PERANGKAT LUNAK MANAJEMEN INFORMASI BEBAN KERJA TIM BERBASIS WEB Doni1, Megantara Narapadya2 1 Program Studi Teknik Informasi STMIK LPKIA 2 Program Studi Teknik Informatika PKN LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 2 Email :
[email protected]
Abstrak Proyek adalah aktivitas yang ada dihampir semua aspek perusahan, baik lingkup kecil maupun proyek dengan lingkup yang besar. Dalam suatu agenda rutin proyek yang ada atau disebut beban kerja tim tidak selalu dating bergantian atau bahkan tidak serta merta selalu dating bersamaan. Untuk itu diperlukan suatu manajemen untuk mengontrol proyek itu sendiri. Informasi yang terdapat dalam proyek tidak dengan sendirinya dapat disebarkan keseluruh anggota tim. Perlu adanya penglola yang selalu stand by untuk membantu informasi tentang proyek yang menjadi beban kerja tim dapat tersebar dan tersalurkan dengan baik. Pembangunan produk ini menyangkut manajemen proyek yang menghasilkjan informasi beban kerja akan menggunakan basis web, yang dilandaskan bahasa pemrograman Html, Php dan Javascript. Aplikasi ini mengelola informasi beban kerja atau proyek untuk disebarkan ke individu tim secara real time diwaktu kapanpun secara online dan mengelola untuk dapat menampilkan sejauhmana proyek berjalan yang disertakan dengan jadwal pelaksanaan proyek.
Kata kunci : manajemen proyek, informasi, Tim.
1. Pendahuluan Didalam setiap perusahaan tentu memiliki tujuan beserta beban-beban kerja atau proyek yang perlu diselesaikan untuk mencapainya. Pembagian tugas yang diserahkan pada tim tentunya membuat pekerjaan semakin cepat dan mudah diselesaikan, namun sering kali beban kerja atau proyek yang banyak sering merepotkan karena membagi fokus kerja ke sejumlah proyek, stres yang timbul akibat tidak teraturnya pengelolaan informasi-informasi beban kerja yang harus diselesaikan khususnya oleh personal karyawan atau pegawai pada suatu tim kerja. Selain itu hal ini dapat menyebabkan perkerjaan – pekerjaan tidak selesai sesuai target yang ditentukan. Dalam penjadwalannya dan pembagian tugas sebuah proyek ini selalu perlu diadakannya pertemuan dengan anggota tim, hal ini juga merepotkan tim terutama disaat tim tidak memiliki waktu bertemu .
Perangkat lunak merupakan salah satu alat bantu otomatisasi yang manamendukung untuk mengoptimalkan kinerja dalam mengatur perkerjaan, diantaranya digunakan untuk mengelolabeban kerja. Pendukung ini dibutuhkan untuk membantu menyelesaikan masalah tidak teraturnya informasi dan membantu mengingatkan deadline mengenai beban kerja atau proyek timyang tengah dikerjakan. maka perangkat lunak tersebut harapannya menjadi pendukung yang bermanfaat dan mengatasi masalah tersebut serta membatu mengotomatisasi dalam menyebarkan beban kerja atau proyek yang berlangsung. Berdasarkan bahasan yang diungkapkan pada sub bab latar belakang masalah diatas bahawa inti masalah yang akan diangkat ialah berikut ini : 1.
Pencatatan proyek dan beban kerja tim tanpa perngkat lunak jauh merepotkan dan tidak teratur karena fokus yang terbagi jika beban kerja atau proyek yang dikerjakan sangat banyak.
2.
3.
Repotnya pembagian beban kerja pada tim karena harus mengadakan pertemuan, sehingga mengakibatkan tim perlu meluangkan lebih banyak waktu untuk mengatur banyak hal, ini mengakibatkan proyek tidak selalu bisa tekontrol dengan baik bahkan memungkinkan proyek – proyek atau beban kerja yang kecil dapat terlupakan. Dalam penyebaran informasi tidak otomatis tercatat oleh bagian dari anggota tim sehingga anggota tim kurang memperhatikan aspek control dalam proyek .
Bahasan – bahasan ini dibatasi guna meminimalisir terlalu meluasnya permasalahan yang tidak ada keterkaitan, maka berikut ruang lingkup yang dibuat: 1.
2.
3. 4.
Bahasan ini hanya menyangkut pengelolaan informasi beban kerja untuk personal yang terintegrasi pada tim kerja. Proses yang ada didalamnya hanya berkaitan pencatatan proyek, penjadwalannya dan plotting anggota tim yang ikut dalam proyek serta pendukung lain seperti pengingat dan fasilitas untuk memberi pesan, anggaran proyek tidak termasuk didalamnya. Perangkat lunak yang dibuat menggunakan basis web dan menggunakan sms gateway yang dikembangkan pihak lain secara opensource. SMS gateway hanya digunakan untuk pengingat deadline proyek.
Bahasan – bahasan ini dibatasi guna meminimalisir terlalu meluasnya permasalahan yang tidak ada keterkaitan, maka berikut ruang lingkup yang dibuat: 1.
2.
3.
4.
Bahasan ini hanya menyangkut pengelolaan informasi beban kerja untuk personal yang terintegrasi pada tim kerja. Proses yang ada didalamnya hanya berkaitan pencatatan proyek, penjadwalannya dan plotting anggota tim yang ikut dalam proyek serta pendukung lain seperti pengingat dan fasilitas untuk memberi pesan, anggaran proyek tidak termasuk didalamnya. Perangkat lunak yang dibuat menggunakan basis web dan menggunakan sms gateway yang dikembangkan pihak lain secara opensource. SMS gateway hanya digunakan untuk pengingat deadline proyek.
2.
3.
terfokus pada proyek tanpa direpotkan dalam pencatatannya. Dibuatkannya fungsi yang memungkinkan anggota tim dalam proyek dapat saling berkomunikasi tanpa melakukan pertemuan perihal proyek baru maupun proyek yang tengah dikerjakan sehingga dapat meminimalisir waktu pengerjaan. Dibuatkannya fungsi untuk menyebarkan informasi proyek yang datang dari ketua tim ke bagian anggota tim proyek yang berkaitan sehingga memungkinkan control yang lebih efektif.
1.1 Landasan Teori Menurut Nurhayati (2010:3) Manajemen dapat didefinisikan sebagai berikut : “Manajemen merupakan proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktivitas-aktivitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus-menerus seiring dengan berjalannya waktu.” Sedangkan proyek didefinisikan sebegai berikut : “Sebuah proyek merupakan suatu usaha/akativitas yang kompleks, tidak rutin, dibatasi oleh waktu, anggaran, resources dan spesifikasi performansi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Sebuah proyek juga dapat diartikan sebagai upaya atau aktivitas yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran dan harapan-harapan penting dengan menggunakan anggaran dana serta sumber daya yang tersedia, yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.” 2. Gambaran Perangkat Lunak 2.1. Konsep Aplikasi Perangkat lunak yang dibangun diberi nama Team Act Control (TAC) dan seterusnya akan disebut demikian yang dimaksudkan untuk memberi gambaran bahwa perangkat lunak ini berfungsi untuk mengatur segala informasi lingkup tim kerja.
Berdasarkan masalah – masalah yang muncul pada identifikasi masalah, maka tujuan perancangannya ialah sebagai berikut : 1.
Membuat sebuah aplikasi untuk mempermudah untuk mengelola proyek atau beban kerja. Terlebih khususnya dalam pencatatan beban kerja yang tengah dikerjakan sehingga tim dapat
TAC memiliki tujuan untuk mengatur segala bentuk informasi yang berkaitan dengan pembagian beban
kerja yang bekerja seperti catatan-catatan hal-hal yang harus dikerjakan oleh bagian dari tim dan memiliki fungsi untuk menjadwalkan, sehingga tim tidak dipusingkan dengan pekerjaan yang tidak tercatat dalam memori. Ini menyebabkan pengaturan kerja yang lebih teratur. Pada dasarnya TAC dimaksudkan untuk mempermudah tim untuk mengatur penjadwalan kerja dan pembagian informasi beban kerja dari pempimpin tim ke anggota tim. Maka dalam hal ini TAC dibuat beserta beberapa fasilitas yang meliputi diantaranya : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Member Project Meanagement Schedulling Reminder Personal Chatting Meeting
5 (Lima) fungsi utama yang terdapat pada TAC System diantaranya sebagai berikut: 1.
Menambahkan Proyek Baru Fungsi ini memproses kegiatan penambahan proyek baru, mulai dari indentifikasi proyek, mengatur ploting anggota hingga mengatur jadwal proyek. Entitas yang bersangkutan hanya khusus Ketua Tim karena pembuatan proyek hanya bisa diakses oleh entitas tersebut dan data disimpan pada sebuah data store yang diberi nama Project.
2.
Mengelola Proyek Mengelola proyek ini dimaksudkan untuk pengadaan fasilitas umum seperti, Update dan Delete proyek yang dimana difungsikan untuk mengatur pergerakan proyek, contohnya jika tugas – tugas dalam proyek yang telah terdaftar itu diantarannya ada tugas yang selesai maka status pada tugas tersebut menjadi ‘Selesai’ sehingga sistem dapat memberikan notifikasi kepada pengguna bahwa tugas telah selesai. Sedangkan Delete digunakan apabila Ketua Tim bermaksud membatalkan proyek atau tugas proyek sehingga data akan terhapus.
3.
Menjalankan Pengingat Proyek Menjalankan pengingat proyek merupakan fungsi yang bekerja secara otomatis dijalankan apabila memenuhi syarat tertentu.
2.2. Analisis Fungsional Beberapa fungsional digambarkan dalam Data Flow Diagram untuk memudahkan perancangan. Berikut diantaranya :
digambarkan data yang mengalir ke sistem TAC, selain itu terdapat 2 pihak yang terkait yakni digambarkan sebagai Entitas Ketua Tim dan Anggota tim untuk menggambarkan pengguna perangkat lunak yang dibangun. Terdapat 6 masukan data dari entitas Ketua Tim dan 4 keluaran menuju Ketua tim, sedangkan dari dan menuju Anggota terdapat 2 masukan dan 2 keluaran. Pada dasarnya context diagram tersebut digunakan dalam perancangan untuk menggambarkan sistem TAC yang berjalan secara global tanpa memperhatikan penggunaan data store yang berkaitan dengannya. Dari gambar yang ditunjukan pada gambar diatas proses dikembangkan dengan beberapa fungsional utma yang terkait dalam TAC. Berikut adalah hasil break down atau decompose context diagram dari sistem TAC di level 0 yang telah dijelasakan diatas.
Dalam perancangannya fungsi ini dibantu menggunakan tools SMS Gateway yang open source dalam hal ini akan digunakannya SMS Gateway [GW]ammu. SMS Gateway akan dijalankan jika tanggal yang diambil dari data store Project adalah minus 3 hari atau tergantung pengaturan dasar oleh user maka sistem akan mengirimkan notifikasi berbentuk SMS ke member yang bersangkutan dengan proyek yang tengah berjalan dan mengambil data No.Hp member yang terdaftar dalam data store Member.
4.
Memberi Notifikasi Fungsi ini merupakan bentuk respond sistem pada aksi – aksi tertentu yang di lakukan user terhadap sistem itu sendiri.
5.
Menyediakan Fasilitas Chatting Chatting merupakan fasilitas pendukung saja dalam penggunaan TAC System yang bertujuan untuk memberi kemudahan dalam melakukan komunikasi antar member.
akan membantu user mengatur jadwal proyek. Proses berikutnya data akan tersimpan ke dalam data store Project dan melanjutkan ke proses memberi notifikasi. 2.
DFD level 1 Proses Mengelola Proyek
Dalam perancangannya fasilitas ini dibagi 2 (Dua) jenis yakni : 1) Personal Chat Fungsi ini memfasilitasi untuk saling mengirim pesan dari satu personal member ke personal member yang lain. Fungsi ini selanjutnya akan dijelaskan lebih dalam di DFD level berikutnya. 2) Meeting Pada dasar perancangan fungsi Meeting ini tidak jauh berbeda dengan Personal Chat, namun perbedaannya terletak pada tujuan pesan yang dikirim. Meeting memungkinan member bertemu di suatu wadah yang disebut Room dan melakukan broadcast message yang ditujukan kepada member yang tergabung dalam room.Fungsi ini selanjutnya akan dijelaskan lebih dalam di DFD level berikutnya. Berikut ini adalah DFD dari TAC System yang di turunkan ke level 1 yakni diantaranya : 1. DFD level 1 Proses Menambah Proyek Baru
Pada gambar diatas menggambarkan proses mengelola proyek untuk melakukan Ubah Status proyek menjadi ‘Selesai’, Edit data proyek hingga melakukan Delete proyek yang mempengaruhi data store Project. 3.
DFD level 1 Proses Menyediakan Fasilitas Chatting Berikut gambaran level 1 dalam menyediakan fasilitas chatting, seperti yang disinggung pada level bahwa fungsi ini menyediakan 2 (Dua) fasilitas yakni Personal Chat dan Meeting.Dalam perancangannya kedua fasilitas ini memiliki fungsi yang sama yaitu menjadi pendukung saja dalam berkomunikasi antar member dan bukan merupakan fungsi ini dalam TAC System.
Berikut adalah DFD level 1 Proses Menyediakan Fasilitas Chatting :
Dalam gambar ditunjukan bahwa dalam menambah proyek baru terdapat 4 (Empat) proses utama. Proses berjalan diawali entitas Ketua Tim melakukan input data kedalam form yang disediakan oleh sistem yang kemudian data proyek dan id proyek akan muncul secara otomatis kemudian ditransfer ke form berikutnya untuk mengambil data member yang dimasukan kedalam plot anggota proyek, setelah data plot terkumpul kemudian sistem
Dalam Personal Chat member TAC dapat melakukan komunikasi dua arah antar member dan proses dimulai ketika user melakukan request Personal Chat sehingga kemudian sistem akan menyediakan form untuk mengirim pesan yang diinputkan user ke member tujuan yang disimpan ke dalam data store Chatting.
4) Profile User menunjukan user yang sedang menggunakan program, selain itu ada tiga tombol yaitu Profile, Edit, dan Logout yang akan dijelaskan di dialog screen profile. 5) Kirim pesan, ialah fungsi yang dibuat untuk memudahkan user untuk mengirim pesan sesama User. 6) Status online merupakan fungsi untuk menunjukan user-user yang sedang online menggunakan program. 7) Deadline proyek terdekat, berisi informasi untuk mengingatkan proyek yang sedang menuju waktu deadline untuk memudahkan user dalam mengingat proyek yang dikerjakan.
Berbeda dalam meeting hanya Ketua Tim yang dapat merequest pembuatan room dan melakukan invite member. Ketua Tim dapat melakukan invite member sesuai proyek yang tengah berjalan kemudian sistem akan menyediakan form chat dan menerima input message yang akan dikirim secara broadcast. Anggota Tim dapat melakukan hal yang sama dalam mengirim message secara broadcast dalam room.
3. Implementasi
2.3. Perancangan Antarmuka
3.1. Daftar Kegiatan
susunan aktifitas yang berkaitan dengan pembuatan atau pengembangan perangkat lunak selama ± 3 bulan pelaksanaan. 1.
2.
3.
4. Uraian cara penggunaan
:
1) Dashboard berisi berbagai macam fungsi yang dikumpulkan menjadi satu yang bertujuan memudahkan user untuk menggunakan program. Selain itu dashboard menyediakan fitur-fitur utama untuk User. 2) Beberapa notifikasi akan muncul sesuai respon dari sistem. Klik pada Ikon Notifikasi yang berada di navigasi untuk melihat notifikasi yang masuk tersebut. 3) Daftar proyek berisi proyek-proyek yang sedang dikerjakan oleh user, ini tidak termasuk proyek luar yang tidak dikerjakan user dan hanya proyek yang berkaitan saja.
5.
6.
Aktifitas dimulai dan dilaksanankan pada akhir bulan juni hingga berakhir pada masa pemeliharaan. Aktifitas pertama yakni pengumpulan materi, bertujuan untuk mengumpulkan kebutuhankebutuhan perangkat lunak yang dibangun dari beberapa sumber yang berkaitan selama 1 minggu lamanya. Kemudian penentuan spesifikasi, aktifitas ini menentukan lingkup perangkat lunak yang dibuat dan menentukan kebutuhan yang mungkin diperlukan dalam pelaksanaan aktifitas selanjutnya. Selanjutnya aktifitas desain dibagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu desain struktur dan desain antarmuka. Desain struktur ialah aktifitas dimana perancangan modul-modul yang berkaitan dibuat dan dibutuhkan waktu selama 2 minggu. Desain antarmuka ialah aktifitas dimana desain layout dibuat mengikuti fungsional yang muncul dan dibutuhkan waktu selama 2 minggu, sehingga total aktifitas desain ialah 4 minggu. Aktifitas selanjutnya yaitu implementasi desain kedalam coding sehingga perangkat lunak mejadi nyata. Aktifitas ini membutuhkan waktu ± 3 minggu. Apabila aktifitas pengcodingan selesai maka akan dilakukannya testing selama 2 minggu untuk menyesuaikan perangkat lunak dengan
user dan apabila memenuhi standarisasi maka selajutnya dilakukan pemeliharaan perangkat lunak yang dibangun. 3.1. Lingkup Implementasi Sebagai dasar penilaian terhadap aplikasi, terdapat beberapa poin yang menentukan apakah aplikasi ini sesuai dengan apa yang diharapkan atau tidak. Berikut adalah poin-poin yang diujikan : 1. Modul notifikasi otomatis SMS gateway dapat berfungsi dengan baik sesuai setting waktu. 2. Harapan informasi yang dihasilkan oleh perangkat lunak. 3.2. Sumberdaya Implementasi Saat melakukan pengujian dibutuhkan juga sumberdaya agar proses pengujian dapat dilakukan secara baik dan juga tepat. Adapun beberapa sumberdaya saat melakukan pengujian yaitu satu buah unit komputer dengan spesifikasi sebagai berikut : 1. Processor dengan clock speed minimal 1,8 GHz. 2. 1 GB RAM 3. Windows 7 4. Xampp versi 1.8.3 5. Web Browser IE 9+ atau produk lain yang setara. 6. Fasilitas internet untuk melakukan akses pada aplikasi. 7. Seorang brainware untuk melakukan perawatan/maintenance. Orang yang mengerti mengenai perangkat lunak yang dibangun 3.2. Implentasi Antarmuka
3.1. Pengujian Fungsi yang diuji
Hasil Yang diharapkan
Hasil Pengujian
Melakukan Login dengan data yang terdaftar didatabase
Jika sesuai dengan data maka User akan ditujukan ke laman dashboard user, jika tidak akan tetap berada di laman login Proyek tersimpan beserta data yang mendukungnya
Sukses sesuai hasil yang diharapkan
Penambah an daftar proyek baru Menampil kan daftar proyek sesuai plot anggota dalam proyek Notifikasi otomatis mengguna kan sms gateway
Masing -masing user menerima daftar proyek sesuai plot anggota proyeknya masing- masing User menerima notifikasi yang dikirmkan ke nomor handphonenya.
Sukses sesuai hasil yang diharapkan Sukses sesuai hasil yang diharapkan
Delay pengiriman masih terjadi yang disebabkan koneksi internet
berdasarkan hasil penulisan Tugas Akhir berikut kesimpulan yang didapat yaitu diantaranya : 1.
2.
3.
Aplikasi yang dibangun sedikit banyak mempermudah untuk mengelola proyek atau beban kerja karena difungsikan secara online. Aplikasi yang dibangun memudahkan penyebaran informasi, menjadwalkan dan membagi anggota tim dalam proyek dengan mudah tanpa harus mengadakan pertemuan sebelumnya. Tim mendapat notifikasi bahwa proyek baru telah ditambahkan beserta komponen pendukungnya seperti penjadwalan oleh Ketua tim, sehingga memungkinkan tim tidak perlu mengadakan pertemuan secara rutin ditempat dan waktu yang sama karena dikelola secara online.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini tentunya masih dirasa banyak kekurangan-kekurangan yang mungkin dapat dikembangkan oleh pihak lain. Berikut saran yang mungkin bermanfaat dalam pengembangan aplikasi ini : 1. Jika menyangkut keamanan dan privasi tim, sebaiknya aplikasi ini dikembangkan menggunakan jasa hosting yang mumpuni dalam keamanan data dan jika perlu menggunakan https:// atau menggunakan jaringan via VPN.
2.
3.
4.
Aplikasi yang dibangun menggunakan SMS gateway opensource yang kadang kala mengalami kendala dan delay pada saat pengiriman SMS, maka sebagai alternatifnya, sebaiknya dibuatkan versi mobile android untuk langsung secara berkala notifikasi dapat terhubung dengan device smartphone menggunakan internet tanpa SMS. Dalam aplikasi ini masih menggunakan media yang terbatas dalam pengelolaan tim. Jika aplikasi ini ingin dikembangan lebih luas dengan banyak tim yang berintegrasi secara langsung hendaknya mempertimbangan penggunaan media penyimpanan databasenya. Seperti yang telah disebutkan bahwa aplikasi ini tentu memiliki banyak kekurangan, jika perlu tambahkan fungsi-fungsi yang mungkin bermanfaat dalam pengelolaan proyek namun masih belum terdapat di aplikasi ini.
DAFTAR PUSTAKA 1. Abdul Kadir. 2008, Dasar Perancangan & Implementasi, Andi Offset, Yogyakarta. 2. Edy W., Ali Z. , dkk . 2014, 3 in 1: Javascript, jQuery, dan Jquery Mobile, Elex Media Komputindo, Jakarta. 3. Edy W., Ali Z. , dkk . 2014, Pemrograman Web Berbasis HTML5, PHP, & JavaScript, Elex Media Komputindo, Jakarta. 4. Gunawan, Wahyu. 2010, Kebut Sehari Jadi Master PHP, Genius Publisher, Yogyakarta. 5. Ian S. 2011, Software Engineering (Rekayasa Perangkat Lunak), Erlangga, Jakarta. 6. Indrajani. 2009, Sistem Basis Data dalam Paket Fove in One, Elex Media Komputindo, Jakarta. 7. Nurhayati. 2010, Manajemen Proyek, Graha Ilmu, Yogyakarta. 8. Rosa A.S & M.Shalahuddin. 2013, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek, Informatika, Bandung. 9. Slamet R. 2014, Kupas Tuntas Web Responsif, Elex Media Komputindo, Jakarta. 10. Sugiyono. 2008, Metode Penelitian kuantitatife, Kualitatife, dan R & D, Alfabeta, Bandung.
