PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Hambatan atau Kendala yang dihadapi Dalam Menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Sekolah Tinggi Farmasi Muhammadiyah Tangerang Sofi Nurmay Stiani * *Sekolah Tinggi Farmasi Muhammadiyah Tangerang, Kepala LPMPT
Abstract
PENERAPAN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DI SEKOLAH TINGGI FARMASI MUHAMMADIYAH TANGERANG
SOFI NURMAY STIANI*)
PENDAHULUAN Berdasarkan Undang-Undang RI Nomer 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi, bahwa untuk menjamin penyelenggaraan Pendidikan Tinggi diperlukan pengaturan sebagai dasar kepastian hukum. Penjaminan Mutu Internal di perguruan Tinggi perlu diterapkan mengingat Perguruan Tinggi di Indonesia baik Perguruan Tinggi Negeri maupun Perguruan Tinggi Swasta terus bertambah dalam 10 tahun terakhir rata-rata bertambah dua Perguruan Tinggi Swasta per hari. Hal ini harus diikuti pula dengan peningkatan Mutu masing-masing perguruan tinggi, tidak hanya memperbesar kuantitas, namun kualitas juga penting. Sekolah Tinggi Farmasi Muhammadiyah Tangerang sebagai salah satu perguruan Tinggi Swasta di Banten didirikan oleh Persyarikatan Muhammadiyah di wilayah kerja Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kabupaten Tangerang pada tanggal 29 Desember tahun 2005 dengan misi menghasilkan
tenaga-tenaga ahli yang dapat diandalkan dalam bidang farmasi dan industri obat. Hal ini diwujudkan dalam kurikulum dan tenaga pengajar yang memiliki kompetensi dalam bidangnya serta dari berbagai hasil karya dan cipta yang sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan masyarakat serta tantangan perubahan yang cepat di bidang kefarmasian, baik secara nasional maupun global. Keberadaan Gedung kampus STF Muhammadiyah Tangerang di pemda Tigaraksa memberi nuansa baru setelah 2 kali melakukan pemindahan sebelum memiliki gedung sendiri, dimana di kampus tigaraksa STF ini standar kelayakan gedung sesuai dengan perencanaan teknis yang dilakukan dengan didukung fasilitas yang memadai, dan tentunya pada akhirnya visi STF Muhammadiyah Tangerang menjadi sumber lulusan yang kompeten dan terdepan di provinsi Banten dapat terwujud. Dengan memiliki gedung sendiri, kami berkomitmen untuk meningkatkan Mutu di Sekolah Tinggi Farmasi Muhammadiyah Tangerang. Karena masih ada 500 Prodi lagi di Perguruan Tinggi Muhammadiyah yang masih terakreditasi C, dan 50 Institusi Perguruan Tinggi Muhammadiyah yang masih terakreditasi C, salah satunya yang masih terakreditasi C adalah Prodi kami baik Diploma 3 maupun Strata-1 dan Institusi kami menjadi motivasi dalam meningkatkan Mutu di STFM Tangerang. ISI VISI STFM TANGERANG Menjadi Perguruan Tinggi terkemuka dalam pengembangan ilmu pengetahuan bidang Farmasi. MISI STFM TANGERANG 1. Menyelenggarakan pendidikan yang bermutu 2. Menyelenggarakan penelitian dan publikasi ilmiah dalam bidang farmasi yang dapat meningkatkan jiwa entrepreneur 3. Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat yang dapat meningkatkan kesejahteraan manusia 4. Menyelenggarakan pengelolaan pergururan tinggi yang sehat 5. Menyelenggarakan civitas akademika dalam kehidupan yang islami 6. Menyelenggarakan kerjasama dengan pihak lain yang saling menguntungkan Berdasarkan visi dan misi STFM di atas, maka kebijakan mutu STFM dirumuskan sebagai berikut: STFM berkomitmen menghasilkan lulusan yang berkualitas dalam keilmuan dan keterampilan, serta mengembangkan riset bidang IPTEKS, berdasarkan nilai-nilai keIslaman dan perundangan yang berlaku dengan mengupayakan peningkatan mutu secara berkesinambungan. Setiap staf edukatif dan non-edukatif STFM harus mempunyai tanggung jawab dan kesadaran mutu dalam setiap kegiatan dan lingkungan kerjanya.
VISI LPM-PT (Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi) STFM : Terwujudnya LPMPT sebagai lembaga Sekolah Tinggi Farmasi yang unggul dalam Pengelolaan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan yang berkarakter. MISI LPM-PT (Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi) STFM : a. Mengelola Sistem Penjaminan Mutu Internal Untuk Menjamin Kualitas Kinerja Bidang Pendidikan Akademik danVokasi. b. Mengelola Sistem Penjaminan Mutu Internal untuk menjamin kualitas kinerja di Bidang Penelitian dan Pengabdian Kepada masyarakat.
c.
Mengelola Sistem Penjaminan Mutu Internal untuk Menjamin Tata Kelola dan Kinerja Sekolah Tinggi serta Unit Kerja di bawahnya secara Baik, jujur, sehat, Islami dalam pelaksanaan Perguruan Tinggi.
Visi dan Misi LPMPT selaras dengan Visi Misi Sekolah Tinggi Farmasi Muhammadiyah Tangerang, karena dengan komitmen bersama dari semua civitas akademika akan mempermudah tercapainya Visi tersebut. Mutu adalah kesesuaian antara standar yang ditentukan/berlaku dengan harapan stakeholders. Mutu lulusan memiliki ciri khas kesiapan kompetensi akademik, leadership, kemandirian, dan soft skill untuk berkarya sesuai harapan stakeholders.
Pengertian Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Penjaminan Mutu adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders (konsumen, produsen, dan pihak lain yang berkepentingan) memperoleh kepuasaan. Proses Penjaminan Mutu STFM Tangerang Penjaminan mutu di STFM dijalankan melalui tahap-tahap yang dirangkai dalam suatu proses sebagai berikut: a. STFM menetapkan visi dan misi b. Berdasarkan visi dan misi STFM tersebut, setiap program studi menetapkan visi dan misi program studinya. c. Visi setiap program studi kemudian dijabarkan oleh program studi terkait menjadi serangkaian standar mutu pada setiap butir mutu sebagaimana disebutkan di atas. d. Sasaran mutu dirumuskan dan ditetapkan dengan meramu visi STFM (secara deduktif) dan kebutuhan stakeholders (secara induktif). Sebagai standar, rumusannya harus spesifik dan terukur yaitu mangandung unsur ABCD (Audience=siapa yang mengerjakan, behavior=apa yang dikerjakan, Competence=apa yang dihasilkan dari pekerjaan, Degree=kapan (berapa lama) waktu/periode) dan SMART (Spescific=khusus, Measurable=dapat diukur, Achievable=dapat dicapai, Realistic=sesuai kondisi, Timely=pencapaian dan evaluasinya dilakukan dalam kurun waktu tertentu) e. STFM menetapkan organisasi pelaksana mekanisme kerja penjaminan mutu f. STFM melaksanakan penjaminan mutu dengan menerapkan sistem manajemen mutu yang berbasis model tertentu. g. STFM mengevaluasi dan merevisi standar mutu melalui benchmarking secara berkelanjutan. Program Kerja LPM-PT Beberapa program kerja LPMPT, diantaranya adalah: 1. Menyusun Buku Standar (Manual mutu, Standar mutu, sasaran mutu, pedoman Audit Mutu Internal). 2. Pelatihan penyusunan SOP dan Audit Mutu Internal bersama pakar 3. Penyusunan SOP, Sosialisasi SOP dan monitoring pelaksanaannya 4. Pelatihan Kepribadian bagi seluruh staf dan dosen STFM Tangerang 5. Pengadaan baju seragam untuk seluruh karyawan STFM Tangerang 6. Melakukan Audit Mutu Internal tiap 6 bulan yaitu dua kali dalam 1 tahun
Monitoring dan Evaluasi Internal (MONEV-In) Pengendalian pelaksanaan kegiatan yang mendukung implementasi penjaminan mutu dilakukan dengan benar, dilakukan melalui kegiatan monitoring dan evaluasi yang terstruktur oleh kalangan internal STFM. MONEV-In dilakukan secara internal oleh Kepala LPMPT dengan maksud untuk memastikan dan membudayakan perilaku sistem sesuai dengan prosedur dan instruksi yang telah ditetapkan. MONEV-In dilaksanakan pada semua program studi di lingkungan STFM berkenaan dengan proses pencapaian Sasaran Mutu dan implemnetasi Rencana Mutu. Kegiatan MONEV-In dilaksanakan mulai masa pra perkuliahan, sepanjang masa perkuliah, dan akhir perkuliahan. Laporan pelaksanaa MONEV-In dikirimkan kepada LPMPT selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah semesteran berakhir dengan tujuan untuk memeriksa dan mengukur pencapaian Sasaran Mutu dan implementasi Rencana Mutu pada seluruh prodi di lingkungan STFM.
Penerapan Sistem Penjaminan Mutu di STFM Tangerang Penerapan sistem penjaminan Mutu di Perguruan Tinggi tidaklah mudah, tentunya banyak hambatan atau kendala yang dihadapi, terlebih lembaga penjaminan Mutu di STF merupakan lembaga baru yang dibentuk tahun 2015 pada periode kepemimpinan 2015-2019 yang diketuai oleh ibu Nita Rusdiana, S.Farm, M.Sc, Apt. Sejak STFM berdiri tanggal 29 Desember tahun 2005. LPMPT dengan keterbatasan personil yang terdiri dari Kepala LPMPT dan Sekretaris berupaya untuk menerapkan sistem penjaminan mutu. Pembangunan, penerapan, dan pengembangan Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi di STFM menggunakan model manajemen kendali mutu PDCA (Plan, Do, Check, Action). Model kepemimpinan di STFM Tangerang adalah kolektif kolegial. Dengan kepemimpinan kolektif kolegial seluruh kebijakan, kegiatan ataupun menjalankan suatu proses dalam berorganisasi, semuanya berpijak pada kebersamaan, dimana seluruh unit dalam STFM harus terlibat. Masingmasing pemegang jabatan memiliki wewenang dan tanggung jawab dan siap menerima segala resiko atas keputusan yang diambil. Dengan sistem kolektif kolegial ini, memudahkan kami dalam menerapkan penjaminan Mutu di STF, karena setiap kebijakan Mutu mendapat dukungan penuh dari pimpinan. Namun dalam aplikasinya tidak semudah teorinya, dalam perjalanannya ditemukan beberapa kendala. Sasaran Mutu STFM Tangerang: 1. Mahasiswa lulus tepat waktu (4 tahun untuk S-1) minimal 75% Mahasiswa lulus tepat waktu (3 tahun untuk D-3) 80% 2. Lulusan S1 bekerja pada bidang yang relevan dengan waktu tunggu 1 tahun minimal 50%, dan bekerja sebagai wirausahawan (menciptakan lapangan kerja) dalam satu tahun pertama minimal 10%, lulusan D3 bekerja pada bidang yang relevan dengan waktu tunggu 1 bulan minimal 90%, dan bekerja sebagai wirausahawan (menciptakan lapangan kerja) dalam satu tahun pertama minimal 10%. 3. Lulusan memiliki skor tes TOEFL (Test of English as a foreign language) 450 minimal 75% 4. Lulusan bisa mengaplikasikan Paket Office (Word Processor, Spread Sheet, Software Presentasi) 100% 5. Lulusan memiliki IPK ≥ 3,00 minimal 75% 6. Lulusan memiliki nilai AIK (Al-Islam Kemuhammadiyahan) ≥ 8 minimal 80% 7. Lulusan melakukan pengabdian masyarakat ≥ 1 kali 100% 8. Dosen melakukan penelitian ≥ 1 kali dalam 1 tahun 100% 9. Dosen melakukan pengabdian masyarakat ≥ 2 kali dalam 1 tahun 100%
10. Dosen melakukan publikasi ilmiah ≥ 1 kali dalam 1 tahun minimal 50% Kendala yang dihadapi dalam Penerapan SPMI di STFM Tangerang: 1. Kurang personil untuk melakukan pemantauan keberlangsungan SOP (Standard Operasional Procedure). 2. Belum lengkapnya SOP di STF, sehingga masih ada hal-hal yang miss antara satu bagian dengan bagian yang lain. 3. LPM-PT membutuhkan dukungan dari semua pihak untuk bersama-sama menjalankan aktivitas di STF sesuai dengan SOP yang ditetapkan, karena pelaksanaan Mutu bukan hanya tanggung jawab LPMPT, melainkan semua civitas akademika di perguruan Tinggi mulai dari tingkat pimpinan sampai ke bawahnya. 4. Belum membuminya SOP yang telah ditetapkan di STF Muhammadiyah Tangerang dan belum terciptanya budaya mutu. Because Quality is not an act, but it is a habit. 5. Belum meratanya pelaksanaan reward dan Punishment di masing-masing unit atas peraturan yang diterapkan di STFM serta masih kurangnya kesadaran civitas akademika dalam mewujudkan Visi dan Misi Sekolah Tinggi Farmasi Muhammadiyah Tangerang. Strategi/Penanggulangannya Dalam menjalankan penjaminan mutu di perguruan tinggi perlu tahapan-tahapan/strategi yang harus dilakukan agar dapat berjalan dengan baik. Berikut strategi yang telah dilaksanakan Sekolah Tinggi Farmasi Muhammadiyah dalam menerapkan Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi: 1. Mengundang Pimpinan Pusat Majelis DIKTI LITBANG untuk mengadakan workshop SOTK pada tanggal 19 Mei 2016 guna mewujudkan Perguruan Tinggi yang Sehat, adapun tema pelatihan yaitu Menuju PTM yang Kuat, Berdaya Saing, dan Berkemajuan. Materi yang diberikan adalah tata kelola perguruan tinggi yang baik; Pedoman Hidup Islami Warga Muhammadiyah (PHIWM). Dengan adanya workshop tersebut, semangat dan kekompakkan dari tim STF semakin meningkat, dan mengingatkan kembali kepada kita bahwa semua yang kita lakukan harus ikhlas sesuai dengan pesan pendiri Muhammadiyah KH. Ahmad Dahlan “ Hidup-hidupilah Muhammadiyah dan Jangan Mencari Hidup di Muhammadiyah”. 2. Pelatihan Pembuatan SOP (Standard Operating Procedure) dengan mendatangkan pakar 3. Pembentukan tim khusus untuk menyusun SOP (Standard Operating Procedure) yang singkat, jelas dan mengakomodir semua bagian terkait. 4. Mengadakan workshop pembahasan SOP dan KPI (Key Performance Indicator) bersama-sama antara pimpinan, LPMPT dan masing-masing Ka.bagian, Ka.lembaga, Kaprodi, Ka.BAUK, Ka.BAAK. STF melaksanakan itu dengan meluangkan selama 3 hari pelaksanannya untuk membahas KPI dan SOP sebelum diterapkan di STF. 5. Pengesahan peraturan-peraturan besar terkait bidang akademik, kemahasiswaan, dan keuangan serta beberapa SOP oleh dewan Senat. 6. Diadakan rapat rutin dengan pimpinan untuk melakukan Manajemen Mutu dalam rangka pembuatan : a. Penetapan Standar STF b. Pelaksanaan Standar STF c. Evaluasi (Pelaksanaan) Standar STF d. Pengendalian (Pelaksanaan) standar STF e. Peningkatan Standar STF 7. Mengadakan Audit Mutu Internal selama dua kali dalam 1 tahun, dimana di STFM dilaksanakan pada bulan Juli dan Januari. 8. Sosialisasi kepada seluruh Civitas akademika tentang peraturan-peraturan yang sudah ditetapkan di STF Muhammadiyah Tangerang. Hal ini telah dilaksanakan
9.
STF dengan membagikan buku kepada seluruh Mahasiswa ketika awal masuk yaitu buku panduan akademik, buku panduan kemahasiswaan dan buku alumni. Controlling terhadap semua SOP yang berjalan di Sekolah Tinggi Farmasi Muhammadiyah Tangerang.
PENUTUP Demikianlah gambaran pelaksanaan Penjaminan Mutu di STFM Tangerang, kami memiliki keyakinan penuh “slow but sure” bahwa dengan strategi-strategi yang dilakukan STFM akan meningkatkan Mutu STF diikuti dengan peningkatan status akreditasi dari C ke B. *Sofi Nurmay Stiani, Kepala Lembaga Penjaminan Mutu, Sekolah Tinggi Farmasi Muhammadiyah Tangerang, 08170435386, email :
[email protected]
