PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG Pola klasifikasi kearsipan ini merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah, yang mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan semua satuan organisasi dalam lingkungan Universitas Negeri Semarang. Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan menggunakan prinsip perkembangan dari yang bersifat umum kepada yang bersifat khusus dalam hubungan masalah, didahului oleh tiga perincian dasar, masing-masing perincian pertama, perincian kedua, dan perincian ketiga sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola. Untuk memahami pola klasifikasi surat dengan kode setepat-tepatnya haruslah dipahami benar masalah yang dikandungnya, untuk menentukan masalah dalam surat tidak mudah, karena pada umumnya hal surat yang tercantum pada surat seringkali tidak merupakan petunjuk yang tepat untuk menentukan suatu kode surat. Mengingat bahwa penemuan kembali surat banyak tergantung pada pemberian kode, maka untuk itu perlu dibaca dan dipahami masalah yang terkandung dalam surat sebelum menentukan kode surat.
1
B. TUJUAN 1. Menyediakan data dan informasi secara cepat dan tepat untuk itu diperlukan pengendalian arsip yang efektif dan efisien dengan menciptakan sistem pengendalian masalah yang terkandung dalam arsip 2. Dipergunakan oleh petugas arsip/arsiparis dan semua pihak yang berkaitan dalam rangka menunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok dan fungsi semua satuan unit kerja di lingkungan Universitas Negeri Semarang. C. DASAR HUKUM 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 2. PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan. 3. Permendikbud Nomor 6 Tahun 2013 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 4. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta Informasi Publik di Lingkungan Kemdikbud. 5. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 50 Tahun 2011 tentang Layanan Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 6. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 26 Tahun 2013 tentang Pola Klasifikasi Kearsipan di lingkungan Universitas Negeri Semarang.
2
7. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 35 Tahun 2009 tentang pedoman tata kearsipan di lingkungan Universitas Negeri Semarang. D. RUANG LINGKUP Buku pedoman pola klasifikasi kearsipan ini akan dipergunakan oleh unit kerja di lingkungan Universitas Negeri Semarang antara lain: 1. Fakultas 2. Pasca Sarjana 3. Lembaga 4. Biro 5. UPT 6. Badan 7. Unit kerja lainnya E. JENIS-JENIS POLA KLASIFIKASI KEARSIPAN Jenisjenis pola klasifikasi kearsipan terdiri dari: 1. Ketatausahaan 2. Kerumahtanggaan 3. Perlengkapan 4. Kepegawaian 5. Keuangan 6. Perencanaan 7. Organisasi dan Tata Kerja 8. Hukum 9. Hubungan Masyarakat 10. Kemahasiswaan 11. Kerjasama Luar Negeri 12. Kerjasama Dalam Negeri 13. Kesenian 3
14. Pendidikan Dasar 15. Pendidikan Menengah 16. Perkuliahan dan Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi 17. Prasarana dan Sarana Pendidikan 18. Penelitian (Pendidikan Tinggi) 19. Pengabdian kepada Masyarakat 20. Pengembangan Perpustakaan 21. Peserta Didik 22. Teknologi Informasi dan Komunikasi 23. Tata Laksana 24. Pengawasan 25. Akreditasi 26. Analisis Jabatan 27. Cagar Budaya 28. Dokumentasi 29. Evaluasi Pendidikan 30. Kebahasaan 31. Kelembagaan 32. Kepercayaan dan Tradisi 33. Sejarah 34. Kurikulum 35. Kursus 36. Media Informasi 37. Media Kreatif 38. Pelaporan 39. Pendidikan Anak Usia Dini 40. Perfilman 41. Pendidikan Khusus 42. Pendidikan Kesetaraan 43. Pendidikan Masyarakat 44. Pendidikan dan Pelatihan 4
45. 46. 47. 48. 49.
Pengembangan Peraturan Perundang-undangan Perbukuan Permuseuman Lain-lain
Berikut ini macam-macam pola klasifikasi arsip sesuai dengan fungsi pada semua unit kerja di Universitas Negeri Semarang. 1. TU. KETATAUSAHAAN TU.1 Persuratan dan Kearsipan 1. Persuratan 2. Kearsipan 3. Edaran/Penyuluhan Ketatausahaan TU.2 Perjalanan Dinas 1. Dalam Negeri 2. Luar Negeri 3. Pengurusan Visa/Paspor TU.3 Dokumen dan Kearsipan 2. RT. KERUMAHTANGGAAN RT . 1 Listrik dan Gas 2. Air 3. Pemadam Kebakaran 4. Peralatan Elektronik 5. Peralatan dan Perlengkapan Komunikasi 6. Kebersihan dan Keindahan Taman 7. Administrasi Penggunaan Fasilitas Kantor 8. Satuan Pengamanan 9. Penerima Tamu 10. Acara Kedinasan 5
3. LK. PERLENGKAPAN LK. 1 Perencanaan Kebutuhan Perlengkapan 1. Pengadaan Barang Habis Pakai 2. Pengadaan Barang Bergerak 3. Pengadaan Barang Tidak Bergerak/Investasi/Aset 4. Pengadaan Jasa LK. 2 Pengadaan Barang dan Jasa 1. Pengadaan Barang Habis Pakai 2. Pengadaan Barang Bergerak/Inventaris 3. Pengadaan Barang Tidak Bergerak/ Investasi/ Aset 4. Hibah/Bantuan 5. Pengadaan Jasa LK. 3 Pergudangan dan Penyimpanan 1. Bukti Penerimaan 2. Bukti Pengeluaran/Penyerahan 3. Berita Acara 4. Laporan LK. 4 Pemeliharaan/Perbaikan 1. Barang Bergerak /Inventaris 2. Barang Tidak Bergerak/Inventaris/Aset LK. 5 Penyaluran/Distribusi 1. Barang Habis Pakai 2. Barang Bergerak 3. Barang Tidak Bergerak LK. 6 Inventarisasi 1. Tanah 2. Gedung dan Prabot 3. Wisma/Rumah Dinas 4. Alat Teknis 5. Alat Mobilitas 6
6. Perbukuan/Buku Pustaka 7. Alat Kantor Mesin 8. Alat Kantor Bukan Mesin/Mebelair LK. 7 Penghapusan 1. Usul-usul Barang Bergerak 2. Ususl-usul Barang Bergerak 3. Penetapan Penghapusan Barang Berger 4. Penetapan Penghapusan Barang Tidak Bergerak 5. Pemusnahan 6. Lelang 7. Sewa Beli 8. Hibah Bantuan 4. KP. KEPEGAWAIAN KP. 1 Perencanaan Formasi Jabatan 1. Inventarisasi Jabatan 2. Analisa Jabatan 3. Evaluasi Jabatan 4. Daftar Urut Kepangkatan 5. Analisis Kebutuhan Pegawai 6. Pengusulan Formasi 7. Penetapan Formasi 8. Standar Kompetensi dan Kualifikasi KP. 2 Pengadaan Pegawai 1. Seleksi Penerimaan Pegawai 2. Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil 3. Pengangkatan Menjadi PNS 4. Pelimpahan 5. Perbantuan Pegawai 6. Pengangkatan Pegawai Dipekerjakan/ Diperbantuakan 7
7. Penarikan Kembali Tenaga Diperbantuan/ Dipekerjakan 8. Pegawai Honorer/Kontrak 9. Sumpah/Janji Pegawai 10. Pemeriksaan Kesehatan KP. 3 Pembinaan 1. Sumpah Jabatan 2. Kenaikan Pangkat/Golongan 3. Kenaikan Gaji 4. Penyesuaian Ijazah 5. Peninjauan Masa Kerja 6. Pemberiian Tunjangan Jabatan 7. Pemberian Penghargaan 8. Hukuman Jabatan 9. Pemberian Tugas Belajar 10. Pemberian Ikatan Dinas 11. Pemberian Beasiswa 12. Ujian Dinas 13. Daftar Penilaian Pekerjaan Pegawai (DP3) 14. Pemberian Ijin Kawin/Cerai 15. Pengangkatan dalam Jabatan Funsional 16. Pengangkatan dalam Jabatan Sruktural 17. Serah Terima Jabatan 18. Mutasi Pegawai KP. 4 Pemberhentian Pegawai 1. Pernyataan Persetujuan Pindah 2. Pemberhentian Atas Permintaan Sendiri 3. Pemberhentian Tidak Atas Permintaan Sendiri 4. Pemberhentian dengan Hormat dengan Hak Pensiun 5. Pemberhentian Sementara 8
6. Pemberhentian tidak dengan Hormat KP. 5 Registrasi Kepegawaian 1. Pengajuan Surat Keputusan 2. Pengajuan Surat Kartu Pegawai 3. Kartu Daftar Ulang 4. Kartu Induk Pegawai 5. Biodata Perorangan 6. Statistik Pegawai KP. 6 Kesejahteraan Pegawai 1. Taspen 2. Koperasi 3. Perumahan 4. Askes 5. Angkutan Pegawai 6. Bantuan Sosial 7. Rekreasi 8. Pemberian Uang Pesangon KP. 7 Pengawasan Kepegawaian 1. Tenaga Teknis Edukatif 2. Tenaga Teknis Administrasi KP. 8 Cuti 1. Cuti Di Luar Tanggungan Negara 2. Cuti Besar 3. Cuti Tahunan 4. Cuti Alasan Penting 5. Cuti Lainnya KP. 9 Disiplin 1. Daftar Kehadiran 2. Hukuman Disiplin KP. 10 Organisasi Kedinasan 1. KORPRI 2. Dharma Wanita 9
3. PGRI KP. 11 Tenaga Pengajar 1. Dosen 2. Guru besar 3. Kosultan Akademik 4. Forum Senat KP. 12 Rencana/Program Diklat 1. Rencana Kebutuhan Diklat 2. Kurikulum dan Silabus 3. Modul 4. Penyelenggaraan Diklat Jabatan 5. Penyelenggaraan Diklat pimpinan 6. Penyelenggaraan Diklat pimpinan 7. Penyelenggaraan Diklat Teknis KP. 13 Diklat 1. Pengiriman Diklat Dalam Negeri 2. Pengiriman Diklat Luar Negeri KP. 14 Pengiriman Peserta Pendidikan Gelar 1. Luar Negeri 2. Dalam Negeri KP. 15 Seminar Lokakarya/Wokshop/Bimtek KP. 16 Evaluasi Diklat 5. KU. KEUANGAN KU. 1 Pelaksanaan Anggaran 1. Pendapatan 2. Pajak 3. Bukan pajak/Bukan PNBP 4. Belanja 5. Belanja Pegawai 6. Belanja Operasional 7. Belanja Modal 10
KU. 2 Perbendaharaan 1. Pengangkatan dan Pemberhentian Bendahara 2. Berita Acara Penulisan 3. Laporan KU. 3 Bantuan Luar Negeri KU. 4 Sistem Akuntansi KU. 5 Pertanggungjawaban Keuangan 1. Neraca 2. Laporan Keuangan 3. Pengawasan Keuangan 4. Pengawasan Anggaran Rutin 5. Pengawasan Anggaran PNBP 6. Pengawasan Anggaran SPP/SPL 7. Pengawasan Anggaran Dana Luar Negeri 8. Pengawasan Anggaran Proyek 6. PR. PERENCANAAN PR. 1 Penyusunan Anggaran 1. Pembahasan anggaran 2. Pagu Indikatif 3. DIPA PR.2 Penyusunan Program Kerja 1. Penyusunan Kerja Jangka panjang 2. Penyusunan Program Kerja Jangka Menengah/Renstra 3. Penyusunan Program Kerja Tahunan PR. 3 Penyusunan Program Pembangunan 1. Penyusunan Daftar Usulan proyek 2. Penyusunan Pola Operasional Proyek 3. Pelaksanaan Proyek 4. Pengendalian Proyek 11
PR. 4
PR. 5 PR. 6
Laporan Pelaksanaan Program 1. Laporan Berkala 2. Laporan Insidental Evaluasi Pelaksanaan program LAKIP
7. OT. ORGANISASI DAN TATA KERJA OT. 1 Perencanaan, Perincian Tugas Tata Kerja dan Pengembangan Satuan Organisasi 1. Unit Rektorat 2. Unit Fakultas dan Program Pascasarjana 3. Unit Pelaksana Teknis 4. Unit Lembaga 5. Unit Biro 6. Unit Badan 7. Satuan Pengembang Bisnis OT. 2 Pembakuan Sarana Kerja 1. Pedoman/Petunjuk Pelaksanaan 2. Peralatan kantor 3. Sarana Fisik 4. Hasil Kerja OT. 3 Pelaporan Kegiatan Organisasi 1. Laporan Tengah Tahunan 2. Laporan Tahunan 3. Laporan Insidental OT. 4 Evaluasi Organisasi dan tata kerja 1. Unit Rektorat 2. Unit Fakultas dan Program Pascasarjana 3. Unit Pelaksana Teknis 4. Unit Lembaga 5. Unit Biro 6. Unit Badan 12
7. Satuan Pengembang Bisnis OT. 5 Pengawasan Organisasi dan Tata Kerja 1. Unit Rektorat 2. Unit Fakultas dan Program Pascasarjana 3. Unit Pelaksana Teknis 4. Unit Lembaga 5. Unit Biro 6. Unit Badan 7. Satuan Pengembang Bisnis 8. HK. HUKUM HK. 1 Peraturan perundang undangan 1. Undang-undang 2. Peraturan Pengganti Undang-undang (Perppu) 3. Peraturan Pemerintah (PP) 4. Peraturan/Keputusan Presiden 5. Peraturan/Keputusan Menteri 6. Instruksi Presiden 7. Instruksi Menteri 8. Peraturan bersama/Surat Keputusan Bersama 9. Surat Edaran/Surat Edaran Bersama 10. Pedoman, Standar, Juklak, Juknis dan Protap 11. Peraturan/Keputusan Eselon I 12. Instruksi Eselon II 13. Peraturan Bersama/Surat Keputusan Bersama Eselon I 14. Surat Edaran/Surat Edaran Bersama Eselon I
13
15. Pedoman, Standar, Juklak, Juknis dan Protap 9. HM. HUBUNGAN MASYARAKAT HM. 1 Hubungan Antar Lembaga 1. Antar Lembaga Pemerintah 2. Swasta/LSM 3. Perusahaan 4. Lembaga Pendidikan HM. 2 Media Masa 1. Media Cetak/Surat Kabar 2. Media Elektronik 3. Media Internet HM. 3 Kunjungan Dinas 1. Dalam Negeri 2. Luar Negeri HM. 4 Dengar Pendapat HM. 5 Sidang Kabinet/Rakor HM.6 Penerbitan dan Publikasi 1. Buletin/Majalah 2. Pameran 3. Sayembara/Lomba/Festival 4. Iklan HM. 7 Dokumentasi 1. Foto/Video/Film 2. Guntingan Koran/Kliping Koran 10. KM. KEMAHASISWAAN KM. 1 Penalaran 1. Pengembangan Kemampuan Penalaran 2. Pengembangan Kreativitas 3. Pengembangan Ketajaman Penginderaan 14
KM.2 Minat 1. Olahraga 2. Kesenian 3. Pers Kampus 4. Pencinta Alam 5. Kemah Kerja 6. Pramuka 7. Widya Wisata KM. 3 Kesejahteraan 1. Tunjangan Belajar/Beasiswa 2. Pengadaan dan Penyelenggaraan Bursa Buku 3. Pengadaan dan Penyelenggaraan Agama 4. Pengadaan dan Penyelenggaraan Kafetaria 5. Pengadaan dan Penyelenggaraan Poliklinik 6. Pengadaan dan Penyelenggaraan Koperasi KM. 4 Pembinaan Mahasiswa 1. Pendidikan Pers Kampus Mahasiswa 2. Pembinaan dan Pengembangan Pers Kampus 3. Pemilihan Mahasiswa Teladan/Berperstasi 4. Pembentukan KBAIN 5. Pembentukan/Pengembangan KSKS 6. Lomba Karya Inovatif Produktif 7. Penyelenggaraan Pekan Olahraga Mahasiswa 8. Penyelenggaraan Pekan Mahasiswa 9. Juklak Pembinaan Kemahasiswaan 10. Kegiatan Mahasiswa di Luar Kampus 15
11. Penelitian Masalah Kemahasiswaan 12. Penyelenggaraan Latihan Keterampilan Manajemen Mahasiswa 13. Resimen Mahasiswa di Perguruan Tinggi 14. Mahasiswa Indonesia di Luar Negeri 15. Karya Bhakti 16. Pengawasan Mahasiswa Asing 17. Mahasiswa Asing di Indonesia KM. 5 Kerjasama Mahasiswa 1. Kerjasama Dalam Negeri 2. Kerjasama Luar Negeri 3. Kunjungan Mahasiswa Indonesia ke Luar Negeri 4. Kunjungan Mahasiswa Asing ke Indonesia KM. 6 Kemahasiswaan 1. Cuti Mahasiswa 2. Dispensasi 3. Mahasiswa Meninggal Dunia 4. Senat Mahasiswa 5. Kegiatan Mahasiswa/UKM 6. Majelis Permusyawaratan Mahasiswa (MPM) 7. BEMU/BEMF KM. 7 Alumni 12. LN.
16
KERJA SAMA LUAR NEGERI 1. Bantuan Beasiswa 2. Bantuan Perlengkapan 3. Bantuan Tenaga Ahli 4. Bantuan Keuangan 5. Konferensi/Seminar 6. Tukar Menukar Ilmu Pengetahuan
7. Study Tour/Special Visitor 8. Pertukaran Pemuda/Mahasiswa 9. Bahan Informasi 13. DN.
KERJA SAMA DALAM NEGERI 1. Bantuan Beasiswa 2. Bantuan Perlengkapan/Sarana Pendidikan 3. Bantuan Tenaga Ahli 4. Bantuan Keuangan 5. Konferensi/Seminar 6. Tukar Menukar Ilmu Pengetahuan 7. Bahan Informasi 8. Bantuan Pendidikan
14. SN. SN.1
KESENIAN Penggalian Seni 1. Seni Rupa 2. Seni Satra 3. Seni Teater 4. Seni Musik Diantonis 5. Seni Karawitan 6. Seni Pedalangan 7. Seni Tari 8. Seni Drama SN. 2 Pemeliharaan Seni 1. Seni Rupa 2. Seni Sastra 3. Seni Teater 4. Seni Musik Diantonis 5. Seni Karawitan 6. Seni Pedalangan 17
SN. 3
SN. 4
SN. 5
SN. 6
18
7. Seni Tari 8. Seni Drama Pelestarian Seni 1. Seni Rupa 2. Seni Sastra 3. Seni Teater 4. Seni Musik Diantonis 5. Seni Karawitan 6. Seni Pedalangan 7. Seni Tari 8. Seni Drama Pengolahan Seni 1. Seni Rupa 2. Seni Sastra 3. Seni Teater 4. Seni Musik Diantonis 5. Seni Karawitan 6. Seni Pedalangan 7. Seni Tari 8. Seni Drama Peningkatan Mutu Seni 1. Seni Rupa 2. Seni Sastra 3. Seni Teater 4. Seni Musik Diantonis 5. Seni Karawitan 6. Seni Pedalangan 7. Seni Tari 8. Seni Drama Peningkatan Apresiasi dan Partisipasi Masyarakat 1. Seni Rupa
SN. 7
SN. 8
SN. 9
SN. 10
2. Seni Sastra 3. Seni Teater 4. Seni Musik Diantonis 5. Seni Karawitan 6. Seni Pedalangan 7. Seni Tari 8. Seni Drama Pemupukan Potensi Seni 1. Seni Rupa 2. Seni Satra 3. Seni Teater 4. Seni Musik Diantonis 5. Seni Karawitan 6. Seni Pedalangan 7. Seni Tari 8. Seni Drama Bimbingan Kegiatan Kesenian 1. Penyuluhan 2. Sanggar Kesenian 3. Bantuan Dana dan Prasarana 4. Organisasi Kesenian 5. Bantuan Pelatih/Tenaga Ahli 6. Evaluasi Kegiatan Kesenian Pembinaan Kesenian 1. Pendayagunaan Tenaga Pengembang Kesenian 2. Pertukaran Kesenian 3. Pengiriman Delegasi Kesenian 4. Evaluasi 5. Tugas Belajar 6. Perizinan Kesenian Pendokumentasian 19
1. 2. 3. 4. 5. 15. DS. DS. 1
DS. 2
DS. 3
20
Pengelolaan Data Audio Visual Pengelolaan Perpustakaan Pengelolaan Publikasi Pengelolaan Penerbitan
PENDIDIKAN DASAR Pembinaan Taman Kanak-kanak 1. Guru 2. Kurikulum 3. Sarana Pendidikan 4. Manajemen/Kelembagaan Sekolah 5. Penilaian Hasil Belajar 6. Kesiswaan 7. Supervisi dan Monitoring 8. Evaluasi 9. Pertemuan Orangtua Murid 10. Organisasi Sekolah Pembinaan Sekolah Dasar 1. Guru 2. Kurikulum 3. Sarana Pendidikan 4. Manajemen/Kelembagaan Sekolah 5. Penilaian Hasil Belajar 6. Kesiswaan 7. Supervisi dan Monitoring 8. Evaluasi 9. Pertemuan Orangtua Murid 10. Organisasi Sekolah Pembinaan Sekolah Luar Biasa 1. Tenaga Pengajar 2. Kurikulum
DS. 4
3. Sarana Pendidikan 4. Manajemen Sekolah 5. Kesiswaan 6. Supervisi dan Monitoring 7. Evaluasi 8. Tata Usaha Sekolah 9. Pertemuan Orangtua Murid 10. Keterampilan Belajar Pengendalian Teknis Pendidikan 1. Pengolahan Data Sekolah 2. Pembaharuan Pendidikan 3. Teknik Pelaksanaan 4. Penilaian Hasil Belajar 5. Evaluasi Belajar 6. Laporan Hasil Belajar 7. Rekreasi 8. Libur Sekolah 9. Ujian Semester 10. Libur Bulan Puasa 11. Upacara Bendera 12. Pengaturan Tata Tertib Sekolah 13. Supervisi dan Pengawasan
16. DM. PENDIDIKAN MENENGAH DM. 1 Pendidikan Menengah 1. Tenaga Pengajar 2. Sarana dan Prasarana Sekolah 3. Tata Usaha Sekolah 4. Mutu Pendidikan 5. Kalender Pendidikan 6. Kesiswaan 7. Supervisi dan Monitoring 21
8. Penilaian Hasil Belajar 9. Evaluasi 10. Tugas Belajar 11. Study Tour DM. 2 Pengendalian Teknis Pendidikan Sekolah Menengah Pertama 1. Pengumpulan Data Sekolah 2. Pengolahan Data 3. Penilaian Siswa 4. Bimbingan Siswa 5. Statistik Pendidikan 6. Praktek Laboratorium 7. Ujian Semester 8. Evaluasi Belajar Tahap Akhir 9. Peraturan Sekolah 10. Penerimaan Murid Baru 11. Libur Sekolah 12. Upacara Bendera 13. Bimbingan Tes 14. Karya Tulis DM.3 Pembinaan Sekolah Menengah Atas dan Kejuruan 1. Tenaga Pengajar 2. Sarana dan Prasarana Sekolah 3. Tata Usaha Sekolah 4. Mutu Pendidikan 5. Kalender Pendidikan 6. Kesiswaan 7. Supervisi dan Monitoring 8. Penilaian Hasil Belajar 9. Evaluasi 10. Tugas Belajar 22
11. Study Tour 12. Pertukaran Pelajar DM.4 Pengendalian Teknis Pendidikan SMA dan SMK 1. Penyelenggaraan Bimbingan 2. Peningkatan Sekolah 3. Pembinaan Dikdaktik 4. Pemanfaatan Bantuan 5. Sarana Sekolah 6. Tenaga Pengajar 7. Laporan Berkala 8. Praktek di Perusahaan 9. Praktek pada Kantor Pemerintah 10. Peraturan Praktek 11. Evaluasi Hasil Praktek 12. Pelajar Teladan DM.5 Pembainaan Kesenian dan Olahraga 1. Tenaga Pengajar 2. Sarana dan Prasarana Olahraga dan Kesehatan 3. Pemanfaatan Bantuan 4. Pengembangan Olahraga dan Kesehatan 5. Organisasi Olahraga dan Kesehatan 6. Latihan Olahraga dan Kesehatan 7. Jadwal Latihan 8. Peraturan Latihan 9. Bantuan Tenaga Pelatih 10. Laporan 11. Pekan Olahraga dan Seni DM.6 Pembinaan Guru 1. Penataan Guru Bidang Studi 2. Seminar/Workshop 23
3. Evaluasi 4. Tenaga Instruktur 5. Penyuluhan Pendidikan 6. Penilaian Portofolio DM.7 Bangunan dan Perabot Sekolah 1. Perencanaan Bangunan 2. Perencanaan Perabot Sekolah 3. Pengadaan Perabot 4. Pemeliharaan Peerabot 5. Bantuan Alat-alat Sekolah 6. Bantuan Buku-buku 7. Laboratirium 8. Perpustakaan DM.8 Pembinaan Sekolah Swasta 1. Pendataan Sekolah Swasta, termasuk Guru/Tenaga/Siswa 2. Jenis/Tingkat Sekolah, sekolah dan Sekolah non Konkordan 3. Perijinan untuk Mendirikan Sekolah Swasta 4. Pembinaan Lembaga Penyelenggara Sekolah Swasta 5. Akreditasi Sekolah Swasta 6. Program Pemberian Bantuan Sarana dan Prasarana 7. Program Pemberian Bantuan Guru dan Tenaga 8. Penataran Guru/Penyelenggara Guru Swasta 9. Sekolah Indonesia Luar Negeri 10. Kerjasama dengan MPS DM.9 Pembinaan Kesiswaan 24
1. Pengumpulan Data Kesiswaan 2. Program Latihan Kepemimpinan Siswa dan Pembinaan Siswa 3. Evaluasi Hasil Latihan Kepemimpinan Siswa dan Pembinaan Siswa 4. Program Pembinaan Organisasi Siswa 5. Bimbingan dan Pembinaan Siswa 6. Program Kegiatan Siswa 7. Usaha Kesehatan Sekolah 8. Kenakalan Siswa/Remaja 9. Siswa Teladan 17. DT. PERKULIAHAN DAN PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN TINGGI DT.1 Administrasi Penyelenggaraan Pendidikan 1. Pembukaan (Universitas, Institut, Fakultas dan seterusnya) 2. Penerimaan Mahasiswa Baru 3. Kalender Akademik 4. Regristrasi Mahasiswa 5. Pra Perkuliahan (Pekan Orientasi Studi dan sejenisnya) 6. Perkuliahan 7. Mutasi Mahasiswa (Pindah, Pemberhentian, dan Lain-lain) 8. Presensi Kehadiran Mahasiswa 9. Ujian Semester 10. Praktikum/Praktik Lapangan/ Kepaniteraan Klinik 11. Pengukuhan Doktor Honoris Causa, Guru Besar 12. Wisuda 25
13. Deskripsi Mata Kuliah Jenjang (Strata) Pendidikan 1. Program Sarjana (S1) 2. Program Pascasarjana (S2) 3. Program Doktor (S3) 4. Program Diploma (D3) 5. Akta IV 6. Akta V 7. Ekstensi/Paralel 8. Jarak Jauh DT.3 Program Studi DT.3.1. Kependidikan 1. Teknologi Pendidikan 2. Pendidikan Luar Sekolah 3. Bimbingan Konseling 4. PGTK 5. PGSD 6. PGKSD 7. Pendidikan Bahasa Indonesia 8. Pendidikan Bahasa Jawa 9. Pendidikan Bahasa Inggris 10. Pendidikan Bahasa Prancis 11. Pendidikan Bahasa Jepang 12. Pendidikan Bahasa Arab 13. Pendidikan Seni Rupa 14. Pendidikan Tari 15. Pendidikan Musik 16. Pendidikan Sejarah 17. Pendidikan Geografi 18. Pendidikan Pancasila dan Kewarganegaraan 19. Pendidikan Sosiologi dan Antropologi DT.2
26
20. Pendidikan Matematika 21. Pendidikan Fisika 22. Pendidikan Kimia 23. Pendidikan Biologi 24. Pendidikan Teknik Bangunan 25. Pendidikan Teknik Mesin 26. Pendidikan Teknik Elektro 27. Pendidikan Kesejahteraan Keluarga 28. Pendidikan Jasmani Kesehatan dan Rekreasi 29. PGSD Penjas 30. Pendidikan Kepelatihan Olahraga 31. Pendidikan Ekonomi Koperasi 32. Pendidikan Ekonomi Administrasi Perkantoran 33. Pendidikan Akuntansi DT.3.2. Non Kependidikan 1. Psikologi 2. Sastra Indonesia 3. Sastra Jawa 4. Sastra Inggris 5. Sastra Prancis 6. Bahasa Jepang 7. Seni Rupa 8. Desain Komunikasi Visual 9. Ilmu Sejarah 10. Geografi 11. Survey dan Pemetaan Wilayah 12. Matematika 13. Statistika Terapan dan Komputasi 14. Fisika 15. Kimia 27
16. Biologi 17. Teknik Sipil 18. Teknik Mesin 19. Teknik Kimia 20. Teknik Sipil 21. Tehnologi Jasa dan Produksi Busana 22. Teknologi Jasa dan Produksi Boga 23. Ilmu Keolahragaan 24. Ilmu Kesehatan Masyarakat 25. Ekonomi Pembangunan 26. Manajemen 27. Manajemen Perkantoran 28. Akuntansi 29. Ilmu Hukum DT. 4 Penilaian, Legalisasi dan Regristrasi Ijazah 1. Ijazah 2. Transkrip 3. Keterangan Lulus Sementara 4. Legalisasi DT. 5 Peningkatan Mutu 1. Penataran 2. Seminar/Lokakarya Dalam Negeri 3. Seminar/Lokakarya Luar Negeri 4. Pemayungan 5. Tugas Belajar di Dalam Negeri 6. Tugas Belajar di Luar Negeri 7. Pendidikan 8. Penitipan 9. Kunjungan Kerja DT. 6 Pengembangan Kurikulum dan Silabi 1. Persiapan Perumusan 2. Perumusan/Penyusunan 28
3. Percobaan/Perintisan/Try Out 4. Penilaian 5. Penyempurnaan 6. Pengukuhan 7. Program DT.7 Proses Belajar Mengajar 1. Metode 2. Program 3. Tujuan Pendidikan DT. 8 Wali Amanah 18. SP. PRASARANA DAN SARANA PENDIDIKAN SP. 1. Prasarana 1. Gedung 2. Ruang Kuliah 3. Ruang Laboratorium 4. Ruang Perpustakaan 5. Peralatan Kuliah 6. Peralatan dan Buku-buku 7. Peralatan Laboratorium 8. Peralatan Mengajar 9. Ruang Dosen 10. Ruang Dekan/Pimpinan Fakultas 11. Ruang Rektor/Pimpinan Perguruan Tinggi SP. 2 Sarana Akademik 1. Kurikulum 2. Jenjang Pendidikan (Stratifikasi) 3. Program Studi 4. Pembidangan Ilmu 5. Bahan Ajar/Media Pembelajaran 6. Peralatan Laboratorium 29
SP. 3
7. Kendaraan Dinas Pedoman Pembinaan 1. Institusional 2. Afilisasi 3. Bantuan 4. Penyantunan
19. LT. PENELITIAN (PENDIDIKAN TINGGI ) LT. 1 Institusional 1. Ilmu Pendidikan 2. Bahasa dan Seni 3. Ilmu Sosial 4. Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam 5. Teknik 6. Ilmu Keolahragaan 7. Ekonomi 8. Hukum LT. 2 Pengembangan Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Seni 1. Ilmu Pendidikan 2. Bahasa dan Seni 3. Ilmu Sosial 4. Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam 5. Teknik 6. Ilmu Keolahragaan 7. Ekonomi 8. Hukum LT. 3 Studi Sektoral dan Regional 1. Ilmu Pendidikan 2. Bahasa dan Seni 3. Ilmu Sosial 4. Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam 30
LT. 4
LT. 5
5. Teknik 6. Ilmu Keolahragaan 7. Ekonomi 8. Hukum Penyebaran Informasi 1. Judul-judul Penelitian 2. Abstrak Penelitian 3. Hasil Seminar/Lokakarya 4. Leaflet/Brosur Pedoman 1. Kerangka Pengembangan Penelitian di Perguruan Tinggi 2. Pelaksanaan Pengembangan Penelitian di Perguruan Tinggi 3. Format Usulan Penelitian 4. Format Laporan Penelitian 5. Pelaksanaan Penelitian Ilmiah 6. Pelaksanaan Penelitian Terapan
20. PM. PENGABDIAN PADA MASYARAKAT PM. 1 Penerapan dan Pengamalan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi serta Seni 1. Perintisan 2. Penunjang PM. 2 Pengembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi 1. Ilmu Pendidikan 2. Bahasa dan Seni 3. Ilmu Sosial 4. Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam 5. Teknik 6. Ilmu Keolahragaan 31
7. Ekonomi 8. Hukum PM. 3 Pedoman 1. Kerangka Pengabdian pada Masyarakat di Perguruan Tinggi 2. Usulan Pengabdian pada Masyarakat 3. Laporan Pengabdian pada Masyarakat PM. 4 Penyebaran Informasi 1. Judul-judul Pengabdian pada Masyarakat 2. Abstrak Pengabdian pada Masyarakat 3. Hasil Pengabdian pada Masyarakat PM. 5 Kuliah Kerja Nyata 1. Persiapan 2. Pelaksanaan Program 3. Status 4. Tenaga Pelaksana 5. Mahasiswa 6. Pembimbing 7. Lokasi 8. Laporan 9. Evaluasi Program 10. Kegiatan Perguruan Tinggi 11. Kegiatan Nasional 12. Penyebaran Informasi 13. Abstrak Kegiatan Kuliah Kerja Nyata 14. Hasil Kuliah Kerja Nyata 15. Pedoman 16. Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata 17. Evaluasi 21. PK. PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN PK.1 Penulisan Karya Ilmiah 32
1. Pendidikan 2. Psikologi 3. Bahasa dan Sastra 4. Seni 5. Sosial 6. Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam 7. Teknik 8. PKK 9. Keolahragaan 10. Kesehatan 11. Ekonomi 12. Hukum PK. 2 Skripsi 1. Pendidikan 2. Psikologi 3. Bahasa dan Sastra 4. Seni 5. Sosial 6. Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam 7. Teknik 8. PKK 9. Keolahragaan 10. Kesehatan 11. Ekonomi 12. Hukum PK. 3 Thesis 1. Pendidikan 2. Psikologi 3. Bahasa dan Sastra 4. Seni 5. Sosial 6. Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam 33
7. Teknik 8. PKK 9. Keolahragaan 10. Kesehatan 11. Ekonomi 12. Hukum PK. 4 Disertasi 1. Pendidikan 2. Psikologi 3. Bahasa dan Sastra 4. Seni 5. Sosial 6. Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam 7. Teknik 8. PKK 9. Keolahragaan 10. Kesehatan 11. Ekonomi 12. Hukum PK. 5 Makalah 1. Pendidikan 2. Psikologi 3. Bahasa dan Sastra 4. Seni 5. Sosial 6. Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam 7. Teknik 8. PKK 9. Keolahragaan 10. Kesehatan 11. Ekonomi 12. Hukum 34
PK. 6 Saduran 1. Pendidikan 2. Psikologi 3. Bahasa dan Sastra 4. Seni 5. Sosial 6. Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam 7. Teknik 8. PKK 9. Keolahragaan 10. Kesehatan 11. Ekonomi 12. Hukum PK. 7 Makalah Ilmiah 1. Penulisan Ilmiah 2. Evaluasi PK. 8 Jurnal Ilmiah 1. Dalam Negeri 2. Luar Negeri PK. 9 Penerbitan 1. Hasil Penulisan 2. Hasil Terjemahan 3. Skripsi 4. Disertasi 5. Saduran PK. 10 Pengembangan Naskah 1. Pengumpulan 2. Penulisan 3. Penerjemahan Buku PK. 11 Pengendalian Mutu 1. Penilaian dan Pemilihan 2. Persetujuan dan Pengesahan 35
PK. 12
PK. 13
PK. 14
PK. 15
PK. 16
36
3. Pencetakan/Penerbitan 4. Distribusi Informasi Perbukuan 1. Data 2. Layanan Informasi Perencanaan Perpustakaan 1. Perpustakaan Desa 2. Perpustakaan Perintis 3. Perpustakaan Perguruan Tinggi 4. Perpustakaan Khusus 5. Buku Pelajaran 6. Buku Bacaan Anak-anak Pengaturan Perpustakaan 1. Perpustakaan Desa 2. Perpustakaan Perintis 3. Perpustakaan Perguruan Tinggi 4. Perpustakaan Khusus 5. Buku Pelajaran 6. Buku Bacaan Anak-anak Pengendalian dan Penilaian 1. Perpustakaan Desa 2. Perpustakaan Perintis 3. Perpustakaan Perguruan Tinggi 4. Buku Pelajaran 5. Buku Bacaan Anak-anak Pembinaan Tenaga Perpustakaan 1. Pembinaan Keahlian Perpustakaan 2. Kursus-kursus 3. Lokakarya 4. Tugas Belajar 5. Penataran Perpustakaan 6. Ketrampilan Perpustakaan
7. Pendidikan Perpustakaan 8. Organisasi Perpustakaan PK. 17 Bibliografi dan Deposit 1. Deposit 2. Bibliografi 3. Katalogus Indeks 4. Akuisisi dan Pengelolahan 5. Daftar Buku 6. Ruangan Baca 7. Referensi 8. Penelitian 9. Evaluasi Program PK. 18 Dokumentasi dan Publikasi 1. Dokumentasi 2. Reprografi dan Penerbitan 3. Penyuluhan 4. Pemetaan Buku Keliling 5. Bantuan Buku 6. Sandi PK. 19 Pengembangan Perpustakaan 1. Pameran 2. Book Talk 3. Referensi 4. Kerjasama antar Perpustakaan 5. Konferensi 6. Seminar Perpustakaan 7. Lokakarya 8. Temu Karya 9. Diskusi 10. Penelitian Buku 11. Fumigasi 12. Perawatan Buku 37
22. PD. PESERTA DIDIK PD. 1 Pembinaan Guru dan Tenaga Kependidikan 1. Pendataan dan Penataan 2. Pengembangan Profesi 3. Organisasi Profesional 4. Kesejahteraan PD. 2 Pembinaan Tenaga Teknis 1. Pendataan dan Penataan 2. Pengembangan Profesi 3. Organisasi Profesional 4. Kesejahteraan PD. 3 Pembinaan Tenaga Fungsional PD. 4 Mutu 1. Uji Kompetensi 2. Penilaian Prestasi Kerja PD. 5 Penghargaan dan Perlindungan 1. Penghargaan 2. Perlindungan PD. 6 Dewan Kehormatan Guru PD. 7 Sertifikasi dan Akreditasi 1. Lembaga Pendidikan Formal 2. Lembaga Pendidikan Informal 3. Lembaga Pendidikan Non Formal 4. Guru/Dosen 23. TI. TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI TI. 1 Sistim Informasi Manajemen (SIM) 1. SIM Kepegawaian 2. SIM Keuangan 3. SIMAK BMN 4. SIM Persuratan 38
TI. 2
5. SIM Kearsipan Sistim Informasi Pendidikan 1. Sistim Informasi Pendidikan Dasar dan Menengah 2. Sistim Informasi Pendidikan Tinggi 3. Sistim Informasi Pendidikan Non Formal dan Informal 4. Sistim Informasi Penelitian
24. TL. TATA LAKSANA TL. 3 Keprotokolan 1. Penerimaan Tamu Dinas 2. Jamuan Makan/Resepsi 3. Acara Kedinasan 4. Upacara/Peringatan Hari Besar 5. Pelantikan dan Serah Terima Jabatan 6. Kunjungan Resmi 7. Upacara Penandatangan Dokumen 8. Upacara Penyerahan/Penyematan Tanda Jasa 25. WS. PENGAWASAN
26. AK. AKREDITASI
27. AJ. ANALISIS JABATAN
28. CB. CAGAR BUDAYA
39
29. DO. DOKUMENTASI
30. EP. EVALUASI PENDIDIKAN
31. BS. KEBAHASAN
32. KL.KELEMBAGAAN
33. KT. KEPERCAYAAN DAN TRADISI
34. SJ. SEJARAH
35. KR. KURIKULUM
36. KS. KURSUS
40
37. MI. MEDIA INFORMASI
38. MK. MEDIA KREATIF
39. PL. PELAPORAN
40. DU.PENDIDIKAN ANAK USIA DINI
41. FL. PERFILMAN
42. DK. PENDIDIKAN KHUSUS
43. DR. PENDIDIKAN KESETARAAN
44. MS. PENDIDIKAN MASYARAKAT
41
45. DL. PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
46. PG. PENGEMBANGAN
47. PP. PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
48. PB. PERBUKUAN
49. MU. PERMUSEUMAN
50. LAIN-LAIN F. PENUTUP Kepada semua petugas arsip dan para pejabat pimpinan yang berkaitan dengan tugas kearsipan di lingkungan Universitas Negeri Semarang diharapkan untuk mempelajari dan melaksanakan sebaik-baiknya ketentuan yang termuat dalam pola klasifikasi kearsipan dalam rangka usaha peningkatan administrasi di lingkungan unit kerja masing-masing.
42
Daftar Pustaka Undang-Undang Kearsipan.
Nomor
43
Tahun
2009
tentang
PP Nomot 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Permendikbud Nomor 6 Tahun 2013 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta Informasi Publik di Lingkungan Kemdikbud. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 50 Tahun 2011 tentang Layanan Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 34 Tahun 2009 tentang Pola Llasifikasi Kearsipan di Lingkungan Universitas Negeri Semarang. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 35 Tahun 2009 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Lingkungan Universitas Negeri Semarang.
43
44
PEDOMAN POLA KLASIFIKASI KEARSIPAN DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
45
PRAKATA Buku Pola Klasifikasi Kearsipan ini disusun sebagai panduan/acuan dalam mengelola arsip di bagian unit pengolah atau unit pencipta arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang. Pola klasifikasi kearsipan ini disusun berdasarkan masalah dan sebagai pedoman dalam menentukan kode arsip. Hal ini sangat bermanfaat dalam pengelompokan maupun penemuan kembali arsip tersebut. Penemuan kembali arsip tergantung pada ketepatan dalam pemberian kode, untuk itu perlu dipahami permasalahan arsip sebelum menentukan kodenya. Terima kasih kami sampaikan kepada tim dan semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Pola Klasifikasi Kearsipan ini. Semoga bermanfaat dalam mengelola administrasi kearsipan di Universitas Negeri Semaran.
Semarang, Desember 2013 Pembantu Rektor Bidang Adm. Umum
Dr. Wahyono, M.M. NIP 195601031983121001
46
PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG NOMOR 26 TAHUN 2013 TENTANG PEDOMAN POLA KLASIFIKASI KEARSIPAN DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA REKTOR UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG, Menimbang
: a.
bahwa dalam rangka menyiapkan rumusan kebijakan, standar, norma dan pedoman teknis pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang berdasarkan pedoman dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Rektor tentang Pedoman Pola Klasifikasi
47
Kearsipan di Lingkungan Universitas Negeri Semarang; Mengingat
48
: 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4301); 2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071); 3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5336); 4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3071); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan (Lembaran Negara Tahun 2010 Nomor 23, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5105) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan Atas
6.
7.
8.
9. 10.
11.
Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan (Lembaran Negara Tahun 2010 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5157); Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5286); Keputusan Presiden Nomor 271 Tahun 1965 tentang Pengesahan Pendirian IKIP Semarang; Keputusan Presiden Nomor 124 Tahun 1999 tentang Perubahan Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) Semarang, Bandung dan Medan menjadi Universitas; Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 26 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Subtantif dan Fasilitatif di lingkungan PTN dan Kopertis; Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 59 Tahun 2009 tentang Organisasi Tata Kerja Universitas Negeri Semarang;
49
12. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 8 Tahun 2011 tentang Statuta Universitas Negeri Semarang; 13. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 60 tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 894); 14. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 137/MPK.A4/KP/2013 tentang Pengangkatan Prof. Dr. Fathur Rokhman, M.Hum. sebagai Rektor Universitas Negeri Semarang Untuk Meneruskan Sisa Masa Jabatan Tahun 2010-2014; 15. Peraturan Rektor Nomor 34 Tahun 2009 tentang Pola Klasifikasi Kearsipan di lingkungan Universitas Negeri Semarang; 16. Peraturan Rektor Nomor 35 Tahun 2009 tentang Pedoman Tata Kearsipan di lingkungan Universitas Negeri Semarang;
50
MEMUTUSKAN: Menetapkan
: PERATURAN REKTOR TENTANG PEDOMAN POLA KLASIFIKASI KEARSIPAN DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG.
Pasal 1 Dalam peraturan ini yang dimaksud dengan: 1. Universitas Negeri Semarang yang disingkat Unnes adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan tinggi yang meliputi pendidikan akademik, vokasi dan/atau profesi. 2. Kearsipan adalah dokumentasi yang lengkap tergantung pada arsip yang baik. 3. Klasifikasi adalah penyusunan bersistem dalam kelompok atau golongan menurut kaidah atau standar yang ditetapkan. 4. Pola adalah sistem atau model. 5. Pola klasifikasi arsip adalah pola penyusunan arsip yang disusun secara sistematis dan logis serta hirarkis berdasarkan fungsi yang ada di Unnes yang digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip secara subjek. Pasal 2 Pola klasifikasi kearsipan Universitas Negeri Semarang sebagaimana terlampir merupakan bagian yang tak terpisahkan dari peraturan ini.
51
Pasal 3 Pola klasifikasi kearsipan yang telah ada dan/atau berlaku di unit kerja secara bertahap disesuaikan dengan peraturan ini. Pasal 4 Dengan berlakunya peraturan ini, maka Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 34 Tahun 2009 tentang Pola Kelasifikasi Kearsipan di lingkungan Universitas Negeri Semarang dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Pasal 5 Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Semarang pada tanggal 11 Desember 2013 REKTOR UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG,
FATHUR ROKHMAN Tembusan peraturan ini disampaikan kepada: 1. Pembantu Rektor 2. Dekan 3. Direktur Pascasarjana 4. Ketua Lembaga 5. Kepala Biro 6. Ketua Badan 7. Kepala UPT Universitas Negeri Semarang. 52
DAFTAR ISI Prakata ........................................................................... Peraturan Rektor Unnes Nomor 26 Tahun 2013 tentang Pedoman Pola Klasifikasi Kearsipan Di Lingkungan Universitas Negeri Semarang ................... Daftar Isi ........................................................................ Pendahuluan ................................................................. A. Latar Belakang ........................................................ B. Tujuan ...................................................................... C. Dasar Hukum .......................................................... D. Jenis-jenis Pola Klasifikasi Kearsipan .................. 1. Ketatausahaan ................................................... 2. Kerumahtanggaan ............................................ 3. Perlengkapan .................................................... 4. Kepegawaian ..................................................... 5. Keuangan ........................................................... 6. Perencanaan ...................................................... 7. Organisasi dan Tata Kerja ............................... 8. Hukum ............................................................... 9. Hubungan Masyarakat .................................... 10. Kemahasiswaan ................................................ 11. Kerjasama Luar Negeri .................................... 12. Kerjasama Dalam Negeri ................................ 13. Kesenian............................................................. 14. Pendidikan Dasar ............................................. 15. Pendidikan Menengah..................................... 16. Perkuliahan dan Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi ........................................... 17. Prasarana dan Sarana Pendidikan ................. 18. Penelitian (Pendidikan Tinggi) ...................... 19. Pengabdian kepada Masyarakat ....................
i
ii viii 1 1 1 2 3 5 5 6 7 10 11 12 13 14 14 16 17 17 20 21 25 29 30 31
53
20. Pengembangan Perpustakaan ........................ 21. Peserta Didik ..................................................... 22. Teknologi Informasi dan Komunikasi .......... 23. Tata Laksana ..................................................... 24. Pengawasan ....................................................... 25. Akreditasi .......................................................... 26. Analisis Jabatan ................................................ 27. Cagar Budaya .................................................... 28. Dokumentasi ..................................................... 29. Evaluasi Pendidikan ........................................ 30. Kebahasaan ....................................................... 31. Kelembagaan ..................................................... 32. Kepercayaan dan Tradisi................................. 33. Sejarah ................................................................ 34. Kurikulum ......................................................... 35. Kursus ................................................................ 36. Media Informasi ............................................... 37. Media Kreatif .................................................... 38. Pelaporan ........................................................... 39. Pendidikan Anak Usia Dini ............................ 40. Perfilman ........................................................... 41. Pendidikan Khusus .......................................... 42. Pendidikan Kesetaraan .................................... 43. Pendidikan Masyarakat ................................... 44. Pendidikan dan Pelatihan ............................... 45. Pengembangan ................................................. 46. Peraturan Perundang-undangan ................... 47. Perbukuan ......................................................... 48. Permuseuman ................................................... 49. Lain-lain ............................................................. E. Penutup ................................................................... Daftar Pustaka .............................................................. 54
32 38 38 39 39 39 39 39 40 40 40 40 40 40 40 40 41 41 41 41 41 41 41 41 42 42 42 42 42 42 42 43