Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero)

Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero)

Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) Tim PTPN XII (Persero)

Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) ©2013 oleh Tim Penyusun PTPN XII (Persero) Hak cipta yang dilindungi undang-undang dan hak penerbitan ada pada PTPN XII (Persero). Dilarang menggandakan sebagian atau seluruh isi buku dengan cara apa pun tanpa izin dari PTPN XII (Persero). Tim Penyusun Penanggung Jawab : Ketua : Wakil : Sekretaris : Koordinator : Anggota : Editor Editor Nas Desainer Isi Desainer Kover

Direksi Ir. Herry Purwanto, M.M. Drs. Deddy Wahyu Cahyono, M.M. Drs. Totok Sudarto, M.M. Hening Indra Leksana, S.Sos. 1. Pudjo Sulistiono, S.E. 2. Yudo Syafrullah, S.Sos., M.I.Kom. 3. Wisnuaji Gagat Priambada, S.Kom. 4. Luthfi Pudiarifiyanto, S.E., Ak. 5. Brahma Satrya, S.E. 6. Asigit Mudjiono, S.T. 7. Septa Asri Pratiwi, S.P. 8. Reggy Irawan Setiyobudi, S.T. 9. Permadi Eko Prasetya, S.E., M.M. 10. Adik Damasto, S.E. 11. Muhammad Khoirudin, S.E. 12. Dwi Herdijandarie, S.E. 13. Nuri Farida 14. Fidi Mahendra, S.Hut. 15. Fatma Yuniarsih R., S.P. 16. Drs. Agus Supriyadi 17. Ba’i 18. Dodi Tri Hantoro, S.T. 19. Dwi Ariyanto, S.E. 20. Yulistyo Wientarto, S.E., M.M.

: Bambang Trimansyah : A. Ruhimat : Deden Sopandy : Deden Sopandy

Cetakan I, Oktober 2013 PTPN XII (Persero) Jalan Rajawali No. 44, Surabaya Telepon 031-3524893-95, 3522360, 3534387 Faksimile 031-3534389, 3536925 Email: [email protected], [email protected] Website: www.ptpn12.com

Pengantar Direksi

B

uku Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) merupakan buku panduan gaya penulisan kedinasan sesuai dengan standar dari Badan Bahasa serta konvensi penulisan yang berlaku. Penyusunan buku pedoman ini telah pula didahului dengan lokakarya penulisan yang diikuti pimpinan serta staf terkait di lingkungan PTPN XII (Persero). Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) ini diharapkan dapat digunakan secara konsisten di lingkungan PTPN XII (Persero) sehingga terdapat keseragaman dalam administrasi surat-menyurat dan juga penyusunan laporan. Setiap karyawan PTPN XII (Persero) diharapkan dengan penuh rasa tanggung jawab mengikuti pedoman yang telah disusun ini. Dengan demikian, penerapan pedoman ini dapat mengantarkan PTPN XII (Persero) sebagai perusahaan yang menerapkan standar tata tulis demi kepentingan komunikasi yang efektif secara baik dan benar.

Akhir kata, kami menyampaikan apresiasi yang tinggi atas usaha Bagian Sekretaris Perusahaan PTPN XII (Persero) beserta pimpinan dan staf Bagian terkait untuk menyusun buku Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) ini. Semoga buku ini membawa manfaat untuk kita semua.

Surabaya, Oktober 2013

Drs. Irwan Basri, M.M.

Direktur Utama

v

vi

Daftar Isi

Pengantar Direksi ~ v Pendahuluan ~ ix Bab 1 Ruang Lingkup Penulisan Kedinasan ~ 1

A. Ruang Lingkup Penulisan Kedinasan ~ 2

B. Prinsip Dasar Korespondensi ~ 2

C. Syarat Penulisan Surat yang Baik ~ 2

D. Format Teknis Surat ~ 3

E. Pedoman Umum ~ 7

Bab 2 Penerimaan Surat (Surat Masuk) ~ 21

A. Prosedur Surat Masuk ke Direksi ~ 22

B. Prosedur Surat Masuk ke Kepala Bagian atau Manajer ~ 25

C. Klasifikasi Surat Masuk ~ 29

Bab 3 Pengiriman Surat (Surat Keluar) ~ 31

A. Alur Surat Keluar ~ 32

B. Penyusunan Konsep Surat ~ 34

C. Penandatanganan dan Penggunaan Stempel ~ 35

D. Pengiriman Faksimile ~ 36

E. Prosedur Pengiriman Surat Rahasia ~ 38

F. Penomoran Surat ~ 39

Bab 4 Jenis-Jenis Surat Dinas ~ 43

A. Surat Internal ~ 44

B. Surat Eksternal ~ 55

C. Singkatan dan Akronim dalam Surat ~ 66 vii

Bab 5 Penulisan Laporan ~ 69

A. Pengertian Laporan ~ 70

B. Bentuk Laporan ~ 71

C. Format Teknis Laporan ~ 72

D. Contoh Penulisan Notula ~ 73

Bab 6 Tata Kearsipan ~ 75

A. Prosedur Pengarsipan ~ 76

B. Arsip Surat Masuk dan Arsip Surat Keluar ~ 77

C. Peminjaman Arsip ~ 77

D. Penyusutan Arsip ~ 77

Bab 7 Pedoman Kebahasaan ~ 79

A. Penerapan Ejaan yang Disempurnakan ~ 80

B. Pilihan Kata Baku ~ 83

C. Pilihan Kata yang Lazim ~ 86

D. Pilihan Kata yang Cermat ~ 87

E. Ungkapan Idiomatik ~ 87

F. Ungkapan Penghubung ~ 89

G. Kata Penghubung Intrakalimat ~ 89

H. Ungkapan Penghubung Antarkalimat ~ 90

I. Penggunaan Kata yang Mirip ~ 91

J. Penyusunan Kalimat ~ 92

Daftar Pustaka ~ 93 Informasi Perusahaan ~ 94

viii

Pendahuluan

P

erkembangan teknologi informasi serta komunikasi yang pesat telah mendorong tuntutan terjadinya komunikasi yang lebih efektif. Komunikasi tertulis tetap menjadi andalan dalam konteks kedinasan maupun perniagaan, terutama menyangkut korespondensi atau surat-menyurat serta penyusunan laporan. Komunikasi tertulis digunakan secara internal dan juga secara eksternal di dalam suatu instansi/perusahaan untuk pihak ketiga. PTPN XII (Persero) sebagai salah satu badan usaha milik negara juga memandang penting sebuah tata tulis yang standar dalam berkomunikasi, baik di lingkungan internal maupun eksternal PTPN XII (Persero). Pada masa sebelumnya yaitu pada tahun 1997, PTPN XII (Persero) telah mengeluarkan Pedoman Surat Menyurat dan Tata Kearsipan yang digunakan secara terbatas. Dalam masa kini tentu telah terjadi banyak perubahan sehingga PTPN XII (Persero) kembali menerbitkan Pedoman Penulisan Kedinasan yang disesuaikan dengan kemajuan zaman, terutama perkembangan teknologi komputer dan internet. Pedoman penulisan ini juga mengacu pada standar penulisan yang dikeluarkan oleh Badan Bahasa Kemendikbud sebagai lembaga pemerintah yang memiliki kredibilitas serta kapabilitas untuk mendorong penerapan kaidah-kaidah bahasa Indonesia resmi serta juga mengacu pada konvensi tata tulis surat dinas yang berlaku. Dengan demikian, pedoman penulisan ini diharapkan menjadi pedoman bagi segenap bagian, wilayah, dan kebun di PTPN XII (Persero).

Latar Belakang Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) ini disusun guna melakukan standardisasi tata tulis surat dinas dan laporan.

ix

Standardisasi diperlukan untuk efektivitas komunikasi serta penyesuaian dengan perkembangan zaman. Pedoman ini juga akan memudahkan personel melakukan tugas-tugas administrasi persuratan secara baik dan benar.

Tujuan Penyusunan Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) bertujuan 1. melakukan standardisasi penulisan surat dan laporan sesuai dengan pedoman dari Badan Bahasa dan konvensi penulisan yang berlaku; 2. menyamakan persepsi di lingkungan PTPN XII (Persero) tentang tata tulis surat dan laporan yang baik dan benar; 3. menyeragamkan format penulisan surat dan laporan sehingga tidak terdapat perbedaan dalam praktiknya; 4. mengedukasi segenap karyawan terkait di seluruh unit usaha agar mampu menyusun surat dinas dan laporan yang baik dan benar.

Landasan Landasan Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) adalah 1. Pedoman Surat-Menyurat dan Tata Kearsipan PTPN XII (Persero) Tahun 1997; 2. Sistem Informasi Manajemen Persuratan PTPN XII (Persero); 3. Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (PUEYD); 4. Tata Bahasa Baku Bahasa Indonesia; 5. Kamus Besar Bahasa Indonesia; 6. konvensi penulisan.

x

BAB

1

Ruang Lingkup Penulisan Kedinasan Surat yang baik harus mengandung keterbacaan (readability) dan kejelasan (legibility) yang tinggi.

2


A. Ruang Lingkup Penulisan Kedinasan Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) ini merupakan pedoman standar atau baku tentang penulisan dokumen kedinasan yang terdiri atas surat dinas dan laporan. Untuk itu, pedoman ini dapat digunakan secara umum oleh seluruh unit usaha di lingkungan PTPN XII (Persero). Adapun ruang lingkup penulisan kedinasan mencakup 1. Penulisan surat dinas; 2. Penerimaan surat (surat masuk); 3. Pengiriman surat (surat keluar); 4. Jenis-jenis surat dinas; 5. Penulisan laporan; 6. Tata kearsipan; 7. Pedoman kebahasaan.

B. Prinsip Dasar Korespondensi Korespondensi atau surat-menyurat adalah salah satu cara berkomunikasi yang lazim dilakukan dalam aktivitas kedinasan ataupun niaga. Hal ini dilakukan apabila antara pengirim informasi dan penerima informasi tidak memungkinkan untuk saling bertemu atau berhadap-hadapan. Surat menggunakan bahasa tulisan sebagai pengantar. Dalam konteks kedinasan, surat haruslah mengandung keterbacaan (readability) dan kejelasan (legibility) yang tinggi agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik. Definisi surat dinas ialah surat yang dikirimkan suatu pihak kepada pihak lain yang berisikan informasi menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan suatu instansi/perusahaan. Surat dinas sering juga disebut surat resmi karena menggunakan bahasa resmi (formal).

C. Syarat Penulisan Surat yang Baik Penulisan surat yang baik mengacu pada ketentuan berikut. 1. Surat ditulis secara ringkas, jelas, padat, santun, dan penuh rasa hormat.

Ruang Lingkup Penulisan Kedinasan

2. Surat ditulis mengikuti kaidah kebahasaan yang berlaku. 3. Surat menggunakan pilihan kata yang mudah dipahami, terutama penerima surat. 4. Surat mengandung informasi yang tepat sasaran. 5. Surat mengandung tingkat keterbacaan yang tinggi. Surat yang baik juga memperhatikan hubungan antara pengirim surat dan penerima surat. Hubungan dalam surat dapat dibagi menjadi berikut. 1. Hubungan vertikal ke bawah yaitu surat dari atasan kepada bawahan. Surat dari atasan meliputi petunjuk, keterangan umum, perintah/instruksi, teguran, dan apresiasi. 2. Hubungan vertikal ke atas yaitu surat dari bawahan kepada atasan. Adapun surat dari bawahan kepada atasan dapat berupa saran, informasi, dan laporan. 3. Hubungan horizontal yaitu surat-menyurat antara pejabat atau pimpinan setara atau dua pihak yang memiliki hubungan setara. Surat-menyurat antara pihak yang setara dalam rangka koordinasi agar keputusan atasan yang akan diambil tidak saling bertentangan sehingga menimbulkan keserasian dan kerja sama yang harmonis. Dalam hubungan tersebut terdapat penggunaan bahasa yang harus disesuaikan, terutama penggunaan kata ganti dalam surat.

D. Format Teknis Surat Format teknis surat adalah penampilan fisik surat yang dapat membantu keterbacaan surat dan juga sebagai identitas korporat.

1. Acuan Penulisan Surat Acuan penulisan surat menggunakan acuan standar dari Badan Bahasa dan konvensi yang berlaku dalam tata tulis surat dinas.

2. Bentuk Surat (Semi Block Style b) Penulisan surat di lingkungan PTPN XII (Persero) menggunakan format yang disarankan Badan Bahasa yaitu format setengah lurus model b (semi block style b). Perhatikan contoh berikut.

3

4


KEPALA SURAT Nomor : Lampiran : Hal :

Tanggal

Yth. ................................. ........................................ ........................................

Alamat yang dituju

Salam Pembuka, _____________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _____________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _____________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________

Paragraf pembuka

Paragraf Isi

Paragraf penutup

Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan

Tembusan ..................... ..................... Inisial*) inisial ditulis pada lembar arsip perusahaan (bukan pada kertas berkop). Lihat penjelasan halaman 19. *)

3. Spesifikasi Teknis Spesifikasi teknis surat dinas di lingkungan PTPN XII (Persero) mengikuti ketentuan berikut ini. Ukuran Kertas : A4 (21 x 29,7 cm) Jenis Kertas

: HVS 70 gr

Warna

: Putih berkop untuk surat asli; kuning untuk salinan arsip untuk arsip sentral (pusat); putih tanpa kop untuk salinan arsip bagian


Margin

: Kiri 3 cm; kanan 2 cm; atas 4 cm; bawah 3 cm

Jenis Huruf

: Times New Roman 12 pt

Spasi

: 1 s.d. 1‌,5

Paragraf

: Indentasi 5 karakter

4. Amplop Surat Amplop surat yang digunakan di lingkungan PTPN XII (Persero) ada empat jenis. Semua amplop berwarna cokelat dan menggunakan kop surat pada bagian atas amplop. Berikut ini beberapa jenis amplop yang berlaku dalam pengiriman surat di PTPN XII (Persero). ▪▪ Amplop surat jumbo berukuran C10 (28 x 40 cm) berwarna cokelat digunakan untuk memasukkan surat atau dokumen (bundel) berukuran A4 atau folio.

▪▪ Amplop surat besar berukuran standar C4 (24 x 35,2 cm) berwarna cokelat digunakan untuk memasukkan surat berukuran A4 tanpa lipatan.

5

6


▪▪ Amplop surat sedang berukuran C5 (18,4 x 28 cm) berwarna cokelat digunakan untuk kertas A4 dengan lipatan satu kali.

▪▪ Amplop surat kecil berukuran DL (12,3 x 27,8 cm) berwarna cokelat digunakan untuk kertas A4 dengan lipatan tiga kali.

Penulisan alamat surat pada amplop mengikuti ketentuan penulisan alamat surat di dalam surat. Pada surat yang bersifat rahasia terdapat kode “RAHASIA” pada bagian kanan atas amplop.


E. Pedoman Umum Pedoman umum adalah cara penulisan bagian-bagian surat sesuai dengan ketentuan dari Badan Bahasa, konvensi, serta memperhatikan kepentingan dan kebijakan yang berlaku di lingkungan PTPN XII (Persero). Untuk memahami pedoman umum perlu dijelaskan istilahistilah berikut ini di dalam penulisan surat dinas. ▪▪ Surat Internal yaitu surat yang digunakan dalam lingkup internal PTPN XII (Persero), seperti antar-Bagian, antar-Wilayah, dan antar-Kebun. ▪▪ Surat Eksternal yaitu surat dari lingkungan PTPN XII (Persero) yang ditujukan kepada pihak-pihak di luar PTPN XII (Persero). ▪▪ Pihak Pertama yaitu pihak yang mengirimkan surat dari ling kungan PTPN XII (Persero). ▪▪ Pihak Kedua yaitu pihak yang menerima surat atau mengirim surat dalam lingkup selingkung PTPN XII (Persero), yaitu Direktur Utama, Direksi, Sekretaris Perusahaan, Bagian, Wilayah, dan Kebun. ▪▪ Pihak Ketiga yaitu pihak yang menerima surat atau mengirim surat di luar PTPN XII (Persero), seperti kementerian, pemerintah daerah, dan rekanan. Adapun pedoman penulisan nama perusahaan sebagai berikut: ▪▪ Baku: PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) ▪▪ Baku singkatan: PTPN XII (Persero) ▪▪ Tidak baku: PTP Nusantara XII (Persero)

1. Kop Surat Resmi Kop surat resmi PTPN XII (Persero) adalah kop surat dengan logo PTPN XII (Persero) serta informasi terkait yang dikeluarkan Sekretaris Perusahaan serta disahkan oleh Direksi PTPN XII (Persero). Kop surat resmi PTPN XII (Persero) seperti berikut ini.

7

8


▪▪ Kop Surat Kantor Direksi (Contoh)

▪▪ Kop Surat Kantor Wilayah (Contoh)

▪▪ Kop Surat Kebun (Contoh)

▪▪ Kop Surat Kantor Perwakilan (Contoh)

2. Tanggal Surat Tanggal surat yang dibuat pada kertas surat berkop biasanya didahului nama kota. Namun, ada pula yang tidak mencantumkan nama kota karena sudah tercantum di kop surat. Ketentuan lain adalah tidak menyingkat nama bulan atau menampilkan penulisan tanggal dengan angka-angka. Penulisan Nama Bulan Januari Februari Maret

April Mei Juni

Juli Agustus September

Oktober November Desember


Berikut contoh penulisan tanggal surat yang tidak tepat. Kop Surat Bandung, 12 Des. 2012 Kop Surat Jakarta, 12-12-12 Contoh penulisan tanggal surat yang tepat. Kop Surat Surabaya, 12 September 2013

3. Nomor Surat Surat dinas selalu mencantumkan nomor surat sebagai kode peng arsipan dan juga agar memudahkan penghitungan kuantitas surat yang dikirimkan. Dalam penyajian di dalam surat kata Nomor selalu diakhiri dengan tanda titik dua (:). Kata Nomor juga dapat disingkat menjadi No. Contoh penulisan nomor surat: Nomor: 52/X/1122/2011 Keterangan 52

:

kode bagian pemasaran

X

:

pihak ketiga

1122 :

urutan surat

2011 :

tahun

Kode angka tahun di akhir nomor tidak disingkat, seperti ’12 atau 12.

4. Lampiran Surat Lampiran surat dapat berupa benda cetakan (buku, majalah, katalog, direktori, dsb.), kopi surat lainnya, kuitansi atau formulir tagihan (invoice), dan sebagainya. Kata Lampiran dapat disingkat dengan Lamp. diikuti tanda titik dua. Lampiran diadakan jika di dalam surat memang ada yang akan dilampirkan. Namun, jika tidak ada yang dilampirkan, bagian ini ditiadakan.

9

10


Penulisan Lampiran yang Salah Lampiran : 0 Lampiran : satu berkas Lampiran : dua belas eksemplar Lampiran : dua puluh lima lembar Penulisan sesuatu yang dilampirkan dalam bentuk jumlah ditulis dengan kata dan diawali dengan huruf kapital. Adapun untuk jumlah yang penulisannya lebih dari dua kata menggunakan angka untuk penulisannya. Jadi, penulisan yang benar sebagai berikut: Lampiran: Satu bundel Lampiran: Lima lembar Lampiran: Dua belas eksemplar Lampiran: 25 lembar

5. Hal Surat Kata hal ditulis dengan diikuti tanda titik dua. Penulisan hal surat sebaiknya singkat terdiri atas 2 s.d. 4 kata dan tidak perlu diakhiri tanda baca apa pun. Penulisan hal dimulai dengan huruf kapital dan kata lainnya huruf kecil. Perhatikan contoh berikut. Hal Hal Hal

: : :

Persiapan pelatihan Pengajuan proposal kegiatan Program CSR

Contoh penulisan yang tidak dianjurkan: Hal : Hal : Hal : Hal :

Undangan penandatangan MOU dalam rangka kerja sama dengan Unesco Permintaan bantuan tenaga tutor untuk kursus dasar-dasar manajemen Permohonan kata pengantar PEDOMAN SURAT MENYURAT DAN KEARSIPAN

TATA


6. Alamat Surat Alamat surat di dalam surat digunakan sebagai petunjuk langsung untuk siapa surat ditujukan. Di dalam alamat surat dapat dicantumkan alamat lengkap penerima surat. Yth. Bapak Irawan Prayitno Jalan Melati No. 6 Bandung Yth. Kepala Bagian Pemasaran PT Antaran Pratama Jalan Ahmad Yani No. 36-A Batam ▪▪ Penulisan alamat surat diikuti dengan kata kepada. ▪▪ Alamat yang dituju lazim dimulai dengan kata yang terhormat atau disingkat dengan kata Yth. ▪▪ Pencantuman nama orang diikuti dengan kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara. ▪▪ Kata sapaan tidak digunakan pada penyebutan nama orang yang disertai gelar akademis, pangkat, dan jabatan. Hal ini karena penyebutan gelar, pangkat, dan jabatan dapat dianggap sebagai sapaan sehingga kata sapaan tidak diperlukan. ▪▪ Alamat dicantumkan secara lengkap tanpa menyingkat kata jalan. Perhatikan contoh. ▪▪ Nama kota atau provinsi tidak perlu ditulis dengan huruf kapital ataupun dicetak tebal dan bergaris bawah. ▪▪ Ketentuan penulisan untuk personel yang dituju kurang jelas adalah seperti contoh berikut.

Kepada Yth. Pimpinan PT Bank Central Asia Cabang Surya Sumantri Jalan Surya Sumantri Bandung

11

12


Sebaiknya:

Kepada Yth. Direktur PT Bank Central Asia Cabang Surya Sumantri Jalan Surya Sumantri Bandung

▪▪ Penggunaan singkatan u.p. atau untuk perhatian dapat dican tumkan jika masalah yang diungkap di dalam surat cukup diselesaikan oleh bagian tertentu atau orang tertentu sehingga tidak memerlukan kebijakan atau keputusan dari atasannya.

Kepada Yth. Direktur SDM PTPN XII (Persero) u.p. Kepala Bagian SDM Jalan Rajawali No. 44 Surabaya

7. Salam Pembuka Salam pembuka adalah sebuah kelaziman dalam surat sebagai ucapan permisi kepada si penerima surat. Salam pembuka sebagai pembuka sebelum penulis mengungkapkan isi suratnya. Walaupun demikian, penggunaan salam pembuka ini bersifat pilihan. Hal ini bergantung pada “kebiasaan” dan gaya selingkung yang berlaku di suatu lembaga. Penulisan salam pembuka mengikuti aturan berikut. ▪▪ Salam pembuka diletakkan di sebelah kiri atau rata kiri sejajar dengan nomor, lampiran, perihal, dan alamat surat. ▪▪ Huruf pertama salam dimulai dengan huruf kapital, sedangkan kata kedua menggunakan huruf kecil. ▪▪ Salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.


Salam Pembuka Netral Dengan hormat, Salam sejahtera, Salam hormat, Catatan: ▪▪ Di PTPN XII (Persero), salam pembuka tidak digunakan pada surat internal dan surat kepada pihak ketiga. Apabila pihak ketiga menggunakan salam pembuka dan salam penutup, maka surat jawaban kita wajib menggunakan salam pembuka dan salam penutup.

8. Isi Surat Isi surat sering juga disebut tubuh surat yang merupakan bagian inti dari sebuah surat. Bagian ini sangat menentukan kejelasan maksud si penulis surat atau juga menggambarkan kemampuan berkomunikasi si penulis surat. Isi surat terbagi atas ▪▪ paragraf pembuka; ▪▪ paragraf isi surat; ▪▪ paragraf penutup. Paragraf pembuka surat. Pada bagian ini berisikan pengantar isi surat untuk mendorong pembaca menyesuaikan perhatiannya pada pokok surat yang sebenarnya. Kalimat-kalimat pembuka yang lazim digunakan sebagai berikut. Pemberitahuan Sehubungan dengan surat kami tanggal 12 Maret 2012, No. 123/P1/2013, dengan ini kami mohon agar Saudara segera menindaklanjuti pengiriman .... Bersama surat ini kami kirimkan contoh formulir pendaftaran yang Anda minta. Dengan ini perkenankanlah kami melaporkan kepada Ibu tentang pelaksanaan pelatihan teknis penulisan buku untuk widyaiswara di lingkungan Pusdiklat Kemendikbud ....

13

14


Dengan sangat menyesal kami beri tahukan kepada Saudara bahwa untuk saat ini persediaan produk notebook yang Anda pesan belum tersedia. Dalam rangka Hari Buku Nasional pada 17 Mei 2013, Ikatan Penerbit Indonesia bermaksud menyelenggarakan serangkaian kegiatan promosi minat baca. Melalui surat ini kami mohon bantuan Saudara untuk menyampaikan hal-hal berikut kepada para staf Saudara.

Pengantar Surat Balasan Surat Saudara tanggal 14 Februari 2013, No. 45/FO/II/2013 telah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan kepada Anda sebagai berikut. Sehubungan dengan surat Saudara pada tanggal 30 Maret 2013 perihal persyaratan lomba, berikut ini kami jelaskan. Sesuai dengan hasil pertemuan kita pada hari Selasa, 28 Mei 2013, bersama ini kami sampaikan kepada Saudara notula pertemuan untuk ditindaklanjuti. Berkenaan dengan surat Bapak pada tanggal 12 Mei 2013, kami beri tahukan bahwa .... Sehubungan dengan pertanyaan Saudara perihal prosedur pengadaan barang di perusahaan kami, berikut adalah penjelasan resmi yang dapat kami sampaikan. Kata kami pada surat digunakan jika si penulis surat mewakili atau mengatasnamakan instansi/perusahaan. Akan tetapi, jika mengatasnamakan pribadi, kata ganti yang tepat adalah saya. Walaupun demikian, ada kalanya karena merasa segan atau menjunjung kesopanan, surat yang mengatasnamakan pribadi pun kerap menggunakan kata ganti kami. Paragraf Isi Surat. Paragraf ini berisi pokok surat yang berisikan pemberitahuan (informasi), persoalan yang dikemukakan, ataupun maksud/keinginan si penulis surat. Jika surat berisikan pemberitahuan, tentu penulis surat berharap informasi yang disampaikannya dapat diterima dengan baik oleh si penerima surat. Adapun


surat yang berisikan persoalan dan maksud/keinginan tentunya mengharapkan balasan dari si penerima surat berupa tanggapan. Paragraf isi harus memperhatikan hal-hal berikut ini: ▪▪ kejelasan informasi/maksud; ▪▪ efektif dalam penyampaian informasi/maksud; ▪▪ kesantunan; ▪▪ penggunaan kata-kata yang lazim dan tidak disingkat-singkat; ▪▪ penyusunan kalimat yang ringkas, tidak terlalu panjang sehingga mengaburkan maksud; ▪▪ satu paragraf hanya memuat satu pokok pikiran atau satu masalah. Paragraf Penutup. Paragraf ini berfungsi sebagai penegas isi surat sekaligus harapan penulis dan ucapan terima kasih kepada si penerima surat. Paragraf penutup juga menjadi paragraf yang mengakhiri surat sehingga paragraf ini mutlak ada. Perhatikan contoh paragraf penutup berikut ini. Beberapa Contoh Paragraf Penutup Atas perhatian Bapak, saya ucapkan terima kasih. Demikian surat ini kami sampaikan kepada Saudara untuk ditindaklanjuti. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. Atas perhatian dan kerja sama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih. Kami berharap kerja sama selama ini dapat dilanjutkan dengan harapan sukses bersama. Demikian proposal ini kami sampaikan kepada Ibu, semoga dapat berterima dengan baik. Semoga surat ini dapat menjawab pertanyaan Saudara. Kami berharap jawaban kesediaan Bapak untuk menjadi narasumber dalam lokakarya yang kami adakan dapat kami terima segera. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

15

16


9. Salam Penutup Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat seperti halnya salam pembuka untuk memulai surat. Salam penutup ditempatkan sebelum tanda tangan serta nama penulis surat. Jika salam pembuka tidak digunakan, otomatis salam penutup juga tidak perlu digunakan seperti yang berlaku di lingkungan PTPN XII (Persero). Ada beberapa contoh salam penutup bergantung pada posisi si penulis surat terhadap penerima surat. Tidak Tepat

Tepat

Hormat Kami,

Hormat kami,

Hormat Saya,

Hormat saya,

Salam Takzim,

Salam takzim,

Wassalam,

Wasalam,

Catatan: ▪▪ Di PTPN XII (Persero), salam penutup tidak digunakan pada surat internal dan surat kepada pihak ketiga. Apabila pihak ketiga menggunakan salam pembuka dan salam penutup, maka surat jawaban kita wajib menggunakan salam pembuka dan salam penutup.

10. Penanda Tangan Penanda Tangan Atas Nama Satu tingkat di bawah jabatan penanda tangan surat. ▪▪ Direktur Utama diatasnamakan Direksi (yang ditunjuk); ▪▪ Direksi diatasnamakan Kabag (sesuai dengan bidang); ▪▪ Kabag diatasnamakan Askabag; ▪▪ Manajer Kebun diatasnamakan Wamen; ▪▪ Pejabat Sementar (Pjs.).


Contoh: a .n. Direkt ur U t a ma P T P N XII (Pe r s e r o) (tanda t a n g a n ) Ir. He r r y Pur w a n t o, M. M . Sekre t a r i s Pe r us a ha a n

Penanda Tangan Untuk Beliau Dua tingkat di bawah direktur utama, direksi, kabag, atau manajer (Staf Bidang, Astan, Astekpol, Asaku, Kepala BP) Contoh: Sekre t a r i s P e r u s a h a a n P TPN XII (Pe r s e r o) u. b. (t a n da t a n g a n ) Henin g In dr a L e ks a n a , S . S os . St a f B i da n g H uma s

11. Tembusan Ada kalanya surat juga ditembuskan ke beberapa pihak (tindasan) atau dalam bahasa Inggris disebut carbon copy (c.c.). Badan Bahasa menganjurkan kata tembusan untuk mengganti istilah carbon copy ataupun tindasan. Fungsi tembusan untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat juga dikirimkan ke pihak lain agar mengetahui juga isi surat tersebut. Berikut ini aturan penulisan tembusan.

17

18


Tidak Tepat

Tepat

Tembusan kepada Yth.:

Tembusan:

1. Menteri Pendidikan Nasional

1. Menteri Pendidikan Nasional

2. Gubernur Jawa Tengah

2. Gubernur Jawa Tengah

3. Dirjen Dikdasmen Depdiknas

3. Dirjen Dikdasmen Depdiknas

4. Pangdam IV/Diponegoro

4. Pangdam IV/Diponegoro

5. Kepala Kepolisian Tengah 6. Sekretaris Tengah

Daerah

Daerah Propinsi

Jawa 5. Kapolda Jawa Tengah 6. Sekda Jawa Tengah Jawa 7. Bupati/Walikota se-Jawa Tengah

7. Bupati / Walikota se Jawa Tengah

8. Kabag dan Kasubdin di lingkungan Dinas P dan K Jawa Tengah

8. Kabag dan Kasubdin di lingkungan Dinas P dan K Prop. Jawa Tengah 9. Pertinggal

▪▪ Kata tembusan diletakkan pada bagian kiri (rata kiri) dengan diikuti tanda titik dua tanpa garis bawah. ▪▪ Jika tembusan disampaikan kepada pihak lebih dari satu, setiap pihak diberi nomor urut. Urutan pertama adalah pihak yang jabatan/pangkatnya paling tinggi. ▪▪ Dalam tembusan tidak diperlukan kata Yth., Kepada Yth., sebagai laporan, atau sebagai undangan. ▪▪ Pencantuman kata arsip pada urutan terakhir juga tidak dibenarkan karena setiap surat sudah pasti diarsipkan atau didokumentasikan. Hal sama juga berlaku untuk kata pertinggal. Catatan: ▪▪ Khusus surat dinas yang berfungsi sebagai laporan atau undangan untuk banyak pihak maka penggunaan tembusan dengan tujuan “laporan” dan “undangan” dapat dibenarkan di dalam surat dinas lingkungan PTPN XII (Persero). Hal ini demi efektivitas.

12. Catatan Catatan sering juga diistilahkan dengan notabene. Notabene adalah kata dari bahasa Latin yang artinya perhatikan dengan baik. Untuk surat di PTPN XII (Persero) digunakan istilah catatan. Catatan pada


surat dapat diletakkan langsung pada bagian bawah setelah tanda tangan pengiriman surat dengan posisi rata kiri. Catatan dapat berupa petunjuk tentang harapan kehadiran sebelum acara dimulai, pakaian yang dikenakan (dress code), atau catatan lainnya yang perlu diketahui si penerima surat untuk menjadi perhatian. Contoh Catatan Catatan: 1. Undangan diharapkan hadir 30 menit sebelum acara. 2. Pakaian resmi atau menggunakan batik bagi pria.

13. Inisial Inisial merupakan kode pengenal yang berupa singkatan nama dari pengonsep serta pengetik surat. Pencantuman ini penting guna mengklarifikasi langsung kepada pengonsep atau pengetik surat jika terdapat kekeliruan pada surat. Inisial ini biasa ditempatkan pada bagian paling bawah di sebelah kiri. Inisial menggunakan huruf kapital pada singkatan nama. Nama pertama adalah pengonsep surat dan nama kedua adalah pengetik surat. Abdul Rahman/Suparman

=

AR/S

Dian Purnama/Gani Surya

=

DP/GS

Abdul Rahman/Abdul Rahman

=

AR/AR

Namun, inisial tidak perlu ditulis pada lembar surat yang dikirim kepada alamat tujuan. Hal ini karena inisial merupakan data internal PTPN XII (Persero) dan tidak perlu diketahui penerima surat (eksternal/alamat yang dituju). Dengan demikian, penulisan inisial untuk surat ke pihak ketiga ditulis pada lembar arsip perusahaan (bukan pada kertas berkop).

19


14. Stempel Surat Stempel surat digunakan pada surat resmi, terutama surat ke pihak ketiga (eksternal). Berikut ini adalah stempel resmi yang digunakan di lingkungan PTPN XII (Persero).

S

PT PER

PT PER

(P

)

)

ERSERO

Kantor Perwakilan (warna biru)

EB

UN A N NU

XII

S

TARA

PT PER

K

TARA

WIL. III

XII

S

AN

XII

S

AN

K

Kantor Wilayah (warna biru)

UN A N NU

UN A N NU

GLANTANGAN

ERSERO

EB

EB

TARA

TARA

XII (P

K

UN A N NU

Kantor Kebun (warna biru)

AN

EB

AN

K

Kantor Direksi (warna biru)

PT PER

20

PENGHUBUNG JAKARTA

(P

)

ERSERO

(P

)

ERSERO

Catatan: ▪▪ Ukuran, bentuk, dan desain stempel atau cap perusahaan memang bervariasi. PTPN XII (Persero) menggunakan stempel/ cap perusahaan berbentuk lingkaran, berdiameter 30 mm, dan berjenis huruf arial (desain sesuai contoh di atas).

BAB

2

Penerimaan Surat (Surat Masuk) Sistem Informasi Manajemen Persuratan PTPN XII (Persero) mengatur arus surat masuk dan penanganannya.

22


A. Prosedur Surat Masuk ke Direksi 1. Alur Surat Masuk Surat masuk yang ditujukan kepada Kantor Direksi PTPN XII (Persero) harus melalui Sekretaris Perusahaan. Surat masuk harus diserahkan dulu ke Sekretaris Perusahaan untuk dicatat dalam buku agenda. Surat-surat masuk yang dialamatkan kepada pribadi atau atas nama pejabat disampaikan langsung kepada pejabat yang bersangkutan tanpa diagendakan. a. Diagram Alur Surat Masuk ke Direksi ALUR SURAT MASUK DIREKSI

Sekretaris Perusahaan

Direksi

Bagian/Unit Terkait

Mulai Surat masuk Sortir surat

Surat diagendakan ke dalam SIM

Ass. Kabag. Kesekretariatan menerima surat masuk lalu ditentukan tujuan untuk Direksi mana Sekretaris Perusahaan menganalisis lalu memberi paraf

Sekretaris Direksi memberi lembar disposisi

Menerima dan memberi disposisi

Sekretaris Direksi mengagendakan isi disposisi ke dalam SIM Surat masuk ditindaklanjuti sesuai dengan disposisi yang diberikan Surat masuk ditindaklanjuti sesuai dengan disposisi yang diberikan

Selesai

Penerimaan Surat (Surat Masuk)

Keterangan: ▪▪ Surat masuk dapat berupa surat, faksimile, atau e-mail. ▪▪ Surat masuk diagendakan oleh agendaris ke dalam program Sistem Informasi Manajemen Persuratan dengan alamat 192.168.1.250/ arsip surat (cara penggunaan Sistem Informasi Manajemen Persuratan terdapat pada dokumen manual yang terpisah). ▪▪ Surat masuk diserahkan ke Askabag Kesekretariatan untuk ditentukan tujuan pendistribusian kepada Direksi dituju surat masuk tersebut. ▪▪ Sekretaris Perusahaan menerima, meneliti, menganalisis, mempelajari isi surat masuk dan tujuan pendistribusiannya lalu memberi paraf. ▪▪ Surat masuk diserahkan ke Sekretaris Direksi lalu diberi lembar disposisi. ▪▪ Surat masuk diserahkan kepada Direksi. Direksi menerima, memberi/mengisi keterangan disposisi, dan diserahkan kembali ke Sekretaris Direksi. ▪▪ Sekretaris Direksi menerima surat yang sudah diberi disposisi oleh Direksi kemudian mengagendakan isi disposisi tersebut ke dalam Sistem Informasi Persuratan. ▪▪ Surat tersebut didistribusikan ke Sekretaris Perusahaan atau Bagian/Unit terkait sesuai dengan isi disposisi dari Direksi.

b. Penyortiran Penyortiran surat masuk dilakukan agendaris dari Sekretaris Perusahaan untuk dimasukkan ke dalam program Sistem Informasi Manajemen Persuratan. Penyortiran dimaksudkan untuk menentukan tujuan pendistribusian surat.

2. Pencatatan pada Buku Agenda Pencatatan pada buku agenda dilakukan setelah ada pengecekan pendahuluan (presorting) dan amplop surat dibuka. Pada buku agenda terdapat informasi berikut: ▪▪ tanggal, ▪▪ nomor agenda dan kode agenda, ▪▪ lampiran, ▪▪ perihal, dan ▪▪ keterangan. Pencatatan surat di buku agenda juga memperhatikan sifat setiap surat. Perhatikan ketentuan pencatatan sesuai dengan sifat surat berikut ini: ▪▪ Buku agenda umum untuk mencatat berita/surat masuk yang berklasifikasi biasa atau penting. ▪▪ Buku agenda rahasia untuk mencatat berita/surat masuk yang berklasifikasi rahasia (Sekretaris Direksi).

23

24


3. Lembar Disposisi Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan atau penyelesaian surat, yang ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah atau surat dinas yang bersangkutan dan tidak boleh dipisahkan. Lembar disposisi menggunakan kertas HVS berwarna kuning dengan ukuran A5. PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) LEMBAR DISPOSISI SURAT Tanggal Terima:

Nomor Agenda:

□ Rahasia

□ Penting

□ Biasa

Dibalas dengan: Surat/Faks/E-mail

□ Sangat Segera □ Segera

□ Biasa

No.:

Tanggal:

Asal Surat : Nomor

:

Perihal:

Lampiran : Tanggal DIR

DU

DP

DK

DS

DM

Paraf PETUNJUK □ disetujui □ ditolak □ diteliti dan beri pendapat □ untuk diketahui □ diselesaikan □ untuk perhatian □ sesuai dengan catatan □ diedarkan □ dijawab □ diperbaiki □ bicarakan dengan saya □ bicarakan bersama □ ingatkan □ arsip □ disiapkan □ harap dihadiri/diwakili

K EP U TU S A N :

C A T A TA N :

D IS P OS IS I K E P A D A : □ SPI □ Sekper □ Tanaman □ Bud. Kayu & Tnm Semusim □ Teknik dan Pengolahan □ Keuangan □ Akuntansi □ PKBL □ Pengadaan □ SDM □ Hukum □ Umum □ Renbang □ Pemasaran □ SP BUN □ DANPENBUN

4. Duplikasi dan Distribusi Surat Duplikasi surat dilakukan sesuai dengan rekomendasi yang terdapat pada disposisi dari Direksi. Duplikasi dilakukan dengan cara fotokopi, lalu didistribusikan sesuai dengan peruntukannya. Apabila disposisi Direksi turun kepada lebih dari 2 bagian, maka sebagai PIC adalah bagian yang memperoleh disposisi asli (A).


B. Prosedur Surat Masuk ke Kepala Bagian atau Manajer 1. Alur Surat Masuk ALUR SURAT MASUK BAGIAN/KANTOR WILAYAH/KEBUN Petugas Persuratan

Kepala Bagian/Manajer Wilayah/ Manajer Kebun

Bidang Terkait

Mulai

Surat masuk

Sortir surat

Surat diagendakan

Kabag/Manajer Wilayah/ Manajer Kebun menerima surat dan memberi disposisi

Petugas persuratan mencatat isi disposisi

Surat masuk ditindaklanjuti sesuai dengan disposisi yang diberikan

Selesai

Keterangan: ▪▪ Surat masuk dapat berupa surat, faksimile, atau e-mail. ▪▪ Surat masuk diagendakan oleh agendaris. Khusus Bagian di Kantor Direksi, pengagendaan surat menggunakan Sistem Informasi Persuratan dengan alamat 192.168.1.250/arsip surat (cara penggunaan Sistem Informasi Manajemen Persuratan terdapat pada dokumen manual yang terpisah). ▪▪ Surat masuk diserahkan ke Kepala Bagian/Manajer Wilayah/Manajer Kebun. Kemudian Kepala Bagian/Manajer Wilayah/Manajer Kebun, memberi disposisi dan diserahkan kembali ke agendaris. ▪▪ Agendaris mencatat disposisi Kepala Bagian/Manajer Wilayah/Manajer Kebun. Khusus Bagian di Kantor Direksi, pencatatan disposisi surat menggunakan Sistem Informasi Persuratan dengan alamat 192.168.1.250/ arsip surat. ▪▪ Surat tersebut didistribusikan ke bidang terkait sesuai dengan isi disposisi dari Kepala Bagian/Manajer Wilayah/Manajer Kebun.

25

26


2. Pencatatan Buku Agenda Pencatatan pada buku agenda pada dasarnya sama dengan surat untuk Direksi.

3. Lembar Disposisi a. Lembar Disposisi Bagian PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) BAGIAN TANAMAN*) LEMBAR DISPOSISI SURAT Tanggal Terima:

□ Rahasia

Nomor Agenda:

□ Penting

□ Biasa



□ Biasa

No.:

Tanggal:

Asal Surat : Nomor

:

Perihal:

Lampiran : D IS POS IS I K E P A D A

Tanggal Kepala Bagian Tanaman Paraf

PETUNJUK □ disetujui □ ditolak □ diteliti dan beri pendapat □ untuk diketahui □ diselesaikan □ untuk perhatian □ sesuai dengan catatan □ diedarkan □ dijawab □ diperbaiki □ bicarakan dengan saya □ bicarakan bersama □ ingatkan □ arsip □ disiapkan □ harap dihadiri/diwakili *)

Bagian lain menyesuaikan.

□ Askabag Bidang Administrasi dan Pemupukan □ Askabag Bidang Pengelolaan Tanaman Kopi & Kakao □ Askabag Bidang Pengelolaan Tanaman Karet & Teh □ ....

K EP U TU S A N :

C A T A TA N :


b. Lembar Disposisi WilayahP PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) WILAYAH*) LEMBAR DISPOSISI SURAT Tanggal Terima:

□ Rahasia

Nomor Agenda:

□ Penting

□ Biasa



□ Biasa

No.:

Tanggal:

Asal Surat : Nomor

:

Perihal:

Lampiran : D IS P OS IS I K E P A D A

Tanggal MANAJER WILAYAH Paraf P E TU N J U K □ disetujui □ ditolak □ diteliti dan beri pendapat □ untuk diketahui □ diselesaikan □ untuk perhatian □ sesuai dengan catatan □ diedarkan □ dijawab □ diperbaiki □ bicarakan dengan saya □ bicarakan bersama □ ingatkan □ arsip □ disiapkan □ harap dihadiri/diwakili *)

*)

□ Kontrolir Tanaman □ Kontrolir Tekpol □ Staf TUK

K EP UTU S A N :

C A T A TA N :

Nama Wilayah disesuaikan; di PTPN XII (Persero) ada Wilayah I, Wilayah II, dan Wilayah III.

27

28


c. Lembar Disposisi Kebun PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) KEBUN*) LEMBAR DISPOSISI SURAT Tanggal Terima:

□ Rahasia

Nomor Agenda:

□ Penting

□ Biasa



□ Biasa

No.:

Tanggal:

Asal Surat : Nomor

:

Perihal:

Lampiran : DIS P OS IS I K E P A D A

Tanggal MANAJER KEBUN Paraf

PETUNJUK □ disetujui □ ditolak □ diteliti dan beri pendapat □ untuk diketahui □ diselesaikan □ untuk perhatian □ sesuai dengan catatan □ diedarkan □ dijawab □ diperbaiki □ bicarakan dengan saya □ bicarakan bersama □ ingatkan □ arsip □ disiapkan □ harap dihadiri/diwakili

*)

□ Wamen □ Asaku □ Astan Kebun Bagian **) □ Astekpol Pabrik ***)

K EP U TU S A N :

C A T A TA N :

Nama kebun disesuaikan; di PTPN XII (Persero) ada 34 kebun. Nama kebun bagian disesuaikan ***) Nama pabrik disesuaikan *)

**)

4. Duplikasi dan Distribusi Surat Duplikasi surat dilakukan sesuai dengan rekomendasi yang terdapat pada disposisi dari Kabag atau Manajer. Duplikasi dilakukan dengan cara fotokopi, lalu didistribusikan sesuai dengan peruntukannya.


C. Klasifikasi Surat Masuk 1. Sifat Surat Sifat surat adalah tingkat keamanan surat yang dapat dibedakan sebagai berikut. a. Rahasia Rahasia yaitu tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan perusahaan. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, perusahaan akan dirugikan. b. Penting Penting yaitu tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk rahasia, tetapi sangat penting untuk disampaikan kepada penerima surat. Arti penting ini juga menyiratkan harus segera dan sampai ke tangan penerima surat dengan aman. c. Biasa Biasa yaitu tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk rahasia. Namun, itu tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya

2. Kecepatan Surat Surat dapat dibedakan pula dari sifat kecepatannya. Untuk surat masuk dibedakan atas kecepatan balasan atau respons yang harus diberikan. a. Sangat Segera Sangat Segera/kilat yaitu surat harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan pada hari yang sama setelah ditandatanganinya surat tersebut dengan batas waktu 24 (dua puluh empat) jam. b. Segera Segera yaitu surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan dalam waktu 2 x 24 (dua kali dua puluh empat) jam.

29

30


c. Biasa Biasa yaitu surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka (utusan)/kurir, dengan batas waktu 5 (lima) hari.

3. Kepentingan Surat Surat dapat pula dibedakan berdasarkan kepentingannya untuk ditindaklanjuti. a. Surat yang Perlu Diproses Surat-surat yang perlu diproses adalah surat-surat yang memerlukan aksi/langkah ataupun petunjuk-petunjuk terhadap keterangan/data yang disampaikan. Surat ini diteruskan ke Direksi, Kepala Bagian, atau Manajer untuk mendapatkan disposisi. b. Surat untuk Diketahui Surat untuk diketahui adalah surat masuk guna diteruskan kepada yang berkepentingan sekadar untuk diketahui tanpa memerlukan aksi/langkah lebih lanjut. Surat jenis ini dapat diteruskan ke pengarsip. Surat masuk yang telah didisposisi apabila dianggap perlu untuk diperbanyak oleh Sekretaris Perusahaan, dapat diperbanyak dan disampaikan kepada Bagian dan Wilayah/Kebun.

BAB

3

Pengiriman Surat (Surat Keluar) Sistem Informasi Manajemen Persuratan PTPN XII (Persero) mengatur arus surat keluar dan penanganannya.

32


A. Alur Surat Keluar Surat keluar yang berasal dari PTPN XII (Persero) mengikuti alur berikut ini.

1. Surat Keluar dari Direksi Surat keluar dari Direksi ini adalah surat keluar yang ditandatangani oleh Direksi atau dalam hal ini juga Direktur Utama. Surat dapat berupa surat intenal dan surat eksternal. ALUR SURAT KELUAR DIREKSI

Konseptor

Pengetik Surat

Kepala Bagian

Direksi

Kabag memberi paraf

Direksi menandatangani surat

Sekretaris Perusahaan

Mulai Surat dikonsep Konsep surat diketik dan dicetak rangkap 3 Koreksi pengetikan Salah Sudah benar

Surat diagenda dan diberi nomor

Rangkap putih tanpa kop disimpan untuk arsip Bagian

Surat berkop dikirim. Arsip kuning disimpan di Arsip Sentral Surat Keluar

Arsip Bagian

Arsip Kuning

Selesai

Keterangan: ▪▪ Surat dikonsep oleh konseptor. ▪▪ Konsep surat ditik oleh pengetik surat, lalu dicetak rangkap tiga (1 lembar berkop, 1 lembar tanpa kop, 1 lembar tanpa kop kertas kuning). ▪▪ Surat dikoreksi oleh pengonsep. ▪▪ Jika sudah benar, diserahkan ke Kabag untuk diberi paraf. ▪▪ Direksi menandatangani surat. ▪▪ Agendaris (pengetik surat) mengagenda dan memberi nomor surat.

Pengiriman Surat (Surat Keluar)

▪▪ Surat kertas putih tanpa kop disimpan Bagian sebagai arsip. Surat berkop dimasukkan ke dalam amplop, lalu diserahkan ke Sekretaris Perusahaan untuk dikirim, dan surat bekertas kuning diserahkan Sekretaris Perusahaan untuk disimpan di arsip sentral. Catatan: Pengonsep dan pengetik dapat merangkap tugas sekaligus.

2. Surat Keluar dari Bagian/Wilayah/Kebun Surat keluar dari Bagian/Wilayah/Kebun ini adalah surat keluar yang ditandatangani oleh Kepala Bagian/Manajer Wilayah/Manajer Kebun. ALUR SURAT KELUAR BAGIAN/KANTOR WILAYAH/KEBUN

Konseptor

Pengetik Surat

Asisten Kabag/Asaku

Kepala Bagian/Manajer Wilayah/Manajer Kebun

Ekspedisi

Mulai Surat dikonsep Konsep surat diketik dan dicetak Koreksi pengetikan Salah Memberi paraf

Sudah benar Surat diagenda dan diberi nomor

Kabag/Manajer Wilayah/Manajer Kebun memberi tanda tangan

Surat berkop dikirim. Fotokopian disimpan sebagai arsip

Selesai

Keterangan: ▪▪ Surat dikonsep oleh konseptor. ▪▪ Konsep surat ditik oleh pengetik surat, lalu dicetak. ▪▪ Surat dikoreksi oleh pengonsep. ▪▪ Jika sudah benar, diserahkan ke Askabag (jika di Kantor Direksi) atau Asaku (jika di Kebun atau Kantor Wilayah) untuk diberi paraf. ▪▪ Kabag/Manajer Wilayah/Manajer Kebun menandatangani surat. ▪▪ Agendaris (pengetik surat) mengagenda dan memberi nomor surat. ▪▪ Surat diserahkan petugas ekspedisi untuk dikirim dan fotokopi surat disimpan sebagai arsip surat. Catatan: Pengonsep dan pengetik dapat merangkap tugas sekaligus. Dalam beberapa kondisi, pengonsep, pengetik, dan pemberi paraf dapat dirangkap.

33

34


B. Penyusunan Konsep Surat Konsep surat disusun oleh staf yang ditunjuk (konseptor) berdasarkan disposisi Kabag/Manajer untuk surat-surat internal atau disposisi Direksi untuk surat-surat eksternal. Untuk suratsurat internal, konsep surat cukup diverifikasi oleh Kabag/Manajer, kecuali tentunya surat-surat yang mengandung hal khusus atau prinsip.

1. Pengajuan Konsep Konsep atau draf surat adalah lembaran berupa surat yang ditik dan dicetak sebagaimana layaknya surat. Surat yang dicetak terdiri atas tiga lembar, yaitu satu lembar berkop, satu lembar tanpa kop, dan satu lembar tanpa kop di kertas kuning. Peruntukan setiap jenis lembar, yaitu ▪▪ Surat tanpa kop sebagai arsip Bagian. ▪▪ Surat tanpa kop bekertas kuning sebagai arsip sentral. ▪▪ Surat berkop untuk dikirimkan apabila telah disetujui dan ditandatangani.

2. Verifikasi dan Validasi Validasi dilakukan oleh Kepala Bagian dan pejabat pengirim surat yang namanya tertera sebagai penanda tangan surat. Surat-surat yang perlu dikoreksi akan diteruskan kepada pengonsep surat untuk kemudian ditik oleh pengetik surat. Surat hasil koreksi yang sudah terketik akan diverifikasi kembali oleh pengonsep. Verifikasi dilakukan dalam bentuk pembubuhan paraf pada konsep surat asli dan arsip. ▪▪ Paraf Kepala Bagian ada pada bagian kanan surat di samping nama penanda tangan surat (Direksi). ▪▪ Paraf Direksi pada bagian kiri surat (di atas nama pengirim) untuk surat yang ditandatangani Direktur Utama. ▪▪ Paraf konseptor hanya pada lembar kuning di pojok kanan bawah surat (setelah nama pengirim).


3. Duplikasi Surat Duplikasi surat sebagai tembusan ataupun salinan arsip diperbanyak dengan cara difotokopi.

C. Penandatanganan dan Penggunaan Stempel Penanda tangan surat keluar pada prinsipnya dilaksanakan oleh Direksi dan berdasarkan akta pendirian perusahaan bahwa Direktur Utama berwenang bertindak atas nama Direksi. Jika Direktur Utama karena suatu hal berhalangan untuk menandatangani surat, salah seorang Direktur yang ditunjuk dapat menandatangani surat bertindak atas nama Direksi. Berikut ini ketentuan penanda tangan surat. 1. Surat-surat yang sifatnya kebijakan umum, keputusan, edaran, dan ketentuan pokok surat kepada Menteri, Gubernur, Dewan Komisaris, atau sejenisnya dilakukan oleh Direktur Utama. Dalam hal Direktur Utama tidak berada di tempat, jika ada halhal penting yang mendesak, anggota Direksi yang lain atau yang membidangi dapat menandatangani dengan catatan konsep surat atau data pendukung surat tersebut sudah mendapatkan persetujuan Direktur Utama. 2. Surat-surat edaran yang sifatnya teknis operasional meliputi pedoman teknis, petunjuk dan penjabaran dari ketentuan pokok yang telah ada, dilaksanakan penandatanganannya oleh Direktur yang membidanginya. 3. Surat-surat yang berhubungan dengan jabatan di luar Direksi, penandatangannya tidak dapat didelegasikan dan disesuaikan dengan SK-nya. 4. Surat-surat yang bersifat informatif tetap ditandatangani oleh Direksi dan tidak dibenarkan ditandatangani oleh Kepala Bagian. Apabila semua Direksi tidak ada di tempat, sedangkan surat tersebut harus segera disampaikan ke Kantor Wilayah/Kebun, dapat dilakukan dengan cara Kepala Bagian membuat memo atau faksimile dengan contoh sebagai berikut:

35

36


“Dengan mendahului surat resmi dari Direksi, berikut ini diinformasikan bahwa ....” Catatan: ▪▪ Surat resmi tetap dibuat/diusulkan dan ditandatangani Direksi, terutama hal yang menyangkut keuangan. ▪▪ Hal-hal yang sudah ada ketentuan/keputusan dapat dilaksanakan oleh Kepala Bagian sesudah ada penunjukan/ persetujuan Direksi, seperti undangan tender oleh ketua panitia tender, R/K dan Nota Debet oleh Kabag Keuangan, Surat Perjalanan Dinas Kantor Direksi oleh Bagian Umum. 5. Informasi antar-Bagian dan Bagian atau antara Bagian dan Kebun/ Wilayah yang dimaksudkan untuk memperlancar pelaksanaan tugas bersifat informasi dan koordinasi, dapat dilakukan melalui memo/faksimile yang ditandatangani Kabag. Dalam hal Kabag tidak ada di tempat, penandatanganan surat dapat dilakukan Askabag. 6. Kabag tidak dibenarkan menandatangani surat/memo/faksimile yang bernada memerintah/instruksi ke kebun/wilayah. Memo tidak dibenarkan digunakan untuk informasi kepada pihak ketiga. Penggunaan stempel dilakukan dengan ketentuan berikut: ▪▪ untuk surat internal, stempel hanya digunakan pada surat yang bersifat rahasia dan pada surat biasa, yaitu surat keputusan, surat peringatan, surat edaran, surat undangan, dan sebagainya selama ditandatangani oleh Direksi. ▪▪ untuk surat eksternal ke pihak ketiga.

D. Pengiriman Faksimile Pengiriman faksimile dapat dilakukan untuk kepentingan percepatan pengiriman berita atau informasi.


1. Faksimile A : untuk semua kebun di Wilayah I s.d. III 2. Faksimile C : untuk pihak ketiga Penomoran faksimile disusun secara horizontal: dari/FAKS/kepada/nomor urut/tahun 12/FAKS/A/190/12

FAKSIMILE Kepada : Yth. Manajer Kebun Gunung Gumitir dan Blawan Dari : Sekretaris Perusahaan No. : 12/FAKS/A/190/12 Tanggal : 3 Mei 2012 ________________________________________________________________________________________ Hal

: Media Tour

Sehubungan dengan tindak lanjut persetujuan Direksi pada memo Sekretaris Perusahan Nomor 12/M/431/12 (terlampir), dengan ini kami sampaikan informasi sebagai berikut. 1. 2. 3.

Peserta Media Tour terdiri atas - 12 orang Jurnalis media cetak dan elektronik - 2 orang Staf Bidang Humas dan Protokoler Sekretaris Perusahaan Fokus Media Tour kali ini adalah untuk meliput peresmian kafe Gumitir dan panen/buka giling kopi Arabika. Berangkat dari Surabaya pada Selasa, 8 Mei 2012, pukul 18.00 WIB dan transit menginap satu malam di Mess Jember.

Demikian informasi ini kami sampaikan. Atas bantuan dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih.

Sekretaris Perusahaan, Tembusan: 1. Direksi 2. Manajer Wilayah I 3. Manajer Wilayah II

(ttd)

37

38


FAKSIMILE Kepada : Manajer Kebun Bangelan Dari : Kepala Bagian Pemasaran No. : 52/Faks/A /215/2013 Tanggal : 23 April 2013 ________________________________________________________________________________________ Hal

: Pengiriman Produksi Kopi

Sehubungan dengan kebutuhan produksi kopi Kebun Bangelan dan Transportir rekanan Direksi karena sesuatu hal tidak dapat melayani angkutan Kopi dari kebun ke Gudang Surabaya, bersama ini kami minta bantuannya mengirimkan ke Gudang Kopi Kalimas 71 Surabaya dengan menggunakan kendaraan yang diusahakan oleh Kebun, rincian angkutan sebagai berikut: Tanggal kirim : Tanggal datang : Mutu diangkut :

Rabu, 24 April 2013 Kamis, 25 April 2013 R/WP – 1L : 1.200 Kg R/WP – 1M : 2.332 Kg R/WP – 1S : 9.598 Kg R/DP – 4 : 3.000 Kg R/DP – B : 8.999 Kg Jumlah : 25.129 Kg

Demikian kami sampaikan agar dapat dimaklumi. Atas kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih.

Bagian Pemasaran

(ttd)

E. Prosedur Pengiriman Surat Rahasia Surat rahasia dapat ditandai dengan format berikut ini: ▪▪ adanya nomor surat rahasia; ▪▪ menggunakan amplop tertutup dengan tulisan rahasia di pojok kanan atas amplop; ▪▪ surat rahasia dikirimkan melalui caraka/kurir yang ditunjuk.


F. Penomoran Surat 1. Urutan Penomoran Surat Dinas PTPN XII (Persero) membuat aturan kode penomoran surat sebagai berikut. a. Penomoran Umum Penomoran surat secara umum di lingkungan internal dan eksternal mengikuti urutan kode berikut ini: asal surat/tujuan/nomor/tahun. Contoh: 12/X/15/2013 (nomor surat ini dari Sekretaris Perusahaan ditujukan kepada pihak ketiga) Contoh: GLT/DP/031/2013 (nomor surat ini dari kebun Glantangan ditujukan kepada Direktur Produksi) b. Penomoran Khusus Penomoran surat secara khusus di lingkungan internal dan eksternal mengikuti urutan kode berikut ini: asal surat/kode jenis surat/ nomor/tahun. Contoh: 11/SE/17/2013 Pengodean khusus digunakan untuk jenis-jenis surat berikut: ▪▪ Surat Edaran

SE

▪▪ Notula

NTL

▪▪ MOU

MOU

▪▪ Surat Perjanjian Kerja Sama

PKS

(khusus Bagian Pengadaan kodenya SPK) ▪▪ Surat Undangan

UND

▪▪ Surat Tugas

ST

▪▪ Surat Keputusan

Kpts

▪▪ Faksimile A

Faks/A

39

40


▪▪ Faksimile C

Faks/C

▪▪ Memo

M

▪▪ Nota Dinas

ND

▪▪ Surat Pengantar

SP

▪▪ Surat Kuasa Khusus

SKK

▪▪ Surat Rahasia

RHS

▪▪ Surat Perjalanan

SPD

▪▪ Surat Keterangan

SRKT

2. Daftar Kode Asal dan Tujuan Surat

Direksi

Bagian

DU DP DK DS DM 11 12 21 22 23 31 32 33 41 42 43 44 51 52

Direktur Utama Direktur Produksi Direktur Keuangan Direktur SDM dan Umum Direktur Pemasaran dan Renbang Bagian SPI Sekretaris Perusahaan Bagian Tanaman Bagian Budidaya Kayu & Tanaman Semusim Bagian Teknik dan Pengolahan Bagian Keuangan Bagian Akuntansi Bagian PKBL Bagian Pengadaan Bagian Umum Bagian SDM Bagian Hukum Bagian Renbang Bagian Pemasaran SP-BUN DAPENBUN


Wilayah

Kebun

Wil-1 Wil-2 Wil-3 PSW KLG SGL SBJ KLK KLS KLT KLR KDL JTR GGT MLS KYM PCA BLW KLJ SIL SBT GLT KLN KBL MBL REN BSR ZEEL GGB KNO WRI KLB PSR BGL BNT TRS

Wilayah I Wilayah II Wilayah III Pasewaran Kaliselogiri Sungai Lembu Sumber Jambe Kalikempit Kalisepanjang Kalitelepak Kalirejo Kendeng Lembu Jatirono Gunung Gumitir Malangsari Kayumas Pancur Angkrek Blawan Kalisat Jampit Silosanen Sumber Tengah Glantangan Kalisanen Kotta Blater Mumbul Renteng Banjarsari Zeelandia Gunung Gambir Kertowono Wonosari Kalibakar Pancursari Bangelan Bantaran Tretes

41

42


Pihak Lain

X FL DEP DEW WIL P RNM RS-RNM IGG

Pihak Ketiga Pihak Ketiga (dikirim melalui faks) Kementerian BUMN Dewan Komisaris PTPN I s.d. XIV, termasuk FSP-Bun Karyawan (Perseorangan) PT Rolas Nusantara Mandiri PT Rolas Nusantara Medika PT Industri Gula Glenmore

BAB

4

Jenis-Jenis Surat Dinas Aneka jenis surat yang berlaku di PTPN XII (Persero)

44


A. Surat Internal Surat internal adalah surat yang dikirimkan atau berasal dari internal (selingkung) PTPN XII (Persero). Berikut ini adalah contoh beberapa penulisan surat internal.

1. Memo Memo adalah surat sederhana yang dibuat untuk kalangan internal perusahaan. Memo dibuat pada lembaran kertas A4. Prinsip penulisan memo adalah ringkas. Memo berfungsi sebagai catatan pengingat. Memo dapat digunakan untuk a. hubungan vertikal ke bawah; b. hubungan vertikal ke atas; Bukan Nota Dinas kah? c. hubungan horizontal. Pada hubungan vertikal ke atas perlu diperhatikan kesantunan penggunaan bahasa karena ditujukan untuk orang yang setingkat atau beberapa tingkat lebih tinggi. Contoh memo vertikal ke bawah:

MEMO

N o m o r : 1 2 / M/ 2 0 3 / 2 0 1 2

Kepada : Kabag SDM Dari : Direktur SDM dan Umum Sifat : Segera

Tanggal : Lampiran : Satu lembar Hal : Pelatihan Strategi Mengelola Media

Menyikapi perkembangan teknologi media dan informasi yang sangat pesat, saya merekomendasikan penyelenggaraan “Pelatihan Strategi Mengelola Media: Memahami Media, Menggapai Citra” yang diperuntukkan bagi Asisten Keuangan dan Umum (Asaku) dan satu orang karyawan bagian SDM & umum kantor kebun PTPN XII (Persero). Tujuan pelatihan ini yaitu guna memberikan wawasan kepada staf dan karyawan kebun tentang perkembangan teknologi media (cetak, elektronik, dan online), pengelolaan media, penulisan media, serta keterampilan menghadapi awak media dalam kaitannya dengan citra perusahaan Teknis pelaksanaan dan biaya seperti terlampir dan untuk ditindaklanjuti segera sesuai dengan tanggal pelaksanaan pada • Wilayah I : Selasa, 26 April 2011 di Aula Kanwil II, Jember • Wilayah II : Rabu, 27 April 2011 di Aula Kanwil II, Jember • Wilayah III : Kamis, 28 April di Aula Kebun Wonosari, Malang Direktur SDM dan Umum, (ttd)

Jenis-Jenis Surat Dinas

Contoh memo vertikal ke atas:

MEMO

N o m o r : 1 2 / M/ 2 0 3 / 2 0 1 2

Kepada : Yth. Direksi Dari : Sekretaris Perusahaan Sifat : Segera

Tanggal : Lampiran : Satu lembar Hal : Layanan Disaster Recovery Center (DRC)

Kami informasikan saat ini PTPN XII (Persero) yang terletak di kantor Direksi belum memiliki server cadangan yang berfungsi sebagai Disaster Recovery Center (DRC) untuk penyelamatan data elektronik. Server cadangan diperlukan guna mengantisipasi pemadaman listrik dalam waktu lama, bencana alam, dan bencana yang disebabkan manusia. Kebergantungan pada server utama apabila terjadi hal yang disebutkan dapat menghambat operasional perusahaan. Untuk itu, memandang tingkat kepentingan yang tinggi dan segera, kami mengusulkan kepada Bapak pengikatan kerja sama dengan vendor yang menyediakan layanan DRC. Kami mengajukan tiga pilihan vendor DRC seperti terlampir dan merekomendasikan vendor A dengan sejumlah keunggulan. Bersama memo ini kami lampirkan rincian biaya dan spesifikasi secara detail penyedia layanan masing-masing. Demikian memo yang perlu kami sampaikan semoga Bapak berkenan meninjaunya dan memutuskannya. Sekretaris Perusahaan, (ttd)

2. Nota Dinas Nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Sebagai catatan nota bersifat vertikal ke bawah atau horizontal. Pada tingkat horizontal, isi nota bukanlah perintah, melainkan koordinasi. Nota dibuat kepada bawahan dari atasan berdasarkan hal berikut: a. bawahan memerlukan dasar atau pegangan untuk bertindak, sementara itu keadaan tidak memungkinkan untuk membuat surat dinas secara lengkap; b. untuk melengkapi surat tugas terdahulu; c. untuk memberi tugas yang jangka waktu pelaksanaannya relatif pendek.

45

46


Contoh Nota Dinas:

NOTA DINAS Nomor: DS/ND/54/2013

Kepada : Kabag SDM Dari : Direktur SDM dan Umum Sifat : Segera

Tanggal : 5 Mei 2013 Lampiran : Satu lembar Hal : Pelatihan Strategi Mengelola Media

Terkait penyelenggaraan “Pelatihan Strategi Mengelola Media: Memahami Media, Menggapai Citra” yang diperuntukkan bagi Asaku dan 1 orang karyawan kantor kebun, saya menunjuk Bapak sebagai ketua panitia penyelenggaraan kegiatan tersebut. Mohon dapat diajukan proposal segera berikut daftar peserta yang relevan diikutkan dalam kegiatan tersebut. Saya tunggu semua berkas pada 8 Mei 2013. Terima kasih. Direktur SDM dan Umum (ttd)


3. Surat Undangan

Nomor Lampiran Perihal

: 12/UND/104/2012 : : Undangan

Surabaya, 4 Juni 2012

Kepada: 1. Yth. Manajer Kebun Kendeng Lembu 2. Yth. Manajer Kebun Pasewaran 3. Yth. Manajer Kebun Blawan 4. Yth. Manajer Kebun Banjarsari 5. Yth. Manajer Kebun Wonosari 6. Yth. Manajer Kebun Bangelan dalam lingkungan PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Terkait rangkaian dalam program kerja penyusunan ulang Master Plan Teknologi Informasi (TI) sekaligus untuk mendukung pelaksanaan pengembangan TI PTPN XII, dengan ini kami sampaikan undangan pertemuan bertema “Pencapaian Tujuan Perusahaan Dengan Dukungan Teknologi Informasi” pada: Hari, tanggal : Selasa, 5 Juni 2012 Waktu : Pukul 13.00–16.00 WIB Tempat : Aula Kantor Direksi Pemateri : Ketua Forum TI BUMN Bapak Imam Bustomi, PT Semen Gresik & Pertamina Peserta : Direksi, Manajer Wilayah, Kepala Bagian, Sekretaris Perusahaan, Direktur PT Rolas Nusantara Mandiri dan Direktur PT Rolas Nusantara Medika Topik : 1. Pencapaian target perusahaan dengan dukungan Teknologi Informasi yang maksimal. 2. Komitmen dalam penyusunan Master Plan pengembangan Teknologi Informasi. 3. Steering Committee pengembangan Teknologi Informasi. Demikian kami sampaikan. Atas perhatian yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.

PT Perkebunan Nusantara XII (Persero), Direksi,

47

48


4. Surat Kuasa

SURAT KUASA Nomor: 22/SKK/002/2013 Yang bertanda tangan di bawah ini Soewarno, Direktur Produksi PT Perkebunan Nusantara XII (Persero), berkedudukan di Jalan Rajawali No. 44, Surabaya, yang dalam jabatannya seperti tersebut di atas dengan ini bertindak untuk dan atas nama Direksi PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) yang berkedudukan di Jalan Rajawali No. 44, Surabaya, memberikan kuasa kepada Nama : Pekerjaan : Alamat :

Endang Sulaeman Manajer Wilayah I PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Jalan Gajah Mada No. 249, Jember.

bertindak untuk dan atas nama Pemberi Kuasa guna melakukan tugas berikut: 1. Menandatangani Surat Perjanjian Pengolahan Log Sengon Tahun 2013 antara Wilayah I PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) dan PT Sejahtera Usaha Bersama (SUB). 2. Menggunakan hak dan wewenang sepenuhnya untuk melakukan segala perbuatan dan tindakan yang berhubungan dengan pelaksanaan, pengawasan dan penyelesaian perjanjian sesuai dengan butir 1 (satu) tersebut di atas sampai dengan selesai, berdasar pada ketentuan dan prosedur yang berlaku. 3. Melaksanakan Perjanjian Pengolahan Log Sengon Tahun 2013 sesuai dengan butir 1 (satu) tersebut di atas dan diupayakan untuk mendapat keuntungan yang optimal bagi PT Perkebunan Nusantara XII (Persero). 4. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan segala tindakan yang diambil/telah dilakukan kepada Pemberi Kuasa. Demikian surat kuasa ini dibuat agar dapat dilaksanakan Saudara dengan sebaik-baiknya.

Yang Menerima Kuasa,

Endang Sulaeman

2 Januari 2013 Pemberi Kuasa,

Soewarno


5. Surat Edaran

SURAT EDARAN Nomor: 43/SE/014/2013 Lampiran : Satu lembar Hal : Penetapan dasar iuran Jamsostek karyawan tahun 2013 Kepada: 1. Yth. Manajer Wilayah I, II, dan III 2. Yth. Seluruh Manajer Kebun 3. Yth. Seluruh Kepala Bagian 4. Yth. Sekretaris Perusahaan 5. Yth. Direktur PT Rolas Nusantara Mandiri 6. Yth. Direktur PT Rolas Nusantara Medika dalam lingkungan PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Berdasarkan a. Undang-undang (UU) No. 3 tahun 1992 tentang Jaminan Sosial Tenaga Kerja; b. Peraturan Pemerintah (PP) No. 14 tahun 1993 tentang Penyelenggaraan Program Jamsostek; c. Perjanjian Kerja Bersama (PKB) PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) periode 2012–2013 Bab X Pasal 53; d. Surat Keputusan Direksi No. Kpts-001/PTPN/UMUM/01/2013 tanggal 15 Januari 2013 tentang Penetapan Gaji dan Tunjangan Bagi Karyawan Tetap Golongan IA s.d. IVD PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Tahun 2013. Dengan ini diberitahukan bahwa 1. Kepada karyawan golongan IA–IVD diikutsertakan dalam program Jaminan Sosial Tenaga Kerja yang terdiri atas 1.1. Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK). 1.2. Jaminan Hari Tua (JHT). 1.3. Jaminan Kematian (JKM. 2. Proses penyelesaian untuk memperoleh jaminan merupakan tanggung jawab perusahaan, dengan ketentuan 2.1. Karyawan Golongan IIIA s.d. IVD klaim JHT usia 56 tahun. 2.2. Karyawan Golongan IA s.d. IID klaim JHT usia 55 tahun. 3. Dasar Iuran Jamsostek tahun 2013 bagi karyawan Golongan IA s.d. IVD ditetapkan sebagaimana terlampir. 4. Pelaksanaan penetapan dasar Iuran Jamsostek berlaku administratif terhitung mulai tanggal 1 Januari 2013, dengan ketentuan bahwa surat edaran sebelumnya dinyatakan tidak berlaku lagi. Demikian edaran ini disampikan agar dapat dipedomani dalam pelaksanaannya.

Tembusan: Ketua Umum SP-Bun PTPN XII (Persero)

Surabaya, 16 Januari 2013

PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Direksi,

49

50


6. Surat Tugas

SURAT TUGAS Nomor: ST-88/V/2013 Sehubungan dengan penyusunan Buku Pedoman Penulisan Kedinasan PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) maka Saudara ditugaskan sebagai Tim Penyusun Buku Pedoman Kedinasan, dengan susunan sebagai berikut: Ketua : Ir. Herry Purwanto, M.M. Sekretaris Perusahaan Wakil Ketua : Drs. Deddy Wahyu Cahyono, M.M. Askabag Kesekretariatan, Humas dan Protokoler Sekretaris Perusahaan Sekretaris

: Drs. Totok Sudarto, M.M. Askabag OCG dan Manajemen Risiko Sekretaris Perusahaan

Koordinator : Hening Indra Leksana, S.Sos. Staf Bidang Humas Sekretaris Perusahaan Anggota : 1. Pudjo Sulistiono, S.E. Askabag Bidang Hiperkes Bagian Umum 2. Yudo Syafrullah, S.Sos., M.I.Kom. Staf Bidang Humas Sekretaris Perusahaan 3. Wisnuaji Gagat Priambada, S.Kom. Staf Bidang TI Sekretaris Perusahaan 4. Luthfi Pudiarifiyanto, S.E., Ak. Staf Bidang Akuntansi Bagian Akuntansi 5. Brahma Satrya, S.E. Staf Bidang Pajak dan Asuransi Bagian Keuangan 6. Asigit Mudjiono, S.T. Staf Bidang Pengadaan Bagian Pengadaan 7. Septa Asri Pratiwi, S.P. Staf Bidang Pengadaan Bagian Pengadaan 8. Yoega Merdikarano, S.E. Staf Bidang Pemasaran Komoditi Tanaman Tahunan Bagian Pemasaran


9. Reggy Irawan Setiyobudi, S.T. Staf Bidang Pemasaran Komoditi Tanaman Semusim Bagian Pemasaran 10. Permadi Eko Prasetya, S.E., M.M. Staf Bidang Ekspedisi dan Gudang Bagian Pemasaran 11. Adik Damasto, S.E. Staf Bidang Pemasaran Komoditi Karet dan Teh Bagian Pemasaran 12. Ahmad Nurfathoni, S.P. Staf Bidang Pemasaran Komoditi Kopi dan Kakao Bagian Pemasaran 13. Muhammad Khoirudin, S.E. Staf Bidang Aset Manajemen Bagian Umum 14. Indra Pambudi Raharjo, S.Psi., M.M. Staf Bidang Asesmen Bagian Sumber Daya Manusia 1 5. Desita Silvia Damayanti, S.Psi., M.Psi. Staf Bidang Asesmen Bagian Sumber Daya Manusia 16. Fidi Mahendra, S.Hut. Staf Bidang Pengelolaan Tan. Tahunan Bagian Kayu & Tan. Semusim 17. Dany Kartika Nugraha, S.P. Staf Bidang Administrasi dan Pemupukan Bagian Tanaman 18. Drs. Agus Supriyadi Staf Bidang Agrowisata Bagian Perencanaan dan Pengembangan 19. Yekti Utami, S.H. Staf Bidang Legal dan Kepatuhan Bagian Hukum 20. Dodi Tri Hantoro, S.T. Staf Bidang Pengolahan Bagian Teknik & Pengolahan 21. Dwi Ariyanto, S.E. Staf Bidang Pengawasan Keuangan Bagian Satuan Pengawas Intern

51

52


Tugas Tim adalah sebagai berikut: 1. melakukan identifikasi permasalahan-permasalahan terkait penulisan kedinasan di PT Perkebunan Nusantara XII (Persero); 2. mengikuti Pelatihan dan Penyeliaan Pedoman Penulisan Kedinasan; 3. menyusun Buku Pedoman Penulisan Kedinasan PT Perkebunan Nusantara XII (Persero); 4. menyosialisasikan Buku Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) di lingkungan PT Perkebunan Nusantara XII (Persero); 5. melaporkan hasil tugas tim ke Direksi. Tim bertugas tmt.: 15 Mei 2013 sampai dengan 31 Agustus 2013 dan bertanggung jawab kepada Direksi dan segala sesuatu biaya yang timbul menjadi beban perusahaan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Demikian surat tugas ini diberikan untuk dilaksanakan sebaik-baiknya.

Surabaya, 15 Mei 2013 PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Direksi,

Tembusan: 1. Kepala Bagian Umum 2. Kepala Bagian Akuntansi 3. Kepala Bagian Keuangan 4. Kepala Bagian Pengadaan 5. Kepala Bagian Pemasaran 6. Kepala Bagian SDM 7. Kepala Bagian Kayu & Tan. Semusim 8. Kepala Bagian Tanaman 9. Kepala Bagian Perencanaan & Pengembangan 10. Kepala Bagian Tekpol 11. Kepala Bagian SPI


7. Surat Permohonan

PERMOHONAN MELAKSANAKAN CUTI/SEKRETARIS PERUSAHAAN

Sisa Cuti Tahunan/Panjang* tahun 2013/2014: 10 hari (hari kerja efektif). pemohon pelaksanaan alamat alasan cuti

: : : :

Wisnuaji Gagat Priambada 27 s.d. 28 Maret & 1 April 2013 (3 hari) Perum Bumi Marina Emas Timur Raya D 36 Sby Keperluan keluarga di Jogja

Sisa cuti setelah pelaksanaan ini: CT/CP* 8 hke.

Mengetahui/menyetujui,

Surabaya, 22 Maret 2013 Pemohon,

Ir. Herry Purwanto, M.M.

Wisnuaji Gagat Priambada

53

54


8. Surat Keputusan

SURAT KEPUTUSAN Nomor: Kpts-009/PTPN/UMUM/05/2011 TENTANG BANTUAN KEMATIAN BAGI PENSIUNAN DAN BATIH PENSIUNAN PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) DIREKSI PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) MENIMBANG MENGINGAT

: Bahwa Direksi PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) memberikan kebijakan berupa bantuan kematian bagi pensiunan dan batih pensiunan PT Perkebunan Nusantara XII (Persero). : 1. Peraturan Pemerintah RI No.17 Tahun 1996 tgl. 14.02.1996; 2. Akta Notaris Harun Kamil, SH. No. 45 tgl.11.03.1996, yang telah diubah dengan Akta Notaris Justisia Soetandio, SH. No. 62 tgl. 24.05.2000, yang telah diubah dengan Akta Notaris Habib Adjie, S.H., M.Hum. No. 30 tgl.16.08.2008, yang telah diubah dengan Akta Notaris Hj. Imnatunnuroh, SH, K.Kn. No. 37 tgl. 26.11.2010; 3. SK. Kementerian BUMN No. KEP-34/MBU/2007 tgl. 04.04.2007; 4. SK. Kementerian BUMN No. KEP-15/MBU/2009 tgl. 28.01.2009; 5. SK. Kementerian BUMN No. KEP-111/MBU/2009 tgl. 13.05.2009; 6. SK. Kementerian BUMN No. KEP-193/MBU/2010 tgl.27.09.2010;

MENETAPKAN PERTAMA

MEMUTUSKAN

: PTPN XII (Persero) memberikan bantuan kematian kepada pensiunan dan atau batih pensiunan golongan IIIA s.d. IVD PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) yang meninggal dunia dengan ketentuan sebagai berikut: 1. dalam hal pensiunan yang meninggal dunia, berupa a. uang penguburan sebesar 1 (satu) kali uang pensiun sebulan; b. uang duka sebesar 3 (tiga) kali uang pensiun sebulan; 2. dalam hal batih pensiunan yang meninggal dunia, berupa uang penguburan sebesar 1 (satu) kali uang pensiun sebulan. KEDUA : Penetapan bantuan kematian ini berlaku terhitung mulai tanggal 1 Januari 2011. KETIGA : Surat Keputusan ini diterbitkan pada tanggal ditetapkan, dengan ketentuan apabila pada kemudian hari ternyata terdapat kekurangan dan/atau kekeliruan dalam penetapan ini akan diadakan pembetulan sebagaimana mestinya.

Tembusan: 1. P3RI Cabang PTPN XII (Persero) 2. Dapenbun Cabang PTPN XII (Persero)

Ditetapkan di : Surabaya Pada tanggal : 19 Mei 2011



B. Surat Eksternal Surat eksternal adalah surat yang diperuntukkan bagi pihak ketiga yaitu pihak di luar lingkungan PTPN XII (Persero). Pada surat eksternal terdapat hal-hal yang berbeda dengan surat internal, yaitu ▪▪ surat eksternal dimulai dengan salam pembuka: Dengan hormat; ▪▪ surat eksternal diakhiri dengan salam penutup Hormat kami (apabila yang dikirimi surat kedudukannya lebih tinggi) dan Salam kami untuk penerima surat yang kedudukannya setara. ▪▪ surat eksternal dapat menggunakan kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara. Walaupun demikian, kedudukan salam pembuka dan salam penutup ini bersifat pilihan. Hal ini dikembalikan kepada kebiasaan maupun gaya selingkung di lembaga yang menerbitkan surat tersebut. Di PTPN XII (Persero) sendiri, salam pembuka dan salam penutup tidak dipergunakan. Adapun yang termasuk surat eksternal, antara lain: ▪▪ Surat Pemberitahuan ▪▪ Surat Penagihan ▪▪ Surat Teguran ▪▪ Surat Klaim ▪▪ Surat Permintaan ▪▪ Surat Penunjukan ▪▪ Surat Perintah Mulai Kerja ▪▪ Berita Acara ▪▪ Surat Perjanjian Kerja Sama dan Nota Kesepahaman (MOU) Berikut ini beberapa contoh penulisan surat eksternal.

55

56


1. Surat Pemberitahuan a. Surat Penawaran/Negosiasi

Nomor : 41/X/212/2013 Hal : Negosiasi biaya studi kelayakan

Surabaya, 4 Februari 2013

Kepada Yth. Direktur LPP Yogyakarta Jalan Urip Sumoharjo No. 100 Yogyakarta Sehubungan dengan surat Saudara No. 106/D/BPL/I/2013, tanggal 25 Januari 2013 perihal Proposal Evaluasi Konversi/Replanting Tanaman, dengan ini kami sampaikan negosiasi harga sebagai berikut. Semula: Biaya Rp75.600.000,00 PPN 10% Rp 7.560.000,00 Total Rp83.160.000,00 Menjadi : Biaya PPN 10% Total

Rp51.300.000,00 Rp 5.130.000,00 Rp56.430.000,00

Rincian biaya negosiasi terlampir. Demikian penawaran harga ini kami sampaikan dengan harapan dapat diterima. Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.



b. Surat Pemberitahuan Kunjungan

Nomor : 22/X/733/2013 Hal : Kunjungan pabrik

Surabaya, 15 Mei 2013

Kepada Yth. Direktur Utama PT Karunia Rejeki Abadi (Karea) Jl. Wicaksana No. 28, Desa Gunung Gangsir/Desa Wonokoyo, Kecamatan Beji Pasuruan Dalam rangka evaluasi pelaksanaan perjanjian dry veneer triwulan II tahun 2013 sesuai dengan Pasal 5 Ayat 1b tentang Evaluasi Rendemen, dengan ini kami akan melakukan kunjungan pabrik pengolahan veneer, yang akan dilaksanakan pada hari : Kamis tanggal : 23 Mei 2013 waktu : Pukul 10.00 WIB s.d. selesai agenda : Kunjungan Pabrik dan Evaluasi Rendemen Factual peserta : 3 orang Demikian informasi ini kami sampaikan. Atas kerja sama Saudara, kami sampaikan terima kasih.


57

58


c. Surat Jawaban Tidak Ikut Sponsorship

Nomor : 12/X/1842/12 Hal : Permohonan Sponsor Focus Group Discussion (FGD)

Surabaya, 28 November 2012

Kepada Yth. Direktur Utama PT Riset Perkebunan Nusantara Jalan Salak No. 1 A Bogor

Memperhatikan surat Direksi PT Riset Perkebunan Nusantara Nomor 1122/RPN/XI/2012 tanggal 22 November 2012, perihal permohonan sponsor Focus Group Discussion (FGD), dengan hormat kami sampaikan bahwa PTPN XII (Persero) saat ini belum dapat berpartisipasi sebagai sponsor kegiatan Focus Group Discussion (FGD) tersebut. Kami sampaikan bahwa saat ini PTPN XII (Persero) fokus pada kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan di sekitar lingkungan perusahaan. Demikian, atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.



d. Surat Undangan kepada Pihak Ketiga

Nomor Hal

: 12/WIL/081/2012 Surabaya, 30 November 2012 : Undangan Penandatanganan dengan Notaris Tentang Pendirian Perusahaan PT Industri Gula Glenmore

Kepada 1. Yth. Direksi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) 2. Yth. Direksi PT Perkebunan Nusantara XI (Persero) 3. Yth. Direksi PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) di tempat

Sesuai Keputusan Menteri BUMN nomor S-684/MBU/2012 tanggal 20 November 2012, perihal Persetujuan Pendirian Perusahaan Patungan Pabrik Gula di Glenmoro-Banyuwangi, dengan ini kami mengundang Direksi PT Perkebunan Nusantara III (Persero), PT Perkebunan Nusantara XI (Persero), dan PT Perkebunan Nusantara XII (Persero), besok pada: Hari, tanggal Waktu Tempat Acara

: Senin, 3 Desember 2012 : Pukul 14.00 WIB s.d. selesai : Kantor Notaris Aryanti Artisari, S.H., M.Kn. d.a. Menara Sudirman Lt. 18 Jalan Jenderal Sudirman Kav. 60, Jakarta : Penandatanganan dengan Notaris tentang Pendirian Perusahaan PT Industri Gula Glenmore

Dalam penandatanganan ini dimohon juga kehadirannya nama-nama terlampir.

Demikian, atas perhatian dan kehadirannya kami sampaikan terima kasih.


59

60


2. Surat Penagihan

Nomor : 52/X/1068/2013 Hal : Tagihan Kekurangan Pembayaran Pembelian Dry Veneer

Surabaya, 2 Agustus 2013

Kepada Yth. PT Muroco KP. Semanan No. 190, RT 008/07, Kel. Semanan, Kec. Kalideres Jakarta Barat – 11850 Menunjuk laporan produksi dry veneer hasil kerja sama pengolahan dry veneer triwulan III tahun 2013 antara Wilayah II dengan PT Muroco, periode pengolahan 1 s.d. 31 Juli 2013, dengan ini disampaikan kekurangan pembayaran pembelian dry veneer sebagai berikut: 1. Volume dan harga all grade dry veneer (belum termasuk PPN 10%) core Rp1.925.000,-/M3

Realisasi Dry Veneer Biaya Olah PPh Wil. Vol. Harga Nilai PPN 10% Total Biaya Nilai PPN 10% Total Pasal 23 (M3) (Rp./M3) (Rp.) (Rp.) (Rp.) (Rp./M3) (Rp.) (Rp.) (Rp.) (Rp.) 1 2 3 4 = 2 x 3 5 = 4 x 10% 6 = 4 + 5 7 8 = 2 x 7 9=8x10% 10=8+9 11=8x2% II 145,61 1.925.000 280.299.250 28.029.925 308.329.175 360.000 52.419.600 5.241.960 57.661.560 1.048.392 Jml. 145,61 - 280.299.250 28.029.925 308.329.175 360.000 52.419.600 5.241.960 57.661.560 1.048.392

Nilai Bersih Dry Veneer (Rp.) 12=6-8+11 256.957.967 256.957.967

Uang Muka Pembelian (Rp.) 13 181.500.000 181.500.000

Selisih (Rp.) 14=12-13 75.457.967 75.457.967

2. Ketentuan-ketentuan: a. Pembayaran cash before delivery 100% sebesar Rp75.457.967,- (Tujuh puluh lima juta empat ratus lima puluh tujuh ribu sembilan ratus enam puluh tujuh rupiah) agar ditransfer melalui Bank Rakyat Indonesia cabang Rajawali Surabaya no. rekening AC 0172.01.000705.30.2 atas nama PT Perkebunan Nusantara XII ( Persero ) paling lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah diterimanya surat ini. b. Penyerahan barang loco Gudang PT Muroco di Jember. c. Pembeli telah mengetahui dan setuju dengan kondisi barang, penjual tidak melayani klaim. 3. Penetapan Penjualan Lokal, Faktur Penjualan Lokal, Delivery Order (DO), dibuat Kantor Direksi (c.q. Bagian Pemasaran), Perjanjian Jual Beli Dry Veneer dibuat dan ditandatangani oleh Manajer Wilayah II yang bertindak untuk dan atas nama Direksi PT Perkebunan Nusantara XII ( Persero ) dengan Surat Kuasa Khusus No. 52/SKK/503/2013.

Demikian kami sampaikan terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.

Tembusan: 1. Manajer Wilayah II 2. Kabag 22, 31, dan 32



3. Surat Klaim (Tuntutan)

Nomor : 52/X/ /2013 Hal : Pembebanan kerugian

Surabaya,18 April 2013

Kepada Yth. Direktur CV Walet Mas Jl. Gajah Mada No. 159 Jember Berdasar pada Berita Acara Penerimaan Kopi No. 51/COFFE/III/71/2013 tgl. 27 Maret 2013 di Gudang Kopi Jl. Kalimas Baru 71 Surabaya dan penerimaan atas Order Pengangkutan oleh CV Walet Mas No. 39A/Eksp/Coff/2013 tanggal 26 Maret 2013 (terlampir), dengan ini diinformasikan bahwa terdapat produksi kopi yang diterima dalam keadaan basah dengan rincian sebagai berikut: Mutu : A/WP-1PB Kebun : Jampit Panen : 2012 Kuantum : 360 kg (6 karung) Sebanyak 6 (enam) karung kopi tersebut telah dilakukan rekondisi oleh Kebun Jampit. Sebagaimana Surat Perjanjian Kerja Sama Pengangkutan Hasil Komoditi Perkebunan Antara PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) dengan CV Walet Mas No. 52/PKS/013/2012 tanggal 02-01-2012 sesuai Pasal: - Pasal 3 : KEWAJIBAN - Ayat 3 : PIHAK KEDUA wajib mengganti semua kerugian akibat kerusakan mutu dan atau k e k u r a n g a n jumlah komoditi yang diangkut, yang diakibatkan oleh kelalaian dari PIHAK KEDUA pada waktu pelaksanaan pengangkutan baik disengaja maupun tidak, yang meliputi: - Butir a : Basah kena air/air hujan, alat transportasi tidak menggunakan tutup/terpal yang baik (berlubang/ menyebabkan bocor) dan alas truk berlubang sehingga mengakibatkan bocor dari bawah (air masuk dari bawah bak truk). Sehubungan hal tersebut maka kepada CV Walet Mas akan kami kenakan biaya rekondisi atas 6 (enam) karung kopi yang basah tersebut dengan rincian biaya sebagai berikut: No. Biaya Jumlah (Rp) 1. Sewa kendaraan angkutan 1.300.000,00 2. Pengawalan dan Sopir 400.000,00 3. Pengeringan dan Kemas (4 OHK) 110.000,00 Jumlah 1.810.000,00 Pembebanan biaya rekondisi senilai Rp1.810.000,00 (satu juta delapan ratus sepuluh ribu rupiah) akan kami perhitungkan dari tagihan Saudara selanjutnya. Demikian informasi ini disampaikan agar dapat Saudara maklumi.


61

62


4. Surat Permintaan

Nomor : 41/X/30/2013 Hal : Informasi Harga Pestisida

Surabaya, 4 Januari 2013

Kepada Yth. Direktur PT Windu Kamukten Jalan Raya Mastrip 136 A/12 A Surabaya

Sehubungan dengan kebutuhan pestisida pada tahun 2013, perusahaan Saudara sebagai pemegang keagenan pestisida, dengan ini diminta kesediaan Saudara untuk memberikan informasi harga pestisida yang Saudara ageni sebagai referensi kami, sesuai format sebagai berikut: Jenis Pestisida

Kandungan Bahan Aktif

Merk Dagang

Produksi Kemasan*

Harga Satuan (Rp/Liter/Kg)

*) Isi kuantum per kemasan. Dalam informasi harga agar menyebutkan : ~ Harga yang ditawarkan belum/sudah termasuk PPN 10% ~ Jangka waktu penyerahan/levering barang dengan franko PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Gudang Surabaya, Wonosari dan Jember. Surat/informasi harga agar dilampiri: ~ Fotokopi Surat penunjukkan sebagai distributor/agen yang masih berlaku. ~ Fotokopi Price List dari produsen atas merk dagang yang diageni. Demikian untuk menjadikan maklum dan jawaban Saudara kami tunggu segera.



5. Surat Penunjukan

No. : 41/01/I/SPPBJ/II/2013

SURAT PENUNJUKAN PENYEDIA BARANG & JASA STIMULANSIA GAS LANTENE

Tgl. : 1 Februari 2013 Hlm. : 1 (satu)

Kepada

Diserahkan :

Yth. Direktur PT Husada Gemakerta

Penerima

:

Jalan Plaju No. 6

Tanggal

:

Jakarta 10230

Atas dasar dokumen Pengadaan Stimulansia Gas Latene ini berikut ini: ▪▪

surat PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) No. 41/X/141/2013 tanggal 22 Januari 2013 perihal Informasi Harga Stimulansia Gas Latene;

▪▪

surat PT Hasuda Gemakerta No.019/HG-LG/AK/I/13 tanggal 23 Januari 2013 perihal Informasi Harga Stimulansia Gas Latene;

▪▪

faksimile PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) No. 41/Fax/32/I/2013 tanggal 28 Januari 2013 perihal Negosiasi Harga Aplikator dan Stimulansia Gas Latene;

▪▪

surat PT Hasuda Gemakerta No.042/I-GEM/13 tanggal 28 Januari 2013 perihal Negoisasi Harga Aplikator dan Stimulansia Gas Latene

dengan ini kami menetapkan perusahaan Saudara selaku Distributor tunggal dari Latene International PTE LTD, sebagai pelaksana pemasok stimulansia Gas Latene di PT Perkebunan Nusantara XII (Persero), dengan ketentuan dan persyaratan sebagai berikut

...............................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................... ............................................................................................................

Demikian Surat Penunjukan Penyedia Barang dan Jasa ini dibuat agar dapat dilaksanakan.

Menyetujui,

PT Perkebunan Nusantara XII (Persero)

PT Hasuda Gemakarta

Direksi,

Direktur,

Agung Kamal

63

64


6. Surat Perintah Mulai Kerja

SURAT PERINTAH MULAI KERJA No.: 41/04.a/441/II/SPMK/ /2013 STUDI KELAYAKAN PROGRAM KONVERSI/REPLANTING Tgl. : 14 Februari 2013 KEBUN KAKAO

Kepada

Diterima oleh Penerima Kerja

Yth. Direktur Lembaga Pendidikan Perkebunan (LPP)

pada

Jalan LPP No. 1, Yogyakarta

Penerima

:

Tanggal

:

Berdasarkan pada dokumen berikut ini: ▪▪

Surat PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) No. 21/X/148/2013 tanggal 23 Januari 2013 perihal Evaluasi Konversi/Replanting Tanaman.

▪▪

Surat LPP No.106/D/BPL/I/2013 tanggal 25 Januari 2013 perihal Proposal Evaluasi Konversi/Replanting Tanaman.

▪▪

Surat PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) No. 41/005.a/II/2013 tanggal 4 Februari 2013 perihal Negosiasi Biaya Studi Kelayakan Program Konversi/Replanting Kebun Kakao Oleh LPP Yogyakarta.

▪▪

Surat LPP No. 107/D/BPL/II/2013 tanggal 8 Februari 2013 perihal Biaya Studi Kelayakan Program

Konversi/Replanting Kebun Kakao. Dengan ini Saudara ditetapkan sebagai pelaksana pekerjaan Studi Kelayakan Program Konversi/Replanting Kebun Kakao di PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Jenis Pekerjaan: Konsultan Lingkup Pekerjaan: Studi Kelayakan Program Konversi/Replanting Kebun Kakao. 2. Lokasi: Kebun Kakao PT Perkebunan Nusantara XII (Persero). 3. Jangka waktu pelaksanaan: Enam puluh lima (65) hari kalender terhitung sehari setelah Surat Perintah Mulai Kerja ini diterima oleh LPP Yogyakarta. 4. Nilai kontrak adalah senilai Rp .... termasuk PPN 10%, sesuai dengan surat Saudara No. 107/D/BPL/II/2013 tanggal 8 Pebruari 2013 perihal Biaya Studi Kelayakan Program Konversi/Replanting Kebun Kakao. Ketentuan dan persyaratan lain akan diatur lebih lanjut dalam Surat Perjanjian.

Demikian Surat Perintah Mulai Kerja ini dibuat untuk dapat dilaksanakan dengan sebaiknya.

Penerima kerja, Lembaga Pendidikan Perkebunan (LPP)

Pemberi kerja, PT Perkebunan Nusantara XII (Persero)

Ir. Gunawan Ciptadi

Ir. H. Ade Prasetyo

Direktur

Kepala Bagian Pengadaan


7. Berita Acara BERITA ACARA SERAH TERIMA LAPORAN KEMAJUAN KAJIAN KESESUAIAN LAHAN DAN TIPOLOGI LAHAN TEBU PTPN XII (PERSERO)

Pada hari ini, berikut. Objek Pekerjaan : Jumlah : Lokasi :

tanggal .... bulan .... Tahun 2012 telah diterimakan laporan kemajuan sebagai Kajian Kesesuaian Lahan dan Tipologi Lahan Pengembangan Tebu di Wilayah PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) .... buku

Dengan menunjuk dan berdasarkan ketentuan-ketentuan pada Surat Perjanjian Kerja Sama Kajian Kesesuaian Lahan dan Tipologi Lahan Pengembangan Tebu di Wilayah PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Nomor: 22/PKS/049/2012 tanggal 2 Juli 2012. Untuk itu, Pelaksanan/Penyedia : Pusat Penelitian Perkebunan Gula Indonesia Alamat : Jalan Pahlawan No. 25, Pasuruan, Jawa Timur telah menyerahkan Laporan Kemajuan Kajian Kesesuaian dan Tipologi Lahan pengembangan Tebu di Wilayah PT Perkebunan Nusantara XII (Persero). Berita Acara ini dibuat untuk kelengkapan administrasi guna pertanggungjawaban keuangan dan prosedur yang berlaku.

Surabaya, ........................... 2012 Yang Menerima Pihak Yang Menyerahkan PTPN XII (Persero) Pusat Penelitian Perkebunan Gula Indonesia Bag. Budidaya Kayu dan Tanaman Semusim

Ir. H. Yus Martin Kepala Bagian

___________________

65

66


8. Surat Perjanjian Kerja Sama dan Nota Kesepahaman (MOU) Surat Perjanjian Kerja Sama tidaklah sama dengan Nota Kesepahaman atau memorandum of understanding. Perbedaan yang mendasar terletak pada pokok kesepakatan yang dituangkan. Di dalam perjanjian kerja sama, para pihak yang bekerja sama akan melakukan sesuatu dengan perincian yang detail tentang biaya, hasil, ataupun hak dan kewajiban. Salah satu pihak akan mengikatkan diri dengan pihak lain. Di dalam MOU, sebuah kesepakatan hanya memuat hal-hal pokok saja untuk kemudian dituangkan ke dalam perjanjian kerja sama. MOU dapat dikatakan sebagai perjanjian pendahuluan dalam jangka waktu tertentu yang akan diikuti dengan perjanjian kerja sama lebih detail. Hal-hal inti yang terdapat pada Surat Perjanjian Kerja Sama, yaitu ▪▪ dasar perjanjian; ▪▪ objek perjanjian; ▪▪ jangka waktu kerja sama; ▪▪ hak dan kewajiban para pihak masing-masing; ▪▪ biaya; ▪▪ standar kualitas hasil; ▪▪ jaminan pelaksanaan; ▪▪ wanpretasi (pengingkaran) dan sanksinya; ▪▪ keadaan kahar (force majeure).

C. Singkatan dan Akronim dalam Surat Singkatan/ Akronim DU DP DK DM DS

Kepanjangan Direktur Direktur Direktur Direktur Direktur

Utama Produksi Keuangan Pemasaran dan Renbang SDM dan Umum


Kabag Askabag Manwil Kandir Kanwil Manbun Wamen Astan Astekpol Asaku Manbes Mankes Renbang Dapenbun PKBL Sekper BDS tmt. dumm. dump ACC BP RTL Tekpol Diklat P3RI SP-Bun PKB SDM SPM KSU Kopkar AMDAL SSB HT dll.

Kepala Bagian Asisten Kepala Bagian Manajer Wilayah Kantor Direksi Kantor Wilayah Manajer Kebun Wakil Manajer Asisten Tanaman Asisten Teknik Pengolahan Asisten Administrasi Keuangan dan Umum Mandor Besar Mantri Kesehatan Perencanaan dan Pengembangan Dana Pensiunan Perkebunan Program kemitraan dan Bina Lingkungan Sekretaris Perusahaan bertemu dengan saya (disposisi) t erhitung mulai tanggal demikan untuk menjadi maklum demikian untuk menjadi periksa accoord (bahasa Belanda) = akur, sepakat Balai Pengobatan Rencana Tindak Lanjut Teknik dan Pengolahan Pendidikan dan Pelatihan Persatuan Pensiunan Perkebunan Republik Indonesia Serikat Pekerja Perkebunan Perjanjian Kerja Bersama Sumber Daya Manusia Standardisasi Pengendalian Mutu Kerja Sama Usaha Koperasi Karyawan Analisa Mengenai Dampak Lingkungan Single Side Band Handy Talky dan lain-lain

67

68


dsb. dst. hlm. sda. Yth. kg cm

dan sebagainya dan seterusnya halaman sama dengan di atas yang terhormat kilogram sentimeter

BAB

5

Penulisan Laporan Laporan merupakan dokumen tertulis yang penting dalam konteks kedinasan.

70


A. Pengertian Laporan Sebuah informasi yaitu fakta dan data yang terjadi telah menjadi sebuah kebutuhan bagi instansi/perusahaan untuk dilaporkan. Untuk itu, laporan dalam praktiknya sangat diperlukan dengan berbagai macam cara dan bentuknya. Dalam hal cara, laporan dapat disampaikan secara lisan dan dapat pula secara tulisan. Dalam hal kedinasan, jenis laporan yang dikenal lebih banyak adalah laporan teknis. Laporan teknis adalah laporan tentang penyelenggaraan kegiatan atau manajemen suatu organisasi, seperti laporan kegiatan, laporan perjalanan, laporan keuangan, dan laporan kemajuan pekerjaan. Dalam laporan teknis tentu akan ada unsur tugas/tanggung jawab dari seorang pemimpin atau pimpinan instansi/perusahaan kepada seseorang. Hasil dari pelaksanaan tugas itulah yang dilaporkan si pelapor dalam bentuk tertulis. Dalam hal ini tentu si pelapor harus lebih dulu mengumpulkan bahan-bahan untuk dilaporkan. Pengertian laporan teknis adalah suatu pemberitahuan secara tertulis tentang tanggung jawab yang dipercayakan, dari si pelapor (perseorangan, tim, atau instansi/perusahaan) kepada si penerima laporan (perseorangan, tim, ataupun instansi/perusahaan) tentang teknis penyelenggaraan suatu kegiatan dan hasil-hasilnya. Definisi laporan berkualitas ialah laporan yang disusun atau ditulis sesuai dengan tujuan serta kebutuhan dan mengandung keterbacaan tinggi. Laporan berkualitas juga dapat dilihat dari sifatnya sebagai berikut: 1. Ringkas meskipun begitu banyak bahan yang diperoleh pelapor dari berbagai sumber, pelapor perlu memilah dan memilih bahan yang layak serta perlu untuk dilaporkan. Dengan demikian, laporan tidak berisi suatu hal yang terlalu detail atau malah bertele-tele. 2. Lengkap dalam arti semua hal penting yang harus serta layak dilaporkan sudah tertuang dalam laporan. Hal ini bukan berarti bertentangan dengan keringkasan suatu laporan. Dalam melaporkan sesuatu, pelapor biasanya tidak dibatasi oleh jumlah atau ketebalan halaman. Selama sesuatu layak untuk dilaporkan maka pelapor harus melaporkannya. Bahkan, untuk menambah kejelasan sebuah laporan maka ditambahkan juga unsur visual, seperti grafik, denah, tabel, ataupun gambar. 3. Logis dalam arti laporan yang disampaikan dapat ditelusuri alasan-alasannya yang masuk akal atau berbasis pada data dan

Penulisan Laporan

fakta sebenarnya, bukan merupakan hasil rekayasa. Karena itu, ukuran data dan fakta objektif sangat dipertimbangkan. 4. Sistematis diperlukan agar laporan tersaji secara sistemik sehingga mudah dibaca dan ditelusuri oleh siapa pun. Laporan disajikan secara berurutan, saling berhubungan dalam satu kesatuan, serta tidak ada bagian yang saling tumpang tindih atau berkali-kali disajikan. 5. Lugas maksudnya penyajian laporan menggunakan gaya bahasa yang langsung pada pokok persoalan; tidak diperlukan suatu deskripsi yang berbunga-bunga sehingga mengaburkan inti persoalan. 6. Keterbacaan yang tinggi yaitu memperhatikan segi penyajian atau pengemasan laporan, terutama berhubungan dengan format laporan, perwajahan, penggunaan tipografi, penggunaan warna, dan juga penyajian visual.

B. Bentuk Laporan Berdasarkan jangka waktu pelaporan, laporan dapat dibagi menjadi laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan, laporan triwulan, laporan semester, dan laporan tahunan. Berdasarkan bentuknya, laporan dapat dibagi ke dalam bentuk formulir, surat, dan naskah.

1. Formulir Laporan dalam bentuk formulir kerap dibuat demi memudahkan pelapor melaporkan kegiatannya langsung dengan mengisikan bagian-bagian isian dalam formulir. Adapun laporan yang kerap dibuat dalam bentuk formulir, yaitu ▪▪ formulir laporan penugasan; ▪▪ formulir notula/risalah rapat; ▪▪ formulir laporan kemajuan kerja.

2. Surat Laporan dalam bentuk surat seperti halnya surat biasa yang berisi laporan ringkas tentang suatu tugas.

3. Naskah Laporan bentuk naskah ialah format laporan panjang yang ditulis layaknya naskah dengan sistematika tertentu. Laporan jenis ini biasanya merupakan laporan kegiatan dan laporan hasil percobaan.

71

72


C. Format Teknis Laporan Berikut ini adalah format teknis yang perlu diperhatikan dalam pembuatan laporan bentuk naskah.

1. Spesifikasi Teknis ▪▪ ditik di kertas A4 (21 x 29,7 cm) putih 70 gr.; ▪▪ margin kiri 4 cm; kanan 2,5 cm; atas 3 cm; bawah 3 cm; ▪▪ diberi halaman sampul atau kover yang berisikan judul laporan, pelapor, dan Bagian/Kebun/Wilayah pelapor; ▪▪ dijilid/dibundel; ▪▪ diberi nomor halaman pada setiap halaman dan dicetak satu muka; ▪▪ disertai surat pengantar naskah laporan.

2. Tipografi ▪▪ menggunakan font atau huruf Times New Roman 12 pt; ▪▪ berspasi 1 s.d. 1,5; ▪▪ judul bab center dan huruf kapital tebal (all capital).

3. Sistematika Bagian Awal ▪▪ ▪▪ ▪▪ ▪▪ ▪▪ ▪▪ ▪▪ ▪▪

kover halaman judul laporan kata pengantar prakata daftar isi daftar tabel (jika ada) daftar gambar, grafik, diagram (jika ada) ringkasan eksekutif Bagian Isi

▪▪ pendahuluan ▪▪ pembahasan/uraian ▪▪ simpulan/penutup Bagian Akhir ▪▪ lampiran ▪▪ daftar pustaka (jika ada) Berdasarkan sistematika tersebut maka laporan teknis dapat dikembangkan seperti berikut ini.

Penulisan Laporan

Laporan Teknis Penyelenggaraan Kegiatan Prakata Daftar Isi Ringkasan Eksekutif BAB 1.1 1.2 1.3 1.4

I PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan Sasaran Target

BAB II PELAKSANAAN CSR 2.1 .... 2.2 .... 2.3 .... BAB III EVALUASI DAN HAMBATAN 3.1 Evaluasi 3.2 Hambatan BAB IV SIMPULAN DAN SARAN 4.1 Simpulan 4.4 Saran Lampiran

D. Contoh Penulisan Notula Notula rapat adalah catatan singkat yang merinci jalannya rapat, dibuat oleh notulis sebagai catatan tertulis tentang apa yang dibahas dan diputuskan. Notula sebagai dokumen harus jelas dan akurat. Untuk itu, bahasa atau kalimat efektif mutlak digunakan. Notulis mempunyai peran penting untuk mengoordinasikan notula. Peran ini dapat dilakukan oleh orang yang sama pada setiap rapat atau sebuah tim yang ditugaskan untuk itu. Hasil notula dapat disusun kembali dalam bentuk lebih rapi oleh orang lain, tetapi notulis harus tetap mengawasi. Notula yang baik adalah yang ringkas, tepat sesuai dengan sifat rapat/pertemuan, dan setiap poin diberi nomor atau ditambahkan rujukan jika terlalu panjang. Poin penting lainnya adalah semakin cepat notula diselesaikan dan dibagikan, semakin baik untuk semua peserta rapat. Notula menjadi dokumen atas semua rencana dan tindakan yang hendak diambil, sekaligus termuatnya tenggat (deadline) dan penanggung jawab dari setiap rencana tersebut.

73

74


Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan notula. ▪▪ Notula harus ditandatangani oleh pemimpin rapat. ▪▪ Daftar hadir (presensi) dilampirkan pada notula. ▪▪ Bagikan notula dalam satu atau dua hari setelah rapat. ▪▪ Tindak lanjuti masalah yang perlu ditangani dan disampaikan melalui laporan kemajuan. ▪▪ Gunakan notula untuk menyusun laporan perkembangan proyek (progress report) yang sedang berjalan. Bagikan laporan tersebut bersama dengan agenda rapat selanjutnya. ▪▪ Pada setiap rapat, terima notula dari rapat sebelumnya dan verifikasi keakuratannya.

NOTULA RAPAT

Tanggal: _______________ Nomor Waktu Tempat Agenda

: : : :

________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

Pengundang Jenis Rapat Pemimpin Notulis Peserta Hadir Peserta Tidak Hadir Pembukaan ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Pembahasan ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Dinamika ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Kesimpulan ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Rencana Tindak Lanjut ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Mengetahui,*)

Notulis,

_____________

_____________

Rapat Direksi, ditandatangani oleh semua Direksi yang hadir, sedangkan rapat lainnya ditandatangani pimpinan rapat dan dilampiri daftar hadir peserta.

*)

BAB

6

Tata Kearsipan Arsip yang ada harus dipelihara dan disimpan agar dapat diakses informasinya sewaktu-waktu. Tata kearsipan dikelola oleh Unit Kearsipan yang melakukan tugas pengendalian dan penyimpanan.

76


A. Prosedur Pengarsipan Arsip merupakan bahan kerja yang bersifat tertulis dalam bentuk apa pun. Arsip yang ada harus dipelihara dan disimpan agar dapat diakses informasinya sewaktu-waktu. Tata kearsipan dikelola oleh Unit Kearsipan yang melakukan tugas pengendalian dan penyimpanan. Sistem kearsipan yang digunakan adalah sistem kearsipan terpadu. 1. Tugas Pengendalian ▪▪ memberi nomor urut pada arsip yang akan difail sesuai dengan kartu kendali dalam bentuk buku yang disebut buku kendali; ▪▪ memilah-milah arsip sesuai dengan klasifikasi/direktorat; ▪▪ memberi nomor urut dan tanggal pada arsip yang akan difail yaitu dengan memberi huruf “f” di depan nomor urut sesuai dengan kode klasifikasi/direktorat, kemudian dibubuhi tanggal diterimanya arsip tersebut. 2. Tugas Penyimpanan ▪▪ menyimpan buku kendali pada laci (tempat) yang disediakan; ▪▪ menyimpan arsip yang difail ke dalam lemari arsip. Penyelenggaraan tata kerja kearsipan dapat dilakukan dengan sentralisasi dan desentralisasi. Adapun tata kerja kearsipan surat adalah sebagai berikut. ▪▪ Arsip aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi dan terus-menerus disimpan dan dipelihara pada pemroses (bagian yang bersangkutan) yaitu tiap-tiap bagian organisasi menyelenggarakan pengaturan arsip surat sendiri (desentralisasi). Jangka waktu arsip aktif adalah 5 tahun. ▪▪ Arsip semiaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun disimpan dan dipelihara pada pemroses (bagian yang bersangkutan) yaitu tiap-tiap bagian organisasi menyelenggarakan pengaturan arsip surat sendiri (desentralisasi). Jangka waktu arsip semiaktif adalah 10 tahun. ▪▪ Arsip inaktif yaitu arsip yang sudah jarang sekali digunakan dan hanya sewaktu-waktu dipusatkan pada sentral yaitu disimpan di Sekretaris Perusahaan (sentralisasi). Arsip inaktif ada yang

Tata Kearsipan bisa dimusnahkan, ada juga yang tidak bisa dimusnahkan. Jangka waktu arsip inaktif adalah lebih dari 10 tahun.

B. Arsip Surat Masuk dan Arsip Surat Keluar Arsip surat dapat ditemukan dengan mengenali hal-hal berikut ini.

1. Arsip Surat Masuk ▪▪ diketahui kode klasifikasi/direktoratnya melalui buku kendali; ▪▪ diketahui nomor urut fail melalui buku kendali; ▪▪ diketahui tanggal diterimanya melalui buku kendali.

2. Arsip Surat Keluar ▪▪ dapat ditandai berupa lembaran HVS kuning yang dijilid (bundel) dan disusun menurut tanggal dikeluarkannya surat dan diberi nomor pada bundel; ▪▪ diketahui tanggal dikeluarkannya surat melalui bundel arsip; ▪▪ diketahui nomor bundel arsip (kuning) melalui buku kendali.

C. Peminjaman Arsip Peminjaman arsip dapat dilakukan dengan mengisi kartu arsip. Kartu pinjam arsip menjadi sebuah alat kontrol dwiguna, yaitu ▪▪ memberi tahu berada di tangan siapakah arsip yang tidak ada pada tempatnya; ▪▪ memberi tahu seberapa sering frekuensi penggunaan arsip tersebut.

D. Penyusutan Arsip Penyusutan arsip adalah upaya mengklasifikasi arsip dalam golongan inaktif sehingga dapat menghemat tempat penyimpanan dan biaya serta menghemat waktu dalam upaya pencarian kembali arsip yang disimpan. Tata cara penyusutan arsip diatur sebagai berikut. 1. Tiap bagian secara teratur mengadakan penelitian untuk menen tukan arsip inaktif.

77

78

Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero) 2. Tiap bagian meneliti dan memisahkan arsip yang telah melebihi jangka waktu yang telah ditentukan dalam jadwal retensi (10 tahun). 3. Tiap bagian membuat daftar arsip (berisi tanggal, hal, dsb.) yang berdasarkan jadwal retensi arsip dapat dimusnahkan. 4. Tiap bagian mengumpulkan arsip tersebut dan diajukan ke Tim Peneliti. 5. Tiap bagian memberitahukan kepada Unit Pengolah melalui daftar arsip bahwa arsip telah memenuhi jangka waktu yang ditetapkan dalam jadwal retensi dan telah disetujui oleh Tim Peneliti untuk dimusnahkan. Pemusnahan arsip mengikuti ketentuan berikut ini. ▪▪ Tim Peneliti mengajukan permohonan tentang pemusnahan arsip kepada Sekretaris Perusahaan. Selanjutnya, permohonan disampaikan ke Direksi untuk mendapatkan persetujuan. ▪▪ Petugas yang melaksanakan pemusnahan membuat Berita Acara tentang pelaksanaan pemusnahan arsip.

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP Nomor: Pada hari ini, tanggal ____________________ yang bertanda tangan di bawah ini berdasarkan surat ___________________ No. ____________________ Tanggal _________________ dan surat tugas No. _______________ Tanggal ___________________________ telah melakukan pemusnahan arsiparsip sebagaimana tercantum dalam daftar terlampir dengan cara *): a. penghancuran b. pembakaran c. peleburan secara kimia Catatan: *) coret yang tidak perlu

Surabaya, 1. _________________ (__________) 2. _________________ (__________) 3. _________________ (__________)

BAB

7

Pedoman Kebahasaan Bahasa yang digunakan dalam surat dinas adalah bahasa resmi sehingga harus memenuhi kaidah sebagai bahasa yang baik dan baku. Bahasa surat harus dipilihkan bahasa yang lazim digunakan serta juga cermat.

80


A. Penerapan Ejaan yang Disempurnakan Kaidah-kaidah ejaan bahasa Indonesia terdapat di Pedoman Umum Ejaan yang Disempurnakan (PUEYD). Sudah selayaknya penulis surat mengikuti kaidah-kaidah di dalam PUEYD. Perhatikan contoh berikut ini. Baku u.p. (untuk perhatian) d.a. (dengan alamat) s.d. (sampai dengan) a.n. (atas nama) u.b. (untuk beliau) PT CV antarkebun antar-Bagian usaha tani Februari November pasca tanda tangan penanda tangan

Tidak Baku u/p atau c/q d/a s/d a/n u/b P.T. C.V. antar kebun antar Bagian usahatani Pebruari Nopember paska tandatangan penandatangan

penandatanganan penanggung jawab kerja sama

penanda tanganan penanggungjawab kerjasama

bekerja sama sama dengan menandatangani tanggung jawab

bekerjasama samadengan menanda tangani tanggungjawab

bertanggung jawab

bertanggungjawab

penanggung jawab

penanggungjawab

pertanggungjawaban beri tahu

pertangungan jawab beritahu

memberi tahu memberitahukan dan lain-lain dan sebagainya

memberitahu memberi tahukan dan lain sebagainya

Pedoman Kebahasaan

1. Penulisan Nama Gelar/Pangkat/Jabatan Singkatan Gelar A.Md. dr. Dr. Drs. Ir. M.A. M.Ag. M.B.A. M.Hum. M.Kes. M.I.Kom. M.M. M.P. M.P.A. M.P.H. M.Pd. M.Ph. M.Sc. M.Si. M.Sn. M.T. Ph.D. S.Ag. S.E. S.H. S.Hut. S.I.Kom. S.K.M. S.Kedg. S.Kedh. S.Kom. S.P. S.Pd. S.Pol. S.Psi. S.S. S.Si.

Kepanjangan Ahli Madya Dokter Doktor Doktorandus Insinyur Master of Arts Magister Agama Master of Business Administration Magister Humaniora Magister Kesehatan Magister Ilmu Komuninasi Magister Manajemen Magister Pertanian Master of Public Administration Master of Public Health Magister Pendidikan Master of Philosophy Master of Science Magister Sains Magister Seni Magister Teknik Philosophiae Doctor Sarjana Agama Sarjana Ekonomi Sarjana Hukum Sarjana Kehutanan Sarjana Ilmu Komunikasi Sarjana Kesehatan Masyarakat Sarjana Kedokteran Gigi Sarjana Kedokteran Hewan Sarjana Komputer Sarjana Pertanian Sarjana Pendidikan Sarjana Ilmu Politik Sarjana Psikologi Sarjana Sastra Sarjana Sains

81

82


S.Sn. S.Sos. S.T. S.Tekp. S.Th.

Sarjana Sarjana Sarjana Sarjana Sarjana

Seni Ilmu Sosial Teknik Teknologi Pertanian Theologi

Penulisan gelar diikuti dengan tanda koma (,) di belakang nama. Contoh: Bambang Trimansyah, S.S. Ir. Budiyanto, M.M. Abdul Hamid, S.S., M.Hum.

2. Penulisan kata depan di, ke, dan dari Penulisan kata depan di, ke, dan dari dipisah dari kata yang diikutinya. Contoh: ▪▪ Kegiatan ini akan diselenggarakan di kantor pusat. ▪▪ Mereka menyatakan hadir ke dua tempat tersebut. ▪▪ Direktur utama sedang berdinas ke luar negeri. ▪▪ Kiriman dari Singapura telah tiba tadi pagi. ▪▪ Pegawai yang sudah mengabdi 40 tahun ke atas mendapat tunjangan khusus. ▪▪ Kedudukannya berada dua tingkat di bawah direktur utama. ▪▪ Semua staf diundang dalam peringatan ulang tahun ke-7 perusahaan itu. ▪▪ Ketujuh karyawan itu mendapat surat peringatan karena lalai.

3. Penulisan huruf kapital pada unsur nama Dalam PUEYD, ada 15 butir aturan mengenai penulisan huruf kapital. Berikut ini aturan penulisan huruf kapital pada huruf pertama unsur nama. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama dalam ungkapan yang berhubungan dengan nama Tuhan dan Kitab Suci, termasuk kata ganti untuk Tuhan. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama gelar kehormatan, keturunan, dan keagamaan yang diikuti nama orang.

Pedoman Kebahasaan

▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama unsur nama jabatan dan pangkat yang diikuti nama orang atau yang dipakai sebagai pengganti nama orang tertentu, nama instansi, atau nama tempat. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama unsur-unsur nama orang. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama bangsa, suku bangsa, dan bahasa. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama tahun, bulan, hari, hari raya, dan peristiwa sejarah. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama geografi. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama semua unsur nama negara, lembaga pemerintah dan ketatanegaraan, serta nama dokumen resmi, kecuali kata seperti dan. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama setiap unsur bentuk ulang sempurna yang terdapat pada nama badan, lembaga pemerintah dan ketatanegaraan, serta dokumen resmi. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama semua kata (termasuk semua unsur kata ulang sempurna) di dalam nama buku, majalah, surat kabar dan judul karangan, kecuali kata seperti di, ke, dari, dan, yang, untuk yang tidak terletak pada posisi awal. ▪▪ Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama unsur singkatan nama gelar, pangkat, dan sapaan. Dengan demikian, huruf kapital tidak digunakan pada huruf pertama unsur nama komoditas perkebunan, seperti karet, kakao, teh, kopi, kopi luwak, kayu jati, dan sebagainya.

B. Pilihan Kata Baku Penggunaan kata baku dalam surat dinas adalah mutlak. Penulis surat harus menghindarkan kata-kata tidak baku ataupun yang terpengaruh dialek bahasa daerah dan bahasa slang. Baku e apotek atlet atmosfer

Tidak Baku i apotik atlit atmosfir

83

84


cendera mata definisi konkret teori sistem sistematika sistematis telegram telepon

cindera mata difinisi konkrit tiori sistim sistimatika sistimatis tilgram tilpun; tilpon i

hakikat kaidah nasihat

e hakekat kaedah nasehat

ie hierarki karier spesies varietas

i hirarki karir spesis varitas

e metode

a metoda

is analisis diagnosis sintesis

a analisa diagnosa sintesa

u

o

lubang

lobang

berlubang

berlobang

melubangi ubah

melobangi obah; robah; rubah

berubah

berobah

mengubah

mengobah; merobah; merubah il

al aktual formal insidental operasional rasional spiritual tradisional

aktuil formil insidentil operasionil rasionil spirituil tradisionil

Pedoman Kebahasaan

el personel tas fakultas intensitas selebritis Baku advokat aktivitas anggota anutan balans esai Februari frekuensi grup identitas iktikad intensif jadwal kategori kelola kompleks konduite kongres kreativitas kuitansi lembap lokalisasi manajemen manajer objek objektif organisasi pascapanen piutang produktif proyek pukul 7.00 s.d. 10.00 resistans

il personil; personal ti fakulti intensiti selebriti Tidak Baku adpokat aktifitas anggauta panutan balan esei Pebruari frekwensi group indentitas itikad intensip jadual katagori lola komplek kondite konggres kreatifitas kwitansi lembab lokalisir managemen manager obyek obyektif organisir pasca panen pihutang produktip projek pukul 07.00 s.d. 10.00 resistan

85

86


risiko Rp5.000.000,00 silakan standar standardisasi subbagian subjek subjektif survei tarif teknik teknologi teladan tim transpor utang wujud zona

resiko Rp.5.000.000,-; Rp 5.000.000,silahkan setandar standarisasi sub bagian subyek subyektif survai tarip tehnik tehnologi tauladan team transport hutang ujud zone

C. Pilihan Kata yang Lazim Dalam surat dinas hendaknya digunakan kata-kata yang lazim yaitu kata-kata yang sudah dikenal secara umum. Hindarkan penggunaan kata dalam bahasa asing yang berlebihan. Perhatikan contoh berikut kata dalam bahasa Inggris yang memiliki padanan dalam bahasa Indonesia. approach approval impact workshop meeting monitor review preview sparepart file monitor claim complain

pendekatan persetujuan dampak lokakarya rapat pantau tinjauan tayangan awal suku cadang fail pantau klaim komplain

Pedoman Kebahasaan

handphone website e-mail; email facsimile

ponsel situs surat elektronik; sur-el faksimile

D. Pilihan Kata yang Cermat Pilihan kata yang cermat dilakukan dengan memperhatikan kedudukan penerima surat. Perhatikan kata berikut ini. meminta memohon memerintahkan menginstruksikan menganjurkan menyarankan

Kedudukan penerima surat berada di bawah pengirim surat. Kedudukan penerima surat di atas atau sederajat/setara dengan pengirim surat. Kedudukan penerima surat berada di bawah pengirim surat. Kedudukan penerima surat berada di bawah pengirim surat. Kedudukan penerima surat berada sejajar dengan pengirim surat. Kedudukan penerima surat berada di atas atau sederajat/setara dengan pengirim surat.

Demikian pula halnya dengan ketepatan pemilihan kata sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Anda juga harus memperhatikan kedudukan orang tersebut.

E. Ungkapan Idiomatik Ungkapan idiomatik adalah kelompok kata yang susunannya sudah tetap dan senyawa. Karena itu, kata-kata tersebut tidak boleh ditambahi, dikurangi, atau dipertukarkan. Berikut contoh ungkapan idiomatik. berbicara tentang berdiskusi tentang

Dirut PTPN XII (Persero) akan berbicara tentang peningkatan produktivitas. Para Kabag berdiskusi tentang usulan peningkatan kinerja pada bagiannya masing-masing.

87

88


Pelaksanaan kegiatan ini bergantung pada keputusan Direktur Utama. berharap akan Mereka berharap akan disetujuinya proposal peningkatan kinerja. berhubung dengan Berhubung dengan kunjungan Direktur Utama yang mendadak hari ini, rapat ditunda hingga esok hari. berkenaan dengan Berkenaan dengan instruksi Dirut PTPN XII (Persero) tentang bantuan terhadap korban bencana gempa di Aceh, .... bersamaan dengan Penarikan personel tersebut bersamaan dengan berakhirnya masa tugas mereka. bertalian dengan Bertalian dengan Keputusan Direktur Utama tentang pemberlakuan Jamsostek .... disebabkan oleh Pembatalan kunjungan ini disebabkan oleh cuaca buruk. disediakan untuk Cadangan BBM ini disediakan untuk mengantisipasi kelangkaan BBM. sehubungan dengan Sehubungan dengan instruksi Direksi tentang program CSR .... seirama dengan Seirama dengan penyelenggaraan kegiatan Pekan Peduli Lingkungan .... sejalan dengan Sejalan dengan diberlakukannya SK Direktur Utama tentang .... sesuai dengan Keputusan ini sudah sesuai dengan arahan Direksi PTPN XII (Persero) tentang kinerja SDM. terbuat dari Perabotan tersebut terbuat dari kayu karet. terdiri atas Personel yang ditugaskan terdiri atas Kabag dan Askabag. tidak ubahnya Tidak ubahnya seperti tahun lalu maka seperti penyelenggaraan kegiatan kali ini akan melibatkan masyarakat setempat. bergantung pada

Pedoman Kebahasaan

F. Ungkapan Penghubung Ungkapan penghubung dalam bahasa Indonesia ada dua, yaitu 1. ungkapan penghubung intrakalimat; 2. ungkapan penghubung antarkalimat. Ungkapan penghubung intrakalimat berfungsi menghubungkan unsur-unsur di dalam suatu kalimat. Unsur-unsur itu ada yang merupakan bentuk korelatif sehingga kata-katanya tidak boleh diganti dengan kata lain. antara .... dan ....

Tampak terjadi perbedaan mencolok antara produksi kebun A dan produksi kebun B pada semester I tahun ini. baik ... maupun .... Dalam rapat ini akan dibicarakan berbagai masalah, baik yang menyangkut kinerja maupun yang menyangkut hasil. bukan ..., melainkan Pertemuan ini bukan merencanakan .... perombakan organisasi, melainkan merencanakan implementasi GCG. tidak ...., tetapi .... Dalam laporan ini tidak dibahas tentang pelaksanaan kegiatan secara detail, tetapi disampaikan hal-hal pokok saja.

G. Kata Penghubung Intrakalimat Sama halnya dengan ungkapan penghubung, kata penghubung intrakalimat digunakan untuk menghubungkan unsur-unsur di dalam suatu kalimat. Terkait dengan penggunaan tanda baca koma (,) maka dibedakan antara kata penghubung yang harus didahului tanda koma (,) dan yang tidak didahului tanda koma (,).

Kata Penghubung yang Didahului Tanda Koma .., tetapi .... ..., namun .... ..., kecuali ....

..., sedangkan .... ..., padahal .... ..., melainkan ....

..., seperti ..., ..., dan .... ..., yaitu ..., ..., dan ....

89

90


Catatan: ▪▪ Kata penghubung intrakalimat ini tidak dapat digunakan untuk mengawali kalimat, kecuali kata namun yang dapat menggantikan kata akan tetapi.

Kata Penghubung yang Tidak Didahului Tanda Koma ... bahwa .... ... maka .... ... agar ....

... karena .... ... jika .... ... sehingga ....

... sebab .... ... apabila .... ... untuk ....

H. Ungkapan Penghubung Antarkalimat Ungkapan penghubung antarkalimat berfungsi menghubungkan satu kalimat dan kalimat lainnya dalam satu paragraf.

Ungkapan Penghubung Antarkalimat Didahului Tanda Koma Agaknya, .... Akan tetapi, .... Akhirnya, ....

Jika demikian, .... Kalau begitu, .... Kalau tidak salah, ....

Akibatnya, .... Artinya, .... Biarpun begitu, .... Biarpun demikian, .... Contohnya, .... Dalam hal ini, .... Dalam hubungan ini, .... Dalam konteks ini, .... Dengan demikian, .... Dengan kata lain, .... Di pihak lain, .... Di samping itu, .... Jadi, ....

Karena itu, .... Lagi pula, .... Meskipun begitu, .... Namun, .... Oleh karena itu, .... Oleh sebab itu, .... Pada dasarnya, ....

Sebelumnya, .... Sebenarnya, .... Sehubungan dengan itu, .... Selain itu, .... Selanjutnya, .... Sementara itu, .... Sesudah itu, ....

Pada hakikatnya, ....

Sesungguhnya, .... Sungguhpun begitu, .... Sungguhpun demikian, .... Tambahan lagi, ....

Pada prinsipnya, ....

Tambahan pula, ....

Paling tidak, ....

Untuk itu, ....

Sebagai kesimpulan, .... Walaupun demikian, .... Sebaiknya, .... Sebaliknya, ....

Pedoman Kebahasaan

I. Penggunaan Kata yang Mirip Ada kata-kata yang sepintas tampak sama, tetapi sebenarnya penggunaannya berbeda. Berikut ini daftar kata-kata yang mirip dan perbedaan penggunaannya. Kata adalah ialah

Penggunaan Contoh Menerangkan kata sebelumnya Presiden RI adalah SBY. Presiden ialah kepala Menjelaskan/mendefinisikan kata sebelumnya pemerintahan negara republik.

Kata misalnya seperti

Penggunaan merujuk pada uraian sebelumnya Merujuk pada uraian selanjutnya

Kata tiap-tiap

Penggunaan diikuti objek

masingmasing

tidak diikuti objek

Kata suatu

Penggunaan diikuti objek

sesuatu

tidak diikuti objek

Kata pukul jam

Penggunaan menunjukkan waktu menunjukkan lamanya waktu (60 menit)

Kata Penggunaan dan sebagainya untuk rincian sejenis

Contoh Karet dan kakao misalnya, adalah tanaman keras. Tanaman keras, seperti karet dan kakao.

Contoh Tiap-tiap orang mendapat sepuluh bibit kakao unggul. Mereka mendapat sepuluh bibit kakao unggul masing-masing. Contoh Di dalam rapat ini akan dibahas suatu masalah tentang distribusi pupuk. Tampaknya ada sesuatu yang perlu dibicarakan. Contoh Pesawat akan tiba pukul 16.00. Rapat ini sudah berlangsung sekitar dua jam.

Contoh Bagian pengadaan akan mengadakan lelang pengadaan alat komputer, seperti monitor, CPU, keyboard, dan sebagainya.

91

92


dan lain-lain

untuk rincian tidak sejenis

Bahan-bahan yang diperlukan, yaitu tali, kertas, lem, dan lain-lain.

J. Penyusunan Kalimat Kalimat yang digunakan dalam surat dinas adalah kalimat efektif. Pengertian kalimat efektif ialah kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa, ringkas, dan enak dibaca. Kalimat sendiri sekurangkurangnya harus memiliki subjek dan predikat. Dari segi keringkasan, hendaknya kalimat tidak disajikan secara bertele-tele. Dari segi enak dibaca, kalimat harus disajikan dengan penuh kesantunan dan simpatik serta menghindarkan kalimat bernada menghina, merendahkan, atau meremehkan penerima surat.

Contoh Kalimat dengan Subjek Tidak Jelas Dalam rapat itu akan dihadiri Direktur Utama PTPN XII (Persero). Perbaikan: Rapat itu akan dihadiri Direktur Utama PTPN XII (Persero).

Contoh Kalimat dengan Struktur Tidak Baku ▪▪ Membalas surat Bapak tanggal 2 Juni 2013, No. ...., tentang ...., saya ingin menanggapinya sebagai berikut. ▪▪ Menjawab surat Anda tanggal 13 Mei 2013, kami beri tahukan bahwa .... ▪▪ Menunjuk surat Saudara tanggal 5 April 2013, No. ...., tentang ...., penjelasan kami adalah sebagai berikut. Perbaikan: ▪▪ Sehubungan dengan surat Bapak tanggal 2 Juni 2013, No. ...., tentang ...., saya ingin menanggapinya sebagai berikut. ▪▪ Pertanyaan Anda dalam surat 13 Mei 2013 akan kami jawab sebagai berikut. ▪▪ Sejalan dengan surat Saudara tanggal 5 April 2013, No. ...., tentang ...., penjelasan kami adalah sebagai berikut.

Daftar Pustaka

Achmad, Zaenudin dan Wahyono. 2007. Korespondensi Bisnis Indonesia. Jakarta: Mitra Wacana Media. Arifin, E. Zaenal dan Farid Hadi. 2009. 1001 Kesalahan Berbahasa. Jakarta: Akapress. Arifin, E. Zaenal. 1996. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. Jakarta: Akademika Pressindo. Pusat Bahasa. 2003. Tata Bahasa Baku Bahasa Indonesia, edisi III, Jakarta: Balai Pustaka. ———. 2008. Kamus Besar Bahasa Indonesia, edisi IV, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. PTPN XII (Persero). 1997. Pedoman Surat-Menyurat dan Tata Kearsipan PT Perkebunan Nusantara XII (Persero). Surabaya: PTPN XII (Persero)

Informasi Perusahaan

PTPN XII (Persero) Alamat: Jl. Rajawali No. 44 Surabaya Telepon: (031) 3524893-95, 3522360, 3534387 Faksimile: (031) 3534389, 3536925 Kotak Pos: 1176 / Surabaya – 60011 E-mail: [email protected] Website: www.ptpn12.com

Pedoman Penulisan Kedinasan PTPN XII (Persero)

Recommend Documents