PEDOMAN KEGIATAN MAHASISWA

PEDOMAN KEGIATAN MAHASISWA

Sekolah Tinggi Bahasa Asing LIA Jakarta 2013 0

Tim Penyusun Prof. Dr.Ida Sundari Husen (editor) Najmiah Octavia, M.Si Sissy Nurvidati Rahim, M.Hum Ika Kartika Amilia, M.Hum Maya Sekartaji, S.S Intan Puspitasari, M.Hum Hengky Andrenanto, S.E.

1

DAFTAR ISI TIM PENYUSUN...............................................................................................1 KATA PENGANTAR .......................................................................................5 KATA SAMBUTAN..........................................................................................6 BAB I

7

PENGERTIAN ................................................................................................. 7 I. II. III.

Mahasiswa .........................................................................................................7 Kegiatan Kemahasiswaan ..................................................................................7 Kegiatan Ekstrakurikuler...................................................................................7

BAB II 9

ORGANISASI MAHASISWA........................................................................... 9 I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. XIII.

Pengertian .........................................................................................................9 Landasan Hukum...............................................................................................9 Kode Etik Organisasi dan Kegiatan Kemahasiswaan ......................................9 Persyaratan Organisasi Mahasiswa..................................................................10 Persyaratan Kegiatan Kemahasiswaan ............................................................10 Tata tertib Organisasi Mahasiswa ...................................................................11 Tata tertib Kampus dan Perkuliahan...............................................................11 Pembina Organisasi Mahasiswa.......................................................................11 Fasilitas Mahasiswa ..........................................................................................11 Struktur Organisasi Mahasiswa.......................................................................12 Unsur Organisasi mahasiswa ..........................................................................13 Tugas dan Kewajiban Pengurus Organisasi .....................................................14 Persyaratan Ketua dan Pengurus Organisasi ..................................................17

2

BAB III 19

SISTEM KREDIT PARTISIPASI....................................................................... 19 I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII.

Pengertian .......................................................................................................19 Pelaksanaan Sistem Kredit Partisipasi ............................................................21 Sistem Penilaian...............................................................................................21 Predikat...........................................................................................................22 Validasi ............................................................................................................23 Bukti-bukti Kegiatan Kemahasiswaan ............................................................23 Kehadiran Mahasiswa Dalam Kegiatan Kemahasiswaan Rutin Terjadwal.......23 Prosedur Pelaksanaan Sistem Kredit Partisipasi .............................................24

BAB IV 25

PROSEDUR STANDAR ................................................................................ 25 KEGIATAN KEMAHASISWAAN.................................................................. 25 I. II. III. IV.

Ketentuan Pokok Kegiatan Kemahasiswaan ...................................................25 Ketentuan Umum mengenai Administrasi ......................................................26 Ketentuan Mengenai Pelaksanaan Kegiatan ....................................................33 Alur Kegiatan Kemahasiswaan ........................................................................36

BAB V 39

LAIN-LAIN .................................................................................................... 39 I. II.

Pembina dan Pendukung Organisasi Kemahasiswaan .....................................39 Beasiswa..........................................................................................................40

LAMPIRAN .......................................................................................................43 ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN......................................................................44 PERHITUNGAN DAN ALUR PELAKSANAAN SATUAN KREDIT PARTISIPASI (SKP)......................................................................48 CONTOH SURAT PERMOHONAN........................................................................63 CONTOH SISTEMATIKA PROPOSAL.....................................................................64 CONTOH FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN .............................66 PROSEDUR PENGAJUAN PERMOHONAN BEASISWA ........................................67

3

PETUNJUK TEKNIS TENTANG PEKAN ORIENTASI MAHASISWA BARU (POSTBA), SHINYUUSEI KANGEKAI (SNK) DANan English Department Gathering (EDG) ...............................................................................................71

4

KATA PENGANTAR Surat Keputusan Ketua STBA LIA Jakarta no. 008.SK/K/III/2012 per tanggal 05 Maret 2012 menetapkan berlakunya Sistem Kredit Partisipasi. Sistem ini diberlakukan agar mahasiswa dapat secara aktif mengikuti kegiatan ekstrakurikuler dan nonkurikuler kemahasiswaan, baik yang diselenggarakan di dalam kampus STBA LIA Jakarta ataupun di luar kampus. Oleh karena itu, buku Pedoman Kegiatan Mahasiswa yang diterbitkan tahun 2011 perlu mendapatkan penyempurnaan. Selain penyempurnaan prosedur pelaksanaan kegiatan mahasiswa, buku ini berisikan juga prosedur pelaksanaan Sistem Kredit Partisipasi dan petunjuk teknis pelaksanaan POSTBA, Shinyuusei Kangekai dan English Department Gathering. Prosedur pelaksaan Sistem Kredit Paritisipasi awalnya ada di buku yang terpisah. Sementara, petunjuk teknis pelaksanaan POSTBA, Shinyuusei Kangekai dan English Department Gathering belum pernah ada sebelumnya. Untuk menyeragamkan dan menghindari masalah yang sering timbul di kampus lain berkenaan dengan kegiatan serupa, maka STBA LIA Jakarta merasa perlu membuat petunjuk teknis ini untuk kemudian dipatuhi dan dilaksanakan oleh para mahasiswa yang menjadi panitia kegiatan-kegiatan ini. Kami berharap dengan adanya buku ini, mahasiswa dapat melaksanakan kegiatan mahasiswa sesuai dengan Standard Operational Procedure (SOP). Ini juga merupakan pembelajaran bagi mahasiswa bila kelak lulus dan masuk ke dunia kerja. Semoga mahasiswa tidak putus beraktifitas dan mendapatkan manfaat dari kegiatan ekstrakurikuler dan nonkurikuler yang mereka ikuti. Jakarta, 4 Maret 2013 Wakil Ketua III Najmiah Octavia, M.Si

 5

KATA SAMBUTAN UNTUK TERBITAN TAHUN 2013

Pada tahun 2012, di STBA LIA Jakarta mulai diberlakukan Sistem Kredit Partisipasi, untuk menilai kegiatan nonkurikuler mahasiswa dengan Satuan KreditPartisipasi (SKP). Pada dasarnya, sistem tersebut merupakan jawaban atas masukan dari masyarakat pengguna yang menuntut agar mahasiswa memiliki kemampuan berorganisasi dan keterampilan nonakademik di samping pengetahuan yang diperolehnya di kelas. Selain itu, sistem tersebut juga merupakan penyempurnaan dari aturan kegiatan kemahasiswaan yang sudah ada sebelumnya yang bertujuan agar mahasiswa memiliki catatan resmi tertulis berupa Transkrip Kegiatan Mahasiswa (TKM) pada akhir studinya di samping Transkrip Nilai Akademik (TA), yang dapat dijadikan bekal untuk mencari pekerjaan. Diharapkan bahwa nilai TKM akan memberi nilai tambah pada Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) mahasiswa yang bersangkutan Oleh karena itu, dalam rangka penyempurnaan, buku Pedoman Kegiatan Mahasiswa tahun 2011 perlu direvisi dan diganti agar para mahasiswa STBA LIA Jakarta mempunyai petunjuk yang jelas dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan mereka di dalam dan di luarkampus. Kami sangat bergembira bahwa pada semester pertama sejak SKP diberlakukan, kami mengamati bahwa partisipasi mahasiswa padakegiatan-kegiatanak ademik dan nonakademik telah meningkat. Semoga penerbitan buku pedoman ini sesuai dengan kebutuhan mahasiswa STBA LIA Jakarta dan mencapai sasaran yang dituju. Jakarta, 4 Maret 2013 Ketua STBA LIA Jakarta, Prof. Dr. Ida SundariHusen

 6

BAB I PENGERTIAN

I.

Mahasiswa Mahasiswa merupakan peserta didik yang terdaftar pada salah satu jurusan dan program studi di lingkungan STBA LIA Jakarta.

II.

Kegiatan Kemahasiswaan Program kegiatan kemahasiswaan STBA LIA Jakarta disusun sesuai dengan kalender kegiatan akademik dan kegiatan pengembangan untuk mencapai sasaran yang telah disepakati dan ditetapkan. Kegiatan kemahasiswaan STBA LIA Jakarta adalah segala aktivitas ekstrakurikuler dan nonkurikuler yang memperoleh izin dari Ketua STBA LIA Jakarta, atau pejabat yang diberi wewenang oleh Ketua STBA LIA Jakarta, serta tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan, norma agama dan norma kesusilaan.

III. Kegiatan Ekstrakurikuler Kegiatan ekstrakurikuler adalah kegiatan kemahasiswaan di luar kegiatan akademik yang meliputi pengembangan penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, upaya perbaikan kesejahteraan mahasiswa, dan pengabdian pada masyarakat. Kegiatan kemahasiswaan ini dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan pokok seperti tersebut di bawah dan menunjang perkuliahan. Partisipasi mahasiswa dalam setiap kegiatan Ekstrakurikuler akan mendapatkan satuan kredit partisipasi (SKP) dan menjadi syarat untuk mengikuti ujian akhir yaitu sidang Skripsi, Ujian Lisan Mata Kuliah Peminatan (ULMKP/Ujian Komprehensif) atau sidang Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL).

7

Pedoman Kegiatan Mahasiswa

1. Penalaran dan Keilmuan Kebutuhan pokok yang harus dipenuhi sesuai dengan tugas utama sebagai mahasiswa. Kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan penalaran dan keilmuan antara lain seminar, diskusi ilmiah, debat ilmiah dalam bahasa Indonesia, bahasa Inggris atau bahasa Jepang, lomba karya ilmiah, dan pelatihan dasar kepemimpinan oleh organisasi mahasiswa di dalam dan di luar lingkungan kampus STBA LIA Jakarta.

2. Minat dan Bakat Kebutuhan pokok yang dikembangkan untuk meningkatkan keterampilan, apresiasi seni, dan kesegaran jasmani. Kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan minat dan bakat berupa kegiatan olah raga, kesenian, media terbitan kampus, pecinta alam, koperasi mahasiswa, dan sebagainya.

3. Kesejahteraan Mahasiswa Kebutuhan pokok untuk memenuhi kesejahteraan jasmani dan rohani sehingga mahasiswa menjadi intelektual yang berbudi dan bertakwa kepada Tuhan. Untuk kesejahteraan jasmani mahasiswa yang berprestasi atau membutuhkan dilakukan berbagai usaha agar memperoleh beasiswa. Kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan kesejahteraan berupa koperasi mahasiswa, kegiatan kerohanian, dan sebagainya.

4. Pengabdian Masyarakat Kebutuhan pokok untuk mengembangkan aktualisasi diri, menyalurkan aspirasi, dan melakukan pengabdian sebagai masyarakat. Kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan pengabdian kepada masyarakat berupa kegiatan pelatihan (pelatihan bahasa Inggris untuk anak-anak, Community English Program - CEP), penyuluhan, bantuan materi dan tenaga kepada masyarakat.

8


BAB II ORGANISASI MAHASISWA

I. Pengertian Organisasi mahasiswa STBA LIA Jakarta adalah organisasi mahasiswa yang dibentuk dari, oleh, dan untuk mahasiswa pada tingkat institusi dan program studi di dalam kampus sebagai wahana pengembangan diri mahasiswa ke arah perluasan wawasan dan peningkatan kecendekiawanan serta integritas kepribadian untuk mencapai tujuan perguruan tinggi.

II. Landasan Hukum Organisasi mahasiswa di lingkungan STBA LIA Jakarta berlandaskan: 1. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 155/U/1998 tentang Pedoman Umum Organisasi mahasiswa di Perguruan Tinggi. 2. Undang-undang Nomor 2 tahun 1989 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 3. Keputusan Ketua STBA LIA Jakarta tentang Pedoman Organisasi mahasiswa STBA LIA Jakarta tanggal 22 Januari 2007. 4. Statuta STBA LIA Jakarta tahun 2011.

III.Kode Etik Organisasi dan Kegiatan Kemahasiswaan III.1. Kode Etik Organisasi a) Tidak bertentangan dengan Pancasila, UUD 1945, Agama, Visi dan Misi STBA LIA Jakarta, serta menunjang kegiatan kurikuler dan ekstrakurikuler; b) Tidak membuat Visi dan Misi, serta Garis-garis Besar Haluan Kerja yang dapat mengganggu ketertiban kampus dan lingkungan sekitar kampus;

9


c) Menjunjung tinggi dan menghormati norma, nilai-nilai, dan aturan yang diberlakukan di Yayasan LIA dan STBA LIA Jakarta; d) Menjalankan Kegiatan Organisasi dengan berpedoman pada kode etik STBA LIA Jakarta.

III.2. Kode Etik Kegiatan Kemahasiswaan a) Tidak bertentangan dengan kode etik STBA LIA Jakarta; b) Berupa aktivitas yang dapat dipertanggungjawabkan secara moral dan formal; c) Tidak mengganggu ketertiban umum dan perkuliahan.

IV. Persyaratan Organisasi Mahasiswa 1. Mempunyai Visi dan Misi yang jelas, benar, dan rasional; 2. Mempunyai Anggaran Dasar (AD), Anggaran Rumah Tangga (ART), dan Program Kerja; 3. Mempunyai kepengurusan organisasi (struktur organisasi) dan uraian tugas yang jelas; 4. Memenuhi persyaratan pembentukan organisasi mahasiswa sesuai dengan pasal dalam AD/ART BEM STBA LIA Jakarta; 5. Mempertanggungjawabkan kepengurusan organisasi sesuai dengan struktur kemahasiswaan yang berlaku di STBA LIA Jakarta.

V. Persyaratan Kegiatan Kemahasiswaan 1. Mendapat izin resmi dari pimpinan STBA LIA Jakarta atau pejabat yang ditunjuk Pimpinan STBA LIA Jakarta; 2. Melakukan kegiatan dengan memperhatikan kedisiplinan dan ketertiban administrasi, organisasi, dan transparansi; 3. Meningkatkan dan/atau mendukung pengetahuan serta keterampilan bahasa dan budaya Indonesia, dan bahasa dan budaya asing yang dipelajarinya;

10


4. Tidak bersifat destruktif, anarkis, dan/atau provokatif; 5. Diadakan di tempat yang jelas dengan susunan acara yang terencana dan terkoordinasi serta dilakukan oleh panitia kompeten yang ditunjuk secara resmi.

VI.Tata tertib Organisasi Mahasiswa Tata tertib organisasi mahasiswa di lingkungan STBA LIA Jakarta diatur seperti tersebut di bawah. 1. Memenuhi kode etik organisasi yang ditetapkan STBA LIA Jakarta; 2. Mematuhi peraturan dan tata tertib organisasi yang ada di lingkungan STBA LIA Jakarta yaitu BEM, UKM, dan HMJ; 3. Merencanakan dan melaksanakan program kegiatan yang tidak bertentangan dengan AD/ART organisasi; 4. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan yang dapat dipertanggungjawabkan dan akuntabel.

VII. Tata tertib Kampus dan Perkuliahan Tata tertib kampus dan perkuliahan dapat dilihat dalam Buku Panduan STBA LIA Jakarta yang diterbitkan setiap tahun akademik, dan buku Tata Tertib Kampus dan Etika Akademik.

VIII. Pembina Organisasi Mahasiswa 1. Pembina organisasi mahasiswa adalah Pimpinan STBA LIA Jakarta dan para dosen STBA LIA Jakarta yang ditugaskan untuk membina kegiatan organisasi mahasiswa melalui surat keputusan Ketua STBA LIA Jakarta untuk satu masa periode tertentu. 2. Karyawan yang ditunjuk untuk membantu kelancaran kegiatan organisasi mahasiswa ditugaskan melalui surat keputusan Ketua STBA LIA Jakarta.

IX. Fasilitas Mahasiswa Fasilitas mahasiswa merupakan sarana dan prasarana yang dapat dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan kemahasiswaan. Fasilitas tersebut adalah tempat, ruang dan fasilitas pendukungnya berupa meja dan kursi, LCD, laptop, sound

11


system, dan lain-lain1. Demi ketertiban administrasi, para peminjam diharuskan mengajukan permohonan penggunaan fasilitas ke Wakil Ketua bagian Kemahasiswaan (selanjutnya disebut Waket III) dengan tembusan ke Kasub. Bagian Kemahasiswaan dan Alumni (selanjutnya disebut Kasub. BAKAL) (lihat Prosedur Pengajuan Permohonan Penggunaan Fasilitas di lampiran 1.4 di halaman 46).

X. Struktur Organisasi Mahasiswa PIMPINAN STBA JURUSAN

DPM BEM

HMJ

UKM

UKM

UKM

Keterangan: Garis komando dan koordinasi Garis koordinasi Warna merah:

1

Belum dibentuk

Fasilitas mahasiswa tidak termasuk peminjaman kendaraan operasional institusi.

12


XI. Unsur Organisasi mahasiswa 1. Dewan Permusyawaratan Mahasiswa (DPM) Dewan Permusyawaratan Mahasiswa adalah organisasi mahasiswa sebagai lembaga legislatif tertinggi yang mengawasi pelaksanaan program kegiatan organisasi mahasiswa di STBA LIA Jakarta 2.

2. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Badan Eksekutif Mahasiswa adalah organisasi mahasiswa sebagai lembaga eksekutif tertinggi di STBA LIA Jakarta. Karena masalah teknis, untuk sementara BEM tidak berada di bawah pengawasan DPM, tetapi berada di bawah pengawasan dan berkoordinasi dengan Pimpinan STBA LIA Jakarta.

3. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) Himpunan Mahasiswa Jurusan adalah organisasi mahasiswa sebagai lembaga eksekutif di tingkat jurusan yang hanya melaksanakan kegiatan penalaran dan keilmuan sesuai dengan bidang ilmu yang dipelajarinya di jurusan masing-masing. HMJ berada di bawah pengawasan BEM dan berkoordinasi dengan Kepala Jurusan (Kajur) masing-masing dalam melaksanakan kegiatan. HMJ di STBA LIA Jakarta terdiri atas Himpunan Mahasiswa Jurusan bahasa Inggris (HMJI) dan Himpunan Mahasiswa Jurusan bahasa Jepang (HMJJ). Dalam melaksanakan kegiatan HMJ berkoordinasi dengan Jurusan.

4. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Unit Kegiatan Mahasiswa adalah organisasi pelaksana dalam bidang peminatan dan bakat yang bertanggung jawab penuh kepada BEM3. UKM di lingkungan STBA LIA Jakarta sampai dengan tahun 2013 terdiri atas

2 3

Karena alasan teknis, untuk sementara STBA LIA Jakarta belum memiliki DPM.

Dengan memenuhi persyaratan yaitu memiliki AD/ART dan susunan kepengurusan, serta berkegiatan aktif setiap tahunnya.

13


UKM bidang olah raga (futsal, basket dan catur), kerohanian (Islam dan Kristen), koperasi mahasiswa, dan pers.

5. Komunitas Komunitas adalah pelaksana kegiatan 4 dalam bidang peminatan dan bakat yang berada di bawah pengawasan BEM. Komunitas di lingkungan STBA LIA Jakarta yang tercatat dan diakui sampai dengan tahun 2013 terdiri atas komunitas pencak silat, kesenian (musik dan tari), teater, paduan suara dan pecinta alam.

XII. Tugas dan Kewajiban Pengurus Organisasi 1. Dewan Permusyawaratan Mahasiswa (DPM) a) Menjalankan kepengurusan selama 1 tahun dimulai dari diterbitkannya Surat Keputusan Ketua STBA LIA Jakarta; b) Membuat dan menetapkan visi dan misi DPM; c) Membuat Ketetapan Garis-garis Besar Haluan Kerja (GBHK) Organisasi mahasiswa sesuai dengan Visi dan Misi STBA LIA Jakarta; d) Membuat program kerja DPM selama masa kepengurusan; e) Melaksanakan kegiatan sesuai dengan program kerja; f) Melaksanakan Musyawarah Besar (MUBES) untuk melakukan perubahan dan menetapkan AD/ART apabila diperlukan; g) Melaksanakan Pemilihan Raya (PEMIRA) untuk memilih anggota DPM, Ketua BEM, Ketua UKM dan Ketua HMJ. Karena alasan teknis, untuk sementara tugas ini diambil-alih oleh BEM; h) Melaksanakan pengawasan pada organisasi mahasiswa. Karena alasan teknis, untuk sementara tugas ini diambil-alih oleh BEM; i) Melaksanakan Tata Tertib/Peraturan Organisasi mahasiswa yang ditetapkan oleh Pimpinan STBA LIA Jakarta;

4

Merupakan UKM yang dibekukan ataupun kelompok kegiatan yang baru dibentuk dan belum mencapai

masa aktif minimal satu tahun.

14


j) Mensahkan pembentukan, pembekuan, dan pembubaran UKM. Karena alasan teknis, untuk sementara tugas ini diambil-alih oleh BEM; k) Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan. 2. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM ) a) Menjalankan kepengurusan selama 1 tahun dimulai dari diterbitkannya surat keputusan Ketua STBA LIA Jakarta; b) Membuat dan menetapkan misi BEM; c) Menjalankan Ketetapan GBHK BEM yang ditetapkan DPM. Karena alasan teknis, GBHK disahkan oleh Waket III ; d) Mematuhi tata tertib/peraturan organisasi yang ditetapkan oleh DPM/Pimpinan STBA LIA Jakarta; e) Membuat program kerja BEM selama masa kepengurusan; f) Melaksanakan MUBES untuk melakukan perubahan dan menetapkan AD/ART apabila diperlukan; g) Melaksanakan kegiatan sesuai dengan program kerja dan dana yang tersedia; h) Melakukan koordinasi program kerja setiap UKM dan HMJ; i) Melalui prosedural mekanisme organisasi memberi persetujuan pada pelaksanaan kegiatan UKM dan HMJ sesuai dengan dana yang tersedia; j) Karena alasan teknis, untuk sementara BEM melakukan tugas DPM dalam melakukan pengawasan terhadap kegiatan UKM dan HMJ serta tugas lainnya (lihat poin 6 mengenai tugas dan fungsi DPM); k) Melantik Ketua UKM dan HMJ; l) Melaksanakan PEMIRA untuk memilih Ketua BEM periode berikutnya dengan membentuk panitia khusus; m) Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan; n) Menjalin kerja sama dengan BEM dari perguruan tinggi lain.

15


3. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) a) Menjalankan kepengurusan selama 1 tahun dimulai dari diterbitkannya Surat Keputusan Ketua BEM STBA LIA Jakarta; b) Membuat dan menetapkan misi UKM sesuai minat dan bakat; c) Mematuhi tata tertib yang ditetapkan oleh DPM/BEM; d) Menjalankan Ketetapan GBHK HMJ yang ditetapkan oleh DPM/BEM; e) Membuat program kerja UKM selama masa kepengurusan; f) Melaksanakan Rapat Pleno untuk menetapkan program kerja UKM; g) Melaksanakan kegiatan UKM sesuai dengan program kerja; h) Melakukan koordinasi dan meminta persetujuan kegiatan kepada BEM dan rekomendasi dari Pembina organisasi; i) Melaksanakan PEMIRA untuk memilih Ketua UKM periode berikutnya dengan membentuk panitia khusus; j) Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan. 4. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) a) Menjalankan kepengurusan selama 1 tahun dimulai dari diterbitkannya surat keputusan Ketua BEM STBA LIA Jakarta; b) Membuat dan menetapkan misi HMJ; c) Menjalankan Ketetapan GBHK HMJ yang ditetapkan oleh DPM/BEM; d) Membuat program kerja HMJ selama masa kepengurusan; e) Melaksanakan Rapat Pleno untuk menetapkan program kerja HMJ; f) Melaksanakan kegiatan sesuai dengan program kerja HMJ; g) Melakukan koordinasi dengan BEM atas program kerjanya; h) Berkonsultasi dengan Pembina organisasi dan meminta persetujuan kegiatan kepada Kepala Jurusan masing-masing;. i) Melaksanakan PEMIRA untuk memilih Ketua HMJ periode berikutnya dengan membentuk panitia khusus; j) Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan; k) Menjalin kerja sama dengan Himpunan Mahasiswa Jurusan sejenis dari perguruan tinggi lain.

16


XIII. Persyaratan Ketua dan Pengurus Organisasi 1. Dewan Permusyawaratan Mahasiswa (DPM)5 a) Merupakan mahasiswa aktif (tidak cuti) semester 3, tahun akademik berjalan; b) Calon Ketua DPM harus memiliki Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 3,00, dan calon pengurus harus memiliki IPK minimal 2,75; c) Telah mengikuti Pekan Orientasi Studi Mahasiswa Baru (POSTBA), kegiatan HMJ (English Department Gathering atau Shinyuusei Kangekai ) dan Latihan Ketrampilan Manajemen Mahasiswa (LKMM) dengan menunjukkan sertifikat atau Kartu Hasil Partisipasi (KHP); d) Memiliki jasmani dan rohani yang sehat, perilaku baik dan bebas NAPSA (Narkotika Psikotropika dan Alkohol); e) Memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh panitia PEMIRA.

2. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM )6 a) Merupakan mahasiswa aktif (tidak cuti) semester 3, tahun akademik berjalan; b) Calon Ketua BEM harus memiliki IPK minimal 3,00, dan calon pengurus harus memiliki IPK minimal 2,75; c) Telah mengikuti POSTBA, kegiatan HMJ (English Department Gathering atau Shinyuusei Kangekai) dan LKMM dengan menunjukkan sertifikat atau KHP; d) Memiliki jasmani dan rohani yang sehat, perilaku baik dan bebas NAPSA (Narkotika Psikotropika dan Alkohol); 1) Memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh panitia PEMIRA.

5

Apabila tidak ada mahasiswa yang mencalonkan Jakarta berhak menunjuk calon-calon Ketua DPM Ketua DPM akan dipilih melalui seleksi. 6 Apabila tidak ada mahasiswa yang mencalonkan Jakarta berhak menunjuk calon-calon Ketua BEM Ketua BEM akan dipilih melalui seleksi.

diri sebagai Ketua DPM, maka pimpinan STBA LIA berdasarkan rekomendasi dari jurusan dan BAKAL. diri sebagai Ketua BEM, maka pimpinan STBA LIA berdasarkan rekomendasi dari jurusan dan BAKAL.

17


3. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) a) Pada saat mencalonkan diri merupakan mahasiswa aktif (tidak cuti) semester 3, tahun akademik berjalan; b) Calon Ketua UKM harus memiliki IPK minimal 2,5, dan calon pengurus harus memiliki IPK minimal 2,25; c) Telah mengikuti POSTBA, kegiatan HMJ (English Department Gathering atau Shinyuusei Kangekai) dan LKMM dengan menunjukkan sertifikat atau KHP; d) Memiliki jasmani dan rohani yang sehat, perilaku baik dan bebas NAPSA (Narkotika Psikotropika dan Alkohol); e) Memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh Rapat Pleno pengurus UKM.

4. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ)7 a) Pada saat mencalonkan diri merupakan mahasiswa aktif (tidak cuti) semester 3, tahun akademik berjalan; b) Calon Ketua HMJ harus memiliki IPK minimal 2,75, dan calon pengurus harus memiliki IPK minimal 2,5; c) Telah mengikuti POSTBA, kegiatan HMJ (English Department Gathering atau Shinyuusei Kangekai) dan LKMM dengan menunjukkan sertifikat atau KHP; d) Memiliki jasmani dan rohani yang sehat, perilaku baik dan bebas NAPSA (Narkotika Psikotropika dan Alkohol); e) Memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh panitia PEMIRA.

7

Apabila tidak ada mahasiswa yang mencalonkan diri sebagai Ketua HMJ, maka pimpinan jurusan berhak menunjuk calon-calon Ketua HMJ berdasarkan rekomendasi dari pembina organisasi. Ketua HMJ akan dipilih melalui seleksi.

18


BAB III SISTEM KREDIT PARTISIPASI I.

Pengertian

a. Sistem Kredit Partisipasi Sistem kredit partisipasi adalah sistem untuk menyatakan pengakuan atas prestasi pengembangan soft skills kemahasiswaan. Beban kegiatan mahasiswa dinyatakan dalam satuan kredit partisipasi (SKP).

b. Satuan Kredit Partisipasi Satuan kredit partisipasi (yang selanjutnya disingkat “SKP”) adalah nilai kredit yang ditetapkan sebagai penghargaan kepada mahasiswa setelah mengikuti kegiatan kemahasiswaan, baik kegiatan ekstrakurikuler ataupun nonkurikuler.

c. Tujuan Sistem Kredit Partisipasi Tujuan penerapan Sistem Kredit Partisipasi di STBA LIA Jakarta untuk: a) meningkatkan partisipasi mahasiswa dalam kegiatan-kegiatan kemahasiswaan; b) meningkatkan kemampuan soft skills mahasiswa; c) memberikan pengakuan dan atau penghargaan terhadap aktivitas pembelajaran dan prestasi mahasiswa di kegiatan ekstrakurikuler nonkurikuler; d) mengetahui semua aktivitas yang pernah diikuti dan semua prestasi yang pernah diperoleh setiap mahasiswa selama menempuh pendidikan di STBA LIA Jakarta; e) menyediakan dokumen yang disertai bukti-bukti otentik tentang segala aktivitas dan semua prestasi yang penting bagi penerima lulusan ketika memasuki dunia kerja.

19


d. Karakteristik Sistem Kredit Partisipasi a) Setiap kegiatan kemahasiswaan memiliki SKP yang berlainan tergantung pada bobot kegiatan ekstrakurikuler dan nonkurikuler yang diikuti. b) Besaran SKP untuk setiap kegiatan kemahasiswaan ditentukan berdasarkan besarnya usaha untuk mengikuti aktivitas dan prestasi yang diperoleh dalam bidang-bidang kegiatan kemahasiswaan ( Perhitungan dan Alur Pelaksanaan Satuan Kredit Partisipasi dapat dilihat di Lampiran II di halaman 48)

e. Kedudukan dan Distribusi Nilai Kegiatan a) Kedudukan Nilai SKP merupakan akumulasi nilai kegiatan ekstrakurikuler atau nonkurikuler yang dinyatakan dalam bentuk Transkrip Kegiatan Mahasiswa (selanjutnya disingkat “TKM”) pada akhir masa studi. Nilai pada TKM merupakan prasyarat untuk mengikuti ujian skripsi, Ujian Lisan Mata Kuliah Peminatan (ULMKP), atau laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL). TKM dan Transkrip Akademik dipakai dalam penentuan wisudawan terbaik. b) Distribusi Nilai Kegiatan SKP Distribusi nilai SKP terdiri atas nilai kegiatan wajib institusi dan SKP dalam kegiatan pilihan yang meliputi bidang kegiatan organisasi dan kepemimpinan, bidang kegiatan minat dan bakat, bidang kegiatan penalaran dan keilmuan, dan bidang kegiatan pengabdian kepada masyarakat dan kesejahteraan mahasiswa.

f. Beban SKP a) Mahasiswa STBA LIA Jakarta program S1 regular pagi sejak semester pertama wajib mengumpulkan minimum 130 SKP dan mahasiswa program D3 minimum 110 SKP yang terdiri atas kegiatan wajib institusi dan kegiatan pilihan;

20


b) Mahasiswa STBA LIA Jakarta program S1 regular sore sejak semester pertama wajib mengumpulkan minimum 80 SKP yang terdiri atas kegiatan wajib institusi dan kegiatan pilihan; c) Mahasiswa pindahan atau alih jenjang (dari luar STBA LIA Jakarta) yang telah memiliki satuan kredit semester (sks) ≤ 80 wajib mengumpulkan minimum 80 SKP; sedangkan mahasiswa yang telah memiliki > 80 sks wajib mengumpulkan minimum 40 SKP. d) Mahasiswa STBA LIA Jakarta program S1 regular pagi Tahun Akademik 2010/2011 wajib mengumpulkan minimum 60 SKP, sedangkan mahasiswa program D3 Tahun Akademik 2010/2011 wajib mengumpulkan minimum 30 SKP yang terdiri atas kegiatan wajib institusi dan kegiatan pilihan terhitung dari tahun 2010. Segala bentuk kegiatan yang sudah diikuti sejak semester pertama termasuk yang diperhitungkan dengan menunjukkan bukti fisik keikutsertaan (sertifikat, kartu anggota, SK, Surat Penugasan).

II. Pelaksanaan Sistem Kredit Partisipasi Pelaksanaan Sistem kredit partisipasi sesuai dengan kalender akademik STBA LIA Jakarta. Setiap tahun kegiatan akademik terdiri atas 2 (dua) semester: a. b.

Semester Gasal (I, III, V, VII): Bulan September – Februari Semester Genap (II, IV, VI, VIII) : Bulan Maret – Agustus

III.Sistem Penilaian 1. Bidang Kegiatan Organisasi dan Kepemimpinan Penilaian untuk bidang organisasi dan kepemimpinan terdiri dari penilaian keaktifan dalam kepengurusan organisasi mahasiswa. 2. Bidang Kegiatan Penalaran dan Keilmuan Penilaian untuk bidang penalaran dan keilmuan terdiri dari: a) Penilaian berdasarkan prestasi dalam Lomba Karya Tulis Ilmiah;

21


b) Penilaian berdasarkan prestasi dalam Kegiatan Kreativitas dan Inovasi Mahasiswa; c) Penilaian berdasarkan kegiatan dalam forum komunikasi ilmiah (seminar, lokakarya dan lain-lain). 3. Bidang Kegiatan Minat dan Bakat Penilaian untuk bidang minat dan bakat terdiri dari: a) Penilaian berdasarkan kegiatan aktif di UKM, HMJ atau KOPMA; b) Penilaian berdasarkan prestasi kegiatan minat dan bakat. 4. Bidang Kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat Penilaian untuk bidang pengabdian kepada masyarakat terdiri dari: a) Penilaian keaktifan dalam kepedulian sosial; b) Penilaian partisipasi dan aktivitas lain di bidang sosial.

IV. Predikat 1. Kriteria predikat pada TKM S1 adalah sebagai berikut: a) SANGAT BAIK, apabila mahasiswa mengumpulkan lebih dari atau sama dengan 300 SKP; b) BAIK, apabila mahasiswa mengumpulkan nilai 200 SKP sampai dengan 299 SKP; c) CUKUP, apabila mahasiswa dapat mengumpulkan nilai 130 SKP sampai dengan 199 SKP. 2. Kriteria predikat pada TKM D3 sebagai berikut: a) SANGAT BAIK, apabila mahasiswa dapat mengumpulkan lebih dari atau sama dengan 200 SKP; b) BAIK, apabila mahasiswa dapat mengumpulkan nilai 150 SKP sampai dengan 199 SKP; c) CUKUP, apabila mahasiswa dapat mengumpulkan nilai 100 SKP sampai dengan 149 SKP.

22


V. Validasi Validasi dilakukan pada saat mahasiswa yang bersangkutan mengajukan bukti keikutsertaan dalam kegiatan ekstrakurikuler pada setiap akhir semester dengan menggunakan formulir yang telah disediakan di Subbagian Kemahasiswaan. Nilai Kegiatan Kemahasiswaan dinyatakan valid apabila bukti keikutsertaan ditandatangani oleh: 1. Ketua BEM dengan diketahui oleh Waket III untuk kegiatan yang dilaksanakan pada tingkat BEM; 2. Kepala jurusan/program studi untuk kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan pada tingkat jurusan/program studi; 3. Ketua STBA LIA Jakarta untuk kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan pada tingkat institusi, regional, nasional dan internasional;

VI. Bukti-bukti Kegiatan Kemahasiswaan Penilaian SKP dilakukan berdasarkan bukti-bukti: 1. Sertifikat/Piagam/Piala/Medali/Vandel/bentuk penghargaan lain; 2. Surat Keputusan/Surat Tugas; 3. Kartu keanggotaan yang masih berlaku; 4. Daftar hadir (untuk kegiatan reguler); 5. Karya nyata dan atau dokumentasinya.

VII. Kehadiran Mahasiswa Dalam Kegiatan Kemahasiswaan Rutin Terjadwal 1. Mahasiswa harus mengisi daftar hadir sesuai dengan jadwal pada setiap kegiatan ekstrakurikuler yang diikuti; 2. Kehadiran mahasiswa paling sedikit 75% (tujuh puluh lima persen).

23


VIII. Prosedur Pelaksanaan Sistem Kredit Partisipasi 1. Waket III bertanggung jawab untuk peningkatan mutu pelaksanaan Sistem kredit partisipasi. 2. Usaha peningkatan mutu pelaksanaan sistem kredit partisipasi terdiri atas kegiatan sosialisasi, pelaksanaan dan monitoring, dan evaluasi pelaksanaan sistem kredit partisipasi 3. Langkah-langkah teknis pelaksanaan Sistem kredit partisipasi dituangkan dalam bentuk petunjuk teknis bagi mahasiswa, Pembimbing Akademik (PA) dan Kasub. BAKAL.

4. Struktur Pelaksanaan Sistem Kredit Partisipasi adalah seperti di bawah ini: MULAI KEGIATAN

JUKNIS MAHASISWA

Form KHP

JUKNIS KASUB. BAKAL

JUKNIS DOSEN PA

TKM

KHP

SELESAI

24


BAB IV PROSEDUR STANDAR KEGIATAN KEMAHASISWAAN I. Ketentuan Pokok Kegiatan Kemahasiswaan Ketentuan pokok kegiatan kemahasiswaan diatur seperti tersebut di bawah. 1. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus memperhatikan keseimbangan antara kegiatan penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, kesejahteraan mahasiswa, dan bakti sosial mahasiswa pada masyarakat sekitar. 2. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus lebih mendahulukan kepentingan mahasiswa STBA LIA Jakarta daripada kepentingan pihak lain dan tidak mengganggu perkuliahan. 3. Setiap kegiatan kemahasiswaaan harus direncanakan dan dirancang dengan baik dan terperinci dengan selalu memperhatikan dan mendahulukan kepentingan akademik serta dapat dipertanggungjawabkan. 4. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus memperhatikan dan sesuai dengan sistem dan aturan yang berlaku di STBA LIA dengan tidak mengabaikan ketertiban masyarakat sekitar kampus STBA LIA Jakarta. 5. Setiap kegiatan kemahasiswaan yang sudah disetujui dan tercantum di dalam program kerja BEM akan mendapatkan dukungan pembiayaan 8 dari STBA LIA Jakarta sesuai dengan jumlah besaran anggaran yang diajukan oleh BEM kepada Waket III. 6. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaksanakan oleh pengurus organisasi atau panitia yang ditunjuk resmi oleh organisasi dalam bentuk kepanitiaan. 7. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaporkan secara tertulis yang mencakup hasil kegiatan dan penggunaan biaya.

8

Dengan mempertimbangkan kondisi keuangan dan tersedianya dana di STBA LIA Jakarta.

25


8. Setiap organisasi mahasiswa yang tidak melaporkan kegiatannya akan dikenakan sanksi berupa penundaan pengrealisasian anggaran kegiatan berikutnya.

II. Ketentuan Umum mengenai Administrasi Dalam melaksanakan kegiatan organisasi mahasiswa di lingkungan STBA LIA Jakarta, diatur sistem administrasi seperti tersebut di bawah. 1.Administrasi Kesekretariatan a) Prosedur Pengajuan Surat Permohonan dan Proposal Penyelenggaraan Kegiatan 1. Panitia mengajukan surat permohonan dan proposal penyelenggaraan kegiatan kepada Waket III yang ditandatangani oleh Ketua Panitia setelah diperiksa dan disetujui oleh Ketua HMJ/UKM dan diketahui oleh BEM/Kepala Jurusan dan Kasub. BAKAL 9 . (Contoh surat lihat lampiran di halaman 63) 2. Surat permohonan dan proposal penyelenggaraan kegiatan harus diajukan paling lambat 10 hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan. Surat permohonan yang diajukan kurang dari 10 hari kerja tidak akan ditanggapi dan diproses/dikabulkan anggarannya. Proposal harus diajukan ulang dengan jadwal yang berbeda. 3. Dalam surat permohonan penyelenggaraan kegiatan harus dicantumkan nama kegiatan, biaya yang dibutuhkan dan waktu penyelenggaraan kegiatan. 4. Waket III menyetujui/tidak menyetujui penyelengaraan kegiatan setelah mengadakan dialog dengan Panitia kegiatan, meneruskan surat dan proposal kepada Waket II, dan melaporkan kegiatan kepada Ketua STBA LIA Jakarta.

9

Disesuaikan dengan status kepanitiaan, apakah di bawah HMJ, UKM, atau BEM. Persetujuaan BEM dan Kasub. BAKAL harus ada sebagai legalitas penyelenggaraan kegiatan.

26


5. Panitia melaksanakan kegiatan, atau membatalkan kegiatan jika tidak mendapat persetujuan dari Pimpinan STBA LIA Jakarta. Informasi persetujuan/pembatalan penyelenggaraan kegiatan disampaikan kepada panitia paling lambat 5 hari kerja setelah pengajuan surat permohonan dan proposal kegiatan. Alur pengajuan surat permohonan dan proposal lihat di lampiran I .1 di halaman 44. b) Prosedur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan 1. Waket II mendisposisikan proposal biaya penyelenggaraan kegiatan kepada Kepala Bagian Keuangan dan Personalia (BAKEP) setelah mempertimbangkan kondisi keuangan dan masukan dari Waket III. 2. Ka. BAKEP menginformasikan pengambilan biaya penyelenggaraan kegiatan kepada Kasub. BAKAL. Lalu Kasub. BAKAL menginformasikan pencairan biaya penyelenggaraan kegiatan kepada Panitia. 3. Panitia mengambil biaya penyelenggaraan kegiatan di BAKEP. 4. Panita/Pengurus menyelenggaraan kegiatan sesuai dengan biaya yang disetujui oleh STBA LIA Jakarta. 5. Panitia membuat laporan pertanggungjawaban penggunaan biaya kepada Waket III. (Selengkapnya lihat no. 3.) Alur pengambilan biaya penyelenggaraan kegiatan lihat lampiran I.2 di halaman 44. c) Prosedur Pengajuan Permohonan Izin Menginap di Kampus 1. Panitia mengajukan permohonan izin menginap kepada Waket III dengan diketahui oleh Kasub. BAKAL paling lambat 3 hari kerja menjelang jadwal kegiatan. 2. Waket III memutuskan pemberian izin Panitia setelah mengkaji kebutuhan menginap Panitia, berkoordinasi dengan Waket II, Ka.

27


BAUM, Kepala Kelompok Keamanan, serta melaporkan kepada Ketua STBA LIA Jakarta. 3. Waket III membatasi jumlah Panitia yang diizinkan menginap yaitu paling banyak 15 orang, dan hanya untuk kegiatan yang berlangsung pada periode perkuliahan aktif. Panitia yang menginap tidak diperkenankan tidur di dalam gedung kuliah dan tidak boleh ada di dalam gedung kuliah pada pukul 22:00 – 06:00. Panitia yang menginap harus menggunakan tanda/kartu panitia, dan tidak diperkenankan keluar-masuk dari dan ke area kampus LIA pada pukul 23:00 – 5:00. Mereka yang melanggar aturan ini akan kehilangan hak mereka atas SKP sebagai Panitia. 4. Waket III mendisposisikan surat permohonan izin kepada Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan surat permohonan izin kepada Kepala Urusan Rumah Tangga (Urungga) dan Kepala Satuan Pengaman Yayasan dengan tembusan kepada Ketua STBA LIA Jakarta (sebagai laporan), Ka. BAUM dan Kepala Kelompok Satpam STBA LIA Jakarta. 5. Kepala dan Anggota Satuan Keamanan memantau kegiatan ketika mahasiswa menginap di kampus dan melaporkan hasil pemantauan kepada Pimpinan STBA LIA Jakarta. Alur pengajuan permohonan izin menginap di kampus lihat lampiran I.3 di halaman 45.

d) Prosedur Pengajuan Permohonan Penggunaan Fasilitas 1. Panitia mengajukan surat permohonan penggunaan fasilitas berupa ruang, peralatan, atau fasilitas lainnya kepada Waket III dengan diketahui oleh Kasub. BAKAL. 2. Waket III memutuskan fasilitas kampus yang dapat digunakan setelah mendengarkan kebutuhan penggunaan fasilitas dari Panitia dan berkoordinasi dengan Waket II serta Ka. BAUM.

28


3. Waket III mendisposisikan surat permohonan panita/pengurus untuk ditindak-lanjuti oleh Ka. BAUM. 4. Panitia mengisi formulir penggunaan fasilitas di BAUM sesuai dengan ketersediaan fasilitas yang disetujui. 5. Panitia berkoordinasi dengan Ka. BAUM dan Kasub. BAKAL mengenai pelaksanaan penggunaan fasilitas. 6. Panitia merapikan dan mengembalikan fasilitas yang telah digunakan kepada BAUM. Alur pengajuan permohonan penggunaan fasilitas lihat lampiran I.4 di halaman 46.

e) Prosedur Pengajuan Permohonan Surat Izin/ Pemberitahuan Kegiatan/ Penggunaan Fasilitas Yayasan LIA 1. Panitia mengajukan surat permohonan izin/pemberitahuan kegiatan/penggunaan fasilitas kepada Waket III. Panitia tidak diperkenankan mengajukan surat permohonan izin/pemberitahuan kegiatan/penggunaan fasilitas langsung kepada pihak Yayasan. 2. Waket III mengadakan dialog dengan Panitia tentang kegiatan yang akan diselenggarakan. 3. Waket III meneruskan surat permohonan Panitia kepada Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan surat izin/pemberitahuan kegiatan/fasilitas yang ditujukan kepada pihak yang terkait, dan melaporkan kegiatan yang akan dilakukan Panitia kepada Ketua STBA LIA Jakarta. 4. Sekretaris Pimpinan meneruskan surat yang sudah ditandatangani Waket III kepada Kasub. BAKAL untuk diteruskan kepada Panitia, dan salinannya ditujukan kepada Ka. BAUM, Ka. Urungga Yayasan LIA, Satpam STBA LIA, BPHM, dan Setum Yayasan LIA. Alur pengajuan permohonan penggunaan fasilitas Yayasan LIA lihat lampiran I.5 di halaman 46.

29


f) Prosedur Pengajuan Penyelenggaraan Kegiatan di Luar Kampus 1. Panitia mengajukan surat permohonan izin penyelenggaraan kegiatan di luar kampus kepada Waket III berdasarkan persetujuan dari BEM dan diketahui oleh Kasubag. BAKAL dan atau Kepala Jurusan10. 2. Waket III mengadakan dialog dengan Panitia mengenai tujuan penyelenggaraan kegiatan di luar kampus. 3. Waket III melaporkan permohonan tersebut kepada Ketua STBA LIA Jakarta. 4. Ketua STBA LIA Jakarta menyetujui/tidak menyetujui penyelenggaraan kegiatan di luar kampus setelah mendapat masukan dari Waket III dan mengadakan dialog dengan panita/pengurus bila diperlukan. 5. Ketua STBA LIA Jakarta mendisposisikan surat permohonan izin menyelenggarakan kegiatan di luar kampus kepada Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan surat administrasi yang dibutuhkan jika kegiatan tersebut disetujui. 6. Sekretaris meneruskan surat izin kepada Kasub. BAKAL untuk diteruskan kepada Panitia. 7. Panitia mengambil surat yang dibutuhkan di Kasub. BAKAL. 8. Panitia melaporkan hasil penyelenggaraan kegiatan kepada Ketua STBA LIA Jakarta dan Waket III. Alur pengajuan permohonan izin menyelenggarakan kegiatan di luar kampus lihat lampiran I.6 di halaman 47.

10

bergantung pada jenis dan bentuk kegiatan

30


2. Proposal

a) Persyaratan Pengajuan Proposal 1. Panitia tidak mempunyai tunggakan penyerahan laporan pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan pada kegiatan sebelumnya. 2. Mendapat persetujuan dari BEM dan diketahui oleh Kasub. BAKAL dan atau Kepala Jurusan. 3. Menyertakan surat pengantar pengajuan proposal yang berisi maksud pengajuan proposal dan ditandatangani oleh Ketua Panitia Pelaksana kepada Waket III. 4. Diserahkan paling lambat 10 hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan melalui Kasub. BAKAL. Proposal yang diajukan kurang dari 10 hari kerja tidak akan diproses.

b) Format Proposal Kegiatan 1. Halaman Sampul Muka (lihat contoh pada lampiran) dilapisi plastik transparan. 2. Halaman Isi  Menggunakan Kop Surat Organisasi Kemahasiwaan yang bersangkutan atau Kepanitiaan yang ditunjuk dengan ketentuan  Ukuran kertas A4 (21x29.7)  Bentuk huruf Arial dengan spasi 1.5, font 11 atau huruf Times New Roman, font 12.  Mencantumkan alamat organisasi mahasiswa, nomor telepon dan kontak perorangan/Telepon Genggam/E-mail.  Membubuhkan stempel organisasi mahasiswa atau penanggung jawab. 3. Jilid Proposal Proposal dijilid dengan sampul belakang warna merah marun untuk BEM, biru tua untuk UKM, dan kuning muda untuk HMJ.

31


4. Sistematika penyusunan proposal lihat contoh pada lampiran IV di halaman 64.

c) Sponsor Kegiatan Sponsor yang mendukung/mendanai kegiatan harus sesuai dengan ketentuan berikut. 1. Saling menguntungkan; 2. Bukan berasal dan bukan untuk kepentingan Partai Politik. 3. Bukan produsen minuman keras; 4. Bukan produsen rokok; 5. Bukan produk yang berhubungan dengan pornografi; 6. Bukan produk ilegal atau barang terlarang; 7. Produk yang belum tercantum dalam ketentuan di atas akan diatur kemudian. 3. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

a) Prosedur Penyerahan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan 1. Kegiatan yang sudah dilaksanakan harus dilaporkan secara tertulis kepada Waket III, paling lambat 10 hari kerja setelah terselenggaranya kegiatan. 2. Organisasi mahasiswa yang telah selesai menyelenggarakan kegiatan, tetapi belum menyampaikan Laporan Pertanggung-jawabannya, tidak diperkenankan mengajukan proposal baru. 3. Laporan Pertanggungjawaban harus dijilid rapi dan disertai soft file berupa CD. 4. Laporan pertanggungjawaban diserahkan kepada Kasub. BAKAL untuk dievaluasi dan diparaf (disahkan), selanjutnya diserahkan ke Waket III untuk ditandatangani.

32


b) Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan dan Keuangan Format Laporan Pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan (lihat contoh pada lampiran V di halaman 66)

III.Ketentuan Mengenai Pelaksanaan Kegiatan 1. Tempat a) Setiap kegiatan harus dilaksanakan di kampus STBA LIA Jakarta kecuali jika fasilitas yang dimiliki oleh STBA LIA Jakarta tidak memungkinkan, atau karena alasan-alasan khusus yang dapat dipertanggungjawabkan. b) Kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan di luar kampus harus mendapat persetujuan khusus dari Ketua STBA LIA Jakarta. c) Untuk setiap tempat di dalam kampus STBA LIA Jakarta yang akan digunakan sebagai tempat pelaksanaan kegiatan harus mendapat izin dari pimpinan. d) Setiap tempat yang telah digunakan untuk berkegiatan harus dibersihkan kembali. 2. Waktu a) Setiap kegiatan dilaksanakan maksimal 3 (tiga) hari dan diselenggarakan antara pukul 08.00 WIB dan 17.00 WIB Kegiatan yang diselenggarakan di luar ketentuan tersebut harus mendapat persetujuan khusus dari Ketua STBA LIA Jakarta. b) Tidak diperbolehkan mengadakan kegiatan 7 (tujuh) hari sebelum dan selama Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester11.

Kegiatan yang bersifat pemenuhan undangan dukungan atau partisipasi terhadap kegiatan yang diselenggarakan oleh organisasi lain dari luar diatur sesuai dengan kebutuhan 11

33


c) Tidak diperbolehkan mengadakan kegiatan pada saat pengurus organisasi mahasiswa dalam kondisi demisioner, kecuali dengan izin Waket III. d) Ketua Panitia harus memberikan konfirmasi dan koordinasi dengan Kasub. BAKAL, Ka. BAUM, dan Kepala Kelompok Satpam selambatlambatnya 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan kegiatan. Bila tahapan ini tidak dilaksanakan maka Waket III akan memberikan Surat Peringatan. e) Undangan kegiatan harus sudah terkirim semua selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sebelum pelaksanaan, dan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan sudah ada konfirmasi kehadiran dari undangan. Khusus untuk undangan tamu pada acara pembukaan atau penutupan, Panitia harus memperhatikan tata cara protokoler standar dan berkoordinasi dengan Ka. BPHM STBA LIA Jakarta. Untuk kegiatan dalam lingkup STBA LIA Jakarta, Panitia wajib mengundang Pimpinan, Kepala Bagian, Kepala Jurusan dan pihakpihak yang terkait. Sedangkan untuk kegiatan dalam lingkup yang lebih besar, Panitia harus menyesuaikan diri dengan tata cara protokoler. f) Pada hari pelaksanan, seluruh panitia, peralatan, dan dekorasi telah siap selambat-lambatnya 2 (dua) jam sebelum acara dimulai. Para undangan diharapkan hadir 15 menit sebelum acara dimulai dan Panitia mengenakan jaket almamater atau atribut kepanitiaan yang sebelumnya telah disetujui oleh Waket III. g) Semua perlengkapan, peralatan, dan fasilitas lainnya harus dikembalikan dalam keadaan baik selambat-lambatnya 1 (satu) hari setelah pelaksanaan. 3. Lain-lain a) Pengambilan peralatan dilakukan oleh panitia kegiatan setelah prosedur pengajuan peralatan dan fasilitas dipenuhi. Ketika mengambil peralatan, penanggungjawab peminjaman meninggalkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau kartu identitas lainnya. Kartu

34


b)

c)

d)

e) f)

g)

h)

identitas dapat diambil kembali setelah peralatan dikembalikan dalam keadaan baik. Pemakaian peralatan LCD, laptop, dan sound system harus dilakukan/didampingi oleh petugas yang ditunjuk oleh Ka. BAUM. Bila tanpa didampingi, kerusakan atau kehilangan peralatan menjadi tanggung jawab peminjam untuk memperbaiki/menggantinya. Kerusakan/kehilangan peralatan yang diakibatkan oleh petugas STBA LIA Jakarta akan diatur sesuai dengan ketentuan yang berlaku di STBA LIA Jakarta. Untuk kegiatan yang melibatkan masyarakat di luar kampus seperti pentas seni, panitia harus menandatangani persetujuan tata tertib kegiatan yang disepakati antara panitia dengan pihak terkait. Persetujuan tata tertib dibuat sesuai dengan kebutuhan. Untuk kegiatan pameran tidak diperkenankan menempel apa pun secara langsung di dinding ruangan. Materi pameran atau informasi lain dapat digantungkan, mempergunakan panil berkaki, atau sesuai petunjuk yang diberikan oleh petugas STBA LIA Jakarta. Kegiatan bazaar yang mendatangkan pihak dari luar (kecuali sponsor utama), ditempatkan di lapangan parkir STBA LIA Jakarta. Spanduk, poster, brosur, atau informasi lain tentang kegiatan selambat-lambatnya 2 (dua) hari setelah pelaksanaan harus diturunkan/ditanggalkan oleh panitia kegiatan yang bersangkutan. Bila tahapan ini tidak dilakukan panitia maka Waket III akan memberikan Surat Peringatan. Jika diperlukan persiapan ruang sebelum hari pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan dapat mengajukan surat permohonan izin persiapan kepada Waket III dengan diketahui oleh Kasub. BAKAL selambatlambatnya 3 (tiga) hari sebelumnya, dan diberi waktu 1 (satu) hari pada pukul 08.00—21.00. Untuk kegiatan yang bersifat komersil atau kerja sama dengan pihak di luar kampus, harap Panitia mengikuti ketentuan yang diatur dalam SK Ketua STBA LIA Jakarta.

35


i) Panitia bertanggung jawab atas kebersihan, kerapian, dan ketertiban tempat kegiatan. Panitia juga harus menjaga citra kampus dan Mahasiswa STBA LIA Jakarta.

IV. Alur Kegiatan Kemahasiswaan Dalam melaksanakan kegiatan kemahasiswaan, alur yang harus dilakukan oleh setiap organisasi mahasiswa di STBA LIA Jakarta adalah seperti tersebut di bawah. 1.

Pemilihan Raya Ketua Organisasi Pemilihan Raya (PEMIRA) untuk setiap organisasi mahasiswa (BEM, UKM dan HMJ) diselenggarakan paling lambat dua bulan menjelang akhir kepengurusan. Pengurus aktif pada tahun berjalan menunjuk panitia khusus untuk menyelenggarakan PEMIRA. Aturan dan tata laksana PEMIRA STBA LIA ditetapkan melalui musyawarah besar/umum BEM.

2.

Program Kerja Pengurus terpilih membuat program kerja selama masa kepengurusan. Program kerja diatur berdasarkan program kerja rutin, jangka pendek, dan jangka panjang. Kegiatan yang tidak termasuk dalam program kerja dan tidak disetujui oleh BEM, tidak akan disetujui oleh Pimpinan STBA LIA Jakarta.

3.

Rencana Anggaran Rencana Anggaran adalah estimasi biaya penyelenggaraan kegiatan setiap program kerja yang dibuat oleh Pengurus Organisasi mahasiswa terpilih. Rencana anggaran ini diajukan oleh UKM dan HMJ kepada BEM untuk disetujui dan disahkan. Tahapan penyetujuan dan pengesahan rencana anggaran dan program kerja organisasi mahasiswa masing-masing dilakukan setelah pelaksanaan rapat kerja BEM dengan UKM dan HMJ.

36


Program Kerja dan Rencana Anggaran untuk satu periode kepengurusan setiap Organisasi mahasiswa diajukan kepada Waket III paling lambat satu bulan setelah pelantikan Ketua BEM. Waket III menerbitkan Surat Pengesahan setelah mengadakan dialog dengan Pengurus BEM, berkoordinasi dengan Waket II, dan mendengarkan pertimbangan dan keputusan Ketua STBA LIA Jakarta, Surat Pengesahan berisi daftar program yang akan dibantu pembiayaannya oleh STBA LIA Jakarta. Bila Ketua BEM tidak menyerahkan program kerja dan rencana anggaran maka setiap kegiatan BEM, UKM dan HMJ tidak akan mendapat persetujuan Waket III. 4.

Realisasi Anggaran Pengucuran biaya kegiatan sesuai dengan program kerja dilakukan secara bertahap. Dana awal untuk kegiatan operasional Organisasi mahasiswa diberikan sebanyak 20% dari anggaran yang disetujui, dan sebanyak 80% dari anggaran yang disetujui diberikan pada saat pelaporan penyelenggaraan kegiatan non operasional dalam bentuk reimburse. Realisasi anggaran untuk kegiatan yang diselenggarakan oleh panitia yang ditunjuk dilakukan melalui tahapan pengucuran dana awal untuk kegiatan operasional sebanyak 50%, dan dana sebanyak 50% diberikan saat penyelenggaraan kegiatan dalam bentuk reimburse.

5.

Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan yang sudah direncanakan dalam program kerja setiap organisasi mahasiswa harus dipersiapkan dengan matang dan dilaksanakan dengan penuh tangung jawab. Dalam melaksanakan kegiatan, setiap organisasi kemahasiswan harus melakukan konsultasi dan koordinasi dengan setiap bagian yang terkait.

37


6.

Pelaporan Kegiatan Setiap kegiatan kemahasiswaan yang telah dilaksanakan dilaporkan secara tertulis dan didokumentasikan. Bentuk laporan adalah hard file dan soft file dalam bentuk CD. Dalam upaya mewujudkan pengarsipan yang menyeluruh, setiap organisasi mahasiswa diharapkan mendokumentasikan setiap kegiatan yang dilakukannya secara terpisah, baik dalam bentuk hard file maupun soft file. Pelaporan harus dilakukan paling lambat 10 hari kerja setelah terselenggaranya kegiatan.

7.

Penghargaan Keikutsertaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa Penghargaan terhadap keikutsertaan mahasiswa dalam setiap kegiataan organisasi mahasiswa baik sebagai pengurus maupun sebagai panitia yang diselenggarakan oleh STBA LIA Jakarta ditunjukkan dengan sertifikat yang dikeluarkan oleh Bagian Kemahasiswaan dengan ditandatangani oleh Ketua STBA LIA Jakarta. Penghargaan terhadap panitia dan peserta kegiatan yang diselenggarakan oleh setiap Organisasi mahasiswa diberikan oleh Organisasi mahasiswa masing-masing. Pemberian sertifikat dilakukan 15 hari setelah pelaksanaan kegiatan. Penghargaan lain adalah pemberian SKP yang pada akhir masa studi akan dinyatakan dalam bentuk Transkrip Kegiatan Mahasiswa (TKM). Nilai pada TKM merupakan prasyarat untuk mengikuti ujian skripsi, Ujian Lisan Mata Kuliah Peminatan (ULMKP), atau laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL). TKM dan Transkrip Akademik dipakai dalam penentuan wisudawan terbaik (liha Bab III di halaman ….).

38

BAB V LAIN-LAIN I.

Pembina dan Pendukung Organisasi Kemahasiswaan 1. Pembina Organisasi Pembina organisasi mahasiswa adalah pimpinan, dosen STBA LIA Jakarta, dan atau karyawan yang ditunjuk melalui SK Ketua STBA LIA Jakarta. Khusus dosen yang ditunjuk sebagai pembina Himpunan Kegiatan Jurusan akan mendapatkan SK Ketua STBA LIA Jakarta dengan masa tugas 2 semester/1 tahun yang dapat diperpanjang maksimal 2 semester/1 tahun berikutnya. Dosen ybs, dapat ditunjuk kembali setelah jeda minimal 2 semester/1 tahun. Tugas Pokok Pembina Organisasi mahasiswa adalah: 1. membimbing dan mengarahkan kegiatan dan aktivitas Ekstrakurikuler agar kegiatan organisasi berjalan dengan baik dan terarah; 2. membimbing kegiatan/aktivitas organisasi yang bersifat administratif dan organisatoris; 3. bertanggung jawab terhadap organisasi yang dibina/dibimbingnya untuk mencapai prestasi terbaik dalam bidang penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, kesejahteraan, serta bakti sosial; 4. ikut serta merencanakan dan melaksanakan kegiatan/aktivitas organisasi para anggotanya; 5. mempertanggungjawabkan kegiatan kemahasiswaan yang dibinanya kepada Pimpinan STBA LIA Jakarta atau Kepala Jurusan serta melaporkan kegiatan organisasi yang dibinanya.

39


2. Pendukung Organisasi Kemahasiswaan Pendukung organisasi kemahasiswaan adalah Bagian Kemahasiswaan dan Alumni (BAKAL) yang berfungsi sebagai: 1. Penyelenggaran pelayanan untuk melaksanakan kegiatan ekstrakurikuler kemahasiswaan; 2. Koordinator antara alumni dan STBA LIA Jakarta. Adapun tugas BAKAL adalah: 1. Membantu mahasiswa melaksanakan kegiatan ekstrakurikuler; 2. Mengatur pengadaan, pemeliharaan dan penggunaan prasarana dan sarana untuk kegiatan ekstrakurikuler mahasiswa 3. Memantau kegiatan kemahasiswaan dan meminta laporan serta pertanggungjawaban pemakaian dana untuk disampkaikan kepada Waket III; 4. Menghimpun, menyimpan dan membuat laporan tentang data kegiatan mahasiswa, organisasi mahasiswa, dan unit kegiatan mahasiswa; 5. Mengoornidasikan program beasiswa; 6. Secara teratur membuat dan mengumpulkan data alumni; 7. Secara teratur menyelenggarakan tracer study alumni STBA LIA Jakarta; 8. Menjadi koordinator yang menghubungkan alumni, mahasiswa dan pimpinan STBA LIA Jakarta.

II. Beasiswa STBA LIA Jakarta adalah pengelola beberapa beasiswa yang ditawarkan kepada mahasiswa yaitu:

1. Beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM) Beasiswa bantuan belajar mahasiswa ditujukan bagi mahasiswa yang berprestasi tetapi tidak mampu. Beasiswa ini berasal dari Departemen

40


Pendidikan Nasional Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta (KOPERTIS) Wilayah III. Persyaratan untuk mendapatkan beasiswa ini adalah a) terdaftar sebagai mahasiswa aktif paling rendah mahasiswa semester II pada program Sarjana Strata Satu atau Diploma Tiga; b) dinyatakan tidak mampu secara ekonomi oleh lembaga terkait; c) berprestasi di bidang akademik yang ditunjukkan dengan nilai IPK 2,0 bagi calon penerima BBM, d) aktif di organisasi mahasiswa bagi calon penerima BBM; e) tidak mendapat beasiswa lain selain PPA dan BBM yang ditunjukkan dengan surat pernyataan dari STBA LIA Jakarta. Proses pendaftaran dan seleksi lihat lampiran VI di halaman 67.

2. Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA) Beasiswa peningkatan prestasi akademik ditujukan bagi mahasiswa yang berprestasi akademik yang ditunjukkan dengan nilai IPK tinggi. Beasiswa ini berasal dari Departemen Pendidikan Nasional Kantor KOPERTIS Wilayah III. Persyaratan untuk mendapatkan beasiswa ini adalah a) terdaftar sebagai mahasiswa aktif paling rendah mahasiswa semester II pada program Sarjana Strata Satu atau Diploma Tiga; b) mempunyai IPK yang tinggi; c) tidak mendapat beasiswa lain selain beasiswa PPA yang ditunjukkan dengan surat pernyataan dari STBA LIA Jakarta. Proses pendaftaran dan seleksi lihat lampiran VI di halaman 67.

3. Beasiswa Unggulan (PBU) Beasiswa unggulan ditujukan bagi lulusan SMA/Sederajat yang berprestasi di berbagai bidang, seperti bidang olah raga, seni, atau bidang keahlian lainnya. Beasiswa PBU berasal dari Biro Perencanaan dan Kerja sama Luar Negeri

41


(BPKLN) Kementerian Pendidikan Nasional. Persyaratan untuk mendapatkan beasiswa ini adalah: a)Berusia maksimal 21 tahun saat mendaftar; b) mengisi formulir Program Beasiswa Unggulan; c) menyerahkan foto berwarna 3x4cm sebanyak 3 lembar; d) menyerahkan tanda pengenal (KTP/SIM/Paspor); e) menyerahkan legalisir asli ijazah dan NEM SMU/ Sederajat (Nilai UAN minimal 21.00); f) menyerahkan surat rekomendasi dari sekolah asal atau instansi terkait (bagi yang telah bekerja); g) menyerahkan Surat Pemberdayaan minimal 10 tahun di Pemda atau Dinas Provinsi/Kotamadya/Kabupaten/ Kecamatan/Instansi terkait. Proses pendaftaran dan seleksi lihat lampiran VII di halaman 69.

42

LAMPIRAN I. Administrasi Kesekretariatan 1. 2. 3. 4. 5.

Prosedur Pengajuan Surat Permohonan dan Proposal Prosedur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan Prosedur Pengajuan Permohonan Izin Menginap di Kampus Prosedur Pengajuan Permohonan Penggunaan Fasilitas Prosedur Pengajuan Permohonan Surat Izin/Pemberitahuan Kegiatan/Penggunaan Fasilitas Yayasan LIA 6. Prosedur Pengajuan Penyelenggaraan Kegiatan di Luar Kampus II. Perhitungan dan Prosedur Pelaksanaan Satuan Kredit Partisipasi (SKP) 1. 2. 3. 4. 5.

Tabel Perhitungan SKP Prosedur Pelaksanaan SKP Contoh Perhitungan SKP Contoh Kartu Hasil Partisipasi (KHP) Contoh Transkrip Kegiatan Mahasiswa (TKM)

III. Contoh Surat Permohonan IV. Contoh Sistematika Proposal V. Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban VI. Prosedur Pengajuan Permohonan Beasiswa VII.Petunjuk Teknis tentang Pekan Orientasi Mahasiswa Baru (POSTBA), Shinyuusei Kangekai (SNK) dan English Department Gathering (EDG)

 43

Lampiran 1

ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN 1. Prosedur Pengajuan Proposal Kegiatan Panitia pelaksana kegiatan mengajukan proposal kegiatan kepada BEM untuk mendapatkan rekomendasi. BEM mengeluarkan surat rekomendasi dan menandatangani proposal kegiatan, lalu diserahkan kembali kepada panitia. Selanjutnya panitia membawa surat rekomendasi dan proposal ke Bagian Kemahasiswaan dan Alumni (BAKAL) untuk diketahui dan ditandatangani oleh Kasub. BAKAL. Proposal dan surat rekomendasi oleh Kasub. BAKAL diteruskan kepada Waket III untuk dibuatkan surat persetujuan kegiatan dan dana kegiatan. Proposal yang sudah disetujui Waket III diteruskan kepada Waket II untuk pemrosesan pencairan dana yang disetujui dan ke Ketua STBA LIA Jakarta untuk diketahui. Waket II meneruskan proposal tersebut ke BAKEP untuk pencairan dana kegiatan.

BEM Ketua Panitia

BAKAL

Waket III

Waket II

BAKEP

Catatan: Panitia harus mengajukan proposal paling lambat 10 hari kerja sebelum kegiatan dilaksanakan karena seluruh proses persetujuan pengajuan kegiatan memerlukan waktu 5 hari kerja.

2. Prosedur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan Kepala BAKEP memberi informasi dan memberikan formulir pengambilan dana kepada Kasub. BAKAL untuk disampaikan kepada Panitia. Kasub. BAKAL menginformasikan pencairan dana dan memberikan formulir pengambilan dana kepada Panitia. Panitia mengambil dana di BAKEP.

44


BAKEP

BAKAL

Panitia

Catatan: Proses pengambilan biaya penyelenggaraan kegiatan mulai dari pemberitahuan pengambilan dana sampai dengan pencairan dana memerlukan waktu 3 hari kerja. Bila dana yang sudah dicairkan tidak diambil selama 15 hari kerja sejak pemberitahuan pencairan dana, maka dana kegiatan yang tersebut dinyatakan kadaluwarsa dan tidak dapat digunakan, serta kegiatan tersebut dinyatakan batal dilaksanakan. Panitia harus mengajukan ulang proposal kegiatan.

3. Prosedur Permohonan Izin Menginap di Kampus Panitia pelaksana kegiatan mengajukan surat permohonan izin untuk menginap berikut lampiran nama-nama mahasiswa yang menginap kepada Waket III dengan diketahui oleh Kasub. BAKAL. Waket III meneruskan surat permohonan izin menginap kepada Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan Surat Izin dan pemberitahuan menginap di lingkungan STBA LIA Jakarta, dan melaporkan kegiatan kepada Ketua STBA LIA Jakarta. Sekretaris meneruskan Surat izin dan pemberitahuan menginap kepada BAUM, SATPAM, dan BAKAL untuk diteruskan kepada Panitia. Panita berkoordinasi dengan BAUM untuk menentukan tempat menginap. Ketua Panitia

BAKAL

WAKET III

Sekretaris

BAUM

Satpam

Catatan: Permohonan izin menginap paling lambat diajukan 2 hari kerja sebelum kegiatan dilaksanakan dan panitia yang hanya diperbolehkan menginap di lingkungan STBA LIA Jakarta maksimal 15 orang, dan hanya untuk kegiatan yang berlangsung pada periode perkuliahan aktif.

45


4. Prosedur Permohonan Izin Menggunakan Fasilitas Kampus Panitia pelaksana kegiatan membuat surat permohonan izin menggunakan fasilitas dan atau peralatan kampus yang akan digunakan untuk kegiatan kepada Waket III dengan diketahui oleh Kasub. BAKAL. Setelah mendapat persetujuan dari Waket III, panitia pelaksana kegiatan mengisi formulir peminjaman peralatan/fasilitas yang disetujui di BAUM. BAUM menyerahkan salinan formulir peminjaman kepada panitia untuk diserahkan kepada teknisi dan pihak keamanan sebagai kontrol terhadap penggunaan fasilitas dan atau peralatan yang digunakan.

Panitia

BAKAL

WAKET III

BAUM

Catatan: Permohonan izin menggunakan fasilitas dan peralatan kampus diajukan paling lambat 5 hari kerja sebelum kegiatan dilaksanakan.

5. Prosedur Permohonan Surat Izin/Pemberitahuan Kegiatan dan Penggunaan Fasilitas Yayasan LIA Panitia pelaksana kegiatan mengajukan permohonan surat izin/ pemberitahuan kegiatan/penggunaan fasilitas Yayasan LIA12 kepada Waket III yang diketahui oleh kasub. BAKAL. Setelah mengadakan dialog dengan panitia, Waket III meneruskan surat permohonan Panitia kepada Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan Surat Izin/Pemberitahuan/Penggunaan Fasilitas kepada pihak yang terkait dan melaporkan kegiatan kepada Ketua STBA LIA Jakarta. Sekretaris Pimpinan meneruskan surat tersebut kepada Kasub. BAKAL untuk diberikan kepada Panitia, dan meneruskan salinannya kepada Ka. BAUM, Ka. Urungga Yayasan LIA, Satpam STBA LIA Jakarta, BPHM, Fasilitas yang dimaksud adalah lapangan parkir, ruang auditorium, lapangan voli, dan fasilitas lain yang ada di dalam wilayah Yayasan LIA di jalan Pengadegan Timur Raya No. 3, Jakarta 12

46


dan Setum Yayasan LIA. Kasub. BAKAL memberikan surat yang diminta kepada Panitia.

Ketua BAUM Panitia

BAKAL

WAKET III

Sekretaris

SATPAM BPHM SETUM Urungga

Catatan: Permohonan surat izin/pemberitahuan/penggunaan fasilitas Yayasan LIA diajukan paling lambat 5 hari kerja sebelum kegiatan dilaksanakan.

6. Prosedur Penyelenggaraan Kegiatan di Luar Kampus

Panitia pelaksana kegiatan membuat surat Penyelenggaraan Kegiatan kepada Kasub. BAKAL untuk mendapatkan izin berkegiatan di luar lingkungan kampus dan Yayasan LIA. Kasub. BAKAL membuat surat kepada Waket III untuk dibuatkan surat izin berkegiatan di luar kampus dari Ketua STBA LIA Jakarta. Setelah mengadakan dialog dengan Panitia, Waket III membuat surat permohonan izin berkegiatan diluar kampus kepada Ketua STBA LIA Jakarta. Kemudian Ketua STBA LIA Jakarta memberi persetujuan/pelarangan berdasarkan masukan dari Waket III. Ketua STBA LIA Jakarta mendisposisikan surat izin kepada Sekretaris Pimpinan yang salinannya ditujukan kepada Waket III, BPHM, dan Setum Yayasan LIA. Sekretaris meneruskan surat izin kepada Kasub. BAKAL untuk diteruskan kepada Panitia.

Panitia

BAKAL

WAKET III

KETUA STBA

Sekretaris

47

Lampiran II PERHITUNGAN DAN ALUR PELAKSANAAN SATUAN KREDIT PARTISIPASI (SKP) 1. Tabel Perhitungan SKP Kegiatan Wajib Institusi No

Kegiatan

1

Partisipasi dan/prestasi

Bobot SKP

Dasar Penilaian

Peserta

25

Sertifikat

Peserta

25

Sertifikat

POSTBA/briefing* Shinyuusei Kangekai/ English Department Gathering

2

*khusus mahasiswa regular sore/

berhalangan

Kegiatan Pilihan: Bidang Organisasi dan Kepemimpinan No 1

Kegiatan Pengurus Organisasi

Tingkat UKM

HMJ

Jabatan

Bobot SKP

Dasar Penilaian

Ketua

50

Sert./SK/ST

Wakil Ketua

40

Sert./SK/ST

Sekertaris

40

Sert./SK/ST

Bendahara

40

Sert./SK/ST

Pengurus inti

0

Sert./SK/ST

Ketua

50

Sert./SK/ST

Wakil Ketua

40

Sert./SK/ST

Sekertaris

40

Sert./SK/ST

Bendahara

40

Sert./SK/ST

48


No

Kegiatan

Tingkat

BEM

Regional

Nasional

Internasional

Jabatan

Bobot SKP

Dasar Penilaian

Pengurus inti *merupakan juga Penanggungjawab kegiatan

35

Sert./SK/ST

Ketua

60

Sert./SK/ST

Wakil Ketua

45

Sert./SK/ST

Sekertaris

45

Sert./SK/ST

Bendahara

45

Sert./SK/ST

Pengurus inti

40

Ketua

60

Wakil Ketua

50

Sekertaris

50

Bendahara

50

Pengurus inti

45

Sert./SK/ST Sert./SK/Kartu anggota Sert./SK/Kartu anggota Sert./SK/Kartu anggota Sert./SK/Kartu anggota Sert./SK/Kartu anggota

Anggota Pengurus

40

Ketua

70

Wakil Ketua

60

Sekertaris

60

Bendahara

60

Pengurus inti

55

Anggota Pengurus

50

Ketua

100

Wakil Ketua

80

Sekertaris

80

Kartu anggota Sert./SK/Kartu anggota Sert./SK/Kartu anggota Sert./SK/Kartu anggota Sert./SK/Kartu anggota Sert./SK/Kartu anggota Kartu anggota Sert./SK/Kartu anggota Sert./SK/Kartu anggota Sert./SK/Kartu anggota

49


No

Kegiatan

Anggota aktif organisasi

2

3

Tingkat

Jabatan

Bobot SKP

Dasar Penilaian

Bendahara

80

Pengurus inti

75

Sert./SK/Kartu anggota Sert./SK/Kartu anggota

Anggota Pengurus

70

Kartu anggota

UKM

5

Kartu anggota

HMJ

3

Kartu anggota

Regional

20

Kartu anggota

Nasional

30

Kartu anggota

Internasional

40

Kartu anggota

Mengikuti Pelatihan

Dasar

25

Sert./SK/ST

Kepemimpinan

Menengah

30

Sert./SK/ST

Lanjut

40

Sert./SK/ST

UKM

15 Ketua pelaksana: 15; BPH: 12; Kordinator divisi: 10; anggota divisi: 8

Sert./SK/ST

HMJ

20 Ketua pelaksana: 20; BPH: 17; Kordinator divisi : 15; anggota divisi: 10

Sert./SK/ST

BEM

25

Sert./SK/ST

Panitia dalam kegiatan kemahasiswaan

50


No

Kegiatan

Tingkat

Jabatan

Bobot SKP

Dasar Penilaian

Ketua pelaksana: 25; BPH: 22; Kordinator divisi : 20; anggota divisi: 15

4

5

Mencalonkan diri sebagai Ketua Organisasi Mahasiswa

Berpartisipasi dalam PEMIRA

STBA LIA

30

Sert./SK/ST

Regional

35

Sert./SK/ST

Nasional

40

Sert./SK/ST

Internasional

45

Sert./SK/ST

UKM

15

Sert./SK/ST

HMJ

20

Sert./SK/ST

BEM

25

Sert./SK/ST

UKM

3

Presensi

HMJ

3

Presensi

BEM

3

Presensi

Kegiatan Pilihan: Bidang Penalaran dan Keilmuan No

Bobot SKP

Dasar Penilaian

Juara I

150

Sertifikat

Lomba Karya Tulis Ilmiah/

Juara II

140

Sertifikat

Lingkungan Hidup/Kreativitas/

Juara III

130

Sertifikat

Inovatif/Pemikiran Kritis/

Finalis

100

Sertifikat

Kegiatan

Tingkat

Partisipasi dan/ Prestasi

1

Memperoleh prestasi dalam

Internasional

51


No

Kegiatan

Tingkat

Bobot SKP

Dasar Penilaian

Peserta Terpilih

75

Sertifikat

Juara I

100

Sertifikat

Juara II

90

Sertifikat

Juara III

80

Sertifikat

Finalis

70

Sertifikat

Peserta Terpilih

60

Sertifikat

Juara I

75

Sertifikat

Juara II

70

Sertifikat

Juara III

65

Sertifikat

Finalis

50

Sertifikat

Peserta Terpilih

40

Sertifikat

Juara I

50

Sertifikat

Juara II

45

Sertifikat

Juara III

40

Sertifikat

Finalis

30

Sertifikat

Partisipasi dan/ Prestasi

Populer/Enterpreneurship/ Business Plan

Nasional

Regional

STBA LIA

2

Peserta Terpilih

20

Sertifikat

Program Studi/

Juara I

40

Sertifikat

Jurusan

Juara II

35

Sertifikat

Juara III

30

Sertifikat

Finalis

25

Sertifikat

Peserta Terpilih

15

Sertifikat Surat & bukti pendaftaran Surat & bukti pendaftaran

Mengikuti Kegiatan

Internasional

50

Lomba Ilmiah

Nasional

40

52


No

Kegiatan

Tingkat

Partisipasi

Bobot SKP

Dasar Penilaian

dan/ Prestasi

3

Regional

30

STBA LIA

10

Program Studi/ Jurusan

5

Surat & bukti pendaftaran Surat & bukti pendaftaran Surat & bukti pendaftaran

Pembicara

100

Sert./SK/ST

ilmiah (seminar, lokakarya,

Moderator

50

Sert./SK/ST

workshop, pameran)

Peserta

30

Sert./SK/ST

Pembicara

75

Sert./SK/ST

Moderator

35

Sert./SK/ST

Peserta

20

Sert./SK/ST

Pembicara

50

Sert./SK/ST

Moderator

25

Sert./SK/ST

Peserta

15

Sert./SK/ST

Pembicara

35

Sert./SK/ST

Moderator

20

Sert./SK/ST

Mengikuti kegiatan/forum

Internasional

Nasional

Regional

STBA LIA

4

Peserta

15

Sert./SK/ST

Program Studi/

Pembicara

20

Sert./SK/ST

Jurusan

Moderator

15

Sert./SK/ST

Peserta

5

Sert./SK/ST

150

Sert./paten

Menghasilkan temuan inovasi yang dipatenkan

5

Menghasilkan karya ilmiah yang dipublikasikan dalam

Internasional

Ketua

150

Anggota

75

Fotokopi karya Fotokopi karya

53


No

Kegiatan

Tingkat

Partisipasi

Bobot SKP

Dasar Penilaian

dan/ Prestasi

Menghasilkan karya populer

Internasional

75

yang diterbitkan di surat

Nasional

50

kabar/majalah/media on-line/

Regional

40

mading

STBA LIA

30

Fotokopi karya Fotokopi karya Fotokopi karya Fotokopi karya Fotokopi karya Fotokopi karya Fotokopi karya Fotokopi karya

majalah ilmiah

6

7

Nasional-

Ketua

100

Akreditasi

Anggota

50

Tidak

Ketua

50

terakreditasi

Anggota

25

Menghasilkan karya yang

Ketua

40

SK/ST

didanai oleh pemerintah/

Anggota

20

SK/ST

5

Daftar hadir

10

SK/ST

Juara I

100

Sert./SK/ST

Juara II

90

Sert./SK/ST

Juara III

80

Sert./SK/ST

Finalis

70

Sert./SK/ST

Peserta Terpilih

60

Sert./SK/ST

Juara I

75

Sert./SK/ST

Juara II

65

Sert./SK/ST

Juara III

60

Sert./SK/ST

Finalis

50

Sert./SK/ST

pihak lain 8

Mengikuti kuliah dosen Tamu

9

Terlibat dalam penelitian pihak lain

10

MAWAPRES

Nasional

(Mahasiswa berprestasi)

Kopertis

54


No

Kegiatan

Tingkat

Partisipasi

Bobot SKP

Dasar Penilaian

dan/ Prestasi Peserta Terpilih

40

Sert./SK/ST

Juara I

50

Sert./SK/ST

Juara II

45

Sert./SK/ST

Juara III

40

Sert./SK/ST

Finalis

30

Sert./SK/ST

Peserta Terpilih

20

Sert./SK/ST

Partisipasi

Bobot

dan/ Prestasi

SKP

Juara I

150

Sert./SK/ST

kegiatan Minat dan Bakat

Juara II

140

Sert./SK/ST

(Olah raga, Seni dan

Juara III

130

Sert./SK/ST

Kerohanian)

Finalis Peserta Terpilih

100

Sert./SK/ST

75

Sert./SK/ST

Juara I

100

Sert./SK/ST

Juara II

90

Sert./SK/ST

Juara III

80

Sert./SK/ST


70

Sert./SK/ST Sert./SK/ST

Juara I

75

Sert./SK/ST

Juara II

70

Sert./SK/ST

Juara III

65

Sert./SK/ST

STBA LIA

Kegiatan Pilihan: Bidang Minat dan Bakat No

Kegiatan

1

Memperoleh prestasi dalam

Tingkat

Internasional

Nasional

Regional

Dasar Penilaian

60

55


No

Kegiatan

Tingkat

Bobot

dan/ Prestasi

SKP


50

Sert./SK/ST

40

Sert./SK/ST

Juara I

50

Sert./SK/ST

Juara II

45

Sert./SK/ST

Juara III

40

Sert./SK/ST


30

Sert./SK/ST

20

Sert./SK/ST

Program studi/

Juara I

40

Sert./SK/ST

Jurusan

Juara II

35

Sert./SK/ST

Juara III

30

Sert./SK/ST


25

Sert./SK/ST

15

Sert./SK/ST

Delegasi

100

Sert./SK/ST

Peserta

40

Sert./SK/ST

Delegasi

80

Sert./SK/ST

Peserta

30

Sert./SK/ST

Delegasi

60

Sert./SK/ST

Peserta

20

Sert./SK/ST

Delegasi

40

Sert./SK/ST

Peserta

10

Sert./SK/ST

STBA LIA

2

Mengikuti kegiatan Minat

Internasional

Bakat (Olah raga, Seni dan Kerohanian)

Nasional Regional STBA LIA

3

Dasar Penilaian

Partisipasi

Menjadi Pelatih/Pembimbing

Nasional

50

Sert./SK/ST

kegiatan Minat dan Bakat/

STBA LIA

40

Sert./SK/ST

56


No

Kegiatan

Tingkat

Mahasiswa pendamping

Program studi/

bagi mahasiswa asing

Jurusan

Partisipasi

Bobot

dan/ Prestasi

SKP

Lainnya 4

5

Melaksanakan latihan gabungan

30

Sert./SK/ST

20

Sert./SK/ST Sert./Daftar hadir

25

Melaksanakan aktivitas

Dasar Penilaian

25

Sert./Daftar hadir (*75% kehadiran)

rutin berkaitan dengan kegiatan minat dan bakat yg diselenggarakan UKM/HMJ

6

Menjadi mitra tanding pada kegiatan minat dan bakat

7

Menghasilkan karya seni

Pimpinan produksi/

(konser, pameran seni, puisi,

Sutradara

fotografi, teater, pementasan musik)

Anggota

25

Sertifikat

50

Hasil karya/Sert

30

(*Kec. kegiatan yg termasuk dlm kegiatan rutin UKM & HMJ dan bukan tugas MK)

8

Mengelola KOPMA

Ketua

50

Wakil Ketua

40

Bendahara

40

Sekertaris

40

Sert./SK/ST

57


Prosedur Pelaksanaan SKP 1. Mahasiswa mengunduh, mengisi dan mencetak formulir Kartu Hasil Partisipasi (KHP) rangkap 3 (tiga) (formulir 01 untuk mahasiswa, formulir 02 untuk Bagian Administrasi Akademik; formulir 03 untuk Dosen PA) di website STBA LIA (http://www.stbalia.ac.id). 2. Mahasiswa menandatangani formulir KHP pada semester yang bersangkutan. 3. Mahasiswa meminta validasi kesesuaian antara dokumen pendukung (bukti fisik) partisipasinya dalam kegiatan kemahasiswaan dengan KHP kepada Kasub. BAKAL pada akhir semester yang bersangkutan. a) Apabila terdapat ketidaksesuaian antara data KHP dan dokumen pendukungnya, maka mahasiswa wajib memperbaiki isian Formulir KHP. b) Apabila sudah sesuai antara data KHP dengan dokumen pendukungnya, maka Kasub. BAKAL membubuhkan tanda tangan persetujuan pada Formulir KHP. c) Mahasiswa memberikan Formulir KHP 03 yang sudah divalidasi kepada Dosen PA. 4. Pada semester selanjutnya mahasiswa melaksanakan prosedur mulai nomor 1. 5. Sebelum mendaftar untuk ujian skripsi, ULMKP, atau laporan PKL, mahasiswa mengambil Formulirulir Transkrip Kegiatan Mahasiswa (TKM) di BAKAL. 6. Mahasiswa mengisikan data perolehan SKP berdasarkan KHP. 7. Mahasiswa mengunduh dan mencetak TKM: a) Apabila terdapat ketidaksesuaian antara data pada TKM dengan data pada KHP, mahasiswa wajib melaporkan kepada Kasub. BAKAL dengan melampirkan bukti fisik. b) Apabila data pada TKM dengan data pada KHP sudah sesuai, Kasub. BAKAL membuatkan TKM yang akan ditandatangani oleh Wakil Ketua 3.

58


8. Mahasiswa menerima TKM dan menyerahkan Salinan TKM kepada jurusan mahasiswa yang bersangkutan untuk dilampirkan sebagai persyaratan ujian akhir skripsi, ULMKP atau laporan PKL

9. Alur Prosedur Pelaksanaan Sistem Kredit Prestasi

59


3. Contoh Perhitungan SKP 1.

2.

3.

4.

5.

Kegiatan wajib institusi  Postba/briefing  Shinyuusei Kangekai/English Department Gathering

: 25 : 25

Bidang organisasi dan kepemimpinan  Anggota HMJJ/HMJI  Anggota divisi dalam kegiatan HMJ  Berpartisipasi dalam PEMIRA

: 3 : 10 : 3

Bidang penalaran dan keilmuan  Mengikuti seminar STBA  Mengikuti seminar jurusan  Mengikuti seminar dosen tamu

: 15 : 5 : 5

Bidang minat dan bakat  Mengikuti kegiatan minat dan bakat (misal Retreat, Switer, RATU)

: 10

Bidang pengabdian kepada masyarakat  Mengikuti pelaksanaan Baksos jurusan  Upacara bendera  Berpartisipasi dalam kegiatan wisuda

: 10 : 10 : 10 ___________ + 131 SKP

60


4. Contoh Kartu Hasil Partisipasi (KHP)

61


5. Contoh Transkrip Kegiatan Mahasiswa

62


Lampiran III CONTOH SURAT PERMOHONAN Jakarta, ______________20__ No. Hal Lamp.

: : :

Kepada Yth. Ibu/Bapak_________ Waket III STBA LIA Jakarta di tempat Dengan hormat, (Tuliskan latar belakang, maksud pengajuan surat, dan isi kegiatan yang akan diselenggarakan. Ucapan terima kasih atas kerja sama dan perhatian Ibu/Bapak yang dituju.) Hormat kami, Ketua Panitia/BEM/UKM/HMJ Ttd Nama jelas NPM

Menyetujui, Ketua BEM/UKM/HMJ13 Ttd Nama jelas NPM

Mengetahui Dosen Pembina/Kepala Jurusan/Kasub. BAKAL14 Ttd Nama Jelas NIK

Disesuaikan dengan status kepanitiaan, berada di bawah pengawasan BEM/UKM/ HMJ Disesuaikan dengan status kepanitiaan, berada di bawah pembinaan dosen Pembina/Jurusan/ Bagian Kemahasiswaan 13 14

63


Lampiran IV CONTOH SISTEMATIKA PROPOSAL HALAMAN JUDUL (Lihat contoh di hal…) DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN Penjelasan singkat tentang Latar Belakang, Tujuan dan Hasil kegiatan I. DESKRIPSI KEGIATAN Paparan kegiatan kemahasiswaan sejenis yang telah dilaksanakan, rencana yang akan dilaksanakan, sasaran, peserta, tempat dan waktu susunan kepanitian, serta susunan acara. II. RENCANA PEMBIAYAAN Uraian rencana pendanaan per komponen dan jenis belanjanya (bahan, ransportasi, konsumsi, honorarium dari nara sumber (bila diperlukan) dan lain-lain) HALAMAN PENGESAHAN

64

HALAMAN JUDUL PROPOSAL KOP/LOGO ORGANISASI/PANITIA SEKOLAH TINGGI BAHASA ASING LIA JAKARTA

JUDUL KEGIATAN

Nama Ketua Panitia NPM

JAKARTA, 20__ 65


Lampiran V CONTOH FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

HALAMAN JUDUL LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN Penjelasan tentang Latar Belakang, Tujuan Kegiatan, dan Hasil Kegiatan II. PELAKSANAAN KEGIATAN Penjelasan singkat tentang hal-hal yang berkaitan dengan waktu dan tempat pelaksanaan jadwal kegiatan strategi pelaksanaan komponen yang terlibat (Narasumber, peserta, dan panitia) III. REALISASI BIAYA LAMPIRAN Berisi tentang pernyataan dukungan/kehadiran pihak terkait/foto kegiatan, dll.15 15

Disesuaikan dengan sifat dan bentuk kegiatan

66


Lampiran VI PROSEDUR PENGAJUAN PERMOHONAN BEASISWA 1. Prosedur Pengajuan Permohonan Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA) dan Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM)

BAKAL

MAHASISWA

Pengumuman Pendaftaran

Permohonan Beasiswa kepada Kepala Jurusan

KEPALA JURUSAN Rekomendasi Calon Penerima Beasiswa

MAHASISWA Pengajuan Berkas kepada Tim Seleksi

TIM SELEKSI BAKEP

Kopertis Wilayah III

Penerimaan Pembayaran

MAHASISWA

BAKAL

TIM SELEKSI

Penerimaan

Pengumuman Penerima Beasiswa

Pengiriman berkas hasil validasi

Beasiswa

Seleksi dan validasi berkas calon

KETUA Persetujuan hasil seleksi

67


Keterangan : a) BAKAL mengumumkan pembukaan pendaftaran permohonan beasiswa BBM dan PPA dengan beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon pendaftar, di antaranya: mahasiswa hanya diperkenankan mengajukan permohonan untuk salah satu dari kedua beasiswa tersebut; b) Mahasiswa mengajukan permohonan beasiswa BBM/PPA kepada Tim Seleksi yang anggotanya ditunjuk melalui Surat Keputusan Ketua STBA LIA Jakarta; c) Mahasiswa menyerahkan berkas persyaratan beasiswa dan kelengkapannya kepada Tim Seleksi untuk divalidasi dan diseleksi; d) Tim Seleksi Penerima Beasiswa memvalidasi dan menyeleksi berkas calon, menetapkan penerima beasiswa dan mengusulkan nama mahasiswa penerima beasiswa kepada Kopertis Wilayah III e) Tim Seleksi menyerahkan berkas hasil seleksi dan validasi kepada Ketua STBA LIA Jakarta untuk mendapatkan persetujuan; f) BAKAL mengumumkan hasil seleksi penerimaan beasiswa yang sudah disetujui oleh Kopertis Wilayah III; g) Mahasiswa memproses pencairan uang beasiswa yang mereka terima langsung di rekening masing-masing; h) Mahasiswa membayarkan biaya kuliah kepada BAKEP STBA LIA menggunakan uang beasiswa yang mereka terima.

68


2. Prosedur Pengajuan Program Beasiswa Unggulan (PBU) LULUSAN SMA/SMK

CALON MAHASISWA

mengajukan berkas calon mahasiswa

mendaftar ke STBA LIA

CALON MAHASISWA menerima surat tanda lulus seleksi administrasi

CALON MAHASISWA mengikuti tes di STBA LIA

dari STBA LIA

TIM SELEKSI

MAHASISWA mengikuti peruliahan di

PBU STBA LIA mengolah Hasil Tes

STBA LIA

BPHM menginformasi kan kelengkapan berkas

TIM SELEKSI PBU STBA LIA mengirim surat kelulusan

BKLN

TIM SELEKSI

TIM SELEKSI PBU BKLN

PBU STBA LIA Mengirim hasil tes ke

menvalidasi berkas dan mengeluarkan

Kemdiknas

SK Kelulusan

69


Keterangan: a) Calon peserta mendaftar ke STBA LIA Jakarta dengan melengkapi berkas persyaratan yang telah di tetapkan oleh Sekretariat Beasiswa Unggulan. Sebelumnya STBA LIA memberikan informasi Program Beasiswa Unggulan (PBU) ke SMU-SMU pada bulan Januari - Juli. b) Calon peserta yang telah melengkapi berkas pendaftaran (lulus administrasi) menjalani seleksi dan tes di STBA LIA pada waktu yang telah ditentukan. c) Tim Seleksi PBU STBA LIA mengolah hasil tes calon peserta dan mengusulkan nama-nama calon peserta yang lulus seleksi berkas ke Sekretariat Beasiswa Unggulan BKLN Kemdiknas. d) Tim Beasiswa Unggulan BKLN Kemdiknas memvalidasi peserta yang lolos seleksi dan mengeluarkan SK Kelulusan calon mahasiswa untuk diteruskan ke STBA LIA e) Tim Seleksi PBU STBA menginformasikan kelulusan kepada Penerima Beasiswa Unggulan melalui BPHM. f) Peserta yang lolos seleksi mengikuti proses perkuliahan di STBA LIA.

70


Lampiran VII PETUNJUK TEKNIS TENTANG PEKAN ORIENTASI MAHASISWA BARU (POSTBA), SHINYUUSEI KANGEKAI (SNK) DANan English Department Gathering (EDG)

71


72


PETUNJUK TEKNIS TENTANG PEKAN ORIENTASI MAHASISWA BARU (POSTBA), SHINYUUSEI KANGEKAI (SNK) DAN ENGLISH DEPARTMENT GATHERING (EDG) DI STBA LIA JAKARTA

Oleh: Tim Penyusun

JAKARTA 2012

73


BAB I PENDAHULUAN

1. Latar Belakang a.

b.

c.

d.

e. f.

Kesiapan mahasiswa baru pada saat memasuki kehidupan di kampus STBA LIA Jakarta, masih perlu dimantapkan. Hal ini tampak dari realitas yang terjadi bahwa masih banyak mahasiswa yang belum mampu menunjukkan kualitasnya secara optimal dalam proses belajar; Melalui POSTBA, maka mahasiswa baru dapat mengenal lebih jauh hal-hal penting yang berkaitan dengan proses belajar- mengajar (PBM) di STBA LIA Jakarta dan siap untuk melaksanakan proses perkuliahan; Melalui SNK dan EDG, mahasiswa baru dapat mengenal keberadaan Himpunan Mahasiswa Jurusan bahasa Inggris (HMJI) /bahasa Jepang (HMJJ) dan kegiatannya, serta menjadi bagian dari himpunan mahasiswa tersebut; POSTBA, SNK dan EDG pada hakekatnya bukanlah pembekalan yang mengandung nilai-nilai pemaksaan, oleh karena itu tidak dibenarkan dilaksanakan dengan tindakan kekerasan atau “Perpeloncoan” baik terhadap fisik maupun mental kepada mahasiswa baru; Pelaksanaan POSTBA, SNK dan EDG haruslah dilandasi dengan semangat persahabatan, persaudaraan dan kebersamaan; Bahwa selama ini belum ada Petunjuk Teknis tentang POSTBA, SNK dan EDG yang disahkan oleh Ketua STBA LIA Jakarta.

2. Maksud dan Tujuan Petunjuk Teknis ini dimaksudkan sebagai pedoman bagi seluruh civitas akademika di dalam upaya penyelenggaraan POSTBA, SNK dan EDG dengan tujuan agar pelaksanaan pengenalan PBM dan kehidupan kampus dapat berjalan dengan tertib, aman, dan lancar, serta mencapai sasaran yang ditetapkan.

3. Dasar Hukum a. b. c.

d. e. f. g.

Peraturan Pemerintah Nomor : 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi. Undang-undang Nomor: 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan Nasional Nomor: 38/Dikti/Kep/2000 tentang Pengaturan Kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru di Perguruan Tinggi. Panduan Umum Pengenalan Kampus bagi Mahasiswa Baru yang diterbitkan Dirjen Dikti Tahun 2003. Surat edaran Dirjen Dikti Nomor: 1016/E/T/2011 tanggal 15 Juli 2011 perihal Masa Orientasi Mahasiswa Baru. Buku Panduan Akademik STBA LIA Jakarta Tahun 2012. Buku Tata Tertib Kampus dan Etika Akademik

74

Pedoman Kegiatan Mahasiswa BAB II LANDASAN, TUJUAN DAN SASARAN

1. Landasan a. Idiil dan Konstitusional Pelaksanaan POSTBA, SNK dan EDG berdasarkan landasan Idiil Pancasila dan Undang-undang Dasar 1945 dengan pengamalan butir-butir nilai yang terkandung di dalamnya. Khususnya dalam POSTBA mulai ditanamkan nilai-nilai perjuangan melalui pembekalan awal untuk meyakinkan dan menanamkan kebenaran falsafah Pancasila dan Undang-undang Dasar 1945. b. Operasional Panduan Umum Pengenalan Kampus bagi Mahasiswa Baru dari Dikti Depdiknas dan Petunjuk Teknis tentang POSTBA, SNK dan EDG di lingkungan STBA LIA Jakarta merupakan landasan operasional bagi penyelenggaraan POSTBA, SNK dan EDG di STBA LIA Jakarta.

2. Tujuan Kegiatan POSTBA, SNK dan EDG di lingkungan STBA LIA Jakarta adalah pemberian pembekalan awal kepada mahasiswa baru tentang kehidupan kampus, baik yang bersifat akademis maupun nonakademis, prosedur, kode etik dan kebiasaan-kebiasaan yang berlaku, dan mengandung tujuan antara lain : a. Menanamkan pengertian dan pemahaman tentang sistem pendidikan di lingkungan STBA LIA Jakarta sesuai dengan Visi, dan Misi STBA LIA Jakarta; b. Menumbuhkan dan mengembangkan sikap disiplin dan jiwa juang untuk menghadapi kehidupan di dalam kampus maupun di masyarakat luas; c. Membentuk kepribadian mahasiswa yang dapat menghargai harkat, martabat, hak asasi manusia, perikemanusiaan dan toleransi.

3. Sasaran Sesuai dengan tujuan kegiatan ini, maka sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut : a. Mahasiswa baru yang mampu mengenal proses belajar mengajar (PBM) di perguruan tinggi, mengenal mata kuliah yang harus ditempuh masing-masing jurusan dan program studi serta pola kehidupan kampus di STBA LIA Jakarta yang berlaku; b.

Mahasiswa baru yang mampu memahami dan mengamalkan hak dan kewajibannya sebagai mahasiswa, mengetahui tujuan dan sasaran pendidikan, aturan-aturan dan ketentuan yang berkaitan dengan proses belajar mengajar, serta memilih dan menentukan penyaluran bakat, hobi, minat melalui kegiatan ekstrakurikuler.

75

Pedoman Kegiatan Mahasiswa BAB III PENGORGANISASIAN

1. POSTBA a. 1) a)

b)

c)

2)

Pihak-pihak yang terlibat: Peserta Pengertian: Peserta POSTBA adalah mahasiswa yang terdaftar pada jurusan dan program studi yang terdapat di STBA LIA Jakarta pada awal suatu tahun akademik, dan mahasiswa yang masih aktif yang belum mengikuti POSTBA di tahun pada saat yang bersangkutan pertama kali mendaftar. Kewajiban peserta (a) Mengikuti seluruh rangkaian kegiatan POSTBA; (b) Mengikuti instruksi panitia POSTBA; (c) Berperilaku sesuai dengan tata tertib kampus kode etik akademik dan norma yang berlaku dalam tata kehidupan kampus STBA LIA Jakarta. Hak peserta (a) Mendapatkan informasi yang jelas mengenai jurusan dan program studi yang bersangkutan; (b) Mendapatkan perlakuan yang baik dari panitia selama kegiatan berlangsung, yang tidak bertentangan dengan hak asasi manusia; (c) Melaporkan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi pada saat pelaksanaan kegiatan kepada Kasub. BAKAL yang mengacu pada buku Tata Tertib Kampus dan Etika Akademik Sekolah Tinggi Bahasa Asing LIA Jakarta; (d) Memperoleh sertifikat POSTBA untuk mendapatkan 25 Satuan Kredit Partisipasi (SKP). Panitia Pembentukan panitia POSTBA maupun komposisinya diserahkan kepada BEM STBA LIA Jakarta yang aktif menjabat pada tahun berjalan dan disahkan oleh SK Ketua STBA LIA Jakarta. Panitia POSTBA berkewajiban: (a) Memperkenalkan kampus STBA LIA Jakarta beserta tata aturannya kepada peserta; (b) Menumbuhkan jiwa kritis dan intelektualitas pada peserta; (c) Menyusun konsep acara sesuai dengan hasil Rapat Koordinasi antara Panitia dengan Pimpinan, Kepala Jurusan, dan Kepala Bagian STBA LIA Jakarta; (d) Bertanggung jawab penuh atas keberlangsungan seluruh kegiatan POSTBA; (e) Berkoordinasi dengan Kasub. BAKAL dan pihak institusi; (f) Menaati peraturan yang berlaku di lingkungan STBA LIA Jakarta terkait pelaksanaan POSTBA; (g) Mensosialisasikan aturan yang ada di STBA LIA Jakarta terkait pelaksanaan POSTBA kepada peserta; (h) Menjalankan rangkaian acara yang dibuat oleh panitia POSTBA dengan mengaju pada point c, serta tidak melanggar Tata Tertib Kampus dan Etika Akademik Sekolah Tinggi Bahasa Asing LIA Jakarta;

76

Pedoman Kegiatan Mahasiswa (i)

Membuat aturan pelaksanan teknis POSTBA dengan mengacu pada Tata Tertib Kampus dan Etika Akademik Sekolah Tinggi Bahasa Asing LIA Jakarta; (j) Menyediakan sertifikat POSTBA bagi para peserta aktif POSTBA; (k) Menyusun laporan pertanggungjawaban kegiatan selambat-lambatnya 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan acara. b.

Sistem dan Metode Penyampaian Metode penyampaian dilaksanakan dengan cara diskusi interaktif, demonstrasi/peragaan, orientasi lapangan, pemutaran film dan lain-lain. Untuk pembekalan awal yang berhubungan dengan kebiasaan-kebiasaan kampus dan mental idiologis hanya diberikan secukupnya, karena hal-hal yang berkaitan dengan materi tersebut akan diberikan sebagai mata kuliah dan akan didapat dalam kehidupan sehari-hari di dalam kampus.

c.

Konsep Acara Seluruh rangkaian acara POSTBA harus selalu mengacu pada kesepakatan Rapat Koordinasi. Kegiatan-kegiatan yang harus ada: (a) Memperkenalkan jurusan dan program studi (b) Memperkenalkan fasilitas sarana dan prasarana kampus (c) Memperkenalkan Organisasi Kemahasiswaan yang terdiri atas BEM, HMJ dan UKM beserta kegiatannya (d) Memberikan motivasi dalam menjalani kegiatan belajar (e) Memberikan motivasi mahasiswa dalam kegiatan kemahasiswaan (f) Memberikan pemahaman mengenai peran strategis mahasiswa

2. SHINYUUSEI KANGEKAI (SNK) DAN ENGLISH DEPARTMENT GATHERING (EDG) a. 1) a)

Pihak-pihak yang terlibat Peserta Pengertian: Peserta SNK atau EDG adalah mahasiswa yang terdaftar pada masing-masing jurusan dan program studi yang terdapat di STBA LIA Jakarta pada awal suatu tahun akademik, dan mahasiswa yang masih aktif yang belum mengikuti SNK atau EDG di tahun pada saat yang bersangkutan pertama kali mendaftar. b) Kewajiban peserta (a) Mengikuti seluruh rangkaian kegiatan SNK atau EDG; (b) Mengikuti instruksi panitia SNK atau EDG; (c) Berperilaku sesuai dengan tata tertib kampus dan kode etik akademik, serta norma sosial yang berlaku dalam kehidupan bermasyarakat. c) Hak peserta (a) Mendapatkan informasi yang jelas mengenai himpunan mahasiswa jurusan yang bersangkutan; (b) Mendapatkan perlakuan yang baik dari panitia selama kegiatan berlangsung yang tidak bertentangan dengan hak asasi manusia;

77

Pedoman Kegiatan Mahasiswa (c) Melaporkan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi pada saat pelaksanaan kegiatan kepada Pembimbing Akademik (PA), Sekertaris Jurusan (Sekjur) dan/atau Kepala Jurusan (Kajur) yang mengacu pada buku Tata Tertib Kampus dan Etika Akademik Sekolah Tinggi Bahasa Asing LIA Jakarta; (d) Memperoleh sertifikat SNK atau EDG untuk mendapatkan 25 SKP. 2) Panitia Pembentukan panitia SNK atau EDG maupun komposisinya diserahkan kepada pengurus HMJI / HMJJ yang aktif menjabat pada tahun berjalan dengan persetujuan Kajur dan Waket III. Panitia SNK atau EDG berkewajiban: (a) Memperkenalkan himpunan mahasiswa jurusan beserta tata aturannya kepada peserta; (b) Menumbuhkan jiwa kritis dan intelektualitas pada peserta; (c) Menyusun konsep acara sesuai dengan persetujuan Kajur dan Wakil Ketua III; (d) Bertanggung jawab penuh atas keberlangsungan seluruh kegiatan SNK atau EDG; (e) Berkoordinasi dengan dosen jurusan yang ditugaskan oleh Kajur untuk menjadi penasehat/pembina dan pihak institusi; (f) Menaati peraturan yang berlaku di STBA LIA Jakarta; (g) Menjalankan rangkaian acara yang dibuat oleh panitia SNK atau EDG dengan mengaju pada point c serta tidak melanggar Tata Tertib Kampus dan Etika Akademik Sekolah Tinggi Bahasa Asing LIA Jakarta; (h) Membuat aturan pelaksanan teknis SNK atau EDG dengan mengacu pada Tata Tertib Kampus dan Etika Akademik Sekolah Tinggi Bahasa Asing LIA Jakarta; (i) Menyediakan sertifikat SNK atau EDG bagi para peserta aktif SNK atau EDG; (j) Menyusun laporan pertanggungjawaban kegiatan selambat-lambatnya 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan acara

b. Sistem dan Metode Penyampaian Metode penyampaian dilaksanakan secara diskusi interaktif, pertunjukan bakat, pelatihan kerjasama kelompok dan permainan. c. Konsep Acara Seluruh rangkaian acara SNK atau EDG harus selalu mengacu pada hasil persetujuan dengan Kajur dan Waket III. Kegiatan-kegiatan yang harus ada: 1. Memperkenalkan jurusan dan program studi 2. Memperkenalkan budaya bangsa dari bahasa yang dipelajari 3. Memperkenalkan visi, misi dan kegiatan HMJ 4. Mengadakan acara sharing session (berbagi pengalaman) dengan alumni 5. Mengadakan diskusi interaktif dengan dosen jurusan mengenai masalah akademis 6. Melaksanakan pelatihan kerjasama kelompok melalui permainan

78

Pedoman Kegiatan Mahasiswa BAB IV TATA TERTIB

1.

Arahan Umum

Selama berlangsungnya POSTBA, SNK dan EDG, peserta dan panitia DILARANG melakukan:  tindakan kekerasan antara mahasiswa senior terhadap yunior,  pemerasan, pemalakan, pelecehan, penganiayaan atau perkelahian  tindakan yang melanggar hukum, norma sosial dan SARA. Untuk mengantisipasi hal-hal tersebut maka, mahasiswa baru diwajibkan untuk: a) Datang tepat waktu dan mengikuti semua kegiatan sesuai jadwal yang ditentukan; b) Tidak membawa senjata tajam dalam bentuk apa pun; c) Tidak membawa dan menggunakan minuman keras, narkotika dan obat-obat terlarang lainnya; d) Tidak membawa perhiasan yang berlebih-lebihan; e) Tidak membawa mobil pribadi; f) Membawa surat keterangan sakit menahun (seperti asma, lemah jantung, maag dan darah rendah); g) Membawa surat keterangan dari dokter dan obat-obatan pribadi apabila dalam kondisi sakit. Sedangkan panitia wajib mematuhi hal-hal berikut ini: a) Selama pelaksanaan kegiatan, panitia DILARANG KERAS melakukan tindakan mengancam /mengintimidasi dan melakukan kekerasan baik secara verbal maupun fisik; b) Pelaksanaan rangkaian acara POSTBA, SNK dan EDG tidak boleh melebihi jadwal yang sudah disepakati di Rapat Kordinasi kecuali ada ijin dari Wakil Ketua III kepada panitia; c) Konsep rangkaian kegiatan POSTBA, SNK dan EDG tidak boleh memberatkan panitia maupun peserta; d) Panitia maupun peserta dilarang berkata-kata tidak baik (misalnya mengucapkan sumpah serapah, berbohong, membentak, menggunakan kata-kata kotor dan jorok) dalam bahasa apa pun; e) Datang tepat waktu dan mengikuti semua kegiatan sesuai jadwal yang ditentukan; f) Tidak membawa senjata tajam dalam bentuk apa pun; g) Tidak membawa dan menggunakan minuman keras, narkotika dan obat-obat terlarang lainnya; h) Tidak membawa perhiasan yang berlebih-lebihan; 2.

Pelanggaran dan Sanksi 1. Ketentuan jenis Pelanggaran yang dilakukan oleh peserta dikembalikan kepada panitia sesuai dengan kesepakatan antara panitia dengan peserta Rapat Kordinasi. 2. Ketentuan jenis Pelanggaran yang dilakukan oleh panitia akan diberikan sanksi berupa: a) Pelanggaran Tingkat I , pelanggaran yang dilakukan panitia yang berkenaan dengan tugas dan wewenang selanjutnya diserahkan kepada dosen penasehat acara/pembina dengan memberikan peringatan dan teguran.

79

Pedoman Kegiatan Mahasiswa b). Pelanggaran Tingkat II, pelanggaran konsep acara selanjutnya diserahkan kepada Kajur dengan memberikan peringatan dan teguran. c) Pelanggaran Tingkat III, pelanggaran berupan tindakan kekerasan yang dapat membahayakan keselamatan atau bahkan mengancam nyawa, pemerasan, pemalakan, pelecehan, penganiayaan atau perkelahian, dan tindakan yang melanggar hukum, norma sosial dan SARA akan mendapatkan teguran langsung dari pimpinan STBA LIA Jakarta dengan pemberian skorsing akademik dan diserahkan kepada pihak yang berwajib/Kepolisian. 3.Semua pelanggaran berakibat pada gugurnya hak mahasiswa untuk mendapatkan SKP. 3.

Aturan Tambahan a. Segala sesuatu yang belum ditentukan dalam Ketetapan ini akan diatur dalam peraturan lain. b. Ketentuan ini berlaku sesuai dengan tanggal yang telah ditetapkan.

BAB V PENUTUP

Agar tujuan POSTBA, SNK dan EDG bisa tercapai, diharapkan kepada seluruh anggota panitia pelaksana, para dosen, penasehat acara/pembina dan Civitas Akademika dapat memberikan perhatian sungguh-sungguh dan memberikan dukungan yang maksimal demi terselenggaranya POSTBA, SNK dan EDG sebaik mungkin. Mahasiswa baru diharapkan dapat sepenuhnya mengikuti acara-acara yang dilaksanakan, tidak merasa tertekan/trauma, dan bisa menjalin kerja sama yang baik. Demikian Petunjuk Teknis ini dibuat dalam rangka lebih menertibkan pelaksanaan POSTBA, SNK dan EDG bagi mahasiswa baru sehingga penyimpangan-penyimpangan yang bisa terjadi dapat dihindari dan secara kualitatif dapat meningkatkan terwujudnya tujuan pendidikan di STBA LIA Jakarta Hal-hal yang belum termuat dalam Petunjuk Teknis ini dapat diatur dan dikoordinasikan di lapangan antara pihakpihak yang terkait dengan sebaik-baiknya

80

PEDOMAN KEGIATAN MAHASISWA

Recommend Documents