Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014

Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT

Tangerang, 23 Mei 2014

Eksanto Kepala Bidang Pengembangan SIKN dan JIKN - Pusat SIKN dan JIKN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

1



2



SIMPUL JARINGAN SIKN DAN JIKN Simpul Jaringan SIKN dan JIKN adalah: Unit Kearsipan pencipta arsip pada:  Kementerian Kabinet Kerja,  Kejaksaan Agung,  Tentara Nasional Indonesia,  Kepolisian Negara Republik Indonesia,  Lembaga Pemerintah Non Kementerian,  Kesekretariatan Lembaga Negara,  Kesekretariatan Komisi/Dewan/Badan,  Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota,  BUMN dan BUMD,  Perguruan Tinggi. Lembaga Kearsipan:  Nasional (ANRI),  Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota,  Perguruan Tinggi Negeri.

3



KELOMPOK PENGGUNA SIKN dan JIKN Aplikasi SIKN - Pusat Jaringan (ANRI)  Administrator sistem di pusat jaringan nasional,  Administrator simpul jaringan dipusat jaringan nasional, Aplikasi SIKN - Simpul Jaringan  Administrator sistem di simpul jaringan,  Pelaksana pengumpulan data kearsipan di simpul jaringan,  Pelaksana validasi data kearsipan di simpul jaringan  Pejabat berwenang yang menetapkan kategori hak akses,  Pengguna khusus untuk dapat mengakses semua arsip internal, Website JIKN  Pengguna terdaftar JIKN,  Pengguna umum JIKN.

4



PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN

Sumber daya implementasi oleh simpul jaringan: 

Aplikasi SIKN;



Infrastruktur perangkat keras dan perangkat lainnya;



Koneksi Internet;



Tempat penyimpanan arsip online (cloud storage);



SDM;  Rakornas,  Pendidikan dan Pelatihan,  Workshop dan sosialisasi,  Penerimaan peserta magang,  Bimbingan teknis.

5



PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN Tempat Penyimpanan Arsip Online  Penyelenggaraan SIKN dan JIKN memanfaatkan teknologi Cloud Computing PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (TelkomCloud), atas pertimbangan efisiensi dan efektivitas : • penggunaan dan pemeliharaan aplikasi, • pengadaaan dan pemeliharaan infrastruktur jaringan, perangkat keras dan perangkat lunak, • pengadaaan dan pemeliharaan sarana penyimpanan dan backup yang aman, • sumber daya manusia TIK, sumber daya listrik, dan lain-lain.  Penetapan tempat penyimpanan pada satu data center TelkomCloud dengan pertimbangan kemudahan dalam: • kontrol terhadap autentisitas, reliabilitas, dan integritas arsip, • menjamin keamanan data dan informasi, • migrasi (perpindahan) data di kemudian hari.  Biaya tempat penyimpanan arsip online menjadi tanggungan masing-masing simpul jaringan.

6



KATEGORI AKSES  INFORMASI YANG DIMASUKKAN DI SIKN NAMUN TIDAK DIPUBLIKASIKAN DI WEBSITE JIKN • Pengguna khusus instansi yang bersangkutan (metadata dan kopi digital).

 INFORMASI YANG DIMASUKKAN KE SIKN DAN DIPUBLIKASIKAN DI WEBSITE JIKN:  Informasi yang bersifat terbuka • Pengguna umum/pengguna terdaftar; • Metadata dan kopi digital.  Informasi yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas • Pengguna umum/pengguna terdaftar; • Hanya metadata (kopi digital arsipnya tertutup seluruhnya); • Metadata dan kopi digital ekstrak (sebagian informasi telah ditutupi).  Informasi yang status keterbukaan/ketertutupannya belum ditetapkan (cq. PPID) • Pengguna umum/pengguna terdaftar; • Hanya metadata

7



METADATA ARSIP DINAMIS

8



INFORMASI PUBLIK YANG DIKECUALIKAN

9



KATEGORI AKSES Data Arsip

Entri Data

Edit Data

Validasi Data

Edit Data

Publis Data

Edit Data Status Akses

Metadata Kopi Digital Ekstrak

Non Ekstrak

Dapat diakses oleh masyarakat

Hanya internal instansi Tertutup penuh

Terbuka penuh

Metadata dan kopi digital

Metadata dan kopi digital

Terbuka dengan pengecualian Metadata dan kopi digital ekstrak

Hanya metadata Karena tertutup

Karena blm ditetapkan

10



PENGGUNAAN ARSIP DINAMIS PP No. 28 Tahun 2012: Pelaksanaan UU 43 Kearsipan

Pasal 125 (1) Untuk meningkatkan manfaat arsip bagi kesejahteraan rakyat, JIKN digunakan sebagai wadah layanan informasi kearsipan untuk kepentingan pemerintahan dan masyarakat. (2) Informasi kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bersifat terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pasal 126 Informasi kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 125, sekurang-kurangnya memuat: a. b. c. d. e. f. g.

Pencipta arsip; Nomor arsip; Kode klasifikasi; Uraian informasi arsip; Kurun waktu; Jumlah arsip; dan Keterangan.

11



INFORMASI PUBLIK YANG DIKECUALIKAN

Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik Pasal 17 (1) PPID wajib menghitamkan atau mengaburkan materi informasi yang dikecualikan dalam suatu salinan dokumen Informasi Publik yang akan diberikan kepada publik. (2) PPID tidak dapat menjadikan pengecualian sebagian informasi dalam suatu salinan Informasi Publik sebagai alasan untuk mengecualikan akses publik terhadap keseluruhan salinan Informasi Publik. (3) Dalam hal dilakukan penghitaman atau pengaburan informasi, PPID wajib memberikan alasan dan materinya pada masing-masing hal yang dihitamkan atau dikaburkan.

Pasal 18 (1) Badan Publik dapat mengatur lebih lanjut mengenai tata cara pengecualian Informasi Publik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 dan Pasal 17

12



13



FITUR UTAMA APLIKASI SIKN

WEBSITE JIKN

 Menghimpun data kearsipan dinamis dan statis secara nasional

 Mencari informasi kearsipan termasuk kopi digital arsip

 Mengelola arsip sesuai dengan kaedah kearsipan (menerapkan klasifikasi arsip, JRA, serta klasifikasi keamanan dan askes)

 Mencari informasi kearsipan sesuai tema tertentu

 Menggunakan semua arsip yang dikelola oleh simpul jaringan secara efisien

 Melihat galeri dan pameran virtual arsip

 Memesan kopi digital dan pesan baca arsip  Forum komunikasi bagi komunitas kearsipan

14



Domain Host SIKN-JIKN

Layanan Publik: http://www.jikn.go.id Layanan Simpul Jaringan: https://sikn.jikn.go.id Layanan Pelatihan/Diklat: https://diklat.jikn.go.id

15



Tampilan SIKN dan JIKN 1. Fitur W ebsite JIKN a. Mencari informasi kearsipan termasuk kopi digital arsip b. Mencari informasi kearsipan sesuai tema tertentu c. Memesan kopi digital dan pesan baca arsip d. Melihat galeri dan pameran virtual arsip e. Forum komunikasi bagi komunitas kearsipan

2. Pendaftaran Simpul Jaringan SIKN dan JIKN a. Calon Simpul Jaringan b. PT Telkom c. ANRI (Pusat Jaringan) 3. Pengguna SIKN a. Petugas Entri Data dan Informasi b. Petugas Validasi Data dan Informasi c. Petugas Pengelola Akses Data dan Informasi (PPID)

16



Calon Simpul Jaringan Pendaftaran Sebagai Simpul Jaringan 1. Mendaftar dan Login sebagai anggota Website JIKN 2. Mendaftar sebagai Simpul Jaringan 3. Melakukan Kontrak dengan PT Telkom (offline) 4. Melengkapi pendaftaran sebagai Simpul Jaringan 5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan 6. Admin Simpul Jaringan Membuat: a. Struktur Organisasi b. Pengguna

17



Calon Simpul Jaringan 1. Mendaftar dan Login sebagai anggota Website JIKN

18



Calon Simpul Jaringan 1. Mendaftar dan Login sebagai anggota Website JIKN

19



Calon Simpul Jaringan 1. Mendaftar dan Login sebagai anggota (email konfirmasi )

20



Calon Simpul Jaringan Pendaftaran Sebagai Simpul Jaringan 1. Mendaftar dan Login sebagai anggota Website JIKN 2. Mendaftar sebagai Simpul Jaringan

21



Calon Simpul Jaringan 2. Mendaftar sebagai simpul jaringan

22



Calon Simpul Jaringan 2. Mendaftar sebagai simpul jaringan (isi data PPK dan Keuangan)

23



Calon Simpul Jaringan 2. Mendaftar sebagai simpul jaringan (notifikasi dari PT Telkom)

3. Administrasi Kontrak Sewa Storage dengan PT Telkom (offline)

24



Calon Simpul Jaringan 4. Melengkapi pendaftaran sebagai simpul jaringan

25



Calon Simpul Jaringan Pendaftaran Sebagai Simpul Jaringan 1. Mendaftar dan Login sebagai anggota Website JIKN 2. Mendaftar sebagai Simpul Jaringan 3. Melakukan Kontrak dengan PT Telkom (offline) 4. Melengkapi pendaftaran sebagai Simpul Jaringan 5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan

26



Calon Simpul Jaringan 5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan

27



Calon Simpul Jaringan 5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan (email notifikasi dari admin pusat jaringan untuk login ke SIKN)

28



Calon Simpul Jaringan 5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan (admin login ke SIKN)

29



Calon Simpul Jaringan 5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan (admin verifikasi kode saat login ke SIKN)

30



Calon Simpul Jaringan 6. Admin simpul membuat struktur organisasi

31



Calon Simpul Jaringan 6. Admin simpul membuat pengguna

32



Simpul Jaringan Pengelolaan Data dan Informasi Kearsipan 1. Petugas Entri Data 2. Petugas Validator 3. Petugas Pengelola Akses Data (PPID)

33



Simpul Jaringan 1. Petugas Entri Data

34



Simpul Jaringan 1. Petugas Entri Data (Entri Berkas Baru)

35



Simpul Jaringan 1. Petugas Entri Data (Entri Berkas Arsip – Metadata Berkas)

36



Simpul Jaringan 1. Petugas Entri Data (Entri Item Arsip – Metadata Item)

37



Simpul Jaringan 1. Petugas Entri Data (Entri Item Arsip – Metadata Item telah terisi)

38



Simpul Jaringan 1. Petugas Entri Data (Entri Item Arsip – Kopi Digital)

39



Simpul Jaringan 1. Petugas Entri Data (Daftar Item Arsip)

40



Simpul Jaringan 2. Petugas Validasi Entri Data

41



Simpul Jaringan 2. Petugas Validasi Entri Data

42



Simpul Jaringan 3. Petugas Pengelola Akses Data (PPID)

43



MANFAAT SIKN DAN JIKN INSTANSIONAL  Pelaksanaan UU Kearsipan No. 43/2009  Salah satu bentuk pelaksanaan UU KIP No. 14/2008; dan UU Pelayanan Publik No. 25/2009  Bukti implementasi instansi terhadap program OGI (Open Governement Indonesia) pemerintah (transparansi, akuntabilitas, partisipasi masyarakat dan inovasi menuju good public governance  Pelaksanaan ‘elektronisasi dokumentasi/kearsipan’ yang merupakan salah satu kegiatan dari 9 Program RB dengan memanfaatkan teknologi terkini dalam hal infrastruktur jaringan dan aplikasi, serta praktik teknis dalam pengeolaan arsip elektronik  Efisiensi pencarian arsip seseuai kategori tertentu baik menggunakan aplikasi SIKN maupun website JIKN (layanan prima)  Pengelolaan arsip sepanjang daur arsip sesuai kaedah kearsiapan  Pelaksanaan penyelamatan arsip (digital preservation) maupun untuk kemudahan akses  Menyelamatkan data digital (non-kearsipan) instansi  Alternatif tambahan untuk kegiatan kearsipan (pameran virtual, rakorda, bintek, diklat, dll.)  Perolehan PNBP dari pemanfaatan arsip oleh kalangan lebih luas

NASIONAL  Efisiensi pencarian informasi kearsipan secara nasional melalui website JIKN (layanan prima)  Efisiensi dalam sharing dan pemanfaatan informasi kearsipan  Pengejawantahan dari arsip sebagai simpul pemersatu bangsa  Salah satu bukti implementasi Indonesia terhadap Open Government Initiative (OGI) dimana Indonesia sebagai salah satu negara pelopor  Meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap penyelenggara negara dan pemerintahan  Dapat menjadi platform dalam pengelolaan dan pemanfaatan informasi secara nasional dalam suatu sistem yang terpadu

 Mengangkat ranah kearsipan agar pendapat perhatian yang lebih baik

44



PPID Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumen Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi pertahanan nasional. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik. Merupakan salah satu ciri penting Negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaran Negara yang baik. Pemberlakuan Undang-undang nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) Pada 30 April 2010 merupakan momentum penting dalam mendorong Keterbukaan di Indonesia. UU ini telah memberikan landasan hukum terhadap hak setiap orang untuk memperoleh Informasi Publik. Dimana, setiap badan Publik mempunyai kewajiban dalam menyediakan dan melayani permohonan Informasi Publik secara cepat, tepat waktu , biaya ringan dan cara sederhana.

45



Terima Kasih! Semoga memberi manfaat!

46

Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014

Recommend Documents