KATA PENGANTAR
PEDOMAN SURVEILEN PROGRAM DAN SATUAN PENDIDIKAN NON FORMAL TERAKREDITASI TAHUN 2014
Akreditasi program dan satuan PNF adalah salah satu tugas pokok BAN PNF. Akreditasi terhadap program PNF telah dilaksanakan sejak tahun anggaran 2008 hingga tahun 2013 total telah terakreditasi sebanyak 3457 program dan 379 satuan PNF tersebar di 33 Provinsi. Program dan satuan PNF terakreditasi ini meliputi 14 program, yaitu PAUD, Paket A, Paket B, Paket C, Kursus Komputer, Kursus Akupunktur, Kursus Sekretaris, Kursus Bahasa Inggris, Kursus Otomotif, Kursus Menjahit, Akuntansi, Tata Kecantikan Rambut, Tata Kecantikan Kulit, Tata Rias Pengantin; dan 3 satuan, yaitu Lembaga PAUD, Lembaga Kursus dan Lembaga PKBM. Kegiatan surveilen merupakan salah satu rangkaian dari kegiatan akreditasi. Kegiatan ini pada dasarnya dimaksudkan sebagai upaya untuk mendorong agar program dan satuan PNF yang telah terakreditasi tetap memelihara kualitas/mutu pendidikan secara keberlanjutan dan secara optimal mewujudkan budaya mutu di masyarakat. Dalam kegiatan surveilen ini sebuah program dan satuan PNF dikonfirmasi konsistensinya dalam memenuhi 8 standar nasional pendidikan. Hasil surveilen terhadap program dan satuan terakreditasi ini akan berupa rekomendasi, dimana status akreditasinya tetap diberikan ataupun dicabut sementara maupun permanen. Surveilen terhadap program dan satuan PNF terakreditasi dilakukan oleh anggota BANPNF dan asesor kepala maupun asesor madya terpilih. Seperti tahun sebelumnya pada surveilen tahun 2014 jumlah surveilen sasaran tidak sebanyak sasaran akreditasi yaitu sejumlah 100 program/satuan PNF. Sejak tahun 2008 sampai dengan 2013, dari 2423 program dan satuan PNF terakreditasi, baru sejumlah 571 program/satuan yang disurveilen. Pemilihan program dan satuan yang menjadi sasaran surveilen dilakukan secara acak/random, terutama untuk program dan satuan yang akan habis masa berlaku status akreditasinya. Pedoman ini dimaksudkan sebagai bahan penyegaran bagi setiap asesor yang bertugas agar tetap aktual pemahamannya tentang subtansi, tujuan dan prosedur surveilen. Selanjutnya dengan pemahaman tersebut, diharapkan asesor dapat melaksanakan surveilen dengan sebaik-baiknya.
BADAN AKREDITASI NASIONAL PENDIDIKAN NONFORMAL Sekretariat : Kompleks Ditjen Dikdas dan Dikmen Kemdikbud Gedung F Lantai 2 Jl. R.S. Fatmawati, Cipete, Jakarta Selatan Website : www.banpnf.or.id Email:
[email protected] Telp/Fax : (021) 7698141
Jakarta, Juni 2014 Ketua BAN PNF,
Dr. Ing. Ir. Boedi Darma Sidi, MSA.
DAFTAR ISI I. DASAR HUKUM KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I DASAR HUKUM BAB II TUJUAN DAN MANFAAT a. Tujuan b. Manfaat BAB III PROSEDUR PELAKSANAAN a. Persiapan Surveilen b. Pelaksanaan Surveilen c. Pelaporan Hasil Surveilen d. Penetapan Hasil Surveilen BAB IV SASARAN BAB V PELAKSANA KEGIATAN BAB VI JADWAL KEGIATAN BAB VII ANGGARAN BAB VIII PENUTUP
i ii 1 1 1 1 2 2 2 2
Lampiran I Lampiran II Lampiran III Lampiran IV Lampiran V Lampiran VI
4 5 6 9 10 11
3 3 3 3 3
1.
2.
3. 4. 5. 6. 7.
Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4301); Peraturan Pemerintah No. 32 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan (Lembaran Negara Tahun 2005 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4496); Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 86 tahun 2008 tentang Kriteria dan Perangkat Akreditasi Pendidikan Non Formal; Peraturan Menteri Pendidikan Kebudayaan No. 59 tahun 2012 tentang Badan Akreditasi Nasional; Keputusan Menteri Pendidikan Kebudayaan Nomor 174/P/2012, tentang Pengangkatan Anggota BAN PT, BAN S/M dan BAN-PNF; Renstra BAN-PNF tahun 2010 – 2014; Kebijakan BAN-PNF tahun 2014.
II. TUJUAN DAN MANFAAT a.
Tujuan Memastikan program dan satuan PNF terakreditasi secara konsisten dan berkelanjutan memenuhi persyaratan akreditasi BAN-PNF.
b.
Manfaat 1. Memelihara kinerja program dan satuan PNF terakreditasi berkelanjutan. 2. Meningkatkan kinerja program dan satuan PNF dengan sistematis. 3. Meningkatkan akuntabilitas sistem akreditasi PNF.
secara
2. III.PROSEDUR PELAKSANAAN a.
Persiapan Surveilen 1. Menyusun pedoman surveilen dan bahan penyegaran pelaksanaan surveilen 2. Menetapkan jadwal pelaksanaan surveilen 3. Menetapkan dan mempersiapkan tim surveilen 4. Memberitahukan ke PNF sasaran dengan mengirimkan surat pemberitahuan dengan tembusan dan berkoordinasi ke Dinas Pendidikan setempat 5. Mengkaji berkas data hasil akreditasi yang dijadikan acuan surveilen oleh tim surveilen. 6. Menganalisis dan mendiskusikan hasil kajian tersebut, sebagai catatan untuk visitasi oleh tim surveilen. 7. Mengidentifikasi aspek-aspek yang memerlukan pengamatan di lapangan dan menyusun rencana asesmen lapangan. 8. Menyiapkan formulir-formulir yang akan digunakan pada pelaksanaan surveilen
b. Pelaksanaan Surveilen 1. Kunjungan tim surveilen ke program/satuan PNF sasaran, didahului dengan melakukan pertemuan dengan pejabat Dinas Pendidikan provinsi atau daerah setempat untuk berkoordinasi. 2. Surveilen ke program dan satuan PNF didampingi oleh pejabat atau personil Dinas Pendidikan setempat yang ditugaskan. 3. Meng-update Ijin Operasional PNF terbaru yang masih berlaku. 4. Pemeriksaan dokumen dan pengamatan terhadap aspek-aspek yang sesuai dengan pedoman persyaratan akreditasi. 5. Melakukan analisis terhadap temuan yang diperoleh dari lapangan. 6. Melakukan konfirmasi hasil analisis terhadap temuan lapangan kepada pihak asesi. c. Pelaporan Hasil Surveilen Tim surveilen melaporkan hasil surveilen secara tertulis kepada Komisi Sistem Manajemen Mutu (SMM). Secara garis besar laporan tersebut memuat beberapa aspek berikut. 1. Deskripsi singkat mengenai keadaan program dan satuan PNF yang dikunjungi. 2. Ringkasan hasil temuan surveilen. 3. Rekomendasi perlakuan terhadap program dan satuan PNF yang bersangkutan. d. Penetapan hasil surveilen (dikategorikan: sesuai atau tidak sesuai). 1. Kategori SESUAI, apabila hasil surveilen menunjukkan bahwa program/satuan PNF yang bersangkutan masih tetap memenuhi persyaratan akreditasi BAN-PNF untuk major 100%, minor minimal 25%, dan observed minimal 10%.
Kategori TIDAK SESUAI, apabila hasil surveilen menunjukkan bahwa program/satuan PNF yang bersangkutan tidak lagi memenuhi persyaratan akreditasi BAN-PNF, dalam arti ada temuan yang sangat berpengaruh terhadap status akreditasinya. Untuk itu kepada program/satuan PNF yang bersangkutan diberi 2 alternatif rekomendasi, yaitu (a) dicabut status akreditasinya karena status akreditasinya tidak memungkinkan lagi dipertahankan, atau (b) diberi kesempatan melengkapi dokumen kekurangannya dalam jangka waktu tertentu agar statusnya tetap terakreditasi.
IV.
SASARAN 1. Sasaran kegiatan surveilen pada tahun anggaran 2014 adalah 100 program dan satuan PNF terakreditasi yang belum disurveilen. 2. Program dan satuan tersebut tersebar di 15 Provinsi (33 Kabupaten/Kota), yaitu di provinsi: Bali, Banten, Daerah Istimewa Yogyakarta, DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Kalimantan Barat, Kalimantan Timur, Kepulauan Riau, Lampung, Nusa Tenggara Barat, Sulawesi Selatan, Sulawesi Barat, Sumatera Barat.
V.
PELAKSANA KEGIATAN a. Penanggungjawab kegiatan : Ketua BAN PNF b. Koordinator Surveilen : Komisi Sistem Manajemen Mutu BAN-PNF c. Pelaksana kegiatan : Setiap tim terdiri atas 4 orang, yaitu 2 orang asesor dan 2 orang staf sekretariat BANPNF/Balitbang Kemdikbud d. Kriteria Penugasan Asesor: Asesor 1 adalah anggota BAN-PNF atau asesor kepala. Asesor 2 adalah asesor kepala atau asesor madya terpilih, berpenilaian baik dan belum pernah bertugas surveilen sebelumnya.
VI.
JADWAL KEGIATAN 1. Hari Pertama 2. Hari Kedua & Ketiga 3. Hari Keempat
: Persiapan : Pelaksanaan surveilen : Pelaporan
VII. ANGGARAN Dana yang digunakan untuk pelaksanaan kegiatan surveilen ini berasal dari anggaran BAN-PNF tahun 2014. VIII. PENUTUP Pedoman ini disusun untuk dijadikan pedoman untuk melaksanakan kegiatan surveilen tahun 2014. Semoga kegiatan surveilen ini dapat berjalan dengan baik.
Lampiran I. Alur Pelaksanaan Surveilen Program dan Satuan PNF Terakreditasi NO.
URAIAN
1 2 3 4 5 6
Data program/satuan terakreditasi Penetapan jadwal pelaksanaan surveilen Pemberitahuan ke PNF dengan mengirimkan surat pemberitahuan Penetapan tim surveilen Penyiapan data PNF dan data asesmen sebelumnya Perencanaan asesmen lapangan: Surat tugas
7
8
9
Pelaksanaan Surveilen: Surat tugas Konfirmasi penugasan Pernyataan untuk memegang rahasia Daftar hadir pembukaan Daftar hadir penutupan Berita acara surveilen Laporan Hasil Surveilen Lampiran laporan hasil surveilen Surat tugas Konfirmasi penugasan Pernyataan untuk memegang rahasia Daftar hadir pembukaan Daftar hadir penutupan Berita acara Data asesmen sebelumnya Data tambahan dari PNF Laporan ke Komisi Sistem Manajemen Mutu (SMM)
Lampiran II. Format Laporan Surveilen LAPORAN SURVEILEN PROGRAM/SATUAN……………………………
FORM I.
FR-AK-09
Identitas 1. 2. 3. 4.
FR-SV-01 5.
FR-SV-01 FR-SV-02 FR-SV-03 FR-SV-04a FR-SV-04b FR-SV-05
FR-SV-01 FR-SV-02 FR-SV-03 FR-SV-04a FR-SV-04b FR-SV-05
6. 7. 8. 9.
Nama Satuan PNF: ................................................................................................ Nama Program: .................................................................................................... No. SK Akreditasi: ................................................................................................. Surat Ijin Operasional Nomor: ...................................................................................... Tanggal: ..................................................................................... Diterbitkan oleh: .......................................................................... Alamat Kecamatan: ................................................................................. Kabupaten/Kota: .......................................................................... Provinsi: ..................................................................................... Nomor Telepon: ................................................................................ Nomor Faksimili: ............................................................................... Nomor HP: ....................................................................................... E-mail: ............................................................................................
II. Deskripsikan perubahan kondisi PNF saat disurveilen (catatan yang bersifat kasuistik)
III. Ringkasan hasil temuan surveilen (dibandingkan dengan hasil Verifikasi)
IV. Rekomendasi perlakuan terhadap program dan satuan PNF
FR-SV-06
Centang ( √ ) rekomendasi yg sesuai: (….) A. Tetap terakreditasi (telah memenuhi 100% Major, 25% Minor, 10% Observed) (….) B. Diberi kesempatan untuk memperbaiki atau melengkapi kekurangan dokumen selama 3 bulan sehingga terpenuhi persyaratan akreditasi 100% Major, 25% Minor, 10% Observed. Apabila hal ini tidak dipenuhi, maka status akreditasi yang bersangkutan dicabut. (….) C. Status akreditasi dicabut, jika program dan satuan PNF terakreditasi tutup atau tidak aktif. Tanggal Surveilen : ………………........... Ketua Tim Surveilen,
Anggota Tim Surveilen,
2. Lampiran III. Langkah Pelaksanaan Surveilen dan Penanggungjawab
No. 1.
Langkah – Langkah Persiapan 1. Menyusun pedoman surveilen.
Penanggung Jawab Koordinator
Menyiapkan data PNF yang akan menjadi sasaran surveilen.
Sekretariat
3.
Menetapkan jadwal pelaksanaan surveilen.
Koordinator
4.
Menetapkan tim surveilen.
Koordinator
5.
Memberitahukan ke PNF sasaran dengan mengirimkan surat pemberitahuan dengan tembusan dan koordinasi ke Dinas Pendidikan setempat.
Sekretariat
Mengkonfirmasi tujuan surveilen dan kesiapan data dari lembaga yang menjadi sasaran.
Pendamping surveilen
Menyiapkan data asesmen sebelumnya yang dijadikan bahan surveilen.
Sekretariat dan pendamping surveilen
2.
6.
7.
Mengkaji berkas data audit sebelumnya yang dijadikan bahan surveilen oleh tim surveilen.
Asesor
Menganalisis dan mendiskusikan hasil kajian tersebut, sebagai catatan untuk visitasi oleh tim surveilen.
Asesor
10. Mengidentifikasi aspek-aspek yang memerlukan pengamatan di lapangan dan menyusun rencana asesmen lapangan.
Asesor
11. Menyiapkan formulir-formulir yang akan digunakan pada pelaksanaan surveilen.
Pendamping surveilen
8.
9.
Pelaksanaan Surveilen 1. Melakukan kunjungan ke program/satuan PNF sasaran dengan langkah awal temu dengan pejabat Dinas Pendidikan setempat untuk berkoordinasi sekaligus untuk mendampingi kegiatan surveilen, selanjutnya melakukan surveilen ke program/satuan PNF.
Asesor dan pendamping surveilen
2.
Menyiapkan data asesmen sebelumnya program/satuan PNF dan formulir-formulir.
pada
Pendamping surveilen
3.
Opening meeting dan pengisian daftar hadir pembukaan.
Asesor dan pendamping surveilen
4.
Pengecekan dan teridentifikasi.
Asesor dan pendamping surveilen
5.
Mencatat hal-hal penting yang dapat menjadi masukan baik untuk program/satuan PNF maupun untuk BAN-PNF.
Asesor
6.
Analisis temuan dari pengamatan lapangan.
Asesor
7.
Closing meeting dan mengkonfirmasi hasil analisis temuan lapangan kepada asesi.
Asesor
8.
Mengisi berita acara surveilen.
Asesor
9.
Penandatanganan berita acara surveilen dan stempel dari lembaga.
Asesor dan asesi
pengamatan
aspek-aspek
yang
10. Penerimaan lampiran tambahan dari lembaga bila ada
Pendamping surveilen
3
Pelaporan 1. Asesor 1 bersama Asesor 2 membuat draft laporan hasil surveilen 2.
3.
Lampiran IV. Daftar Sasaran Surveilen Tahun 2014 Asesor No
Asesor 2 membuat laporan secara tertulis sesuai format disertai dengan formulir-formulir surveilen dan lampiran tambahan dari lembaga (bila ada) kepada Komisi Sistem Manajemen Mutu (SMM) melalui tim pendamping surveilen
Asesor 2
Validasi laporan oleh Asesor 1 disampaikan kepada Komisi Sistem Manajemen Mutu (SMM) maksimal 2 minggu setelah pelaksanaan surveilen
Asesor dan pendamping surveilen
Provinsi
Kab/Kota
1
Bali
2
Banten
3
DIY
4 5
DKI Jakarta Jawa Barat
6
Jawa Tengah
7
Jawa Timur
8 9 10
Kalimantan Barat Kalimantan Timur Lampung
11 12 13
Nusa Tenggara Barat Sulawesi Barat Sumatera Barat
Kabupaten Bangli Kabupaten Badung Kabupaten Karangasem Kota Serang Kota Cilegon Kabupaten Tangerang Kota Tangerang Kota Yogyakarta Kabupaten Kulon Progo Kabupaten Gunung Kidul Kota Jakarta Utara Kabupaten Bogor Kota Bogor Kota Bandung Kota Cirebon Kabupaten Pati Kota Surakarta Kabupaten Demak Kabupaten Magelang Kabupaten Jepara Kabupaten Pasuruan Kota Gresik Kota Blitar Kabupaten Kubu Raya Kota Bontang Kota Bandar Lampung Kabupaten Lampung Tengah Kabupaten Lombok Tengah Kabupaten Majene Kabupaten Pesisir Selatan
13
30
Jumlah
Jumlah Lembaga 3 3 3 3 4 4 3 3 4 4 3 4 3 4 4 3 3 3 3 4 3 3 4 3 3 3 4 3 3 3 100
*) Penetapan Provinsi/Kabupaten/Kota sasaran surveilen didasarkan pada kondisi geografis dan ketersediaan jumlah program/satuan PNF terakreditasi di wilayah tersebut. DAFTAR ASESOR YANG BERTUGAS SURVEILEN TAHAP 4 TANGGAL 19-22 JUNI 2014
RINCIAN TUGAS ASESOR SURVEILEN PROGRAM DAN SATUAN PNF TERAKREDITASI TAHUN 2014 1. Asesor 1 memimpin surveilen dan memberi arahan serta penugasan pada Asesor 2 2. Asesor 1 membuka surveilen dengan opening meeting dan menutupnya dengan closing meeting 3. Asesor 2 membantu Asesor 1 dalam pemeriksaan dokumen dan implementasinya di program/satuan PNF dan menyusun laporan hasil surveilen 4. Asesor 2 mendokumentasikan semua kegiatan surveilen beserta kondisi saranaprasarana yang ada di program dan satuan PNF. 5. Asesor 1 menggali berbagai informasi terkait konsistensi dari program/satuan PNF terakreditasi dalam memenuhi 8 Standar Nasional Pendidikan, sedang Asesor 2 menyimak dan mencatat serta membantu memeriksa berkas yang diberikan PNF. 6. Laporan akhir dirangkum oleh Asesor 1 dan Asesor 2 dan setelah dinyatakan lengkap disusun dengan rapi oleh Asesor 2 dan dikirimkan ke BAN-PNF dalam bentuk hard copy dan soft copy ke Sekretariat BAN-PNF paling lambat 3 hari setelah kegiatan surveilen berakhir.
Tim 1
2
3
4
5
6
Nama Dr. Boedi Darma Sidi, MSA Perdana Afif Lutfi, MT Fera Hendra Mega Birlian Dr. M. Djauzi Moedzakir, M.A. Dr. Suwandi, M.Psi Rini Suci W., A.Md Dimas Setiaji, S.Kom Prof. Dr. Yatim Riyanto, M.Pd Ir. H. Moch. Ilyas Hs Aditya, SE Suparno Dr. Nurlaila Mei Tientje, M.Pd Birowo Dwi Chondro, S.Kom Dwi Lestari, SE Nurlaila Devi, A.Md Prof. Dr. Dewa Komang Tantra Dr. Subayo Brotosejati Lisa Kristiani, A.Md Mulyadi Dr. Ari Fadiati, M.Si Betty Sabana, M.Pd Arman, S.IP Muktiyono
Provinsi
Kabupaten/Kota
Jawa Barat
Kota Bandung
Jawa Barat
Kota Cirebon
Jawa Timur
Kota Blitar
Jawa Tengah
Kab. Jepara
Jawa Tengah
Kab. Gunung Kidul
Lampung
Kab. Lampung Tengah
CHECK LIST KESIAPAN AKHIR SURVEILEN TAHAP 4 TAHUN 2014 19-22 Juni 2014 No.
Deskripsi
1.
Seluruh Anggota Tim sudah berada di Kab/Kota Surveilen
2.
Koordinasi sudah dilakukan dengan Dinas Pendidikan Kab/Kota Koordinasi sudah dilakukan dengan Program/Satuan PNF Sasaran FR-AK-09a (resume hasil verifikasi) program/satuan PNF sasaran dibawa Berkas Panduan dan Form Surveilen Terbaru (Hard Copy & Soft Copy sudah diemailkan ke asesor 1 & 2) Memastikan Asesor 1 dan Asesor 2 Surveilen bukan yang bertugas saat Visitasi Lapangan di PNF Memastikan Program/Satuan PNF sudah menerima SK dan Sertifikat Akreditasi (jika belum menerima, sekretariat membawa sertifikat tersebut dan tanda terima). Kendaraan yang digunakan beserta biaya operasional siap
3. 4. 5. 6. 7.
8. 9. 10
Penginapan yang dekat dengan lokasi Surveilen sudah dibooking dan memenuhi kriteria pagu, nyaman dan aman Sekretariat dan asesor 2 membawa kamera digital dan kabel data
Check List (√)
