Pécs, Civil Közösségek Háza Szakmai fórum – 2009.12.09 Nemeh Leila, ESZA NKft., programvezető
Az első lépések … Kiírás előkészítése Pályázatelbírási időszak Társadalmi egyeztetés Pályázati felhívás megjelenése GYIK
Beérkezés B e Formai értékelés n Befogadás y ú Tartalmi értékelés, j döntés t á Értesítés s Projektkezdés
Előkészítési időszak
… és az azt követők Előkészítés Megvalósítás Fenntartás +3/5 év Fenntartás
+90 nap Zárás
Befejezés
Kezdés
Befogadás
Benyújtás
Előkészítési időszak: a pályázati felhívás megjelenésének napjától a támogatási szerződésben rögzített projekt megkezdésének napjáig tart (legtágabb) Megvalósítási időszak: a projekt kezdő napjától a projekt befejezésének napjáig tart. Fenntartási időszak: a projekt befejezését követően legalább 3/5 évig az útmutatóban meghatározottakat fenntartja, és azokról a Támogató felé a fenntartási kötelezettségnek eleget téve évente beszámol. Támogatás a pályázat befogadását megelőzően megkezdett projekthez nem igényelhető. A projekt a pályázat befogadásának napjától saját felelősségre megkezdhető.
Megvalósítás - nyomonkövetés Kötelezettségek, határidők, fogalmak, …: HATÁLYOS Támogatási SZERZŐDÉS Pályázati DOKUMENTÁCIÓ (pl. Pályázati útmutató, elszámolható költségek specifikáció, …) Támogatási Szerződés Általános Szerződési Feltételek Jogszabályok (16/2006, 281/2006…) Segédletek, formadokumentumok: www.esza.hu www.nfu.hu Eltérés esetén: Változás-bejelentés - szerződésmódosítás Kapcsolattartás:
[email protected]
Megvalósítás - nyomonkövetés Szakmai előrehaladás (PEJ) –
Időközi/Záró/Fenntartási
Pénzügyi előrehaladás (KK) –
Időközi/Záró
Helyszíni ellenőrzés (HE) –
Időközi/Záró/Utólagos
Monitoring látogatás – eseti jelleggel Egyéb hatóságok (MÁK, KEHI, …)
Megvalósítás - nyomonkövetés Időközi KK és PEJ
Kifizetési kérelem (KK)
Projekt előrehaladási jelentés (PEJ)
bármikor, amennyiben az abban igényelt támogatás eléri a megítélt összes támogatás 10%át és min. 100 eFt-ot
a szerződés hatályba lépésétől számított 6 havonta a pályázati útmutatóban meghatározott Projekt Előrehaladási Jelentés (PEJ) formátumban
Záró elszámolás és szakmai jelentés együtt, a projektzárást követő legfeljebb 90. napon benyújtandó.
Finanszírozás Projektfinanszírozás – „1 csatorna” Támogató - Konzorcium Vezetőjén keresztül támogatás folyósítása Partnerenkénti finanszírozás Támogató – Konzorciumi tagonként támogatás folyósítása Likviditás tervezése Támogatási intenzitás Utó/Szállítói finanszírozás Szerződéskötés után kifizetés Előleg mértéke: Pályázati útmutató/Támogatási Szerződés igénylése: szerződéskötéskor/után elszámolása: előleg fizetéstől számított 8 hónapon belül KK benyújtása projekt zárásig ajánlott: részletekben elszámolás
Pályázató Tájékoztató felület Használata kötelező! Jelszó: regisztrációs/befogadó levél igénybejelentő lap www.nfu.hu Projekt életútjának követése (levelezés, értékelés eredménye, pályázó/projekt adatai) Elszámolások elektronikus benyújtására Szakmai beszámolók elektronikus benyújtására De: költség és számlaösszesítők, szakmai előrehaladáshoz kiegészítő dokumentumok CD, e-mail • • •
Folyamatosan menthető a feltöltés, de csak egyszer véglegesíthető. Véglegesítést követő napon nyomtatható (vízjel nincs, sorszámot kap, átvezetésre került az EMIR-ben) Elektronikus felöltés mellett aláírásra jogosult által hitelesített pld. postára adása kötelező, kizárólag a Pálytáj töltése nem minősül elszámolás/PEJ benyújtásnak! Önellenőrzési listák használata!
Pályázató Tájékoztató felület Projektfinanszírozott és Konzorciumi finanszírozás – eltérő felület Jogosultság partner részére is adható feltöltéshez jóváhagyáshoz Előlegre rögzítés elszámolás teljes összegéből előleg terhére elszámolni kívánt összeg megadása nem számlánként Ütemezés – időszak kiválasztása Elszámolás – amelyben benyújtásra kerül a véglegesített – időszakra tervezett összeg által nem korlátozott PEJ – adott időszakra tölthető, 6 havonta 1 – további PEJ KSZ felé bejelentéssel tölthető
Finanszírozás Elszámolásokról összeállításához
részletesen:
Útmutató
a
kifizetési
Benyújtandó dokumentumok: Részletes dokumentummátrix Összesítők felépítése - Fejléc, adatok, összesítők elnevezése - Összesítők dátumának rögzítése – utolsó dátum szerint - 3 rész/egység: adatok feltöltése részösszesítések (Pálytáj felületre) használati útmutató
kérelem
Finanszírozás Költség- és számlaösszesítők 1) Megítélt támogatás 25 millió Ft v. felett – 500e Ft alatti össz (és =500e) 25 millió Ft alatt – 100e Ft alatti össz (és =100e) 2) Tartalom alapján bontás - költségösszesítők Bér, útiktsg, általános, écs, saját teljesítés (Áfa összesítő – fordított adózás) 3) Támogatástartalom alapján bontás – számlaösszesítők költségösszesítőkre nem került 500e/100e Ft támogatástartalmat meg nem haladó számlák 4) 500e/100e Ft-ot meghaladó számlák közvetlenül Pálytáj felületre
Finanszírozás Általános elvárások • Záradékolás • Hitelesítés (számla és mellékletek is) • Szerződés/Megrendelés/Nyilatkozat • Teljesítés (+igazolás) • Számla kiállítása • Számlán Számla kelte (fizikai teljesítést követő) Teljesítés dátuma (= vagy korábbi a számla keltével) Kifizetés dátuma, fizetési határidő (= vagy számla keltét követő)
Finanszírozás Köztes kifizetés után előlegre kell rögzíteni Költségvetés oszlop/sor - Költség/szla összesítők oszlop/sor – Pálytáj rögzítés Csak az előírt dokumentumokat csatolják! Nyújtsák be elektronikusan (CD, e-mail) a költségösszesítő táblákat, jelentősen meggyorsítja az ellenőrzés idejét. Az aktuális elszámolás készítésekor mindig a www.esza.hu oldalról töltsék le a legfrissebb összesítőt, mert a dokumentumok folyamatosan frissülnek.
Finanszírozás A költségösszesítő kitöltésekor ne írják át a képleteket, ne módosítsák a cellákat! Bérösszesítő: a nevek mellett a rovatban tüntessék fel az adott munkatárs munkakörét. 100e/500e Ft alatti számlaösszesítő: az útiköltségeket és kiküldetési költségeket ne ezen az összesítőn tüntessék fel. Ezek a tételek helyesen az útiköltség összesítőn rögzítendőek. Munkaszerződés/megbízás elszámolása Átutalás igazolása terhelés igazolással
Változás-bejelentés
Nem minősül szerződésmódosításnak: ha a kedvezményezett szerződésben foglalt pl. azonosító adatai, illetve a szerződés teljesítésével összefüggő adatai megváltoznak, a szerződésmódosítás fogalmát még nem kimerítő eltérés.
Bejelentése írásban, legkésőbb a változást követő 5/8 napon belül értesíti KSZ-t, a változást alátámasztó dokumentumot csatolják a bejelentéshez!
Szerződésmódosítás
Szerződés-módosítás: A projekt megvalósításának befejezése előreláthatóan 3 hónapot meghaladóan késik Összköltség 20%-t meghaladó mértékben változik a költségek költségkategóriák szerinti bontása az eredeti Támogatási Szerződésben rögzített bontáshoz képest 10%-ot meghaladó mértékben csökken a számszerűsített célok értéke a Támogatási Szerződésben rögzítettekhez képest Változik a projekt bármely befolyásoló lényeges jellemzője
egyéb,
a
célkitűzéseket
VB – SZM azonosság • • • • •
Bejelentési kötelezettség Formadokumentumok használata Szakmai indoklással alátámasztva Indokoltságot igazoló egyéb dokumentumok csatolása Tartalék felhasználás csak KSZ engedéllyel
• • • •
BB által jóváhagyott feltételeknek a módosítás után is megfelel BB döntéssel összhangban %-os költségkorlátok, normák, díjak Pályázati útmutatóban, mellékletekben foglaltaknak megfelelés
•
KSZ jogosult: Jóváhagyni Hiánypótlást kérni Elutasítani
•
Hatályos: Adatok átvezetésétől (mindkét fél által hitelesített papír alapon, EMIR-ben)
Bejelentések Maradványösszegek felhasználása Áfa-változás Járulékváltozás Járulékváltozásnak nem közvetlen következménye a bruttó bér emelése Tartalékra csoportosítás Konzorcium vezető + Partner + KSZ
Bejelentések Számszerűsíthető eredmények/Monitoring mutatók/Indikátorok • •
• •
Pályázati útmutatóban meghatározott Tervezése – kockázat figyelembe vételével – kiinduló érték, célérték (összesített, bemutató (kumulált)) Eredmény/kimenet/hatás Bejelentése PEJ/ZPEJ/Fenntartási jelentés
változást
PEJ határidők 1)
Támogatási Szerződés hatályba lépésétől számított 6 havonta.
2)
Támogatási Támogatás < 10 millió Ft vagy A megvalósítás időtartama < 1 év = Záró Projekt Előrehaladási Jelentés
A PEJ beadási határideje: jelentés tárgyát képező időszak utolsó naptári napjától számított 10. munkanap. beadása: elektronikusan és 1 példányban papíron
PEJ határidők
Formai, tartalmi ellenőrzés: beérkezést követő 15 munkanap Döntés - Formai, tartalmi ellenőrzést követő 5 munkanap
Hiánypótlás legfeljebb 1 alkalommal. Hiánypótlásra 15 munkanap áll rendelkezésre.
Ha PEJ benyújtásra a felszólításban adott határidőn belül sem kerül sor: Kötbér Szerződés megszüntetése Támogatási rendszerből kizárás
Elutasított PEJ szabálytalansági eljárás indítása kifizetések azonnali felfüggesztése 40 munkanapra szerződés megszüntetése
Közbeszerzés - PEJ Iránymutatás közbeszerzésekhez melléklettel összhangban! • •
Adott PEJ időszak tevékenységeinek felsorolása A tevékenységekhez kapcsolódóan közbeszerzési eljárás lefolytatására sor került-e Nem kötelezett – indoklás • Közbeszerzési törvény értelmében nem minősül ajánlatkérőnek, • a beszerzés nem tartozik a Közbeszerzési törvény hatálya alá, • a beszerzés nem éri el a közbeszerzési értékhatárt, • egyéb (ebben az esetben kérjük az okot pontosan részletezni). Kötelezett - részletezés
Közbeszerzés - PEJ •
Beszerzésenként
•
Értékhatár szerint – nemzeti értékhatár alatti, – nemzeti értékhatár szerinti, – közösségi értékhatár feletti
•
A PEJ aláírásával együtt egyben igazolja, hogy az eljárás tervezett indítása előtt, legalább 15 nappal tájékoztatta a közreműködő szervezetét (KSz)és az Európai Uniós Közbeszerzési Koordinációs és Szabályossági Egységet (EKKE)
Közbeszerzés - PEJ Beszámolási kötelezettség: • a projektre vonatkozó beszerzési terv • ajánlati/részvételi felhívás és ajánlati/részvételi dokumentáció másolata • amennyiben releváns, az ajánlati/részvételi/ajánlattételi felhívás, dokumentáció módosításának másolata • megjelent hirdetmények és/vagy az ajánlattételi felhívás kiküldését igazoló dokumentumok - Kedvezményezett által hitelesítetett- másolata • a projekt szerződéseinek listája • az ajánlatok elbírálásakor készített összegezés; • a nyertes ajánlattevővel kötött szerződés; • jogorvoslati eljárás esetén az eljárás megindításáról szóló értesítés és a KDB határozata; • ha hivatalos közbeszerzései tanácsadó került bevonásra az eljárásba, az ezt igazoló dokumentum (pl. a tanácsadóval kötött szerződést).
Tájékoztatás és nyilvánosság • • • • • •
Projekt adatlap Kommunikációs terv Költségvetés Pályázati Útmutató Arculati Kézikönyv Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei
dokumentumok alapján
Helyszíni ellenőrzés Előzetes, időközi, rendkívüli, záró, utólagos Projekt dokumentáció eredeti ellenőrzés helyszínén elérhető Hatályos szerződéshez képest szakmai – pénzügyi ütemezés cselekvési és ütemterv, Gantt-diagram horizontális vállalások tájékoztatási kötelezettségek szolgáltatók/megvalósítók/beruházók kiválasztása Kbt. szerint elkülönített nyilvántartás záradékolás, hitelesítés
Helyszíni ellenőrzés Jegyzőkönyv • javaslatok, szükséges beavatkozások hiánypótlás további intézkedés nem szükséges egyéb intézkedés kezdeményezése (SZM, VB) szabálytalanság szabálysértési vagy büntető eljárás kezdeményezése • intézkedési terv • mellékletek • észrevételek rögzítése
Fenntartás Fenntartási kötelezettségek teljesítése a pályázati útmutatóban és a projekt adatlapon vállaltak alapján. Beszámolási kötelezettség: fenntartási jelentés formájában. Ellenőrzése: utólagos helyszíni ellenőrzés keretében.
Általában… Útmutatóban előírtak minimum feltételek, nem max. ESZA/ERFA útmutatók – Elszámolható költségek specifikáció kapcsolata Projekt menedzsment definíciója Konzorcium vezetőnél tervezhető Szakmai megvalósító definíciója szakmai pénzügyi szempontból Kamatelszámolás Projektre fordítható Elszámolható költség
