Pembuatan Perangkat Lunak Sistem Informasi Penjualan Tunai Berbasis WEB Di PT. Propan Raya Cirebon Petrus Sokibi1 SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER (STMIK) CIC JL. KESAMBI No. 202
[email protected]
Abstract The rapidly Technology Progress, especially in Computer, is very useful to the human in doing their job. Now days, the global era, every business needs a tool, Computer, to support their activities, especially to process data and information.In this research, the writer presents the topic titled: ”The Building of Software for Information System in Cash Selling by using WEB at PT. Propan Raya Cirebon” as the development of the existing system from manual to computerized system. This system is built by using PHP language program and MySql as the database storage.In this application, the user can process the selling transaction, input goods and consumer data. When the transaction is being processed, the system will process the updating of stock in the database automatically, meanwhile the user can determine the stocking in the store directly.Based on the research done on the trial, the Information system of cash selling has been successfully processed. Keyword : Technology, Computerized, Database, Selling.
1. Pendahuluan Perkembangan dunia bisnis baik jasa maupun manufaktur sekarang ini sudah sangat pesat. Ditambah lagi dengan persaingan yang semakin ketat dan kompetitif yang memaksa setiap perusahaan mengandalkan alat bantu komputer baik dalam proses produksi, transaksi maupun administrasinya. Kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat mendorong hampir semua perusahaan mengubah proses dan sistem kerja dari cara manual ke cara-cara otomatis dengan komputer sebagai alat bantu utamanya. Perkembangan perangkat lunak yang sangat pesat dewasa ini, menjadi kekuatan bagi dunia bisnis untuk mengembangkan usaha bisnisnya menjadi lebih luas lagi baik dari segi kuantitas maupun kualitas. Dalam dunia bisnis yang penuh dengan persaingan para pelakunya harus terus memikirkan cara-cara untuk terus survive dan jika mungkin mengembangkan skala bisnis mereka. Salah satu cara yang dapat dilakukan oleh para pelaku bisnis adalah dengan memanfaatkan teknologi komputer. Diantaranya adalah dengan menerapkan sistem komputerisasi dalam membantu proses rutin yang terjadi di perusahaan sehingga proses dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien. Untuk itulah penulis mencoba membuat sebuah perangkat lunak yang bertujuan untuk memudahkan proses transaksi penjualan khususnya penjualan tunai. Tempat penelitian dilakukan di PT. Propan Raya Cirebon, yaitu sebuah perusahaan terkemuka yang bergerak di bidang penjualan dan distribusi Cat. 2. Tujuan Penelitian a. Memperbaharui sistem penjualan tunai manual dengan sistem inventory terkomputerisasi sehingga dapat meningkatkan efisiensi waktu sistem penjualan tunai untuk produk jadi pada PT. Propan Raya Cirebon. b. Pendataan stok untuk produk jadi dapat dilakukan dengan lebih cepat sehingga ketersediaan barang dapat selalu dimonitor. c. Mempermudah dan mempercepat proses pembuatan laporan penjualan tunai dan stock barang baik harian, bulanan atau tahunan serta kerapihan dalam dokumen laporan.
3. Metode Penelitian Metode Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian Deskriptif yaitu penelitian yang berusaha mendeskripsikan dan menginterpretasikan sesuatu, misalnya kondisi atau hubungan yang ada, pendapat yang berkembang, proses yang sedang berlangsung, akibat atau efek yang terjadi, atau tentang kecenderungan yang tengah berlangsung. 4. Prosedur Penjualan Tunai a. Bagian Customer Service bertugas di dalam melayani penjualan barang tunai kepada customer mencatat barang-barang yang akan dibeli oleh customer. b. Customer Service melakukan pengecekan barang-barang yang akan dibeli, apakah tersedia di etalase atau tidak. c. Jika barang tersebut tersedia, maka Customer Service membuat Nota. d. Jika barang yang dipesan tidak ada di etalase, maka Customer Service meminta Bagian Gudang untuk melakukan pengecekan barang di gudang. e. Bagian Gudang melakukan pengecekan barang di gudang. f. Jika barang tersebut tersedia di gudang, maka Bagian Gudang akan mencatat barang-barang yang diminta kedalam Surat Jalan Internal (rangkap 2) dan membawa barang tersebut kepada Customer Service. g. Customer Service membuat nota. h. Customer melakukan proses pembayaran dan bagian Customer Service memberikan stempel lunas pada nota. i. Jika barang tersebut tidak tersedia di gudang, maka Bagian Gudang memberitahukannya kepada Customer Service. j. Customer Service memberitahukannya kepada Customer. 4.1.
Dokumen Yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam proses ini adalah : 1. Nota 2. Surat Jalan Internal (SJI)
4.2. Flowmap Penjualan Tunai Manual Flowmap ini menggambarkan diagram sistem prosedur secara manual yang terdapat dalam proses penjualan tunai.
Pembeli
Customer Service
Data Barang
Bagian Gudang
Data Barang
Data Barang tidak
A
Cek barang di etalase
Cek barang di Gudang
Barang tersedia ?
Barang tersedia ?
2
1
Data Barang
Arsip
Surat Jalan Internal
Bersama Barang
Rp
Tidak A
Bersama Barang
ya
Nota
Arsip
ya
Buat Surat Jalan Internal
1 Surat Jalan Internal 1
Buat Nota
2
Arsip
Nota 1
2
Bersama Barang
Nota yang Sudah Dicap Lunas 1
Arsip
Cap Lunas
Nota yang Sudah Dicap Lunas 2 1 Arsip
Gambar 1. Flowmap Penjualan Tunai Manual Di PT. PROPAN RAYA CIREBON
4.3. Flowmap Penjualan Tunai Komputerisasi Flowmap ini menggambarkan diagram sistem prosedur secara komputerisasi yang terdapat dalam proses penjualan tunai. Customer Service (CS)
Pembeli
User Data Barang
Data Barang
Bagian Gudang Komputer C
Cek Stok Barang
Daftar Pesanan barang
Membuat daftar pesanan barang
Barang Tersedia ?
A
Daftar Pesanan barang
Arsip tidak
A Membuat SJI ya
C
Nota
Bersama Barang
B
Input Penjualan dan Update Stok Barang
Bersama Barang
SJI
1 2
B
SJI
1 2 Database Barang
Tanda Tangan SJI
Buat Nota
Nota
SJI yang sudah 2 ditanda tangani 1
SJI yang sudah ditanda tangani 1
Arsip
Arsip
Keterangan : SJI = Surat Jalan Internal
Gambar 2. Flowmap Penjualan Tunai Komputerisasi Di PT. PROPAN RAYA CIREBON
5. Prosedur Barang Masuk pada PT. Propan Raya Cirebon Permintaan barang merupakan salah satu aktifitas perusahaan yang sangat penting peranannya untuk menunjang proses penjualan. Bagian yang mengatur persediaan barang (stok) adalah Bagian Gudang. Kegiatan penanganan stok sangat penting untuk mencegah kekosongan barang yang ada di gudang. Sistem Persediaan yang ada di PT. Propan Raya Cirebon masih menggunakan system manual. Metode pencatatan barang masuk di gudang dilakukan secara manual namun penataan barangnya dilalukan secara berurutan sehingga memudahkan barang lama keluar lebih dulu. 5.1. Prosedur Barang Masuk Semua barang yang masuk ke dalam stok barang di gudang berasal dari pusat berdasarkan pesanan barang yang dilakukan oleh bagian Customer Service. Berikut penjelasan secara naratif dari prosedur barang masuk : 1. Dari pusat mengirimkan barang ke kantor cabang dan diterima oleh bagian gudang dengan dilampiri Surat Jalan Antar Cabang (SPAC) sebanyak 2 rangkap.
2. 3. 4.
Bagian gudang melakukan cek fisik barang baik jumlah maupun jenisnya berdasarkan daftar yang tertera di SPAC. Setelah datanya valid bagian gudang menandatanani SPAC. Lembar ke-1 diarsip sedangkan lembar ke-2 diserahkan kembali ke pusat. Bagian gudang melakukan pencatatan ke dalam daftar stok barang .
5.2. Dokumen Yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam proses ini adalah : 1. Surat Jalan Antar Cabang (SJAC) 2. Daftar Stok Barang
5.3. Flowmap Prosedur Barang Masuk Manual Flowmap ini menggambarkan diagram sistem prosedur secara manual yang terdapat dalam proses input barang di PT. Propan Raya Cirebon. Supplier Pusat
Bagian Gudang Bersama Barang
SJAC 1
2
SJAC 1
2
Cek Fisik Barang
tidak
SJAC yang sudah di tanda tangani 1
Arsip
Valid ?
ya Tanda tangan SJAC
SJAC yang sudah di tanda tangani 1 2 Arsip
Penataan dan Pencatatan Barang
Daftar Stok Barang
Arsip
Keterangan : SJAC = Surat Jalan Antar Cabang
Gambar 3 Flowmap Prosedur Barang Masuk Manual
5.4. Flowmap Prosedur Barang Masuk Komputerisasi
Bagian Gudang Supplier Pusat
SJAC 1
Komputer
User
SJAC
2
Input Data Barang dan Update Stok Barang
2 1
tidak
Bersama Barang
Cek Fisik Barang
SJAC yang sudah di tanda tangani
Database Barang
1
Valid ? Arsip ya
Tanda tangan SJAC
SJAC yang sudah di tanda tangani 12
Arsip
Gambar 4 Flowmap Prosedur Barang Masuk Komputerisasi 6. Analisa 6.1. Diagram Konteks Diagram konteks di sini menggambarkan siklus sistem secara global yang meliputi penjualan barang ke Pembeli, pemesanan barang ke Supplier (Pusat), pengolahan data produk oleh Admin dan pembuatan laporan untuk dipertanggungjawabkan kepada pimpinan.
Admin
Data Produk
Informasi Produk
Informasi Penjualan Barang
Informasi Pesanan Barang
Sistem Pembelian Tunai PT. Propan Raya Cirebon
Penjualan
Gudang Data Pesanan Barang
Data Penjualan Barang Informasi Pesanan Barang Informasi Penjualan Barang Informasi Produk
Gambar 5 Diagram Konteks
Pimpinan
6.2. DFD (Data Flow Diagram) 1. DFD Level 0 Data Pesanan Barang
Gudang 1.0 Pemesanan Barang
Laporan Pesanan Barang
Laporan Pesanan Barang
Laporan Penjualan Barang
2.0 Penjualan Barang
Pimpinan
Penjualan
Laporan Penjualan Barang
Data Penjualan Barang
Data Produk
3.0 Pengolahan Data Barang (Produk)
Informasi Produk
Admin
Informasi Produk
Gambar 6 DFD Level 0 Proses dari gambar 6 adalah bagian gudang melakukan proses pemesanan barang dan juga melakukan proses laporan stok barang yang kemudian dilaporkan ke pimpinan.P ada bagian penjualan melakukan proses penjualan barang dan proses laporan penjualan yang kemudian dilaporkan ke pimpinan. Bagian Admin mempunyai kewenangan untuk mengolah data produk (barang) baik jumlah, kategori maupun harga.
2. DFD Level 1 Informasi Pemesanan Produk
Data Pemesanan Data Pemesanan T_ transaksi
Pemesanan Produk 1.1
Data Pemesanan
Data Pemesanan Produk
Data Produk
Laporan Pemesanan
Pembuatan Laporan
Pimpinan
Gudang
Informasi Penjualan
T_ Produk
Data Produk Laporan Penjualan
Penjualan Produk 2.1
Penjualan
Data Penjulan Data Penjualan T_ Penjualan
Informasi Produk
Data Penjualan Data Penjualan Informasi Produk Data Produk Data Produk
T_ Produk
Data Produk
Pengolahan Data Produk 3.1
Admin Data Produk
Gambar 6 DFD Level 1 1Proses Penjualan, Pemesanan, Pengolahan Produk dan Laporan
6.3. ERD (Entity Relationship Diagram ) ERD di sini menggambarkan entitas-entitas yang saling berelasi.
Konsumen
n
n
Membeli
Produk
n
Dikelola
Menghasilkan 1
Gudang
n
Laporan
Gambar 7 ERD
7. Implementasi Sistem Tahap implementasi sistem merupakan proses untuk menilai kesiapan sistem pada saat diterapkan pada lingkungan yang sesuai degnan yang telah dirancang. 7.1. Struktur Menu Sistem Informasi Penjualan Tunai di PT. Propan Raya Cirebon Struktur menu berisi alur dari program yang telah dibuat. Berikut ini Struktur Menu Sistem Informasi Penjualan Tunai di PT. Propan Raya Cirebon. Index
Halaman Utama
Tentang Kami
Katalog Barang
Service Center
Kontak Kami
Login User
Gambar 8 Struktur Menu WEB 7.2. Struktur Menu Index Kepala Cabang Index Kepala Cabang
Home
Data Master Perusahaan
Data Seluruh Transaksi
Laporan Transaksi
Kategori Produk
Produk Masuk
Produk Masuk
Penjualan
Produk
Penjualan
Harian
Harian
User
Tanggal ke Tanggal
Tanggal ke Tanggal
Konsumen
Bulanan
Bulanan
Tahunan
Tahunan
Logout
Gambar 9 Struktur Menu Index Kepala Cabang
7.3. Struktur Menu Index Admin Index Admin
Home
Hak Akses User
Konsumen
Master Produk & Kategori
Input Data User
Input Data Konsumen
Ubah Data Produk
Produk Masuk
Lihat Data User
Lihat Data Konsumen
Input Kategori
Produk Keluar
Laporan Transaksi
Transaksi
Lihat Kategori
Gambar 10 Struktur Menu Index Admin
Produk Masuk
Logout
Penjualan
Harian
Harian
Tanggal ke Tanggal
Tanggal ke Tanggal
Bulanan
Bulanan
Tahunan
Tahunan
7.4. Struktur Menu Index Penjualan
Index Penjualan
Home
Data Kategori
Lihat Kategori
Transaksi Penjualan
Logout
Input Transaksi Lihat Transaksi
Gambar 11 Struktur Menu Index Penjualan
7.5.
Struktur Menu Index Gudang Index Gudang
Home
Produk
Produk Masuk
Input Produk
Input Produk Masuk
Pengantar Produk Keluar
Input Surat Pengantar Produk Keluar
Lihat Produk
Gambar 12 Struktur Menu Index Gudang
Lihat Surat Pengantar Produk Keluar
Logout
8. Tampilan Antar Muka Program Berikut ini adalah tampilan antar muka program dari Sistem Aplikasi yang telah dibuat : 8.1. Tampulan halaman Home
Gambar 13 Halaman Home Halaman ini merupakan halaman utama dari Web PT. Propan Raya Cirebon yang berisi tentang penjelasan salah satu produk unggulan Propan.
8.2. Tampilan Halaman Penjualan
Gambar 14 Halaman Penjualan
8.3. Tampilan Form Input Transaksi Penjualan
Gambar 15 Halaman Input Transaksi Penjualan
9. Kesimpulan Proses Transaksi Penjualan Tunai yang ada di PT. Propan Raya Cirebon sudah berjalan dengan cukup baik walaupun belum sepenuhnya menggunakan sistem komputerisasi dan beberapa hal yang berkaitan dengan kegiatan tersebut masih bersifat manual atau belum terintegrasi antara satu bagian dengan bagian yang lain dan masih menggunakan software versi lama (Non Visual). Untuk itu Sistem Aplikasi Penjualan Tunai yang dibuat ini diharapkan dapat membantu meningkatkan efisiensi waktu baik terhadap proses transaksi maupun pelaporan. 10. DAFTAR PUSTAKA
Asep Herry Hermawan, Deni Darmawan, Rusman, Riche, 2003, Pengembangan Model Pembelajaran Berbasis Komputer : Teori dan Praktek Betha Sidik, Ir. MYSQL, Bandung : Informatika Bandung, 2003. Bunafit Nugroho, S. Kom. PHP Dan MySql. Penerbit Media Yogyakarta Edisi Pertama 2008 Criswell, Eleanor, 1989, The Design Computer Based Instruction, New York : Macmillan Publishing Company.
Gregorius Agung, Tip & Trik Membuat Efek Special Website Dengan Dreamweaver MX, Jakarta : PT. Elex Media Komputindo, 2002.
Jogiyanto Hartono, MBA, Ph, D. Analisis & Disain. Penerbit Andi Yogyakarta 1989
Rinaldi Munir, Algoritma dan Pemrograman dalam Bahasa Pascal dan C, : Informatika Bandung, 2000.
