PELAKSANAAN MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI SMK AL WASHILAH JAKARTA
SKRIPSI Diajukan kepada Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan untuk Memenuhi Syarat Mencapai Gelar Sarjana Pendidikan (S.Pd)
Disusun Oleh : Uswatun Hasanah 1112018200040
JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA TAHUN 2016 M/1438 H
ABSTRAK Uswatun Hasanah 1112018200040, “Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis di SMK Al Washilah Jakarta” skripsi di bawah bimbingan Ibu Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd, dan Bapak Drs. Ali Nurdin, M.Pd. Jurusan Manajemen Pendidikan, Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2016. Tujuan Penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan manajemen arsip dinamis di SMK Al Washilah mulai dari tahap penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan arsip. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah observasi, wawancara, dan studi dokumen. Sedangkan teknik analisis data meliputi redukasi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan manajemen arsip dinamis di SMK Al Washilah yang meliputi tahap penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan arsip sudah dilakukan oleh pengelola arsip, namun dalam pelaksanaannya masih berdasarkan pengetahuan pengelola arsip. Penciptaan arsip di SMK Al Washilah berpedoman pad SOP, pendistribusian arsip masih menggunakan pola lama untuk pengurusan surat masuk dan surat keluar, pada tahap penggunaan arsip telah dilakukan pencatatan peminjaman untuk menghindari resiko kehilangan arsip, pengelola arsip sudah melakukan pemelihraan arsip namun belum memenuhi standar yang tertera dalam peraturan Kepala ANRI Nomor: 07 tahun 2005 tentang pelestarian arsip, pada tahap penympanan arsip sekolah ini sudah memiliki ruangan khusus menyimpan arsip, penyusutan arsip sudah dilakukan di sekolah ini namun belum memiliki Jadwal Retensi Arsip. Berdasarkan hasil penelitian ini, sebaiknya dalam pelaksanaan manajemen arsip dinamis di SMK Al Washilah memiliki pegawai khusus yang menangani arsip, selain itu akan lebih baik lagi jika pengelola arsip mengikuti pelatihan dan pengembangan manajemen kearsipan untuk meningkatkan kualitas pengelola arsip.
Kata kunci: Manajemen Arsip Dinamis
i
ABSTRACT Uswatun Hasanah 1112018200040, “Implementation of Records Management at SMK Al Washilah Jakarta”. Mini Thesis the Guidance of Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd, and Drs. Ali Nurdin, M.Pd. Department of Management Education, The Faculty of Tarbiyah and Teacher’s Training, Syarif Hidayatullah State Islamic University Jakarta, 2016. The purpose of this research is known of Records Management at SMK Al Washilah starting from the creation, distribution, use, maintenance, storage, and depreciation archives. In this research the method used is qualitative method which aim. Techniques used in data collection are observation, interviews and document study. Data analysis technique includes data reduction, data presentation, and conclusion. The results of this study can be concluded that the implementation of records management at SMK Al Washilah in the stage of creation, distribution, use, maintenance, storage, and archive depreciation has been done by archives, but the implementation is based on the knowledge archives. Creation of archives at SMK Al Washilah guided pad SOP, distributing archives are still using the old pattern for handling incoming and outgoing mail, at this stage of the use of the archive has been on record borrowing to avoid the risk of losing the archives, archives already doing pemelihraan archives but not yet meet the standards listed in ANRI Head regulation Number 07 of 2005 on the preservation of the archive, the archive penympanan stage of this school already has a special room to save the archive, the archive depreciation has been done at this school but do not have records Retention Schedule Based on these results, we recommend the implementation of records management at SMK Al Washilah have special employees who handle archives, but it would be better if the archive manager of training and development to improve the quality of management of archival archives.
Keywords: Records Management
ii
KATA PENGANTAR
بسم اهلل الرحمن الرحيم Puji syukur Alhamdulillah penulis haturkan kehadirat Ilahi Robbi, Allah SWT. Tuhan semesta alam yang telah menciptakan manusia dari segumpal darah sehingga manusia dapat hidup dengan cahaya ilmu dan pengetahuan. Dengan itulah serta ridho-Nya penulis dapat menyelesaikan seluruh kewajiban dan perjuangannya dalam menjalani penulisan skripsi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, termasuk melakukan penelitian dan menyusun laporan yang berjudul “Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis di SMK Al Washilah Jakarta”. Shalawat beserta salam semoga senantiasa tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah membimbing dan mendidik umatnya dengan ilmu menuju jalan yang diridhoi oleh Allah SWT. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyususnan skripsi ini masih banyak kekurangan, karenannya penulis mohon kritik dan saran dari pembaca agar menjadi lebih baik lagi di masa mendatang. Dalam penyusunan skripsi ini penulis mendapatkan dukungan penuh dari berbagai pihak yang telah membantu dan memberikan dorongan moril maupun materil. Ucapan terimakasih tersebut penulis sampaikan khususnya kepada: 1. Prof. Dr. Ahmad Thib Raya, MA, Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan beserta staff yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk menempuh pendidikan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Dr. Hasyim Asy’ari M.Pd, selaku ketua Jurusan Manajemen Pendidikan, sekaligus Dosen Pembimbing Akademik penilis. 3. Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd, selaku dosen pembimbing I. Terimakasih setulusnya penulis sampaikan atas apresiasi, nasehat, motivasi, dan bimbingannya kepada penulis sehingga penulisan skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik. 4. Drs. Ali Nurdin, M.Pd, selaku dosen pembimbing II. Terimakasih setulusnya penulis sampaikan atas apresiasi, nasehat, motivasi, dan
iii
bimbingannya kepada penulis sehingga penulisan skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik. 5. Seluruh dosen FITK khususnya dosen Manajemen Pendidikan yang telah mengajarkan ilmu yang bermanfaat, mendidik dan membimbing penulis selama kuliah di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, semoga apa yang telah diajarkan bisa penulis terapkan dalam kehidupan penulis di masa yang akan datang. 6. Seluruh pegawai dan staff perpustakaan, baik perpustakaan umum maupun perpustakaan tarbiyah yang telah memberikan izin kepada penulis untuk menggali ilmu, mencari referensi demi terselesaikannya skripsi ini. 7. Bapak Sahata Pane S.T, Kepala Sekolah SMK Al Washilah Jakarta serta seluruh dewan guru dan pegawai yang telah memberikan izin bagi penulis untuk melakukan penelitian, serta telah banyak membantu penulis dalam memperoleh data dan informasi yang penting bagi penulis. 8. Yang tercinta Ayah Masan dan Ibu Hamliah, adikku Intan Prihatini, beserta keluarga besarku yang tak henti-hentinya memberikan motivasi serta do’a yang tulus demi keberhasilan penulis dalam menyelesaikan pendidikan ini dengan baik. Dukungan moril maupun materil, kasih sayang, nasehat serta bimbingan kalian yang luar biasa sangat bermanfaat bagi penulis. Semoga Allah membalasnya dengan limpahan pahala yang berlipat ganda. Aamiin. 9. H.M. Syahidi Rahman, MA. dan Ustadzah Atie Rohayati, S.Pd.I, Guru yang sangat berjasa bagi penulis di dalam peyusunan skripsi ini. Semoga Allah membalasnya dengan limpahan pahala yang berlipat ganda. Aamiin. 10. Adik-adikku yang lucu (Fairuz, Rasya, Quina, Caca, dan Dzakira) yang selalu menjadi penghibur bagi penulis. 11. Teman-teman seperjuangan di Jurusan Manajemen Pendidikan Khususnya Kelas B angkatan 2012, dan teman- teman Power Ranger. Terlebih kepada Fitrianna, Nada Khoirotunnisa, Alprilia Rachmawati Nuryani, Annisa Nur Utami, Siti Karisma, Azka Zakiyah, serta teman-teman seperjuangan lain yang tidak bisa disebutkan satu persatu yang senantiasa menemani dalam iv
suka maupun duka, terimakasih atas kerjasama dukungan dan bantuan kalian semua yang selalu memberikan semangat bagi penulis. 12. Sahabat-sahabat tercinta Sohiman, Putri Rijkiyah, S.Pd, Dyaan Farhan Attazani, Diah Sismawati, Ameliani, Nur Atikah, Fitri Mustazhaika, Devi Sri Mulyani, Nurul LH, dan Agis, terimakasih atas dukungannya dan masukan-masukan positifnya kepada penulis. 13. Keluarga Besar Yayasan Pendidikan Islam Santanour, Kepada seluruh rekan-rekan Guru RA dan MI An-Nuriyah, yang senantiasa memberi motivasi dan dukungannya kepada penulis. 14. Serta keluarga Besar PASBARETA, Kak Fadhil, Asyrovi, Cherul, Herdi, Sudirman, Ridho, Ajizah, dkk. Terimakasih semangatnya. Penulis hanya dapat mendo’akan semua pihak yang telah berpartisipasi dan membantu penulis dengan tulus dalam penyusunan skripsi ini semoga dicatat sebagai amal baik oleh Allah SWT. Dan akan dibalas dengan balasan kebaikan yang berlipat ganda. Tak lupa penulis juga mohon dibukakan pintu maaf yang sebesar-besarnya jika dalam penulisan skripsi ini terdapat hal yang kurang berkenan. Penulis sangat berharap agar skripsi ini bisa bermanfaat khususnya bagi penulis dan umumnya bagi para pembaca sekalian.
Jakarta, 29 November 2016
Penulis
v
DAFTAR ISI
LEMBAR JUDUL LEMBAR PENGESAHAN PEMBIMBING LEMBAR PENGESAHAN UJIAN SURAT PERNYATAAN KARYA SENDIRI ABSTRAK ............................................................................................................... i KATA PENGANTAR ............................................................................................. iii DAFTAR ISI ............................................................................................................ vi DAFTAR GAMBAR ................................................................................................ ix DAFTAR TABEL ................................................................................................... x DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................... xi BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ....................................................................................... 1 B. Identifikasi Masalah ............................................................................... 3 C. Pembatasan Masalah ............................................................................... 4 D. Perumusan Masalah ................................................................................ 4 E. Manfaat Penelitian .................................................................................. 4
BAB II KAJIAN TEORI A. Deskripsi Teoritik ................................................................................... 6 1. Pengertian Arsip ........................................................................... 6 2. Arsip Dinamis ................................................................................ 10 3. Manajemen Kearsipan .................................................................. 12 a. Pengertian Manajemen Kearsipan ........................................ 12 b. Fungsi Manajemen Kearsipan .............................................. 13 c. Sistem Kearsipan yang Baik ................................................ 16 4. Pengelolaan Arsip Dinamis ......................................................... 20 a. Tahap Penciptaan Arsip ....................................................... 22 b. Tahap Pendistribusian Arsip ................................................ 24 c. Tahap Penggunaan Arsip ..................................................... 29
vi
d. Tahap Pemeliharaan Arsip ................................................... 30 e. Tahap Penyimpanan Arsip ................................................... 33 f. Tahap Peyusutan Arsip......................................................... 44 B. Penelitian Relevan .................................................................................. 47 C. Kerangka Berpikir .................................................................................. 47
BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Tujuan Penelitian..................................................................................... 50 B. Tempat dan Waktu Penelitian ................................................................ 50 C. Metodologi Penelitian ............................................................................ 50 D. Sumber Data ............................................................................................ 51 E. Teknik Pengumpulan Data ...................................................................... 52 F. Teknik Analisis Data ............................................................................... 53
BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Objek Penelitian ....................................................... 55 1. Latar Belakang Berdirinya SMK Al Washilah Jakarta .................... 55 2. Tujuan SMK Al Washilah Jakarta ................................................... 55 3. Visi dan Misi SMK Al Washilah Jakarta .......................................... 56 4. Struktur Oranisasi SMK Al Washilah Jakarta................................... 56 5. Keadaan Guru, Ssiwa, dan Karyawan SMK Al Washilah Jakarta .... 58 6. Keadaan Sarana dan Prasarana SMK Al Washilah Jakarta............... 60 B. Hasil Penelitian ...................................................................................... 61 1. Penciptaan Arsip .............................................................................. 62 2. Distribusi Arsip ................................................................................ 65 3. Penggunaan Arsip ............................................................................ 67 4. Pemeliharaan Arsip .......................................................................... 69 5. Penyimpanan Arsip .......................................................................... 71 6. Penyusutan Arsip ............................................................................. 73
vii
BAB V PENUTUP A. KESIMPULAN ...................................................................................... 76 B. SARAN .................................................................................................. 77 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................. 78 LAMPIRAN
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Daur Hidup Arsip .............................................................................. 21
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Ukuran Kertas Seri A, B, dan C ........................................................... 23 Tabel 2.2 Contoh Penulisan Indeks dengan Cara Straight Order ......................... 38 Tabel 2.3 Contoh Penulisan Indeks dengan Cara Indexing Order ........................ 38 Tabel 2.4 Indeks Nama Orang ............................................................................. 39 Tabel 2.5 Indeks Nama Perusahaan ..................................................................... 39 Tabel 2.6 Jadwal Retensi Arsip ............................................................................ 45 Tabel 3.1 Kisi-Kisi Wawancara ........................................................................... 52 Tabel 4.1 Struktur Organisasi ............................................................................... 57 Tabel 4.2 Jumlah Guru ......................................................................................... 58 Tabel 4.3 Jumlah Karyawan ................................................................................. 58 Tabel 4.4 Data Guru dan Karyawan ..................................................................... 58 Tabel 4.5 Jumlah Murid TKJ ............................................................................... 60 Tabel 4.6 Jumlah Murid AP ................................................................................. 60 Tabel 4.7 Keadaan Sarpras ................................................................................... 60
x
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
: Pedoman Obesrvasi
Lampiran 2
: Pedoman Wawancara
Lampiran 3
: Hasil Wawancara Kabag Tata Usaha
Lampiran 4
: Hasil Wawancara Kepala Sekolah
Lampiran 5
: Hasil Wawancara Staf Administrasi
Lampiran 6
: SOP Pengarsipan Surat SMK Al Washilah
Lampiran 7
: Contoh Kop Surat SMK Al Washilah Jakarta
Lampiran 8
: Dokumentasi
Lampiran 9
: Lembar Uji Referensi
Lampiran 7
: Surat Permohonan Bimbingan Skripsi
Lampiran 8
: Surat Permohonan Izin Penelitian
Lampiran 9
: Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian
Lampiran 10
: Biodata Penulis
xi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Kegiatan administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali arsip secara keseluruhan dan dalam suatu hubungan satu sama lain. Kegiatan administrasi selalu ada disemua ruang lingkup kerja ataupun kegiatan, baik di instansi pemerintah, umum maupun lembaga pendidikan. Administrasi identik dengan surat-menyurat atau ketatausahaan. Kegiatan pendukung yang terdapat pada setiap bagian dalam suatu organisasi atau sekolah memiliki fungsi yang cukup penting. Pada mulanya ketatausahaan berarti setiap penyusunan keterangan di buat secara sistematis dan pencatatannya dibuat secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh keterangan keterangan dalam keseluruhan kegiatan sekolah dan dalam kesatuan hubungan antara suatu kegiatan dan kegiatan lainnya. Kegiatan
administrasi
yang
dilakukan
hampir
seluruhnya
menggunakan bahan berupa kertas. Surat-surat atau informasi tersebut tidak boleh hilang, karena apabila terjadi kehilangan surat-surat dan informasi penting lainnya maka akan menimbulkan kerugian bagi instansi tersebut. Di sinilah pentingnya salah satu kegiatan dalam bidang administrasi atau ketatausahaan, yaitu pengelolaan arsip. Kearsipan mempunyai peranan penting sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan, “penganalisisan”, ”pengembangan”, perumusan kebijakan, pengambilan
1
2
keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian secepat-cepatnya.1 Karena signifikannya sebuah informasi, arsip harus dikelola di dalam suatu system yang disebut manajemen keasripan. Manajemen kearsipan merupakan pengelolaan terhadap keseluruhan daur hidup arsip. Seluruh lembaga atau organisasi membutuhkan manajemen dokumen karena membutuhkan akses yang efektif dan efisien terhadap data serta informasi yang ada di dalam organisasi, khususnya lembaga pendidikan dimana lembaga tersebut banyak menyimpan data-data yang bersifat penting. Sebagaimana dijelaskan dalam firman Allah dalam surat Al Jaatsiyah ayat 29 yang artinya: “inilah kitab (catatan) kami yang menuturkan terhadapmu dengan benar. Sesungguhnya kami telah menyuruh mencatat apa yang telah kamu kerjakan. Dalam firman Allah tersebut dijelaskan bahwa Allah memerintahkan kepada setiap manusia agar setiap pekerjaan yang telah dikerjakan harus ada catatannya, karena setiap catatan akan dijadikan sebuah laporan pertanggungjawaban diakhirat. Begitu pula didalam organisasi, pekerjaan yang dilakukan harus dicatat, disimpan dan dipelihara untuk dijdikan pedoman bagi pimpinan dalam mengambil keputusan. Serta mengutip dari pernyataan salah satu guru di SMK Al Washilah mengatakan bahwa “ kearsipan sangat penting bagi sekolah, di mana kearsipan dapat dijadikan sebagai bahan atau pedoman kepala sekolah untuk mengambil keputusan dan merumuskan kebijakan, namun dalam kegiatan arsip di sini belum ada tenaga khusus yang menangani kersipan, jadi arsip masih dikelola oleh Tata Usaha” (Untari S.Pd, wawancara, 17 Juli 2016). Arsip-arsip yang ada di lembaga pendidikan di antaranya adalah kurikulum, proses belajar mengajar, administrasi dan manajemen sekolah, 1
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan; Untuk Lembaga Negara Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: PT.Bumi Aksara, 2012), h.2.
3
organisasi dan kelembagaan, sarana dan prasarana, tenaga kependidikan dan staf- stafnya, pebiayaan, dan peserta didik. Namun pada kenyataan yang terjadi saat ini bahwa kearsipan belum mendapatkan perhatian khusus. Berdasarkan penelitian awal penulis menemukan bahwa dalam pengelolaan arsip di SMK Al Washilah belum ada petugas khusus yang menangani bagian arsip. Mengenai sarana dan prasarana arsip di SMK Al washilah, ruangan penyimpanan sudah tersedia, namun ruangan penyimpanan arsip seringkali dipindahkan karena alasan tertentu, sehingga dengan adanya pemindahan ini resiko kehilangan arsip bisa saja terjadi. Karena sekolah ini berada dibawah naungan Yayasan, maka ada beberapa arsip yang disimpan oleh pihak Yayasan, berupa data SPP, dan data keuangan lainnya semua dikelola oleh yayasan. Pihak sekolah juga kurang memperhatikan tahap Penyusutan Arsip, dimana penyusutan arsip dilaksanakan hanya berdasarkan teori tapi tidak ada jadwal tertulis untuk mengadakan penyusutan arsip. Dari berbagai permasalahan yang terjadi penulis ingin membahas pentingnya memberikan petunjuk kerja bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut dikelola, dari mulai penerimaan sampai dengan penyusutannya. Melihat kenyataan tersebut dan menyadari betapa pentingnya peran arsip bagi sekolah, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “PELAKSANAAN MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI SMK AL WASHILAH JAKARTA” B. Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut maka dapat di indentifikasi masalah sebagai berikut : 1. Rendahnya pemahaman tenaga administrasi tentang manajemen kearsipan yang baik 2. Kurang terpeliharanya arsip dengan baik 3. Sarana dan prasarana pengelolaan arsip yang kurang memadai
4
4. Kurangnya perhatian dari pihak sekolah terhadap penyusutan dan pemusnahan arsip. C. Pembatasan Masalah Berdasarkan identifikasi masalah di atas diperlukan pembatasan masalah agar penelitian ini dapat dilaksanakan dengan mudah, terarah, tidak meluas, dan mendapatkan hasil sesuai dengan yang diinginkan. Maka untuk menentukan fokus penelitian, penulis hanya meneliti mengenai Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis di SMK Al Washilah Jakarta, meliputi: Tahap penciptaan, tahap pendistribusian, tahap penggunaan arsip, tahap pemeliharaan arsip, tahap penyimpanan arsip, dan tahap penyusutan arsip. D. Perumusan Masalah Dari latar belakang dan pembatasan masalah di atas, maka perumusan permasalahan dalam penelitian ini tentang Bagaimana Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis di SMK Al Washilah Jakarta yang meliputi: Tahap Penciptaan, Tahap Pendistribusian, Tahap Penggunaan Arsip, Tahap Pemeliharaan Arsip, Tahap Penyimpanan Arsip, dan Tahap Penyusutan Arsip. E. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Teoritis Penelitian ini bermanfaat memberikan masukan pengembangan ilmu
pengetahuan
pelaksanaan
mengenai
manajemen
hal-hal
kearsipan
yang
terutama
berkaitan bagi
dengan
mahasiswa
manajemen pendidikan. 2. Manfaat praktisi a. Bagi Sekolah Penelitian ini diharapkan menjadi masukan dan saran bagi sekolah, agar kedepannya dapat melaksanakan manajemen kearsipan lebih baik lagi.
5
b. Bagi Penulis Menambah pengalaman dan ilmu mengenai masalah yang berhubungan dengan pengelolaan kearsipan. c. Bagi Universitas Penelitian ini diharapkan dapat membantu mahasiswa untuk menerapkan
ilmu
yang
pernah penulis
terima
untuk
mempraktekkannya langsung ke lapangan kerja, khususnya dalam dunia pendidikan.
BAB II KAJIAN TEORI A. Deskripsi Teoritik 1. Pengertian Arsip Yohannes Suraja menjelaskan bahwa Arsip adalah sekumpulan warkat yang mempunyai nilai guna dan disimpan secara sistematis sehingga dapat disediakan dengan cepat bilamana dibutuhkan. Didalam pengertian arsip ini terkandung tiga ciri arsip yang baik yaitu sebagai sekumpulan warkat yang mempunyai nilai guna, disimpan secara sistematis, dan dapat disediakan dengan cepat bila dibutuhkan.1 Arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang dapat berwujud suratmenyurat, data dan bahan-bahan yang dapat berbicara dan dapat memberi keterangan yang jelas dan tepat. Data atau bahan itu dapat berupa barang cetakan, kartu-kartu lembaran dan buku catatan yang berisi korespondensi, dapat juga berbentuk hasil penelitian, skripsi dan lain-lain.2 Menurut Atmosudirdjo, arcief dalam bahasa Belanda mempunyai pengertian sebagai berikut : a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahanbahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar dan dokumendokumen. b. Kumpulan literatur dari bahan-bahan kearsipan tersebut di atas. c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.3 Dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang “Kearsipan” Pasal 1 dijelasakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan 1
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: Dioma, 2006),cet. 1, h.38. A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan; Suatu Pengantar, (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 1993), Cet.4, h.92. 3 H.M. Nawawi Dg. Sibali, Penerapan Sistem Kearsipan pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Kutai Barat, Jurnal Eksis,vol.6, 2010. 2
6
7
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi
politik,
organisasi
kemasyarakatan,
dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.4 Arsip dalam istilah Bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula”. Atas dasar pengertian diatas maka termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, datar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.5 Ricks (1992) dalam Sambas Ali Mudini menyebutkan, “ record information, regardies off medium or characteristic, made or received by an organization that is useful in the operation of the organization.” (arsip adalah suatu informasi yang terekam dalam media dan bentuk apapun, yang di buat atau diterima oleh organisasi dalam rangkaoperasional organisasi).6 Berdasarkan pengertian diatas penulis sependapat dengan teori tersebut. Kemudian penulis mencoba menyimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, maupun ketikan dalam bentuk huruf, angka, ataupun gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan sumber informasi yang terekam dalam kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.
4
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang “Kearsipan”. Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi…, h.1. 6 Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h.2. 5
8
a. Jenis-jenis Arsip Arsip merupakan suatu yang hidup, tumbuh dan terus berubah seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintah. Menurut Zulkifli Amsyah, ditinjau dari segi hukum dan perundang-undangan arsip dibagai menjadi 2 (dua) jenis, yaitu: a) Arsip Otentik yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keasbsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. b) Arsip tidak otentik yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, microfilm, keluaran (output/print-out) computer, dan media computer seperti disket dan sebagainya.7 Berdasarkan seringnya suatu arsip dipakai atau digunakan, arsip dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu: a) Arsip yang aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan kerja. b) Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang digunakan dalam proses penyelenggaraan kerja tetapi kadang-kadang masih diperlukan juga dalam proses penyelenggaraan pekerjaan.8 Berdasarkan teori diatas dapat disimpulkan bahwa arsip dibagi menjadi dua jenis, yaitu: arsip otentik dan arsip tidak otentik. Arsip Otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film), sedangkan arsip tidak otentik yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi dua macam yaitu: arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih 7
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,2003), Cet. 10, h.34. 8 H.M. Nawawi Dg. Sibali, Penerapan Sistem Kearsipan pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Kutai Barat, Jurnal Eksis,vol.6, 2010, h.1572.
9
dipergunakan secara langsung dalam kegitan perkantoran sehari-hari, sedangkan arsip stastis adalah asrip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. b. Peranan dan Fungsi Arsip a) Peranan Arsip Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan” sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”. “penganalisisan”. “pengembangan”, perumusan kebijaksanaan,
pengambil
keputusan,
pembuatan
laporan,
pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.9 Arsip mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat atau mengambil keputusan secara tepat mengenai suau masalah yang sedang dihadapi. Berdasarkan pengertian diatas penulis mencoba mnyimpulkan bahwa arsip berperan sangat penting sebagai alat pengingat dan sumber informasi baik individu maupun kelompok atau organisasi, bagi pemimpin arsip berperan sebagai bahan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh karena itu harus ada sistem kearsipan yang baik agar arsip dapat disajikan kembali dengan mudah dan cepat. b) Fungsi Arsip Pengelolaan arsip yang baik perlu dilakukan karena arsip memiliki banyak fungsi terutama sebagai sumber informasi.
9
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi…, h. 2.
10
Sebagai sumber informasi, arsip dapat dimanfaatkan untuk kepentingan sebagai berikut:10 1. Mendukung proses pengambilan keputusan. 2. Menunjang proses perencanaan. 3. Mendukung pengawasan. 4. Sebagai alat pembuktan. 5. Sebagai memori organisasi. 6. Dapat digunakan untuk kepentingan publik dan ekonomi. Menurut Yohannes Suraja, secara umum fungsi arsip adalah menjadi sumber data atau informasi yang dibutuhkan setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi dan pekerjaan di dalam organisasi dan kebutuhan individual.Fungsi arsip dapat dibedakan menurut penggolongan arsip dinamis dan arsip statis.11 Pada dasarnya Arsip dikelompokkan menjadi tiga yakni arsip dinamis, arsip dinamis inaktif dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan, arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang yang jarang digunakan namun harus tetap dijaga untuk digunakan untuk memenuhi syarat retensi sesuai undang-undang, sedangkan arsip statis adalah dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan lain-lain, namun tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Dari ketiga macam arsip tersebut penulis memfokuskan pada arsip dinamis untuk penelitian ini. 2. Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan,
pelaksanaan,
penyelenggaraan
kehidupan
kebangsaaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam 10
Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h.3. 11 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: Dioma, 2006),cet. 1, h.37.
11
penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.12 Arsip dinamis (record) artinya informasi terekam, termasuk data dalam sistem computer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transasksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. Definisi tersebut merujuk kepada mengapa arsip dinamis diciptakan dan alasan mengapa arsip dinamis disimpan. Arsip dinamis yang disimpan menunjang kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti aktivitas tersebut.13 Arsip dinamis dapat dibagi menjadi beberapa kategori. Kategori yang lazim digunakan meliputi: (1) Arsip dinamis administrative, meliputi dokumentasi prosedur, formulir atau boring dan korespondensi. Contoh pedoman staf, rooster, buku log menyangkut tugas pemeliharaan, pembukuan perjalanan. (2) Arsip dinamis akuntansi meliputi laporan, formulir, dan korespondensi terkait. Contoh: tagihan invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah. (3) Arsip dinamis proyek meliputi korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan produk, dan sebagainya yang berkaitan dengan proyek tertentu. (4) Berkas kasus meliputi arsip dinamis nasabah, asuransi, kontrak, dan berkas tutntutan hukum.14 Arsip Dinamis berfungsi sebagai salah satu sumber data atau informasi yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan organisasi dan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi organisasi swasta dan administrasi Negara.15
12
Zulkifly Amsyah, Manajemen Kearsipan,…, h.2. Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2003), h.13. 14 Ibid, h.13 15 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: Dioma, 2006),cet. 1, h.37. 13
12
Dari beberapa pengertian diatas penulis mencoba menyimpulkan bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi maupun sekolah sebagai alat pengambilan keputusan, dan juga sumber informasi. 3. Manajemen Kearsipan a. Pengertian Manajemen Kearsipan Manajemen kearsipan adalah pelaksanaan pengaasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan usahanya. Ia mengawasi system penyimpanan arsip organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. Dengan kata lain, manajemen kearsipan memerlukan pengawasan sistematik mulai dari pencipataan, atau penerimaan arsip, kemudian pemrosesan, penyebaran, pengorganisasian, penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip.16 Menurut Zulkifly Amsyah pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan, dengan kata lain manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan,
pengawasan,
pemindahan
dan
pemusnahan terhadap arsip yang tercipta, jadi pekerjaan tersebut meliputi siklus kehidupan arsip sejak lahir sampai mati.17 Odgers
(2005)
dalam
Badri
M.Sukoco
mendefinisikan
Manajemen Arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Adapun Charman (1998) mendefinisikannya sebagai proses yang menitik beratkan pada efesiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan.18 16
Laksmi,dkk, Manajemen Perkantoran Modern, (Jakarta: Rajawali Pers, 2015), Ed.1, Cet.1, h.207. 17 Zulkifly Amsyah, Manajemen Kearsipan,…, h.4. 18 Badri M.Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran, (Jakarta: Eralngga, 2007), h.82.
13
Berdasarkan definisai diatas, penulis menyimpulkan bahwa Manajemen Kearsipan adalah proses pengaturan kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan segala bentuk surat dokumen maupun naskah yang bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali padaa saat dokumen diperlukan. Oleh karena itu dalam pelaksanaan manajemen kearsipan seorang manajer harus atau pengelola kearsipan harus dapat mengelola seluruh unsur yang terlibat dalam proses pengurusan arsip sehingga pekerjaan perkantoran lebih efektif dan efisien. b. Fungsi Manajemen Kearsipan Manajemen kearsipan dilakukan dengan melaksanakan fungsifungsi manajemen yang bentuknya yaitu aktivitas perencanaan kearsipan, pengorganisasian bidang kearsipan, penyusunan personalia (staf) bagian kersipan, pengarahan kerja dan pegawai kersipan, dan pengawasan terhadap kegiatan pokok (operasional) kersipan.19 Menurut teori diatas, fungsi-fungsi manjemen kearsipan adalah sebagai beriut: 1) Fungsi Perencanaan Menurut Stoner, Perencanaan adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tersebut.20 Perencanaan adalah tahap awal dari sebuah kegiatan dan menjadi syarat yang mutlak agar pelaksanaan manajemen terlaksana dengan baik. Dalam melaksanakan perencanaan, harus benar-benar memikirkan hal-hal buruk atau kendala yang mungkin akan terjadi dalam pelaksanaan kegiatan yang direncanakan, serta memikirkan alternative yang bisa di lakukan untuk menhadapi kendala yang terjadi.
19
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: Dioma, 2006),cet. 1, h.62-63. Khaerul Umam, Manajemen Perkantoran; Referensi untuk Para Akademisi dan Praktisi, (Bandung: Pustaka Setia,2014), cet. 1, h.24. 20
14
Fungsi perencanaan dalam bidang kearsipan dilakukan dengan menyusun pola klasifikasi arsip, kode, dan indeks; menyusun pedoman pemrosesan surat masuk dan surat keuar; menyusun jadwal retensi arsip; dan perencanaan fasilitas atau perbekalan yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas kearsipan.21 2) Fungsi Pengorganisasian Pengorganisasian
merupakan
fungsi
kedua
dalam
manajemen, pengorganisasian sendiri adalah suatu proses kegiatan penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber dan lingkungannya. Adapun
fungsi
peorganisasin
kearsipan
dilakukan
dengan melaksanakan pembagian kerja, menetukan hubungan kerja intern untit kearsipan, dan antara unit kersipan dengan unit pengolah di dalam organisasi.22 3) Fungsi Penyusunan Staf Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi yang mencakup perekrutan
tenaga
kerja,
pengembangannya
sehingga
memberikan daya guna maksimal kepada organisasi.23 Penyusunan staf berfungsi untuk menjalin bahwa perusahaan atau organisasi mendapatkan pegawai yang tepat dan memilkiki keahlian dibidang tertentu, untuk mengisi jabatan atau pekerjaan tertentu. Fungsi
penyusunan
staf
dalam
bidang
kearsipan
mencakup pelaksanaan penentuan kebutuhan tenaga kerja dibidang kearsipan, rekrutmen, seleksi, orientasi, penempatan,
21
Yohanes suraja. op.cit. h.65. Ibid, h.65. 23 Khaerul Umam, Manajemen Perkantoran; Referensi untuk Para Akademisi dan Praktisi, (Bandung: Pustaka Setia,2014), cet. 1, h.27. 22
15
penggajian, penjaminan kesejahteraan, pengembangan pegawai dan pemberhentian pegawai.24 4) Fungsi Pengarahan Pengarahan yang dilakukan dengan motivasi oleh manajer kearsipan kepada para pegawainya, memelihara komunikasi atau hubungan kerja yang efektif, menggerakan dan
mempengaruhi
petugas
arsip
agar
mau
bekerja
menyumbangkan kemampuan yang dimiliki untuk mencapai tujuan kearsipan.25 Berdasarkan teori diatas, dapat dikatakan bahwa fungsi pengarahan dalam kersipan diberikan oleh pemimpin kepada pegawai yang menangani bidang kearsipan dengan cara memberikan motivasi dan memelihara komunikasi yang baik, serta menggerakan pegawau kearsipan agar mau dan mampu bekerja dengan baik demi tercipatanya sistem kearsipan yang baik dalam sebuah organisasi atau lembaga tersebut. 5) Fungsi Pengarahan Pengarahan yang dilakukan dengan motivasi oleh manajer kearsipan kepada para pegawainya, memelihara komunikasi atau hubungan kerja yang efektif, menggerakan dan
mempengaruhi
petugas
arsip
agar
mau
bekerja
menyumbangkan kemampuan yang dimiliki untuk mencapai tujuan kearsipan.26 Berdasarkan teori diatas, dapat dikatakan bahwa fungsi pengarahan dalam kersipan diberikan oleh pemimpin kepada pegawai yang menangani bidang kearsipan dengan cara memberikan motivasi dan memelihara komunikasi yang baik, serta menggerakan pegawau kearsipan agar mau dan mampu
24
Yohanes Suraja, loc.cit, h.66. Ibid, h.66. 26 Ibid, h.66. 25
16
bekerja dengan baik demi tercipatanya sistem kearsipan yang baik dalam sebuah organisasi atau lembaga tersebut. 6) Fungsi Pengawasan Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian, merupakan salah satu fungsi manajemen berupa mengadakan penilaian, dan jika perlu mengadakan koreksi sehingga pekerjaan bawahan menjadi terarah sesuai dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan.27 Yohannes Suraja menjelaskan fungsi pengawasan dalam kearsipan dilakukan dengan cara melaksanakan pengawasan sebelum pelaksanaan pekerjaan (preecontrol), pengawasan pada pelaksanaan pekerjaan (concurrent control), pengawasan setelah pelaksanaan pekerjaan (feedback control) kearsipan. Semua fungsi manajemen kearsipan tersebut merupakan tanggung jawab manajer keasripan dan kepala kantor organisasi.28 Pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen kearsipan berguna untuk menunjang terciptanya sistem kearsipan yang baik. Oleh karena itu orang yang mengelola sebuah sitem kearsipan haruslah orang yang memiliki kemampuan dalam bidang kearsipan sehingga ia mampu melaksanakan fungsi-fungsi manajemen kearsipan dengan optimal demi tercapainya tujuan organisasi. c. Sistem Kearsipan Yang Baik Penyelenggaraan kearsipan secara baik dan benar, selain merupakan aset suatu organisasi, juga berguna sebagai bahan pengambilan keputusan organisasi pemerintah maupun swasta, karena dengan arsip/dokumen yang teratur dan benar pengambilan keputusan dapat dilakukan cepat dan tepat. Terselenggaranya kearsipan secara 27
Khaerul Umam, Manajemen Perkantoran; Referensi untuk Para Akademisi dan Praktisi, (Bandung: CV Pustaka Setia, 2014), h.27. 28 Yohannes suraja, Loc.cit, cet.1, h.66.
17
baik dapat meminimalisir kesalahan manajemen yang akan diambil oleh organisasi pemerintah maupun swasta melalui tersedianya informasi yang tersaji dengan baik dan benar, oleh karena itu dalam pelaksananan manajemen kearsipan diperlukan sistem kearsipan yang baik. Pokok-pokok sistem kearsipan yang baik adalah:29 1) Kepadatan Tidak perlu banyak menggunakan tempat, khususnya ruang lantai. 2) Hal dapat didekati Lemari surat harsuu ditempatkan sedemikian rupa, sehingga surat-surat mudah menyimpan atau mengambilnya. 3) Kesederhanaan Sistem (khususnya sistem klasifikasi) harus mudah di mengerti dan dilaksanakan. 4) Keamanan Kepada dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya. 5) Kehematan Sistem kearsipan harus hemat dalam biaya berupa uang dan dalam biaya tenaga kerja dan biaya tambahan. 6) Fasilitas Bilamana diperlukan sistem kearsipan harus dapat di perluas. 7) Arsip harus dapat diketemukan kembali dengan penangguhan yang seminimum-minimumnya. 8) Referensi yang banyak harus diberikan bila diperlukan, sehingga
sebuah
dokumen
dapat
diketemukan
bermacam-macam kepala (heding).
29
Moekijat, Administrasi Perkantoran, ( Bandung: CV. Mandar Maju, 2008), h.118-119.
melalui
18
9) Surat-surat harus selalu disimpan secara up-to-date, meskipun hal ini dapat tergantung kepada penyusun tenaga kerja dan pengawasan. 10) Beberapa sistem yang menggunakan petunjuk ke luar harus menunjukkan
dokumen-dokumen
mana
yang
telah
dipindahkan, bilamana, dan oleh siapa. 11) Harus diperginakan sistem klasifikasi yang paling tepat. Ada beberapa Faktor kearsipan yang baik diantaranya sebagai berikut:30 a. Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat. Sistem penyimpanan arsip atau yang sering disebut filling system adalah suatu rangkaian tata acara yang teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun/ menyimpan arsip-arsip sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara cepat. Cepat atau lambatnya penemuan kembalu dari tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan setiap benda arsip. b. Fasilitas kearsipan memenuhi syarat Dalam kamus
administrasi,
“fasilitas” diartikan sebagai
kebuthan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaanpekerjaan dalam suatu usaha kerja sama manusia. Fasilitas Kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4 golongan, yaitu: 1) Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon, dan sebagainya. 2) Alat-alat penerimaan surat seperti bak/kotak surat, meja tulis, rak dan sebagainya. 3) Alat penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti map ordner, folder, lemari, filling cabinet dan seterusnya.
30
A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan: suatu pengantar, (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada,1993), Cet.4, h.103-104.
19
4) Alat-alat lainnya sperti ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok soal dan sebagainya. c. Petugas kearsipan memenuhi syarat Seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga persyaratan untuk petugas tata usaha, umumnya yaitu memiliki pengetahuan dibidang; 1) pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat menyurat dan arsip 2) pengetahuan
tentang
seluk
beluk
instansinya
yakni
organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya 3) pengetahuan khusus tentang tata kearsipan 4) memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan. 5) Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapihan, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi. Yohanes
Suraja menjelaskan sistem kearsipan
yang baik
mempunyai kriteria tertentu, yaitu: 1) Tingkat pencapaian tujuan kearsipan yang tinggi, yakni arsip yang disimpan cenderung tidak ada yang rusak , tidak ada yang hilang, sehingga arsip yang benar dapat disediakan pada orang yang membutuhkannya pada waktu yang cepat dan dengan biaya yang serendah-rendahnya. 2) Dari aspek unsur-unsur input, sistem kearsipan dalam keadaan baik apabila: a. Data dan informasi yang tersedia memenuhi syarat benar, lengkap, tepat dan relevan. b. Pejabat dan pegawai kearsipan mempunyai kompetensi dan harus cerdas, teliti, cekatan, dan rapih dalam melaksanakan kerja dibidang kearsipan.
20
c. Peralatan yang ada harus lengkap macamnya, jumlahnya mencakupi, keadaannya baik, dan mengikuti perkembangan teknologi kearsipan. d. Uang atau anggaran yang ada cukup untuk membiayai semua unsur
input,
proses
kerja
kearsipan,
pemeliharaan,
penyimpanan dan penyusunan arsip. Dari aspek proses atau rangkaian kegiatan kearsipan, sistem kearsipan yang baik ditandai dengan pelanksanaan penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan naskah dapat berjalan dengan sesuai prosedur dan metode kerja yang telah ditentukan yang dapat menjamin dihasilkannya output yang benar. Segi output dari proses kearsipan, arsipnya memenuhi cirri-ciri arsip sebagai arsip yang baik: sebagai sekumpulan warkat yang mempunyai nilai guna dan disimpan secara sistematis, sehingga bila dibutuhkan dapat segera ditemukan kembali dengan cepat..31 4. Pengelolaan Arsip Dinamis Menurut Kennedy (1998) dalam Lolytasari, menjelaskan bahwa manajemen rekod dalam organisasi berperan sebagai (1) menyediakan informasi yang diperlukan secara berkelanjutan untuk perkembangan masa depan atau dalam memperbaiki aktivitas organisasi, (2) melindungi organisasi dari kasus yang bersifat hukum atau yang memungkinkan menjadi bahan bukti bahwa rekod tersebut dapat dijadikan bahan dipengadilan, (3) memenuhi persyaratan akubtabilitas yang ditentukan dengan pengaturan lingkungan di mana organisasi tersebut beroperasi.32 Dalam pengelolaan Arsip Dinamis setiap data dan informasi selalu mengalami proses, demikian pula dengan data pendidikan yang juga melewati siklus yang disebut dengan daur hidup arsip. 31
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan,…, h.25-26. Lolytasari, Penyusutan Arsip Perguruan Tinggi dalam Upaya Penyelamatan Arsip, Record and Library Journal, vol.1, 2015, h.31. 32
21
Menurut Ricks & Gow dalam Yohanes Suraja mengatakan bahwa, Daur Hidup Arsip terdiri dari: Gambar 2.1 Daur Hidup Arsip Diolah dari Ricks & Gow (91984:10)
Penyusutan: Pemindahan
Penghancuran Pembuangan
Penyimpanan
Aktif Inaktif Permanen Temporal
Penciptaan Korespondensi Memo Petunjuk Formulir Laporan Gambar Kopian output
Pemeliharaan Penyimpanan Pengambilan/ penyediaan kembali Menjaga kebersihan Memberi pestisida perbaikan
Distribusi Antar perusahaan Internal perusahaan Eksternal perusahaan
Penggunaan
pengambilan keputusan Dokumentasi Respons/tanggapan Keperluan hukum
Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan arsip (record creation), yaitu penulisan surat, memo, laporan, gambar, film, rekaman dan lain sebagainya yang kemudian didistribusikan atau disampaikan kepada seseorang ataupun organisasi yang membutuhkan. Oleh penerima, warkat (yang akan menjadi arsip) digunakan untuk keperluan tertentu diantaranya untuk keperluan operasional maupun dasar tindakan tertentu seperti sebagai bahan pertimbangan untuk memecahkan permasalahan
22
yang terjadi dalam organisasi. Setelah digunakan, warkat dipelihara, disimpan dan disediakan kembali bila diperlukan. Kemudian warkat disimpan menurut klasifikasinya. Lama penyimpanan arsip didasarkan pada jadwal retensi arsip. Akhirnya, ketika, masa penyimpanan arsip telah lewat, maka dilakukan penyusutan arsip yang berupa penyimpanan dan pemusnahan arsip. Dari proses daur hidup arsip tersebut, maka pengelolaan arsip dinamis pada umumnya melalui tahap-tahap dibawah ini: a. Tahap Penciptaan Arsip Penciptaan arsip adalah segala aktifitas membuat catatan yang berbentuk tulisan, gambar maupun rekaman mengenai hal-hal yang terjadi menyangkut kehidupan seseorang atau organisasi.33 Pada tahap ini arsip diciptakan atau dibuat, kemudian digunakan sebagai dasar perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan, dan sebagainya. Arsip diciptakan dengan dua cara. Pertama, diterima dari organisasi atau seseorang yang berasal dari luar organisasi (eksternal). Kedua, dapat di ciptakan secara internal perusahaan.34 Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pihak-pihak yang terlibat dalam penciptaan arsip. Hal-hal yang dimaksud yaitu: 1) Kejelasan Isi Arsip Beberapa hal dan cara yang menunjang kejelasan isi Arsip yaitu: a. Penggunaan
bahasa yang baik dan benar. Maksudnya
menggunakan pilihan kata dan bahasa yang tepat dan sesuai, sehingga mampu mendeskripsikan peristiwa yang terkandung dalam arsip itu. b. Deskripsi dan penjelasan symbol-simbol. Jika data dan informasinya menggunakan symbol-simbol atau gambar 33
Yohanes Suraja, Ibid, h.100. Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h.12.
34
23
tertentu, maka maksud dari symbol-simbol atau gambar itu harus dideskripsikan dengan penjelasan yang jelas. c. Penggunaan media rekaman yang baik. Jika data dan informasi yang disampaikan dalam bentuk rekaman suara, maka
pengambilan
data
dan
informsinya
harus
menggunkan media rekaman yang baik. 2) Model Penulisan Arsip Model Arsip adalah tata letak pengetikan atau penulisan naskah seperti surat, laporan, dan formulir. Tata letak pengetikan naskah perlu diperhatikan, karena alasan efesiensi dan keserasian. Naskah yang ditulis dalam model yang serasi ditambah lagi penggunaan bahasa yang baik dan benar, sehingga isinya jelas dan dapat dipahami, ini semua akan membangun citra baik organisasi.35 3) Ukuran Arsip Ukuran Arsip menunjukan pada besar kecilnya kertas, kulit, kanvas, film, pita, disket, dan lain-lain yang digunakan untuk membuat naskah, blanko atau formulir, gambar atau rekaman. Tabel 2.1 Ukuran Lembaran Kertas Seri A, B, dan C 36
35 36
Seri
Ukuran
Seri
Ukuran
Seri
Ukuran
A
(mm)
B
(mm)
C
(mm)
A0
841 x 1189
B0
1000 x 1414
C0
917 x 1297
A1
594 x 841
B1
707 x 1000
C1
648 x 917
A2
420 x 594
B2
500 x 707
C2
458 x 648
A3
297 x 420
B3
353 x 500
C3
324 x 458
A4
210 x 297
B4
250 x 353
C4
229 x 324
A5
148 x 297
B5
176 x 250
C5
162 x 229
A6
105 x 148
B6
125 x 176
C6
114 x 162
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan,…, h.101. Ibid, h.107.
24
A7
74 x 105
B7
88 x 125
C7
81 x 114
A8
52 x 74
B8
62 x 88
C8
57 x 81
A9
37 x 52
B9
44 x 62
A10
26 x 37
B10
31 x 44
4) Kualitas Bahan Intrinsik Arsip Dalam penciptaan warkat harus diperhatikan bahan intrinsik warkat, yaitu jenis-jenis barang yang digunakan untuk memebuat warkat. Jika warkat berbentuk tulisan kebanyakan menggunkan bahan kertas maka sebaiknya memilih kertas yang berkualitas baik dan kuat. Dari pemaparan diatas penulis menyimpulkan bahwa dalam penciptaan arsip harus diorientasikan kepada optimalisasi pencapaian tujuan kearsipan, terutama mengenai aspek keselamatan arsip. Agar arsip aman dan awet maka dalam penciptaan arsip harus diperhatikan bahan yang digunakan untuk pembuatan arsipnya. Dan perlu dipertimbangkan kejelasan isi dan model warkat tersebut. b. Tahap Pendistribusian Arsip Pendistribusian arsip adalah rangkaian kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan terhadap arsip (surat, naskah, gambar, rekaman, dan lain-lain) yang masih tergolong aktif.37 Pendistribusian arsip merupakan kegiatan kedua setelah melakukan penciptaan arsip.Seiring dengan beropersinya suatu organisasi atau lembaga, maka akan semakin banyak jenis surat yang didistribusikan dalam organisasi atau lembaga itu. Agar pendistribusian surat masuk dan keluar berjalan dengan rapih, suraja menjelaskan prosedur surat masuk dan keluar menurut pola sederhana, pola lama dan pola baru.38 37 38
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.114. Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…,h.117-125.
25
1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk b.
Prosedur
Pengurusan
Surat
Masuk
Pola
Lama/Pola
Sederhana 1) Penerimaan oleh petugas dari pengirim atau pengantar surat. 2) Pemeriksaan kebenaran alamat dan sifat surat yang mungkin terantum pada amplop. Apabila alamatnya keliru harus diserahkan kembali kepada pengirim. Surat yang bersifat rahasia tidak dibuka. Surat pribadi langsung diberikan kepada yang bersangkutan. Surat dinas dibuka dan dibubuhi cap tanggal terima atau stempel agenda, ditentukan pokok soalnya dan diberi kode. 3) Pencatatan pada buku arsip atau pada buku agenda surat masuk. 4) Pembubuhan nomer urut simpan pada surat. 5) Penentuan disposisi oleh sekretaris atau Kepala Tata Usaha. 6) Penyerahan surat kepada pengolah untuk diproses paling lama dua hari. 7) Penyimpanan. Setelah selesai diproses, surat disimpan oleh Petugas Arsip. c. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Pola Baru Pengurusan surat masuk terjadi di unit Kearsipan dan atau Tata Usaha Pengolah. Pengurusan surat masuk di unit Kearsipan terdiri dari: 1) Penerimaan surat, bertugas:
26
a) Menerima surat yang disampaikan baik oleh pengantar, petugas pos, Telkom maupun oleh perorangan. b) Meneliti kebenaran alamat surat. c) Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan. d) Menyortir surat. e) Membuka sampul dan mengeluarkan surat dari amplop, meneliti kelengkapan lampiran surat. f)
Meneliti kelengkapan lampiran.
g) Menyampaikan surat kepada Pengarah. h) Menyampaikan surat rahasia (tertutup) kepada pencatat. 2) Pengarahan surat, adalah kegiatan menentukan unit pengolah yang akan menindaklanjuti atau memproses surat sesuai isinya. Kegiatannya adalah: a) Membaca naskah surat dan menentukan surat tergolong penting atau biasa. b) Menulliskan isi disposisi atau pengarahan pada lembar disposisi. c) Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskahsurat penting. d) Menyampaikan naskah surat penting dan biasa kepada pencatat. 3) Pencatatan surat, adalah penulisan keterangan unsurunsur yang tercantum didalam naskah surat dan naskah lain yang disertakan di dalam Kartu Kendali atau Lembar Pengantar. Tuganya adalah: a) Mencantumkan nomor urut pada naskah surat. b) Mencatat naskah surat didalam kartu kendali rangkap tiga atau lembar pengantar rangkap dua.
27
c) Menyampaikan naskah surat kepada pengendali beserta kartu kendali atau lembar pengantar. 4) Pengendalian surat, tugasnya adalah: a) Menerima surat beserta kartu kendali/ lembar pengantar dari pencatat. b) Meneliti
kebenaran
nomor
kode
surat
dan
kellengkapan lampiran. c) Menyampaikan naskah surat beserta kartu kendali II dan III kepada tata usaha dan unit pengolah. d) Menyampaikan naskah surat rahasia (tertutup) dan surat biasa beserta lembar pengantar rangkapdua kepada tata usaha pengolah. e) Menyusun (menyimpan) kartu kendali I dalam almari kataog berdasarkan urutan nomor kode. 5) Penyimpanan, bertugas menyimpan kartu kendali II dan lembar pengantar yang diterima kembali dari tata usaha pengolah kedalam laci sebagai pengganti arsip selama surat dan naskahnya beserta kartu kndali III masih disimpan di unit pengolah. 2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar a)
Prosedur Pengurusan Surat Keluar Pola Lama/Pola Sederhana 1) Pembuatan konsep surat oleh ketua, sekretaris, kepala seksi atau petugas tata usaha. 2) Pemeriksaan konsep surat oleh sekretaris baik segi kebenaran isi maupun bentuknya. 3) Persetujuan konsep surat dan pengetikan oleh petugas tata usaha. 4) Pembacaan
hasil
pengetikan
pemeriksaan
kelengkapan surat, pengesahan dan penandatanganan oleh ketua atau sekretaris, pembubuhan cap tanggal
28
kirim, peipatan surat dan pemasukan kedallam ampop, pembubuhan perangko, pemberian perekat pada amplop oleh petugas tata usaha. 5) Pencatatan pada kartu ekspedisi dan diberikan kepada petugas pengantar (ekspeditur) untuk dikirimkan. 6) Penyimpanan arsip. b)
Prosedur Pengurusan Surat Keluar Pola Baru. Pengurusan surat beserta naskah keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh Tata Usaha Pengolah dan Unit Kearsipan. 1)
Tata Usaha Tugasnya yaitu: a) Mencatat naskah keluar pada kartu kendali rangkap tiga. b) Menyampaikan konsep surat atau naskah beserta kartu kendali rangkap tiga kepada pengendali unit kearsipan. c) Menyimpan kartu kendali lembar III menurut urutan nomer kode. d) Mengendalikan
surat
yang
belum
selesai
pengolahannya dan menyampaikan surat yang sudah selesai pengolahanya kepda penyimpan. 2) Unit Kearsipan Tugasnya yaitu: a) Pengendali: 1.
Memberikan nomor urut surat pada kartu kendali.
2.
Menyimpan kartu kendali lembar I menurut urutan nomer kode.
3.
Menyampaikan kartu kendali lembar II kepada penyimpan.
4.
Pengembalian kartu kendali lembar III kepada Tata Usaha Pengolah..
29
5.
Mengembalikan konsep yang diterima dari pengirim kepada Tata Usaha Pengolah.
b) Penyimpan, mempunyai tugas menyimpan kartu kendali lembar II menurut urutan nomor kode sebagai pengganti arsip selama naskah atau surat masih berada di Unit Pengolah. c) Pengirim: 1. Mengirim
surat
kepada
sasaran
sesuai
alamat. 2. Menyampaikan konsep kepada Pengendali. c. Tahap Penggunaan Arsip Penggunaan arsip adalah penggunaan terhadap suatu surat atau naskah yang telah di arsipkan, yang digunakan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Dalam organisasi ataupun sekolah untuk keperluan pelaksanaan fungsi dan tugas-tugasnya pimpinan, sekretaris ataupun pegawai operasional dihadapkan pada keharusan menggunakan arsip, dan oleh karena itu mereka harus meminjam arsip, dan mereka harus meminjamnya pada unit kearsipan. Setiap peminjaman arsip harus dicatat di dalam kartu atau buku peminjaman arsip sebagai sarana pengendalian arsip. Setiap hari petugas arsip perlu melihat buku peminjaman arsip untuk mengontrol arsip apa saja yang dipinjam, berapa banyak, siapa yang meminjam, dan waktu pengembalian. Karena dengan cara tersebut akan mencegah hilangnya arsip. Berdasarkan catatan peminjaman arsip juga dapat dilakukan perhitungan Angka Pemakaian Arsip. Angka pemakaian arsip adalah hasil bagi antara jumlah arsip yang dipinjam atau jumlah permintaan arsip dan total arsip yang dinyatakan dalam %. Total arsip dapat
30
diketahui dari jumlah arsip yang ada di tempat penyimpanan arsip, yang dapat dilihat dari catatan yang dibuat seperti pada kartu arsip.39 Jumlah Permintaan Arsip Angka Pemakaian=
----------------------------- X 100% Total Arsip
Menurut Terry Seperti dikutip Sutarto (1997 : 301) angka pemakaian yang baik adalah antara 15-20%. Lebih dari 20% berarti sangat baik. Kurang dari 15% berarti tidak baik. Jika angka pemakaian arsip besar (baik) ini menunjukkan banyak arsip yang secara langsung digunakan untuk pelaksanaan kerja sehari-hari.40 Batas waktu peminjaman paling lama adalah tiga hari bila arsip itu akan dipakai untk melaksanakan pekerjaan di dalam kota, dan tujuh hari apabila arsip itu akan dipakai untuk melaksanakan pekerjan di luarkota. Apabila ada pejabat yang memerlukan arsip dalam waktu yang lama misalnya satu bulan, maka kepada yang bersangkutan dapat dubuatkan turunannya atau di fotokopikan (Sutarto, 1997: 248).41 Agar efektifitas pengelolaan kearsipan dapat tercapai, penggunaan surat ataupun naskah harus diperhatikan waktunya. Surat-surat hendaknya dapat dijawab atau ditindaklanjuti dalam waktu secepatnya dan paling lama 3 hari setelah penerimaan. Arsip yang dipinjam untuk keperluan pelaksanaan fungsi-fungsi manajerial, peran manajerial dan tugas
operasional
harus
segera
dikembalikan
setelah
selesai
digunakan.42 d. Tahap Pemeliharaan Arsip Tahap pemeliharaan arsip adalah tahap perlindungan dan pengamanan arsip, baik fisik maupun informasinya. Kegiatan pemeliharaan arsip, antara lain penyediaan prasarana dan sarana kearsipan disesuaikan dengan standar kearsipan untuk pengelolaan 39
Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…,h. 187. Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…,h. 188. 41 Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…,h. 189. 42 Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…,h.70-71. 40
31
arsip dinamis berdasarkan bentuk dan media arsip; penyimpanan arsip dilaksanakan dengan memerhatikan bentuk, media arsip, suhu, dan kelembapan udara ruangan.43 Tahap pemeliharaan arsip merupakan tahap yang penting dalam rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal yaitu menjamin keselamatan arsip, agar apabila dibutuhkan sewaktu-waktu arsip dapat segera disediakan untuk membantu memberikan data yang dibutuhkan. Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk mengusahakan keselamatan arsip dengan cara menyimpan, merawat, dan melindungi arsip dari berbagai faktor yang dapat merusak dan memusnahkan arsip. Upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut tiga aspek, yaitu: 1) Pemeliharan terhadap wujud fisik arsip. Agar arsip tidak rusak maka bentuk pemeliharaan yang harus diusahakan yaitu dengan menyimpan arsips dengan baik; tidak berdesakdesakan, tidak disimpan ditempat yang lebih kecil; serta menjaga kebersihan arsip. 2) Menjaga tempat penyimpanan arsip dari serangan serangga dan hama dengan
cara member kapur
barus/kamper,
melakukan penyemprotan zat anti serangga dan fumigasi untuk membasmi kuman yang dapat merusak arsip. 3) Pemeliharaan lingkungan penyimpanan arsip dengan cara membersihkan ruangan dengan penyedot debu (vacuum cleaner), menjaga ruangan dan sekitarnya agar tidak ada kesempatan bagi serangga untuk berkembang biak, serta mencegah
dengan
mengawasi
kemungkinan
terjadinya
kebocoran saluran air.44
43
Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h.13 44 Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…,h.178-179.
32
Pertolongan pertama arsip-arsip yang rusak dan perbaikan kecil:45 1) Halaman yang sobek. Untuk memperbaiki arsip-arsip yang sobek
gunakanlah
perkat
kanji,
jangan
sekali-kali
menggunakan cellotape. 2) Membuat perkat. Perkat dapat dibuat dari tepung kanji dan air, tetapi pada umumnyalebih mudah untuk membeli perekat di setiap took buku yang terpercaya. 3) Memperbaiki arsip-arsip yang terbakar. Apabila kertas-kertas arsip terserang oleh api, atau oleh beberapa sebab menjadi hangus atau sedikit terbakar, serahkanlah arsip tersebut kepada yang lebih ahli.dalam hal ini serahkanlah kepada Arsip Nasional R.I. 4) Menanggulangi arsip-arsip basah/terendam air. Apabila kertas terkena air, akibatnya kertas itu akan menjadi kotor, mudah sobek dan berkerut-kerut. 5) Mengeringkan buku. Buku-buku yang hendak dijemur diletakan diatas tiga buah tali halus serta kuat, agar buku dapat bergantung di ketiga bagiannya. 6) Mengatasi
cendawan.
Apabila
setelah
kering
ditumbuhi cendawan, sapulah segera dengan
kertas
campuran
thymol dan spritus, dapat juga dengan acetone. 7) Pembuatan kertas racun cendawan “ fungicidal tissue”. Kertas lembut racun cendawan ini dapat di buat sendiri. Sediakanlah
campuran
“sodium
orthophenylpenate”
sebanyak yang dicampur dengan air, kemudian rendamlah beberapa helai kertas lembut tissue di dalam campuran tersebut, Simpanlah
kemudian hasilnya
biarkanlah di
dalam
sesaat kotak
hingga
kering.
tertutup
dan
pergunakanlah bila perlu. 45
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan; Untuk Lembaga Negara Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: PT.Bumi Aksara, 2012), h.60.
33
8) Membersihkan rak. Cucilah rak tersebut dari segala kotoran yang melekat sebersih mungkin, terutama celah-celahnya. Kalau hendak dipergunakan lagi keringkanlah sekeringkeringnya, secara berangsur-angsur. Berdasarkan pemaparan diatas, pemeliharaan harus dilakukan untuk menjamin kelestarian informasi yang ada didalam arsip tersebut. Dan dapat disimpulakan bahwa pemeliharan arsip merupakan hal yang penting dan harus dilakukan, karena apabila tidak dilakukannya pemeliharaan arsip dengan baik maka kelestarian arsip tidak akan terjamin dan kegiatan arsip selanjutnya akan menjadi sulit. e. Tahap Penyimpanan Arsip Untuk menjaga agar kearsipan di dalam organisasi dapat mencapai tujuannya, yaitu menjamin keselamatan arsip dan menyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan kembali, maka petugas kearsipan harus melakukan penyimpanan arsip secara tertib dan sistematis. Penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh atau menyusun warkat-warkat secara sistematis, dengan menggunakan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman dan dapat ditemukan kembali dengan cepat biamana dibutuhkan.46 1) Sistem Penyimpanan Arsip Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi, yaitu penyimpanan terpusat
(sentralisasi),
penyimpanan
desentralisasi,
kombinasi dari kedua system (Quibble, 2011).
dan
47
a. Sistem Sentralisasi Pada system sentraliasasi, semua dokumen di simpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin menggunakan
46 47
dokumen
dapat
menghubungi
Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…,h.154. Badri M.Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran, (Jakarta: Eralngga, 2007), h.96.
untuk
34
mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan dimaksud. Ada beberapa manfaat penggunaan system sentralisasi, antara lain:48 Mencegah duplikasi Layanan yang lebih baik Adanya keseragaman Menghemat waktu Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor Jasa kepada bagian lain Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen Pelayanan dokumen di bawah satu arsip. Beberapa kerugian sistem sentralisasi, antara lain: Kesulitan fisik Kebocoran informasi Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan. b. Sistem Desentralisasi Sistem pengelolaan atau penyimpanan arsip secara desentralisasi adalah cara enyimpanan arsip aktif di tiaptiap unit kerja atau departemen. Pada umumnya cara ini dipilih karena system ini mengizinkan unit kerja mengendalikan
dan
mengakses
sendiri
arsip-arsip
aktifnya. Pengendalian arsip aktif dan akses diimbangi dengan otonomi pengelolaan arsip aktif. Tanpa adanya 48
Badri M.Sukoco, Ibid, h.97.
35
otonomi ini, sistem desentralisasi tidak akan berjalan dengan efektif dan efisien.49 Adapun
sedarmayanti
(2003,
22)
menyebutkan
keuntungan sistem desentralisasi adalah arsip yang dibutuhkan akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh karena prosedur tidak sulit.50 Beberapa kerugian sistem desentralisasi adalah:51 Pengawasan relative sulit untuk dilakuakan Karena banyak duplikasi dokumen yang sama, maka
akan
perlengkapan,
terjadi dan
duplikasi
alat
tulis
ruangan,
kantor
yang
menjadikannya kurang efisien Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya menjadi salah satu fungsi dari tenaga administrasi Sistem
ini
akan
mengalami
kesulitan
pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih. c. Sistem Kombinasi Kombinasi pengelolaan arsip aktif memperbolehkan unit-unit kerja mengelola arsip aktifnya dibawah kontrol system sentralisasi. Keuntungan pengelolaan arsip aktif secara kombinasi menurut Tuti Sri Widiyanti (2012), yaitu adanya kontrol sentralisasi, yakni berkaitan dengan keseragaman system penyimpanan dan penemuan kembali, meminimalkan salah pemberkasasn dan hilangnya arsip, terpusatnya 49
Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h. 119-120. 50 Sambas Ali Mudini, dkk, Ibid, h.120. 51 Badri M.Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran, (Jakarta: Eralngga, 2007), h. 98.
36
pengadaan peralatan sehingga akan lebh efisien dan efektif, memudahkan pergerakan arsip sesuai jadwal retensi dan penyusutan arsip, dan memberikan perasaan “mantap” bagi manajemen atau pengelola arsip. Adapun kelemahannya adalah problem yang melekat dalam tiaptiap system dapat muncul pada system kombinasi dan arsip yang berkaitan tidak disimpan secara bersama-sama dalam satu kesatuan.52 2) Prosedur Penyimpanan Arsip Zulkifli Amsyah menjelaskan bahwa langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip adalah sebagai berikut: a.
Pemerikasaan Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.
b.
Mengindeks Indeks adalah tanda pengenal berkas atau judul berkas. Read dan Glinn (2010:34) menyebutkan, “indexing is the mental process of determining the filling segment (or name) by which a record is to be stored and the placing or listing of items in an order that follows a particular system.” Menurut Read dan Ginn, mengindeks adalah menentukan filing segment atau nama arsip yang disimpan dalam urutan yang mengikuti sistem tertentu. Dalam penyimpanan arsip system abjad misalnya, proses pengindeksan berarti menentukan nama yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip.53
52
Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h. 122-123. 53 Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h.100.
37
Indeks berisi semua tajuk dan rujukan silang yang terdapat pada sistem pemberkasan. Hal tersebut mutlak diperlukan untuk temu balik yang efisien. Indeks memiliki tiga sasaran dalam sistem pemberksan sebyek yaitu (1) menyediakan
daftar
tajuk
yang
lengkap
untuk
mempercepat temu balik arsip dinamis; (2) mencegah kemungkinan terjadinya duplikasi tajuk yang dibuat dalam berkas; dan (3) menyederhanakan rujukan silang dengan menyediakan rujukan silang dalam indeks.54 Mengindeks adalah pekerjaan menetukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata-tangkap lainnya, surat akan disimpan. 1) Jenis Penulisan Indeks Kegiatan mengindeks dalam pemberkasan arsip dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nama benda, nomor dan subjek atau masalah. Mengindeks nama orang pada dasarnya menjadikan nama sebagai kata tangkap. Penulisan indeks nama orang dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu straight order dan indexing order. Straight order adalah penulisan indeks dilakukan sesuai dengan nama aslinya, sedangkan indexing order adalah cara penulisan indeks yang dilakukan sesuai dengan tata cara atau peraturan mengindeks (Gunawan Ari Wibowo, 2012).55 Contoh penulisan indeks dengan cara Straigth order:
54
Sulistyo Basuki, Manajemen Keasripan Dinamis, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2003), h.183. 55 Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h.102.
38
Tabel 2.2 Nama Asli
Indeks
Dr. Wahyu Utomo
Wahyu Utomo, Dr
Prof. Dr. Ali Sadiqin
Ali Sadiqin, Prof., Dr.
Ir. Habibie
Habibie, Ir.
Intan Permata
Intan Permata
PT Angin Ribut
Angin Ribut, PT
CV Suka Maju
Suka Maju, CV
Contoh penulisan indeks dengan cara indexing order: Tabel 2.3 Nama Asli
Indeks
Dr. Wahyu Utomo
Utomo, Wahyu, Dr.
Prof. Dr. Ali Sadiqin
Sadiqin, Ali, Prof., Dr.
Ir. Habibie Rizki
Rizki, Habibie, Ir.
Intan Permata
Permata, Intan
PT Angin Ribut
Angin Ribut, PT
CV Suka Maju
Suka Maju, CV
Selain mengindeks nama orang, indeks juga dapat berupa masalah yang ada dalm surat. Beberapa hal yang erlu diperhatikan dalam menentukan indeks masalah adalah: (a) membaca keseluruhan isi surat; (b) menentukan isi ringkas; (c) ditentukan kata yang paling penting; (d) singkat jelas dan padat; (e) bersifat kebendaan.56 Contoh penulisan indeks dalam bentuk amsalah:
56
Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h.103.
39
Surat tentang penawaran sewa peralatan mesin fotokopi. Indeksnya:
Menyewa mesin fotokopi, atau
Penyewaan mesin fotokopi, atau
Penawaran sewa fotokopi.
2) Tata Cara Mengindeks Penulisan
indeks
dilakukan
dengan
memperhatikan aturan auran yang berlaku agar diperoleh keseragaman sehingga pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan baik. a) Mengindeks Nama Orang Contoh: Tabel 2.4 Filling segment
Indexing Order of Unit
No
Nama
Unit 1
Unit 2
Unit 3
1
Fairuz Batrisyia
Fairuz
Batrisyia
Azra
Azra 2
Nur Aini Hamid
Nur
Aini
Hamid
3
Agus Salim Wahid
Agus
Salim
Wahid
b) Mengindeks Nama Perusahaan Contoh: Tabel 2.5 Filling segment
Indexing Order of Unit
No
Nama
Unit 1
1
Persatuan
Guru Guru
Unit 2
Unit 3
Indonesia Persatuan
Indonesia 2
PT Pos Indonesia
Pos
Indonesia PT
3
Hotel Sahid Jaya
Sahid
Jaya
Hotel
4
Bank BNI
BNI
Bank
-
40
c.
Memberi tanda Langkah ini biasanya disebut sebagai pengkodean, diakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warnamencolok pada kata-tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeeks. Syarat pemberian kode arsip:
Sederhana
Mudah diingat
Mudah untuk menulisnya Pada pola klasifikasi arsip biasanya dilengkapi
dengan Kode Pembantu, Kode Wilayah, dank kode komponen. 1. Kode Pembantu Kede pembantu ditentukan (ditetapkan) misalnya: KODE MASALAH .01
Perencanaan
.02
Laporan
.03
Panitia
.04
Statistik
.05
Peraturan Perundang-undangan
.06
Izin
Contoh Pemakaian Kode Pembantu: P31.01
Berarti:
Surat
Naskah
Tentang
Perencanaan Kuliah Kerja Lapangan yang terjadi dari: P31 Kode Klasifikasi Masalah tentang Perencanaan Kuliah Kerja Lapangan
41
.01
Kode
Perencanaan.
Pembantu
untuk
masalah
57
2. Kode Wilayah Kode wilayah adalah kode untuk menunjukkan pembagian wilayah yang dimaksudkan untuk memudahkan enemuan kembali arsip, dikaitkan dengan wilayah kerja instansi atau perusahaan pengirim.58 Contoh susunan Kode Wilayah adalah sebagai berikut: .1
Pusat
.2
Sumatera 21 Nangroe Aceh Darussalam .22 Sumatera Utara .23 Sumatera Bara
.3
Jawa .31 DKI Jakarta .32 Banten .33 Jawa Barat
3. Kode Komponen Kode
komponen
diperlukan
untuk
menunjukkan unit pengolah yang menangani permasalahan yang dikandung suatu naskah atau surat. Contoh:
57 58
Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…, h. 91. Yohanes Suraja, Ibid, h. 91.
KS
Kepala Sekolah
WK
Wali Kelas
G
Guru
BK
Bimbingan Konseling
42
PERPUS d.
Perpustakaan.
Menyortir Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk
persiapan
ke
langkah
terakhir
yaitu
penyimpanan. Langkah ini diakukan khusus untuk jumlah
voume
warkat
yang
banyak,
untuk
memudahkan penyimpanan. Contoh: surat yang mempunyai kode yang sama/sejenis dikelompokkan menjadi satu seperti: Kelompok A : Surat no. 1, 10, 7 Kelompok B : Surat no. 2, 4, 3, 5 Kelompok C : Surat no. 6 e.
Menyimpan Langkah
terakhir
menempatkan
adalah
dokumen
menyimpan,
sesuai
dengan
yaitu sistem
penyimpanandan peralatan yang dipergunakan. 3) Pola Klasifikasi Arsip Pola klasifikasi arsip merupakan salah satu syarat guna menata berkas berdasarkan masalah (subject). Kalsifikasi arsip dalah pengelompokan arsip menurut urusan/masalahnya secara logis dan sistematis berdasarkan fungi dan kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya.59 a. Klasifikasi alfabetis Contoh: Kepegawaian ---- kode
A
Keuangan
---- kode
B
Materil
---- kode
C
b. Klasifikasi georgrafis Contoh: Kota Tangerang 59
Sedarmayanti, Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, (Bandung: CV. Mandar Maju, 2009), h.186.
43
Klasifikasi Kecamatan Cipondoh -
Kelurahan Gondrong
-
Kelurahan Petir
-
Kelurahan Cipondoh Makmur
-
Kelurahan Kenanga
c. Klasifikasi subjek Contoh:
000
Umum 021 Alat Tulis Kantor 022 Mesin Kantor
d. Klasifikasi numeric Contoh: Kepegawaian ---- kode
1
Keuangan
---- kode
2
Materil
---- kode
3
4) Peralatan Dalam Menata Arsip Jenis jenis peralatan menata arsip, banyak macamnya diantaranya adalah:60 a. Folder (Sampul Arsip) - folder merupakan tempat atau wadah arsip - bentuknya seperti map tanpa daun penutup pada sisinya - di atasnya terdapat tab (dibaca: teb) yang gunanya untuk menempatkan kode indeks arsip. b. Sekat atau Guide (baca gaid) - Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikasi arsip. - Dibuat dari karton tebal (supaya tegak) - Memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan tab
60
Sedarmayanti, , Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, (Bandung: CV. Mandar Maju, 2009), h.191-192.
44
- Tab gunanya untuk: menempatkan atau mencantumkan masalah kode klasifikasi, dari pokok masalah sampai ke sub-sub masalah.letak tab bermacam-macam, sesuai tingkat kelompok masalahnya. c. Filling cabinet (baca failing cabinet/lemari arsip) Filling cabinet merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara vertikal dengan menggunakan lembar guide dan map gantung (hung map). f. Tahap Penyusutan Arsip Penyusutan arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip/ berkas untuk memisahkan arsip aktif dari arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna berdasarkan jadwal retensi arsip.61 Dalam kegiatan penyusutan arsip ada beberapa tahap diantaranya: 1) Pemindahan Arsip Suparjati (2000) dalam Agus Sugiharto menyebutkan bahwa Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari arsip aktif (sering digunakan) kepada arsip tak
aktif
(inaktif)
karena
tidak
atau
jarang
sekali
dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari (Suparjati, 2000).62 Dalam
Pemindahan
atau
pemusnahan
arsip
dapat
dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-masing jenis arsip disimpan pada file aktif, file inaktif dan kemudian dimusnahkan.63 Dalam pembuatan jadwal retensi arsip perlu mendapatkan persetujuan dari kepala Arsip Nasional terlebih dahuli sebeum jadwal retensi arsip itu diberakukan dalam kegiatan
61
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara, 2003), h. 8. 62 Agus Sugiharto, Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Elektronik, (Yogyakarta: Gava Media, 2014), cet.1 h. 79. 63 Zukifli amsyah,…, h.213.
45
pemusnahan arsip. Arsip-arsip yang sudah yang sudah tidak bernilau guna menurut yang tercantum dalam jadwal retensi arsip kemudian dipindahkan atau dimusnahkan. Contoh Jadwal Retensi Arsip.64 Tabel 2.6 Golongan
Arsip
Umur Arsip
Arsip
Aktif
Inaktif
Abadi/ Dimusnah kan
Vital
1. Akte
Pendirian -
-
Abadi
Perusahaan 2. Daftar Saham
-
-
Abadi
3. Akte Tanah
-
-
Abadi
4. SuratKeputusan
-
-
Abadi
5 thn
25 thn
Dimusnah
5. Dan seterusnya
PENTING
1. Pertanggungjawaban keuangan
kan
2. Cek Berkas
5 thn
25 thn
3. Surat Perjanjian
Sesuai
Sesuai Dimusnah
keperlu
keperl
kan
an
uan
Dimusnah kan
64
BERGUNA 1. Laporan
2 thn
10 thn
Dimusnah
Tahunan
2 thn
10 thn
kan
Zulkifly amsyah,…, h.214.
2. Neraca
Dimusnah
3. Dan seterusnya
kan
46
TIDAK
1. Undangan
BERGUNA 2. Pengumuman
1 bln
-
Dimusnah
1 bln
-
kan
3. Dan seterusnya
Dimusnah kan
2) Penyerahan Arsip Penyerahan merupakan tindakan eksternal, yaitu dari perusahaan kepada Arsip Nasional. Dokumen perusahaan wajib diserahkan ke pada Arsip Nasional adalah dokumen perusahan yang memeiliki nilai historis yang penggunaannya berkaitan
dengan
:
kegiatan
pemerintahan,
pembangunan nasional, kehidupan kebangsaaan.
kegiatan
65
3) Pemusnahan Arsip Pemusanahan arsip adalah kegiatan manghancurkan atau melenyapkan warkat atau arsip yang dipandang telah habis nilai gunanya atau telah habis masa penyimpanannya sesuai jadwal retensi arsip.66 Pada pasal 51 UU no 43 tahun 2009 tentang kearsipan, pemusnahan arsip dapat dilakukan terhadap arsip yang: Tidak memiliki nilai guna; Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip; Tidak
ada
peraturan
perundang-undangan
yang
melarang;
65
Agus Sugiharto, Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Elektronik, (Yogyakarta: Gava Media, 2014), cet.1 h. 80. 66 Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…,h.196.
47
Dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.67 Tujuan dari pemusnahan arsip adalah sebagai berikut: 1) Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. 2) Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan. 3) Mempercepat penemuan kembali arsip. 4) Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban.68 B. Penelitian Relevan Penelitian yang relevan dalam penelitian ini sebagai berikut: 1. Raod Kamaludin melakukan penelitian mengenai pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat. Hasil dari penelitiannya menunjukan bahwa sitem pelaksaan kearsipan yang dilakukan di SMK Islamiyah Ciputat dalam proses pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip, pemeliharaan, penyusutan, pemindahan, dan pemusnahan arsip sudah baik dan telah disesuaikan dengan kebutuhan sekolah. 2. Siti Musyarofah melakukan penelitian di SMP Dua Mei mengenai Pelakasanaan Manajemen Kearsipan dalam ketatausahaan menunjukan bahwa fungsi-fungsi manajemen kearsipan di sekolah tersebut belum optimal. Rekomendasi yang diberikan dalam penelitian ini agar sekolah mengadakan pelatihan pengembangan untuk pegawai tata usaha sebagai orang yang langsung menangani masalah arsip di sekolah, agar mampu menciptakan ketatausahaan yang lebih baik. 3. Endang Wahyuni dengan judul penelitiannya Pelaksanan Manajemen Kearsipan Pada Administrasi Kesiswaan di SMK Tridaya Jatiwaringin Jakarta
Timiur.
Hasil
dari
penelitian
ini
menunjukan
bahwa
pengorganisasian arsip yang diterapkan di SMK Tridaya ini adalah 67
Agus Sugiharto, Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Elektronik, (Yogyakarta: Gava Media, 2014), cet.1 h. 81. 68 Durotul Yatimah, Pengembangan Sumber Daya Manusia Bidang Keahlian: Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran, (Bandung: Pustaka Setia, 2013), cet.2, h.212.
48
sentralisasi arsip, karena semua arsip yang disimpan di unit tata usaha. Dalam pengelolaan arsip disekolah tersebut belum memiliki petugas khusus, namun pegawai tersebut sudah cukup menguasai dalam pengelolaan arsip, karena pegawai kearsipan diikutsertakan dalam pelatihan-pelatihan tentang kearsipan. C. Kerangka Berpikir Berdasarkan tinjauan pustaka dan hasil penelitian yang relevan, bahwa dalam melaksanakan manajemen kearsipan perlu adanya dukungan dan hubungan
timbal
balik
dari
semua
aspek-aspek
yang
membantu
memperlancar kegiatan kearsipan, dari mulai proses penciptaan arsip, pendistribusian arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip. Penciptaan Arsip
Pendistribusian Arsip
Penyusutan Arsip Manajemen Kearsipan Penyimpanan Arsip
Penggunaan Arsip
Pemeliharaan Arsip
Sebuah organisasi pasti memiliki data, dan data tersebutlah yang kemudian akan diarsipkan agar tidak hilang dan mudah ditemukan kembai apabila diperlukan. Arsip merupakan sumber informasi dan pusat ingatan bagi suatu organisasi. Karena peranan arsip yang begitu penting, maka arsip perlu dikelola dengan baik agar tidak rusak dan hilang. Pekerjaan atau kegiatan yang
49
berhubungan dengan pengurusan arsip dinamakan kearsipan, yaitu pekerjaan yang meliputi pencatatan, penegendalian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Kegiatan tersebut meurupakan siklus kehidupan arsip. Kearsipan sangat penting perananannya karena apapun alasannya arsip adalah hasil dari suatu proses komunikasi internal dan eksternal serta adanya transaksi kegiatan administrasi. Untuk menerapkan manajemen kearsipan yang baik dibutuhkan factor pendukung yang harus diperhatikan, yaitu pegawai kearsipan yang cakap dan fasilitsas yang memadai, dengan begitu pelaksanaan manajemen kearsipan pada suatu organisasi akan berjalan lancar.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan manajemen arsip dinamis di SMK Al Washilah Jakarta mulai dari tahap penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan dan penyusutan arsip. B. Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di SMK Al Washilah Jakarta yang beralamat di Jl. Kampung Baru No. 20 RT.004/10 Kembangan Utara Jakarta Barat. Penelitian ini dilaksanakan pada bulan November 2016. C. Metodologi Penelitian Dilihat dari tujuan penelitian, fokus penelitian ini adalah mengamati, dan melihat bagaimana implementasi manajemenn kearsipan di SMK Al Washilah Jakarta. Dengan demikian penelitian ini dapat dikategorikan sebagai penelitian kualitatif. Dengan pendekatan tersebut diharapkan dapat diperoleh pemahaman dan penafsiran yang mendalam mengenai makna, kenyataan, dan fakta yang relevan. Dalam penelitian ini, sasaran yang hendak dicapai adalah untuk mendeskripsikan, memahami dan memaknai pelaksanaan manajemen kearsipan di SMK Al washilah Jakarta. Metode penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang berdasarkan pada filsafat postpositivisme, digunakan untuk meneliti pada kondisi obyek yang alamiah, (sebagai lawannya adalah eksperimen) dimana peneliti adalah sebagai instrument kunci, teknik pengumpulan data dilakukan
secara
triangulasi
(gabungan),
50
analisis
data
bersifat
51
induktif/kualitatif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna dari generalisasi.1 Berdasarkan pada kajian teori dan kerangka berfikir yang telah dipaparkan didepan, untuk mendapatkan data yang akan mengungkapkan dan menjelaskan permasalahan, maka jenis penelitian yang dianggap tepat adalah penelitian kualitatif deskriptif. D. Sumber Data Adapun sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Data Primer Data Primer adalah data dalam bentuk verbal atau kata-kata yang diucapkan secara lisan, gerak-gerik atau prilaku yang dilakukan oleh subjek yang dapat dipercaya, dalam hal ini adalah subjek penelitian (informan) yang berkenaan dengan variable yang diteliti.2 Dengan demikian data tersebut dapat
diperoleh secara
langsung dari SMK Al Washilah Jakarta dengan wawancara dengan bagian yang berkaitan dengan
pelaksanaan manajemen arsip
dinamis di SMK Al Washilah Jakarta seperti Kepala Sekolah, Kepala Tata Usaha dan Staf Administrasi. 2. Data Sekunder Yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung dari objek penelitian dengan memanfaatkan data yang telah ada pada SMK Al Washilah Jakarta (data yang sudah dibukukan dan dipublikasikan), seperti foto, dokumen, notulen rapat, dan benda-benda lain yang dapat memperkaya data primer.
1
Sugiyono, Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R & D, (Bandung: Alfabeta, 2010), h. 9-10. 2 Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, (Jakarta: Rineka Cipta, 2013), h. 22.
52
E. Teknik Pengumpulan Data Untuk memperoleh data yang akurat dalam menyusun laporan penelitian ini, maka peneliti menggunakan beberapa teknik pengambilan data primer Antara lain: 1. Wawancara Pada tahap ini, penulis melakukan wawancara langsung kepada Kepala Sekolah, Kepala Tata Usaha, dan Staf Tata Usaha SMK AlWashilah untuk mengetahui tentang pelaksanaan manajemen kearsipan di SMK Al-Washilah Jakarta. Tabel 3.1 Kisi- kisi wawancara Variabel
Indikator
No. Item
Pelaksanaan a. Tahap Penciptaan Arsip
1, 2, 3, 4, 5, 6
Manajemen b. Tahap Pendistribusian Arsip
7, 8, 9
Kearsipan
c. Tahap Penggunaan Arsip
10, 11, 12, 13
d. Tahap Pemeliharaan Arsip
14, 15, 16, 17
e. Tahap Penyimpanan Arsip
18, 19, 20, 21,
f. Tahap Penyusutan Arsip
22, 23, 24
2. Observaasi Observasi yang dimaksud adalah mencari data yang valid yang hendak diteliti di lokasi penelitian yaitu mengamati keadaan sekolah, keadaan guru, struktur organisasi sekolah, , ruang tata usaha, ruang arsip, dan sarana prasarana, serta data-data yang mendukung dalam kegiatan manajemen arsip dinamis di SMK Al Washilah Jakarta. 3. Studi dokumen Pada tahap ini penulis mencari data mengenai hal-hal yang berupa catatan, buku, jurnal, dan sebagainya yang berhubungan dengan kearsipan.
53
Kemudian penulis meneliti dan mencatat data-data mengenai profil sekolah, struktur organisasi, data guru dan staf/ karyawan di SMK Al-Washilah Jakarta. F. Teknik Analisis Data Setelah data terkumpul dari hasil pengumpulan data, maka perlu di olah oleh penulis. Analisis data adalah upaya mengolah data menjadi informasi, sehingga karakteristik data tersebut dapat dengan mudah dipahami dan bermanfaat untuk menjawab masalah-masalah yang terkait dengan penelitian ini. Adapun aktivitas dalam analisis data yaitu: 1. Pengumpulan data Peneliti membuat catatan data yang dikumpulkan melalui observasi, wawancara dan studi dokumentasi yang merupakan catatan lapangan yang terkait dengan pertanyaan atau tujuan penelitian. 2. Redukasi data Proses analisis data dimulai dengan menelaah seluruh data yang tersedia dari berbagai sumber, yakni dari observasi, wawancara dan studi dokumentasi. Setelah dibaca, dipelajari, maka langkah selanjutnya adalah mengadakan reduksi data. Langkah ini berkait erat dengan proses menyeleksi, memfokuskan, menyederhanakan, mengabstraksikan dan mentransformasikan data mentah yang diperoleh dari hasil peenelitian. Reduksi data dilakukan selama penelitian berlangsung. Langkah ini dilakukan sebelum data benar-benar dikumpulkan. Peneliti sudah megetahui data-data apa saja yang dilakukan terkait penelitian 3. Penyajian data Penyajian data atau kumpulan informasi yang memungkinkan peneliti melakukan penarikan kesimpulan. Bentuk penyajian data yang mudah dilakukan dalam penelitian kualitatif adalah teks naratif yang menceritakan secara panjang lebar temuan penelitian.
54
4. Penarikan kesimpulan. Penarikan
kesimpulan
atau
verikfikasi
merupakan
langkah
selanjutnya. Analisisnya menggunakan analisis model interaktif. Artinya analisis ini dilakukan dalam bentuk interaktif dari ketiga komponen utama tersebut. Data yang terkumpul dari hasil observasi, wawancara, dan studi dokumentasi yang terkait dengan penelitian direduksi untuk dipilih mana yang paling tepat untuk disajikan. Proses pemilihan data akan difokuskan pada data yang mengarah untuk pemecahan masalah, penemuan, pemaknaan, atau untuk menjawab pertanyaan penelitian.
BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Objek Penelitian 1. Latar Belakang Berdirinya SMK Al Washilah Jakarta SMK Al Washilah Jakarta bernaung di bawah Yayasan Pondok Pesantren Al Washilah. Lembaga ini didirikan pada tahun 1988 yang berlokasi di Jl. Kp. Baru No.20 Rt 004/010 Kembangan Jakarta Barat. SMK Al Washilah mendapatkan status “Akreditasi B” berdasarkan Surat Keputusan Badan Akreditasi Sekolah Kota Jakarta dengan No.500/BAP-S/M/DKI/2015. Sistem pendidikan dan kurikulum sekolah ini mengacu pada ketentuan yang ditentukan oleh Dinas terkait. Semua kegiatan di SMK Al Washilah mengacu pada program kerja dan mempunyai tujuan yang mengarah pada visi dan misi sekolah ini. 2. Tujuan Tujuan pendidikan menengah kejuruan adalah meningkatkan kecerdasan,
pengetahuan,
kepribadian,
akhlak
mulia;
serta
keterampilan untuk hidup mandiri dan mengikuti pendidikan lebih lanjut sesuai dengan kompetensi keahliannya. Adapun Tujuan SMK Al Washilah adalah sebagai berikut: a. Mempersiapkan tamatan yang memiliki kepribadian dan berkahlak mulia sebagai tenaga kerja tingkat menengah yang kompeten sesuai kompetensi keahlian pilihannya. b. Membekali peserta didik untuk berkaris dan mandiri yang mampu beradaptasi di lingkungan kerja sesuai bidangnya dan mampu menghadapi perubahan yang terjadi di masyarakat. c. Membekali
peserta
didik
sikap
professional
untuk
mengembangkan diri dan mampu berkompetisi di tingkat nasional, regional.
55
56
3. Visi dan Misi a. Visi “Meningkatkan
kualitas
pendidikan
keterampilan
guna
menghasilkan tematan yang memiliki kompetensi dan daya saing yang tinggi sebagai persyaratan memasuki lapangan pekerjaan”.1 b. Misi 1) Bersikap professional dalam melakukan segala tindakan dan perbuatan pada keimanan dan ketakwaan kepada Allah SWT. 2) Membangun kemitraan yang kokoh dengan pemerintah daerah masyarakat institusi pasangan dan dunia usaha industry dalam dan luar negeri. 3) Melakukan inovasi dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. 4) Memeberikan bekal pengetahuan dan keterampilan kepada seluruh warga sekolah agar mampu bersaing dalam era global. 4. Struktur Organisasi Struktur organisasi sekolah merupakan gerak langkah yang diatur secara kontrol displiner agar dapat bekerja sama dengan baik, dan dengan penempatan personil yang sesuai dengan keahliannya dalam struktur organisasi yang merupakan faktor pentig untuk menentukan tingkat keberhasilan program kerja sama organisasi. Berikut adalah struktur organisasi di SMK Al Washilah Jakarta:2 .
1
Dokumentasi, profil sekolah SMK Al Washilah Jakarta tahun 2016.
2
Dokumentasi, Profil sekolah SMK Al Washilah Jakarta tahun 2016.
57
Tabel 4.1 Yayasan H. Moh. Hasim Adnan, ST
Komite Sekolah
Kepala Sekolah
Abdul Wahab, S.Ag
Sahata Pane S. T Kabag Tata Usaha Eka Wahyu Nur Jannah
Wakasek Kurikulum
Wakasek Program
Wakasek
Supriyatin, S.Pd
Untari S, Pd
Sarpras Ahmad Zeni, S.T
KONSELING
GURU
Wakasek Kesiswaan Adi Basyarudin, S.Pd.I
WALI KELAS
OSIS
SISWA
58
Dari Struktur Organisasi SMK Al Washilah pada tabel tersebut menunjukan bahwa posisi pengelolaan kearsipan ada di bagian tata usaha. 5. Keadaaan guru, Siswa, dan Karyawan a. Keadaan Guru dan Tenaga Administrasi, dan Karyawan Guru atau pendidik adalah salah satu dari factor pendidikan yang tidak dapat ditinggalkan, maka kemampuan profesionalitas serta kualitasnya perlu diperhatikan. Dalam proses belajar mengajar sangat diperlukan guru yang professional, sehingga betul-betul memahami dan mendidik siswa serta tahu bahwa siswa mempunyai perbedaan yang bersifat individual dalam pendidikan. Di SMK Al Washilah jumlah pendidik dan karyawan seluruhnya 30 orang dimana masing-masing guru mengajar sesuai dengan bidangnya masing-masing. Tabel 4.2 Jumlah PNS Guru
Guru Bantu
GTT
L P JML L P JML L -
-
-
-
-
-
Jumlah Total
P
JML L
13 11 24
P
13 11
JML 24
Tabel 4.3 Jumlah
PNS
Pegawai
Karyawan
Jumlah Total
Tidak Tetap L P JML L P JML L
P
JM
4
6
L -
-
-
2
4 6
2
Tabel 4.4 Data tentang Guru dan Karyawan SMK Al Washilah Jakarta No 1
Nama H. Moh. Hasim Adnan, ST
Jabatan Kepala Yayasan
Bidang Studi -
59
2
Sahata Pane, S.T
Kepala Sekolah
3
Supriyatin, S.Pd
Waka. Kurikulum
4
Untari S.Pd
Waka. Program
5
Ahmad Zeni, S.T
Wakasek Sarpras
6
Adi Basyarudin, S.Pd.I
Wakasek Kesiswaan
Produktif Bahasa Indonesia Produktif TIK Kewarganegaraan Kewirausahaan
7
Ahmad Kholad, S.Ag
Guru
Agama
8
Drs. Jahidin
Guru
Bahasa Arab
9
Ai Cucu Nurmayanti, S.Pd
Guru
PLBJ
10
Hj. Ati Rohayati, S.Pd.I
Guru
Seni Budaya
11
Lukmanul Hakim, S.Sos
Guru
Penjaskes
12
Indra Saputra, S.T
Guru
Matematika
s13 Musringatun, S.Pd
Guru
Matematika
14
Suabatul Aslamiyah, S.Pd
Guru
Ahklak
15
Zahrotul Millah, S.Pd
Guru
Akhlak
16
Saeful Rohman, S.Pd
Guru
Tahfidz
17
Dedi Prihadi, S.Pd
Guru
IPA
18
Wahyu Ardiansyah, S.Pd.I
Guru
IPS
19
Saiful Hadi, S.Pd.I
Guru
Produktif
20
Khusnul Khotimah, S.Pd
Guru
Produktif
21
Nelly Hutabarat, S.Pd
Guru
Produktif
22
Tuty Adawiyah, S.Pd
Guru
Bahasa Inggris
23
Siti Rofiqoh
Guru
IPS
24
Chaerul Syarifudin, S.Pd
Guru
IPA
25
Eka Wahyu Nur Jannah
Kabag Tata Usaha
-
26
Fauziah Zein
Staf Administrasi
-
27
Nenden Nelawati
Staf Keuangan
-
28
Selvi Ramdah
Staf Perpustakaan
-
29
Sukardi
Kebersihan
-
30
Memed Wamedi
Keamanan
-
60
b. Keadaan Peserta Didik SMK Al Washilah terdiri dari 6 kelas, 3 kelas untuk Teknik Komputer dan Jaringan dan 3 kelas lagi untuk Administrasi Perkantoran. masing-masing kelas terdiri dari 1 rombongan belajar. Jadi jumlah keseluruhan sebanyak 6 rombongan belajar dengan jumlah siswa secara keseluruhan sebanyak 131. Perincian sebagai berikut: 1) Teknik Komputer dan Jaringan Tabel 4.5 Jumlah Murid
Kelas X L
Kelas XI
P JML L
32 -
32
Kelas XII
P JML L
16 -
16
Jumlah Total
P JML L
11 -
11
P JML
59 -
59
2) Administrasi Perkantoran Tabel 4.6 Jumlah Murid
Kelas X L P 8
Kelas XI
JML L P
20 28
-
Kelas XII
JML L P
23 23
6
Jumlah Total
JML L
15 21
P
14 58 72
6. Keadaaan Sarana dan Prasarana Sekolah Fasilitas yang dimiliki oleh SMK Al Washilah adalah sebagai berikut: Tabel 4.7 No
Bangunan
JML
Kondisi
Ket
1
Ruang Kelas
Baik
6
2
Ruang perpusatkaans
Baik
1
3
Lab Komputer
Baik
1
4
Aula Serba guna
Baik
1
5
Ruang kepala sekolah
Baik
1
6
Ruang guru
Baik
1
61
7
Ruang Arsip
Baik
1
8
Ruang praktek produktif
Baik
1
9
Ruang tata usaha
Baik
1
10
Ruang bimbingan konseling
Baik
1
11
Kantin
Baik
1
12
Masjid
Baik
1
13
Ruang Uks
Baik
1
14
Ruang Osis
Baik
1
15
Gudang
Baik
1
16
Lapangan olah raga
Baik
1
17
Wc siswa
Baik
4
18
Wc guru
Baik
2
19
Dapur
Baik
1
Semua fasilitas yang dimiliki sekolah tersebut dilihat dari segi fisiknya dalam keadaan baik. Sehingga dapat mendukung dalam kegiatan belajar mengajar dan kegiatan manajemen arsip di SMK Al Washilah dengan baik. B. Hasil Penelitian Salah satu kompenen pendidikan yang berperan penting dalam menunjang pelaksanaan pendidikan adalah administrasi yang baik. Administrasi perlu dikelola dengan baik agar kegiatan pendidikan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Manajemen Kearsipan merupakan salah satu pendukung pelaksaaan administrasi sekolah yang baik, perlu dikelola agar dapat dengan mudah ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Pelaksanaan manajemen kearsipan terkait pada proses atau kegiatan
yang
Pendistribusian, Penyimpanan,
dilakukannya, Tahap
yaitu
Penggunaan,
Tahap Tahap
serta Tahap Penyusutan
Penciptaan,
Tahap
Pemeliharaan,
Tahap
Arsip. Agar
pelaksanaan
manajemen kearsipan berjalan lancar, maka perlu ditunjang oleh faktor-
62
faktor kearsipan seperti: Pegawai arsip yang cakap akan keahlian, dan fasilitas penunjang pelaksanaan kearsipan yang memadai. Dengan demikian maka pelaksanaan manajemen kearsipan terutama dalam hal penemuan kembali arsip dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka diperoleh hasil sebagai berikut: 1. Penciptaan Arsip Penciptaan arsip di SMK Al Washilah berpedoman pada Standar Operasional Prosedur (SOP) yang terstruktur, dimana SOP berperan sebagai pedoman pembuatan arsip. Hal tersebut di perkuat oleh Ibu Eka Wahyu Nur Jannah bahwa: “Dalam tahap penciptaan arsip disekolah ini ada standar operasional Prosedur (SOP), didalamnya tertera pedoman pengarsipan, penomoran surat keluar, pencatatan agenda surat Penyimpanan Surat dan lain-lain’. 3 Adapun tahap-tahap yang telah dilakukan dalam hal penciptaan arsip diantaranya adalah korespondensi, Formulir, laporan, Gambar, Kopian dan Output. Hal tersebut seperti dijelaskan oleh Bapak Sahata Pane, S.T, selaku Kepala Sekolah SMK Al Washilah, sebagai berikut: “hal-hal yang telah dialakukan dalam tahap penciptan arsip disekolah ini antara lain (a) Korespondensi atau surat menyurat, (b) laporan, seperti laporan kegiatan Ujian Nasional,dan
laporan Pelatihan
Kurikulum 2013, (c) Formulir, formatnya sudah ditentukan dari yayasan, (d) Gambar seperti logo sekolah.”4 Dalam penciptaan arsip ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh pihak-pihak yang terlibat dalam penciptan arsip, salah satunya adalah model penulisan surat. Dalam penulisan surat yang biasa dilaksanakan di SMK Al-Washilah yaitu menggunakan 3 4
Eka Wahyu Nur Jannah, Kabag Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Jakarta 9 November 2016. Sahata Pane, S.T, wawancara Pribadi, Jakarta 10 November 2016.
63
model surat Official Style atau Surat Resmi dan model surat full block style. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara oleh Kabag Tata Usaha SMK Al Washilah Sebagai berikut: “Dalam Penulisan surat di SMK Al-Washilah yang digunakan adalah model surat official style atau surat resmi dan juga menggunakan model surat full block style.”5 Arsip diciptakan dengan dua cara, pertama diterima dari dari organisasi atau seseorang yang berasal dari luar organisasi (eksternal). Kedua dapat diciptakan secara internal oleh sekolah seperti membuat surat edaran atau surat tugas, serta surat perjalanan dinas. Proses penciptaan arsip yang dilaksanakan di SMK Al Washilah antara lain sebagai berikut: untuk arsip eksternal berupa surat yang diterima sekolah dari luar seperti dari Dinas Pendidikan Jakarta Barat atau antar sekolah, pertama surat akan diterima oleh bagian Tata Usaha, kemudian surat diberi tanggal terima surat, kemudian surat akan dicatat dalam buku agenda surat masuk, lalu surat akan ditindaklanjuti dan kemudian akan diarsipkan. Sedangkan untuk arsip internal yaitu seperti surat keluar yang dibuat sekolah untuk eksternal sekolah, prosesnya adalah sebagai berikut: pertama surat dikonsep oleh konseptor, kemudian diketik (biasanya sudah ada format-formatnya), selanjutnya adalah pemberian nomor surat, dicatat dalam buku agenda surat keluar, digandakan atau di copy dalam bentuk hardcopy dan sofcopy, dikoordinasikan kepada kepala sekolah dan ditandatangani, pengecapan surat dengan Stampel SMK Al Washilah
dan
selanjutnya didistribusikan. Hal tersebut seperti dipaparkan oleh Staf Administrasi Ibu Fauziah Zein sebagai berikut: “Untuk arsip eksternal: Surat diterima oleh Tata Usaha,di berikan tanggal terima surat, surat 5
Eka Wahyu Nur Jannah, Kabag Tata Usaha, Wancara Pribadi, Jakarta 9 November 2016.
64
keluar dicatat di dalam buku agenda, surat ditindaklanjuti, dan selanjutnya akan diarsipkan. Untuk Arsip Internal: Pembuatan Konsep surat/warkat untuk surat yang sudah rutin sudah tersedia tamplatenya sehingga mempercepat proses pembuatan surat, selanjutnya
surat
diberikan
nomor
surat
keluar.
Surat
dikoordinasikan kepada kepala sekolah dan ditandatangani, pengecapan surat menggunakan stampel SMK Al Washilah.”6 Dalam penciptaan arsip di SMK Al Washilah ditunjang oleh tersedianya peralatan-peralatan arsip yang mendukung hal ini bertujuan agar dalam penyimpanan arsip tidak mudah rusak, maka peralatan atau bahan-bahan yang digunakan harus berkualitas baik seperti kualitas kertas yang bagus dalam hal ini sekolah menggunakan kertas A4 (210 x 297mm 70 Gsm), Snelhecter (pembolong kertas), stepler da stepless, serta macam-macam map dan stampel sekolah. Hal tersebut diperkuat oleh jawaban Ibu Fauziah Zein selaku staf administrasi di SMK Al Washilah sebagai berikut: “Dalam penciptaan arsip alat-alat yang digunakan antara lain: a. Kertas ukuran A4 (210 x 297mm 70 Gsm), b. Buku agenda, c. macam-macam map, d. snelhecter, e. stapler dan staples, f. stampel sekolah.” 7 Adapun pihak-pihak yang terlibat dalam tahap penciptaan arsip di SMK Al Washilah adalah Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah Bidang program, dan Bagian Tata Usaha. Hal ini sebagaimana dikatakan oleh Bapak Sahata Pane, S.T, sebagai berikut: “Dalam proses penciptan arsip yang telibat 6 7
Fauziah Zein, Staf Administrasi, Wwancara Pribadi, Jakarta 09 November 2016. Fauziah Zei, Staf Administrasi, Wawancara Pribadi, Jakarta 09 November 2016.
65
didalamnya adalah Kepala sekolah, wakil Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah Bidang Program, dan Bagian Tata Usaha.”8 Setelah mendeskripsikan hasil wawancara oleh Kepala Sekolah, Kabag Tata Usaha dan Staf Administrasi, maka dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan Penciptaan Arsip di SMK Al Washilah sudah memenuhi standar, karena pada tahap penciptaan arsip sudah ada Standar Operasioanl Pelaksanaan (SOP) yang digunakan sebagai pedoman penciptaan arsip. 2. Distribusi Arsip Setelah malakukan tahap penciptaan selanjutnya adalah melakukan distribusi arsip. Biasanya yang dilakukan disekolah adalah mendistribusikan surat masuk dan surat keluar. Agar pendistribusian surat masuk dan surat keluar berjalan dengan rapih maka digunakanlah prosedur-prosedur untuk mengaturnya, dalam hal ini ada prosedur pengurusan surat masuk dan keluar menggunkan pola lama dan ada juga prosedur surat masuk dan keluar menggunakan pola baru. Adapun yang dilaksanakan di SMK Al Washilah dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar yaitu menggunkan prosedur pengurusan surat pola lama, dimana dalam pengurusannya masih menggunakan buku agenda. Untuk surat masuk yaitu: surat yang diterima di proses oleh tata usaha, selanjutnya surat diperiksa kebenaran alamatnya dan sufat suratnya, kemudian surat dicatat dalam buku agenda surat masuk, lalu diberikan nomor urut simpan pada surat, selanjutnya penentuan disposisi surat oleh Tata Usaha, surat di proses atau ditindak lanjuti, dan terakhir surat di simpan atau diarsipkan. Untuk surat keluar, pertama surat dikonsep oleh bagian Tata Usaha, setelah surat dikonsep lalu dikoreksi dari segi isi maupun 8
Sahata Pane, S.T, Kepala Sekolah, Wawancara Pribadi, Jakarta 10 November 2016.
66
bentuknya, lalu apabila surat disetujui maka surat akan diketik oleh Tata Usaha, kemudian surat diberikan tanggal kirim, dimasukan kedalam amplop, selanjutnya pencatatan pada kartu ekspedisi surat dan diberikan kepada kurir pengantar surat, selanjutnya adalah peyimpanan surat. Hal tersebut diperkuat oleh Kabag TU Ibu Eka Wahyu Nur Jannah, bahwa: “Di SMK Al Washilah masih mengunakan prosedur pengurusan surat Pola Lama. Untuk surat masuk yaitu: surat yang diterima di proses oleh tata usaha, selanjutnya surat diperiksa kebenaran alamatnya dan sifat suratnya,
kemudian
surat dicatat dalam buku agenda surat masuk, lalu diberikan nomor urut simpan pada surat, selanjutnya penentuan disposisi surat oleh Tata Usaha, surat di proses atau ditindak lanjuti, dan terakhir surat di simpan atau diarsipkan Sedangkan untuk surat keluar, pertama surat dikonsep oleh bagian Tata Usaha, setelah surat dikonsep lalu dikoreksi oleh kepala sekolah dari segi isi maupun bentuknya, lalu apabila surat disetujui maka surat akan diketik oleh Tata Usaha, kemudian surat diberikan tanggal kirim, dimasukan kedalam amplop, selanjutnya pencatatan pada kartu ekspedisi surat dan diberikan kepada kurir pengantar surat, selanjutnya adalah peyimpanan surat (surat disimpan dalam bentuk hard copy dan soft copy).”9 Tahapan yang telah dilaksanakan dalam pendistribusian arsip di SMK Al Washilah yaitu pendistribusian surat antar sekolah, internal sekolah, dan eksternal sekolah seperti kantor Walikota, dan kantor suku dinas Pendidikan Jakarta Barat. Sebagaimana di ungkapkan oleh Kabag TU Ibu Eka Wahyu Nur Jannah sebagai berikut: “ di SMK Al-Washilah telah melakukan
9
Eka Wahyu Nur jannah, Kabag Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Jakarta 09 November 2016.
67
pendistribusian antar sekolah, internal sekolah dan eksternal sekolah.” 10 Dalam menangani arsip di SMK Al-Washilah langsung ditangani oleh Bagian Tata usaha. Sebagaimana di ungkapkan oleh Ibu Fauziah Zein selaku Staf Administrasi sebagai berikut “ bahwa dalam penanganan arsip di SMK Al washilah langsung ditangani oleh Bagian Tata Usaha.” 11 Setelah mendeskripsikan hasil wawancara oleh, Kabag Tata Usaha dan Staf Administrasi, maka dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan Pendistribusian Arsip di SMK Al Washilah belum memenuhi standar, diantaranya dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan pola lama yaitu menggunakan buku agenda, karena masih minimnya pengetahuan pengola arsip tentang prosedur pengurusan surat pola baru. Oleh karena itu pihak sekolah harus mewajibkan petugas pengelola arsip untuk mengikuti pelatihan-pelatihan mengenai kearsipan. Agar pengelola arsip memiliki pengetahuan dan kemampuan yang cakap dalam pengelolaan arsip di SMK Al Washilah. 3. Penggunaan Arsip Untuk melaksanakan fungsi, peran, serta tugasnya seharihari, kepala sekolah, wakil kepala sekolah, serta jajaran dewan guru dan stafnya memerlukan penggunaan arsip. oleh karenanya mereka harus meminjam arsip yang ada disekolah. Peminjaman
arsip
yang
terkontrol
dapat
mencegah
terjadinya kehilangan arsip. Ada beberapa prosedur yang dilaksanakan dalam hal peminjaman arsip di SMK Al-Washilah diantaranya seperti, mencatat arsip yang dipinjam didalam buku peminjaman arsip, dan diberikan waktu maksimal 3 hari untuk meminjam arsip, agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan 10 11
Eka wahyu Nur Jannah, Kabag Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Jakarta 09 November 2016. Fauziah Zein, Staf Administrasi, Wawancara Pribadi, Jakarta 09 November 2016.
68
seperti kehilangan arsip. Hal ini di perkuat oleh Ibu Eka Wahyu Nur Jannah sebagai berikut: “ Apabila ada yang meminjam arsip di sekolah maka akan dicatat dalam buku peminjaman arsip dan arsip yang dipinjam harus dikembalikan dalam waktu tiga hari."12 Pada hakikatnya arsip berguna sebagai alat pengingat, sebagai
alat
pembuktian,
memori
organisasi
dan
bahan
pengambilan keputusan untuk kepala sekolah. Sebagaimana kegunaan arsip, di SMK Al Washilah Arsip digunakan sebagai bahan informasi, pembuatan laporan kegiatan, dokumen untuk akreditasi sekolah, serta pengambilan keputusan kepala sekolah. Sebagaimana dijelaskan oleh Bapak Sahata Pane, S.T, sebagai berikut: “Di SMK Al Washilah arsip digunakan sebagai bahan informasi, pembuatan laporan kegiatan, dokumen-dokumen untuk akreditasi sekolah, dan pengambilan keputusan kepala sekolah.”13 Dari Hasil wawancara tersebut penulis menyimpulkan bahwa pelaksanaan penggunaan arsip di SMK Al Washilah telah sesuai dengan teori, dimana dalam peminjaman arsip sudah dilakukan pencatatan dan jangka waktu peminjamannya dibatasi yaitu sampai tiga hari, hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kehilangan arsip. 4. Pemeliharaan Arsip Tahap pemeliharaan arsip merupakan tahap yang penting dalam rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal yaitu menjamin keselamatan arsip, agar apabila dibutuhkan sewaktuwaktu arsip dapat segera disediakan untuk membantu memberikan data yang dibutuhkan. Ada beberapa langkah yang dilakukan di SMK
Al
Washilah
untuk
memelihara
arsip
diantaranya:
memberikan fentilasi yang cukup untuk ruangan arsip agar udara 12 13
Eka Wahyu Nur Jannah, Kabag Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Jakarta 09 November 2016. Sahata Pane, S.T, Kepala Sekolah, Wawancara Pribadi, Jakarta 10 November 2016.
69
didalam ruangan tidak lembab, memberikan kamper atau kapur barus agar tidak ada hama kertas, dan juga menjaga kebersihan di sekitar arsip. Hal ini diperkuat oleh Bapak Sahata Pane, S.T, sebagai berikut: “ Pemeliharaan arsip yang dilakukan di sekolah ini adalah sebagai berikut: memberikan fentilasi udara yang cukup untuk ruangan arsip agar ruangan tidak lembab, penggunaan kamper agar tidak ada kutu atau rayap, dan menjaga kebersihan ruangan.”14 Untuk menunjang kegiatan pemeliharaan arsip ada beberpa peralatan yang dibutuhkan di antaranya: Macam-macam map untuk menyimpan arsip, lemari arsip, box file, penyedot debu, kamper, dan alat-alat kebersihan lainnya. Di SMK Al Washilah dalam pemeliharaan
arsipnya
pun
menggunkan
alat-alat
tersebut.
Sebagaimana dijelaskan oleh Ibu Fauziah Zein sebagai berikut: “ untuk saat ini peralatan yag digunakan yaitu Macam-macam map untuk menyimpan arsip, lemari arsip, box file, penyedot debu, kamper, dan alat-alat kebersihan lainnya.”15 Dalam pemeliharaan arsip dibutuhkan pegawai yang bertugas untuk membersihkan arsip agar arsip terjaga selalu dan tidak mudah rusak juga berdebu, dalam hal ini SMK Al Washilah memberikan Tanggungjawab kebersihan kepada office boy yang ada dilingkungan sekolah. Sebagaimana dijelaskan oleh Ibu Fauziah Zein berikut: “ Dalam menjaga kebersihan arsip di SMK Al Washilah langsung di kerjakan oleh office boy yang ada disekolah.”16 Yang dimaksud dengan kebersihan arsip diatas adalah hanya membersihkan ruangan arsip sementara untuk kebersihan arsip itu sendiri belum dilakukan oleh pengelola kearsipan di SMK Al Washilah. Maka sebaiknya pengelola arsip melakukan 14
Sahata Pane, S.T, Kepala Sekolah, Wawancara Pribadi, Jakarta 10 November 2016. Fauziah zein, Staf Administrasi, Wawancara Pribadi, Jakarta 09 November 2016. 16 Fauziah zein, Staf Administrasi, Wawancara Pribadi, Jakarta 09 November 2016. 15
70
pemeliharaan pada arsip, agar arsip terjaga keselamatannya. Sebagaimana yang teretera dalam peraturan Kepala ANRI Nomor: 07 Tahun 2005. Karena belum adanya petugas khusus yang menangani arsip di SMK Al Washilah maka untuk menangani arsip yang sobek pengelola arsip masih melakukan pemeliharaan secara sederhana, diantaranya adalah menggunakan kertas yang sama untuk menempel arsip lalu direkatkan dengan perekat kanji, sedangkan untuk arsip yang basah atau terendam air akan dikeringkan dengan cara dijemur, melakukannya pun harus hati-hati agar arsip tidak sobek dan menempel. Hal ini seperti dikatakan oleh Bapak Sahata Pane, S.T, sebagai berikut: “Apabila ada arsip yang sobek maka akan dilem namun sebelumnya dicari dulu kertas yang sama baru kemudian di lem, namun jika arsip basah maka akan dikeringkan dengan cara di jemur atau di angin-anginkan namun dengan hati-hati agar kertas tidak menempel dan sobek.”17 Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan Kepala Sekolah dan Staf Administrasi, maka dapat disimpulkan bahwa dalam tahap pemeliharaan arsip di SMK Al Washilah belum memenuhi standar. Karena dalam pelaksanaannya pemeliharaan arsip yang dilakukan belum sesuai dengan Peraturan Kepala ANRI Nomor: 07 Tahun 2005 tentang pelestraian arsip. Hal tersebut juga dikarenakan SMK Al Washilah belum memeiliki petugas khusus yang menengani arsip. 5. Penyimpanan Arsip Agar mempermudah dalam penemuan kembali arsip, maka arsip yang disimpan harus diklasifikasikan, ada tiga pola penyimpanan arsip yang biasa digunakan dalam organisasi yaitu, pola 17
klasifikasi
Alfabetis
atau
mengklasifikasikan
Sahata Pane, S.T, Kepala Sekolah, Wawancara pribadi, Jakarta 10 November 2016.
arsip
71
berdasarkan
abjad,
pola
klasifikasi
geografis
yaitu
mengklasifikasikan arsip berdasarkan letak geografisnya atau sesuai daerahnya (biasa digunkan dikantor kelurahan atau kecamatan), dan terahir dalah pola klasifikasi subjek yaitu mengklasifikasikan arsip berdasakan nama masalah/subjek surat. Penyimpanan surat di SMK Al Washilah menggunakan pola klasifikasi subjek. Pola ini menyimpan arsip disesuaikan berdasarkan masalah/ subjek surat. Hal ini diperkuat oleh Ibu Eka Wahyu Nur Jannah sebagai berikut: “ Dalam tahap penyimpanan arsip kami menggunakan pola klasifikasi subjek yaitu berdasarkan nama masalah/subjek surat. Dan pola klasifikasi yang kami gunkan ini telah sesuai dengan kebutuhan kami, dimana dengan pola klasifikasi ini mempermudah kami dalam penemuan kembali arsip apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.”18 Peralatan yang dibutuhkan dalam menata arsip diantaranya: Folder, berupa map tanpa daun penutup pada sisi-sisinya, Box File, Odner, Guide atau sekat sebagai pemisah antara satu kelompok dengan kelompok masalah lainnya, dan Filling Cabinet atau lemari arsip tempat untuk menyimpan arsip. Hal ini sebagaimana dijelaskan oleh Ibu Eka Wahyu Nur Jannah sebagai berikut: “ Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan arsip di sekolah ini adalah sebagai berikut: (1) Folder, (2) Box File (3) Odner, (4) Guide, dan (5) Filling Cabinet atau lemari arsip.”19 Penyimapanan arsip memerlukan ruangan khusus agar menghindari resiko terjadinya kehilangan arsip. Dalam hal ini SMK Al Washilah sudah memiliki ruangan khusus untuk menyimpan arsip, sebagaimana dikatakan oleh Ibu Eka Wahyu Nur Jannah sebagai berikut: “ untuk menyimpan arsip SMK AlWashilah memiliki ruangan khusus namun belum memadai, dan 18 19
Eka Wahyu Nur Jannah, Kabag Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Jakarta 09 November 2016. Eka Wahyu Nur Jannah, Kabag Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Jakarta 09 November 2016.
72
kadang ruangan bisa dipindahkan kapan saja, sehingga resiko kehilangan arsip itu ada.”20 Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan Kabag Tata Usaha, maka dapat di simpulkan bahwa dalam tahap penyimpanan arsip di SMK Al Washilah sudah memenuhi standar, karena sudah memiliki ruangan khusus untuk penyimpanan arsip, sehingga arsip terlihat rapih dan mencegah resiko kehilangan arsip. 6. Penyusutan Arsip Tahap Penyusutan arsip merupakan salah satu sarana terpenting untuk mengatasi terjadinya penumpukan arsip. Ada tiga tahap
yang
harus
dilaksanakan
dalam
penyusutan
arsip,
diantaranya adalah: (1) Memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan, (2) penyerahan arsip, (3) dan pemusnahan arsip. Ketiga tahapan penyusutan diatas telah dilakukan di SMK Al Washilah diantaranya: (1) Pemindahan Arsip Pada tahap pemindahan arsip SMK Al Washilah telah melakukan pemindahan arsip dua kali dalam setahun, yakni setiap pergantian semester. Hal ini sebagaimana dijelaskan oleh Ibu Fauiah Zein sebagai berikut: “Dalam setahun arsip dua kali dipindahkan yaitu setiap semester awal dan semester akhir, hal ini dikarenakan agar tidak terjadi penumpukan arsip di tempat penyimpanan.”21 Arsip yang digunakan ada masa waktunya, seperti Sertifikat Akreditasi, Akte Tanah, Surat Keputusan, Surat perjanjian, laporan keuangan, laporan kegiatan, surat undangan, pengumuman dan seterusnya. Untuk masa penggunaan
Sertifikat
Akreditasi,
Akte
Tanah,
Surat
Keputusan biasanya digunakan secara terus menerus dan 20 21
Eka Wahyu Nur Jannah, Kabag Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Jakarta 09 November 2016. Fuziah Zein, Staf Administrasi, Wawancara Pribadi, Jakarta 09 November 2016.
73
sifatnya abadi, untuk Surat perjanjian, laporan keuangan, adalah 4 sampai 5 tahun, untuk laporan kegiatan masa penggunaannya adalah 1 sampai 2 tahun, sedangkan untuk surat undangan, dan pengumuman masa penggunaannya adalah antara 1 sampai 2 bulan. Hal ini diperkuat oleh hasil wawancara dengan Ibu Fauziah Zein sebagai berikut: “ Untuk penggunaan surat yeng bersifat Vital itu digunakan selamanya sampai masa berlakunya habis, seperti Sertifikat akreditasi, surat keputusan dan lain-lain, untuk surat yang bersifat penting seperti pertanggung jawaban, Cek Berkas, dan surat perjanjian, masa penggunaannya 4 sampai 5 tahun, untuk surat berguna seperti laporan tahunan, laporan kegiatan masa penggunaannya adalah 1 sampai 2 tahun, sedangkan untuk surat undangan dan pengumuman masa penggunaannya adalah 1 sampai 2 bulan.”22 (2) Penyerahan Arsip Setelah melakukan pemindahan arsip selanjutnya arsip harus diserahkan dari sekolah kepada Arsip Nasional. Namun SMK Al Washilah tidak menyerahkan arsip kepada ANRI, hal ini dikarenakan SMK Al Washilah telah memiliki tempat khusus untuk penyimpanan arsip. (3) Pemusnahan Arsip Dalam pemusnahan arsip terdapat dua kegiatan yakni penyusutan dan pemusnahan. Menurut Zulkifli Amsyah dalam penyusutan arsip harus dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip. namun di SMK Al-Washilah belum
memiliki Jadwal Retensi Arsip.
Penyusutan arsip yang dilakukan berdasarkan kebutuhan sekolah, dimana penyusutan arsip dilakukan dalam waktu 10 tahun sekali. Sebagaimana hasil wawancara oleh Ibu Eka 22
Fauziah Zein, Staf Administrasi, Wawancara Pribadi, Jakarta 09 November 2016.
74
Wahyu Nur Jannah, sebagai berikut: “Agar arsip yang di simpan tidak bertumpuk maka kami melakukan penyusutan arsip setiap 10 tahun sekali, dimana sebelumnya akan dilakukan penyiangan terlebih dahulu mana arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan arsip yang masih berguna.” 23 Dari pernyataan diatas diketahui bahwa pengelola arsip sudah melakukan penyusutan dan telah menetapkan jangka waktu penyusutan arsip berdasarkan kebutuhan sekolah. Namun untuk saat ini sekolah belum memiliki Jadwal Retensi Arsip, sehingga penyusutan arsip dilakukan berdasarkan dengan pengetahuan pengelola arsip dan kebutuhan sekolah. Untuk menghindari penumpukan arsip maka jangka waktu penyimpanan arsip harus disesuaikan sesuai dengan masa kegunaannya. Pengelola arsip sekolah ini sudah memahami bahwa surat yang bersifat vital memiliki jangka waktu penyimpanan abadi, untuk arsip yang bersifat penting jangka waktu penyimpanannya 10 tahun atau lebih, untuk arsip yang berguna jangka waktu penyimpanannya 4 sampai 5 tahun, sedangkan untuk arsip yang tidak berguna jangka waktu penyimpanannya 1 sampai 2 tahun. Hal ini berdasarkan hasil wawancara oleh Ibu Eka Wahyu Nur Jannah sebagai berikut: “ Untuk surat yang bersifat vital seperti
sertifikat
akreditasi
maka
jangka
waktu
penyimpanannya abadi, untuk arsip yang bersifat penting (laporan keuangan) jangka waktu penyimpanannya bisa sampai 10 tahun atau lebih, untuk arsip yang berguna (laporan kegiatan) jangka waktu penyimpanannya 4 sampai 5 tahun, sedangkan untuk arsip yang tidak berguna (surat
23
Eka Wahyus Nur Jannah, Wawancara Prbadi, Jakarta 09 November 2016.
75
undangan) jangka waktu penyimpanannya 1 sampai 2 tahun.”24 Dengan adanya Jadwal Retensi Arsip maka akan terhindar dari penemumpukan arsip. Untuk itu arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna harus dimusnahkan. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memusanahkan arsip,diantaranya di bakar, dihancurkan dengan mesin penghancur kertas, atau dibuang. Di SMK Al Washilah biasanya arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna tetapi bersifat rahasia maka pemusnahannya dilakukan dengan cara dihancurkan dengan menggunakan mesin penghancur kertas, atau dibakar, sedangkan untuk arsip yang tidak bersifat rahasia maka akan di buang. Hal ini seperti di ungkapkan oleh Ibu Fauziah Zein sebagai berikut: “Arsip yang sudah tidak terpakai namun sifatnya rahasia maka akan di hancurkan dengan mesin penghancur kertas, atau dibakar sedangkan arsip lainnya akan di buang.”25 Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan Kabag Tata Usaha dan Staf Administrasi, maka dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan pemusnahan arsip di SMK Al-Washilah belum memenuhi standar yang ditetapkan pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2012 tentang pedoman penyusutan arsip, salah satunya adalah SMK Al Washilah belum memiliki Jadwal Retensi Arsip.
24 25
Eka Wahyu Nur Jannah, Kabag Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Jakarta 09 November 2016. Fauziah Zein, Staf Administrasi, Wawancara Pribadi, Jakarta 09 November 2016.
BAB V PENUTUP
A. KESIMPULAN Berdasarkan penelitian maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut: 1. Pelaksanaan manajemen kearsipan di SMK Al-Washilah berdasarkan hasil penelitian sudah sesuai standar, dimana dalam tahap penciptaan arsip berpedoman pada SOP yang tersedia, peralatan yang digunakan sudah memadai, namun untuk pencatatan surat masuk dan surat keluar masih menggunkan buku agenda, karena di SMK Al Washilah masih menggunakan prosedur pengurusan surat pola lama. 2. Pada tahap pendistribusian di SMK Al Washilah masih menggunkan pola lama dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar. 3. Pada Tahap Penggunaan arsip sudah dilakukan pencatatan untuk pminjaman arsip dan dibatasi waktu peminjamannya yaitu sampai tiga hari agar menghindari terjadinya kehilangan arsip. 4. Pemeliharaan yang dilakukan hanya memfokuskan pada kebersihan ruangan penyimpanan arsip. Karena belum adanya petugas khusus yang menangani arsip maka pemeliharaan yang dilakukan hanya berdasarkan pengetahuan yang dimiliki oleh pengelola arsip sekolah, belum berpedoman pada peraturan Kepala ANRI Nomor: 07 tahun 2005 tentang pelestariam arsip. 5. Pada tahap penyimpanan SMK Al Washilah menggunakan klasifikasi subjek, dimana arsip dikelompokan berdasarkan nama masalah/ subjek surat, 6. Pada tahap penyusutan arsip, Pengelola arsip sudah melakukan penyusutan arsip, namun di SMK Al Washilah tidak memiliki jadwal retensi arsip, sehingga untuk melakukan penyusutan arsip berdasarkan pengetahuan yang dimiliki oleh pengelola arsip. Oleh karena itu
76
77
pelatihan mengenai kearsipan sangatlah dibutuhkan untuk pihak-pihak yang bertugas mengelola kearsipan di sekolah.
B. SARAN Dari hasil penelitian yang dilakukan, penulis ingin memberikan saransaran yang membangun demi terciptanya manajemen karsipan yang baik, adapun saran penulisa adalah sebagai berikut: 1. Agar kualaitas kearsipan di SMK Al Washilah lebih baik lagi, maka pegawai tata usaha atau petugas yang menangani arsip harus mengikuti pelatihan atau penataran untuk meningkatkan kualitas dalam bidang kearsipan dan juga bertujuan agar pegawai tata usaha lebih memahami lagi hal-hal mengenai kearsipan. 2. Dalam pengelolaan arsip harusnya ada pegawai khusus yang menangani arsip, agar arsip dapat dikelola dengan baik. 3. Dalam kegiatan penyusustan arsip harusnya dibuat jadwal retensi arsip secara tertulis agar lebih jelas dalam kegiatan penyusutan arsip. 4. Untuk ruangan tempat penyimpanan arsip sebaiknya juga diperhatikan agar tidak berpindah-pindah karena akan mempengaruhi arsip.
DAFTAR PUSTAKA
Abriani, Nining. Peranan Penting Sistem Kearsipan dalam Organisasi, Jurnal Pengembangan
Humaniora.
Vol.12,
Agustus
2012.
ejurnal.uwgm.ac.id/index.php/fisipublik/article/download/4/pdfniningabriani. 2016. Ali Mudini, Sambas, dkk. Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 2003. Arikunto, Suharsimi. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka Cipta. 1998. Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan; Untuk Lembaga Negara Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. 2012. Gie,The Liang. Administrasi Perkantoran Modern.Yogyakarta: Liberty. 2000.) cet.7. Laksmi,dkk. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Rajawali Pers. 2015. Lolytasari, Penyusutan Arsip Perguruan Tinggi dalam Upaya Penyelamatan Arsip, Record and Library Journal, 2015. M.Sukoco, Badri. Manajemen Administrasi Perkantoran. Jakarta: Eralngga. 2007. Mills, Geoffrey, dkk. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Bina Aksara. 1991. Moekijat, Administrasi Perkantoran, Bandung: Mandar Maju, 2008. Nawawi. Penerapan Sistem Kearsipan pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Kutai Barat, http://www.karyailmiah.polnes.ac.id. 2016.
78
79
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: 25 Tahun 2012 Tentang “Pedoman Pemusnahan Arsip”. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: 07 Tahun 2005 Tentang “Pedoman Pendataan, penyelamatan dan pelestarisan dokumen/ arsip Negara Periode Kabinet Gotong Royong dan Kabinet Persatuan Nasional”. Sedarmayanti. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju. 2009. Sugiharto, Agus, teguh wahyono. Manajemen Kearsipan Elektronik. Yogyakarta: Gava Media. 2014. Sugiyono. Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R & D. Bandung: Alfabeta. 2010. Sulistyo, Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 2003. Suraja,Yohannes. Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma.2006. Umam, Khaerul. Manajemen Perkantoran; Referensi untuk Para Akademisi dan Praktisi. Bandung: Pustaka Setia. 2014. Undang-undang
Republik
Indonesia
Nomor
43
Tahun
2009
Tentang
“Kearsipan”.https://docs.google.com/file/d/0BxojRuzG9yYMRmpDN1hRd UZGNVE/view uu thn 2009 n0. 2016. Widjaja,A.W. Administrasi Kearsipan: suatu pengantar. Jakarta: Raja Grafindo Persada,1993. Yatimah, Durotul. Pengembangan Sumber Daya Manusia Bidang Keahlian: Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung: Pustaka Utama, 2013.
Lampiran 1 PEDOMAN OBSERVASI Sasaran observasi dalam penelitian ini adalah gambaran umum dan kondisi Manajemen Arsip Dinamis di SMK Al-Washilah Jakarta yang meliputi:
No 1
Aspek
Objek
Keterangan
Permasalahan umum yang terdapat Sekolah di SMK Al-Washilah Jakarta
2
Gambaran umum objek penelitian
3
Fasilitas umum yang terdapat di Sekolah
Sekolah
SMK Al-Washilah Jakarta 4
Pelaksanaan
Manajemen
Dinamis
SMK
Jakarta
di
Arsip a. Sekolah
Al-Washilah b. Pegawai
Tata
Usaha c. Ruang Tata Usaha
Lampiran 2 PEDOMAN WAWANCARA TERSTRUKTUR 1. Apakah
ada Standar Operasional Pelaksanaan (SOP) dalam tahap
penciptaan arsip di SMK Al-Washilah? 2. Apa saja yang telah dilaksanakan dalam tahap penciptaan arsip di SMK Al-Washilah? 3. Bagaimanakah model penulisan surat yang biasa digunakan di SMK AlWashilah? 4. Bagaimana proses penciptaan arsip baik yang diterima dari eksternal sekolah maupun internal sekolah? 5. Peralatan apa saja yang digunakan dalam tahap penciptaan arsip di SMK Al-Washilah? 6. Siapa saja pihak yang terlibat dalam proses penciptaan arsip di SMK AlWashilah? 7. Bagaimanakah Prosedur dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar di SMK Al-Washilah? 8. Tahapan apa saja yang telah dilaksanakan dalam pendistribusian arsip di SMK Al-Washilah? 9. Adakah petugas khusus yang menangani unit kearsipan di SMK AlWashilah? 10. Untuk keperluan apa saja arsip digunakan dalam tahap penggunaan arsip di SMK Al-Washilah? 11. Berapa lama jangka waktu penggunaan arsip di SMK Al-Washilah? 12. Bagaimanakah prosedur peminjaman arsip di SMK Al-Washilah? 13. Berapakah angka pemakaian arsip di SMK Al-Washilah? 14. Langkah- langkah apa yang telah dilaksanakan dalam pemeliharaan arsip di SMK Al-Washilah? 15. Adakah peralatan khusus yang digunakan untuk pemeliharaan arsip?, apakah sudah memadai?
16. Adakah petugas kebersihan untuk menjaga kebersihan arsip di SMK AlWashilah? 17. Apa saja yang dilakukan untuk menangani arsip yang rusak? 18. Pola klasifikasi apa yang digunakan dalam tahap penyimpanan arsip di SMK Al-Washilah?, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan? 19. Peralatan apa saja yang digunakan untuk menyimpan arsip di SMK AlWashilah? 20. Adakah ruangan khusus untuk menyimpan arsip di SMK Al-Washilah? 21. Berapa lama jangka waktu penyimpanan arsip di SMK Al-Washilah? 22. Berapa kali proses pemindahan arsip dilakukan dalam setahun? 23. Bagaimanakah cara pemusnahan arsip yang dilaksanakan di SMK AlWashilah? 24. Berapa lama jangka waktu penyusutan arsip di SMK Al-Washilah?
Lampiran 3 HASIL WAWANCARA
RESPONDEN I
: Eka Wahyu Nur Jannah
JABATAN
: Kabag Tata Usaha
TEMPAT WAWANCARA : Ruang Tata Usaha : “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di SMK Al
PENELITIAN Washilah Jakarta” 1.
Tanya: Apakah ada Standar Operasional Pelaksanaan (SOP) dalam tahap penciptaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Dalam tahap penciptaan arsip disekolah ini ada standar operasionalnya
(SOP),
didalamnya
tertera
pedoman
pengarsipan, penomoran surat keluar, pencatatan agenda surat Penyimpanan Surat dan lain-lain. 2.
Tanya: Apa saja yang telah dilaksanakan dalam tahap penciptaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Yang telah dilakukan dalam tahap penciptaan arsip di sekolah ini sebagai berikut: a. Korespondensi b. Laporan c. Formulir d. Gambar
3.
Tanya: Bagaimanakah model penulisan surat yang biasa digunakan di SMK Al Washilah? Jawab: Dalam Penulisan surat di SMK Al Washilah yang digunakan adalah model surat official style atau surat resmi dan juga menggunakan model surat full block style.
4.
Tanya: Bagaimana proses penciptaan arsip baik yang diterima dari eksternal sekolah maupun internal sekolah? Jawab: Untuk arsip eksternal:
a. Surat diterima oleh Tata Usaha b. Pemberian Tanggal Terima Surat c. Penulisan surat keluar di dalam buku agenda d. Tindaklanjut surat e. Arsipkan Untuk Arsip Internal: a. Pembuatan Konsep surat/warkat b. Pengetikan c. Pengoreksian d. Pemberian Nomor e. Pencatatan dalam buku agenda f. Pendistribusian g. Arsipkan dalam Hardcopy dan softcopy 5.
Tanya: Peralatan apa saja yang digunakan dalam tahap penciptaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Alat-alat yang digunakan antara lain: a. Kertas ukuran A4 210 x 297mm 70 Gsm b. Buku Agenda c. Map d. Snalehecter e. Stpler dan steples
6.
Tanya: Siapa saja pihak yang terlibat dalam proses penciptaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Yang terlibat dalam proses pembuatan arsip yaitu: Kepala Sekolah atau Wakilnya sebagai Konseptor dan Korektor. Tata Usaha sebagai Tim Pengetik dan pendistribusi arsip
7.
Tanya
Bagaimanakah Prosedur dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar di SMK Al Washilah?
Jawab: Di SMK Al Washilah masih mengunakan prosedur pengurusan surat Pola Lama. Untuk surat masuk yaitu: surat yang diterima
di proses oleh tata usaha, selanjutnya surat diperiksa kebenaran alamatnya dan sifat suratnya, kemudian surat dicatat dalam buku agenda surat masuk, lalu diberikan nomor urut simpan pada surat, selanjutnya penentuan disposisi surat oleh Tata Usaha, surat di proses atau ditindak lanjuti, dan terakhir surat di simpan atau diarsipkan Sedangkan untuk surat keluar, pertama surat dikonsep oleh bagian Tata Usaha, setelah surat dikonsep lalu dikoreksi dari segi isi maupun bentuknya, lalu apabila surat disetujui maka surat akan diketik oleh Tata Usaha, kemudian surat diberikan tanggal kirim, dimasukan kedalam amplop, selanjutnya pencatatan pada kartu ekspedisi surat dan diberikan kepada kurir pengantar surat, selanjutnya adalah peyimpanan surat (surat disimpan dalam bentuk hard copy dan soft copy). 8.
Tanya
Tahapan
apa
saja
yang
telah
dilaksanakan
dalam
pendistribusian arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Di SMK Al-Wshilah telah melakukan pendistribusian Antar Sekolah, Internal Sekolah, Dan Eksternal Sekolah 9.
Tanya: Adakah petugas khusus yang menangani unit kearsipan di SMK Al Washilah? Jawab: Petugas yang menangani Arsip di Sekolah ini adalah Bagian Tata Usaha.
10. Tanya: Untuk keperluan apa saja arsip digunakan dalam tahap penggunaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Arsip
digunakan
untuk
kegunaan
pembuatan
Laporan
Kegiatan, dokumen untuk akreditasi sekolah, dan lain-lain. 11. Tanya: Berapa lama jangka waktu penggunaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Untuk penggunaan surat yeng bersifat Vital itu digunakan selamanya sampai masa berlakunya habis, seperti Sertifikat akreditasi, surat keputusan dan lain-lain, untuk surat yang
bersifat penting seperti pertanggung jawaban, Cek Berkas, dan surat perjanjian, masa penggunaannya 4 sampai 5 tahun, untuk surat berguna seperti laporan tahunan, laporan kegiatan masa penggunaannya adalah 1 sampai 2 tahun, sedangkan untuk surat undangan dan pengumuman masa penggunaannya adalah 1 sampai 2 bulan. 12. Tanya: Bagaimanakah prosedur peminjaman arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Apabila ada yang meminjam arsip maka dicatat dalam buku peminjaman
arsip,
dan
arsip
yang
dipinjam
wajib
dikembalikan dalam waktu tiga hari. 13. Tanya: Berapakah angka pemakaian arsip di SMK Al Washilah Jawab: Angka Pemakain Arsip di SMK Al Washilah yaitu 25%, dimana angka tersebut menunjukan bahwa pemakaian arsip disini sangat baik. 14. Tanya: Langkah- langkah apa yang telah dilaksanakan dalam pemeliharaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Untuk saat ini pemeliharaan hanya dalam segi kebersihan karena tempat penyimpanan arsip disini aman dari hama kertas, agar tidak ada kutu di kertas di lemari arsip diberikan kamper. 15. Tanya: Adakah peralatan khusus yang digunakan untuk pemeliharaan arsip?, apakah sudah memadai? Jawab: Untuk saat ini peralatan yang digunakan seperti Lemari Arsip, dan alat-alat kebersihan seperti alat penyedot debu, kemoceng dan lain-lain. 16. Tanya: Adakah petugas kebersihan untuk menjaga kebersihan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Petugas kebersihan arsip langsung dilakukan oleh office boy sekolah. 17. Tanya: Apa saja yang dilakukan untuk menangani arsip yang rusak?
Jawab: Apabila ada arsip yang sobek maka akan dilakukan pengeleman, namun jika arsip basah maka akan dikeringkan namun dengan hati-hati agar kertas tidak menempel dan sobek. 18. Tanya: Pola klasifikasi apa yang digunakan dalam tahap penyimpanan arsip di SMK Al Washilah?, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan? Jawab: Dalam tahap penyimpanan arsip kami menggunakan pola klasifikasi subjektif yaitu berdasarkan pokok masalah. Dan pola klasifikasi yang kami gunkan ini telah sesuai dengan kebutuhan
kami,
dimana
dengan
pola
klasifikasi
ini
mempermudah kami dalam penemuan kembali arsip apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. 19. Tanya: Peralatan apa saja yang digunakan untuk menyimpan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan arsip di sekolah ini adalah sebagai berikut: (1) Folder, (2) Box File (3) Odner, (4) Guide, dan (5) Filling Cabinet atau lemari arsip. 20. Tanya: Adakah ruangan khusus untuk menyimpan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: untuk menyimpan arsip SMK Al Washilah memiliki ruangan khusus namun belum memadai, dan kadang ruangan bias dipindahkan kapan saja, sehingga resiko kehilangan arsip itu ada. 21. Tanya: Berapa lama jangka waktu penyimpanan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Untuk surat yang bersifat vital seperti sertifikat akreditasi maka jangka waktu penyimpanannya abadi, untuk arsip yang bersifat
penting
(laporan
keuangan)
jangka
waktu
penyimpanannya bisa sampai 10 tahun atau lebih, untuk arsip yang
berguna
(laporan
kegiatan)
jangka
waktu
penyimpanannya 4 sampai 5 tahun, sedangkan untuk arsip
yang
tidak
berguna
(surat
undangan)
jangka
waktu
penyimpanannya 1 sampai 2 tahun. 22. Tanya: Berapa kali proses pemindahan arsip dilakukan dalam setahun? Jawab: Dalam setahun arsip dua kali dipindahkan yaitu setiap semester awal dan semester akhir, hal ini dikarenakan agar tidak terjadi penumpukan arsip di tempat penyimpanan. 23. Tanya: Bagaimanakah cara pemusnahan arsip yang dilaksanakan di SMK Al Washilah? Jawab: Biasanya arsip yang sudah tidak terpakai apabila isinya rahasia sekolah maka akan dihancurkan dengan cara di hancurkan menggunkan kertas penghancur kertas ataupun dibakar. Namun untuk arsip yang tidak rahasia maka akan dibuang. 24. Tanya: Berapa lama jangka waktu penyusutan asrip di SMK Al Washilah? Jawab: Agar arsip yang di simpan tidak bertumpuk maka kami melakukan penyusutan arsip setiap 10 tahun sekali, dimana sebelumnya akan dilakukan penyiangan terlebih dahulu mana arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan arsip yang masih berguna.
Jakarta, 09 November 2016
Eka Wahyu Nur Jannah Kabag Tata Usaha
Lampiran 4 HASIL WAWANCARA
RESPONDEN I
: Sahata Pane, S.T
JABATAN
: Kepala Sekolah
TEMPAT WAWANCARA : Ruang Ruang Kepala Sekolah : “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di SMK Al
PENELITIAN Washilah Jakarta” 1.
Tanya: Apakah ada Standar Operasional Pelaksanaan (SOP) dalam tahap penciptaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Ada, dimana SOP digunkan sebagai pedoman dalam Pengarsipan yang dilakukan di sekolah ini.
2.
Tanya: Apa saja yang telah dilaksanakan dalam tahap penciptaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Hal-hal yang telah dilakukan dalam tahap penciptaan arsip di sekolah ini sebagai berikut: a. Korespondensi/ surat menyurat. b. Laporan, seperti laporan kegiatan Ujian Nasional, laporan pelatihan kurikulum 2013. c. Formulir, formatnya telah ditentukan dari yayasan. d. Gambar, seperti logo sekolah.
3.
Tanya: Bagaimanakah model penulisan surat yang biasa digunakan di SMK Al Washilah? Jawab: Model surat yang digunakan adalah model Official Style atau surat resmi dan model surat full block style.
4.
Tanya: Bagaimana proses penciptaan arsip baik yang diterima dari eksternal sekolah maupun internal sekolah? Jawab: Untuk arsip eksternal: Surat diterima oleh Tata Usaha,di beikan tanggal terima surat, surat keluar dicatat di dalam buku agenda, surat ditindaklanjuti, dan selanjutnya akan diarsipkan,
untuk surat keluar semua jenis tidak hanya disimpan dalam bentuk hardcopy melainkan disimpan dalam bentuk softfile sesuai dengan urutan pembuatan surat tersebut. Dalam penyimpanan softfile tersebut disimpan dalam folder khusus agar tersusun secara rapid an mempermudah dalam pembuatan surat keluar. Untuk Arsip Internal: Pembuatan Konsep surat/warkat untuk surat yang sudah rutin sudah tersedia tamplatenya sehingga mempercepat proses pembuatan surat, selanjutnya surat diberikan nomor surat keluar. Surat dikoordinasikan kepada kepala
sekolah
dan
ditandatangani,
pengecapan
surat
menggunakan stampel SMK Al Washilah. 5.
Tanya: Peralatan apa saja yang digunakan dalam tahap penciptaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Alat-alat yang digunakan antara lain: a. Kertas ukuran A4 kualitas terbaik agar ketika disimpan kertas tidak mudah hancur dan tahan lama. b. Buku Agenda untuk mencatat surat masuk dan keluar. c. Map untuk menyimpan. d. Snalehecter. e. Stpler dan steples. f. Stampel.
6.
Tanya: Siapa saja pihak yang terlibat dalam proses penciptaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Dalam proses penciptaan arsip yang terlibatdidalamnya adalah: Kepala Sekolah dan Wakil Kepala Sekolah, Wakasek bagian Program, dan Tata Usaha sekolah.
7.
Tanya: Bagaimanakah Prosedur dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar di SMK Al Washilah? Jawab: Di SMK Al Washilah masih mengunakan prosedur pengurusan surat pola lama yaitu : untuk Surat yang masuk, Surat yang
diterima di proses terlebih dahulu, lalu setelah itu surat langsung di tindak lanjuti oleh kepala sekolah. Untuk surat keluar: a) penulisan surat dan pemberian nomor surat disesuaikan jenis surat yang sudah dikategorikan. Surat rutin sudah tersedia template surat sehingga mempercepat proses pembuatan surat. b) Surat disimpan dalam folder khusus dan dikelompokkan sesuai jenis dan urutan surat yang telah dibuat. c) Surat koordinasi ke dalam dan keluar ditandatangani oleh Kepala Sekolah,. Apabila keadaan khusus dan bersifat mendesak pengesahan surat yang seharusnya disahkan oleh ketua program studi dapat diwakilkan oleh Wakil Kepala Sekolah. d) Pengecapan surat menggunakan stempel resmi SMK AL WASHILAH setelah surat tersebut ditandangani oleh Kepala sekolah Maupun Wakil Kepala Sekolah. 8.
Tanya: Tahapan
apa
saja
yang
telah
dilaksanakan
dalam
pendistribusian arsip di SMK Al-Washilah? Jawab: Antar Sekolah Internal Sekolah Dan Eksternal Sekolah 9.
Tanya: Adakah petugas khusus yang menangani unit kearsipan di SMK Al Washilah? Jawab: Petugas yang menangani Arsip di Sekolah ini adalah Bagian Tata Usaha sekolah.
10. Tanya: Untuk keperluan apa saja arsip digunakan dalam tahap penggunaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Arsip digunakan sebagai bahan informasi, pembuatan Laporan Kegiatan, dokumen untuk akreditasi sekolah, dan pengambilan keputusan kepala sekolah.
11. Tanya: Berapa lama jangka waktu penggunaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Untuk penggunaan surat yeng bersifat Vital itu digunakan selamanya sampai masa berlakunya habis, seperti Sertifikat akreditasi, surat keputusan dan lain-lain, untuk surat yang bersifat penting seperti pertanggung jawaban, Cek Berkas, dan surat perjanjian, masa penggunaannya 4 sampai 5 tahun, untuk surat berguna seperti laporan tahunan, laporan kegiatan masa penggunaannya adalah 1 sampai 2 tahun, sedangkan untuk surat undangan dan pengumuman masa penggunaannya adalah 1 sampai 2 bulan. 12. Tanya: Bagaimanakah prosedur peminjaman arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Apabila ada yang meminjam arsip maka dicatat dalam buku peminjaman
arsip,
dan
arsip
yang
dipinjam
harus
dikembalikan dalam waktu tiga hari. 13. Tanya: Berapakah angka pemakaian arsip di SMK Al Washilah Jawab: Angka Pemakain Arsip di sekolah ini yaitu 25% 14. Tanya: Langkah- langkah apa yang telah dilaksanakan dalam pemeliharaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Pemeliharaan arsip yang dilakukan di sekolah ini adalah sebagai berikut: memberikan fentilasi udara yang cukup untuk ruangan arsip agar ruangan tidak lembab, penggunaan kamper agar tidak ada kutu atau rayap, dan menjaga kebersihan ruangan. 15. Tanya: Adakah peralatan khusus yang digunakan untuk pemeliharaan arsip?, apakah sudah memadai? Jawab: Untuk saat ini peralatan yang digunakan yaitu Lemari Arsip, dan alat-alat kebersihan, alat penyedot debu, kamper dan lainlain. 16. Tanya: Adakah petugas kebersihan untuk menjaga kebersihan arsip di
SMK Al Washilah? Jawab: kebersihan arsip langsung dikerjakan oleh office boy sekolah. 17. Tanya: Apa saja yang dilakukan untuk menangani arsip yang rusak? Jawab: Apabila ada arsip yang sobek maka akan dilem namun sebelumnya dicari dulu kertas yang sama baru kemudian di lem, namun jika arsip basah maka akan dikeringkan dengan cara di jemur atau di angin-anginkn namun dengan hati-hati agar kertas tidak menempel dan sobek. 18. Tanya: Pola klasifikasi apa yang digunakan dalam tahap penyimpanan arsip di SMK Al Washilah?, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan? Jawab: Dalam tahap penyimpanan arsip kami menggunkan Klasifikasi Subjektif yaitu berdasarkan pokok masalah.Ya sudah sesuai dngan kebutuhan sekolah. 19. Tanya: Peralatan apa saja yang digunakan untuk menyimpan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan arsip di sekolah ini adalah sebagai berikut: 1. map 2. Guide 3. Binder 4. Box file 5. Lemari Arsip filling cabinet 6. Odner. 20. Tanya: Adakah ruangan khusus untuk menyimpan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Ada namun belum memdai 21. Tanya: Berapa lama jangka waktu penyimpanan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Untuk surat yang bersifat vital seperti sertifikat akreditasi maka jangka waktu penyimpanannya abadi, untuk arsip yang
bersifat
penting
(laporan
keuangan)
jangka
waktu
penyimpanannya bisa sampai 10 tahun atau lebih, untuk arsip yang
berguna
(laporan
kegiatan)
jangka
waktu
penyimpanannya 4 sampai 5 tahun, sedangkan untuk arsip yang
tidak
berguna
(surat
undangan)
jangka
waktu
penyimpanannya 1 sampai 2 tahun. 22. Tanya: Berapa kali proses pemindahan arsip dilakukan dalam setahun? Jawab: Dalam setahun arsip dua kali dipindahkan yaitu setiap semester awal dan semester akhir. 23. Tanya: Bagaimanakah cara pemusnahan arsip yang dilaksanakan di SMK Al Washilah? Jawab: Arsip yang sudah tidak terpakai namun sifatnya rahasia maka akan di hancurkan dengan mesin penghancur kertas, atau dibakar sedangkan arsip lainnya akan di buang. 24. Tanya: Berapa lama jangka waktu penyusutan asrip di SMK Al Washilah? Jawab: Agar arsip yang di simpan tidak bertumpuk maka kami melakukan penyusutan arsip setiap 10 tahun sekali, dimana sebelumnya akan dilakukan penyiangan terlebih dahulu mana arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan arsip yang masih berguna.
Jakarta, 10 November 2016
Sahata Pane, S.T Kepala Sekolah
Lampiran 5 HASIL WAWANCARA
RESPONDEN I
: Fauziah Zein
JABATAN
: Staf Administrasi
TEMPAT WAWANCARA : Ruang Tata Usaha : “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di SMK Al
PENELITIAN Washilah Jakarta” 1.
Tanya: Apakah ada Standar Operasional Pelaksanaan (SOP) dalam tahap penciptaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Dalam tahap penciptaan arsip disekolah ini ada standar operasionalnya (SOP), yang menjadi pedoman kami dalam melaksanakan kegiatan Kearsipan di sekoalh ini.
2.
Tanya: Apa saja yang telah dilaksanakan dalam tahap penciptaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Yang telah dilakukan dalam tahap penciptaan arsip di sekolah ini sebagai berikut: a. Korespondensi b. Laporan c. Formulir d. Gambar
3.
Tanya: Bagaimanakah model penulisan surat yang biasa digunakan di SMK Al Washilah? Jawab: Model surat yang digunakan adalah model Official Style dan full block style.
4.
Tanya: Bagaimana proses penciptaan arsip baik yang diterima dari eksternal sekolah maupun internal sekolah? Jawab: Untuk arsip eksternal: Surat diterima oleh Tata Usaha,di berikan tanggal terima surat, surat keluar dicatat di dalam buku agenda, surat ditindaklanjuti, dan selanjutnya akan diarsipkan
Untuk Arsip Internal: Pembuatan Konsep surat/warkat untuk surat yang sudah rutin sudah tersedia tamplatenya sehingga mempercepat proses pembuatan surat, selanjutnya surat diberikan nomor surat keluar. Surat dikoordinasikan kepada kepala
sekolah
dan
ditandatangani,
pengecapan
surat
menggunakan stampel SMK Al Washilah. 5.
Tanya: Peralatan apa saja yang digunakan dalam tahap penciptaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Dalam penciptaan arsip Alat-alat yang digunakan antara lain: a. Kertas ukuran A4 210 x 297mm 70 Gsm b. Buku Agenda c. Macam-macam map d. Snalehecter e. Stapler dan staples f. Stampel sekolah.
6.
Tanya: Siapa saja pihak yang terlibat dalam proses penciptaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Yang terlibat dalam proses pembuatan arsip yaitu: Kepala Sekolah dan Wakil Kepala Sekolah, serta Bagian Tata Usaha sekolah.
7.
Tanya: Bagaimanakah Prosedur dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar di SMK Al Washilah? Jawab: Di SMK Al Washilah masih mengunakan prosedur pengurusan surat pola lama. Distribusi Surat yang masuk : Surat yang diterima di proses terlebih dahulu, lalu setelah itu surat langsung di tindak lanjuti oleh kepala sekolah. Untuk surat keluar: apabila surat telah di konsep, di koreksi dan di tanda tangani oleh Kepala Sekolah surat di distribusikan kepda pihak-pihak yang bersangkutan, disertai dengan ekspedisi surat sehingga serah terima surat jelas untuk siapa
dan kepada siapa. 8.
Tahapan
apa
saja
yang
telah
dilaksanakan
dalam
pendistribusian arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Antar Sekolah Internal Sekolah Dan Eksternal Sekolah 9.
Tanya: Adakah petugas khusus yang menangani unit kearsipan di SMK Al Washilah? Jawab: Dalam penaganan arsip di SMK Al Washilah langsung di tangani oleh bagian Tata Usaha.
10. Tanya: Untuk keperluan apa saja arsip digunakan dalam tahap penggunaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Arsip
digunakan
untuk
kegunaan
pembuatan
Laporan
Kegiatan, dokumen untuk akreditasi sekolah, dan lain-lain. 11. Tanya: Berapa lama jangka waktu penggunaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Untuk penggunaan surat yeng bersifat Vital itu digunakan selamanya sampai masa berlakunya habis, seperti Sertifikat akreditasi, surat keputusan dan lain-lain, untuk surat yang bersifat penting seperti pertanggung jawaban, Cek Berkas, dan surat perjanjian, masa penggunaannya 4 sampai 5 tahun, untuk surat berguna seperti laporan tahunan, laporan kegiatan masa penggunaannya adalah 1 sampai 2 tahun, sedangkan untuk surat undangan dan pengumuman masa penggunaannya adalah 1 sampai 2 bulan. 12. Tanya: Bagaimanakah prosedur peminjaman arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Apabila ada yang meminjam arsip maka dicatat dalam buku peminjaman
arsip,
dan
arsip
yang
dipinjam
dikembalikan dalam waktu tiga hari. 13. Tanya: Berapakah angka pemakaian arsip di SMK Al Washilah
harus
Jawab: Angka Pemakain Arsip di sekolah ini yaitu 25% 14. Tanya: Langkah- langkah apa yang telah dilaksanakan dalam pemeliharaan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Pemeliharaan arsip disekolah ini hanya perlu memperhatikan kebersihan ruangan, lemari dan arsipnya. 15. Tanya: Adakah peralatan khusus yang digunakan untuk pemeliharaan arsip?, apakah sudah memadai? Jawab: Untuk saat ini peralatan yag digunakan yaitu Macam-macam map untuk menyimpan arsip, lemari arsip, box file, penyedot debu, kamper, dan alat-alat kebersihan lainnya. 16. Tanya: Adakah petugas kebersihan untuk menjaga kebersihan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Dalam menjaga kebersihan arsip di SMK Al Washilah langsung di kerjakan oleh office boy yang ada disekolah 17. Tanya: Apa saja yang dilakukan untuk menangani arsip yang rusak? Jawab: Apabila ada arsip yang sobek maka akan dilakukan pengeleman, namun jika arsip basah maka akan dikeringkan namun dengan hati-hati agar kertas tidak menempel dan sobek. 18. Tanya: Pola klasifikasi apa yang digunakan dalam tahap penyimpanan arsip di SMK Al Washilah?, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan? Jawab: Dalam tahap penyimpanan arsip kami menggunkan Klasifikasi Subjektif yaitu berdasarkan pokok masalah.Ya pola klasifikasi ini sudah sesuai dengan kebutuhan sekolah sehingga memudahkan dalam penemuan kembali arsip. 19. Tanya: Peralatan apa saja yang digunakan untuk menyimpan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan arsip di sekolah ini adalah sebagai berikut: 1. map 2. Guide
3. Binder 4. Box file 5. Lemari Arsip filling cabinet 20. Tanya: Adakah ruangan khusus untuk menyimpan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Ada namun belum memdai. 21. Tanya: Berapa lama jangka waktu penyimpanan arsip di SMK Al Washilah? Jawab: Untuk surat yang bersifat vital seperti sertifikat akreditasi maka jangka waktu penyimpanannya abadi, untuk arsip yang bersifat
penting
(laporan
keuangan)
jangka
waktu
penyimpanannya bisa sampai 10 tahun atau lebih, untuk arsip yang
berguna
(laporan
kegiatan)
jangka
waktu
penyimpanannya 4 sampai 5 tahun, sedangkan untuk arsip yang
tidak
berguna
(surat
undangan)
jangka
waktu
penyimpanannya 1 sampai 2 tahun. 22. Tanya: Berapa kali proses pemindahan arsip dilakukan dalam setahun? Jawab: Dalam setahun arsip dua kali dipindahkan yaitu setiap semester awal dan semester akhir, hal ini dikarenakan agar tidak terjadi penumpukan arsip di tempat penyimpanan. 23. Tanya: Bagaimanakah cara pemusnahan arsip yang dilaksanakan di SMK Al Washilah? Jawab: Arsip yang sudah tidak terpakai namun sifatnya rahasia maka akan di hancurkan dengan mesin penghancur kertas, atau dibakar sedangkan arsip lainnya akan di buang. 24. Tanya: Berapa lama jangka waktu penyusutan asrip di SMK Al Washilah? Jawab: Agar arsip yang di simpan tidak bertumpuk maka kami melakukan penyusutan arsip setiap 10 tahun sekali, dimana sebelumnya akan dilakukan penyiangan terlebih dahulu mana arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan arsip yang
masih berguna.
Jakarta, 09 November 2016
Fauziah Zein Staf Administrasi
Lampiran 6 SMK AL WASHILAH
PENGARSIPAN SURAT Ditetapkan Tanggal 22/07/2016
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
SOP-09 No.Revisi: 0.0 Halaman 1 dari 6
1. Latar Belakang Pada dasarnya segala sesuatu aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi dapat disampaikan melalui sebuah surat baik untuk urusan interen atau eksteren kantor. Surat menyurat dapat berjalan dengan baik apabila dalam pengelolaannya dilakukan dengan baik pula. Mulai fase pembuatan surat hingga penyampaian surat harus jelas dan melaui prosedur yang benar sehingga dapat terhindar dari beberapa masalah yang akan muncul seperti misalnya hilangnya dokumen, lamanya pencarian dokumen, penyalahgunaan isi surat yang disampaikan dan lain – lain. 2. Tujuan Sebagai pedoman dalam pengarsipan surat SMK AL WASHILAH 3. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku di lingkungan SMK AL WASHILAH dalam proses pengarsipan surat. 4. Definisi 1.
Pengarsipan
yang dimaksud adalah pengarsipan surat yang berada di
lingkungan SMK AL WASHILAH baik surat masuk maupun surat keluar. 2. Surat masuk maupun surat keluar
dalam pengarsipan dapat dikelompokkan
ke beberapa jenis surat antara lain yaitu: a. Surat mengenai segala urusan yang bersangkutan dengan pendidikkan (Surat PP). b. Surat mengenai segala urusan yang bersangkutan dengan kepegawaian (Surat KP).
c. Surat mengenai segala urusan yang bersangkutan dengan keuangan (Surat KU). d. Surat mengenai segala urusan yang bersangkutan dengan peminjaman alat dan tempat (Surat LK). e. Surat mengenai segala urusan yang bersangkutan mengundang personal atau instansi dalam suatu kegitan (Surat TU). 3. Penomoran Surat Keluar Dalam hal penomeran di SMK AL WASHILAH hanya mampu dalam membuat penomoran surat keluar dan penomoran tersebut harus urut dan sesuai jenis suratnya seperti misalnya : 001/SK/SMK-AW/VII/2016 Penomoran diatas menjelaskan bahwa : -
001 menandakan urutan surat
-
SK menandakan bahwa jenis surat tersebut.
-
2011 menandakan tahun pembuatan surat tersebut telah dibuat.
4. Penyimpanan surat Penyimpanan surat dapat dilakukan setelah proses pencatatan surat dalam DPA (Daftar Pencarian Arsip). Surat – surat tersebut baik surat masuk maupun keluar disimpan dalam satu box. Untuk setiap box hanya terdiri dari satu jenis surat dalam didalam masing – masing box berisi surat sesuai urutan DPA.
5. Tanggung Jawab Pengarsipan surat dapat dipertanggung jawabkan pada waktu pembuatan hingga surat di arsip dalam susunan box dimana box tersebut
merupakan proses akhir dalam
penyimpanan surat masuk dan surat keluar. Apabila menemui beberapa kendala mengenai surat menyurat dapat dilakukan pengecekan setiap prosesnya. Untuk bukti pertanggung jawabannya dapat dibuktikan melalui :
a. Softfile surat Setiap pembuatan surat keluar untuk semua jenis tidak hanya disimpan dalam bentuk hardcopy melainkan disimpan dalam bentuk softfile sesuai dengan urutan pembuatan surat tersebut. Dalam penyimpanan softfile tersebut dimpan dalam folder khusus agar tersusun secara rapi dan mempermudah dalam pembuatan surat keluar. b. Buku agenda Setelah mencetak surat keluar dituliskan dalam agenda surat dengan menggunakan agenda tersebut kita dapat mengetahui berapa urutan nomer surat yang telah dikeluarkan atau yang telah dibuat. Oleh karena itu dapat digunakan sebagai bukti pertanggungjawaban surat keluar. c. Stempel Surat Stempel surat digunakan untuk pengesahan surat keluar yang telah dibuat setelah ditandangani baik kaprodi maupun sekretaris program studi. Stempel surat merupakan bukti paling kuat bahwa surat tersebut telah disetujui untuk dikirimkan keluar D3 Teknik Informatika. d. Ekspedisi surat Ekspedisi surat keluar maupun surat masuk merupakan pertanggungjawaban serah terima surat tersebut dan mengarah kepada pertanggungjawaban personal. Dalam ekspedisi ini dapat diketahui berapa jumlah surat perhari yang masuk maupun keluar. e. DPA (Daftar Pencarian Surat) DPA
merupakan
pertanggungjawaban
surat
yang
mengarah
pada
penyimpanan surat karena didalam DPA surat keluar dan surat masuk diarsip menjadi satu dan dimasukkan dalam box untuk mempermudah dalam pencarian surat.
f. Box penyimpanan surat Box penyimpanan surat merupakan bentuk pertanggungjawaban menyangkut bentuk nyata surat tersebut benar - benar ada atau tidak dan menyatakan bahwa admin telah melakukan pertanggungjawaban pengarsipan surat. 6. Prosedur a. Pembuatan Surat Keluar 1) Admin membuat surat keluar dengan prosedur sebagai berikut: a) penulisan surat dan pemberian nomor surat disesuaikan jenis surat yang sudah dikategorikan. Surat rutin sudah tersedia template surat sehingga mempercepat proses pembuatan surat. b) Surat disimpan dalam folder khusus dan dikelompokkan sesuai jenis dan urutan surat yang telah dibuat. c) Surat koordinasi ke dalam dan keluar ditandatangani oleh Kepala Sekolah,. Apabila keadaan khusus dan bersifat mendesak pengesahan surat yang seharusnya disahkan oleh ketua program studi dapat diwakilkan oleh Wakil Kepala Sekolah. d) Pengecapan surat menggunakan stempel resmi SMK AL WASHILAH setelah surat tersebut ditandangani oleh Kepala sekolah Maupun Wakil Kepala Sekolah b. Pencatatan Agenda Surat Surat yang telah dibuat atau dikeluarkan dari SMK AL WASHILAH dicatat dalam buku agenda surat sesuai jenis surat. Dalam penulisan agenda surat yang perlu dicantumkan yaitu nomor surat, tanggal surat, perihal, ditujukan kepada siapa surat tersebut, dan keterangan. Dengan menggunakan agenda surat kita dapat mengetahui urutan nomer terakhir surat yang telah dibuat.
c. Penulisan Ekspedisi Surat Surat masuk dan surat keluar dapat diterima dan dikirim keluar oleh SMK AL WASHILAH dengan bukti ekspedisi surat sehingga didapatkan informasi yang jelas mengenai serah terima surat tersebut seperti misalnya untuk siapa dan kepada siapa surat tersebut dibuat. d. Pencatatan Surat pada DPA (Daftar Pencarian Surat) Sebelum surat dimasukkan kedalam penyimpan box terlebih dahulu dilakukan perekapan surat masuk dan surat keluar agar memudahkan dalam pencarian surat nantinya. Dalam pencatatan surat tetap dikelompokkan sesuai jenisnya untuk surat keluar dan surat masuk dan untuk penomorannya diurutkan sesuai box surat yang nanti menjadi tempat penyimpanan surat tersebut. 7. Dokumen Pendukung a. Stempel surat untuk pengesahan surat keluar. b. Buku pedoman panduan mengenai surat menyurat. c. Form bukti peminjaman dan pengembalian surat. d. Map berwarna biru untuk menyimpan surat dalam box. e. Sket pembatas surat dalam setiap box.
Lampiran 7
Lampiran 8
Lemari penyimpan arsip
Ruang Penyimpanan Arsip
Ruang Tata Usaha
Ruang Bimbingan Konseling
Ruang Kepala Sekolah
a0
cEE dE
\
.FEii ,*r
\..
r
E !)
K
Or
ao
rir cl
h.:,q
r\
0)
0i
tr'a 6tE E6)
*+
.E .tr "Ec) Eil GI
tr
cl
-.L a 2E iiE d* Ea fr
.cl
E 6tL
)
\
S 4
C\l
'.s
E1 S
H
L
F"s
t<
r!ah
Ecr g,B
(1,
Jd
Dy,
Fq
H.IEE
t
€.e sj
$\ {'= x5
P
A6t
o rh
.s
G
q)
li
o
M
Ed Gttr v .t
-4) Gt
EsPE
a:. 6t=E iJ,,i c)
lrr I
6rtr i=.EE :E'A& icrEG
a F{
a:
ti
i
2Z5E
o.=
#. i
E$
ut ht -
Rt
oc0
.tx L
!:
NS
q.)
>.t oci .ga r-ts
a
(ll
SF: .Es
'o5
6 i
'Bo
oo
.\d
6=S6
Er iv)
N<
s
ty=Cl! ==El
E
s5
.$ q)
A; a!
q)
otr ZE c Fr
ol
by z (n
Ss
.8.
ce
u
cd
DE
tq
r-
a{
sd Oa tr
,o
a
F.$
XR
tr
ryF
\o
c-l
0.)
o .d
,t -o rbOg irOG
&E() O0 tr
(B
E I
bo
tr (s
.o (€ li
3o\
AOe.l
iJ
t-
\
t\
\ \
\
\ \\
\
\
rrn
at o\
(n
\o
r-
r-.
GI
q)
d,l
S
N
tr.
B
.q)
v
EI
&t
>t
s v1
q)
fl
EE
ara taq ar
O\l
ol NI 5l
r\
$
xl
c0l
(6
-bl or .-. $ S^o El sl (g ,6 :E€ 3l c.ll b0P \(5 S
€E
,El '+jl
:t
=l ,;l ,l ol 0)l ';t at 9l \l
\l rll ilt >t a+ zl tsl ol
6S
!B .:i.
^ .e(B(g' 'a& AL
zI E*g (\, 5
rd
as
iq 6I
t<
Ii
bo
u
a)
oo
H
6t
-\(
r.l
€.*
aO
C6
tr
x
o
(g Cg
l\
t€
bt
s
*x
Ybo
hq I-J
(s EA
9
$)
S)
:^\)o \\
.$
oo
'gs NS E$ b,=
-S)
v
-.4
S
o-
q) q)
S
(6+ 6!
t -0) c'.9: riO
3d
trq
.+
tat
Flt alq a-
\o
l-r CB
J1
9P
(o
.F
'=
'l
/
r-
s\J
v U
\) q)
.<
's,
4 (B
Li
ct
.s
'd&-s 5ct
\
'h!
(a' (..l
>. a tr
Edt R
a!
cg E\ "$
(s
^?c! -Ydcd EviE '=a
(g
trN
E
o
S\iG'
8q a EE ht E'R e6 FN Fq Fi H(J
I
(d
S** $.E+j
q)
'to
o
-s
i{
Er
68
'd
BV vs
a
.$
V
*t
.ss
hI)
B
.$:
o\
s
l-
$€ q,=
I
c.t
$
bo
"\a
.+
s_u
o
-!a (d
{
*k' so\ tz a
SI
€
ho
G .a
+j c)
ES PS s\< gd
=l ol
oo
t<
R
$)
.$
zt ol ol
(.t
(B
bo .q)
bo
+l
@ ca
I\
EI
8l oI)
r-
+3
NI DI
q bo
oo
co
i,b
x FoE s4 E 36s
JZ
oo
o\
ch .:?
=
N
R'
+' =
\
\ { c..l
t--
bo .s)
R.d \S
.s* 3*1 EE qE
.$s
oo
{
BV vs
nad -
sv $ U.E+j
.t
F'E;; \IE()
sq€ Rso.
G(s o ^sS.i $'E a.t
(\l c0
tr
cl
D 63
JA
d
u)
-& $:
v
SL
'6 x U 5.q
$
.sg r
A"si NF .5\5 g *E 6+E zie € SAL
E\.^,
.$
s$)e
'Fo oo F.,!
'sF
NS ^q)
8R,
ht trFi
v
9
^kc\ d .5d Ev;6 'Er/l .ia(d
s$E (/)'== E S€
cn
(B
a.
o
q,
6 B (!
!O
&
(,L
.\<
'ts
'a$
ts
TE so
xcl.g .Sf
-v d
o<3
-t
.s
iJ
i,b
i.r c! Ycd O t)
.$ s
.q) N<
.q)
q)
$
to. tob $c
v
'"o
q)
i< i) ,(S L., cO
6t .F
0d
hd
!)
a
EF.E EqR rna .E6E (\l
ca
63
N
9U =(d
a!
(\l
an
!
H*
={iR
6I
$'
s*-.; 'F! I
ai
o;i
tr5 q(o' ca
r\t
sf
C\I
P
+3
LH
rc-l
cl
a
\
al
bo
S\)
q)
/
tr
s
qtr.x
^
-r :e
.a
siSo ri
dN;J
co
"!.
R
.n
4p
-\r
d L
N9
\
F-
ao
c.l
ra)
C)
\'
a.t
\)
(\,
:i
va
c)
d
t
CS
}(
L (6 J4
6
-.!'
t€ t-
B
.rs b L
P
v
-s
q)
q)
q)
SFa \
Ud
*+3
SE .\U
jt
t*
CE ads EI p 'hi
qi.jl 's*
Cg
|-
u
,ll J
CO
>. a
,^. ta)
trol
N0.
BE y,e (Bo) sa l]oi M\
+
tr,
S)
N
\o
>t
& N
r-
I
\
\
+
\ \ ca
\o
cil
€
I
ot \o
!+
(o
$
p
cl
o
a bo
d L I d Jitr
d (B
z
o
.$ q
d L
L
u)
q)
v
E co)
ao
N
E (g
'E
C)
N d
a O i\' lt=
o
bn bo
'54 (B
O-
d 'p L a
4i E* 2, tr5 H(g
ti
(tri: MIJ]
E6
/.n
\o
t*-
\o
tal
\o
\o
+
ta,
rr
d
p
o\
t
q.
'aR
bo
.sE
Z.
'a -t Xc{ sa .E $' q3
\v
8.9
s6 So
G Cg
.Jz Fi(d
.$
Bbn
v
i€d
x
((!
UO .g 'd s
.,\a
lr
s! IS O-r/)
\s q.)
*bb $c o-'J
s)
s
ata
** iq
.S
ES .j
Ht+ -d Mi.<
*s5 (\t
'p
N
ari
li
3
-; *i
S
0)
c)
=l \o 1 ,i(\t
Et b* (BX
*a
M\
.U
f-
.\t
bn
'$
tdo G
.s
".r
r:
va .u
63
Z.
.(J
q)
v
(d
{i
.$
.3 qE
v.q)
R"
S
$)
l(
S (S
vJ'
c.)
te
N
,-.:
tt) *i6) qro
OI)
c.l
E a
.EE L
bo
.h
'S
S EG. .E tr90* -
{i
CB
u
d 'p a
q)
(d
EEoo Ju r\c
\)
SEa 's, .-f
B'
r\
o
o
$6d
q)
\:e
-i ES
cB
I
\a
aJ
BO ItH
a.I
S(/)
cS
+
al
c.t
\o
C-l
o
.'i
z6R
c!3
-o (g
a
r-.
c.l
\o
c-l
N
a.l
N
aa a.l
c.I oo
\
o
to
4., q)
tr
G)
(,
+
\GI
a,
U
GI
J1
o
c)
co
ti
t\
\
lr) r+
c-l
oo
c.I
o\
c\
R\
* \
+
\--*
o
t\t
\
\\
\
{
\ t\ f\ oo fOH€..!. #t-!(
C.l
ol
O+a:l _HH
q\
6I (\ o\
-i
trI
oo
\o
o\
o\
r-
-
r-
oo c.t
Ctl c\
F-
o\ cn
c.l
c.l
t\
\o -\a
c.l
s
>.
st u;
\i'
s_E
UV vs
G
a !
.$
\O
.Po k c.l v .d q) qG) 'F?] q) -4(B
;\E
d3
84,
.S{
F"F 6E
N
.F
$ $
sx-.i .=
PF .E\/i
.*s
-x
^kc-l #uid ELrE '=a
+.;
.iqd
€Et
sHi
qi
'il
\
6:
rf) co
co F{ -fcO.AO
Or
cn ca
co
oi\iod$ co
\l
'=
-.s5
*E
5dx kob sE sE 5oH 36s
) aJ
s
vt
(a' C..t
co
!-g-v, .=
v.q)
I
re
d (B'o aq cl
s)6 onL
.s
q)
6I
0,)
XR
Ss F(r, .$
V
'Fo oo
S
b't
q)
art
a
rN
S** U.E+j
+*
^=c\t d 4.X E ?i6 'tsr '37] .f .A N €nqE E'a.4 d 'ts
q)
/o
a)
a
xd'" S{6'
q)
v
={t 3$ 9E u1 qs;,.3H EF.E 368 /
L
€
(d
X^ :Yt
-s= '\ r*
s$
.s
U
bb
vdv
a
8
o
L
.x
(t
E-Xa
a o0 (c
(€
s*E
o
.$s
CB
F8
h
o bo
.t-s
cS
\
I
,s -t
.a
(t
$
vot
"<
.s6!
ES EF
ES .q)
ch +j c)
E! ht
/C\
a! (st r!h
(\ .+
co tf,
li
uo s (o'
nci .t
t' \
\ -\ \
d lr)
\
\ \
\
t-
o c\
6 o\
o\
o\
(\.l
o.l an
o\
t-
Q\
ca
an
f\ oo
aa oo
ro
6lH
c.l
C\l
\o
.d.
co
ea
co
.r<
(0
!d
j1.6
o
dv M
"€
*x
L
s*-.: s'! I .E\-i
q .$ s .q)
u
$.8+j
.s
v
"i!
I
\i
q)
^k6t #r; E?i6
q)
s)
q)
s
\s'
ss
cs
'a a* tt) G)o
o
ab
+ rf,
,ia
*o +i ()
(s b' /
i\'
c.l
iitd
(ni: c0IJ] \o .+
,.i
t+
d 's7.] .iad trR.v N
q
=di 3{, U1 .3H qs#,
tF.E 36s
L
.{
t\
.x
tr
.j.E 9u
EJ
,-C *C
(JF\
ab
.>,
l^.t
ZSE 5di
o M
.^. 9 ^=c-l gO cO #o:d oo -O !,i F6t '= (n6
s X
khb
ia
s
.gd 63' tr =cd
z) ,
CO
.B6E
o tat
v)e 5d -Lr AU
6t lat
.iA(6 HM* 99
.iJ jz(q d9 (\tF
h!
o\
mEl
I F! E\..<.
a (g
.d E s€ ftH
LH
S** U.t+j
o.
(d i:
o0 oo
$
d
'=a
B'
-v ;)
o
#r,:cs
!oet6
BV vs ,x
(d
^=c-t
q)
.\s GL1
tr
-h
q)
oo
$ r.+
4)
S*x-\)o s\ S\iG' .:o
99
s$E
NV
u
xI
s
-v (g
\a
-i
s*
t<
.ss
",\. r\
q)
'\a
d
!%'
Sq)
G
z
F Oi
..i
.T\
P
|r) cn
FS
*s
).
d
co
s_E
Jd
u
s bo
.aa
(g
co
r+
co an
6
-a
s+:
(B
co
(s
IJT
(\,
ta g:<3
ZSfu
=dt 3tb a.3H sEftH sE 36s sf ta) cft
lr)
*
t\
\'
\ \ I
o\
oo
co
ot 6l o\ \i# oo
6
+
sf
d o
o
Eg ES .s-F a-^
a
bo
B ,^. (\I
tl
.s .s)
v q) q)
'S,
\: d (€'
:r d'
tz
6.1
Scd
-(, Y -\/,
.t
.r
)a
sa EE
$t rg
.$
F.t
s\
E
a
SS R. 'S
s\
ca
P-a
tr\ cgp
/c!
o\
\o
ra)
a rt
tn
F-
rr
ilst
au cl!
.$
s s
.q)
) !o
$<> $: 'E.
E
v
v (s
ht)
t-
+.
q)
q)
a"
srJ
_E
f<(B
Es€
cqq
)u =PCE ovt
o\ lat
\o
5"lc 1U].'s A!. 4
L r.€
50S
{\o \o ^\o \o
q)
(B
F-r
.d
!g NA
{i
v ,.5
\o cn
\o
^s
roo
+j
.o
.::. c.l E \o' &i 0).= od'
zz
ra)
\o
.s
v q
v .s
t\
'h!
38
cA
4
9 .q)
q)
.ix d g .:G! r-bn -isdc..l .6. L ) vrtr -ca* c(g h0
N
go
(g
-l
B
.q)
hE i.o
aS
J(€ L
a
.s
jot tr(d
s
Q
J1 (d
EE 'E\iE
\o
(B
(0
CO
s.^
A.S Hs
rat
Lr
tr (6
-v (l,
I
o
C6 .o
bb
id L
I $ u'o s(J
\b
ii\ll
L)(B
,.s
r.o
q:
'So
^q) 8tr >r: HI -i FE o E8 u S Ei
:l\o -i,
B
o aa
$
o
tr
ss5 €o bi sg0 $) .S 'ED : ,x s $s Yuo 'ss .0)e s'i6 bE NS a-G(l) $cd
li
a*
.$
d tr
v
b=
-v
*
EC)
.s)
S€$ b5 sr8a N< E"t .ss
vd
(B
b0
u
(\l sl
oi $
E0s
I
ri.
oo
C\
s"+
rf,
.\)
tr
6i
r-
J
o\ \o o\
cO
O,
I\ q)
.t 6I
o @
C\l
-
.\
oo
(\
F
bb .B
{
\
t\o
d .F
€'
€ oo
\o
BIODATA PENULIS Uswatun Hasanah (Uswah), Lahir di kota Tangerang Pada Tanggal 31 Oktober 1993. Anak Sulung dari dua bersaudara dari pasangan Bapak Masan dan Ibu Hamliah. Bertempat tinggal di Jalan Ki Hajar Dewantara Rt 001 Rw 02 No.57 Kelurahan Gondrong Keccamatan Cipondoh Tangerang Banten. Alamat Email :
[email protected]. Motto hidup saya adalah “Khairunnas ‘anfauhum linnas”. Menyelesaikan Pendidikan Tingkat Sekolah Dasar di Madrasah Ibtidaiyah Jamiatul Gulami pada tahun 2006, kemudian menyelesaikan pendidikan tingkat SMP di MTs Al-Washilah Jakarta barat pada tahun 2009, dan menyelesaikan pendidikan tingkat SMA di SMK Al-Washilah Jakarta pada tahun 2012 dan mengikuti pendidikan Non Formal Madrasah Diniyah AlWashilah Pada Tahun 2006 sampai dengan tahun 2012. Kemudian melanjutkan kuliah di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta di FAkultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Jurusan Manajemen Pendidikan pada tahun 2012 dan dapat menyelesaikan kuliah pada bualan Desember tahun 2016. Pernah aktif di organisasi PASBARETA (Pasukan Pengibar Bendera Pondok Pesantren Al-Washilah) di Pondok Pesantren Al-Washilah Jakarta, dan pernah menajdi Pengurus Bidang Pendidikan pada IP3A (Ikatan Pengurus Pondok Pesantren Alwashilah) Putri Pada Periode 2010 s/d 2011. Pengalaman berorganisasi di Kampus pernah menjadi anggota bidang Pemberdayaan Perempuan Himpunan Mahasiswa Jakarta Tahun 2014-2015.
