Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) Revisi 2014

Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) Revisi 2014

Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) Revisi ©2014 oleh Tim Penyusun PTPN XII (Persero) Hak cipta yang dilindungi undang-undang dan hak penerbitan ada pada PTPN XII (Persero). Dilarang menggandakan sebagian atau seluruh isi buku dengan cara apa pun tanpa izin dari PTPN XII (Persero). Tim Penyusun Penanggung Jawab : Ketua : Wakil : Sekretaris : Koordinator : Anggota : Editor Editor Nas Desainer Isi Desainer Kover

Direksi Ir. Herry Purwanto, M.M. Drs. Deddy Wahyu Cahyono, M.M. Drs. Totok Sudarto, M.M. Hening Indra Leksana, S.Sos. 1. Pudjo Sulistiono, S.E. 2. Yudo Syafrullah, S.Sos., M.I.Kom. 3. Wisnuaji Gagat Priambada, S.Kom. 4. Luthfi Pudiarifiyanto, S.E., Ak. 5. Brahma Satrya, S.E. 6. Asigit Mudjiono, S.T. 7. Septa Asri Pratiwi, S.P. 8. Reggy Irawan Setiyobudi, S.T. 9. Permadi Eko Prasetya, S.E., M.M. 10. Adik Damasto, S.E. 11. Muhammad Khoirudin, S.E. 12. Dwi Herdijandarie, S.E. 13. Nuri Farida 14. Fidi Mahendra, S.Hut. 15. Fatma Yuniarsih R., S.P. 16. Drs. Agus Supriyadi 17. Ba’i 18. Dodi Tri Hantoro, S.T. 19. Dwi Ariyanto, S.E. 20. Yulistyo Wientarto, S.E., M.M.

: Bambang Trimansyah : A. Ruhimat : Deden Sopandy : Deden Sopandy

Cetakan II (Revisi), Februari 2014 PTPN XII (Persero) Jalan Rajawali No. 44, Surabaya Telepon 031-3524893-95, 3522360, 3534387 Faksimile 031-3534389, 3536925 Email: [email protected], [email protected] Website: www.ptpn12.com

Pengantar Direksi

B

uku Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) merupakan buku panduan gaya penulisan kedinasan sesuai dengan standar dari Badan Bahasa serta konvensi penulisan yang berlaku. Penyusunan buku pedoman ini telah pula didahului dengan lokakarya penulisan yang diikuti pimpinan serta staf terkait di lingkungan PTPN XII (Persero). Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) ini diharapkan dapat digunakan secara konsisten di lingkungan PTPN XII (Persero) sehingga terdapat keseragaman dalam administrasi surat-menyurat dan juga penyusunan laporan. Setiap karyawan PTPN XII (Persero) diharapkan dengan penuh rasa tanggung jawab mengikuti pedoman yang telah disusun ini. Dengan demikian, penerapan pedoman ini dapat mengantarkan PTPN XII (Persero) sebagai perusahaan yang menerapkan standar tata tulis demi kepentingan komunikasi yang efektif secara baik dan benar. Akhir kata, kami menyampaikan apresiasi yang tinggi atas usaha Bagian Sekretaris Perusahaan PTPN XII (Persero) beserta pimpinan dan staf Bagian terkait untuk menyusun buku Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) ini. Semoga buku ini membawa manfaat untuk kita semua.

Surabaya, Februari 2014

Drs. Irwan Basri, M.M.

Direktur Utama

v

vi

Daftar Isi

Pengantar Direksi ~ v Pendahuluan ~ ix Bab 1 Ruang Lingkup Penulisan Kedinasan ~ 1

A. Ruang Lingkup Penulisan Kedinasan ~ 2

B. Prinsip Dasar Korespondensi ~ 2

C. Syarat Penulisan Surat yang Baik ~ 2

D. Format Teknis Surat ~ 3

E. Pedoman Umum ~ 7

Bab 2 Penerimaan Surat (Surat Masuk) ~ 21

A. Prosedur Surat Masuk ke Direksi ~ 22

B. Prosedur Surat Masuk ke Kepala Bagian atau Manajer ~ 25

C. Klasifikasi Surat Masuk ~ 29

Bab 3 Pengiriman Surat (Surat Keluar) ~ 31

A. Alur Surat Keluar ~ 32

B. Penyusunan Konsep Surat ~ 34

C. Penandatanganan dan Penggunaan Stempel ~ 35

D. Pengiriman Faksimile ~ 36

E. Prosedur Pengiriman Surat Rahasia ~ 38

F. Penomoran Surat ~ 38

Bab 4 Jenis-Jenis Surat Dinas ~ 43

A. Surat Internal ~ 44

B. Surat Eksternal ~ 56

C. Singkatan dan Akronim dalam Surat ~ 66

vii

Bab 5 Penulisan Laporan ~ 69

A. Pengertian Laporan ~ 70

B. Bentuk Laporan ~ 71

C. Format Teknis Laporan ~ 72

D. Contoh Penulisan Notula ~ 75

Bab 6 Tata Kearsipan ~ 77

A. Prosedur Pengarsipan ~ 78

B. Arsip Surat Masuk dan Arsip Surat Keluar ~ 79

C. Peminjaman Arsip ~ 79

D. Penyusutan Arsip ~ 79

Bab 7 Pedoman Kebahasaan ~ 81

A. Penerapan Ejaan yang Disempurnakan ~ 82

B. Pilihan Kata Baku ~ 85

C. Pilihan Kata yang Lazim ~ 89

D. Pilihan Kata yang Cermat ~ 89

E. Ungkapan Idiomatik ~ 90

F. Ungkapan Penghubung ~ 91

G. Kata Penghubung Intrakalimat ~ 92

H. Ungkapan Penghubung Antarkalimat ~ 93

I. Penggunaan Kata yang Mirip ~ 93

J. Penyusunan Kalimat ~ 95

Daftar Pustaka ~ 96 Informasi Perusahaan ~ 97

viii

Pendahuluan

P

erkembangan teknologi informasi serta komunikasi yang pesat telah mendorong tuntutan terjadinya komunikasi yang lebih efektif. Komunikasi tertulis tetap menjadi andalan dalam konteks kedinasan maupun perniagaan, terutama menyangkut korespondensi atau surat-menyurat serta penyusunan laporan. Komunikasi tertulis digunakan secara internal dan juga secara eksternal di dalam suatu instansi/perusahaan untuk pihak ketiga.

PTPN XII (Persero) sebagai salah satu badan usaha milik negara juga memandang penting sebuah tata tulis yang standar dalam berkomunikasi, baik di lingkungan internal maupun eksternal PTPN XII (Persero). Pada masa sebelumnya yaitu pada tahun 1997, PTPN XII (Persero) telah mengeluarkan Pedoman Surat Menyurat dan Tata Kearsipan yang digunakan secara terbatas. Dalam masa kini tentu telah terjadi banyak perubahan sehingga PTPN XII (Persero) kembali menerbitkan Pedoman Penulisan Kedinasan yang disesuaikan dengan kemajuan zaman, terutama perkembangan teknologi komputer dan internet. Pedoman penulisan ini juga mengacu pada standar penulisan yang dikeluarkan oleh Badan Bahasa Kemendikbud sebagai lembaga pemerintah yang memiliki kredibilitas serta kapabilitas untuk mendorong penerapan kaidah-kaidah bahasa Indonesia resmi serta juga mengacu pada konvensi tata tulis surat dinas yang berlaku. Dengan demikian, pedoman penulisan ini diharapkan menjadi pedoman bagi segenap bagian, wilayah, dan kebun di PTPN XII (Persero).

Latar Belakang Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) ini disusun guna melakukan standardisasi tata tulis surat dinas dan laporan. Standardisasi

diperlukan

untuk

ix

efektivitas

komunikasi

serta

penyesuaian dengan perkembangan zaman. Pedoman ini juga akan memudahkan personel melakukan tugas-tugas administrasi persuratan secara baik dan benar.

Tujuan Penyusunan Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) bertujuan 1. melakukan standardisasi penulisan surat dan laporan sesuai dengan pedoman dari Badan Bahasa dan konvensi penulisan yang berlaku; 2. menyamakan persepsi di lingkungan PTPN XII (Persero) tentang tata tulis surat dan laporan yang baik dan benar; 3. menyeragamkan format penulisan surat dan laporan sehingga tidak terdapat perbedaan dalam praktiknya; 4. mengedukasi segenap karyawan terkait di seluruh unit usaha agar mampu menyusun surat dinas dan laporan yang baik dan benar.

Landasan Landasan Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) adalah 1. Pedoman Surat-Menyurat dan Tata Kearsipan PTPN XII (Persero) Tahun 1997; 2. Sistem Informasi Manajemen Persuratan PTPN XII (Persero); 3. Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (PUEYD); 4. Tata Bahasa Baku Bahasa Indonesia; 5. Kamus Besar Bahasa Indonesia; 6. konvensi penulisan.

x

BAB

1

Ruang Lingkup Penulisan Kedinasan Surat yang baik harus mengandung keterbacaan (readability) dan kejelasan (legibility) yang tinggi.

2

Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero)

A. Ruang Lingkup Penulisan Kedinasan Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) ini merupakan pedoman standar atau baku tentang penulisan dokumen kedinasan yang terdiri atas surat dinas dan laporan. Untuk itu, pedoman ini dapat digunakan secara umum oleh seluruh unit usaha di lingkungan PTPN XII (Persero). Adapun ruang lingkup penulisan kedinasan mencakup 1. Penulisan surat dinas; 2. Penerimaan surat (surat masuk); 3. Pengiriman surat (surat keluar); 4. Jenis-jenis surat dinas; 5. Penulisan laporan; 6. Tata kearsipan; 7. Pedoman kebahasaan.

B. Prinsip Dasar Korespondensi Korespondensi atau surat-menyurat adalah salah satu cara ber-komunikasi yang lazim dilakukan dalam aktivitas kedinasan ataupun niaga. Hal ini dilakukan apabila antara pengirim informasi dan penerima informasi tidak memungkinkan untuk saling bertemu atau berhadap-hadapan. Surat menggunakan bahasa tulisan sebagai pengantar. Dalam konteks kedinasan, surat haruslah mengandung keterbacaan (readability) dan kejelasan (legibility) yang tinggi agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik. Definisi surat dinas ialah surat yang dikirimkan suatu pihak kepada pihak lain yang berisikan informasi menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan suatu instansi/perusahaan. Surat dinas sering juga disebut surat resmi karena menggunakan bahasa resmi (formal).

C. Syarat Penulisan Surat yang Baik Penulisan surat yang baik mengacu pada ketentuan berikut. 1. Surat ditulis secara ringkas, jelas, padat, santun, dan penuh rasa hormat.

Ruang Lingkup Penulisan Kedinasan

2. Surat ditulis mengikuti kaidah kebahasaan yang berlaku. 3. Surat menggunakan pilihan kata yang mudah dipahami, terutama penerima surat. 4. Surat mengandung informasi yang tepat sasaran. 5. Surat mengandung tingkat keterbacaan yang tinggi. Surat yang baik juga memperhatikan hubungan antara pengirim surat dan penerima surat. Hubungan dalam surat dapat dibagi menjadi berikut. 1. Hubungan vertikal ke bawah yaitu surat dari atasan kepada bawahan. Surat dari atasan meliputi petunjuk, keterangan umum, perintah/instruksi, teguran, dan apresiasi. 2. Hubungan vertikal ke atas yaitu surat dari bawahan kepada atasan. Adapun surat dari bawahan kepada atasan dapat berupa saran, informasi, dan laporan. 3. Hubungan horizontal yaitu surat-menyurat antara pejabat atau pimpinan setara atau dua pihak yang memiliki hubungan setara. Surat-menyurat antara pihak yang setara dalam rangka koordinasi agar keputusan atasan yang akan diambil tidak saling bertentangan sehingga menimbulkan keserasian dan kerja sama yang harmonis. Dalam hubungan tersebut terdapat penggunaan bahasa yang harus disesuaikan, terutama penggunaan kata ganti dalam surat.

D. Format Teknis Surat Format teknis surat adalah penampilan fisik surat yang dapat membantu keterbacaan surat dan juga sebagai identitas korporat.

1. Acuan Penulisan Surat Acuan penulisan surat menggunakan acuan standar dari Badan Bahasa dan konvensi yang berlaku dalam tata tulis surat dinas.

2. Bentuk Surat (Semi Block Style b) Penulisan surat di lingkungan PTPN XII (Persero) menggunakan format yang disarankan Badan Bahasa yaitu format setengah lurus model b (semi block style b). Perhatikan contoh berikut.

3

4


KOP SURAT Nomor : Lampiran : Hal :

Kota, Tanggal Bulan Tahun

Kepada Yth. ................................. ........................................ ........................................ _____________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _____________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _____________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________

Tembusan: 1. .....................*) 2. ..................... Inisial**)

Alamat yang dituju

Paragraf pembuka

Paragraf Isi

Paragraf penutup

Nama Perusahaan/Wilayah/Kebun Jabatan, Tanda Tangan Nama Jabatan

*)

Apabila tembusan hanya untuk satu pihak tanpa menggunakan nomor urut.

**)

Inisial ditulis pada lembar arsip perusahaan (bukan pada kertas berkop perusahaan). Lihat penjelasan halaman 19.

3. Spesifikasi Teknis Spesifikasi teknis surat dinas di lingkungan PTPN XII (Persero) mengikuti ketentuan berikut ini. Ukuran Kertas : A4 (21 x 29,7 cm) Jenis Kertas

: HVS 70 gr

Warna

: Putih berkop untuk surat asli; kuning untuk salinan arsip untuk arsip sentral (pusat); putih tanpa kop untuk salinan arsip bagian

Margin

: Kiri 3 cm; kanan 2 cm; atas 4 cm (sudah termasuk


kop surat); bawah 3 cm Jenis Huruf

: Times New Roman 12 pt

Spasi

: 1 s.d. 1‌,5

Paragraf

: Indentasi 7 karakter

4. Amplop Surat Amplop surat yang digunakan di lingkungan PTPN XII (Persero) ada empat jenis. Semua amplop berwarna cokelat dan menggunakan kop surat pada bagian atas amplop. Berikut ini beberapa jenis amplop yang berlaku dalam pengiriman surat di PTPN XII (Persero). ▪▪ Amplop surat jumbo berukuran C10 (28 x 40 cm) berwarna cokelat digunakan untuk memasukkan surat atau dokumen (bundel) berukuran A4 atau folio.

▪▪ Amplop surat besar berukuran standar C4 (24 x 35,2 cm) berwarna cokelat digunakan untuk memasukkan surat berukuran A4 tanpa lipatan.

5

6


▪▪ Amplop surat sedang berukuran C5 (18,4 x 28 cm) berwarna cokelat digunakan untuk kertas A4 dengan lipatan satu kali.

▪▪ Amplop surat kecil berukuran DL (12,3 x 27,8 cm) berwarna cokelat digunakan untuk kertas A4 dengan lipatan tiga kali.

Penulisan alamat surat pada amplop mengikuti ketentuan penulisan alamat surat di dalam surat. Pada surat yang bersifat rahasia terdapat kode “RAHASIA” pada bagian kanan atas amplop.


E. Pedoman Umum Pedoman umum adalah cara penulisan bagian-bagian surat sesuai dengan ketentuan dari Badan Bahasa, konvensi, serta memperhatikan kepentingan dan kebijakan yang berlaku di lingkungan PTPN XII (Persero). Untuk memahami pedoman umum perlu dijelaskan istilahistilah berikut ini di dalam penulisan surat dinas. ▪▪ Surat Internal yaitu surat yang digunakan dalam lingkup internal PTPN XII (Persero), seperti antar-Bagian, antar-Wilayah, dan antar-Kebun. ▪▪ Surat Eksternal yaitu surat dari lingkungan PTPN XII (Persero) yang ditujukan kepada pihak-pihak di luar PTPN XII (Persero). ▪▪ Pihak Pertama yaitu pihak yang mengirimkan surat dari ling kungan PTPN XII (Persero). ▪▪ Pihak Kedua yaitu pihak yang menerima surat atau mengirim surat dalam lingkup selingkung PTPN XII (Persero), yaitu Direktur Utama, Direksi, Sekretaris Perusahaan, Bagian, Wilayah, dan Kebun. ▪▪ Pihak Ketiga yaitu pihak yang menerima surat atau mengirim surat di luar PTPN XII (Persero), seperti kementerian, pemerintah daerah, dan rekanan. Adapun pedoman penulisan nama perusahaan sebagai berikut: ▪▪ Baku: PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) ▪▪ Baku singkatan: PTPN XII (Persero) ▪▪ Tidak baku: PTP Nusantara XII (Persero)

1. Kop Surat Resmi Kop surat resmi PTPN XII (Persero) adalah kop surat dengan logo PTPN XII (Persero) serta informasi terkait yang dikeluarkan Sekretaris Perusahaan serta disahkan oleh Direksi PTPN XII (Persero). Kop surat resmi PTPN XII (Persero) seperti berikut ini.

7

8


▪▪ Kop Surat Kantor Direksi (Contoh)

PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) Alamat : Jalan Rajawali No. 44 Surabaya 60175 Telepon : : (031) 3524893-95, 3522360, 3534387 E-mail : : [email protected] Website : : www.ptpn12.com

Nomor

: 12/DEW/034/2013

Lampiran

: Satu bundel

▪▪ Kop Surat Kantor Wilayah (Contoh) Perihal Kepada

Faksimile

: (031) 3534389, 3536925

Surabaya, 12 Februari 2013

: Laporan pengembangan TI semester I Tahun 2013

PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) WILAYAH III MALANG

Yth. Dewan Komisaris Alamat : Jalan Dr. Wahidin No. 54 Malang TeleponNusantara : : (0341)XII 324912 PT Perkebunan (Persero) E-mail

Faksimile

: (0341) 329474

: : [email protected]

Jalan Percetakan III/48 Kebayoran Baru Jakarta Selatan Nomor : MBL/DS/034/2013

▪▪ Kop Lampiran Surat Kebun (Contoh) : Satu bundel

Jember, 12 Agustus 2013

Sehubungan dengan telah berjalannya pengembangan TI pada semester pertama tahun Perihal : Penjualan kayu 2013 sekaligus melanjutkan laporan rutin pengembangan TI pada periode sebelumnya,

PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) KEBUN MUMBUL

dengan ini kami sampaikan bahwa telah dikembangkan secara internal Aplikasi Pengambilan Kepada Alamat untuk : Jalan Gajah Mada No. 249 Jember Faksimile (0331) 420343 Nomor Faktur mempermudah distribusi nomor faktur kepada Bagian: Pemasaran dan Yth. Direktur & Umum TeleponSDM : : (0331) 335650, 420343 Kebun. E-mail Disamping itu telah dilakukan peningkatan kualitas internet di Kantor Direksi : [email protected] PT Perkebunan :Nusantara XII (Persero) Surabaya yang awalnya menggunakan media wireless berkapasitas 2 M, menjadi media Fiber Surabaya Optic berkapasitas 4 M. Peningkatan kualitas ini ditujukan untuk menunjang operasional kerja Nomor : MBL/DS/034/2013 Jember, 12 Agustus 2013 *) Alamat Kebun tidak terjangkau karyawan. Rincianyang pengembangan TI beserta rencana tindak pos, lanjutnyamenggunakan turut kami lampirkan. Lampiran Satu nomor bundel ……………………………………………………………, bersama Menunjuk :surat kantor wilayah. Demikian informasi yang dapat kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami Perihal : Penjualan kayu ini ……………………………………………………………………………………………... ucapkan terima kasih. DemikianKantor informasi yang dapat kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ▪▪ KopKepada Surat Perwakilan (Contoh) PT Perkebunan Nusantara XII (Persero), ucapkan terima kasih. Yth. Direktur SDM & Umum Direksi,

alamat

PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO)

PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Surabaya

Manajer, Kantor Penghubung Jakarta

Alamat

: Jalan Percetakan III No. 45 Kebayoran Baru Faksimile : (021) 7254020 J Jakarta 12130 Telepon : : (021) 7221224/7254020 Menunjuk surat nomor ……………………………………………………………, bersama E-mail : : [email protected]

ini ……………………………………………………………………………………………... ................................................ Demikian informasi yang dapat kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami Nomor : MBL/DS/034/2013 Jember, 12 Agustus 2013

2. Tanggal Surat ucapkan terima: kasih. Lampiran Satu bundel

Perihalsurat : Penjualan Tanggal yangkayu dibuat pada kertas surat berkop biasanya didahului nama kota. Namun, ada pula yangManajer, tidak mencantumkan Kepada nama kota karena tercantum di kop surat. Ketentuan lain Yth. Direktur SDM &sudah Umum PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) adalah tidak menyingkat nama bulan atau menampilkan penulisan Surabaya ................................................ tanggal dengan angka-angka. Menunjuk surat nomorPenulisan ……………………………………………………………, bersama Nama Bulan ini ……………………………………………………………………………………………...

Januari April Juli Oktober Demikian informasi yang dapat kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami Februari Mei Agustus November ucapkan terima kasih. Maret Juni September Desember Manajer,

................................................


Berikut contoh penulisan tanggal surat yang tidak tepat. Kop Surat Bandung, 12 Des. 2012 Kop Surat Jakarta, 12-12-12 Contoh penulisan tanggal surat yang tepat. Kop Surat Surabaya, 12 September 2013

3. Nomor Surat Surat dinas selalu mencantumkan nomor surat sebagai kode pengarsipan dan juga agar memudahkan penghitungan kuantitas surat yang dikirimkan. Dalam penyajian di dalam surat kata Nomor selalu diakhiri dengan tanda titik dua (:). Kata Nomor juga dapat disingkat menjadi No. Contoh penulisan nomor surat: Nomor: 52/X/1122/2011 Keterangan 52

:

kode bagian pemasaran

X

:

pihak ketiga

1122 :

urutan surat

2011 :

tahun

Kode angka tahun di akhir nomor tidak disingkat, seperti ’12 atau 12.

4. Lampiran Surat Lampiran surat dapat berupa benda cetakan (buku, majalah, katalog, direktori, dsb.), kopi surat lainnya, kuitansi atau formulir tagihan (invoice), dan sebagainya. Lampiran diadakan jika di dalam surat ada yang akan dilampirkan maupun tidak ada yang dilampirkan.

9

10


Penulisan Lampiran yang Salah Lampiran : 0 Lampiran : satu berkas Lampiran : dua belas eksemplar Lampiran : dua puluh lima lembar Penulisan sesuatu yang dilampirkan dalam bentuk jumlah ditulis dengan kata dan diawali dengan huruf kapital. Adapun untuk jumlah yang penulisannya lebih dari dua kata menggunakan angka untuk penulisannya. Jadi, penulisan yang benar sebagai berikut: Lampiran : Lampiran : Satu bundel Lampiran : Lima lembar Lampiran : Dua belas eksemplar Lampiran : 25 lembar

5. Hal Surat Kata hal ditulis dengan diikuti tanda titik dua. Penulisan hal surat sebaiknya singkat terdiri atas 2 s.d. 4 kata dan tidak perlu diakhiri tanda baca apa pun. Penulisan hal dimulai dengan huruf kapital dan kata lainnya huruf kecil. Perhatikan contoh berikut. Hal Hal Hal

: : :

Persiapan pelatihan Pengajuan proposal kegiatan Program CSR

Contoh penulisan yang tidak dianjurkan: Hal : Hal : Hal : Hal :

Undangan penandatangan MOU dalam rangka kerja sama dengan Unesco Permintaan bantuan tenaga tutor untuk kursus dasar-dasar manajemen Permohonan kata pengantar PEDOMAN TATA KEARSIPAN


6. Alamat Surat Alamat surat di dalam surat digunakan sebagai petunjuk langsung untuk siapa surat ditujukan. Di dalam alamat surat dapat dicantumkan alamat lengkap penerima surat. Kepada Yth. Bapak Irawan Prayitno Jalan Melati No. 6 Bandung Kepada Yth. Kepala Bagian Pemasaran PT Antaran Pratama Jalan Ahmad Yani No. 36-A Batam ▪▪ Penulisan alamat surat diikuti dengan kata kepada. ▪▪ Alamat yang dituju lazim dimulai dengan kata yang terhormat atau disingkat dengan Yth. ▪▪ Pencantuman nama orang diikuti dengan kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara. ▪▪ Kata sapaan tidak digunakan pada penyebutan nama orang yang disertai gelar akademis, pangkat, dan jabatan. Hal ini karena penyebutan gelar, pangkat, dan jabatan dapat dianggap sebagai sapaan sehingga kata sapaan tidak diperlukan. ▪▪ Alamat dicantumkan secara lengkap tanpa menyingkat kata jalan. Perhatikan contoh. ▪▪ Nama kota atau provinsi tidak perlu ditulis dengan huruf kapital ataupun dicetak tebal dan bergaris bawah. ▪▪ Ketentuan penulisan untuk personel yang dituju kurang jelas adalah seperti contoh berikut.

Kepada Yth. PTPN XII (Persero) Jalan Rajawali No. 44 Surabaya

11

12


Sebaiknya:

Kepada Yth. Direksi PTPN XII (Persero) Jalan Rajawali No. 44 Surabaya

▪▪ Penggunaan singkatan u.p. atau untuk perhatian dapat dican tumkan jika masalah yang diungkap di dalam surat cukup diselesaikan oleh bagian tertentu atau orang tertentu sehingga tidak memerlukan kebijakan atau keputusan dari atasannya.

Kepada Yth. Direktur SDM & Umum PTPN XII (Persero) u.p. Kepala Bagian SDM Jalan Rajawali No. 44 Surabaya

7. Salam Pembuka Salam pembuka adalah sebuah kelaziman dalam surat sebagai ucapan permisi kepada si penerima surat. Salam pembuka sebagai pembuka sebelum penulis mengungkapkan isi suratnya. Walaupun demikian, penggunaan salam pembuka ini bersifat pilihan. Hal ini bergantung pada “kebiasaan” dan gaya selingkung yang berlaku di suatu lembaga. Seandainya menggunakan, penulisan salam pembuka mengikuti aturan berikut. ▪▪ Salam pembuka diletakkan di sebelah kiri atau rata kiri sejajar dengan nomor, lampiran, perihal, dan alamat surat. ▪▪ Huruf pertama salam dimulai dengan huruf kapital, sedangkan kata kedua menggunakan huruf kecil. ▪▪ Salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.


Salam Pembuka Netral Dengan hormat, Salam sejahtera, Salam hormat, Catatan: Di PTPN XII (Persero), salam pembuka tidak digunakan pada surat internal dan surat kepada pihak ketiga.

8. Isi Surat Isi surat sering juga disebut tubuh surat yang merupakan bagian inti dari sebuah surat. Bagian ini sangat menentukan kejelasan maksud si penulis surat atau juga menggambarkan kemampuan berkomunikasi si penulis surat. Isi surat terbagi atas ▪▪ paragraf pembuka; ▪▪ paragraf isi surat; ▪▪ paragraf penutup. Paragraf pembuka surat. Pada bagian ini berisikan pengantar isi surat untuk mendorong pembaca menyesuaikan perhatiannya pada pokok surat yang sebenarnya. Kalimat-kalimat pembuka yang lazim digunakan sebagai berikut. Pemberitahuan Sehubungan dengan surat kami tanggal 12 Maret 2012, No. 123/P1/2013, dengan ini kami mohon agar Saudara segera menindaklanjuti pengiriman .... Bersama surat ini kami kirimkan contoh formulir pendaftaran yang Saudara minta. Dengan ini perkenankanlah kami melaporkan kepada Ibu tentang pelaksanaan pelatihan teknis penulisan buku untuk widyaiswara di lingkungan Pusdiklat Kemendikbud .... Dengan sangat menyesal kami beri tahukan kepada Saudara bahwa untuk saat ini persediaan produk notebook yang Anda pesan belum tersedia.

13

14


Dalam rangka Hari Buku Nasional pada 17 Mei 2013, Ikatan Penerbit Indonesia bermaksud menyelenggarakan serangkaian kegiatan promosi minat baca. Melalui surat ini kami mohon bantuan Saudara untuk menyampaikan hal-hal berikut kepada para staf Saudara.

Pengantar Surat Balasan Surat Saudara tanggal 14 Februari 2013, No. 45/FO/II/2013 telah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan kepada Saudara sebagai berikut. Sehubungan dengan surat Saudara pada tanggal 30 Maret 2013 perihal persyaratan lomba, berikut ini kami jelaskan. Sesuai dengan hasil pertemuan kita pada hari Selasa, 28 Mei 2013, bersama ini kami sampaikan kepada Saudara notula pertemuan untuk ditindaklanjuti. Berkenaan dengan surat Bapak pada tanggal 12 Mei 2013, kami beri tahukan bahwa .... Sehubungan dengan pertanyaan Saudara perihal prosedur pengadaan barang di perusahaan kami, berikut adalah penjelasan resmi yang dapat kami sampaikan. Kata kami pada surat digunakan jika si penulis surat mewakili atau mengatasnamakan instansi/perusahaan. Akan tetapi, jika mengatasnamakan pribadi, kata ganti yang tepat adalah saya. Walaupun demikian, ada kalanya karena merasa segan atau menjunjung kesopanan, surat yang mengatasnamakan pribadi pun kerap menggunakan kata ganti kami. Paragraf Isi Surat. Paragraf ini berisi pokok surat yang berisikan pemberitahuan (informasi), persoalan yang dikemukakan, ataupun maksud/keinginan si penulis surat. Jika surat berisikan pemberitahuan, tentu penulis surat berharap informasi yang disampaikannya dapat diterima dengan baik oleh si penerima surat. Adapun surat yang berisikan persoalan dan maksud/keinginan tentunya mengharapkan balasan dari si penerima surat berupa tanggapan.


Paragraf isi harus memperhatikan hal-hal berikut ini: ▪▪ kejelasan informasi/maksud; ▪▪ efektif dalam penyampaian informasi/maksud; ▪▪ kesantunan; ▪▪ penggunaan kata-kata yang lazim dan tidak disingkat-singkat; ▪▪ penyusunan kalimat yang ringkas, tidak terlalu panjang sehingga mengaburkan maksud; ▪▪ satu paragraf hanya memuat satu pokok pikiran atau satu masalah. Paragraf Penutup. Paragraf ini berfungsi sebagai penegas isi surat sekaligus harapan penulis dan ucapan terima kasih kepada si penerima surat. Paragraf penutup juga menjadi paragraf yang mengakhiri surat sehingga paragraf ini mutlak ada. Perhatikan contoh paragraf penutup berikut ini. Beberapa Contoh Paragraf Penutup Atas perhatian Bapak, saya ucapkan terima kasih. Demikian surat ini kami sampaikan kepada Saudara untuk ditindaklanjuti. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. Atas perhatian dan kerja sama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih. Kami berharap kerja sama selama ini dapat dilanjutkan dengan harapan sukses bersama. Demikian proposal ini kami sampaikan kepada Ibu, semoga dapat berterima dengan baik. Semoga surat ini dapat menjawab pertanyaan Saudara. Kami berharap jawaban kesediaan Bapak untuk menjadi narasumber dalam lokakarya yang kami adakan dapat kami terima segera. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

15

16


9. Salam Penutup Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat seperti halnya salam pembuka untuk memulai surat. Salam penutup ditempatkan sebelum tanda tangan serta nama penulis surat. Jika salam pembuka tidak digunakan, otomatis salam penutup juga tidak perlu digunakan seperti yang berlaku di lingkungan PTPN XII (Persero). Ada beberapa contoh salam penutup bergantung pada posisi si penulis surat terhadap penerima surat. Tidak Tepat

Tepat

Hormat Kami,

Hormat kami,

Hormat Saya,

Hormat saya,

Salam Takzim,

Salam takzim,

Wassalam,

Wasalam,

Catatan: Di PTPN XII (Persero), salam penutup tidak digunakan pada surat internal dan surat kepada pihak ketiga.

10. Penanda Tangan Penanda Tangan Atas Nama Satu tingkat di bawah jabatan penanda tangan surat. ▪▪ Direktur Utama diatasnamakan Direksi (yang ditunjuk); ▪▪ Direksi diatasnamakan Kabag (sesuai dengan bidang); ▪▪ Kabag diatasnamakan Askabag; ▪▪ Manajer Kebun diatasnamakan Wamen.

Contoh: PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) a. n . D i r e k s i

(tan da t a n g a n ) Ir. Herr y P u r w a n t o , M. M . Sekreta r i s P e r u s a h a a n


Penanda Tangan Untuk Beliau Dua tingkat di bawah direktur utama, direksi, kabag, atau manajer (Staf bidang, astan, astekpol, asaku, kepala BP) Contoh: Sekre t a r i s P e r u s a h a a n u.b.

( t a n da t a n g a n ) Henin g I n dr a L e k s a n a , S . S o s . Staf Bidang Humas

11. Tembusan Ada kalanya surat juga ditembuskan ke beberapa pihak (tindasan) atau dalam bahasa Inggris disebut carbon copy (c.c.). Badan Bahasa menganjurkan kata tembusan untuk mengganti istilah carbon copy ataupun tindasan. Fungsi tembusan untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat juga dikirimkan ke pihak lain agar mengetahui juga isi surat tersebut. Berikut ini aturan penulisan tembusan. Tidak Tepat

Tepat

Tembusan kepada Yth.:

Tembusan:

1. Menteri Pendidikan Nasional

1. Menteri Pendidikan Nasional

2. Gubernur Jawa Tengah

2. Gubernur Jawa Tengah

3. Dirjen Dikdasmen Depdiknas

3. Dirjen Dikdasmen Depdiknas

4. Pangdam IV/Diponegoro

4. Pangdam IV/Diponegoro

5. Kepala Kepolisian Tengah 6. Sekretaris Tengah

Daerah

Daerah Propinsi

Jawa 5. Kapolda Jawa Tengah 6. Sekda Jawa Tengah Jawa 7. Bupati/Walikota se-Jawa Tengah

7. Bupati / Walikota se Jawa Tengah 8. Kabag dan Kasubdin di lingkungan Dinas P dan K Prop. Jawa Tengah 9. Pertinggal

8. Kabag dan Kasubdin di lingkungan Dinas P dan K Jawa Tengah

17

18


▪▪ Kata tembusan diletakkan pada bagian kiri (rata kiri) dengan diikuti tanda titik dua tanpa garis bawah. ▪▪ Jika tembusan disampaikan kepada pihak lebih dari satu, setiap pihak diberi nomor urut. Urutan pertama adalah pihak yang jabatan/pangkatnya paling tinggi. ▪▪ Dalam tembusan tidak diperlukan kata Yth., Kepada Yth., sebagai laporan, atau sebagai undangan. ▪▪ Pencantuman kata arsip pada urutan terakhir juga tidak dibenarkan karena setiap surat sudah pasti diarsipkan atau didokumentasikan. Hal sama juga berlaku untuk kata pertinggal. Catatan: ▪▪ Khusus surat dinas yang berfungsi sebagai laporan atau undangan untuk banyak pihak maka penggunaan tembusan dengan tujuan “laporan” dan “undangan” dapat dibenarkan di dalam surat dinas lingkungan PTPN XII (Persero). Hal ini demi efektivitas.

12. Catatan Catatan sering juga diistilahkan dengan notabene. Notabene adalah kata dari bahasa Latin yang artinya perhatikan dengan baik. Untuk surat di PTPN XII (Persero) digunakan istilah catatan. Catatan pada surat dapat diletakkan langsung pada bagian bawah setelah tanda tangan pengiriman surat dengan posisi rata kiri. Catatan dapat berupa petunjuk tentang harapan kehadiran sebelum acara dimulai, pakaian yang dikenakan (dress code), atau catatan lainnya yang perlu diketahui si penerima surat untuk menjadi perhatian. Contoh Catatan Catatan: 1. Undangan diharapkan hadir 30 menit sebelum acara. 2. Pakaian resmi atau menggunakan batik bagi pria.


13. Inisial Inisial merupakan kode pengenal yang berupa singkatan nama dari pengonsep serta pengetik surat. Pencantuman ini penting guna mengklarifikasi langsung kepada pengonsep atau pengetik surat jika terdapat kekeliruan pada surat. Inisial ini biasa ditempatkan pada bagian paling bawah di sebelah kiri. Inisial menggunakan huruf kapital pada singkatan nama, font 10 pt. Nama pertama adalah pengonsep surat dan nama kedua adalah pengetik surat.

Abdul Rahman/Suparman

=

AR/S

Dian Purnama/Gani Surya

=

DP/GS

Abdul Rahman/Abdul Rahman

=

AR/AR

Suparman/Robert David Chaniago =

S/RDC

Namun, inisial tidak perlu ditulis pada lembar surat yang dikirim kepada pihak ketiga. Hal ini karena inisial merupakan data internal PTPN XII (Persero) dan tidak perlu diketahui penerima surat (eksternal/alamat yang dituju). Dengan demikian, penulisan inisial untuk surat ke pihak ketiga ditulis pada lembar arsip perusahaan (bukan pada kertas berkop perusahaan). Sedangkan untuk surat internal inisial tetap ditulis.

14. Stempel Surat Stempel surat digunakan pada surat resmi, terutama surat ke pihak ketiga (eksternal). Berikut ini adalah stempel resmi yang digunakan di lingkungan PTPN XII (Persero).

19


K

PT PER

EB

UN A N NU

XII

S

TARA

TARA

WIL. III

)

ERSERO

AN

XII

S

Kantor Perwakilan (warna biru)

AN

K

Kantor Wilayah (warna biru)

S

XII

PT PER

(P

)

UN A N NU

UN A N NU

GLANTANGAN

ERSERO

EB

EB

TARA

XII (P

K

S

TARA

PT PER

N A N NU

Kantor Kebun (warna biru)

AN

U EB

AN

K

Kantor Direksi (warna biru)

PT PER

20

PENGHUBUNG JAKARTA

(P

)

ERSERO

(P

)

ERSERO

Catatan: ▪▪ Ukuran, bentuk, dan desain stempel atau cap perusahaan memang bervariasi. PTPN XII (Persero) menggunakan stempel/ cap perusahaan berbentuk lingkaran, berdiameter 30 mm, dan berjenis huruf arial (desain sesuai contoh di atas).

BAB

2

Penerimaan Surat (Surat Masuk) Sistem Informasi Manajemen Persuratan PTPN XII (Persero) mengatur arus surat masuk dan penanganannya.

22


A. Prosedur Surat Masuk ke Direksi 1. Alur Surat Masuk Surat masuk yang ditujukan kepada Kantor Direksi PTPN XII (Persero) harus melalui Sekretaris Perusahaan. Surat masuk harus diserahkan dulu ke Sekretaris Perusahaan untuk dicatat dalam buku agenda. Surat-surat masuk yang dialamatkan kepada pribadi atau atas nama pejabat disampaikan langsung kepada pejabat yang bersangkutan tanpa diagendakan. a. Penyortiran Penyortiran surat masuk dilakukan agendaris dari Sekretaris Perusahaan. Penyortiran dimaksudkan untuk memisahkan surat yang ditujukan kepada Direksi, Bagian, Unit kerja lainnya atau pribadi. b. Diagram Alur Surat Masuk ke Direksi ALUR SURAT MASUK DIREKSI

Sekretaris Perusahaan

Direksi

Bagian/Unit Terkait

Mulai Surat masuk Sortir surat

Surat diagendakan ke dalam SIM

Ass. Kabag. Kesekretariatan menerima surat masuk lalu ditentukan tujuan untuk Direksi mana Sekretaris Perusahaan menganalisis lalu memberi paraf

Sekretaris Direksi memberi lembar disposisi

Menerima dan memberi disposisi

Sekretaris Direksi mengagendakan isi disposisi ke dalam SIM Surat masuk ditindaklanjuti sesuai dengan disposisi yang diberikan Surat masuk ditindaklanjuti sesuai dengan disposisi yang diberikan

Selesai

Penerimaan Surat (Surat Masuk)

Keterangan: ▪▪ Surat masuk dapat berupa surat, faksimile, atau e-mail. ▪▪ Surat masuk diagendakan oleh agendaris ke dalam program Sistem Informasi Manajemen Persuratan dengan alamat http://192.168.1.250 (cara penggunaan Sistem Informasi Manajemen Persuratan terdapat pada dokumen manual yang terpisah). ▪▪ Surat masuk diserahkan ke Askabag Kesekretariatan untuk ditentukan tujuan pendistribusian kepada Direksi yang membidangi. ▪▪ Sekretaris Perusahaan menerima, meneliti, menganalisis, mempelajari isi surat masuk dan tujuan pendistribusiannya lalu memberi paraf. ▪▪ Surat masuk diserahkan ke Sekretaris Direksi lalu diberi lembar disposisi. ▪▪ Surat masuk diserahkan kepada Direksi. Direksi menerima, memberi/mengisi keterangan disposisi, dan diserahkan kembali ke Sekretaris Direksi. ▪▪ Sekretaris Direksi menerima surat yang sudah diberi disposisi oleh Direksi kemudian mengagendakan isi disposisi tersebut ke dalam Sistem Informasi Persuratan. ▪▪ Surat tersebut didistribusikan ke Sekretaris Perusahaan dan/atau Bagian/ Unit terkait sesuai dengan isi disposisi dari Direksi.

2. Pencatatan pada Buku Agenda Pencatatan pada buku agenda dilakukan setelah ada pengecekan pendahuluan (presorting) dan amplop surat dibuka. Pada buku agenda terdapat informasi berikut: ▪▪ tanggal, ▪▪ nomor agenda dan kode agenda, ▪▪ lampiran, ▪▪ hal, dan ▪▪ keterangan. Pencatatan surat di buku agenda juga memperhatikan sifat setiap surat. Perhatikan ketentuan pencatatan sesuai dengan sifat surat berikut ini: ▪▪ Buku agenda umum untuk mencatat berita/surat masuk yang berklasifikasi biasa atau penting. ▪▪ Buku agenda rahasia untuk mencatat berita/surat masuk yang berklasifikasi rahasia (Sekretaris Direksi).

3. Lembar Disposisi Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan atau penyelesaian surat, yang ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah atau surat dinas yang bersangkutan

23

24


dan tidak boleh dipisahkan. Lembar disposisi menggunakan kertas HVS berwarna kuning dengan ukuran A5. PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) LEMBAR DISPOSISI SURAT Tanggal Terima :

Nomor Agenda :

Rahasia Sangat Segera Asal Surat Nomor Lampiran

Penting

Biasa

Dibalas dengan : Surat/Faks/E-mail

Segera

Biasa

No. :

: : :

Tanggal :

Hal :

Tanggal Direksi

DU

DP

DK

DS

DM

Paraf PETUNJUK :

KEPUTUSAN :

DISPOSISI KEPADA :

Disetujui Ditolak Diteliti dan beri pendapat Untuk diketahui Diselesaikan Untuk perhatian Sesuai dengan catatan Diedarkan Dijawab Diperbaiki Bicarakan dengan saya Bicarakan bersama Ingatkan Arsip Disiapkan Harap dihadiri/diwakili

11 SPI 12 Sekper 21 Tanaman 22 Bud. Kayu & Tan. Semusim 23 Teknik dan pengolahan 31 Keuangan 32 Akuntansi 33 PKBL 41 Pengadaan 42 Umum 43 SDM 44 Hukum 51 Renbang 52 Pemasaran SP BUN DAPENBUN PT ALN PT RN Medika PT RN Mandiri PT IGG PT RNT

PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) LEMBAR DISPOSISI SURAT

Tanggal Terima : Nomor Agenda : 4. Duplikasi dan Distribusi Surat Rahasia Penting Biasa Dibalas dengan : Surat/Faks/E-mail Sangat Segera

Segera Biasa No. : : Duplikasi surat dilakukan sesuai denganTanggal rekomendasi yang : Hal : : terdapat: pada disposisi dari Direksi. Duplikasi dilakukan dengan cara Tanggal fotokopi, lalu didistribusikan sesuai dengan peruntukannya. Direksi DU Direksi DP DK DS DM maka Apabila disposisi turun kepada lebih dari 2 bagian, Paraf sebagai penanggung jawab adalah bagian yang memperoleh disposisi PETUNJUK KEPUTUSAN : DISPOSISI KEPADA : asli (A). : Asal Surat Nomor Lampiran


11 SPI 12 Sekper 21 Tanaman 22 Bud. Kayu & Tan. Semusim 23 Teknik dan pengolahan 31 Keuangan 32 Akuntansi 33 PKBL 41 Pengadaan 42 Umum 43 SDM 44 Hukum 51 Renbang 52 Pemasaran SP BUN DAPENBUN PT ALN PT RN Medika PT RN Mandiri PT IGG PT RNT


B. Prosedur Surat Masuk ke Kepala Bagian atau Manajer 1. Alur Surat Masuk ALUR SURAT MASUK BAGIAN/KANTOR WILAYAH/KEBUN Petugas Persuratan

Kepala Bagian/Manajer Wilayah/ Manajer Kebun

Bidang Terkait

Mulai

Surat masuk

Sortir surat

Surat diagendakan

Kabag/Manajer Wilayah/ Manajer Kebun menerima surat dan memberi disposisi

Petugas persuratan mencatat isi disposisi

Surat masuk ditindaklanjuti sesuai dengan disposisi yang diberikan

Selesai

Keterangan: ▪▪ Surat masuk dapat berupa surat, faksimile, atau e-mail. ▪▪ Surat masuk diagendakan oleh agendaris. Khusus Bagian di Kantor Direksi, pengagendaan surat menggunakan Sistem Informasi Persuratan dengan alamat http://192.168.1.250/arsipsurat (cara penggunaan Sistem Informasi Manajemen Persuratan terdapat pada dokumen manual yang terpisah). ▪▪ Surat masuk diserahkan ke Kepala Bagian/Manajer Wilayah/Manajer Kebun. Kemudian Kepala Bagian/Manajer Wilayah/Manajer Kebun, memberi disposisi dan diserahkan kembali ke agendaris. ▪▪ Agendaris mencatat disposisi Kepala Bagian/Manajer Wilayah/Manajer Kebun. Khusus Bagian di Kantor Direksi, pencatatan disposisi surat menggunakan Sistem Informasi Persuratan dengan alamat 192.168.1.250/ arsip surat. ▪▪ Surat tersebut didistribusikan ke bidang terkait sesuai dengan isi disposisi dari Kepala Bagian/Manajer Wilayah/Manajer Kebun.

25

26


2. Pencatatan Buku Agenda Pencatatan pada buku agenda pada dasarnya sama dengan surat untuk Direksi.

3. Lembar Disposisi a. Lembar Disposisi Bagian PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) BAGIAN TANAMAN*) LEMBAR DISPOSISI SURAT Tanggal Terima :

Nomor Agenda :

Rahasia Sangat Segera Asal Surat

:

Nomor

:

Lampiran

:

Penting

Biasa


Segera

Biasa

No. :

Tanggal :

Hal :

DISPOSISI KEPADA

Tanggal Kepala Bagian Tanaman

Askabag Bidang Administrasi dan Pemupukan Askabag Bidang Pengolahan Tanaman Kopi & Kakao

Paraf

Askabag Bidang Pengolahan Tanaman Karet & Teh .....

PETUNJUK :

KEPUTUSAN :


*)

Bagian lain menyesuaikan.

CATATAN :

PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) BAGIAN TANAMAN LEMBAR DISPOSISI SURAT

Tanggal Terima :

Nomor Agenda :

Rahasia

Penting

Biasa


Sangat Segera

Segera

Biasa

No. :

Asal Surat

:

Nomor

:

Lampiran

:

Tanggal :

Perihal :

Tanggal

DISPOSISI KEPADA Kepala Bagian Tanaman

Paraf

PETUNJUK : disetujui ditolak diteliti dan beri pendapat untuk diketahui diselesaikan untuk perhatian sesuai dengan catatan diedarkan

Askabag Bidang Administrasi dan Pemupukan Askabag Bidang Pengolahan Tanaman Kopi & Kakao Askabag Bidang Pengolahan Tanaman Karet & Teh

KEPUTUSAN :


b. Lembar Disposisi WilayahP PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) WILAYAH*) LEMBAR DISPOSISI SURAT Tanggal Terima :

Nomor Agenda :

Rahasia Sangat Segera Asal Surat

:

Nomor

:

Lampiran

:

Penting

Biasa


Segera

Biasa

No. :

Tanggal

DISPOSISI KEPADA Kontrolir Tanaman

Manajer Wilayah

Kontrolir Tekpol

Paraf

Staf TUK

PETUNJUK :

KEPUTUSAN :


*)

Tanggal :

Hal :

CATATAN :

PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) WILAYAH I DISPOSISI SURAT Nama Wilayah disesuaikan; di PTPN LEMBAR XII (Persero) ada Wilayah I, Wilayah II, dan Wilayah III. Tanggal Terima :

Nomor Agenda :

Rahasia

Penting

Biasa


Sangat Segera

Segera

Biasa

No. :

Asal Surat

:

Nomor

:

Lampiran

:

Perihal :

Tanggal

DISPOSISI KEPADA Manajer Wilayah

Kontrolir Tanaman Kontrolir Tekpol

Paraf

PETUNJUK : disetujui ditolak diteliti dan beri pendapat untuk diketahui diselesaikan untuk perhatian sesuai dengan catatan diedarkan dijawab diperbaiki bicarakan dengan saya bicarakan bersama ingatkan arsip disiapkan harap dihadiri/diwakili

Staf TUK KEPUTUSAN :

CATATAN :

Tanggal :

27

28


c. Lembar Disposisi Kebun PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) KEBUN*) LEMBAR DISPOSISI SURAT Tanggal Terima :

Nomor Agenda :

Rahasia

Penting

Biasa


Sangat Segera

Segera

Biasa

No. :

Asal Surat

:

Nomor

:

Lampiran

:

Tanggal :

Hal :

Tanggal

DISPOSISI KEPADA Manajer Kebun Kaliselogiri

Wamen Asaku

Paraf

Astan Kebun Bagian**) Astekpol Pabrik***)

PETUNJUK :

KEPUTUSAN :


CATATAN :

PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) KEBUN KALISELOGIRI LEMBAR DISPOSISI SURAT

Nama kebun disesuaikan; di PTPN XII (Persero) ada 34 kebun. Tanggal Terima : Nomor Agenda : Nama kebun bagian disesuaikan Rahasia Penting Biasa Dibalas dengan : Surat/Faks/E-mail ***) Nama pabrik disesuaikan *)

**)

Sangat Segera Asal Surat

:

Nomor

:

Lampiran

:

Segera

Biasa

No. :

Tanggal :

Perihal :

4. Duplikasi dan Distribusi Surat Tanggal DISPOSISI KEPADA Manajer Kebun

Wamen

Kaliselogiri Asaku Duplikasi surat dilakukan sesuai dengan rekomendasi yang Astan Kebun Bagian .......................... Paraf Astekpol dari Pabrik ................................... terdapat pada disposisi Kabag atau Manajer. Duplikasi PETUNJUK : dengan cara KEPUTUSAN : dilakukan fotokopi, lalu didistribusikan sesuai dengan disetujui peruntukannya. ditolak diteliti dan beri pendapat untuk diketahui diselesaikan untuk perhatian sesuai dengan catatan diedarkan dijawab diperbaiki bicarakan dengan saya bicarakan bersama ingatkan arsip disiapkan harap dihadiri/diwakili

CATATAN :


C. Klasifikasi Surat Masuk 1. Sifat Surat Sifat surat adalah tingkat keamanan surat yang dapat dibedakan sebagai berikut. a. Rahasia Rahasia yaitu tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan perusahaan. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, perusahaan akan dirugikan. b. Penting Penting yaitu tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk rahasia, tetapi sangat penting untuk disampaikan kepada penerima surat. Arti penting ini juga menyiratkan harus segera dan sampai ke tangan penerima surat dengan aman. c. Biasa Biasa yaitu tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk rahasia. Namun, itu tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya

2. Kecepatan Surat Surat dapat dibedakan pula dari sifat kecepatannya. Untuk surat masuk dibedakan atas kecepatan balasan atau respons yang harus diberikan. a. Sangat Segera Sangat Segera/kilat yaitu surat harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan pada hari yang sama setelah ditandatanganinya surat tersebut dengan batas waktu 24 (dua puluh empat) jam. b. Segera Segera yaitu surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan dalam waktu 2 x 24 (dua kali dua puluh empat) jam.

29

30


c. Biasa Biasa yaitu surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka (utusan)/kurir, dengan batas waktu 5 (lima) hari.

3. Kepentingan Surat Surat dapat pula dibedakan berdasarkan kepentingannya untuk ditindaklanjuti. a. Surat yang Perlu Diproses Surat-surat yang perlu diproses adalah surat-surat yang memerlukan aksi/langkah ataupun petunjuk-petunjuk terhadap keterangan/data yang disampaikan. Surat ini diteruskan ke Direksi, Kepala Bagian, atau Manajer untuk mendapatkan disposisi. b. Surat untuk Diketahui Surat untuk diketahui adalah surat masuk guna diteruskan kepada yang berkepentingan sekadar untuk diketahui tanpa memerlukan aksi/langkah lebih lanjut. Surat jenis ini dapat diteruskan ke pengarsip. Surat masuk yang telah didisposisi apabila dianggap perlu untuk diperbanyak oleh Sekretaris Perusahaan, dapat diperbanyak dan disampaikan kepada Bagian dan Wilayah/Kebun.

BAB

3

Pengiriman Surat (Surat Keluar) Sistem Informasi Manajemen Persuratan PTPN XII (Persero) mengatur arus surat keluar dan penanganannya.

32


A. Alur Surat Keluar Surat keluar yang berasal dari PTPN XII (Persero) mengikuti alur berikut ini.

1. Surat Keluar dari Direksi Surat keluar dari Direksi ini adalah surat keluar yang ditandatangani oleh Direksi atau dalam hal ini juga Direktur Utama. Surat dapat berupa surat intenal dan surat eksternal.

Keterangan: ▪▪ Surat dikonsep oleh konseptor. ▪▪ Konsep surat ditik oleh pengetik surat, lalu dicetak rangkap tiga (1 lembar berkop, 1 lembar tanpa kop, 1 lembar tanpa kop kertas kuning). ▪▪ Surat diperiksa oleh Askabag, jika sudah benar diberi paraf pada lembar dua dan tiga. Letak paraf di bawah inisial konseptor atau Askabag. ▪▪ Kabag memberi paraf di setiap lembar surat. Letak paraf di sebelah kanan nama jabatan penanda tangan. ▪▪ Direksi menandatangani surat. Apabila Direksi yang lain perlu membubuhkan parap maka letak paraf di sebelah kiri nama jabatan penanda tangan. ▪▪ Agendaris (pengetik surat) mengagenda dan memberi nomor surat. ▪▪ Surat kertas putih tanpa kop disimpan Bagian sebagai arsip. Surat berkop

Pengiriman Surat (Surat Keluar)

dimasukkan ke dalam amplop, lalu diserahkan ke Sekretaris Perusahaan untuk dikirim, dan surat bekertas kuning diserahkan Sekretaris Perusahaan untuk disimpan di arsip sentral. Catatan: Pengonsep dan pengetik dapat merangkap tugas sekaligus.

2. Surat Keluar dari Bagian/Wilayah/Kebun Surat keluar dari Bagian/Wilayah/Kebun ini adalah surat keluar yang ditandatangani oleh Kepala Bagian/Manajer Wilayah/Manajer Kebun. ALUR SURAT KELUAR BAGIAN/KANTOR WILAYAH/KEBUN

Konseptor

Pengetik Surat

Asisten Kabag/Asaku

Kepala Bagian/Manajer Wilayah/Manajer Kebun

Ekspedisi

Mulai Surat dikonsep Konsep surat diketik dan dicetak Koreksi pengetikan Salah Memberi paraf

Sudah benar Surat diagenda dan diberi nomor

Kabag/Manajer Wilayah/Manajer Kebun memberi tanda tangan

Surat berkop dikirim. Fotokopian disimpan sebagai arsip

Selesai

Keterangan: ▪▪ Surat dikonsep oleh konseptor. ▪▪ Konsep surat ditik oleh pengetik surat, lalu dicetak. ▪▪ Surat dikoreksi oleh pengonsep. ▪▪ Jika sudah benar, diserahkan ke Askabag (jika di Kantor Direksi) atau Asaku (jika di Kebun atau Kantor Wilayah) untuk diberi paraf. ▪▪ Kabag/Manajer Wilayah/Manajer Kebun menandatangani surat. ▪▪ Agendaris (pengetik surat) mengagenda dan memberi nomor surat. ▪▪ Surat diserahkan petugas ekspedisi untuk dikirim dan fotokopi surat disimpan sebagai arsip surat. Catatan: Pengonsep dan pengetik dapat merangkap tugas sekaligus. Dalam beberapa kondisi, pengonsep, pengetik, dan pemberi paraf dapat dirangkap.

33

34


B. Penyusunan Konsep Surat Konsep surat disusun oleh staf/askabag/wamen yang ditunjuk (konseptor) berdasarkan disposisi Kabag/Manajer untuk surat-surat internal atau disposisi Direksi untuk surat-surat eksternal. Untuk surat-surat internal, konsep surat cukup diverifikasi oleh Kabag/ Manajer, kecuali surat-surat yang mengandung hal khusus atau prinsip.

1. Pengajuan Konsep Surat Konsep atau draf surat adalah lembaran berupa surat yang ditik dan dicetak sebagaimana layaknya surat. Surat yang dicetak terdiri atas tiga lembar, yaitu satu lembar berkop, satu lembar tanpa kop, dan satu lembar tanpa kop di kertas kuning. Peruntukan setiap jenis lembar, yaitu ▪▪ Surat tanpa kop sebagai arsip Bagian/Kantor Wilayah/Kebun. ▪▪ Surat tanpa kop bekertas kuning sebagai arsip sentral. ▪▪ Surat berkop untuk dikirimkan apabila telah disetujui dan ditandatangani. Catatan:. Surat berbentuk memo, faksimile, dan nota dinas tidak harus dicetak tiga lembar. Hal ini bergantung pada kebutuhan.

2. Verifikasi dan Validasi Verifikasi dilakukan dalam bentuk pembubuhan paraf pada konsep surat asli dan arsip. ▪▪ Paraf Askabag di bawah inisial konseptor atau Askabag. Paraf dibubuhkan pada lembar dua dan tiga. ▪▪ Paraf Kepala Bagian ada pada bagian kanan surat di samping nama jabatan penanda tangan surat (Direksi). Paraf dibubuhkan pada setiap lembar. ▪▪ Paraf Direksi pada bagian kiri surat di samping nama jabatan penanda tangan surat (Direktur Utama). Paraf dibubuhkan pada setiap lembar. ▪▪ Apabila halaman surat lebih dari satu halaman maka setiap halaman harus diparaf pejabat di sebelah pojok kanan bawah. Hal ini dilakukan untuk menjaga keaslian dokumen.


Validasi dilakukan oleh Kepala Bagian dan pejabat pengirim surat yang namanya tertera sebagai penanda tangan surat. Suratsurat yang perlu dikoreksi akan diteruskan kepada konseptor surat untuk kemudian ditik oleh pengetik surat. Surat hasil koreksi yang sudah terketik akan diverifikasi kembali oleh konseptor.

3. Duplikasi Surat Duplikasi surat sebagai tembusan diperbanyak dengan cara difotokopi.

ataupun

salinan

arsip

C. Penandatanganan dan Penggunaan Stempel Penanda tangan surat keluar pada prinsipnya dilaksanakan oleh Direksi dan berdasarkan akta pendirian perusahaan bahwa Direktur Utama berwenang bertindak atas nama Direksi. Jika Direktur Utama karena suatu hal berhalangan untuk menandatangani surat, salah seorang Direktur yang ditunjuk dapat menandatangani surat bertindak atas nama Direksi. Berikut ini ketentuan penanda tangan surat. 1. Surat-surat yang sifatnya kebijakan umum, keputusan, edaran, dan ketentuan pokok surat kepada Menteri, Gubernur, Dewan Komisaris, atau sejenisnya dilakukan oleh Direktur Utama. Dalam hal Direktur Utama tidak berada di tempat, jika ada halhal penting yang mendesak, anggota Direksi yang lain atau yang membidangi dapat menandatangani dengan catatan konsep surat atau data pendukung surat tersebut sudah mendapatkan persetujuan Direktur Utama. 2. Surat-surat edaran yang sifatnya teknis operasional meliputi pedoman teknis, petunjuk dan penjabaran dari ketentuan pokok yang telah ada, dilaksanakan penandatanganannya oleh Direktur yang membidanginya. 3. Surat-surat yang berhubungan dengan jabatan di luar Direksi, penandatangannya tidak dapat didelegasikan dan disesuaikan dengan SK-nya. 4. Surat-surat yang bersifat informatif tetap ditandatangani oleh Direksi dan tidak dibenarkan ditandatangani oleh Kepala Bagian. Apabila semua Direksi tidak ada di tempat, sedangkan surat tersebut harus segera disampaikan ke Kantor Wilayah/Kebun, dapat dilakukan dengan cara Kepala Bagian membuat memo atau faksimile dengan contoh sebagai berikut:

35

36


“Dengan mendahului surat resmi dari Direksi, berikut ini diinformasikan bahwa ....” Catatan: ▪▪ Surat resmi tetap dibuat/diusulkan dan ditandatangani Direksi, terutama hal yang menyangkut keuangan. ▪▪ Hal-hal yang sudah ada ketentuan/keputusan dapat dilaksanakan oleh Kepala Bagian sesudah ada penunjukan/ persetujuan Direksi, seperti undangan tender oleh ketua panitia tender, R/K dan Nota Debet oleh Kabag Keuangan, Surat Perjalanan Dinas Kantor Direksi oleh Bagian Umum. 5. Informasi antar-Bagian dan Bagian atau antara Bagian dan Kebun/ Wilayah yang dimaksudkan untuk memperlancar pelaksanaan tugas bersifat informasi dan koordinasi, dapat dilakukan melalui memo/faksimile yang ditandatangani Kabag. Dalam hal Kabag tidak ada di tempat, penandatanganan surat dapat dilakukan Askabag. 6. Kabag tidak dibenarkan menandatangani surat/memo/faksimile yang bernada memerintah/instruksi ke kebun/wilayah. Memo tidak dibenarkan digunakan untuk informasi kepada pihak ketiga. Penggunaan stempel dilakukan dengan ketentuan berikut: ▪▪ untuk surat internal, stempel hanya digunakan pada surat yang bersifat rahasia dan pada surat biasa, yaitu surat keputusan, surat peringatan, surat edaran, surat undangan, dan sebagainya selama ditandatangani oleh Direksi. ▪▪ untuk surat eksternal ke pihak ketiga. ▪▪ untuk legalitas surat perjalanan dinas.

D. Pengiriman Faksimile Pengiriman faksimile dapat dilakukan untuk percepatan pengiriman berita atau informasi.

kepentingan

1. Faksimile A : untuk semua kebun di Wilayah I s.d. III 2. Faksimile C : untuk pihak ketiga


Penomoran faksimile disusun secara horizontal: dari/FAKS/kepada/nomor urut/tahun 12/FAKS/A/190/2013

PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) Alamat Telepon E-mail Website

: :: :: ::

Jalan Rajawali No. 44 Surabaya 60175 (031) 3524893-95, 3522360, 3534387 [email protected] www.ptpn12.com

Faksimile

: (031) 3534389, 3536925

FAKSIMILE

Kepada

FAKSIMILE : Yth. Seluruh Manajer Wilayah dan Manajer Kebun

: Sekretaris Perusahaan Kepada Dari : Yth. Semua Manajer Wilayah dan Manajer Kebun No. 12/FAKS/A/001/2014 Dari : Sekretaris :Perusahaan No. : 12/FAKS/A/001/2014 Tanggal : 2 Januari 2014 Tanggal : 2 Januari 2014 ________________________________________________________________________________________ Hal : Undangan sosialisasi Hal : Undangan sosialisasi Menindaklanjuti arahan arahan DireksiDireksi untuk mengadakan sosialisasi buku Pedoman Penulisan Kedinasan Menindaklanjuti untuk mengadakan sosialisasi buku Pedoman Penulisan PTPN XII edisi tahun 2013 dan menindaklanjuti memo kami Nomor 12/M/1219/2013 tanggal 19 Desember Kedinasan PTPN XII edisi tahun 2013; dan menindaklanjuti memo kami Nomor 2013 perihal penyampaian buku Pedoman Penulisan Kedinasan, mohon untuk menugaskan 2 (dua) orang 12/M/1219/2013 Desember 2013, perihal penyampaian Pedoman Penulisan karyawan di tiap Kantor tanggal Wilayah19dan Kantor Kebun (yang banyak terlibatbuku dalam penulisan surat/laporan kedinasan) untuk menghadiri acara menugaskan sosialisasi yang akan orang dilaksanakan pada: Kedinasan, mohon untuk 2 (dua) karyawan di tiap Kantor Wilayah dan Hari, tanggal Januaribanyak 2014 terlibat dalam penulisan surat/laporan kedinasan) untuk Kantor: Selasa, Kebun 7 (yang Waktu menghadiri : Pukul 8.00sosialisasi WIB s.d. selesai acara yang akan dilaksanakan pada: Tempat : Ruang rapat Kantor Wilayah II Jember

Hari, tanggal

: Selasa, 7 Januari 2014

Tempat

: Ruang rapat Kantor Wilayah II Jember

Pada saat sosialisasi, peserta diharapkan sudah membaca buku Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII Waktu : Pukul 8.00 WIB s.d. selesai (Persero) edisi tahun 2013. Demikian atas perhatian dan peserta kerja samanya kamimembawa ucapkan terima kasih.membaca buku Pedoman Pada saat sosialisasi, diharapkan dan sudah

Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) edisi tahun 2013. Sekretaristerima Perusahaan, Demikian disampaikan, atas bantuan dan kerja samanya kami ucapkan kasih.

Sekretaris Perusahaan, Tembusan: 1. Direksi (sebagai laporan) 2. Manajer Wilayah II (Mohon bantuan akomodasi tempat acara, konsumsi, LCD proyektor, dan penginapan untuk 5 orang dari Sekretaris Perusahaan)

HP/HIL

Tembusan: 1. Direksi (sebagai laporan) 2. Manajer Wil. II (Mohon bantuan akomodasi tempat acara, konsumsi, LCD proyektor, dan penginapan untuk 4 orang dari Sekretaris Perusahaan) HP/HIL

37

38


E. Prosedur Pengiriman Surat Rahasia Surat rahasia dapat ditandai dengan format berikut ini: ▪▪ menggunakan amplop tertutup dengan tulisan rahasia di pojok kanan atas amplop; ▪▪ surat rahasia dikirimkan melalui caraka/kurir yang ditunjuk.

F. Penomoran Surat 1. Urutan Penomoran Surat Dinas PTPN XII (Persero) membuat aturan kode penomoran surat sebagai berikut. a. Penomoran Umum Penomoran surat secara umum di lingkungan internal dan eksternal mengikuti urutan kode berikut ini: asal surat/tujuan/ nomor/tahun. Contoh: 12/X/015/2013 (nomor surat ini dari Sekretaris Perusahaan ditujukan kepada pihak ketiga) Contoh: GLT/DP/031/2013 (nomor surat ini dari kebun Glantangan ditujukan kepada Direktur Produksi) b. Penomoran Khusus Penomoran surat secara khusus di lingkungan internal dan eksternal mengikuti urutan kode berikut ini: asal surat/kode jenis surat/nomor/tahun. Contoh: 11/SE/017/2013


Pengodean khusus digunakan untuk jenis-jenis surat berikut: ▪▪ Surat Edaran

SE

▪▪ Notula

NTL

▪▪ MOU

MOU

▪▪ Surat Perjanjian Kerja Sama

PKS

▪▪ Surat Undangan

UND

▪▪ Surat Tugas

ST

▪▪ Surat Keputusan

Kpts

▪▪ Faksimile A

Faks/A

▪▪ Faksimile C

Faks/C

▪▪ Memo

M

▪▪ Surat Kolektif

KOL

▪▪ Nota Dinas

NDS

▪▪ Surat Pengantar

SP

▪▪ Surat Kuasa Khusus

SKK

▪▪ Surat Perjalanan

SPD

▪▪ Surat Keterangan

SRKT

2. Daftar Kode Asal dan Tujuan Surat

Direksi

DU DP DK DS DM

Direktur Direktur Direktur Direktur Direktur

Utama Produksi Keuangan SDM dan Umum Pemasaran dan Renbang

39

40


11 12 21 22

Bagian

Wilayah

23 31 32 33 41 42 43 44 51 52

Wil-1 Wil-2 Wil-3

Bagian SPI Sekretaris Perusahaan Bagian Tanaman Bagian Budidaya Kayu & Tanaman Semusim Bagian Teknik dan Pengolahan Bagian Keuangan Bagian Akuntansi Bagian PKBL Bagian Pengadaan Bagian Umum Bagian SDM Bagian Hukum Bagian Renbang Bagian Pemasaran SP-BUN DAPENBUN Wilayah I Wilayah II Wilayah III


Kebun

PSW KLG SGL SBJ KLK KLS KLT KLR KDL JTR GGT MLS KYM PCA BLW KLJ SIL SBT GLT KLN KBL MBL REN BSR ZEEL GGB KNO WRI KLB PSR BGL BNT NPW TRS

Pasewaran Kaliselogiri Sungai Lembu Sumber Jambe Kalikempit Kalisepanjang Kalitelepak Kalirejo Kendeng Lembu Jatirono Gunung Gumitir Malangsari Kayumas Pancur Angkrek Blawan Kalisat Jampit Silosanen Sumber Tengah Glantangan Kalisanen Kotta Blater Mumbul Renteng Banjarsari Zeelandia Gunung Gambir Kertowono Wonosari Kalibakar Pancursari Bangelan Bantaran Ngrangkah Pawon Tretes

41

42


Pihak Lain

X FL DEP DEW WIL P ALN RNM RS-RNM IGG RNT

Pihak Ketiga Pihak Ketiga (dikirim melalui faks) Kementerian BUMN Dewan Komisaris PTPN I s.d. XIV, termasuk FSP-Bun Karyawan (Perseorangan) PT Alam Lestari Nusantara PT Rolas Nusantara Mandiri PT Rolas Nusantara Medika PT Industri Gula Glenmore PT Rolas Nusantara Tambang

BAB

4

Jenis-Jenis Surat Dinas Aneka jenis surat yang berlaku di PTPN XII (Persero)

44


A. Surat Internal Surat internal adalah surat yang dikirimkan atau berasal dari internal (selingkung) PTPN XII (Persero). Berikut ini adalah contoh beberapa penulisan surat internal.

1. Memo Memo adalah surat sederhana yang dibuat untuk kalangan internal perusahaan. Memo dibuat pada lembaran kertas A4. Prinsip penulisan memo adalah ringkas. Memo berfungsi sebagai catatan pengingat. Memo dapat digunakan untuk a. hubungan vertikal ke bawah; b. hubungan vertikal ke atas; Bukan Nota Dinas kah? c. hubungan horizontal. Pada hubungan vertikal ke atas perlu diperhatikan kesantunan peng-gunaan bahasa karena ditujukan untuk orang yang setingkat atau beberapa tingkat lebih tinggi. Contoh memo vertikal ke bawah:

MEMO

Nomor : 12/M/203/2013 PTPN XII (Persero)

Kepada Dari Sifat

: Yth. Kabag SDM : Direktur SDM dan Umum : Segera

Tanggal : 2 April 2013 Lampiran : Satu lembar Hal : Pelatihan strategi mengelola media

Menyikapi perkembangan teknologi media dan informasi yang sangat pesat, direksi merekomendasikan penyelenggaraan “Pelatihan Strategi Media: Menindaklanjuti arahan Direksi untuk mengadakan sosialisasi buku Mengelola Pedoman Penulisan Memahami Media, Menggapai Citra” yang diperuntukkan bagi asisten keuangan Kedinasan PTPN XII edisi orang tahun karyawan 2013; danbagian menindaklanjuti memo kami Nomor dan umum (asaku) dan satu SDM kantor kebun PTPN XII (Persero). 12/M/1185/2013 tanggal 11 Desember 2013, perihal penyampaian buku Pedoman Penulisan Kedinasan, Tujuanmohon pelatihan ini untuk memberikan wawasan kepada staf dan karyawan untuk menugaskan 2 (satu) orang staf (yang banyak terlibat dalam kebun tentang perkembangan teknologi media (cetak, elektronik, dan online), penulisan surat/laporan kedinasan) di tiapserta Bagian untuk menghadiri acara sosialisasi yang pengelolaan media, penulisan media, keterampilan menghadapi awak media dalam kaitannya dengan peningkatan citra perusahaan. akan dilaksanakan pada: Teknis pelaksanaan dan biaya terlampir dan untuk ditindaklanjuti segera sesuai dengan tanggal pelaksanaan pada: Hari, tanggal : Senin, 13 Januari 2014 Waktu • Wilayah: I Pukul : 09.00 Selasa, 23 April 2013 di Aula Kanwil II, Jember s.d. selesai Tempat • Wilayah: II : Rabu, 24 April di Aula Kanwil II, Jember Ruang Aula Lt. 1 Kantor 2013 Direksi • Wilayah III : Kamis, 25 April 2013 di Aula Kebun Wonosari, Malang Pada saat sosialisasi, peserta diharapkan membawa dan sudah membaca buku Pedoman

Penulisan Kedinasan PTPN XII edisi tahun 2013.

Direktur SDM dan Umum, (ttd)

Demikian disampaikan, atas bantuan dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih. HP/HIL

Sekretaris Perusahaan,

Ir. Herry Purwanto, M.M. Tembusan:

Jenis-Jenis Surat Dinas

Contoh memo vertikal ke atas:

MEMO

Nomor : 12/M/203/2013 PTPN XII (Persero)

Kepada Dari Kepada Sifat

Dari Sifat

: Yth. Kabag SDM : Direktur SDM dan Umum : Yth. Direksi : Segera

: Sekretaris Perusahaan : Segera

Tanggal : 2 April 2013 Lampiran : Satu lembar Tanggal : 12 Januari 2014 Hal : Pelatihan strategi mengelola Lampiran :media Satu lembar

Hak

: Layanan Disaster Recovery Center (DRC)

Menindaklanjuti arahan Direksi untuk mengadakan sosialisasi buku Pedoman Penulisan

Kedinasan Kami informasikan saat ini PTPN XII (Persero) yang terletak di kantor Direksi PTPN XII edisi tahun 2013; dan menindaklanjuti memo kami Nomor belum memiliki server cadangan yang berfungsi sebagai Disaster Recovery Center 12/M/1185/2013 tanggal 11 Desember perihal penyampaian buku Pedoman Penulisan (DRC) untuk penyelamatan data 2013, elektronik. Server cadangan diperlukan guna mengantisipasi pemadaman listrik dalam waktu bencana alam, dan dalam bencana Kedinasan, mohon untuk menugaskan 2 (satu) oranglama, staf (yang banyak terlibat yang disebabkan oleh manusia. Kebergantungan pada server utama apabila terjadi hal penulisan surat/laporan di tiap Bagian untuk menghadiri acara sosialisasi yang yang disebutkan dapat kedinasan) menghambat operasional perusahaan. akan dilaksanakan Untuk itu, pada: mempertimbangkan tingkat kepentingan yang tinggi dan segera, kami meng-usulkan kepada Bapak pengikatan kerja sama dengan vendor yang Hari, tanggal layanan : Senin, 13DRC. JanuariKami 2014 mengajukan tiga pilihan vendor DRC seperti menyediakan terlampir vendor A dengan sejumlah keunggulan. Waktu dan merekomendasikan : Pukul 09.00 s.d. selesai Tempat Bersama memo ini kami lampirkan rincian biaya dan spesifikasi secara detail : Ruang Aula Lt. 1 Kantor Direksi penyedia layanan masing-masing. saat sosialisasi, peserta diharapkan dan sudah membaca Pedoman Pada Demikian memo yang perlu membawa kami sampaikan semogabuku Bapak berkenan meninjaunya dan memutuskannya. Penulisan Kedinasan PTPN XII edisi tahun 2013. Demikian disampaikan, atas bantuan dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih. Sekretaris Perusahaan,

(ttd) Sekretaris Perusahaan,

HP/HIL

2. Nota Dinas

Ir. Herry Purwanto, M.M.

Tembusan:

1. Direksi (sebagai laporan) Nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Sebagai catatan nota bersifat vertikal ke bawah atau horizontal. Pada tingkat horizontal, isi nota bukanlah perintah, melainkan koordinasi. Nota dibuat kepada bawahan dari atasan berdasarkan hal berikut:

a. bawahan memerlukan dasar atau pegangan untuk bertindak, sementara itu keadaan tidak memungkinkan untuk membuat surat dinas secara lengkap; b. untuk melengkapi surat tugas terdahulu; c. untuk memberi tugas yang jangka waktu pelaksanaannya relatif pendek.

45

46


Contoh Nota Dinas:

NOTA DINAS Nomor : DS/NDS/054/2013

PTPN XII (Persero)

Kepada

: Yth. Kabag SDM

Tanggal

Dari

: Direktur SDM & Umum

Lampiran : -

: 2 Januari 2014

Sifat

: Biasa

Hal

: Undangan sosialisasi

Terkait penyelenggaraan “Pelatihan Strategi Mengelola Media: Memahami Media, Menggapai Citra” yang diperuntukkan bagi Asaku dan 1Memahami orang karyawan Terkait penyelenggaraan “Pelatihan Strategi Mengelola Media: Media, kantor kebun, dengan ini Saudara ditunjuk sebagai ketua panitia penyelenggaraan Menggapai Citra” yang diperuntukkan bagi Asaku dan 1 orang karyawan kantor kebun, saya kegiatan tersebut. menunjuk Agar proposal segera diajukan berikut daftar peserta yang relevan diikutkan Bapak sebagai ketua tim penyelenggaraan kegiatan tersebut. dalam kegiatan tersebut, paling lambat tanggal 8 Mei 2013. Terima kasih.

Mohon dapat diajukan proposal segera berikut daftar peserta yang relevan diikutkan dalam

kegiatan tersebut. Saya tunggu berkas pada 8 Mei 2013. Terima kasih.

Direktur SDM dan Umum (ttd)dan Umum, Direktur SDM

BW/KP


3. Surat Undangan PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) Alamat : Jalan Rajawali No. 44 Surabaya 60175 Telepon : : (031) 3524893-95, 3522360, 3534387 E-mail : : [email protected] Website : : www.ptpn12.com

Nomor Lampiran Hal

Nomor

: 12/DEW/034/2013

Lampiran

: Satu bundel

Faksimile

: (031) 3534389, 3536925


: Perihal 12/UND/104/2013 : Laporan pengembangan TI semester I Tahun 2013 : : Undangan

Surabaya, 4 Juni 2013

Kepada

Kepada Yth. Dewan Komisaris PT Perkebunan XII (Persero) 1. Yth. Manajer Kebun Nusantara Pasewaran 2. Yth. Manajer Kebun Kendeng Lembu Baru Jalan Percetakan III/48 Kebayoran 3. Yth. Manajer Kebun Blawan Jakarta Selatan 4. Yth. Manajer Kebun Banjarsari 5. Yth. Manajer Kebun Wonosari Sehubungan dengan telah berjalannya pengembangan TI pada semester pertama tahun 6. Yth. Manajer Kebun Bangelan di tempat 2013 sekaligus melanjutkan laporan rutin pengembangan TI pada periode sebelumnya, dengan ini kami sampaikan bahwa telah dikembangkan secara internal Aplikasi Pengambilan

Terkait rangkaian dalam program kerja penyusunan ulang master plan teknologi informasi (TI) Nomor Faktur untuk mempermudah distribusi nomor faktur kepada Bagian Pemasaran dan sekaligus untuk mendukung pelaksanaan pengembangan TI PTPN XII (Persero), dengan ini diminta Saudara hadir dalam pertemuan “Pencapaian Tujuankualitas Perusahaan dengan Dukungan Kebun. Disamping itu bertema telah dilakukan peningkatan internet di Kantor DireksiTeknologi Informasi” pada: Surabaya yang awalnya menggunakan media wireless berkapasitas 2 M, menjadi media Fiber Hari, tanggal : Rabu, 5 Juni 2013 Optic berkapasitas 4 M. Peningkatan kualitas ini ditujukan untuk menunjang operasional kerja Waktu : Pukul 13.00 s.d. 16.00 WIB Rincian pengembangan Tempat karyawan. : Aula Kantor Direksi TI beserta rencana tindak lanjutnya turut kami lampirkan. Pemateri : Ketua Forum TI BUMN Bapak Imam Bustomi, PT Semen Gresik, dankami Pertamina Demikian informasi yang dapat kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya Peserta : Direksi, Manajer Wilayah, Kepala Bagian, Sekretaris Perusahaan, Direktur ucapkan terima kasih.Nusantara Mandiri dan Direktur PT Rolas Nusantara Medika PT Rolas Topik : 1. Pencapaian target perusahaanPTdengan dukungan teknologi informasi yang Perkebunan Nusantara XII (Persero), maksimal. Direksi, 2. Komitmen dalam penyusunan master plan pengembangan teknologi informasi. 3. Steering Committee pengembangan teknologi informasi. Demikian untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Direksi,

HP/AJ

Catatan: Apabila jumlah yang dituju lebih dari enam dan kurang dari dua belas maka dapat disusun kiri kanan seperti contoh berikut. Kepada 1. Yth. Manajer Kebun Pasewaran 2. Yth. Manajer Kebun Kendeng Lembu 3. Yth. Manajer Kebun Blawan 4. Yth. Manajer Kebun Banjarsari

5. Yth. Manajer Kebun Wonosari 6. Yth. Manajer Kebun Bangelan

7 Yth. ... 8. Yth. ... 9. Yth. ... 10. Yth. ... 11. Yth. ... 12. Yth. ...

47

48


tetapi apabilalebih dari dua belas maka nama dan alamat yang dituju ditulis pada lampiran dan merupakan lembar yang tidak terpisahkan. Contoh: Kepada Yth. Daftar Nama dan Alamat terlampir

4. Surat Kuasa PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) Alamat : Jalan Rajawali No. 44 Surabaya 60175 Telepon : : (031) 3524893-95, 3522360, 3534387 E-mail : : [email protected] Website : : www.ptpn12.com

Nomor

: 12/DEW/034/2013

Lampiran

: Satu bundel

Perihal

Faksimile

: (031) 3534389, 3536925


SURAT KUASA

Nomor: 22/SKK/002/2013 : Laporan pengembangan TI semester I Tahun 2013

Yang bertanda tangan di bawah ini Soewarno, Direktur Produksi PT Perkebunan Nusantara XII Kepada (Persero), berkedudukan di Jalan Rajawali No. 44, Surabaya, yang dalam jabatannya seperti tersebut di atas dengan bertindak untuk dan atas nama Direksi PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) yang Yth. ini Dewan Komisaris berkedudukan di Jalan Rajawali No. 44, Surabaya, memberikan kuasa kepada: PT Perkebunan Nusantara XII (Persero)

Nama : Endang Sulaeman Jalan Percetakan III/48 Kebayoran Baru Pekerjaan : Manajer Wilayah I Jakarta Selatan PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Alamat : Jalan Gajah Mada No. 249, Jember. Sehubungan dengan telah berjalannya pengembangan TI pada semester pertama tahun

bertindak untuk dan atas nama Pemberi Kuasa guna melakukan tugas berikut: 2013 sekaligus melanjutkan laporan rutin pengembangan TI pada periode sebelumnya, 1. Menandatangani Surat Perjanjian Pengolahan Log Sengon Tahun 2013 antara Wilayah I dengan kami sampaikan bahwa telah Aplikasi Pengambilan PT PerkebunaniniNusantara XII (Persero) dandikembangkan PT Sejahtera secara Usahainternal Bersama (SUB). 2. Menggunakan hak dan wewenang sepenuhnya untuk melakukan segala perbuatan dan tindakan yang Nomor Faktur untuk mempermudah distribusi nomor faktur kepada Bagian Pemasaran dan berhubungan dengan pelaksanaan, pengawasan dan penyelesaian perjanjian sesuai dengan butir itu telah dilakukan peningkatan kualitas internet di Kantor Direksi 1 (satu)Kebun. tersebutDisamping di atas sampai dengan selesai, berdasar pada ketentuan dan prosedur yang berlaku. Surabaya yang awalnya menggunakan wireless 2 M, menjadi media Fiber tersebut 3. Melaksanakan Perjanjian Pengolahan Logmedia Sengon Tahunberkapasitas 2013 sesuai dengan butir 1 (satu) di atas dan diupayakan untuk mendapat keuntungan yang optimal bagi PT Perkebunan Nusantara XII Optic berkapasitas 4 M. Peningkatan kualitas ini ditujukan untuk menunjang operasional kerja (Persero). karyawan. Rincian pengembangan TI beserta rencana tindak lanjutnya turut kami lampirkan. 4. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan segala tindakan yang diambil/telah dilakukan kepada Pemberi Kuasa. Demikian informasi yang dapat kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami

ucapkan terima kasih.

Demikian surat kuasa ini dibuat agar dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. PT Perkebunan Nusantara XII (Persero),

Yang Menerima Kuasa,

Endang Sulaeman DN/FD

Direksi,

Surabaya, 2 Januari 2013 Pemberi Kuasa,

Soewarno


5. Surat Edaran PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) Alamat : Jalan Rajawali No. 44 Surabaya 60175 Telepon : : (031) 3524893-95, 3522360, 3534387 E-mail : : [email protected] Website : : www.ptpn12.com

Nomor Lampiran Perihal

: 12/DEW/034/2013 : Satu bundel

Faksimile

: (031) 3534389, 3536925


SURAT EDARAN

Nomor: : Laporan pengembangan TI43/SE/014/2013 semester I Tahun 2013

Lampiran : Satu lembar Kepada Hal : Penetapan dasar iuran Jamsostek Yth. Dewan Komisaris Kepada PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) 1. Yth. Manajer Wilayah I, II, dan III Jalan Percetakan III/48 Kebayoran Baru 2. Yth. Seluruh Manajer Kebun Jakarta Selatan 3. Yth. Sekretaris Perusahaan 4. Yth. Seluruh Kepala Bagian 5. Yth. Direktur PT Rolas Nusantara Mandiri Sehubungan dengan telah berjalannya pengembangan TI pada semester pertama tahun 6. Yth. Direktur PT Rolas Nusantara Medika di tempat 2013 sekaligus melanjutkan laporan rutin pengembangan TI pada periode sebelumnya, dengan ini kami sampaikan bahwa telah dikembangkan secara internal Aplikasi Pengambilan Berdasarkan: Nomor Faktur untuk mempermudah distribusi a. Undang-undang (UU) No. 3 tahun 1992 tentang Jaminannomor Sosialfaktur Tenagakepada Kerja;Bagian Pemasaran dan Kebun. Disamping itu 14telah peningkatan kualitas Program internet Jamsostek; di Kantor Direksi b. Peraturan Pemerintah (PP) No. tahundilakukan 1993 tentang Penyelenggaraan c. Perjanjian Kerja Bersama (PKB) PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) periode 2012–2013 Bab X Pasal 53; Surabaya yang awalnya menggunakan media wireless berkapasitas 2 M, menjadi media Fiber d. Surat Keputusan Direksi No. Kpts-001/PTPN/UMUM/01/2013 tanggal 15 Januari 2013 tentang Penetapan Gaji dan Optic berkapasitas M. Peningkatan ditujukan untuk menunjang kerja2013. Tunjangan Bagi Karyawan 4Tetap Golongan IAkualitas s.d. IVDiniPT Perkebunan Nusantara XIIoperasional (Persero) Tahun karyawan. Rincian pengembangan TI beserta rencana tindak lanjutnya turut kami lampirkan. Dengan ini diberitahukan bahwa Demikiangolongan informasi yang dapat kami sampaikan, atas perhatian danSosial kerjasamanya kamiyang terdiri 1. Kepada karyawan IA–IVD diikutsertakan dalam program Jaminan Tenaga Kerja atas ucapkan terima kasih. 1.1. Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK). PT Perkebunan Nusantara XII (Persero), 1.2. Jaminan Hari Tua (JHT).

2. 3. 4.

1.3. Jaminan Kematian (JKM). Direksi, Proses penyelesaian untuk memperoleh jaminan merupakan tanggung jawab perusahaan, dengan ketentuan 2.1. Karyawan Golongan IIIA s.d. IVD klaim JHT usia 56 tahun. 2.2. Karyawan Golongan IA s.d. IID klaim JHT usia 55 tahun. Dasar Iuran Jamsostek tahun 2013 bagi karyawan Golongan IA s.d. IVD ditetapkan sebagaimana terlampir. Pelaksanaan penetapan dasar Iuran Jamsostek berlaku administratif terhitung mulai tanggal 1 Januari 2013, dengan ketentuan bahwa surat edaran sebelumnya dinyatakan tidak berlaku lagi.

Demikian edaran ini disampaikan agar dapat dipedomani dalam pelaksanaannya.

Tembusan: Ketua Umum SP-Bun PTPN XII (Persero) HN/DH

Surabaya, 16 Januari 2013

PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Direksi,

49

50


6. Surat Tugas PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) Alamat : Jalan Rajawali No. 44 Surabaya 60175 Telepon : : (031) 3524893-95, 3522360, 3534387 E-mail : : [email protected] Website : : www.ptpn12.com

Nomor

: 12/DEW/034/2013

Lampiran

: Satu bundel

Perihal

Faksimile

: (031) 3534389, 3536925


SURAT TUGAS Nomor: 43/ST/088/2013


Kepada dengan penyusunan Buku Pedoman Penulisan Kedinasan PT Perkebunan Sehubungan Nusantara XII (Persero) maka Saudara ditugaskan sebagai Tim Penyusun Buku Pedoman Yth. Dewan Komisaris Kedinasan, dengan susunan sebagai berikut: PT Perkebunan Nusantara XII (Persero)

Kebayoran Baru M.M. Ketua Jalan Percetakan: III/48 Ir. Herry Purwanto, Sekretaris Perusahaan Jakarta Selatan

Wakil Ketua : Drs. Deddy Wahyu Cahyono, M.M. Askabag. Humas danTIProtokoler Sekretaris Perusahaan Sehubungan dengan telah Kesekretariatan, berjalannya pengembangan pada semester pertama tahun Sekretaris Drs. Totoklaporan Sudarto, M.M. 2013 sekaligus : melanjutkan rutin pengembangan TI pada periode sebelumnya, Askabag. GCG dan Manajemen Sekretaris Perusahaan dengan ini kami sampaikan bahwa telah dikembangkan Risiko secara internal Aplikasi Pengambilan Nomor Faktur untuk mempermudah distribusi nomor faktur kepada Bagian Pemasaran dan Koordinator : Hening Indra Leksana, S.Sos. Staf Bidang Humas Sekretaris Kebun. Disamping itu telah dilakukan peningkatanPerusahaan kualitas internet di Kantor Direksi Surabaya yang awalnya menggunakan media wireless berkapasitas 2 M, menjadi media Fiber Anggota : 1. Pudjo Sulistiono, S.E. Optic berkapasitas 4 M.Askabag. Peningkatan kualitas ini ditujukan untuk menunjang operasional kerja Bidang Hiperkes Bagian Umum karyawan. Rincian pengembangan TI beserta rencana tindak lanjutnya turut kami lampirkan.

2. Yudo Syafrullah, S.Sos., M.I.Kom. Humas Sekretaris Demikian informasiStaf yangBidang dapat kami sampaikan, atasPerusahaan perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. 3. Wisnuaji Gagat Priambada, S.Kom. Staf Bidang TI Sekretaris PTPerusahaan Perkebunan Nusantara XII (Persero),

4. Luthfi Pudiarifiyanto, S.E., Ak. Direksi, Staf Bidang Akuntansi Bagian Akuntansi 5. Brahma Satrya, S.E. Staf Bidang Pajak dan Asuransi Bagian Keuangan 6. Asigit Mudjiono, S.T. Staf Bidang Pengadaan Bagian Pengadaan 7. Septa Asri Pratiwi, S.P. Staf Bidang Pengadaan Bagian Pengadaan

8. Reggy Irawan Setiyobudi, S.T. Staf Bidang Pemasaran Komoditi Tanaman Semusim Bagian Pemasaran


9. Permadi Eko Prasetya, S.E., M.M. Staf Bidang Ekspedisi dan Gudang Bagian Pemasaran 10. Adik Damasto, S.E. Staf Bidang Pemasaran Komoditi Karet dan Teh Bagian Pemasaran 11. Muhammad Khoirudin, S.E. Staf Bidang Aset Manajemen Bagian Umum 12. Dwi Herdijandarie Staf Bidang Personalia dan Hubungan Industrial Bagian SDM 13. Nuri Farida Staf Bidang Pengembangan dan Diklat Bagian SDM 14. Fidi Mahendra, S.Hut. Staf Bidang Pengelolaan Tan. Tahunan Bagian Kayu & Tan. Semusim 15. Fatma Yuniarsih R., S.P. Staf Bidang Administrasi dan Pemupukan Bagian Tanaman 16. Drs. Agus Supriyadi Staf Bidang Agrowisata Bagian Perencanaan dan Pengembangan 17. Ba’i Karyawan Bagian Hukum 18. Dodi Tri Hantoro, S.T. Staf Bidang Pengolahan Bagian Teknik & Pengolahan 19. Dwi Ariyanto, S.E. Staf Bidang Pengawasan Keuangan Bagian Satuan Pengawas Intern 20. Yulistyo Wientarto, S.E., M.M. Askabag. Bagian PKBL

51

52


Tugas Tim adalah sebagai berikut: 1. melakukan identifikasi permasalahan-permasalahan terkait penulisan kedinasan di PT Perkebunan Nusantara XII (Persero); 2. mengikuti Pelatihan dan Penyeliaan Pedoman Penulisan Kedinasan; 3. menyusun Buku Pedoman Penulisan Kedinasan PT Perkebunan Nusantara XII (Persero); 4. menyosialisasikan Buku Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) di lingkungan PT Perkebunan Nusantara XII (Persero); 5. melaporkan hasil tugas tim ke Direksi. Tim bertugas tmt.: 15 Mei 2013 sampai dengan 31 Agustus 2013 dan bertanggung jawab kepada Direksi dan segala sesuatu biaya yang timbul menjadi beban perusahaan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Demikian surat tugas ini diberikan untuk dilaksanakan sebaik-baiknya.

Surabaya, 15 Mei 2013 PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Direksi,

Tembusan: 1. Kepala Bagian SPI 2. Kepala Bagian Tanaman 3. Kepala Bagian Kayu & Tan. Semusim 4. Kepala Bagian Tekpol 5. Kepala Bagian Keuangan 6. Kepala Bagian Akuntansi 7. Kepala Bagian Pengadaan 8. Kepala Bagian Umum 9. Kepala Bagian SDM 10. Kepala Bagian Perencanaan & Pengembangan 11. Kepala Bagian Pemasaran HN/EL




: 12/DEW/034/2013

Faksimile

SURAT TUGAS : Satu bundel Nomor : 43/ST/118/2013

: (031) 3534389, 3536925



Sehubungan dengan adanya konfirmasi dari pihak penyelenggara pelatihan untuk tanggal 21-23 Agustus Kepada2013 telah memenuhi kapasitas, maka dengan ini: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Yth. Dewan Komisaris Sdr. Muchammad Hatta, S.T. - Pjs. Askabag Perencanaan dan Pengembangan Sdr. Indra Leksana, PT Hening Perkebunan Nusantara XIIS.Sos. (Persero) - Staf Sekretaris Perusahaan Sdr. Yocga Merdikarano S.E. Jalan Percetakan III/48 Kebayoran Baru - Staf Bagian Pemasaran Sdri. Ester Ayu Sulistyaningsih, S.E. - Staf Bagian Keuangan Jakarta Selatan Sdr. Luthfi Pudiarifiyanto, S.E. - Staf Bagian Akuntansi Sdri. Fatma Yuniarsih Rahayu, S.P. - Staf Bagian Tanaman Sdr. Dodi Tri Hantoro, S.T. - Staf Bagian Teknik dan Pengolahan

Sehubungan dengan telah berjalannya pengembangan TI pada semester pertama tahun

2013 sekaligus melanjutkan laporan rutin pengembangan TI pada periode sebelumnya,

ditugaskan untuk mengikuti Pelatihan Interpretasi Pemahaman dan Pendalaman Kinerja Berbasis denganyang ini kami sampaikan bahwa dikembangkan secara internal KPKU BUMN diselenggarakan olehtelah Forum Ekselen BUMN pada : Aplikasi Pengambilan Nomor Faktur untuk mempermudah distribusi nomor faktur kepada Bagian Pemasaran dan

Hari, tanggal : Sabtu – Minggu, 24 – 25 Agustus 2013 Disamping itu telah peningkatan kualitas internet di Kantor Direksi Waktu Kebun.: Pukul 8.00 s.d. 17.00dilakukan WIB Tempat Surabaya : Telkom Corporate University yang awalnya menggunakan media wireless berkapasitas 2 M, menjadi media Fiber PT Telekomunikasi Indonesia (Persero) Tbk. Optic berkapasitas 4 M. Peningkatan kualitas ini ditujukan untuk menunjang operasional kerja Jalan Geger Kalong Hilir No. 47 Bandung karyawan. Rincian pengembangan TI beserta rencana tindak lanjutnya turut kami lampirkan.

Setelah selesai mengikuti pelatihan tersebut, Saudara/i diwajibkan menyerahkan laporan hasil Demikian informasi yang perhatian dan kerjasamanya kamiyang pelatihan kepada direksi berikut softdapat copykami atausampaikan, handout atas materi, menerapkan pengetahuan kasih. perusahaan sesuai SE Direksi No. 43/SE/147/2009 tanggal diperolehucapkan untuk terima kemajuan 9 September 2009, menyerahkan kuitansi pembayaran dan fotokopi sertifikat ke Bagian SDM. PT Perkebunan Nusantara XII (Persero),

Dengan diterbitkannya surat tugas ini maka ST – 117/VIII/2013 tanggal 16 Agustus 2013 Direksi, dinyatakan tidak berlaku lagi. Demikian surat tugas ini diberikan untuk dilaksanakan sebaik-baiknya. Surabaya, 20 Agustus 2013 PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Direksi,

Catatan : Peserta harus check in tanggal 23 Agustus 2013 di Telkom Corporate University dan check out tanggal 25 Agustus 2013 c.p. : Rina/Meta 081 122 39661

Tembusan : Kepala Bagian ybs H/DE HC/DE

53

54


7. Surat Permohonan

PERMOHONAN CUTI PTPN XII (Persero)

BAGIAN: SEKRETARIS PERUSAHAAN

BAGIAN: SEKRETARIS PERUSAHAAN Sisa Cuti Tahunan : 4 hari (hari kerja efektif) Sisa Cuti Panjang : - hari (hari kerja efektif)

Sisa Cuti Tahunan : 4 hari (hari kerja efektif)

Pemohon : Wisnuaji Gagat Priambada Sisa Cuti Panjang: Kamis, : - hari 16 (hari kerja2014 efektif) Pelaksanaan Januari (1 hari, diambil dari sisa cuti tahunan) Alamat : Perum Bumi Marina Emas D 36 Surabaya Pemohon : Wisnuajikeluarga Gagat Priambada Alasan cuti : Keperluan Selama menjalankan cuti, tugas sehari-hari diserahkan kepada : Sdr. Vitalis Anggara K

Pelaksanaan

: Kamis, 16 Januari 2014 (1 hari, diambil dari sisa cuti tahunan)

Sisa cuti setelah pelaksanaan Alamat : Perumini: Bumi Marina Emas D 36 Surabaya Cuti Tahunan : 3 hari (hari kerja efektif) Cuti Panjang (hari kerja efektif) Alasan cuti : - hari : Keperluan keluarga

Selama menjalankan cuti, tugas sehari-hari diserahkan kepada : Sdr. Vitalis Anggara K Surabaya, 15 Januari 2014 Mengetahui/menyetujui, Pemohon,

Sisa cuti setelah pelaksanaan ini: Cuti Tahunan

: 3 hari (hari kerja efektif)

Cuti Panjang

: - hari (hari kerja efektif)


Wisnuaji Gagat Priambada

Surabaya, 15 Januari 2014 Mengetahui/menyetujui,


Pemohon,

Wisnuaji Gagat Priambada


8. Surat Keputusan PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) Alamat : Jalan Rajawali No. 44 Surabaya 60175 Telepon : : (031) 3524893-95, 3522360, 3534387 E-mail : : [email protected] Website : : www.ptpn12.com

Nomor Lampiran

Faksimile

: (031) 3534389, 3536925

: 12/DEW/034/2013 Surabaya, 12 Februari 2013 SURAT KEPUTUSAN Nomor: Kpts-009/PTPN/UMUM/05/2011 : Satu bundel

Perihal

: Laporan pengembangan TI semester I Tahun 2013 TENTANG BANTUAN KEMATIAN BAGI PENSIUNAN DAN BATIH PENSIUNAN Kepada PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) Yth. Dewan Komisaris DIREKSI PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Jalan Percetakan: III/48 Kebayoran MENIMBANG Bahwa DireksiBaru PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) memberikan kebijakan berupa bantuan kematian bagi pensiunan dan batih pensiunan PT Perkebunan Jakarta Selatan Nusantara XII (Persero). MENGINGAT : 1. Peraturan Pemerintah RI No.17 Tahun 1996 tgl. 14.02.1996; 2. Akta Notaris Harun Kamil, SH. No. 45 tgl.11.03.1996, yang telah diubah dengan Justisiapengembangan Soetandio, SH.TINo. 62 tgl. 24.05.2000, yang telah diubah Sehubungan denganAkta telahNotaris berjalannya pada semester pertama tahun dengan Akta Notaris Habib Adjie, S.H., M.Hum. No. 30 tgl.16.08.2008, yang 2013 sekaligus melanjutkan laporandengan rutin Akta pengembangan pada periode SH, sebelumnya, telah diubah Notaris Hj.TIImnatunnuroh, K.Kn. No. 37 tgl. 26.11.2010; dengan ini kami sampaikan bahwa telah dikembangkan secara internal Aplikasi Pengambilan 3. SK. Kementerian BUMN No. KEP-34/MBU/2007 tgl. 04.04.2007; SK. Kementerian BUMNnomor No. KEP-15/MBU/2009 tgl. Pemasaran 28.01.2009;dan Nomor Faktur untuk4. mempermudah distribusi faktur kepada Bagian 5. SK. Kementerian BUMN No. KEP-111/MBU/2009 tgl. 13.05.2009; Kementerian No. KEP-193/MBU/2010 Kebun. Disamping 6. ituSK. telah dilakukan BUMN peningkatan kualitas internet ditgl.27.09.2010; Kantor Direksi Surabaya yang awalnya menggunakan media 2 M, menjadi media Fiber MEM U Twireless U S K Aberkapasitas N MENETAPKAN Optic berkapasitas 4 M. Peningkatan kualitas ini ditujukan untuk menunjang operasional PERTAMA : PTPN XII (Persero) memberikan bantuan kematian kepada pensiunankerja dan atau batih pensiunan golongan IIIA s.d. IVD PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) yang karyawan. Rincian pengembangan TI beserta rencana tindak lanjutnya turut kami lampirkan. meninggal dunia dengan ketentuan sebagai berikut: 1. dalam hal pensiunan yang meninggal dunia, berupa Demikian informasi yang dapat kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami a. uang penguburan sebesar 1 (satu) kali uang pensiun sebulan; b. uang duka sebesar 3 (tiga) kali uang pensiun sebulan; ucapkan terima kasih. 2. dalam hal batih pensiunan yang meninggal dunia, berupa uang penguburan sebesar 1 (satu) kali uang pensiun sebulan.Nusantara XII (Persero), PT Perkebunan KEDUA : Penetapan bantuan kematian ini berlaku terhitung mulai tanggal 1 Januari 2011. KETIGA : Surat Keputusan ini diterbitkan pada tanggalDireksi, ditetapkan, dengan ketentuan apabila pada kemudian hari ternyata terdapat kekurangan dan/atau kekeliruan dalam penetapan ini akan diadakan pembetulan sebagaimana mestinya.

Tembusan: 1. P3RI Cabang PTPN XII (Persero) 2. Dapenbun Cabang PTPN XII (Persero)

Ditetapkan di : Surabaya Pada tanggal : 19 Mei 2011


55

56


B. Surat Eksternal Surat eksternal adalah surat yang diperuntukkan bagi pihak ketiga yaitu pihak di luar lingkungan PTPN XII (Persero). Pada surat eksternal terdapat hal-hal yang berbeda dengan surat internal, yaitu ▪▪ surat eksternal dimulai dengan salam pembuka: Dengan hormat; ▪▪ surat eksternal diakhiri dengan salam penutup Hormat kami (apabila yang dikirimi surat kedudukannya lebih tinggi) dan Salam kami untuk penerima surat yang kedudukannya setara. ▪▪ surat eksternal dapat menggunakan kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara. Walaupun demikian, kedudukan salam pembuka dan salam penutup ini bersifat pilihan. Hal ini dikembalikan kepada kebiasaan maupun gaya selingkung di lembaga yang menerbitkan surat tersebut. Di PTPN XII (Persero) sendiri, salam pembuka dan salam penutup tidak dipergunakan. Adapun yang termasuk surat eksternal, antara lain: ▪▪ Surat Pemberitahuan ▪▪ Surat Penagihan ▪▪ Surat Teguran ▪▪ Surat Klaim ▪▪ Surat Permintaan ▪▪ Surat Penunjukan ▪▪ Surat Perintah Mulai Kerja ▪▪ Berita Acara ▪▪ Surat Perjanjian Kerja Sama dan Nota Kesepahaman (MOU) Berikut ini beberapa contoh penulisan surat eksternal.


1. Surat Pemberitahuan a. Surat Penawaran/Negosiasi


Nomor Lampiran Hal

Nomor

: 12/DEW/034/2013

Faksimile

: (031) 3534389, 3536925


: 41/X/212/2013 : Satu bundel :Perihal : Laporan pengembangan TI semester I Tahun 2013 : Negosiasi biaya studi kelayakan

Lampiran


Kepada Kepada Yth. Direktur Yogyakarta Yth.LPP Dewan Komisaris Jalan Urip Sumoharjo No.Nusantara 100 PT Perkebunan XII (Persero) Yogyakarta

Jalan Percetakan III/48 Kebayoran Baru Jakarta Selatan

Sehubungan dengan surat Saudara No. 106/D/BPL/I/2013 tanggal 25 Januari 2013 perihal Proposal Evaluasi Konversi/Replanting Tanaman, dengan ini kami sampaikan negosiasi harga sebagai berikut. Semula: Sehubungan dengan telah berjalannya pengembangan TI pada semester pertama tahun Biaya Rp75.600.000,00 melanjutkan laporan rutin pengembangan TI pada periode sebelumnya, PPN 10% 2013 Rp sekaligus 7.560.000,00 dengan ini kami sampaikan bahwa telah dikembangkan secara internal Aplikasi Pengambilan Total Rp83.160.000,00 Nomor Faktur untuk mempermudah distribusi nomor faktur kepada Bagian Pemasaran dan

Menjadi : Kebun. Disamping itu telah dilakukan peningkatan kualitas internet di Kantor Direksi Biaya Rp51.300.000,00 Surabaya yang awalnya menggunakan media wireless berkapasitas 2 M, menjadi media Fiber PPN 10% Rp 5.130.000,00 Optic berkapasitas 4 M. Peningkatan kualitas ini ditujukan untuk menunjang operasional kerja Total Rp56.430.000,00 karyawan. Rincian pengembangan TI beserta rencana tindak lanjutnya turut kami lampirkan.

Rincian biaya Demikian negosiasiinformasi terlampir.yang dapat kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Demikian penawaran harga ini kami sampaikan dengan harapan dapat diterima. Atas perhatian dan PT Perkebunan Nusantara XII (Persero), kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih. Direksi,

Catatan: Inisial ditulis pada lembar arsip perusahaan


57

58


b. Surat Pemberitahuan Kunjungan


Nomor Lampiran Hal

Nomor

: 12/DEW/034/2013

Faksimile

: (031) 3534389, 3536925


: 22/X/733/2013 Lampiran : Satu bundel :Perihal Laporan pengembangan TI semester I Tahun 2013 : Kunjungan:pabrik

Surabaya, 15 Mei 2013

Kepada Kepada Yth. Direktur Yth.Utama Dewan Komisaris PT KaruniaPT Rejeki AbadiNusantara (Karea) XII (Persero) Perkebunan Jalan Wicaksana No. 28, Desa Gunung Gangsir/Desa Wonokoyo, Jalan Percetakan III/48 Kebayoran Baru Kecamatan Beji Pasuruan Jakarta Selatan Sehubungan dengan telah berjalannya pengembangan TI pada semester pertama tahun Dalam rangka evaluasi pelaksanaan perjanjian dry veneer triwulan II tahun 2013 sesuai dengan 2013 laporan rutin pengembangan pada periode sebelumnya, pasal 5 ayat 1bsekaligus tentang melanjutkan evaluasi rendemen, dengan ini kami TI akan melakukan kunjungan pabrik pengolahandengan veneer,iniyang akan dilaksanakan pada: kami sampaikan bahwa telah dikembangkan secara internal Aplikasi Pengambilan Nomor Faktur untuk mempermudah distribusi nomor faktur kepada Bagian Pemasaran dan

Hari, tanggal : Kamis, 23 Mei 2013 Disamping itu telah dilakukan peningkatan kualitas internet di Kantor Direksi Waktu Kebun. : Pukul 10.00 WIB s.d. selesai yang awalnya wirelessfaktual berkapasitas 2 M, menjadi media Fiber Agenda Surabaya : Kunjungan pabrikmenggunakan dan evaluasimedia rendemen 4 M. Peningkatan kualitas ini ditujukan untuk menunjang operasional kerja Peserta Optic : 3berkapasitas orang karyawan. Rincian pengembangan TI beserta rencana tindak lanjutnya turut kami lampirkan. Demikian informasi ini kami sampaikan, atas kerja sama Saudara kami ucapkan terima kasih. Demikian informasi yang dapat kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami

ucapkan terima kasih.

PT Perkebunan Nusantara XII (Persero), PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Direksi, Direksi,



c. Surat Jawaban Tidak Ikut Sponsorship


Faksimile

: (031) 3534389, 3536925

Nomor : 12/X/1842/2013 Surabaya, 28 November 2013 Nomor : 12/DEW/034/2013 Surabaya, 12 Februari 2013 Lampiran Lampiran : : Satu bundel Hal : Perihal Permohonan sponsor : Laporan pengembangan TI semester I Tahun 2013 Kepada Yth. Dewan Komisaris Kepada PTUtama Perkebunan Nusantara XII (Persero) Yth. Direktur PT Riset Perkebunan Nusantara Jalan Percetakan III/48 Kebayoran Baru Jalan Salak Jakarta No. 1 A Selatan Bogor Sehubungan dengan telah berjalannya pengembangan TI pada semester pertama tahun 2013 sekaligus melanjutkan laporan rutin pengembangan TI pada periode sebelumnya,

Memperhatikan suratsampaikan Direksi PT Risettelah Perkebunan Nusantara NomorAplikasi 1122/RPN/XI/2013 dengan ini kami bahwa dikembangkan secara internal Pengambilan tanggal 22 November 2013 perihal permohonan sponsor Focus Group Discussion (FGD), dengan ini kami mempermudah nomor faktur kepada Bagian Pemasaran dan kegiatan sampaikan Nomor bahwa Faktur PTPNuntuk XII (Persero) saat distribusi ini belum dapat berpartisipasi sebagai sponsor Focus Group Discussion (FGD) tersebut. Kebun. Disamping itu telah dilakukan peningkatan kualitas internet di Kantor Direksi Surabaya yang awalnya menggunakan media wireless berkapasitas 2 M, menjadi media Fiber

Kami sampaikan bahwa saat ini PTPN XII (Persero) fokus pada kegiatan-kegiatan yang Optic berkapasitas 4 M. Peningkatan kualitas ini ditujukan untuk menunjang operasional kerja dilaksanakan di sekitar lingkungan perusahaan. karyawan. Rincian pengembangan TI beserta rencana tindak lanjutnya turut kami lampirkan.

Demikian, atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

Demikian informasi yang dapat kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami

ucapkan terima kasih. PT Perkebunan Nusantara XII (Persero),

Direksi,



59

60


d. Surat Undangan kepada Pihak Ketiga


Faksimile

: (031) 3534389, 3536925

Nomor Nomor : 12/WIL/081/2013 Surabaya, 30Februari November : 12/DEW/034/2013 Surabaya, 12 2013 2013 Lampiran : Lampiran : Satu bundel Hal : Undangan Perihal : Laporan pengembangan TI semester I Tahun 2013 Kepada Kepada 1. Yth. Direksi Perkebunan Yth. PT Dewan KomisarisNusantara III (Persero) 2. Yth. Direksi PT Perkebunan Nusantara XI (Persero) PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) 3. Yth. Direksi PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Jalan Percetakan III/48 Kebayoran Baru di tempat Jakarta Selatan

Sesuai Keputusan nomor S-684/MBU/2012 tanggal 20 November 2013 perihal SehubunganMenteri dengan BUMN telah berjalannya pengembangan TI pada semester pertama tahun Persetujuan Pendirian Perusahaan Patungan Pabrik Gula di Glenmoro-Banyuwangi, dengan ini kami 2013 sekaligus melanjutkan Nusantara laporan rutin TI pada periode sebelumnya, mengundang Direksi PT Perkebunan III pengembangan (Persero), PT Perkebunan Nusantara XI (Persero), dan PT Perkebunan XII (Persero), besok pada: dengan iniNusantara kami sampaikan bahwa telah dikembangkan secara internal Aplikasi Pengambilan Nomor Faktur untuk mempermudah distribusi nomor faktur kepada Bagian Pemasaran dan

Hari, tanggal : Selasa, 3 Desember 2013 Kebun. Disamping itu telah dilakukan peningkatan kualitas internet di Kantor Direksi Waktu : Pukul 14.00 WIB s.d. selesai yang awalnya mediaS.H., wireless berkapasitas 2 M, menjadi media Fiber Tempat Surabaya : Kantor Notarismenggunakan Aryanti Artisari, M.Kn. Optic berkapasitas 4 M.Sudirman Peningkatan ini ditujukan untuk menunjang operasional kerja d.a. Menara Lt.kualitas 18 Jalan Jenderal SudirmanTIKav. 60 rencana Jakartatindak lanjutnya turut kami lampirkan. karyawan. Rincian pengembangan beserta Acara : Penandatanganan dengan Notaris tentang Pendirian Perusahaan PT Industri Gula Demikian informasi yang dapat kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami Glenmore ucapkan terima kasih. PT Perkebunan Nusantara XII (Persero),

Dalam penandatanganan ini dimohon juga kehadirannya nama-nama terlampir. Direksi,

Demikian, atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan terima kasih.




2. Surat Penagihan PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) Alamat : Jalan Rajawali No. 44 Surabaya 60175 Telepon : : (031) 3524893-95, 3522360, 3534387 E-mail : : [email protected] Website : : www.ptpn12.com

Nomor

: 12/DEW/034/2013

Faksimile

: (031) 3534389, 3536925


Nomor : 52/X/1068/2013 Lampiran : Satu bundel Lampiran : Perihal Hal : Tagihan : Laporan pengembangan TI semester I Tahun 2013

Surabaya, 2 Agustus 2013

Kepada

Kepada Yth. Dewan Komisaris Yth. PT Muroco PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) KP. Semanan No. 190, RT 008/07, Kel. Semanan, Kec. Kalideres Jalan Percetakan III/48 Kebayoran Baru Jakarta Barat 11850 Jakarta Selatan

Menunjuk laporan produksi dry veneer hasil kerja sama pengolahan dry veneer triwulan III tahun 2013 antara Wilayah II dengan PT Muroco, periode pengolahan 1 s.d. 31 Juli 2013, dengan ini Sehubungan pembayaran dengan telah pembelian berjalannya dry pengembangan TI pada semester pertama tahun disampaikan kekurangan veneer sebagai berikut: sekaligus melanjutkan laporan rutin termasuk pengembangan TI pada sebelumnya, 1. Volume2013 dan harga all grade dry veneer (belum PPN 10%) coreperiode Rp1.925.000,00/M3

dengan ini kamiDrysampaikan bahwa telah dikembangkan Pengambilan Realisasi Veneer Biaya Olah secara internalPPhAplikasi Nilai Bersih Uang Muka Selisih Wil. Vol. Nomor Harga Faktur Nilai untuk PPNmempermudah 10% Total Biaya Nilai nomor PPN 10% 23 DryPemasaran Veneer Pembelian distribusi faktur Total kepadaPasal Bagian dan (M3) (Rp./M3) (Rp.) (Rp.) (Rp.) (Rp./M3) (Rp.) (Rp.) (Rp.) (Rp.) (Rp.) (Rp.) (Rp.) Kebun. Disamping itu telah dilakukan peningkatan kualitas internet di Kantor Direksi 1 2 3 4 = 2 x 3 5 = 4 x 10% 6 = 4 + 5 7 8 = 2 x 7 9=8x10% 10=8+9 11=8x2% 12=6-8+11 13 14=12-13 awalnya menggunakan media52.419.600 wireless5.241.960 berkapasitas M, menjadi media Fiber 75.457.967 II 145,61Surabaya 1.925.000 yang 280.299.250 28.029.925 308.329.175 360.000 57.661.560 2 1.048.392 256.957.967 181.500.000 Jml. 145,61Optic berkapasitas - 280.299.250 428.029.925 308.329.175 kualitas 360.000 52.419.600 5.241.960 untuk 57.661.560 1.048.392 operasional 256.957.967 181.500.000 M. Peningkatan ini ditujukan menunjang kerja 75.457.967 karyawan. Rincian pengembangan TI beserta rencana tindak lanjutnya turut kami lampirkan.

2. Ketentuan-ketentuan: a. Pembayaran cash before yang delivery Rp75.457.967,00 (tujuh puluh lima juta empat Demikian informasi dapat100% kami sebesar sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ratus lima puluh tujuh ribu sembilan ratus enam puluh tujuh rupiah) agar ditransfer melalui ucapkan terima kasih. cabang Rajawali Surabaya no. rekening AC 0172.01.000705.30.2 atas Bank Rakyat Indonesia nama PT Perkebunan Nusantara XII ( Persero ) paling lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah PT Perkebunan Nusantara XII (Persero), diterimanya surat ini. Direksi, b. Penyerahan barang loco Gudang PT Muroco di Jember. c. Pembeli telah mengetahui dan setuju dengan kondisi barang, penjual tidak melayani klaim. 3. Penetapan Penjualan Lokal, Faktur Penjualan Lokal, Delivery Order (DO), dibuat Kantor Direksi (c.q. Bagian Pemasaran), Perjanjian Jual Beli Dry Veneer dibuat dan ditandatangani oleh Manajer Wilayah II yang bertindak untuk dan atas nama Direksi PT Perkebunan Nusantara XII ( Persero ) dengan Surat Kuasa Khusus No. 52/SKK/503/2013.

Demikian kami sampaikan terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.


Tembusan: 1. Manajer Wilayah II 2. Kabag 22, 31, dan 32


61

62


3. Surat Klaim (Tuntutan) PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) Alamat : Jalan Rajawali No. 44 Surabaya 60175 Telepon : : (031) 3524893-95, 3522360, 3534387 E-mail : : [email protected] Website : : www.ptpn12.com

Faksimile

: (031) 3534389, 3536925

Nomor : 12/DEW/034/2013 Surabaya, 12 Februari 2013 Nomor : 52/X/170/2013 Surabaya,18 April 2013 Lampiran : Satu bundel Lampiran : Perihal : Laporan pengembangan TI semester I Tahun 2013 Hal : Pembebanan kerugian Kepada Kepada Yth. DirekturYth. CVDewan Walet Mas Komisaris Jalan Gajah Mada No. 159 Nusantara XII (Persero) PT Perkebunan Jember Jalan Percetakan III/48 Kebayoran Baru Jakarta Selatan Berdasar pada Berita Acara Penerimaan Kopi No. 51/COFFEE/III/71/2013 tanggal 27 Maret 2013 di Gudang Kopi Jalan Kalimas Baru 71 Surabaya dan penerimaan atas order pengangkutan oleh CV Walet Mas No. 39A/Eksp/ Coff/2013 tanggal 26 Maret 2013 (terlampir), dengan ini diinformasikan bahwa terdapat produksi kopi yang diterima Sehubungan telah berjalannya dalam keadaan basah dengan dengan rincian sebagai berikut: pengembangan TI pada semester pertama tahun

Mutu : 2013 A/WP-1PB sekaligus melanjutkan laporan rutin pengembangan TI pada periode sebelumnya, Kebun : dengan Jampitini kami sampaikan bahwa telah dikembangkan secara internal Aplikasi Pengambilan Panen : 2012 Nomor Faktur untuk mempermudah distribusi nomor faktur kepada Bagian Pemasaran dan Kuantum : 360 kg (6 karung) Kebun. Disamping itu telah dilakukan peningkatan kualitas internet di Kantor Direksi Sebanyak 6 (enam) karung kopi tersebut telah dilakukan rekondisi oleh Kebun Kalisat Jampit. Surabaya yang awalnyaKerja menggunakan media wireless M, menjadiantara media PT Fiber Sebagaimana Surat Perjanjian Sama Pengangkutan Hasilberkapasitas Komoditas2Perkebunan Perkebunan Nusantara XII (Persero) dengan CV Walet Mas No. 52/PKS/013/2013 tanggal 2 Januari 2013 sesuai pasal: Optic berkapasitas 4 M. Peningkatan kualitas ini ditujukan untuk menunjang operasional kerja - Pasal 3 : karyawan. KEWAJIBAN Rincian pengembangan TI beserta rencana tindak lanjutnya turut kami lampirkan. Ayat 3 : PIHAK KEDUA wajib mengganti semua kerugian akibat kerusakan mutu dan atau k e k u r a n g a n jumlah komoditas yangsampaikan, diakibatkanatas olehperhatian kelalaiandan darikerjasamanya PIHAK KEDUA pada waktu Demikian informasiyang yangdiangkut, dapat kami kami pelaksanaan pengangkutan baik disengaja maupun tidak, yang meliputi: ucapkan terima kasih. Butir a : Basah kena air/air hujan, alat transportasi tidak menggunakan tutup/terpal yang baik (berlubang/ menyebabkan bocor) dan alas truk berlubang PT sehingga mengakibatkan dari bawah (air masuk Perkebunan Nusantarabocor XII (Persero), dari bawah bak truk). Direksi, Sehubungan hal tersebut maka kepada CV Walet Mas akan kami kenakan biaya rekondisi atas 6 (enam) karung kopi yang basah tersebut dengan rincian biaya sebagai berikut: No. 1 . 2. 3.

Biaya

Sewa kendaraan angkutan Pengawalan dan Sopir Pengeringan dan Kemas (4 OHK) Jumlah

Jumlah (Rp) 1.300.000,00 400.000,00 110.000,00 1.810.000,00

Pembebanan biaya rekondisi senilai Rp1.810.000,00 (satu juta delapan ratus sepuluh ribu rupiah) akan kami perhitungkan dari tagihan Saudara selanjutnya. Demikian informasi ini disampaikan agar dapat Saudara maklumi.




4. Surat Permintaan PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) Alamat : Jalan Rajawali No. 44 Surabaya 60175 Telepon : : (031) 3524893-95, 3522360, 3534387 E-mail : : [email protected] Website : : www.ptpn12.com

Nomor Lampiran Hal

Nomor

: 12/DEW/034/2013

Faksimile

: (031) 3534389, 3536925


: 41/X/030/2013 : Satu bundel :Perihal : Laporan pengembangan TI semester I Tahun 2013 : Informasi harga

Lampiran

Surabaya, 4 Januari 2013

Kepada

Kepada Yth. Dewan Komisaris Yth. Direktur Windu Kamukten PTPT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Jalan Raya Mastrip 136 A/12 A Jalan Percetakan III/48 Kebayoran Baru Surabaya Jakarta Selatan

Sehubungan dengan kebutuhan pestisida pada tahun 2013, bersama inisemester kami harap kesediaan Sehubungan dengan telah berjalannya pengembangan TI pada pertama tahun Saudara selaku pemegang keagenan pestisida, untuk memberikan informasi harga pestisida sesuai format sebagai berikut: 2013 sekaligus melanjutkan laporan rutin pengembangan TI pada periode sebelumnya, dengan ini kami sampaikan bahwa telah dikembangkan secara internal Aplikasi Pengambilan Nomor Faktur untuk mempermudah distribusi nomor faktur kepada Bagian Pemasaran danSatuan Merk Harga

Jenis Pestisida

Kandungan Bahan Aktif

Produksi

Kemasan*

Dagang kualitas internet di Kantor (Rp/Liter/Kg) Kebun. Disamping itu telah dilakukan peningkatan Direksi Surabaya yang awalnya menggunakan media wireless berkapasitas 2 M, menjadi media Fiber Optic berkapasitas 4 M. Peningkatan kualitas ini ditujukan untuk menunjang operasional kerja karyawan. Rincian pengembangan TI beserta rencana tindak lanjutnya turut kami lampirkan.

informasi yang dapat kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami *) Isi kuantumDemikian per kemasan. ucapkan terima kasih.

Dalam informasi harga agar menyebutkan : PT Perkebunan Nusantara XII (Persero), - Harga yang ditawarkan belum/sudah termasuk PPN 10% Direksi, Nusantara XII (Persero) - Jangka waktu penyerahan/levering barang dengan franko PT Perkebunan Gudang Surabaya, Wonosari, dan Jember. Surat/informasi harga agar dilampiri: - Fotokopi surat penunjukkan sebagai distributor/agen yang masih berlaku. - Fotokopi price list dari produsen atas merk dagang. Demikian kami tunggu jawaban Saudara. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih. PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Direksi,


63

64


5. Surat Penetapan Pemenang (Surat Penunjukan Penyedia Barang dan Jasa atau Surat Perintah Mulai Kerja) SURAT PERINTAH MULAI KERJA STUDI KELAYAKAN PROGRAM

No

: 41/01/1/SPPBJ/II/2013

Tgl.

: 1 Februari 2013

KONVERSI REPLANTING KEBUN KAKAO

PTPN XII (PERSERO)

Kepada

Diterima oleh Penerima Kerja

Yth. Direktur Lembaga Pendidikan Perkebunan (LPP)

pada

Jalan LPP No.1 Yogyakarta

Penerima : Tanggal

:

Berdasarkan pada dokumen berikut ini:

Berdasarkan pada :

1. Surat PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) No. 21/X/148/2013 tanggal 23 Januari 2013 perihal Evaluasi

 Surat PT Perkebunan Konversi/Replanting Tanaman.

Nusantara XII (Persero) No. 21/X/148/2013 tanggal 23 Januari

2013 perihal Evaluasi tanggal Konversi/Replanting Tanaman. 2. Surat LPP No.106/D/BPL/I/2013 25 Januari 2013 perihal Proposal Evaluasi Konversi/Replanting  Surat Tanaman.

LPP No.106/D/BPL/I/2013 tanggal 25 Januari 2013 perihal Proposal Evaluasi

Konversi/Replanting 3. Surat PT Perkebunan NusantaraTanaman. XII (Persero) No. 41/005.a/II/2013 tanggal 4 Februari 2013 perihal Negosiasi Biaya KelayakanNusantara Program Konversi/ ReplantingNo Kebun Kakao Oleh LPPtanggal Yogyakarta.  Surat PTStudi Perkebunan XII (Persero) 41/005.a/II/2013 4 Pebruari

2013 Negosiasi tanggal Biaya 8Studi Kelayakan Program Konversi/Replanting Kebun 4. Surat LPP No.perihal 107/D/BPL/II/2013 Februari 2013 perihal Biaya Studi Kelayakan Program Konversi/Replanting Kebun Kakao. Kakao Oleh LPP Yogyakarta.

 Surat LPP No. 107/D/BPL/II/2013 Pebruari 2013 perihal Biaya Studi Dengan ini Saudara ditetapkan sebagai pelaksana tanggal pekerjaan 8Studi Kelayakan Program Konversi/Replanting Kebun Kakao di PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) dengan ketentuan sebagai berikut: Kelayakan Program Konversi/Replanting Kebun Kakao. 1. Jenis Pekerjaan: Konsultan Lingkup Pekerjaan: Studi Kelayakan Program Konversi/Replanting Kebun Kakao. Dengan ini Saudara ditetapkan sebagai pelaksana pekerjaan Studi Kelayakan Program 2. Lokasi: Kebun KakaoXIIdi(Persero). PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) dengan Konversi/Replanting Kebun Kakao PT Perkebunan Nusantara 3. Jangka waktu pelaksanaan: ketentuan sebagai berikut : Enam puluh lima (65) hari kalender terhitung sehari setelah Surat Perintah Mulai Kerja ini diterima oleh LPP 1. Yogyakarta. Jenis Pekerjaan: Konsultan 4. Nilai kontrak adalah senilai Rp .... termasuk PPN 10%, sesuai dengan surat Saudara No. 107/D/BPL/II/2013 tanggal 8 Pebruari 2013 perihal Biaya Studi Kelayakan Program Konversi/Replanting Kebun Kakao. Lingkup Pekerjaan: Studi Kelayakan Program Konversi/Replanting Kebun Kakao. Ketentuan dan persyaratan lain akan diatur lebih lanjut dalam Surat Perjanjian.

2. Lokasi:

Demikian Surat Perintah Mulai Kerja ini dibuat untuk dapat dilaksanakan dengan sebaiknya.

Kebun Kakao PT Perkebunan Nusantara XII (Persero).

Penerima kerja, Jangka waktu Perkebunan pelaksanaan: 3. L embaga Pendidikan (LPP)

Pemberi kerja, PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Bagian Pengadaan

Enam puluh lima (65) hari kalender terhitung sehari setelah Surat Perintah Mulai Kerja ini

diterima oleh LPP Yogyakarta.

Ir. Gunawan Ciptadi

Ir. H. Ade Prasetyo

Direktur

Kepala Bagian



6. Berita Acara PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) Alamat : Jalan Rajawali No. 44 Surabaya 60175 Telepon : : (031) 3524893-95, 3522360, 3534387 E-mail : : [email protected] Website : : www.ptpn12.com

Faksimile

Nomor

: 12/DEW/034/2013

Lampiran

: Satu bundel BERITA ACARA SERAH TERIMA

: (031) 3534389, 3536925


Perihal : Laporan pengembangan TI semester I Tahun 2013 LAPORAN KEMAJUAN KAJIAN KESESUAIAN LAHAN DAN TIPOLOGI

LAHAN TEBU PTPN XII (PERSERO) Kepada Yth. Dewan Komisaris PT Perkebunan Nusantara XII (Persero)

Pada hari ini, tanggal .... bulan .... tahun 2013 telah diterimakan laporan kemajuan sebagai berikut. Jalan Percetakan III/48 Kesesuaian Kebayoran Baru Objek Pekerjaan : Kajian Lahan dan Tipologi Lahan Pengembangan Jakarta Selatan Tebu di Wilayah PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Jumlah : .... buku Lokasi : Sehubungan dengan telah berjalannya pengembangan TI pada semester pertama tahun

2013 menunjuk sekaligus melanjutkan laporanketentuan-ketentuan rutin pengembanganpada TI pada sebelumnya, Dengan dan berdasarkan Suratperiode Perjanjian Kerja Sama Kajian Kesesuaian Lahan dan Tipologi Lahan Pengembangan Tebu di Wilayah PT Perkebunan Nusantara XII dengan ini kami sampaikan bahwa telah dikembangkan secara internal Aplikasi Pengambilan

(Persero) Nomor: 22/PKS/049/2013 tanggal 2 Juli 2013. Nomor Faktur untuk mempermudah distribusi nomor faktur kepada Bagian Pemasaran dan Untuk itu, Kebun. Disamping itu telah dilakukan peningkatan internet di Kantor Direksi Pelaksanan/Penyedia : Pusat Penelitian Perkebunan Gulakualitas Indonesia media berkapasitas 2 M, menjadi media Fiber Alamat Surabaya yang :awalnya Jalanmenggunakan Pahlawan No. 25, wireless Pasuruan, Jawa Timur Optic berkapasitas 4 M. Peningkatan kualitas ini ditujukan untuk menunjang operasional kerja

Telah menyerahkan Laporan Kemajuan danturut Tipologi Lahan pengembangan karyawan. Rincian pengembangan TI besertaKajian rencanaKesesuaian tindak lanjutnya kami lampirkan. Tebu di Wilayah PT Perkebunan Nusantara XII (Persero). informasi yang dapat kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami BeritaDemikian Acara ini dibuat untuk kelengkapan administrasi guna pertanggungjawaban keuangan dan prosedurucapkan yang berlaku. terima kasih. PT Perkebunan Nusantara XII (Persero),

Direksi, Surabaya, ........................... 2013 Yang Menerima Pihak Yang Menyerahkan PTPN XII (Persero) Pusat Penelitian Perkebunan Gula Indonesia Bag. Budidaya Kayu dan Tanaman Semusim

Ir. H. Yus Martin Kepala Bagian

___________________

Catatan: Berita Acara untuk agenda berbeda formatnya menyesuaikan kebutuhan, namun tetap menggunakan kop seperti di atas. Untuk kebun/kantor wilayah menggunakan kop kebun/kantor wilayah.

65

66


7. Surat Perjanjian Kerja Sama dan Nota Kesepahaman (MOU) Surat Perjanjian Kerja Sama tidaklah sama dengan Nota Kesepahaman atau memorandum of understanding. Perbedaan yang mendasar terletak pada pokok kesepakatan yang dituangkan. Di dalam perjanjian kerja sama, para pihak yang bekerja sama akan melakukan sesuatu dengan perincian yang detail tentang biaya, hasil, ataupun hak dan kewajiban. Salah satu pihak akan mengikatkan diri dengan pihak lain. Di dalam MOU, sebuah kesepakatan hanya memuat hal-hal pokok saja untuk kemudian dituangkan ke dalam perjanjian kerja sama. MOU dapat dikatakan sebagai perjanjian pendahuluan dalam jangka waktu tertentu yang akan diikuti dengan perjanjian kerja sama lebih detail. Hal-hal inti yang terdapat pada Surat Perjanjian Kerja Sama, yaitu ▪▪ dasar perjanjian; ▪▪ objek perjanjian; ▪▪ jangka waktu kerja sama; ▪▪ hak dan kewajiban para pihak masing-masing; ▪▪ biaya; ▪▪ standar kualitas hasil; ▪▪ jaminan pelaksanaan; ▪▪ wanpretasi (pengingkaran) dan sanksinya; ▪▪ keadaan kahar (force majeure).

C. Singkatan dan Akronim dalam Surat Singkatan/ Akronim DU DP DK DM DS

Kepanjangan Direktur Direktur Direktur Direktur Direktur

Utama Produksi Keuangan Pemasaran dan Renbang SDM dan Umum


Kabag Askabag Manwil Kandir Kanwil Manbun Wamen Astan Astekpol Asaku Manbes Mankes Renbang Dapenbun PKBL Sekper BDS tmt. dumm. dump ACC BP RTL Tekpol Diklat P3RI SP-Bun PKB SDM SPM KSU Kopkar AMDAL SSB HT dll.

Kepala Bagian Asisten Kepala Bagian Manajer Wilayah Kantor Direksi Kantor Wilayah Manajer Kebun Wakil Manajer Asisten Tanaman Asisten Teknik Pengolahan Asisten Administrasi Keuangan dan Umum Mandor Besar Mantri Kesehatan Perencanaan dan Pengembangan Dana Pensiunan Perkebunan Program kemitraan dan Bina Lingkungan Sekretaris Perusahaan bertemu dengan saya (disposisi) t erhitung mulai tanggal demikan untuk menjadi maklum demikian untuk menjadi periksa accoord (bahasa Belanda) = akur, sepakat Balai Pengobatan Rencana Tindak Lanjut Teknik dan Pengolahan Pendidikan dan Pelatihan Persatuan Pensiunan Perkebunan Republik Indonesia Serikat Pekerja Perkebunan Perjanjian Kerja Bersama Sumber Daya Manusia Standardisasi Pengendalian Mutu Kerja Sama Usaha Koperasi Karyawan Analisa Mengenai Dampak Lingkungan Single Side Band Handy Talky dan lain-lain

67

68


dsb. dst. hlm. sda. Yth. kg cm

dan sebagainya dan seterusnya halaman sama dengan di atas yang terhormat kilogram sentimeter

BAB

5 Penulisan Laporan Laporan merupakan dokumen tertulis yang penting dalam konteks kedinasan.

70


A. Pengertian Laporan Sebuah informasi adalah fakta dan data yang menjadi kebutuhan bagi instansi/perusahaan untuk dilaporkan. Untuk itu, laporan dalam praktiknya sangat diperlukan. Ada berbagai macam cara penyampaian dan bentuk laporan. Dalam hal cara penyampaian, laporan dapat disampaikan secara lisan dan dapat pula secara tulisan. Dalam hal kedinasan, jenis laporan yang dikenal lebih banyak adalah laporan teknis. Laporan teknis adalah laporan tentang penyelenggaraan kegiatan atau manajemen suatu organisasi, seperti laporan kegiatan, laporan perjalanan, laporan keuangan, dan laporan kemajuan pekerjaan. Dalam laporan teknis tentu akan ada unsur tugas/tanggung jawab dari seorang pemimpin atau pimpinan instansi/perusahaan kepada seseorang. Hasil dari pelaksanaan tugas itulah yang dilaporkan si pelapor dalam bentuk tertulis. Dalam hal ini tentu si pelapor harus lebih dulu mengumpulkan bahan-bahan untuk dilaporkan. Pengertian laporan teknis adalah suatu pemberitahuan secara tertulis tentang tanggung jawab yang dipercayakan, dari si pelapor (perseorangan, tim, atau instansi/perusahaan) kepada si penerima laporan (perseorangan, tim, ataupun instansi/perusahaan) tentang teknis penyelenggaraan suatu kegiatan dan hasil-hasilnya. Definisi laporan berkualitas ialah laporan yang disusun atau ditulis sesuai dengan tujuan serta kebutuhan dan mengandung keterbacaan tinggi. Laporan berkualitas juga dapat dilihat dari sifatnya sebagai berikut: 1. Ringkas meskipun begitu banyak bahan yang diperoleh pelapor dari berbagai sumber, pelapor perlu memilah dan memilih bahan yang layak serta perlu untuk dilaporkan. Dengan demikian, laporan tidak berisi suatu hal yang terlalu detail atau malah bertele-tele. 2. Lengkap dalam arti semua hal penting yang harus serta layak dilaporkan sudah tertuang dalam laporan. Hal ini bukan berarti bertentangan dengan keringkasan suatu laporan. Dalam melaporkan sesuatu, pelapor biasanya tidak dibatasi oleh jumlah atau ketebalan halaman. Selama sesuatu layak untuk dilaporkan maka pelapor harus melaporkannya. Bahkan, untuk menambah kejelasan sebuah laporan maka ditambahkan juga unsur visual, seperti grafik, denah, tabel, ataupun gambar. 3. Logis dalam arti laporan yang disampaikan dapat ditelusuri

Penulisan Laporan

alasan-alasannya yang masuk akal atau berbasis pada data dan fakta sebenarnya, bukan merupakan hasil rekayasa. Karena itu, ukuran data dan fakta objektif sangat dipertimbangkan. 4. Sistematis diperlukan agar laporan tersaji secara sistemik sehingga mudah dibaca dan ditelusuri oleh siapa pun. Laporan disajikan secara berurutan, saling berhubungan dalam satu kesatuan, serta tidak ada bagian yang saling tumpang tindih atau berkali-kali disajikan. 5. Lugas maksudnya penyajian laporan menggunakan gaya bahasa yang langsung pada pokok persoalan; tidak diperlukan suatu deskripsi yang berbunga-bunga sehingga mengaburkan inti persoalan. 6. Keterbacaan yang tinggi yaitu memperhatikan segi penyajian atau pengemasan laporan, terutama berhubungan dengan format laporan, perwajahan, penggunaan tipografi, penggunaan warna, dan juga penyajian visual.

B. Bentuk Laporan Berdasarkan jangka waktu pelaporan, laporan dapat dibagi menjadi laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan, laporan triwulan, laporan semester, dan laporan tahunan. Berdasarkan bentuknya, laporan dapat dibagi ke dalam bentuk formulir, surat, dan naskah.

1. Formulir Laporan dalam bentuk formulir kerap dibuat demi memudahkan pelapor melaporkan kegiatannya langsung dengan mengisikan bagian-bagian isian dalam formulir. Adapun laporan yang kerap dibuat dalam bentuk formulir, yaitu ▪▪ formulir notula/risalah rapat; ▪▪ formulir laporan kemajuan kerja.

2. Surat Laporan dalam bentuk surat seperti halnya surat biasa yang berisi laporan ringkas tentang suatu tugas.

3. Naskah Laporan bentuk naskah ialah format laporan panjang yang ditulis layaknya naskah dengan sistematika tertentu. Laporan jenis ini biasanya merupakan laporan kegiatan dan laporan hasil percobaan.

71

72


C. Format Teknis Laporan Untuk format teknis laporan berbentuk surat mengikuti aturan penulisan surat seperti yang sudah dijelaskan pada bab sebelumnya. Berikut ini adalah format teknis yang perlu diperhatikan dalam pembuatan laporan bentuk naskah.

1. Spesifikasi Teknis LAPORAN ▪ ditik di kertas A4 (21 x 29,7 cm) putih 70 gr.; PENGEMBANGAN TI SEMESTER II bawah 3 cm; ▪ margin kiri 4 cm; kanan 2,5 cm; atas 3 cm;

TAHUN 2013 ▪ diberi halaman sampul atau kover yang berisikan judul laporan, Bagian/Kebun/Kantor Wilayah pelapor, logo dan nama Bagian: Sekretaris Perusahaan perusahaan seperti contoh berikut. LAPORAN PENGEMBANGAN TI SEMESTER II TAHUN 2013 Bagian: Sekretaris Perusahaan

PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) Jl. Rajawali No 44 Surabaya

Tidak boleh digandakan tanpa ijin dari PT Perkebunan Nusantara XII (Persero)

▪ disetiap halaman diberi header berupa judul laporan kecuali pada halaman sampul. Perhatikan contoh berikut PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) Laporan Pengembangan TI Semester II Tahun 2013 Jl. Rajawali No 44

▪ disetiap halaman diberi Surabaya footer termasuk AB I sampul seperti contoh berikut

termasuk halaman

PENDAHULUAN

Tidak boleh digandakan tanpa ijin dari PT Perkebunan Nusantara XII (Persero)

1. Latar Belakang Pengembangan teknologi informasi saat ini sudah menjadi kewajiban bagi setiap korporasi yang hendak mencapai tujuannya. Oleh karenanya, PTPN XII pun telah mulai melangkah setapak demi setapak untuk turut memaksimalkan teknologi informasi dalam proses bisnisnya.

Penulisan Laporan

▪▪ dijilid/dibundel; ▪▪ diberi nomor halaman pada setiap halaman dan dicetak satu muka; ▪▪ disertai surat pengantar naskah laporan.

2. Tipografi ▪▪ menggunakan font atau huruf Times New Roman 12 pt; ▪▪ berspasi 1 s.d. 1,5; ▪▪ judul bab center dan huruf kapital tebal (all capital).

3. Sistematika Bagian Awal ▪▪ ▪▪ ▪▪ ▪▪ ▪▪ ▪▪ ▪▪ ▪▪

kover halaman judul laporan kata pengantar prakata daftar isi daftar tabel (jika ada) daftar gambar, grafik, diagram (jika ada) ringkasan eksekutif Bagian Isi

▪▪ pendahuluan ▪▪ pembahasan/uraian ▪▪ simpulan/penutup Bagian Akhir ▪▪ lampiran ▪▪ daftar pustaka (jika ada)

73

74


Berdasarkan sistematika tersebut maka laporan teknis berbentuk naskah dapat dikembangkan seperti berikut ini. Contoh 1 Laporan Teknis Penyelenggaraan Kegiatan Prakata Daftar Isi Ringkasan Eksekutif BAB 1.1 1.2 1.3 1.4

I PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan Sasaran Target

BAB II PELAKSANAAN CSR 2.1 .... 2.2 .... 2.3 .... BAB III EVALUASI DAN HAMBATAN 3.1 Evaluasi 3.2 Hambatan BAB IV SIMPULAN DAN SARAN 4.1 Simpulan 4.4 Saran Lampiran

Contoh 2 Laporan Pengembangan Teknologi Informasi Daftar Isi BAB I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang 1.2 Target BAB II Pengembangan TI Semester II Tahun 2013 2.1 Pengembangan Aplikasi 2.2 Pengembangan Infrastruktur 2.3 Tata Kelola TI (IT Governance) 2.4 Portal Kementerian BUMN BAB III Kesimpulan dan Rencana Tindak Lanjut 3.1 Kesimpulan 3.2 Rencana Tindak Lanjut

Penulisan Laporan

D. Contoh Penulisan Notula Notula rapat adalah catatan singkat yang merinci jalannya rapat, dibuat oleh notulis sebagai catatan tertulis tentang apa yang dibahas dan diputuskan. Notula sebagai dokumen harus jelas dan akurat. Untuk itu, bahasa atau kalimat efektif mutlak digunakan. Notulis mempunyai peran penting untuk mengoordinasikan notula. Peran ini dapat dilakukan oleh orang yang sama pada setiap rapat atau sebuah tim yang ditugaskan untuk itu. Hasil notula dapat disusun kembali dalam bentuk lebih rapi oleh orang lain, tetapi notulis harus tetap mengawasi. Notula yang baik adalah yang ringkas, tepat sesuai dengan sifat rapat/pertemuan, dan setiap poin diberi nomor atau ditambahkan rujukan jika terlalu panjang. Poin penting lainnya adalah semakin cepat notula diselesaikan dan dibagikan, semakin baik untuk semua peserta rapat. Notula menjadi dokumen atas semua rencana dan tindakan yang hendak diambil, sekaligus termuatnya tenggat (deadline) dan penanggung jawab dari setiap rencana tersebut. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan notula. ▪▪ Notula harus ditandatangani oleh pemimpin rapat. Khusus rapat Direksi, ditandatangani oleh semua Direksi yang hadir. ▪▪ Daftar hadir (presensi) dilampirkan pada notula. ▪▪ Bagikan notula dalam satu atau dua hari setelah rapat. ▪▪ Tindak lanjuti masalah yang perlu ditangani dan disampaikan melalui laporan kemajuan. ▪▪ Gunakan notula untuk menyusun laporan perkembangan proyek (progress report) yang sedang berjalan. Bagikan laporan tersebut bersama dengan agenda rapat selanjutnya. ▪▪ Pada setiap rapat, terima notula dari rapat sebelumnya dan verifikasi keakuratannya.

75

76


NOTULA RAPAT Tanggal: 30 September 2013 PTPN XII (PERSERO)

Nomor

: 12/NTL/035/2013

Nomor : 12/NTL/134/2013 Waktu : 30 September 2013, Jam 09.00-12.00 WIB Waktu : Pukul 10.00 s.d 12.00 WIB Tempat : Ruang rapat lantai 2, Kantor Direksi Tempat : Ruang Rapat Kopi Lantai 2 Agenda : Pembahasan RKAP 2014

Kantor Direksi PTPN XII

Pengundang Direksi Jln. Rajawali 44 Surabaya Agenda : (1) Rencana Pengembangan Tata Kelola TI Jenis Rapat Rapatdan koordinasi

Pemimpin Direktur (2) Menggali masukan dari KepalaKeuangan Bagian Notulis

Pengundang

Peserta Hadir

Jenis Rapat

Luthfi Pudiarifianto-staf Sekretaris Perusahaan

Bagian Akuntansi

Daftar terlampir

Rapat Koordinasi

Peserta Tidak Hadir

-

Pemimpin Ir Herry Purwanto, M.M. (Sekretaris Perusahaan) Pembukaan Notulis Wisnuaji Gagat Priambada ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Peserta Hadir Daftar hadir terlampir Pembahasan ____________________________________________________________________________ Peserta Tidak Hadir 1. Kepala Bagian Hukum ____________________________________________________________________________ 2. Kepala Bagian Akuntansi Dinamika ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

Kesimpulan ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Rencana Tindak Lanjut ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Mengetahui,*)

Notulis,

_____________

_____________

Penjelasan: Pembukaan

: Diisi dengan waktu pembukaan rapat oleh pemimpin rapat.

Pembahasan

: Diisi dengan materi-materi yang dibahas dalam rapat.

Dinamika

: Diisi dengan berbagai pendapat peserta rapat, baik yang bersifat mendukung permasalahan yang sedang dibahas maupun tidak. Peserta rapat yang mengemukakan pendapat harus ditulis

Kesimpulan

nama/jabatan. : Diisi dengan rangkuman dan kesepakatan hasil rapat.

Rencana Tindak Lanjut : Diisi dengan rencana yang akan dilaksanakan setelah rapat selesai.

BAB

6 Tata Kearsipan Arsip yang ada harus dipelihara dan disimpan agar dapat diakses informasinya sewaktu-waktu. Tata kearsipan dikelola oleh Unit Kearsipan yang melakukan tugas pengendalian dan penyimpanan.

78


A. Prosedur Pengarsipan Arsip merupakan bahan kerja yang bersifat tertulis dalam bentuk apa pun. Arsip yang ada harus dipelihara dan disimpan agar dapat diakses informasinya sewaktu-waktu. Tata kearsipan dikelola oleh petugas yang menangani pengendalian dan penyimpanan arsip. Sistem kearsipan yang digunakan adalah sistem kearsipan terpadu.

1. Tugas Pengendalian ▪▪ memberi nomor urut pada arsip yang akan difail sesuai dengan kartu kendali dalam bentuk buku yang disebut buku kendali; ▪▪ memilah-milah arsip sesuai dengan klasifikasi/direktorat; ▪▪ memberi nomor urut dan tanggal pada arsip yang akan diarsip.

2. Tugas Penyimpanan ▪▪ menyimpan buku kendali pada laci (tempat) yang disediakan; ▪▪ menyimpan arsip yang diarsip ke dalam lemari arsip. Penyelenggaraan tata kerja kearsipan dapat dilakukan dengan sentralisasi dan desentralisasi. Adapun tata kerja kearsipan surat adalah sebagai berikut. ▪▪ Arsip aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi dan terus-menerus disimpan dan dipelihara pada pemroses (bagian yang bersangkutan) yaitu tiap-tiap bagian organisasi menyelenggarakan pengaturan arsip surat sendiri (desentralisasi). Arsip aktif memiliki umur arsip sampai dengan 5 tahun. ▪▪ Arsip semiaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun disimpan dan dipelihara pada pemroses (bagian yang bersangkutan) yaitu tiap-tiap bagian organisasi menyelenggarakan pengaturan arsip surat sendiri (desentralisasi). Arsip semiaktif adalah arsip yang memiliki umur 6 hingga 10 tahun. ▪▪ Arsip inaktif yaitu arsip yang sudah jarang sekali digunakan dan hanya sewaktu-waktu dipusatkan pada sentral yaitu disimpan di Sekretaris Perusahaan (sentralisasi). Arsip inaktif ada yang bisa dimusnahkan, ada juga yang tidak bisa dimusnahkan. Arsip inaktif adalah arsip yang memiliki umur lebih dari 10 tahun.

Tata Kearsipan

B. Arsip Surat Masuk dan Arsip Surat Keluar Arsip surat dapat ditemukan dengan mengenali hal-hal berikut ini.

1. Arsip Surat Masuk ▪▪ diketahui kode klasifikasi/direktoratnya melalui buku kendali; ▪▪ diketahui nomor urut dokumen melalui buku kendali; ▪▪ diketahui tanggal diterimanya melalui buku kendali.

2. Arsip Surat Keluar ▪▪ dapat ditandai berupa lembaran HVS kuning yang dijilid (bundel) dan disusun menurut tanggal dikeluarkannya surat dan diberi nomor pada bundel; ▪▪ diketahui tanggal dikeluarkannya surat melalui bundel arsip; ▪▪ diketahui nomor bundel arsip (kuning) melalui buku kendali.

C. Peminjaman Arsip Peminjaman arsip dapat dilakukan dengan mengisi kartu arsip. Kartu pinjam arsip menjadi sebuah alat kontrol dwiguna, yaitu ▪▪ memberi tahu berada di tangan siapakah arsip yang tidak ada pada tempatnya; ▪▪ memberi tahu seberapa sering frekuensi penggunaan arsip tersebut. Kartu Peminjaman arsip Bagian

:

Bidang

:

No.

Nama Arsip

No. Arsip

Tgl. Pinjam

1

Dokumen SOP

12/SOP/014/2013

28-01-2014

*

**

Tgl. Kembali

*

**

30-01-2014

Catatan: (*) Paraf peminjam dokumen

(**) Paraf pemilik dokumen Batasan pinjaman dokumen maksimal 5 hari kerja.

D. Penyusutan Arsip Penyusutan arsip adalah upaya mengklasifikasi arsip dalam golongan inaktif sehingga dapat menghemat tempat penyimpanan dan biaya serta menghemat waktu dalam upaya pencarian kembali

79

80


arsip yang disimpan. Tata cara penyusutan arsip diatur sebagai berikut. 1. Tiap bagian secara teratur mengadakan penelitian untuk menen tukan arsip inaktif. 2. Tiap bagian meneliti dan memisahkan arsip yang telah melebihi jangka waktu yang telah ditentukan dalam jadwal retensi (10 tahun). 3. Tiap bagian membuat daftar arsip (berisi tanggal, hal, dsb.) yang berdasarkan jadwal retensi arsip dapat dimusnahkan. 4. Tiap bagian mengumpulkan arsip tersebut dan diajukan ke tim yang dibentuk untuk meneliti arsip yang layak dimusnahkan. 5. Arsip yang disetujui oleh tim untuk dimusnahkan kemudian dilakukan pemusnahan. Pemusnahan arsip mengikuti ketentuan berikut ini. ▪▪ Tim mengajukan permohonan tentang pemusnahan arsip kepada Sekretaris Perusahaan. Selanjutnya, permohonan disampaikan ke Direksi untuk mendapatkan persetujuan. ▪▪ Petugas yang melaksanakan pemusnahan membuat Berita Acara tentang pelaksanaan pemusnahan arsip.



: 12/DEW/034/2013

Faksimile

: (031) 3534389, 3536925


BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP : Satu bundel Nomor: : Laporan pengembangan TI semester I Tahun 2013

Pada hari ini, tanggal ____________________ yang bertanda tangan di bawah ini berdasarkan surat Kepada ___________________ No. ____________________ Tanggal _________________ dan surat tugas Yth. Dewan Komisaris No. _______________ Tanggal ___________________________ telah melakukan pemusnahan arsipPT Perkebunan Nusantara (Persero) arsip sebagaimana tercantum dalamXII daftar terlampir dengan cara *): Jalan Percetakan III/48 Kebayoran Baru

a. penghancuran Jakarta Selatan b. pembakaran c. peleburan secara kimia

Sehubungan dengan telah berjalannya pengembangan TI pada semester pertama tahun

2013 sekaligus melanjutkan laporan rutin pengembangan TI pada Surabaya, periode sebelumnya,

dengan ini kami sampaikan bahwa telah dikembangkan secara internal Aplikasi Pengambilan 1. _________________ Nomor Faktur untuk mempermudah distribusi nomor faktur kepada(__________) Bagian Pemasaran dan _________________ Kebun. Disamping itu telah dilakukan peningkatan kualitas2.internet di Kantor Direksi (__________) Surabaya yang awalnya menggunakan media wireless berkapasitas 2 M, menjadi media Fiber 3. _________________ Optic berkapasitas 4 M. Peningkatan kualitas ini ditujukan untuk menunjang operasional kerja (__________) Catatan: karyawan. Rincian pengembangan TI beserta rencana tindak lanjutnya turut kami lampirkan. *) coret yang Demikian tidak perlu informasi yang dapat kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. PT Perkebunan Nusantara XII (Persero), Direksi,

BAB

7

Pedoman Kebahasaan Bahasa yang digunakan dalam surat dinas adalah bahasa resmi sehingga harus memenuhi kaidah sebagai bahasa yang baik dan baku. Bahasa surat harus dipilihkan bahasa yang lazim digunakan serta juga cermat.

82


A. Penerapan Ejaan yang Disempurnakan Kaidah-kaidah ejaan bahasa Indonesia terdapat di Pedoman Umum Ejaan yang Disempurnakan (PUEYD). Sudah selayaknya penulis surat mengikuti kaidah-kaidah di dalam PUEYD. Perhatikan contoh berikut ini. Baku u.p. (untuk perhatian) d.a. (dengan alamat) s.d. (sampai dengan) a.n. (atas nama) u.b. (untuk beliau) PT CV antarkebun antar-Bagian usaha tani Februari November pasca tanda tangan penanda tangan

Tidak Baku u/p atau c/q d/a s/d a/n u/b P.T. C.V. antar kebun antar Bagian usahatani Pebruari Nopember paska tandatangan penandatangan

penandatanganan penanggung jawab kerja sama

penanda tanganan penanggungjawab kerjasama

bekerja sama sama dengan menandatangani tanggung jawab

bekerjasama samadengan menanda tangani tanggungjawab

bertanggung jawab

bertanggungjawab

penanggung jawab

penanggungjawab

pertanggungjawaban beri tahu

pertangungan jawab beritahu

memberi tahu memberitahukan dan lain-lain dan sebagainya

memberitahu memberi tahukan dan lain sebagainya

Pedoman Kebahasaan

1. Penulisan Nama Gelar/Pangkat/Jabatan Singkatan Gelar A.Md. dr. Dr. Drs. Ir. M.A. M.Ag. M.B.A. M.Hum. M.Kes. M.I.Kom. M.M. M.P. M.P.A. M.P.H. M.Pd. M.Ph. M.Sc. M.Si. M.Sn. M.T. Ph.D. S.Ag. S.E. S.H. S.Hut. S.I.Kom. S.K.M. S.Kedg. S.Kedh. S.Kom. S.P. S.Pd. S.Pol. S.Psi.

Kepanjangan Ahli Madya Dokter Doktor Doktorandus Insinyur Master of Arts Magister Agama Master of Business Administration Magister Humaniora Magister Kesehatan Magister Ilmu Komuninasi Magister Manajemen Magister Pertanian Master of Public Administration Master of Public Health Magister Pendidikan Master of Philosophy Master of Science Magister Sains Magister Seni Magister Teknik Philosophiae Doctor Sarjana Agama Sarjana Ekonomi Sarjana Hukum Sarjana Kehutanan Sarjana Ilmu Komunikasi Sarjana Kesehatan Masyarakat Sarjana Kedokteran Gigi Sarjana Kedokteran Hewan Sarjana Komputer Sarjana Pertanian Sarjana Pendidikan Sarjana Ilmu Politik Sarjana Psikologi

83

84


S.S. S.Si. S.Sn. S.Sos. S.T. S.T.P. S.Th.

Sarjana Sarjana Sarjana Sarjana Sarjana Sarjana Sarjana

Sastra Sains Seni Ilmu Sosial Teknik Teknologi Pertanian Theologi

Penulisan gelar diikuti dengan tanda koma (,) di belakang nama. Contoh: Bambang Trimansyah, S.S. Ir. Budiyanto, M.M. Abdul Hamid, S.S., M.Hum.

2. Penulisan kata depan di, ke, dan dari Penulisan kata depan di, ke, dan dari dipisah dari kata yang diikutinya. Contoh: ▪▪ Kegiatan ini akan diselenggarakan di kantor pusat. ▪▪ Mereka menyatakan hadir ke dua tempat tersebut. ▪▪ Direktur utama sedang berdinas ke luar negeri. ▪▪ Kiriman dari Singapura telah tiba tadi pagi. ▪▪ Pegawai yang sudah mengabdi 40 tahun ke atas mendapat tunjangan khusus. ▪▪ Kedudukannya berada dua tingkat di bawah direktur utama. ▪▪ Semua staf diundang dalam peringatan ulang tahun ke-7 perusahaan itu. ▪▪ Ketujuh karyawan itu mendapat surat peringatan karena lalai.

3. Penulisan huruf kapital pada unsur nama Dalam PUEYD, ada 15 butir aturan mengenai penulisan huruf kapital. Berikut ini aturan penulisan huruf kapital pada huruf pertama unsur nama. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama dalam ungkapan yang berhubungan dengan nama Tuhan dan Kitab Suci,

Pedoman Kebahasaan

termasuk kata ganti untuk Tuhan. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama gelar kehormatan, keturunan, dan keagamaan yang diikuti nama orang. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama unsur nama jabatan dan pangkat yang diikuti nama orang atau yang dipakai sebagai pengganti nama orang tertentu, nama instansi, atau nama tempat. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama unsur-unsur nama orang. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama bangsa, suku bangsa, dan bahasa. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama tahun, bulan, hari, hari raya, dan peristiwa sejarah. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama geografi. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama semua unsur nama negara, lembaga pemerintah dan ketatanegaraan, serta nama dokumen resmi, kecuali kata seperti dan. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama setiap unsur bentuk ulang sempurna yang terdapat pada nama badan, lembaga pemerintah dan ketatanegaraan, serta dokumen resmi. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama semua kata (termasuk semua unsur kata ulang sempurna) di dalam nama buku, majalah, surat kabar dan judul karangan, kecuali kata seperti di, ke, dari, dan, yang, untuk yang tidak terletak pada posisi awal. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama unsur singkatan nama gelar, pangkat, dan sapaan. Dengan demikian, huruf kapital tidak digunakan pada huruf pertama unsur nama komoditas perkebunan, seperti karet, kakao, teh, kopi, kopi luwak, kayu jati, dan sebagainya.

B. Pilihan Kata Baku Penggunaan kata baku dalam surat dinas adalah mutlak. Penulis surat harus menghindarkan kata-kata tidak baku ataupun yang

85

86


terpengaruh dialek bahasa daerah dan bahasa slang. Baku e apotek atlet atmosfer cendera mata definisi konkret teori sistem sistematika sistematis telegram telepon

Tidak Baku i apotik atlit atmosfir cindera mata difinisi konkrit tiori sistim sistimatika sistimatis tilgram tilpun; tilpon

i hakikat kaidah nasihat

e hakekat kaedah nasehat

ie hierarki karier spesies varietas

i hirarki karir spesis varitas

e metode

a metoda

is analisis diagnosis sintesis

a analisa diagnosa sintesa

u

o

lubang

lobang

berlubang

berlobang

melubangi

melobangi

Pedoman Kebahasaan

ubah

obah; robah; rubah

berubah

berobah

mengubah

mengobah; merobah; merubah il

al aktual formal insidental operasional rasional spiritual tradisional

aktuil formil insidentil operasionil rasionil spirituil tradisionil el

personel tas fakultas intensitas selebritis Baku advokat aktivitas anggota anutan balans esai Februari frekuensi grup identitas iktikad intensif jadwal kategori kelola kompleks konduite kongres kreativitas

il personil; personal ti fakulti intensiti selebriti Tidak Baku adpokat aktifitas anggauta panutan balan esei Pebruari frekwensi group indentitas itikad intensip jadual katagori lola komplek kondite konggres kreatifitas

87

88


kuitansi lembap lokalisasi manajemen manajer objek objektif organisasi pascapanen piutang produktif proyek pukul 7.00 s.d. 10.00 resistans risiko Rp5.000.000,00 * silakan standar standardisasi subbagian subjek subjektif survei tarif teknik teknologi teladan tim transpor utang wujud zona

kwitansi lembab lokalisir managemen manager obyek obyektif organisir pasca panen pihutang produktip projek pukul 07.00 s.d. 10.00 resistan resiko Rp.5.000.000,-; Rp 5.000.000,silahkan setandar standarisasi sub bagian subyek subyektif survai tarip tehnik tehnologi tauladan team transport hutang ujud zone

* Contoh penulisan Rupiah (Rp) : Biaya

Rp75.600.000,00

PPN 10%

Rp 7.560.000,00

Total

Rp83.160.000,00

(delapan puluh tiga juta seratus enam puluh ribu rupiah)

Pedoman Kebahasaan

C. Pilihan Kata yang Lazim Dalam surat dinas hendaknya digunakan kata-kata yang lazim yaitu kata-kata yang sudah dikenal secara umum. Hindarkan penggunaan kata dalam bahasa asing yang berlebihan. Perhatikan contoh berikut kata dalam bahasa Inggris yang memiliki padanan dalam bahasa Indonesia. approach approval impact workshop meeting monitor review preview sparepart file monitor claim complain handphone website e-mail; email facsimile

pendekatan persetujuan dampak lokakarya rapat pantau tinjauan tayangan awal suku cadang fail pantau klaim komplain ponsel situs surat elektronik; sur-el faksimile

D. Pilihan Kata yang Cermat Pilihan kata yang cermat dilakukan dengan memperhatikan kedudukan penerima surat. Perhatikan kata berikut ini. meminta memohon memerintahkan menginstruksikan

Kedudukan penerima surat berada di bawah pengirim surat. Kedudukan penerima surat di atas atau sederajat/setara dengan pengirim surat. Kedudukan penerima surat berada di bawah pengirim surat. Kedudukan penerima surat berada di bawah pengirim surat.

89

90


menganjurkan menyarankan

Kedudukan penerima surat berada sejajar dengan pengirim surat. Kedudukan penerima surat berada di atas atau sederajat/setara dengan pengirim surat.

Demikian pula halnya dengan ketepatan pemilihan kata sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Anda juga harus memperhatikan kedudukan orang tersebut.

E. Ungkapan Idiomatik Ungkapan idiomatik adalah kelompok kata yang susunannya sudah tetap dan senyawa. Karena itu, kata-kata tersebut tidak boleh ditambahi, dikurangi, atau dipertukarkan. Berikut contoh ungkapan idiomatik. berbicara tentang berdiskusi tentang

bergantung pada berharap akan berhubung dengan

berkenaan dengan

bersamaan dengan bertalian dengan

Dirut PTPN XII (Persero) akan berbicara tentang peningkatan produktivitas. Para Kabag berdiskusi tentang usulan peningkatan kinerja pada bagiannya masing-masing. Pelaksanaan kegiatan ini bergantung pada keputusan Direktur Utama. Mereka berharap akan disetujuinya proposal peningkatan kinerja. Berhubung dengan kunjungan Direktur Utama yang mendadak hari ini, rapat ditunda hingga esok hari. Berkenaan dengan instruksi Dirut PTPN XII (Persero) tentang bantuan terhadap korban bencana gempa di Aceh, .... Penarikan personel tersebut bersamaan dengan berakhirnya masa tugas mereka. Bertalian dengan Keputusan Direktur Utama tentang pemberlakuan Jamsostek ....

Pedoman Kebahasaan

Pembatalan kunjungan ini disebabkan oleh cuaca buruk. disediakan untuk Cadangan BBM ini disediakan untuk mengantisipasi kelangkaan BBM. sehubungan dengan Sehubungan dengan instruksi Direksi tentang program CSR .... seirama dengan Seirama dengan penyelenggaraan kegiatan Pekan Peduli Lingkungan .... sejalan dengan Sejalan dengan diberlakukannya SK Direktur Utama tentang .... sesuai dengan Keputusan ini sudah sesuai dengan arahan Direksi PTPN XII (Persero) tentang kinerja SDM. terbuat dari Perabotan tersebut terbuat dari kayu

disebabkan oleh

karet. terdiri atas Personel yang ditugaskan terdiri atas Kabag dan Askabag. tidak ubahnya Tidak ubahnya seperti tahun lalu maka seperti penyelenggaraan kegiatan kali ini akan melibatkan masyarakat setempat.

F. Ungkapan Penghubung Ungkapan penghubung dalam bahasa Indonesia ada dua, yaitu 1. ungkapan penghubung intrakalimat; 2. ungkapan penghubung antarkalimat. Ungkapan penghubung intrakalimat berfungsi menghubungkan unsur-unsur di dalam suatu kalimat. Unsur-unsur itu ada yang merupakan bentuk korelatif sehingga kata-katanya tidak boleh diganti dengan kata lain. antara .... dan ....

Tampak terjadi perbedaan mencolok antara produksi kebun A dan produksi kebun B pada semester I tahun ini.

91

92


baik ... maupun ....

Dalam rapat ini akan dibicarakan berbagai masalah, baik yang menyangkut kinerja maupun yang menyangkut hasil. bukan ..., melainkan Pertemuan ini bukan merencanakan .... perombakan organisasi, melainkan merencanakan implementasi GCG. tidak ...., tetapi .... Dalam laporan ini tidak dibahas tentang pelaksanaan kegiatan secara detail, tetapi disampaikan hal-hal pokok saja.

G. Kata Penghubung Intrakalimat Sama halnya dengan ungkapan penghubung, kata penghubung intra-kalimat digunakan untuk menghubungkan unsur-unsur di dalam suatu kalimat. Terkait dengan penggunaan tanda baca koma (,) maka dibedakan antara kata penghubung yang harus didahului tanda koma (,) dan yang tidak didahului tanda koma (,).

Kata Penghubung yang Didahului Tanda Koma .., tetapi .... ..., namun .... ..., kecuali ....

..., sedangkan .... ..., padahal .... ..., melainkan ....

..., seperti ..., ..., dan .... ..., yaitu ..., ..., dan ....

Catatan: ▪▪ Kata penghubung intrakalimat ini tidak dapat digunakan untuk mengawali kalimat, kecuali kata namun yang dapat menggantikan kata akan tetapi.

Kata Penghubung yang Tidak Didahului Tanda Koma ... bahwa .... ... maka .... ... agar ....

... karena .... ... jika .... ... sehingga ....

... sebab .... ... apabila .... ... untuk ....

Pedoman Kebahasaan

H. Ungkapan Penghubung Antarkalimat Ungkapan penghubung antarkalimat berfungsi menghubungkan satu kalimat dan kalimat lainnya dalam satu paragraf.

Ungkapan Penghubung Antarkalimat Didahului Tanda Koma Agaknya, .... Akan tetapi, .... Akhirnya, ....

Jika demikian, .... Kalau begitu, .... Kalau tidak salah, ....

Akibatnya, .... Artinya, .... Biarpun begitu, .... Biarpun demikian, .... Contohnya, .... Dalam hal ini, .... Dalam hubungan ini, .... Dalam konteks ini, .... Dengan demikian, .... Dengan kata lain, .... Di pihak lain, .... Di samping itu, .... Jadi, ....

Karena itu, .... Lagi pula, .... Meskipun begitu, .... Namun, .... Oleh karena itu, .... Oleh sebab itu, .... Pada dasarnya, ....

Sebelumnya, .... Sebenarnya, .... Sehubungan dengan itu, .... Selain itu, .... Selanjutnya, .... Sementara itu, .... Sesudah itu, ....

Pada hakikatnya, ....

Sesungguhnya, .... Sungguhpun begitu, .... Sungguhpun demikian, .... Tambahan lagi, ....

Pada prinsipnya, ....

Tambahan pula, ....

Paling tidak, ....

Untuk itu, ....

Sebagai kesimpulan, .... Walaupun demikian, .... Sebaiknya, .... Sebaliknya, ....

I. Penggunaan Kata yang Mirip Ada kata-kata yang sepintas tampak sama, tetapi sebenarnya peng-gunaannya berbeda. Berikut ini daftar kata-kata yang mirip dan per-bedaan penggunaannya. Kata adalah

Penggunaan Contoh Menerangkan kata sebelumnya Presiden RI adalah SBY.

93

94


ialah

Menjelaskan/mendefinisikan kata sebelumnya

Kata misalnya seperti

Penggunaan merujuk pada uraian sebelumnya Merujuk pada uraian

Contoh Karet dan kakao misalnya, adalah tanaman keras. Tanaman keras, seperti

selanjutnya

karet dan kakao.

Kata tiap-tiap

Penggunaan diikuti objek

masing-

tidak diikuti objek

Contoh Tiap-tiap orang mendapat sepuluh bibit kakao unggul. Mereka mendapat sepuluh bibit

masing

kakao unggul masing-masing.

Kata suatu

Penggunaan diikuti objek

sesuatu

tidak diikuti objek

Kata pukul jam

Penggunaan menunjukkan waktu menunjukkan lamanya waktu (60 menit)

Kata Penggunaan dan sebagainya untuk rincian sejenis

dan lain-lain

Presiden ialah kepala pemerintahan negara republik.

untuk rincian tidak sejenis

Contoh Di dalam rapat ini akan dibahas suatu masalah tentang distribusi pupuk. Tampaknya ada sesuatu yang perlu dibicarakan. Contoh Pesawat akan tiba pukul 16.00. Rapat ini sudah berlangsung sekitar dua jam.

Contoh Bagian pengadaan akan mengadakan lelang pengadaan alat komputer, seperti monitor, CPU, keyboard, dan sebagainya. Bahan-bahan yang diperlukan, yaitu tali, kertas, lem, dan lain-lain.

Pedoman Kebahasaan

J.

Penyusunan Kalimat

Kalimat yang digunakan dalam surat dinas adalah kalimat efektif. Pengertian kalimat efektif ialah kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa, ringkas, dan enak dibaca. Kalimat sendiri sekurang-kurangnya harus memiliki subjek dan predikat. Dari segi keringkasan, hendaknya kalimat tidak disajikan secara berteletele. Dari segi enak dibaca, kalimat harus disajikan dengan penuh kesantunan dan simpatik serta menghindarkan kalimat bernada menghina, merendahkan, atau meremehkan penerima surat.

Contoh Kalimat dengan Subjek Tidak Jelas Dalam rapat itu akan dihadiri Direktur Utama PTPN XII (Persero). Perbaikan: Rapat itu akan dihadiri Direktur Utama PTPN XII (Persero).

Contoh Kalimat dengan Struktur Tidak Baku ▪▪ Membalas surat Bapak tanggal 2 Juni 2013, No. ...., tentang ...., saya ingin menanggapinya sebagai berikut. ▪▪ Menjawab surat Anda tanggal 13 Mei 2013, kami beri tahukan bahwa .... ▪▪ Menunjuk surat Saudara tanggal 5 April 2013, No. ...., tentang ...., penjelasan kami adalah sebagai berikut. Perbaikan: ▪▪ Sehubungan dengan surat Bapak tanggal 2 Juni 2013, No. ...., tentang ...., saya ingin menanggapinya sebagai berikut. ▪▪ Pertanyaan Anda dalam surat 13 Mei 2013 akan kami jawab sebagai berikut. ▪▪ Sejalan dengan surat Saudara tanggal 5 April 2013, No. ...., tentang ...., penjelasan kami adalah sebagai berikut.

95

Daftar Pustaka

Achmad, Zaenudin dan Wahyono. 2007. Korespondensi Bisnis Indonesia. Jakarta: Mitra Wacana Media. Arifin, E. Zaenal dan Farid Hadi. 2009. 1001 Kesalahan Berbahasa. Jakarta: Akapress. Arifin, E. Zaenal. 1996. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. Jakarta: Akademika Pressindo. Pusat Bahasa. 2003. Tata Bahasa Baku Bahasa Indonesia, edisi III, Jakarta: Balai Pustaka. ———. 2008. Kamus Besar Bahasa Indonesia, edisi IV, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. PTPN XII (Persero). 1997. Pedoman Surat-Menyurat dan Tata Kearsipan PT Perkebunan Nusantara XII (Persero). Surabaya: PTPN XII (Persero)

Informasi Perusahaan

PTPN XII (Persero) Alamat: Jl. Rajawali No. 44 Surabaya Telepon: (031) 3524893-95, 3522360, 3534387 Faksimile: (031) 3534389, 3536925 Kotak Pos: 1176 / Surabaya – 60011 E-mail: [email protected] Website: www.ptpn12.com

98


Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) Revisi 2014

Recommend Documents