PENELITIAN EFEKTIFITAS MISI JAWA TENGAH KE LUAR NEGERI

PENELITIAN EFEKTIFITAS MISI JAWA TENGAH KE LUAR NEGERI Vincent Didiek Wiet Aryanto dkk Balitbang Prov. Jateng bekerjasama dengan Pusat Penelitian Lemlit UNDIP Jl. Imam Bonjol 190 Semarang

RINGKASAN

Pendahuluan Pemerintah Propinsi Jawa Tengah dalam rangka memasarkan produk, komuditas unggulan, potensi investasi serta potensi lainnya terkait dengan sumberdaya manusia, olah raga maupun budaya, telah melakukan berbagai macam kegiatan yang bersifat promotif misalnya promosi melalui website/internet, brosur/leaflet, VCD, pameran dan sebagainya, termasuk di dalamnya adalah kegiatan promosi langsung yang sering disebut dengan istilah misi ke luar negeri. Tujuan misi ke luar negeri antara lain berkaitan dengan perdagangan (trade),

pariwisata

(tourism),

penanaman modal (investment),

olah

raga

(sport),

pengembangan SDM (human resources development) dan budaya (culture). Kegiatan misi ke luar negeri tersebut sudah sangat sering dilaksanakan, namun hingga, saat ini belum pernah dilakukan evaluasi dan hasil yang nyata belum terlihat, oleh karenanya sering timbul tuduhan-tuduhan kegiatan tersebut hanya sia-sia saja, karena kegiatan tersebut tidak lebih dari sekedar piknik ke luar negeri yang diberi label misi perdagangan, studi banding dan sebagainya. Permasalahan-permasalahan yang akan dikaji secara mendalam dari penelitian ini adalah: Bagaimanakah manajemen (pengelolaan) misi Jawa Tengah ke luar negeri yang selama ini telah dilaksanakan ?; Sejauh manakah efektivitas kegiatan misi Jawa Tengah ke luar negeri tersebut mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya ? ; Apa keluaran (output), hasil (outcome) dan dampak (impact) dari keseluruhan kegiatan misi Jawa Tengah ke luar negeri yang telah dilaksanakan selama 3 tahun terakhir ini?

1

Tujuan penelitian ini yaitu: 1.

Untuk mengetahui gambaran umum dari manajemen kegiatan misi Jawa Tengah ke luar negeri baik terkait dengan perindustrian dan perdagangan, investasi dan pariwisata, olah raga, pengembangan SDM, budaya, dan lain-lain.

2.

Untuk mengetahui tingkat efektivitas misi Jawa Tengah ke luar negeri dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

3.

Untuk mengetahui keluaran (output), hasil (outcome) dan dampak (impact) keseluruhan kegiatan misi Jawa Tengah ke luar Negeri yang dilaksanakan selama 3 tahun terakhir ini.

4.

Melakukan identifikasi kerjasama (Memorandum of Understanding - MOU) yang telah dilakukan antara Pemerintah Propinsi Jawa Tengah dengan negara lain.

5.

Menyusun rumusan saran tindak dari temuan-temuan hasil penelitian, untuk disampaikan kepada pihak-pihak yang terkait.

6.

Menyusun masukan dan bahan pertimbangan bagi Pemerintah Propinsi Jawa Tengah dalam menetapkan kebijakan misi ke luar negeri yang berlaku bagi eksekutif maupun legislatif. Lingkup waktu penelitian adalah kegiatan misi Jawa Tengah ke Luar Negeri tahun

2001 – 2003. Konsep efektivitas yang digunakan dalam penelitian adalah program dikatakan efektif apabila manajemen program misi luar negeri yang terintegrasi, informasi luar negeri yang memadai, orientasi strategis program (berupa perencanaan, pencapaian tujuan dan sasaran, keberlanjutan kegiatan serta dampaknya) dan efisiensi operasional (yang terdiri dari output, outcome serta stsandar operating procedures/SOP).

Metode Penelitian Obyek penelitian ini adalah berbagai misi Jawa Tengah ke luar negeri selama tahun 2001, 2002, dan 2003. Kegiatan itu meliputi misi perdagangan dan upaya meningkatkan kegiatan investasi, bidang tourism, olah raga, pendidikan (pelatihan dan pertukaran pelajar) dan kebudayaan yang didanai oleh APBD. Sampel ditetapkan yang mudah ditemui dan dipilih secara purposif atau accidental purposive sampling dengan kriteria mereka yang mendapatkan dana dari pemerintah dan membawa misi ke luar negeri membawa nama Jawa Tengah dan 2

saat survey dilakukan dapat ditemui. Responden diambil dari tiap bidang kegiatan dari tiap tahun. Populasi dalam penelitian ini adalah semua aparatur pemerintahan yang pernah melakukan misi ke luar negeri, para pengusaha, para anggota legislatif, para pendidik/peserta didik, duta kebudayaan maupun para olahragawan yang dikirim ke luar negeri dengan biaya APBD Propinsi Jawa Tengah. Jumlah sampel dalam penelitian ini sebanyak 57 orang, yang terdiri dari ,Para aparatur pemerintah, Para pengusaha kecil dan menengah anggota KADIN, Para anggota legislatif, para duta kebudayaan, dan para olahragawan. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah dokumentasi, wawancara mendalam dan Focused Group Discussion. Sedangkan teknik analisis data menggunakan teknik kualitatif dengan menggunakan metode content analysis.

Hasil dan Pembahasan Hasil penelitian adalah sebagai berikut: 1. Gambaran Umum Manajemen Kegiatan Beberapa kegiatan misi ke luar negeri ada yang telah direncanakan dengan baik, namun juga ada yang tidak terlihat dilakukan persiapan dengan cermat yang tampak dari perubahan acara delegasi dan kegiatan yang tidak mendatangkan hasil sesuai rencana/tujuan atau tidak efektif. Selain itu koordinasi dengan pihak kedutaan Indonesia di luar negeri sebaiknya dilakukan beberapa bulan sebelumnya. Apabila ada beberapa dinas atau tim kunjungan dengan topik yang mirip ke satu negara tujuan dapat dijadwalkan pertemuan dengan lembaga setempat yang sesuai agar tidak terkesan ketidakjelasan kegiatan misi luar negeri Propinsi Jawa Tengah. 2. Efektifitas Atau Tingkat Ketercapaian Tujuan Efektifitas atau tingkat ketercapaian tujuan, dari masing-masing kegiatan berbedabeda. Sebagian besar kegiatan yang memiliki tingkat efektivitasnya tinggi, karena semua tujuannya tercapai. Misalnya kegiatan pameran dalam rangka idul fitri di Malaysia, dan "The 16th International Autumn Trade Fair 2002" di WTC Dubai. Namun ada beberapa kegiatan yang tingkat efektifitasnya atau ketercapaian tujuannya sedang, seperti kegiatan pengembangan sumberdaya manusia. Peserta yang mengikuti kegiatan tersebut ternyata 3

sedikit sekali dimanfaatkan untuk kepentingan Jawa Tengah. Artinya tambahan pengetahuan mereka yang dikirim pelatihan dan seminar, tidak dimanfaatkan atau tidak dihargai dan ditularkan untuk kepentingan Jawa Tengah yang lebih luas. 3. Aspek Perencanaan Aspek perencanaan kegiatan misi Jawa Tengah ke luar negeri belum dipersiapkan secara rapi (terkoordinasi dengan pihak KBRI luar negeri) dan baik (jadwal yang relatif pasti) serta strategis (visi-misi-tujuan-pelaksanaan selaras). Beberapa kegiatan menurut narasumber dan responden dipersiapkan kurang baik dan terburu-buru, sehingga pada saat pelaksanaan terkesan kurang lancar. Dari sisi perencanaan, terdapat perbedaan pemahaman antara responden pengusaha dengan responden eksekutif publik. Para responden pengusaha mengemukakan bahwa sebenarnya dalam pelaksanaan misi dagang akan dapat lebih efektif, apabila sebelum pelaksanaan kegiatan telah dilakukan persiapan dan perencanaan yang lebih matang. Sebaliknya, para responden eksekutif Pemerintah Propinsi Jawa Tengah merasa bahwa persiapan sudah dilaksanakan sebaik-baiknya. Mereka menyatakan bahwa sebelum dilaksanakannya kegiatan misi tersebut sudah dilakukan penjajagan awal dengan mengirimkan beberapa utusan (pre-survey team) ke negara tujuan. Setelah itu juga dilakukan pembekalan terhadap para peserta yang akan mengikuti pameran di luar negeri, terutama para pengusaha calon peserta misi Jawa Tengah. 4. Output kegiatan a. Tahun 2001, dilakukan pameran di Johor Bahru 14 November 2001 oleh 17 UKM Jawa Tengah. pameran tersebut berupa produk-produk furniture dan kayu olahan (60%), pakaian jadi (batik, busana muslim, kain troso 30%), dan produk-produk kerajinan berupa tas-sandal dll (10%). Jumlah kontainer 3 buah masing-masing 40 feet. Produk-produk yang laris pada saat itu adalah furniture antique. Hasil di luar eceran adalah adanya order pembelian furniture masing-masing 1 kontainer untuk CV Nurabex (Rp.50 juta), Reny Gallery (Rp.50 juta), dan Bitara Mandiri (Rp.75 juta). Selain itu juga ada pesanan untuk PT Prima Jati 3 container dari Serikat Perabot Johor Baru Bp.Usman, dan CV Anjasafara 5 container flooring.

4

b. Tahun 2002, dipamerkan di Dubai International Autumn Trade Fair 2002 produk furniture, kain troso, minuman dan jamu tradisional, foto album, serta berbagai leaflet dan CD promosi Jawa Tengah dll. Total penjualan langsung Rp.59.023.321,- dan beberapa transaksi "trial order" senilai US$ 425,300 (empat ratus dua puluh lima ribu tiga ratus dolar AS). c. Tahun 2003, dipamerkan produk meubel di Sharjah Uni Emirat Arab untuk produk furniture. Pada event ini terjadi transaksi untuk produk furniture berupa daun pintu yang dilakukan oleh individual buyer. Selebihnya repeat buyer dilakukan secara mandiri oleh perusahaan atau UKM yang ikut. Tahun 2003, ISE 2003 di Sharjah PEA mengikut sertakan 22 perusahaan, terdiri dari 5 produsen tekstil, garmen dan batik, 5 produsen aneka kerajinan dan 12 produsen mebel indoor dan outdoor. Hasil transaksi (order) selama pameran Rp.6.763.557.700,- (enam milyar tujuh ratus enampuluh tiga juta lima ratus lima puluh tujuh ribu tujuh ratus rupiah). Order tersebut sebagian besar adalah pembelian produk kayu dan mebel 57,97 persen (kurang lebih Rp.3,921 milyar), sedangkan produk tekstil, garment dan batik mencapai 28,90 persen (kurang lebih Rp.1,954 milyar), dan produk aneka kerajinan sebesar 13,13 persen (kurang lebih 0,887 milyar). Sedangkan hasil penjualan retail dari sampel produk pameran Rp.434.097.000,-. 5. Dampak dan Keberlanjutan Kegiatan Setelah kegiatan berlangsung banyak kegiatan yang telah menyepakati beberapa hal tertuang dalam MoU sehingga dapat dikatakan bahwa dari aspek keberlanjutan program kegiatan-kegiatan misi Jawa Tengah ke luar negeri tersebut efektif. Dari sisi keberlanjutan, melihat permintaan pasar yang cukup besar pada tahap awal pameran, pasar produk-produk Jawa Tengah di Timur Tengah dan Afrika terbuka lebar. Potensi pasar yang besar di wilayah tersebut menjadikan Timur Tengah dan Afrika pasar potensial bagi produk-produk Jawa Tengah di masa mendatang. Fasilitas yang telah diberikan oleh pemerintah Propinsi Jawa Tengah harus ditindak lanjuti oleh para pengusaha untuk mengembangkan pasar di Timur Tengah dan Afrika maupun Cina serta pasar luar negeri lainnya.

5

Sedangkan menurut pendapat pengusaha peserta pameran yang diwawancarai mengungkapkan bahwa menurut pendapat mereka keberlanjutan misi Jawa Tengah ke Sharjah cukup baik. Diharapkan kegiatan ini dapat dilaksanakan secara rutin, sehingga pengusaha (peserta) tidak hanya sekali saja mengikuti pameran, tetapi dapat dilakukan berulangkali sehingga produk mereka semakin dikenal oleh para konsumen di Timur Tengah dan Afrika. 6. Manfaat Kegiatan Menurut para responden, kegiatan misi Jawa Tengah Ke luar negeri cukup banyak. Manfaat yang diperoleh antara lain peserta, khususnya pengusaha dapat melakukan kontak langsung dengan para pedagang atau pembeli dari negara-negara tujuan (Timur Tengah dan Afrika, Cina, Eropa dan sebagainya); dapat mempelajari strategi pemasaran para negara pesaing, produk-produk Jawa Tengah; peserta dapat mempelajari karakteristik pasar di negara tujuan; peserta mendapatkan pengalaman melakukan pameran dagang di luar negeri. Manfaat misi ke luar negeri dalam jangka panjang antara lain : a. Mengenalkan produk-produk Indonesia (Jawa Tengah) ke negara-negara tujuan. b. Menjajagi pasar produk-produk Indonesia (Jawa Tengah) ke negara-negara

Tujuan

di masa yang akan datang. c. Melakukan kontrak pesanan produk-produk Indonesia (Jawa Tengah) di masa mendatang. d. Mendapatkan pengalaman kontak secara langsung dengan para buyers di negara tujuan di luar negeri. e. Mengetahui persyaratan-persyaratan kualitas, keamanan dan pelabelan produk secara langsung di luar negeri. f. Mengetahui level of competition untuk produk sejenis secara langsung di luar negeri. 7. Kendala Efektivitas Misi luar negeri Jawa Tengah menurut para nara sumber masih terkesan project oriented, oleh karenanya, berdasarkan keputusan Gubernur maka Bappeda Propinsi Jawa Tengah untuk tahun 2004 menjadi koordinator dan mempersiapkan misi luar negeri Jawa Tengah. Seharusnya Bappeda hanya menjadi perencana, tidak ikut menjadi pelaksana. 6

Keikutsertaan dalam misi dagang ke luar negeri dikeluhkan oleh KADIN maupun HIPMI karena mereka merasa hanya sekedar sebagai pelengkap. Dalam menentukan visi, misi maupun obyektif misi luar negeri, para usahawan tidak pernah merasa dilibatkan. Namun dalam beberapa event akhir-akhir ini, HIPMI telah dilibatkan baik dalam perumusan maupun penyusunan strategi misi luar negeri oleh BPM Propinsi. Masalah relevansi antara kompetensi para peserta dengan negara-negara yang dikunjungi juga perlu dipertimbangkan lebih lanjut. Untuk mengatasi hal ini maka persiapan berupa training bahasa asing untuk meningkatkan kompetensi para peserta misi luar negeri perlu dilakukan. Proses penunjukan harus dilakukan lebih transparan dan berdasarkan urgensi dan kompetensi serta relevansinya dengan kegiatan kunjungan yang akan dilakukan. Hal lain yang dirasakan kurang relevan berdasarkan pendapat para responden adalah keikutsertaan para anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Jawa Tengah. Seharusnya biaya anggota dewan tidak menggunakan anggaran eksekutif. Para anggota dewan semestinya mempunyai agenda kunjungan misi luar negeri sendiri misalnya yang terkait dengan inter-parliamentary link dan sebagainya sehingga kritik masyarakat tentang adanya pemborosan dana pemerintah bisa dihindarkan.

Kesimpulan dan Saran Kesimpulan a. Kurangnya promosi dan distribusi/pemasaran produk berlabel Jawa Tengah ke luar negeri. b. Kurangnya informasi pasar negara tujuan c. Tidak adanya fasilitasi temu bisnis. d. Produk Indonesia terlalu dihargai murah. e. Survey pasar diperlukan sebelum melakukakan misi ke luar negeri. f. Pemilihan event dan organizer amat menentukan.

7

Saran 1. Pengorganisasian Misi Luar Negeri Jawa Tengah Pengorganisasian Misi Luar Negeri Jawa Tengah sebaiknya di bawah Biro Bangda yaitu dalam satu Bidang Kerjasama Luar Negeri, dengan pelaksana operasional tim pendahulu dan koordinasi teknis pelaksanaan dalam satu lembaga atau satuan tugas atau BDS/Business Development Services atau jasa pelayanan bisnis yaitu Komite Pemasaran/Promosi Daerah Jawa Tengah. 2. Kriteria Efektifitas Kinerja Misi Luar Negeri Misi ke luar negeri akan efektif apabila berhasil mencapai beberapa tujuan antara lain: a. Pelaksanaan kegiatan yang lancar dan tidak ada masalah sesuai dengan yang telah direncanakan. b. Terjadi peningkatan volume dan nilai transaksi perdagangan dalam pameran. c. Terjadi peningkatan jumlah dan jenis business matching dengan berbagai pengusaha atau pembeli atau konsumen langsung di luar negeri d. Terjadi kesepakatan kerjasama antara pemerintah propinsi Jawa Tengah dengan berbagai pemerintah di luar negeri e. Terjadi peningkatan minat, jumlah trial order maupun repeat order dari berbagai pihak luar negeri f. Terjadinya persahabatan, saling pengertian dan pemahaman antara pemerintah, pengusaha dan pribadi-pribadi antar negara. 3. Standar Operating Procedure (SOP) Kegiatan Misi Luar Negeri Standard Operation Procedure (SOP) Pengiriman Misi Luar Negeri atau prosedur standar kegiatan misi ke luar negeri meliputi: a. perencanaan, pengusulan dan penganggaran kegiatan misi luar negeri dari dinas atau instansi terkait b. penyelarasan dan evaluasi kegiatan oleh Bappeda Propinsi dan Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Tengah sesuai kebutuhan, ada standardisasi biaya kegiatan (transport, uang saku, akomodasi dan sebagainya) yang sesuai dengan negara tujuan terkait. c. pelaksanaan penjajagan atau evaluasi manfaat dari pameran, kerjasama, maupun temu bisnis oleh Tim Pendahulu dari Badan Pemasaran/Promosi Jawa Tengah 8

d. pelaksanaan kegiatan, membuat dokumentasi kunjungan dan pameran luar negeri maupun misi luarnegeri lainnya. e. pelaporan akhir kegiatan, evaluasi kegiatan dan penyerahan berbagai dokumentasi dan laporan kegiatan (CD materi, data penjualan, data peserta, VCD/film pelaksanaan kegiatan, foto kegiatan, leaflet pameran dll, handbook negara tujuan, brosur, peta lokasi dan negara tujuan dll.). f. pembuatan database information system berbagai hasil kegiatan misi luar negeri (misal: database kerjasama, database profil pembeli, database potensi pasar negara tujuan dll). 4. Organisasi Badan Pemasaran/Promosi Jawa Tengah Dalam menjalankan peran persiapan pelaksanaan misi luar negeri, sebaiknya dibentuk satu Business Development Services (BDS) yang berperan menjadi tim pendahulu misi luar negeri dan sekaligus sebagai pengelola misi Jawa Tengah ke luar negeri. Lembaga tersebut dinamakan Komite Pemasaran dan Promosi Propinsi Jawa Tengah. Lembaga ini dalam scope luas atau dalam scope sempit disebut Lembaga Promosi Daerah Jawa Tengah atau Lembaga Pemasaran/Promosi Daerah Jawa Tengah ini merupakan badan independen atau semi independen yang mendapatkan anggaran dari APBD dan bertanggungjawab langsung kepada Gubernur Jawa Tengah. Lembaga ini dipimpin oleh seorang Manajer Profesional yang mempunyai pengalaman dalam melaksanakan berbagai event business matching dan terlibat kunjungan ke luar negeri. Kepengurusannya bisa melibatkan unsur-unsur profesional, Dunia Usaha, Bidang Perekonomian Bappeda, Biro Pembangunan Daerah dan Biro Perekonomian Sekretariat Daerah, Badan Penanaman Modal, Dinas Perindustrian, Dinas Perdagangan, serta Perguruan Tinggi. Periode kepengurusan manajer ini mengikuti periode jabatan Gubernur (5 tahunan) atau periode 3 tahunan sesuai dengan evaluasi keberhasilannya. Pendanaan kegiatannya diambil dari dana APBD. Tugas Komite Pemasaran/Promosi Daerah Jawa Tengah adalah: a. sebagai manajemen profesional pelaksana kebijakan Bappeda dan Pemerintah Daerah Jawa Tengah di bidang pemasaran/promosi daerah Jawa Tengah, 9

b. mempersiapkan acara kunjungan ke negara tujuan termasuk day to day activities yang bermanfaat bagi Propinsi Jawa Tengah, c. memberikan masukan atau penilaian manfaat pameran / exhibition / event di luar negeri, d. mempersiapkan business matching dan MOU dengan pihak bisnis di luar negeri e. membuat laporan-laporan kegiatan ke luar negeri. f. Menjadi pusat informasi produk, jenis eksportir dan peluang investasi berbagai daerah di Jawa Tengah maupun database information system negara tujuan

Hak Cipta © 2004 Balitbang Prov. Jateng Jl. Imam Bonjol No. 190 Semarang 50132 Telp : (024) 3540025, Fax : (024) 3560505 Email : [email protected]

10