PEMBANGUNAN APLIKASI DISPOSISI SURAT DAN DASHBOARD PADA DIREKTORAT PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN

PEMBANGUNAN APLIKASI DISPOSISI SURAT DAN DASHBOARD PADA DIREKTORAT PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN Johan Iswara, Trias Tanujaya, Denny Putra Rudy Bina Nusantara University, Jalan Kebon Jeruk Raya No. 27 Kebon Jeruk Jakarta Barat 11530, 021-5345830, [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]

Abstrak Sistem pendisposisian surat atau penyerahan kekuasaan di Direktorat Pembinaan SMK masih bersifat konvensional sehingga perancangan disposisi surat harus di modernisasi. Tujuan penelitian untuk membangun aplikasi berupa website agar disposisi surat tidak lagi berbentuk fisik melainkan elektronik dan membuat aplikasi yang dapat menampilkan laporan disposisi surat dalam bentuk dashboard. Metode perancangan analisis yang digunakan adalah System Development Life Cycle berupa analysis, design, dan implementation. Hasil penelitian menunjukan bahwa aplikasi disposisi surat berupa website dapat menunjang kebutuhan yang ada menjadi lebih terkomputerisasi pada kehidupan sehari-hari dan dengan adanya perancangan aplikasi dashboard disposisi surat pada Direktorat Pembinaan SMK diharapkan dapat menunjang keputusan strategis pihak eksekutif. (JI) (TT) (DP). Kata kunci : disposisi surat, dashboard, komputerisasi Abstract The system of letter disposition at Direktorat Pembinaan SMK still conventional so that the design of letter disposition should be computerized. The research purposes to build an website application of letter disposition to make no more physical letter but electronic and to make an application to show the reporting in dashboard style. The design method analysis that we used are System Development Life e.g. analysis, design, and implementation. The research results shows that website application can modify the requirements to be computerized in usual days and with the dashboard application for Direktorat Pembinaan SMK could optimize the decision making for the executives. (JI) (TT) (DP). Keywords : letter disposition, dashboard, computerized

PENDAHULUAN Seiring berkembang dengan pesatnya teknologi pada saat ini, kebutuhan akan teknologi informasi semakin menjadi kebutuhan pokok. Perusahaan berlomba-lomba untuk menggunakan teknologi informasi terbaik agar tidak kalah saing dengan perusahaan lainnya. Dengan adanya

teknologi informasi, perusahaan dapat meraih keuntungan-keuntungan tertentu. Teknologi informasi juga dapat membantu menyelesaikan kendala yang dihadapi perusahaan. Selain itu teknologi membantu perusahaan tidak hanya untuk sekedar mengambil keuntungan tetapi memudahkan perusahaan untuk mencari sebuah strategi yang jitu untuk membuat perusahaan tersebut maju sehingga tidak tertinggal dalam persaingan dengan perusahaan lain yang mengikuti perkembangan teknologi informasi. Penggunaan teknologi informasi harus sejalan dengan perkembangan perusahaan karena jika tidak sesuai, penerapan teknologi informasi yang secanggih apapun tidak akan memberikan manfaat bagi perusahaan itu sendiri. Ada banyak perusahaan yang asal menerapkan sistem canggih tanpa mengetahui apakah akan cocok dan membuat proses bisnisnya lebih efisien, apakah akan memberikan keuntungan bagi perusahaannya. Maka dari itu dibutuhkan analisis terlebih dahulu agar dapat diketahui permasalahan atau kekurangan yang ada di perusahaan, sehingga dapat diterapkan sistem yang cocok bagi perusahaan agar dapat mengatasi masalah yang ada, mengurangi biaya, membuat proses bisnis lebih efisien dan memberikan keuntungan bagi perusahaan. Ketika perusahaan ingin berinovasi dan berkembang, maka dibutuhkan sebuah sistem yang dapat mendukung kebutuhan dan proses bisnis perusahaan tersebut. Bila ada proses yang terhambat maka akan membuat kinerja perusahaan menjadi tidak efisien bahkan tidak efektif. Masalah seperti ini sering terjadi di berbagai perusahaan, salah satunya terjadi pada Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dalam hal ini pada Direktorat Pembinaan SMK. Kemendikbud adalah kementrian dalam pemerintahan Indonesia yang mengurus bidang pendidikan dan budaya di Indonesia. Di dalam Kemendikbud ada banyak surat masuk setiap harinya terutama pada Ditjen Pembinaan SMK. Surat masuk tersebut diterima oleh tata usaha lalu diserahkan terlebih dahulu kepada direktur sebagai pemimpin yang berhak memberikan perintah. Direktur akan mengambil tindakan seperti memberikan tugas atau memo berdasarkan surat masuk kepada orang atau divisi tertentu, proses inilah yang dinamakan disposisi surat. Disposisi surat yang terjadi di Dirjen Pembinaan SMK pada saat ini masih berbentuk fisik dan inilah yang menjadi masalah pada proses disposisi surat di Kemendikbud. Karena prosesnya yang masih diserahkan secara manual sering kali tertunda karena beberapa alasan seperti pihak yang bersangkutan sedang keluar kota sehingga disposisi surat tersebut terhenti di satu pihak untuk jangka waktu yang lama, hal ini membuat proses disposisi surat menjadi tidak efisien. Maka dari itu diperlukan sebuah aplikasi berbasis web yang dapat mengalokasikan surat tersebut secara online, dari mana pun dan kapan pun karena dapat diakses melalui jaringan internet. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat mengganti proses disposisi surat secara fisik menjadi terkomputerisasi yang dapat membantu proses disposisi surat menjadi lebih efisien, lebih jelas dan teratur. Selain itu, aplikasi juga mampu menyediakan dashboard berisi laporan disposisi surat yang terjadi di Kemendikbud setiap bulannya. Berdasarkan uraian tersebut, kami melakukan peninjauan untuk menyusun laporan skripsi berjudul “Pembangunan Aplikasi Disposisi Surat dan Dashboard pada Direktorat Pembinaan SMK” Ruang Lingkup Dalam penulisan skripsi ini, akan ada pembahasan yang dibatasi dengan analisis dan aplikasi berbasis web untuk menunjang : 1.

Pembangunan aplikasi disposisi surat Membangun suatu sistem informasi yang berguna untuk mempermudah aktifitas disposisi surat yang sebelumnya manual menjadi terkomputerisasi. Surat yang diterima oleh direktorat pembinaan SMK biasanya datang ke bagian tata usaha atau diterima langsung oleh sekertaris direktur. Kepala tata usaha atau sekertaris direktur memberikan surat tersebut sesuai dengan tujuan dari di buatnya surat. Dari surat masuk tersebut yang nantinya akan didisposisikan kepada bawahannya dengan disertakan lembar disposisi. Output dari aplikasi ini adalah Staf atau pegawai yang diberikan disposisi surat diwajibkan untuk mengisi form laporan dari hasil pertemuan dari surat itu sendiri sebagai bahan informasi bagi para pejabat terkait.

2.

Evaluasi Dashboard Disposisi Surat.

Membuat laporan dari aplikasi disposisi surat yang sudah terbuat. Laporan yang dihasilkan adalah laporan mengenai disposisi surat yang terdapat di Dirjen Pembinaan SMK setiap waktu dalam bentuk dashboard.

METODOLOGI Metode Pengumpulan Data Ada beberapa metode yang kami gunakan untuk mengumpulkan data untuk skripsi, antara lain adalah : 1.

Wawancara Pengumpulan data melalui wawancara terhadap karyawan penerima surat yang terlibat dalam proses bisnis yang berjalan. Metode ini dilakukan untuk mengumpulkan kebutuhan dari sistem.

2.

Studi Pustaka Membaca, melakukan pengumpulan, dan mengilhami buku-buku referensi yang berkaitan, serta media informasi lainnya dalam hal penulisan landasan teori.

3.

Metode Analisis Analisis dilakukan dengan memanfaatkan hasil yang dikumpulkan dari wawancara yang dilakukan langsung dengan pihak perusahaan untuk menganalisa dan mengidentifikasi kebutuhan serta masalah sistem informasi dalam perusahaan tersebut.

4.

Studi Literatur Menggunakan sumber - sumber informasi lain dalam penyusunan skripsi ini seperti jurnal, e-book, buku dan media lainnya.

Metode Perancangan Metodologi perancangan yang digunakan adalah System Development Life Cycle (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010), yang meliputi : 1.

Analysis Melakukan analisa terhadap sistem untuk mengidentifikasi masalah dan kebutuhan dari sistem.

2.

Design Membuat perancangan database, User Interface dan aplikasi berdasarkan hasil analisis sistem.

3.

Implementation Tahap penerapan sistem aplikasi yang telah dibuat kepada user.

HASIL DAN PEMBAHASAN Post-Implementation Implementasi yang telah dilakukan oleh pihak Direktorat Pembinaan SMK dinarasikan sebagai berikut :

Tabel 1 Post Implementation Aspek-aspek

Komentar

Alur proses aplikasi

Sudah sesuai dengan apa yang diharapkan

Tingkat kemudahan pemakaian aplikasi

Cukup mudah digunakan banyak pihak

Tampilan aplikasi

Logo Kemendikbud tidak sesuai, namun secara keseluruhan sudah bagus

Tampilan Dashboard

Informatif, memberi informasi yang dengan mudah dimengerti pengguna

Kesesuaian aplikasi

Sudah sesuai dengan user requirement, namun diperlukan beberapa tambahan lagi

Error Encounter

Tidak ditemukan error atau bug

Design fungsi

Tombol fungsi terlihat lebih menarik menggunakan button dari pada textbox

Alert box

Semua validasi sudah tepat dan alert box yang muncul sesuai

Rancangan User Interface Berdasarkan penurunan dari hasil post-implementation di atas terhadap fitur – fitur perancangan dashboard maka berikut ini adalah salah satu contoh tampilan user interface dari aplikasi dashboard .

Gambar 1 Rancangan User Interface Laporan Disposisi Direktur

Gambar 2 Rancangan User Interface Halaman Utama Login

Arsitektur Sistem Usulan Penggunaan browser pada internet yang bertujuan memudahkan proses disposisi surat pada Direktorat Pembinaan SMK. Mengacu pada sistem informasi dan dihubungkannya dengan sebuah database, bagian – bagian jabatan dapat mengganti penggunaan manual menjadi terkomputerisasi.

Gambar 3 Arsitektur Sistem Usulan

SIMPULAN DAN SARAN Dari hasil pembahasan bab-bab sebelumnya, berikut ini adalah beberapa hal yang dapat disimpulkan dari hasil analisis dan perancangan aplikasi disposisi surat dan dashboard untuk Direktorat Pembinaan SMK pada Kementerian Pendidikan dan Kebuduyaan Indonesia : 1.

2.

3.

Setelah dilakukan analisis terhadap proses disposisi surat, dapat disimpulkan bahwa proses yang berjalan masih konvensional. Maka dari itu dengan adanya user requirement dari pemohon maka dapat dilaksanakan sebuah aplikasi berbasis website untuk menunjang kebutuhan yang ada pada disposisi surat sehari-hari. Dalam mengelola disposisi surat sehari-hari, ada kendala yang sering terjadi secara berkala seperti tidak adanya oknum tertentu yang dapat melakukan disposisi surat pada tempat dan waktu yang sama sehingga menyebabkan surat menjadi terbengkalai. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem informasi disposisi surat dengan fitur-fitur yang dapat merangkum informasi-informasi dari pihak eksekutif. Dengan adanya rancangan dashboard disposisi surat pada Dirjen Pembinaan SMK diharapkan dapat menunjang keputusan strategis pihak eksekutif.

Berdasarkan kesimpulan dan analisis yang telah dilakukan, beberapa saran yang dianggap dapat mendukung pemanfaatan rancangan aplikasi dan dashboard aplikasi agar dapat berfungsi secara maksimal : 1. Setiap pihak yang bersangkutan dalam disposisi wajib mempunyai sebuah gadget agar dapat mengakses website disposisi surat dimanapun dan kapanpun. 2. Karena tidak adanya notifikasi pada aplikasi ini, maka disarankan untuk menambahkan notifikasi apabila adanya surat masuk atau disposisi surat ke dalam sistem berupa SMS atau e-mail.

REFERENSI Barthos, Basir. (2003). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara. Conolly, Thomas., Carolyn Begg. (2005). Database Systems: A Practical Approach to Design, Education Limited. Implementation, and Management. (4th edition). London: Pearson Dhanta, R. (2009). Kamus Istilah Komputer, Grafis, dan Internet. Surabaya: Indah. Doyle, Matt. (2009). Beginning PHP 5.3. Indiana: Wiley Publishing, Inc. Edgar Tan., Patrick Lambe. (2008). KM ApproachesMethods and Tools - A Straits Knowledge.

Guidebook. Singapore:

Gie, The Liang. (2000). Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Modern Liberty. Jeanny Mareta Daud, Agus Hendrawan, Retno Aulia Vinarti.(2012).Pembuatan Strategic Dashboard untuk Mengidentifikasi dan Mengukur Potensi Tingkat Kesehatan Lembaga Keuangan Syariah Baitul Mal Wat Tamwil (BMT) dengan Metode PEARLS Studi Kasus APEX (online), vol.1 No.1 diakses 18 Januari 2015 dari http://www.ejurnal.its.ac.id/index.php/teknik/article/view/1112/524 Johan., Kartoyo., Hengky., & Verawati. (2004). Perancangan Digital Dashboard Mobilecom Solusindo Sejahtera. Jurnal BEE-SISFO.

pada PT.

Ladjamudin (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. (1st edition). Yogyakarta:

Graha Ilmu.

Denmark: Mathiasen, Lars. et al. (2000). Object Oriented Analysis and Design. (1st Edition). Marko Publishing ApS. Mihaela Muntean, Gheorghe Sabau, Ana-Ramona Bologa, Traian Surcel, Alexandra Florea.(2010). Performance Dashboards for Universities (online), diakses 18 Januari 2015 dari http://www.wseas.us/e- library/conferences/2010/Constantza/MEQAPS/MEQAPS-36.pdf Mulyanto, Agus. (2009). Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka

Pelajar.

Oana Velcu-Laitinen & Ogan M. Yigitbasioglu.(2012). The Use of Dashboards in Performance Management: Evidence from Sales Managers (online),vol.12 diakses 18 Januari 2015 dari www.uhu.es/ijdar/10.4192/1577-8517v12_2.pdf O’Brien, J, A., & Marakas, G, M. (2009). Management Information System. (9th edition). New York: McGraw – Hill. O’Brien, J, A., & Marakas, G, M., (2010). Introduction to Information Systems. (15th McGraw – Hill Companies, Inc.

edition). The

Rainer, R, K., & Cegielski, C, G. (2010). Introduction to Information Systems. (3rd Wiley & Sons, Inc.

edition). John

Romney, M., & Steinbart, P, J. (2006). Accounting Information Systems. (10th Pearson Education International.

edition). New Jersey:

Satzinger, W, J., Jackson, B, R., Burd, D, S. (2010). System Analysis and Design in a World. Cengage Learning, Inc., US. Setneg RI. (2006). Perangkat Pengendalian Surat. Retrieved (11-23-2014) from http://www.setneg.go.id/images/stories/kepmen/no_5_th_2006_permensesne

Changing

g/bab_vi.pdf.

Shneiderman, B., & Plainsant, C. (2010). Designing The User Interface : Strategies Human-Computer Interaction (5th edition). Addison – Wesley. Silmi, Sikka Mutiara. (2002). Panduan Menulis Surat Lengkap. Yogyakarta:

for Effective

Absolut.

Simarmata, Janner. (2010). Rekayasa Web. Yogyakarta: C.V. ANDI OFFSET. Syahdaffa, Farhan. 2013. 12.BAB II. Retrieved (10-28-2014) from http://www.scribd.com/doc/151686986/12-BAB-II#scribd Turban, E., Sharda, R., Delen, D., & King, D. (2011). Business Intelligence A (2nd edition). Prentice Hall.

Managerial Approach

Vironica, Arie dan Sukadi. (2014). Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 2 Nawangan (online). Speed Journal Vol.11 No.1 diakses 20 Januari 2015 dari http://portalgaruda.org/index.php?ref=browse&mod=viewarticle&article=268 470 Yoga Kurniawan, Sholiq dan Feby Artwodini Muqtadiroh. (2012). Rancang Bangun Lunak untuk Workflow Pengelolaan Surat Menyurat Dinas Bagian Surat Kabupaten Buton Utara(online), vol.1 diakses 18 Januari 2015 http://ejurnal.its.ac.id/index.php/teknik/article/view/878/420

Perangkat Masuk Di dari

RIWAYAT PENULIS Johan Iswara lahir di kota Jakarta pada tanggal 05 Januari 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer (Sistem Informasi) pada 2014. Trias Tanujaya lahir di kota Jakarta pada tanggal 25 Oktober 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer (Sistem Informasi) pada 2014. Denny Putra lahir di kota Jakarta pada tanggal 05 April 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer (Sistem Informasi) pada 2014.