Pátyi Polgármesteri Hivatal 2071 Páty, Kossuth Lajos u. 83.
Iktatószám: 2681-3/2013. Jóváhagyom Név: Majláth Konrád Konstantin Aláírás: Dátum: 2013.06. 28. A jelentést elfogadom és az intézkedési terv elkészítését elrendelem: Név: Aláírás: Dátum:
ELLEN RZÉSI JELENTÉS A 2012. ÉVI KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS FOLYAMATÁNAK, NYILVÁNTARTÁSÁNAK PÉNZÜGYI, SZABÁLYSZER SÉGI ELLEN RZÉSÉR L
2013. június
1
Az ellen rzést végz
szervezet:
A vizsgálat célja:
Bels ellen rzés Majláth Konrád Konstantin (reg. szám: 5112729) annak megállapítása volt, hogy a Hivatalnál a kötelezettségvállalások szabályozása és nyilvántartásának rendszere megfelel-e a jogszabályi el írásoknak.
Ellen rzött szervezet:
Pátyi Polgármesteri Hivatal
Az ellen rzés típusa:
Pénzügyi, szabályszer ségi ellen rzés
Vonatkozó jogi háttér: Alkalmazott ellen rzési eszközök és módszertanok:
A költségvetési szervek bels kontrollrendszerér l és bels ellen rzésér l szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet A vizsgálat alávont id szak szabályzati rendszere és mintavételes eljárással kiválasztott kötelezettségvállalási dokumentumok.
Ellen rzött id szak:
2012. év
Ellen rzés id tartama:
2013. május 30.– 2013. június 28.
Id igény száma):
(ellen ri
munkanapok
Vizsgálatvezet : Az ellen rzésben bels ellen rök szakért k):
22 Majláth Konrád Konstantin
közrem köd (és/vagy
Az ellen rzött id szakban Hivatalban lév vezet k:
Majláth Konrád Konstantin (megbízólevél száma:2681/2013.) Holczmann Gyuláné bels ellen r (reg. szám: 5112285) Székely László polgármester dr. Guba Zsolt jegyz
2
VEZET I ÖSSZEFOGLALÓ
A vizsgálat során felmértük és értékeltük Pátyi Polgármesteri Hivatal 2012. évi kötelezettségvállalás folyamatának és nyilvántartásának szabályszer ségét. Meg vagyunk gy dve arról, hogy az elvégzett munka elégséges volt ahhoz, hogy megalapozott véleményt formálhassunk. Az ellen rzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területr l, illetve folyamatokról összességében1: intézkedési tervkészítést nem igényel, azonban az ellen r javaslatát a szabályzat módosításánál a kötelezettségvállalás nyilvántartásának jogszabály szerinti kialakításánál indokolt figyelembe venni.
BB MEGÁLLAPÍTÁSOK ÉS JAVASLATOK A
KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS FOLYAMATÁNAK ÉS NYILVÁNTARTÁSÁNAK PÉNZÜGYI ELLEN RZÉSE CÍM VIZSGÁLATRÓL
1. Páty Község Polgármesteri Hivatala Gazdálkodási szabályzatát az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény, az államháztartási törvény végrehajtásáról rendelkez 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet, valamint a gazdasági szervezet ügyrendjében foglaltak alapján határozta meg a Jegyz . A szabályzat 2012. július 1. napján lépett hatályba. 2. A szabályzat nem tartalmazta a kötelezettségvállalások 0-ás számlaosztályban történ nyilvántartásának eljárási szabályait. 3. A szabályzatban nem rögzítették az elkülönült kötelezettségvállalások nyilvántartási rendjét.
pályázatokkal
kapcsolatos
4. Az egyes kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó jogkörök tekintetében nem került meghatározásra a helyettesítés rendje, a helyettesítés feltételrendszere. (Hány nap után nevezhet tartósnak a távollét és a helyettesít mekkora összeghatárig vagy korlátlanul végezheti el a gazdasági esemény feladatkörét). 5. Az utalványozás a készpénzes gazdasági eseményhez kapcsolódóan a bevételi- és kiadási pénztár-bizonylaton, míg a banki forgalomhoz kapcsolódó gazdasági események esetében csak a szabályzat 10. számú mellékletét képez –az Ávr. 59. § (3) bekezdés szerinti – utalványrendeleten történt, azzal az eltéréssel, hogy az ellen rzés részére átadott utalványok tartalmazták a pénzügyi ellenjegyz Pénzügyi Irodavezet -aláírását. Felhívja az ellen rzés a pénzügyi ellenjegyz
Bkr. 41. § (4) bekezdése alapján Az ellen rzési jelentés vezet i összefoglalójában az ellen rzés eredményét és a feltárt hiányosságokat összefoglaló értékelést kell adni. 1
3
figyelmét, hogy az Áht. 37. § (1) bekezdés szerint csak a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzését kell írásban biztosítani 2012. január 1-t l, az utalványt nem. 6. A kötelezettségvállalás kivezetése a nyilvántartásból nem történt meg a teljesülést követ en, nem állapítható meg az Ávr. 56.§ (1) bekezdés szerinti kötelezettségvállalás értékéb l – a 46. §-ban foglaltakkal összhangban – a költségvetési év és az azt követ évek szabad el irányzatait terhel rész lekötése.
JAVASLAT Jegyz nek: 1. Javaslom a Gazdálkodási szabályzat kiegészítését a kötelezettségvállalások 0-ás számlaosztályban történ nyilvántartásának eljárási szabályaival, az elkülönült pályázatokkal kapcsolatos kötelezettségvállalások nyilvántartási rendjével és a helyettesítés feltételrendszerével. 2. Az Ávr. 56.§ (1) bekezdés szerint a kötelezettségvállalás nyilvántartásának biztosítását.
RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK A Gazdálkodási szabályzat (a továbbiakban: szabályzat) ellen rzése
Az Ávr.13.§ (2) bekezdés szerint a költségvetési szerv vezet je bels szabályzatban rendezi a m ködéséhez kapcsolódó, pénzügyi kihatással bíró, jogszabályban nem szabályozott kérdéseket. Igy különösen a gazdálkodással a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítés igazolása, érvényesítés, utalványozás gyakorlásának módjával, eljárási és dokumentációs részletszabályaival, valamint az ezeket végz személyek kijelölésének rendjével, az ellen rzési adatszolgáltatási és beszámolási feladatok teljesítésével kapcsolatos bels el írásokat, feltételeket. Páty Község Polgármesteri Hivatala szabályzatát az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény, az államháztartási törvény végrehajtásáról rendelkez 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet, valamint a gazdasági szervezet ügyrendjében foglaltak alapján határozta meg a Jegyz . A szabályzat 2012. június 27. napi dátummal került elkészítésre, 2012. július 1. napján lépett hatályba. Hatályba lépéssel egyidej leg az el szabályzat nem került hatályon kívül helyezésre. A szabályzat hatálya kiterjedt a Hivatalra és a Hivatalhoz tartozó önállóan m köd költségvetési szervekre: Bocskai István Magyar - Német Két Tanítási Nyelv Általános Iskola vel dési Ház, Iskola és Községi Könyvtár, Pátyolgató Óvoda, továbbá az önkormányzatra, Páty Község Roma Nemzetiségi Önkormányzatára, Páty Község Német Nemzetiségi Önkormányzatára.
4
A szabályzat jogszabályi és egyéb forrásai között rögzítette Páty Községi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Szervezeti és M ködési Szabályzatát, annak ellenére, hogy a Hivatal az ellen rzött id szakra nem rendelkezett Szervezeti és M ködési Szabályzattal. dr. G. Zsolt jegyz úr tájékoztatása alapján a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és M ködési Szabályzatának készítése folyamatban van, a Képvisel -testület soronkövetkez ülésére beterjesztésre kerül. A szabályzat tartalmazta az Áht. és az Ávr. szerint: a kötelezettségvállalásra jogosultak körét, aláírás mintáját, kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére jogosultak körét, feladatait, aláírás mintáját, a teljesítésigazolásra jogosultak körét, feladatait, aláírás mintáját, az érvényesítésre jogosultak körét, feladatait, aláírás mintáját, az utalványozásra jogosultak körét, feladatait, aláírás mintáját, az utalványozás ellenjegyzésére jogosultak körét, feladatait, aláírás mintáját. a kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódó analitikus nyilvántartás vezetésének módját, az összeférhetetlenség fennállásának feltételeit, a kötelezettségvállalások nyilvántartásának egyeztetési id pontját és felel sét, a kötelezettségvállalások nyilvántartását – érvényességét - minden negyedévet követ 10-éig felül kell vizsgálni, melynek végrehajtásáért a pénzügyi irodavezet felel s. A szabályzat nem tartalmazta: a kötelezettségvállalások 0-ás számlaosztályban történ nyilvántartásának eljárási szabályait. A szabályzatban nem rögzítették: elkülönült pályázatokkal kapcsolatos rendjét.
kötelezettségvállalások
nyilvántartási
Az egyes kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó jogkörök tekintetében nem került meghatározásra a helyettesítés rendje, a helyettesítés feltételrendszere. (Hány nap után nevezhet tartósnak a távollét és a helyettesít mekkora összeghatárig vagy korlátlanul végezheti el a gazdasági esemény feladatkörét). Javaslom a szabályzat kiegészítését. A szabályzat mellékletét képezi: 1/a, 1/b. számú melléklet polgármesteri felhatalmazás kötelezettségvállalási és utalványozási jogkör gyakorlására. 1/c. számú melléklet jegyz i felhatalmazás gazdálkodási szabályzat hatálya alá tartozó valamennyi költségvetési szervre kiterjed en a pénzügyi ellenjegyzési jogkör gyakorlására. 2. számú melléklet a kiadott a kötelezettségvállalási, (vagy) pénzügyi ellenjegyzési, (vagy) utalványozási (vagy) érvényesítési (vagy) teljesítés igazolási jogkör gyakorlására szóló felhatalmazás visszavonásáról. 3/a, b, c, d, e, f. számú melléklet jegyz i megbízás a teljesítés igazolás jogkör gyakorlására. 4/a,b. számú melléklet Pénzügyi Irodavezet i megbízás érvényesítés jogkör gyakorlására. Az érvényesítési jogkör gyakorlása a gazdálkodási szabályzat hatálya alá tartozó valamennyi költségvetési szervre kiterjed. 5. számú melléklet nyilvántartás a kötelezettségvállalásra jogosult személyekr l. 6. számú melléklet nyilvántartás a pénzügyi ellenjegyzésére jogosult személyekr l. 7. számú melléklet nyilvántartás a teljesítés igazolásra jogosult személyekr l.
5
8. számú melléklet nyilvántartás az érvényesítésre jogosult személyekr l. 9. számú melléklet nyilvántartás az utalványozásra jogosult személyekr l. 10. számú melléklet utalvány rendelet. 11. számú melléklet Kötelezettségvállalási Bizonylat. 12. számú melléklet Kötelezettségvállalás az el irányzat ütemterv szerint bontásban. 13. számú melléklet Kötelezettségvállalás visszavonási bizonylat. 14. számú melléklet Kötelezettségvállalás visszavonásának részletezése. 15. számú melléklet Pótlólagos kötelezettségvállalási bizonylat. 16. számú melléklet Pótlólagos kötelezettségvállalás részletezése. 17. számú melléklet Megismerési nyilatkozat. Ellen riztük, hogy a kötelezettségvállalás folyamata megfelel en dokumentálte, igazodik-e a helyi szabályzatban rögzített folyamattal. Továbbá vizsgáltuk, hogy a bels kontrollrendszer valós m ködése érdekében a teljesítésigazolás és pénzügyi ellenjegyzésre vonatkozó szabályok betartásra kerültek-e. Az ECO-STAT programmal készített 2012. december havi kötelezettségvállalás kimutatás adataiból véletlenszer kiválasztással ellen riztük, hogy a kötelezettségvállalás folyamata megfelel en dokumentált-e, igazodik-e a helyi szabályzatban rögzített folyamathoz a kapcsolódó dokumentumok alapján. A banki és pénztári anyagokból az alábbi bizonylatok ellen rzése történt meg: Kötelezettségvállalás száma: 2012/Z000007 Kötelezettségvállalás tárgya: Páty Roma Nemzetiségi Önkormányzat Karácsonyi csomag Kötelezettségvállalás dátuma:2012. december 11. Teljesítés határideje: 2012.12.31. Partner: Tesco Global Zrt. Kötelezettségvállaló: Páty Roma Nemzetiségi Önkormányzat Elnöke Pénzügyi ellenjegyz : Pénzügyi Irodavezet A pénzügyi rendezés (készpénzes) 2012.12.27-én 188.220.- forint összegben megtörtént. A teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás a bels utasításnak megfelel en megtörtént. Kötelezettségvállalás száma: R20120000076 Kötelezettségvállalás tárgya: Karácsonyi üdvözl lap Kötelezettségvállalás dátuma:2012. 12. 03. Teljesítés határideje: 2012. 12.05. Partner: LEGENDA Kiadó és Nyomda Kft. Kötelezettségvállaló: Polgármester Pénzügyi ellenjegyz : Pénzügyi Irodavezet A pénzügyi rendezés (készpénzes) 2012. 12.05-én 19.760.- forint összegben megtörtént. A teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás a bels utasításnak megfelel en megtörtént. Kötelezettségvállalás száma: R20120000058 Kötelezettségvállalás tárgya: Értékbecslés Kötelezettségvállalás dátuma:2012.10.09. Teljesítés határideje: 2012.10.12 Partner: Huber Ingatlan Kft. Kötelezettségvállaló: Polgármester Pénzügyi ellenjegyz : Pénzügyi Irodavezet A pénzügyi rendezés (készpénzes) 2012. 10.17-én 15.240.- forint összegben megtörtént. Az érvényesítés, utalványozás a bels utasításnak megfelel en megtörtént. Kötelezettségvállalás száma: 2012/Z00038 Kötelezettségvállalás tárgya: Mikulás csomag Bocskai Iskola Kötelezettségvállalás dátuma:2012. 11.21. Teljesítés határideje: 2012.12.05. Partner: ALDI, Tesco Kötelezettségvállaló: Igazgató Pénzügyi ellenjegyz : Pénzügyi Irodavezet
6
A pénzügyi rendezés (készpénzes) 2012.12.21-én 20.715.- forint összegben megtörtént. A teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás a bels utasításnak megfelel en megtörtént. Kötelezettségvállalás száma:27-249 Kötelezettségvállalás tárgya: bélyegz gumi +párna Kötelezettségvállalás dátuma: 2012.11.15 Teljesítés határideje: 2012.11.16 Partner: Barkács 67. Kft. Kötelezettségvállaló: Jegyz Pénzügyi ellenjegyz : Pénzügyi Irodavezet A pénzügyi rendezés (készpénzes) 2012.11.16-án 11.380.- forint összegben megtörtént. A teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás a bels utasításnak megfelel en megtörtént. Kötelezettségvállalás száma:R/2012/0000036 Kötelezettségvállalás tárgya: vízvezeték szerelés Kötelezettségvállalás dátuma: 2012. 12.03 Teljesítés határideje: 2012.12.03. Partner: Mizsák Mihály Kötelezettségvállaló: Óvodavezet Pénzügyi ellenjegyz : Pénzügyi Irodavezet A pénzügyi rendezés 2012.12.03-án 33.800.- forint összegben megtörtént. A teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás a bels utasításnak megfelel en megtörtént.
Kötelezettségvállalás száma: SZ/2012/0000109 Kötelezettségvállalás tárgya: Betegnyilvántartó program el fizetési díja Kötelezettségvállalás dátuma: 2012.11.21. Teljesítés határideje: 2012.12.31. Partner: DELTATRADE Kft. Kötelezettségvállaló: Polgármester Pénzügyi ellenjegyz : Pénzügyi Irodavezet A pénzügyi rendezés 2012.12.12-én 82550.- forint összegben megtörtént. A teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás a bels utasításnak megfelel en megtörtént. Kötelezettségvállalás száma: R/20120000081 Kötelezettségvállalás tárgya: T z gátló ajtó megrendelés Kötelezettségvállalás dátuma:2012.12.05 Teljesítés határideje: 2012.12.31 Partner: Home Interior Design Stúdió Kft. Kötelezettségvállaló: Polgármester Pénzügyi ellenjegyz : Pénzügyi Irodavezet A pénzügyi rendezés 2012.12.20-án 88.500.- forint összegben megtörtént. A teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás a bels utasításnak megfelel en megtörtént. Kötelezettségvállalás száma: SZ/2012/0000062 Kötelezettségvállalás tárgya: M szaki ellen rzés Kötelezettségvállalás dátuma:2012.07.04. Teljesítés határideje: 2012.12.15. Partner: DARVAS és SIPOS Mélyépít Szolgáltató és Tanácsadó Kft. Kötelezettségvállaló: Polgármester Pénzügyi ellenjegyz : Király Mónika pénzügyi ügyintéz A pénzügyi rendezés 2012. 12.13-án 508.000.- forint összegben megtörtént. A teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás a bels utasításnak megfelel en megtörtént. Kötelezettségvállalás száma: SZ/2012/000040 Kötelezettségvállalás tárgya: Irodalmi Klub Kötelezettségvállalás dátuma: 2012.09.01. Teljesítés határideje: 2012.12.31. Partner: Erdei és Tása Termel Szolgáltató Kereskedelmi Kft. Kötelezettségvállaló: M vel dési Ház, Iskolai és Közösségi Könyvtár vezet je Pénzügyi ellenjegyz : Pénzügyi Irodavezet A pénzügyi rendezés 2012.12.1.-én 210.000.- forint összegben megtörtént. A teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás a bels utasításnak megfelel en megtörtént.
7
Megállapítások: 1. Az Ávr. 52. § (1) bekezdés szerint a kötelezettségvállalásra jogosultak kijelölése megtörtént a szabályzatban. A helyi önkormányzat kiadási el irányzatai terhére – az Ávr. 52. § (6) bekezdése alapján kötelezettségvállalásra a Polgármester jogosult. 2. A Polgármester Páty Községi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Gazdálkodási szabályzatának II. és VI. fejezete alapján összeférhetetlenség, valamint akadályoztatása esetén az önkormányzat költségvetésére kiterjed en a kötelezettségvállalási és utalványozási jogkör gyakorlására 2012. július 1. napjától felhatalmazta V. István és Zs. István alpolgármestereket. 3. Az Ávr. 52. § (1) bekezdés szerint kötelezettségvállalásra a Polgármesteri Hivatalnál a Jegyz , a Roma és a Német Nemzetiségi Önkormányzatok Elnökei, az önállóan m köd költségvetési szervnél az Intézmények vezet i, vagy az általa írásban megbízott személy jogosult a költségvetési szerv Alapító okiratában foglalt feladatainak célszer és hatékony ellátására figyelemmel. 4. Az Ávr. 55. § (2) bekezdése alapján az Önkormányzat nevében kötelezettségvállalás kizárólag a Jegyz nek, vagy az általa felhatalmazott személynek a pénzügyi ellenjegyzése után, és csak írásban történhet. A Jegyz Páty Községi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Gazdálkodási szabályzatának III. fejezete alapján összeférhetetlenség, valamint akadályoztatása esetére a gazdálkodási szabályzat hatálya alá tartozó valamennyi költségvetési szervre kiterjed en a pénzügyi ellenjegyzési jogkör gyakorlására 2012. július 1. napjától felhatalmazta Cs. Andrásné pénzügyi ügyintéz t a pénzügyi ellenjegyzési jogkör gyakorlására. 5. A teljesítés igazolására jogosult személyeket – az adott kötelezettségvállaláshoz, vagy a kötelezettségvállalások el re meghatározott csoportjaihoz kapcsolódóan – a kötelezettségvállaló írásban jelöli ki az Ávr.57.§ (4) bekezdés alapján. Teljesítésigazolásra jogosultak: Polgármester, Jegyz , Intézményvezet k, Roma és a Német Nemzetiségi Önkormányzatok Elnökei. A Jegyz Páty Községi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Gazdálkodási szabályzatának IV. fejezete alapján 2012. július 1. napjától megbízta a teljesítés igazolás jogkör gyakorlásával a m szaki ügyintéz t, a munkaügyi ügyintéz t, az igazgatási irodavezet t, a pénzügyi ügyintéz t, az adóiroda vezet jét, és a faluüzemeltetési vezet t. 6. Az Ávr. 59.§ (1) bekezdés alapján utalványozásra jogosultak: Polgármester, vagy a Polgármestert helyettesít jogkörében az Alpolgármester(ek), a Polgármesteri Hivatalnál a Jegyz , a Roma és a Német Nemzetiségi Önkormányzatok Elnökei, az önállóan m köd költségvetési szerveknél az Intézmények vezet i. 7. Kötelezettséget vállalni – az Ávr. 53. § (1) bekezdése szerinti kivételekkel – csak pénzügyi ellenjegyzés után, a pénzügyi teljesítés esedékességét megel en, írásban lehet. A szabályzatban rögzítésre került az Ávr. 53. § (1) bekezdésében foglaltak alapján nem szükséges írásbeli kötelezettségvállalás az olyan kifizetések teljesítéséhez, amely értéke a százezer forintot nem éri el, pénzügyi szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódnak, az Áht. 36.§ (2) bekezdése szerint egyéb fizetési kötelezettségnek min sül. 8. A házipénztár kezelési tevékenység ECO-STAT számítógépes program segítségével történt. Az ECO-STAT számítógépes program zárt rendszer , vezetése - önkormányzat, hivatal, önállóan m köd intézmények és helyi nemzetiségi önkormányzatok – elkülönítetten történt.
8
9. A készpénzforgalom lebonyolításához minden esetben pénztárbizonylat került kiállításra, a pénztári nyilvántartás céljára ECO-STAT programmal el állított bizonylatokat használták. 10. A bevételi és kiadási pénztárbizonylathoz csatolták az alapbizonylatokat, a bevételezési és kiadási bizonylatok megfelelnek az alaki és tartalmi követelményeknek. A pénztári kifizetési bizonylat szerint kifizetett összeg megegyezett a hozzácsatolt (hozzá tartozó) alapbizonylattal (bizonylatokkal). Az alapbizonylat vagy a kifizetési bizonylat megfelel en igazolta a kifizetett összeg átvételét. 11. A pénztáros az esemény napján bevételezte a készpénzbefizetést és a bankból történ pénzfelvételt. 12. Azokban az esetekben, melyeknél a szabályzat nem írt el írásbeli kötelezettségvállalást -a gazdasági eseményenként százezer forintot el nem ér kifizetéseknél, a pénzügyi szolgáltatás igénybevételéhez kapcsolódik, a jogszabályon, joger s vagy fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtható bírósági, hatósági döntésen, vagy más, a fizetési kötelezettségen alapuló fizetési kötelezettség- a teljesített kifizetésekkel egyidej leg vették nyilvántartásba a kifizetés összegét.
13. Egyéb esetekben, 100 eFt felett a kötelezettségvállalás csak írásban történt a szabályzatban meghatározott dokumentumok és a 11. számú mellékletben szerepl kötelezettségvállalási bizonylat alapján. 14. Az utalványozás a készpénzes gazdasági eseményhez kapcsolódóan a bevételi- és kiadási pénztár-bizonylaton, míg a banki forgalomhoz kapcsolódó gazdasági események esetében csak a szabályzat 10. számú mellékletét képez –az Ávr. 59. § (3) bekezdés szerinti – utalványrendeleten történt, azzal az eltéréssel, hogy az ellen rzés részére átadott utalványok tartalmazták a pénzügyi ellenjegyz Pénzügyi Irodavezet -aláírását. Felhívja az ellen rzés a pénzügyi ellenjegyz figyelmét, hogy az Áht. 37. § (1) bekezdés szerint csak a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzését kell írásban biztosítani 2012. január 1-t l, az utalványt nem. 15. A gazdálkodási jogkörök gyakorlása során betartották az Ávr.60.§-a szerinti összeférhetetlenségi követelményeket. 16. Az érvényesítés tartalmazta az érvényesítésre utaló megjelölést, az érvényesítés dátumát, és az érvényesít aláírását az utalványon. 17. A teljesítésigazolást a vizsgált dokumentumokon elhelyezett (számlán) „Az anyag, áru, eszközbeszerzés jogosságát, összegszer ségét, teljesítést igazolom” bélyegz lenyomattal, az írásban kijelölt teljesítésigazolók látták el. 18. A szabályzatban rögzítették a kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, teljesítés igazolására, érvényesítésre, utalványozásra jogosultak nevét és aláírás mintáját, mely alapján beazonosítható, hogy a felhatalmazottak által történt az aláírás. 19. A szabályzat szerint mind az írásban, mind a nem írásban vállalt kötelezettségekr l az ECO-STAT számítógépes programban analitikus nyilvántartást kell vezetni. Az utalásos számlákat az ECO-STAT program szállítói számlák moduljában rögzítették. A banki utalásnál a szállítói számlák az ECOSTAT moduljából kerültek átemelésre az OTP ELEKTRA rendszerébe. Az ECO-
9
STAT rendszer rendelkezik átutalást kezel funkcióval, az átemelést követ en a program emelte át a f könyvbe az adatokat. A készpénzes számlát az ECO-STAT program szállítói egyszer sített számlákhoz rögzítették és onnan emelték át a pénztárba, pénztárzárás után vette át az adatokat a f könyvi könyvelésre. A kötelezettségvállalás kivezetése a nyilvántartásból nem történt meg a teljesülést követ en, nem állapítható meg az Ávr. 56.§ (1) bekezdés szerinti kötelezettségvállalás értékéb l – a 46. §-ban foglaltakkal összhangban – a költségvetési év és az azt követ évek szabad el irányzatait terhel rész lekötése.
Budapest, 2013. június 28.
Majláth Konrád Konstantin bels ellen r
10
