Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
KATA PENGANTAR Pedoman Magang Kerja Mahasiswa Fakultas Psikologi Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang merupakan acuan resmi bagi mahasiswa dalam melaksanakan program dan kegiatan magang di lembaga-lembaga mitra fakultas. Dokumen ini disusun oleh Unit Kemahasiswaan Fakultas Psikologi untuk menjelaskan tentang konsep dan disain program magang. Selain itu, secara praktis, manual magang ini juga dimaksudkan sebagai rujukan bagi mahasiswa dalam merencanakan, melaksanakan, dan melaporkan kegiatan magang yang mereka tempuh di lembaga-lembaga mitra. Oleh karena itu, berangkat dari komitmen untuk melaksanakan amanah dalam melakukan pembinaan kemahasiswaan dan kebutuhan untuk memberikan layanan yang terbaik bagi mahasiswa Fakultas Psikologi, maka dilakukanlah proses penyusunan dokumen ini pada awal tahun 2011. Penyusunan dokumen ini mengacu kepada beberapa sumber, seperti Keputusan Dirjen Pendidikan Islam Departemen Agama RI. Dj. I/253/2007 tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan PTAI. Pedoman Pembinaan Kemahasiswaan UIN Maliki Malang Tahun 2010, dan Blue print Pembinaan Kemahasiswaan Fakultas Psikologi UIN Maliki Malang Tahun 2010. Dengan berharap kepada Hidayah dan ‘Inayah Allah SWT., semoga manual magang ini akan mampu memberikan orientasi, pedoman, dan semangat bagi mahasiswa dalam menjalankan kegiatan magangnya sesuai dengan tujuan yang telah dirumuskan. Selain itu, kami juga berharap agar dokumen penting ini akan senantiasa menginspirasi dan memudahkan Unit Kemahasiswaan Fakultas Psikologi dalam merumuskan tata kelola dan manajemen kegiatan-kegiatan yang lain secara lebih baik di masamasa akan datang. Demikian, semoga bermanfaat dan memperoleh perkenan Allah SWT.
Pembantu Dekan Kemahasiswaan, Dr. H. M. Lutfi Mustofa, M.Ag.
Daftar Isi Halaman Cover (i) Kata Pengantar (iii) Daftar Isi (v) Pendahuluan Dasar Pemikiran (1) Pengertian Magang (2) Tujuan (3) Keluaran (Output) (3) Kompetensi Magang (4) Kecakapan Berfikir (4) Efektifitas Kepemimpinan (6) Manajemen Diri (8) Kesadaran Sosial (11) Pelaksanaan Program Magang Kerja Mahasiswa Tahapan Program Magang Kerja Mahasiswa (MKM) (15) Sosialisasi Program dan Pendaftaran (15) Orientasi dan Pembekalan (15) Pelaksanaan Magang (16) Pelepasan dan Pemberangkatan (16) Pelaksanaan Kegiatan Magang di Lembaga Mitra (17) Monitoring dan Pendampingan (18) Pelaporan dan Seminar Hasil (20) Evaluasi dan Rencana Tindak Lanjut (Follow Up) (21) Desain Evaluasi (21) Mengapa Perlu Evaluasi? (21) Apa yang Dievaluasi? (22) Unsur-unsur yang Tercakup dalam Laporan Akhir Evaluasi (22) Tata Cara Usul Kegiatan Magang (23) Syarat-syarat Pendaftaran Magang (23) Kriteria Proposal (24)
Sampul Muka (24) Halaman Pengesahan (24) Sistematika Isi Proposal (24) Format Surat Pernyataan Kesediaan Bekerjasama (24) Pembahasan Proposal Magang (24) Tatacara Pelaporan Hasil Kegiatan Magang (25) Langkah-Langkah Mendesain Program Langkah 1: Menganalisis Masalah (27) Apa itu Analisis Masalah? (28) Bagaimana Melakukan Analisis Masalah? (30) Langkah 2: Menentukan Strategi Program (31) Langkah 3: Menentukan Penerima Manfaat (31) Langkah 4: Memilih Partner (33) Langkah 5: Merumuskan Tujuan (33) Langkah 6: Merumuskan Hasil atau Keluaran Program (34) Langkah 7: Menentukan Kegiatan (Activities) (34) Langkah 8: Mendefinisikan Kebutuhan-kebutuhan (Inputs) (35) Langkah 9: Menentukan Cara Monitoring dan Evaluasi (36) Langkah 10: Mempersiapkan Anggaran Belanja (36) Langkah 11: Menuliskan Outline Ringkas untuk Program Aksi (37) Langkah 12: Melakukan Koreksi Akhir terhadap Proposal (37) Latar Belakang dan Konteks Lembaga Mitra (38) Kelompok Target/Partner dan Strategi Program (38) Identifikasi Tujuan (38) Keluaran (Outputs) (39) Kegiatan (Activities) (39) Kebutuhan-kebutuhan (Inputs) (39) Pra Kondisi (39) Monitoring dan Evaluasi (40) Penutup (41) Lampiran: 1. Surat Keputusan dan Surat Tugas 2. Lampiran format dan sistematika penyusunan laporan kegiatan magang
1 Pendahuluan
& Dasar Pemikiran Magang kerja mahasiswa Fakultas Psikologi Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang merupakan salah satu bentuk implementasi tri dharma perguruan tinggi, yang berhubungan dengan kompetensi profesi, penelitian, maupun pengabdian pada masyarakat. Kegiatan magang oleh mahasiswa ini dimaksudkan agar mereka dapat berkesempatan untuk belajar dari pengalaman kerja secara praktis pada unit-unit kerja di Fakultas Psikologi UIN Maliki Malang maupun pada berbagai lembaga mitra yang relevan di luar universitas. Selain itu, kegiatan magang kerja mahasiswa ini diharapkan juga dapat menjadi media pembinaan dan pengembangan jiwa sosial dan profesionalisme mereka sebelum memasuki dunia kerja yang akan dijalani pasca kampus. Dalam perspektif pembinaan dan pengembangan mahasiswa Fakultas Psikologi UIN Maliki Malang, kegiatan magang dipandang sebagai suatu cara dalam mempersiapkan mahasiswa untuk menjadi sarjana yang kompetitif di dunia kerja. Oleh karena itu, selama dalam proses magang mahasiswa didorong untuk bekerja sebagai tenaga profesional di fakultas dan di lembaga perusahaan dan perkantoran mitra (stakeholder), sehingga mampu menimba berbagai pengalaman dan pengetahuan tentang (1) kepemimpinan, (2) menejemen perusahaan atau perkantoran, (3) perilaku organisasi dan ekonomi, (4) berbagai permasalahan yang dihadapi dalam dunia kerja dan cara-cara mengatasinya, serta (5) dinamika kepribadian mereka di dunia kerja. Secara umum, magang kerja mahasiswa ini dilaksanakan untuk memberikan pengalaman praktis dunia kerja kepada mahasiswa melalui partisipasi mereka dalam praktek kerja sehari-hari pada unit-unit kerja di Fakultas Psikologi UIN Maliki Malang maupun lapangan kerja di luar Fakultas Psikologi | 1
kampus. Secara khusus tujuan MKM adalah: (1) meningkatkan partisipasi dan kompetensi kerja untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, (2) meningkatkan pengetahuan mahasiswa baik dalam hal keilmuan maupun pengalaman kerja, (3) meningkatkan kemampuan berkomunikasi dan bersosialisasi dengan kalangan masyarakat di lapangan kerja, (4) meningkatkan motivasi kerja mahasiswa, (5) membuka peluang dan akses untuk memperoleh pengalaman praktis di lapangan kerja di dalam dan di luar kampus, serta (6) menciptakan keterkaitan dan kesepadanan antara mahasiswa dengan dunia kerja. Magang kerja mahasiswa ini dilaksanakan dan di bawah koordinasi Pembantu Dekan Bidang Kemahsiswaan dan Kerjasama. Kegiatan MKM dilaksanakan dalam lingkup: (1) penetapan partisipasi mahasiswa dalam dunia kerja, baik di dalam maupun di luar kampus, (2) pembekalan magang mahasiswa oleh dosen pembimbing, (3) temu gagasan antara Fakultas Psikologi UIN Maliki Malang dengan lembaga mitra, (4) pelaksanaan MKM, (5) pemantauan dan pembimbingan oleh dosen pembimbing dan lembaga mitra, (6) evaluasi pelaksanaan magang oleh mahasiswa, lembaga mitra, dan dosen pembimbing, (7) penyusunan work plan oleh mahasiswa peserta magang,(8) penulisan laporan magang oleh mahasiswa, dan (9) pembahasan hasil magang yang diikuti semua pihak yang terkait. Pelaksanaan MKM dinilai berhasil manakala (1) unit kerja di fakultas dan pengusaha tempat magang merasakan manfaat MKM, (2) mahasiswa memperoleh pengalaman dan manfaat, baik dari segi pengetahuan maupun keterampilan yang berguna sebagai bekal untuk memasuki dunia kerja, dan (3) mahasiswa dapat menjalankan tugas dengan disiplin, dan mematuhi aturan fakultas dan lembaga mitra magang yang berlaku.
& Pengertian Magang
Yang dimaksud dengan Magang Kerja Mahasiswa (MKM) di sini adalah suatu bentuk kegiatan ko-kurikuler yang berorientasi pada peningkatan kompetensi profesi psikologi, penelitian, dan pengabdian masayarakat
2 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
oleh mahasiswa melalui proses pengalaman kerja secara langsung di lembaga-lembaga mitra terkait (stakeholder).
& Tujuan
Secara umum, pelaksanaan program MKM ini dimaksudkan untuk memperkuat link and match Fakultas Psikologi dengan dunia industri, pemerintah, dan masyarakat, termasuk memanfaatkan jaringan alumni. Adapun secara khusus, kegiatan ini bertujuan: 1. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk beraktivitas secara langsung pada dunia kerja/usaha. Pengalaman ini akan memberikan gambaran nyata tentang dunia kerja yang memungkinkan mahasiswa untuk mengembangkan berbagai konsep atau teori dan menjadikannya sebagai instrumen untuk menyelesaikan persoalan-persoalan praktis di dunia kerja. 2. Memediasi mahasiswa dalam mengimplementasikan pengala man belajar di perguruan tinggi pada kondisi nyata di lapangan/ dunia usaha. 3. Membuka wawasan dan pengetahuan mahasiswa tentang dunia kerja. 4. Meningkatkan kompetensi dan daya saing mahasiswa dalam kontestasi dunia kerja. 5. Pengalaman pendahuluan untuk kegiatan PKLI.
& Keluaran (Output) Untuk menentukan acuan keberhasilan dari kegiatan MKM ini maka disusun keluaran kegiatan dan indikatornya sebagai berikut: 1. Partisipasi dan kompetensi mahasiswa Fakultas Psikologi di dunia kerja: a.
Memiliki tingkat partisipasi yang tinggi dalam kegiatan magang.
Fakultas Psikologi | 3
b. Memiliki laporan kegiatan magang yang memadai, sebagai cerminan kompetensi mahasiswa selama dalam kegiatan. 2. Pengakuan dan penghargaan stakeholder terhadap kinerja mahasiswa Fakultas Psikologi UIN Maliki Malang: a.
Memiliki penilaian yang positif dari lembaga mitra.
b. Memiliki jalinan kerjasama dan/atau tindak lanjut dengan lembaga mitra pasca magang, misalnya untuk keperluan PKLI. c.
Memiliki sejumlah penghargaan atas kontribusinya terha dap lembaga mitra.
3. Jaringan kerjasama dengan dunia usaha dan stakeholder Fakultas Psikologi UIN Maliki Malang yang lainnya: a.
Memiliki sejumlah dokumen kerjasama dan agenda rencana tindak lanjut kegiatan.
b. Sustainabilitas kerjasama untuk kegiatan PKLI
& Kompetensi Magang Program MKM ini secara garis besar berorientasi pada pengembangan 4 (empat) kelompok kompetensi mahasiswa, yaitu: !
Kecakapan Berfikir a.
Decisiveness, kemampuan untuk membuat keputusan berdasarkan analisis data atau informasi ketika mengahadapi masalah, situasi konflik, atau suatu resiko. Indikator tindakan: 1) Membuat dan melaksanakan keputusan ketika meng hadapi informasi atau suasana penting. 2) Mengenali situasi konflik dan kemunculannya, serta mampu menentukan respon atau tanggapan yang sesuai.
4 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
3) Memiliki keputusan dan mampu meyakinkan konsis tensinya dengan kebijakan atau aturan lembaga mitra. 4) Mengimplementasikan gagasan dan pendekatan yang bisa memberikan nilai tambah. 5) Mengintegrasikan manajemen resiko kedalam pengelolaan program dan perencanaan kegiatan. b. Orientasi Strategik, adalah kemampuan untuk menghu bungkan visi jangka panjang dan konsep dasar dengan kerja keseharian. Hal ini berimplikasi pada kemampuan untuk berfikir secara konseptual dan untuk memahami “gambar besar” dari kegiatan magang dan kecenderungan lembaga mitra. Indikator tindakan: 1) Mampu menganalisa dan memahami tujuan opera sional dan organisasional, serta strategi yang dikem bangkan. 2) Menggunakan pemahaman fundamental psikologi untuk memberikan nilai tambah dalam berkegiatan. 3) Memprioritaskan pekerjaan sejalan dengan tujuan magang, tindankan dan strategi implementasinya, ser ta keputusan sesuai dengan strategi dan tujuan orga nisasi (lembaga mitra). 4) Memproyeksikan dan memikirkan tentang aplikasi aktivitas untuk jangka panjang. 5) Mengantisipasi reaksi-reaksi terhadap perbedaan inisiatif dengan lembaga mitra. 6) Secara aktif meningkatkan pengetahuan dan kesadaran anggota kelompok dan menciptakan lingkungan kerja kelompok magang yang kondusif untuk menentukan isu, masalah, dan peluang-peluang pekerjaan. Fakultas Psikologi | 5
7) Mempertimbangkan prosentase perencanaan, proses, dan metode magang yang sejalan dengan kecende rungan dan harapan lembaga mitra. 8) Menyusun dan mengembangkan skala kegiatan, tuju an, sasaran, dan keluaran dari kegiatan kelompok di lemabga mitra. 9) Memastikan ketersediaan perencanaan darurat (contingency plans) untuk masalah-masalah dan situ asi yang mungkin terjadi. 10) Menyusun kembali struktur dan/atau operasi kelom pok kegiatan untuk menemukan tujuan kegiatan yang lebih baik, terjangkau, dapat dilaksanakan, dapat dica pai, dapat diukur, dan realistik. !
Efektifitas Kepemimpinan a.
Pengembangan Anggota Kelompok (Development of Peo ple), adalah kemampuan untuk melakukan tindakan me ngembangkan potensi, partisipasi, dan kontribusi anggota kelompok. Fokusnya adalah lebih pada tujuan dan dampak dari pengembangan kegiatan ketimbang pada formalitas peran anggota kelompok. Indikator tindakan: 1) Memperlihatkan harapan-harapan yang positif dari potensi dan kontribusi anggota kelompok, ketika boleh jadi lembaga mitra/orang lain tidak memberikan kepercayaan serupa terhadap anggota kelompok. 2) Menawarkan gagasan dan pemikiran untuk membantu anggota kelompok menemukan jalan keluar atas problem yang dihadapi. 3) Mengajukan pertanyaan pada masing-masing anggota kelompok dan/atau menggunakan metode lain untuk
6 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
memastikan bahwa anggota kelompoknya telah mema hami rencana, tujuan, dan keluaran kegiatan kelompok. 4) Memberikan feeback atas laporan langsung yang disampaikan oleh anggota kelompok dan memberikan rujukan pada mereka untuk mencapai keberhasilan. 5) Mendokumentasikan dan melanjutkan rencana pe ngembangan pelaporan kegiatan untuk mendukung target keberhasilan kegiatan. 6) Memahami dan mengidentifikasi kebutuhan pengem bangan kegiatan kelompok dan menyusun bahan-ba han yang diperlukan. 7) Secara aktif mendukung anggota kelompok untuk mencari bahan dan keperluan lain yang menunjang kegiatannya. b. Kepemimpinan Tim (Team Leadership), adalah niat atau maksud untuk mengambil peran sebagai pemimpin dalam kelompok magang. Peran kepemimpinan di sini melibatkan fungsi mengkomunikasikan visi kelompok dan mewujudkan nilai-nilai dalam kerja tim. Tim disini harus dipahamkan secara luas bahwa seseorang yang berperan sebagai pe mimpin memiliki kewenangan untuk menggerakkan anggo ta kelompok untuk mencapai tujuan bersama. Indikator tindakan: 1) Meyakinkan kelompoknya memiliki informasi-informasi yang penting untuk dilaporkan pada fakultas. 2) Menyesuaikan skill individu-individu dalam kelompok nya dengan pelaksanaan pekerjaan 3) Mengantisipasi implikasi dari perubahan-perubahan kegiatan terhadap kebutuhan kelompok. 4) Mendapatkan input yang lain untuk keperluan Fakultas Psikologi | 7
mempromosikan efektifitas kelompok atau proses kegiatan. Misalnya, menyelesaikan konflik dalam tim dan memberikan fair feedback, baik secara personal maupun kolektif. 5) Membangun semangat tim untuk mempromosikan efektifitas kelompok atau proses kegiatan. 6) Mengakui dan menghargai usaha-usaha anggota kelompoknya. 7) Bersikap proaktif, berpandangan positif terhadap anggota kelompok dan kecakapannya, meyakinkan peran dan tanggung jawabnya, menasehati dan mendukung anggota kelompoknya dalam meningkat kan skill. 8) Membantu menciptakan iklim kerja yang terbuka, kepercayaan, dan solidaritas di antara anggota ke lompok dengan cara memperlakukan setiap anggota kelompoknya sebagai anggota tim yang berarti, sehing ga setiap orang merasa nyaman dalam menyampaikan gagasan dan kebutuhannya. 9) Membangkitkan dan menghasilkan kegembiraan, antusiasme, dan komitmen pada misi kelompok. !
Manajemen Diri a.
Orientasi Prestasi, melibatkan pekerjaan untuk mencapai hasil dan meningkatkan kontribusi individu dan kelompok dalam kegiatan di lembaga mitra. Ini adalah concern untuk bekerja dengan baik dan memenuhi standar mutu. Standar dimaksud adalah bekerja keras untuk peningkatan (striving for improvement) mutu kegiatan mahasiswa, berorientasi hasil (results orientation) melalui pengukuran yang obyektif, mengorbitkan orang lain (competitiveness), dan mencoba atau menawarkan pengalaman baru untuk peningkatan
8 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
organisasi (innovation). Kompetensi ini juga mengandung arti kemampuan mengelola secara efektif sumber daya internal dan eksternal untuk mencapai tujuan organisasi. Indikator tindakan: 1) Menyusun dan mencapai target-target performance individual yang sejalan dengan perencanaan kelompok. 2) Mengidentifikasi sumber-sumber daya yang turut menentukan keberhasilan kegiatan dan pencapaian tujuan kelompok. 3) Mengawasi dan mengukur pencapaian keluaran untuk penjaminan standar mutu kegiatan. 4) Membuat perubahan-perubahan yang spesifik dalam sistem dan metode kerja untuk meningkatkan per formance kelompok (misalnya, melakukan sesuatu dengan lebih baik, lebih cepat, dengan biaya yang rendah, dan lebih efisien: atau meningkatkan kualitas, kepuasan klien/lembaga mitra, dan bermoral). 5) Berkumpul dan bekerja untuk mencapai tujuan yang telah didefinisikan, tetapi bukan yang tidak realistik dan tidak mungkin. 6) Menerapkan kepemimpinan dalam menejemen yang efektif dan pengurusan sumber daya. 7) Membuat keputusan dengan mengalokasikan keterba tasan sumber daya (waktu, orang, dan budget) untuk melaksanakan program dan mencapai tujuan. b. Kepercayaan Diri atau Keteguhan Pendirian, adalah keper cayaan terhadap kemampuan yang dimiliki oleh anggota kelompoknya dan yakin terhadap pendapat dan keputusan mereka. Kompetensi ini mencakup pula kemampuan me nyediakan kepemimpinan, arahan, dan inspirasi kepada Fakultas Psikologi | 9
yang lain dengan membuat keputusan yang sulit dan melakukan tindakan yang mungkin tidak popular, tetapi masih berada dalam koridor kepentingan yang terbaik dari lembaga mitra. Indikator tindakan: 1) Mengajukan pendekatan-pendekatan, praktik, dan proses baru atau yang telah dimodifikasi, dan mem pertahankannya manakala dijumpai situasi yang me nantang. 2)
Bertindak aktif dan memproyeksikan kebutuhan yang mendesak untuk dikerjakan, bahkan sekalipun tidak mudah dan memerlukan dukungan banyak orang.
3) Menilai kembali posisi pada saat menghadapi penola kan tetap. 4) Berbicara terus terang dalam ketidaksepakatan de ngan pihak manajemen, klien, atau yang lain, tetapi dengan penuh kebijkasanaan (tactfully). Menyatakan pendapat sendiri secara jelas (clearly) dan penuh kepercayaan (confidently), sekalipun dalam konflik. 5) Menyatakan tanggung jawab anggota kelompok untuk mencapai keluaran dari keputusan yang telah dibuat bersama. 6) Membuat keputusan-keputusan (melalui pengamatan mendalam) yang memiliki konskuensi signifikan bagi kebaikan organisasi (kelompok) dan konsisten dengan nilai-nilai organisasi. 7) Menanamkan harapan atau hasrat pada masingmasing anggota kelompok untuk melakukan tindakan, dengan cara memberi semangat (encouragement) dan contoh yang positif. 10 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
!
Kesadaran Sosial a.
Dampak dan Pengaruh, hal ini menyiratkan suatu tujuan untuk mengajak (persuade), meyakinkan (convince), mem pengaruhi (influence), atau menanamkan kesan (impress) kepada yang lain (perseorangan atau kelompok) untuk sepakat dengan arah dan tujuan organisasi. Kuncinya adalah memahami orang lain (understand others), karena ketika bermaksud mengajak orang lain untuk mencapai tujuan yang spesifik, maka boleh jadi sebagian dari mereka sedang memiliki agendanya masing-masing. Oleh karena itu, perlu direncanakan berbagai tips untuk menanamkan kesan pada orang lain, atau alasan-alasan untuk berbuat dan bertindak sehingga seseorang akan mengharapkan pada yang lain untuk menyetujuinya. Indikator tindakan: 1) Menggunakan persuasi langsung pada saat diskusi atau presentasi 2) Tidak memperlihatkan usaha yang mencolok untuk menyesuaikan ajakan dengan kepentingan dan ting katan anggota kelompok dan/atau lembaga mitra. 3) Menyusun dua langkah atau lebih untuk mengajak anggota kelompok dan/atau lembaga mitra, tanpa berusaha untuk menyesuaikan secara khusus dengan kepentingan dan level mereka. 4) Membuat dua atau lebih argumen dan pendapat yang berbeda pada saat presentasi dan/atau diskusi. 5) Mengantisipasi dampak dari tindakan dan detail-detail lainnya terhadap kesan orang lain atau kelompok. 6) Mengantisipasi dan mempersiapkan diri atas reaksireaksi yang lain. Fakultas Psikologi | 11
7) Membangun dukungan di balik layar (behind the scene support) untuk gagasan yang akan disampaikan. 8) Menggunakan pemahaman interaksi dari hati ke hati di dalam kelompok untuk mencapai tujuan-tujuan yang spesifik. b. Membangun Relasi, mencakup kemampuan untuk membangun kontak atau hubungan, internal dan eksternal (kelompok, organisasi, lembaga mitra), untuk memfasilitasi usaha-usaha atau pekerjaan, dan untuk memperoleh dukungan atau kerjasama. Hal ini menyiratkan hubungan yang jangka panjang dan terus menerus dengan anggota kelompok dan/atau stakeholder. Indikator tindakan: 1) Menjalin kontak informal secara berkelanjutan dengan yang lain (anggota kelompok dan/atau stakeholder) sebagai tambahan dari kontak yang dilakukan dalam konteks kerja, seperti pembicaraan spontan tentang isu-isu yang terkait dengan pekerjaan, keluarga, olahraga, bisnis, dan laini-lain. 2) Mencari dan menangkap peluang untuk memperluas jaringan atau hubungan dengan key persons dan me melihara sesuai dengan kewenangan atau kedudu kannya. 3) Mengidentifikasi kontak-kontak kunci stakeholder (lembaga mitra) dan kepada/ dengan siapa hubungan harus dijalin. 4) Mengembangkan dan mengolah hubungan pekerjaan yang efektif dengan yang lain untuk memenuhi, me nyelesaikan, dan menyempurnakan tugas. 5) Membangun gudang goodwill, pertukaran informasi, layanan, atau waktu dengan jaringan seseorang. 12 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
6) Menginisiasi dan berpratisipasi dalam kegiatan atau forum-forum kebersamaan untuk meningkatkan atau memperkuat hubungan dengan yang lain (anggota kelompok dan lembaga mitra). 7) Mengembangkan cara-cara baru menggapai stakehol der, untuk menggairahkan masukan dan pertukaran informasi. 8) Menggunakan jaringan untuk mengidentifikasi peluang-peluang dan kecerdasan pasar (market intelligence)
Fakultas Psikologi | 13
14 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
2 Pelaksanaan Program
& Tahapan Program Magang Kerja Mahasiswa (MKM)
Tahapan program MKM Fakultas Psikologi UIN Maulana Malik Ibrahim Malang ini terdiri dari 5 (lima) kegiatan, yaitu kegiatan sosialisasi program dan pendaftaran, orientasi dan pembekalan, pelaksanaan program, monitoring dan advokasi, pelaporan dan seminar hasil, serta evaluasi dan rencana tindak lanjut (follow up). !
Sosialisasi Program dan Pendaftaran Program MKM ini disosialisasikan kepada seluruh mahasiswa Fakultas Psikologi, khususnya semester IV (empat), melalui media website kemahasiswaan, facebook, leaflet, dan disampaikan langsung oleh dosen dalam moment perkuliahan, hingga menggunakan media mahasiswa agen. Adapun kegiatan sosialisasi dan pendaftaran ini, secara rinci, dapat dijelaskan sebagai berikut: a.
Upload program MKM di website kemahasiswaan April 2011
:1
b. Penyebaran leaflet : 7 - 14 April 2011 c. !
Pendaftaran MKM : 18 - 26 April 2011
Orientasi dan Pembekalan Orientasi dan pembekalan ini dimaksudkan sebagai usaha secara sistematis untuk memberikan penjelasan pada mahasiswa peserta magang mengenai konsep dasar program MKM, desain pelaksanaannya, lembaga mitra (stakeholder) yang akan menjadi lokasi magang dan ruang lingkup pekerjaannya, hingga yang menyangkut aspek-aspek skill yang diperlukan dalam menyusun Fakultas Psikologi | 15
proposal dan laporan kegiatan magang. Secara rinci, kegiatan orientasi dan pembekalan ini dapat dijelaskan sebagai berikut: a.
Waktu
: 1 - 3 Mei 2011
b. Tempat
: Ruang Sidang Fakultas Psikologi
c.
: Dr. H. M. Lutfi Mustofa, M.Ag.
Narasumber
d. Materi
:
1) Konsep dasar pelaksanaannya
program
MKM
dan
desain
2) Lembaga-lembaga mitra (stakeholder) dan ruang lingkup kerjanya 3) Teknik penyusunan proposal kegiatan magang 4) Teknik penyusunan laporan kegiatan magang 5) Teknik analisis (kebutuhan, performance, pekerjaan, dan tugas) 6) Teknik penyusunan instrumen kegiatan !
Pelaksanaan Magang
2
Pelepasan dan Pemberangkatan Mahasiswa peserta magang akan dilepas secara resmi di Fakultas Psikologi oleh Dekan pada: Hari/tanggal : Jum’at, 1 Juli 2011 Tempat : Ruang Sidang Fakultas Psikologi Waktu : 07.30 - 08.30 WIB Setelah acara pelepasan mahasiswa peserta magang berangkat ke lokasi masing-masing didampingi oleh do sen pendamping. Adapun waktu penerimaan di lokasi menyesuaikan kesiapan dan kesepakatan dengan lembaga mitra.
16 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
2
Pelaksanaan Kegiatan Magang di Lembaga Mitra Sehubungan dengan tempo pelaksanaan magang sangat singkat, yaitu selama satu bulan (1 Juli - 1 Agustus 2011), maka pelaksanaan kegiatan oleh mahasiswa peserta magang perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1) Proposal kegiatan yang telah diajukan oleh masingmasing kelompok pada lembaga mitra, khususnya mengacu pada tujuan (goals) dan keluaran (output) kegiatan yang telah disusun dan disetujui oleh lembaga mitra. 2) Rencana dan desain kegiatan yang telah disusun berdasarkan hasil observasi mahasiswa peserta se lama sebelum pelaksanaan magang. Namun te tap berorientasi pada kebijakan dan iklim kerja di lembaga mitra. Dengan demikian, diharapkan akti vitas mahasiswa akan fokus pada apa yang telah direncanakan dan adaptatif terhadap kebutuhan lembaga mitra. 3) Aspek-aspek lain yang perlu dijadikan acuan oleh mahasiswa peserta, selain point (1) dan (2) yang harus mereka capai/penuhi, adalah struktur kelompok, bidang-bidang pekerjaan, hubungan-hubungan sosial, dan pada batas-batas tertentu berbagai persoalan atau kendala yang dihadapi serta penentuan jalan keluarnya. Artinya, penekanan magang tidak hanya terpusat kepada aktivitas kerja, tetapi juga terkait dengan kecakapan mengatasi berbagai kendala dan permasalahan di dalam kelompok maupun lembaga mitra, sehingga turut membentuk kedewasaan dan kematangan diri mahasiswa, baik dalam berfikir, berorganisasi, dan bekerja.
Fakultas Psikologi | 17
4) Kegiatan-kegiatan lembaga mitra, diharapkan mahasiswa dapat berperan aktif dan berpartisipasi di dalamnya di tengah waktu luangnya. Dengan peranperan aktif tersebut diharapkan mahasiswa akan memperoleh manfaat-manfaat lain di luar tujuan dan keluaran yang telah dirumuskan dalam proposal, khususnya berkenaan dengan pengetahuan dan kecakapan praktis yang boleh jadi tidak diperoleh di bangku perkuliahan. !
Monitoring dan Pendampingan Monitoring adalah suatu fungsi yang dijalankan secara terus menerus dengan tujuan utama untuk menyediakan umpan balik (feedback) secara umum dan indikasi awal mengenai kemajuan dan kelemahan pelaksanaan kegiatan magang oleh mahasiswa dalam mencapai hasil atau keluaran yang diharapkan. Kegiatan monitoring di sini pada prinsipnya mengamati jejak kerja dan situasi aktual, apakah sudah sesuai dengan tujuan yang direncanakan atau diharapkan. Secara umum kegiatan monitoring mencakup penggalian dan analisa data tentang implementasi proses, strategi, dan hasil kegiatan magang mahasiswa serta merekomendasikan hasil koreksi pengukuran. Adapun aspek-aspek yang akan diamati oleh panitia MKM (unit kemahasiswaan Fakultas Psikologi) dapat dijelaskan melalui table berikut:
18 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
Perencanaan Monitoring
Komponenkomponen Dasar
Hasil Perumusan Kelompok MKM tentang Keluaran Kegiatan
Keluaran
Frekuensi
Tolok Ukur
Distribusi
Target
Studi Kasus, Dokumentasi, Survey, FGD, Pertemuan Informal
Kondisi Saat Ini
Dampak
Menejemen Berbasis Hasil Tujuan
Jenisjenis Data (Kapan, Dimana, dan Siapa)
Kuantitatif/Kualitatif
Perincian Koleksi Data yang akan Dimonitor
Format
Indikator Capaian
Pelaksanaan Pelaporan
Aktivitas Monitoring terhadap Pelaksanaan Kegiatan Magang
Pelaksana Kegiatan Monitoring
Penjadwalan
Sesuai Pagu
Penanggungjawab
Pembiayaan
Fakultas Psikologi | 19
Kegiatan monitoring kegiatan MKM yang berorientasi pada hasil ini melibatkan usaha pengamatan terhadap tiga komponen, yaitu tujuan, keluaran, dan dampak. Jenis Hasil
Apa yang Diukur?
Indikator
Pengguna Utama
Tujuan
Usaha, atau barangbarang dan layanan yang dihasilkan kelompok MKM
Pelaksanaan aktivitas
Panitia & lembaga mitra
Keluaran
Efeketifitas atau hasil yang dapat dinilai, dimanfaatkan & memuaskan stakeholder dari barang-barang atau pelayanan yang diberikan peserta
Pencapaian tujuan & manfaat yang berke lanjutan
Panitia & lembaga mitra
Dampak
Efektifitas atau hasil, berupa barang-barang/ pelayanan yang menimbulkan dampak perubahan pada level kelompok MKM dan stakeholder
Pencapaian output & manfaat yang ber kelanjutan
Panitia & lembaga mitra
!
Pendampingan yang dimaksud di sini adalah suatu fungsi pembinaan yang dilakukan oleh dosen kepada mahasiswa peserta magang agar pelaksanaan kegiatan di lembaga mitra dapat berjalan sebagaimana diharapkan. Fungsi pendampingan ini dilaksanakan bersamaan dengan kegiatan monitoring, yakni dilakukan sebanyak 4 (empat) kali atau setiap minggu selama pelaksanaan kegiatan magang. Pelaporan dan Seminar Hasil Tahap ini merupakan tahap akhir yang dilalui oleh mahasiswa peserta magang. Setelah melaksanakan kegiatan magang, mahasiswa diharuskan menyusun laporan tentang pengalaman di lapangan yang telah dilaksanakannya. Bentuk
20 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
!
laporan harus disusun dengan mengacu kepada sistematika yang telah ditentukan dalam buku pedoman. Secara garis besar, laporan praktek magang terdiri dari 3 (tiga) bagian, yaitu Pendahuluan, Pelaksanaan Kegiatan, Pembahasan, dan Penutup (lihat contoh pada lampiran). Adapun seminar hasil merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban forum atas hasil pelaksanaan magang oleh masing-masing kelompok di hadapan semua peserta dan dosen pendamping. Pelaksanaan seminar hasil kegiatan magang ini akan dilakukan selambat-lambatnya 2 (minggu) setelah kegiatan magang berakhir, yaitu pada: Hari/tanggal : Sabtu, 13 Agustus 2011 Tempat : Ruang Sidang Fakultas Psikologi Waktu : 08.00 - Selesai Evaluasi dan Rencana Tindak Lanjut (Follow Up) Evaluasi merupakan suatu proses yang kompleks dengan maksud mengidentifikasi faktor-faktor yang terkait dengan kinerja dan efektivitas program/ kegiatan guna menentukan kelayakannya agar program/kegiatan tersebut dapat dikem bangkan secara lebih efektif di masa akan datang.
2
Desain Evaluasi Dalam kegiatan magang ini, desain evaluasi yang digunakan adalah dalam bentuk studi kasus pelaksanaan kegiatan oleh masing-masing kelompok melalui suatu proses pe ngukuran, namun tanpa menggunakan kelompok kon trol. Desain evaluasi ini hanya membandingkan antara pelaksanaan kegiatan magang oleh mahasiswa (actual activities performance) di lapangan dengan konsep atau perencanaan kegiatan (planned performance) yang telah disusun.
2
Mengapa Perlu Evaluasi? Sedikitnya ada 3 (tiga) alasan utama mengapa diperlukan Fakultas Psikologi | 21
evaluasi dalam pelaksanaan kegiatan magang di Fakultas Psikologi: 1) Bagi fakultas, diperlukan untuk menyajikan dan menganalisa keluaran (output) kegiatan. 2) Bagi panitia dan staff kemahasiswaan, untuk meng identifikasi pekerjaan apa saja yang terlaksana dan tidak terlaksana, sehingga pelaksanaan kegiatan serupa pada masa akan datang dapat ditingkatkan kualitasnya. 3) Bagi mahasiswa peserta magang, untuk dijadikan se bagai rambu-rambu kegiatan dan acuan dalam me rencanakan kegiatannya di lapangan.
2
Apa yang Dievaluasi? Secara umum, kegiatan evaluasi ini akan mengamati 2 (dua) aspek, yaitu proses pelaksanaan program/kegiatan dan produktivitas program/kegiatan. Namun, secara khusus kegiatan evaluasi ini dibedakan ke dalam 2 (dua) tahapan sebagai berikut: 1) Evaluasi Mingguan, yaitu penilaian terhadap pelaksa naan program/kegiatan magang oleh mahasiswa selama berada dalam proses. 2) Evaluasi Kumulatif, yaitu penilaian atau identifikasi terhadap capaian hasil (results) atau keluaran (output) di akhir pelaksanaan program/kegiatan.
2
Unsur-unsur yang Tercakup dalam Laporan Akhir Evaluasi Laporan akhir kegiatan evaluasi ini mengkombinasikan dan mengintegrasikan evaluasi mingguan dan evaluasi kumulatif. Laporan akhir ini menganalisa hubungan antara apa yang terjadi selama pelaksanaan program/kegiatan dengan rumusan hasil atau keluaran. Adapun unsur-unsur yang tercakup di dalamnya meliputi:
22 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
1) Diskripsi singkat tentang program/kegiatan MKM 2) Narasi ringkasan pelaksanaan kegiatan, yang meliputi (problem dan keberhasilan yang dijumpai selama pelaksanaan program/kegiatan) 3) Hasil pelaksanaan evaluasi mingguan dan evaluasi kumulatif 4) Analisis faktor yang membantu pencapaian tujuan dan keluaran 5) Analisis faktor yang menghalangi pencapaian tujuan dan keluaran 6) Alternatif rekomendasi yang konkrit.
&
Tata Cara Usul Kegiatan Magang
Program MKM ini diperuntukkan bagi semua mahasiswa Fakultas Psikologi UIN Maliki Malang yang telah memenuhi syarat magang sebagai berikut: !
Syarat-syarat Pendaftaran Magang Mahasiswa Fakultas Psikologi yang diperkenankan mengikuti Program MKM adalah yang memenuhi kriteria sebagai berikut: a. Terdaftar sebagai mahasiswa aktif Fakultas Psikologi minimal semester IV (empat) b. Telah menempuh mata kuliah sebanyak 60 SKS c.
Mengajukan proposal magang
d. Mengisi formulir pendaftaran Pendaftaran kegiatan magang dilakukan setiap jam kerja di kantor Unit Kemahasiswaan (LP2MAK) Fakultas Psikologi.
Fakultas Psikologi | 23
!
Kriteria Proposal
2
Sampul Muka
2
Halaman Pengesahan
Sampul muka proposal berwarna biru muda dengan ukuran kertas A-4, yang secara berurutan memuat (1) tulisan “Proposal Program Pengembangan Budaya Magang Kerja Mahasiswa di Perguruan Tinggi”, (2) Logo Perguruan Tinggi, (3) Kegiatan Magang Kerja Mahasiswa dan Judul, (4) Namanama Mahasiswa dan NIM, (5) Nama Fakultas Psikologi, dan (6) Tahun Kegiatan (lihat contoh pada lampiran). Setiap proposal program magang harus disertai halaman pengesahan yang menunjukkan bahwa proposal yang bersangkutan telah melalui proses review di Fakultas Psikologi (lihat contoh pada lampiran).
2
Sistematika Isi Proposal
2
Format Surat Pernyataan Kesediaan Bekerjasama
2
Pembahasan Proposal Magang
Penulisan proposal yang akan diajukan pada Program Pengembangan Magang Kerja Mahasiswa Fakultas Psikologi UIN Maliki Malang harus memenuhi sistematika penulisan yang telah ditentukan (lihat contoh pada lampiran). Setiap proposal kegiatan magang yang disusun oleh masing-masing kelompok peserta harus disertai dengan bukti persetujuan dan kesediaan lembaga mitra untuk bekerjasama dan menerima proposal yang diusulkan. Adapun format surat pernyataan kesediaan ini secara lebih jelas (lihat contoh dalam lampiran). Setiap proposal mahasiswa yang masuk ke panitia akan direview dan dinilai kelayakannya. Proses pembahasan proposal ini sebagai salah satu cara bagi panitia untuk memastikan bahwa mahasiswa peserta MKM telah memiliki
24 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
orientasi dan kesiapan dalam melaksanakan kegiatannya di lapangan.
Tatacara Pelaporan Hasil Kegiatan Magang &
Tahapan terakhir yang sangat penting dari proses pelaksanaan MKM ini adalah penyusunan dan dengan penyerahan laporan tertulis oleh masing-masing kelompok peserta kepada panitia penyelenggara (unit kemahasiswaan Fakultas Psikologi) dan lembaga mitra. Adapun isi laporan tersebut, secara umum, terdiri 4 (empat) bagian, yaitu: 1. Pendahuluan Bagian ini merupakan menggambarkan kerangka usulan (proposal) yang diajukan di awal kegiatan pada lembaga mitra maupun panitia pelaksana. 2. Profil Lembaga Mitra dan Ruang Lingkup Pekerjaannya Menjelaskan secara rinci tentang kondisi obyektif lembaga mitra dari dimensi performance kelembagaan maupun ruang linkup pekerjaannya. Terutama yang terkait dengan bidang yang menjadi fokus perhatian (usulan) peserta dalam merencanakan kegiatan pada proposal. 3. Pelaksanaan Kegiatan di Lembaga Mitra dan Hasil yang Diperoleh Berisi penjelasan mengenai desain kegiatan yang direncanakan, dilaksanakan, dan dihasilkan selama kegiatan magang. 4. Pembahasan Memuat hasil kajian dan analisa faktor terhadap keberhasilan maupun kegagalan pelaksanaan kegiatan dalam mencapai tujuan atau keluaran yang telah ditetapkan. 5. Penutup Berisi pernyataan mengenai kesimpulan pelaksanaan kegiatan dan rekomendasi bagi lembaga mitra dan panitia terkait dengan hasil atau temuan-temuan selama pelaksanaan kegiatan. Adapun format dan sistematika penyusunan laporan Fakultas Psikologi | 25
kegiatan magang oleh setiap kelompok peserta ini secara terinci, dapat dilihat pada lampiran.
26 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
3 Langkah-langkah Mendisain Program
Mendisain program merupakan bagian yang sangat penting dalam kegiatan magang. Disain program yang baik akan mengantarkan pada keberhasilan pelaksanaan dan pencapaian hasil atau keluaran bagi peserta. Secara umum, terdapat 12 (dua belas) langkah dalam mendisain program, yang di dalamnya tersedia langkah-langkah logis yang mungkin diperlukan atau dapat diikuti dalam mempersiapkan penyusunan proposal dan outline ringkas untuk pelaksanaan program.
Langkah 1: Menganalisis Masalah & Langkah pertama ini selalu menjadi bagian yang paling penting dalam banyak program, termasuk program magang. Program aksi, seperti magang ini, selain bertujuan agar mahasiswa dapat belajar langsung dari pengalaman kerja, ia juga dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam menghadapi situasi yang buruk dan menemukan jalan keluarnya. Ketika mahasiswa terlibat dalam program magang seperti ini, hal pertama yang perlu dilakukan adalah mengumpulkan informasi yang sebanyak-banyaknya tentang masalah yang menjadi perhatiannya. Manakala melakukan analisis terhadap masalah ini mahasiswa lemah atau salah, tentu saja akan mempengaruhi disain program dan kegiatannya. Artinya, kecukupan informasi mengenai situasi atau keadaan di lokasi magang (lembaga mitra) merupakan aspek yang vital dalam menilai dan menentukan tujuan, keluaran, dan dampak dari program yang akan dilaksanakan selama menjalani kegiatan. Dengan demikian, analisis masalah yang baik seharusnya juga dapat mengantarkan mahasiswa pada penyusunan disain program dan disain evaluasi yang baik. Fakultas Psikologi | 27
!
Apa itu Analisis Masalah? Secara umum, analisis masalah terdiri dari jawaban terhadap 3 (tiga) persoalan: a.
Bagaimana sifat dan tingkat masalah? Artinya, analisis masalah mencari atau menemukan tentang: 1) Sifat Masalah; masalah atau situasi (psikologis) apa sebenarnya yang dihadapi oleh lembaga mi tra? Bagaimana masalah atau situasi tersebut mem pengaruhi organisasi, individu, kelompok, atau ling kungan kerja? Apa yang menjadi kebutuhan utama mereka? Faktor-faktor (psikologis) apa yang ada di balik masalah atau situasi tersebut? 2) Tingkat Masalah: berapa banyak orang atau pihak yang berada dalam situasi atau masalah tersebut? Berada pada bagian atau posisi apa mereka? Pada kelompok usia, jenis kelamin, tingkatan, dan kategori lain apa yang dipengaruhi oleh situasi atau masalah tersebut? 3) Konteks Sosial; bagaimana karakteristik kultural, sosial, atau ekonomi dari organisasi atau individu di dalamnya? Bagaimana setting lembaga, komunitas, keluarga, pekerjaan, dan pendidikan mereka? 4) Konteks Psiko-Sosial yang Lebih Luas yang Me nyebabkan Kemunculan Masalah; misalnya, masalah tentang dampak kegelisahan kerja (job insecurity) terhadap sikap kerja pegawai, adaptasi kerja, dan tindakan penarikan diri dari organisasi (organizational withdrawal behaviors).
b. Analisis respons terhadap masalah yang ada Salah satu unsur dalam analisis masalah yang juga sangat
28 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
penting adalah penilaian terhadap kesejahteraan dan me ngembangkan pengukuran yang memiliki dampak terhadap kehidupan kelompok target. Hal ini meliputi pengamatan terhadap: 1) Respon Kebijakan (Policy Respons), misalnya, kebijakankebijakan apa yang mempengaruhi terhadap para pegawai dan dengan cara apa? Seberapa efektif daya pengaruhnya? Ukuran-ukuran apa yang dapat dipakai dan mana yang tidak dapat dipakai? Mengapa? 2) Para Aktor yang Berbeda-beda, agen-agen kelompok pegawai dan/atau unit-unit kerja serta program-pro gram dan kapasitas mereka. c.
Penilaian terhadap kebutuhan yang tidak terpenuhi (assess ment of the unmet needs) Salah satu tujuan dari assessment mengenai respons ter hadap beraneka ragam kebutuhan kerja pegawai pada sua tu organisasi adalah untuk mengidentifikasi pendekatanpendekatan yang efektif dan juga untuk menggarisbawahi kemungkinan-kemungkinan masalah dan kegagalan dari beberapa pelayanan. Hal ini mencakup pengamatan ter hadap: 1) Kesenjangan antara masalah dan respons. Apasaja yang menjadi kesenjangan antara masalah-masalah dan tanggapan program terhadap masalah tersebut? Kesenjangan mana yang paling penting untuk diper hatikan? 2) Perubahan-perubahan setiap saat. Apa saja kecen derungan yang ada pada kondisi pegawai? Bagaimana tanggapan-tanggapan telah merubah terhadap kea daan mereka? Apakah respons tersebut berlaku lebih efektif ataukah tidak dalam menyelesaikan masalah para pegawai? Fakultas Psikologi | 29
3) Apa saja yang diperlukan untuk mereduksi kesenjangan antara masalah dengan respons? Jenis-jenis program aksi apakah yang akan berlaku paling efektif? Apa sajakah yang seharusnya dijadikan sebagai kriteria keberhasilan? Pendekatan-pendekatan alternatif apa sajakah yang ada? Hal apa sajakah yang sudah di lakukan oleh organisasi, mana yang paling berguna, dan hal lain apa sajakah yang seharusnya dilakukan? !
Bagaimana Melakukan Analisis Masalah? Teradapat beberapa jalan atau cara untuk memperoleh informasi mengenai dunia kerja pegawai dalam suatu organisasi usaha. Pertama, mahasiswa seharusnya dapat mengamati atau mencermati masalah apa sajakah yang telah dipublikasikan oleh pemerintah, NGO atau LSM, media massa, lembaga pendidikan, dunia bisnis, dan lain-lain. Kemudian, anda hitung berapa banyak orang-orang yang terlibat dalam masalah, khususnya para pegawainya. Setiap sumber informasi mengenai masalah para pegawai tersebut akan dapat dilihat adanya perbedaan metode dalam memperoleh informasi yang diperlukan. Sedikitnya, ada tiga metode utama dalam suatu penyelidikan, yaitu Observasi, Survey, dan Wawancara. Namun, hasil paling efektif yang dapat diperoleh adalah dengan memadukan ketiga teknik tersebut. Dosen Pendamping Lapangan (DPL) dari kegiatan magang ini akan dapat membantu mahasiswa dalam mendisain penyelidikan dan melakukan wawancara. Namun, hal terpenting yang melampaui semua hal di atas adalah kemauan mahasiswa sendiri dalam menyediakan cukup waktu untuk melakukan analisis secara seksama atau teliti mengenai situasi lembaga mitra dan masalah-masalah yang ada di dalamnya. Untuk itu, mahasiswa senantiasa perlu untuk melihat, mendengar, dan belajar, khususnya dari kerja para pegawai di dalam lembaga mitra, tempat mereka melakukan aktivitas magang.
30 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
Langkah 2: Menentukan Strategi Program &
Strategi program pada prinsipnya adalah bagaimana membuat semakin jelas dan terang benderang apa yang ingin dilakukan, serta untuk siapa dan dengan siapa. Dalam hal ini, sedikitnya mahasiswa dapat membedakan 2 (dua) jenis strategi dalam melaksanakan kegiatan magang, yaitu: 1. Dukungan Langsung (Direct Support), merupakan salah satu jenis pendekatan atau cara agar program dapat dilaksanakan secara langsung bersama-sama dengan para pegawai dan organisasinya melalui ketersediaan program layanan, seperti pelatihan (training) atau bantuan teknik (technical assistance) dalam merapikan dokumen administrasi dan organisasi. 2.
Pengembangan Kelembagaan (Institutional Development), yaitu suatu usaha penguatan organisasi untuk melakukan pelayanan yang lebih baik terhadap para pegawainya. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kecakapan melalui, misalnya, pelatihan para pegawai atau personil tentang penyusunan disain program dan implementasinya, sehingga pada perkembangan selanjutnya mereka dapat memberikan pelayanan yang lebih baik terhadap pelanggan atau kelompok sasaran organisasinya.
Langkah 3: Menentukan Penerima Manfaat &
Diantara hal penting yang juga perlu diketahui oleh mahasiswa dalam melakukan program magang adalah siapa penerima manfaat dari programprogramnya? Dalam program magang di lembaga industri, perkantoran, rumah sakit, panti petirahan atau yang lainnya, kelompok pekerja atau para pegawai sering dijadikan sebagai target sasaran atau penerima manfaat. Oleh karena itu, program-program yang disusun dapat ditujukan untuk membantu mereka menemukan kebutuhannya. Dengan demikian, menjadi sangat penting bagi mahasiswa untuk mendefinisikan kelompok-kelompok target atau penerima manfaat tersebut dengan tepat jika kegiatannya ingin fokus dengan baik dan jika mereka ingin menjawab persoalan-persoalan yang ditemui secara jelas Fakultas Psikologi | 31
dan tepat. Apakah program-program yang dirancang oleh mahasiswa mampu membantu seseorang yang memang memerlukan bantuan? Oleh karena itu, penting juga untuk diperhatikan agar mahasiswa menghindari deskripsi umum yang tidak jelas, seperti “pegawai perusahaan atau personalia organisasi”. Akan lebih baik jika mahasiswa mampu memberikan ukuran yang tepat (precise size), lokasi, dan karakteristik psikologis/ sosial/ ekonomi/budaya dari kelompok targetnya. Sebagai contoh, untuk kelompok-kelompok target tersebut dapat terdiri dari: 1. Pegawai anak-anak pada industri yang spesifik 2. Anak-anak yang bekerja pada sektor publik 3. Anak-anak yang terlibat dalam perdagangan di jalanan 4. Anak-anak pekerja di sektor pertanian 5. Anak-anak yang terlibat dalam pekerja bangunan 6. Anak-anak yang secara khusus beresiko karena pekerjaannya yang tersembunyi 7. Anak-anak yang bekerja pada industri yang berbahaya atau beresiko tinggi 8. Anak-anak berkebutuhan khusus pada lingkungan pemulung 9. Pegawai tidak berketerampilan khusus pada perusahaan atau perkantoran 10. Pegawai berkepribadian temperamental pendidikan dasar, dan lain-lain.
pada
lembaga
Namun, terhadap kelompok-kelompok target tersebut mahasiswa perlu mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan, seperti apakah mereka memang memerlukan program? Apakah program yang akan ditawarkan dapat mengantarkan mereka menemukan kebutuhannya? Apakah ini merupakan strategi yang paling memungkinkan? Dengan melibatkan pihak-pihak yang terkait atau berkepentingan dalam menyiapkan program dan kelompok target, maka mahasiswa bukan hanya akan dapat menghindari beberapa 32 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
perangkap disain program yang serius, lebih dari itu mahasiswa juga dapat meningkatkan kesempatan untuk sukses dalam kegiatan magang dengan mengembangkan rasa memiliki terhadap program itu sendiri.
Langkah 4: Memilih Partner & Aspek yang sangat penting berikutnya dalam melaksanakan program magang ini adalah memilih atau menentukan partner untuk melaksanakan program. Suatu program tidak seharusnya dimengerti, dibayangkan, atau disusun dalam suatu ruang isolasi, dan juga tidak dilakukan dalam suatu ruang kosong. Seberapa efektifkah suatu program akan sangat ditentukan oleh hubungannya dengan penerima manfaat dan rekan kerja (partner). Pada ranah praktis, efektivitas suatu program itu mengharuskan adanya koordinasi yang efektif. Jika suatu program itu, misalnya, ber-partner dengan lembaga mitra, maka perlu untuk mengklarifikasi terlebih dahulu peran dan tangung jawabnya.
Langkah 5: Merumuskan Tujuan &
Tujuan pada dasarnya merupakan ekspresi sederhana dari apa yang ingin dicapai dari suatu program dan biasanya disusun berlawanan dengan masalah yang sedang dihadapi. Sebagai contoh: Nama program : Program Peningkatan Performance Organisasi Problem : Terdapat 10 karyawan/pegawai suatu lembaga yang mengalami kegelisahan kerja Tujuan : Meningkatkan kemampuan adaptasi diri 10 karya wan/pegawai yang mengalami kegelisahan kerja pada perusahaan kain tenun. Tujuan bisa diartikan juga dengan situasi yang diharapkan tercapai di akhir suatu program. Secara umum, tujuan biasanya dibuat atau disusun (dari 1 - 3) dan kata kuncinya adalah “mencapai atau memperoleh”. Dalam merumuskan tujuan dari programnya, mahasiswa harus dengan tepat menyebutkan siapa penerima manfaat (target kelompok) dan menyatakan dampak (perubahan) yang akan dicapai dalam istilah yang dapat diukur. Hal ini akan membantu mahasiswa dalam melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan programnya. Dalam merumuskan suatu tujuan, akan sangat Fakultas Psikologi | 33
membantu jika merujuk kepada strategi program. Hindari merumuskan tujuan yang berada di luar sumber daya (waktu, orang, dan biaya). Usakan agar tujuan yang dirumuskan memenuhi kriteria SMART (yakni, Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time Limited).
Langkah 6: Merumuskan Hasil atau Keluaran Program & Sesuatu yang dihasilkan dari kegiatan suatu program disebut dengan keluaran (outputs). Kata kuncinya adalah “menghasilkan”, sekali lagi harus dinyatakan secara tepat dan dengan menggunakan istilah yang dapat diukur. Dalam suatu program pengembangan kelembagaan, keluaran yang dihasilkan bisa berupa staff yang terlatih, suatu dokumen, suatu bahan, dan lain-lain. Misalnya: Tujuan : Meningkatkan kemampuan adaptasi diri 10 karyawan/pegawai yang mengalami kegelisahan kerja pada perusahaan kain tenun. Keluaran : Di akhir pelaksanaan program akan diperoleh: 10 (Sepuluh) karyawan/pegawai yang terlatih dalam menghadapi berbagai situasi kerja Pedoman (manual) pengembangan konsep diri bagi karyawan Instrumen evaluasi diri dan motivasi kerja bagi karyawan di perusahaan kain tenun
Langkah 7: Menentukan Kegiatan (Activities) &
Kegiatan adalah serangkaian tindakan yang dilakukan untuk mencapai keluaran (outputs) yang diharapkan, yaitu sesuatu yang akan dilakukan dan bukan hasil itu sendiri. Dengan kata lain, kegiatan (activities) adalah mengubah inputs dari suatu program menjadi outputs, dan kata kuncinya “melakukan”. Untuk memperoleh satu keluaran (output) biasanya akan memerlukan sejumlah kegiatan. Dengan melakukan kajian atau pembahasan mengenai kegiatan ini akan membantu mahasiswa dalam menerangkan dan memberikan alasan-alasan untuk meminta sumbersumber yang spesifik dari lembaga mitra. Sebagai contoh, untuk menghasilkan atau memperoleh keluaran 34 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
(outputs) seperti telah dijelaskan di atas akan memerlukan sejumlah kegiatan sebagai berikut: 1. Melakukan pelatihan terhadap 10 karyawan/pegawai perusahaan kain tenun tentang manajemen diri dan motivasi kerja 2. Mengembangkan bahan (materi) dan disain pengukuran untuk kegiatan pelatihan 3. Merumuskan pedoman pelatihan (training manual) 4. Melakukan survey kebutuhan 5. Mengadakan kampanye pendampingan 6. Mengadakan seminar dan/atau diskusi 7. Dan lain-lain Adapun cara yang terbaik dalam merumuskan beragam kegiatan dari suatu program adalah melalui penyusunan perencanaan kerja (work plan).
&
Langkah 8: Mendefinisikan Kebutuhan-kebutuhan (Inputs)
Mahasiswa akan memerlukan berbagai hal atau barang dalam melak sanakan dan menyelesaikan program magangnya. Pertama, mahasiswa akan memerlukan beraneka sumber daya (waktu, tempat, orang, hingga dana), perlengkapan, keahlian, keterampilan, narasumber, dan lain-lain. Semua keperluan untuk menyelesaikan kegiatan (activities) inilah yang disebut dengan (inputs). Untuk menentukan inputs ini mahasiswa juga harus melakukannya dengan tepat dan realistik. Bukan hanya itu, mahasiswa juga harus dengan jelas menentukan siapa yang bertanggung jawab dalam memenuhi atau menyediakan keperluan yang telah diidentifikasi. Inputs juga harus spesifik dari segi (jenis, kuantitas, durasi, dan biayanya). Ketika memperkirakan biaya, maka harus dipastikan mahasiswa akan selalu mendaftar (dengan lembar checklist) setiap masukan, penyediaan, dan dalam hal pengeluarannya.
Fakultas Psikologi | 35
&
Langkah 9: Menentukan Cara Monitoring dan Evaluasi
Sangat penting berfikir secara benar sejak dari awal pelaksanaan program tentang bagaimana dan kapan program akan menyediakan laporan kemajuan (progress report) dan bagaimana ia akan dievaluasi. Untuk sebuah disain yang baik, sangat penting menjelaskan tentang prosedur pelaporan, monitoring dan evaluasinya. Misalnya: 1. Kapan progress report akan disiapkan (setiap satu ataukah dua minggu). 2. Kapan program akan dievaluasi (setiap minggu ataukah di akhir pelaksanaan program). 3. Bagaimana program akan dievaluasi (menggunakan orang da lam/luar). 4. Siapa saja yang akan ambil bagian dalam proses evaluasi (ang gota kelompok, lembaga mitra, penerima manfaat, ataukah panitia penyelenggara).
&
Langkah 10: Mempersiapkan Anggaran Belanja
Kalkulasi kebutuhan anggaran atau biaya didasarkan pada daftar inputs yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan-kegiatan. Daftar penyusunan kebutuhan anggaran, sebagai contoh, bisa meliputi hal-hal sebagai berikut: 1. Personalia 2. Transportasi 3. Pelatihan 4. Perlengkapan 5. Bahan-bahan 6. Telepon 7. Penyusunan Laporan
36 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
&
Langkah 11: Menuliskan Outline Ringkas untuk Program Aksi
Aspek apa sajakah yang harus dijelaskan dalam outline ringkas program magang? Ringkasan outline terdiri dari komponen-komponen penting berikut ini: 1. Topik program secara tepat, yang mengindikasikan kerja yang akan dilakukan. 2. Lokasi yang jelas bagi pelaksanaan program/kegiatan 3. Latar belakang dan alasan-alasannya, yang mencakup deskripsi tentang masalah-masalah yang telah diidentifikasi, dan strategi program dalam menghadapi masalah tersebut 4. Deskripsi singkat tentang lembaga mitra dan kemungkinan adanya partner dalam pelaksanaan kegiatan, juga termasuk prosedur monitoring dan evaluasi yang akan dilakukan. 5. Deskripsi tujuan (goals) dari program 6. Deskripsi keluaran (outputs) 7. Deskripsi Kegiatan (activities) 8. Deskripsi Kebutuhan (inputs), dan 9. Estimasi pembiayaan kegiatan.
&
Langkah 12: Malakukan Koreksi Akhir terhadap Proposal
Melengkapi ringkasan outline program magang tersebut, mahasiswa perlu memastikan bahwa proposal yang disusun telah lengkap dan sesuai dengan apa yang akan dilakukan. Mahasiswa harus melakukan pengecekan kembali kesesuaian antara komponen-komponen yang ada di dalam proposal, seperti ketersediaan inputs, rencana kegiatan yang akan diselesaikan, dan keluaran yang akan dihasilkan, apakah semua yang telah dinyatakan tersebut telah sejalan dengan tujuan yang akan dicapai? Beberapa unsur dalam checklist berikut ini mungkin akan berguna bagi mahasiswa: Fakultas Psikologi | 37
!
Latar Belakang dan Konteks Lembaga Mitra Apakah pada bagian ini telah merefleksikan hal-hal sebagai berikut: a.
Pekerjaan persiapan analisis masalah (topik magang) di lembaga mitra
b. Analisis alternatif strategi dan alasan-alasan untuk menindaklanjuti usulan kegiatan c.
Apakah program yang ditawarkan telah sesuai dengan kecenderungan lembaga mitra dan strategis yang diperlukan
d. Pelajaran apa yang dapat diperoleh dari pelaksanaan program di lembaga mitra !
Kelompok Target/Partner dan Strategi Program a.
Apakah kelompok target atau penerima manfaat dari program sudah diidentifikasi secara tepat?
b. Apakah partner dan kecakapannya telah diiedentifikasi? c. !
Apakah strategi program sudah didefinisikan secara jelas?
Identifikasi Tujuan a.
Apakah tujuan dari program sudah dideskripsikan secara jelas dan memiliki kontribusi yang nyata?
b. Apakah tujuan yang disusun merefleksikan strategi program yang akan digunakan? c.
Apakah tujuan yang dirumuskan sudah cukup dapat diukur, sehingga dapat dijadikan sebagai kriteria keberhasilan program pada saat dilakukan evaluasi?
d. Apakah tujuan yang disusun benar-benar telah dimengerti sebelum maupun setelah pelaksanaan program?
38 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
!
Keluaran (Outputs) a.
Apakah keluaran yang direncanakan telah mencerminkan fokus utama (topik) dari program?
b. Apakah keluaran tersebut memang diperlukan untuk mencapai tujuan? c. !
Apakah keluaran benar-benar dapat diukur dan dapat dicapai oleh siapa dan kapan?
Kegiatan (Activities) a.
Apakah sudah dilakukan pembahasan secara jelas antara program yang akan dilakukan dengan concern mahasiswa dan lembaga mitra yang diharapkan dapat dilaksanakan secara baik?
b. Apakah kegiatan yang disusun sudah dipandang cukup untuk mencapai tujuan dan keluaran yang telah ditetapkan? c. !
Apakah waktu pelaksanaan kegiatan sudah disusun secara spesifik?
Kebutuhan-kebutuhan (Inputs) a.
Apakah kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan telah dipastikan ketersediaannya?
b.
Apakah waktu yang diperlukan benar-benar sudah realistic?
c.
Apakah mahasiswa sudah yakin dengan kualifikasi personil yang diperlukan?
d. Apakah dana yang diperlukan sudah mencakup kebutuhan pelaporan, monitoring, dan evaluasinya? !
Pra Kondisi Apakah mahasiswa telah memastikan dengan jelas tentang pra-kondisi untuk memulai program magang di lembaga mitra, misalnya daya dukung di lembaga mitra? Fakultas Psikologi | 39
!
Monitoring dan Evaluasi a.
Bagaimana dimonitor?
kemajuan
pelaksanaan
b. Apakah disain pelaporan dipersiapkan dengan jelas? c.
yang
kegiatan
diperlukan
akan sudah
Bagaimana dampak atau kontribusi dari program akan dievaluasi?
40 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
4 Penutup
Demikian adalah pedoman pelaksanaan Magang Kerja Mahasiswa (MKM) yang disusun sebagai upaya untuk memfasilitasi mahasiswa dan mitra kerja dalam melaksanakan program tersebut. Namun demikian kesuksesan kegiatan tersebut akan ditentukan kembali kepada minat dan kerja keras mahasiswa disertai dengan kerjasama yang mutualis antara pelaku kegiatan dengan mitra kerja yang bersangkutan, sehingga akan menutup masing-masing kelemahan dalam bekerja aksi bertajuk Magang Kerja Mahasiswa (MKM). Dengan selesainya pedoman pelaksanaan Magang Kerja Mahasiswa (MKM) tidak kemudian menjadi menutup kreativitas dan inovasi mahasiswa dalam mengembangkan ide-ide untuk MKM ini, melainkan saran tersebut akan dapat ikut membangun prinsip dasar berkegiatan MKM Fakultas Psikologi ini. Akhir kata, semoga pedoman pelaksanaan ini dapat membantu mahasiswa pada khususnya dan mitra kerja pada umumnya dalam mengembangkan aplikasi pendidikan yang diejawentahkan melalui program MKM ini.
Fakultas Psikologi | 41
42 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
Fakultas Psikologi | 43
� � � � � �
44 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
Fakultas Psikologi | 45
46 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
Fakultas Psikologi | 47
48 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
Fakultas Psikologi | 49
50 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
� � � � � �
Fakultas Psikologi | 51
Lampiran 10 FORMAT LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG KERJA MAHASISWA Halaman Judul Halaman Pengesahan Kata Pengantar Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar BAB I
:
PENDAHULUAN A. ……………………………............................................. B. ......……………………………………………................. C. ……………………………............................................. D. ……………………………............................................. E. …………………………….............................................
BAB II
:
ALASAN MEMILIH LEMBAGA MITRA MAGANG A. ……………………………............................................. B. ……………………………............................................. C. …………………………….............................................
BAB III
: PERENCANAAN PROGRAM DAN KEGIATAN A. ……………………………............................................. B. ……………………………............................................. C. ……………………………............................................. D. …………………………….............................................
BAB IV
: PELAKSANAAN PROGRAM DAN KEGIATAN A. ……………………………............................................. B. ……………………………............................................. C. ……………………………............................................. D. …………………………….............................................
BAB V
:
BAB V
:
HASIL PELAKSANAAN PROGRAM DAN KEGIATAN ……………………………............................................. ……………………………............................................. ……………………………............................................. …………………………….............................................
A. B. C. D.
PENUTUP A. Kesimpulan B. Rekomendasi……………………………........................
Daftar Pustaka Lampiran - Foto kegiatan pelaksanaan MKM - Data dosen pembimbing, dan mahasiswa peserta MKM - Data Industri/Lembaga Mitra
52 | Pedoman Magang Kerja Mahasiswa
