Pátyi Polgármesteri Hivatal 2071 Páty, Kossuth Lajos u. 83.
Iktatószám: 2682-3/2013. Jóváhagyom Név: Majláth Konrád Konstantin Aláírás: Dátum: 2013. 07. 23. A jelentést elfogadom és az intézkedési terv elkészítését elrendelem: Név: Aláírás: Dátum:
ELLEN RZÉSI JELENTÉS A SZÁMLARENDBEN RÖGZÍTETT ANALITIKUS NYILVÁNTARTÁSOK VEZETÉSÉNEK SZABÁLYSZER SÉGI ELLEN RZÉSÉR L
2013. július
1
Az ellen rzést végz
szervezet:
A vizsgálat célja:
Bels ellen rzés Majláth Konrád Konstantin (reg. szám: 5112729) annak megállapítása volt, hogy a Hivatal a Sztv. 9. számú melléklet szerinti könyvviteli számlák további tagolásával, a könyvviteli számlákhoz kapcsolódó analitikus nyilvántartások vezetésével gondoskodott-e arról, hogy a 2012. évi elemi költségvetési beszámoló adatait a valóságnak megfelel en, áttekinthet en alátámassza.
Ellen rzött szervezet:
Pátyi Polgármesteri Hivatal
Az ellen rzés típusa:
Szabályszer ségi ellen rzés
Alkalmazott ellen rzési eszközök és módszertanok:
A költségvetési szervek bels kontrollrendszerér l és bels ellen rzésér l szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet A vizsgálat alávont id szak szabályzati rendszere és az analitikus kimutatások.
Ellen rzött id szak:
2012. év
Ellen rzés id tartama:
2013. június 24 – 2013. július 23.
Vonatkozó jogi háttér:
Id igény száma):
(ellen ri
munkanapok
Vizsgálatvezet : Az ellen rzésben bels ellen rök szakért k):
22 Majláth Konrád Konstantin
közrem köd (és/vagy
Az ellen rzött id szakban Hivatalban lév vezet k:
Majláth Konrád Konstantin (megbízólevél száma:2682/2013.) Holczmann Gyuláné bels ellen r (reg. szám: 5112285) Székely László polgármester dr. Guba Zsolt jegyz
2
VEZET I ÖSSZEFOGLALÓ A vizsgálat során felmértük és értékeltük Pátyi Polgármesteri Hivatalánál a 2012. évi elemi költségvetési beszámolót alátámasztó a számlarendben rögzített analitikus nyilvántartások vezetésének és a leltározás szabályszer ségét. Meg vagyunk gy dve arról, hogy az elvégzett munka elégséges volt ahhoz, hogy megalapozott véleményt formálhassunk. Az ellen rzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területr l, illetve folyamatokról összességében1: intézkedési tervkészítést igényel.
BB MEGÁLLAPÍTÁSOK ÉS JAVASLATOK A 2012. ÉVI ELEMI KÖLTSÉGVETÉSI BESZÁMOLÓT ALÁTÁMASZTÓ A SZÁMLARENDBEN RÖGZÍTETT ANALITIKUS NYILVÁNTARTÁSOK VEZETÉSÉNEK ÉS A LELTÁROZÁS SZABÁLYSZER SÉGI VIZSGÁLATRÓL Az ellen rzés által tett megállapítások min sítése: 1. Kiemelt jelent ség nek min sül a megállapítás, ha olyan tényre mutat rá, amely megakadályozza, hogy valamely tevékenység, funkció vagy szervezeti egység alapvet en eleget tegyen legfontosabb céljainak és célkit zéseinek, vagy olyan helyzetet tár fel, amelyben a szervezet kockázati kitettsége jelent s. Ide tartozhat az eljárásrend nyilvánvaló megszegése, a jogszabályi, illetve kormányzati rendelkezések be nem tartása, az olyan általánosan bevett gyakorlat szándékos figyelmen kívül hagyása, amellyel a szervezet jelent s költségmegtakarítást érhetne el vagy hatékonyabban ködhetne. A kiemelt jelent ség megállapítások azonnali intézkedést igényelnek a vezetés részér l. 2. Átlagos jelent ség nek min sül a megállapítás, ha olyan tényre mutat rá, amely valamely fontos cél vagy célkit zés megvalósítását hátráltathatja, de azt nem akadályozza meg. 3. Csekély jelent ség nek min sül a megállapítás, ha olyan tényt tár fel, amely beszámoltatást, illetve korrekciós intézkedést igényel, de nem hátráltatja jelent sen a cél vagy célkit zések megvalósítását. Az ilyen tény ugyanakkor ronthatja bizonyos veletek hatékonyságát és min ségét.
Bkr. 41. § (4) bekezdése alapján Az ellen rzési jelentés vezet i összefoglalójában az ellen rzés eredményét és a feltárt hiányosságokat összefoglaló értékelést kell adni. 1
3
1. A 2012. év végi beszámoló mérlegének valódisága leltárral, illetve részletez nyilvántartások alapján készített összesít kimutatással megfelel en nem alátámasztott. A személyes ellen rzés során, valamint a vizsgálat rendelkezésére bocsátott dokumentumok alkalmatlanok a zárt leltározási feladat tényleges bemutatására. A Hivatali és az intézményi vagyon alakulásáról tételes leltári dokumentációval csak részlegesen rendelkeznek. Az ellen rzés felhívja a figyelmet, hogy a Pénzügyi Iroda vezet jének felel ssége megállapítható a beszámoló összeállítása kapcsán. Az ellen rzés a feltárt hiányosságot (1) kiemelt jelent ség nek min síti.
2. Az ellen rzés részére a 2012. július 1. napjától hatályos számlarendben rögzített analitikus nyilvántartások adataiból készült összesít bizonylatokat bemutatni nem tudták. A mintaszabályzat alkalmazása nem valósult meg ténylegesen a gyakorlatban. Az ellen rzés a feltárt hiányosságot (1) kiemelt jelent ség nek min síti.
3. A gazdasági feladatokat ellátó önállóan m köd és gazdálkodó Hivatal külön-külön készítette el saját és a hozzárendelt önállóan m köd költségvetési szerv éves elemi költségvetési beszámolóját. Az ellen rzés részére átadott beszámoló garnitúrák a 01. Könyvviteli mérleg rlapot nem tartalmazták, nem állapítható meg a polgármesteri hivatal, mint önkormányzati költségvetési szerv tevékenységéhez szükséges vagyon elkülönítése. Az ellen rzés a feltárt hiányosságot (1) kiemelt jelent ség nek min síti.
4. Az Áhsz. 13. §-ában foglaltak alapján került az éves elemi költségvetési beszámoló aláírásra. A helyi Önkormányzat összevont költségvetési beszámolóját a Polgármester az önkormányzat irányítása alá tartozó költségvetési szervek beszámolóit az Intézményvezet k a Hivatal beszámolóját a Jegyz és a beszámoló elkészítésért kijelölt felel s személy a Pénzügyi irodavezet írta alá, aki 153941 számon az Szt. 151. § (3) bekezdése szerinti nyilvántartásban szerepel és rendelkezik a tevékenység ellátására jogosító engedéllyel. 5. Az Áht.91.§ (1) bekezdésnek megfelel en szerint a Jegyz által elkészített zárszámadási rendelettervezetet a Polgármester a jogszabályi el írásnak megfelel en a Képvisel -testület 2013. 04. 24-ei ülésére terjesztette el . A polgármester csatolta Sz.T.–Szép Tamás Könyvvizsgáló és Adószakért Kft.független korlátozás nélküli záradékkal ellátott könyvvizsgálói jelentést. Szép Tamás kamarai nyilvántartási száma: 000315. 6. A leltár a könyvviteli mérlegben kimutatott eszközök és források valódiságát támasztja alá. A leltárnak tartalmaznia kell tételesen és ellen rizhet módon az államháztartás szervezetének eszközeit mennyiségben és értékben, forrásait értékben. A leltározás folyamata a Szt. 69. §, Áhsz. 37. §) el írása alapján került vizsgálatra, figyelemmel a Leltározási szabályzatban foglaltakra.
4
Az Önkormányzat nem élt az Áhsz.37.§ (7) bekezdésében biztosított lehet séggel, a mérleget alátámasztó részletez leltár elkészítése 2012. évben is kötelez . 7. Az önkormányzat 2012. évi költségvetési beszámolója könyvviteli mérlegének soronkénti leltárral való alátámasztását a Pénzügyi Iroda bemutatni nem tudta. Az ellen rzés részére a Pénzügyi Irodavezet részér l átadásra került a CT-EcoSTAT programból nyomtatott tárgyévi „F könyvi számla” másolata. F könyvi számonként a program számozta az oldalakat, de mivel nem szigorú számadású a bizonylat, így bármikor kiemelhet , megszüntethet bármelyik karton. A vagyonkezelési szerz dést és az üzemeltet által készített 2012. évi leltárt bemutatni nem tudták. A 2014. január 1-i vízi közm és csatorna vagyon átadással kapcsolatosan az önkormányzat egy teljes kör vagyonfelmérés végeztetett el. A vagyonfelmérés eredményeként az értékelést végz cég a vagyonelemek újrael állítási költségét, valamint a jelenlegi piaci értékét határozta meg. Az ellen rzés kapcsán megállapítást nyert, hogy ezen vagyon túlnyomó része az önkormányzat könyveiben nem szerepel, melyet szükséges rendezni. Az ellen rzés a feltárt hiányosságot (1) kiemelt jelent ség nek min síti.
8. Az ellen rzés során megállapításra került, hogy a fizikai leltározás kezdeti folyamata igazodott a 2012. 06. 01-t l hatályos Leltározási szabályzathoz. A 27248/2012. sz. Jegyz i utasítás 2012. 11. 05. került elkészítésre a 2012. december 31-i fordulónapi leltározáshoz. A leltározásban résztvev k felkészítését jegyz könyv és a résztvev k által aláírt jelenléti ív nem támasztotta alá. A leltározást 8 leltározási körzetekben végezték el az érintett leltárfelel sök, valamint a leltározók közrem ködésével. A leltár kiértékelés határidejét 2012.12. 31. nappal határozták meg. Leltár kiértékelés csak az 1. sz. Önkormányzat leltározási körzetben történt. A további 7 körzetben nem, így nem állapítható meg, hogy volt-e esetleges eltérés akár +/-, annak könyvviteli rendezése megtörtént-e. Az ellen rzés a feltárt hiányosságot (1) kiemelt jelent ség nek min síti.
9. Az informatikai eszközök tartalma (hardver és szoftver felépítés) nem került kimutatásra. (Hardver-szoftver leltár nem készült) Az ellen rzés a feltárt hiányosságot (2) átlagos jelent ség nek min síti.
10. A M vel dési Ház iskolai és Községi Könyvtár a 2012. december 31. fordulónapi leltárfelvétel dokumentumait 2013. 05.09-én küldte meg a Hivatal részére. 11. A 2012. évi leltározás során nem került bemutatásra dokumentáció, hogy a személyi használatba adott eszközök leltározása megtörtént-e. Az ellen rzés a feltárt hiányosságot (2) átlagos jelent ség nek min síti.
12.A 2012. évi beszámoló készítésénél a Szt. 69. §-ának (1) és az Áhsz. 37. §-ának (1) bekezdése teljeskör en nem került betartásra. Az ellen rzés a feltárt hiányosságot (1) kiemelt jelent ség nek min síti.
5
JAVASLTOK 1. Amennyiben a Képvisel -testület nem ad felhatalmazást, addig minden évben a fizikai leltárfelvétel elengedhetetlen. Indokolt lenne vonalkódos teljeskör leltár felvétel. 2. Szükséges a mérleget alátámasztó részletez leltár elkészítése a 2012. évre, és az Áhsz 9. sz. mellékletben kötelez en el írt analitikus nyilvántartások vezetése. A polgármesteri hivatal, mint önkormányzati költségvetési szerv tevékenységéhez szükséges vagyon elkülönítése. 3. A leltár kiértékelés körzetben.
záró
jegyz könyveinek
elkészítése
minden
leltározási
4. Az esetleges leltári eltérések +/- könyvviteli rendezése. 5. A személyi használatra kiadott eszközök és azok nyilvántartásának leltározása oly módon, hogy az eszközökr l, 2013. december 31.-i fordulónappal felvett leltárt az átvev aláírásával is igazolja. Erre azért kell nagy hangsúlyt fektetni, mert a dolgozó esetleges eltávozása esetén a kiadott eszközök visszaszolgáltatásáról gondoskodni kell a vagyon megóvása érdekében.
6
RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK A.) Polgármesteri Hivatal számviteli rendjének ellen rzése
A számvitelr l szóló 2000. évi C. törvény és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségér l szóló, módosított 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet el írásai alapján került vizsgálatra a Polgármesteri Hivatal számlarendje. A számvitelr l szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) 161. § (1) bekezdés alapján a kett s könyvvitelt vezet gazdálkodó az egységes számlakeret el írásainak figyelembevételével olyan számlarendet köteles készíteni, amely szerinti könyvvezetés az e törvényben el írt beszámoló készítését maradéktalanul biztosítja. A Szt. 161. § (2) bekezdés rögzíti, a számlarend tartalmát. A számlarendnek tartalmazni kell minden alkalmazásra kijelölt számla számjelét és megnevezését, a számla tartalmát, ha az a számla megnevezéséb l egyértelm en nem következik, továbbá a számla értéke növekedésének, csökkenésének jogcímeit, a számlát érint gazdasági eseményeket, azok más számlákkal való kapcsolatát, a f könyvi számla és az analitikus nyilvántartás kapcsolatát, a számlarendben foglaltakat alátámasztó bizonylati rendet. Ugyanezen paragrafus (3)bekezdés alapján az analitikus nyilvántartásoknak szoros kapcsolatban kell lenniük a f könyvi könyveléssel, és a kett között az értékadatok számszer egyeztetésének lehet ségét biztosítani kell. A Szt. 161. § (4) rögzíti, hogy a számlarend összeállításáért, annak folyamatos karbantartásáért, a naprakész könyvvezetés helyességéért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy a felel s. A Szt. 161/A. § (1) a gazdálkodónak a könyvvezetésre, a bizonylatolásra vonatkozó részletes bels szabályait úgy kell kialakítania, hogy az a mérleg és az eredménykimutatás alátámasztásán túlmen en a kiegészít melléklet adatainak közvetlen alátámasztására is alkalmas legyen. Továbbá a közpénzek felhasználásának és a köztulajdon használatának nyilvánossága és ellen rizhet sége érdekében a gazdálkodó nyilvántartási (könyvvezetési) rendszerét köteles oly módon továbbrészletezni, hogy abból a vonatkozó külön jogszabályban meghatározott adatok rendelkezésre álljanak. Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségér l szóló, módosított 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Áhsz.) 49. § (1) bekezdés alapján az államháztartás szervezete a 48. § (2) bekezdés szerinti számlakeret alapján olyan számlarendet köteles készíteni, amely szerinti könyvvezetés a Tv. vonatkozó rendelkezéseiben és az Áhsz.-ben el írt elemi költségvetési beszámoló készítését maradéktalanul biztosítja. A 9. számú melléklet szerinti könyvviteli számlák további tagolásával vagy a könyvviteli számlákhoz kapcsolódó analitikus nyilvántartások vezetésével köteles gondoskodni arról, hogy az elemi költségvetési beszámoló adatait a valóságnak megfelel en, áttekinthet en alátámassza. Az Áhsz. 49. § (3) bekezdés szerint az analitikus nyilvántartások – ideértve az egyéb kiegészít és részletez számviteli nyilvántartásokat is – formáját, tartalmát, azok vezetésének módját, a kapcsolódó könyvi nyilvántartásokkal való egyeztetést és annak dokumentálását az államháztartás szervezete saját hatáskörben szabályozza. Ugyanezen paragrafus (4) bekezdése értelmében a számlarendnek a tv.-ben foglalt el írások kiegészítéseként tartalmaznia kell mindazokat a – 8. § alapján a számviteli politikában nem rendezett – szabályozásokat, amelyeket az Áhsz. vagy más jogszabály az államháztartás szervezete hatáskörébe utalt. Az Áhsz. 49. § (5) bekezdés el írja, hogy a f könyvi számla és az analitikus nyilvántartás kapcsolatának szabályozása keretében kell rögzíteni az analitikus nyilvántartások adataiból készült összesít bizonylatok (feladások) elkészítésének határidejét. Az Áhsz. 49. § (6) bekezdés szerint az államháztartás szervezetének vezet je felel s a számlarend összeállításáért, folyamatos karbantartásáért, a naprakész könyvvezetés helyességéért.
7
Páty Község Polgármesteri Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) számlarendjét a számvitelr l szóló módosított 2000. évi C. törvény, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségér l szóló, módosított 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet alapján határozta meg a Jegyz . A számlarend 2012. július 1. napjától hatályos, hatályba lépéssel egyidej leg az el számlarend nem került hatályon kívül helyezésre. A minta számlarend tartalmazta minden alkalmazásra kijelölt számla számjelét és megnevezését, a számla tartalmát, ha az a megnevezéséb l egyértelm en nem következik, a számla értéke növekedésének, csökkenésének jogcímeit, az egyes számlákat érint kiemelt gazdasági eseményeket, az egyes f könyvi számlák más számlákkal való kapcsolatát, a f könyvi számla és az analitikus nyilvántartások kapcsolatát, a számlarendben foglaltakat alátámasztó bizonylati rendet a bizonylati szabályzattal összhangban, az id szakonként elvégzend zárlati feladatokat. A számlarend hatálya kiterjedt a Hivatalra és az önállóan m köd költségvetési intézményekre Bocskai István Magyar - Német Két Tanítási Nyelv Általános Iskola vel dési Ház, Iskola és Községi Könyvtár, Pátyolgató Óvoda, továbbá az önkormányzatra, Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzatra, Páty Német Nemzetiségi Önkormányzatra. A számlarendben rögzítették az Áhsz. 49. § (5) bekezdése alapján a f könyvi számla és az analitikus nyilvántartás kapcsolatának szabályozása keretében az analitikus nyilvántartások adataiból készült összesít bizonylatok (feladások) elkészítésének határidejét. Az analitikus nyilvántartások adataiból készült összesít bizonylatok (feladások) elkészítésének határideje minden tárgynegyedévet követ hónap 10-e. Feladás:
követelések állományváltozása, készletek állományváltozása, kötelezettségek állományváltozása esetekben készül.
A feladási bizonylatnak tartalmaznia kell: id szak eleji nyitó állomány összegét (+), a tárgyid szak állománynövekedésének összegét (+), a tárgyid szak állománycsökkenésének összegét (-), a tárgyid szak záró-állományának összegét (±), az id szak eleji nyitó- és záró állomány különbözetét. A szabályzat szerint a f könyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartás adatainak egyeztetését, negyedévente, de legkés bb az id közi mérlegjelentést megel en, illetve a mérleggel lezárt évet követ év február 15-ig kell elvégezni. Az analitikus nyilvántartás vezetéséért, valamint az adatok egyeztetéséért a pénzügyi f el adó I., pénzügyi el adó II. felel s. A számlarendben teljességgel nem rögzítették az Áhsz. 49. § (5) bekezdése alapján a könyvi számla és az analitikus nyilvántartás kapcsolatának szabályozása keretében az analitikus nyilvántartások adataiból készült összesít bizonylatok (feladások) elkészítésének határidejét a számlarend hatálya alá tartozó intézményeknél. A kapcsolódó intézmények analitikus nyilvántartására vonatkozó kapcsolatrendszer és az
8
alkalmazott nyilvántartások vezetése nem került rögzítésre. (az intézmények által készített analitikák és azok feladása a Hivatal felé). 2013. június 29-én emailben tájékoztatást kértem a Pénzügyi Irodavezet l, hogy idézem a feltett kérdést” a számlarend által el írt analitikus nyilvántartásból készített feladást tud-e küldeni?” 2013. július 2-án a Pénzügyi Irodavezet e-mailben küldött válasza, hogy az analitikus nyilvántartások az Ecostat rendszerben készültek, a feladások is a rendszerben történtek meg. Holnap egyeztetek a programot telepít Computrend Kft-vel, és ezt követ en fogom tudni küldeni a kért listákat”, ami nem történt meg. Az ellen rzés részére a számlarendben rögzített analitikus nyilvántartások adataiból készült összesít bizonylatokat bemutatni nem tudták. A mintaszabályzat alkalmazása nem valósult meg ténylegesen a gyakorlatban. A Szt. 167. § valamint az Áhsz. 51. § (1) bekezdés alapján nem írták el a bizonylatok alaki és tartalmi követelményeit, valamint a hitelesség és megbízhatóság igazolásának módját. A Szt. 168. §-a szerint nem határozták meg a szigorú számadási kötelezettség alá tartozó nyomtatványok körét és azok vezetését. Javaslom a számlarend felülvizsgálatát, analitikus nyilvántartások dokumentálását. 2012. évi elemi költségvetési beszámoló vizsgálata A Szt. 4.§ (1) bekezdése szerint a gazdálkodó m ködésér l, vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetér l az üzleti év könyveinek zárását követ en, e törvényben meghatározott könyvvezetéssel alátámasztott beszámolót köteles – magyar nyelven – készíteni. A beszámolónak megbízható és valós összképet kell adnia a gazdálkodó vagyonáról, annak összetételér l (eszközeir l és forrásairól), pénzügyi helyzetér l és tevékenysége eredményér l. A törvényben el írtakon túlmen , további információkat kell a kiegészít mellékletben megadni, amennyiben e törvény el írásainak alkalmazása, a számviteli alapelvek érvényesítése nem elegend a megbízható és valós összképnek a mérlegben, az eredménykimutatásban történ bemutatásához. Az Áhsz.11. § (1) bekezdés szerint az éves elemi költségvetési beszámoló részei: könyvviteli mérleg pénzforgalmi jelentés, pénzmaradvány-kimutatás, el irányzat-maradvány kimutatás, vállalkozási maradvány-kimutatás, kiegészít melléklet. A gazdasági feladatokat ellátó önállóan m köd és gazdálkodó Hivatal külön-külön készítette el saját és a hozzárendelt önállóan m köd költségvetési szerv éves elemi költségvetési beszámolóját. A „B” Önkormányzati éves elemi költségvetési beszámoló” és a „C” Önkormányzati intézményi éves elemi költségvetési beszámoló” elnevezés beszámoló-garnitúra rlapjai, illetve az rlapoknak megfelel tartalmú és szerkezet , számítástechnikai úton el állított és kinyomtatott lapok felhasználásával részben eleget tett a Szt. és az Áhsz.-ben el írt kötelezettségének. Az ellen rzés részére átadott beszámoló garnitúrák a 01. Könyvviteli mérleg rlapot nem tartalmazták, nem állapítható meg a polgármesteri hivatal, mint önkormányzati költségvetési szerv tevékenységéhez szükséges vagyon elkülönítése. Az Áhsz. 13. §-ában foglaltak alapján az éves elemi költségvetési beszámoló garnitúrát a költségvetési szerv vezet je és a beszámoló elkészítéséért kijelölt felel s személy köteles aláírni.
9
A helyi Önkormányzat összevont költségvetési beszámolóját a Polgármester az önkormányzat irányítása alá tartozó költségvetési szervek beszámolóit az Intézményvezet k a Hivatal beszámolóját a Jegyz és a beszámoló elkészítésért kijelölt felel s személy a Pénzügyi irodavezet írta alá. A Pénzügyi irodavezet a könyvviteli szolgáltatás körébe tartozó feladatok ellátása tekintetében 153941 számon az Szt. 151. § (3) bekezdése szerinti nyilvántartásban szerepel és rendelkezik a tevékenység ellátására jogosító engedéllyel. Az elemi költségvetési beszámoló borítón feltüntették a beszámoló elkészítéséért kijelölt felel s személy regisztrációs számát a keltezést nem. Az Áht.91.§ (1) bekezdésnek megfelel en szerint a Jegyz által elkészített zárszámadási rendelettervezetet a Polgármester a jogszabályi el írásnak megfelel en a Képvisel testület 2013. 04. 24-ei ülésére terjesztette el . A helyi önkormányzatoknak a 2012. évi gazdálkodásuk tekintetében keletkezett utoljára könyvvizsgálati kötelezettsége az egyszer sített költségvetési beszámoló tekintetében. A 2011. évi CLXXXIX. törvény Magyarország helyi önkormányzatairól 156.§ (2) bekezdése 2013. 01. 01-t l hatályon kívül helyezte az Ötv. 92/A.§-át. Az Ötv.92/A.§ (4) bekezdés szerint a polgármester csatolta Sz.T.–Szép Tamás Könyvvizsgáló és Adószakért Kft.független könyvvizsgálói jelentést. Kamarai nyilvántartási száma: 000315. 2013.04.16. napjával készített független könyvvizsgálói jelentésben rögzítésre került, hogy “Az Önkormányzat 2011. december 31-iI egyszer sített éves beszámolóját, a 2012. 03. 30-án kelt könyvvizsgálói jelentésem szerint korlátozás nélküli záradékkal bocsátottam ki.” A könyvvizsgálat megállapította, hogy a 2012. évi beszámoló a Sztv. és az Áhsz. alapján került elkészítésre. Az Önkormányzat és intézményei 2012. 12.31-én fennálló vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetér l, valamint a m ködés eredményér l megbízható és valós képet ad. Páty Község Önkormányzata Képvisel -testülete az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 91. § (1) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, az Alaptörvény 32. cikk (2) bekezdésében meghatározott feladatkörében eljárva az önkormányzat 2012. évi zárszámadásáról rendeletet alkotott. A helyi önkormányzat összevont költségvetési beszámolója az önkormányzat, valamint az önkormányzat irányítása alá tartozó költségvetési szervek beszámolóit tartalmazta. A 9/2012. (IV.25.) ök. rendelet hatálya kiterjedt az önkormányzatra, valamint az önkormányzat valamennyi költségvetési intézményére. A Képvisel -testület az önkormányzat 2012. évi szinten összesített bevételi f összegét 1.779.861 eFt-ban míg a kiadási f összegét 1.667.326 eFt-ban állapította meg. A Képvisel -testület az önkormányzat összesített 2012. évi beszámolóját eredeti, módosított el irányzat, valamint teljesítés szerinti részletezettséggel, a költségvetési bevételek forrásonkénti, valamint ezen belül m ködési és felhalmozási cél szerinti részletezését az 1. sz. melléklet szerint fogadta el. az önkormányzati szakfeladat eredeti, módosított el irányzat, valamint teljesítés szerinti részletezettséggel, a költségvetési bevételek forrásonkénti, valamint ezen belül m ködési és felhalmozási cél szerinti részletezését az 2. sz. melléklet szerint fogadta el.
10
az Önkormányzati Hivatal 2012. évi beszámolójának bevételi f összegét 192.608 eFt-ban, a kiadási f összegét pedig 192.483 eFt-ban, a 3. sz. melléklet szerint hagyta jóvá. a Bocskai István Általános Iskola 2012. évi beszámolójának bevételi f összegét 151.528 eFt-ban, míg a kiadási f összegét 151.169 eFt-ban hagyta jóvá a 4. sz. melléklet szerint. a Pátyolgató Óvoda 2012. évi beszámolójának bevételi f összegét az 5. sz. melléklet szerint 141.227 eFt-ban, a kiadási f összegét pedig 140.953 eFt-ban hagyta jóvá. a M vel dési Ház és községi könyvtár 2012. évi beszámolójának bevételi összegét 27.420 eFt-ban, míg a kiadási f összegét 27.357 eFt-ban hagyta jóvá, a 6. sz. melléklet szerint. az önkormányzat felhalmozási kiadásait – beruházások, és felújítások bontásban – feladatonként a 7. sz. melléklet szerint hagyta jóvá. E szerint az önkormányzat 2012. évi beruházásait 257.384 e Ft-ban, a felújításokat 8.815 eFt-ban hagyta jóvá. az államháztartásról szóló CXCV. törvény 91.§ c.) pontja szerinti vagyonkimutatást a 8. sz. melléklet alapján fogadta el. az önkormányzat egyszer sített pénzmaradvány kimutatást a 9. sz. melléklet alapján hagyta jóvá. az államháztartásról szóló CXCV. törvény 91. § b.) pontja szerinti hitelállomány, és adósság szolgálati kimutatást a 10.sz. melléklet szerint fogadta el. az önkormányzat által folyósított szociális támogatásokat a 11. sz. melléklet szerint hagyta jóvá. az önkormányzat által realizált 2012. évi adóbevételeket a 12. sz. melléklet szerint hagyta jóvá. az államháztartásról szóló CXCV. törvény 91. § d.) pontjában meghatározott, a helyi önkormányzat tulajdonában álló gazdálkodó szervezetekr l szóló tájékoztatót a 13. sz. melléklet szerint fogadta el. az önkormányzat által a 2012. évben elszámolt normatív felhasználásokat a 14. sz. melléklet szerint hagyta jóvá. Leltárral kapcsolatos vizsgálati megállapítások A leltározás folyamata a Szt. 69. §, Áhsz. 37. §) el írása alapján került vizsgálatra, figyelemmel a Leltározási szabályzatban foglaltakra. A Szt. 69. §-ának (1) bekezdése szerint a könyvek üzleti év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és e törvény el írásai szerint meg rizni, amely tételesen, ellen rizhet módon tartalmazza a költségvetési szervnek a mérleg fordulónapján meglév eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. Az Áhsz. 37. §-ának (1) bekezdése szerint a költségvetési évr l, december 31-ei fordulónappal készített könyvviteli mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokatideértve az aktív és passzív pénzügyi elszámolásokat is – minden évben leltározni kell, amely alapján kell a költségvetési szervnek a leltárát elkészítenie. Az államháztartás szervezete minden évben köteles költségvetési beszámolója könyvviteli mérlegének minden sorát leltárral alátámasztani (még akkor is, ha alkalmazza az Áhsz. 37. §-ának (7) bekezdését). Az Áhsz. 37. §-ának (7) bekezdése kimondja, hogy amennyiben a tulajdon védelme megfelel en biztosított és ellen rzött, valamint az államháztartás szervezete az eszközökr l és az azok állományában bekövetkezett változásokról folyamatosan részletez nyilvántartást vezet mennyiségben és értékben, akkor a fizikai leltározási tevékenységet elegend két évenként végrehajtani a központi költségvetési szervek esetében az irányító szerv egyetértésével.
11
Megállapításra került, hogy az Önkormányzat nem élt az Áhsz.37.§ (7) bekezdésében biztosított lehet séggel, a mérleget alátámasztó részletez leltár elkészítése 2012. évben is kötelez . Az önkormányzat 2012. évi költségvetési beszámolója könyvviteli mérlegének soronkénti leltárral való alátámasztását a Pénzügyi Iroda bemutatni nem tudta. Az ellen rzés részére a Pénzügyi Irodavezet részér l átadásra került a CT-EcoSTAT programból nyomtatott tárgyévi „F könyvi számla” másolata. F könyvi számonként a program számozta az oldalakat, de mivel nem szigorú számadású a bizonylat, így bármikor kiemelhet , megszüntethet bármelyik karton. Könyvviteli mérleg A Hivatal által átadott beszámolási dokumentumok olyan szinten rendezetlenek, hogy el ször „levéltáros” szükséges hozzá, aki rendezi a beszámoló alátámasztási anyagát. A könyvviteli mérleg tagolását és részletezését az Áhsz. 1. számú melléklete írja el . Ezen el írásnak megfelel en tartalmazza az rlap az eszközök és források tagolását, kiegészítve olyan ellen rzésre és egyeztetésre szolgáló adatokkal, amelyek a f könyvi könyvelésb l nyerhet ek. Az önkormányzat 2012. évi könyvviteli mérleg eszköz és forrás oldalának egyez összege 13.377.529 eFt volt, a mérleget a Pénzügyi Irodavezet készítette. Az el évi záró adatok mérlegsoronként megegyeztek a tárgyév nyitó adataival. Az önkormányzat tevékenysége, a gazdálkodással kapcsolatos változások nem indokolták az el év mérlegkészítésénél alkalmazott értékelési elvek megváltoztatását. Eszközök Az immateriális javak között vagyoni érték jogok szerepeltek, mérlegértékük 2012. december 31-én 2.322eFt volt. A 2011. december 31-ei állapothoz képest az immateriális javak a nettó értéke 6.207 eFt-tal csökkent. Az immateriális javak tételes leltári alátámasztása nem került elkészítésre. A tárgyi eszközök mérlegben szerepl 2012. december 31-ei nettó értéke 11.120.190 eFt volt, amelyb l az ingatlanok és kapcsolódó vagyoni érték jogok 10.609.137eFt, a gépek, berendezések és felszerelések értéke 13.942eFt, a járm vek értéke 1.624eFt volt. A beruházás, felújítás 495.486eFt értékkel szerepelt. A tárgyi eszközök nettó értéke a 2011. december 31-ei állapothoz képest 191.920eFt-tal növekedett. A tárgyi eszközök tételes leltári alátámasztása nem került elkészítésre. A mérleg 17-25. sorokban kell kimutatni a befektetett pénzügyi eszközöket. A 17. számlacsoportban kimutatott tartós (éven túli) részesedések, hitelviszonyt megtestesít értékpapírok összegét, az éven túli lejáratra adott - a 19. számlacsoportban kimutatott kölcsönöket, a hosszú lejáratú betéteket, az egyéb hosszú lejáratú követeléseket, valamint a befektetett pénzügyi eszközök értékhelyesbítését kell feltüntetni. Az önkormányzat 2012.évben 34.090 eFt befektetett pénzügyi eszközökkel rendelkezett. A befektetett pénzügyi eszközök tételes leltári alátámasztása nem került elkészítésre. Az üzemeltetésre átadott eszközök 1.616.776eFt összegben szerepelnek a mérlegben. Az államháztartás szervezete könyvviteli mérlegében kimutatott üzemeltetésre, kezelésre átadott eszközök, valamint a koncesszióba, vagyonkezelésbe adott eszközök mérlegtételeit az üzemeltet (ideértve a koncessziós társaságot is), a vagyon(kezel ) által összeállított, hitelesített leltárral kell alátámasztani. [Áhsz. 37. §-ának (4) bekezdése] az üzemeltet , a vagyon(kezel ), a koncessziós társaság leltározási
12
kötelezettségét, a leltár tartalmi elemeit és az átadásának határidejét az üzemeltet vel, vagyon(kezel vel) kötött szerz désben rögzíteni kell. A tulajdonos önkormányzat, illetve központi költségvetési szerv az üzemeltet l, a kezel l, a koncessziós társaságtól kapott leltárkimutatás adatait a saját számviteli nyilvántartásában (f könyvi és analitikus) szerepl adatokkal köteles egyeztetni, az egyeztetés során megállapított leltáreltéréseket az üzemeltet vel, kezel vel rendeznie kell, a szükséges helyesbítéseket a f könyvi könyvelésben és analitikus nyilvántartásokban rögzítenie kell. A vagyonkezelésbe adott önkormányzati vagyon esetében a vagyonkezel nek évente a szerz désben, illetve a vagyonrendeletben rögzített id pontig adatot kell szolgáltatnia az általa év közben elvégzett felújítások, beruházások miatti bruttó érték változásokról, valamint az általa elszámolt terv szerinti, illetve terven felüli értékcsökkenés összegér l, és az eszközök állományában egyéb jogcímen bekövetkezett változásokról. (Javasolt az adatszolgáltatásra legkés bb február 15-ei id pontot meghatározni!!) Az önkormányzatnak a vagyonkezelésbe adott eszközökr l vezetett saját számviteli nyilvántartásában a vagyonkezel adatszolgáltatása alapján az állományváltozások hatását az év végi értékelés során kell elszámolnia. A korrekciós tételek elszámolását követ en az önkormányzat könyvviteli mérlegében a vagyonkezelésbe adott eszközök mérlegszerinti értékének meg kell egyeznie a vagyonkezel mérlegében kimutatott (vagyonkezelésbe vett) eszközök értékével. Az üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba, vagyonkezelésbe adott, illetve vagyonkezelésbe vett eszközökkel kapcsolatban a leltározási szabályzatnak az általános el írásokon túl a következ ket kell tartalmaznia: vagyonkezelésbe adott eszközök év végi leltározása az üzemeltet , vagyonkezel kötelezettsége, a tulajdonos önkormányzat igényli-e tulajdonosi ellen rzési jogköre keretében, hogy a leltárbizottságokba egy-egy képvisel je jelen legyen, rögzíteni kell, hogy az üzemeltet nek, a (vagyon)kezel nek év végi leltározást milyen módszerrel, milyen határid vel kell elvégeznie, és a leltárkimutatásokat mely id pontig kell megküldenie, rögzíteni kell a leltárkimutatásokkal kapcsolatos tartalmi követelményeket, rögzíteni kell a kapott leltárkimutatásoknak a saját f könyvi és analitikus nyilvántartásokkal való egyeztetésének rendjét, rögzíteni kell az esetleges leltáreltérések rendezésének módját, rögzíteni kell, hogy az üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott eszközök esetében a kétévenkénti leltározás megengedett-e, ha igen, akkor abban az évben, amikor nem kötelez a leltározás, a mérlegtételek alátámasztásául szolgáló leltárkimutatást milyen nyilvántartás adatai alapján, milyen módon kell elkészíteni, rögzíteni kell, hogy a vagyonkezelésbe vett eszközökkel kapcsolatos leltározási kötelezettség teljesítése a vagyonkezel által meghatározott módon és id pontban történik, valamint azt, hogy a leltárkimutatásokat milyen formában és adattartalommal kell elkészíteni, és mely id pontig kell megküldeni a vagyonkezelésbe adó államháztartás szervezete részére, rögzíteni kell, hogy az üzemeltetési (vagyon) kezelési szerz dés megsz nésekor az eszközök átvétele tételes leltár alapján történik. A Leltározási szabályzat igen sajátságos szabályozást írt el az üzemeltetésre átadott eszközök leltározására vonatkozóan: „évente egyszer – december 31-i fordulónappal – kell leltározni. A leltározást úgy kell elvégezni, hogy az üzemeltet vel közölni kell a náluk nyilvántartott eszközöket, és fel kell kérni, hogy eltérés esetén közölje az általa nyilvántartott eszközöket 15 napon belül. Amennyiben az üzemeltet nem válaszol, akkor az általunk nyilvántartott mennyiséget kell a leltárban szerepeltetni”. Vagyonkezelési szerz dést és az üzemeltet bemutatni nem tudták.
13
által készített 2012. évi leltárt
A 2014. január 1-i vízi közm és csatorna vagyon átadással kapcsolatosan az önkormányzat egy teljes kör vagyonfelmérés végeztetett el. A vagyonfelmérés eredményeként az értékelést végz cég a vagyonelemek újrael állítási költségét, valamint a jelenlegi piaci értékét határozta meg. Az ellen rzés kapcsán megállapítást nyert, hogy ezen vagyon túlnyomó része az önkormányzat könyveiben nem szerepel, melyet szükséges rendezni. Az önkormányzat 2012. évi beszámolójában áruszállításból és szolgáltatásból 19.889 eFt, az adósok 138.531eFt, az egyéb jogcímen -8.031eFt követelés szerepelt, tételes leltári alátámasztása nem került elkészítésre. A rendelkezésre álló adatokból nem látható, hogy a mérlegben szerepl negatív el jel követelés milyen tételb l tev dik össze. Külföldi pénzértékre szóló követelése az Önkormányzatnak nem volt 2012. december 31-én. A pénzeszközök mérlegtétel 2012. december 31-ei értéke 377.835 eFt volt. A pénztár mérleg fordulónapi egyenlege1.8eFt. Az Elszámolási számlák 2012. december 30-ai záró egyenlege 377.543eFt volt. A rendelkezésre álló adatokból nem látható, hogy a mérlegben szerepl pénzeszköz leltározása hogyan történt. Az aktív pénzügyi elszámolások 2012. 12. 31.-i állományi értéke: 75.826 eFt. Az aktív pénzügyi elszámolások f könyvi számláihoz kapcsolódó analitikus nyilvántartást nem vezettek, így nem állapítható meg, az Áhsz. 9. sz. mell. 3. g. pontjában foglalt el írásoknak megfelel en az elszámolás érdekében tett intézkedések. Források Saját t keként kell kimutatni a nemzeti vagyont. A saját t ke részeként kell kimutatni az Áhsz. 32. § (7) bekezdése szerinti piaci értékelésb l származó értékhelyesbítéssel azonos összeg értékelési tartalékot is. A saját t ke: tartós t kéb l, t keváltozásokból és értékelési tartalékból tev dik össze. 2010. óta az államháztartás szervezeteinek a saját kén belül már el kell különítenie a tulajdonba kapott és a kezelésbe vett eszközök forrását. A mérlegben a kezelésbe vett eszközök tartós t kéje 16.866eFt volt. Kezelésbe vett eszközök t keváltozása 11.697.264 eFt, leltári alátámasztás nem készült. A rendelkezésre álló adatokból nem látható, hogy a mérlegben 11.714.130eFt saját ke milyen dokumentumokkal került alátámasztásra. A passzív pénzügyi elszámolások 2012. 12. 31.-i állományi értéke: 4.262eFt. A rendelkezésre álló adatokból nem látható, hogy a mérlegben szerepl negatív el jel passzív kiegyenlít elszámolás milyen tételb l tev dik össze. A passzív pénzügyi elszámolások f könyvi számláihoz kapcsolódó analitikus nyilvántartást nem vezették, így nem állapítható meg, az Áhsz. 9. sz. mell. 4. h) pontjában foglalt el írásoknak megfelel en az elszámolás érdekében tett intézkedések. A leltár a könyvviteli mérlegben kimutatott eszközök és források valódiságát támasztja alá. A leltárnak tartalmaznia kell tételesen és ellen rizhet módon az államháztartás szervezetének eszközeit mennyiségben és értékben, forrásait értékben.
14
Szükséges a mérleget alátámasztó részletez leltár elkészítése a 2012. évre, és az Áhsz 9. sz. mellékletben kötelez en el írt analitikus nyilvántartások vezetése. Az ellen rzés során megállapításra került, hogy a fizikai leltározás kezdeti folyamata igazodott a 2012. 06. 01-t l hatályos Leltározási szabályzathoz. A 27-248/2012. sz. Jegyz i utasítás 2012. 11. 05. került elkészítésre a 2012. december 31-i fordulónapi leltározáshoz. A szabályzatba rögzítésre került, hogy a leltározás megkezdése el tt az oktatást a leltározás vezet je tartja. Az oktatáson köteles mindenki részt venni, aki a leltározásban közvetlenül vagy közvetve közrem ködik. Az oktatás során ismertetni kell a leltározással, valamint a leltárbizonylatok kezelésével kapcsolatos el írásokat. A leltározásban résztvev k felkészítését jegyz könyv és a résztvev k által aláírt jelenléti ív nem támasztotta alá. 2012.10.30. dátummal került elkészítésre a leltározási ütemterv, mely rögzítette a leltárkörzetek megnevezését, a leltárfelel s nevét, beosztását, melyet az ellen rzés az alábbi táblázatban rögzített. Leltározási körzet Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Bocskai István Két Tanítási Általános Iskola Pátyolgató Óvoda
Leltárfelel s (neve, beosztása) K. Szilvia pénzügyi ügyintéz K. Szilvia pénzügyi ügyintéz K-né Monori Klára iskola titkár
nyelv
M-né Huszár Annamária óvoda titkár
vel dési Ház iskolai és Községi Könyvtár Faluüzemeltetési csoport Német Nemzetiségi Önkormányzat Roma Nemzetiségi Önkormányzat
Sz. László M vel dési Ház vezet je Cz. László faluüzemeltetési csoportvezet L. Anita igazgatási ügyintéz L. Anita igazgatási ügyintéz
A leltározásban résztvev k részére a megbízólevelek 2012. 11.05. illetve 2012.11.19. napjával kerültek elkészítésre, iktatószám nélkül. A leltározást 8 leltározási körzetekben végezték el az érintett leltárfelel sök, valamint a leltározók közrem ködésével. A leltár kiértékelés határidejét 2012.12. 31. nappal határozták meg. 2012. 12. 28. napján 1. sz. Önkormányzat leltározási körzetben felvett záró jegyz könyvben a leltárfelel s és leltározók kijelentették, hogy a leltári tárgyak leltározása a tényleges helyzetnek megfelel en- az el írt utasítások betartásával történt. A leltározási körzetben a leltár 2012. december 28. napján befejez dött. A leltározási körzet leltárfelel se kijelentette, hogy a leltárfelvételi íven (jegyen) szerepl leltári tárgyak hiánytalanul megvannak, és azokat további rzésre, kezelésre átvette. A leltározáshoz átvett bizonylatok felhasználásra kerültek, de nem került rögzítésre a bizonylatok megnevezése és sorszáma. A leltározással kapcsolatban egyéb megállapítások nem kerültek megtételre. A leltárfelel s és leltározók aláírásukkal igazolták a jegyz könyvben foglaltakat. 2013. július 4-én emailben kértem tájékoztatást a Pénzügyi Irodavezet l arra vonatkozóan, hogy - idézem a feltett kérdést-” A leltár befejezésér l jegyz könyvet az 1. sz körzett l kaptam. A többi 7 körzet jegyz könyvét kérem elküldeni. Leltár kiértékelés záró jegyz könyvét is szeretném. Volt-e +/- eltérés megállapítás, amit a könyvelésben rendezni kellett volna?”, amelyre az ellen rzés záró id pontjáig nem érkezett válasz a Pénzügyi Irodavezet részér l.
15
Az informatikai eszközök tartalma (hardver és szoftver felépítés) nem került kimutatásra. (Hardver-szoftver leltár nem készült) A M vel dési Ház iskolai és Községi Könyvtár a 2012. december 31. fordulónapi leltárfelvétel dokumentumait 2013. 05.09-én küldte meg a Hivatal részére. A 2012. évi leltározás során nem került bemutatásra dokumentáció, hogy a személyi használatba adott eszközök leltározása megtörtént-e. Javasolom a leltár kiértékelés záró jegyz könyveinek elkészítését minden leltározási körzetben, leltári eltérések +/- rendezését, a személyi használatra kiadott eszközök és azok nyilvántartásának leltározását oly módon elvégezni, hogy az eszközökr l, 2013. december 31.-i fordulónappal felvett leltárt az átvev aláírásával is igazolja. Erre azért kell nagy hangsúlyt fektetni, mert a dolgozó esetleges eltávozása esetén a kiadott eszközök visszaszolgáltatásáról gondoskodni kell a vagyon megóvása érdekében. Összegezve megállapításra került, hogy a 2012. év végi beszámoló mérlegének valódisága leltárral, illetve részletez nyilvántartások alapján készített összesít kimutatással megfelel en nem alátámasztott. A személyes ellen rzés során, valamint a vizsgálat rendelkezésére bocsátott dokumentumok alkalmatlanok a zárt leltározási feladat tényleges bemutatására. A Hivatali és az intézményi vagyon alakulásáról tételes leltári dokumentációval csak részlegesen rendelkeznek. Az ellen rzés felhívja a figyelmet, hogy a Pénzügyi Iroda vezet jének felel ssége megállapítható a beszámoló összeállítása kapcsán.
Budapest, 2013. július 23.
Majláth Konrád Konstantin bels ellen r
16
