PELAKSANAAN KOMUNIKASI INTERNAL SECARA LISAN DAN TULISAN PADA PT ASURANSI JIWA INHEALTH INDONESIA KANTOR OPERASIONAL MEDAN
TUGAS AKHIR
Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh SANTONIUS PARDEDE NIM 1205092200
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas hikmat, berkat dan augerahNya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan Pendidikan Diploma III Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. Tugas Akhir ini berjudul Pelaksanaan Komunikasi Internal Secara lisan dan tulisan Pada PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Kantor Operasional Medan. Selama menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak.
Maka dalam kesempatan ini
izinkan penulis untuk mengucapkan terimakasih kepada: 1.
M. Syahrudin, S.T.,M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan.
2.
Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan.
3.
Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan.
4.
Vivianti Novita, S.E., M.Si., Kepala Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan.
5.
Edy Sahputra Sitepu, SE., MSi, Dosen Pembimbing I yang telah banyak memberi bimbingan dan arahan selama pengerjaan Tugas Akhir.
6.
Rismawati, SE., MSi, Dosen Pembimbing II yang telah banyak memberi bimbingan dan arahan selama pengerjaan Tugas Akhir.
i
7.
Seluruh staf pengajar dan pegawai Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan
8.
PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Kantor Operasional Medan yang memberi bantuan informasi kepada penulis selama penelitian di perusahaan.
9.
Teman kelas di AB 6E khususnya Eflin, Nurvita, Oppe, Lispa, Septy, Mikel, Manda, Dede, yang selalu memberi semangat kepada penulis. Kepada kedua orang tua penulis, Pinansen Pardede dan Masnia
Tampubolon beserta semua keluarga tercinta yang telah memberikan kasih sayang, nasehat dan doa kepada penulis. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, penulis bersedia menerima saran yang sehat dan kritik yang membangun dari pembaca demi perbaikan dimasa yang akan datang. Akhir kata semoga Tugas Akhir ini dapat memberi banyak manfaat bagi semua pihak di kemudian hari, dan khususnya bermanfaat bagi diri penulis sendiri.
Medan, Penulis
Juni 2015
Santonius Pardede NIM 1205092200
ii
ABSTRAK
Komunikasi adalah aktifitas penyampaian informasi dan pengertian yang dilakukan oleh dua orang atau lebih sehingga akan memperoleh hasil yang baik serta terjadi pengertian antara kedua belah pihak dan memperoleh feedback (Umpan balik). Di dalam lingkungan suatu organisasi atau perusahaan komunikasi merupakan urat nadi kegiatan sekaligus satu kunci keberhasilan untuk mencapai tujuan. Dengan kata lain, komunikasi sangat berperan terhadap keberlangsungan aktifitas perusahaan. Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah agar mengetahui dan memahami pelaksanaan komunikasi internal khususnya pada PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Kantor Operasional Medan. Komunikasi internal yang terjadi pada PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Kantor Operasional Medan yaitu dilakukan secara lisan dan tulisan dan komunikasi tersebut dapat terjadi secara bersamaan. Pada PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Kantor Operasional Medan, komunikasi internal terdiri dari komunikasi antara atasan dan bawahan, komunikasi yang berlangsung secara diagonal, komunikasi antara bawahan dan atasan serta komunikasi antara sesame karyawan dan bawahan. Komunikasi yang terjadi di PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Kantor Operasional Medan Medan selalu didukung dengan fasilitas komunikasi. Komunikasi secara lisan dapat dilakukan dengan langsung/tatap muka atau melalui telepon, komunikasi secara tulisan dapat dilakukan dengan cara membuat memo antara atasan dan bawahaan, membuat notes, dan lembar disposisi. Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan komunikasi internal pada PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Kantor Operasional Medan telah berjalan dengan baik dan tujuan perusahaan akan tercapai apabila komunikasi antara karyawan dan atasan terjalin dengan baik. Kata Kunci: Komunikasi Internal Lisan dan Tulisan
iii
ABSTRAC Communication is an activity to deliver information and notion done by two or more persons in order to get good result and good understanding between two ends taking part in the prosess for communication and communication is very vital and becomes the key to get success. In other words, communication is very important for the subsitanability of an organization or company activity. The objective of this final assignment is for to know and understanding the implementation of internal communication especially in PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Operational office Medan. Communication taking place in PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Operational office Medan is done both in writing and oral and this communication taking place simultaneously. Internal communication in PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Operational office Medan, internal communication is also devided into some categoris, i.e. Communication between superior and subordinates, horizontal, diagonal communication, and communication among employees. Communication taking place in PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Operational office Medan always supported by avalaible facilities. Communication can be done by writing memo between superior and subordinates, notes and dispotition slip. That cause can get conclution is implementation internal communication in PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Operational office Medan is run a well and the purpose of company will achieved if communication between employees and superior tied with is very good Key Words: Oral Internal Communication and Writing
iv
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR............................................................................
i
ABSTRAK.............................................................................................
iii
ABSTRACT...........................................................................................
iv
DAFTAR ISI...........................................................................................
v
BAB 1
BAB 2
BAB 3
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul.....................................
1
1.2 Rumusan Masalah..........................................................
2
1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir........................................
2
1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir......................................
2
1.5 Sistematika PenulisanTugas Akhir................................
3
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Komunikasi………........................................
5
2.2 Tujuan Komunikasi.........................................................
6
2.3 Jenis-jenis Komunikasi Internal......................................
11
2.4 Proses danUnsur-unsur Komunikasi.............................
6
2.5 Media Komunikasi..........................................................
10
2.6 Pengertian dan Dimensi Komunikasi Internal .…………
10
2.7 Hambatan-hambatanKomunikasi..................................
11
METODE PENILAIAN 3.1 Cara Pengumpulan Data................................................
13
3.2 Jenis Sumber Data.........................................................
14
v
3.3 Teknik Analisis Data…………………………………….
BAB 4
15
HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran umum perusahaan........................................
16
4.1.1
Sejarah Perusahaan….......................................
16
4.1.2
Produk…………………………............................
17
4.1.3
Visi dan Misi Perusahaan……………………....
19
4.1.4
Struktur Organisasi Perusahaan......………….
19
4.1.5
Tugas dan Tanggung jawab Bagian Sumber Daya Manusia dan Umum......………………...
20
4.2 Pelaksanaan Komunikasi Internal secara Lisan dan Tulisan pada PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Kantor Operasional Medan............................................. 21 4.2.1
Tujuan Komunikasi.........................................…
4.2.2
Jenis Komunikasi...............................................
4.2.3
Proses KomunikasiInternal..………..................
22
4.2.4
Media Komunikasi.............................................
25
4.2.5
Dimensi Komunikasi Internal...………………...
27
4.2.6
Hambatan-hambatan Komunikasi…………….
21
28 4.3 Analisis dan Evaluasi...................................................... BAB 5
29
SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan.........................................................................
32
5.2 Saran..............................................................................
33
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
vi
1
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Manusia merupakan mahkluk sosial dimana saling membutuhkan dan memerlukan antara satu sama lainnya. Manusia juga tidak dapat hidup sendiri di dunia ini tanpa bantuan manusia, untuk menyalurkan keinginan atau suatu kebutuhan yang di inginkan harus diawali dengan komunikasi. Komunikasi sangatlah penting bagi kehidupan perorangan, kelompok, organisasi, dan perusahaan untuk memperoleh suatu hasil.
Agar suatu
organisasi dapat berkembang dengan baik maka harus diawali dengan komunikasi yang baik. Pada intinya suatu organisasi yang ingin maju harus mampu menjalin dan membina komunikasi yang baik antara sesama rekan kerjanya sehingga tercapai suatu tujuan dan hasil yang diinginkan.
Komunikasi yang terjadi
disuatu perusahaan atau yang disebut komunikasi internal yang dapat berupa komunikasi verbal dengan lisan, berbicara langsung atau melalui media telepon serta komunikasi secara tulisan di bantu dengan media cetak seperti memorandum, notes atau lembar disposisi akan lebih memudahkan satu sama lain untuk saling mengerti dan memahami dengan baik. Dalam perusahaan aktivitas komunikasi tidak akan pernah berhenti apabila semua karyawan dan atasan mengerti pentingnya informasi yang didapatkan
melalui
komunikasi
internal
tersebut.
Komunikasi
juga
membutuhkan alat bantu apabila komunikasi tersebut terhambat oleh jarak,
1
2
seperti melalui telepon, surat, internet atau media lain yang telah tersedia, sehingga tidak ada kata sulit untuk melakukan suatu komunikasi. Berdasarkan semua alasan di ataslah yang membuat penulis merasa tertarik untuk menulis judul “Pelaksanaan Komunikasi Internal secara lisan dan tulisan pada PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Kantor Operasional Medan.” 1.2 Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk melihat Pelaksanaan Komunikasi Internal secara lisan dan tulisan pada PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Kantor Operasional Medan. 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir Untuk mengetahui pelaksanaan Komunikasi Internal secara lisan dan tulisan di PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Kantor Operasional Medan. 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir adalah: 1. Bagi
perusahaan
yaitu
sebagai
masukan
mengenai
pelaksanaan
komuniksai internal, serta memahami bahwa pentingnya komuniksai di dalam suatu perusahaan. 2. Bagi penulis untuk menambah wawasan penulis bagaimana pelaksanaan Komunikasi Internal secara lisan dan tulisan di dalam PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Kantor Operasional Medan. 3. Bagi Politeknik Negeri Medan, untuk mengetahui pelaksanaan Komunikasi Internal secara lisan dan tulisan pada PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Kantor Operasional Medan.
3
1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir Dalam penulisan Tugas Akhir, Politeknik Negeri Medan telah menetapkan pedoman–pedoman penulisan Tugas Akhir dan Tugas Akhir ini ditulis berdasarkan pedoman penulisan Tugas Akhir tersebut. Adapun Sistematika penulisan Tugas Akhir adalah sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisikan tentang latar belakang pemilihan judul, batasan masalah, tujuan, manfaat dan sistematika penulisan Tugas Akhir. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisikan tinjauan pustaka mengenai pengertian komunikasi, proses dan unsur–unsur komunikasi, hambatan–hambatan komunikasi dan cara menanggulangi hambatan komunikasi, faktor–faktor yang menyebabkan komunikasi efektif, pengertian dan jenis komunikasi internal, saluran media komunikasi internal, dan tujuan komunikasi internal dalam suatu organisasi. BAB 3 METODE PENELITIAN Pada bab ini penulis menjelaskan metode apa saja yang digunakan penulis untuk kelengkapan penulisan Tugas Akhir ini, sehingga memenuhui syarat, adapun metode pengumpulan data yang diambil yaitu metode penelitian lapangan dan metode pustaka. BAB 4 HASIL dan PEMBAHASAN Bab ini berisikan pembahasan secara relevan judul Tugas Akhir yang berhubungan dengan keadaan di lapangan pada PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Kantor Operasional Medan, pembahasan dilakukan
4
dengan membandingkan teori yang diacu dengan data–data yang diperoleh di lapangan. BAB 5 SIMPULAN dan SARAN Dalam bab ini penulis menguraikan simpulan yang telah dirangkumkan dan dari analisis dan evaluasi terhadap pelaksanaan komunikasi internal secara lisan dan tulisan di PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Kantor Operasional Medan dan saran untuk kelangsungan komunikasi yang baik di PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia Kantor Operasional Medan.
