JURNAL ILMIAH RANGGAGADING Volume 6 No. 1, April 2006 : 24 – 30
PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN DALAM MEMINIMALKAN KREDIT MACET Studi Kasus PT Sinar Sosro Kp Sawangan Oleh
Hastoni dan Andi Nugraha Dosen Tetap Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Kesatuan Bogor
ABSTRACT This research was carried out to get estimation of how far the quality of credit selling system and procedure, the internal control system of credit selling, credit management, and how far the internal control of credit selling has influence toward credit quality raising and minimize stuck claim. The outcome of this research indicates that generally the implementation of credit selling system and procedure has gone smoothly. This matter can be observed from the existence of duty and authority at each departement in line with job description, the internal control practice of credit selling focused at the organization, procedure, and recording, as well as from healty practices. It can be detected on gradually and incessantly process from credit submission up to the submission approved. Keywords: Internal Control; Credit.
PENDAHULUAN Penjualan kredit ini sangat berpengaruh besar dalam terciptanya kredit macet. Kredit macet ini sendiri terjadi di karenakan banyak hal antara lain dari pihak ekstern yaitu pelanggan dan pihak intern yaitu karyawan perusahaan yang memanfaatkan untuk kepentingan pribadi, juga adanya kesalahan manajemen perusahaan dalam menilai kondite pelanggan, dan lain–lain. Pada perusahaan besar yang banyak melakukan politk penjualan secara kredit, umumnya mempunyai bagian khusus yang disebut bagian kredit. Bagian ini bertugas untuk mengevaluasi calon pembeli yang akan melakukan pembelian secara kredit. Dalam sistem penjualan kredit ini dokumen penting yang digunakan adalah : surat order
pengiriman dan faktur penjualan. Sistem ini terdiri dari prosedur order penjualan, prosedur persetujuan kredit, prosedur pengiriman barang, prosedur order penjualan,dan prosedur distribusi penjualan. Unsur pengendalian intern dirancang dalam sistem penjualan kredit dengan cara merinci unsur-unsur pokok sistem pengendalian intern, struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta praktek yang sehat. Sistem pengendalian intern berfungsi untuk memberikan suatu cara untuk memenuhi pekerjaan agar lebih efisien dan efektif, menjaga ketaatan terhadap kebijakan yang telah ditetapkan, dan mengamankan harta, serta pemakaian sumber daya yang ekonomis dan efisien dalam pencapaian tujuan dan sasaran yang telah di tetapkan perusahaan.
Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 6 No. 1, April 2006
METODE PENELITIAN Pengumpul data yang dilakukan dengan metode mencari sumber atau literature yang berhubungan, juga pencarian data primer dengan melakukan observasi langsung ke objek penelitian. Dari data-data tersebut kemudian diadakan perbandingan antara literature/sumber-sumber yang ada dengan kenyataan pada perusahaan sehingga dapat diambil asumsi bahwa jika Pengendalian Intern Penjualan Kredit dilakukan dengan baik dan benar sesuai aturan yang berlaku, maka akan berpengaruh positif terhadap tingkat kesehatan dan kelancaran piutang perusahaan, karena dua hal tersebut saling berhubungan satu sama lain dan keberhasilan suatu sistem tergantung dari kuat atau tidaknya pengendalian intern perusahaan yang bersangkutan.
2.
3.
HASIL DAN PEMBAHASAN A. Sistem Pengendalian Intern Penjualan Kredit Prosedur dan sistem pengendalian penjualan kredit yang telah di lakukan pada PT. Sinar Sosro KP sawangan jika di lihat dari perbandingan analisa umur piutang selama tiga semester terdahulu yang mana mengalami kemajuan yang signifikan, maka menunjukkan sistem pengendalian yang di lakukan tersebut sudah cukup baik. Untuk memperkuat pengendalian intern penjualan kredit tersebut, PT. Sinar Sosro KP Sawangan melakukan suatu metode berkesinambungan agar tidak terjadi piutang macet. Metode tersebut antara lain sebagai berikut : 1. Melakukan Penyaringan Pelanggan Yaitu dengan menyortir transaksi kredit pelanggan dengan terkoordinasi dari mulai pengajuan yang di dalamnya meliputi syarat-syarat dan jaminan yang harus di berikan oleh pelanggan, tahap proses pemeriksaaan dan kelayakan oleh Sales Supervisor dan Kepala Administrasi serta persetujuan oleh Unit
4.
5.
Manager. Pelanggan yang mendapat kebijakan kredit adalah pelanggan yang telah melakukan transaksi secara rutin minimal selama 6 bulan dan telah terdaftar dalam master pelanggan di program SAR (Sales Account Receivable) Penentuan/Penaksiran resiko kredit Secara berkala Kepala Administrasi dan administrasi Piutang melakukan opname piutang dan konfirmasi ke pelanggan untuk memastikan kebenaran dan keakuratan data piutang. Pemeriksaan secara mendadak ke pelanggan mutlak di perlukan untuk menghindari piutang fiktif dan mengetahui secara langsung kemampuan dan asset yang di miliki oleh pelanggan tersebut sehingga dapat menjadi accuan untuk menentukan dalam penaksiran resiko yang kemungkinan dapat terjadi kerugian di kemudian hari. Ketetapan dan ketentuan dalam menghadapi pelanggang yang melakukan tunggakan ( Penunggak ). Hal yang paling utama yang di lakukan oleh PT. Sinar Sosro KP Sawangan dalam mengahadapi penunggak adalah memberikan surat konfirmasi dan sekaligus tagihan secara tertulis ke pelanggan yang bersangkutan melalui salesman, surat tagihan tersebut di buat secara bertahap, biasanya sampai dengan 3 kali peringatan, apabila tidak terjadi cicilan piutang maka secara paksa akan di lakukan penarikan jaminan sesuai dengan yang tertulis dalam surat perjanjian atau barang sejenis yang material. Aktifitas Pengendalian Adanya pemisahan tugas dari masing masing karyawan, dari mulai fungsi penjualan, gudang, administrasi pencatatan dan fisik barang,serta penagihan piutang, dan di dukung oleh program komputer tersendiri yang di jamin keamanannya. Hal ini tergambar dalam struktur organisasi PT. Sinar Sosro KP Sawangan. Pelaksanaan Administrasi yang berhubungan dengan penarikan kredit.
25
HASTONI dan NUGRAHA, Penerapan Sistem Pengendalian Intern dalam Meminimalkan Kredit
Dalam kegiatan administrasi yang mana berperan secara langsung dalam proses kredit, telah dilakukan sesuai sistem dan prosedur akuntansi yang berlaku di PT. Sinar Sosro KP Sawangan, dan masing masing kegiatan kredit tersebut telah mempunyai instruksi kerja dan prosedur tetap sesuai dengan fungsinya. B. Analisis Piutang pada PT. Sinar Sosro KP Sawangan Pengelolaan piutang yang dilakukan PT. Sinar Sosro KP Sawangan telah berjalan dengan baik, hal ini tebukti dengan adanya suatu kebijaksanaan - kebijaksanaan yang dibuat sehubungan dengan pengendalian piutang. Adapun kebijaksanaan kebijaksanaan yang dilakukan oleh PT. Sinar Sosro KP Sawangan dalam pengelolaan piutang antara lain : 1. Kebijaksanaan Kredit Kebijaksanaan kredit dalam PT.Sinar Sosro mempunyai dua pengertian, yaitu standar kredit dan analisa kredit. Didalam menetapkan pengajuan kredit pelanggan, pihak perusahaan terlebih dahulu menetapkan kriteria dan persyaratan yang mutlak harus dipenuhi oleh pelanggan. 2. Persyaratan Kredit Persyaratan kredit di PT.Sinar Sosro KP Sawangan, lebih menitikberatkan kepada jangka waktu pembayaran Piutang (Termin), yang di bagi dalam dua jenis, yaitu : a. Piutang Sementara yaitu Piutang yang mempunyai umur piutang tidak lebih dari 12 hari terhitung dari tanggal transaksi kredit. b. Piutang Perputaran yaitu Piutang yang mempunyai umur piutang tidak lebih dari 30 hari terhitung dari tanggal transaksi penjualan kredit. Persyaratan kredit PT.Sinar Sosro KP Sawangan diprioritaskan untuk pelanggan dister aktif dan pasif, sedangkan mengenai jangka waktu yang diberikan kurang lebih dari 3 hari dan 30 hari, hal tersebut berdasarkan pada perputaran penjualan produk PT.Sinar Sosro KP Sawangan yaitu Teh Botol Sosro dan 26
produk lainnya yang relatif cepat. Dengan asumsi volume penjualan akan meningkat dengan adanya kebijakan kredit, namun tidak memberikan dampak yang negatif terhadap piutang yang terjadi, karena pengendalian dan jangka waktu pengumpulan piutang yang relatif pendek tersebut. 3. Analisis Umur Piutang PT.Sinar Sosro KP Sawangan dalam melakukan pengelolaan piutangnya, menggunakan analisis berdasarkan umur piutang. Penggunaan analisis ini sangat memudahkan melakukan pengawasan dan pengendalian akan perkembangan piutang yang terjadi. Umur piutang yang cenderung terjadi di PT. Sinar Sosro KP Sawangan berkisar di antara 01-30 hari dampai dengan 61-90 hari, untuk umur yang 61-90 hari merupakan pengecualian, dikarenakan adanya penjualan ke pihak modern outlet (supermarket), yang mana kebijakan dan persyaratan kreditnya telah di seragamkan oleh pihak kantor pusat PT. Sinar Sosro. Dan berdasarkan analisis yang telah dilakukan piutang yang terjadi cenderung dapat di lunasi dan paling tidak diperbaharui sehingga tetap terkontrol dan sehat. 4. Metode Penagihan Piutang PT.Sinar Sosro KP Sawangan melakukan penagihan piutangnya, dengan menggunakan 2 cara, antara lain : a. Metode penagihan langsung yaitu Penagihan dilakukan oleh salesman/kolektor langsung ke pelanggan yang mempunyai piutang. b. Metode penagihan tidak langsung yaitu Penagihan dilakukan melalui surat/invoice penagihan yang dikirim melalui jasa pos atau melaui faximili dan pelanggan melakukan pelunasan berdasarkan invoice tagihan tersebut, melalui transfer ke rekening yang telah ditentukan. 5. Pelaporan Mutasi Piutang Setelah proses tersebut di atas dilakukan, PT.Sinar Sosro KP Sawangan melalui administrasi piutang membuat suatu laporan mutasi piutang setiap dua minggu
Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 6 No. 1, April 2006
yang di tujukan kepada Kepala Administrasi, Sales Supervisor dan Unit Manager. Adapun laporan mutasi piutang tersebut berisi tentang : a. Laporan posisi piutang yaitu Laporan yang berisi posisi piutang berdasarkan umur piutang seperti telah tersebut diatas b. Laporan Pelanggan yang menunggak yaitu Laporan yang berisi tentang faktur piutang yang telah jatuh tempo namun belum dilunasi beserta permasalahannya 6. Meeting Koordinasi piutang Merupakan koordinasi yang terdiri dari Unit Manager,Sales Supervisor dan Kepala Administrasi guna membahas piutang, khususnya yang mendekati dan telah jatuh tempo, untuk mencari cara pencegahan dan penyelesaian terhadap piutang tersebut agar tidak bermasalah.
C. Pengaruh pengendalian intern penjualan kredit terhadap Piutang PT. Sinar Sosro KP Sawangan Untuk mengetahui seberapa besar efektifivitas dan pengaruh dari pengandalian intern penjualan kredit yang telah dilakukan oleh PT. Sinar Sosro KP Sawangan terhadap minimalisasi piutang selama ini, dan setelah dilakukan penelitian dengan Questionaire dari 40 responden di ketahui bahwa pendapat dan jawaban atas efektivitas dan pengaruh yang didapat dari hasil pengendalian intern penjualan kredit yang dilakukan terhadap meminimalisasi piutang, dan peningkatan kualitas piutang sangatlah positif sekali. Hasil dari jawaban Qestionaire yang di dapat, terlihat dalam hasil yang dicapai oleh PT. Sinar Sosro KP Sawangan terhadap minimalisasi piutang selama ini, dapat di lihat dalam tabel berikut ini :
Tabel 1. Prosentase Penjualan PT.Sinar Sosro KP Sawangan Periode Juni 2003 s/d Juni 2005 Tahun
Ket
Juni 2003
Rp % Rp % Rp. %
Juni 2004 Juni 2005
Total Penjualan 999.572.156 100% 1.249.188.005 100% 1.603.735.620 100%
Prosentase penjualan kredit PT. Sinar Sosro KP. Sawangan jika di analisa dari tabel mengalami peningkatan yang signifikan yaitu : dari 44,2 % penjualan kredit dari total penjualan pada juni 2003, kemudian menjadi 43 % dan menjadi 39 %. Hal ini merupakan dampak keberhasilan pengendalian intern yang diterapkan PT. Sinar Sosro KP Sawangan dalam memberikan kebijakan kredit kepada pelanggan yang mana berpedoman kepada peraturan dan kebijakan yang telah disepakati. Dengan semakin menurunya tingkat prosentase dari penjualan kredit, maka secara otomatis tingkat resiko kredit macet yang
Tunai
Giro
Kredit
557.931.102 55,8% 707.520.398 56,6% 963.777.254 60,1%
0,0% 4.861.000 0,4% 0,0%
441.641.054 44,2% 536.806.607 43,0% 639.958.366 39,9%
kemungkinan terjadi akan semakin kecil pula, dan yang paling utama hal tersebut menandakan adanya keberhasilan yang sangat pesat dalam pengendalian kebijakan kredit one bill system. Artinya setiap pelanggan di berikan kebijakan satu nota / faktur piutang setiap bulannya dan harus melunasi dan mencicil pada periode yang bersangkutan pula. Menurunnya prosentase penjualan kredit terhadap total penjualan mempunyai pengaruh juga terhadap pengembangan pengelolaan piutang. Untuk lebih jelasnya berikut akan di perlihatkan pula pengaruh pengendalian intern yang di terapkan pada kualitas umur 27
HASTONI dan NUGRAHA, Penerapan Sistem Pengendalian Intern dalam Meminimalkan Kredit
piutang selama tiga periode, antara lain
sebagai berikut :
Tabel 2. Analisa Umur Piutang PT. Sinar Sosro KP Sawangan Periode Juni 2003 Juni 2004 Juni 2005
Ket Rp % Rp % Rp. %
Total
1-30 hr
353.120.571 100% 295.325.565 100% 347.128.956 100%
319.354.306 90,4% 278.166.365 94,2% 331.318.943 95,4%
Analisa Umur Piutang 31-60 hr 61-90 hr 26.003.629 7,5% 15.539.266 5,3% 12.529.470 3,6%
Jika dianalisa secara lebih dalam piutang PT. Sinar Sosro KP Sawangan yang mempunyai umur 31-60 hari juga mengalami peningkatan tiap periodenya yaitu dari 7,5 % kemudian 4,6 % dan meningkat menjadi 3,6% pada Juni 2005, demikian juga halnya dengan umur piutang 61-90 hari yaitu dari 1,4% menjadi 1,2% kemudian meningkat menjadi 0,9 % pada Juni 2005. Khusus untuk piutang yang mempunyai umur 91-120 hari pada Juni 2003, terjadi karena adanya kesalahan komunikasi antara pihak PT. Sinar Sosro KP Sawangan dengan salah satu pelanggan Modern Outlet ( Supermarket ) dalm hal dokumentasi dan otorisasi faktur tagihan. Hal ini mengakibatkan adanya keterlambatan dalam proses tukar faktur dan pelunasan dari pelanggan tersebut selama satu bulan, namun hal tersebut dapat di selesaikan melalui pembicaraan dan melengkapi kekurangan yang dokumen dan otorisasi tersebut.
5.003.798 1,4% 3.619.934 1m2% 3.280.543 0,9%
91-120 hr
> 120 hr
2.220.838 0,6% 0,0% 0,0%
Untuk pelanggan Supermarket khususnya yang bertaraf nasional memang di berikan kelonggaran dalam umur piutangnya, hal ini dikarenakan proses penagihannya yang sedikit rumit dan membutuhkan waktu yang relatif lebih lama, di mulai dari transaksi kredit dan kemudian kolektor melakukan tukar faktur seminggu kemudian untuk syarat penagihan piutang, setelah persyaratan tadi terpenuhi maka pelanggan supermarket tersebut akan melakukan pembayaran melalui transfer dana ke kantor pusat PT. Sinar Sosro, dan baru akan di terima informasinya oleh PT. Sinar Sosro KP Sawangan seminggu dari tanggal transfer tersebut. Setelah melihat perbandingan prosentase penjualan dan perbandingan analisa umur piutang yang terjadi di PT. Sinar Sosro KP Sawangan, maka berikut ini akan dibahas perbandingan Bad Debt (Piutang macet) yang terjadi selama tiga periode, sebagai berikut :
Tabel 3. Perbandingan Bad Debt PT. Sinar Sosro KP Sawangan Periode
Ket
Juni 2003 Juni 2004 Juni 2005
Rp Rp Rp.
Analisa Umur Piutang Total 1-30 hr > 30 hr 353.120.571 295.325.565 347.128.956
26.541.629 13.539.266 12.529.470
Pada tabel di atas dapat dilihat adanya perubahan peningkatan piutang di atas umur 30 hari pada PT. Sinar Sosro KP Sawangan dari Juni 2003 sampai dengan Juni 2005, masing–masing 2 %, 1,2 %, 0,9 %. Hal ini dapat merupakan dampak dari usaha pengendalian intern yang dilakukan oleh 28
7.224.636 3.619.934 3.280.543
Bad Debt 2,0% 1,2% 0,9%
semua bagian yang terkait dalam PT. Sinar Sosro KP Sawangan. Adapun pengendalian tersebut mencakup antara lain : a. Tertib administrasi kartu piutang b. Pengaturan serta penyajian piutang yang up to date
Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 6 No. 1, April 2006
c. Pencatatan pembayaran dilakukan setiap hari d. Sales Supervisor, Kepala Administrasi dan Unit Manager melakukan koordinasi dan evaluasi setiap seminggu sekali untuk mengetahui perkembangan dan pelunasan piutang e. Memberikan target harian tagihan piutang yang dibarengi dengan
pemberian insentif di akhir periode untuk memotivasi salesman dan kolektor dalm melakukan penagihan Disamping itu untuk melihat perbandingan rasio pengumpulan piutang pada tiga periode dapat di lihat dari tabel di bawah ini :
Tabel 4. Rasio Pengumpulan Piutang PT.Sinar Sosro KP Sawangan Periode
Ket
Piutang
Juni 2003 Juni 2004 Juni 2005
Rp Rp Rp.
353.120.571 295.325.565 347.128.956
Rumus rasio pengumpulan piutang : Piu tan g x30hari HasilPenjualanKredit Dari tabel tersebut dapat dilihat adanya peningkatan dalam pengumpulan piutang dari pelanggan pada Juni 2003 mencapai 24 hari kemudian turun menjadi 16 hari dan tetap 16 hari pada Juni 2005. Dengan cepatnya perputaran pengumpulan piutang maka akan membantu peningkatan perputaran kas yang terjadi di PT.Sinar Sosro KP Sawangan yang mana akan memperlancar pula cashflow dan aktivitas operasionalnya.
KESIMPULAN 1. Sistem dan prosedur PT. Sinar Sosro KP Sawangan yang ada selama ini telah berjalan dengan baik, hal ini di tandai dengan adanya pemisahan tugas dan wewenang yang jelas sesuai fungsinya masing – masing dan didukung oleh sumber daya manusia yang handal dan cekatan. 2. Sistem pengendalian intern penjualan kredit yang difokuskan pada Lingkungan pengendalian, Penaksiran Resiko, Aktivitas Pengendalian, Informasi dan Komunikasi serta pemantauan telah di lakukan oleh PT.
Penjualan Kredit 441.641.054 536.806.607 639.958.366
Rasio (hari) 24,0 16,5 16,3
Sinar Sosro KP sawangan dan berjalan sesuai rencana yang diinginkan, yaitu mengurangi volume penjualan kredit dan memperbaiki performance kualitas piutang. 3. Pengaruh dari pengendalian intern penjualan kredit yang telah dilakukan oleh PT. Sinar Sosro KP Sawangan sangat berperan besar dalam peningkatan kualitas piutang, yang mencakup : Porsentase penjualan kredit,Analisa Umur Piutang, Perbandingan Bad debt, dan Peningkatan rasio pengumpulan piutang, sehingga tidak terjadi piutang macet
DAFTAR PUSTAKA Al Haryono Jusup. 2001. Dasar–dasar Akuntansi, Edisi 6, UGM, Yogyakarta. Amin Wijaya Tunggal. Drs, Akt, MBA. 2001. Coso – Based Auditing. Harvarido. Jakarta Arens, Alvin.A., and Loebbecke, James.K. 2000. Auditing Integrated Approach, eight edition. New Jersey : Prentice Hall Internasional, Inc. Bodnar, George H and William S. Hopwood. 2000. Sistem Informasi Akuntansi Penerbit : Salemba Empat. Fonnorow, Milton Steven. 1994. Internal Auditor’s Manual and Guide. New York : Prentice Hall.
29
HASTONI dan NUGRAHA, Penerapan Sistem Pengendalian Intern dalam Meminimalkan Kredit
Ikatan Akuntansi Indonesia. 1996. Standar Akuntansi Keuangan. Salemba Empat. Jakarta. Mulyadi. 1993. Sistem Akuntansi. Edisi 3. STIE YKPN. Yogyakarta. Smith, Jay. M and Fred Skousen. 1992. Intermediate Accounting. Erlangga. Jakarta. Soemarso S.R. 1992. Akuntansi : Suatu Pengantar. Edisi 4. Rineka Cipta, Yogyakarta. Sukrisno Agoes. (1996). Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh Kantor
30
Akuntan Publik. Jakarta : Lembaga Penerbit FE UI. Wilkinson., W Joseph. 1992. Sistem Akunting dan Informasi. Edisi 3. Binarupa Aksara.Jakarta Winardi. 1991. Pengantar Manajemen Penjualan. Penerbit Citra Aditya Bhakti. Bandung Zaki Baridwan. (1991). Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, edisi kelima. Yogyakarta : Lembaga Penerbitan FE Yogyakarta.
