 15
17
Mengarsip Laporan Pelaksanaan Kuliah Tamu dan Laporan SPJ
Laporan Pelaksanaan Kuliah Tamu dan Laporan SPJ yang disetujui Rektor
Maks 1 hari kerja dari proses no. 16
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
SOP Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban (SPJ)
ABAYA
anggal Terbit
..................... Kete-rangan
SOP Pengelolaan Rapat
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
ABAYA
anggal Terbit
.....................
SOP Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban (SPJ)
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
