PEDOMAN WAWANCARA MENDALAM (IN-DEPTH INTERVIEW) (INFORMAN 1)

PEDOMAN WAWANCARA MENDALAM (IN-DEPTH INTERVIEW) (INFORMAN 1)

I. Jadwal Wawancara 1. Tanggal / Hari

: 25 april 2009

2. Waktu Mulai dan Selesai :

II. Identitas Informan 1. Jenis Kelamin

:

2. Usia

:

3. Jabatan

:

4. Mulai Jabatan

:

5. Pendidikan terakhir

:

III. Pertanyaan Penelitian Input a. Tenaga (Perekrut dan Seleksi) 1. Apakah ada SOP mengenai rekrutmen dan seleksi yang dijalankan di RS Permata Bekasi ? 2. Siapa yang berhak melakukan rekrutmen dan seleksi terhadap para pelamar di RS Permata Bekasi ? 3. Ada atau tidak kriteria khusus untuk orang yang merekrut dan menyeleksi para pelamar ? 4. Apa masalah yang sering dihadapi oleh perekrut di dalam kegiatannya melakukan proses rekrutmen dan seleksi di RS Permata Bekasi ? 5. Bagaimana cara untuk mengatasi masalah tersebut ?

b. Dana 1. Apakah ada anggaran yang ditujukan untuk proses rekrutmen dan seleksi di RS Permata Bekasi ? 2. Apa saja masalah yang dihadapi dalam hal pendanaan di RS Permata Bekasi ?

c. Metode 1. Apakah ada metode khusus atau ketetapan yang diberlakukan di RS Permata Bekasi berkaitan dengan hal rekrutmen dan seleksi ? 2. Siapa yang berhak menentukan metode yang diterapkan dalam melakukan proses rekrutmen dan seleksi ?

Gambaran rekrutmen dan..., Ratih Purwandari Rusna, FKM UI, 2009

Universitas Indonesia

3. Apa saja masalah yang dihadapi berkaitan dengan metode yang ada untuk proses rekrutmen dan seleksi ? 4. Apa yang menjadi penyebab utama diadakannya proses rekrutmen dan seleksi ?

d. Sarana 1. Apakah ada ketetapan mengenai sarana yang harus ada di RS Permata Bekasi ini tentang rekrutmen dan seleksi ? 2. Menurut anda, sarana yang ada saat ini apakah sudah memenuhi sarana yang harus ada untuk mendukung proses rekrutmen dan seleksi ? 3. Apa saja sarana yang harus ada dalam menjalankan kegiatan rekrutmen dan seleksi ? 4. Jika ada lamaran yang masuk, maka akan disimpan dimana ? 5. Berapa jumlah maksimal pelamar yang dipanggil untuk proses rekrutmen dan seleksi ? 6. Masalah apa yang dapat terjadi dalam hal sarana yang ada untuk keperluan proses rekrutmen dan seleksi ? 7. Bagaimana cara mengatasi masalah tersebut ? Proses a. Permintaan Tenaga 1. Bagaimana caranya untuk mengetahui kebutuhan tenaga di RS Permata Bekasi ? 2. Apa yang dijadikan dasar pertimbangan untuk dilakukannya permintaan tenaga di masing-masing bagian atau instalasi yang ada di RS Permata Bekasi ? 3. Siapa yang berhak melakukan permintaan tenaga di suatu bagian atau instalasi ? 4. Bagaimana alur dari permintaan tenaga ini ? 5. Apakah ada ketentuan yang diberlakukan dalam hal permintaan tenaga ini ? 6. Siapa saja yang memberikan persetujuan pengajuan permohonan tenaga ?

b. Sumber Rekrutmen 1. Jenis sumber apa yang digunakan dalam hal rekrutmen dan seleksi yang dilakukan di RS Permata Bekasi ? 2. Bagaimana alur proses rekrutmen dan seleksi yang berjalan di RS Permata Bekasi ? 3. Apakah ada pertimbangan khusus dalam menentukan proses rekrutmen dan seleksi kepada para pelamar ?

c. Metode Rekrutmen 1. Jenis metode apa yang digunakan untuk melakukan proses rekrutmen dan seleksi ?



d. Kendala Rekrutmen 1. Apa saja masalah yang dihadapi oleh bagian SDM dalam hal rekrutmen dan seleksi pegawai baru di RS Permata Bekasi ? 2. Apakah ada metode khusus untuk mengatasi masalah tersebut ? 3. Bagaimana tindakan manajemen bila ada kendala yang menghambat jalannya proses rekrutmen dan seleksi ? 4. Siapa saja yang berhak mengambil kebijakan keputusan bila terdapat masalah pada saat rekrutmen dan seleksi sedang berjalan ?

e. Seleksi 1. Apa saja yang menjadi standar kualifikasi seorang pelamar dipanggil untuk tahap selanjutnya ? 2. Siapa yang melakukan seleksi surat lamaran ? 3. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan seleksi surat lamaran ? 4. Apa yang dilakukan terhadap lamaran yang tidak memenuhi kualifikasi yang ditetapkan ? 5. Bagaimana alur proses seleksi dilakukan ? 6. Siapa yang melakukan proses seleksi ? 7. Siapa yang berhak mengambil keputusan seorang pelamar tersebut diterima atau tidak sebagai pegawai RS Permata Bekasi ? 8. Kendala apa yang dihadapi dalam proses seleksi ? 9. Bagaimana cara mengatasi masalah tersebut ? Output 1. Apa yang diharapkan dari adanya proses rekrutmen dan seleksi yang dilakukan di RS Permata Bekasi ? 2. Aspek apa yang paling penting dalam menentukan standar spesifikasi karyawan RS Permata Bekasi ?




Jadwal Wawancara 1. Tanggal / Hari

: 19 mei 2009

2. Waktu Mulai dan Selesai : INPUT 1. Apakah ada SOP mengenai rekrutmen dan seleksi di RS Permata Bekasi ? 2. Apakah anda mengetahuinya ? 3. Dari rekrutmen dan seleksi yang telah berjalan selama ini di RS Permata Bekasi, menurut anda siapa yang berhak melakukan rekrutmen dan seleksi ? 4. Menurut anda apakah harus ada kriteria khusus bagi orang yang melakukan perekrutan dan seleksi di RS Permata Bekasi ? 5. Apakah selama ini terdapat anggaran dana yang dikhususkan untuk rekrutmen dan seleksi ? 6. menurut anda, apa yang menjadi penyebab utama diadakannya rekrutmen dan seleksi di RS Permata Bekasi ? 7. menurut anda, hal apa saja yang harus dipersiapkan dalam merancang kegiatan rekrutmen dan seleksi ? 8. bagaimana pendapat anda mengenai sarana yang digunakan guna mendukung kegiatan rekrutmen dan seleksi di RS Permata Bekasi sampai dengan saat ini ? 9. Menurut anda masalah apa saja yang mungkin terjadi dalam hal persiapan pelaksanaan rekrutmen dan seleksi di RS Permata Bekasi ? 10. Bagaimana cara mengatasi masalah tersebut ? PROSES 1. Apakah terdapat alur dalam hal permintaan tenaga? Bisa anda jelaskan ? 2. Bagaimana cara mengetahui kebutuhan tenaga di RS Permata Bekasi ? 3. Bagaimana alur rekrutmen dan seleksi yang berjalan selama ini di RS Permata Bekasi ? 4. menurut anda, Apa yang dijadikan dasar pertimbangan untuk dilakukannya permintaan tenaga di masing-masing unit/instalasi yang ada di RS Permata Bekasi ? 5. Siapa saja yang berhak melakukan permintaan tenaga ? 6. Siapa saja yang memberikan persetujuan pengajuan permohonan tenaga ? 7. menurut pendapat anda, bagaimana proses rekrutmen dan seleksi yang telah berjalan selama ini ?



8. menurut anda, ideal nya jumlah maksimal pelamar untuk dipanggil dalam satu kali pemanggilan ada berapa orang ? 9. menurut anda apa saja masalah yang dihadapi oleh bagian SDM dalam hal rekrutmen dan seleksi pegawai ? 10. bisa anda kemukakan saran dan kritik terhadap bagian SDM RS Permata Bekasi ? 11. Siapa saja yang berhak mengambil kebijakan keputusan bila terdapat masalah pada saat rekrutmen dan seleksi sedang berjalan ? 12. Apa saja yang menjadi standar kualifikasi seorang pelamar dipanggil untuk tahap selanjutnya ? 13. Dalam hal seleksi pegawai baru, hal apa yang dijadikan dasar pertimbangan pelamar tersebut diterima atau tidak ? 14. Menurut anda, bagaimana kinerja yang dilakukan oleh bagian SDM dalam hal rekrutmen dan seleksi di RS Permata Bekasi ? 15. Kendala apa yang biasanya dihadapi oleh bagian SDM dalam hal rekrutmen dan seleksi di RS Permata Bekasi ? OUTPUT 1. Apa yang diharapkan dari adanya proses rekrutmen dan seleksi yang telah dilakukan oleh RS Permata Bekasi? 2. Aspek apa yang apa yang paling penting dalam menentukan standar spesifikasi karyawan RS Permata Bekasi ? 3. Bagaimana prestasi kerja pegawai baru, hasil dari rekrutmen dan seleksi yang telah dilakukan selama ini di RS Permata Bekasi ? 4.

Menurut anda, hal-hal apa saja yang diperlukan dalam rekrutmen dan seleksi yang dapat dijadikan masukan bagi bagian SDM kelak ?

5. Menurut anda, para pegawai baru yang sedang dalam masa percobaan telah sesuai dengan keahlian masing-masing ? 6. Menurut anda, hal-hal apa saja yang perlu diperbaharui oleh bagian SDM dalam hal melakukan rekrutmen dan seleksi ? 7. Apa keinginan anda untuk RS Permata Bekasi dalam hal kepegawaian ? 8. Apa yang anda inginkan dari RS Permata Bekasi ?




Jadwal Wawancara 1. Tanggal / Hari

: 19 mei 2009

2. Waktu Mulai dan Selesai : INPUT 1. Apakah ada SOP mengenai rekrutmen dan seleksi di RS Permata Bekasi ? 2. Apakah anda mengetahuinya ? 3. Dari rekrutmen dan seleksi yang telah berjalan selama ini di RS Permata Bekasi, menurut anda siapa yang berhak melakukan rekrutmen dan seleksi ? 4. Menurut anda apakah harus ada kriteria khusus bagi orang yang melakukan perekrutan dan seleksi di RS Permata Bekasi ? 5. menurut anda, apa yang menjadi penyebab utama diadakannya rekrutmen dan seleksi di RS Permata Bekasi ? 6. menurut anda, hal apa saja yang harus dipersiapkan dalam merancang kegiatan rekrutmen dan seleksi ? 7. Menurut anda masalah apa saja yang mungkin terjadi dalam hal persiapan pelaksanaan rekrutmen dan seleksi di RS Permata Bekasi ? PROSES 1. Menurut pendapat anda, Bagaimana alur rekrutmen dan seleksi yang berjalan selama ini di RS Permata Bekasi ? 2. menurut anda, Apa yang dijadikan dasar pertimbangan untuk dilakukannya permintaan tenaga di masing-masing unit/instalasi yang ada di RS Permata Bekasi ? 3. Apakah anda mengetahui alur dari permintaan tenaga ? berikan alasannya ? 4. menurut anda, Siapa saja yang berhak melakukan permintaan tenaga ? 5. Siapa saja yang memberikan persetujuan pengajuan permohonan tenaga ? 6. menurut pendapat anda, bagaimana proses rekrutmen dan seleksi yang telah berjalan selama ini ? 7. menurut anda, ideal nya jumlah maksimal pelamar untuk dipanggil dalam satu kali pemanggilan ada berapa orang ? 8. menurut anda apa saja masalah yang dihadapi oleh bagian SDM dalam hal rekrutmen dan seleksi pegawai ? 9. bisa anda kemukakan saran dan kritik terhadap bagian SDM RS Permata Bekasi ?



10. menurut pendapat anda, Apa saja yang menjadi standar kualifikasi seorang pelamar dipanggil untuk tahap selanjutnya ? 11. Menurut anda, bagaimana kinerja yang dilakukan oleh bagian SDM dalam hal rekrutmen dan seleksi di RS Permata Bekasi ? 12. menurut anda, Kendala apa yang biasanya dihadapi oleh bagian SDM dalam hal rekrutmen dan seleksi di RS Permata Bekasi ? OUTPUT 1. Apa yang diharapkan dari adanya proses rekrutmen dan seleksi yang telah dilakukan oleh RS Permata Bekasi? 2. Aspek apa yang apa yang paling penting dalam menentukan standar spesifikasi karyawan RS Permata Bekasi ? 3. Bagaimana prestasi kerja pegawai baru, hasil dari rekrutmen dan seleksi yang telah dilakukan selama ini di RS Permata Bekasi ? 4.

Menurut anda, hal-hal apa saja yang diperlukan dalam rekrutmen dan seleksi yang dapat dijadikan masukan bagi bagian SDM kelak ?

5. Menurut anda, para pegawai baru yang sedang dalam masa percobaan telah sesuai dengan keahlian masing-masing ? 6. Menurut anda, hal-hal apa saja yang perlu diperbaharui oleh bagian SDM dalam hal melakukan rekrutmen dan seleksi ? 7. Apa keinginan anda untuk RS Permata Bekasi dalam hal kepegawaian ? 8. Apa yang anda inginkan dari RS Permata Bekasi ? 9. Dari yang anda lihat saat ini, bagaimana proses rekrutmen dan seleksi yang berjalan di RS Permata Bekasi ?



PEDOMAN OBSERVASI KEGIATAN REKRUTMEN DAN SELEKSI DI RS PERMATA BEKASI TAHUN 2009 NO KEGIATAN 1

Merekapitulasi jumlah pegawai yang ada

2

Melakukan analisis perencanaan SDM

3

Membuat tabel kebutuhan pegawai

4

Menyerahkan tabel kebutuhan pegawai kepada asisten manajer / kepala bagian untuk diisi berapa kebutuhan pegawai di masingmasing unit

5

Berkoordinasi dengan para asisten manajer dan kepala bagian yang mempunyai garis wewenang dan tanggung jawab di masingmasing bagian

6

Penerimaan permintaan kebutuhan tenaga

7

Membuat nota dinas permintaan tenaga

8

Mengajukan nota dinas kepada manajer umum dan pemasaran dan direktur

9

Mengajukan nota dinas yang telah disetujui direktur kepada Koperasi Mufidah Medika

10

Membuat iklan gratis di Internet

11

Sarana yang digunakan untuk rekrutmen dan seleksi : - Ruang Aula - Ruang Komite Medis - Ruang Poli - Meja - Kursi - AC - Alat Tulis - Kertas - Komputer - Telepon - Fasilitas Internet - Printer


YA TDK

KET


12

Menerima surat lamaran

13

Menghitung surat lamaran

14

Membuka surat lamaran

15

Melihat surat lamaran.

16

Mengklasifikasikan surat lamaran berdasarkan tingkat dan bidang pendidikan pelamar, yaitu : - Perawat - S1 dan D3 Umum - Bidan - SMA dan sederajat

17

Menyimpan kedalam box penyimpanan

18

Mengecek kebutuhan tenaga

19

Menyeleksi surat lamaran. Aspek yang dilihat : - Bidang pendidikan - Nilai dan IPK - Umur - Jenis Kelamin - Status - Pengalaman - Sertifikat-sertifikat

20

Membongkar tempat penyimpanan surat lamaran di gudang file

21

Menyerahkan ke asisten manajer atau kepala bagian yang melakukan permintaan tenaga

22

Menerima hasil seleksi surat lamaran dari asisten manajer atau kepala bagian

23

Merapihkan surat lamaran yang lolos seleksi surat lamaran

24

Menghitung jumlah pelamar yang lolos seleksi surat lamaran



25

Menghitung jumlah pelamar yang tidak lolos seleksi surat lamaran

26

Mengklasifikasi berdasarkan tingkat dan bidang pendidikan, yaitu : - Perawat - Bidan - S1 khusus kesehatan - S1 Umum - D3 khusus kesehatan - D3 Umum - SMA dan Sederajat

27

Menentukan waktu tes

28

Melakukan pemanggilan pelamar via telepon

29

Menghitung jumlah pelamar yang bisa datang dan tidak

30

Memberitahukan kepada asisten manajer atau kepala bagian tentang jumlah pelamar yang bisa datang dan tidak

31

Menyiapkan soal dan lembar jawaban untuk hari tes

32

Menyiapkan daftar hadir untuk hari tes

33

Menerima kedatangan pelamar

34

Meminta pelamar untuk menunggu di kursi yang ada di luar ruangan

35

Menyiapkan ruangan tes : - Melihat ruangan mana yang bisa dipakai untuk tes - Menyalakan lampu - Menyalakan AC - Menghitung jumlah kursi, disesuaikan dengan jumlah pelamar yang datang - Mengatur jarak kursi - Menyiapkan soal dan lembar jawaban - Menyiapkan daftar hadir pelamar



36

Mempersilakan pelamar masuk ruangan

37

Menjelaskan kepada pelamar mengenai jalannya tes. Tes yang dilakukan yaitu psikotes

38

Meminta pelamar untuk mengisi daftar hadir pelamar

39

Mengawasi pelamar yang sedang tes

40

Menerima soal dan lembar jawaban

41

Memberitahukan kepada pelamar bahwa pelaksanaan tes sudah selesai

42

Memberitahukan kepada pelamar bahwa lembar jawaban tes akan dikoreksi dulu dan pengumuman hasil tes akan dilakukan dengan cara melakukan panggilan via telepon lagi

43

Mempersilakan pelamar untuk keluar ruangan dan pulang

44

Mengkoreksi lembar jawaban tes

45

Mengklasifikasikan hasil jawaban yang bagus dan tidak

46

Melaporkan kepada asisten manajer atau kepala bagian yang bersangkutan mengenai hasil tes yang dilakukan

47

Menerima keputusan dari asisten manajer atau kepala bagian tentang pelamar yang masuk ke tahap selanjutnya

48

Menghitung jumlah pelamar yang masuk ke tahap selanjutnya

49

Memasukkan berkas lamaran dari pelamar yang masuk ke tahap selanjutnya kedalam map

50

Menyimpan berkas pelamar yang tidak lolos ke tahap selanjutnya ke gudang file

51

Menentukan waktu untuk tes selanjutnya



52

Melakukan pemanggilan via telepon terhadap para pelamar yang lolos ke tahap selanjutnya

53

Menerima kedatangan pelamar

54

Menyiapkan ruangan untuk tes

55

Menyiapkan soal dan lembar jawaban tes serta daftar hadir

56

Mempersilakan pelamar untuk masuk ke ruang tes. Biasanya tes yang dilakukan adalah tes pengetahuan pelamar

57

Mengawasi pelamar yang sedang tes

58

Memberitahukan kepada pelamar bahwa tes sudah selesai

59

Mempersilakan pelamar untuk pulang dan menunggu kabar selanjutnya

60

Mengajukan lembar jawaban pelamar kepada asisten manajer atau kepala bagian yang berwenang untuk dikoreksi

61

Menerima nama-nama pelamar yang masuk ke dalam tahap wawancara

62

Melakukan pemanggilan via telepon kepada pelamar yang lolos tes untuk wawancara

63

Berkoordinasi dengan asisten manajer atau kepala bagian mengenai ruangan untuk wawancara

64

Menerima kedatangan pelamar dan mempersilakan untuk menunggu

65

Menyiapkan ruangan untuk wawancara

66

Memberitahukan kepada asisten manajer atau kepala bagian mengenai ruangan wawancara



67

Menyerahkan berkas lamaran pelamar yang akan diwawancara kepada asisten manajer atau kepala bagian yang berwenang

68

Mempersilakan pelamar untuk menunggu keputusan dari hasil wawancara

69

Menerima laporan dari asisten manajer atau kepala bagian tentang hasil wawancara

70

Menerima pertimbangan keputusan dari asisten manajer atau kepala bagian tentang pelamar tersebut diterima atau tidak

71

Memanggil pelamar kedalam ruangan tempat wawancara untuk dilakukan wawancara dan pengambilan keputusan

72

Melakukan wawancara dengan pelamar

73

Melakukan negosiasi gaji

74

Melakukan pengambilan keputusan pelamar tersebut diterima atau tidak

75

Memberitahukan pelamar tersebut diterima atau tidak

76

Menentukan waktu mulai kerja pelamar tersebut bila diterima

77

Menjelaskan mengenai tatacara kerja di rumah sakit bagi pelamar yang diterima sebagai pegawai baru

78

Mempersilakan pelamar tersebut untuk pulang

79

Memperkenalkan pelamar tersebut dengan karyawan dibagian tempat pegawai baru tersebut akan bekerja



80

Menjelaskan kepada pegawai baru tersebut mengenai peraturan yang ada di rumah sakit

81

Membimbing pegawai baru tersebut dalam sosialisasi dengan pegawai yang lain

82

Membuat surat perjanjian kerjasama antara rumah sakit dengan pegawai baru tersebut

83

Memanggil pegawai baru tersebut untuk menandatangani surat perjanjian kerjasama diatas materai 6000

84

Memberikan penilaian kerja terhadap pegawai baru tersebut

85

Melakukan pengawasan terhadap kinerja pegawai baru tersebut



TABEL MATRIKS HASIL WAWANCARA



NO

PERTANYAAN

A.

INPUT

1

INFORMAN 1

INFORMAN 2

INFORMAN 3

SOP mengenai Rekrutmen dan

Saat ini belum ada, karena seiring dengan Hingga dengan saat ini belum ada. atau Kemungkinan ada SOP nya tapi

Seleksi di RS Permata Bekasi

pergantian direktur yang baru, Pada saat semisalnya ada, kita tidak tahu karena untuk saat ini, saya kurang direktur yang lama, SOP ada, tetapi kurang dari bagian SDM belum mengkonfirmasi mengetahuinya berjalan dengan baik.

mengenai SOP tentang rekrutmen dan seleksi

2

Perekrut dan penyeleksi

Bagian SDM.

Bagian HRD atau SDM sendiri, dengan Bagian HRD dibantu asisten manajer untuk wawancara mendalam kepada para pelamar

3

Kriteria khusus untuk perekrut

Ada kriteria khusus, dengan cara harus

Harus ada kriteria khusus, biar

dan seleksi

adanya pegawai yang memegang bagian

memudahkan lancarnya kegiatan

pengembangan SDM dengan kualifikasi

rekrutmen dan seleksi

pendidikan dan pengalaman yang baik dalam hal mengurus bidang kepegawaian atau manajemen SDM



4

5

Masalah yang dihadapi dalam

Kekurangan


pendidikan khusus seperti rekam medis, misalnya saja dalam hal soal tes, belum

seleksi, bagian SDM tidak

asisten apoteker, dan lain-lain.

cukup optimal, khusus untuk keperawatan

mengkomunikasikan terlebih

mungkin diperlukan juga tes khusus

dahulu ke bagian lain khususnya

secara praktek sehingga bisa melihat skill

informasi. Jadi bisa dibilang ya

dari pelamar tersebut secara langsung.

persiapannya kurang.

Mengadakan tes praktek secara langsung

Diharapkan

untuk posisi-posisi tertentu, seperti

mengkomunikasikan dulu

perawat,bidan, analis laboratorium.

kepada bagian informasi sebagai

Mengatasi masalah tersebut

stok

pelamar

dengan Dalam persiapannya belum maksimal,

Dengan cara mengiklankan lewat internet.

Bila ada kegiatan rekrutmen dan

pemberitahuan bahwa akan dilakukan pemanggilan terhadap para pelamar

6

Anggaran untuk proses rekrutmen

Untuk pelaksanaan rekrutmen dan seleksi Mengenai anggaran belum ada

dan seleksi

tidak ada anggaran khusus, namun pada saat

pelamar

tersebut

diterima

dan

menjalani masa orientasi selama 2 minggu maka bagian SDM memberitahukan bahwa



terdapat pegawai dalam masa orientasi dengan jumlah berapa orang ke bagian Koperasi Mufidah Medika.

B.

7

PROSES

Penyebab utama diadakannya

Kebutuhan pegawai dari masing-masing Karena masih dalam tahap pengembangan Kebutuhan tenaga seiring


unit

atau

instalasi

yang

mengajukan maka yang menjadi penyebab utama yaitu dengan jumlah kunjungan pasien

penambahan tenaga.

adanya kebutuhan tenaga atau SDM

yang meningkat dan job desk yang semakin banyak.

8

Sumber Rekrutmen

Dari

eksternal,

pelamar

mengirimkan

lamaran ke bagian SDM RS Permata Bekasi dan diterima oleh bagian SDM.

9

Metode Rekrutmen

Metodenya dengan metode terbuka, jadi siapapun dari luar jadi bisa. Tidak terbatas untuk orang dalam saja.

10

Permasalahan dari sumber

Ada permasalahannya yaitu sering tidak

rekrutmen eksternal

cocoknya pendidikan pelamar dengan yang



seharusnya ada di rumah sakit seperti perawat. Hal ini ditandai dengan adanya pelamar dengan latar belakang pendidikan yaitu sarjana pertanian.

11

Hal yang harus dipersiapkan

Tiap bagian menghitung dulu berapa

Adanya modul atau panduan tes

dalam merancang kegiatan

kebutuhan tenaga untuk ditempatkan di

untuk pelamar yang akan


bagian atau instalasinya, kemudian baru

mengikuti test

diserahkan kepada bagian SDM, kemudian berkas lamaran yang masuk kemudian disortir oleh bagian SDM berdasarkan pendidikannya lalu diajukan ke asisten manajer masing-masing bagian.

12

Kendala dalam merancang

Kurang mengoptimalisasi beban tugas

Terkadang tidak ada

persiapan kegiatan rekrutmen dan

yang ada, seharusnya sesuai prosedur

pemberitahuan kepada bagian

seleksi

yang ada yaitu dari unit meminta

lain terutama bagian informasi

pemetaan kabutuhan SDMnya

yang biasanya pertama kali menghadapi pengunjung yang menanyakan ada tes atau tidak



13

Sarana yang ada di Bagian SDM

Saat ini sarana yang ada sudah cukup Sarananya sudah cukup baik, apalagi

RS Permata Bekasi

memadai

dengan tanpa adanya anggaran, bagian SDM bisa melakukan rekrutmen dan seleksi

14

Lamaran yang datang ke RS

Di gudang file

Permata Bekasi dan yang tidak lolos seleksi disimpan dimana

15

16

Jumlah maksimal pelamar yang

Disesuaikan dengan kebutuhan. Apabila Seharusnya minimal 2 kali lebih besar

Lebih dari 4 orang dalam satu

dipanggil dalam satu kali

dibutuhkan dua orang, maka akan dipanggil jumlahnya dari posisi yang dibutuhkan

posisi untuk dijadikan

pemanggilan

empat orang sebagai pembanding.

perbandingan

Masalah mengenai sarana guna

Terdapat masalah yaitu apabila ada tes

keperluan rekrutmen dan seleksi

pada pelamar yg menggunakan komputer,

sehingga ada pembanding

maka sebelum tes dimulai bagian SDM akan

meminjam

diruangan

staf

komputer guna

yang

ada

kepentingan

tes

tersebut



17

Cara untuk mengetahui kebutuhan

Oleh

bagian

SDM

dibuatkan

tabel Melakukan analisa kebutuhan dan

tenaga

permintaan tenaga, lalu diisi oleh bagian menghitung beban kerja berdasarkan hasil

di masing-masing bagian atau

SDM sesuai dengan data pegawai yang layanan yang sudah didapat oleh rumah

instalasi di rumah sakit ini

Dilihat dari beban kerja pegawai

ada, lalu diajukan ke masing-masing kepala sakit Melakukan analisa kebutuhan tenaga bagian atau asisten manajer yang bertindak selaku penanggungjawab (PJ) bagian atau instalasi tersebut, kemudian oleh PJ dicek dan diisi bila terdapat kekurangan tenaga.

18

Alur permintaan tenaga

Terdapat perubahan, prosesnya menjadi Selama ini, bagian SDM memberikan

Dari

panjang.

melakukan permintaan tenaga

Mulai

dari

bagian

yang berkas untuk diisi ke asisten manajer dan

unit

masing-masing

membutuhkan (biasanya asisten manajer) kepala ruangan serta kepala bagian dan

lalu unit tersebut melapor ke

memberikan disposisi berisi permintaan penanggung jawab masing-masing

atasannya atau manajernya lalu

penambahan tenaga ke bagian SDM, lalu instalasi, kemudian berkas tersebut diisi

manajernya melapor ke direktur

oleh bagian SDM diperiksa, apabila telah oleh yang bersangkutan mengenai analisa

dan koperasi mufidah medika

disetujui maka bagian SDM membuat nota jumlah tenaga yang masih dibutuhkan.

untuk

dinas untuk diberikan kepada atasan yaitu

permintaan tenaga tersebut.

manajer umum dan pemasaran,

ditindak

setelah

disetujui baru diberikan ke direktur. Setelah mendapat persetujuan direktur, baru oleh bagian SDM diberikan kepada pengurus



lanjuti

Koperasi

Mufidah

Medika

untuk

persetujuan pengajuan penambahan tenaga tersebut.

Setelah

I

disetujui

barulah

diadakan rekrutmen

19

Dasar pertimbangan untuk

Kebutuhan tenaga yang sangat mendesak Kebutuhan akan sumber daya manusia

Kebutuhan tenaga dikarenakan

dilakukannya permintaan tenaga

dan pola kerja yang tidak sesuai

khususnya bagian penunjang medis dapat

meningkatnya jumlah kunjungan

diketahui dengan cara melihat jumlah

pasien

kunjungan pasien, jumlah komplain pasien dan human error karyawan. Selain itu dapat dilihat juga dari beban kerja karyawan, waktu produktif karyawan melakukan pekerjaan dan kepuasan dari pasien atau klien apakah dengan jumlah pegawai yang ada saat ini dapat menciptakan kepuasan pasien dalam hal pemberian pelayanan kesehatan

20

Yang berhak melakukan

Para PJ atau user masing-masing di bagian Asisten manajer masing-masing bagian,

permintaan tenaga

atau instalasi di RS Permata Bekasi

Semua unit berhak

tetapi untuk dibagian rawat inap ada kepala ruangan yang melakukan permintaan tenaga, setelah itu baru



diteruskan kepada asisten manajer keperawatan. Begitu juga dengan kepala bagian. Tapi untuk saat ini yang sering terjadi dari asisten manajernya langsung untuk merencanakan kebutuhan tenaga

21

Alur rekrutmen dan seleksi yang

Pertama-tama

telah berjalan selama ini

bagian atau instalasi, yang kedua, bagian dapat dilihat pada media iklan melalui

biasanya pelamar yang dipanggil

SDM memproses permintaan tersebut, internet mungkin dalam penulisan

langsung datang pada hari yang

kemudian ndicari kebutuhan tenaganya lalu persyaratan pelamar kurang spesifik jadi

telah ditentukan oleh bagian

dipanggil via telepon untuk ikut tes, bila terlalu banyak berkas lamaran yang

SDM. Biasanya pemanggilan

hasil tes nya sesuai maka dilanjutkan masuk. Selain itu pula, dari segi soal tes

dilakukan via telepon untuk

dengan

diberitahukan ada tes setelah itu

permintaan

dilakukan

tenaga

psikotes.

dari Hasilnya memang belum optimal. Hal ini

Setelah masih kurang bisa menunjukkan

Tidak terlalu jelas karena

psikotes dinyatakan lulus maka pelamar kemampuan pelamar tersebut dalam hal

diseleksi dan kalau diterima ya

akan di interview oleh PJ dari bagian atau melakukan pekerjaan

langsung ditempatin di unit

instalasi yang bersangkutan, setelah oleh PJ

masing-masing

dinyatakan sesuai maka bagian SDM melakukan interview guna mendiskusikan gaji. Lalu kemudian bila telah sesuai maka pelamar tersebut menjalani masa orientasi selama 2 minggu



22

Ketentuan yang diberlakukan

Ketentuannya harus disesuaikan dengan

untuk permintaan tenaga

kebutuhan yang ada, jangan sampain tenaga banyak tapi tidak sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan dan hasil kerja tidak optimal

23

Persetujuan dalam pengajuan permohonan tenaga

Disetujui oleh manajer

Pertama-tama disetujui oleh manajer

Biasanya atasan dari tiap unit

masing-masing bagian kemudian

atau manajer masing-masing

dilanjutkan ke Direktur dan koperasi mufidah medika

24

Masalah yang dihadapi pada

Ruangan yang awalnya digunakan untuk Mungkin dapat dilihat pada hasil

Kurangnya sosialisasi ke bagian

prosesnya dari kegiatan

tes, tiba-tiba dipakai untuk hal lain, jadi psikotest.terkadang ada pelamar yang

lain dalam hal karyawan baru


waktu tes menjadi tertunda.

hanya benar 5 dari 30 soal psikotest, yang

yang telah diterima. Selain itu

dipertanyakan disini adalah apakah test

mungkin dikarenakan karyawan

kompetensi yang diadakan oleh bagian

pada bagian SDM hanya

SDM itu sudah menggambarkan karakter,

berjumlah satu orang, makanya

kemampuan, bakat dan talenta dari

menjadi kurang optimal hasilnya

seseorang atau belum. Selain itu pada saat wawancara mendalam, biasanya yang melakukan wawancara mendalam adalah



asisten manajer atau manajer dari masing-masing bagian. Pada saat sebelum wawancara tidak ada koordinasi dari bagian SDM dalam hal bagian SDM itu ingin menghadirkan sosok karyawan yang seperti apa untuk bekerja di rumah sakit ini.

25

Standar kualifikasi seorang pelamar dipanggil ke tahap

Pelamar tersebut lulus tes tulis dan psikotes

selanjutnya.

26

Yang melakukan proses seleksi

Seharusnya ada, tapi karena kebutuhan

Syarat pendidikannya harus

mendesak jadi kualifikasi yang

sesuai dengan posisi-posisi yang

diperhatikan adalah dari segi akademis,

ditawarkan oleh pihak rumah

tempat tinggal dan pengalaman kerja.

sakit

User atau PJ dari masing-masing bagian Hal ini terlihat jelas dalam wawancara atau instalasi

mendalam yang dilakukan antara asisten manajer atau manajer masing-masing bagian dengan pelamar yang sudah lolos dalam tahap tes tertulis dan psikotes

27

Kinerja bagian SDM dalam hal

Harus ada pembenahan lagi terutama dari

Faktor yang paling berpengaruh


segi prosedurnya. Diharapkan dapat

adalah karyawan bagian SDM



diinformasikan ke bagian lain dalam

yang berjumlah satu orang,

bentuk nota dinas sehingga memberikan

sehingga saat ini belum optimal

kesan bahwa bagian SDM itu masih belum tegas dalam hal penerimaan karyawan baru.

28

Kendala yang dihadapi dalam

Tidak adanya surat ijin seperti SIK (Surat Karena kebutuhan yang mendesak jadi

Terlalu banyak pelamar yang

proses seleksi

Ijin

dipanggil sehingga hasil

Keperawatan),

SIAA

(Surat

Ijin terkadang dalam penerimaan karyawan

Asisten Apoteker) dan lain-lain. Selain itu, baru kurang selektif dan terburu-buru

outputnya kurang begitu

IPK pelamar juga banyak yang kurang dari karena harus segera mengisi kekosongan

mencapai kepuasan dalam hal

standar yang telah ditetapkan oleh RS

melakukan pekerjaan dari

posisi pada suatu bagian atau instalasi.

karyawan baru tersebut C.

OUTPUT

29

Apa yang diharapkan dari adanya

Masuk menjadi pegawai di RS Permata Diharapkan karyawan baru yang didapat

Sesuai dengan kebutuhan, bila

proses rekrutmen dan seleksi

Bekasi dengan kualitas kerja yang bagus dari hasil rekrutmen dan seleksi selama

memang ada kekurangan tenaga

dan optimal

ini memiliki tiga hal yaitu yang pertama

di satu bagian atau instalasi

tangguh, baik itu dari kompetensinya ada,

diharapkan adanya penambahan

skill nya bagus dan attitude nya baik.

tenaga secara tepat waktu

Yang kedua yaitu karyawan yang memiliki tingkat kejujuran yang tinggi,



bertanggung jawab dan berkomitmen. Yang ketiga adalah kepastian seseorang bekerja, sehingga orang tersebut merasa dibutuhkan untuk bergabung di rumah sakit ini

30

Aspek yang penting dalam

Adanya Surat Ijin seperti yang telah Adanya kompetensi, skill dan attitude

Bisa bekerja dalam tim, dapat

menentukan standar spesifikasi

dijelaskan sebelumnya yaitu adanya SIP, guna mendapatkan karyawan yang

bekerja di bawah tekanan. Untuk

pegawai di RS Permata Bekasi

SIK, SIAA, kemudian adanya pengalaman tangguh dan berkualitas baik

bagian yang berhubungan

dari pelamar tersebut. Bila tidak ada

langsung dengan pasien seperti

pengalaman,maka akan dilihat dari IPK

staf pelaksana, diharapkan

pelamar tersebut, apakah memenuhi dari

mendapat pegawai yang mampu

standar yang telah ditetapkan yaitu 2,75.

berkomunikasi secara aktif dan baik dengan siapapun orangnya.

31

Prestasi kerja dari pegawai baru

Hasilnya

bermacam-macam,

ada

yang Hasil kerjanya beragam, ada yang sangat

hasil dari rekrutmen dan seleksi

berkemampuan baik dan ada juga yang baik, ada yang baik, ada yang cukup,

tapi untuk yang terakhir ini

kemampuan terbatas

khususnya di bagian customer

kurang dan tidak baik.

Terkadang kurang memuaskan,

service sendiri sangat baik



32

Hal yang diperlukan dalam

Spesifikasi bagi posisi yang

Sesuai dengan fungsinya

rekrutmen dan seleksi yang dapat

membutuhkan tambahan tenaga harus

karyawan baru tersebut bekerja

dijadikan masukan bagi bagian

sangat jelas, misalnya dengan contoh

sebagai apa

SDM

harus ada pengalaman minimal 2 tahun, lalu pendidikannya minimal 2,75. selain itu apabila telah ada karyawan baru diharapkan bagian SDM menginformasikan ke bagian atau instalasi lain yang ada di rumah sakit

33

Hal-hal yang perlu diperbaharui

Harus lebih selektif dan kompetitif lagi

Harus lebih aktif

oleh bagian SDM dalam

dalam melakukan rekrutmen dan seleksi

melakukan rekrutmen dan seleksi

34

Keinginan untuk RS Permata

Menginginkan pengembangan dan

Lebih tanggap dengan apa yang

Bekasi dalam hal kepegawaian

pembinaan kar

dibutuhkan oleh pegawai

yawan yang baik dan optimal. Selain itu

terutama dalam hal penempatan

dapat memperhatikan kepentingan

tenaga.

karyawan lain juga.







STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN UMUM DAN PEMASARAN

MANAJER UMUM & PEMASARAN

PJ PEMASARAN & PELAYANAN PELANGGAN

PJ SEKRETARIAT

PJ IPSRS

STAF PEMASARAN & BUSINESS DEVELOPMENT

STAF PELAYANAN PELANGGAN

STAF TEKNISI

PJ SDM

PJ UMUM & RUMAH TANGGA

STAF LOGISTIK

STAF LAUNDRY STAF ATEM

PJ SANITASI KESEHATAN LINGKUNGAN

PJ IT

STAF SOFTWARE

STAF HARDWARE

STAF RUNNING BOY Sumber : Bagian SDM RS Permata Bekasi



DAFTAR NAMA PELAMAR RS PERMATA BEKASI

Hari / Tanggal

:

Waktu

:

No.

Nama


Bagian

Tanda Tangan


PEDOMAN WAWANCARA MENDALAM (IN-DEPTH INTERVIEW) (INFORMAN 1)

Recommend Documents