PEMBANGUNAN APLIKASI PENILAIAN KINERJA DAN DASHBOARD PADA DIREKTORAT PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN

PEMBANGUNAN APLIKASI PENILAIAN KINERJA DAN DASHBOARD PADA DIREKTORAT PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN Meykelia Gozali Jl.Chaerul Amri(BBC)012 Karawang Mobile : +628569979719 [email protected]

Andy Kristian Bantar Gebang Perum Damur Permai Bekasi Mobile : +6285775419608 [email protected]

Risma Anggraini Jl.Kebun Jeruk Raya no.5 Jakarta Mobile : +6285267518856 [email protected]

Dosen Pembimbing Rudy, S.Kom.,MM

Abstract Performance assessment was an important thing in the management of human resources within on organization. As well as the Directorate of technical and Vocational Education of Indonesia, employee assessment which was still traditional and will be replaced with an online assessment based on WEB BASE. The purpose of displaying report in the form of dashboard is to measure performance, monitor running process and make predictions for the future. This application development use writing collection data method consisting of literature review, survey, and interview and also application design consisting of analysis, design and implementation. The process of assessment carried out all level of position. Assessment carried out by the relevant authorities based on the tasks that have been completed. The result of assessment will be displayed in the dashboard. Which dashboard information will be displayed as diagram, report, which is combined with dynamic and relevant information. S

Keywords : Web base, Performance Management, dashboard Abstrak Penilaian kinerja merupakan hal yang penting dalam manajemen sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Begitu juga dengan Direktorat Pembinaan SMK Republik Indonesia, Penilaian pegawai yang masih tradisional diganti dengan penilaian secara online yang berbasis WEB BASE. Tujuan dari tampilan laporan dalam bentuk dashboard yaitu untuk mengukur kinerja, monitoring proses berjalan, dan melakukan prediksi untuk masa mendatang. Pembangunan aplikasi ini menggunakan metode penulisan pengumpulan data yang terdiri atas studi pustaka, survey, dan wawancara serta perancangan aplikasi yang terdiri atas analisis, perancangan, dan implementasi. Proses penilaian dilakukan pada semua level jabatan. Penilaian dilakukan oleh pejabat terkait berdasarkan tugas yang telah diselesaikan.. Hasil dari penilaian ditampilakan dalam bentuk dashboard. Dimana informasi dashboard yang ditampilkan berupa diagram, laporan, yang dipadukan dengan informasi yang dinamis dan relevan. Kata kunci : Web base, Performance Management, dashboard

PENDAHULUAN Salah satu faktor penting yang harus diperhatikan oleh sebuah organisasi yaitu mengenai sumber daya manusia yang dimilikinya. Dimana organisasi dituntut mampu membangun dan meningkatkan kinerja sumber daya manusia yang dimilikinya secara terencana sehingga dapat melaksanakan kegiatan oprasional bisnis secara maksimal. Banyak faktor yang berkaitan dengan peningkatan kinerja sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Peningkatan

kinerja berkaitan erat diantaranya dengan bagaimana motivasi pegawai,

bagaimana pengawasan pegawai, dan bagaimana penilaian kinerja pegawai serta lingkungan kerja yang nyaman dan kondusif sehingga pegawai dapat bekerja secara optimal hingga akhirnya tujuan organisasi dapat terwujud. Sehingga dengan adanya penilaian kinerja diharapkan dapat memberikan feedback kepada pegawai untuk melihat hasil kerja mereka, dan upaya untuk meningkatkan produktivitas organisasi, serta berkaitan khusus dengan kebijakan – kebijakan kepegawaian seperti tujuan promosi, tunjangan, kenaikan jabatan, pelatihan, dan peringatan yang berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia dalam organisasi. Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan merupakan salah satu direktorat yang ada di Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia. Direktorat ini berfokus pada kegiatan Pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan yang ada diseluruh wilayah Republik Indonesia. Visi dari Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan ini yang ingin mewujudkan SMK yang bertaraf Internasional, menghasilkan tamatan yang memiliki jati diri bangsa, mampu mengembangkan keunggulan lokal dan bersaing di pasar global, sehingga perlu adanya sumber daya manusia yang kompeten untuk terwujudnya visi tersebut. Untuk mendapatkan sumber daya manusia yang kompeten, perlu adanya penilain terhadap hasil kerja. Dimana penilaian ini kita kenal sebagai sistem penilaian kinerja. Sistem penilaian kinerja juga mengacu pada Peraturan Pemerintah, yaitu PP Nomor 46 Tahun 2011 tentang penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil. PP ini dikeluarkan dengan alasan ingin mewujudkan pembinaan PNS berdasarkan sistem prestasi kerja dan sistem karier yang perlu dilakukan penilaian prestasi kerja Dengan mengacu pada PP Nomor 46 Tahun 2011, semakin mendorong adanya peningkatan kinerja PNS yang lebih baik. Sehubungan dengan itu, untuk melakukan penilaian yang lebih detail terhadap pegawai, Direktorat Pembinaan SMK mencoba mengembangkan penilaian pegawai berbasis teknologi. Sehingga dari hasil penilaian penilain dapat menggambarkan apakah pegawai yang ada telah memenuhi targer atau sudah baik pekerjaannya sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan.

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan, maka kami mencoba mengajukan tugas akhir ini yang berjudul “ Pembangunan Aplikasi Penilaian Kinerja dan Dashboard pada Direktorat Pembinaan SMK”. Dengan rumusan masalah yang diambil yaitu : 1.

Kegiatan Kerja yang dilakukan para Pegawai Direktorat Pembinaan SMK yang berkaitan dengan penyelesain tugas-tugas.

2.

Proses penilain kerja berdasarkan tugas yang dikumpulkan

3.

Web Base Aplikasi yang mendukung proses pelaporan kinerja

Dan dengan tujuan : 1.

Membangun aplikasi penilaian kinerja berbasis Web pada Direktorat Pembinaan SMK untuk membantu proses penilaian pegawai,

2.

Menghasilkan laporan-laporan dalam bentuk dashboard.

METODE PENELITIAN Metode penulisan yang digunakan dalam pembuatan skipsi ini,yaitu : 1.

Metode Pengumpulan Data : •

Studi Pustaka : Studi pustaka adalah metode yang mempelajari langsung laporan, berkas, serta bukubuku terdahulu untuk digunakan sebagai panduan dalam penyelesaian karya tulis ini.

•

Survey Survey adalah metode dimana penulis terjun langsung ke lapangan untuk mencari data dan informasi, melakukan penelitian dan pencarian masalah pada perusahaan tersebut.

•

Wawancara Wawancara adalah metode dimana penulis melakukan wawancara secara langsung pada orang yang bersangkutan , seperti : owner atau manager untuk mengumpulkan data, informasi dan berita. Metode ini dapat dilakukan secara tidak langsung, misalnya melalui chatting, atau telepon.

2.

Metode Perancangan Aplikasi : •

Analisis kebutuhan. Tahab awal yang mendasar dalam proses pembuatan aplikasi. Tahapan ini dilakukan untuk memperoleh informasi tentang proses bisnis dan kebutuhan organisasi, dan menanalisa setiap permasalahan dan kemungkinan yang terjadi.

•

Design. Pada tahapan ini, dimulai dengan penyusunan proses, merancang arsitektur yang

mendukung kebutuhan user. Pada tahapan ini dirancang juga segala macam bentuk reporting yang akan digambarkan ke dalam dashboard pada aplikasi. •

Penulisan kode program. Penulisan kode program merupakan tahapan penerjemahan desain ke dalam bentuk perintah yang dimengerti komputer dengan menggunkan bahasa pemrograman PHP dan Mysql untuk database.

•

Pengujian aplikasi. Pengujian dilakukan untuk memastikan bahwa aplikasi yang dibuat telah sesuai dengan desain dan semua fungsi dapat digunakan dengan baik.

•

Implementasi aplikasi. Implementasi merupakan tahapan dimana seorang pegawai menerapkan/meng-install aplikasi yang telah seleai dibuat dan diuji siap untuk digunakan serta siap diterapkan di organisasi.

HASIL DAN BAHASAN Planning Planning merupakan tahapan perencanaan dalam membangun Business Performance Management. Dalam tahapan ini dilakukan pembuatan Work Break Down Structure(WBS) dan Time Management berupa gant chart. Table Work Break Down Structure WBS dibangun untuk mempermudah dalam melakukan planning karena WBS membagi kegiatan utama kedalam bentuk yang lebih detil.

Gambar 1 Work Break Down Structure

Time Management Gantt Chart dibangun untuk perencanaan dan penjadwalan proyek pekerjaan serta digunakan untuk pemantauan kemajuan proyek pekerjaan.

Gambar 2 Gantt Chart Melakukan Analisis Sistem Domain Class Diagram Domain Class Diagram digunakan untuk menunjukan hubungan antar kelas. Dimana setiap kelas memiliki identitas tersendiri yang saling berkaitan antar kelas yang satu dengan kelas yang lainnya di dalam suatu sistem.

Gambar 3 Domain Class Diagram

Activity Diagram Activity Diagram digunakan karena Activity Diagram menggambarkan berbagai aktivitas pengguna atau sistem, serta orang yang melakukan setiap kegiatan. Sehingga dengan adanya acticity diagram, mempermudah analisa kebutuhan pengguna serta perancangan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan. Berikut merupakan activity diagram sistem yang diusulkan dalam membangun aplikasi penilaian pegawai :

Gambar 4 Activity Diagram

Use Case Diagram Use Case Diagram adalah sebuah diagram yang menunjukkan berbagai peran pengguna dan cara para pengguna berinteraksi dengan sistem. Sehingga use case digunakan untuk menentukan bagaimana sistem akan digunakan dan aktor mana yang akan terlibat dalam use case. Berikut merupakan use case diagram dari aplikasi penilaian kinerja :

Gambar 4.5 Use Case Diagram Rancangan Dashboard Dashboard Pie Chart Pie Chart adalah gambaran grafik informasi kuantitatif menggunakan lingkaran yang dibagi menjadi beberapa sektor yang ukuran relatifnya sesuai dengan proporsi kuantitas. Pada dasarnya, diagram ini menampilkan hubungan persentase antar-bagian dibandingkan dengan keseluruhan.

Gambar 6 Dashboard Pie Chart Grade Dashboard Pie Chart menampilkan daftar grade dalam penilaian kinerja pegawai, yang dibagi kedalam 4 grade :


Warna Biru menggambarkan banyak pegawai yang memperoleh grade A




Warna Hijau menggambarkan banyak pegawai yang memperoleh grade B




Warna Merah menggambarkan banyak pegawai yang memperoleh grade C




Warna Oranye menggambarkan banyak pegawai yang memperoleh grade D

Dashboard Line Chart Line chart adalah chart sederhana yang menggambarkan sebuah garis dari satu closing value kepada closing value berikutnya. Ketika untaian garis tadi terbentuk, kita dapat melihat pergerakan nilai dari suatu currency pair secara umum pada suatu waktu tertentu , biasanya digabungkan dengan line chart lainnya dengan maksud untuk melakukan perbandingan antar waktu tertentu.

Gambar 7 Dashboard Line Chart Perbandingan Antar Tahun

Dashboard Line Chart menampilkan perbandingan rata-rata nilai yang diperoleh pegawai pertahun.


Warna Biru menggambarkan rata-rata nilai pegawai pada tahun 2013.




Warna Hijau menggambarkan rata-rata nilai pegawai pada tahun 2014.

Dashboard Gauge Gauge adalah grafik yang digunakan untuk menampilkan indikasi berupa proses dan juga indikasi kuantitas suatu data secara real time sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat.

Gambar 8 Dashboard Gauge Dashboard Simple KPI Simple KPI adalah suatu nilai yang diperoleh dari perhitungan sederhana yang hasilnya menampilkan informasi yang diperlukan.

Gambar 9 Dashboard Simple KPI Rata-Rata Nilai

SIMPULAN DAN SARAN KESIMPULAN 1.

Aplikasi penilaian pegawai ini dapat membantu proses penilaian tugas dan proses penerimaan hasil penilaian yang dilakukan oleh pejabat terkait agar menjadi lebih efektif dan efisien.

2.

Hasil dari aplikasi penilaian kinerja ditampilkan dalam bentuk dashboard yang digunakan sebagai bahan pelaporan kinerja pegawai yang ada di Direktorat Pembinaan SMK.

3.

Pada halaman dashboard, detil menjelaskan mengenai persentase grade nilai yang diperoleh, melihat penilaian kinerja dengan perbandingan tahun sebelumnya, melihat penilaian kinerja dengan

perbandingan antar subdirektorat, melihat jumlah tugas yang diselesaikan pertahun, dan melihat banyaknya tugas yang telah dinilai serta tugas yang belum dinilai. SARAN 1.

Pola penilaian kinerja dapat dikembangkan lagi dengan melakukan integrasi dengan aspek lainnya seperti absensi untuk meningkatkan hasil kualitas penilaian.

2.

Pengembangan dashboard dengan penambahan fitur penentu status secara otomatis, seperti status – status good, normal atau alert.

3.

Penambahan detil indikator penilaian pada dashboard untuk meningkatkan tampilan dashboard.

REFERENSI Belay Moges Alemu,at all. (2011).Effects of Quality Management Practices and Concurrent Engineering in Business Performance(online),vol.6 No.3 diakses 18 januari 2015 dari www.ccsenet.org/ijbm Connolly, T.M. &Begg, C.E. (2010).Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation and Management. (5th edition). Boston: Pearson Education Considine, B., Parkes, A., Olesen, K., Speet, D., & Lee, M. (2010).Accounting Information Systems: Understanding Business Processes.(3rd edition). Milton: John Wiley & Sons Australia Eckerson, W. W. (2011). Performance Dashboard – Measuring, Monitoring, and Managing Your Business Second Edition. New Jersey: John Wiley & Sons ,Inc. Eckerson, W.W. (2009). Performance Management Strategies: How to create and deploy performance management strategies.(First Quarter). TDWI best practices report. Few, S. (2006). Information Dashboard Design : The Effective Visual Communication of Data. Gravenstein Highway North Sebastopol: O’Reilly Media, Inc. Hall, J.A. (2007). Accounting Information Systems.(6th edition). Mason: Cengage Learning Hariyanti Eva. (2008) .PENGEMBANGAN METODOLOGI PEMBANGUNAN INFORMATION DASHBOARD UNTUK

MONITORING

KINERJA

ORGANISASI

(online),

diakses

http://iatt.kemenperin.go.id/tik/fullpaper/fullpaper173_Eva_Hariyanti_stei_itb.pdf Holman, V. (2009). Lifecycle Performance Management Fundamentals Guide.

18

januari

2015

dari

Laitinen V.O, Yigitbasioglu M.O.(2012).The Use of Dashboards in Performance Management. Evidence from Sales Managers (online), vol.12, 39-58, diakses 12 januari 2015 dari http://www.uhu.es/ijdar/10.4192/1577-8517v12_2.pdf Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2009). Essentials of Management of Information Systems. New Jersey: Pearson. Nugroho, A. (2011). Perancangan dan Implementasi Basis Data. Yogyakarta. Andi. O’Brien, J. A., & Marakas, G. (2010). Introduction to Information System. New York: McGraw-Hill. Pearlson, K.E. & Saunders, C.S. (2010).Strategic Management of Information Systems.(4th edition). Hoboken: John Wiley & Sons. Pulakos D Elaine.(2005).Performance Management.A roadmap for developing,implementing and evaluating performance

management

systems

(online),vol.

No.

diakses

11

januari

2015

dari

http://www.shrm.org/india/hr-topics-and-strategy/performance-management/creating-high-performanceculture/Documents/Performance%20Management.pdf Rainer, R. K., & Cegielski, C. G. (2011). Introduction to Information System : Supporting and Transforming Business. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2010). System Analysis and Design In a Changing World, Fifth Edition. Boston: Course Technology, Cengage Learning. Sumlin Roger.(2014).Performance Management.Impacts and Trends (online),, diakses 12 januari 2015 dari http://www.exinfm.com/pdffiles/pm.pdf Turban, E., Sharda, R, Delen, D., & King, D. (2011). Business Intelligence a Managerial Approach. New Jerseyq: Pearson Education. Williams, S. & Williams, N. (2007).The Profit Impact of Business Intelligence.(1st edition). San Francisco: Elsevier

RIWAYAT PENULIS