PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS PADA APOTEK NUR-HIDAYAH PARUNG BERBASIS VISUAL BASIC
Nama: Kemal Rinaldi Kelas/NPM: 4EB03/23210857 Pembimbing: Radi Sahara, SE., MM.
Latar Belakang • Pada era Globalisasi ini, dunia kerja mengalami perkembangan yang begitu pesat. Perekonomian pun semakin maju, yang diiringi perkembangan di bidang usaha perdagangan, industri, maupun jasa • Untuk itu sistem informasi akuntansi pada setiap perusahaan harus dibangun sesuai dengan kebutuhan usaha dan kegiatan bisnis yang dilakukan oleh setiap perusahaan. • Salah satu sistem yang digunakan oleh perusahaan adalah sistem informasi akuntansi penerimaan kas. Sistem Informasi Akuntansi penerimaan kas merupakan siklus yang sangat penting bagi perusahaan, sebab tujuan utama perusahaan adalah memperoleh laba. Laba diperoleh melalui aktivitas operasional perusahaan yang berhubungan dengan perolehan melalui penjualan.
Rumusan, Batasan Masalah dan Tujuan Penelitian Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan dilatar belakang, maka peneliti dapat merumuskan masalah dalam penelitian ini: • Bagaimana Sistem Akuntansi Penerimaan kas yang sedang berjalan pada apotek Nur-Hidayah? • Apakah sistem akuntansi penerimaan kas yang sedang berjalan pada Apotek Nur-Hidayah sudah berjalan dengan efektif? • Bagaimana altenatif perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang efektif bagi apotek NurHidayah? Batasan Masalah Luasnya lingkup permasalahan dan keterbatasan waktu dalam pembuatan laporan maka penulis membatasi masalah pada sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang berasal dari penjualan secara tunai pada Apotek Nur-Hidayah. Dengan menggambarkan jalanya sistem dengan menggunakan flowchart, DFD, ERD, Normalisasi, serta merancang sistem dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi menggunakan aplikasi Visual Basic. Sistem yang dibangun menghasilkan laporan yang berkaitan dengan sistem penerimaan kas Apotek Nur-Hidayah. Tujuan Penelitian • Untuk mengetahui bagaimana sistem akuntansi penerimaan kas pada apotek Nur-Hidayah. • Untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penerimaan kas yang sedang berjalan pada apotek Nur-Hidayah sudah berjalan efektif. • Untuk membuat alternatif perancangan sistem akuntansi penerimaan kas berbasis visual basic pada apotek NurHidayah.
METODE PENELITIAN Objek Penelitian • Objek dari penelitian ini adalah Apotek Nur-Hidayah yang beralamat di Jalan Raya Parung Kemang nomor 19, Bogor, Jawa Barat, 16310. Alat Analisis yang digunakan • Alat analisis yang digunakan oleh penulis adalah analisis deskriptif yaitu analisis yang menggunakan data yang diperoleh penulis. Deskriptif merupakan penyajian data yang dihasilkan dari penelitian dengan memberikan gambaran apa adanya sesuai dengan kenyataan. Sistem Analisis • Pada tahap ini penulis melakukan investigasi (pemeriksaan awal) dan survey dalam mengumpulkan data tentang sistem manual penerimaan kas yang berasal dari penjualan secara tunai pada Apotek Nur-Hidayah. Desain Sistem • Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat pemodelan proses (dengan menggunakan Data Flow Diagram), pemodelan data (dengan menggunakan Entity Relationship Diagram), dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input dan output.
Flowchart Asli Apotek Nur-Hidayah Asisten Apoteker START
Melayani Pembeli
Resep Obat
Menerima Resep Obat
Ya
Mencatat di buku penerimaan resep obat
BPR
Membuat salinan resep
Tidak R SR
Menyiapkan obat N
Mencatat pada kartu stock
KS
Resep Obat
Ya
Membungkus dan menyerahkan obat beserta SR
Tidak Membungkus dan menyerahkan obat
SR
obat
obat 1
2
Flowchart Asli Apotek Nur-Hidayah Bagian Kasir 1
2 Setiap hari
obat
Tidak
Resep Obat
Ya
SR
Mencatat pendapatan penjualan berdasarkan SP 2
Mengoperasika n mesin register
Laporan harian
Menerima pembayaran 5
Membuat SP 2 lembar
Resep Obat
Ya
Tidak SP 1
SR
SP 2
SP 1 obat
SP 2 obat
uang pembeli uang 3 4
pembeli
Flowchart Asli Apotek Nur-Hidayah Keuangan dan Akuntansi Setiap minggu 3
4
5 uang
Setor uang ke bank
BS Laporan penjualan
Laporan Harian
SP 2
SP 2
Menerima bukti setor Melakukan verivikasi laporan
Mencocokkan semua dokumen
BS
Mencatat di jurnal
Laporan harian SP 2
BS Laporan penualan
N
jurnal
SP 2
N
END
Flowchart Usul Apotek Nur-Hidayah Bagian Penjualan START
Melayani Pembeli
Resep Obat
Menerima Resep Obat
Ya
Tidak R
Membuat FPT 3lembar
Ya
Resep Obat
Tidak FPT 1 R FPT 2 FPT 1
FPT 3
FPT 2 FPT 3 Pembeli
3
2
1
Pembeli
6
5
4
Flowchart Usul Apotek Nur-Hidayah Bagian Asisten Apoteker 2
5
Mencatat di Buku Penerimaan Resep Obat
R Tidak
FPT 2
Resep Obat
Ya
FPT 2
Membuat Copy resep
BPR
R Menyiapkan Obat
SR
Mencatat Pada Kartu stock
N
KS
Membungkus dan Menyerahkan Obat
Ya
Resep Obat
SR
Tidak FPT 2
FPT 2 Obat
Obat 7
8
Flowchart Usul Apotek Nur-Hidayah Bagian Kasir 1
7
4
8
Obat Obat FPT 2 FPT 1
FPT 2
Tidak
Resep Obat
Ya
FPT 1
SR
Mencocokkan FPT 1, FPT 2 dan obat
Mengoperasikan Mesin Register
Menerima Pembayaran
Membuat SP 3 lembar, Mencap lunas FPT 1, FPT 2 dan memberi keterangan “obat telah diambil” pada FPT 2
Ya
Resep Obat
FPT 1 Tidak
SP 1 FPT 1
SR
SP 1 SP 3
FPT 2
FPT 2 SP 2
Obat
SP2
SP 3
Obat
Pembeli 8
7
Pembeli
10
9
Flowchart Usul Apotek Nur-Hidayah Bagian Keuangan 7
9
Setiap hari uangt
FPT 2
Setor Uang ke Bank
SP 2
Menerima BS Mencocokkan uang, SP 2, dan FPT 2
BS
FPT 2 SP 2 12
N 11
Flowchart Usul Apotek Nur-Hidayah Bagian Akuntansi 3
6
8
FPT 3
10
SP 3
11
12
SP 2
BS
Mencocokkan semua dokumen
Mencatat Jurnal
FPT 3 SP 3 SP 2 BS Jurnal
N
END
Model Logika Sistem Yang Diusulkan • Diagram Konteks
Jurnal Lap data barang/obat Lap seluruh penjualan Lap penjualan per jenis produk
Order dan Resep Sistem Penerimaan Kas
Pembeli FPT dan Salinan Resep
Manajemen
Model Logika Sistem Yang Diusulkan • Diagram Zero File Faktur Tercetak
File Transaksi
Order dan Resep Pembeli FPT dan Salinan Resep
1. Input data penjualan resep
Data Penjualan
File Obat
File Transaksi
File Resep
2, Proses percetakan SP
Data Transaksi
3. Proses pencatatan Transaksi
Data Transaksi
Jurnal Lap data barang/obat Lap seluruh penjualan Lap penjualan per jenis produk 4. Proses pembuatan Laporan
Manajemen
Model Logika Sistem Yang Diusulkan • Diagram Level 1 Proses 1 File Resep
Order dan Resep Pembeli FPT dan Salinan Resep
1.1 P Cek ketersediaan obat
Data Obat 1.2 P Input data Penjualan
File Obat
Data Penjualan
1. 3 P Cetak faktur penjualan
FPT 2
File Transaksi
File Faktur Tercetak
• Diagram Level 1 Proses 2 FPT 2
2.1 P Proses Validasi
Data Penjualan
File Obat
File Transaksi
2.2 P Proses pencetakan SP
SP 3
Model Logika Sistem Yang Diusulkan • Diagram Level 1 Proses 3 SP 3.1 P Proses Validasi 2
3
Data Penjualan
3.2 P Proses pencatatan transaksi
Data Transaksi 4
File Obat
File Transaksi
File Faktur Tercetak
• Diagram Level 1 Proses 4 Data Transaksi 4
4.1 P Proses Validasi 3
Data Transaksi
File Obat
File Transaksi
File Faktur Tercetak
Jurnal Lap data barang/obat Lap seluruh penjualan Lap penjualan per jenis produk 4.2 Proses pembuatan Laporan
Manajemen
Model Logika Sistem Yang Diusulkan • Entity Relationship Diagram Id_resep Nama_dokter
Id_transaksi
Id_transaksi
Tanggal
Nama_pasien Total_transaksi
resep alamat
Id_pengguna No_tlpn No_obat keterangan Harga_satuan No_obat
jumlah
Nama_obat
1 M
transaksi
obat Harga_satuan
Id_pengguna stock nama
alamat
No_telepon
pwd
keterangan
pengguna
Normalisasi • Bentuk Unnormal
• Bentuk Normal Kedua 2NF
• Bentuk Normal Kesatu 1NF • Bentuk Normal Ketiga 3NF
Perancangan Database Sistem Yang Diusulkan • Tabel Obat
• Tabel Detail Transaksi
• Tabel Pengguna
• Tabel Transaksi
• Tabel Resep
Perancangan Input Sistem Yang Diusulkan • Form Log-in Pengguna
• Form Data Pengguna
Perancangan Input Sistem Yang Diusulkan • Form Data Obat
• Form Data Transaksi
Perancangan Output Sistem Yang Diusulkan • Faktur Penjualan Tunai
• Laporan Data Barang/Stock Obat
Perancangan Output Sistem Yang Diusulkan • Faktur Penjualan Per Jenis Produk
• Laporan Penjualan
Rangkuman Hasil Penelitian Sistem Penerimaan Kas Apotek Nur-Hidayah
Rancangan Sistem Penerimaan Kas Usulan
1. Prosedur penerimaan kas yang diterapkan oleh Apotek 1. Penulis mengusulkan agar menambah bagian penjualan, Nur-Hidayah tidak berjalan secara efektif, masih banyak memisahkan antara bagian keuangan dengan bagian terdapat kelemahan yaitu terdapat kerangkapan tugas dan akuntansi agar sistem informasi akuntansi penerimaan kas tanggung jawab, seperti pada asisten apoteker yang pada Apotek Nur-Hidayah berjalan secara efektif. merangkap sebagai fungsi penjualan, pimpinan yang
merangkap sebagai fungsi keuangan dan fungsi akuntansi.
2. Catatan akuntansi yang digunakan oleh Apotek Nur- 2. Penulis mengusulkan menggunakan sistem yang
Hidayah masih dibuat dalam bentuk manual
terkomputerisasi berbasis Visual Basic sebagai metode pencatatan penerimaan kas.
3. Pembuatan laporan membutuhkan waktu yang cukup 3. Pembuatan laporan telah dilakukan secara komputerisasi lama
sehingga waktu yang dibutuhkan lebih singkat.
4. Laporan yang dihasilkan hanya laporan harian atas 4. Penulis mengusulkan 3 laporan dan 1 dokumen yaitu, transaksi penjualan.
faktur penjualan tunai, laporan penjualan, laporan stock obat dan laporan penjualan per jenis produk.
KESIMPULAN •
•
•
Sistem akuntansi penerimaan kas yang sedang berjalan pada Apotek Nur-Hidayah Parung diketahui memiliki tiga prosedur, yaitu prosedur bagian asisten apoteker, prosedur bagian kasir dan prosedur bagian keuangan dan akuntansi. Namun pada prosedur bagian keuangan dan akuntansi hanya dipegang oleh pimpinan. Sistem akuntansi penerimaan kas yang sedang berjalan pada Apotek Nur-Hidayah Parung tidak berjalan secara efektif. Terdapat beberapa kelemahan dan kekurangan dalam sistem akuntansi penerimaan kas Apotek Nur-Hidayah Parung. Seperti tidak adanya pemisahan antara fungsi penjualan dan fungsi asisten apoteker, pimpinan merangkap tugas menjadi fungsi keuangan dan fungsi akuntansi. Pencatatannya masih dilakukan secara manual dan rawan terjadi salah catat, serta laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem penerimaan kas pada Apotek Nur-Hidayah Parung masih belum lengkap. Penulis mengusulkan alternatif perancangan sistem akuntansi penerimaan kas yang berjalan pada Apotek Nur-Hidayah dengan aplikasi visual basic dengan merancang input Form Data Obat, Form Data Transaksi, Form Data Pengguna, Form Log-in Pengguna, dan merancang desain output Faktur Penjualan Tunai, Laporan Data Barang/Stock obat, Laporan Penjualan Transaksi, dan Laporan Penjualan Per jenis Produk.
