KATA PENGANTAR
PEDOMAN SURVEILEN PROGRAM DAN SATUAN PENDIDIKAN NON FORMAL TERAKREDITASI TAHUN 2015
Akreditasi program dan satuan PNF adalah salah satu tugas pokok BAN PNF. Kegiatan akreditasi tersebut dilaksanakan sejak tahun anggaran 2008. Hingga tahun 2014 telah diakreditasi 4.059 program dan 634 satuan PNF yang tersebar di 33 Provinsi. Program dan satuan PNF terakreditasi ini terdiri atas 14 program, yaitu PAUD, Paket A, Paket B, Paket C, Kursus Komputer, Kursus Akupunktur, Kursus Sekretaris, Kursus Bahasa Inggris, Kursus Otomotif, Kursus Menjahit, Akuntansi, Tata Kecantikan Rambut, Tata Kecantikan Kulit, Tata Rias Pengantin; dan 3 satuan, yaitu Lembaga PAUD, Lembaga Kursus dan Lembaga PKBM. Surveilen adalah salah satu tahapan dari rangkaian kegiatan akreditasi PNF. Tahapan kegiatan ini dimaksudkan untuk mendorong agar kualitas/mutu program dan satuan PNF yang telah terakreditasi tetap terpelihara, aktivitasnya berlanjutan, bahkan mendorong ke arah terwujudkan budaya mutu dalam kehidupan masyarakat. Dalam kegiatan surveilen ini sebuah program atau satuan PNF dikonfirmasi konsistensinya dalam memenuhi 8 standar nasional pendidikan. Surveilen menghasilkan rekomendasi, apakah status akreditasi program atau satuan PNF yang bersangkutan tetap diberikan, dicabut sementara, atau dicabut. Tugas surveilen dilaksanakan oleh anggota BAN-PNF dan asesor yang ditentukan. Seperti tahun sebelumnya, sehubungan keterbatasan anggaran, jumlah yang dijadikan sasaran surveilen bukan semua program dan satuan PNF terakreditasi yang belum disurveilen, melainkan hanya sebanyak 100 unit program dan satuan PNF. Sejak tahun 2008 sampai dengan 2014, dari 4.693 program dan satuan PNF terakreditasi, baru 752 program dan satuan yang telah disurveilen. Penentuan program dan satuan yang dijadikan sasaran surveilen dilakukan secara acak/random, dengan prioritas pada program dan satuan yang telah atau hampir habis masa akreditasinya. Pedoman ini dimaksudkan sebagai bahan acuan untuk pelaksanaan surveilen tahun 2015, agar setiap asesor yang bertugas memiliki persepsi yang sama tentang subtansi, tujuan dan prosedur surveilen. Selanjutnya dengan persamaan persepsi tersebut, diharapkan tujuan surveilen dapat tercapai secara lebih efektif.
BADAN AKREDITASI NASIONAL PENDIDIKAN NONFORMAL Sekretariat : Kompleks Ditjen Dikdas dan Dikmen Kemdikbud Gedung F Lantai 2 Jl. R.S. Fatmawati, Cipete, Jakarta Selatan Website : www.banpnf.or.id Email:
[email protected] Telp/Fax : (021) 7698141
Jakarta, Maret 2015 Ketua BAN PNF,
Dr. Ing. Ir. Boedi Darma Sidi, MSA.
DAFTAR ISI
I. DASAR HUKUM 1.
KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I DASAR HUKUM BAB II TUJUAN DAN MANFAAT a. Tujuan b. Manfaat BAB III PROSEDUR PELAKSANAAN a. Persiapan Surveilen b. Pelaksanaan Surveilen c. Pelaporan Hasil Surveilen d. Penetapan Hasil Surveilen BAB IV SASARAN BAB V PELAKSANA KEGIATAN BAB VI JADWAL KEGIATAN BAB VII ANGGARAN BAB VIII PENUTUP
i ii 1 1 1 1 2 2 2 2
Lampiran I Lampiran II Lampiran III Lampiran IV Lampiran V Lampiran VI
4 5 6 9 10 11
3 3 3 3 3
2.
3. 4. 5. 6. 7.
Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4301); Peraturan Pemerintah No. 32 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan (Lembaran Negara Tahun 2005 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4496); Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 86 tahun 2008 tentang Kriteria dan Perangkat Akreditasi Pendidikan Non Formal; Peraturan Menteri Pendidikan Kebudayaan No. 59 tahun 2012 tentang Badan Akreditasi Nasional; Keputusan Menteri Pendidikan Kebudayaan Nomor 174/P/2012, tentang Pengangkatan Anggota BAN PT, BAN S/M dan BAN-PNF; Renstra BAN-PNF Tahun 2010 – 2014; Kebijakan BAN-PNF Tahun 2015.
II. TUJUAN DAN MANFAAT a. Tujuan Pedoman surveilen ini disusun agar petugas surveilen memiliki persepsi yang sama tentang subtansi, tujuan dan prosedur surveilen, sehingga tujuan surveilen dapat tercapai secara lebih optimal. Tujuan surveilen itu sendiri pada dasarnya adalah memastikan satuan dan program PNF secara konsisten masih memenuhi persyaratan akreditasi BAN PNF. b.
Manfaat 1. Menjamin keberlanjutan kinerja program dan satuan PNF terakreditasi. 2. Meningkatkan kinerja program dan satuan PNF. 3. Meningkatkan akuntabilitas sistem akreditasi PNF.
d. Penetapan hasil surveilen (dikategorikan: sesuai atau tidak sesuai). 1. Kategori SESUAI, apabila hasil surveilen menunjukkan bahwa program/satuan PNF yang bersangkutan masih tetap memenuhi persyaratan akreditasi BAN-PNF untuk major 100%, minor minimal 25%, dan observed minimal 10%. 2. Kategori TIDAK SESUAI, apabila hasil surveilen menunjukkan bahwa program/ satuan PNF yang bersangkutan tidak lagi memenuhi persyaratan akreditasi BAN-PNF, dalam arti ada temuan yang sangat berpengaruh terhadap status akreditasinya. Untuk itu kepada program/satuan PNF yang bersangkutan diberi 2 alternatif rekomendasi, yaitu (a) dicabut status akreditasinya karena status akreditasinya tidak memungkinkan lagi dipertahankan, atau (b) diberi kesempatan melengkapi dokumen kekurangannya dalam jangka waktu tertentu agar statusnya tetap terakreditasi.
III. PROSEDUR PELAKSANAAN a.
Persiapan Surveilen 1. Menyusun pedoman surveilen dan bahan penyegaran pelaksanaan surveilen 2. Menetapkan jadwal pelaksanaan surveilen 3. Menetapkan dan mempersiapkan tim surveilen 4. Memberitahukan ke PNF sasaran dengan mengirimkan surat pemberitahuan dengan tembusan dan berkoordinasi ke Dinas Pendidikan setempat 5. Mengkaji berkas data hasil akreditasi yang dijadikan acuan surveilen oleh tim surveilen. 6. Menganalisis dan mendiskusikan hasil kajian tersebut, sebagai catatan untuk visitasi oleh tim surveilen. 7. Mengidentifikasi aspek-aspek yang memerlukan pengamatan di lapangan dan menyusun rencana asesmen lapangan. 8. Menyiapkan formulir-formulir yang akan digunakan pada pelaksanaan surveilen
b. Pelaksanaan Surveilen 1. Kunjungan tim surveilen ke program/satuan PNF sasaran, didahului dengan melakukan pertemuan dengan pejabat Dinas Pendidikan provinsi atau daerah setempat untuk berkoordinasi. 2. Surveilen ke program dan satuan PNF didampingi oleh pejabat atau personil Dinas Pendidikan setempat yang ditugaskan. 3. Meng-update Ijin Operasional PNF terbaru yang masih berlaku. 4. Pemeriksaan dokumen dan pengamatan terhadap aspek-aspek yang sesuai dengan pedoman persyaratan akreditasi. 5. Melakukan analisis dengan penekanan terhadap butir dengan status Major 6. Melakukan konfirmasi hasil analisis terhadap temuan lapangan kepada pihak asesi. c. Pelaporan Hasil Surveilen Tim surveilen melaporkan hasil surveilen secara tertulis kepada Komisi Sistem Manajemen Mutu (SMM). Secara garis besar laporan tersebut memuat beberapa aspek berikut. 1. Deskripsi singkat mengenai keadaan program dan satuan PNF yang dikunjungi. 2. Ringkasan hasil temuan surveilen. 3. Rekomendasi perlakuan terhadap program dan satuan PNF yang bersangkutan.
IV.
SASARAN 1. Sasaran kegiatan surveilen pada tahun anggaran 2015 adalah 100 program dan satuan PNF terakreditasi yang belum disurveilen. 2. Program dan satuan tersebut tersebar di 15 Provinsi (masing-masing di 1 kabupaten/ Kota), yaitu Aceh (Banda Aceh), Sumatera Utara (Medan), Riau (Pekanbaru), Lampung (Bandar Lampung), DKI Jakarta (Jakarta Selatan), Jawa Tengah (Semarang), Jawa Timur (Surabaya), Bali (Denpasar), Bengkulu, Kalimantan Selatan (Banjarmasin), Kalimantan Tengah (Palangkaraya), Sulawesi Selatan (Makasar), Nusa Tenggara Barat (Mataram), Nusa Tenggara Timur (Kupang), dan Papua (Jaya Pura).
V.
PELAKSANA KEGIATAN a. Penanggungjawab kegiatan : Ketua BAN PNF b. Koordinator Surveilen : Komisi Sistem Manajemen Mutu BAN-PNF c. Pelaksana kegiatan : Setiap tim terdiri atas 4 orang, yaitu 2 orang asesor dan 2 orang staf sekretariat BANPNF/Balitbang Kemdikbud d. Kriteria Penugasan: Ketua tim Surveilen adalah anggota BAN-PNF . Anggota tim Surveilen adalah anggota BAN-PNF dan/atau asesor yang ditunjuk.
VI.
JADWAL KEGIATAN Kegiatan surveilen tahun 2015 diselenggarakan dalam 3 tahap, tahap-1 tanggal. 5-8 Maret, Tahap-2 tanggal. 12-15 Maret, dan Tahap-3 tanggal. 19-22 Maret. Setiap tahap dilaksanakan dalam 4 hari kerja. 1. Hari Pertama 2. Hari Kedua & Ketiga 3. Hari Keempat
: Persiapan : Pelaksanaan surveilen : Penyusunan laporan
VII. ANGGARAN Dana yang digunakan untuk pelaksanaan kegiatan surveilen ini berasal dari anggaran BAN-PNF tahun 2015. VIII. PENUTUP Pedoman ini telah disusun secara optimal, bilamana terdapat hal-hal yang belum terjangkau, maka hal tersebut akan dipertimbangkan untuk mendapatkan solusinya. Semoga kontribusi semua pihak yang terkait menjadi amal saleh yang diridhoi-Nya.
Lampiran I. Alur Pelaksanaan Surveilen Program dan Satuan PNF Terakreditasi NO.
URAIAN
1 2 3 4 5 6
Data program/satuan terakreditasi Penetapan jadwal pelaksanaan surveilen Pemberitahuan ke PNF dengan mengirimkan surat pemberitahuan Penetapan tim surveilen Penyiapan data PNF dan data asesmen sebelumnya Perencanaan asesmen lapangan: Surat tugas
7
8
9
Pelaksanaan Surveilen: Surat tugas Konfirmasi penugasan Pernyataan untuk memegang rahasia Daftar hadir pembukaan Daftar hadir penutupan Berita acara surveilen Laporan Hasil Surveilen Lampiran laporan hasil surveilen Surat tugas Konfirmasi penugasan Pernyataan untuk memegang rahasia Daftar hadir pembukaan Daftar hadir penutupan Berita acara Data asesmen sebelumnya (hasil verifikasi Anggota BAN) Data tambahan dari PNF Laporan ke Komisi Sistem Manajemen Mutu (SMM)
Lampiran II. Format Laporan Surveilen LAPORAN SURVEILEN PROGRAM/SATUAN…………………………… I.
Identitas 1. 2. 3. 4.
FORM 5.
FR-AK-09a FR-SV-01
6. 7. 8. 9.
Nama Satuan PNF: ................................................................................................ Nama Program: .................................................................................................... No. SK Akreditasi: ................................................................................................. Surat Ijin Operasional Nomor: ...................................................................................... Tanggal: ..................................................................................... Diterbitkan oleh: .......................................................................... Alamat Kecamatan: ................................................................................. Kabupaten/Kota: .......................................................................... Provinsi: ..................................................................................... Nomor Telepon: ................................................................................ Nomor Faksimili: ............................................................................... Nomor HP: ....................................................................................... E-mail: ............................................................................................
II. Deskripsikan perubahan kondisi PNF saat disurveilen (catatan yang bersifat kasuistik)
FR-SV-01 FR-SV-02 FR-SV-03 FR-SV-04a FR-SV-04b FR-SV-05
FR-SV-01 FR-SV-02 FR-SV-03 FR-SV-04a FR-SV-04b FR-SV-05 FR-AK-09a FR-SV-06
III. Ringkasan hasil temuan surveilen (dibandingkan dengan hasil Verifikasi)
IV. Rekomendasi perlakuan terhadap program dan satuan PNF Centang ( √ ) rekomendasi yg sesuai: (….) A. Tetap terakreditasi (telah memenuhi 100% Major, 25% Minor, 10% Observed) (….) B. Diberi kesempatan untuk memperbaiki atau melengkapi kekurangan dokumen selama 3 bulan sehingga terpenuhi persyaratan akreditasi 100% Major, 25% Minor, 10% Observed. Apabila hal ini tidak dipenuhi, maka status akreditasi yang bersangkutan dicabut. (….) C. Status akreditasi dicabut, jika program dan satuan PNF terakreditasi tutup atau tidak aktif. Tanggal Surveilen : ………………........... Ketua Tim Surveilen,
Anggota Tim Surveilen,
2. Lampiran III. Langkah-langkah Pelaksanaan Surveilen dan Penanggungjawab No. 1.
Langkah – Langkah Persiapan 1. Menyusun pedoman surveilen. 2.
Menyiapkan data PNF yang akan menjadi sasaran surveilen.
Penanggung Jawab
2.
Menyiapkan data asesmen sebelumnya program/satuan PNF dan formulir-formulir.
pada
Pendamping surveilen
3.
Opening meeting dan pengisian daftar hadir pembukaan.
Asesor dan pendamping surveilen
4.
Pengecekan dan teridentifikasi.
Asesor dan pendamping surveilen
5.
Mencatat hal-hal penting yang dapat menjadi masukan baik untuk program/satuan PNF maupun untuk BAN-PNF.
Asesor
Sekretariat
Menetapkan jadwal pelaksanaan surveilen.
Koordinator
4.
Menetapkan tim surveilen.
Koordinator
Memberitahukan ke PNF sasaran dengan mengirimkan surat pemberitahuan dengan tembusan dan koordinasi ke Dinas Pendidikan setempat.
Asesor dan pendamping surveilen
Koordinator
3.
5.
Pelaksanaan Surveilen 1. Melakukan kunjungan ke program/satuan PNF sasaran dengan langkah awal temu dengan pejabat Dinas Pendidikan setempat untuk berkoordinasi sekaligus untuk mendampingi kegiatan surveilen, selanjutnya melakukan surveilen ke program/satuan PNF.
Sekretariat
pengamatan
aspek-aspek
yang
6.
Mengkonfirmasi tujuan surveilen dan kesiapan data dari lembaga yang menjadi sasaran.
Pendamping surveilen 6.
Analisis temuan dari pengamatan lapangan.
Asesor
7.
Menyiapkan data asesmen sebelumnya yang dijadikan bahan surveilen.
Sekretariat dan pendamping surveilen
7.
Closing meeting dan mengkonfirmasi hasil analisis temuan lapangan kepada asesi.
Asesor
8.
Mengkaji berkas data audit sebelumnya yang dijadikan bahan surveilen oleh tim surveilen.
Asesor
8.
Mengisi berita acara surveilen.
Asesor
9. Menganalisis dan mendiskusikan hasil kajian tersebut, sebagai catatan untuk visitasi oleh tim surveilen.
Asesor
Penandatanganan berita acara surveilen dan stempel dari lembaga.
Asesor dan asesi
9.
10. Mengidentifikasi aspek-aspek yang memerlukan pengamatan di lapangan dan menyusun rencana asesmen lapangan.
Asesor
11. Menyiapkan formulir-formulir yang akan digunakan pada pelaksanaan surveilen.
Pendamping surveilen
10. Penerimaan lampiran tambahan dari lembaga bila ada
3
Pelaporan 1. Ketua tim Surveilen bersama Anggota tim Surveilen membuat draft laporan hasil surveilen 2. Anggota tim Surveilen membuat laporan secara tertulis sesuai format disertai dengan formulirformulir surveilen dan lampiran tambahan dari lembaga (bila ada) kepada Komisi Sistem Manajemen Mutu (SMM) melalui tim pendamping surveilen
Pendamping surveilen
Asesor Anggota Surveilen
tim
3.
Validasi laporan oleh Ketua tim Surveilen disampaikan kepada Komisi Sistem Manajemen Mutu (SMM) maksimal 2 minggu setelah pelaksanaan surveilen
Asesor dan pendamping surveilen
Lampiran IV. Daftar Sasaran Surveilen Tahap 1-3 Tahun 2015 No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Jumlah
Provinsi Jateng Jatim Bengkulu NTB Papua DKI Jkt Bali Lampung Sumut Riau Aceh Kalteng Sulsel Kalsel Jawa Barat 15
Kabupaten/Kota Semarang Surabaya Bengkulu Mataram Jayapura Jakarta Selatan Denpasar Bandar Lampung Medan Pekanbaru Banda Aceh Palangkaraya Makasar Banjarmasin Bandung 15
Jumlah Satuan/Program 7 7 7 7 5 7 6 7 7 7 7 6 6 7 7 100
*) Penetapan provinsi sasaran surveilen diprioritaskan pada propinsi yang pembentukan Pokjanya belum berdasarkan SK Gubernur.
5. Anggota Tim Surveilen mendokumentasikan semua kegiatan surveilen beserta kondisi sarana-prasarana yang ada di program dan satuan PNF. 6. Ketua Tim Surveilen menggali berbagai informasi terkait konsistensi dari program/satuan PNF terakreditasi dalam memenuhi 8 Standar Nasional Pendidikan, sedang Anggota Tim Surveilen menyimak dan mencatat serta membantu memeriksa berkas yang diberikan PNF. 7. Laporan akhir dirangkum oleh Ketua Tim Surveilen dan Anggota Tim Surveilen dan setelah dinyatakan lengkap disusun dengan rapi oleh Anggota Tim Surveilen dan dikirimkan ke BAN-PNF dalam bentuk hard copy dan soft copy ke Sekretariat BAN-PNF paling lambat 3 hari setelah kegiatan surveilen berakhir. Laporan akhir dirangkum oleh ketua tim surveilen dan anggota tim surveilen dan setelah dinyatakan lengkap disusun dengan rapi oleh anggota tim surveilen dan dikirimkan ke Sekretariat BAN-PNF dalam bentuk hard copy dan soft copy paling lambat 3 hari setelah kegiatan surveilen berakhir. LAMPIRAN V. Daftar asesor yang bertugas surveilen tahun 2015: Tahap-1 oleh tim 1-5, Tahap-2 oleh tim 6-10, dan Tahap-3 oleh tim 11-15 Tim 1 2 3
4 5
RINCIAN TUGAS ASESOR SURVEILEN PROGRAM DAN SATUAN PNF TERAKREDITASI TAHUN 2015
6
1. Ketua dan anggota tim Surveilen melakukan koordinasi mulai dari persiapan
7
sampai penyusunan laporan hasil surveilen 2. Ketua tim surveilen memimpin surveilen dan memberi arahan serta penugasan pada anggota tim surveilen 3. Ketua tim surveilen membuka surveilen dengan opening meeting dan menutupnya dengan closing meeting 4. Anggota tim surveilen membantu ketua tim surveilen dalam pemeriksaan dokumen dan implementasinya di program/satuan PNF dan menyusun laporan hasil surveilen
8 9 10
NAMA PETUGAS
Provinsi
Kabupaten/Kota
Perdana Afif Luthfy, ST., MT & Dr. M. Djauzi Moedzakir, MA Prof.Dr. Yatim Riyanto, M.Pd & Anik Wahyuningsih Dr. Hj. Nurlaila Nuzulul Qur'any Mei Tientje,S.Pd., M.Pd & Noer Widyastuti, S.Si Betty Kastiawati Sabana, M.Pd.& Dr. Ari Fadiati, M.Si. Ir. H. Moch. Ilyas Hs.& Dr. Suwandi, M.Psi. Prof. Dewa Komang Tantra, M.Sc., Ph.D & Prof.Dr. Yatim Riyanto, M.Pd Betty Kastiawati Sabana, M.Pd.& Dr. Ari Fadiati, M.Si. Perdana Afif Luthfy, ST., MT & Dr. Suwandi, M.Psi. Dr. M. Djauzi Moedzakir, MA & Dr. Ahmad Suryadi Nomi, M. Pd Dr. Hj. Nurlaila Nuzulul Qur'any Mei Tientje,S.Pd., M.Pd & Ir. H. Moch. Ilyas Hs.
Jateng
Semarang
Jatim
Surabaya
Bengkulu
Bengkulu
Papua
Jayapura
NTB
Mataram
Bali
Denpasar
Lampung
Bandar Lampung
Sumut
Medan
DKI Jakarta
Jakarta Selatan
Riau
Pekanbaru
11
12 13 14 15
Dr. Hj. Nurlaila Nuzulul Qur'any Mei Tientje,S.Pd., M.Pd & Drs. M.K. Baginta Sembiring, S.Pd. Betty Kastiawati Sabana, M.Pd.& Dr. Ari Fadiati, M.Si. Prof. Dewa Komang Tantra, M.Sc., Ph.D & Noer Widyastuti, S.Si. Dr. Suwandi, M.Psi. & Dr. Ahmad Suryadi Nomi, M.Pd. Dr. M. Djauzi Moedzakir, MA & Ir. H. Moch. Ilyas Hs.
Aceh
Banda Aceh
Kalteng
Palangkaraya
Sulsel
Makasar
Kalsel
Banjarmasin
Jawa barat
Bandung
LAMPIRAN VI. CHECK LIST KESIAPAN AKHIR SURVEILEN TAHAP 1-3 Tahun 2015 No. 1. 2. 3. 4. 5.
6. 7. 8. 9. 10.
Deskripsi FR-AK-09a (resume hasil verifikasi) program/satuan PNF sasaran dibawa FR-AK-06a (Check List Penilaian Akreditasi) sesuai program/satuan PNF Berkas Panduan dan Form Surveilen Terbaru (Hard Copy & Soft Copy sudah diemailkan ke Asesor Surveilen) Rambu-rambu penilaian akreditasi PAUD-LKP-PKBM dibawa 1 exp/tim. Memastikan Program/Satuan PNF sudah menerima SK dan Sertifikat Akreditasi (jika belum menerima, sekretariat membawa sertifikat tersebut dan tanda terima). Koordinasi sudah dilakukan dengan Dinas Pendidikan Provinsi dengan konfirmasi ke Dinas Pendidikan Kab/Kota Koordinasi sudah dilakukan dengan Program/Satuan PNF Sasaran Kendaraan yang digunakan beserta biaya operasional siap Penginapan yang dekat dengan lokasi Surveilen sudah dibooking dan memenuhi kriteria pagu, nyaman dan aman Sekretariat dan anggota tim surveilen membawa kamera digital dan kabel data
Check List (√)
