PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Definisi kantor pada umumnya adalah tempat dimana dilakukan berbagai macamkegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan tetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini, kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan disegala bidang. Pada setiap kantor akan ditemukan ”unsur inti” yaitu, manusia beserta hubungan-hubungan sosial mereka dan ”unsur kerja” yang meliputi sumber daya insani, sumber daya nir-insani, dan sumber daya konseptual. Dalam kenyataannya unsur inti akan dipengaruhi oleh unsur kerja pada saat kantor berfungsi sebagai perangkat untuk memasok informasi dan merawat aktiva sehingga diperlukan cara-cara bekerja yang efisien. Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem, prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Hal ini dapat dialami oleh seluruh kegiatan kerja lainnya. Setiap kantor pasti mempunyai pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan didalamnya. Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi
sebuah
organisasi. Sebagaimana defenisi yang dikembangkan bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yangdidasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
Universitas Sumatera Utara
sebelumnya. Pekerjaan-pekerjaan, khususnya pekerjaan kantor harus bebas dari cara kerja yang berbelit-belit dan prosedur-prosedur yang perlu harus dilaksanakan dengan cara yang paling sederhana. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi, pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya. Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha
untuk memberantas
pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. Menurut Achmad (2007), efisensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efisiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (Output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (Input). Efisiensi kerja dapat ditetapkan misalnya terhadap suatu prosedur, metode, formulir, pengaturan mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan untuk membantu mempercepat proses penyelesaian tugas/pekerjaan. Salah satu dimensi penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja yang teratur, terencana, dan tersusun dengan rapi agar memudahkan dalam pengawasan dan monitoring terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatu efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal inidapat dikatakan bahwa pekerjaan kantoradalah sesuatu yang mencerminkan ”wajah” mekanisme kerja sebuah
Universitas Sumatera Utara
organisasi tertentu. Efisiensi merupakan suatu pengertian yang menunjukkan suatu keadaan, maka cara penilaian efisiensi tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu yang singkat, tetapi membutuhkan waktu yang cukup panjang dan continue yang disertai dengan penelitian. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan juga, maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan produktivitas yang tinggi bagi organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintah dapat dilihat dengan menganalisis ”Tingkat Efisiensi”nya dengan menggunakan suatu indikator kinerja. Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin. Usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Efisiensi kerja merupakan suatu proses dan hasil efektif yang dicapai dari usaha untuk mencari hasil yang lebih baik dan lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Maka dari itu keefisienan kerja sangat perlu diterapkan agar memudahkan pekerjaan kantor, maka tujuan efisiensi pada kantor adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut.
Universitas Sumatera Utara
Masalah yang dijumpai dalam pekerjaan kantor di Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut: 1. Kapasitas memori komputer pada ruang Akademik sudah sangat tidak memadai untuk penyimpanan data. 2. Pada kantor Akademik tidak tersedia satu unit telephon, padahal telephon sangat mempermudah untuk berkomunikasi kepada orang lain di luar kantor akademik, sehingga memperlama hubungan kerja apabila ada keperluan untuk menghubungi para pekerja di luar kantor akademik. Berdasarkan uraian di atas maka perlu adanya cara kerja yang efisien. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan dari dalam ruangan Akademik maupun dari luar ruangan Akademik. Maka dengan tersedianya fasilitas yang lengkap dan memadai dapat sangat mempermudah setiap kegiatan yang ada pada ruangan Akademik berdasarkan uraian di atas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis Laporan Tugas Akhir dengan judul ” Efisiensi Kerja Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Dengan judul ini penulis dapat melihat Penerapan Efisiensi Kerja dalam Pekerjaan Kantor pada Kantor Akademik Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas atau kegiatan perkantoran yang dilakukan sehari-hari.
B. Perumusan Masalah Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah.Masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor penghambat dalam mencapai tujuan usaha.
Universitas Sumatera Utara
Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan. Penulis tertarik dan ingin mengetahui “Bagaimana Pengaturan Efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dapat Meningkatkan Prestasi Kerja”.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan penelitian Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor diterapkan pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Manfaat penelitian Adapun manfaat dari penelitian adalah : a. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor Akademik untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. b. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaankantor khususnya pada kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Jadwal Kegiatan Berikut ini adalah jadwal penelitian yang dilakukan peneliti dalam
Universitas Sumatera Utara
penyusunan Tugas akhir.
No.
Kegiatan
I
1.
Persiapan
2.
Penyusunan
Maret
April
2012
2012
Minggu
Minggu
II
III
IV
I
II
III
IV
Draft Tugas Akhir 3.
Penyusunan Laporan Tugas Akhir
Tabel 1.1 E. Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini antara lain : BAB I :
PENDAHULUAN Dalam bab ini, penulis akan membahas, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.
BAB II : PROFIL INSTANSI FAKULTAS EKONOMI USU Dalam bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan Universitas Sumatera Utara
BAB III : PEMBAHASAN Dalam bab ini, dijelaskan tentang penerapan sistem informasi peningkatan efisiensi kinerja pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini, dijelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di bagian pendidikan Fakultas Ekonomi USU, dan saran Penulis pada bagian pendidikan Fakultas Ekonomi USU, serta Daftar Pustaka yang mencantumkan semua referensi yang digunakan.
Universitas Sumatera Utara
