24/10/2014
PELATIHAN “PAMIOL” BAGI AUDITOR OLEH: DR. I GEDE RASAGAMA, S.SI., M.PD. SEKRETARIS BIDANG PROGRAM BADAN PENJAMINAN MUTU POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
A. PROSES LOGIN AUDITOR: 1. Masukan username 2. Masukan password 3. Klik tombol login untuk menggunakan fitur PAMIOL.
1
24/10/2014
B. MENU UTAMA PAMIOL AUDITOR 1. AUDIT
2. LAP. KUNJ. AUDIT
3. LAP. FINAL AUDIT
Melihat daftar Dep./Prodi/ Unit Kerja/ Sub Unit Kerja yg akan diaudit, dan Borang yg sdh diisi auditee untuk diaudit Melihat daftar hasil kunjungan audit; Mengisi laporan kunjungan audit; dan Melakukan Validasi Melihat daftar laporan final audit; Mengisi laporan final audit; dan Melakukan Validasi.
4. SARAN
Melihat daftar saran sesuai tahun audit; dan Menulis saran.
5. LOGOUT
Keluar dari tampilan menu utama dan kembali ke tampilan login PAMIOL.
C. DESK EVALUASI DENGAN PAMIOL (MENGAUDIT) Langkah 1: Klik menu “Audit” shg tampil Gambar sbb:
ke hal. utama
Untuk mengaudit butir borang atau melihat hasil pekerjaan setelah melakukan validasi.
Untuk proses Edit dan Validasi.
2
24/10/2014
Langkah 2: Klik nama borang pada menu Audit maka didapat bbrp informasi sbb: Butir borang (Pertanyaan Audit) Dokumen template Deskripsi butir borang Jawaban auditee Nama PIC butir borang terkait.
LANGKAH KE-3: Membaca pertanyaan butir borang!, Membaca jawaban auditee terkait!
Mengunduh dan Membaca dokumen penduk. auditee, jika ada! Menilai dokumen yg diunggah auditee: MENDUKUNG atau TIDAK MENDUKUNG jawaban auditee. Jika TIDAK maka klik Radio Button “TIDAK” pada bagian dokumen pendukung
3
24/10/2014
Langkah 4: Menilai butir borang. Disajikan satu dari 2 tipe penilaian. (a) Tipe 1: Skor sudah ditetapkan sistem. Klik pada Radio Button di sebelah nilai yg diinginkan.
(b) Tipe 2: Skor ditetapkan Auditor. Ketik nilai langsung pada ruas yg sudah disediakan
LANGKAH 5: MEMUTUSKAN STATUS JAWABAN BUTIR BORANG TERKAIT AUDITEE: “PERLU TINDAKAN KOREKSI OR TIDAK”. Jika “YA” maka Klik Radio Button “YA” dan ketik komentar-nya pada ruas yg disediakan!
Jika “TIDAK” maka Klik Radio Button “TIDAK” dan tidak perlu menulis komentar!! Jangan Lupa: Setiap butir borang mendapat perlakuan sama spt pada langkah 3, 4, 5!
4
24/10/2014
LANGKAH 6: PINDAH KE BUTIR BORANG YANG LAINNYA! Cara I: Pindah ke butir borang berikutnya (berurutan) maka Klik butir berikutnya!
Cara II: Gunakan navigasi untuk langsung pindah ke butir borang yg diinginkan! Untuk cara II, jika proses penilaian suatu butir borang telah selesai, maka JANGAN LUPA GUNAKAN/KLIK FITUR SIMPAN SEMENTARA!
LANGKAH 7: KHUSUS SETELAH BUTIR BORANG TERAKHIR, KLIK TOMBOL”SELESAI” MAKA LANGSUNG DIARAHKAN KE DAFTAR BUTIR BORANG KEMBALI.
LANGKAH 8: VALIDASI KESELURUHAN
HASIL
KEGIATAN AUDIT
3: Meyakinkan proses Validasi!
4: Ke-2 Auditor harus melakukan Validasi! 1: Gambar Pencil untuk Edit Audit tiap butir borang yang mau dilakukan!
2: Gambar Kunci untuk mengakhiri seluruh rangkaian kegiatan audit sehingga borang tsb tidak bisa diubah lagi, kecuali diunduh!
5
24/10/2014
D. MEMBUAT LAP. KUNJ. AUDIT. Langkah 1: Tampilkan menu utama PAMIOL dan klik menu Lap. Kunjungan Audit
LANGKAH 2: KLIK NAMA BORANG PADA DAFTAR HASIL KUNJUNGAN AUDIT! Beberapa Info atl: Tampilan ... 1) Butir2x pd set borang yg telah diberi tanda permohonan tindakan koreksi. 2) Komentar disertai checkbox yang menentukan butir tsb akan ditunjukkan ke auditee atau tidak? Pilih butir-butir borang yang ingin dilihat bersama auditee!
Setelah selesai memilih butir-butir borang yang ditunjukkan, Klik Tombol “SIMPAN” maka otomatis diarahkan ke halaman daftar kunjungan Audit, untuk dilakukan proses VALIDASI!
6
24/10/2014
Langkah 3: Melakukan Proses Validasi, setelah mengKlik Tombol SIMPAN.
Perhatikan: Kedua Auditor harus melakukan proses VALIDASI untuk dapat menuju ke proses selanjutnya (Mencetak Laporan Kunjungan Audit)!
LANGKAH 4: PRINT DAN TANDA-TANGAN LAPORAN KUNJUNGAN AUDIT!
Gambar Printer muncul jika ke-2 auditor melakukan validasi!
Ruas tempat ke-2 auditor membubuhkan Tanda-tangan! Jangan lupa cantumkan Tanggal, Bulan dan Tahun!
7
24/10/2014
E. MEMBUAT LAPORAN FINAL AUDIT. Langkah 1: Kembali ke menu utama PAMIOL, dan klik menu Lap. Final.
Langkah 2: Klik nama borang & tulis tinjauan efektivitas rencana tindakan koreksi-nya pada ruas yg disediakan!
Setelah mengisi ruas TERTK keseluruhan, jangan lupa mengKlik Tombol Simpan!
Perhatikan: Tinjauan Efektivitas Rencana Tindakan Koreksi adalah Kepatutan atau kelayakan Waktu Rencana Tindakan Koreksi akan dilaksanakan oleh Auditee.
8
24/10/2014
LANGKAH 3: PROSES VALIDASI LAPORAN FINAL AUDIT OLEH KE-2 AUDITOR
Validasi oleh ke-2 auditor harus diikuti proses Validasi oleh Admin agar Laporan Final Audit bisa dibaca oleh Auditee.
LANGKAH 4: MENCETAK LAP. FINAL AUDIT
Ada Tanda Tangan Auditor
Gambar Printer otomatis muncul jika kedua auditor telah melakukan proses Validasi, tinggal Gambar tsb diKlik!
Ada Tanda Tangan Auditee
9
24/10/2014
F. MENULIS SARAN UNTUK KEGIATAN AUDIT YANG DISELENGGARAKAN Langkah 1: Tampilkan menu utama PAMIOL dan Klik menu saran!
Langkah 2: Klik perioda audit dan saran ditulis pada ruas yang disediakan!
10
24/10/2014
Langkah 3: Validasi Saran Anda!
G. LOGOUT DARI PAMIOL Langkah 1: Tampilkan menu utama PAMIOL! Langkah 2: Klik menu Logout!
PEKERJAAN AUDITOR MENGAUDIT BORANG DENGAN SISTEM PAMIOL TELAH SELESAI! TERIMAKASIH.
11
