PENDAHULUAN Pelaksanaan pembangunan nasional telah menghasilkan perkembangan yang pesat dalam kehidupan nasional, khususnya di bidang perekonomian, termasuk bentuk-bentuk dan praktik penyelenggaraan kegiatan perdagangan internasional. Kegiatan ekspor impor didasari oleh kondisi bahwa tidak ada suatu negara yang benar-benar mandiri, hal ini dikarenakan antara satu negara dengan negara yang lain saling membutuhkan (Sutanto 2011). Begitu pula suatu perusahaan, yang melakukan kegiatan ekspor impor untuk menunjang proses operasional yang dilakukan sehari-hari. Di dalam perusahaan manufaktur contohnya, belum tentu semua bahan baku berasal dari pembelian dalam negeri. Ada kalanya mereka melakukan impor, karena harganya yang lebih murah ataupun karena belum tersedianya bahan tersebut di dalam negeri. Kemudian setelah melalui proses produksi, perusahaan akan menjual produknya baik untuk pangsa pasar dalam negeri maupun untuk diekspor ke luar negeri. Saat melakukan ekspor impor, pastilah perusahaan menempuh suatu proses yang disebut dengan customs clearance, yaitu proses administrasi pengiriman dan atau pengeluaran barang ke atau dari pelabuhan muat atau bongkar yang berhubungan dengan kepabeanan dan administrasi pemerintahan. Dalam proses ini ada kalanya terdapat hambatanhambatan yang dapat mempengaruhi kelancaran proses pengiriman atau penerimaan barang, seperti kesalahan dalam membuat Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) maupun Pemberitahuan Impor Barang (PIB), lamanya pengiriman atau penerimaan original shipping document, kurangnya koordinasi antara pihak-pihak yang berhubungan dengan kedua kegiatan ini dan lain sebagainya. Oleh karena itu perusahaan harus memiliki suatu prosedur standar yang dapat menjamin kelancaran pengiriman barang yang diekspor dan penerimaan barang yang diimpor agar tidak timbul hal-hal yang dapat merugikan perusahaan.
1
Sebuah prosedur standar yang dirancang dengan tepat, tentunya dapat memperlancar keberlangsungan suatu kegiatan di dalam perusahaan. Kesalahan prosedur dapat terjadi bila suatu pekerjaan tidak dirancang dengan baik sehingga dapat menimbulkan kecelakaan atau kerusakan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap yang bersifat standar, sehingga siapa sajapun, kapan sajapun dan dimana sajapun dilakukan, langkah-langkahnya tidak berubah. Langkah-langkah kerja yang tertib ini disebut Standard Operating Procedures (SOP) (Wakhinuddin 2007). PT. Unza Vitalis adalah perusahaan manufaktur yang memproduksi produk perawatan pribadi. Dalam proses produksinya, dibutuhkan bahan pembungkus (packaging material) berupa botol, sprayer, roll-on dan lain-lain yang berguna untuk mengemas produk yang telah diproduksi. Bahan pembungkus tersebut diperoleh melalui impor dari berbagai negara, antara lain Cina, Italia dan Malaysia. Setelah proses produksi selesai, hasil produk seperti parfum, lotion, lulur dan lain-lain akan dijual di dalam negeri maupun diekspor ke berbagai negara. Dalam menghandel kegiatan ekspor impor, PT. Unza Vitalis dibantu oleh Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) dan freight forwarder. Tugas PPJK di sini adalah menangani masalah kepabeanan di pelabuhan, sedangkan freight forwarder menangani masalah transportasi barang yang diekspor maupun diimpor. Bagi PT. Unza Vitalis, aktivitas impor bahan pembungkus merupakan salah satu aktivitas yang penting. Karena setelah melalui perhitungan, harga barang dan biaya yang dikeluarkan untuk pembelian secara impor jumlahnya masih lebih kecil jika dibandingkan dengan harga dan biaya pembelian secara lokal atau dalam negeri. Hal tersebut menyebabkan perusahaan harus melakukan pembelian impor, walaupun proses untuk mengimpor lebih rumit jika dibandingkan dengan pembelian dalam negeri. Begitu pula dengan ekspor yang sama pentingnya, karena dengan melakukan ekspor berarti menunjukkan bahwa produk
2
buatan perusahaan laku di pasar luar negeri sehingga memperluas pangsa pasar penjualan produk. Selama ini prosedur ekspor impor hanya dilakukan berdasarkan pengalaman, karena PT. Unza Vitalis belum memiliki SOP secara tertulis. Karena belum memiliki SOP, tak jarang perusahaan melakukan kesalahan-kesalahan yang sebenarnya dapat dihindari saat menangani aktivitas ekspor impor. Untuk aktivitas impor, misalnya karyawan melakukan kesalahan dalam pembuatan dokumen impor dan perhitungan pajak impor, sehingga proses impor mejadi terhambat dan perusahaan terkena denda atas kesalahan perhitungan pajak. Sedangkan untuk aktivitas ekspor, kesalahan dapat terjadi karena beragamnya persyaratan khusus di masing-masing negara tujuan. Kesalahan ini, tentu saja dapat mempengaruhi kelancaran proses pengiriman ekspor barang. Jika pengiriman barang terlambat, pembeli akan kecewa dan hal ini dapat mempengaruhi reputasi perusahaan di masa mendatang. Selain halhal tersebut di atas, tidak adanya SOP sering menimbulkan kesulitan bagi karyawan, terutama karyawan baru ketika mereka mulai bekerja karena tidak memiliki pedoman baku secara tertulis. Aktivitas ekspor impor merupakan aktivitas penting yang dilakukan PT. Unza Vitalis. Oleh karena itu, berdasarkan penjelasan di atas, PT. Unza Vitalis membutuhkan SOP ekspor impor secara tertulis yang dapat meminimalisir kesalahan yang dapat menghambat proses ekspor impor tersebut. Apabila perusahaan memiliki SOP, tentunya dapat meminimalisir kesalahan yang dilakukan oleh karyawan, karena setiap karyawan dapat menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggung jawabnya. Selain itu fungsi SOP bukan hanya sebagai alat kontrol operasional perusahaan, namun juga sebagai alat untuk menjaga konsistensi dari kualitas output perusahaan. Berdasarkan latar belakang diatas, maka peneliti merumuskan persoalan penelitian dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: Bagaimana prosedur ekspor impor yang
3
diterapkan di PT. Unza Vitalis? Apa kelemahan yang terdapat pada prosedur ekspor impor di PT. Unza Vitalis? Bagaimana desain SOP ekspor impor yang tepat bagi PT. Unza Vitalis? Oleh karena itu peneliti tertarik untuk mendesain SOP ekspor impor agar dapat menjadi masukan atau rekomendasi atas kelemahan-kelemahan yang ada pada prosedur sebelumnya sehingga prosedur ekspor impor akan berjalan lebih efisien sesuai dengan peraturan yang berlaku. Dengan SOP yang baik tentunya dapat meminimalisir kesalahan dan kerugian yang mungkin terjadi.
LANDASAN TEORI Impor Menurut Amir (2001), impor adalah memasukkan barang-barang dari luar negeri sesuai dengan ketentuan pemerintah ke dalam peredaran dalam masyarakat yang dibayar dengan valas. Proses impor umumnya adalah tindakan memasukan barang atau komoditas dari negara lain ke dalam negeri. Masuknya barang impor tersebut menggunakan pengangkut yang didefinisikan sebagai orang, kuasanya, atau yang bertanggung jawab atas pengoperasian sarana pengangkut yang mengangkut barang dan/atau orang. Sedangkan menurut UndangUndang Nomor 17 Tahun 2006, impor adalah kegiatan memasukkan barang ke dalam daerah pabean. Ekspor Ekspor adalah penjualan barang ke luar negeri dengan menggunakan sistem pembayaran, kualitas, kuantitas dan syarat penjualan lainnya yang telah disetujui oleh pihak eksportir dan importir. Proses ekspor pada umumnya adalah tindakan untuk mengeluarkan barang atau komoditas dari dalam negeri untuk memasukannya ke negara lain. Sedangkan menurut UU No. 17 Tahun 2006 tentang Kepabeanan, ekspor adalah kegiatan megeluarkan barang dari daerah pabean.
4
Dokumen Ekspor Impor Dokumen ekspor impor merupakan hal yang mutlak yang harus disiapkan dalam melakukan prosedur ekspor maupun impor. pasalnya dokumen-dokumen ini berfungsi sebagai surat jalan keluar masuknya barang dari satu Negara ke Negara lainnya. Pada dasarnya dokumen impor tidak jauh berbeda dengan dokumen ekspor. Dokumen yang diperlukan dalam impor yaitu: Invoice, Packing List, Bill of Lading (B/L), Certificate of Origin (COO), Pemberitahuan Impor Barang (PIB), Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak (SSPCP) dan Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB). Sedangkan dokumen yang diperlukan dalam ekspor yaitu: Shipping Instruction, Invoice, Packing List, Bill of Lading (B/L), Certificate of Origin (COO), Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), dan Nota Pelayanan Ekspor (NPE). Dokumen yang pertama yaitu invoice. Menurut Susilo (2013) invoice adalah dokumen atau surat tagihan yang diterbitkan oleh eksportir dan ditujukan kepada importir. Invoice ini umumnya berisi tentang jumlah barang, perhitungan pembayaran, harga satuan, harga total. Dokumen selanjutnya yaitu packing list adalah dokumen yang diterbitkan oleh setiap eksportir setiap kali akan ekspor yang merupakan daftar perincian barang-barang yang dipakai mengenai jenis dan jumlah satuan dari barang yang terdapat dalam tiap peti atau total keseluruhannya sama dengan yang terdapat dalam invoice. Data-data packing list inilah yang akan di muat pada B/L (Hutabarat 1997). Kemudian Bill Of Lading atau sering disingkat B/L adalah tanda terima barang yang telah dimuat di dalam kapal laut, yang juga merupakan documents of title yang berarti sebagai bukti atas pemilikan barang, dan disamping itu merupakan bukti dari adanya perjanjian pengangkutan barang-barang melalui laut. B/L merupakan dokumen pengapalan yang paling penting karena mempunyai sifat jaminan atau pengamanan (Hutabarat 1997). Dokumen ini diterbitkan oleh shipping line/freight forwarder untuk setiap pengiriman
5
barang. Lalu Certificate of Origin (COO) menurut Hutabarat (1997), merupakan surat pernyataan yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang yang ditandatangani untuk membuktikan/menerangkan negara asal suatu barang. COO yang sah dikeluarkan oleh pihak berwenang (pemerintah). Misalnya jika sebuah meja kayu jati dibuat di Indonesia tetapi dikapalkan di Malaysia, pada COO harus dicantumkan nama Indonesia, bukan Malaysia. Berikutnya Pemberitahuan Impor Barang (PIB), merupakan dokumen pabean dalam hal mengimpor barang. Gunanya untuk memberitakan pelaksanaan kegiatan impor barang tersebut. PIB ditulis oleh pihak importir untuk kemudian diajukan ke Kantor Bea Cukai di pelabuhan, sebagai salah satu syarat impor barang. Sedangkan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) merupakan dokumen pabean yang berupa formulir yang harus diisi oleh pemberitahu secara lengkap dan benar data-data atas barang ekspor yang dipersyaratkan bagi pengapalan barang ekspor (Amir 2001). Dokumen selanjutnya yaitu Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak (SSPCP), adalah formulir yang digunakan oleh WP atau subjek pajak untuk melakukan penyetoran pungutan serta pajak-pajak dalam rangka impor seperti: cukai, bea masuk, PPN/PPn-BM, PPh Pasal 22 impor, dan lain sebagainya. Kemudian Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB) adalah pemberitahuan yang diterbitkan oleh kantor pabean tentang persetujuan pengeluaran barang impor dari kawasan pabean. Lalu Shipping Instruction merupakan dokumen yang dibuat oleh eksportir kepada perusahaan pelayaran yang berisi booking ruang pengkapalan (Amir 2001). Dan dokumen yang terakhir yaitu Nota Pelayanan Ekspor (NPE) adalah nota yang diterbitkan oleh Pejabat Pemeriksa Dokumen Ekspor atau Sistem Komputer Pelayanan atas Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) yang disampaikan, untuk melindungi pemasukan barang yang akan diekspor ke Kawasan Pabean dan/atau pemuatannya ke sarana pengangkut.
6
Prosedur Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001) adalah urutan kritikel, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, disusun untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Sedangkan menurut Susanto (2007), prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan bersama-sama. Standard Operating Procedures (SOP) Menurut Atmoko (2011), Standard Operating Procedures merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan. SOP sebagai suatu dokumen/instrument memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisien berdasarkan suatu standar yang sudah baku. Dilihat dari fungsinya, SOP berfungsi membentuk sistem
kerja dan aliran kerja
yang teratur,
sistematis,
dan dapat
dipertanggungjawabkan; menggambarkan bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku; menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan kegiatan berlangsung; sebagai sarana tata urutan dari pelaksanaan dan pengadministrasian pekerjaan harian sebagaimana metode yang ditetapkan; menjamin konsistensi dan proses kerja yang sistematik; dan menetapkan hubungan timbal balik antar satuan kerja. Peran dan Manfaat Standard Operating Procedures (SOP) Secara umum Standard Operating Procedures (SOP) mempunyai peran untuk memberikan acuan tentang semua kegiatan-kegiatan yang dijalankan dalam organisasi secara efektif sehingga dapat membantu organisasi mencapai tujuan-tujuannya, baik jangka pendek ataupun jangka panjang. Tambunan (2011) menyatakan secara rinci peran dan manfaat SOP yaitu:
7
1. Menjadi pedoman kebijakan yang menjadi dasar dari semua kegiatan-kegiatan organisasi, operasional dan administratif. 2. Menjadi pedoman pelaksanaan kegiatan organisasi, baik operasional maupun administratif. 3. Menjadi pedoman validasi langkah-langkah kegiatan dalam organisasi. 4. Menjadi pedoman penggunaan formulir, dokumen, blanko dan laporan-laporan yang terkait dengan kegiatan-kegiatan dalam organisasi. 5. Menjadi pedoman penilaian efektivitas kegiatan organisasi. 6. Menjadi pedoman pengintegrasian kegiatan-kegiatan dalam organisasi, yaitu dalam konteks mencapai tujuan organisasi. Tahap Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) Tahap penting dalam penyusunan SOP menurut Atmoko (2011) yaitu: 1. Analisis sistem dan prosedur kerja Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasi fungsi-fungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalam bentuk keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah prosedur yang diperlukan, sedang prosedur merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang dengan cara seragam dan terpadu. 2. Analisis tugas Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa tugas
8
diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pekerja dan tanggung jawab pekerja. Melalui analisa tugas ini tugas-tugas dapat dibakukan, sehingga dapat dibuat pelaksanaan tugas yang baku. Setidaknya ada dua manfaat analisis tugas dalam penyusunan SOP yaitu membuat penggolongan pekerjaan yang direncanakan dan dilaksanakan serta menetapkan hubungan kerja dengan sistematis. 3. Analisis prosedur kerja Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkahlangkah pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Prosedur diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu bermacam-macam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan demikian prosedur prosedur kerja dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting. Analisa terhadap prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (flowchart) dari aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumentasikan dalam bentuk prosedur-prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi. Bagian-bagian Standard Operating Procedures (SOP) Menurut Tambunan (2011), bagian-bagian Standard Operating Procedures (SOP) terdiri dari: 1. Headings (Kepala Judul)
9
Headings atau kepala judul merupakan format tampilan standar yang ditetapkan oleh organisasi sebagai wadah atau tempat informasi yang penting bagi suatu Standard Operating Procedures. Headings ini terletak di bagian atas setiap halaman prosedur, yang menjadi tempat bagi informasi tentang isi halaman prosedur yang bersangkutan. 2. Penjelasan Terkait Isi Prosedur Penjelasan yang terkait isi prosedur ada sembilan butir. Pilihan butir-butir penjelasan prosedur harus sesuai dengan kondisi dan kebutuhan organisasi. Sembilan butir standar penjelasan terkait isi prosedur adalah: a. Tujuan prosedur b. Penjelasan singkat tentang prosedur c. Peraturan dan kebijakan terkait prosedur d. Teknik yang digunakan e. Pihak terlibat f. Formulir, blanko dan/atau dokumen yang digunakan g. Laporan-laporan yang dihasilkan h. Kaitan dengan prosedur lain i. Lampiran-lampiran 3. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur Peraturan dan kebijakan-kebijakan eksternal yang disajikan adalah yang memiliki pengaruh terhadap Standard Operating Procedures, yang apabila diabaikan akan mengurangi efektivitas prosedur. 4.
Isi Prosedur Apa yang digambarkan dalam isi prosedur harus dapat dicerna dengan mudah oleh pengguna dengan menggunakan teknik simbol yang benar. Efektivitas suatu
10
prosedur diukur berdasarkan kemanfaatannya dalam penerapan, serta bagaimana prosedur yang bersangkutan ditangkap secara sama makna dan maksudnya oleh setiap pembacanya. 5. Lampiran-lampiran Lampiran-lampiran dalam Standard Operating Procedures lebih tepat disajikan tersendiri dalam bagian akhir. Bagian ini menyajikan format nyata formulir, blanko, dokumen, laporan dan juga kutipan-kutipan peraturan dan kebijakan yang terkait dengan Standard Operating Procedures yang bersangkutan.
METODE PENELITIAN Jenis Penelitian Penelitian ini termasuk penelitian kualitatif deskriptif. Peneliti menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif karena permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini tidak berkenaan dengan angka-angka tetapi lebih kepada mendeskripsikan, menguraikan, menganalisis, serta mendesain prosedur ekspor impor yang dilakukan PT. Unza Vitalis. Satuan Analisis dan Satuan Pengamatan Satuan analisis dan satuan pengamatan dalam penelitian ini adalah prosedur ekspor impor, dan objek penelitiannya adalah PT. Unza Vitalis. Jenis dan Sumber Data Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data primer diperoleh melalui wawancara dengan Kepala Departemen Eksim (ekspor-impor) PT. Unza Vitalis tentang bagaimana proses bisnis perusahaan, struktur organisasi perusahaan, job description pihak-pihak yang terlibat, penerapan prosedur ekspor dan impor di perusahaan, serta informasi-informasi lainnya yang berkaitan dengan prosedur tersebut. Selain itu, data primer juga diperoleh melalui observasi terhadap kegiatan ekspor maupun impor barang.
11
Sedangkan data sekunder diperoleh dari dokumen-dokumen ekspor dan impor berupa Invoice, Packing List, Bill of Lading (B/L), Certificate of Origin (COO), dan lain sebagainya. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang dilakukan peneliti adalah observasi dan wawancara. Melakukan observasi selama lima bulan dengan pengamatan secara cermat dan teliti terhadap dokumen yang berkaitan dengan prosedur ekspor impor. Sedangkan wawancara dilakukan melalui tanya jawab dengan Kepala Departemen Eksim (ekspor-impor) PT. Unza Vitalis. Langkah Analisis Langkah-langkah analisis yang dilakukan dalam penelitian di PT. Unza Vitalis adalah: 1. Analisis sistem dan prosedur kerja Melakukan analisis fungsi-fungsi utama yang terkait, dokumen-dokumen yang digunakan serta prosedur untuk menjalankan kegiatan eskpor impor. 2. Analisis tugas Melakukan analisis terhadap tugas-tugas dan tanggung jawab yang dilakukan oleh karyawan serta kelemahan-kelemahan yang terdapat di dalam prosedur. 3. Analisis prosedur kerja Mengidentifikasi urutan langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehingga menghasilkan suatu diagram alur (flowchart).
ANALISIS DATA Profil Singkat Perusahaan PT. Unza Vitalis yang awal mulanya bernama PT. Kosmetika Alam Persada berdiri sejak tahun 1986. Perusahaan ini memproduksi produk perawatan pribadi seperti lotion, deodorant, lulur dan lain-lain dengan nama Vitalis sebagai brand produknya. Kemudian pada tahun 2004 perusahaan bergabung dengan Unza Holding Group sehingga berganti nama
12
menjadi PT. Unza Vitalis. Di tahun 2007, PT. Unza Vitalis diakusisi oleh Wipro Limited yang berkantor pusat di Bangalore, India. Dengan adanya akuisisi ini, PT. Unza Vitalis juga dikenal dengan nama PT. Wipro Unza Vitalis Indonesia. PT. Unza Vitalis berkantor pusat di Graha UV, Komplek Industri dan Pergudangan Semanan Megah Kav.22, Jl. Daan Mogot KM.17.5 No. 22 Jakarta Barat, sedangkan untuk unit produksi berlokasi di Jl, Soekarno Hatta Km.5.5 DK Brajan Salatiga Jawa Tengah. Departemen Eksim merupakan salah satu departemen yang ada di PT. Unza Vitalis. Tugas departemen ini terbagi menjadi dua yaitu yang terkait dengan kegiatan impor bahan pembungkus dan kegiatan ekspor produk jadi. Bahan pembungkus dari produk-produk PT. Unza Vitalis diimpor dari berbagai negara. Berikut adalah daftar nama pemasok bahan pembungkus beserta negara asalnya: Tabel 1 Daftar Pemasok Bahan Pembungkus NO
SUPPLIER NAME
MATERIAL
PORT OF LOADING
COUNTRY OF ORIGIN
1
Agleam
Glass bottle
Shekou
China
2
Euro Asia
3
Majesty
Cap roll-on
Zhongsan
China
Sprayer caps
Zhongsan
China
4
Ningbo
Inner box
Ningbo
China
5
Sanjing
Roll-on ball
Shanghai
China
6
Sanyuan
Sprayer caps
Shenzen
China
7
Shaoxing
Inner box
Shanghai
China
8
Taixing
Actuator
Shanghai
China
9
Coaster
Sprayer caps
Genoa
Italy
10
Chung Chemical
Talc
Portklang
Malaysia
11
Helio
Bottle talc
Portklang
Malaysia
12
Kinta
Bottle HBL
Portklang
Malaysia
13
Yelian
Bottle talc
Portklang
Malaysia
14
Wellgrow
Glass bottle
Laem Chabang
Thailand
15
Chantuan
Caps
Hochimin
Vietnam
16
Vetnam KK
Roll-on ball
Hochimin
Vietnam
Sumber: PT. Unza Vitalis Salatiga
13
Sedangkan produk PT. Unza Vitalis diekspor ke tiga kelompok yaitu Wipro Manufacturing Services SDN BHD, Wipro Unza Middle East Limited, Wipro Unza Overseas Limited. Berikut ini adalah daftar nama pembeli beserta negara tujuan export: Tabel 2 Daftar Pembeli Produk NO
CUSTOMER
PORT OF DELIVERY Portklang
COUNTRY
1
Wipro Manufacturing Services Sdn. Bhd
Malaysia
2
Wipro Unza Thailand LTD
Bangkok
Thailand
3
Wipro Unza Vietnam CO, LTD
Hochimin
Vietnam
4
Safari Trading Est
Doha
Qatar
5
New Medical Centre Health Care LLC
Jabar Ali
Uni Arab Emirates
6
Wipro Unza Singapore PTE, LTD
Singapore
Singapore
7
Ste Radiance Cosmetique SPRL
Matadi
Republik Democratic of Congo
8
Far East Limited
Apapa
Nigeria
9
Kandeel Industry and Trade
Port Said
Egypt
10
Al Aujan Trade
Bahrein
Bahrain
Sumber: PT. Unza Vitalis Salatiga
Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan mekanisme-mekanisme formal bagaimana organisasi dikelola. Sehingga struktur organisasi dapat mununjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian, atau posisi-posisi, yang menjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Dengan demikian dalam struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan atau kebijakan.
14
Chief Executive Officer
Head of Operation
Manajer Perencanaan, Pembelian, dan Eksim
Manajer Produksi
Departemen Produksi
Manajer Logistic
Manajer Quality Control
Departemen Logistic
Departemen Perencanaan
Departemen Pembelian
Departemen Eksim
Gambar 1 Struktur organisasi PT. Unza Vitalis Salatiga Sumber: PT. Unza Vitalis Salatiga
PROSEDUR EKSPOR PT.UNZA VITALIS Job Description Departemen Eksim untuk Prosedur Ekspor Dalam kegiatan ekspor, Departemen Eksim bertanggungjawab menghandel custom clearance akan produk jadi yang diekspor. Berikut rincian tugas dan tanggung jawab Departemen Eksim untuk kegiatan ekspor: -
Berkoordinasi dengan pihak-pihak internal maupun eksternal yang terkait dengan kegiatan ekspor.
-
Melakukan perencanaan aktivitas dibagian ekspor.
-
Membuat perencanaan pemesanan container dan trucking.
-
Membuat perencanaan jadwal muat sesuai dengan prioritas jadwal closing kapal dan kesiapan barang jadi. 15
-
Membuat perencanaan tentang seleksi forwarding company terhadap vendor
yang
sedang berjalan maupun yang akan berjalan. -
Membuat jadwal perencanaan shipment sesuai dengan konfirmasi approval dari pembeli.
-
Membuat dan mengecek dokumen-dokumen yang dibutuhkan
-
Mengontrol pengiriman paket melalui online tracking untuk memastikan bahwa barang atau dokumen sampai ditangan penerima.
-
Melakukan pengawasan terhadap arus shipping document.
Proses Ekspor Departemen Eksim akan menerima pesanan pembelian dari luar negeri dan kemudian memberitahukan ke Departemen Perencanaan terkait pesanan pembelian tersebut. atas pesanan-pesanan yang ada, Departemen Perencanaan akan melakukan runing Material Requirement Planning (MRP) guna menentukan berapa bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi. Kemudian akan diketahui berapa jumlah bahan baku yang dibutuhkan dan Departemen Perencanaan akan menginformasikannya ke Departemen Pembelian untuk selanjutnya dilakukan pemesanan bahan baku ke pemasok. Setelah bahan baku tiba, proses produksi akan dilakukan sehingga menghasilkan produk jadi. Produk jadi tersebut selanjutnya akan disimpan di dalam gudang yang berada di bawah kendali Departemen Logistik. Saat produk sudah jadi, Departemen Eksim akan mengirimkan packing list ke Departemen Logistik, agar Departemen Logistik dapat menyiapkan barang-barang pesanan pembeli yang akan segera dikirim. Bersamaan dengan hal ini, Departemen Eksim juga akan membuat draft shipping instruction, invoice dan packing list yang akan dikirimkan ke PPJK. Selain mengirim dokumen tersebut, Departemen Eksim juga menginformasikan PPJK untuk memesan kontainer yang sesuai dengan kuantitas poduk yang akan dikirim. Setelah PPJK
16
mendapatkan kontainer yang sesuai, PPJK akan menginformasikannya ke Departemen Eksim dan kontainer tersebut akan dikirim ke gudang PT. Unza Vitalis Salatiga untuk proses stuffing. Di lain pihak, Departemen Eksim juga membuat shipping instruction, invoice dan packing list final yang akan digunakan untuk membuat PEB di dalam sistem EDI agar perusahaan mendapatkan Nota Pelayanan Ekspor (NPE). Setelah mendapatkan NPE dan barang telah selesai dimuat di dalam kontainer, kontainer akan segera dikirim ke pelabuhan muat. Bersamaan dengan keberangkatan kontainer, PPJK akan membuat Bill of Lading yang kemudian dikirim ke Departemen Eksim terlebih dahulu untuk dicek kebenarannya. Saat barang siap dikirim, eksim menyiapkan original document final yang diperlukan seperti invoice, insurance, packing list, COO dan Bill of Lading untuk dikirimkan ke pembeli sehingga pembeli bisa mengambil barang yang dipesan saat tiba di pelabuhan nanti dan juga sebagai lampiran tagihan yang harus dibayar oleh pembeli ke PT. Unza Vitalis. Selain dikirimkan ke pembeli, original document tersebut akan digunakan Departemen Eksim untuk membuat pengajuan pembayaran payment request ke departemen financing untuk pembayaran custom clearance export.
Dokumen dan Laporan dalam Prosedur Ekspor a.
Invoice: merupakan nota perhitungan yang dibuat oleh pihak eksportir yang berisikan seperti jenis barang, jumlah barang, harga barang dan total yang harus dibayarkan oleh importir.
b.
Packing List: merupakan dokumen yang berisikan tentang jenis yang dipacking oleh pihak eksportir untuk segera dikirim ke importir.
c.
Bill of Lading (B/L): merupakan dokumen pengapalan yang dibuat oleh pihak shipping line sebagai bukti atas kepemilikan barang.
17
d.
Certificate of Origin (COO): merupakan dokumen yang digunakan untuk menerangkan tentang asal barang yang dikirim yang dikeluarkan oleh departemen perdagangan setempat.
e.
Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB): adalah dokumen pabean yang dibuat oleh pihak eksportir yang digunakan untuk memberitahukan pelaksanaan ekspor barang.
f.
Nota Pelayanan Ekspor (NPE): adalah nota yang diterbitkan oleh Pejabat Pemeriksa
Dokumen
Ekspor
atau
Sistem
Komputer
Pelayanan
atas
Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) yang disampaikan, untuk melindungi pemasukan barang yang akan diekspor ke Kawasan Pabean dan/atau pemuatannya ke sarana pengangkut.
Pihak Terkait dalam Prosedur Ekspor Pihak yang terlibat dalam prosedur ini terbagi menjadi dua yaitu pihak internal yang merupakan pihak PT. Unza Vitalis dan pihak eksternal yang selain pihak PT. Unza Vitalis. 1.
Pihak Internal a.
Departemen Perencanaan Bertanggung jawab atas segala bentuk perencanaan dalam proses produksi PT. Unza Vitalis, seperti: -
Menyusun dan menetapkan rencana jadwal proses produksi.
-
Menghitung kebutuhan bahan baku dan bahan pembungkus yang akan digunakan dalam proses produksi.
-
Menentukan jadwal pemesanan bahan baku dan bahan pembungkus.
-
Berkoordinasi dengan Departemen Pembelian terkait pemesanan bahan baku dan bahan pembungkus.
18
-
Memonitoring realisasi pemesanan bahan baku dan bahan pembungkus serta jadwal produksi yang sudah ditentukan sebelumnya.
b.
Departemen Pembelian Bertanggung jawab atas pengadaan bahan baku dan bahan pembungkus yang digunakan untuk proses produksi maupun pengadaan kebutuhan kantor yang tidak ada hubungannya dengan proses produksi. Berikut rincian tugas dan tanggung jawab Departemen Pembelian: -
Memenuhi kebutuhan permintaan bahan baku dan bahan pembungkus untuk proses produksi.
-
Mencari dan memilih supplier bahan baku dan bahan pembungkus.
-
Membuat dan mengirimkan purchase order ke pemasok.
-
Berkoordinasi dengan pihak-pihak yang terkait dengan proses pembelian bahan baku dan bahan pembungkus.
c.
Departemen Produksi Bertanggungjawab atas aktivitas produksi segala produk yang dihasilkan perusahaan. Berikut rincian tugas dan tanggung jawab Departemen Produksi: -
Mengatur waktu pekerjaan agar sesuai dengan waktu pengiriman.
-
Mengkoordinir dan mengawasi serta memberikan pengarahan kerja kepada setiap seksi di bawahnya untuk menjamin terlaksananya kesinambungan dalam proses produksi.
-
Memonitor pelaksanaan rencana produksi agar dapat dicapai hasil produksi sesuai jadwal, volume, dan mutu yang ditetapkan.
-
Bertanggung jawab atas pengendalian bahan baku dan efisiensi penggunaan tenaga kerja, mesin, dan peralatan.
19
-
Memberikan harga produksi untuk kepentingan marketing dalam membuat harga jual.
d.
Departemen Logistik Bertanggungjawab untuk mengkoordinir dan menjaga persediaan barang yang tersimpan di gudang. Berikut rincian tugas dan tanggung jawab Departemen Logistik: -
Melaksanakan tata administrasi penerimaan dan pengeluaran barang dari dan ke gudang sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang ditetapkan.
-
Menyiapkan barang sesuai dengan pesanan Departemen Eksim untuk dikirim.
2.
-
Mempacking barang - barang yang akan dikirim dengan benar.
-
Mengamankan barang dan menjaga kebersihan gudang
Pihak Eksternal a. Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) yang membantu perusahaan mengurus masalah kepabeanan di bea cukai. b. Freight forwarder yang membantu perusahaan untuk menangani masalah keagenan pelayaran dibidang transportasi dan pengapalan, terkait dengan barang yang diimpor maupun diekspor.
Flowchart Berikut merupakan flowchart prosedur ekspor di PT. Unza Vitalis.
20
Standard Operating Procedures Ekspor Departemen Logistik
Departemen Eksim Membuat draft packing list, shipping instruction dan invoice
1
Draft packing list Draft packing list
Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan
Draft shipping instruction
2
Draft shipping instruction
Draft packing list
Draft invoice
Draft invoice Menyiapkan barangbarang yang dipesan
Mengirimkan packing list ke dep logistik serta mengirimkan packing list, shipping instruction dan invoice ke PPJK via email
Mencari dan memesan kontainer yang sesuai Tidak
Sesuai / tidak
Draft packing list
Draft shipping instruction
Sesuai
Draft invoice
stuffing
1
2
Menginformasikan ke departemen eksm dan mengirimkan kontainer ke gudang PT. Unza Vitalis untuk stuffing
1 Membuat packing list, shipping instruction dan invoice final Dikirim ke pelabuhan
Packing list
Shipping instruction
invoice
Membuat PEB dan mengirimkannya ke bea cukai
Nota pelayanan ekspor
Gambar 2 Prosedur Ekspor PT. Unza Vitalis
21
Gambar 2 (Lanjutan) Prosedur Ekspor PT. Unza Vitalis
Pembahasan atas Prosedur Ekspor Prosedur ekspor di PT. Unza Vitalis sudah berjalan dengan cukup baik, walaupun belum memiliki SOP ekspor secara tertulis. Penanganan ekspor selama ini hanya didasarkan 22
atas pengalaman karyawan saja. Hanya saja karena belum memiliki SOP, karyawan masih sering melakukan beberapa kesalahan yang dapat menghambat kelancaran kegiatan ekspor. Lebih lanjut lagi jika terjadi pergantian karyawan di dalam Departemen Eksim, tentunya akan menghambat kinerja karyawan baru karena tidak memiliki panduan tertulis tentang prosedur ekspor. Setelah melakukan analisis terhadap prosedur ekspor yang dilakukan PT. Unza Vitalis, ditemukan beberapa kelemahan dalam prosedur ekspor. Kelemahan yang pertama yaitu belum adanya instruksi kerja pengecekan Pemberitahuan Ekspor Barang. Selama ini pengecekan PEB hanya dilakukan sekilas dan berdasarkan kebiasaan karyawan saja, tanpa adanya pedoman tertentu tentang hal-hal apa saja yang krusial untuk dicek. Oleh karena itu walaupun sudah dilakukan pengecekan, karyawan bisa saja tetap melakukan kesalahan karena lalai untuk mengecek poin-poin tertentu. Jika terdapat kesalahan dalam PEB, biasanya PEB tersebut akan direject oleh sistem Electronic Data Interchange (EDI) sehingga akan memperpanjang waktu pengurusan ekspor karena harus mengulang membuat PEB lagi dan mencari dulu dimana letak kesalahannya. Selanjutnya kelemahan yang kedua adalah belum adanya Laporan Trend Penjualan Ekspor. Walaupun setiap bulan sudah membuat laporan tentang adanya kegiatan ekspor, tetapi perusahaan belum membuat Laporan Trend Penjualan Ekspor yang berisikan mengenai kuantitas penjualan tiap brand untuk tiap bulannya serta produk apa saja yang paling laris ataupun kurang penjualannya. Karena tidak adanya laporan ini, perusahaan mengalami kesulitan dalam melihat trend penjualan produk yang akurat dan target penjualan yang hendak dicapai di masa mendatang sehingga terjadi keadaan over stock ataupun out of stock. Saat mengalami over stock, perusahaan akan mengeluarkan biaya gudang yang lebih banyak dari biasanya. Biaya gudang tersebut antara lain terdiri dari biaya penyimpanan, biaya pemeliharaan, biaya kerusakan, biaya asuransi dan biaya modal yang tertanam dalam persediaan. Sedangkan saat mengalami out of stock, perusahaan akan
23
mengalami kesulitan jika sewaktu-waktu terdapat pesanan mendadak dari pembeli. Tentunya over stock maupun out of stock ini dapat merugikan perusahaan, karena perusahaan mengeluarkan biaya gudang tambahan serta melewatkan kesempatan untuk menjual produknya. Berikut disajikan secara ringkas kelemahan prosedur ekspor: Tabel 3 Kelemahan Prosedur Ekspor Pelaksanaan Belum ada instruksi kerja pengecekan PEB Belum ada Laporan Penjualan Ekspor
Trend
Kelemahan PEB direject oleh sistem Electronic Data Interchange (EDI) Kesulitan melihat trend penjualan produk dan target penjualan di masa mendatang
Akibat Waktu pengurusan ekspor lebih panjang Over stock ataupun out of stock
Dengan pembuatan Standard Operating Procedures ekspor tentunya akan melengkapi prosedur yang sudah dilakukan oleh Departemen Eksim sehingga karyawan mengetahui secara jelas apa saja yang harus dilakukan. Selanjutnya berdasarkan uraian kelemahan pada bagian sebelumnya, rekomendasi perbaikan adalah pembuatan Laporan Trend Penjualan Ekspor. Laporan ini dibuat setiap tahun sekali dan berisikan kuantitas penjualan tiap brand untuk tiap bulannya. Untuk memudahkan pembuatan Laporan Trend Penjualan Ekspor, setiap bulan Departemen Eksim mengisi Form Penjualan Ekspor yang berisikan kuantitas penjualan tiap brand untuk tiap kelompok pembeli yang membeli produk perusahaan. Kemudian atas laporan bulanan tersebut, setiap tahun akan dirangkum menjadi satu di dalam Laporan Penjualan Ekspor. Barulah dibuat Laporan Trend Penjualan Ekspor yang menggambarkan grafik trend penjualan ekspor sehingga memudahkan perusahaan untuk melihat produkproduk apa saja yang paling sering dipesan pembeli. Dengan adanya laporan-laporan tersebut, dapat memudahkan perusahaan untuk mengetahui trend penjualan produk dan target penjulan yang akan dicapai di masa mendatang. Selain itu dapat ditambahkan pula service level percentage yang dapat menjadi indikator keberhasilan perusahaan dalam memenuhi pesanan pembeli sehingga bisa juga sebagai alat evaluasi kinerja perusahaan. Berikut disajikan secara ringkas, perbaikan prosedur ekspor: 24
Tabel 4 Perbaikan Prosedur Ekspor Kelemahan PEB direject oleh sistem Electronic Data Interchange (EDI) Kesulitan melihat trend penjualan produk dan target penjualan di masa mendatang
Perbaikan Pembuatan instruksi kerja pengecekan PEB (lihat lampiran 9) Membuat Laporan Trend Penjualan Ekspor, yang menunjukkan tingkat penjualan tertinggi, terendah dan rata-rata untuk masing-masing penjualan (lihat lampiran 8)
Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) Ekspor Berdasarkan prosedur yang berlaku dan dengan mempertimbangkan usulan perbaikan, maka disusun Standard Operating Procedures (SOP) dengan menggunakan teknik campuran yaitu gabungan antara teknik naratif dan teknik bagan arus (flowchart). SOP ini disajikan dengan font Times New Roman, besar huruf dua belas, spasi single, disajikan dengan bingkai halaman. Berikut susunan isi pedoman: 1.
Tujuan prosedur
2.
Penjelasan singkat tentang prosedur
3.
Peraturan dan kebijakan terkait prosedur
4.
Teknik yang digunakan
5.
Pihak terlibat
6.
Formulir, blanko dan/atau dokumen yang digunakan
7.
Laporan-laporan yang dihasilkan
8.
Kaitan dengan prosedur lain
9.
Lampiran-lampiran
10. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur 11. Isi prosedur
25
PT. UNZA VITALIS Prosedur Ekspor Departemen Eksim I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
Terbit: Disusun: Yunita Damastuti Disetujui: Andi Surya Saputra
Tujuan prosedur Tujuan pembuatan standard operating procedures ekspor adalah: 1. Menstandarisasi pekerjaan yang dilakukan karyawan. 2. Menjamin terlaksananya kegiatan ekspor secara efektif dan efisien sesuai dengan peraturan yang berlaku. 3. Meminimalisir kesalahan dan kerugian yang mungkin dilakukan. 4. Sebagai alat kontrol operasional perusahaan. 5. Sebagai alat untuk menjaga konsistensi dari kualitas output perusahaan. Penjelasan singkat tentang prosedur Prosedur ini adalah sebagai pedoman kegiatan ekspor produk-produk PT. Unza Vitalis. Setiap kegiatan ekspor harus melewati prosedur ini, karena jika tidak maka dianggap tidak sah. Peraturan dan kebijakan terkait prosedur 1. PT. Unza Vitalis berkomitmen untuk menjaga hasil produksi yang tepat mutu, tepat waktu dan tepat jumlah dengan tetap mengutamakan keselamatan karyawan dan proses produksinya. 2. Penunjukkan Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan yang membantu PT. Unza Vitalis, harus didasari oleh surat kuasa yang sah. Teknik yang digunakan Teknik yang digunakan dalam menyusun Standard Operating Procedures kegiatan impor adalah teknik campuran yaitu gabungan antara teknik naratif dan teknik bagan arus (flowchart). Pihak terlibat 1. Pihak internal a. Departemen Perencanaan b. Departemen Pembelian c. Departemen Produksi d. Departemen Logistik 2. Pihak eksternal a. Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) b. Freight forwarder Formulir, blanko dan/atau dokumen yang digunakan 1. Shipping Instruction 2. Invoice 3. Packing List 4. Bill of Lading (B/L) 5. Certificate of Origin (COO) 6. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) 7. Nota Pelayanan Ekspor (NPE) Laporan-laporan yang dihasilkan Laporan yang dihasilkan oleh Departemen Eksim adalah Laporan Penjualan Ekspor dan Laporan Trend Penjualan Ekspor.
26
VIII. Kaitan dengan prosedur lain Terkait dengan prosedur perencanaan, pembelian, produksi, penyimpanan produk di gudang dan penerimaan kas. IX. Lampiran-lampiran 1. Invoice 2. Packing List 3. Certificate of Origin (COO) 4. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) 5. Nota Pelayanan Ekspor (NPE) 6. Form Penjualan Ekspor 7. Laporan Penjulan Ekspor 8. Laporan Trend Penjualan Ekspor 9. Instruksi Kerja Pengecekan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) X. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur 1. Undang-undang No.17 Tahun 2006 tentang Perubahan Undang-Undang No.10 Tahun 1995 tentang Kepabeanan 2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 145/PMK.04/2007 tentang Ketentuan Kepabeanan di Bidang Ekspor 3. Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor P-40/BC/2008 jo. P06/BC/2009 jo. P-30/BC/2009 jo. P-27/BC/2010 tentang Tata Laksana Kepabeanan di Bidang Ekspor 4. Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor P-41/BC/2008 tentang Pemberitahuan Pabean Ekspor XI. Isi Prosedur Job Description Departemen Eksim bertanggungjawab menghandel custom clearance akan produkproduk yang diekspor. Berikut rincian tugas dan tanggung jawab Departemen Eksim untuk kegiatan ekspor: - Berkoordinasi dengan pihak-pihak internal maupun eksternal yang terkait dengan kegiatan ekspor. - Melakukan perencanaan aktivitas dibagian ekspor. - Membuat perencanaan pemesanan container dan trucking. - Membuat perencanaan jadwal muat sesuai dengan prioritas jadwal closing kapal dan kesiapan barang jadi. - Membuat perencanaan tentang seleksi forwarding company terhadap vendor yang sedang berjalan maupun yang akan berjalan. - Membuat jadwal perencanaan shipment sesuai dengan konfirmasi approval dari pembeli. - Membuat dan mengecek dokumen-dokumen yang dibutuhkan - Mengontrol pengiriman paket melalui online tracking untuk memastikan bahwa barang atau dokumen sampai ditangan penerima. - Melakukan pengawasan terhadap arus shipping document. Prosedur Ekspor - Flowchart (Lihat gambar) - Penjelasan Flowchart ( Lihat keterangan gambar)
27
Keterangan: - Departemen Eksim membuat draft packing list, shipping instruction dan invoice. Packing list dikirim ke Departemen Logistik. Kemudian packing list, shipping instruction dan invoice juga dikirimkan ke PPJK. - Atas dasar packing list, Departemen Logistik menyiapkan barang yang akan dikirim. - PPJK mencari dan memesan container yang sesuai. - Departemen Eksim membuat packing list, shipping instruction dan invoice final untuk dibuatkan PEB. - Setelah mendapatkan NPE dan proses stuffing selesai, barang akan dikirim. 28
Keterangan: - PPJK membuat bill of lading, insurance dan certificate of origin untuk kemudan dikirimkan ke departemen eksim. - Departemen eksim mengecek dokumen yang dikirimkan oleh PPJK. Jika masih ada yang salah, dikembalikan ke PPJK untuk revisi. Jika sudah benar, menyiapkan dokumen invoice, insurance, packing list, certificate of origin dan bill of lading ke pembeli. - Membuat dan mengirimkan payment request ke Departemen Financing di kantor pusat Jakarta untuk membayar jasa PPJK. - Membuat laporan Service Level atas penjualan ekspor.
29
Lampiran-lampiran Lampiran 1: Invoice
30
Lampiran 2: Packing List
31
Lampiran 3: Certificate of Origin (COO)
32
Lampiran 4: Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
33
Lampiran 4: PEB (Lanjutan)
34
Lampiran 5: Nota Pelayanan Ekspor (NPE)
35
Lampiran 6: Form Penjualan Ekspor
36
Lampiran 7: Laporan Penjualan Ekspor
37
Lampiran 8: Laporan Trend
kuantitas penjualan (per karton)
LAPORAN TREND PENJUALAN EKSPOR TAHUN 2013 PT. UNZA VITALIS SALATIGA
5000 4500 4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0
Vitalis Izzi Sumber Ayu Direct Enchanteur Doremi Dashing Romano
Bulan
Bulan Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember
Highest dan Lowest tiap Bulan Tertinggi Terendah Brand Kuantitas Brand Kuantitas Sumber Ayu 3002 Direct 121 Sumber Ayu 4444 Romano 144 Enchanteur 4221 Vitalis 101 Enchanteur 4435 Romano 188 Enchanteur 3451 Romano 198 Enchanteur 3425 Romano 196 Enchanteur 3752 Romano 185 Enchanteur 2991 Romano 176 Enchanteur 3002 Romano 156 Enchanteur 3421 Romano 173 Sumber Ayu 4234 Romano 155 Enchanteur 3796 Romano 133
Tidak Ada Pesanan Vitalis, Doremi Vitalis, Direct Direct, Doremi Vitalis, Direct, Doremi Vitalis, Direct, Doremi Doremi Vitalis, Direct Vitalis, Direct, Doremi Direct, Doremi Vitalis, Direct, Doremi Vitalis Vitalis, Direct, Doremi
Highest, Lowest dan Mean tiap Brand Penjualan Brand Highest Lowest Mean Vitalis 222 101 175 Izzi 3444 1666 2685 Sumber Ayu 4444 2354 3102 444 121 264 Direct 4435 2432 3448 Enchanteur 999 666 816 Doremi Dashing 2341 1221 1800 Romano 198 133 168 Salatiga, …………………………..
Dibuat Oleh
Disetujui Oleh
Karyawan Departemen Eksim
Kepala Departemen Eksim
38
Lampiran 9: Instruksi Kerja Pengecekan PEB INSTRUKSI KERJA PENGECEKAN PEMBERITAHUAN EKSPOR BARANG PT. UNZA VITALIS SALATIGA 1. 2. 3. 4.
Cek nama eksportir (shipper), sesuaikan dengan yang tercantum di invoice. Cek nama importir (consignee) sesuaikan dengan yang tercantum di invoice. Cek data pengangkutan, sesuaikan dengan yang tercantum di Bill of Lading. Cek data pelabuhan muat (port of loading) dan pelabuhan bongkar (port of delivery), sesuaikan dengan yang tercantum di Bill of Lading. Jika telah sesuai, lihat kode pelabuhan apakah sudah benar atau belum. 5. Cek nomor dan tanggal invoice, sesuaikan dengan yang tercantum di invoice. 6. Cek Bank Devisa Hasil Ekspor, apakah sudah sesuai dengan bank yang digunakan oleh perusahaan untuk menyimpan devisa. 7. Cek besarnya freight, sesuaikan dengan yang tercantum di invoice. Freight merupakan biaya yang dibayarkan ke pihak shipping line atas jasa pengangkutan barang, dalam kurs dollar. 8. Cek besarnya free on board (FOB), sesuaikan dengan yang tercantum di invoice. FOB merupakan total harga barang yang diekspor sebelum ditambah freight, dalam kurs dollar. 9. Cek besarnya berat kotor dan berat bersih, sesuaikan dengan yang tercantum di packing list. 10. Cek kode Harmonized System (Kode HS) barang, apakah sudah benar atau belum. Kode HS merupakan suatu daftar penggolongan barang yang dibuat secara sistematis dengan tujuan mempermudah penarifan, transaksi perdagangan, pengangkutan dan statistik yang telah diperbaiki dari sistem klasifikasi sebelumnya. Kode HS akan mempengaruhi besarnya tarif bea masuk. 11. Cek besarnya kuantitas barang yang diekspor, sesuaikan dengan yang tercantum di invoice dan packing list. Berikut adalah contoh dokumen PEB, yang telah diberi tanda mengenai poin-poin apa saja yang harus dilakukan pengecekan:
39
importir eksportir
Data pengangkutan No dan tanggal invoice
Pelabuhan muat
Pelabuhan bongkar
Freight dan FOB Bank Devisa Hasil Ekspor
Berat Kotor dan Berat Bersih
40
Kode HS Kuantitas barang
41
PROSEDUR IMPOR PT. UNZA VITALIS Job Description Departemen Eksim untuk Prosedur Impor Dalam prosedur impor, Departemen Eksim bertanggungjawab menghandel custom clearance akan bahan pembungkus yang diimpor. Berikut deskripsi pekerjaan Departemen Eksim untuk prosedur impor: -
Berkoordinasi dengan pihak-pihak internal maupun eksternal yang terkait dengan kegiatan impor.
-
Mempersiapkan dan mengecek dokumen-dokumen yang dibutuhkan kegiatan impor.
-
Mengontrol shipping document yang dikirimkan oleh pihak pemasok.
-
Menghitung besarnya pajak impor yang harus dibayarkan.
-
Menyelesaikan segala urusan yang berhubungan dengan kepabeanan.
-
Memastikan kelancaran proses pengiriman barang dari pemasok hingga sampai di gudang.
Proses Impor Proses impor bahan pembungkus dimulai ketika Departemen Perencanaan menghitung berapa jumlah bahan yang dibutuhkan untuk produksi. setiap tanggal 25 pada akhir bulan, Departemen Perencanaan melakukan running Material Requirement Planning (MRP) sehingga diketahui berapa jumlah bahan pembungkus yang diperlukan untuk produksi bulan berikutnya. Setelah jumlah yang dibutuhkan diketahui, maka Departemen Perencanaan akan memberikan purchase requitition (PR) ke Departemen Pembelian. Departemen Pembelian-lah yang akan menghubungi pihak pemasok serta meminta penawaran harga dan melakukan purchase order. Setelah terjadi kesepakatan harga, pemasok akan mengirimkan proforma
invoice.
Atas
dasar
proforma
invoice
inilah
Departemen
Pembelian
42
menginformasikan ke Departemen Eksim bahwa ada aktivitas impor bahan pembungkus. Di dalam proforma invoice terdapat penjelasan mengenai incoterm apa yang digunakan. Ada tiga incoterm yang digunakan dalam aktivitas impor bahan pembungkus di PT. Unza Vitalis yaitu ex-work, free on board, dan cost and freight. Untuk incoterm ex-work dan free on board, PT. Unza Vitalis harus membuat shipping instructions dan memberikannya ke freight forwarder terkait transportasi dari gudang pemasok hingga tiba di gudang perusahaan. Untuk selanjutnya pihak freight forwarder lah yang mengurus sailing schedule barang yang diimpor. Sedangkan untuk incoterm cost and freight, pihak pemasoklah yang akan mengurus sailing schedule-nya. Setelah Departemen Eksim mengetahui waktu sailing schedule, Departemen Eksim akan memfollow up shipping document ke Departemen Pembelian. Karena atas dasar shipping document tersebut akan dibuatkan pemberitahuan impor barang (PIB). Dokumen PIB tersebut selanjutnya dibuat dalam dua rangkap, rangkap pertama dikirimkan ke Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan untuk mengurus masalah kepabeanan di bea cukai dan rangkap kedua yang masih berupa soft copy bersamaan dengan request payment akan dikirimkan ke Departemen Financing PT. Unza Vitalis guna proses pembayaran pajak. Setelah pajak impor dibayarkan dan proses custom clearance selesai, barulah barang yang diimpor bisa diambil dari pelabuhan dan diantar ke gudang PT. Unza Vitalis Salatiga.
Dokumen dan Laporan dalam Prosedur Impor Dokumen yang digunakan di dalam prosedur impor yaitu: -
Invoice: merupakan nota perhitungan yang dibuat oleh pihak eksportir yang berisikan seperti jenis barang, jumlah barang, harga barang dan total yang harus dibayarkan oleh importir.
43
-
Packing List: merupakan dokumen yang berisikan tentang jenis yang dipacking oleh pihak eksportir untuk segera dikirim ke importir.
-
Bill of Lading (B/L): merupakan dokumen pengapalan yang dibuat oleh pihak shipping line sebagai bukti atas kepemilikan barang.
-
Certificate of Origin (COO): merupakan dokumen yang digunakan untuk menerangkan tentang asal barang yang dikirim yang dikeluarkan oleh Departemen Perdagangan setempat.
-
Pemberitahuan Impor Barang (PIB): merupakan dokumen pabean yang harus diisi oleh importir secara lengkap dan benar terkait data-data atas barang yang diimpor.
-
Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak (SSPCP): merupakan formulir yang digunakan oleh Wajib Pajak atau subjek pajak untuk melakukan penyetoran pungutan serta pajak-pajak dalam rangka impor.
-
Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB): merupakan pemberitahuan yang diterbitkan oleh kantor pabean tentang persetujuan pengeluaran barang impor dari kawasan pabean.
Setiap Departemen Eksim selesai melakukan prosedur impor, Departemen Eksim akan membuat Laporan Impor.
Pihak Terkait dalam Prosedur Impor Pihak yang terkait dalam prosedur ini terbagi menjadi dua yaitu pihak internal yang merupakan pihak PT. Unza Vitalis dan pihak eksternal yang selain pihak PT. Unza Vitalis. 1. Pihak Internal a. Departemen Perencanaan
44
Bertanggung jawab atas segala bentuk perencanaan dalam proses produksi PT. Unza Vitalis, seperti: -
Menyusun dan menetapkan rencana jadwal proses produksi.
-
Menghitung kebutuhan bahan baku dan bahan pembungkus yang akan digunakan dalam proses produksi.
-
Menentukan jadwal pemesanan bahan baku dan bahan pembungkus.
-
Berkoordinasi dengan Departemen Pembelian terkait pemesanan bahan baku dan bahan pembungkus.
-
Memonitoring realisasi pemesanan bahan baku dan bahan pembungkus serta jadwal produksi yang sudah ditentukan sebelumnya.
b. Departemen Pembelian Bertanggung jawab atas pengadaan bahan baku dan bahan pembungkus yang digunakan untuk proses produksi maupun pengadaan kebutuhan kantor yang tidak ada hubungannya dengan proses produksi. Berikut rincian tugas dan tanggung jawab Departemen Pembelian: -
Memenuhi kebutuhan permintaan bahan baku dan bahan pembungkus untuk proses produksi.
-
Mencari dan memilih supplier bahan baku dan bahan pembungkus.
-
Membuat dan mengirimkan purchase order ke pemasok.
-
Berkoordinasi dengan supplier terkait shipping document untuk proses custom clearance.
-
Berkoordinasi dengan Departemen Eksim terkait proses custom clearance.
2. Pihak Eksternal a. Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) yang membantu perusahaan mengurus masalah kepabeanan di bea cukai.
45
b. Freight forwarder yang membantu perusahaan untuk menangani masalah keagenan pelayaran dibidang transportasi dan pengapalan, terkait dengan barang yang diimpor maupun diekspor.
Flowchart Berikut merupakan flowchart prosedur ekspor di PT. Unza Vitalis.
Gambar 3 Prosedur Impor PT. Unza Vitalis
46
Gambar 3 (Lanjutan) Prosedur Impor PT. Unza Vitalis 47
Gambar 3 (Lanjutan) Prosedur Impor PT. Unza Vitalis
Pembahasan atas Prosedur Impor Setelah melakukan analisis terhadap prosedur impor yang dilakukan PT. Unza Vitalis, ditemukan beberapa kelemahan dalam prosedur impor. Kelemahan yang pertama adalah belum adanya instruksi kerja untuk pengecekan Pemberitahuan Impor Barang (PIB). Sama seperti PEB, selama ini pengecekan PIB hanya dilakukan sekilas dan berdasarkan kebiasaan karyawan saja, tanpa adanya pedoman tertentu tentang hal-hal apa saja yang krusial untuk
48
dicek. Oleh karena itu walaupun sudah dilakukan pengecekan, namun karyawan bisa saja tetap melakukan kesalahan karena lalai. Selain akan direject oleh sistem, hal yang paling krusial jika terdapat kesalahan dalam PIB adalah jika salah dalam menghitung jumlah pajak yang akan disetor ke negara atas adanya kegiatan impor tersebut sehingga karyawan harus mengecek bagian perhitungan ini dengan teliti. Karena jika dilain waktu diadakan audit oleh negara, dan ternyata perusahaan salah menyetorkan pajak, maka perusahaan akan terkena denda. Kejadian tersebut pernah dialami oleh perusahaan. Karena salah menyetorkan pajak atas impor ke negara, perusahaan terkena denda hingga dua milyar rupiah. Kemudian kelemahan yang kedua adalah lamanya proses pengeluaran barang yang telah tiba di pelabuhan bongkar karena perusahaan terlambat menerima original shipping document dari pihak pemasok. Keterlambatan penerimaan original shipping document dari pihak pemasok akan menghambat kelancaran custom clearance sehingga sering membuat perusahaan membayar demurrage cost karena juga terlambat mengembalikan kontainer dalam keadaan kosong ke pihak shipping line. Jika hal ini terus berlanjut, tentunya merugikan bagi perusahaan karena perusahaan terus mengeluarkan biaya yang seharusnya bisa digunakan untuk hal lain. Berikut disajikan uraian singkat kelemahan prosedur impor: Tabel 5 Kelemahan Prosedur Impor Pelaksanaan Belum ada instruksi kerja pengecekan PIB Terlambat menerima original shipping document
Kelemahan Salah menghitung pajak yang dibayarkan Proses custom clearance terhambat
Akibat Membayar denda atas kesalahan pembayaran pajak Membayar demurrage cost atas keterlambatan pengembalian kontainer
Berdasarkan uraian kelemahan di atas, berikut merupakan usulan perbaikan untuk prosedur impor. Perbaikan atas kelemahan yang pertama adalah pembuatan instruksi kerja pengecekan PIB sehingga karyawan mengetahui dengan jelas poin-poin apa saja yang harus diperhatikan serta bagaimana menghitung pajak impor yang akan disetorkan ke negara. Poinpoin yang harus diperhatikan adalah nama eksportir (shipper), importir (consignee), 49
pelabuhan muat (port of loading), pelabuhan bongkar (port of delivery), invoice number, tanggal invoice, FOB, freight, CIF, berat kotor, berat bersih, Kode HS, kuantitas barang yang diimpor, perhitungan pajak impor yang terdiri dari bea masuk yang bergantung pada kode HS barang impor, PPh pasal 22 sebesar 2,5% dan PPN sebesar 10%. Kemudian perbaikan atas kelemahan kedua adalah sebaiknya perusahaan menggunakan sistem surrender B/L atau dikenal juga dengan telex release. Jika eksportir dan importir sepakat menggunakan surrender B/L, maka eksportir akan menyuruh pihak shipping line untuk mengeluarkan telex release dan mengirimkannya ke importir. Dengan begitu salinan shipping document akan dikirim terlebih dahulu melalui e-mail atau fax sehingga dapat lebih cepat diterima importir. Kemudian pihak shipping line juga akan memberitahu agen mereka di pelabuhan bongkar untuk melepaskan barang tanpa adanya original B/L. Oleh karena itu, importir bisa lebih cepat mengambil barangnya dan tidak terkena demurrage cost. Tetapi original document tetap harus dikirimkan oleh eksportir ke importir. Karena nantinya original shipping document tersebut akan disusulkan untuk dikumpulkan ke bea cukai. Tabel 6 Perbaikan Prosedur Impor Kelemahan Salah menghitung pajak yang dibayarkan Proses custom clearance terhambat
Perbaikan Pembuatan instruksi kerja Pengecekan PIB (lihat lampiran 8) Menggunakan metode telex release (surrender B/L)
Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) Impor Berdasarkan prosedur yang berlaku dan dengan mempertimbangkasn usulan perbaikan, maka disusun Standard Operating Procedures (SOP) dengan menggunakan teknik campuran yaitu gabungan antara teknik naratif dan teknik bagan arus (flowchart). SOP ini disajikan dengan font Times New Roman, besar huruf dua belas, spasi single, disajikan dengan bingkai halaman. Berikut susunan isi pedoman: 1.
Tujuan prosedur 50
2.
Penjelasan singkat tentang prosedur
3.
Peraturan dan kebijakan terkait prosedur
4.
Teknik yang digunakan
5.
Pihak terlibat
6.
Formulir, blanko dan/atau dokumen yang digunakan
7.
Laporan-laporan yang dihasilkan
8.
Kaitan dengan prosedur lain
9.
Lampiran-lampiran
10. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur 11. Isi prosedur
51
PT. UNZA VITALIS Prosedur Impor Bahan Pembungkus Departemen Eksim
Terbit: Disusun: Yunita Damastuti Disetujui: Andi Surya Saputra
I.
Tujuan prosedur Tujuan pembuatan standard operating procedures impor adalah: 1. Menstandarisasi pekerjaan yang dilakukan karyawan. 2. Menjamin terlaksananya prosedur impor secara efektif dan efisien sesuai dengan peraturan yang berlaku. 3. Meminimalisir kesalahan dan kerugian yang mungkin dilakukan. 4. Sebagai alat kontrol operasional perusahaan. 5. Sebagai alat untuk menjaga konsistensi dari kualitas output perusahaan. II. Penjelasan singkat tentang prosedur Prosedur ini adalah sebagai pedoman kegiatan impor bahan pembungkus. Setiap kali melakukan impor, harus melewati prosedur ini, karena jika tidak maka dianggap tidak sah. III. Peraturan dan kebijakan terkait prosedur 1. Setiap pembelian bahan baku ataupun bahan pembungkus, hanya dilakukan berdasarkan perhitungan Material Requirement Planning (MRP) yang dilakukan oleh Departemen Perencanaan. 2. Penunjukkan Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan yang membantu PT. Unza Vitalis, harus didasari oleh surat kuasa yang sah. IV. Teknik yang digunakan Teknik yang digunakan dalam menyusun Standard Operating Procedures Impor adalah teknik campuran yaitu gabungan antara teknik naratif dan teknik bagan arus (flow chart). V. Pihak terlibat 1. Pihak internal a. Departemen Perencanaan b. Depertemen pembelian 2. Pihak eksternal a. Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) b. Freight forwarder VI. Formulir, blanko dan/atau dokumen yang digunakan 1. Invoice 2. Packing List 3. Bill of Lading (B/L) 4. Certificate of Origin (COO) 5. Pemberitahuan Impor Barang (PIB) 6. Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak (SSPCP) 7. Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB) VII. Laporan-laporan yang dihasilkan Laporan yang dihasilkan oleh Departemen Eksim adalah Laporan Impor. VIII. Kaitan dengan prosedur lain Terkait dengan prosedur perencanaan, pembelian dan pengeluaran kas. IX. Lampiran-lampiran 1. Invoice 2. Packing List 52
3. Bill of Lading (B/L) 4. Certificate of Origin (COO) 5. Pemberitahuan Impor Barang (PIB) 6. Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak (SSPCP) 7. Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB) 8. Instruksi Kerja Pengecekan PIB X. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur 1. UU Nomor 17 Tahun 2006 tentang Kepabeanan. 2. Kep. Menkeu No. 112/KMK.04/2003 tentang Tatalaksana Kepabeanan di Bidang Impor. 3. Peraturan DJBC No. P-42/BC/2008 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Kepabeanan di Bidang Impor. XI. Isi Prosedur Job Description Departemen Eksim bertanggungjawab menghandel custom clearance akan bahan pembungkus yang diimpor. Berikut deskripsi pekerjaan Departemen Eksim untuk prosedur impor: - Berkoordinasi dengan pihak-pihak internal maupun eksternal yang terkait dengan kegiatan impor. - Mempersiapkan dan mengecek dokumen-dokumen yang dibutuhkan kegiatan impor. - Mengontrol shipping document yang dikirimkan oleh pihak pemasok. - Menghitung besarnya pajak impor yang harus dibayarkan. - Menyelesaikan segala urusan yang berhubungan dengan kepabeanan. - Memastikan kelancaran proses pengiriman barang dari pemasok hingga sampai di gudang. Prosedur Impor - Flowchart (Lihat gambar) - Penjelasan Flowchart ( Lihat keterangan gambar)
53
Keterangan: - Departemen Perencanaan melakukan running Material Requirement Planing (MRP). - Departemen Perencanaan membuat purchase requitition dan dikirim ke departemen pembelian. - Departemen Pembelian membuat purchase order untuk membeli barang. - Departemen Pembelian memberi informasi ke Departemen Eksim untuk mengurus impor atas barang yang dibeli. - Setelah menerima informasi dari Departemen Eksim, Departemen Pembelian akan meminta shipping document ke pemasok via e-mail atau fax.
54
Keterangan: - Departemen Eksim menerima informasi pengurusan impor dan melihat incoterm yang digunakan. 55
- Jika incoterm yang digunakan Ex-Work atau FOB, Departemen Eksim membuat shipping instructions dan mengirimkannya ke Freight Forwarder untuk mengetahui jadwal kapal atau sailing schedule. - Jika incoterm yang digunakan cost and freight, Departemen Eksim menerima sailing schedule dari Departemen Pembelian. Karena yang mengurus masalah pelayaran adalah dari pihak penjual. - Setelah menerima shipping document melaui e-mail atau fax, Departemen Eksim akan membuat Pemberitahuan Impor Barang (PIB) di kantor PPJK melalui sistem Electronic Data Interchange (EDI). - Departemen Eksim mengirim PIB ke PPJK untuk proses pengurusan kepabeanan. - Departemen Eksim membuat payment request ke Departemen Financing untuk membayar PIB - Setelah proses pengurusan kepabeanan selesai maka barang akan dikirim ke gudang PT. Unza Vitalis
56
Keterangan: - Freight forwarder akan mengurus transportasi barang yang diimpor jika incoterm yang digunakan adalah Ex-Work dan FOB. - PPJK yang mash berada dalam satu perusahaan dengan Freight Forwarder akan mengurus masalah kepabeanan (import clearance) untuk mendapatkan Surat Perintah Pengeluaran Barang dai bea cukai sehingga barang bisa dikeluarkan dari pelabuhan dan selanjutnya dikirim ke gudang PT. Unza Vitalis. - Departemen Financing, atas dasar PIB dan payment request yang dikirimkan Departemen Eksim akan mentransfer sejumlah uang ke PPJK untuk membayar PIB.
57
Lampiran-lampiran Lampiran 1: Invoice
58
Lampiran 1: Invoice (Lanjutan) a
59
Lampiran 2: Packing List
60
Lampiran 3: Bill of Lading (B/L)
61
Lampiran 4: Certificate of Origin (COO)
62
Lampiran 5: Pemberitahuan Impor Barang (PIB)
63
Lampiran 5: PIB (Lanjutan)
64
Lampiran 5: PIB (Lanjutan)
65
Lampiran 6: Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak (SSPCP)
66
Lampiran 7: Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB)
67
Lampiran 8: Instruksi Kerja Pengecekan PIB INSTRUKSI KERJA PENGECEKAN PEMBERITAHUAN IMPOR BARANG PT. UNZA VITALIS SALATIGA 1. Cek nama eksportir (shipper), sesuaikan dengan yang tercantum di invoice. 2. Cek nama importir (consignee), sesuaikan dengan yang tercantum di invoice. 3. Cek pelabuhan muat (port of loading) dan pelabuhan bongkar (port of delivery), sesuaikan dengan yang tercantum di Bill of Lading. Jika telah sesuai, lihat kode pelabuhan apakah sudah benar atau belum. 4. Cek nomor dan tanggal invoice, sesuaikan dengan yang tercantum di invoice. 5. Cek besarnya free on board (FOB), sesuaikan dengan yang tercantum di invoice. FOB merupakan total harga barang yang diimpor sebelum ditambah freight, dalam kurs dollar. 6. Cek besarnya freight, sesuaikan dengan yang tercantum di invoice. Freight merupakan biaya yang dibayarkan ke pihak shipping line atas jasa pengangkutan barang, dalam kurs dollar. 7. Cek besarnya Cost, Insurance, Freight (CIF), sesuaikan dengan yang tercantum di invoice. CIF merupakan total harga barang setelah ditambah freight dan insurance, yang ditulis dalam kurs dollar dan rupiah. Untuk dijadikan ke dalam rupiah harus dikalikan dengan kurs yang berlaku pada saat itu yang berubah setiap satu minggu sekali. Untuk mengecek kurs bisa dilihat melalui http://www.beacukai.go.id/index.html?page=kurs 8. Cek besarnya berat kotor dan berat bersih, sesuaikan dengan yang tercantum di packing list. 9. Cek kode Harmonized System (Kode HS) barang, apakah sudah benar atau belum. Kode HS merupakan suatu daftar penggolongan barang yang dibuat secara sistematis dengan tujuan mempermudah penarifan, transaksi perdagangan, pengangkutan dan statistik yang telah diperbaiki dari sistem klasifikasi sebelumnya. Kode HS akan mempengaruhi besarnya tarif bea masuk. 10. Cek besarnya kuantitas barang yang diimpor, sesuaikan dengan yang tercantum di invoice dan packing list. 11. Cek besarnya pajak impor. Perhitungan pajak impor terdiri dari: - Bea masuk Besarnya tarif bea masuk bervariasi bisa 0%, 5%, 10% dan seterusnya bergantung pada kode HS barang yang diimpor. Untuk mengecek tarif bisa dilihat melalui http://www.beacukai.go.id/index.html?page=apps/browse-tarifdan-lartas.html Bea Masuk = CIF dalam rupiah x tarif bea masuk - PPN = (CIF dalam rupiah + Bea Masuk) x 10% - PPh pasal 22 = (CIF dalam rupiah + Bea Masuk) x 2,5% Berikut adalah contoh dokumen PIB, yang telah diberi tanda mengenai poin-poin apa saja yang harus dilakukan pengecekan:
68
eksportir Tanggal invoice
importir No. invoice
FOB
Pelabuhan muat
CIF Pelabuhan bongkar
Berat kotor Freight
Berat bersih
Pajak impor
69
Kode HS Kuantitas barang
70
PENUTUP Kesimpulan Setelah dilakukan penelitian dapat disimpulkan bahwa prosedur ekspor impor di PT. Unza Vitalis berjalan hanya berdasarkan pengalaman karyawan saja, karena perusahaan belum memiliki SOP sebagai pedoman tertulisnya, sehingga karyawan masih melakukan kesalahan-kesalahan yang dapat berakibat pada kelancaran proses ekspor dan impor. Selain itu, ditemukan pula beberapa kelemahan di dalam kedua prosedur ini yaitu belum memiliki Laporan Trend Penjualan Ekspor, belum memiliki instruksi kerja pengecekan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) dan Pemberitahuan Impor Barang (PIB), serta sering mengalami keterlambatan penerimaan original shipping document dari pemasok. Oleh karena itu, penelitian ini menghasilkan desain SOP ekspor impor yang berisikan pedoman atau langkahlangkah kerja yang dilakukan oleh karyawan saat menangani kegiatan tersebut. SOP ini dilengkapi pula dengan Laporan Trend Penjualan Ekspor, instruksi kerja pengecekan PEB dan PIB, serta penggantian metode penerimaan dokumen impor dengan menggunakan metode surrender B/L atau telex release. Saran Selain pembuatan desain Standard Operating Procedures (SOP) Ekspor Impor bagi PT. Unza Vitalis yang berguna sebagai pedoman perusahaan dalam menjalankan kegiatan ini, berdasarkan hasil penelitian, sebaiknya PT. Unza Vitalis melakukan beberapa pembaharuan seperti: 1. Membuat Laporan Penjualan Ekspor yang berisikan mengenai kuantitas penjualan tiap brand untuk tiap bulannya serta membuat Laporan Trend Penjualan Ekspor setiap tahunnya yang menggambarkan grafik trend penjualan ekspor sehingga memudahkan perusahaan untuk melihat produk-produk apa saja yang paling sering dipesan pembeli. Dengan adanya laporan-laporan tersebut, dapat memudahkan perusahaan
71
untuk mengetahui trend penjualan produk dengan lebih akurat dan target penjulan yang akan dicapai di masa mendatang. 2. Melaksanakan instruksi kerja pengecekan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) dan Pemberitahuan Impor Barang (PIB) dengan cermat dan teliti sehingga karyawan dapat mengetahui dengan jelas hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan dalam mengecek kedua dokumen ini. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh karyawan dalam mengecek PEB adalah nama eksportir (shipper), importir (consignee), pelabuhan muat (port of loading), pelabuhan bongkar (port of delivery), invoice number, tanggal invoice, FOB, freight, CIF, berat kotor, berat bersih, Kode HS, kuantitas barang yang diimpor. Sedangkan untuk pengecekan PIB, hal-hal yang perlu diperhatikan juga sama dengan pengecekan PEB, akan tetapi ditambah pula pengecekan perhitungan pajak impor yang disetorkan ke kas negara yang terdiri dari bea masuk yang bergantung pada kode HS barang impor, PPh pasal 22 sebesar 2,5% dan PPN sebesar 10%. 3. Mengganti cara penerimaan original shiping document yang sebelumnya masih menunggu kedatangan dokumen asli melalui pengiriman udara atau laut dengan telex release atau dikenal juga dengan nama surrender B/L. Dengan metode ini salinan dokumen akan dikirim melalui e-mail atau fax sehingga perusahaan bisa mengurus masalah kepabeanan dengan lebih cepat. Tetapi pemasok akan tetap mengirimkan original shiping document melalui udara atau laut, karena dokumen tersebut nantinya akan disusulkan ke bea cukai sebagai bukti nyata.
72
DAFTAR PUSTAKA Amir, M. S. 2001. Ekspor Impor Teori dan Penerapannya. Jakarta: PT. Pustaka Binama Pressindo. Atmoko, T. 2011. Standard Operasional Procedures (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Program Doktor Universitas Padjajaran. Bandung. Hutabarat, R. 1997. Transaksi Ekspor Impor. Edisi Kedua. Jakarta: Erlangga. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Republik Indonesia. 2006. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2006 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1995 tentang Kepabeanan. Lembaran Negara RI Tahun 2006, No. 93. Sekretariat Negara. Jakarta. Susanto, A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Linggar Jaya. Susilo, A. 2013. Panduan Pintar Ekspor Impor. Jakarta: Transmedia Sutanto, Y. 2011. Evaluasi Standard Operating Procedure (SOP) Impor Barang Elektronik Pada Pelabuhan Tanjung Perak Surabaya Ditinjau Dari UU No. 17 Tahun 2006 Tentang Kepabeanan. Jurnal Ekonomi, Bisnis dan Perbankan 19(20). Tambunan, R. M. 2011. Pedoman Teknis Penyusunan Standard Operating Procedures. Jakarta: Maiestas Publishing. Wakhinuddin. 2007. Standard Operating Procedures (SOP): Isi, Format, dan Manajemen. http://wakhinuddin.wordpress.com/2007/08/. 24 Agustus 2007 (09:03).
73
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama
: Yunita Damastuti
Alamat
: Jl. Tegalrejo Permai I no. 6 RT1/RW9, Salatiga 50733
Nomor telepon
: 085640574846
E-mail
:
[email protected]
Jenis kelamin
: Perempuan
Tempat tanggal lahir : Palembang, 2 Juni 1992 Agama
: Islam
IPK
: 3,81
Pendidikan Formal -
1998 – 2002 : SD Dharma Patra YKPP Pertamina Pangkalan Berandan
-
2002 – 2004 : SDN Tegalrejo 4 Salatiga
-
2004 – 2007 : SMPN 6 Salatiga
-
2007 – 2010 : SMAN 3 Salatiga
-
2010 – 2014 : Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga
Pengalaman Organisasi dan Kepanitiaan -
Anggota Seksi Kesekretariatan Panitia NATIONS 2012
-
Satgas Seminar Peraturan Pemerintah Pelaksana UU AP dan Kapita Selekta PSAK yang Berlaku Tahun 2011 dan 2012
-
Ketua Panitia “Go Ahead” 2013
-
Anggota Kelompok Studi Akuntansi Divisi Research and Development periode 2012/2013
-
Asisten Dosen Fakultas Ekonomika dan Bisnis periode 2012/2013 dan 2013/2014
74
75
