PEMERINTAH KABUPATEN MALANG SEKRETARIAT DAERAH

PEMERINTAH KABUPATEN MALANG

SEKRETARIAT DAERAH Jl. Raden Panji No. 158 Telepon/Fax. (0341) 392024 Email: [email protected] – Website: http://www.malangkab.go.id K E P A N J E N – 65163

KEPUTUSAN KEPALA UNIT LAYANAN PENGADAAN BARANG / JASA NOMOR : 180/ 001 /KEP/421.023/2014 TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIT LAYANAN PENGADAAN BARANG/JASA KEPALA UNIT LAYANAN PENGADAAN, Menimbang : a. bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 12 Peraturan Bupati Malang Nomor 41 Tahun 2013 tentang Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa, dan guna kelancaran pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara terintegrasi dan terpadu dipandang perlu menetapkan Standar Operasional Prosedur Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kabupaten Malang; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Surat Keputusan Kepala Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa tentang Standar Operasional Prosedur Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008; 2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elekronik; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2008 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah; 4. Peraturan Presiden Nomor 106 Tahun 2007 tentang Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; 5. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;

6. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan; 7. Peraturan Bupati Malang Tahun 2013 tentang Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa.

MEMUTUSKAN: Menetapkan :

KEPUTUSAN KEPALA UNIT LAYANAN PENGADAAN BARANG/JASA TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIT LAYANAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1

Dalam Surat Keputusan Kepala Unit Layanan Pengadaan ini yang dimaksud dengan: 1. Daerah adalah Kabupaten Malang. 2. Pemerintah Daerah adalah Bupati dan Perangkat Daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah. 3. Bupati adalah Bupati Malang. 4. Sekretariat Daerah yang selanjutnya disebut Setda adalah Sekretariat Daerah Kabupaten Malang yang merupakan unsur staf dan mempunyai tugas dan kewajiban membantu Bupati dalam menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Dinas Daerah dan Lembaga Teknis Daerah. 5. Sekretaris Daerah yang selanjutnya disebut Sekda adalah Sekretaris Daerah Kabupaten Malang; 6. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disebut SKPD, adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah di Lingkungan Kabupaten Malang. 7. Perangkat Daerah adalah Perangkat Daerah Kabupaten Malang yang terdiri dari Inspektorat, Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja, Rumah Sakit Daerah, Lembaga Lain Daerah, Kecamatan dan Kelurahan. 8. Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut PA adalah pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah yang dipimpinnya. 9. Kuasa Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut KPA adalah pejabat yang diberi kuasa untuk melaksanakan sebagian kewenangan pengguna anggaran dalam melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah. 10. Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat yang diangkat oleh pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

11. Harga Perkiraan Sendiri yang selanjutnya disebut HPS adalah harga barang/jasa yang dikalkulasikan secara keahlian dan berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan. 12. Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kabupaten Malang yang selanjutnya disebut ULP adalah Unit Organisasi Non Struktural yang bertugas menyelenggarakan seluruh pelayanan pengadaan barang/jasa Pemerintah Kabupaten Malang secara terintegrasi dan terpadu sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. 13. Unsur ULP adalah Kepala ULP, Sekretariat ULP dan Kelompok Kerja ULP. 14. Kelompok Kerja Pengadaan yang selanjutnya disebut Pokja adalah Tim yang terdiri atas Pegawai Negeri Sipil bersertifikat keahlian yang bertindak sebagai panitia pengadaan yang bertugas untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa di dalam ULP. 15. Layanan Pengadaan Secara Elektronik Kabupaten Malang yang selanjutnya disebut LPSE Kabupaten Malang, adalah pusat pelayanan proses pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik. 16. Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa yang selanjutnya disebut SPPBJ adalah dokumen yang diterbitkan oleh PPK paling lambat 6 (enam) hari kerja setelah pengumuman penetapan pemenang lelang/seleksi apabila tidak ada sanggahan, atau setelah sanggahan dijawab dalam hal tidak ada sanggahan banding. 17. Standar Operasional Prosedur untuk selanjutnya disebut SOP adalah serangkaian tahapan kegiatan yang bersifat baku dan ditetapkan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsi ULP. 18. Pejabat Pengadaan adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa pemerintah yang pelaksanaannya melalui prosedur pengadaan langsung. 19. Dokumen Pengadaan adalah dokumen yang ditetapkan oleh ULP/Pejabat Pengadaan yang memuat informasi dan ketentuan yang harus ditaati oleh para pihak yang dalam proses Pengadaan Barang/Jasa. 20. Efektif berarti SOP dapat menjamin proses pengadaan berlangsung mencapai sasaran yang telah ditetapkan; 21. Efisien, berarti SOP menjamin pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkatsingkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan. 22. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya; 23. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsipprinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa. 24. Dinamis, berarti prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang.

25. Kemudahan dan kejelasan, berarti prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua aparatur, bahkan bagi seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya. 26. Keterukuran, berarti output dari prosedur-prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu baku yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya. 27. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani, berarti prosedur-prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna.

BAB II AZAS, MAKSUD DAN TUJUAN Bagian Kesatu Azas Pasal 2 SOP disusun dengan azas efektif, efisien, transparan, akuntabel, dinamis, kemudahan dan kejelasan, keterukuran dan berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani. Bagian Kedua Maksud Pasal 3 SOP disusun dengan maksud untuk dijadikan pedoman bagi anggota ULP dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya. Bagian Ketiga Tujuan Pasal 4 Tujuan penyusunan SOP adalah: a. efisiensi dan efektivitas proses penyelenggaraan pengadaan barang/jasa; b. ketertiban administrasi penyelenggaraan pengadaan barang/jasa; c. meningkatkan efektivitas koordinasi antara ULP dengan SKPD;

BAB III TATA KERJA Pasal 5 (1) ULP bertanggung jawab dalam proses pengadaan barang/ jasa, mulai dari proses pelelangan/seleksi hingga penetapan pemenang; (2) Pada awal tahun anggaran SKPD mengirimkan rencana umum pengadaan kepada ULP, selambat–lambatnya 30 hari sejak

Kebijakan Umum Anggaran dan Plafon Prioritas Anggaran Sementara (KUA PPAS) disahkan dan pada perubahan anggaran, selambat-lambatnya 20 hari setelah ditetapkan perubahan KUA PPAS; (3) Pelelangan Jasa Konstruksi yang pelaksanaan fisiknya dilakukan pada tahun yang sama harus dapat disesuaikan dengan prinsipprinsip pelaksanaan kontrak tahun tunggal; (4) SKPD menyerahkan kelengkapan dokumen Pengadaan kepada ULP selambat – lambatnya : a. Paket jasa konsultansi/barang/jasa lainnya 7 hari sebelum pelelangan. b. Paket Konstruksi 10 hari sebelum pelelangan. (5) ULP mengelola seluruh rencana pengadaan dan waktu pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang akan dilelangkan oleh SKPD pada setiap tahun anggaran; (6) ULP melakukan rekapitulasi data pelelangan pengadaan, baik laporan per SKPD maupun secara keseluruhan sesuai dengan format yang telah di tentukan; (7) ULP membantu menjawab sanggah banding yang disampaikan oleh penyedia barang/jasa; (8) Untuk pelaksanaan pelelangan diluar ruang lingkup ULP, SKPD dapat menyampaikan permohonan jika ingin dilaksanakan oleh ULP; (9) ULP memberikan laporan pelaksanaan pengadaan barang jasa kepada SKPD setiap bulan; (10)ULP melakukan koordinasi dengan LPSE terkait proses pengadaan barang/jasa.

BAB IV MEKANISME PROSES PENGADAAN BARANG/JASA Pasal 6 Mekanisme proses pengadaan barang/jasa Pemerintah yang dilakukan oleh ULP didasarkan pada Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 tentang Perubahan kedua Atas Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Pasal 7 Mekanisme proses pengadaan barang/jasa Pemerintah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 dan Bagan Alur Mekanisme proses pengadaan barang/jasa Pemerintah tercantum dalam Lampiran dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Surat Keputusan Bupati ini.

BAB V KETENTUAN PENUTUP Pasal 8 Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Malang pada tanggal 14 Pebruari 2014 KEPALA UNIT LAYANAN PENGADAAN BARANG/JASA,

NURMAN RAMDANSYAH, SH., M.Hum Pembina Utama Muda NIP. 19670104 199203 1 008

LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA UNIT LAYANAN PEGADAAN BARANG/JASA NOMOR : 180/ 001 /KEP/421.023/2014 TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIT LAYANAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

PENGADAAN BARANG/JASA E-PROCUREMENT

PEMERINTAH

SECARA

A. PERENCANAAN KEGIATAN LELANG 1. SKPD mengirimkan Rencana Umum Pengadaan (RUP) Kepada ULP selambat-lambatnya 30 hari sejak KUA PPAS disahkan dan pada perubahan anggaran, selambat-lambatnya 20 hari setelah ditetapkan perubahan KUA PPAS 2. Rencana Umum Pengadaan (RUP) sekurang-kurangnya memuat: a. Nama dan alamat Pengguna Anggaran; b. Paket Pekerjaan yang akan dilaksanakan; c. Lokasi paket pekerjaan; d. Perkiraan besaran biaya; e. Untuk paket yang dilelangkan sebelum APBD disahkan, harus diberikan tanda dan dimasukkan 2 klausul, sebagai berikut :  proses pelelangan dapat dibatalkan apabila DIPA/DPA tidak ditetapkan atau alokasi anggaran dalam DIPA/DPA yang ditetapkan kurang dari nilai pengadaan yang diadakan,  kepada penyedia barang/jasa yang mengikuti pelelangan ini tidak diberikan ganti rugi. 3. ULP mengelola semua Rencana Umum Pengadaan (RUP) yang telah diberikan oleh SKPD. 4. ULP mengumumkan Rencana Umum Pengadaan (RUP) seluruh SKPD melalui media: a. LPSE Kabupaten Malang; b. Website Pemerintah Kabupaten Malang; c. Papan pengumuman ULP dan SKPD terkait; d. Portal Pengadaan Nasional (Inaproc). B. ALUR PELELANGAN SECARA ELEKTRONIK (Sistem Pasca Kualifikasi) 1. PA/KPA masing-masing SKPD menetapkan PPK untuk setiap kegiatan; 2. PA dari masing-masing SKPD mengajukan nama-nama PPK setiap kegiatan Lelang kepada LPSE Kabupaten Malang; 3. LPSE memberikan User ID dan Password kepada masing-masing PPK; 4. PA/KPA menyerahkan rencana Pengadaan kepada PPK; 5. PPK menetapkan pengelompokan paket yang akan dilaksanakan dalam lelang dan mengirimkannya kepada ULP bersama dokumen kelengkapan pelelangan yang terdiri dari:

a. Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan; b. Spesifikasi Paket Pekerjaan; c. HPS; d. Durasi pekerjaan. 6. KepalaULP menetapkan anggota ULP yang akan menjadi kelompok kerja (Pokja) untuk paket sebagaimana yang dimaksud pada poin 5; 7. Kepala ULP mengirimkan nama-nama anggota Pokja untuk masingmasing kegiatan Pelelangan kepada LPSE Kabupaten Malang; 8. LPSE memberikan User ID dan Password kepada anggota Pokja untuk masing-masing kegiatan lelang; 9. Pokja mendapatkan data kelengkapan paket. 10. Pokja menentukan metode pengadaan dan mengusulkan besaran perubahan HPS: a. Jika ada perubahan dalam HPS dan ketidaklengkapan dokumen pelelangan, Pokja mengirimkan permohonan perubahan/penjelasan kepada PPK; b. Jika tidak ada perubahan, Pokja melakukan penyusunan dokumen pelelangan. 11.Pokja mengumumkan pelelangan melalui media yang telah ditetapkan: a. LPSE Kabupaten Malang; b. Website Pemerintah Kabupaten Malang; c. Papan pengumuman ULP dan SKPD. 12.Pokja melakukan aanwijzing pada waktu yang telah ditetapkan dalam jadwal pelelangan: a. Pokja menjawab pertanyaan yang diajukan oleh penyedia barang/jasa sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan; b. Pokja membuat berita acara penjelasan paket pekerjaan yang berisikan pertanyaan dan jawaban serta perubahan-perubahan yang di sepakati pada saat aanwijzing. 13. Jika ada perubahan dalam dokumen pelelangan, pokja menyampaikan kepada PPK untuk disetujui. 14. Pokja mengunduh dokumen penawaran melalui portal LPSE sesuai dengan jadwal yang telah di tetapkan. 15. Pokja melakukan evaluasi terhadap dokumen lelang sesuai dengan jadwal yang telah di tetapkan. 16. Pokja menetapkan pemenang lelang. 17. Pokja melakukan expose hasil evaluasi pelelangan di hadapan ULP dan jika diperlukan dihadapan tim ahli. 18. Pengumuman pemenang lelang dilakukan melalui portal LPSE dan papan pengumuman ULP. 19. Jika ada sanggahan yang diajukan oleh Penyedia barang/jasa, maka Pokja membuat jawaban atas sanggah yang diterima. 20. Jika ada sanggah banding yang dilakukan oleh Penyedia barang/jasa, maka Pokja dapat membantu tim yang dibentuk oleh Bupati untuk menyusun jawaban atas sanggah banding yang diterima. 21. Pokja mengirimkan Berita Acara hasil Pelelangan kepada PPK sebagai dasar diterbitkannya SPPBJ.

a. Jika PPK tidak bersedia menerbitkan SPPBJ karena tidak sependapat atas penetapan pemenang, maka diberitahukan kepada PA/KPA untuk diputuskan dengan ketentuan: 1) Apabila PA/KPA sependapat dengan PPK, maka dilakukan evaluasi ulang atau pelelangan dinyatakan gagal. 2) Apabila PA/KPA sependapat dengan ULP, maka PA/KPA memutuskan penetapan pemenang oleh ULP bersifat Final dan PA/KPA memerintahkan PPK untuk mengeluarkan SPPBJ. b. Jika PPK menyetujui Berita Acara Hasil Pelelangan, maka PPK menerbitkan SPPBJ.

C. ALUR PELELANGAN SECARA ELEKTRONIK (Sistem Pra kualifikasi) 1. PA/KPA masing-masing SKPD menetapkan PPK untuk setiap kegiatan. 2. PA dari masing-masing SKPD mengajukan nama-nama PPK setiap kegiatan lelang kepada LPSE Kabupaten Malang. 3. LPSE memberikan User ID dan Password kepada masing-masing PPK. 4. PPK mengirimkan data paket pekerjaan yang sudah ditetapkan ke ULP, yang terdiri dari: a. Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan; b. Spesifikasi Pekerjaan; c. HPS; d. Durasi pekerjaan. 5. Ketua ULP menetapkan anggota ULP yang akan menjadi kelompok kerja (Pokja) untuk paket sebagaimana yang dimaksud pada angka 2. 6. Kepala ULP mengirimkan nama-nama anggota Pokja untuk masingmasing kegiatan Pelelangan kepada LPSE Kabupaten Malang. 7. LPSE memberikan User ID dan Password kepada anggota Pokja untuk masing-masing kegiatan lelang. 8. Pokja mendapatkan data kelengkapan paket dari PPK. 9. Pokja menentukan metode pengadaan dan besar HPS: a. Jika ada perubahan dalam HPS dan ketidaklengkapan kelengkapan pelelangan, Pokja mengirimkan permohonan perubahan/penjelasan kepada PPK; b. Jika tidak ada perubahan, Pokja melakukan penyusunan dokumen pelelangan. 10. Pokja mengumumkan pelelangan melalui media yang telah ditetapkan: a. Mengirimkan kepada LPSE untuk di umumkan di Portal LPSE Kabupaten Malang; b. Mengirimkan kepada admin Website Pemerintah Kabupaten Malang;

c. Memasang pengumuman di papan pengumuman ULP. 11. Pokja mengunduh dokumen prakualifikasi yang telah dikirimkan oleh Penyedia barang/jasa. 12. Pokja melakukan evaluasi prakualifikasi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 13. Pokja mengirimkan hasil evaluasi prakualifikasi kepada PPK untuk disetujui. a. Jika hasil evaluasi prakualifikasi tidak disetujui PPK, maka dilakukan: 1) Evaluasi ulang; 2) Evaluasi dibatalkan, dilakukan pengumuman ulang. b. Jika hasil evaluasi prakualifikasi disetujui PPK, maka Pokja mengumumkan hasil prakualifikasi. 14. Pokja mengumumkan hasil prakualifikasi melalui media : a. Mengirimkan ke LPSE untuk diumumkan melalui portal LPSE Kabupaten Malang; b. Mengumumkan di papan pengumuman ULP dan dinas terkait. 15. Jika ada sanggahan terhadap hasil evaluasi prakualifikasi, Pokja menjawab sanggahan tersebut. 16. Pokja melakukan aanwijzing pada waktu yang telah ditetapkan dalam jadwal pelelangan. a. Pokja menjawab pertanyaan yang diajukan oleh penyedia barang/jasa sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan; b. Pokja membuat berita acara Penjelasan paket pekerjaan yang berisikan pertanyaan dan jawaban serta perubahan-perubahan yang di sepakati pada saat aanwijzing. 17. Pokja mengunduh dokumen penawaran melalui portal LPSE sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. 18. Pokja melakukan evaluasi terhadap dokumen lelang sesuai dengan jadwal yang telah di tetapkan. 19. Pokja menetapkan pemenang lelang sesuai dengan hasil evaluasi administrasi dan teknis. 20. Pokja melakukan expose hasil evaluasi pelelangan di hadapan ULP dan jika diperlukan di hadapan tim ahli. 21. Pengumuman Pemenang lelang dilakukan melalui Portal LPSE dan papan pengumuman ULP. 22. Jika ada sanggahan yang diajukan oleh Penyedia barang/jasa, maka Pokja membuat jawaban atas sanggah yang diterima. 23. Jika ada sanggah banding yang dilakukan oleh Penyedia barang/jasa, maka Pokja membantu PA/KPA/PPK menyusun jawaban atas sanggah banding yang diterima. 24. Pokja mengirimkan Berita Acara hasil Pelelangan kepada PPK sebagai dasar diterbitkannya SPPBJ. a. Jika PPK tidak menyetujui pemenang lelang yang telah ditetapkan oleh Pokja, maka: 1) Dilakukan evaluasi ulang; 2) Apabila setelah dilakukan evaluasi ulang tidak dihasilkan keputusan hasil lelang maka PPK melaporkan kepada PA/KPA;

3) Jika PA/KPA menyetujui hasil lelang maka proses tetap dilanjutkan; 4) Jika PA/KPA tidak menyetujui hasil lelang maka lelang dinyatakan gagal dan dilakukan pelelangan ulang. b. Jika PPK menyetujui pemenang lelang, maka PPK menerbitkan SPPBJ.

KEPALA UNIT LAYANAN PENGADAAN BARANG/JASA

NURMAN RAMDANSYAH, SH., M.Hum Pembina Utama Muda NIP. 19670104 199203 1 008


Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan oleh

065/ I.01 /421.023/2014 Desember 2013 14 Pebruari 2014 Kepala Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa

NURMAN RAMDANSYAH, SH., M.Hum Pembina Utama Muda NIP. 19670104 199203 1 008 UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) Dasar Hukum 1 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah 2 Peraturan Bupati Malang Nomor 41 Tahun 2013 tanggal 23 Desember 2013, Tentang Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa 3 Surat keputusan Bupati Malang Nomor : 188.45/103/KEP/421.013/2014 tanggal 11 Pebruari 2014 Tentang Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kabupaten Malang Tahun Anggaran 2014 Keterkaitan -

Nama SOP

Prosedur Pengadaan Pasca Kualifikasi (e-Proc)

Kualifikasi Pelaksana 1. Memiliki integritas, disiplin, dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas; 2. Memahami pekerjaan yang akan diadakan; 3. Memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas ULP/Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan yang bersangkutan; 4. Memahami isi dokumen, metode dan prosedur Pengadaan; 5. Memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang / Jasa sesuai dengan kompetensi yang dipersyaratkan (khusus kelompok kerja); dan 6. Menandatangani Pakta Integritas.

Peralatan / Perlengkapan 1. Data / Dokumen 2. Buku Peraturan 3. Komputer

Peringatan : Pencatatan dan Pendataan Pelaksana bertanggungjawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dilakukan dan ditetapkan

4. Internet 5. Alat Komunikasi 6. Buku Kerja

ALUR PROSES PENGADAAN PASCA KUALIFIKASI (E-Proc) Pelaksana Rincian Kegiatan

SKPD

LPSE PA/KPA

Unit Layanan Pengadaan (ULP) PPK

Kepala ULP

Mutu Baku

Keterangan

Penyedia Barang/Jasa

POKJA

Kelengkapan

Waktu

Output

PA/KPA masing – masing SKPD menetapkan PPK untuk setiap kegiatan dan menggirimkannya kepada LPSE untuk meminta user ID dan Password

PNS, minimal III A dan bersertifikat Ahli Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah untuk PPK

N/A

SK PPK

LPSE memberikan User ID dan Password kepada PA/KPA/PPK

SK PPK

N/A

User ID dan Password

PPK menerima Dokumen Rencana Umum Pengadaan dari PA/KPA dan User ID dan Password dari LPSE

User ID dan Password; Dokumen Rencana Pengadaan

N/A

Pengumuman Rencana Umum Pengadaan

PPK menyusun rencana pelaksanaan pengadaan B/J (RKA/DPA, HPS, KAK, dan Spec Teknis) dan menyampaikan kepada PA.


N/A

Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan

PA/KPA mengirim surat permohonan yang dilengkapi dengan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan kepada Kepala ULP


N/A

Surat Permohonan Kepada Kepada ULP

Kepala ULP menerima surat Permohonan dari SKPD beserta kelengkapan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan


1 Hari

Disposisi pada surat Permohonan

Kepala ULP menetapkan anggota ULP yang akan menkjadi kelompok kerja untuk paket yang akan dilelangkan dan mengirimkannya kepada LPSE untuk mendapatkan user ID dan Password


1 Hari

Surat Permintaan User ID dan Password pada LPSE untuk Kelompok Kerja

LPSE memberikan User ID dan Password untuk Kelompok Kerja


N/A

User ID dan Password untuk Kelompok Kerja

Pokja menerima berkas Rencana pelaksanaan pengadaanan B/J, serta menentukan metode pelelangan dan besaran HPS dan mendapatkan user id dan password

Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan dan User Name dan Password

1 Hari

Hasil verivikasi kelengkapan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan

Pelaksana Rincian Kegiatan

SKPD

LPSE

Unit Layanan Pengadaan (ULP)

PA/KPA

PPK

Kepala ULP

Jika dokumen lengkap maka dilakukan penyusunan dokumen pengadaan. Jika dokumen tidak lengkap, maka Pokja mengembalikan kepada PPK untuk dilengkapi. Setelah PPK melengkapi dokumen dikirimkan kembali kepada Pokja.

POKJA

Mutu Baku

Keterangan

Penyedia Barang/Jasa Kelengkapan

Waktu

Output


1 Hari

Draf Dokumen Pengadaan

Pokja Menyusun dokumen pengadaan dan meminta persetujuan PPK


1 Hari

Dokumen Pengadaan

Pokja mengumumkan Lelang/Seleksi melalui media yang telah di tetapkan: A. LPSE Kabupaten Malang B. Website Pemerintah Kabupaten Malang C. Papan pengumuman ULP

Dokumen Pengadaan

Pokja menyelenggarakan aanwijzing dan menjawab pertanyaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan

Penjelasan / Aanwizjing

Minimal 3 Hari setelah Pengumuman

Draf Adendum Dokumen Pengadaan

Apabila tidak ada perubahan dalam dokumen pengadaan maka pokja menyampaikan berita acara penjelasan kepada PPK dan melanjutkan proses lelang ke tahap selanjutnya


N/A

Permohonan Persetujaun Draf Adendum Dokumen Pengadaan

Apabila ada perubahan dalam ddokumen pengadaan maka Pokja menyusun dan menyampaikan rancangan adendum pengadaan kepada PPK


N/A


PPK menerima Rancangan Adendum Pengadaan dari ULP

PPK menerima Draf Adendum Dokumen Pengadaan

N/A

Draf Adendum Dokumen Pengadaan disetujui/ditolak


N/A

Adendum Dokumen Pengadaan/Dokumen Pengadaan


N/A

Upload Dokumen Penawaran

T Y

1. apabila PPK menyetujui rancangan adendum dokumen pengadaaan maka proses berlanjut dan pokja mengesahkan adendum dokumen pengadaan 2. apabila PPK tidak menyetujui adendum maka keberatan tersebut disampaikan oleh ULP pada PA/KPA

T

Y

Maksimal 7 Hari

Pengumuman Lelang/Seleksi

T

Apabila PA/KPA sependepat dengan pokja, maka pokja mengesahkan Adendum dokumen pengadaan Y Apabila PA/KPA sependapat dengan PPK maka tidak ada perubahan di dalam dokumen pengadaan dan pokja langsung melakukan proses selanjutnya


SKPD

LPSE PA/KPA


Kepala ULP

Mutu Baku

Keterangan


POKJA

Kelengkapan

Waktu

Maksimal 7 Hari Setelah Aanwizjing

Output

Penyedia barang/jasa memasukan dokumen penawaran melalui LPSE sesuai ketentuan yang berlaku


Download Dokumen Penawaran

Pokja mengunduh Dokumen Penawaran dari LPSE


N/A

Evaluasi

Pokja melakukan evaluasi dokumen penawaran

Evaluasi

N/A

Hasil Evaluasi

Pokja melakukan expose hasil evaluasi di hadapan ULP dan jika diperlukan dihadapan tim ahli dan menetapkan pemenang

Hasil Evaluasi

N/A

Penetapan dan Pengumuman Pemenang

Pokja menetapkan pemenang lelang dan mengumumkannya


3 Atau 5 Hari

Masa Sanggah

Masa Sanggah

3 Atau 5 Hari

Sanggah/Tidak

Sanggah/Tidak

3 Atau 5 Hari

Menerima Sanggah

Jika Ada Sanggahan maka, Pokja menerima sanggahan yang disampaikan penyedia B/J.

Menerima Sanggah

3 Atau 5 Hari

Jawaban Sanggah

Pokja menjawab sanggahan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan

jawaban sanggah

3 Atau 5 Hari

Menerima Jawaban Sanggah

Masa sanggah terhadap hasil lelang/seleksi

Jika tidak ada sanggahan hasil penetepan pemenang maka proses akan berlanjut dan pokja akan menyampaikan laporan proses pengadaan B/J kepada PPK.

T

Y


SKPD

LPSE PA/KPA


Kepala ULP

Mutu Baku

Keterangan


POKJA

Kelengkapan

Waktu

Output


3 Atau 5 Hari

Sanggah Banding/Tidak


3 Atau 5 Hari

Bupati menerima Sanggah Banding

Jika penyedia B/J tidak puas dengan jawaban sanggah maka penyedia B/J dapat melakukan sanggah banding yang disampaikan kepada Bupati dengan memberikan jaminan sanggah banding.


3 Atau 5 Hari

Jawaban Sanggahan Banding Diterima/Ditolak

Dalam hal menjawab sanggah banding Bupati dapat membentuk tim untuk menjawab sanggah banding dan Pokja dapat melakukan pendampingaan kepada Bupati dalam menjawab sanggah banding.

Jawaban Sanggahan Banding Diterima

3 Atau 5 Hari

Evaluasi Ulang / Lelang Ulang

Jawaban Sanggahan Banding Ditolak

3 Atau 5 Hari

BAHP

Penyedia barang/jasa menerima jawaban sanggah

Y Jika tidak ada sanggah banding, maka Pokja mmbuat laporan proses pengadaan dan mengirimkan kepada PPK T

T Jika sanggah banding diterima oleh Bupati maka diadakan evaluasi ulang atau lelang ulang dan Jika sanggah banding tidak diterima maka proses berlanjut dan SPPBJ diterbitkan paling lambat 2 hari kerja setelah jawaban sanggah banding.

Y

PPK menerima Berita Acara hasil pelelangan sebagai dasar penerbitan SPPBJ A. Jika PPK tidak bersedia menerbitkan SPPBJ karena tidak sependapat atas penetapan pemenang, maka diberitahukan kepada PA/KPA untuk diputuskan dengan ketentuan : 1) Apabila PA/KPA sependapat dengan PPK, maka dilakukan evaluasi ulang atau pelelangan dinyatakan gagal

T

2) Apabila PA/KPA sependapat dengan ULP, maka PA/KPA memutuskan penetapan pemenang oleh ULP bersifat Final dan PA/KPA memerintahkan PPK untuk mengeluarkan SPPBJ

Y T BAHP

N/A

BAHP

2 Hari Setelah Masalah Sanggah Banding terselesaikan

Evaluasi Ulang / Lelang Gagal

Y B. Jika PPK menyetujui Berita Acara Hasil Pelelangan, maka PPK menerbitkan SPPBJ PPBJ


Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan oleh

065/ I.02 /421.023/2014 Desember 2013 14 Pebruari 2014 Kepala Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa

NURMAN RAMDANSYAH, SH., M.Hum Pembina Utama Muda NIP. 19670104 199203 1 008 UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) Dasar Hukum 1 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah 2 Peraturan Bupati Malang Nomor 41 Tahun 2013 tanggal 23 Desember 2013, Tentang Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa 3 Surat keputusan Bupati Malang Nomor : 188.45/103/KEP/421.013/2014 tanggal 11 Pebruari 2014 Tentang Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kabupaten Malang Tahun Anggaran 2014 Keterkaitan -

Nama SOP

Prosedur Pengadaan Pra Kualifikasi (e-Proc)

Kualifikasi Pelaksana 1. Memiliki integritas, disiplin, dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas; 2. Memahami pekerjaan yang akan diadakan; 3. Memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas ULP/Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan yang bersangkutan; 4. Memahami isi dokumen, metode dan prosedur Pengadaan; 5. Memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang / Jasa sesuai dengan kompetensi yang dipersyaratkan (khusus kelompok kerja); dan 6. Menandatangani Pakta Integritas.

Peralatan / Perlengkapan 1. Data / Dokumen 2. Buku Peraturan 3. Komputer

Peringatan : Pencatatan dan Pendataan Pelaksana bertanggungjawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dilakukan dan ditetapkan

4. Internet 5. Alat Komunikasi 6. Buku Kerja

ALUR PROSES PENGADAAN PRA KUALIFIKASI (E-Proc) Pelaksana Rincian Kegiatan

SKPD

LPSE PA/KPA


Kepala ULP

Mutu Baku

Keterangan


POKJA

Kelengkapan

Waktu

Output

PA/KPA masing – masing SKPD menetapkan PPK untuk setiap kegiatan dan menggirimkannya kepada LPSE untuk meminta user ID dan Password

PNS, minimal III A dan bersertifikat Ahli Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah untuk PPK

N/A

SK PPK

LPSE memberikan User ID dan Password kepada PA/KPA/PPK

SK PPK

N/A

User ID dan Password

PPK menerima Dokumen Rencana Umum Pengadaan dari PA/KPA dan User ID dan Password dari LPSE

User ID dan Password; Dokumen Rencana Pengadaan

N/A


PPK menyusun rencana pelaksanaan pengadaan B/J (RKA/DPA, HPS, KAK, dan Spec Teknis) dan menyampaikan kepada PA.


N/A


PA/KPA mengirim surat permohonan yang dilengkapi dengan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan kepada Kepala ULP


N/A


Kepala ULP menerima surat Permohonan dari SKPD beserta kelengkapan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan


1 Hari


Kepala ULP menetapkan anggota ULP yang akan menjadi kelompok kerja untuk paket yang akan dilelangkan dan mengirimkannya kepada LPSE untuk mendapatkan user ID dan Password


1 Hari


LPSE memberikan User ID dan Password untuk Kelompok Kerja


N/A

User ID dan Password untuk Kelompok Kerja

Pokja menerima Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaanan B/J, metode pelelangan dan besaran HPS dan mendapatkan User ID dan Password

Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan dan User Name dan Password

1 Hari



SKPD

LPSE PA/KPA

Jika dokumen lengkap maka dilakukan penyusunan dokumen pengadaan. Jika dokumen tidak lengkap, maka Pokja mengembalikan kepada PPK untuk dilengkapi. Setelah PPK melengkapi dokumen dikirimkan kembali kepada Pokja.

Mutu Baku


Kepala ULP

Keterangan


POKJA

Kelengkapan

Waktu

Output


1 Hari


Pokja Menyusun dokumen pengadaan dan meminta persetujuan PPK


1 Hari

Dokumen Pengadaan

Pokja mengumumkan prakualifikasi melalui media yang telah di tetapkan: A. LPSE Kabupaten Malang B. Website Pemerintah Kabupaten Malang C. Papan pengumuman ULP

Dokumen Pengadaan

Maksimal 7 Hari

Pengumuman Kualifikasi

Penyedia barang/jasa memasukan Dokumen Kualifikasi melalui LPSE.

Pengumuman Kualifikasi

Minimal 3 Hari setelah berakhirnya penayangan Pengumuman Kualifikasi

Upload Dokumen Kualifikasi

Sistem LPSE menerima dokumen prakualifikasi

Upload Dokumen Kualifikasi Real Time

Dokumen Kualifikasi masuk ke LPSE

Pokja mengunduh dokumen prakualifikasi yang telah dikirimkan oleh Penyedia barang/jasa

Dokumen Kualifikasi masuk N/A ke LPSE

Download Dokumen Kualifikasi

Pokja melakukan evaluasi dan pembuktian prakualifikasi sesuai dengan peraturan yang berlaku

Download Dokumen Kualifikasi

Hasil Evaluasi

T

Y

N/A

Pokja mengumumkan hasil prakualifikasi melalui media : a.Mengirimkan ke LPSE untuk diumumkan melalui portal LPSE Kabupaten Malang b.Mengumumkan di papan pengumuman ULP dan dinas terkait

Masa sanggah terhadap hasil kualifikasi (Daftar Pendek)

Hasil Evaluasi

Pengumuman Daftar Pendek

N/A

3 Atau 5 Hari

Pengumuman Daftar Pendek

Masa Sanggah


SKPD

LPSE PA/KPA


Kepala ULP

Penyedia B/J dapat memberikan sanggahan terhadap hasil prakualifikasi. Jika ada sanggahan maka pokja menjawab sanggah tersebut

Mutu Baku

Keterangan


POKJA

Kelengkapan

Waktu

Masa Sanggah

3 Atau 5 Hari

Undangan untuk lelang/seleksi bagi peserta yang lulus kualifikasi disampaikan 1(satu) hari setelah masalah sanggah selesai

Sanggah/Tidak

1 Hari setelah masalah sanggah terselesaikan

Pokja menyelenggarakan aanwijzing dan menjawab pertanyaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan

Undangan

Y

Output

Sanggah/Tidak

T

Apabila tidak ada perubahan dalam dokumen pengadaan maka pokja menyampaikan berita acara penjelasan kepada PPK dan melanjutkan proses lelang ke tahap selanjutnya

Undangan

Paling cepat 3 Hari setelah Penjelasan / Aanwizjing Undangan

Penjelasan / Aanwizjing

N/A


Apabila ada perubahan dalam ddokumen pengadaan maka Pokja menyusun dan menyampaikan rancangan adendum pengadaan kepada PPK


N/A


PPK menerima Rancangan Adendum Pengadaan dari ULP


N/A

PPK menerima Draf Adendum Dokumen Pengadaan

1. apabila PPK menyetujui rancangan adendum dokumen pengadaaan maka proses berlanjut dan pokja mengesahkan adendum dokumen pengadaan 2. apabila PPK tidak menyetujui adendum maka keberatan tersebut disampaikan oleh ULP pada PA/KPA

PPK menerima Draf Adendum Dokumen Pengadaan T

Apabila PA/KPA sependepat dengan pokja, maka pokja mengesahkan Adendum dokumen pengadaan

N/A


Y

T Draf Adendum Dokumen N/A Pengadaan disetujui/ditolak


Penyedia barang/jasa memasukan dokumen penawaran melalui LPSE sesuai ketentuan yang berlaku


N/A


Pokja mengunduh Dokumen Penawaran dari LPSE


Maksimal 7 Hari Setelah Aanwizjing


Apabila PA/KPA sependapat dengan PPK maka tidak ada perubahan di dalam dokumen pengadaan dan pokja langsung melakukan proses selanjutnya

Y

Pelaksana Mutu Baku

Rincian Kegiatan

SKPD

LPSE PA/KPA


Kepala ULP

Keterangan


POKJA

Kelengkapan

Waktu

Output

Pokja melakukan evaluasi dokumen penawaran


N/A

Evaluasi

Pokja melakukan expose hasil evaluasi di hadapan ULP dan jika diperlukan dihadapan tim ahli dan menetapkan pemenang

Evaluasi

N/A

Hasil Evaluasi

Pokja menetapkan pemenang lelang dan mengumumkannya

Hasil Evaluasi

N/A


Masa sanggah terhadap hasil lelang/seleksi


3 Atau 5 Hari

Masa Sanggah

Masa Sanggah

3 Atau 5 Hari

Sanggah/Tidak

Jika Ada Sanggahan maka, Pokja menerima sanggahan yang disampaikan penyedia B/J.

Sanggah/Tidak

3 Atau 5 Hari

Menerima Sanggah

Pokja menjawab sanggahan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan

Menerima Sanggah

3 Atau 5 Hari

Jawaban Sanggah

Penyedia barang/jasa menerima jawaban sanggah

jawaban sanggah

3 Atau 5 Hari



3 Atau 5 Hari



3 Atau 5 Hari


Jika tidak ada sanggahan hasil penetepan pemenang maka proses akan berlanjut dan pokja akan menyampaikan laporan proses pengadaan B/J kepada PPK.

T

Y

Jika tidak ada sanggah banding, maka Pokja mmbuat laporan proses pengadaan dan mengirimkan kepada PPK

Y

T Jika penyedia B/J tidak puas dengan jawaban sanggah maka penyedia B/J dapat melakukan sanggah banding yang disampaikan kepada Bupati dengan memberikan jaminan sanggah banding.

Pelaksana Mutu Baku

Rincian Kegiatan

SKPD

LPSE PA/KPA


Kepala ULP

Dalam hal menjawab sanggah banding Bupati dapat membentuk tim untuk menjawab sanggah banding dan Pokja dapat melakukan pendampingaan kepada Bupati dalam menjawab sanggah banding.

Jika sanggah banding diterima oleh Bupati maka diadakan evaluasi ulang atau lelang ulang dan Jika sanggah banding tidak diterima maka proses berlanjut dan SPPBJ diterbitkan paling lambat 2 hari kerja setelah jawaban sanggah banding.

T

Y

Keterangan


POKJA

Kelengkapan

Waktu

Output


3 Atau 5 Hari

Jawaban Sanggahan Banding Diterima/Ditolak

Jawaban Sanggahan Banding Diterima

3 Atau 5 Hari

Evaluasi Ulang / Lelang Ulang

Jawaban Sanggahan Banding Ditolak

3 Atau 5 Hari

BAHP

PPK menerima Berita Acara hasil pelelangan sebagai dasar penerbitan SPPBJ A. Jika PPK tidak bersedia menerbitkan SPPBJ karena tidak sependapat atas penetapan pemenang, maka diberitahukan kepada PA/KPA untuk diputuskan dengan ketentuan : T

1) Apabila PA/KPA sependapat dengan PPK, maka dilakukan evaluasi ulang atau pelelangan dinyatakan gagal 2) Apabila PA/KPA sependapat dengan ULP, maka PA/KPA memutuskan penetapan pemenang oleh ULP bersifat Final dan PA/KPA memerintahkan PPK untuk mengeluarkan SPPBJ

Y T

BAHP

N/A

BAHP

2 Hari Setelah Masalah Sanggah Banding terselesaikan

Evaluasi Ulang / Lelang Gagal

Y B. Jika PPK menyetujui Berita Acara Hasil Pelelangan, maka PPK menerbitkan SPPBJ

PPBJ

PEMERINTAH KABUPATEN MALANG SEKRETARIAT DAERAH

Recommend Documents