PEMANFAATAN WEB-BASED SEBAGAI SARANA PEMBERDAYAAN SUMBER DAYA MANUSIA Ricky Wijaya Nyo; Irham Dilmy
ABSTRACT The purpose of this research is to know how big are human resources empowerment using information technology. The benefit of this research is to give input to the company. The research is done using field study with survey method, that is by spread some questioner to get data from respondent. The population is taken from employe that works on Pro-Int Dinamika Company. The research result shows that a significant human resources empowerment level is the use of internet application and taking advantage the application based on web. Keywords: web-based, human resources, internet, empowerment
PENDAHULUAN Perkembangan bisnis dewasa ini membutuhkan sumber daya manusia yang terampil dengan kompetensi memadai yang akan menunjang peningkatan kompetensi perusahaan. Hal itu akan tercapai dengan adanya pemberdayaan terhadap setiap kemampuan dan kompetensi yang dimiliki oleh sumber daya manusia secara maksimal. Secara spesifik, tujuan manajemen sumber daya manusia adalah mengelola dan mengembangkan kompetensi personel agar mampu merealisasikan misi perusahaan. Semua aktivitas manajemen sumber daya manusia berorientasi pada pengembangan dan pemanfaatan kompetensi karyawan. Secara sinergis, pemberdayaan terhadap kemampuan individu karyawan akan membentuk kemampuan individu kelompok dan pada akhirnya akan meningkatkan kemampuan perusahaan. Pemberdayaan terhadap sumber daya manusia yang ada bukanlah sesuatu yang mudah. Untuk dapat memberdayakan sumber daya manusia, haruslah ada sharing informasi dan pemberian kesempatan yang lebih banyak kepada karyawan untuk dapat mengambil keputusan. Efektivitas dalam pemberdayaan sumber daya manusia sangatlah penting. Jika kompetensi dari karyawan masih rendah, diperlukan keterlibatan dari pihak manajer lebih banyak, seiring dengan berkembangnya kompetensi karyawan maka keterlibatan dari pihak manajer akan semakin berkurang. Untuk dapat mencapai tingkat pemberdayaan yang maksimal, sangat dibutuhkan informasi yang transparan mengenai
tugas dan tanggung jawab setiap karyawan mengenai apa yang harus dilakukan dan apa yang dapat diperoleh. Perkembangan teknologi informasi, khususnya di bidang jaringan, membuka seribu satu peluang dan tantangan dalam dunia bisnis. Dengan hadirnya teknologi jaringan di dunia, seakan-akan mengikis dimensi jarak dan waktu sehingga penyampaian, penyimpanan, penyajian, dan penyebaran informasi serta manipulasi data dan informasi semakin cepat, tepat, dan akurat. Oleh karena itu, implementasi teknologi jaringan pada dunia bisnis telah membuka ribuan peluang dan tantangan baru dalam meraih kesuksesan. Perusahaan selaku suatu organisasi formal mempunyai prosedur tersendiri yang merupakan kebijakan internal dalam menjalankan kegiatan operasionalnya sehari-hari. Prosedur yang berlaku dalam suatu perusahaan yang berjalan secara manual terkadang tidak efektif dan berbelit-belit. Terkadang hal itu menyebabkan kesulitan pada karyawan dan manajemen perusahaan dalam menjalankan prosedurnya. Hal itu karena dalam menjalankan prosedur tersebut, terkadang para karyawan harus menunggu pihak tertentu sehingga prosedur yang berjalan manual dapat menghabiskan sumber daya perusahaan yang ada dan memakan waktu yang relatif cukup lama. Selain itu, prosedur yang berjalan manual akan menyulitkan pihak manajemen untuk memperoleh data dan informasi yang berkaitan dengan prosedur tersebut secara optimal dalam waktu yang singkat. Untuk menjawab kebutuhan tersebut, dikembangkan suatu aplikasi sumber daya manusia berbasiskan web. Tujuan penggunaan web adalah agar seluruh karyawan yang terkait dapat menjalankan prosedur dan aktivitas yang berkaitan dengan dirinya secara on-line. Selain itu, aplikasi yang berbasiskan web akan memudahkan karyawan untuk mengakses dan mendapatkan data dan informasi yang berkaitan dengan karyawan itu sendiri secara optimal dalam waktu yang lebih singkat. Diharapkan agar penggunaan sistem sumber daya manusia yang berbasiskan web ini akan meningkatkan pemberdayaan karyawan, terutama dalam menjalankan kewajibannya di perusahaan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. Perumusan masalah penelitian ini memfokuskan pada faktor yang mempengaruhi efektivitas kinerja karyawan dalam suatu perusahaan: Apakah pemanfaatan jaringan Internet mempengaruhi efektivitas pemberdayaan sumber daya manusia di dalam suatu perusahaan? Apakah informasi yang didapat dapat membantu dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya serta dapat menjadi masukan dalam pengambilan keputusan? Apakah penggunaan aplikasi berbasiskan web sebagai sarana dalam melakukan tugas dan tanggung jawab karyawan berpengaruh terhadap efektivitas pemberdayaan sumber daya manusia? Apakah tersedianya aplikasi berbasiskan web dapat meningkatkan kesadaran karyawan dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya serta dapat menjadi sarana komunikasi?
TINJAUAN PUSTAKA Sumber daya manusia sebagai sumber daya yang sangat penting. Teknologi yang kita miliki, produk, dan struktur organisasi dapat ditiru oleh pesaing kita. Sumber daya manusia merupakan tempat penyimpanan pengetahuan yang dimiliki oleh perusahaan dan mereka juga merupakan faktor yang sangat penting bagi Competitive Advantage perusahaan. Sumber daya manusia merupakan sumber daya perusahaan yang paling bermanfaat. Di dalam perkembangan dunia bisnis saat ini, sumber daya manusia yang mandiri dan berinisiatif sangat dibutuhkan dalam keseluruhan bagian dalam struktur organisasi perusahaan. Keterlibatan mereka dalam organisasi perusahaan tidak lagi hanya satu arah. Di lingkungan perusahaan saat ini, seorang manajer haruslah melibatkan seluruh sumber daya yang ada untuk mencapai tujuannya. Pada saat ini, banyak perusahaan sudah menerapkan struktur organisasi yang datar dan menggunakan sumber daya manusia yang memiliki kemampuan dan kemauan yang kuat dalam bekerja. Manajer lebih menekankan pada kepemimpinan dan pengarahan untuk menyediakan sumber daya dan kondisi pekerjaan yang dibutuhkan oleh karyawan sehingga bersamasama dapat mencapai tujuan perusahaan. Pendek kata, manajer bekerja untuk karyawannya dan bukan sebaliknya. Empowerment merupakan minyak yang meminyaki untuk dapat berkembang lebih lagi. Sumber daya manusia yang mempunyai talenta dan diberdayakan merupakan komponen utama dalam kemajuan suatu perusahaan. Hal yang menjadi faktor critical sebuah perusahaan adalah sumber daya manusia diberikan pemberdayaan dengan tingkatan yang signifikan atau kemampuan untuk membuat keputusan. Dengan membuat karyawan lebih banyak berpartisipasi dalam kegiatan perusahaan, akan didapatkan keuntungan dari yang dimiliki oleh karyawan. Ada baiknya jika karyawan mengetahui banyak hal untuk membantu mengembangkan dirinya dan mempersiapkan karyawan tersebut untuk dapat mengambil keputusan, baik itu untuk dirinya sendiri maupun untuk perusahaan. Employee Empowerment mengubah pemikiran para manajer dan mengharuskan mereka untuk dapat lebih melibatkan karyawan dalam berpikir, menentukan visi dan tujuan, serta dalam memelihara kelangsungan perjalanan perusahaan. Dengan pengetahuan yang dimiliki dan bagian yang produktif serta seorang managjr yang visioner, yang berfokus kepada pemberian kesempatan dan pemberdayaan sumber daya manusia, menjalankan proses bisnis dari hari ke hari, akan menjamin sebuah perusahaan dengan manajerial yang baik dan berpotensi untuk berkembang dengan sangat kuat. Saat ini, dengan kondisi lingkungan bisnis yang semakin kompleks, pengusaha mulai menyadari bahwa otokrasi sudah tidak dapat dilakukan pemberdayaan saja tidaklah cukup. Oleh karean itu, perlu adanya coaching pelatihan. Coaching bertujuan untuk meningkatkan kemampuan untuk belajar kecakapan dalam bekerja. Dalam proses coaching juga harus ada feedback
para lagi, atau dan atau
tanggapan dari karyawan. Selain itu, juga harus dilakukan pemberian motivasi kepada karyawan, pertanyaan yang efektif untuk membangkitkan kesadaran untuk mempersiapkan diri untuk melakukan tugas yang menjadi kewajibannya. Akhir-akhir ini, penggunaan aplikasi Human Resource yang berbasiskan web sangat mudah dengan didukung oleh kombinasi dari tulisan, data, dan video yang mengubah perilaku dari departemen sumber daya manusia dalam mengelola karyawannya. Teknologi berbasiskan web ini merupakan sesuatu yang baru dan informasi penting tentang karyawan dapat dilihat, diubah, disimpan, diambil, dan dibagikan kepada yang lainnya yang membutuhkan informasi tersebut. Manajer dan karyawan dapat langsung mengakses informasi tersebut dan dapat dengan cepat mengambil keputusan tentang karyawan yang bersangkutan yang berkaitan dengan proses pengembangan, salary, dan sebagainya tanpa melibatkan departemen SDM dan tanpa menggunakan kertas. Aplikasi berbasiskan web yang saat ini banyak dikembangkan adalah HR Information Portal. HR Information Portal adalah sekumpulan aplikasi yang menyediakan kepada karyawan/pengguna satu pintu masuk untuk mengubah dan personalisasi informasi. Portal ini digunakan untuk mengumpulkan informasi dari sumber, baik itu yang terdapat dari dalam maupun dari luar perusahaan. HR Portal juga menyediakan “HR-Store” dan e-commerce HR, dan karyawan dapat langsung mengajukan diskon perjalanan, kredit rumah, dan juga pengajuan klaim untuk kesehatan. Saat ini, penggunaan aplikasi human resource yang berbasiskan web juga banyak digunakan untuk knowledge management, organizational learning, dan distance learning. Perusahaan saat ini menggabungkan proses pelatihan dalam kelas dengan bentuk latihan yang lain, yaitu dalam proyek sebenarnya menggunakan internet sebagai media. Program kerja individu saat ini dapat dikerjakan dimana saja dan kapan saja. Bersamaan dengan teknologi web, employee self-service adalah salah satu ide dasar yang terdapat dalam HR Portal. Self service memungkinkan karyawan dan manajer untuk secara langsung mengkases informasi untuk pengambilan keputusan serta untuk mengubah dan memperbaharui data mereka dari komputer mereka sendiri. Kemampuan itu sangat bermanfaat, terutama untuk transaksi HR yang sangat kompleks, seperti perencanaan karir, penghitungan uang pesangon, dan menangani penerimaan karyawan baru. Dengan adanya aplikasi HR berbasiskan web, mengubah kata empowerment yang dulunya hanya suatu slogan menjadi sesuatu yang dapat diterapkan dan dilaksanakan dengan cara memberikan kemudahan kepada karyawan untuk melakukan aktivitas yang merupakan tanggung jawabnya melalui HR portal. Dengan adanya aplikasi berbasiskan web ini, karyawan dapat melakukan aktivitasnya tanpa terbatas oleh tempat dan waktu. Misalkan ada karyawan yang sedang cuti melahirkan, dia dari rumah dapat melakukan aktivitasnya dengan terhubung kepada jaringan internet dan masuk ke dalam portal perusahaan.
METODE PENELITIAN Dalam melakukan penelitian ini, populasi dibatasi pada karyawan yang bekerja di PT Pro-Int Dinamika sampai dengan bulan Agustus 2005. Adapun karyawan yang terdaftar sebagai responden berasal dari tiga bagian, yaitu Programmer, Konsultan ERP, dan Konsultan HRIS yang keseluruhannya berjumlah 45 orang. Dalam penelitian ini, dilakukan beberapa metode penelitian untuk menemukan permasalahan dan untuk mencari solusinya. Adapun kegiatan yang dilakukan sebagai berikut. Pertama, pemahaman cara kerja karyawan yang selama ini berlaku. Pada saat ini digali cara kerja karyawan selama ini. Seberapa efektif kegiatan yang dilakukan oleh karyawan dalam melakukan tanggung jawabnya untuk mencapai tujuan perusahaan. Kedua, identifikasi kelemahan yang ada. Menemukan kelemahan yang ada selama karyawan melakukan tanggung jawabnya menggunakan sistem yang lama. Hambatan yang dialami oleh karyawan mengenai kecepatan dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk melakukan tanggung jawabnya. Ketiga, penggunaan aplikasi berbasiskan web sebagai sarana dalam meningkatkan kinerja karyawan dan dalam pemberdayaan sumber daya manusia. Menerapkan penggunaan aplikasi berbasiskan web untuk mendukung proses pemberdayaan sumber daya manusia dalam perusahaan. Menemukan manfaat yang dapat diperoleh oleh perusahaan dan juga oleh karyawan pada saat menggunakan aplikasi berbasiskan web.
PEMBAHASAN Setelah kuesioner terbentuk, bekerja pada PT Pro-Int Dinamika. responden diminta untuk melingkari (untuk sangat tidak setuju) sampai pertanyaan yang diajukan.
kuesioner dibagikan kepada 40 responden yang Karena kuesioner ini menggunakan skala Likert, salah satu jawaban angka yang tepat dari angka 1 angka 5 (sangat setuju) terhadap masing-masing
Setelah semua butir pertanyaan dalam suatu faktor dinyatakan valid, selanjutnya dilakukan uji reliabilitas. Suatu variabel yang diukur dengan berbagai butir pertanyaan dianggap reliabel menurut Guilford & Ruchter (1973) adalah apabila Alpha > 0,7. Nilai Alpha (koefisien reliabilitas) dapat dilihat pada bagian akhir tabel Alpha Cronbach yang dihasilkan oleh pengolahan SPSS. Hasil yang diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut. Pertama, penggunaan jaringan internet (X1) berpengaruh terhadap tingkat pemberdayaan sumber daya manusia. Hal itu dapat dijelaskan sebagai berikut. Penggunaan internet di dalam suatu perusahaan dapat membantu karyawan dalam memperoleh informasi yang akan mendukung pelaksanaan tanggung jawabnya. Pemberian kesempatan dalam menggunakan internet dapat menambah informasi serta wawasan karyawan yang pada
akhirnya akan meningkatkan kualitas pemberdayaan sumber daya manusia. Dengan demikian, semakin tinggi kesempatan yang diberikan untuk dapat menggunakan internet maka akan semakin banyak pula informasi yang akan diperoleh sehingga kemampuan dan wawasan sumber daya manusia meningkat dan akan menunjang pemberdayaan sumber daya manusia di dalam perusahaan. Kedua, pengunaan aplikasi berbasiskan web (X2) berpengaruh terhadap tingkat pemberdayaan sumber daya manusia. Hal itu dapat dijelaskan sebagai berkut. Ketersediaan fitur dan informasi lengkap yang dapat mendukung dalam pengambilan keputusan serta tersedia secara online, akan meningkatkan tingkat pemberdayaan sumber daya manusia. Setiap karyawan akan diberi lebih banyak kesempatan untuk dapat mengetahui fasilitas serta keuntungan maupun pelatihan yang disediakan oleh perusahaan secara langsung yang dapat mendukung perkembangan karyawan. Selain itu juga, dengan penggunaan aplikasi berbasiskan web, akan meningkatkan kesadaran karyawan untuk dapat mengembangkan kemampuan pribadi maupun kelompok karena setiap proses yang ada akan langsung mempengaruhi proses yang lain. Dengan kata lain, pengunaan aplikasi berbasiskan web akan meningkatkan pemberdayaan sumber daya manusia, semakin banyak informasi dan aplikasi yang tersedia maka akan semakin tinggi tingkat pemberdayaan sumber daya manusia. Ketiga, nilai koefisien determinasi variabel bebas terhadap tingkat pemberdayaan sumber daya manusia adalah 0,762 sedangkan R adjusted-nya adalah 0,749. Artinya, tingkat pemberdayaan sumber daya manusia dipengaruhi oleh variabel bebasnya sebesar 75%, sisanya dipengaruhi oleh faktor lain, diantaranya adalah motivasi setiap karyawan untuk dapat berkembang. Selain itu, juga dipengaruhi oleh kesempatan untuk dapat berkembang. Keempat, hasil analisis regresi menunjukkan kedua variabel bebas yang diuji untuk mengetahui tingkat pemberdayaan sumber daya manusia berpengaruh secara signifikan dengan korelasi yang cukup kuat, yaitu variabel penggunaan internet dan variabel penggunaan aplikasi berbasiskan web. Kelima, berdasarkan persamaan regresi, diperoleh simpulan bahwa dengan adanya penggunaan internet (X1), satu unit dapat meningkatkan pemberdayaan sumber daya manusia sebesar 45.5%, setiap penambahan satu unit penggunaan aplikasi web (X2), dapat meningkatkan tingkat pemberdayaan sumber daya manusia sebesar 44.3%.
PENUTUP Ada beberapa simpulan yang dapat diambil dari pembahasan. Pertama, secara keseluruhan pengaruh penggunaan jaringan internet dan aplikasi berbasiskan web adalah cukup tinggi. Hal itu dapat terlihat dari rata-rata nilai variabel terhadap nilai maksimum adalah 4.1 dari 5 atau sebesar 82%. Kedua, penggunaan jaringan internet berpengaruh signifikan terhadap pemberdayaan sumber daya manusia, artinya bahwa kebutuhan akan penggunaan jaringan internet sebagai sarana untuk memperoleh informasi sangatlah penting untuk dapat meningkatkan kompetensi karyawan sehingga dapat menunjang pelaksanaan tugas dan tanggung jawab karyawan tersebut. Ketiga, penggunaan aplikasi berbasiskan web berpengaruh signifikan terhadap tingkat pemberdayaan sumber daya manusia. Hal itu berarti bahwa semakin banyak fitur dan fasilitas yang tersedia pada aplikasi berbasiskan web, akan meningkatkan kemampuan tiap karyawan untuk dapat mengambil keputusan dan juga akan meningkatkan kesadaran karyawan untuk dapat melakukan tugas dan tanggung jawabnya dengan tersedianya fasilitas to do list. Keempat, empowerment dapat terjadi bila ada keterlibatan dari pihak perusahaan untuk dapat menyediakan segala fasilitas dan sarana serta informasi yang menunjang bagi karyawan untuk dapat maju dan berkembang. Kelima, dengan adanya pemberdayaan sumber daya manusia, akan mengubah pemikiran dari pihak manajemen dan mengharuskan mereka untuk dapat lebih melibatkan karyawan dalam berpikir, menentukan visi dan tujuan, dan ikut serta dalam memelihara kelangsungan perjalanan perusahaan. Keenam, tersedianya informasi melalui aplikasi berbasiskan web akan membantu dalam proses pengambilan keputusan. Ketujuh, dengan adanya penggunaan aplikasi berbasiskan web, akan meningkatkan kesadaran dari karyawan untuk dapat melakukan tugas dan tanggungjawabnya. Kedelapan, tercapainya tingkat pemberdayaan sumber daya manusia memungkingkan peranan yang lebih aktif lagi dalam mengambil keputusan dengan didukung oleh informasi yang tersedia. Kesembilan, penggunaan jaringan internet akan membuka wawasan dan menambah pengetahuan bagi karyawan yang akan membentuk dirinya menjadi sumber daya yang kompeten pada bidang yang dikuasainya. Kesepuluh, penggunaan aplikasi berbasiskan web akan mempermudah karyawan untuk dapat melakukan tugas dan tanggung jawabnya serta meningkatkan kesadaran karyawan untuk dapat mengembangkan kemampuan pribadinya. Kesebelas, pemberdayaan sumber daya manusia akan meningkatkan kompetensi karyawan yang akan mengurangi tingkat ketergantungan mereka terhadap atasan. Kedua belas, dengan tercapainya tingkat pemberdayaan sumber daya manusia maka akan
meningkatkan competitive advantage dari perusahaan itu sendiri. Ketiga belas, untuk dapat memberdayakan sumber daya manusia yang ada maka ada 10 hal yang dapat dilakukan, yaitu: Beritahukan kepada karyawan apa yang menjadi tanggung jawabnya; Berikan otoritas yang sebanding dengan tanggung jawabnya; Tentukan standar dalam bekerja; Diberikan pelatihan agar mereka dapat memenuhi standar; Berikan kepada mereka informasi dan lebih banyak lagi pengetahuan; Berikan tanggapan atas setiap performance yang telah mereka capai; Berikan suatu penghargaan untuk apa yang mereka sudah capai; Percayai mereka; Beri kesempatan kepada mereka jika gagal; Perlakukan mereka dengan hormat. Keempat belas, empowerment harus didukung oleh transparansi dari pihak manajemen untuk dapat mengidentifikasikan tugas dan tanggung jawab karyawan untuk dapat bekerja dengan baik. Ditentukan manakah tanggung jawab yang dapat diambil oleh karyawan itu sendiri dan manakah tanggung jawab yang membutuhkan keterlibatan dari pihak manajemen.
DAFTAR PUSTAKA Aczel, Amir D. 2004. Complete Business Statistics. Singapore: McGraw Hill. Driscoll, Margaret. 2005. Advanced Web-Based Training Strategies. San Francisco: John Wiley & Sons, Inc. Levin, Richard I. and David S. Rubin. 1994. Statistic for Management. Edisi 6. New Jersey: Prentice Hal International Inc. Masran. 1979. Reliabilitas dan Cara-cara Mengukurnya. Yogyakarta: Universitas Gajah Mada. Mink, Oscar G. 2000. Developing High-Performance People. California: AddisonWesley Publishing Company. Walker, Alfred J. 2001. Web-Based Human Resources. United States of America: McGraw-Hill. Walker, James W. 2000. Human Resource Strategy. Singapore: McGraw-Hill. Werther, William B. 1996. Human Resources and Personnel Management. USA: McGraw-Hill.
