Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen 1, Pertemuan Ke-5
PENDEKATAN SISTEM
1. Pemecahan Masalah Masalah m eru p a k a n s u a tu k on d is i ya n g m em ilik i p oten s i u n tu k m en im b u lk a n k eru gia n lu a r b ia s a a ta u m en gh a s ilk a n k eu n tu n ga n lu a r b ia s a . J a d i pe m e c ah an m as alah b era rt i tin d a k a n m em b erik a n res p on terhadap m a s a la h u n tu k m en ek a n a k ib a t b u r u k n ya a ta u m em a n fa a t k a n p elu a n g k eu n t u n ga n n ya . Oleh k a r en a it u m a s a la h p en tin g u n tu k d ip eca h k a n . Ke put us an a d a la h p em ilih a n s u a tu s t r a t egi a t a u t in d a k a n . Pe n gam bilan k e pu t u s an a d a la h t in d a k a n m em ilih s tra tegi a ta u a k s i ya n g m a n a jer ya k in i a k a n m em b erik a n solusi terbaik atas masalah tersebut. Elemen-elemen proses pemecahan masalah : Masalah
Elemen-elemen Standar
Informasi
Pemecah masalah (manajer)
Berbagai solusi alternatif
Kendala Solusi
Standar
: menggambarkan keadaan yang diharapkan apa yang harus dicapai oleh sistem. Informasi : menggambarkan keadaan saat ini - apa yang sedang dicapai oleh sistem. Perb ed a a n a n ta ra m a s a la h d a n geja la . Ge jala a d a la h k on d is i ya n g dih a s ilka n oleh m a s a la h . Un tu k m em berika n ilu s tra s i in i, kita a m bil contoh, seorang manajer dihadapkan pada suatu gejala seperti laba yang r en d a h . Da la m h a l in i a d a m a s a la h penyebab la b a r en d a h . J a d i dalam kaitan in i, m a s a la h a d a la h p en yeb a b d a ri s u a tu p ers oa la n , a ta u p en yeb a b dari suatu peluang.
Noviyanto, ST
Halaman 1
Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen 1, Pertemuan Ke-5
Jenis-jenis masalah : Masalah terstruktur; apabila terdiri dari elemen dan hubunganhubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah. Ma s a la h ta k ters tru k tu r; b eris i elem en -elem en a ta u h u b u n ga n a n ta r elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah. Ma s a la h s em i-ters tru k tu r, m a s a la h ya n g b eris i s eb a gia n elem en elemen atau hubungannya yang dimengerti oleh pemecah masalah. 2. Pendekatan Sistem Pros es p em eca h a n m a s a la h s eca ra s is tem a tis b erm u la d a ri J oh n Dewey, s eora n g p rofes s or filos ofi d i Colu m b ia Un ivers ity p a d a a wa l abad ini. Dalam bukunya 1910 diidentifikasi ada 3 seri penilaian dalam memecahkan suatu kontroversi yang memadai : 1) Mengenali kontroversi. 2) Menimbang klaim alternatif. 3) Membentuk penilaian. Tahap-tahap dan langkah-langkah pendekatan sistem : Tahap I Langkah 1 2 3
: : : :
Usaha Persiapan Memandang perusahaan sebagai suatu sistem. Mengenali sistem lingkungan. Mengidentifikasi subsistem perusahaan.
Tahap II : Usaha Definisi Langkah 4 : Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem. 5 : Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu. Tahap III Langkah 6 7 8 9 10
Noviyanto, ST
: : : : : :
Usaha Solusi Mengidentifikasi solusi alternatif. Mengevaluasi solusi alternatif. Memilih solusi terbaik. Menerapkan solusi terbaik. Membuat tindak lanjut bahwa solusi itu efektif.
Halaman 2
Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen 1, Pertemuan Ke-5
Tiap tingkatan manajemen adalah suatu sub-sistem. Standar
Proses Transformasi
Input
Output
Standar
Proses Transformasi
Input
Output
Standar
Proses Transformasi
Input
Output
Ar u s in for m a s i Arus keputusan
Keterangan tambahan dari langkah-langkah pendekatan sistem : Lan gkah 5 : Men ga n a lis is b a gia n -b a gia n s is tem d a la m u ru ta n terten tu . Analisis bagian-bagian sistem dapat digambarkan sebagai berikut : 1
Standar
3 Manajemen
4
Pengolah informasi
5 Input
Sumberdaya input
Proses 6 transformasi
Sumber 7 daya output
Uru ta n m en gga m ba rk a n p riorita s tia p elem en d a la m m a s a la h . Mis a ln ya , m a s a la h d a la m elem en 4 tid a k b is a kalau ada masalah dalam elemen tiga.
Noviyanto, ST
Halaman 3
2 Output
p em eca h a n d ip eca h k a n
Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen 1, Pertemuan Ke-5
Elemen 1
:
Mengevaluasi standar. Standar kinerja dinyatakan dalam b en tu k ren ca n a , a n gga ra n , d a n k u ota . Sta n d a r m em iliki karakteristik tertentu : Sta n d a r h a ru s s a h (va lid ). Standar harus realistis. Standar harus dimengerti oleh mereka yang diharapkan untuk mencapai. Standar harus terukur.
Elemen 2 :
Membandingkan output sistem dengan standar.
Elemen 3 :
Mengevaluasi manajemen. Suatu penilaian kritis d ila k u k a n a ta s m a n a jem en s is tem d a n s tru k tu r orga n is a s i. Sinyal-s in ya l a d a n ya m a s a la h : (1 ) m a n a jer b ek erja d a la m ja m ya n g s a n ga t p a n ja n g d a n (2 ) k ep u tu s a n -keputusan terbukti salah.
Elemen 4 :
Mengevaluasi pemroses informasi.
Elemen 5 :
Mengevaluasi input dan sumberdaya input. Pada analisis ini konseptual sistem tidak lagi merupakan persoalan, permasalahan ada pada sistem fisik.
Elemen 6 :
Mengevaluasi proses transformasi. Contoh-contoh modern dalam memecahkan masalah transformasi adalah: otomatisasi, penggunaan robot, computer-aided design dan computer-aided manufacturing (CAD/CAM) dan computer integrated manufacturing.
Elemen 7
Mengevaluasi sumber daya output.
:
Pada langkah 6 - Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi. Ma n a jer m en gid en tifik a s i b erm a ca m -m a ca m ca r a u n tu k m em eca h k a n p er m a s a la h a n ya n g s a m a . Ma n a jer ja r a n g m em eca h k a n m a s a la h s en d iria n , b ia s a n ya d ila k u k a n tu k a r m en u k a r p ik ira n (bra in s torming). Pendekatan formal disebut sesi JAD (Joint Application Design), suatu r a n ca n ga n a p lik a s i b er s a m a dan m er u p a k a n p en d ek a t a n s is t em p en d u k u n g k ep u tu s a n s eca ra k elom p ok (grou p d ecis ion s u pport s y s tem ) u n tu k m em eca h k a n m a s a la h . Con toh p em eca h a n m a s a la h ya n g tid a k s a n ggu p m en a n ga n i volu m e a k tivita s p ek erja a n ya n g m en in gk a t. Ada 3 s olu s i a ltern a tif : (1 ) m en a m b a h leb ih b a n ya k p era la ta n p a d a k om p u ter yang ada untuk meningkatkan kapasitas dan kecepatannya; (2) menggantikan komputer yang ada dengan yang lebih besar; (3 ) m en gga n tik a n k om p u ter ya n g a d a d en ga n ja rin ga n k om p u ter lok a l (LAN) dari komputer-komputer yang lebih kecil.
Noviyanto, ST
Halaman 4
Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen 1, Pertemuan Ke-5
Langkah 7 - Mengevaluasi berbagai alternatif solusi. Men geva lu a s i a lt er n a t if d en ga n m en ggu n a k a n k r it er ia eva lu a s i. Da r i contoh tadi, keuntungan dan kerugian dipertimbangkan dengan kriteria : (1) bia ya opera s i; (2) pela tih a n pem a ka i; (3) da ya res pon ; (4) kea m a n a n data; dan (5) kemampuan mengadaptasi perubahan kebutuhan. Adapun evaluasi dari ketiga alternatif tersebut adalah : Alternatif 1 : Meningkatkan sistem yang ada
Alternatif 2 Memasang sistem besar
Alternatif 3 Memasang jaringan komputer mikro
Keuntungan :
1) Kenaikan kecil dalam biaya operasi. 2) Tidak diperlukan pelatihan pemakai. 3) Memberikan keamanan data maksimum.
1) Sangat responsif pada permintaan informasi. 2) Keamanan data baik. 3) Mudah mengadaptasi perubahan kebutuhan pemakai.
1) Biaya operasi sedikit menurun. 2) Sedikit mengadaptasi perubahan kebutuhan pemakai.
Kerugian :
1) Kurang responsif pada permintaan informasi. 2) Tidak mudah mengadaptasi perubahan kebutuhan pemakai.
1) Kenaikan besar dalam biaya operasi. 2) Diperlukan banyak pelatihan pemakai.
1) Diperlukan pelatihan pemakai. 2) Kurang responsif pada permintaan informasi. 3) Menimbulkan m a s a la h k ea m a n a n data.
Langkah 8 - Memilih Solusi Terbaik Men u ru t Hen ry Min tzb erg (a h li m a n a jem en ) a d a 3 ca r a m em ilih a ltern a tif terbaik : Analisis : Suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan, m em p ertim b a n gk a n k on s ek wen s in ya p a d a tu ju a n organisasi. Penilaian : Proses mental dari seorang manajer. Tawar-menawar : Negosiasi antara beberapa manajer. Lan gkah 9 - Men era p k a n S olu s i. Setela h a d a s olu s i p erlu untuk mengetahui efektivitasnya.
d itera p k a n
Lan gkah 1 0 - Mem b u a t tin d a k la n ju t u n tu k m em a s tik a n b a h wa s olu s i itu efek t if. Men ga t a s i s itu a s i u n t u k m em a s t ik a n b a h wa s olu s i m en ca p a i kinerja yang direncanakan.
Noviyanto, ST
Halaman 5
Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen 1, Pertemuan Ke-5
3. Model Pendekatan Sistem Integrasi 1. Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
Usaha definisi 4. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem. 5. Menganalisis bagian-bagian sistem sesuai urutan tertentu.
Usaha solusi 6. Mengidentifikasi solusi alternatif. 7. Mengevaluasi solusi alternatif. 8. Memilih solusi terbaik. 9. Menerapkan solusi. 10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi efektif
Faktor-faktor Pribadi y an g Me m pe n garuh i Pemecahan Masalah : Tia p m a n a jer m em ilik i ga ya p em eca h a n m a s a la h ya n g u n ik . Ga ya in i m em p en ga ru h i k eterlib a ta n n ya d a la m m era s a k a n m a s a la h , mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi. Merasakan masalah : Ada tiga kategori dasar dalam gaya merasakan masalah (problemsensing style), yaitu : Men gh in d a r m a s a la h (problem avoid er), m en ga m b il s ik a p p os itif d a n menganggap bahwa semua baik-baik saja.
Noviyanto, ST
Halaman 6
Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen 1, Pertemuan Ke-5
Pem eca h m a s a la h (problem s olver), m a n a jer in i tid a k m en ca ri d a n tidak menghalangi masalah. Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya. Mengumpulkan informasi : Gaya mengumpulkan informasi ada dua : Gaya teratur (preceptive styles), manajer jenis ini mengikuti m a n age m en t b y excep tion d a n m en ya rin g s ega la s es u a tu ya n g tid a k berhubungan dengan area minatnya. Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi. Menggunakan informasi : Ma n a jer ju ga cen d er u n g m en ggu n a k a n s a la h s a t u d a r i d u a ga ya menggunakan informasi, yaitu : Gaya sistematik (s y s te m a tic s ty le). Manajer memberi perhatian k h u s u s u n t u k m en gik u ti s u a t u m etod e ya n g t ela h d it et a p k a n , misalnya pendekatan sistem. Gaya intuitif (intuitive style).Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi. Di d a la m p en d ek a ta n s is tem , tiga k om en ta r b erik u t p erlu d ip erh a tik a n yaitu : 1) Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat (common sense). 2) Pendekatan sistem hanyalah satu cara memecahkan masalah. 3) Pendekatan sistem adalah metodologi sistem dasar. Suatu metodologi adalah suatu cara yang telah ditetapkan untuk melaksanakan sesuatu.
Noviyanto, ST
Halaman 7
